Programa Hacia cero PaPel ruta Hacia la eliminación de ... · Don Luis Paulino estaba convencido,...

Programa Hacia cero PaPel

ruta Hacia la eliminación de PaPel y cambio cultural organizacional oralidad y gestión

judicial

Lupita Chaves Cervantes, Coordinadora programa haCia Cero papeL

maría de los Ángeles gamboa conejo, integrante Programa Hacia cero PaPel

presentaCión: dr. Luis pauLino mora mora, presidente Corte suprema de JustiCia de Costa riCa

347.03Ch512p ChavesCervantes,Lupita. ProgramaHaciaCeroPapel.RutahacialaeliminacióndepapelycambioculturalorganizacionalOralidadyGestión

judicial/LupitaChavesCervantes;MaríadelosÁngelesGamboaConejo.–1ed.–SanJosé,C.R.:PoderJudicial.DepartamentodeArtesGráficas,2013.

182p.

ISBN:978-9968-770-72-9

1.AdministracióndeJusticia2.PoderJudicial3.Gestión I.Título

revisión filológica:Licda.IreneRojasRodríguez,EscuelaJudicial

diagramación, diseño de portada e impresión:DepartamentodeArtesGráficas,PoderJudicial

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De conformidad con la Ley deDerechos deAutor y DerechosConexos es prohibida la reproducción, transmisión, grabación,filmacióntotaloparcialdelcontenidodeestapublicaciónmediantelaaplicacióndecualquiersistemadereproducción,incluyendoelfotocopiado.Laviolaciónaestaleyporpartedecualquierpersonafísicaojurídica,serásancionadapenalmente.Estaobrafueproducidaconfinesnocomerciales.Estáprohibidasuventa.

PROGRAMA HACIA CERO PAPELPoder Judicial de Costa Rica

en memoria del dr. Luis paulino mora mora

Enlaetapade impresióndeéstaobra,recibimos la lamentablenoticiadel fallecimientodedonLuisPaulino.Tansolounosdíasatrás,noshabíahechoentregacongranentusiasmo,delapresentaciónquecontieneéstelibro.Nosquedaeldolordesuausencia.Élfueentodomomento,guíaymentordelProgramaHaciaCeroPapel.Supreocupaciónconstanteporelgastoenconsumodepapelylatramitologíaescrita,originóelcompromisodelosintegrantesylasintegrantesdelProgramadeelaborarunarutadeimpactoparasueliminaciónenlagestiónjudicialcostarricense.

DonLuisPaulinoestabaconvencido,delanecesidadderealizarelejerciciodecontarlaexperienciadelProgramaHaciaCeroPapelenlaAdministracióndeJusticia.Nosrepetíaconstantementequelasexperienciasnovedosasybuenasprácticasenlaorganizacióntienenquedocumentarse.

Suvisiónintegralyclaradelarealidadinstitucional,sereflejóensucompromiso,responsabilidadyamorhaciaelProgramaalsintetizar,dentrodelapresentacióndeestelibrolosiguiente:

“Yo espero que, en pocos años, ya sea un mal recuerdo el tiempo que consume el uso del papel en la tramitación de nuestra justicia, y que hayamos madurado la aplicación de eficientes sistemas que, sin afectar las garantías de los justiciables, hagan más ágil la Administración de Justicia y que contribuyan a la mayor protección de las garantías de las personas usuarias… Ya gastamos menos toneladas de papel en la institución. Nuestra patria nos lo reconocerá, pues sumamos un aporte más al mantenimiento de nuestros bosques, con lo que contribuimos a la salud de la humanidad”.

Contenido

presentación................................................................................................................................................................................. 5agradecimiento............................................................................................................................................................................ 15

i. introducción....................................................................................................................................................................17ii. el papel en la justicia costarricense.............................................................................................................................21iii. programa hacia Cero papel en el poder Judicial costarricense...............................................................................27 3.1 Antecedentes..........................................................................................................................................................27 3.2. EstructurayorganizacióndelProgramaHaciaCeroPapel....................................................................................28 3.3 CompromisoyobjetivosdelProgramaHaciaCeroPapel......................................................................................28 3.3.1 Objetivogeneral........................................................................................................................................29 3.3.2 Objetivosespecíficos................................................................................................................................29 3.4 AccionesadoptadasporelProgramaHaciaCeroPapel........................................................................................30

3.4.1 Elaboracióndeundiagnósticogeneralyporámbitodelgastoenconsumodepapelyfotocopias traducidaenlataladeárboles.................................................................................................................303.4.2 Herramientastecnológicasidentificadasanivelinstitucionalparaasumirelretoenlointerno delProgramadereduccióndelconsumodepapel..................................................................................323.4.3 Informatizacióndeformularios,protocolosymanuales...........................................................................333.4.4 Procesodeconstruccióndepolíticaspúblicasparalaeliminacióndepapel...........................................36PolíticaI: Maximizarelusodeherramientastecnológicasenaquellasoficinasydespachos delPoderJudicialquedisponendeestas,comomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles...........36PolíticaII:FomentarenelPoderJudicialunaculturadenoutilizacióndelpapel..................................................383.4.5 Campañasdeinformaciónysensibilización............................................................................................39

iv. Logros obtenidos desde la creación del programa....................................................................................................46

4.1 Logrosgenerales....................................................................................................................................................46 4.1.1 Transformacióndellenguajeyculturaorganizacional..............................................................................46 4.1.2 Ahorroenelgastopúblicoenlassubpartidaspresupuestariasvinculadasconadquisicióndepapel.....46

● Porcompradepapel................................................................................................................46● Controldefotocopias................................................................................................................47● Controldeimpresiones.............................................................................................................51● Digitalizacióndeformularios.....................................................................................................52

4.1.3 Avancesenelprocesodeformulaciónpresupuestariaparael2013yseguimientoalPlanAnual Operativo2012(PAO2012).....................................................................................................................524.1.4 Estadísticasparadeterminarlabrechadigitalyorientarelusodelosrecursospúblicoshacia uncambioenlaarquitecturainstitucional...............................................................................................56

● Inversióninstitucionalenmateriatecnológica..........................................................................56● Documentosfirmadosdigitalyelectrónicamente.....................................................................57● VisitasalSistemadeGestiónenLínea....................................................................................57● Páginasvisitadasporcadaunadelasopcionesqueelsistemaofrece..................................57● Lugaresdesdedondevisitantesaccedenalsistema...............................................................59● Mediostecnológicosutilizadosporlaspersonasusuariasalmomento delaconsultaenlínea.............................................................................................................60● Cantidaddecomputadoras,accesoaIntranetycorreoelectrónico........................................62● Sistemasdevideoconferencia..................................................................................................63● Equipodegrabaciónyaudiopararealizacióndeaudienciasorales........................................63● Escáneres,faxes,impresorasyfotocopiadoras.......................................................................65● Notificacioneselectrónicas.......................................................................................................66

4.1.5 ParticipacióndeoficinasenlosconcursosinstitucionalesdeBuenasPrácticas conexperienciasinnovadoraseneliminacióndepapel(seincluyelistado)............................................684.1.6 Accionesorientadasaprevenirriesgosenlasaludporelusodeherramientastecnológicasuotros.....734.1.7 Indicadoresdeeliminacióndepapel.........................................................................................................744.1.8 MejoramientodelaimagendelPoderJudicial..........................................................................................744.1.9 CreacióndelapáginawebdelProgramaHaciaCeroPapel....................................................................754.1.10 Cursovirtual“Programa Hacia Cero Papel”..............................................................................................754.1.11 InterconexionesquetieneelPoderJudicialconotrasinstituciones.........................................................76

v. matriz de seguimiento y aplicación de las políticas de cero papel en los diferentes ámbitos que conforman el poder Judicial..................................................................................................................................77

ÁmbitoAdministrativo.......................................................................................................................................................78 ÁmbitoAuxiliardeJusticia:DefensaPública....................................................................................................................89 ÁmbitoAuxiliardeJusticia:MinisterioPúblico..................................................................................................................95 ÁmbitoAuxiliardeJusticia:OrganismodeInvestigaciónJudicial....................................................................................102 ÁmbitoJurisdiccional........................................................................................................................................................108

vi. reflexiones del camino recorrido a la fecha................................................................................................................115

vii. retos del programa hacia Cero papel.........................................................................................................................119

7.1 VisitaporpartedelosintegrantesylasintegrantesdelProgramaatodosloscircuitosjudiciales....................1197.2 Flexibilidadparadarsostenibilidadalprocesoderenovacióndelaingenieríadelconocimiento sobrenuevasformasdegestiónenelquehacerjudicial...................................................................................1197.3 Reconocimientodecompensaciónpresupuestariaalasinstitucionespúblicasquesedestaquen porsimplificartrámitesyprocesossinsujeciónalpapel....................................................................................1197.4 BancodeBuenasPrácticasanivelregional......................................................................................................1197.5 Protocolodeaccionesparapersonasnovidentes.............................................................................................1197.6 Conservacióndeladocumentacióndigital.........................................................................................................1197.7 Barrerastecnológicas.........................................................................................................................................1217.8 Barrerasactitudinales.........................................................................................................................................1217.9 SostenibilidaddelPrograma..............................................................................................................................1227.10 CambiosenelsenodelaAdministraciónPública..............................................................................................1237.11 Desarrollodecompetenciasdeloslitigantesylaslitigantes.............................................................................1247.12 Formaciónprofesionalenlasuniversidades......................................................................................................124

viii. Contratiempos y obstáculos nunca terminan..............................................................................................................127

iX. relatos de experiencias vinculadas con otras políticas públicas institucionales o proyectos ............................129 que contribuyen a la eliminación de papel.

9.1. Memoria:ProyectoTribunalesElectrónicosCeroPapelesIntercambiodeExperiencias CostaRica-Portugal-ConferenciadeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica Mba.KattiaMoralesNavarro..............................................................................................................................1299.2. Modernagestiónyoralidad:justiciaexcelenteyrápidasinpapeles Dra.JennyQuirósCamacho.............................................................................................................................1409.3. Sistema«CeroPapeles»enlaSecretaríaGeneraldelaCorte Licda.SilviaNavarroRomanini..........................................................................................................................1619.4. NormativarelacionadaconlaconservacióndedocumentoselectrónicosydeaplicaciónalPoderJudicial costarricense Licda.ArgiliGómezSiu.....................................................................................................................................1689.5. Eldocumentoelectrónico,retosyoportunidadesenlaAdministracióndeJusticia Licda.AdrianaMenaAguilar...............................................................................................................................1719.6 ReflexionesentornoalProgramaCeroPapelenlaJurisdicciónConstitucional. UntemadeaccesoalaJusticia Licda.AnaVirginiaCalzadaMiranda..................................................................................................................175

anexos ......................................................................................................................................................................................... 179

Bibliografía.................................................................................................................................................................................... 181


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presentaCión

dr. Luis paulino mora mora*

Vivimos para construir la justicia del siglo XXI. Hace 200 años, un costarricense estuvo en Cádiz luchando por la igualdad y la justicia en América. Hoy estamos nosotros luchando para que esa justicia sea accesible y oportuna para todas las personas. Me refiero a don Florencio del Castillo, quien con su humanismo universal, hizo grandes para los y las costarricenses el deber y el compromiso de seguir luchando por la vigencia del derecho y la justicia para todas las personas.

LosPoderesJudicialesdeAméricahanestadodesdehacebastante tiempopreocupadosporsuaccionar.Seaceptaqueelsistema tienesignosclarosdeagotamientoyquenobrinda respuestaa lasnuevasexigenciasqueunapoblaciónmásconocedoradesusderechosledemanda.Entreotrascríticas,lesseñalanquesonlentos,pocotransparentes,ennopocasveces,corruptos,ineficienteseineficaces.Estasituaciónhadadobaseaquesetengalaconviccióndequeelmundoactualexigequesedéuncambioenelaccionardelajusticiaparaqueselogrecambiaresamalapercepción.

Laopcióndemocráticapor laque lospaísesdeláreahanoptado: lamayoreducaciónde lapoblación,elcrecimientodeesapoblacióny,enconsecuencia,delastransaccionescomerciales,laexistenciademayoresconflictossociales,elusodelaInternet,entreotrosfactores,hacenqueelniveldedemandahayaaumentado,sinhaberselogradounaorganizaciónquepuedaresolveroportunamenteelconflictosocial,sometidoasuconocimiento.EstemarconoshallevadoareplantearelpapeldelPoderJudicialenunasociedadmoderna,connuevasconcepcionessobresurolenlademocracia.

Desde hace unos pocos años y conforme hemos ido desarrollándonos en esas nuevas concepciones, en las cualesla justiciadebeservistacomounserviciopúblicodecalidad,sehavenidogestandounenfoquebastanteambiciosodelpapeldelPoderJudicialenlasociedad.Estaperspectivapareceserelpasonaturalhaciaadelanteenrelaciónconlasconcepcionesanteriores.Esdecir,nobastayacondelinearenelpapellosderechosdelaspersonasylasfigurasdeproteccióndelaciudadaníaodeslindedederechos.

Esnecesarioahoraqueseponganenprácticanuevasformasdeactuaciónparalograrunajusticiaeficienteyeficaz.SeavanzaconellohacialaredefinicióndelPoderJudicial,peroyanomáscomounPoderensímismo,sinocomounserviciopúblico,conlapersona–elserhumanoqueacudealjuez–comoejecentraldesuactuación.Deestemodo,lasobligacionesdequienejercelaAdministracióndeJusticiaconlasociedadnoseagotanenelcumplimientodepapelessociales,sinoque,comoconsecuenciadelaevoluciónhaciaunademocraciarealmenteparticipativa,secomienzaaexigirquelosPoderesJudicialescumplandebidamentesucometidodedaralapoblaciónunajusticiaprontaycumplida,conplenasatisfaccióndelaciudadaníaquienyaentróaparticiparyopinarsobreelserviciodejusticiaquerecibe.

ElPoderJudicialcostarricensenoestáalmargendeesasnuevascorrientesy,esporello,quesehanpuestoenprácticanuevasformasdeorganizarygestionarlostribunales,buscandounamayoreficienciaensuactuar,conmejoraprovechamientodelosrecursos–humanosymateriales–queseponenasudisposiciónparaelcumplimientodesucometido.

ElProgramaHaciaCeroPapel,alqueserefiereeste informe,desarrolladocomoconsecuenciade losde“OralidadyModernaGestión”y“UsoInteligentedelasModernasTecnologías”,seenmarcadentrodeesasideas:patrocinarunajusticiamásaccesible,máscercadelaciudadanía,máscomprensible,eficienteyeficaz.

* PresidentedelaCorteSupremadeJusticiadeCostaRica.


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VisitéEspañaenelinviernode2007ypudereunirmeconmibuenamigoSantosPastor,conquienintercambiécriteriosrespectoavariosproblemasdelajusticiaiberoamericana1.Alhablardelanecesariaeficienciaquedebíaimprimírselealalentajusticiadenuestrocontinente,mecontóquerealizabaunainvestigaciónsobrelascausasdemayordilaciónymeindicóqueunadelasprincipales,sinolaprincipal,eralaescrituradelprocedimiento.Enunmomentodelaconversaciónmeexplicó:“hellegadoalaconclusióndequelafuerzalaboraldelosPoderesJudicialessededicaentreun40aun60%,aandardetrásdepapeles,conloquesepierdeeltiempo,puesesaactividadnosereflejademanerafavorableenlatramitacióndelcaso”.

Esaconversaciónmemarcóymemotivóacomentarlaconotroamigodilectoespañol,VíctorMorenoCatena,quienmeseñalóqueconocíadelaexperienciaque,enrelaciónconlareducciónenelusodelpapel,seestabaejecutando,conbuensucesoenSintra,Portugal,ymecursóinvitaciónparaqueparticiparaenlasesióndelConsejodeMinistrosdeJusticiadeIberoaméricadelqueessusecretarioejecutivo.Lasesiónsecelebraríaaprincipiosdel2008enPortugal,paraaprovechareseviaje,visitarlostribunalesdeSintrayvertodoloquesehabíarealizado,positivaynegativamente,enrelaciónconladisminucióndelusodelpapelenlatramitologíajudicial.

GraciasalasfacilidadesqueelMinisteriodeJusticiaportuguésmebrindó,pudeiraesostribunalesdondeunaseñorajuezajuntoconeladministradordetribunalesmeatendieronmuyamablementeymeexplicaronelmayorusodelaoralidadenelprocesoy lamodificaciónde lagestión judicial,condespachospluralesde juecesynuevasformasdeadministraciónde losdespachosjudicialesydeltrámitedelosprocesos.

Luegolosmagistrados,LuisGuillermoRivasLoáicigayÓscarGonzálezCamacho,laDra.JennyQuirósyotrosservidoresjudiciales pudieron visitarSintra y constatar los avancesque teníanenel usode la oralidad, el uso inteligente de las nuevastecnologías y la disminución del uso del papel en el trámite judicial. En conversaciones posteriores, todos nosmanifestamosentérminosmuyfavorablessobre loquevimosenSintra.Productodenuestraselucubraciones,constatamosqueteníamos,almenos, lasbasespara fortalecerelusodeunaverdaderaoralidaden la tramitación judicial;podíamosutilizar inteligentementelasnuevastecnologías,gestionardemaneradiferentelaadministracióndelosdespachosjudicialesy latramitacióndelcasoy,comoconsecuenciadetodoello,podíamoslograrunadisminuciónsignificativadelusodelpapel,teniendosiempreenlamiraladisminucióndeltiempodeesperaenlasolucióndelconflictoquelaspersonasinteresadastraíanparaquesucasofueraresueltoenlostribunales,puessereduciríadelatramitaciónese40o60%deltiempodelosservidoresaqueSantosPastorhizoreferencia.

PorintervencióndelseñorsecretariodelaReunióndeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica,donVíctorMorenoCatena,selogróqueelMinisteriodeJusticiadePortugalinvitaraanuestrosfuncionarios,KattiaMorales,quiensedesempeñacomojefadelÁreadeInformáticadeGestión,yAndrésMéndez,quientrabajabaenproyeccióninstitucionalenelDepartamentodePlanificación,paraquevieraninsitulasbondadesdeloquesehacíaenSintrayanalizaranlaposibilidaddeadaptarelprocesoalláseguidoanuestrascondiciones,y–conunaofertaquenosplanteólaSecretaríadelaReunióndeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica-poderintercambiarexperienciasengestiónjudicial,usodeoralidadyceropapelconPortugal.

Dosexpertosportuguesesvinieronvariasvecesalpaísparaasesorarnosenloscambiosquedeberíamosintroducirenlatramitologíajudicial,tantolapropiamentejurídicacomolaadministrativa,utilizandotambiénlavideoconferenciaparaello,conloquedimosotrospasosmáshaciaunmejorusodelaoralidadyusointeligentedelasnuevastecnologías.

1 SantosdesdichadamentemuriócuandomásproduccióndabaenrelaciónconlabuenaAdministracióndeJusticia,Administraciónentodosusentido,comocalidaddelfalloygestióndeldespacho.Elfueautor,entremuchasobras,delLibroblancodelajusticiaquemarcóuniniciodelareformaenlajusticiaquesehadesarrolladoenlosúltimosañosenEspañayquehaservidodenorteamuchasreformasmásenotrospaísesdenuestrocírculodecultura.


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Con la colaboración delDepartamento dePlanificación y laDra. JennyQuirós, quien conformó un grupo de trabajo,comenzamosunproyectoparamejorarelusodelaoralidadenlatramitaciónjudicialybuscarunanuevaformadeorganizarygestionar lostribunales,conmayorempleode lasnuevastecnologías,para luego,bajo lacoordinacióndeDra.LupitaChaves,integrantedelConsejoSuperior,emprendereldesarrollodeunprogramadereduccióndelusodelpapel.

Comopodránustedesconstatarconlalecturadel libroqueahorapresentoasuatención,esteProgramahasidomuyexitoso ynospermitepensarquepronto, conel desarrollo conjuntode los tresProgramas (Oralidad yModernaGestión,UsointeligentedelaInformáticayCeroPapel),lograremoslametadedisminuirsustancialmenteeltiempodeesperaenlasolucióndeloscasosquesetramitanenlosdespachosjudiciales.

LaexploracióndelasricasposibilidadesdeinteracciónyapoyoentrelaAdministracióndeJusticiaytodoeseconglomeradodetecnologíasdelainformaciónycomunicaciónyamarcaunaprofundahuellaennuestrasvidasyhacaladocadavezmáshondoenelquehacerdelPoderJudicial.

Enestemomento,yacontamosconcercade8.000computadoras,conlafirmeesperanzadellegarafindeañoa10.000.Setrata,sindudaalguna,deunapuestaaldíaenlaformaenquelassociedadesactualeshanbuscadomejorareltrasiegodelainformaciónyaligerarlosprocedimientosdetrámitesdecasos,comolossometidosaconocimientodelosjueces.

Lassociedadesmodernasyaltamentecomplejas,nosolocualitativasinocuantitativamente,hanentendido,yasílohemosentendidonosotros,quelaúnicaoportunidaddebrindarserviciosdemaneraeficienteoalmenosaceptableesatravésdelmáximoaprovechamientodelatecnologíaydesuusointensivoeinteligente.

Loanteriornoesdiferenteparaelserviciode laAdministraciónDemocráticadeJusticiaquecompartecon lasdemásactividades del Estado, no solo la obligación de constituirse en un punto para el desarrollo de las personas, sino también ellamentablehechodequetradicionalmenteelserviciobrindadosecolocamuchasvecespordebajodenuestrasaspiraciones,talycomosepercibealestudiarlamalacalidaddelaatenciónalapersonausuariayelretrasoenlaresolucióndelconflicto,loscualesseconviertenenmalesendémicosdelajusticiamundial.

Lasnuevastecnologíasconstituyenungranaportealasolucióndelosproblemasdelajusticia;perosuuso,quieroinsistir,necesariamentetienequeserinteligente.Noresultaconvenienteinformatizarelsistemaparacontinuarhaciendolomismo,puesunamalautilizaciónpuedefortalecerlasdebilidadesquetratandesuperarse.Así,porejemplo,nodebepropiciarseelfortalecimientodelaescrituraconelusodeloscomputadoresconelconsecuenteaumentoenelusodelpapel.Asimismo,esnecesarioevitarladuplicacióndearchivossobreunmismoasunto,pormediodelexpedientefísicotradicionalyensoportedigital.

Enrelaciónconestetema,laCorteestáendeuda,puesyallególahoradeanalizarsiestamospreparadosparadisponerlanoutilizacióndelexpedientetradicionalysusustituciónporlacarpetainformáticaenaquelloslugaresdondelasaplicacionestecnológicaslopermitan,conformeelartículo6bisdelaLeyOrgánicadelPoderJudicialloautorizademaneraindubitable.

Espero que, el año próximo, el proyecto que pensamos desarrollar enSanCarlos deAlajuela nos produzca buenosresultadosymarquelapautaparacontinuarenelrestodelpaísdandoeseimportantepaso.

LasexcelentesexperienciaslogradasenelJuzgadodePensionesAlimentariasyenelAgrariodeAlajuela,elPenal,elLaboral,elCobratorioyeldePensionesAlimentariasdeGoicoechea,laSalaConstitucional,loscobratoriosyeldeSeguridadSocialdeSanJoséyelLaboraldeCartago,laFiscalíadeGoicoecheayelTribunaldeLimónnospermitenseroptimistasenqueunpasocomoesebienpuedeserdadoporlaCorte,aportandoconelloceleridadalosprocesosyfacilitandoellitigioadistancia,conloquelaobligacióndetenerqueiraldespachoparaconsultarelexpedientepasaráaserunmalrecuerdodelpasado.Tambiénsedebenfacilitaralapersonausuarialaconsultaylapresentacióndedocumentosvíaelectrónica,evitandoenlamedidadeloposibleelusodelpapel.


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Elusodelastecnologíasdelainformacióndebeiracompañadodelasprácticasdelamodernagestiónjudicial,ysedebetenderhaciaunajusticiamáscélere,máscercanaalaciudadanía,máscomprensible,queseapreciecomounserviciopúblicodecalidadyqueefectivamenteresuelvaelconflictoenunplazorazonabledondeel juezestédirectamente relacionadoconeljusticiableycomprendaplenamenteelconflictoqueleplantean.

Algunaspersonaspodránargumentarqueelusodelatecnologíatraeaparejadounaseriederiesgos:lafaltadeeducacióninformáticadefuncionarios,funcionariasypersonasusuarias,lasinevitablesfallasdelossistemasaniveldelosdispositivosodelossistemasdeconexiónylosriesgosdepérdidadedatos.

Sinembargo,elusodelpapeltampocoestáexentodeellos.Lautilizacióndelosexpedientestradicionaleshademostradoqueestosconllevanmuchosresultadosnegativos:sepierden,noestánsiempredisponibles,resultadifícilubicar la informaciónrequerida,seutilizanmuchosrecursosenpapeleimpresión,nosepuedenconsultarsinasistiraltribunal;esdecir,elexpedientepasaasermásimportantequelarealidadquedebereflejar.

Porello,elPoderJudicialhaavanzadohacialosexpedientesdigitalesenelquehacerjudicial.Desdehaceaños,hemosidorecabandoinformaciónyexperienciademodoqueeldesarrollodelexpedienteelectrónicoincorporetodaslasprácticasexitosasquepocoapocohemosidorecopilandoyqueresulteserlomenosdificultosoposible.

FuimoselcuartopaísenIberoamérica,luegodePortugal,BrasilyChile,encontarconjuzgadoselectrónicos.Yanosetratasolamentedelapaulatinaeliminacióndelospapelesdelexpedientejudicialparaconvertirloenunobjetoelectrónico,sinodeavanzareneseconceptoparatecnificareldespachoensí,suformadetrabajoy,porsupuesto,suformaderelacionarseconlaspersonasusuarias.

ViendohoyloquehemosrealizadorespectoalaaplicacióndelamodernagestiónydelusodelasmodernastecnologíasenlaAdministracióndeJusticiaenCostaRica,debemosestarcontentosconlosresultadosobtenidos.Creoqueningunadelaspersonasqueestuvimosenel banderazodearranquepensamosquehoypodríamos constatar con tanta claridadquehemosavanzadotanto.Debemosserconscientesdenuestroslogros,denuestrosaciertos,deloquenosfaltaporavanzarydebemosseroptimistasvisualizandoquecadadíamásdespachosyservidoresyservidorassemontaránenestetren,elcualyanosedetendrá.

Ahorabien,CostaRicaoptóporlamodernagestiónyelusodetecnologíaensistemasdeproducciónporaudiencias;esdecir,ensistemaspredominantementeorales.DesdelaentradaenvigenciadelCódigodeProcedimientosPenalesen1975,elPoderJudicialcostarricensehaobtenidoexperienciarespectoalusodelaoralidadenlajusticia,primerocomounapuestaenescenadeunprocedimientoescrito,enundebateoral,cuandosetuvounsistemamixtoconoralidadenlafasedejuicioyescrituraenlainstrucción;ylasegundaconmásutilizacióndelaoralidadconelsistemaacusatorioquesetieneenvigenciadesde1998.

Estaprofundizaciónenlautilizacióndelaoralidadhaconllevadolanecesidaddeacompañarelprocesoconnuevasformasdegestionarlosdespachosenlointernoyutilizarlasmodernastecnologías,paraelmanejodelainformaciónyladocumentacióndelasactuacionesprocesales.

Laoralidadseencuentraíntimamenteligadaalaconcepcióndelajusticiacomoserviciopúblico;peronotenemosqueperderdevistaenestesentidoquenosetratasimplementede“oralizarlaescritura”comolamentablementefuelaprácticadurantebuenapartedenuestratempranaexperienciaconsistemaspretendidamenteoralesdesdemediadosdelosañossetentadelsiglopasado.Enaquelmomento,porejemplo,pudimosenfrentarlasexigenciasdelnuevosistemadejuiciosoralespenalessincambiarmayormentenuestraculturaypreparación,porlasimplerazóndeque,envezdeadaptarnosalcambio,adecuamoselsistemaanuestraformaciónprofesionalpredominantementeescrituraria.

Noobstante,pudimosnotarquelaleynocambiabalasmentalidadesnilasprácticasdelaculturajudicial.Porello,apartirdel2005,iniciamosunProgramadeCapacitaciónenOralidadanivelnacional,elcualsehaidoextendiendoatodaslasmaterias.Esteesfuerzoabriómuchaspuertasehizocultura.Iniciamosdelaperiferiahaciaelcentro,cambiandolaformaenquelosjueces,fiscalesydefensoresentendíanelproceso,ylesenseñamosadirigirylitigarlasaudiencias.EmpezamosdeceroenseñandoelABCdelaoralidadqueyahoyporhoydichosamentenadiecuestiona.


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Detrásdelestablecimientodelaoralidadcomomecanismoprimariodecomunicacióneintercambiodeinformaciónentrelaspartesyeljuez,seencuentralanecesidaddeaprenderyreaprenderinclusolasdistintasdinámicasdelosprocesosdecognición.Tambiénjuecesypartesdeberánrazonardediferenteformafrentealassituacionesqueestabanacostumbradosaenfrentarbajomoldesescritos.Laoralidadrequiereunaaccióninmediata,unareacciónconformesevandesarrollandoloshechosyunadestrezaespecialenelrazonamiento.

