Programa del modelo de informe para gerentes

Informe General de Gerentes y Supervisores

Fecha de elaboración: 26 de septiembre de 2011

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Departamento Organización y Métodos

Documento elaborado por: Actualizaciones

Fecha(dd/mm/aaaa) N° Versión

Ing. Carmen Daniela Fulco R OCN-IG-1

PROGRAMA DE INFORME GENERAL

PARA GERENTES Y SUPERVISORES

Septiembre 2011

Sección Nombre del documento



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Índice

pág.

Aprobación ………………………………………………………………………………………………. 3

Responsables ……………………………………………………………………………………………. 4

Justificación ……………………………………………………………………………………………… 5

Reuniones internas ……………………………………………………………………………………… 7

Informe ……………………………………………………………………………………………………. 10

Supervisión continua …………………………………………………………………………………….. 13

Modelo de informe ……………………………………………………………………………………….. 14

Manual de usuarios ………………………………………………………………………………………. 24

Sección Índice



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Aprobado por:

José Francisco Becerra Ramón Humberto Pérez

Director de Mercadeo Director Administrativo

CI: CI:

_____________________________ _______________________________

Ricardo Becerra Ramón Alberto Palmera

Director Técnico Director de Recurso Humanos

CI: CI:

_______________________________ _______________________________

Edgar Carnevali Cesar Alberto Vásquez

Director de Compras e Inventarios Director de Sistemas

CI: CI:

________________________________ _______________________________

Joaquín Vega Lara

Director de Operaciones Técnicas

CI:

__________________________________

Sección Aprobación



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Responsables

El cumplimiento del programa de informe general para Gerentes y Supervisores es responabilidad

de:

Junta Directiva.

Departamento Administrativo.

Departamento de Recursos Humanos.

Departamento de Mercadeo.

Departamento de Sistemas.

Departamento de Compras.

Departamento de Atención al Cliente.

Departamento Técnico.

Departamento de Mantenimiento.

Departamento de Cobranza.

Departamento Legal.

Departamento de Datos y Cuentas.

Departamento de Organización y Métodos.

En condiciones iguales, con el objtivo de equilbrar las metas y aumentar la productividad.

Sección Responsables



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Justificación

El programa de Informe General para Gerentes y Supervisores, se realiza con la intención de regular

y coordinar de la mejor manera el trabajo diario de cada Jefe de Departamento y sus supervisados,

con el objetivo de planificar las actividades e idear estrategias para equilibrar la asignación de

trabajo, dependiendo de la capacidad de los supervisados.

Bajo esta premisa se diseña el programa de informe general, con el propósito de mantener el orden

que debe prevalecer en cada Departamento para cumplir cabalmente las metas que se tracen cada

mes en búsqueda de la efectiva productividad de la organización.

Se busca competitividad, alto rendimiento, planificación de actividades, minimización de errores y

beneficios, en todo el personal en general.

El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus

obligaciones sociales depende, en gran medida, del desempeño gerencial de la organización; en

consecuencia la misión de un gerente para lograr sus objetivos es saber cómo usar las diferentes

formas del poder para influir en la conducta de sus seguidores, en distintas formas, sin olvidar que es

lo que se quiere lograr y hacia dónde va.

Sección Justificación

http://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/obligaciones/obligaciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/conducta/conducta.shtml



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Entonces un Gerente debe ser líder, capaz de combinar técnicas que permitan que el aprendizaje

contribuya al desarrollo personal e indispensable para que todos entiendan formas de cooperación

con eficacia y eficiencia para obtener el léxico común.

Programa con vigencia desde el 14 de Octubre de 2011, bajo el código OCN-IG Versión N° 1.

Revisado por:

Ing. Ricardo Becerra

CI.

Director Técnico

_______________________

Sección Justificación

http://www.monografias.com/trabajos5/teap/teap.shtml



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Informe General para Gerentes y Supervisores

Cada Gerente y/o Supervisor debe realizar reuniones con su personal a fin de diseñar un

cronograma de actividades a cumplir, donde esté la participación de cada empleado.

El cronograma de actividades puede tener las fechas límites y de holgura para culminar

las mismas.

Fomentar equipos de trabajos y un clima organizacional.

El número de reuniones internas la decide cada Gerente y/o Supervisor.

Se recomienda al inicio y al final de cada mes, de la siguiente manera:

1. Inicio de mes: para elaborar y coordinar las actividades que se deben

realizar.

2. 15 días después de la planificación del plan de trabajo, supervisar el

estado de las mismas.

