Programa de Gestión

del Desempeño

MED 2015

Guía Colaborador Definición

de Objetivos 2015

El programa de Gestión del Desempeño está compuesto por dos etapas, con sus respectivas fases.

Cada etapa se describe brevemente a continuación:

Definición de Objetivos: Colaborador define objetivos.

Autorización Definición de Objetivos: Jefe inmediato y Jefe matricial autorizan objetivos del colaborador.

*Consulta el glosario al término del documento para conocer la diferencia entre Jefe inmediato y Jefe matricial.

Periodo de Ejecución 1: Periodo inactivo en sistema, no pueden hacerse cambios hasta la siguiente etapa. Etapa para seguimiento y documentación de avances, así como retroalimentación de jefe inmediato y jefe matricial.

Evaluación Final: Autoevaluación del colaborador, sobre los resultados del año.

Autorización de Evaluación Final: Jefe Inmediato y Jefe matricial evalúan resultado final de objetivos del colaborador.

Firma colaborador y jefe inmediato: Etapa de conclusión de objetivos, el jefe inmediato y el colaborador firman electrónicamente la evaluación, en común acuerdo.

DefinicióndeObjetivos

AutorizaciónDefinicióndeObjetivos

Periododeejecución1

EvaluaciónFinal

AutorizacióndeEvaluación

Final

FirmaColaboradoryJefeInmediato

En esta guía nos concentraremos únicamente en la etapa de “DEFINICIÓN DE OBJETIVOS”. Posteriormente recibirás más información sobre la etapa de “EVALUACIÓN FINAL”.

INGRESO AL SISTEMA

Recibirás por parte del sistema MED una notificación de Bienvenida a la herramienta Gestión de Desempeño.

Da clic en la liga para ingresar al sistema:

https://ssosf.ica.com.mx/SSoSuccess/

Ingresa tu usuario y contraseña de red, son los mismos con los inicias sesión en tu equipo de cómputo.

DefinicióndeObjetivos

AutorizaciónDefinicióndeObjetivos

PeriododeEjecución1

Ejemplo:

Usuario: martinezarman

Contraseña: ********

Una vez ingresados los datos de acceso, da clic en el botón “Entrar”.

Elementos de la página de Inicio

Por Hacer: Enlista actividades pendientes de los procesos que estás ejecutando.

Mi Información: Muestra información relacionada con el perfil del empleado, entrenamiento y evaluación de desempeño.

Oportunidades Laborales: Muestra información sobre oportunidades laborales disponibles dentro del grupo.

Boletín Comunica: Espacio destinado a la comunicación interna del grupo hacia todos sus colaboradores.

Mi Ahorro Seguro: Caja de ahorro de los trabajadores de ICA.

Para acceder a la sección de Ayuda y Tutoriales, donde encontrarás guías para llevar a cabo la definición de tus objetivos, deberás ingresar a la pestaña Inicio> Procesos CH> Ayuda y Tutoriales

En la parte derecha de tu pantalla encontrarás todos los documentos de ayuda, de acuerdo a cada etapa del proceso de Desempeño:

Definición de Objetivos

Evaluación Final

Importante: A partir de este momento trabajarás entre dos pestañas: “Objetivos” y “Procesos CH”.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

1. Ingresa a la pestaña “Objetivos”, en el menú del lado izquierdo. Por ahora no utilizaremos las opciones de ‘Información de la empresa’ y ‘Perfil del Empleado’.

2. A continuación se mostrará el plan de objetivos donde podrás agregar tus objetivos de desempeño. Si tienes personal a tu cargo, podrás derivarles tus objetivos.

3. ¿Cómo crear un objetivo?:

a) Da clic en el botón “Crear un Nuevo Objetivo”

b) Al momento de crear un Objetivo tienes dos opciones, ya sea la de utilizar un “Objetivo Personal”. Es un objetivo creado desde cero. c) La segunda opción es la de crear un “Objetivo Estratégico”, este te llevará a una biblioteca de objetivos estratégicos definidos como indicadores de negocio (KPIs). Dichos objetivos estratégicos están vinculados en su totalidad a las necesidades de la organización, y se encuentran concentrados en el árbol de valor. Dado que tus objetivos de desempeño deben estar vinculados a las estrategias de la empresa, es recomendable utilizar esta opción.

Ejemplo a: Un objetivo personal muestra los campos del objetivo en blanco, para que el colaborador pueda llenar cada uno de ellos. Para salvar los cambios deberás dar clic en “Guardar Cambios”.