Sinembargo,nodebemosolvidarquelaoralidadtambiénpuedepresentary,presentadehecho,limitacionescomomediodecomunicación,y,comosehaplanteadoenalgúnmomento,existiráncuestionesqueelmedioescritohacemáscomprensibles.Peroesasposibleslimitacionesnoensombrecenenabsolutoloqueparamíeslamayorcaracterísticadelossistemasorales,yessucalidaddemocrática,entantopermitealosjuecesyalaciudadaníaacercarseyoírsemutuamente,locual,asuvez,obligaalosfuncionariosabuscarlacalidadyexcelenciaparapoderlegitimarseantelacomunidad.Paramí,laafirmacióndequeloanterioressaludableparaunademocraciaestáfueradetodocuestionamiento.

EnCostaRica,distintasmateriascadavezmásbuscanyseinteresanensacarlamayorventajadelejerciciodelaoralidadenlaAdministracióndeJusticia.Enmateriapenal,hemosdadounaprofundizaciónalaoralidadentodoslosnivelesdeltrámite,incluida,porsupuesto,lafaseplenariadeldebate,ycuyoregistrosefacilitaconlatecnologíadelavideograbación.

Igualmente, intentamos un cambio radical enmateria contenciosa con un rediseño del proceso para llevarlo hacia elconceptodelprocesoporaudienciasconmayoragilidadyposibilidadesdenegociaciónyconciliación.Yaseutilizalaoralidadenmaterialaboral,entreotrosdespachos,enelmásgrandedelpaís,enagrario,pensionesalimentarias,cobratorioyseguridadsocial.

El uso de la oralidad en el proceso conlleva también la necesidad de reorganizar el despacho, para adecuarlo a lasexigenciaspropiasdeestaherramientadelproceso,puescadavezmenos,seamerita lapresenciadeescribientes,escritoriosymáquinasdeescribir,dadoqueladocumentacióndelprocesonosehaceenpapel,sinoenotrosmediosenqueseutilizanlasmodernastecnologíascomolavideograbaciónolacarpetainformática.Tambiénserequierequeelesfuerzosecentreengarantizarquelasaudienciasserealicenenelmomentooportunoyquesegaranticequeefectivamentesevanallevaralapráctica,conlapresenciade todas laspersonas involucradasenelactoprocesal.Ademásdeesecambioen laorganizacióndeldespacho,serequieredenuevasformasdegestionarelcaso,loqueconllevaquelosintervinientes,yaseandefensores,fiscalesojuecesadquierannuevasactitudes,pueslatransmisióndelconocimientodecómoocurrióelcasoenexamenseharádeformaoralynoescrita.

LaorganizaciónsimilartantodelosPoderesJudiciales,lasCortesSupremasydelosdespachosjudicialesennuestrocontinente–conestructurasycompetenciassimilares–dejanver,nosolosuorigencomún,sinotambiénlapocaatenciónquesehabrindadoasuorganizaciónygerenciamiento,puesconmásde150añosdevidaindependiente,aúnseconservanlosmoldesqueelReinodeEspañanoslegara.SiseobservancondetenimientoesosPoderesJudiciales,podemosconstatarquenohancambiadosustancialmenteenrelaciónconlaformaenquelaCoronadispusosobresuorganización,competenciayformadehacerlascosas.

Lavocacióninquisitivadelosprocedimientosjurisdiccionales,enbogaalaépocaenqueseprodujolacolonización,nosfuetrasladada,yellasirviódebasetambiénparalaorganizacióndelosPoderesJudicialesylostribunalesendondelajerarquíaeslabasedetodoelsistema.

Losabogadosy lasabogadassomos losúnicos legitimadosaactuar,yelexpedientese imponesobre la realidadde loacontecido.Comohasidoconstantementeseñalado,elPoderJudicialhaposeídohistóricamenteunaestructuradenaturalezavertical2,locualsignificaqueeljuezeseljefeodirectordesudespachoysobreélseestructuraunmodelopiramidalqueculminaenlaCorteSupremadeJusticia(oelavecesllamadoTribunalSupremo),cuyonombreresultaserclaramenteindicativodesulaboryposición.

2 “SeñalaMatteucique“[...]EnInglaterradesdeelsigloXII,losjuecesitinerantesdelrey,“decíanensunombrelajusticiaenlosdistintostribunales,procediendoasíalaunificacióndelasdistintascostumbresyalaelaboracióndelcommonlaw;enFrancia,enelsigloXIII,eltribunalsoberanodelParlamentodeParís,comenzóaextendersujurisdicciónalasprovinciasyenelsigloXVaparecenlosparlamentoslocalesqueactúanennombredelrey”.MATTEUCCIN.OrganizacióndelPoderylibertad.Trotta,Madrid,1998,p.31.


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Este concepto estructural, además, hace necesario que cada despacho judicial sea una unidad y como tal deba seradministradaporelpropiojuez,evidentementesinconocimientosparaello.Asílosjuecesnoshemosapropiadodeesafunción,yahoraresultaenextremodifícillograrquelocompartamosconotrosprofesionalesconformaciónacadémicaparacumplirdelamejormaneralaslaboresrelacionadasenesaadministración.

Con losantecedentescitados, losPoderesJudiciales latinoamericanossedesarrollanapartirdelconceptobásicodelllamado "despacho judicial", definidocomounaunidadorganizativamuyautónoma.Heempleadoenotraocasiónel conceptode "artesanal"enel sentidodequecadaoficinasepodíaasimilaraun "taller"endondeexistíagran libertaddeorganizacióninterna,yelbuendesempeñoadministrativoy lacalidaddelproductofinal (expedienteconsentencia)dependían radicalmentede lacompetenciao incompetenciade losmiembrosdeldespacho.Partiendodeuna igualdad idealdecondicionesy recursosentre losdespachos,el jefede laoficina (juez) teníaunaamplia libertaddeacciónparaorganizarsus recursos,segúnsu lealsaberyentenderydeacuerdoconsumayoromenoriniciativa.Noexistíanecesidadde“gestionar”eldespacho,sinoqueotrasoficinascubríanlasnecesidadesexternas,mientrasquelasmetasyfineseranmuchomásfácilmentealcanzables,porqueteníaneltamañoyalcancedelrespectivodespachoy,enlamayoríadeloscasos,selimitabana"llegarateneraldíaeldespacho"yeltrabajoordenado.Naturalmentenoseconcebíaningúncontrolnievaluacióndeldesempeño(delosjuecesmenosquenadie),ylosproblemasdeexcesosetrabajoseresolvíansobrelabaselacreacióndenuevosdespachos3.

Enlosañossesentadelsiglopasado,seempiezaatomarconcienciadelproblemayseiniciaunmovimiento,másomenosarticulado,queleprestaespecialatenciónalamodificacióndelasleyes;seformanalgunosforosdondeseanalizancódigostipo;elmovimientosefortaleceenlosañossetentarespectoalajurisdicciónpenal–hoyencasitodoslospaísessecuentaconcódigosprocesalesdecorteacusatorio–;peronohubopreocupaciónporlaorganizaciónnieldesempeñodeldespachojudicial.

Lapreocupaciónporlagestióndeljuzgadosedioenlaúltimadécada,motivada,nomecabeduda,porlainsatisfaccióndelaspersonasusuarias,delasociedadcivilydelosorganismosinternacionalesporelretrasojudicial,lalentitudenlasolucióndelconflictosocial,lafaltadetransparenciadelosPoderesJudiciales,eldesconocimientodelajudicaturadelarealidadsocialdondesedesenvuelve,lafaltadeaccesoalajusticiaporampliasmasasdelapoblación,asícomoelarribodeotrosprofesionales,comolosestadísticos,losingenierosindustriales,informáticos,planificadores,políticos,quieneshanaportadocadavezmássolucionesalosproblemasquelajusticiapresentayhanayudadoaformularunapolíticapúblicaqueseentiendadeldesarrollodelsistemaacorto,medianoylargoplazo.Paralograrrediseñarelsistemaorganizativoanterior,resultanecesariodesmontarciertosprincipiosdinámicosquelosostienenyledanvida.

Laverdadesqueelsistemaactualnopuedeevitarniesconderlarealidaddelasempiternadilaciónylamalaatenciónalapersonausuariaquesondosdelosmalesconqueprincipalmenteseacusaalajusticia,porloqueelsentidocomúndictaquelassolucionesinmediatasquesesugieranparalosproblemasdeljudicialylosplanteamientosdereformaengeneral,debennecesariamente ocuparse de ellos, aun cuando los recursos que se disponen para la justicia en los presupuestos nacionalessoncadavezmásescasos,inclusoenlospaísesquecomoCostaRicatienenunagarantíaconstitucionalsobrecuáldebeserelporcentajequeseledebeasignarenelpresupuestonacional.

Ellohacequesedebabuscarlamaneradehacermáseficienteyeficazelsistema,paraqueconigualesrecursoshumanosymateriales,sepuedaejecutarunatareamayor.Larealidadnosseñalacómoelaumentodelnúmerodecasosqueingresaalostribunalesessustancialmentemayoralosdinerosquesedisponenparalajusticia.Conmejoresdatossobrelascargaslaborales,

3 “Losrolesprofesionalesylaautoimagensonotradelasconstantesquecompartentodoslossistemas.Eljuezcivilpuedeserunburócratadecarrera,perocoincideconsucontrapartepenalenunenfoqueindependienteyartesanalhaciasutrabajo,queentraenconflictocontécnicasgerencialestanbásicascomolaestandarizacióndelosprocedimientos,lasguíasorganizacionalesparapriorizarlaatenciónalastareasolosobjetivoscuantificadosdeproducción.Másaún,losjueceshansidotradicionalmentereyes(oreinas)ensuscortesyrechazanconfrecuencialaideadedelegaroficialmentelasdecisioneslogísticasagerentesprofesionalesoladecompartirpersonaldeapoyo.Laformaciónprofesionalyunatradicióndeindependenciajudi-cial(apesardequeenlaprácticanosiempreserespete),entrantambiénenconflictoconmedidasdirigidasasupervisareldesempeño,aincrementarlaresponsabilidadinteroextrajudicial,oatratarabiertamenteproblemasdisciplinariosyéticos.Aningunaprofesiónleagradaventilarsuropasuciaenpúblico,perolosjueces,paradetrimentodesucolectividad,semuestranespecialmentereticentesahacerlo”.HAMMERGRENL.“QuinceañosdereformaJudicialenAméricaLatina:¿Dóndeestamosyporquénohemosprogresadomás?”.EnFUENTESA.(ed.).ReformaJudicialenAméricaLatina:Unatareainconclusa.Versiónelectrónicavisibleenwww.oas.org/juridico/spanish/publi2.html.


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puedeestablecerseconmayorseguridad,silosrecursoseconómicos,materialesyhumanosconquesedotaalajusticiasononosuficientes,sielniveldedesempeñoeselóptimoysilacantidaddejueces,funcionariosyempleadosconqueelPoderJudicialestádotadoeslarequerida.

Sonvariosloscambiosquehemosrealizadoparalograrunanuevaformadeorganización,degestióndelostribunalesydelcaso,tratandodebuscarsoluciónaesosdosmalesquehemosindicadocomolosprincipalesdelajusticia,dentrodeellospodemoscitarlossiguientes:

a. La figura del administrador del circuito, del despacho judicial y de los servicios comunes

Eladministradoresunreciénllegadoenlaorganizaciónjudiciallatinoamericana;suintroducciónnohaestadoexentadeobjeciones,peroyahacomenzadoadarsusfrutos.Laadministracióndeldespachoporlosjueces,abogadosyabogadasdecarreramuestraseriasfalencias,aunquenosseaduroreconocerlo.Enlosdespachosjudiciales–comomuchosdeCostaRica–dondelasentradasdejuiciossecuentanpormiles,nobastaránuncaconelsentidocomún,unmayoresfuerzoomuchabuenavoluntad.

Losjuecesnotenemosformaciónpararealizardebidamenteesaadministracióny,aunqueconocemoselprocedimientoaseguirparalatramitacióndelosasuntos,dadoqueseencuentralegislativamenteestablecido,lociertoesqueotrasprácticastambiénpueden incidir en la celeridaddeeseprocedimiento, sinalterarloen loque representaunagarantíade la ciudadaníarespectoasuderechodedefensa.

Conceptoscomolaadministracióndelasaudiencias,laagendaúnicaylagerenciaderecursosporpartedeprofesionaleseneltemasonclavesydebenserpuestosenprácticayvigiladosporellos.

Eldiseñodeuneficientesistemadeubicacióndelexpedienteparalarecoleccióndelainformaciónnecesariaestablececuálessonloscuellosdebotellaenlatramitaciónyasípermitefijarpolíticasparasuperarlos,conelconsiguientedescensoenladuracióndelproveído.

Sieljuezsedesatiendedelafunciónadministrativadelfuncionariadodelaoficina,delpedidodematerialesalaproveeduría,delafiscalizacióndeldesempeñodelosproveedoresydeotrasmuchasfuncionesnopropiamentejurisdiccionales,elrendimientocomoAdministradoroAdministradoradeJusticianotieneporquénoaumentar.

Enesteaspecto,laguíadetrabajoesmuyclara;eljuezdebehacerloquesabehacer,ylasdemáspersonascolaboradorashandeencargarseconcriterioscientíficosymodernosdelaadministracióndeldespacho.

b. trabajar con indicadores, metas y objetivos

Eneldiseñotradicional,nosotroslosjuecesnohemostenidolacostumbredeplanificareltrabajo,quizásporquenoshaparecidoinnecesario,dadoquetodossabemosquéhacery,tambiénmuyprobablemente,porquenotenemosideadecuálpuedeserlautilidaddeunaactividaddeestetipo.

Conforme los expedientes han terminado su tramitación, el dictado de las sentencias ha sido la forma tradicional deocuparnosdenuestrafunción,ynuestroplandetrabajoseagotaen“sacarlamayorcantidaddesentenciasposibles”.Sinembargo,esclaroque,eneldespachojudicialactual,esaessolopartedeunaseriedefunciones,todasrelevantes,demodoquetodoellopuedeydebeserplanificado.

c. La redistribución del trabajo

Lacostumbreenlostribunalesesasignarlosexpedientesafuncionariosqueseencargandegestionarlosdurantetodassusdiferentesetapas.Ahorasehaintentadolatramitaciónporactividad,demodoqueunoovariosproveedoresseencargande


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unapartedelproceso;otrosdelarestante.Alespecializarlaactividad,sehanlogradounamayorproducciónytambiénunmejorconocimientodeloquesedeberealizar.

Muyrelacionadoconestosehallaelconceptodelatramitaciónporlotes,endondelosresultadossonaúnmejores;porejemplo,elcalculodeinterésenprocesoscobratorios,lafórmulaaaplicarseintroducealcomputador,luegoconsolopasarellectorópticoalcódigodebarras,cuandopreviamenteselehaintroducidoalcomputadorla informaciónrequerida,aunnúmeroXdeexpedientesselehaceeltrámitecorrespondienteenuntiempomínimo.Conellosemejoraelrendimientoy,estimoyo,noseatentacontralasgarantíaspropiasdelproceso.Laexperienciatambiénseutilizaconbuensucesoenlafijacióndepensionesalimentariasaconsecuenciadelcambioenelcostodevidaqueseproducesemestralmente.

Especializaraunosjuecesenlatramitación,paraqueotrossedediquensoloalarecepcióndepruebayaldictadodelassentencias,estambiénotraprácticadedistribucióndeltrabajoquenoshadadobuenosresultados.Ahoraestiempodeanalizarsiresultanecesarioparaelsistemacontarconjuecesdeejecuciónaefectodehacerlomáseficaz.

d. La evaluación del desempeño

Los juecesgeneralmentenosquejamosdelexcesoyde lacomplejidaddeasuntosennuestroconocimiento;perosecuentaconpocosdatosquecorroboranesaafirmación.Apesardelosmuchosyvaliososesfuerzosenelaspectodemediciónyestadística,solologramosacumulardatosmuybásicos.Esto,asuvez,nosrestahabilidadparaevaluareldesempeñodelosjuecesydespachos,puesnosecuentaconotroselementosdejuicioquenossirvanparaestablecercuáleslacargalaboralqueseenfrenta,ysiellaresultaonoaconsejableparaunnormaldesempeñodelosjuecesylostribunales.

Enestepunto,noshemosconcentradoendos líneasdeacciónenCostaRica.Enprimer término, con lapuestaenfuncionamientodesistemasinformáticosdetramitacióndelexpediente,elauxiliodeadministradoresdeldespacho,hemoslogradomuchosotrosdatosquenosayudanafijarlascargaslaboralesquesetienen:cuántaspersonasvisitaneldespachoenbuscadedatos,cómolasatienden,cuálessonlosdatosquebuscan,cuáleselnúmeroderesolucionesinterlocutoriasqueseredactaneneldía,quiéneslohacen,cuáleselniveldecomplicacióndeesasresoluciones,cuáleslaactividadalaqueestándedicadoslosjueces,cuántassentenciasdictanalasemana.Tambiénsonposiblesotrosdatosderivadosdeestos,comoelniveldecongestióndeldespacho,eltiempopromedioqueseduraparatramitaryresolverunasunto.

Pero,además,yjustamentesobrelanecesidaddeproveerunamejoradelacalidaddelservicio,laCorteestácomprometidaconlaaplicacióndecriteriosdenormalizacióndelasactuacionesjudiciales.Enparticular,existenesfuerzosparaadaptaryaplicaralaAdministracióndeJusticialosprincipiosyreglasrelacionadasconlaacreditacióndeprocesosdeaseguramientodelacalidaddelosservicios(ProyectoGICA).Entendemosquesetratadeunacuestiónnovedosaqueinvolucranosolamentelaactividadpropiadeljuezsinotambiéndetodalaorganizaciónjudicial,conelfindeproveerunniveldeservicioapropiadoentodoslosniveles.Enlosdespachosdondesehaaplicadoestaformadeevaluareldesempeño,sehanlogradounaoptimizacióndelautilizacióndelosrecursosyunamejoraindudableenlacalidaddelservicio.

e. Los servicios comunes

Esteconceptoparteporunladodelaideadeextraerfuncionesnopropiamentejurisdiccionalesalosdespachosdemodoqueseconcentrenalmáximoenrealizarlasdeesecarácterqueexigenlaaccióndelosjueces.Sobreesabase,tienesentidoconcentraresaslaboresnoestrictamentejurisdiccionalesdemaneraqueseaprovechenlosrecursos.

Larecepcióndedocumentos,ladistribucióndelcorreointerno,lasnotificaciones, laconfeccióndelascarátulasdelosexpedientes,laadministracióndelosdineros,laadministracióndelpersonal,lapreparacióndelosreportesestadísticossonalgunasdelasfuncionesquepuedendistribuirse.Conelfuncionamientodeestasoficinascomunes,seintroduceelcriteriodelaseconomíasdeescalaenelfuncionamientodelostribunales,elcualpermitemultiplicarlaproductividadylaeficienciadecadarecurso,loquenoshadadoexcelentesresultados.


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f. La puesta en marcha de sistemas de mejora continúa en los despachos reorganizados

Depositarenlosdespachosjudicialeslaresponsabilidaddehacersecargodemantenerloscambiosydemejorarcadadíaconlaayudadelosadministradoreshaimplicadoqueadoptenelesquemadeunasaladeoperacionesdondehayqueestarlemonitoreandoalpacientesussignosvitales.

UnequipodenominadoEquipodeGestiónenlointernodecadadespachoeselencargadodeseguirleelpulsoaljuzgadootribunalydeimponerloscorrectivosnecesarios.Paratalefecto,hemoscapacitadoalosjueces,personastécnicasyadministradoresparaqueadoptenlametodologíadelamejoracontinuamediantecontrolesperiódicosdelosquedebendarcuenta.

g. el seguimiento

Sabemosquetodosestoscambiossondecultura,yquelaspersonastendemosadevolvernosalosviejosesquemasantesdequeloscambiosmaduren.Porello,elConsejoSuperiordelPoderJudicialleordenóalProgramadeModernaGestiónyOralidadhacerseguimientosperiódicossobreelcomportamientode losdespachos reformadosycolaborarlesen loqueseanecesarioparaque lasmalasprácticasno regresen.Haymuchoscambiosexperimentadosen relativamentepoco tiempo.Esteprocesodereorganizacióndeldespachoydelaformadehacerlascosasseiniciaenladécadadelosnoventadelsigloanterior,comounadinámicadereplanteamientodeciertostemas,yseesbozanyponenafuncionaralgunasideasquerespondíanalanecesidadde variar la forma tradicional de realizar losprocedimientos, lo que se viomuyapoyadomediantealgunos créditosinternacionales,principalmentedelBancoInteramericanodeDesarrollo.

Loscambiosquesehanproducidohansidopositivos4,perosin lugaradudas, tenemosuna larga tareapordelante.Sentimos que pormás que nos esforzamos, vamos detrás de los requerimientos sociales. La descomposición social y la altalitigiosidadproducenqueelsistemajudicialseapuestoapruebadíaadía,yquelosintentosdereformasdebanhacersesobrelamarcha.Paraemplearunaclarametáforaajena,escomotratarderepararunaviónenplenovuelo.

Noobstante,comoseñalé,sivemoselpanoramacompleto,hemosdadograndespasoseneltemadelagestiónjudicialquecuidadosamentehemosvenidoconstruyendo,nosinquehayanexistidoerroresy retrocesoscomoencualquieractividadhumanatancomplejacomoesta.

Lagestiónjudicialesmateriafundamentalatomarenconsideraciónenlosprocesosdereformaqueserealizanactualmenteenlasorganizacionesjudiciales.NilasolapreocupaciónporlareformalegislativanilaprovisióndemedioshumanosomaterialesresuelvenlosproblemasquedemaneraprioritariaselepresentanalajusticiadeAmérica.Másaún,resultaconvenientequeseutilicenprofesionalesenAdministraciónPública,IngenieríadeProcesos,enEstadística,politólogos,etc.,enlaadministracióndelosPoderesJudicialesylostribunales,parallevaradelanteunarecomendableseparacióndelafunciónpuramenteadministrativadelalabordeAdministrarJusticia.

ElProgramaHaciaCeroPapelfueelúltimodelostresprogramasquepusimosenprácticaenmarzodel2010.LaDra.LupitaChavesCervantes,miembrodelConsejoSuperiordelPoderJudicial,sehizocargoy,conmuybuensuceso,lohallevadoalapráctica,siendounodeloséxitosquetenemoshoy,representandounesfuerzomásdelainstituciónenlaconsolidacióndelcaminohacialamodernizacióneneltrabajoquerealizamosenprocuradeunasolucióndelconflictosocialenplazosrazonablesyconaltadosisdecalidad.

Luegodevariosestudiossobreelgastoporelconsumodelpapel,lainstituciónhavenidoadoptandounaseriedemedidasparareducirlo.ElProgramabuscapotenciarunaeficientegestiónjudicialmediantelaaplicacióndebuenasprácticasquecontribuyanareducirlostiemposderespuestaalaspersonasusuariaspormediodelaeliminacióndelusodelpapel,impresionesyfotocopiasinnecesarias,yaseaatravésdelusoderecursostecnológicososinellos.

4 Asíseseñalóenlasconclusionesdelestudiorealizadoenel2003paraelPoderJudicialcostarricenseporlaempresaInvertecIGTS.A.,titulado“MemoriadelaReformaJudicialdeCostaRica1996-2002”.


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Yagastamosmenostoneladasdepapelenlainstitución.Nuestrapatrianosloreconocerá,puessumamosunaportemásalmantenimientodenuestrosbosques,conloquecontribuimosalasaluddelahumanidad.

Comoyaindiqué,esteProgramatienecomofinalidadreducir,ademásdelconsumodepapel,eltiempodeesperaenlasolucióndelosasuntossometidosaconocimientodelosjuecesyaprovechardeunamejormaneralosrecursosinformáticosconqueelPoderJudicialcuenta.

LosdiferentesámbitosenqueelPoder Judicial costarricenseestáorganizado: judicial yadministrativo, junto con losórganos auxiliares de la justicia, Defensa Pública, Ministerio Público y Organismo de Investigación judicial, están seriamentecomprometidosconelempleocadavezmenordelpapelparalatramitacióndelosasuntos.

Yoesperoque,enpocosaños,yaseaunmalrecuerdoeltiempoqueconsumeelusodelpapelenlatramitacióndenuestrajusticia,yquehayamosmaduradolaaplicacióndeeficientessistemasque,sinafectarlasgarantíasdelosjusticiables,haganmáságillaAdministracióndeJusticiayquecontribuyanalamayorproteccióndelasgarantíasdelaspersonasusuarias.

Lalecturadeltextolespermitiráaustedes,apreciadoslectorylectora,conocerlaformaenqueelproyectosehallevadoalapráctica,ypodráncorroborarcondatosactualizadosloslogrosalcanzados,enelentendidodequeaúnestamosenelcaminoyqueesperamosqueseanmuchosmáslosquevendránconeltiempo.

DeboagradeceradoñaLupitaya losservidoresy lasservidorasque laacompañanyque lahanacompañadoeneldesarrollodelprogramaportodoslosesfuerzosquehantenidoquerealizarparaquehoypodamosdisfrutarloslogrosalcanzados,reconociendoqueelloconllevasudor,lágrimas,sufrimientos,perotambiénsatisfacción,lacualsesientecuandounabuenaobrasellevaalapráctica.

Estoysegurodequelaentregadeesteinformesolorepresentaunapuestaaldíadetodoloqueseharealizado,locualtienelafinalidaddepermitirrevisarloactuadoparadiseñarloscorrectivosquenospermitancontinuaravanzandoenelcometidoprincipal: lograrunajusticiamáscélerequesatisfagalaexigenciasdeunademocraciacomolaquedichosamentegozamosennuestraamadaCostaRica.


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agradeCimiento

NuestroreconocimientoallicenciadoLuisAntonioChangPizarro,DirectordelProyectoNacionaldeFiscalíasElectrónicas(PRONAFE)yCoordinadordelEquipodeTrabajodelProgramaHaciaCeroPapeldelMinisterioPúblico;al licenciadoRandallZúñigaPalaciosProfesionaldelDespachode laPresidenciaymiembrodelEquipodeTrabajodelProgramaHaciaCeroPapeldel Ámbito Jurisdiccional; licenciada María Isabel Villegas Nuñez,Administradora de la Dirección General del Organismo deInvestigaciónJudicial (OIJ) yCoordinadoradelEquipodeTrabajodelProgramaHaciaCeroPapeldelOIJ;Msc.AnaEugeniaRomero Jenkins, Subdirectora Ejecutiva del Poder Judicial y Coordinadora del Equipo de Trabajo del Programa Hacia CeroPapel delÁmbitoAdministrativo; licenciadaZhuyenMolinaMurillo, de laUnidaddeApoyode laDefensaPública e integrantecoordinadoradelEquipodetrabajodelProgramaHaciaCeroPapeldelaDefensaPública,licenciadaArgiliGómezSiu,AsesoradelConsejoSuperiordelPoderJudicialeintegrantedelProgramaHaciaCeroPapel,alalicenciadaAnaLucíaVázquezRivera,delDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional,alMsc.RafaelRamírezLópez,JefedelaDireccióndeTecnologíadelaInformaciónyaloslicenciadosErickBraisQuirós,OrlandoCastrilloVargasyMbaKattiaMoralesNavarrodelaDireccióndeTecnologíadelaInformación;alalicenciadaPatriciaMéndezLópezdelDepartamentodeInvestigacionesCriminalesdelOrganismode InvestigaciónJudicial, licenciandoJoséLuisSotoRichmondAdministradorde laDefensaPública, licenciadaRoxanaArrietaMeléndezdelDepartamentodePersonal,porsusvaliososaportes,entrega,dedicaciónygestiónencadaunodelosámbitosuoficinasquerepresentan.

NuestragratitudalDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional,porlalabordedivulgaciónysensibilizaciónalapoblaciónjudicialquehapermitidoconstruirunaculturainstitucionalhacia“ceropapel”,alaEscuelaJudicialporsuaporteenlarevisiónfilológicadelapresenteobrayalosservidoresyservidorasdelDepartamentodeArtesGráficasporatendersiemprelosrequerimientosdediseñosdelProgramaylapublicacióndelpresentelibro.


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i. introduCCión

Elmodelojudicialcostarricensehaprobadounavariadagamademodelosyfórmulasconstitucionalesalolargodesus186añosdehistoriainstitucional(enesesentidoverSáenzCarbonellJorgeFranciscoyotroenHistoria de la Corte Suprema de Justicia, 180 Aniversario 1826-2006,p.3),loscualeslehanpermitidoasentarsecomounsistemaindependienteydemocráticoquecumplesufuncióndegarantizaryprotegerelejerciciodelosderechosdelaciudadanía.Perolociertodelcasoesquelafunciónjudicialsehaconvertidoenuncaminoagotadorylargo.

Estaarquitecturainstitucionalcondescendienteconelformalismo,elapegoalpapelyalexpedientejudicialfísico-quehahechomáscostosalaAdministracióndelaJusticiaporelconsumodesbordadodelpapel-aunadoalaburocratizacióndelafunciónjudicialy ladeshumanizaciónde losserviciosentreotrascausas,han impedidounacéleregestión judicialyhancontribuidoalinjustificadoretrasoenladecisiónjudicial.

El Poder Judicial costarricense inicia grandes esfuerzos en el nuevo milenio para enfrentar los retos de una nuevaingenieríainstitucionalquecadavezrequierenuevasformasparabrindarrespuestaalapersonausuariadelosserviciospúblicosenlasdiferentesactividades,ylajurisdiccionalnopodíaquedarseestancada.