3. Fin de mes: evaluación de metas.

Ideal: Al final de cada mes coordinar las actividades para el mes próximo y proyectar los

recursos que necesitará para presentar los mismos al presupuesto que se discute los primeros

días de cada mes. Así como comprobar metas cumplidas y por cumplir, ideando nuevas

estrategias y evaluado las existentes.

Sección Reuniones Internas



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Cada Gerente y/o Supervisor debe idear estrategias para equilibrar la asignación de trabajo,

dependiendo de la capacidad de sus supervisados.

Medir el rendimiento de los supervisados.

Evaluar cuáles son las debilidades de los supervisados y capacitarlos:

Propia.

Cursos, talleres, jornadas.

Recursos Humanos.

Planificación estratégica.

Evaluar las fortalezas de los supervisados y contabilizar los aportes de los mismos.

De la evaluación constante que realice el Gerente y/o Supervisor se tomará un % para emitir el

índice de rendimiento de cada supervisado; porcentaje que se define según los indicadores de

gestión [ver manual de indicadores de gestión].

Cada Gerente y/o Supervisor debe recopilar fuentes para comprobar los resultados que presente de

las evaluaciones realizadas.

Casos que pueden ocurrir:

Incumplimiento de las actividades asignadas, sin causa justificada.




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Cada Gerente y/o Supervisor tiene la autoridad de sancionar como lo considere

necesario.

Llamados verbales.

Llamados por escritos.

Incumplimiento de las actividades asignadas, con causa justificada.

Cada Gerente y/o Supervisor debe realizar el ajuste pertinente al cronograma

planificado, para entregar informe con observaciones sobre las metas trazadas.

Cada Gerente y/o Supervisor será evaluado por el Director del Departamento correspondiente

y por la Supervisora de Planificación y Proyectos.

Capacidad de Gerencia.

Dominio de trabajo en Equipo.

Capacidad de trabajar bajo presión.

Coordinación de actividades.

Cumplimiento de metas.

Responsabilidad.

Identidad Corporativa.

Cooperación de su Departamento en toda la entidad.




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De las evaluaciones periódicas que se realicen a Gerentes Supervisores y Supervisados se

tomará la estadística para seleccionar a los empleados que se deben reconocer ante sus

méritos.

Empleado del mes.

Supervisado:

El Gerente y/o Supervisor de cada área puede solicitar a cada supervisado un informe de

actividades realizadas.

Idear estrategias para recopilar los datos necesarios de cada meta planteada.

Obligatorio: Archivo cronológico del cumplimiento de las metas.

Gerente y/o Supervisor:

Debe entregar un informe mensual Online del resumen de actividades del Departamento que

Gerencia o Supervisa.

Escalamiento

1. Director del Departamento

2. Supervisora de Planificación y Proyectos

* En intervalos de tiempos iguales.

Anexar todas las actividades logradas.

Sección Informe



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Especificar las estimaciones que realice, para cumplir metas no logradas a la fecha de entrega

del informe.

Anexar todas las actividades extras que realicen.

Incluir el número e identificación de cada empleado que supervisa.

Debe cumplir con la fecha de entrega del informe.

Los días primeros de cada mes, con una holgura de 5 días, sin tomar en cuenta días

feriados ni fines de semana; ante reunión efectuada el día 23 de septiembre de 2011

con Gerentes y Supervisores.

Con excepción de: Sí algún mes inicia en día feriado o fin de semana, la fecha tendrá

una prolongación hasta el primer día laborable.

Obligatorio: Si por alguna razón va a entregar el informe en algún día de holgura, se

toma en cuenta fin de semana y días feriados.

Si el informe se recibe después de la fecha pautada sin causa justificada, no se considera

punto positivo para la evaluación.

Si el informe se recibe después de la fecha pautada con causa justificada, se comprueban las

causas y se considera punto positivo para la evaluación.

Sección Informe



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* De no conocer la veracidad de las causas queda a criterio del Director del Departamento y

Supervisora de Planificación y Proyectos si considera la responsabilidad de entrega del informe

como un punto positivo para la evaluación.

Cada Gerente y Supervisor debe seleccionar un representante para entregar el informe, por algún

imprevisto de causa mayor.

El representante debe elegir a un encargado para entregar el informe, por algún imprevisto de causa

mayor.

En consecuencia existen tres responsables, para la entrega del informe mensual:

Escalamiento

Responsable 1 Gerente y/o Supervisor

Responsable 2 Representante por el Gerente y/o Supervisor

Responsable 3 Encargado por el representante

Tabla 1. Escalamiento de envío de informes

EL Gerente y/o Supervisor debe informar al Director del Departamento y a la Supervisora de

Planificación y Proyectos por escrito la identificación y cargo de las personas que actúan en el

escalamiento de la tabla 1.