Ejemplo b: Un objetivo estratégico muestra los indicadores de negocio (KPIs) en un catálogo, a fin de que selecciones el indicador al que alinearás tu objetivo de desempeño: 1.- Elije la Unidad de Negocio / área funcional: EMICA

2.- Identifica un cuadrante estratégico. Estos cuadrantes clasifican los indicadores de negocio en 4 áreas:

Aprendizaje y Crecimiento

Clientes

Financiera

Procesos

Cualquiera que sea el indicador de negocio, deberá estar alineado a uno de estos cuadrantes o a una combinación de dos o más de ellos, por ejemplo “Clientes y Procesos” si el indicador impacta a ambos cuadrantes.

3. Selecciona el indicador de negocio (KPI) al que vas a alinear tu objetivo de desempeño. Estos indicadores de negocio fueron definidos por el grupo directivo y todos en ICA orientaremos nuestro desempeño al logro de estos indicadores. Una vez que selecciones el indicador de negocio, para agregarlo deberás dar clic en “Añadir Objetivo”.

Nota: Si ingresas por la opción “Objetivo Estratégico” es obligatorio seleccionar una opción del listado de indicadores de negocio, de lo contrario no podrás continuar.

Los campos necesarios para definir tu Objetivo son los siguientes:

Objetivo Estratégico: Se refiere al indicador de negocio (KPI) al que va vinculado este objetivo, y de esta forma garantizar que contribuye al logro de objetivos de ICA.

Nombre del Objetivo: Da un nombre acorde al Objetivo Estratégico al que va vinculado.

Descripción del Objetivo (SMART): Tu objetivo deberá ser eSpecífico, Medible, Alineado, Realista y con Tiempos específicos para garantizar su cumplimiento.

Métrica: Por opción predeterminada, la aplicación te llevará a seleccionar un indicador como cuantitativo (recuerda que para tener un mejor control, el objetivo debe ser de este tipo). Indica si es de tipo monetario, porcentual, numérico o de fecha.

Tipo de Objetivo: Indica si la meta se alcanzará con valores incrementales o decrementales.

Ponderación: Debes definir mínimo 3 objetivos y máximo 6, dependiendo de cuántos definas el mínimo de ponderación será del 15 % y el máximo de 50%, hasta que completes el 100%.

Nota: Verifica que la ponderación que le des a tus objetivos sea la correcta, ya que el sistema no validará el porcentaje mínimo y máximo.

Evidencia: Podrás anexar información para justificar un objetivo. Ve a la liga: Perfil del Empleado/Datos de Contacto/Evidencia para adjuntar archivos para soporte.

Entrada, Meta y Superior o Entrada: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria mínima

aceptable como resultado para tu objetivo. o Meta: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria como meta de

logro de tu objetivo. o Superior: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria que excede a

esa meta; es considerado como resultado sobresaliente.

Resultado Obtenido: En etapa de “Definición de Objetivos” el resultado que deberás ingresar será 0. En etapa de “Evaluación Final” deberás actualizar el resultado a medio año y final respectivamente.

% de Cumplimiento: Se refiere al % de cumplimiento obtenido. En etapa de “Definición de Objetivos”, el porcentaje de cumplimiento que deberás ingresar será 0. En etapa de “Calificación Final” deberás actualizar el porcentaje de cumplimiento al final del proceso.

Estatus: Se encuentra como predeterminado en “Curso”, dado que el objetivo se está definiendo de manera inicial.

Tareas y Descripción: Describe lo mejor posible, aquellas actividades y tareas a realizar para lograr estos objetivos.

Hitos: Se refiere a acontecimientos importantes que puedan suceder desde que el objetivo se define hasta su conclusión.

Probabilidad de Éxito: Te permite indicar la probabilidad del logro de tu objetivo.

Nota Importante: Debes agregar mínimo 3 objetivos y máximo 6. La suma de los objetivos debe ponderar el 100%.

4. ¿Cómo editar un objetivo?

Da clic en el ícono de

Despliega el objetivo para que puedas modificar los campos deseados. Para guardar los cambios da clic en el botón “Guarda Cambios”.

Nota: La opción “Duplicar Objetivo”, genera una copia idéntica del objetivo.

5. ¿Cómo Derivar un objetivo?

Sólo los colaboradores con reportes directos podrán derivar objetivos estratégicos, es decir, a través de esta opción podrán enviar a un colaborador uno o más de sus objetivos. Esta opción es útil cuando el objetivo a lograr por un colaborador es similar al del jefe inmediato; de esta forma el colaborador únicamente tendrá que editar el objetivo y no partir de cero en su definición.

Para derivar un objetivo deberás seleccionarlo y dar clic en el botón “Derivar”.