Entrealgunosdelosproyectosdelnuevomilenioorientadosaunamodernizacióndelagestiónjudicial,secitan:

● Rediseñodeprocesosentodaslasmaterias● Gestiónintegraldelacalidadyacreditaciónjudicial(normaGICAJusticia)● Modelosdegestiónoral-electrónicos● Proyectooralidadymodernagestión● GestiónenlíneaatravésdelportaldelPoderJudicial● Modeloorientadoalae-justicia● BuenasPrácticasdeGestiónJudicial● Procedimientoexpeditoparalosdelitosenflagrancia● Proteccióndevíctimasytestigosdedelitos,entreotros● Modernizacióntecnológicadelagestiónadministrativa● ProgramaHaciaCeroPapel● ProgramadeConciliaciónyResoluciónAlternadeConflicto● ProgramadeParticipaciónCiudadana● ProgramadeJusticiaRestaurativa● Proyectoscontraelretrasojudicial● ProyectodeAccesoalaJusticia● ProgramadeEvaluacióndelDesempeño● ProgramadeTeletrabajo

Lapresenteobraintentadaraconoceralaciudadaníayalacomunidaddelitigantes,eltrabajoqueseharealizadoparaavanzarhaciaunaformadejusticiamássimple,comprensibleyágil-sindesméritodelacalidaddelasdecisionesjudiciales-.

Lostiemposcambianytambiénlasnecesidadessociales.Elfuturohadejadodeserloquesolíasery,poreso,hoyesoportunoreinventararquitecturasdenuevosmodelosparaenfrentarlosescenariosdesafiantesdelospoderesjudiciales,dondeunode losmayores retosestá relacionadocon la innovación y la creatividadpara simplificar losprocesos judiciales y romperlaculturaarraigadaa logísticasdepapelabundanteen laactividad jurisdiccionalydarunnuevogiroquebrindevisionesmásagresivasqueconvenzanalaspersonasusuariasdelanecesidaddeeliminarelgastodesmedidoeirracionaldelusodelpapely,asuvez,asumircomoinstitucióndelEstadolaresponsabilidadsocialconaccionesconcretasenbeneficiodelacomunidad,elmedioambienteylairreflexivataladeárboles.


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Anteesosretosynecesidades,eldoctorLuisPaulinoMoraMora,presidentedelaCorteSupremadeJusticiadeCostaRica,visitalostribunalesenlalocalidaddeSINTRAPortugal,conelfindeobservarlosavancesdeesepaísentribunaleselectrónicosyprocurarintercambiosdeexperienciasasícomopotenciarformasafinesdetramitaciónjudicialcondesarraigoenlaescriturayelusodelasherramientaselectrónicas.

Enestemarco, laConferenciadeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica(COMJIB)apoya lacolaboraciónrecíprocaenmateriadeautomatizacióndedespachosjudicialesytribunaleselectrónicos5conelfindeintercambiarexperienciasdelosdiferentesPoderesJudicialesyconsiderarobstáculosybuenasprácticasenlaimplementacióndeunagestiónelectrónica.

LosúltimosdosañoshanmarcadounperíododecambioimportanteenelsenodelPoderJudicialcostarricense,conlacreacióndelProgramaHaciaCeroPapelenmarzode2010ylaspolíticaspúblicasdedisminucióndelusodeesteinsumoodesueliminación(despachoselectrónicos),de lamanodesoluciones tecnológicasqueabonenal rediseñoysimplificaciónde losprocesosjudicialesyabranlarutahaciaunamejorymáságilgestiónjudicial.

LalabordesplegadaporelequipodetrabajoqueintegraelProgramaHaciaCeroPapelcontemplatantolosdespachosylasoficinasjudicialesquetienenasualcancelasherramientastecnológicas,comolasquepordistintascircunstancias-algunasajenasalPoderJudicial-nocuentancondichasherramientas.Enestasúltimas,seprocuraelcambiomedianteesfuerzosarticuladosdelpersonal,enbuscadeunanuevaculturajudicialquecomprendaysematriculeconlanecesidaddeaplicarformasinnovadorasderealizarsustareasyerradiquelasmalasprácticasmediantelarevisióndetrámitesarraigadosalpapelquehanencarecidoelcostodelajusticiaporaños,eliminandoaquellosquenoaportanbeneficioaladecisiónjudicialyqueabultanconcopiasypapelesinnecesarioslosprocesosjudiciales,paraemprenderuntrayectohaciaelmejoramientoymodernizacióndelserviciocontecnologíaalalcanceosinella.

ElProgramahaestadoenfocadohaciaestrategiasyaccionesconcretasquesedesarrollanenellibroquelehanpermitidoalajusticiacostarricenseavanzarhaciauncambiodeculturainstitucionalquepermitagenerarunmodelomentalydecomportamientodelservidorylaservidorajudiciales,elcualdejedeladolarutinaenelquehacerjudicialparadarpasoalainnovación.

Sedebetomarconcienciadequepormásquelascostumbresesténarraigadasenlaspersonas,siemprehabrámodosdiferentesdehacerlascosasyrompercontradicionesyprácticasimproductivasarraigadasalpapel.

Conestaobra,nosepretendecrearunmanualorecetaexhaustivasobrelaformadeprescindirdelpapelenlagestiónjudicial,porquehabráformasinfinitasdeabordarestetemaencadaorganizaciónypaís.LoquesebuscaescontarlaexperienciaparticulardelPoderJudicialdeCostaRica,lasaccionesimplementadasybuenasprácticasque,conapoyoenlaspolíticaspúblicasdeceropapel,hanpermitidoobtenerbeneficiossindejardeladoobstáculos,limitacionesyresistenciasencontrada.

Este libroestáestructuradoenochoapartados(ademásde losanexos).Elsegundoapartadodesarrollaelsignificadodelpapelenlajusticiacostarricenseynosenfrentaalarealidaddelanecesidaddereinventarunadiferentegestiónjudicial.SemuestrandatosestadísticosypresupuestariosqueantecedenalProgramaHaciaCeroPapelyquemuestranundecrecimientoenresolucióndeconflictosjudicialesporañoy,asuvez,unincrementoaceleradodecompradeinsumosdepapelyotrosvinculados.

En la terceraunidad,sepresentanunasinopsisde losantecedentesquedieronorigenalProgramayundiagnósticodelasituacióndeconsumodepapelanivelinstitucionaleinventariodeherramientastecnológicasparaafrontarelreto.Seincluyenelprocesodeconstruccióndelaspolíticaspúblicasdeeliminacióndepapel,asícomolasaccionesimpulsadasporelPrograma;entreellas,creacióndeunaestructuraformal,objetivos,compromisosasumidos,campañasdesensibilizaciónycomunicaciónemprendidas.

5 EnelapartadoVIIIdelapresenteobra,seincluyeenelpunto8.1Memoria“ProyectoTribunalesElectrónicosCeroPapelesIntercambiodeExperien-ciasCostaRica-Portugal-ConferenciadeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica”.


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Elapartadocuartohacereferenciaaalgunosresultadosobtenidosconlaimplantacióndeunmodelomentalqueprocuramodificarelmundo judicialen loquecorrespondeal cambiode tradiciones, costumbresy lenguajeorganizacionala travésdeBuenasPrácticasquesustituyanelarraigosacramentalalpapel.Enalgunamedida,serefleja la importante labordevisibilizarymostrardatosalapoblaciónjudicialya laspersonasusuariasparahacerlaspartícipesdelcompromisoy lanecesidaddeunprocesodecambio.ElProgramamuestraydivulgadatosque,sibienesciertoanteriormenteserecopilaban,noselesbrindabaningún tipode tratamiento informativo,peseaque impactanpositivamente lanecesidadde recurriranuevas formasdehacerlaslaboresconlosrecursosdisponibles,dadaslaslimitacionespresupuestarias.AdemássedestacanlascampañasycápsulasinformativasgestionadasporelPrograma,losresultadosdeaccionesafirmativasquereducenelgastopúblicoenlassubpartidaspresupuestariasvinculadasconadquisicióndepapelylasestadísticasrelacionadasconlabrechadigitaleinversióninstitucionalenmateriatecnológica.Seincluyentambiénenesteapartadoalgunasaccionesorientadasaprevenirriesgosenlasaludporelusodeherramientastecnológicasuotrosylanecesidaddecontarconindicadoresdemediciónasícomoeldesarrollodeuncursovirtual,construccióndelapáginawebyaportesalmejoramientodelaimageninstitucional.

Porsuparte,enlosacápitescinco,seis,sieteyochoensuordensepresentanlasmatriceselaboradasporelProgramaparafacilitaralasoficinasylosdespachosjudicialesinformacióndelalabordecumplimientodelaspolíticasylasaccionesquesedesprendendeestas.Asimismo,seincluyenunaseriedereflexionesdelcaminorecorridoalafecha,losretosparaelfuturoqueelProgramaseimponeparasusostenibilidaddentrodeunaconstanterenovacióndelconocimientoynuevasformasdegestiónenelquehacerjudicialdecaraaloscontratiemposquenuncafaltanenelviajeporrecorrer.

Porúltimo,elapartadonueverecogerelatosdeexperienciasdeactorasenesteimportanteprocesodetransformaciónjudicial,loscualeshancontribuidocondinamismoyfortalezadecarácteradesarrollarproyectosquecontribuyenalaeliminacióndepapelenlajusticia.Noscuentanacercadelarutarecorridaparaimplantartribunaleselectrónicosoparalograrunamodernagestióndejusticiaaplicableenelámbitoadministrativoyjurisdiccionalbasadaenaudienciasorales,asícomounmodernosistema“Cero Papeles”(SICE)enlaSecretaríaGeneraldelaCortequeimpactalarecepción,manejo,envíodedocumentación,actasyagendasdeCortePlenayConsejoSuperiorexclusivamenteenmediosdigitales,ylosdesafíosenelcampodeconservacióndedocumentaciónelectrónica.


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ii. eL papeL en La JustiCia CostarriCense

Sibienelpapelestápresenteennuestravidaenlamayorpartedelasactividadesquedesarrollamos,suusodemanerairresponsableestáhabitualmenteasociadoenelámbitopúblicoatramitologíasexcesivasy formalismosqueconviertenenunaadversidadcualquiergestiónquerealizalapersonausuariadelservicio,lacualdebeenfrentarobstáculosparaobtenerrespuestaoportunadelsistema.

LaAdministracióndeJusticia lamentablementenoes laexcepción,cualquier trámitequeserealizaanteunainstanciajudicialnoescapadelcalificativodelento,complejo,deshumanizado,saturadodepapelesydegestionesrepetitivaseinnecesariasqueabultanlosexpedientesjudicialesyatrasanladecisióndelconflicto.

Loscostoseconómicosasociadosalretrasojudicialafectanlatutelajudicialefectivayrepresentanunabarreraparalaspartesprocesales.

Históricamente,larealidadinstitucionalmostrabaunaculturajudicialverticalalejadadelcontactohumano,delarealidadsocialypolítica,enlacuallosjuecesseencerrabanensusoficinasparadictarunaresolución,sinverlosrostrosdelaspartesniescucharavivavozsusalegatos.

Losjuecesylasjuezasestabanalejadosdetodarealidadmaterial,social,políticaycultural,contagiadosdeunambientedeindiferencia,cargasdetrabajoexcesivo,bajolapresuncióndequedictabansentenciasluegodehaberseleídotodoslosautoscompuestosdecentenaresde foliosy,aveces,hastademiles,enfrascadosenunaexcesiva tramitologíaque impedía la introduccióndemediosalternoscomolaoralidadquesecaracterizabaporelencuentrohumano,laresoluciónrápidayoportunadellitigio,laconciliaciónmedianteaudienciastempranas,entreotros.Enesascondiciones,imperabalasensacióndequesomosvíctimasdelformalismoqueimpedíacontodarazón,lasatisfaccióndehabersidoobjetodeunatutelajudicialefectiva.(Enesesentido,véaseLupitaChaves,tesisdoctoral2009.“La Tutela Judicial Efectiva en el nuevo modelo de justicia contencioso administrativa”.EscuelaLibredeDerecho,SanJosé,p.100).

Enesa realidad, laAdministracióndeJusticiano lograbagarantizardemaneraefectiva losderechosde laspersonasusuariascuandoaccedíanalserviciopúblicodejusticiayenfrentabanbarrerasparaeldisfrutedesusderechos,porunainadecuadaaplicacióndesistemasdegestiónynuevosmodelosdeorganización.

Laspalabrasdel juristaAlejandroNietoresultanatinentes,cuandoseñalaqueanteel formalismoprocesalyelretrasojudicialalcabodemuchosaños,“[...]el estrépito judicial supone un laberinto en el que quizás triunfe el Derecho, pero donde se pierde la Justicia”. (Enesesentido,AlejandroNieto.Balada de la Justicia y la Ley.EditorialTrottaS.A.,Madrid,España,2002,p.72).

Poraños, tantoporpartedelpersonal judicialcomopor lapoblación,seha tenidocomonormalobservar los recintosjudicialesconestantesyescritoriosdesbordadosdeexpedientesjudicialescargadosdepapel,defotocopiasyhastadetrámitesyresolucionesjudicialesinnecesarias,locualnohapermitidoquelosconflictosseresuelvandemaneraoportuna.


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Elpapelhasidolaexcusaparaviolentarelprincipiodeinmediatezyobstaculizarlaspolíticasdeoralidaddelosprocesos,detrásdelcualseescondenmúltiplesactuacionesyestrategiasdealgunoslitigantespararetrasarlaprontadecisiónjudicial.Elloesasí,porqueconsuusosehanpodidomanipularlascausas,dondeseordenanactosprocesalesqueprovocantiemposmuertosyalarganlasolucióndelconflicto.

Enmateriapenal,porejemplo,nadiesecuestionaque los juecesy las juezaspenalespermanezcanmesesymesesy,aveces,másdeunaño,sumergidosenundebatepararesolverunsoloprocesojudicial,contenidodemontañasdepapelesconformadosportestimonios,pruebasdocumentales,periciales,conlascualessellenancajasyhastaoficinas.Entretantotiempo,contantasdeclaraciones,contantospapeles,aquiénnolesaltaladudadequesilajusticiatriunfóoseevaporóentretantopapel.

Entretantopapel,resultaparadójicoquecadacausaseaunnúmeromásentreesemontóndepapelesquesetransformaenalgoindescifrableycomplicadoderesolver.

LaAdministracióndeJusticiasehaahogadoenpapelesytramitologíasinnecesariasqueobstaculizanlacapacidadderespuestadelsistemapararesolverelconflictoyviolentanelderechofundamentalarecibirunajusticiaprontaycumplida,locualsetraduceenviolacionesalderechohumanofundamentaldeaccesoalajusticia.

Figura n.° 1

DILACION DE LOS PROCESOS POR USO IRRACIONAL

DEL PAPEL

JURISDICCION INACCESIBLE

DESHUMANIZACIÓN

TUTELA TUTELA JUDICIAL JUDICIAL EFECTIVAEFECTIVA

COSTO DE LA JUSTICIA ???

FORMALISMOS SUSTENTADOS EN SOLICITUDES DE

DOCUMENTOS FISICOS

Violaciones al Derecho de Acceso a la Justicia Violaciones al Derecho de Acceso a la Justicia

VIOLACIÓN DEBIDO PROCESO

LaSalaConstitucionaldelaCorteSupremadeJusticiacostarricensehadeclaradoconlugarunagrancantidadderecursosdeamparopormotivoderetrasojudicial,segúnseilustra:

II.- Sobre el fondo. En lo que concierne al derecho a la justicia pronta y cumplida, estatuido en el artículo 41 de la Constitución Política, la Sala debe juzgar las causas de los atrasos judiciales a fin de comprobar si el órgano jurisdiccional no ha empleado la requerida diligencia para acatar ese mandamiento constitucional. Al respecto, resulta evidente que


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la duración excesiva y no justificada de los procesos implica una clara violación a ese principio, pues los reclamos y recursos puestos a conocimiento de la Administración de Justicia deben ser resueltos, por razones de seguridad jurídica, en plazos razonablemente cortos […]. (Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, Resolución n.° 2007-3819 de las 14:40 horas del 27 de marzo de 2007).

[…] En este caso queda claro que lleva razón el petente en el sentido de que el expediente judicial número 01-002411-0638-CI no ha sido tramitado diligentemente, pues desde setiembre del 2004 el amparado gestionó su marcha, sin que más de dos años después el Juzgado haya resuelto. Ese plazo, excede los límites de lo razonablemente permitido, lo cual causa un perjuicio al amparado; por lo que esta Sala tiene por acreditada la mora incurrida por el despacho y, consecuentemente, procede a estimar este recurso, como en efecto se dispone Por tanto: Se declara con lugar el recurso. Se condena al Estado al pago de las costas, daños y perjuicios causados con los hechos que sirven de base a esta declaratoria, los que se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. (Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, Resolución nº. 2007-2817 de las 18:52 horas del 27 de febrero de 2007).

Lamentablemente,lascondenatoriasderecursosdeclaradosconlugarypagosdedañosyperjuiciosporretrasojudicialconstituyenunacausamásdelasqueafectaelcostodelajusticiaporusodesmedidodelpapel.

Acontinuación,enlasiguientematriz,sereflejaelaumentoenelcostodelajusticiacostarricense,tantoenrelaciónconelgastopúblicocomoporcasosterminadosyporhabitante.

año 2006 2007 2008 2009 2010

%GastoJusticia/GastoPúblico 5,5 5,7 6,1 6,4 5,9

Costomediocasosterminados(¢) 195.571,7 219.233,1 273.298,7 317.130,7 374.964,3

Costomediocasosterminados($) 381,9 424,4 529,2 556,0 706,5

%CostoAdm.respectodelcostodejusticia 14,9 15,5 14,7 17,0 20,8

%CostoJurisd.respectodelcostodejusticia 36,2 35,7 36,8 34,1 35,5

%GastoporpagodePersonal 89,7 88,5 84,9 84,3 87,4

GastoenJusticiaporHabitante(¢) 22.472,0 26.139,8 33.524,3 41.708,7 48.523,3

GastoenJusticiaporHabitante($) 43,9 50,6 64,9 73,1 91,4

Juecespor100milhabitantes 18,3 18,5 20,6 21,4 21,8

PersonalAuxiliarpor100milhabitantes 47,9 48,6 46,2 46,5 51,0

Fiscalespor100milHabitantes 7,8 7,9 10,2 10,2 10,2

DefensoresPúblicospor100milhabitantes 5,9 6,1 7,4 7,6 7,8

Fuente: “CompendiodeIndicadoresJudiciales2006-2010”,elaboradoporlaSeccióndeEstadística,DepartamentodePlanificación,PoderJudicial,CostaRicahttp://www.poder-judicial.go.cr/planificacion/Estadisticas/Compendio_de_Indicadores/compendio_indicadores_2006-2010.pdf


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Desafortunadamente,elaumentodelcostodelajusticianoestárelacionadoconunindicadordemejoraenelservicio,deagilidaddelatramitaciónylacalidaddelasgestionesjudiciales.Elloesasí,porqueapesardelaumentoenloscostosdelajusticiacostarricense,nosencontramosenunestadodemayorgradodecongestióndelosdespachosjudiciales,dondelatasadependenciaesmuyalta,lomismoocurreconelnúmerodecasosabandonados.Cadadíahaymásjuecesyjuezas,personaldeapoyo,fiscalesydefensorasydefensorespúblicosporcada100.000habitantes.Sinembargo,lacantidaddecausasresueltascadavezesmenor,comoseilustraacontinuación.

Segúnel“Compendiodeindicadoresjudicialesparaelperíodo2006-2010”,encomparaciónconel2009,lacantidaddejuecesyjuezascrecióenun3%,registrandoenel2010untotalde995,loqueimplicaqueelindicadorlleguea21,8juecespor100milhabitantes.EstacifraesconsideradaunadelasmásaltasdeIberoamérica.

Adicionalmente,elpersonalauxiliarpor100milhabitantestambiénmostróunaumentoimportanteenel2010,alpasarde46,5auxiliarespor100milhabitantesenel2009a51unañodespués.

Entérminosabsolutos,lasvariablesanalizadassehancomportadodemaneracrecienteatravésdelosaños,locualseconstituyeenunesfuerzoporpartedelPoderJudicialparamejorarlaAdministracióndeJusticiayparaelbeneficiodelapoblaciónengeneral.

Gráfico N° 1Jueces, Auxiliares, Fiscales, y Defensores por 100 mil habitantes durante e l período 2006 -

2010

21,420,618,518,3

21,8

51,046,546,248,647,9

10,210,210,27,97,87,87,67,46,15,90

102030405060

2006 2007 2008 2009 2010

AÑO

TOTAL

Jueces Personal AuxiliarFiscales Defensores Públicos

Fuente: “CompendiodeIndicadoresJudiciales2006-2010”,elaboradoporlaSeccióndeEstadística,DepartamentodePlanificación,PoderJudicial,CostaRica.http://www.poder-judicial.go.cr/planificacion/Estadisticas/Compendio_de_Indicadores/compendio_indicadores_2006-2010.pdf

Gráfico Nº 2Tasa de pendencia y resolución según años. 2006 - 2010

45,3 47,147,3 46,8 49,647,4 48,1

46,843,3 40,1

10,37,3 4,8 5,9 10,0

01020304050607080

2006 2007 2008 2009 2010AÑO

CASOS

Pendientes Resolución Abandonados

Fuente: “CompendiodeIndicadoresJudiciales2006-2010”,elaboradoporlaSeccióndeEstadística,DepartamentodePlanificación,PoderJudicial,CostaRica.http://www.poder-judicial.go.cr/planificacion/Estadisticas/Compendio_de_Indicadores/compendio_indicadores_2006-2010.pdf

Lapendenciaoasuntospendientesdeundespachopermiteestablecerlacantidaddeexpedientesqueestánalaesperadesertramitadosobienqueyainiciaronsutramitación;peroaúnnoseconcluyen.


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Porsuparte,laresoluciónfacilitaelpoderevidenciarcuántosdelosexpedientesdentrodelospendienteshansalido.

SegúnelCompendiodeIndicadoresJudiciales,enel2006y2007,latasaderesoluciónfuesuperioraladependencia.Noobstante,apartirdel2008cambiaestecomportamiento,alobservarsequelatasaderesoluciónempiezaadecrecerhastaalcanzarenel2010alvalormásbajodelosúltimosañosconun40,1%,mientrasque,porelcontrario,ladependenciaseincrementaregistrandoun49,6%,cifranoalcanzadaanteriormente.Estascifrasreflejanladesmejoraquesehavenidodandoqueregistraunabajaenlosasuntosresueltos.

Desdeestaperspectiva,laescrituraquetraeaparejadaelusodepapelquehacontribuidoahacermáscostosalajusticiahacargadoelpresupuestodelosPoderesJudicialescongastosirracionalesporderrochedecompradepapelysuconsumo.Bienpudohaberseutilizadoestedineroenelmejoramientodelserviciopúblicodejusticia.

Anivelinstitucional,añoconaño,dentrodelasubpartidapresupuestaria29903“Productos de papel, cartón e impresos”, elmontopresupuestadoasícomologastadoporconsumodepapelenelPoderJudicialcostarricenseobservanunatendenciadecrecimientoacelerado.

Enel2005,elpresupuestoinicialformuladoporlainstituciónfuede$687.968,636y,parael2009,lofueporlasumade$1.387.716,537,esdecir,secalculóunacantidadmayoren$818.491,498paracompradepapel,diferenciaennúmerosporcentualesenunperíododecincoañosmayoraun118%.

gráfico n.° 3

Fuente: AuditoriaJudicial,DepartamentodeFinancieroContableyDepartamentodePlanificación.

Ahorabien,laradiografíaseagravaalmomentodeejecutarelpresupuesto,enlamedidaqueloformuladodebeserreforzadoconrecursosadicionalesparalacompradepapel,comoseobservaenelgráficoanterior,dondealcompararlogastado(devengado)del2005al2009,sedaunincrementode$1.189.930,489querepresentaunaumentoenelperíodode207.00%,yelpuntocríticosedaentreel2008al2009conungastode$873.760,0810que,entérminosporcentuales,representaun105.0%deunañoaotro.

6 Paradeterminarelmontoendólares,seconsideróeltipocambiariodeventadedólaresdelosEstadosUnidosdeAmérica,referenciadelBancoCentraldeCostaRica,enfuncióndeloscolonescostarricenses,paralocualsesacóunpromedioparael2005,elcualesde¢478.64pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢329.160.073,00(trescientosveintinuevemillonescientosesentamilsetentaytrescolones).

7 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢802.460.963,00(ochocientosdosmillonescuatrocientossesentamilnovecientossesentaytrescolones).

8 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢473.300.890(cuatrocientossetentaytresmillonestres-cientosmilochocientosnoventacolones).

9 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢688.089.203,10(seiscientosochentayochomillonesochentaynuevemildoscientostrescolonescondiezcentavos).

10 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢505.260.508,00(quinientoscincomillonesdoscientossesentamilquinientosochocolones).


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TodaestasituaciónrefuerzalanecesidadderevisarybuscarnuevasarquitecturasdegestiónjudicialacompañadasdecreatividadeinnovaciónparaagilizarlaresolucióndelosprocesosjudicialesyaumentarlaproductividadconaplicacióndenuevoscriteriosdegestióndelosrecursosmaterialesyhumanosyelreplanteamientoradicaldelosrolesenlaAdministracióndeJusticiaydetodaslaspartesintervinientes(personaldeldespacho,litigantes,personasusuarias,otrasinstitucionespúblicas,privadasyotros).Sufinesfrenarelconsumodesmedidodepapelcomounodelosfactoresquehacontribuidoalretrasojudicial,enlamedidaquesehasustentadoporañosenunsistemaescritoquedebesersuperadoenelnuevomilenioporobligación institucionalyresponsabilidadsocialorganizacionalconelmedioambiente.


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iii. programa haCia Cero papeL en eL poder JudiCiaL CostarriCense

3.1 antecedentes

Anivelinstitucional,enlasesiónextraordinarian.º38-09(Presupuesto2010),celebradael22deabrilde2009,artículoXXVIII (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2009), el Consejo Superior dispuso que los despachosjudicialesdebíanhacerelesfuerzoporimplementarnuevasformasdeprestacióndeserviciosdondeseincluyeranlaoralidadyelusodenuevastecnologías,parareducirelusodepapelylasfotocopiasytenerpresentelapolíticadesuministrardocumentaciónalaspersonasusuariaspormedioselectrónicos,conformelaleylopermite.

Igualmente,enlasesiónn.°16-09celebradael1°demayode2009,artículoXXI(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2009),laCortePlenadispusoaprobarlas“Medidas para la Contención del Gasto”,entreellaslasiguiente:

[…] 16. Con el propósito de disminuir el consumo de papel, se deberá potenciar el uso de los medios electrónicos de comunicación, tal y como lo autoriza el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al efecto se establecerán políticas de uso restringido del papel tanto en la tramitación judicial cuanto en la administrativa, incentivándose prácticas de cero papel y un uso intensivo de las bases de datos con que se cuenta y del correo electrónico institucional.

Posteriormente,ennoviembrede2009,enlasesiónn.º105-2009delConsejoSuperiordel12denoviembrede2009,artículoLXIV(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2009),seanalizóelinformen.º1638-PLA-2009delaDepartamentodePlanificación,referentealaejecución de las políticas de simplificación de trámites administrativos a nivel interno, de reducción del uso del papel y de utilización de los sistemas de comunicación interna, con base en los recursos tecnológicos que la Institución ha puesto al servicio de los servidores judiciales.

Seconcluyóque,apesardequesehayanrealizadoesfuerzoseneltema,estoshansidoaisladosenlaaplicacióndelapolítica,porlocualserecomendólaconformacióndeunequipodetrabajoconlaparticipaciónderepresentantesdecadaunodelosámbitos(Administrativo,Jurisdiccional,AuxiliardeJusticia:OrganismodeInvestigaciónJudicial,DefensaPúblicayMinisterioPúblico),conelfindequelidereeltemadereduccióndelusodelpapel.

En la sesión n.º 5-2010 del 19 de enero de 2010, artículo XLV (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2010),elConsejoSuperioraprobólaconformacióndelequipodetrabajoqueasumirálaresponsabilidaddeliderarlareduccióndelusodelpapel,coordinadoporunapersonaintegrantedelConsejoSuperior.

Aunadoaello,enelInformen.°171-15-ATI-2010del12defebrerode2010,referenteal"Análisis de la razonabilidad de las acciones institucionales relacionadas con tecnología, llevadas a cabo para minimizar el uso del papel en el Poder Judicial", laAuditoriaJudicialdestacólanecesidadinstitucionaldequeelequipodetrabajodebía:

[...]coordinar Institucionalmente la reducción del uso de Papel, a fin de elaborar, ejecutar y dar seguimiento a un Plan de acción, debidamente documentado y aprobado, en torno a lograr la disminución del papel y demás suministros relacionados, aprovechando la tecnología en el Poder Judicial, que integre los esfuerzos respectivos de las diferentes dependencias de todo el país [...].

Dentrodeestecontexto,laprimerareunióndelComitéCoordinadorInstitucionalparalaReduccióndelUsodelPapelserealizóel8demarzode2010,enlaqueseacordómodificarelnombrea“ProgramaHaciaCeroPapel”y,comotareainicial,seabocóalaelaboracióndeundiagnósticosobrelasituaciónyfuentesdeconsumodepapelanivelinstitucional,asícomorecabartodasaquellasbuenasprácticasyesfuerzos institucionalesaisladospordiferentesoficinas judicialesencuantoa reduccióndecirculantedepapel.


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3.2. estructura y organización del programa hacia Cero papel

ElProgramaestáintegradoporrepresentantesdeimportantessectoresdelPoderJudicialbajolacoordinacióndeunapersonaintegrantedelConsejoSuperior:

● ÁmbitoJurisdiccional● ÁmbitoAdministrativo (Departamento de Planificación, Dirección de Tecnología de la Información, Departamento de

PrensayComunicaciónOrganizacional,DirecciónEjecutiva)● MinisterioPúblico● OrganismodeInvestigaciónJudicial● DefensaPública

Lasreunionessellevanacabocadatressemanasparadiscutirencadareuniónnuevasacciones,asícomoconocerlosavancesyresultadosdecadaunodelosequiposensusrespectivosámbitos.