Sección Informe



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El informe debe entregarse en formato no editable; en la sección firmas del mismo existen dos

posibilidades:

1. Luego de firmar las personas correspondientes, escanear la información y agregarla al

informe final para enviarlo.

2. Al enviar el informe si no posee las firmas digitales, entregar copia de la sección firmas

a la Supervisora de Planificación y Proyectos, la misma fecha que envíe el informe

final.

Es obligatorio presentar la sección de firmas.

Existirá penalización por el incumplimiento de las metas.

Llamado verbal con constancia.

Llamado por escrito.

Cuando tenga una escala de 3 llamados por escrito, se levantará un memorándum.

Si llega a una escala de 2 memorándum será evaluado por La Junta Directiva para

determinar en qué cargo cumple mejores funciones.

Los Gerentes y/o Supervisores tienen el deber de asistir a las supervisiones por parte

del Directivo correspondiente y/o Supervisora de Planificación y Proyectos.

• Se les notificará por escrito.

Si ante dos llamados no acuden, se levantará el llamado por escrito, considerándose como una falta.

Sección Supervisión Continua



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Existirá reconocimiento por el cumplimiento de las metas.

Verbales con constancias.

Felicitaciones públicas.

Remuneración.

Informe a presentar

Parte I

Departamento Fecha de entrega

Día(dd/mm/aaaa)

Gerente y/o

Supervisor

Fecha de entrega con

holgura

Día(dd/mm/aaaa)

Empleados del

Departamento

Apellidos Nombres Cargo que ocupa

01

02

03

Sección Modelo de Informe



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04

05

06

07

n

Parte II

Planificación de actividades y/o metas Inicio

Día(dd/mm/aaaa)

Fin

Día(dd/mm/aaaa)

Número meta

01

02

03

04

05

06

07

08




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09

10

11

12

n

Parte III




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Observaciones de las actividades no cumplidas:

Número de

actividad y/o

meta

Objetivo

Estrategias

Recursos

Responsable

Índice (%)

100 50 <50 >50 0

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

n




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Nombre de la actividad Motivos

Estimación para cumplir las actividades faltantes:




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Nombre de la actividad Desde

dd/mm/aaaa

Hasta

dd/mm/aaaa

Parte IV




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Evaluación por el Gerente y/o Supervisor a sus supervisados:

Con la escala que se presenta en la tabla 2, evaluar a los supervisados tomando en cuenta el

número asignado en la parte I.

Excelente Muy bueno Bueno Mejor Regular Deficiente

5 4 3 2 1 0

Tabla 2. Escala de evaluación

N°

Puntaje

R RT HP V C P TE E PT ID

01

02

03

04

05

n



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Leyenda:

R Responsabilidad

RT Respeto

HP Presencia personal

V Vocabulario

C Comunicación

P Participación

TE Trabajo en equipo

E Emprendedor

PT Puntualidad

ID Identidad corporativa

Tabla 3. Términos de evaluación




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Sección Anexos



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Sección Anexos



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Persona responsable de la elaboración del informe:

_________________________________________

CI.

Personas involucradas en el informe:

_________________________________ ____________________________

CI. CI.

_________________________________ ____________________________

CI. CI.

_________________________________ ____________________________

CI. CI.

Sección Firmas



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Manual de Usuarios

El objetivo de la sección es proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar el formato

del modelo de informe a entregar con las metas mensuales.

Parte I

Departamento Fecha de entrega

Día(dd/mm/aaaa)

Gerente y/o

Supervisor

Fecha de entrega con

holgura

Día(dd/mm/aaaa)

Empleados del

Departamento

Apellidos Nombres Cargo que ocupa

01

02

03

04

05

06

Sección Manual de usuarios

2 1

3 4

6 7 8 5



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n

La parte I, corresponde a la información general.

1 Escribir el nombre del Departamento.

2 Plasmar la fecha de entrega del informe.

3 Escribir el nombre del Gerente y/o Supervisor.

4 La opción N° 4 se escribirá, sólo cuando entregue el informe en la fecha de holgura.

5 En la columna Empleados del Departamento, se coloca un numeral para contabilizar el número

de empleados que pertenecen al Departamento (iniciando en 01).

6 Plasmar los apellidos del empleado.

7 Escribir los nombres del empleado.

8 Plasmar los cargos de cada empleado.

Si es necesario puede agregar o eliminar las filas, tantas como le sean necesarias.