Posteriormente deberás seleccionar al reporte directo al que deseas derivarle el objetivo. Da clic en el botón “Siguiente” para continuar.

Edita los campos que consideres necesarios antes de derivar el objetivo a tu reporte directo seleccionado.

Finalmente da clic en el botón “Derivar” para ejecutar la acción.

Nota: Cada objetivo que sea derivado por ti como jefe inmediato, será notificado a tu colaborador vía electrónica.

6. ¿Cómo Eliminar un objetivo?

Para eliminar un objetivo deberás seleccionarlo y dar clic en el ícono y elegir la opción “Eliminar objetivo”. Confirma la acción dando clic en el botón “Aceptar”.

SOLICITAR APROBACIÓN DE JEFE INMEDIATO

Una vez que hayas definido tus objetivos, deberás ir a la pestaña “Procesos CH”, donde deberás enviarlos a tu jefe inmediato para solicitar tu aprobación.

En tu bandeja de entrada se mostrarán todas las evaluaciones que tienes pendientes. Deberás seleccionar tu evaluación, dando clic en el título de la misma para ingresar a ella.

Tu Evaluación de objetivos está conformada por secciones:

Itinerario: En esta sección se muestran los pasos que conforman el proceso de evaluación de desempeño, así como el estatus actual de ejecución. Para visualizar todas las etapas del proceso puedes avanzar o retroceder a través de los botones correspondientes.

Información del Empleado: En esta sección se muestran datos generales como: Jefe Inmediato, Jefe Matricial (Opcional).

Programa de Gestión de Desempeño: Encontrarás información de gran utilidad referente al proceso de Desempeño.

Documentos de Ayuda: Se enlistarán diferentes guías de apoyo, correspondientes al proceso de desempeño.

Objetivos Definidos: En esta sección encontrarás tus objetivos previamente definidos en la pestaña “Objetivos”.

Antes de enviar tus objetivos al jefe inmediato, valida que los datos sean correctos. De no ser así puedes editar, eliminar y/o agregar objetivos

Para enviar la evaluación a tu jefe inmediato sólo da clic en el botón “Enviar a” que se encuentra en la parte inferior derecha de la evaluación.

Confirma la acción de envío y agrega comentarios si es necesario.

Nota: Los comentarios que incluyas para solicitar la validación de objetivos, serán incluidos como cuerpo del correo electrónico que le llegue a tu jefe inmediato.

Una vez enviada a tu jefe inmediato, la Evaluación desaparecerá de la bandeja de entrada. Puedes consultarla desde la bandeja “En Curso”

Nota: A partir de este momento, tu evaluación de desempeño se encuentra en poder de tu jefe inmediato. Éste deberá validar tus objetivos con tu jefe matricial para así poder liberarla.

¿Cómo salir de mi sesión?

Para salir de la sesión deberás dar clic en la flecha que se muestra en la parte superior derecha. Posteriormente se mostrará un menú. Da clic en “Cerrar Sesión”.

GLOSARIO

Objetivo Estratégico: Se refiere al indicador de negocio (KPI) al que va vinculado este objetivo, y de esta forma garantizar que contribuye al logro de objetivos de ICA.

Nombre del Objetivo: Da un nombre acorde al Objetivo Estratégico al que va vinculado.

Descripción del Objetivo: deberá ser eSpecífico, Medible, Alineado, Realista y con Tiempos específicos para garantizar su cumplimiento.

Métrica: Por opción predeterminada, la aplicación te llevará a seleccionar un indicador como cuantitativo (recuerda que para tener un mejor control, el objetivo debe ser de este tipo). Indica si es de tipo monetario, porcentual, numérico o de fecha.

Tipo de Objetivo: Indica si la meta se alcanzará con valores incrementales o decrementales.

Ponderación: Debes definir mínimo 3 objetivos y máximo 6, dependiendo de cuántos definas el mínimo de ponderación será del 15 % y el máximo de 50%, hasta que completes el 100%. Evidencia: Podrás anexar información para justificar un objetivo. Ve a la liga: Perfil del Empleado/Datos de Contacto/Evidencia para adjuntar archivos para soporte.

Asigna un nivel de logro de los objetivos: Nivel de entrada, Meta y Nivel superior. Describe también las actividades a realizar para lograr éstos objetivos.

Entrada, Meta y Superior

Entrada: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria mínima aceptable como resultado para tu objetivo.

Meta: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria como meta de logro de tu objetivo.

Superior: Porcentaje, fecha, número o cantidad monetaria que excede a esa meta y se consideraría como resultado sobresaliente.

Resultado Obtenido: en la etapa de “Definición de Objetivos” el resultado que deberás ingresar será 0. En etapa “Evaluación Final” deberás actualizar el resultado obtenido del proceso.