AniveldeestructuraenelOrganigramainstitucional,elProgramaseubicabajolaresponsabilidadensuejecucióndelConsejoSuperiordelPoderJudicial,comolagráficasiguientelomuestra.

Figura n.° 2estruCtura programa haCia Cero papeL

poder JudiCiaL

CORTEPLENA

CONSEJOSUPERIOR PROGRAMAHACIACEROPAPEL

EQUIPOÁMBITOAUXILIARDEJUSTICIA

EQUIPOORGANISMODEINVESTIGACIÓNJUDICIAL

EQUIPOÁMBITOJURISDICCIONAL

EQUIPODEFENSAPÚBLICA

EQUIPOÁMBITOADMINISTRATIVO

EQUIPOMINISTERIOPÚBLICO

Fuente: ProgramaHaciaCeroPapel

3.3 Compromiso y objetivos del programa hacia Cero papel

ElProgramaHaciaCeroPapelbuscalogrartransformacionesyunamejorgestiónenelserviciodejusticia,contecnologíaosinella,paralocualestablecelossiguientescompromisos:

● AsumirelliderazgoyeldesarrollodepolíticasyestrategiasqueeliminenelusodelpapelyelapegoalaescrituraenlaAdministracióndeJusticia.

● Desarraigoalpapelcomomedioparafortalecerelderechodelaspersonasusuarias,paraquelosprocesosrecibanunatramitaciónágil,flexibleysinmenguadelacalidaddelasdecisiones.

● Controlaryconocer lascausasquegeneranresistenciaalusode la tecnología, laoralidad, lasaudiencias tempranasde conciliación, entre otros,mediante la optimización de losmecanismos de comunicación, transmisión y acceso de


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informaciónpormedioselectrónicos,considerandosiemprelasnecesidadesyrequerimientosdelapoblaciónusuariaydeaquellaqueseencuentraencondicióndedesventaja11encuantoalusodelatecnologíadisponible,parafacilitarelderechohumanoyelplenodeaccesoalajusticiasinbarrerasdeningúntipo.

● Reducircostosparalajusticiaycolaborarconelambiente.

Dentrodeestecontexto,elProgramaseimpusoobjetivosgeneralesyespecíficos:

3.3.1 objetivo general

Desarrollarunaculturainstitucionaldedesarraigoalaescrituraenprocuradeunaeficientegestiónjudicialmediantelaaplicacióndebuenasprácticasquecontribuyanareducirlostiemposderespuestaalaspersonasusuarias,yaseaatravésdelusoderecursostecnológicososinellos.

3.3.2 objetivos específicos

● Propiciarcampañasdesensibilizaciónycapacitacióndirigidasalpersonaljudicialylaspersonasusuarias,acercadelaimportanciadeerradicarelconsumodepapel,impresionesyfotocopiasenlaAdministracióndeJusticia.

● Informaralpersonaljudicialyalaspersonasusuariaslalistayfuncionalidaddetodaslasherramientastecnológicasconquelainstitucióncuenta,conelfindemotivarsuutilizaciónenaquellasoficinasdondeseencuentrandisponibles.

● Gestionarlainducciónyelseguimientosobreelusodelasdiferentesherramientastecnológicasconquelainstitucióncuentaparagenerarunóptimousodeesosrecursos.

● Conocer,controlaryminimizarlascausasquegeneralaresistenciaalcambioorganizacionalcuandoseintroducenmejorasenelservicio,conelfindelograrunadecuadoaprovechamientodelosrecursoshumanosytecnológicosdisponibles.

● Promoverprotocolosomanualessobreelusodecadaherramientatecnológicaparapotenciarsuutilización.● Procurar,protocolosymanualesquepermitanmodificarelmodelotradicionaldegestión-apoyadoenlaescritura-enlas

oficinasydespachosjudicialesquenocuentanconherramientastecnológicas.● Fomentarlaaccesibilidadalosrecursostecnológicosparatodalapoblaciónjudicialyparalaspersonasusuarias,con

especialatenciónaaquellasencondiciónvulnerable.● IncorporaraccionesrelativasaladisminucióndeimpresionesyfotocopiascomoejetemáticodentrodelosPlanesAnuales

Operativos.● Contarconuninventariodelosformatosy/oformulariosimpresos,formaleseinformalesqueseestánutilizandoenla

gestión judicial, parasusustituciónen loscasosqueseaposiblepormedioselectrónicos, sinperjuiciodeconsideraraquellasoficinasodespachosque,porfaltadeherramientastecnológicas,selespermitaotrosusos.

● LograrunaefectivareduccióndelgastopresupuestariodelPoderJudicialenlaspartidaspresupuestariasvinculadasconelconsumodepapelyfotocopias,mediantelaincorporacióndelineamientosespecíficosenlosprocesosdeformulaciónpresupuestaria.

● Divulgaryfomentaranivelinstitucionalunbancodebuenasprácticas,entemasrelacionadosconlasustitucióndelusodelpapel,reduccióndeimpresionesyfotocopias.

● Implementarindicadoresdecostoyconsumoquepermitanconocerycuantificarlosavancesqueselogrenencuantoalareduccióndelconsumodepapelyfotocopias.

● MejorarlaimagendelPoderJudicialdeCostaRicaanivelnacionaleinternacionalenmateriaambientalporlareduccióndelataladeárboles,productodeladisminuciónenelconsumodepapel.

11 Tomandoenconsideraciónsiemprelasnecesidadesylosrequerimientosdelapoblaciónusuariaqueseencuentraencondicióndedesventajaencuantoalusodelatecnologíadisponible(brechadigital)ydelaspoblacionesencondiciónvulnerable,identificadassegúnlas100ReglasdeBrasilia,aprobadasenlaXIVCumbreIberoamericanarealizadaenBrasiliaenmarzode2008,cuyoobjetivoesqueelsistemajudicialseauninstrumentoparaladefensaefectivadelosderechosdelaspersonasencondicióndevulnerabilidad(niñosyniñas,adolescentes,personasadultasmayores,personascondiscapacidad,migrantes,indígenas,víctimasdedelitos,pobreza,personasprivadasdelibertad,mujeres,diversidadsexual).


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3.4 acciones adoptadas por el programa hacia Cero papel

3.4.1 elaboración de un diagnóstico general y por ámbito del gasto en consumo de papel y fotocopias traducida en la tala de árboles

Internamenteseconformóunequipodetrabajoparalaelaboracióndeundiagnósticodelasituacióndelconsumodepapelyfotocopiasencadaunodelosdiferentesámbitos.Elequiporecabólosesfuerzosaisladosenreduccióndelconsumodepapel,consideradoscomobuenasprácticasparasuanálisisyréplicasrecomendadas.

Asuvez,cadasectordelProgramallevóacabounanálisisdelasprincipalesfuentesdeconsumodepapel,paravalorarsituacionesquepermitieransuerradicaciónyaquegenerabanunaltoconsumo.

Paraestalabor,seanalizaronlosinformesdelaydelDepartamentodeAuditoríasobreeldesmedidoconsumodepapel,asaber:

Sepudodeterminar que elbien“papel”mayormenteutilizadoenlasoficinaseseldenominadocomo“oficio”fórmulaF-74,

yel“Papel para fotocopiadora/carta bond blanco”12,loscualesañoconañoreportanunatendenciaalcrecimiento,segúnsemuestraacontinuación:

Cuadro n.° 1Cantidad de resmas de “papel of ic io fórmula F-74” y de “papel para fo tocopiadora carta bond blanco” despachadas por el Departamento de Proveeduría A las

Ofic inas Administrativas del programa 926 “Dirección, Administración y otros órganos Apoyo Jurisdicc ional”, del 2007 a mayo del 2009

Oficinas F74- papel oficio(1) Papel para fotocopiadora carta bond

blanco(2)

2007 2008 2009(3) 2007 2008 2009(3)

Consumo total 6249 15134 14370 745 813 387

Ofic ina Adminis. I Cir.Jud. San José 1106 2839 9000 239 150 100

Ofic ina Adminis. II Cir.Jud. San José 1963 6516 2180 20 40 0

Administracion Regional I Circuito Judic ial Alajuela 221 310 93 7 12 3

Administración Regional de Cartago 193 234 285 188 60 42

Administración Regional de Heredia 1441 2880 1480 40 140 100

Administración Regional de Puntarenas 181 355 212 125 170 20

Un Administrativa del Ministerio Público 1000 1450 700 30 11 2

Un Administrativa de la Defensa Pública 144 550 420 96 230 120

(1)En el papel oficio las resmas contienen 1000 unidades (2)En el papel para fotocopiadora carta bond blanco las resmas tienen 500 unidades. (3) Corresponde a los primeros cinco meses del año 2009. Fuente: Reporte generado por el Departamento de Informática del Sistema de Inventario de Materiales, SIM, del Departamento de Proveeduría.”

Delcuadroanterior,seapreciaelaumentodel2007al2008deun142%y,paramayodel2009,lacantidadreportadaesdeun95%encomparaciónconel2008,apesardequelasestadísticasparael2009correspondenalosprimeroscincomesesdelaño.Enelcasodelacantidadtotalderesmasdel“papel para fotocopiadora carta bond blanco”, del2007al2008aumentóenun9%,mientrasqueamayode2009elpromediomensualderesmasregistradasfuesuperiorendiezunidadesalpromediomensualdelreportadoenel2008.

Envistadeque lasestadísticasanterioresnocontemplaron todoel2009,elDepartamentodeProveeduríasuministrólainformacióndetalladadelosconsumosdepapelF-74paraelrestodelperíodoqueascendióa52.443(F-74)resmasdepapeldespachadasporámbito,segúnsemuestraacontinuación:

12 Enesesentido,Informen.º1638-PLA-2009delDepartamentodePlanificación.


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Cuadro n.° 2

Cantidadderesmasde“PapelOficioFórmulaF-74”despachadasporelDepartamentodeProveeduríaenel2009,segúnámbitodelPoderJudicial

ÁmBito Cantidad de unidades porCentaJe %Administrativoyotrosórganosdeapoyojurisdiccional 25.337 48.31Jurisdiccional 13.883 26.47OrganismodeInvestigaciónJudicial 5.211 9.93DefensaPública 1.958 3.73MinisterioPúblico 6.054 11.54

TOTAL 52.443

Fuente: SeccióndeAnálisisyEjecución,DirecciónEjecutiva.

Losdatosmostradosevidencianunincrementoañoconañoenelconsumodepapel,apesardequenorepresentanelconsumorealporcadaámbito,dadoquealgunasadministracionesregionalesocircuitoscomoelIICircuitoJudicialdeSanJosé,denominadoGoicoechea (se ledespachó6.825 resmas ),Heredia (3.480)yLiberia (1.650), los requerimientosde laF-74sondespachadosporelDepartamentodeProveeduríaacadaAdministraciónynoalosámbitosrespectivos,yestaseencarga,asuvez,dedistribuirloencadaoficinadependiendodelasnecesidades.

Sedeberesaltarquesolamentelasoficinascitadasentérminosporcentualesrepresentanun47.18%(11.955unidades)del 48.31%delÁmbitoAdministrativo yotrosórganosdeapoyo jurisdiccional, si se compara la cantidadde resmasdepapel,independientementedequeseaF-74opapelparafotocopiadora,entreel2007yel2009sepuedeapreciarquelascantidadesdespachadasporelDepartamentodeProveeduríaalasdiferentesoficinassetriplicaron.

EldiagnósticotambiéndemostróqueelconsumototalinstitucionaldeF-74parael2009fuede52.443resmasde1000hojas,loquesignifica52.443.000(cincuentaydosmillonescuatrocientoscuarentaytreshojasdepapelconsumidasporelPoderJudicialenunsoloaño).Entérminosmonetarios,representóunaerogaciónde$432.215.3513ylatalade6169árboles,sipartimosdequeaproximadamenteporcadadiecisieteresmasdepapelde500hojas,setalaunárbol.

Por su parte, laAuditoria Judicial14 destaca los siguientes elementos relacionados con el consumo de papel, a nivelinstitucional:

● Altainversióndeaproximadamente$2.825.710.1915encadapresupuestoinicialdel2009y2010,enlassubpartidasdepapel,cartóneimpresos(partidapresupuestaria29903)ytintas,pinturasydiluyentes(partidapresupuestaria20104).

● Elmontodevengadoenpapel,cartónyotrosdel2009seduplicóconrespectoal2008,enparteporlaadquisicióndeaproximadamente$432.331.4716entoallasdepapel,afindeatenderlaemergencianacionalquesepresentóconmotivodelvirusAH1N1,asícomolaprevisiónparaelabastecimientodurantelosprimerosmesesdel2010.

13 Elpromedioparael2009esde¢578.26,pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢249.932.849.40(doscientoscuarentaynuevemillonesnovecientostreintaydosmilochocientoscuarentaynueveconcuarentacentavos).

14 AuditoriaJudicial,SecciónAuditoriadeTecnologíadeInformación,Informedeadvertencian.°171-15-ATI-2010del12defebrerodel2010sobreel“Aná-lisisdelarazonabilidaddelasaccionesinstitucionalesrelacionadascontecnología,llevadasacaboparaminimizarelusodelpapelenelPoderJudicial”.

15 Elpromedioparael2010esde¢530.84pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde1.500millones(milquinientosmillonesdecolones).

16 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde250millones(doscientoscincuentamillonesdecolones).


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● Destacaelcompromisoinstitucionalenpromoverunaseriedeesfuerzosyestrategiasdefortalecimientodelaplataformatecnológica: interconexión,sitiowebdelPoderJudicial,desarrollodealgunossistemasde informaciónquereducenelconsumodepapel yotrasmedidascomo:estadísticaselectrónicas, circulares, reciclaje, configuraciónde impresoras,notificacioneselectrónicasyoralidad.

● Resaltaalgunosde losbeneficiosquesepuedenobtenerconeconomíadepapel,entreellos:beneficioalambiente,reducción presupuestaria,mayor aprovechamiento de la tecnología y de los espacios físicos,mayor facilidad para elaccesoalainformación,mejorcalidadyeficienciadelosservicios.

● Entre los riesgos señalan: fallas tecnológicas o desastres significativos que amenazan la habilidad de sostener lasoperaciones;resistenciadelpersonalparaadaptarsealoscambios,confiabilidaddelainformación;ineficazdesarrollo;ausenciaonoutilizacióndeherramientastecnológicas;faltadeconocimientosyhabilidades.

3.4.2 herramientas tecnológicas identificadas a nivel institucional para asumir el reto en lo interno del programa de reducción del consumo de papel

Comopartedeldiagnóstico,seidentificaronanivelinstitucionaltodosaquellosproyectosenmateriatecnológicaquehangeneradounaportesignificativoydeimpactodirectoenladisminucióndelusodelpapel.

Es importante indicar que el análisis demostró la existencia de proyectos estratégicos como el Sistema Integral deCorrespondencia Electrónica (SICE) que, a pesar de sus beneficios, estaba siendo subutilizado por una única oficina judicial(SecretaríadelaCorteSupremadeJusticia)porfaltaderecursoshumanosparaimplantarloenotrasoficinas.

ElProgramasumóesfuerzosygeneróaccionesconelfindeextenderesesistemaaotrasoficinasjudicialesporestarvinculadodirectamenteconobjetivosypropósitosdelPrograma.Así también, seevidencióquesecontabaconelSistemadeAgendaÚnicaenmateriapenal,elcualpermitíallevarlasagendasenformaelectrónicaynoenpapel.Aunquesehabíanrealizadoesfuerzosinstitucionalesparasuimplementaciónentodoslosdespachosdemateriapenal,estesistemaestabasiendosubutilizadopordiversascausas,entreellas,laresistenciaporfaltadeunadecuadoconocimientodesufuncionalidadasícomoporlaculturademantenerunaseriedecontrolesmanualesqueseimprimían.Sibienescierto,estesistemanaceantelanecesidaddeunaadecuadacoordinaciónentredespachosjudiciales,susbeneficiosresultanseraplicablesaoficinasydespachosjudicialesdeotrasmateriasyámbitos(agendacronos).

Entre losproyectosenlistadosenel diagnóstico17, desarrolladospor laDireccióndeTecnologíade la Información, sedestacanlossiguientes:

● SistemaInternodeCorrespondenciaElectrónica(SICE)● DesarrollodelPortaldeServiciosDigitales● Usodesoftwarelibre● SistemadeDepósitosyPagosJudiciales(SDJ)● AutomatizacióndelComplejodeCienciasForenses(CCF)● SistemadeRegistroyEnvíoElectrónicodeMandamientos(SREM)● ControldeActivosFijos(CAF)● ExpedienteElectrónicoCriminalÚnico(ECU)● SistemadeInventariodeMateriales(SIM)● SistemadeFormulaciónPresupuestaria● SistemadeRegistrodeProveedoresSIGAPJ-Proveedores● SistemadeMensajeríaJudicial(SIGAPJ-MensajeríaJudicial)● ProyectodeFirmaDigital● SistemaCostarricensedeGestióndeDespachosJudiciales● ProyectodelDataWarehouse

17 Paramayordetalle,verenlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/documentosdeinteres,Anexon.°1.


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● TribunalElectrónicoSinPapeles● SistemadeVotaciónElectrónica● SistemadeAgendaÚnicaenMateriaPenal● SistemadeNotificacionesdeOCN● SistemadeRecepcióndeDocumentos● SistemadelFondodeJubiladosyPensionados● ProposiciónInteligentedeNombramientos

3.4.3 informatización de formularios, protocolos y manuales

Eldiagnósticoevidenciaque,anivel institucional,circulaunacantidad importantede formulariosmanualesquenosehabíaninformatizado.

Cuadro n.°3Formularios de uso frecuente en los despachos judiciales

que no están informatizados

D E S C R I P C I O N CODIGO Material Cant. Folios

Consumo anual

Pliegos anuales de papel

Folios anuales de papel

CORRESPONDENCIA CERTIFIC 29903-00029 bond 618 7,725.00 61,800.00 INFORME PENAL TRIMESTRAL 29903-00037 periodico 12 1,800.00 14,400.00 SOLICITUD DE VEHICULO 29903-00090 bond 1086 9,068.10 72,544.80 ANTICIPO GASTOS DE VIAJE 29903-00108-N periodico 90 1,125.00 9,000.00 CONTROL ENTRAD.SALI. VEHI 29903-00117 bond 54.96 687.50 5,500.00 SOLICITUD DE VACACIONES 29903-00126 periodico 126 2,362.50 18,900.00 SOL LLANTA- BATERIAS 29903-00131-N periodico 32.04 400.64 3,205.12 CTRL MONTO GIRAD PEN ALIM 29903-00155 manila 18.96 1,194.48 9,555.84 ORDEN CAPTURA PENS.ALIM 29903-00233 bond 23.04 287.50 2,300.00 LIBRO CONTROL DE F-199 29903-00443 bond y bristol blanco 100 42 525.84 4,206.72 LIBRO ENTRADA GRAL DE CASOS 29903-00444 bond y bristol blanco 100 111.96 1,400.00 11,200.00 LIBRO DE ENTRADA DE CAPTURAS Y REMISIONES 29903-00445 bond y bristol blanco 50 56.04 351.56 2,812.48 LIBRO ENT GRAL DILIGENCIAS MENORES 29903-00446 bond y bristol blanco 50 78.96 494.44 3,955.52 LIBRO PARA CONTROL DE RESEÑAS 29903-00448 bond y bristol blanco 50 45.96 144.44 1,155.52 LIBRO CONTROL ROLLOS FOTOGRAFICOS 29903-00449 bond y bristol blanco 76 62.04 295.12 2,360.96

27,862.12 222,896.96


La anterior información propició que dentro de la acciones de la política pública (ver políticas en el apartadocorrespondiente),elProgramaincorporaragirarinstruccionesacadaámbitoparaquerevisaranlosformulariosimpresosqueteníanenusoyvaloraransudigitalización.

Ejemplodeello,enelOrganismodeInvestigaciónJudicialcirculabanaproximadamente30impresosdecontroldeusoobligatorio, de los cuales26 sedigitalizaron, 4estánenprocesodeesperadeaplicaciónde firmadigital.Enesa revisión, sedeterminóquealgunosdeestoscontroles requeríanfirmay,parasudigitalización,seadquirierondispositivosconocidoscomopaddefirmas18paracubrirlanecesidaddeestamparfirmastantodelpersonaldeinvestigacióncomodepersonasusuarias,sinqueserequieralaaplicacióndelafirmadigital,portratarsedeformulariosdondesebuscasimplementedejarconstanciadequefuefirmado.

Concomitantemente, se solicitó al Departamento de Planificación valorar la cantidad de formularios impresos a nivelinstitucionalylaposibilidaddetransformarlosadigital.

Mediante el informe n.° 847-PLA-2012 del 12 de setiembre de 2012 (véase enlace http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/69-formularioselectronicos con detalle de los anexos n.° 1 a 3), eseDepartamento

18 Dispositivoparalacapturadefirmaholográficaqueesdemenorcostoquelafirmadigital.


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determinóunaseriedevariablesaconsiderarpara la informatizaciónde los formularios,entreellas: tipodematerialutilizado,si requierennumeraciónconsecutivaono,elementosdeseguridadono (ejemplocheques),suutilización fuerade laoficinaoenlointerno,siestánimpresosporamboslados,sielconsumoesmuyalto,sisonelaboradosenpapelcontinuo,sisonlibrosempastados,entreotroselementosdistintivos.

SegúnlainformaciónremitidaporelDepartamentodePlanificación,enel2010seinformatizaron24formulariosy,alafecha,secuentacon230formulariosconcódigo,un48%(110formularios)estáninformatizadosyseencuentranubicadosenlaIntranet,conelfindequelaspersonasusuariastenganaccesoinmediatoaestos.

gráfico n.° 4Formularios informatizados y no informatizados

48%(110

Formularios)

52%(120

Formularios)

InformatizadosNoinformatizados

Fuente: DepartamentodePlanificación

Comoselograapreciarenelgráficoanterior,casilamitaddelosformulariosconcódigoseencuentraninformatizados.

Delmismomodo,encumplimientodelasaccionesimplementadasporelProgramaHaciaCeroPapelylaejecucióndelapolíticapública,secuentaactualmenteconuntotal institucionalde187formulariosdigitalizados(concódigoysinél)queseencuentranenlaIntranetdelPoderJudicial,adisposicióndelosservidoresylasservidorasjudicialescomo“Formularios Generales”paraaplicarenlagestióncotidiana.

Lalaborderevisióndeformulariosparasuinformatizaciónesunalaborpermanentequenoconcluyey,alafechadelos120formulariosqueaúnnoestáninformatizados,cercadeun90%tieneexistenciasparaunañoomenos.Porestarazón,elDepartamentodePlanificaciónsecomprometeenelcitadoinformeaanalizarnuevamentelaposibilidaddeautomatizarlosparafinesdel2013.

ElProgramadiscrepaconestetipoderecomendaciónenlamedidaquepostergaelcambioculturalysignificaunretrocesocontinuarconrespaldosfísicosyesperarhastafinalesdel2013paravalorarlaviabilidadsujetaaexistenciasdepapeldeformularios.Seestimaqueelcostodepostergarelcambioparalaautomatizacióndeformulariosquelarecomiendaesmayorquelacantidaddepapelesguardadosparautilizarhastaagotarexistencias,sobretodocuandoelmundoynuestropaístienencomohorizonteunarutadigital.

TampocoestosignificaquecomoProgramaseestésugiriendobotarlosrecursospúblicosexistentes(formulariosfísicosembodegados),loquesebuscacomoalternativaesdarlesotrousomediantelareutilizaciónoreciclajeenbeneficioinstitucional,sinsacrificarelcambioalaautomatizacióndelosquepodríanyaestarlistosparaemprenderlasendadigital.

Enesesentido,sedestacalalabordelDepartamentodeArtesGráficasquecadadíademuestraalaorganizaciónquesepuedereinventar,utilizandopapeleríaendesusoquereciclaparaconfeccionarmaterialesdelogísticaencapacitaciónocampañasinformativas, al grado de que en varios seminarios internacionales, eseDepartamento ha elaborado soportes de diplomas delaspersonasparticipantes,separadoresdelibros,blocksdenotas,carpetas,todoenmaterialreciclado.EstalaborhageneradoimportantesahorrosalaorganizaciónyreconocimientoporpartedelosylasparticipantesenlasactividadesdelalabordesarrolladaporeseDepartamento,enarmoníaconelambienteylaspolíticasdeahorroinstitucional.


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Alrespecto,ellicenciadoJoséRubénDimasPortillo,jefedelDepartamentodeArtesGráficos,manifiestaque:

"En los últimos dos años ha sido evidente para el Departamento de Artes Gráficas, el efecto que ha tenido la Política de Cero Papel en el Poder Judicial, dado que para nadie es un secreto que el papel en sus diferentes tipos, colores y texturas, ha sido la materia prima fundamental de nuestro quehacer por muchos años; es así como se han ido reduciendo las cantidades de solicitudes de trabajos impresos que hacen las oficinas judiciales. Si bien ha habido un buen grupo de oficinas nuevas que aún siguen solicitando trabajos impresos, éstas ya no lo hacen en las cantidades que anteriormente lo hacían.

Ante esta realidad, el Departamento comenzó a incursionar desde hace varios años, en otra área de las artes gráficas que estaba reservada a la empresa privada: La confección de rótulos y banners. Se van a cumplir 6 años, desde que se adquirió la primer impresora plotter, con la cual se comenzó a confeccionar los primeros rótulos de oficinas; en ese entonces, bastaba un cuarto de tiempo de la jornada laboral de un Técnico, para atender la demanda de rótulos; sin embargo, en la actualidad y con la incorporación de una nueva impresora plotter el año pasado, se ha vuelto necesario mantener en esta actividad de "rotulación" a nivel institucional, a 5 servidores a tiempo completo y en algunas ocasiones, hasta 2 servidores más, para poder satisfacer las necesidades de "rotulación" de todo el país.

La "rotulación", no se limita únicamente a los rótulos para identificar las oficinas y áreas de trabajo, sino que se ha extendido a lo que es: Instalación de bandas sandblasting (esmeriladas) en puertas y ventanas de vidrio, para evitar que se golpee la gente contra ellos; la elaboración de etiquetas de CD de las ediciones electrónicas, los banners en gran formato (gigantes), así como los de tamaño estándar, para las actividades especiales y conmemorativas de la Institución. Los murales en oficinas en donde se atienden niños y niñas, creándoles un ambiente agradable, acogedor y propicio para su edad. También se ha comenzado a realizar trabajos en escritura braille, para dar un mejor servicio de información a las personas no videntes.

Aunado a las labores antes citadas, el Departamento de Artes Gráficas, ha venido trabajando de forma comprometida, con el buen uso que se le debe dar a los residuos de papeles y cartulinas, convirtiéndose en el principal reciclador del Poder Judicial, por el volumen que generan dichos materiales y que se envían a reciclar. No se ha limitado únicamente a la separación y envío de estos sobrantes de papeles y cartulinas de los procesos industriales, sino también se ha aprendido a reutilizar dichos sobrantes en la confección de libretas, cubos de papel y tarjetas, los cuales son enviados a los despachos judiciales para la toma de apuntes en sus oficinas, o bien para ser utilizadas en otras actividades de trabajo o de capacitación. De esta forma se envía a reciclar, solo los papeles y cartulinas que ya no se les puede dar ningún uso.

Así como se le ha dado el mejor uso a los sobrantes de papeles y cartulinas, también se ha comenzado a elaborar productos cuyo origen son los sobrantes de los rollos de lona con la que se confeccionan los banners y los sobrantes de las láminas de PVC que se utilizan para elaborar los rótulos. De los sobrantes de lona se confeccionan carpetas tipo sobre, así como mouse pads que se hacen con ambos materiales. Estos productos fueron expuestos por primera vez en el I Congreso Internacional de Justicia Ambiental Iberoamericano, celebrado en la Universidad EARTH, Guácimo Limón 2012, donde tuvieron una muy buena acogida por los diferentes delegados. De esta forma se aprovechan estos sobrantes, que hace solo algún tiempo eran vistos como basura.

Este es el compromiso que ha asumido el Departamento de Artes Gráficas, de estar siempre de la mano con las mejores prácticas en lo que a las artes gráficas se refiere, y con ello aportar nuestro granito de arena a la protección del medio ambiente."

Noobstanteloanterior,elConsejoSuperiordelPoderJudicial,ensesiónN°94-12celebradael25deoctubredelañoencurso,artículoXXVIII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2012/094-2510.doc)conociódelasituaciónytantoelPresidente,MagistradoMorayelIntegranteLópezMcAdamseñalanquenoestándeacuerdoenquesereciclenexistenciasdeformulariosparaconvertiréstosenelectrónicos,sinoqueesepasodebedarseunavezqueseagotenlasexistenciasenpapel.


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Actualmente el Programa se encuentra a la espera de que cada ámbito señale cuáles formularios se encuentran enexistenciaparadeterminarlarutaaseguirencuantoalainformatizacióndelosmismos.

Paralelamente,laDireccióndeTecnologíaeInformaciónseencuentraasolicituddelPrograma,enunprocesodeanálisisparainformatizarlosmanualesyprotocolosexistentesqueexplicanelusodecadaherramientatecnológicaconquelainstitucióncuenta,paracolocarlosadisposicióndelosservidoresylasservidorasjudicialesyensitiosnavegables(IntraneteInternet),conelfindepromoverlaconsultadigitaldelafuncionalidaddelasherramientastecnológicas.

