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Programa: eclipseERP - Módulo: Colegios profesionales

Documento: Operaciones básicas y procesos. Fecha de revisión: 22/07/2016

Más información y servicio técnico en: www.clienteseclipse.es

eclipse ERP | PROCESOS COLEGIOS

Manual de uso. Versión 2016.40 y posteriores

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Contenido Proceso de facturación de cuotas ..................................................................................................................................... 2

1º Paso – Generar los albaranes procedentes de cuotas ............................................................................................. 2

2º Paso – Facturar los albaranes emitidos .................................................................................................................... 3

3º Paso – Generar remesas de recibos bancarios ......................................................................................................... 5

4º Paso – Tratamiento de devoluciones ....................................................................................................................... 7

Como hacer un seguimiento de las facturas impagadas: ............................................................................................. 9

¿Cómo ver las bajas o recuperarla de nuevo? ................................................................................................................ 10

Movimientos de los colegiados ....................................................................................................................................... 15




Proceso de facturación de cuotas

El proceso de facturación de cuotas que se lleva a cabo de formar periódica siempre cumple los siguientes pasos:

Cuotas > Albaranes > Facturas > Remesa bancaria < Devoluciones < Recobro

1º Paso – Generar los albaranes procedentes de cuotas

Desde la pantalla principal seleccionamos el botón “Cuotas”

Aparece la pantalla de cuotas (por defecto se ven todas, pero nosotros vamos a indicar en la zona de “Búsquedas”

una fecha de inicio y de fin de las cuotas a facturar). Acto seguido pulsamos el botón “Buscar”

Una vez verificados que el rango seleccionado cumple con los datos que necesitamos facturar pulsamos sobre el

botón




Aparecerá esta pantalla:

Importante: en el caso de una base de datos con miles de cuotas y con la base de datos en la nube, la

aplicación puede extenderse más de 1 hora en la generación de algunos de estos procesos. Durante

este periodo la aplicación puede mostrar un mensaje de “no responde” ignóralo. Siempre llega al final

del proceso.

Cuando el proceso haya concluido la aplicación emitirá el siguiente mensaje y podrás seguir con tu trabajo de forma

habitual.

2º Paso – Facturar los albaranes emitidos

Desde la pantalla de “Albaranes” pulsamos en el botón de generar:

Aparecerá la pantalla de facturación de albaranes:




De todos los selectores que aparecen en esta pantalla los únicos que debes tener en cuenta son los que están dentro

del cuadro “Rangos de búsqueda”, aquí debéis seleccionar:

• Fecha inicial

• Fecha final

(Debe ser el mismo rango de fecha que has usado en la operación anterior)

Acto seguido pulsa “Refrescar”, con esta acción se refrescará el “Total selección” para que tengas un importe de

previsión antes de llevar a cabo del proceso de la facturación.

Nota: si por algún motivo deseas que TODAS las facturas tengan un fecha diferente del día actual, selecciona la fecha

deseada en el campo “Fecha de emisión”

Una vez que tengas todo listo, haz click en , esto lanzará el proceso de facturación.




del proceso.




3º Paso – Generar remesas de recibos bancarios

Desde la pantalla principal haz click en “Remesas”:

Desde aquí hacemos click en el botón “nuevo” y cubrimos los datos de la siguiente pantalla:

Datos a cubrir

• Fecha de emisión: Por defecto la fecha actual

• Fecha de cargo: La fecha en la que serán cargados los recibos

• Cuenta de remesas: Aparecen las cuentas de las que dispone la empresa para seleccionar aquella donde se

abonarán los recibos.

• Usuario: El usuario encargado de realizar esta remesa

• Total remesa: Se irá actualizando con los datos que vayamos cargando

Opciones

• Añadir rango: Esta es la opción más sencilla




Siempre seleccionado el mismo rango de fechas que en pantallas anteriores. A continuación pulsaremos en

sobre el botón aceptar y se comenzará introducir todos los recibos en la remesa.




del proceso.

Si existe cualquier motivo por el que se desee cargar un recibo adicional puedes hacer con el botón “Nueva línea” o

eliminar alguno con el botón de “Borrar línea”

Una vez que todos los recibos están cargados hacemos click en el botón “Aceptar” para grabar la remesa en la base

de datos.




del proceso.