% Cumplimiento: Se refiere al % de cumplimiento obtenido. En etapa de “Definición de Objetivos”, el porcentaje de cumplimiento que deberás ingresar será 0. En etapa de “Calificación Final” deberás actualizar el porcentaje de cumplimiento al final del año.

Fecha Inicio: Fecha de inicio de la evaluación.

Fecha Término: Fecha fin de la evaluación.

Estatus: Se encuentra como predeterminado en “Curso”, dado que el objetivo se está definiendo de manera inicial.

Tarea y Descripción: Describe lo mejor posible, aquellas actividades y tareas a realizar para lograr estos objetivos.

Hitos: Se refiere a acontecimientos importantes que puedan suceder desde que el objetivo se define hasta que concluya.

Probabilidad de Éxito: te permite indicar de forma cualitativa, la probabilidad de del logro de tu objetivo.

Fecha Inicio: Fecha de inicio de la evaluación.

Fecha Término: Fecha fin de la evaluación.

Derivar: transferir y compartir los objetivos de desempeño definidos por los líderes a sus colaboradores, esto con el fin de garantizar que los objetivos estén alineados en caso de estar orientados hacia una misma meta

SMART: Es la metodología utilizada para la definición de objetivos.

Jefe Inmediato: Todos los colaboradores tenemos un jefe inmediato, tu jefe inmediato es quien te indica CÓMO vas a realizar tus funciones, es decir, a través de ciertos procesos o metodologías. Tu jefe inmediato es quien realizará la validación de tus objetivos de desempeño.

Jefe Matricial: No todos los colaboradores tenemos un jefe matricial. En caso que tengas además de un jefe inmediato un jefe matricial, tu jefe matricial es aquél con el que tienes mayor relación en el día a día y te guía acerca de QUÉ tareas, funciones o proyectos desempeñar. Tu jefe matricial participara junto con tu jefe inmediato en la validación de tus objetivos de desempeño.

RECOMENDACIONES

El equipo de Capital Humano te sugiere que al momento de definir tus objetivos, dependiendo de tu nivel de carrera uses los siguientes verbos:

Directores y Gerentes

Administrar Asegurar Autorizar

Coordinar Controlar Determinar

Dirigir Establecer Evaluar

Firmar Planear

Mandos Medios

Administrar Aprobar Asegurar Asesorar Asignar Analizar

Auditar Autorizar Comunicar Consolidar Controlar Coordinar

Desarrollar Determinar Diseñar Distribuir Elaborar Entrevistar

Establecer Estandarizar Estudiar Evaluar Examinar Expedir

Facilitar Firmar Formular Inspeccionar Instalar Interpretar

Planear Presupuestar Programar Proporcionar Recomendar Representar

Revisar Supervisar Verificar

Profesionistas

Acumular Almacenar Analizar Asegurar Apoyar Calcular

Calificar Compilar Comprobar Comunicar Consolidar Ejecutar

Entrevistar Enviar Especificar Estandarizar Estimar Estudiar

Expedir Girar Informar Iniciar Instalar Inventariar

Obtener Operar Presentar Presupuestar Producir Programar

Proporcionar Realizar Recabar Recomendar Registrar Seguir

También recuerda usar la metodología SMART al momento de redactar tus objetivos y no caer en algunos de los errores más comunes al momento de definir objetivos. Algunos de los errores más frecuentes son los siguientes:

X. Misión y principales funciones incompletas

Ejemplo: Asistir a las reuniones mensuales

X. Uso de verbos imprecisos

Ejemplo: Asegurar el proforma

X. Redacción ambigua, invertida, confusa, redundante

X. Uso de adjetivos y calificativos

Ejemplo: Lograr muy bien el proforma

Ejemplo: Atender correctamente a la gente

X. Uso de más de dos verbos en las funciones principales

Ejemplo: Dirigir, controlar y diseñar proyectos para implementarlos

Cascadeo de Objetivos

La sesión con tu jefe inmediato previa a tu definición de objetivos debe tener como fin la realización de una correcta alineación de tus objetivos.

El cascadeo de objetivos permite a todos los colaboradores estar conectados con la estrategia de alto nivel de acuerdo a su nivel de carrera, funciones y nivel de responsabilidad, traducidos a tareas y/o actividades que impactan a las prioridades organizacionales.

Se presenta un correcto cascadeo de objetivos cuando hay una clara alineación de tus responsabilidades y prioridades con las del área o departamento, que a su vez están sujetas a los objetivos de la Unidad de negocio, que al final tienen dirección a las prioridades de la organización.