Cabe agregar que, además en la página www.poder-judicial.go.cr, se cuenta con una serie de formularios judicialesquetienenporobjetivoestandarizarelformatodelosescritospresentadosporlaciudadaníaalosdiferentesjuzgadosdelpaís.Consistenenplantillasorganizadaspormateria,lascualescontienenunadescripcióndelosdatosaconsignarenlosdiferentesespacioshabilitadosparapresentardemandasotrámitesjudiciales,ytambiénsebuscaconello,estandarizarescritoscomopartedelproyectodeRecepciónElectrónicadeDocumentosquepermiterecibirescritosenformaelectrónicamediantelaweb(http://www.poder-judicial.go.cr/guia-usuario/Formularios%20Presentación%20de%20Escritos/Formatos.htm).

3.4.4 proceso de construcción de políticas públicas para la eliminación de papel en la justicia

Luego de contar con el diagnóstico, el Programa llevó a cabo una serie de sesiones de trabajo entre las personasintegrantesparalaretroalimentaciónyconstruccióndelaspropuestasdepolíticapúblicainstitucional.

Lalaborinicialmenteresultócomplejaporlaestructuradelaorganizacióncompuestapordiferentesámbitos.Sedebíaredactarunapolíticaintegralquepermitieracubriraccionesgeneralesyparticularesqueimpactarantodoslosámbitosdelaorganización.

Ladiscusiónseorientóallogrodepolíticasprecisasycomprensiblesquefueranfácilmenteasimiladasporlapoblaciónjudicialyseenfocaranadosaspectosfundamentales:1.-Aprovecharlainversióntecnológicaygenerarunusointensivodeestasherramientas tantoporelpersonal judicialcomopor laspersonasusuariasdelservicio.2.-Provocaruncambiodeculturaquepermitieraavanzarhaciaunajusticiasinpapelesconparticipaciónactivadetodaslaspersonasintervinientes(personal judicial,partesdelproceso,institucionesvinculadas,litigantes,personasusuariasentreotros).

ComoresultadodelejerciciollevadoacabodurantecincosesionesdelPrograma,seredactarondospolíticas.Paracadaunadeellas,sedefinieronaccionesdeacatamientoobligatorioenarasdeorientarelcursoinstitucionalhaciaunmodelodegestiónqueaprovecharalainversióntecnológicaygeneraraunaculturajudicialcomprometidaconnuevasformasderealizarlaslaboresyconelmedioambiente.

Las“PolíticasHaciaCeroPapel”fueronredactadasenelsenodelProgramaenlasesiónn.°7-2010del8desetiembrede2010,artículoVI(http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/28-sesiones-2010).

Posteriormente, se remitió la propuesta a la Corte Plena para análisis y recomendación como políticas públicasinstitucionalesdeacatamientoobligatorio,yenlasesiónn.°16-11del30demayo2011,artículoXXXIII,fueronaprobadasporeseórgano.Ensuorden,véaseenlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2011.

Política i: maximizar el uso de herramientas tecnológicas en aquellas oficinas y despachos del Poder judicial que disponen

de las mismas, como medio para alcanzar una justicia sin papeles.

1.1. ParatodotrámitequeselleveacaboenelPoderJudicial,seevitaráelconsumodepapel,propiciandoelusodeinformaciónenformaelectrónicayprescindiendodesuposteriorimpresión.

1.2. A nivel de comunicación interna del Poder Judicial, se utilizará comomedio oficial el correo electrónico paramayorceleridadenlacomunicación.Seexceptúandeestareglalasoficinasydespachosquenocuentanconestaherramienta,sinperjuicioquepuedaninnovarmedianteotrosusosybuenasprácticasenlagestióndelainformación.


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1.3 Comopartedeldesarrollodesistemasdeinformación,laDireccióndeTecnologíadeInformacióndelPoderJudicialylosactoresinvolucrados,procuraránquelassalidasdeinformaciónysuposterioruso,selleveacaboenformaelectrónica,evitandoenlamedidadelasposibilidadeslaimpresióndedocumentos.

Cadaoficinaydespachojudicial,deberáconsiderarelderechodeaccesoalainformaciónydeaccesoalaJusticiadelaspersonasusuarias,yporningúnmotivoelusodelatecnologíaseconvertiráenunabarrerauobstáculoparaelejerciciodeesosderechos.Enelcasoquelapersonausuarianotengaaccesoalosmediostecnológicos,yasílohagasaber,seprocederáafacilitarlainformacióndelaformaquelorequierasegúnlasnecesidadesparticulares(audio,braille,CD,llavedealmacenamiento,impresa,fotocopia,entreotros).

1.4 Todos los informes de las oficinas o despachos judiciales, a lo interno deberán remitirse vía correo electrónico o enalgúnotrosoportedigital,conelfindeevitardemorarlafluidezdelainformaciónenlostiemposactuales.Lasoficinasydespachosjudicialesquenocuentanconsoporteselectrónicos,seexceptúandeestaregla;noobstante,deberánprocurarlaentregadeinformacióndemaneraoportuna.

1.5 Los responsables de los despachos u oficinas judiciales, deben velar por un respaldo adecuado de la informacióndocumentalelectrónica,evitandoelusodepapel.Loanteriorsindetrimentodelasdirectricesquesehanestablecidoenmateriatecnológica.

1.6 Maximizarlarealizacióndelascitaciones,localizacionesynotificacionesenformaelectrónicaenlasoficinasquetienenaccesoaestasherramientas.

1.7 LaremisióneintercambiodeinformacióndesdeelPoderJudicialhaciaotrasInstitucionesseanpúblicasoprivadas,sedeberealizarenlamedidadeloposibleenformaelectrónicaydigital,prescindiendodeestaformadelusodepapel.

1.8 Procurareldesarrolloyaccesodeherramientastecnológicasparalaspersonasusuarias,deformatalqueselesfacilitesustrámites,seanjurisdiccionalesoadministrativos,conelPoderJudicial,sinqueelloseaunobstáculoparaaccederelserviciodeJusticia.

1.9 Propiciar la implementación de una solución tecnológica estandarizada para elmanejo de la información documentalinstitucional.

1.10 Lasjefaturasdelosdespachosuoficinasjudicialesdeberánestablecercontrolesrelacionadosconelconsumodepapeldetodotipoyfotocopias,paralocualdeberánpropiciar,permanentemente,larevisióndelosprocesosylaintroduccióndenuevasformasdetrabajoquepermitanavanzarenlaeliminacióndelusodepapelyfotocopias,paralograrunagestiónmáságilyaseamedianteelusodelatecnologíaosinella.

1.11 Noimprimirdocumentos,salvoencasosestrictamentenecesarios,enloscualesdepreviosedebellevaracabocomprobacióndequeeldocumentoestélistoparaunaúnicaimpresión,haciendousodela“vistaprevia”;ajustedemárgenes,usodelaimpresiónduplex(porambascaras),encalidadborrador,divisióndepárrafoeficiente,paginacióncorrecta,reduccióndeltamañodelasfuentes,usodeespaciosimple,etc.Ademáslarevisióndedocumentossellevaráacaboenformaelectrónicamediantelautilizacióndel“controldecambios”uotrossimilaresenlosdespachosyoficinasjudicialesquetenganadisposiciónesetipodeopcionesensuprocesadordetexto,paraevitarlaimpresióndeborradoresderevisión.

1.12 Enreunionesdecomisionesyequiposdetrabajosinstitucionales,sepropiciaráelusodeequipoyherramientastecnológicasqueseencuentrenasualcance,comoelvideobeam,sistemadevideoconferencias,análisisdeagendasyactasenformaelectrónica,entreotros.

1.13 Potenciarelusodelaagendaelectrónica,maximizarlautilizacióndecalendariosautomatizadosyeliminarlaadquisicióndelosplanificadoresenaquellasoficinasydespachosjudicialesquetienenimplementadasesasopciones.


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1.14 Fortalecerelusodevideobeam,videoconferenciauotrosmediostecnológicos,enaudienciasjudicialesoadministrativas,capacitaciones,entreotros.

1.15 Utilizar el sistema de video conferencia, para evitar el constante traslado de personas detenidas, cuando no seaindispensablesupresenciaenlaaudiencia.

1.16 Sustituirelusodeformularios impresospordigitales(nombramientos,proposicionesdenombramientos,comunicaciónsobre disfrute de vacaciones, saldo de vacaciones, solicitud de vehículo, solicitud de llantas y baterías, consumo decombustible,solicituddemobiliariosyequipos,donacionesydestrucciones,sistemadecontroldeactivos;entreotros)enlasoficinasydespachosjudicialesquecuentanconlasherramientastecnológicasparaello.

1.17 Enelprocesodeformulaciónpresupuestaria,noseaprobaránincrementosenlacompradecualquiertipodepapel.

1.18 LaDireccióndeTecnologíadelaInformación,deberámantenerunaestrechacoordinaciónconelProgramaHaciaCeroPapel,demaneraqueselogreunificaresfuerzosyunmayorcompromisopordisminuirelconsumodelpapelenaquellasáreas,circuitosodespachosjudiciales,dondesevayanimplementandoherramientastecnológicas;

1.19 Losdespachosyoficinasjudicialesdebenmantenerunareducciónprogresivaenelconsumodepapel,conindependenciadelrecursotecnológico,ybuscarmejorarsusprocedimientosdetrabajo,conunenfoquedeeliminacióndelusodepapelinnecesario.

Política ii: Fomentar en el Poder judicial una cultura de no utilización del papel.

2.1 ElProgramaHaciaCeroPapeles,propiciaráeldesarrollopermanentedecampañasorientadasalosservidoresyservidorasjudiciales,ylaspersonasusuariasdelPoderJudicial,paraincentivarunaculturadeeliminacióndelpapelqueseusademanerainnecesaria;partiendoqueelpapelhahechocomplejalalaborjudicialyqueactualmenteserequierennuevasformasdegestiónparamodificarelmodotradicionaldehacerlascosas,desecharlasformalidadesarraigadasenelpapel,aunquenosecuenteconmediostecnológicos;yhaciendousodelastecnologíasenlasoficinasydespachosjudicialesenqueestándisponibles.

Lasjefaturasdelosdespachosuoficinasjudicialestienenlaresponsabilidaddeavanzarhaciauna“justiciasinpapeles”,ycontribuirenlasensibilizacióndelpersonaldeapoyoasucargoparalaeliminacióndelusodepapelensuslaboreshabituales,guiándoseporlosprincipiosdeeconomía,celeridadyconcentración,eliminandoprácticasquenocontribuyenaladecisióndelconflictoyqueobstaculizansuceleridad.

2.2 Instaurarunreconocimientoalasoficinasydespachosjudicialesquepresentenunareducciónsignificativaenelconsumodepapelmedianteelusoonodelatecnología.

2.3 LasjefaturasdelosdespachosuoficinasjudicialestienenlaresponsabilidaddevelarporquelosPlanesEstratégicosyAnualesOperativos,esténacordeconlasPolíticasHaciaCeroPapel.

2.4 ElPoderJudicial,atravésdelasinstanciascorrespondientes,procuraráladefinicióndeindicadoresencuantoalconsumoyusodelpapel,portipo,ámbitoyoficina,queorientenlaimplementacióndemedidascorrectivas-yaseaconelusodeherramientastecnológicasosinellas-ypermitanreorientar,oportunamente,elquehacerdeaquellosdespachosquesealejendeunaculturahacialaeliminacióndelpapelinnecesario.

2.5 Todaoficinajudicialdebellevaruncontrolestrictodeimpresionesyfotocopiasencuantotipodedocumentosycantidad;autorizarálasestrictamentenecesarias.

2.6 Fortalecerelusodeloscentrosdeimpresióncomún.


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2.7 LasUnidades deCapacitación del Poder Judicial, deberán incluir dentro de sus actividades, planes de capacitación,formaciónyentrenamiento,loscontenidosnecesariosdecómolograrnuevasformasymodelosdegestiónjudicial,que agilicen la resoluciónde losconflictos, cadavezmenosapoyadaenpapelesy formalidades innecesarias; incluyendocomoejetemáticolaimportanciadeavanzarhaciauna“justiciasinpapeles”.Loanteriorconelobjetivodepromoverquelapoblaciónjudicialconozcalaspolíticas,procedimientosymejoresprácticasenmateriadeceropapeles,ylaformadelograrsuaplicación,considerandosiemprelasnecesidadesyrequerimientosdelapoblaciónusuaria.

3.4.5 Campañas de información y sensibilización

Una de las estrategias principales del Programa fue incorporar dentro de su equipo al Departamento de Prensa yComunicaciónOrganizacional,quienhajugadounpapeltrascendentaleneldiseñodeestrategiasdecomunicaciónorientadasasensibilizaralpersonaljudicialyalaspersonasusuariasdentrodeunconceptodecambioenlaculturatradicionaldeejerciciodelaactividadjudicialyestimulareldesapegoalusodesmedidodelpapel.

ElProgramadeterminóque,enlaorganización,secontabaconsuficientesherramientastecnológicas,comolasquesehanseñalado.Sinembargo,agregóqueprevalecíaunaculturadeapegoalaescrituraydeconservarinformaciónenpapel.Loanteriormostróquenobastabacon invertir en todaunaplataforma tecnológicaparagenerarel usodeestasherramientas, sinoqueeranecesariollevaracabotodounprocesodeinformaciónysensibilizaciónparaprescindirdelasformastradicionalesdehacerlascosas.

Laplataformapuedeseramigable,peroparasufamiliarización,nosolamenteserequieredeunprocesodeinducciónyaprendizaje,sinoademáslaorganizacióndebebrindarelseguimientoycontrolenelusodeesta,conelfindepotencializarsuusoydetectarlosobstáculoscotidianosdesupuestaenpráctica,delocontrariolainversiónenestetipodeherramientasserásubutilizadasingenerarimpactoorganizacional.

Dentro de este contexto, uno de los elementos fundamentales de la estrategia de sensibilización y divulgación fuebrindarinformaciónalpersonaljudicialyalaspersonasusuarias,lacualseorientóaoptimizarelusodelaplataformatecnológicainstitucionaldemaneradetalladaconcampañasycápsulasinformativasquemostraranlaformadeutilizarlasherramientas:cómousar laagendaelectrónica,cómocorregirdocumentosenformaelectrónica, losbeneficiosde litigaren línea, la importanciademantenerlossistemasactualizadosparaconsulta,elescritoriovirtual,notificacionesporlaweb,votaciónelectrónica,entreotrosparapropiciarelusodelasherramientastecnológicasqueestabanalalcance.

Además, laestrategia incorporóbuenasprácticasquesepodían implementar inclusoen lasoficinasquenocontabanconsuficientesherramientastecnológicasoquedeltodo,porcausasajenasalainstitución,nolasteníanalalcance;peroquehanfavorecidoresultadosexitososenlaaplicacióndelaspolíticasdeeliminacióndepapelsinusodelasherramientastecnológicasdentrodeunconceptodelusoracionalyeficientedelosrecursosinstitucionales.

Enesesentido,algunasdelascampañasdivulgadasporelProgramaconlacolaboracióndelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacionalseñalanque las jefaturas de los despachos u oficinas judiciales, deberán establecer estrictos controles relacionados con el consumo de papel de todo tipo, impresiones y fotocopias. Asimismo deberán propiciar permanentemente la revisión de los procesos y la introducción de nuevas formas de trabajo que permitan alcanzar una gestión más ágil, mediante el uso de tecnología o sin ella.

EnestemarcoelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacionalsedioalatareaconlamotivacióndelProgramaHaciaCeroPapeldebuscar"todas las formas posibles de comunicación que reduzcan el consumo de papel .Algunas de estas prácticas incluso han interesado a personas de otras instituciones para realizar proyectos parecidos, tal es el caso de la Pizarra Virtual ."

AlgunasdelasprácticasqueimplementóeseDepartamentoparacontribuiralcambioculturalsonlasqueacontinuaciónseseñalan:

● RecurriralusoderedessocialesycápsulasinformativaspormediodelaIntranetJudicialydeInternet.● ImplementarlaPizarraVirtualcontemariodigital.


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● Lasinvitacionesaactividadesserealizanenformatodigital.Porejemploantessehacían100invitacionesimpresasporcadaactividadorganizadaporesedepartamento(inauguracionesdeexposiciones,entreotros),serealizanaproximadamente11 exposiciones al año, lo cual implica la reducción de 550 invitaciones solo en exposiciones.Adicionalmente se hareducidolaimpresióndebrouchuresdelasexposiciones,yaqueantessehacían200yahorasolo75,elrestosedivulgapormediodebrouchuredigital.

● Losboletinesdeprensaseenvíanenformadigitalalosdiferentesmediosdecomunicación, locualagilizasuenvíoyrecepción,asícomotambiénpromueveelahorrodepapel.

● La implementación delmedio de comunicación judicial llamado "Observatorio Judicial" es completamente digital y seremiteaunos57,000destinatariostantoenelámbitonacionalcomointernacional,locualpromueveunadivulgaciónsobreelquehacerdelPoderJudicialcostarricense,quealavezfortalecelaimagendelainstitución.

● Pormediodelmercadeoencomunicaciónhanbuscadoespaciosenmediosdecomunicación tantonacionalescomoregionales y alternativos para las divulgaciones sobre los proyectos institucionales, lo cual evita grandes gastos enpublicidadimpresaparalainstitución.

● Para campañasexternas tambiénhan implementadoalianzasestratégicas conotras institucionesdemaneraque lasmismassereplicandigitalmenteaotrosgruposporejemploconelColegiodeAbogadosyAbogadas,TribunalSupremodeElecciones,CajaCostarricensedeSeguroSocial,ColegiodePeriodistas,entreotros.

● LascampañassondivulgadasmediantelaWebdelPoderJudicial.

Todo loanterior, hapermitidoque laexperienciadelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional conelProgramaHaciaCeroPapelhayasidoaltamentepositivaenlalabordegenerarunaculturadecreatividadeimplementacióndeprácticasquepromuevanelahorrodepapelenfocadasamejorarlaatenciónalaspersonasusuarias.

Estascampañasycápsulasinformativastransmitidasalpersonaljudicialyalaspersonasusuarias,entreellas,elColegiodeAbogados yAbogadas, seenfocanal objetivo central delProgramaquees crear una culturadedesarraigoal papel comoinstrumentodecambioquepermitereivindicaryfortalecerlosderechosdelaspersonasusuariascuandoaccedenelserviciodejusticia,entantolosprocesosseanmenoscomplejos,detramitaciónágil,flexiblesysinmenguadelacalidadenelservicio.

LascampañasdesensibilizacióneinformaciónauspiciadasporelProgramasehanorientadoa:19

● Laprimeraseejecutaenel2010paradaraconocerlosobjetivosycompromisosdelPrograma.Sedivulganporprimeravezdatosdelacantidaddepapelvs.árbolesquelainstituciónconsumíaconelfindecrearconcienciaentrelosservidoresylasservidorasjudicialesdelaimportanciadedetenerelexcesivoapegoalpapelenlalaborjurisdiccional.

● Posteriormenteenel2011,se lanzaunacampañainstructiva20,cuyoobjetivoes informarsobreelusoy lasdiferentesopcionesqueproporcionanciertossistemasinstaladosenlainstituciónparafacilitarlalabormediantesuutilizaciónyevitarlaimpresiónyelconsumodepapelenlasoficinas.Paralograrelcometido,setransmiteunaseriedecápsulasinformativasconlospasosnecesariosparaqueelpersonaljudicialpuedaprogramarsusactividadesdiariassindocumentosimpresos:a.-CómoutilizarelcorrectorortográficoenMicrosoft-WordyenPJEditor.b.-UtilizacióndeagendaenelcorreoelectrónicoMozilla-ThunderBirdc.- ConfirmacióndelecturayentregademensajesdelaagendaenelcorreoelectrónicoOutlook2003yThunderBird,entreotros.

● UnaterceracampañaseconcentróenmotivaralasoficinasylosdespachosjudicialesqueinformaranalProgramadelos resultadosobtenidosmediante laaplicacióndeaccionesafirmativas relacionadascon laeliminacióndelpapely larevisióndesusprocesosdetrabajo.Conesefin,seconfeccionaroncápsulasinformativasparadaraconoceralrestodelpersonaljudiciallaformaenqueotrasoficinaslohabíanlogrado.Paraello,sedivulgarontodasaquellasbuenasprácticasquemostraranesfuerzosyresultadosobtenidoseneliminacióndecirculantedepapelyahorroentaladeárboles.SedestacólalabordelOrganismodeInvestigaciónJudicial,RegistroJudicial,DespachodelaPresidencia,Departamentode

19 Paramayorinformacióndelascampañas,puedeaccederallinkhttp://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/70-pre-sentaciones.

20 Eldiagnóstico(veranexo1)determinóquemuchasdelasherramientastecnológicasestabansiendosubutilizadasporfaltadeconocimientodetodassusbondades.


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Personal,MinisterioPúblico,DefensaPública,despachosyoficinasjudicialesdeledificiodeTribunalesdeGreciaporlosresultadosobtenidosconlaoptimizacióndelusodelaplataformatecnológicayotrosrecursosdisponibles.

● Comoresultadodelaaprobacióndela"Política Hacia Cero Papel",serealizóotracampañacompuestadediecinuevecápsulasparadaraconocercadaunadelasaccionesespecíficasdelaspolíticas.

● Conelfindemotivarysensibilizarsobrelaimportanciadelusodelos“Centros de Impresión"21,selanzóotracampañacompuestadecuatrocápsulasinformativasquedieronaconocerlafilosofíadecreacióndeestoscentros,inspiradaenracionalizarelusodelosequiposdeimpresión,objetivos,requerimientostécnicosparasuimplementacióny,asuvez,seinformódelosimportanteslogrosalcanzadosencuantoareduccióndeimpresionesygastodepapel.

Igualmentesellevóacabounaseriededivulgacionesatodoelpersonaljudicial,sobrealgunasaccionesespecíficasporsituacionesdetectadasque,porinterpretacioneserróneasdelpersonal,seapoyabanenelProgramaparaobstaculizarelservicioyotrosacuerdosdeinterés,asaber:

● Aldetectarsequeseledenegóaunapersonaadultamayorenundespachojudicialelderechoaimprimirunasentenciadelprocesoenqueeraparte,yqueesaoficinaatribuyóqueelProgramaHaciaCeroPapellaobligabaasuministrardemaneradigitallainformación,sedivulgólasiguientecápsula:

Que las personas usuarias que no tienen acceso a los medios tecnológicos o las poblaciones en condición de vulnerabilidad tienen derecho a que se les suministre la información por medios impresos en caso necesario para facilitar el acceso a la justicia.

● Estadisposiciónserigedeacuerdoconlaaplicacióndela100ReglasdeBasiliaylapolíticadeaccesoalajusticiadelapersonaadultamayor22.

● Seinstaalasdiferentesoficinasydespachosjudicialesparaqueseabstengandeimpresionesinnecesariasy,cuandodebanremitirinvitacionessobrediferentesactividadesprotocolariasenlointerno,estassedebencomunicarporelcorreoelectrónicoqueeselmediooficialestablecidoenlapolíticadelPrograma.

● Se transmitieron cápsulas de reconocimiento al esfuerzo realizado por equipos de trabajo de diferentes oficinas ydespachosjudicialesqueparticiparonenelConcursodeBuenasPrácticas2011,promovidoporelConsejoSuperior,conlapresentacióndepropuestasorientadasafomentarunaculturadenoutilizacióndelpapelinnecesario.Además,de72buenasprácticasqueparticiparonenelcitadoconcurso,el69.4%(50)demostraronsucompromisosocialeinstitucionalalpromoverdemaneracreativaaccionestendentesaerradicarpapelconapoyotecnológicoosinélcomomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

● Seemiteunacantidaddecápsulasquedetallanaccionesdelosdiferentesámbitosyestrategiasparafomentarahorrodepapel.Entreellas:a.-ElOrganismodeInvestigaciónJudicialdejaatráslibrosfísicosporelectrónicos.b.-LaJurisdicciónLaboraly laUnidadMédicoLegalutilizanfirmadigitalpara laemisióndedictámenesmédicos.3.-LoscoordinadoresjudicialesdelMinisterioPúblicafijanestrategiasparafomentarelahorrodepapel.

Comopartedelprocesodeinformaciónydivulgación,seemiteunaseriedecirculares23deacatamientoobligatorioanivelinstitucional,parafacilitarlalabordelPrograma(http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/32-circulares):

● Circularn.°006-2010delaque,enloqueinteresa,señalaenelpunto5:

21 Serviciosdeimpresiónconcentradosenáreasestratégicasparaatenderlaaltademandadeimpresionesdelosdiferentesdespachosjudicialesdentrodeunconceptodegestiónrápida,segura,deusoracionaldelosrecursosinstitucionalesydeunserviciodecalidadalaspersonasusuarias.

22 AprobadaporelConsejoSuperiordelPoderJudicialenlasesiónn.°27-2008,ArtículoXLVIdel15abrilde2008.Lapolíticacontemplaaccionesafirmativasobligatoriasparalosdespachosjudicialesconelfindeadecuarlosserviciosquesebrindanalasnecesidadesespecialesdelapoblaciónadultamayor.(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2008/027-1504.rtf).

23 LascircularesemitidasporlaSecretaríaGeneraldelaCortepuedenconsultarsealapáginaweb:http://www.poder-judicial.go.cr/secretaria/menu_consulta_de_avisos_y_circulares.htmyhttp://www.poder-judicial.go.cr/direccionejecutiva/Circulares/circulares.html


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[…] se deben incluir con carácter obligatorio objetivos específicos, metas, indicadores, actividades y coordinación, relacionados con los ejes temáticos de Género, Accesibilidad, Valores, sustitución del papel por las herramientas tecnológicas (Cero Papel), Autoevaluación y Riesgos, los que se deben asociar a los conceptos anteriores según corresponda, utilizando la última columna de la fórmula del PAO que se adjunta.

● Circularn.°12-2010delaDirecciónEjecutiva,sobrelaactualizacióndelacuentadecorreoelectrónicoautorizadaporlaDireccióndeTecnología,aefectodeimplementarenelSistemaElectrónicodeadministracióndeperitos,intérpretesyauxiliaresejecutores,lanotificaciónporcorreoelectrónicoprevistaenelartículo39delaLeydeNotificacionesN.°8687.

● Circularn.°15-2010delaDirecciónEjecutiva,sobre"Buenas prácticas en el uso racional de los recursos",dentrodelascualessedestacaelpapel.

● Circular n.° 29-2010 de la Dirección Ejecutiva, sobre el Sistema para validar documentos que se envían con firmaholográfica.

● Circularn.°42-2010delaDirecciónEjecutiva,relacionadaconlosinformesmensualesdeconsumodepapelytónerenlosCentrosdeImpresiónquesedebenrendir,encumplimentoporlodispuestoporelConsejoSuperiorenlasesiónn.°25-10,artículoLXV(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2010).

● Circular n.° 54-2010 de la Dirección Ejecutiva, acerca del funcionamiento de los Juzgados Especializados deCobrodelPrimerySegundoCircuitoJudicialdeSanJoséyJuzgadoElectrónicodePensionesAlimentariasdeAlajuela.Sonjuzgadoselectrónicos,porloquelosoficiosqueremiten,conlasórdenesdeembargoylevantamientos,sonenviadosdemaneraelectrónicayfirmadoselectrónicamente,porlotanto,carecendesello.

● Circularn.°67-2010delaDirecciónEjecutivasobrelaimportanciadeestablecer,fortaleceryperfeccionarconstantementeloscontrolespertinentesparalaemisión,custodiaymanejodelformulariooficialdefotocopias(F-293SolicitudOficialdeFotocopias).Selesrecuerdaalasjefaturasincluirunadescripciónadecuadadeldocumentoafotocopiar.

● Circularn.°77-2010delaDirecciónEjecutiva,dondesereiteralacircularn.°75-2010emitidaporestaDirecciónel9deagostode2010"Expansión y capacitación del Sistema del Registro Electrónico de Mandamientos".

● Circularn.°80-2010delaDirecciónEjecutiva,dondereiteracircularn.°6-2009“Notificación por correo electrónico con motivo de la entrada en vigencia de la nueva Ley de Notificaciones”.

● Circularn.°98-2010delaDirecciónEjecutiva,aefectodefortalecerelestablecimientodelexpedienteelectrónicoenlosdespachos judiciales,se lessolicitaa losauxiliaresperitosquedebenpresentar los informespericialesendocumentofísicoyconunrespaldoelectrónicopormediode“disco compacto”,“llave de almacenamiento (maya)”,oenviándolosalacuentadecorreoelectrónicodeljuzgadocorrespondiente.

● Circularn.°98-2010delaSecretaríaGeneraldelaCorterelacionadaconelcontrolylosdatosestadísticosdelacantidaddefotocopiasreproducidastantodelasobtenidasdelosequiposdepatrimoniodelPoderJudicial,comolascontratadas.Dichainformacióndeberáremitirsemensualmenteporcorreoelectrónicoalasunidadesadministrativas,yestas,asuvez,loharánalacuentaoficialdecorreoelectrónicodelProgramaHaciaCeroPapel ([email protected]).

● Circularn.°143-10delaSecretaríaGeneraldelaCorte,sobretemasprioritariosaconsiderarenlaelaboracióndePlanesAnualesOperativos(PAO),entreelloslasustituciónyeliminacióndepapel(ceropapel).