En la pantalla de “Remesas” haz click en el botón , esto creará un archivo en el disco duro de

tu ordenador.

Para terminar, vuelve a modificar la remesa y haz click en el botón




del proceso.

La aplicación dará por pagadas todas los recibos en enviará un notificación de “proceso concluido” cuando termine.




4º Paso – Tratamiento de devoluciones

Después de generar la remesa, siempre pueden aparecer devoluciones, para nosotros poder poner un recibo como

devuelto y su factura como pendiente de pago necesitamos:

Desde la pantalla principal ir al botón:

Y en esta ventana:

Realizar las búsquedas necesarias para encontrar el recibo devuelto, una vez encontrado lo señalamos y pulsamos

sobre el botón “Modificar”




Aparece esta ventana, en la cual, en la parte superior del cuadro vemos la información del colegiado, y en el listado

de pagos y devoluciones figura como pagada, el número de recibo y la fecha de pago.

Para crear una devolución: debemos hacer click sobre “+Nuevo”




Y en esta ventana, seleccionar el banco del que ha sido devuelto y el motivo de la devolución del mismo, para pulsar

en “Aceptar”. Automáticamente es factura pasará a figurar como no pagada.

Cuando se compruebe el pago, repetiremos esta misma operación diciendo porque banco nos ha pagado o por que

caja, si es un pago en efectivo.

Como hacer un seguimiento de las facturas impagadas:

Desde la gestión central, vamos a “Informes > Listados > Facturas de venta” y en la pantalla que nos aparece a

continuación marcando la opción de Cobrado como N y a continuación haciendo click en continuar nos aparecen

todas las factura pendientes de pago por parte de los colegiados.

Por supuesto recomendamos grabar todas las acciones de recobro dentro del CRM para tener un historial.




Facturación de la cuota de alta

Para facturar la cuota de lata, vamos a crear una nueva factura directamente desde el botón “Facturas” en la

pantalla principal.

Ahora en esta pantalla pulsamos el botón de “Nueva”

1. Y con la lupa que parece a la derecha de cliente buscamos al cliente y hacemos doble click para cargarlo en el

programa.

2. Seleccionamos la forma de pago

3. Pulsamos en el botón “Nueva línea” y en esta pantalla:




Nos posicionamos en el botón Cod Artículo escribimos “ALTA” y pulsamos “Intro” en el teclado, una vez

hecho estos pasos, hacemos click en “Aceptar” y se carga la cuota en la factura.

4. Parara terminar pulsamos el botón de “Aceptar” de la factura.




Para dar por pagada la cuota tenemos dos opciones:

Recibo domiciliado: generar una remesa con este vencimiento

Contado (desde la pantalla de vencimientos):

1. Localizar el vencimiento (posiblemente sea el primero que parece)

2. Pulsar en modificar

3. En la nueva ventana hacer click en “Nuevo”




En esta nueva ventana ponemos el selector en “Entra en caja” y pulsamos el botón “Aceptar”

Hacemos click en esta nueva ventana para completar el proceso.




¿Cómo ver las bajas o recuperarla de nuevo? 1. Pantalla principal

2. Botón de colegiados

3. En la zona del buscador:

3.1. Introducimos el nombre, DNI, o cualquier campo por el que buscar

3.2. Vamos a la segunda pestaña y marcamos el check “incluir registros dados de baja”

3.3. Ahora volvemos a la pestaña de buscar y puslsamos buscar

4. En el resultado aparecerá el registro borrado.

5. Ahora hacemos click en una ficha y luego pulsamos el botón de modificar

6. Dentro de la ficha pulsamos en

7. Dentro de esta nueva sección seleccionamos la fecha del movimiento y el tipo de este: “Alta” o “Traslado de

alta”, también podemos indicar una observación. Luego pulsamos el botón “+” y este Colegiado quedará como

dado de alta




Movimientos de los colegiados

Dentro de la ficha de colegiados tenemos una opción de que reflejan todos los movimientos

de estos en relación con el colegio. Es importante saber que después de cada alta de colegiado necesitamos

modificar la ficha para hacer el primer movimiento (el de Alta)

IMPORTANTE: Los colegiados dados de baja no dispondrán de cuotas activas para facturar, es por ello que cuando un

colegiado se da de baja, debemos dar de baja también sus cuotas.

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