Sección Manual de usuario



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Parte II

Planificación de actividades y/o metas Inicio

Día(dd/mm/aaaa)

Fin

Día(dd/mm/aaaa)

Número meta

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

n


9 10 11 12



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9 Describir cada una de las metas.

10 Agregar el inicio de cada meta planificada y/o realizada.

11 Plasmar el fin de cada meta planificada y/o realizada.

12 El ítem número de meta, corresponde al orden de cada meta planificada y/o realizada (iniciando

en 01).


Parte III


Número de

actividad y/o

meta

Objetivo

Estrategias

Recursos

Responsable

Índice (%)



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13 Número de meta correspondiente a la especificada en el ítem 12.

14 Definir el objetivo de cada meta planificada y/o realizada.

15 Describir las estrategia(s) de cada meta planificada y/o realizada.

16 Mencionar los recursos a utilizar y/o utilizados para cumplir con cada meta (recurso humano y

material).

17 Colocar la identificación del responsable (s) de ejecución de cada meta.

El índice, será el instrumento de medir el cumplimiento de la actividad, se debe colocar una “x”

100 50 <50 >50 0

01

02

03

04

05

n


13 14 15 16 17 18



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18

en la columna correspondiente (una por cada meta).

100: Meta cumplida completamente (100%).

50: Meta cumplida hasta la mitad (50%).

< 50: Meta cumplida menos de la mitad (<50%).

>50: Meta cumplida más de la mitad (>50%).

0: Meta no cumplida (0%).


Observaciones de las actividades no cumplidas:

Nombre de la actividad Motivos


19

20 21



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19 Apartado para describir las actividades no cumplidas, que se encuentran en la planificación de

metas.

20 Mencionar el nombre de cada actividad no lograda.

21 Especificar los motivos de cada actividad no lograda.


Estimación para cumplir las actividades faltantes:

Nombre de la actividad Desde

dd/mm/aaaa

Hasta

dd/mm/aaaa


22

23 24 25



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22 Apartado para describir la estimación de las actividades no cumplidas, que se encuentran en la

planificación de metas y en el apartado 19.

23 Mencionar el nombre de cada actividad no lograda, de igual forma como se hizo en el apartado

20.

24 Especificar el día de inicio que estima empezará con la actividad faltante.

25 Mencionar el día de culminación que estima terminará con la actividad faltante.


Parte IV

Evaluación por el Gerente y/o Supervisor a sus supervisados:

Excelente Muy bueno Bueno Mejor Regular Deficiente

5 4 3 2 1 0

Tabla 2. Escala de evaluación


26

27



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N°

Puntaje

R RT HP V C P TE E PT ID

01

02

03

04

05

n

26 Evaluación que realiza el Gerente y/o Supervisor de cada Departamento a sus supervisados a

través de la escala presentada en la tabla 2; donde 0 corresponde al mínimo puntaje y 5 al

mayor puntaje que puede tener cada supervisado.

27 La columna N° corresponde al número de identificación de cada supervisado, plasmado en la

parte I apartado 5 (sin orden específico), se debe colocar en cada fila el puntaje correspondiente

a cada característica a evaluar (escala otorgada). En las 10 casillas de características debe




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aparecer un valor.

R Responsabilidad

RT Respeto

HP Presencia personal

V Vocabulario

C Comunicación

P Participación

TE Trabajo en equipo

E Emprendedor

PT Puntualidad

ID Identidad corporativa

28 Leyenda donde se describe cada característica, a evaluar en el apartado 27.


28

29



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Dos hojas de anexos.

En las cuales se describirá aquellos motivos que como usuario desea se conozcan en el instante de

la evaluación:

Actividades extras.

Fotos.

Recomendaciones.

Necesidad de recursos.

Si al entregar el informe, la sección anexos se encuentra sin ninguna observación, se

considera que toda la información necesaria se encuentra en el cuerpo restante del mismo.

Última sección del informe: Se debe recopilar la firma del Gerente y/o Supervisor y la

de los supervisados.

Al firmar se da conocimiento a cada persona de cómo se está llevando a cabo la evaluación y le

permite conocer a corto plazo que se debe mejorar y que se debe mantener.



30



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Si es necesario, agregue firmas, hasta completar el número de participantes en el informe.

Excepción: Si por alguna razón no posee supervisados a su cargo, pero debe presentar el informe

mensual, la parte IV no la realice. Corresponderá al Director del Departamento completar su

evaluación.

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