● Circularn.°002-2011delaenlacualseinformaque,enconsonanciaconlapolíticainstitucionaldehacerusodelatecnología,ahorrarpapelytiempoenelprocesodelascomunicaciones,aligualquesehahechoenañosanteriores,lassesionesextraordinariasdelConsejoSuperiordondeseanalicenlosrequerimientosderecursoshumanosypresupuestariosparael2012,serángrabadasenaudio.Losservidoresylasservidorasdeláreadeinformáticadecadaregiónsuministraránaladministradorregionalrespectivo,lagrabacióndelassesionesenCDoelmedioqueestimenpertinente,conformelasactasquedenenfirme.Sedisponeloanteriorparaquequienlonecesitepuedadisponerdelaudiodedichassesiones.

● Circularn.°04-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualseestablecelaobligacióndeincorporareidentificarenlosplanesdetrabajo,accionesrelacionadasconlostemasdevalores,género,accesibilidad,ceropapelycontrolinterno.

● Circularn.°11-2011delaDirecciónEjecutiva,conelfindeemitircertificacionesdeantecedentespenalesdeformaelectrónica,seinvitaasolicitarlaclavedeaccesoalSistemadeAdministraciónyControlElectrónicodeJuzgamientosdelRegistroJudicial.

● Circularn.°13-2011delaSecretaríaGeneraldelaCortedelaobligacióndeutilizarla"agendaelectrónica"queelsistemadegestiónenlíneaofrece.


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● Circularn.°13-2011delaDirecciónEjecutiva,deconformidadconlodispuestoporelConsejoSuperiorenlasesióncelebradael25deenerode2011,artículoLIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011).Tambiénconelpropósitodegarantizarlaseguridaddelossistemasinformáticos,selessolicitacambiarlasclavesdeaccesoaesossistemasalmenoscadatresmeses.

● Circularn.°16-2011de laDirecciónEjecutiva,acercadel informesobreel consumodepapeloficio (F-74)2009-2010yreproduccióndefotocopias2008-2010,dondesebrindaunreconocimientoalosdespachosjudicialesporlasbuenasprácticasquehanimplementadoparaalcanzarlosobjetivosenfocadosaladisminuciónenelconsumodepapel.Además,selesinstaacontinuarconestasbuenasprácticasyadarseguimientoa lacampañadesensibilizaciónque,anivel institucional,sevienerealizandoaefectodeconsolidarunapolíticaintegralhaciaceropapeles.Asimismo,selesmotivaparaquecontinúenbrindadounseguimientopermanenteycontinúosobrelosdespachosquepresentanmayorconsumodepapelyfotocopiasaefectodeanalizarlosprocesosdetrabajoeintroducircambiosencasodesernecesarioparaelahorrodepapel.

● Circularn.°17-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualsedispusocomunicaralpersonaljudicialque,envirtuddelasmejorastecnológicasintroducidasalSistemadeGestiónenLínea,yapuedennotificaralaspartespormediodelaweb.

● Circularn.°20-2011delaSecretaríaGeneraldelaCortedelaobligacióndeajustarelanteproyectodepresupuestodel2012paraquenosobrepaseel9%decrecimientoenlasubpartida29903"productosdepapel,cartóneimpresos".

● Circularn.°21-2011delaDirecciónEjecutiva,acercadelaobligacióndellevarregistrossobreelusodelossistemasdevideoconferencias.

● Circularn.°33-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualseestableceunaseriederecomendacionesgeneralesparaeldebidofuncionamientoenlosdespachosenloqueinteresaenelpunto4“[...]laobligacióndeprocuraresquemasdetrabajoyprácticasquereduzcanoeliminenelusodepapel�.

● Circularn.°35-2011delaDirecciónEjecutivadondeserindenlosresultadosdelinformedeconsumodepapeloficio(F-74)2009-2010ysesolicitaqueseimplementenaccionesencoordinaciónconeldespachodeformatalquesedisminuyaelconsumodedichosuministro.

● Circularn.º39-2011delaSecretaríaGeneraldelaCortedondesecomunicaladisposicióndelaCortePlenatomadaenlasesiónn.º6-2011relacionadaconlaobligaciónderecibirlosexpedientesenformatodigitalquetienenlasoficinasquetrabajanenmodalidadceropapeles.Paraesefin,seinformaalpersonalquelaDirecciónEjecutivadotarádelosequiposqueserequieranalasoficinasparalarecepciónylecturadelasseñaladascarpetas,ylaDireccióndeTecnologíadeInformaciónsuplirálosprogramasnecesariosylacapacitaciónparaquelalecturadelosdocumentospuedarealizarseadecuadamente.

● Circularn.°43-2011delaSecretaríaGeneraldelaCortealosdespachosjudicialesquecuandorecibanconsultasporcorreoelectrónico,debendarrespuestaporesemedio;si laconsultaesporteléfonoyserequiereremitir informacióndocumental,sedebeenviarporcorreoelectrónico.

● Circularn.°46-201delaDirecciónEjecutivadondesereiteraalosdespachosyoficinas,laimportancia,utilidadybeneficiosqueelusodelsistemadevideoconferenciasgenera,principalmenteconloscentrosdeatencióninstitucional(paraevitareltrasladodepersonasprivadasdelibertadalosdespachosjudiciales),conelfindefomentarsuutilización.

● Circularn.°47-2011de laDirecciónEjecutiva,sobre laconsultaa travésde la Intranetde lascertificacionesdigitalesemitidas por el Registro Nacional, conforme a lo acordado por el Consejo Superior en la sesión celebrada el 23 desetiembrede2010,artículoXLIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2010.

● Circularn.°55-2011emitidaporlaDirecciónEjecutivadondeserecuerdaalosjefesdeoficina,servidoresyservidorasjudicialesengeneralque,alimplementarseelSistemadeGestiónenLíneaylaPolíticaHaciaCeroPapel,elobjetivoesaligerarlatramitacióndelosasuntosyaplicarnuevasformasdeaccesoalainformacióndelosexpedienteshaciendousodelatecnologíaparareducirelusodepapelylasfotocopias,sinqueconllevequelaspersonasusuariasquenocuentenconmedioseconómicosparaaportarunCDoDVDdondeselesgrabelainformaciónquerequieren,osi indicanquenocuentanconaccesoamedioselectrónicosparaenterarsedelasactuacionesdelexpediente,esnuestraobligaciónsuministrarelCDoDVDo,ensudefecto,unacopiaimpresadelasactuacionesquelesinteresanalaspersonasusuarias.

● Circularn.°66-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,sobregrabacióndedocumentosyaudioendiscoscompactos,relacionadaconlaobligacióndelosdespachosjudicialesdecerciorarsedequelosdocumentosquesegrabenendiscoscompactosesténcompletos,ylagrabaciónpuedaserescuchadasinproblemasdeaudio.

● Circular n.° 67-2011 de la Dirección Ejecutiva, acerca de las nuevas funcionalidades para la grabación en audio deaudienciasenelEscritorioVirtual.

● Circularn.°69-2011delaDirecciónEjecutiva,conelpropósitodedisminuirelconsumodepapelsiguiendoloslineamientos


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de lapolíticadelProgramaHaciaCeroPapeldelPoderJudicial,sereiteraquecuandoremitandocumentosvía faxoelectrónicamentealbuzónoficial(puedenonoestarescaneados),noseránecesarioenviareldocumentoenformafísica.

● Circularn.°77-2011de laDirecciónEjecutiva,sobre lasgrabacionesdeaudiencias,en lamedidaqueseestángrabando lasaudienciasconmuybajovolumen,muyatentamenteselesruegaque,deprevioautilizarlosequiposdeaudioyvideo,secerciorendequeseencuentrenconelvolumenadecuado,demaneratalquepermitalaescuchadelograbadosinmayoresfuerzo.

● Circularn.°79-2011delaDirecciónEjecutiva,sobrelaobligacióndelosdespachosdemanteneractualizadalainformaciónenelSistemadeAdministraciónyControlElectrónicodeJuzgamientos(SACEJ)delRegistroJudicial,porloquedebenregistrar y actualizar las anotaciones, modificaciones, anulaciones, cumplimientos, unificaciones de sentencias y lasconciliaciones,suspensionesyreparacionesintegralesdelosdañosqueselleguenadictar.

● Circularn.º80-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,dondesehacedeconocimientodelpersonaljudicialque,enlasesiónn.°16-11del30demayo,artículoXXXIII,(http://portal.poderjudicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2011),laCortePlenaaprobólas"PolíticasdelProgramaHaciaCeroPapelesdelPoderJudicial".EstacircularfuereiteradaporacuerdodelConsejoSuperiortomadoenlasesiónn.°70-12del1ºdeagostode2012,artículoLII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012).

● Circularn.°80-2011delaDirecciónEjecutiva,sobrelasvideoconferenciasrealizadasporvíaSTIPE.● Circularn.°83-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,dirigidaalosórganoscolegiadosycomisionesdelPoderJudicial

sobrelaobligacióndequelasactasdesesionesyreunionessellevenacaboconusodepantalladigital,loqueevitaqueseimprimanlasagendas,actasydemásdocumentaciónyfacilitalosregistrosdigitales.

● Circularn.°95-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,recordatoriosobrelaimportanciadeestablecercontrolesdelconsumodepapel.

● Circularn.°95-2011delaDirecciónEjecutiva,dondesecomunicalaimplementacióndesistemaelectrónicoparasolicitarelusodelauditorioMiguelBlancoQuirós,elvestíbuloylasaladeproyeccióndelcuartopiso.

● Circularn.°102-2011delaDirecciónEjecutiva,acercadelusodelaconsultaelectrónicadepersonasextranjerasresidentes.● Circularn.°117-2011delaSecretaríaGeneraldelaCorte,dirigidaalosdespachosjudicialesparaque,cuandoimplementen

accionesrelacionadasconelcumplimientodelaspolíticashaciaceropapel,debeninformarloalProgramaHaciaCeroPapel,conelfindeconstituirunbancodebuenasprácticasenestetemaymedirelimpactodelaaplicacióndelapolítica.Igualmente,silasoficinasquehanaplicadobuenasprácticasrelacionadasconelProgramarequierenhacervariacionesobiendejarlassinefecto,antesdeberáncomunicarloalPrograma.

● Circularn.°8-2012delaDirecciónEjecutivadondesesolicitaapoyareincentivarlapolíticainstitucionaldeceropapelyaprovecharlasherramientastecnológicasquesedisponen.SereiteralacirculardeestaDirecciónn.°20-2010del11demarzode2010,enlacualsehizodelconocimientodequeelDiarioOficialLaGacetayelBoletínJudicialseencuentranenlaIntranet.

● Circularn.°31-2012delaDirecciónEjecutiva,enlacualsereiteralacircularn.°47-2011"Consulta a través de la Intranet de las certificaciones digitales emitidas por el Registro Nacional".

● Circularn.°37-2012delaDirecciónEjecutiva,enlacualsereiteralacircularn.°102-2011"Uso de la consulta electrónica de extranjeros".

● Circularn.°38-2012delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualserecuerdalaobligacióndemantenerdebidamenteactualizadoelSistemaCostarricensedeGestióndeDespachosJudicialese,incluir,comocorresponde,elnombredelosabogadosy lasabogadasasícomolosnúmerosdecédulasrespectivos,afindequenosepresenten inconvenientescuandosetratedeacceder,delocontrarioseaplicaráelrégimendisciplinario.

● Circularn.º42-2012delaSecretaríaGeneraldelaCortedondesereiteraalostribunalespenalesdelpaísyalaDefensaPúblicaque,dondeestéinstaladalaagendaúnica,debenhacerunmayoresfuerzoporoptimizarsuutilizaciónymejoracontinuadeesaherramientatecnológicainstitucional.

● Circularn.°47y64-2012delaDirecciónEjecutiva,enlacualdeconformidadconlaspolíticasinstitucionalesdelPrograma“Cero Papel”yde la implementacióndelexpedienteelectrónico,alconcluirse laprimeraetapadedigitalizaciónde losexpedientesdelaspersonasjubiladasypensionadasjudiciales,sedevuelveelexpedientefísico.

● Circularn.º55-2012delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualsedaaconocerelacuerdodelConsejoSuperiortomadoenlasesiónn.°1-12,celebradael10deenerode2012,artículoXXXIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012),dondeseapruebaelprotocoloparaconsultaatravésdeInternetdelaspersonassentenciadasqueseencuentranenfuga.


45

● Circularn.°57-2012delaDirecciónEjecutiva,dondeseinformaque,envirtuddequeelJuzgadoPenalyelTribunalPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJoséylaFiscalíadeesecircuitosondespachosquetramitandemaneraelectrónicalosprocesos,losoficiosqueremiten,incluidaslasórdenesdecitación,sonenviadosporlared,sonfirmadoselectrónicamenteycarecende sello,porloqueselessolicitaeltrámiterespectivodeestasórdenesdecitación.

● Circularn.°65-2012delaDirecciónEjecutiva,dondesereiteraque,cuandolasoficinasderecepcióndedocumentosrecibendocumentosparadespachoselectrónicos,debenestamparelselloderecibidoydebenescanearlosinmediatamenteafindedevolverladocumentaciónoriginalalapersonausuaria.Seaplicabalamalaprácticaderecibirlosdocumentosyconservarlosparasuposteriorescaneoydevolución.Además,paraestandarizarlosprocesosdetrabajoanivelinstitucional,seaclaraque,enlosucesivo,elúnicosistemaquesedebeutilizarenlasOficinasdeRecepcióndeDocumentos,paraelregistroyescaneodeladocumentación,eselSistemadeGestiónenLínea.

● Circular n.° 68-2012 de la Dirección Ejecutiva, en la que de conformidad con lo dispuesto por el Consejo Superior,en la sesión celebrada el 26 de junio de 2012, artículo LXXXVII (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012),respectoalosinformesdelusodelaagendaelectrónicaenlosdistintosdespachosjudiciales,sesolicitaelenviódelinformerespectivoalaDirecciónEjecutiva.

● Circularn.°70-2012delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualsehacedeconocimientodelpersonal judicial lasconexionesvigentesconotrasinstitucionesdelEstado.

● Circularn.º77-2012de laSecretaríaGeneralde laCorte,en lacualelConsejoSuperiordispusocomunicarque,deacuerdoconlasubpartida10303sobre"Impresión, encuadernación y otros",enarasdesercoherentesconelprogramainstitucionaldedisminucióndepapel-menosfotocopias-,seestableceránlasresponsabilidadesdelcasoparaquieneslasautorizan,entantodebenobservarlosalcancesdeeseprograma.

● Circularn.º131-2012delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlacualseinformaalosdespachosjudicialesque,enlasesiónn.º66-12,celebradael19dejulioúltimo,artículoLIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2012/066-1907.doc), elConsejoSuperioracordódisponerque,en loscircuitos judicialesquepordistintosmotivosdebíanatenderalaspersonasusuariasporviolenciadoméstica,pensionesalimentarias,familiayasuntospenales,debíandisponerdelaconsultadelosexpedientespormediodelsistemadegestión,paraqueenunsolodespachoselespudieradarlainformaciónintegralquerequerían,aunenrelaciónconlostrámitesqueserealizabanenotrosdespachos,conelfindecoordinaryfacilitarlaatenciónaestaspersonasydarunarespuestaoportunaasuconflicto.

● Circularn.°153-2012de l de laSecretaríaGeneral de laCorte,en la sesiónn.° sesiónNº72-12, celebradael 9deagosto de 2012, artículo LXIV (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2012/072-0908.doc)elConsejoSuperiordispusocomunicaralosdespachosjudicialesque,sobrelautilizacióndeprogramasparaincentivarlareduccióndeusodepapel.

● Circularn.º158-2012delaSecretaríaGeneraldelaCorte,enlasesiónn.°76-12,celebradael23deagostode2012,artículo LXXVII (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2012/076-2308.doc), elConsejoSuperiordispusocomunicaralosdespachosjudicialesque,deconformidadconlapolíticadeceropapelyporlimitacionespresupuestariasexistentes,sedebíatratardereducirlaimpresióndefotocopiasysedebíautilizarelequipoencasosindispensables,haciendousodecualquierotromedioelectrónico,asaber,unidadesextraíblesdealmacenamientomasivo(llavemaya)odiscoscompactos.Porestemotivo,elConsejoautorizarádemanerarestrictivalaadquisicióndeequipodefotocopiadoyfortalecerálacompradeescáneresuotrosmediostecnológicosquepermitanavanzarhaciaunadigitalizacióndelasactuacionesysimplificacióndelostrámitesparaelmejoramientodelagestiónjudicial.

● Circularn.°35-DG-12/id3797-2012de laDirecciónGeneraldelOrganismodeInvestigaciónJudicial,para las jefaturasdeeseorganismos,dondesecomunicalaampliacióndelascircularesn.°36-DG-2009yn.°13-2010,sobrelarevisióndecontrolesadministrativosencumplimientodepolíticasinstitucionalesdelProgramaHaciaCeroPapel.

● Circularn.°167-2012delaSecretariaGeneraldelaCorte,dondeelConsejoSuperior,informasobreelusodealarmadoradaenelSistemadeGestiónenLínea,dondeelConsejoSuperior,ensesiónNº80-12,celebradael6desetiembrede2012,artículoLXVIII,dispusocomunicarlesqueaquellosasuntoscuyacausalsealasiguiente:“despido de trabajadora embarazada”, “despido de trabajadora en periodo de lactancia”, “despido de trabajadora embarazada en periodo de lactancia”,“despido por hostigamiento laboral”,“despido por hostigamiento sexual”,“despido de dirigente sindical”,“despido de persona migrante”y“despido de persona indígena”,apartirdel2013enelsistemadegestiónenlíneamostraralaalarmaendorado(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_consejo/2012/080-0609.doc).


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iv. Logros oBtenidos desde La CreaCión deL programa

4.1 Logros generales

Se lograronvisibilizarcambiosen laculturaorganizacionaly lasestadísticasdeconsumoyahorro institucionalesconinformaciónquesemanteníaalalcancedelaorganización.PeroconlacreacióndelPrograma,estosdatospasanaserfuentedeinformaciónydeanálisisparacrearconcienciadelconsumodesmedidoanivelinstitucionalporconceptodepapel,fotocopiaseimpresiones.Nosepuededejardeladoqueanteriormentesolosecuantificabaelgasto,sinprofundizarenelanálisisdesuscausasylassolucionesparasureducción.

4.1.1 transformación del lenguaje y de la cultura organizacional

Comoproductodetodoelprocesodesensibilización,comunicaciónycapacitaciónqueelProgramaHaciaCeroPapelhallevadoacabo,laorganizaciónsehaapropiadodeunaculturaylenguajequelegitimanelprocesodecambioconunavisiónqueincorporatérminos,comoporejemplo:gestióneficiente,ceropapel,satisfaccióndelapersonausuaria,transparencia,ahorroderecursos,controlyseguimiento,optimizacióndelprocesodigital,compromisosocialyconelambiente.Estosvocablosyaccionesseutilizan comoeje transversal quegiraalrededordel entornode las laboreshabituales yde la lecturade informes técnicos,correos electrónicos, formulación de proyectos, reuniones, sesiones de trabajo, entre otros, los cuales son el resultado de unempoderamiento24delprocesodetransformaciónculturalenelsenodelaAdministracióndeJusticia.

Seadvierteuncambioquemarcaunantesyundespuésenelmodeloorganizacionalquetieneporhorizonteeldesapegoalpapelyelusointensivodelatecnologíaparalasimplificacióndelosprocesos,lareduccióndelretrasojudicialyelcrecimientodelaproductividad.Además,buscanuevasformasderelacionarseconlaspersonasusuariasafindemejorarelserviciopúblicoqueestáobligadoaprestarconcalidadyreforzarlosprocesosdeparticipaciónciudadana.

4.1.2 ahorro en el gasto público en las subpartidas presupuestarias vinculadas con adquisición de papel

● por compra de papel: Las accionescomolasquesehancomentadoalolargodeestaobra,implementadasdesdelacreacióndelProgramaenmarzodel2010yenaplicaciónde lapolíticapúblicadeeliminacióndecirculantedepapel,hanpermitidounareducciónsignificativatantodelmontopresupuestado(presupuestoinicial)comodeldevengadoporconceptodeconsumodepapel,cartóneimpresos(subpartida29903).

Elmontoinicialpresupuestadoenesasubpartidahavenidodisminuyendosignificativamente,alpasarde$1.387.716,5325enel2009a$1.364.124,1426 parael2012; esdecir,seredujoaproximadamenteenunos$204.223,9027.

24 EntiéndanselainteriorizaciónyapropiaciónporpartedelosservidoresyservidorasjudicialesdelanuevaculturaylenguajehaciaceropapelesqueelProgramaHaciaCeroPapelimpulsa.

25 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢802.460.963(ochocientosdosmillonescuatrocientossesentamilnovecientossesentaytrescolones).

26 Elpromedioal16dejuliode2012esde¢511.66pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢697.967.762(seiscientosnoventaysietemillonesnovecientossesentaysietemilsetecientossesentaydoscolones).

27 Parael2009,elmontoascendióa¢802.460.963(ochocientosdosmillonescuatrocientossesentamilnovecientossesentaytrescolones)y,enel2012,esde697.967.762(seiscientosnoventaysietemillonesnovecientossesentaysietemilsetecientossesentaydoscolones),paraundiferenciaentreambosperiodosde¢104.493.201,00(cientocuatromillonescuatrocientosnoventaytresmildoscientosuncolones)dondeelpromedioparael2012esde¢511.66pordólar.


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gráfico n.°5

* Nosecuentatodavíaconinformación.Fuente: AuditoriaJudicial,DepartamentodeFinancieroContableyPlanificación.

Encuantoalmontodevengado(gastoreal)enlasubpartidadepapel,cartóneimpresos,setienequeduranteel2011,elPoderJudicialejecutó$915.872.2928, cantidadmuchomenoralaqueseconsumióenel2009yel2010quefuede$1.635.069.7929y$1.268.745.4230, respectivamente. Estareducciónsignificóunahorrode$386.965.5831,enrelaciónconelmontogastadoeneserubroenel2010,yde$825.599.9832,sisecomparaconel2009.

● Control de fotocopias: Elmontodevengadoenlasubpartidapresupuestaria10303porserviciosdefotocopiado(contratosdeservicio)reportaunadisminuciónconsiderablealpasarde$202.755.2533enel2010a$167.637.8234 parael2011,queennúmerosporcentualessignificaun 20,00%menosyrepresentaunahorrode$35.117.43.

28 Elpromedioparael2011esde¢511.08pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢468.084.013(cuatrocientossesentayochomillonesochentaycuatromiltrececolones).

29 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢945.495.458(novecientoscuarentaycincomillonescuatrocientosnoventaycincomilcuatrocientoscincuentayochocolones).

30 Elpromedioparael2010esde¢530.84pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢673.500.822(seiscientossetentaytresmillonesquinien-tosmilochocientosveintidóscolones).

31 Elpromedioparael2010esde¢530.84pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢205.416.809(doscientoscincomillonescuatrocientosdieciséismilochocientosnuevecolones).

32 Elpromedioparael2009esde¢578.26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢477.411.445(cuatrocientossetentaysietemillonescuatrocientosoncemilcuatrocientoscuarentaycincocolones).

33 Elpromedioparael2010esde¢530.84pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢107.630.601(cientosietemillonesseiscientostreintamilseiscientosuncolones).

34 Elpromedioparael2011esde¢511.08pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢85.676.338(ochentaycincomillonesseiscientossetentayseismiltrescientostreintayochocolones).


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gráfico n.° 6

LoscontrolesinstauradosparareducirelgastoporconceptodereproduccióndefotocopiasenlosdiferentesámbitosdelPoderJudicialpermitenapreciarqueelÁmbitoAuxiliardeJusticiayelJurisdiccionalsonlosquereportanunamayorcantidaddegastoporconceptodefotocopias.

Cuadro n.º 4


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Cuadro n.° 5

dirección ejecutiva, sección de análisis y ejecuciónComportamiento Consumo de Fotocopias

2008 a mayo 2012

Sibienescierto,elProgramaseiniciaenmarzode2010,segúnlasestadísticasanteriores,sedenotanlosesfuerzosdelosdiferentesámbitosqueconformanelPoderJudicialenlamedidaque,enel2010,seconsumieron4.641.967fotocopiasy,enel2011,seincrementóelconsumoa4.812.873.

EstasituaciónanalizadaporelProgramageneróque,entreel2011yel2012,elProgramaconcentraraesfuerzosenestaárea,locualsereflejaenladisminuciónqueamayodel2012sereportaunconsumodefotocopiasreproducidasde1.891.379paraunadiferenciaentreambosperíodosde2.921.494fotocopiasquesedejarondereproducir;esdecir,un60.7%defotocopiasmenos,loquesignificaquesedejarondetalar344árboleseneseperiodoporreducciónenelconsumodefotocopiasanivelinstitucional.

gráfico n.° 7

Consumo de fotocopias según año

FotoCopias

2008 2009 2010 2011 20120

1000000

2000000

3000000

4000000

5000000

60000005937034 5877146

4641967 4812873

1891379



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ElProgramahalogradoloanterioralenfrentar importantesobstáculosenlaculturaorganizacionalpararevertirelaltogastopúblicoporesteconcepto,siendoenalgunamedida,proporcionallaresistenciaacualquiercambioenlasesferasjudicialesdeloquesehaacostumbradoahacer.

Elpersonaljudicialhaarrastradoporañoslacostumbredeacumularyreproducirpapelesypapelesquehanidoadaraexpedientescompletosparaapoyarlalabor,aloquesehasumadolainexistenciadecontrolesanivelinstitucionalporconceptodefotocopias.Estatradiciónhapermitidoquesehayavistocomonormalfotocopiarvariasvecesunexpedientede800foliosomás,sinquenadiehayacuestionadolacantidadnilospropósitosdereproducciónenlalabordeejecucióndeltrabajo.Asimismo,sehandetectadograndescantidadesdesolicitudesdefotocopiasdeunmismoexpediente,sinqueanteshayahabidounanálisisdesiserequeríafotocopiarnuevamentetodoelexpedienteoalgunoslegajos,osiinclusive,yalasfotocopiashabíansidoreproducidas.

Enesecontexto,sehaconstatadoqueunexpedientede300foliosestabacompuestodefotocopiasyresolucionesqueloabultaban,yqueresultabanútilesúnicamentedeinterésparasuresoluciónsiacaso40foliosynolos300.

¿Quésehaceluegocontantopapel?Elrestoquenoseutilizabaibadirectoalcestodelabasura.Sianalizamosqueestecomportamientoserepetíaenelprocesopordiferentesservidoresyservidorasjudicialesquerequeríanalgunauotrainformación-DefensaPública,MinisterioPúblico,Administraciónparaefectosdisciplinariosuotros,OrganismodeInvestigaciónJudicial-,seteníacomoresultadoquedelcitadoexpedientede300folios,cadaquienlesacabacopiacompletaparagenerarluegounpagoinstitucionaldehasta1200foliosdemás.

Deestaforma,algunasdelasrazonesporlascualesalgunosámbitosmuestrancrecimientoenesterubroobliganaaunaresfuerzosdeconvencimiento,seguimientoycontrolparalograrlareduccióndeconsumoporfotocopias,medianteunarutaquenospermitacrearconcienciaatodaslaspersonasintervinientes,delanecesidaddedejaratráslacostumbredereproducirpapelesinnecesariosqueporañoshanburocratizadolosprocesosjudicialesyhanconsolidadoprácticasymaloshábitos.

Paracombatir lasmalasprácticascitadas,elProgramasehaconcentradoencomunicaralpersonal judicial losdatosestadísticosque incluyen tanto los logros como los retrocesoseneste temay los costosasociadosenel presupuestoanivelinstitucional, así como los alcances o consecuencias que se traducen en daño ambiental por la tala de árboles, en busca decompromisosporoficinaydelasautoridadesjudiciales.

ElProgramahacoordinadodiversasgestionesanteelConsejoSuperiorpararevertiresosmaloshábitos.Entreestas,hasolicitadoque,enlasfuturaslicitacionesdeoferentesporserviciodefotocopiado,semodificaranlostérminosdereferenciadelacontrataciónparaqueseincluyeraque,ademásdedichoservicio,debíanofrecerlaventaycopiaenCD,asícomodispositivosdealmacenamientoyelserviciodeescaneodedocumentos. (AcuerdotomadoporelConsejoSuperiorenlasesiónn.°5-2011del25deenerode2011,ArtículoLVII http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011).

OtraacciónafirmativageneradaporelPrograma35fuegestionaranteelConsejoSuperiorelanálisisdelaposibilidadde

que en futuras contrataciones para el servicio de fotocopiado, se incluyan como requerimientos el servicio de acceso a Internet a través de Data Card, con el fin de que brinden el servicio adicional de impresión de documentos; de manera que los despachos judiciales puedan remitir documentos electrónicos para su impresión, a solicitud de las personas usuarias.

Poresarazón,enlasesiónn.°88-2011del18deoctubrede2011,ArtículoL(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011),elConsejoSuperiordispusoqueen las futuras contrataciones así como en los nuevos procedimientos licitatorios de servicios de fotocopiado, se incluyan en los carteles que los oferentes interesados deben contar con un enlace con Internet a efecto que los despachos remitan documentación que se requiera fotocopiar; imprimir o guardar en dispositivos.

35 SesióndelProgramaHaciaCeroPapeldel29dejuliode2011,ArtículoIII,enlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/27-sesiones-2011.


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Lainclusióndeestosnuevosrequerimientosrelacionadosconcontratacionesdeescaneodedocumentosparaoficinasydespachosjudiciales-queestánenunprocesodeconvertirsugestiónaelectrónica-,conllevasuinclusiónparaelpagodentrodelasubpartidapresupuestariavinculadaconelserviciodefotocopias.Estasituaciónjustificaincrementosdentrodeestasubpartida-no como resultadodegastoenpapel por fotocopias- comoconsecuenciadenuevasopciones tecnológicas (usodeescáner)paraavanzarhacia la eliminacióndel usodel papel, ahorrode recursos yeficienciaen lagestión, conel finde satisfacer losrequerimientosdelapersonausuaria.

● Control de impresiones: El control estricto de impresiones permitió obtener resultados de la cantidad de resmasconsumidasporcadaadministraciónregional.SegúnreportesdelaDirecciónEjecutiva,lasadministracionesregionalesconsumieronduranteel2009untotalde35.838resmasdepapelde1000hojas,paraunpromediomensualde2.987resmasporesteconcepto.

Enel2010(mayoadiciembre),tomandoencuentaqueesapartirdemayo,cuandoseinicialaoperacióndeloscentrosdeimpresión36,sereportauntotalde14.025resmasparaunpromediomensualde1.753.Enel2011,elconsumofuede15.554resmas,paraunpromediomensualde1.296,loquesignificaunadisminuciónenelpromediomensual,entreel2009yel2011,de1.691resmasEntérminoseconómicos,dichodescensorepresentaunahorroestimadode$17.197,6637.

Cuadro n.° 6Cantidad de resmas de papel de 1000 hojas consumidas por las administraciones regionales por impresiones

período 2009- 2011

año Cantidad resmas de papel 1000 hojas promedio mensual2009 35.838 2.987

2010(mayoadiciembre) 14.025 1.7532011 20.662 1.296


Ahorabien,si17resmasdepapelF-74de500unidadesequivalenaunárbolquesedejadecortar,estosignificaque,segúnladisminuciónenelconsumodeimpresionesderesmasdepapelde1000hojas,entreel2009y2011,conlaimplementacióndeloscentrosdeimpresión(1.691),sehadejadodetalaruntotalde199árboles.

Aligualquelasfotocopias,lasimpresionesestabandesbordadasanivelinstitucional.Cadaoficinadejuezojueza,asícomodeciertopersonaldeapoyo,contabaconunaimpresoraensurecinto,lacuallespermitíaimprimirtodoloqueselesocurriera38.

La creación de los centros de impresión tiene como objetivo unificar el servicio de impresión39 de varios despachosjudiciales,medianteelempleodeequipocontecnologíadepuntaquepermitelaagilizacióndelaslaboresatravésdelaimpresión

36 Serviciosdeimpresiónconcentradosenáreasestratégicasparaatenderlaaltademandadeimpresionesdelosdiferentesdespachosjudicialesdentrodeunconceptodegestiónrápida,segura,deusoracionaldelosrecursosinstitucionalesydeunserviciodecalidadalaspersonasusuarias.

37 Elpromedioparael2011esde¢511.08pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢8.784.275.540.00(ochomillonessetecientosochentaycuatromildoscientossetentaycincomilcolones,quinientoscuarenta).Dondeelcostoporresmaesde¢5.194.72,segúnelcatálogodeprecios2011delSistemaIntegradodeGestiónAdministrativadelPoderJudicial(SIGAPJ).

38 Sehadetectado,incluso,quesereproducíadocumentaciónajenaalainstitución,talescomotesis,exámenesparaaplicaralosalumnosenelcasodejuecesojuezasdocentesoleyesqueseencontrabanadisposicióndemaneradigital,asícomolibroscompletosocódigosprocesales.

39 Enlasesiónn.°31-2009del31demarzode2009,artículoLXXXIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2009),elConsejoSuperiordispusoquelosresponsablesdelosdiferentesprogramaspresupuestariosteníanlaobligacióndeestablecercentrosdeimpresiónconelfinderacionalizarelusodeequiposdeimpresión.


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deltrabajoenformarápidaysegura,concontrolesdeimpresiónporoficinayporpersonadentrodeunafilosofíadeatenciónalapersonausuaria.SucreaciónhapermitidoalaorganizaciónyalPrograma,obtenerresultadossatisfactoriosencuantoalusorazonabledelasimpresiones,generandoahorro,tantoenelconsumodepapelenlamedidaquelasimpresorasdealtacapacidadtraenincorporadoeldúplex,comoentóner.Además,permitendiseñarpolíticasdeahorromediantecontrolesquetraenconsigolaeliminacióndeimpresionesdedocumentospersonales.

Actualmente,anivel institucional,secuentaconun totalde95centrosde impresión,de loscuales83seencuentraninstaladosenedificiosytribunalesdetodoelpaís;6enelMinisterioPúblicoy6enlaDefensaPública.

● digitalización de formularios: Laconfecciónmanualdeciertosformulariosdeusofrecuentedelaorganizacióngeneróparael2009unconsumode2.409unidadesdepapelde500hojasyde27.862pliegosanualesdepapelbond(222.896hojastamañocarta),locualrepresentóunaerogaciónde$138440ylatalade26árboles.

De los230 formulariosmanualesexistentes,sehadigitalizadoel48%(110), loquemuestraavanceen lapolíticadeinformatizacióndeestos.

Eneláreadecomunicación,conelfindefortalecerlaculturadigital,sehantransmitidocápsulasinformativasycampañasrelacionadasconelconsumodepapelcomoconsecuenciadeformulariosmanuales,fotocopiasypapelparaimpresiones,comolaquesecitaacontinuación,sinperjuiciodequeparaampliar,sepuedaconsultarenelsiguientelinkdetodaslascampañashttp://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/capsulasinformativas.

4.1.3 avances en el proceso de formulación presupuestaria para el 2013 y seguimiento al plan anual operativo 2012 (pao 2012)

Sedaunavancetrascendentalenelprocesodeformulaciónpresupuestariainstitucionalparael2013,adiferenciadeotrosperíodosenqueloslineamientosestabandirigidosanopermitirelaumentoencompradepapelmayoralporcentajedecrecimientoinstitucional(9%).

Enelprocesodeformulacióndel2013,enlasesiónn.°104-11del13dediciembrede2011,artículoXXI(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011),elConsejoSuperioraprobólasDirectricesTécnicasparalaFormulacióndelPlanAnualEstratégicoyAnteproyectodePresupuesto2013.Laimportanciadeestasdirectricesradicaenqueseconstituyenen lineamientosdeacatamientoobligatorioquesedeben respetar yaplicarporpartede todos los servidores y las servidorasjudicialesinvolucradosenlaformulacióndelPlanAnualEstratégicoyAnteproyectodePresupuesto2013,yconstituyenunaguíadetrabajoparajefes,jefas,personasencargadasdecadaoficinaydespachojudicial,conelfindequeformulencorrectamentesusnecesidades,evitenomisionesimportantesorebajosposteriores,yelaborencorrectamenteelPlanAnualEstratégico.

Específicamente,elpunto20establecelanoautorizacióndecrecimientoenloquecorrespondaalacompradepapel,ysoloseautorizaráigualcantidadalapresupuestadaenel2011oinferior,asícomoparalacompradetónerypapelparaimpresoras,aldisponerseque

[...] el monto a formular en la subpartida 29903, "Productos de Papel, Cartón e Impresos" de cada oficina y despacho, deberá ser igual o inferior a lo aprobado para el 2011, salvo casos muy excepcionales, en los cuales se valorarán las justificaciones para aumentar el monto. En línea con lo anterior, para el 2013, la cantidad a formular para adquirir el tonner y papel que requieren las impresoras, debe ser menor a la cantidad utilizada durante la ejecución del 2011 [...].

En igual sentido, LaCortePlena, en sesiónN° 16-11 celebrada el 30 demayodel 2011, artículoXXXIII, aprobó las“POLÍTICASDELPROGRAMAHACIACEROPAPELESDELPODERJUDICIAL”,entreellaslassiguientes:

40 Elpromedioparael2009esde¢578,26pordólar.Enestecaso,elmontoencolonesesde¢800.475,26(ochocientosmilcuatrocientossetentaycincocolonesconveintiséiscéntimos).


53

1.17 “En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán incrementos en la compra de cualquier tipo de papel”.

1.19 “Los despachos y oficinas judiciales deben mantener una reducción progresiva en el consumo de papel, fotocopias e impresiones con independencia del recurso tecnológico, y buscar mejorar sus procedimientos de trabajo para lograr una gestión SIMPLIFICADA Y eficiente, con un enfoque de eliminación del uso de papel innecesario”.

Loanterior,permiteincrementarlosesfuerzosinstitucionalesparareducirelusodepapelyeltonner,ymantenervigentelanecesidaddepromoverlaoptimizacióndelusodemediostecnológicos,sensibilizaryconcienciaralosservidoresyservidorasjudicialesdelanecesidaddeeliminarelpapelinnecesarioyreducireltiempoderespuestaalaspersonasusuariasparafortalecersusderechoscuandoaccedenlajusticiaycontribuirconelmedioambiente,evitandolataladeárboles.

IgualmenteencuantoalaelaboracióndelosPlanesAnualesOperativos(PAOs),seestablecieronlineamientosprecisosparalaeliminacióndepapelquepermitieronavanzarhaciaunanuevaculturainstitucionalsinpapeles,alinstituirseenlospuntos87y89delascitadasdirectricesque

87 [...] Es importante indicar, que en cada documento se deben incorporar e identificar acciones relacionadas con los temas estratégicos de […] Cero Papeles […], utilizando para tales efectos la columna correspondiente en el formato establecido. [...]89.- En caso de ser necesario realizar modificaciones al plan anual operativo, cada oficina judicial tiene la potestad para proponer los cambios que considere pertinentes (siempre y cuando no contravenga los objetivos indicados en el Plan Anual Estratégico e Institucional) y comunicarlas al Departamento de Planificación.

Elseguimientoalcumplimientodeestoslineamientosduranteel2012permitióquelainformaraalProgramaHaciaPapelque,deuntotalde753oficinasydespachosjudicialesdesglosadosporProgramaPresupuestario,solamente10(1.3%)habíanomitidoincluirelejetemáticodeeliminacióndepapel.

Portanto,enlareuniónacordadaporelProgramaHaciaCeroPapel,tomadaenlasesiónnúmero1-2012,celebradael3 de febrero pasado, artículo IX (http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/26-sesiones-2012),seinformóacadaunadelaspersonascoordinadorasdeámbitosobrelasfalenciasencuantoalainclusióndeobjetivos,metasyactividadesparalaeliminacióndepapelconelfindequesubsanarandichasituaciónencadaunodelosámbitos.Asuvez,sehizodeconocimientoalConsejoSuperiorparaevidenciarelincumplimientoenarasdecrearconcienciainstitucionaldelaimportanciaderealizaresfuerzosparalainclusióndemetasencadaoficina.

Enlasesiónn.º09-12,celebradael5demarzode2012,artículoXVII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2012),laCortePlenadispusoincluiraccionesorientadasapotenciarlapolíticadeeliminacióndepapeldentrodelos"Lineamientosparalarestricciónenelprocesodeformulaciónpresupuestaria2013",asaber:

[…] 2.7. Potenciar el uso de los medios tecnológicos para las actividades de capacitación, tales como la virtualización de los cursos y la videoconferencia

Subpartidas relacionadas con el gasto de productos de papel y cartón. 2.12. Mantener para el 2013, a lo sumo, el monto aprobado para el 2012 en estas subpartidas, conforme lo estipulado en las directrices de formulación presupuestaria, aprobadas por el Consejo Superior.

2.13. Transmitir las experiencias de proyectos desarrollados, mediante pasantías y aprovechamiento de experiencias exitosas para replicarlas en otros despachos judiciales.

3.6. Mantener la política de eliminación del papel que incluye restricción de fotocopias y revisión de los procesos para eliminar trámites y papeles innecesarios que abultan los expedientes judiciales con el fin de lograr una mejor gestión y procesos más ágiles […].

Segúndatossuministradospor ladelperíodo2011al2013,el resultadode las restriccionesenelcrecimientode lassubpartidas (10303 y 29903) vinculadas a la compra de papel "Impresión, encuadernación y otros" y "Productos de cartón e impresos"muestraunatendenciahaciaeldescensoenlaformulaciónpresupuestaria,comoseobservaenelsiguientedetalle:


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Cuadro n.° 7papel tamaño oficio

2011 2012 2013Cantidad (resmas)

monto ¢ Cantidad (resmas)

monto ¢ Cantidad (resmas)

monto ¢

36.920 191,555,219 32.036 166,418,017 25.924 132,196,881

Fuente: DepartamentodePlanificación.

Cuadro n.° 8producto de papel de cartón e impresos

2011 2012 2013monto ¢ monto ¢ monto ¢714,825,660 697,967,762 634,431,603.

Fuente: DepartamentodePlanificación.Cuadro n.° 9

impresión, encuadernación y otros*

2011 2012 2013monto ¢ monto ¢ monto ¢224,641,058 238,355,098 254,187,868

* SejustificaelincrementoporlaimplementacióndeJuzgadosOral-ElectrónicoenPensionesAlimentarias,enPuntarenas,CartagoyLimón,paralocualsedestinaronrecursospor¢59.686.200paracubrirelserviciodedigitalizacióndeexpedientesjudiciales.

Fuente: DepartamentodePlanificación.

Además,selogranimportantesacuerdosvinculadosconeltemadeeliminacióndepapelenlasesiónextraordinariadepresupueston.º042-2012delConsejoSuperior(presupuesto2013)del2demayode2012,ArtículoXXVI(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012),encuantoareducirlaadquisicióndeaparatosdefaxquegenerangastodepapel,algradodequesehaceinstanciaalColegiodeAbogadosyAbogadasparaquesustituyalosnúmerosdefaxporelsistemaquepermite recibir notificaciones en la páginaweb, así como restricciones en cuanto a la adquisición de fotocopiadoras, como acontinuaciónseexpone:1) APARATOS DE FAX […] a) Tener en consideración que el uso del fax genera gasto de papel constante, por lo que deberán utilizar medios tecnológicos disponibles, así como el sistema de gestión y el correo electrónico; además, motivar a las personas usuarias para que sustituyan los números de fax por el uso de la clave que les permitirá recibir notificaciones por medio del sistema de la página web. En este sentido, la Secretaría de la Corte tomará nota para emitir una circular dirigida a todos los despachos. b) La Secretaría de la Corte solicitará al Colegio de Abogados indicar a sus afiliados que si utilizan los medios tecnológicos descritos redundará en una mejor Administración de Justicia. c) En la ejecución del presupuesto se analizará la pertinencia de la compra del fax respectivo, en función de la disponibilidad de otros medios tecnológicos y del sistema de gestión. d) El Departamento de Planificación y la Dirección de Tecnología de Información revisará en los juzgados y circuitos judiciales donde se cuenta con la aplicación del sistema de gestión, para que en esas oficinas no haya fax, si no que sea a través del mismo sistema que se comuniquen los asuntos que así se requieran. e) El Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional realizará una campaña donde se promueva utilizar medios electrónicos y disminuir el uso del fax y por tanto el consumo de papel […].3) FOTOCOPIADORAS: Previo a la compra de las fotocopiadoras solicitadas, el "Programa hacia Cero Papel" analizará su pertinencia, y si es posible hacer una modificación en el procedimiento utilizado, para evitar sacar fotocopias […].


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Al igualqueotrosaños,sedebedestacarque lassesionesdepresupuestoparael2013se llevaronacaboenformaoral,siendograbadasenCDuotrosmediostecnológicos,conelfindequelosservidoresylasservidorasdeláreadeinformáticadecadaregiónsuministrenaladministradoroalaadministradoraregionalrespectivos,enCDoelmedioqueestimenpertinente,lagrabacióndelassesionesconformelasactasquedenenfirme,paracolocarloadisposicióndelasservidorasolosservidoresjudiciales interesados,asícomode lasoficinasy losdespachos judicialesdelcircuito.Encasodequese requiera, loanteriorpermiteescucharlasmanifestacionesdequienesintervienenenladiscusión,asícomofacilitarlainformaciónaquienlosolicite.

Enelcasodelasoficinasubicadasenlaperiferia,losservidoresylasservidorasautorizados41puedenbajarlagrabaciónpormediodelossiguientespasos:enelexplorador,sedigitahttp://intranet/regionalesyseseleccionalaopción“audio presupuesto 2013”.

LasaccionesrelacionadasconlasrestriccionescomentadasenlaformulaciónpresupuestariaylainclusiónobligatoriaenlosPlanesAnualesOperativosdecadaoficinadelejetemáticodeeliminacióndelpapelysuseguimientohansidoprocedimientosclavesdelaorganizaciónparareforzarelprocesodesensibilizaciónyconocimientodelapolítica“cero papel”.

Muchasvecesacontecequelosservidoresylasservidorasjudicialespasansusdíasinmersosensuslaboreshabitualesajenosalaspolíticasestablecidas,lascualesmuchasvecesdesconocenobiendeleganeneljefeolajefadeoficinaopersonaadministradora,yestos,asuvez,selimitanalapresentacióndeinformesoaincorporaraccionesquenotienenéxitopornohabernacidodelcompromisodegrupo.

Estavez,elprocesohasidodiferente,nacedelosequiposdetrabajodelPrograma,conformadosporámbitoderevisióndesusprocesosenconjuntoconlasoficinasbajosuresponsabilidad,conelfindeincluirensusplanesoperativosaccionesespecíficaspara reducir el circulante de papel (paramás detalle, véase http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/5-plan-anual-estrategico).Hasidounprocesoderetroalimentaciónyaprendizajeorganizacional,endondedelamanodelatecnologíaosinella,sehanlogradointroducirmejorasparalareestructuracióndelosprocesosescritosysuprimirtrámitesyetapasquenoañadenvalor;además,parareducirlostiemposdeesperaenelflujodelprocesodetrabajoyautomatizarelsoportedecadaetapayprocesodeleslabónenlasoficinasquecuentancontecnología.

Dentrodelprocesodecambio,serequieredelcompromisodecadaunodelosservidoresylasservidorasdelaorganización,comomotorfundamental.

ConlaayudadelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacionalylaDireccióndeTecnologíadelaInformación,elProgramaHaciaCeroPapelhageneradoinformaciónclaveparadespertarlaconcienciainstitucionaldeloscostosyriesgosqueconllevacontinuarhaciendotrámiteslentosensoportedepapel,tantoparalaAdministracióndeJusticiacomoparalaspersonasusuariasy,porquénodecirlo,paraelplaneta.

Lasaccionesorientadasalalaborpresupuestariahanresultadovitales,alserelpresupuestolarazóndeserdecualquierorganizaciónpública,asícomoloeselprocesodeplanificación.Anadielecabedudadequebastaconrevisarcualquierpresupuestopúblicoparaconocerelnortequeloinspira,cuálessonsusprioridadesypolíticasorganizacionales.

En lo que corresponde al trámite de ejecución presupuestaria, en cada trámite que conllevemodificaciones externaspor decreto ejecutivo (trámite por medio del cual se trasladan recursos económicos de todos los programas presupuestariosinstitucionales),elProgramasehadadoalatareaderevisarestasmodificaciones,conelfindedestacarbuenasprácticasdelasoficinasqueporvíademodificaciónpresupuestariarecortanlaspartidas29903y23303vinculadasconelconsumodepapel,yasuvez,realizainstanciasaaquellasqueutilizanestavíademodificaciónparaadquirirpapelquenohabíanpresupuestadoensuoportunidad.

EjemplodeelloeslasesióndelConsejoSuperiorn.°76-12del23deagostode2012,ArtículoIII,segúnenlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012.

41 Losservidoresjudicialesautorizadossonaquellaspersonasaquienesselesremiteeloficiodondesecomunicaelacuerdo.


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ComoPrograma,nopretendemosserunmodeloounaguíaexhaustivadebuenasprácticasenlaeliminacióndepapelaseguirporotrasorganizaciones,sinocontarlaexperienciadesdesucreaciónyrelatar lasaccionesque,enelcasoparticulardeCostaRica,hansurtidoefectoenelsistemajudicialparaavanzarhaciauncambiodeculturaorganizacionalqueincorporeyevidenciedesdesuraíz-presupuesto-laconcrecióndepolíticasdeceropapel.Podríaserdealgunautilidadparaorganizacionesdenaturalezasimilaruotras.

Cadaorganizacióntienesuspropiasnecesidadesparticularidades,limitacioneslegales,presupuestariasyculturales,deahíquelanarracióndelaexperienciapodríaconsiderarsecomoreferenciadeconsultaparaavanzarhaciaelmejoramientodelagestiónpúblicaengeneral,mediantelasimplificacióndeprocesosytrámitesdentrodeunmarcodelusoracionaldelosrecursospúblicosdisponibles.

4.1.4 estadísticas para determinar la brecha digital y orientar el uso de los recursos públicos hacia un cambio en la arquitectura institucional

Adicionalalainformacióndeconsumoygastoquelosapartadosanteriorescomprenden,sehanrealizadoesfuerzosparalograrunavisiónorganizativaintegralqueincluyadatosrelacionadosconelusoyelinventariodelasherramientastecnológicasadquiridasenelprocesodeimplantaciónymodernizacióndelaplataformatecnológica.

Estasnuevasestadísticaslogranvisibilizarpartedelainformaciónque,sibienpermanecíadocumentada,noerautilizadaparalatomadedecisionesasícomoparaelcontrolyseguimientodelainversiónrealizadaenlaplataformatecnológicay,menosaún,paravincularlaconelanálisisencuantoalahorroenconsumodepapelylaconversióndeestasestadísticasataladeárboles.

Actualmente,estos informesestadísticossonplenamenteutilizadosparadeterminar lasituaciónde laorganizaciónencuantoalusoporpartedelpersonalydelaspersonasusuariasdelaplataformatecnológica,asítambiéncontribuyenadetectarcarencias, resistenciasy riesgosqueseencuentranenel caminoparapotenciar la tomadedecisionesdentrodelprocesodetransaccióndigitalyencumplimientode lapolíticaspúblicasqueelProgramadesarrollade"maximizarelusodeherramientastecnológicasenaquellasoficinasydespachosdelPoderJudicialquedisponendeestas,comomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles”yde"fomentarenelPoderJudicialunaculturadenoutilizacióndelpapel".

● inversión institucional en materia tecnológica: Sibienescierto,latendenciadeadopcióndelosmediostecnológicoshaidoenaumento,siloanalizamosdesdemontosabsolutos,elporcentajedecrecimientoenrelaciónconelpresupuestototalreflejaunquebrantoenlorelativoalainversiónenlatransaccióndigital,principalmentedelperíodo2007al2010,dadaslas limitacionespresupuestarias a nivel del país que incidennecesariamenteenel presupuesto de laAdministracióndeJusticia.Noobstante,elconvencimientoinstitucionalhapermitidoque,pesealaslimitacionesseñaladas,seproyecteunarecuperacióncomopartedelprocesodedigitalizaciónydelmejoramientodelaplataformatecnológica,apartirdel2011.

Cuadro n.° 10inversión tecnológica según importancia relativa con respecto al presupuesto total en colones 2007-2012

aÑo monto estimado en $ monto ¢ importancia relativa con respecto al presupuesto total en colones

2007 11.108.761.89 5.762.559.145 4,64%2008 11.447.141.84 6.087.017.678 4,14%2009 12.382.298.03 7.160.187.664 3,28%2010 12.120.866.21 6.434.240.621 2,71%2011 22.880.967.35 11.694.004.795 4,14%2012 31.010.179.60 15.866.668.496 5,26%

Fuente: DepartamentodePlanificación


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● documentos firmados digital y electrónicamente: Segúnlosregistrossuministradospor laDireccióndeTecnologíadeInformación,duranteel2011,lacantidaddedocumentosfirmadoselectrónicamentefuede281.614y,confirmadigital,298.279,parauntotalgeneralde579.893.Deeneroafebrerode2012,enformaelectrónicasehanfirmado64.334y,confirmadigital,67.544parauntotalgeneralde131.878,loquereflejaunusointensivodedocumentoselectrónicosenlamedidaquetansoloendosmeses,elusodeestaherramientaalcanzó22.74%enrelaciónconel2011.

Entérminosabsolutos,entreambosperiodosanivel institucional,porconceptode impresionesevitadas,seahorróuntotalaproximadode2.135.313hojas,partiendodelhechodequeporcadafirmadedocumentoelectrónicooconfirmadigital,seconsumíancercadetreshojasdepapel.Alrealizarlaconversiónencuantoataladeárboles,seestimaquesedejódecortaruntotalde25142.

Figura n.° 4

2011Total de documentos : 579.893 Electrónicamente: 281.614 Digitalmente: 298.279

Programa Hacia Cero PapelPrograma Hacia Cero Papel

Documentos firmados digital y electrónicamente

La implementación de los medios electrónicos significó:2011 se ahorraron 1. 739, 679 de hojas impresas 2012 se ahorraron 395.634 de hojas impresiones

enero- febrero

“Informe de los documentos firmados digital y electrónicamente, del 2011 y enero y febrero del 2012” : ingrese a la dirección http://www.poder-judicial.go.cr/informe_firma/3407-12.pdf

2012enero y febrero

Total de documentos: 131.878 Electrónicamente: 64.334 Digitalmente: 67. 544

● visitas al sistema de gestión en Línea: SegúndatosproporcionadosporlaDirecciónEjecutivaenel “Informe de Visitas al Sistema de Gestión en Línea",del17dejuniode2012al17desetiembrede2012,secuentaconunpromediodiariode3.000visitasdurantelosdíaslaborales(lunesaviernes),conelpropósitodeutilizarlasdiversasopcionesdeconsultaqueelsistemaofrece.

● páginas visitadas por cada una de las opciones que el sistema ofrece:Sehaconsultadountotalde3.713.977páginasduranteelperiodoanalizado,talycomoseapreciaenlasiguientegráficaquemuestrauncomportamientoconstanteconalgunasvariacionesdetendenciacrecienteenalgunosdíasdelmesdeoctubre,cuyomáximonúmerodevisitantesfuede3.634enunmismodía(10desetiembrede2012).

42 Partiendodequeaproximadamenteporcada17resmasdepapelde500hojas,setalaunárbol.


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Figura n.° 5


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Figura n.° 6

● Lugaresdesdedondevisitantesaccedenalsistema:Elsistematambiénhaservidocomomedioalternativoparainformaralaspersonasacercadesusprocesosauncuandoseencuentranfueradelpaís.Porestarazón,esnotableelregistrodevisitasdesdeotrasregionesdelcontinentey,enesporádicoscasos,desdeotrasregionesdelmundocomosedetallaacontinuación.

Figura n.° 7


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Figura n.° 8

● medios tecnológicos utilizados por las personas usuarias al momento de la consulta en línea: Nomenosimportantees destacar que los dispositivos móviles y los navegadores han sido considerados por las personas usuarias paraconectarseyrealizarlaconsultadegestiónenlíneadelosprocesosenlosdiferentesdespachosdelPoderJudicial,talycomosedetallaenlassiguientesfiguras.


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Figura n.° 9


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● Cantidad de computadoras, acceso a intranet y correo electrónico: SegúndatossuministradosporlaDireccióndeTecnologíadelaInformación,lainstitucióncontabaparael2010con8.755computadoras.Alrelacionarlacantidaddecomputadorasconlacantidaddepersonaljudicialdeeseaño,10.349personas,significaqueun84,6%delaspersonasquelaborabaneneseentoncesenelPoderJudicialcontabaconestaherramienta.Parael2011,seregistranuntotalde10.545servidoresyservidorasjudicialesy9.143equiposdecómputo,paraunarelaciónproporcionalde86,7%.Ellonospermiteafirmarque,peseaquelapoblaciónjudicialhasufridouncrecimientovariable, larelaciónproporcionalconelequipodecómputoseincrementa,comosemuestraacontinuación:

Cuadro n.° 11Cantidad de servidores judiciales

2007-2012

aÑo/detaLLe 2007 2008 2009 2010 2011 2012POBLACIÓNJUDICIAL* 8.043 8.696 9.937 10.349 10.545 10.819

CRECIMIENTORELATIVO 3.34% 8.12% 14.27% 4.15% 1.89% 2.60%

* Incluyeplazasordinariasyextraordinarias.Fuente: DepartamentodePlanificación.

Similar relaciónseobservaenel crecimientodeaccesoa la Intranetporpartede lapoblaciónquedel2006al2010muestrauncrecimientoporcentual deun81,9%, segúnelCompendiode IndicadoresJudiciales2007-2011 (http://sitios.poder-judicial.go.cr/planificacion/Estadisticas/Compendio_de_Indicadores/compendio_indicadores_2007-2011.pdf),larelaciónporcentualvaríaaun86.7%(9.143)deservidoresyservidorasconaccesoalaIntranet.

Cuadro n.° 12Cantidad de computadoras y cuentas electrónicas en el poder Judicial

2007-2011

aÑo/detaLLe 2006 2007 2008 2009 2010 2011Totaldecomputadoras 5.868 6.435 8.607 7.780 8.755 9.143

Totaldecuentaselectrónicas 4.216 4.900 6.143 7.493 7.668 10.635

Fuente: DireccióndeTecnologíadeInformación.

Deloanterior,sedesprendequeunaaltacantidaddeservidoresyservidorasjudicialescuentaconasignacióndeequipodecómputo,cuentasdecorreoelectrónicoasícomoaccesoa la Intranet.Actualmente, tanto los juecesy las juezascomo laspersonastécnicasjudicialesquedesarrollanlalabordetrámitejudicialdetodoelpaísseencuentrandentrodeestegrupo,siendolarelacióndeunoauno.

LaintensificaciónenmateriatecnológicahaidodelamanodelProgramaHaciaCeroPapel,enelentendidodequela

adquisicióndeherramientastecnológicasnoessuficienteparagarantizarelcambiohacialamodernización.Esteprocesodebeiracompañadodeunaestrategiadirigidaagenerartransformacióncultural,conocimiento,entendimiento,sensibilización,formacióncontinuayseguimientodesuuso,delocontrario,noseimpactapositivamentelaorganización.EstosehalogradoatravésdelascampañasdesensibilizaciónycápsulasinformativasdesarrolladasporelPrograma.


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● sistemas de videoconferencia: En la actualidad la organización cuenta con veinte Sistemas de Videoconferenciainstaladosenlasveinteadministracionesregionales,aelloselesumannueveenotrasoficinasosalas43.

Asimismo,sehan instaladosistemasdevideoconferenciaen losCentrosdeAtención Institucional (CAI)delMinisteriodeJusticia44parafacilitarelaccesoalaspersonasprivadasdelibertaddelalecturadesentenciaspenalesgrabadaspororalidadenDVDyCD45yparallevaracaboalgunasaudienciasoralesenqueladefensaylaspartesintervinientesacuerdan,yaseapormotivosdeseguridadofacilidadparaestaspersonas,beneficiosqueincidenenunmenorcostoparalajusticiaymenorriesgodedesplazamiento.

Entérminosestadísticos,segúndatossuministradosporlaDirecciónEjecutiva,de697enlacesqueserealizaronduranteel II trimestredel2012,el11.76%(82)correspondióavideoconferenciasconlosCAIyelrestante88.24%(615)aenlacescondespachosjudiciales,otrasoficinasyáreasdeatencióndelaAdministración.

AlcompararlacantidaddevideoconferenciasdelIItrimestrede2012,conlaestadísticadeenlacesefectuadosdemayoadiciembrede2011(1.442),setieneporresultadoque,parael2011,elpromediomensualfuede180conexiones,paraelItrimestredel2012(544),elpromediomensualfuesimilarcon181enlaces,entantoqueenelperíododeabrilamayode2012,eltotaldevideoconferenciasrealizadasascendióa697paraunpromediomensualde232querepresentaunincrementoenelusodeestaherramientadeun28%(52)entreambosperiodos.

AsolicituddelPrograma,elDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacionalhadivulgadocápsulasinformativasperiódicamentesobrelaimportanciadeutilizarsistemasdevideoconferenciaparaoptimizarlosbeneficiosqueselogranconsuusoygenerareconomíainstitucional.Estaherramientahapermitidolacomunicaciónconloscentrospenitenciariosseñalados;además,esusadaenreuniones,capacitacionesjudiciales,enlacesconotrosPoderesJudiciales,conversatoriosconotrospaíses,asícomoparalarealizaciónocontinuacióndejuiciosyaudiencias,entreotros.

● equipo de grabación y audio para la realización de audiencias orales: Suusoesnecesarioparadarcumplimientoalapolíticadeoralidadysimplificacióndetrámites,dispuestaporlaCortePlenaenlasesiónn.º022-2010del16deagostode2010,artículoXIX(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2010),enlacualsedispusoquetodoslosdespachosjudicialesestánautorizadosarealizarlosprocesosdeformaoral,independientementedelamateriaqueapliquen.Enlaactualidad,todoslosdespachosqueatiendenmateriapenalsinexcepcióncuentanconequipodeaudioyvideoparagrabarlasaudienciasydebatesasucargo.Igualmente,lamayoríadesalasdejuiciosestánequipadasparafacilitarlosprocesosorales.Alosdemásjuecesyjuezasdelasdiferentesmateriasseleshasuministradoequipodeaudioparaquegrabenlasaudienciasquerealizan,yanivelinstitucional,sehanentregado512equiposdeaudio,y96unidadesmásestánenprocesodedistribución.

43 TribunaldePavasyHatillo,PresidenciadelaCorte,SaladeExpresidentes,AuditorioJudicial,SeccióndeTelemáticadelaDireccióndeTecnologíadeInformación,SalónMultiusoyelAulaVirtual.

44 DentrodelAcuerdodeCooperaciónInterinstitucionalentreelPoderJudicialyelMinisteriodeJusticiayPazn.º31-CG-07,comopartedelasresponsa-bilidadesdelPoderJudicial,seestablecióelsuministrodeequiposdevideoconferenciaalosCentrosdeAtenciónInstitucional(CAI)delpaís.SehaninstaladoenlaReforma,elBuenPastor,SanSebastián,elCentrodeFormaciónJuvenilZurquíyPérezZeledóny,enelfuturo,seinstalaráenelCentrodeAtenciónInstitucional,Sandoval(Limón),,yconrecursosdelpresenteaño,estetipodesistemasseinstalaránenlosCAIdeLaMarinadeSanCarlos,CocoríenCartago,PasoRealenLiberiayelRobledePuntarenas,paraloscualeslosequiposseencuentranenprocesodetrámitedecompra.

45 ComocoordinadoradelPrograma,hemantenidounvotominoritarioenelsenodelConsejoSuperiorenlasesiónn.°64-2008del28deagostode2008,artículoXXXVIII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2008),encuantoalaimplantacióndeequipodecóm-putoenlosrecintoscarcelarios,paralecturadelasentenciadictadadeformaoralporpartedelapersonaprivadadelibertad.Sibienlaoralidadhacontribuidoaagilizarlosprocesosjudiciales,enloqueserefierealosderechosprocesalesygarantíasdelapersonaimputada,parecequelasolainstalacióndelequipodecómputoenelrecintocarcelarionoessuficiente,yesendetrimentodelosderechosfundamentalesdelapersonaprivadadelibertad,porloquepodríaenfrentarobstáculosenelsistemacarcelarioparaimponersedelconocimientodelasrazonesporlascualesseencuentrarecluida.(Alrespectoparamayordetalle,véase:ChavesCervantes,Lupita.LaTutelaJudicialEfectivaenelNuevoModelodeJusticiaContenciosoAdministrativa,pp.43-92).


64

La implementaciónde laoralidadenelPoderJudicialconducecualquierproceso jurisdiccionala laaplicacióndeunajusticiamásrápida,eficazyeconómicayaportauningredienteesencialquedignificaelprocesoallograrseelcontactohumano(justiciacon rostrohumano)que traeconsigo la inmediacióny laconcentraciónde laprueba,entreotros.Loanteriorsindudapermiteelmejoramientodelacalidaddelserviciopúblicodejusticia,yesuninstrumentoquesedebefortalecercomofuenteparaavanzarhaciaceropapel.

Enesesentido,elmagistradopresidente,Dr.LuisPaulinoMoraMora,consideraque[…] es cierto que hay confusión en el tema de cero papel y la oralidad, pero la realidad es que las políticas de cero papel van en sentido contrario a esa posición. Lo que tendríamos que determinar es cómo hacemos para señalar que esta política no es oralidad y que la oralidad puede ser también llevada adelante con cero papel o sin cero papel, es decir, son dos cosas separadas. (Véase: http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2011)

Noobstante,elusodeequiposdeaudioparagrabacióndeaudienciasoraleshaenfrentadoobstáculosyvivenciasnotodasexitosas;peroestassonpartedelprocesodetransformacióndelaculturaorganizacional.Sehallegadoinclusoalextremodeque,pornoteneraccesoalaudioovideo-poralgunafallatécnicaalmomentodesulectura-,juecesojuezasuórganoscolegiados(tribunales)hananulado loresueltoporel inferior,quedando lapersonausuariaperjudicadaconel retrasode laresolucióndelconflictoaltenerqueenfrentarnuevamentelaaudienciaodebateconmayorcostoparalajusticia.

Esas situacioneshanpermitidodetectar fuentesde resistencia institucional paraavanzar haciaunmodelode justiciadistinto.Lasfallastécnicas,erroresdesonido,norevisarlaformaenqueestátranscurriendoelejerciciooralhansidopartedelasdebilidadesdetectadasporelProgramaHaciaCeroPapel,enlaaplicacióndelapolíticadeoralidad,antelocualparaadministrarycontrolaresosriesgos,secrearonmedidasyprotocolosqueexigenalservidoroalaservidorajudicial-paragarantizarquelagrabaciónnopresenteyerrosyseadecalidadyutilidad-acumplirconmedidastalescomoasegurarqueelequipoestéencendido,probarelaudio,revisaraintervalosdelaaudienciaquetodoestétranscurriendobien,entreotros.

En lasesiónn.º50-10del18demayode2010,artículoXL (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2010),elConsejoSuperiordispusomediantecircular recordara las juezasy los jueces tramitadores,asícomoalpersonaldeapoyoenlaaplicacióndeoralidadeneldespacho,quedebíanestarpendientesdeladecuadofuncionamientodelosequiposdegrabaciónycómputoutilizadosparaeldesarrollodelasaudienciasorales.Seinstóalpersonalinvolucradoconestasaudiencias,aasumirunrolactivo,reportandoalasadministracionesregionaleselestadodelequipodegrabaciónparadetectaratiempocualquierfalla,necesidaddebaterías,audífonososusustitución.

Igualmente,enlasesiónn.º37-11del26deabrilde2011,artículoXLV(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011),esteórganoacogiólasolicituddelaContraloríadeServiciosdegenerarunregistrodesituacionesdetectadasenmateriadeoralidadparaidentificardeficienciasenlagrabacióndelaaudienciaocalidaddelaudioquelimitanlasposibilidadesdelaspartesdeescucharconclaridadycertezaloquehaacontecidoduranteestasy,asuvez,contribuiralaadopcióndemedidascorrectivasenlosprocesosoralesconlosequiposdegrabación,loquepermitecrearunbancodeacontecimientosparalaconsultadeotrosdespachosjudicialesyevitarlareproduccióndelosmismoserrores.

Sehanpresentadootrosobstáculosquerequeríanunanálisisaprofundidadconlaspersonasusuarias.Enlabúsquedadeunasoluciónparalosproblemasdeaudioydebidoaqueestaherramientaformapartedelescritoriovirtual,seestátrabajandoenmejorasdesolución,talescomo:

● GenerarunutilitarioparaquealaspersonasusuariasasícomoaabogadosyabogadasselesincorporeuníndicedelasactuacionesetiquetadasenelCDconelaudioparafacilitarlabúsquedadeloquelesinteresayelactoprocesalconcretoyasíevitarquetenganqueescuchartodalagrabación.

● Mejorarlafuncionalidaddelequipomediantealertasquepermitanquesisedesconectaunmicrófono,elsoftwaredelacomputadorareporteladesconexión,deigualforma,queenelpanelsepuedaobservarsiseestágrabandoono.

● Poderadelantaryretrocederelaudiocomosehaceconuncasete.● Separarlafuncionalidaddelescritoriovirtualparaquepuedaserutilizadaporlaspersonasusuariasde:


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● LosdespachosjudicialesqueutilizanelSistemadeGestiónycuentanconcapacidadesdealmacenamientoenlosservidoresconelfindeintegrarlaherramientadentrodeestesistema.

● Losdespachosquenocuentanconsistemadegestión,perosítienencapacidadesdealmacenamientoenlosservidores,debenprocurarque laherramienta funcionedeforma independientea lossistemasmencionadosparaquelaspersonasusuariaspuedangrabar,etiquetaryreproducirdesdeunservidordealmacenamiento.

● LosdespachosquenocuentanconSistemadeGestiónyquenotienencapacidadesdealmacenamientoenlosservidores,sebuscautilizarlaherramientaenformalocalalmacenandoelaudiodeesaformaenlacomputadoraparagenerarluegoelCDconlasetiquetasyelsoftwaredereproducción(estaopciónfuncionaparacualquierdespachoquenotengacapacidaddealmacenamientoenlosservidores,tenganonoSistemadeGestión).

ElProgramaHaciaCeroPapelcontemplaenlapolíticapública,segúnsehaindicado,queparatodotipodefuncionalidadesseelaborenmanualesdigitalesdecadaunadelasherramientas,conelfindefacilitarsumanejoyoptimizarsuuso.Actualmente,secuentaconunmanualpilotodeusodeequiposdegrabación,elcualseestáaplicandoentresdespachosjudiciales46ydeacuerdocon loseñalado,seestáen la fasede incorporacióndemejorasque incluye lasobservacionesde laspersonasusuariasparaextenderloalosdemásdespachosjudicialesqueaplicanoralidad.

Enlasesiónn.°22-12del25dejuniode2012,artículoXXVII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2012),laCortePlena,preocupadaporlasresistenciastantoenlointernocomoenloexterno,tambiéndispusoqueseverificaraelfuncionamientoóptimodelosequiposdegrabacióndelosdespachosjudicialesyquesecapacitaraalaspersonasencargadasdehacerdichasgrabacionesparaqueserealizarancorrectamenteysecumplieraconlosprotocolosestablecidosparaelmanejodelaoralidadenlasaudienciasdelosprocesos.

Nonosreferiremosenesteapartadoalosretosrelacionadosconlaconservacióndeladocumentacióndigital,enrazóndequesehaincluidounartículoquecontemplaelabordajedeestetemaanivelinstitucional.

● escáneres, faxes, impresoras y fotocopiadoras:Desdeañosatrás,lainstituciónharealizadounaimportanteinversiónenlaadquisicióndeciertosequiposqueprolonganypreservanelapegoylatradiciónalusodelpapel,entreestossedestacanlasfotocopiadoraseimpresorasdebajacapacidadqueseentregabandeformaindividualalasjefaturas,asícomoalpersonaldeapoyo, entotalausenciadecontrolsobresuusoyfaxes.Porotrolado,nomenosimportanteeralainversiónrealizadaenlacompradeequipoquesícontribuíaaladigitalizacióndeprocesosyeliminacióndepapelcomoelescáner.Noobstante,muchosdeellosseencontrabanembodegados,ynosepotencializabaelusodelosquehabíantenidodiferentesuerte,todoelloporausenciadepolíticasdeseguimientoycontroldelusodeestosactivos.

Este panorama genera la necesidad institucional de fomentar el uso de equipos de alto rendimiento como son lasimpresorasdealtacapacidadencentrosdeimpresión−noporoficinas−,tambiénpropiciaaumentarelrendimientodelosescáneresenproyectosespecíficos−tribunaleselectrónicosydigitalizacióndeexpedientesfísicos−.

Enlassiguientesilustraciones,semuestranelcomportamientoencuantoalaadquisicióndeesosequipos,asícomolareduccióndelostradicionalesqueconllevanapegoalpapel:

46 Juzgado laboral electrónico y Tribunal Agrario, ambos del II Circuito Judicial de San José, y el Tribunal Penal del I Circuito Judicial de la zona sur.


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Cuadro n.° 13Cantidad de escáneres, faxes, fotocopiadoras e impresoras

y proyección de adquisición para el período presupuestario 2013

tipo de eQuipo 2009 2010 2011 2012 totaL FormuLaCión presupuestaria 2013

Escáner 114 57 56 373 600 297Fax 86 98 33 28 245 59

Fotocopiadora 14 3 1 0 18 3Impresoras 495 26 20 63 604 227*

* Deltotaldeimpresorassolicitadaspara2013,solamente33sejustificancomonuevas,elrestosonparasustitucionesenlosdiferentescentrosdeimpresiónyoficinasquetienenequipodealtacapacidadyfuncionansimilarauncentrodeimpresión.

Fuente: DepartamentodeProveeduríaydePlanificación

gráfico n.° 8Cantidad de escáneres, faxes, fotocopiadoras e impresoras

y proyección de adquisición para el período presupuestario 2013

0,00

100,00

200,00

300,00

400,00

500,00

600,00

700,00

Escaner Fax Fotocopiadora Impresoras

2009201020112012Total


● notificaciones electrónicas:LasestadísticashanpermitidodiferenciarlosdiferentesmediosdecomunicaciónelectrónicacolocadosalserviciodelaspersonasusuariasygeneraraccionesparaincentivarmediantecampañasimpulsadasporelPrograma,elusodemedioselectrónicoscomoelcorreoelectrónico,notificaciónenlíneaoporelsitiooficial(enlacehttps://pjenlinea.poder-judicial.go.cr/vcce.userinterface/)haciendousodelaclavequelosdespachosotorgan.Sehanconfeccionadocampañas dirigidas a los abogados y las abogadas externos al Poder Judicial y las personas usuarias. Los acuerdosrelacionadosconestetemaporpartedelConsejoSuperior47sehacendeconocimientodelColegiodeAbogadosyAbogadasdeCostaRicaafindequeimpulseentresusagremiadosyagremiadasestosmedioselectrónicosyrevertirlacostumbreentrelitigantesdeseñalarcasillerosuotrosmediosquenecesariamenteconllevanlaimpresióndelasnotificaciones.

47 Sesionesn.°3-11del18deenerode2011LXVyLXVI;n.°19-11del3demarzode2011,artículoLXXVIII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secreta-riacorte/index.php/actasconsejo2011);n.°29-12del22demarzode2012,artículoLXXII(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012),todasdelConsejoSuperiordelPoderJudicial.


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Comomediosdenotificaciónelectrónica,secuentaconreportesdemediosqueutilizanelcorreoelectrónicoylagestiónenlínea.Sibienescierto,elfaxesunmedioelectrónico,elProgramahaconsideradoqueresultaconvenientedisuadirdesuuso,dadoquegeneragastodepapeltantoparalapersonaemisoracomoparalareceptora,y,muchasveces,esegastoseduplicaotriplicaporrepetidasemisionesdelprogramadefax.

A ello hay queagregar que todavía en algunas oficinas judiciales, principalmente las queno tienen implementado elsistemadegestióndedespachosjudiciales,persistelacostumbrearraigadadesacarvariasfotocopiasparalaemisióndelfaxadistintaspartesintervinientes.

Sehadetectadode la lecturadeexpedientes judicialesque las comunicacionespor faxqueestasoficinas judicialesrealizansonrespaldadasdeunaformaambiguaytienengastoirracionaldepapel,yaqueporcadaparteprocesal,engrapanelreportederemisiónconsatisfacciónjuntoconunaimpresióndeldocumentoenviadoporfaxy,sison20partesprocesales,nosencontraremosconlaingratasorpresadequeenelexpedientesehanduplicado20copiascon20reportesderemisionesporfax.Asísurgelanecesidaddeirsustituyendosuusoporelcorreoelectrónico,notificaciónporlapáginaweboficialodegestiónenlínea.

NohasidofácilparaelProgramaelabordajedeestetema,yaquehayreticenciadelosabogadosylasabogadasparamigraraunprocesocompletamenteelectrónico(despachoselectrónicosmedianteelsistemadegestiónenlínea)yseevidenciacontradictoriamenteque,peseaqueutilizanlasherramientastecnológicasparaelproceso(todoenlínea),almomentodeseñalarlugarparaoírnotificaciones,mantienen loshabitualescasillerosqueconlleva lacolocacióndelpapel impresode la resoluciónjudicialencadaunodeestos.Portalrazón,aúnpermaneceunacantidadimportantedecasillerosquegeneranaltoconsumodepapelporesteconceptoenalgunoscircuitosjudiciales.Enlosnuevosedificiosjudiciales,paraeliminarestapráctica,nosehanacondicionadoestasposibilidadesy,enelfuturo,seprevésucompletaeliminación.

Enlassiguientesestadísticas,sereflejaelcomportamientodelosdiferentesmediosdenotificacióndondeaquellosquenorequierenimpresióndeldocumento,seincrementany,porelcontrario,losquerequierenlaimpresión,elcomportamientoparaelpresenteañoenrelaciónconel2011vamostrandoundescensoenlospromediosmensuales,entreellos:elfax,loscasilleros,personal,enestrados.

Cuadro n.° 14estadística de notificaciones a través de diferentes medios

2011 al 19 marzo de 2012

medios de notificación 2011 2012(1 enero al 19 marzo)

FAX 1.064.164 188.754CASILLERO 270.027 45.930PERSONAL 93.694 18.761ESTRADOS 29.911 5.839

LUGARSEÑALADO 151.173 27.647ELECTRÓNICO* 51 1.191

CORREOELECTRONICO 120.642 32.809GESTIONENLINEA 2.405 1.553

OTROS 23.632 3.079TOTAL 1.755.699 325.563

* SerefierealasnotificacionesinternasquerealizanlosdespachosjudicialesalMinisterioPúblicoyalaDefensaPúblicaFuente: ÁreadeinformáticadeGestión,DireccióndeTecnologíadelaInformación.


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EncuantoalasnotificacionesdeGestiónenLínea,muestraunincrementosignificativo,sibienesciertoamarzode2012lacantidaddenotificacionesporestemediofuede1.553,dadalasaccionesemprendidaspordiversosdespachosjudicialesenlautilizacióndelSistemadeGestiónenLíneaeincentivodesuusoentodoelpaís,medianteelusodelciberespacio,desdequeentróenfuncionamientodichosistemainformático,enagostodel2011yhastanoviembredel2012sehalogradolanotificacióndeuntotalde16.150asuntos.EsdedestacarquelamayorcantidaddenotificacionessegeneraronenlosdespachosdelaprovinciadeHeredia,dondesereportauntotal7.366gestionesenlínea,ensegundolugarloocupaelIICircuitoJudicialdeSanJosé,dondesereportaronuntotalde3.066notificaciones,seguidoporlosdespachosjudicialesdeAlajuelayGrecia,con1.426trámitesy1.310gestiones,respectivamente.

Laagilidad y facilidadquebrindaelSistemadeGestión enLínea, no solo a las personasusuarias queacudena laadministracióndejusticia,sinoalosdiversosdespachosqueutilizandichosistema,motivóalConsejoSuperiorapromoverunamayorinformación“…a las personas usuarias en los distintos circuitos judiciales, en que informe sobre el Sistema de Gestión en Línea, y el servicio de notificación por esa vía, a efecto de incentivar su uso”.LaspersonasusuariaspuedeningresaralapáginaelectrónicadelPoderJudicial,www.poder-judicial.go.cr,yubicarelíconode“SistemadeGestiónenLínea”,dondeselesofreceinformacióngeneral sobredichosistema.Enel temade “NotificacionesenLínea”, laspersonaspartesdeunprocesopuedenseñalarlodentrodelosexpedientesyasísernotificacionesmedianteestapágina, “…con solo entrar en la parte privada utilizando su usuario y contraseña, accesando de esta forma su propio buzón de notificaciones. Así mismo puede consultar otras notificaciones que le son enviadas por otros medios”.

Actualmente,segúnlapáginadelSistemadeGestiónenLínealosdespachosquecuentanconestesistemahabilitadoson:

● ICircuitoJudicialdeSanJosé● IICircuitoJudicialdeSanJosé.● ICircuitoJudicialdeAlajuela.● IICircuitoJudicialdelaZonaAtlántica.● CircuitoJudicialdeHeredia.● CircuitoJudicialdeCartago.● IIICircuitoJudicialdeAlajuela(Grecia).● IIICircuitoJudicialdeAlajuela(SanRamón).● IICircuitoJudicialdelaZonaSur(Golfito).● ICircuitoJudicialdelaZonaSur(PerezZeledón).● ICircuitoJudicialdeGuanacaste(Liberia).● IICircuitoJudicialdeGuanacaste,SantaCruz.● IICircuitoJudicialdeGuanacaste,Nicoya.● CircuitoJudicialdeTurrialba

4.1.5 participación de oficinas en los concursos institucionales de buenas prácticas con experiencias innovadoras en eliminación de papel (se incluye listado)

En la sesión del 23 de enero de 2006, artículo XXXII (http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/phocadownload/actas_corte/2006/001-2301.pdf),laCortePlenaaprobólacreacióndeunBancodeBuenasPrácticasdeGestiónJudicialanivelnacionalqueincidanenelmejoramientodelaprestacióndeserviciosalaspersonasusuarias.

Seconvocaabiertamenteatodaslasoficinasjudicialesdelpaísenlosdistintosámbitos,conelfindequesemotivenadaraconocerydocumentaralgúntipodeexperienciainnovadoraquepuedavalorarsecomobuenaprácticainstitucional.

El reconocimientoa lasbuenasprácticasseotorgaaaquelgrupode trabajadoresy trabajadorasdeunadeterminadaoficinaodespacho,ocircuitojudicial,elcualhayapuestoenprácticaalgodiferenteensuquehacercomoresultadodeltrabajoenequipoparamejorarlagestión.


69

Dentro de este contexto, a nivel institucional se han llevado a cabo tres concursos (http://www.poder-judicial.go.cr/buenaspracticas/informacion.htm).Enel2008,84experienciasparticiparon,delascualesun9.5%(8)fueronbuenasprácticasencuantoalaeliminaciónoreducciónenelconsumodepapel.Laparticipacióndel2009fuede51buenasprácticasdelascualesel7.8%(4)estabanorientadasalareduccióndepapely,enel2011,deuntotalde69concursantes,el44.9%(31)participóconexperienciasenladisminucióndecirculantedepapel.Paramásdetalle,véaseelsiguienteenlacehttp://sjoint05/buenaspracticas/index.php?option=com_content&view=article&id=24&Itemid=2

● 2008SistemadeDepósitosJudiciales(SDJ).PresidenciadelaCorteyDireccióndeTecnologíadelaInformación.● 2008PolíticadeCeroPapel.JuzgadoContravencionalydeMenorCuantíadeSanJoaquíndeFloresdeHeredia.● 2008EjecucióndecursosconlamodalidadelearningGH-Capacitación.● 2008Usodelaestructuradearchivoycomunicaciónelectrónicaparaagilizarlosprocesos,aprovechandolatecnología

disponibleyasíreducirelconsumodepapelydemássuministrosrelacionados.AuditoriaJudicial.● 2008Digitalizacióndeexpedientesdelosfuncionariosylasfuncionariasjudiciales,GH-Capacitación.● 2008SistemaElectrónicodeNombramientos,conocidoporlaspersonasusuariascomo“PIN”.ProposiciónInteligentede

Nombramientos.GH-Tecnología.● 2008CreacióndelBoletín Informativode laDefensaPública.UnidaddeApoyode laDepartamentodePlanificaciónla

DefensaPública.● 2008PolíticasefectivasdeReciclaje,DefensaPúblicadeHatillo.● 2008Reciclajedepapel.JefaturaDepartamentaldeInvestigacionesCriminalesOIJ.● 2009Rediseñoyautomatizacióndelaadministraciónycontrolelectrónicodejuzgamientos.RegistroJudicialyDirección

deTecnologíadeInformacióndelaInformación.● 2009Utilizacióndemediostecnológicosparaeconomizarrecursos.DefensaPúblicadelazonasur.● 2009Minimizandoelusodelpapelymaximizandoelusodeherramientastecnológicas.DefensaPública.● 2009Implementacióndeunlibroelectrónico.SeccióndeFraudes,O.I.J.● 2011Formularioparaladepuracióndecasillasenformatodigital.JuzgadoAgrariodeLimón.● 2011Rescatandoelpapel.JuzgadoContravencionalydeMenorCuantíadeSiquirres.● 2011Reduccióndelconsumodepapel.UnidaddeTransporteForense.● 2011Reduccióndeconsumodepapel.UnidaddeTransportes.AnexoD.● 2011Reduccióndeconsumodepapel.UnidaddeTallerMecánico● 2011Controldeoficios(Recepcióndedocumentos).ArchivoCriminal.● 2011SistemadeMensajeríaJudicial(SMJ).DireccióndeTecnologíadelaInformación.● 2011SistemaSecretaríaVirtual(Sistemadeapoyoadministrativo).DirecciónGeneraldelO.I.J.● 2011Módulo para solicitar y realizar el estudio del pagode zonaje.SecciónAdministrativaSalarialDepartamento de

Personal.● 2011Sistemadecontroldeórdenesjudiciales,administraciónregionaldeSanCarlos.● 2011OficinaCeroPapel.SecretaríaGeneraldelaCorte.● 2011ControldeAsistencia.DelegaciónRegionaldeAlajuela.● 2011MatrizdecontrolyseguimientodeacuerdosdelaComisióndeValores,● Archivomatrizdecontrolyseguimiento.● 2011Ahorrodepapelconelusodeexpedienteselectrónicos.FiscalíaAdjuntaPenalJuvenildeAlajuela.● 2011Controldedetenidosporinvestigaciónyotrasautoridadesdelazona.DelegaciónRegionaldeSanCarlos● 2011DigitalizacióndecontrolesadministrativosenlasoficinasqueconformanelO.I.J.,OficinadePlanesyOperaciones.● 2011Mayoraprovechamientodelatecnologíadisponible.JuzgadodeFamilia.ViolenciaDomésticayPenalJuvenil,SantaCruz.● 2011Procedimientoelectrónicoparalaatencióndeinformes.DepartamentodePlanificación.● 2011SistemadeControldeViáticos,administraciónregionalIICircuitodelaZonaAtlántica.● 2011Estratégicasdereduccióndelconsumodepapel.ConsejodeAdministracióndeGrecia.● 2011Implementacióndenuevoprocedimientoenelenvíodelainformación,administraciónregionalICircuitodelaZonaSur.● 2011NotificacionesenlíneaDireccióndeTecnologíadelaInformación.● 2011Sistemainformáticodecontroldelocalizaciones.OficinadeComunicacionesdePavas.● 2011Proporcionarnombramientoaprobadoalservidorjudicial.JuzgadodeTránsitodeSanCarlos.


70

● 2011Libroelectrónicodecontroldemanejodeevidencias.DelegaciónRegionaldeAlajuela.● 2011Libroelectrónicodecontroldecasosdeguardiaynovedades.DelegaciónRegionaldeAlajuela.● 2011Solicituddigitaldevehículo.AdministraciónRegionalIICircuitoJudicialdeGuanacaste,Nicoya.● 2011Emisióndecopiasparacertificacioneselectrónicas.DepartamentodeInvestigacionesCriminales.● 2011Archivodigitaldedocumentacióndeldespacho.DepartamentodeInvestigacionesCriminales.● 2011SistemaIntegradodelocalización,citación,presentacionesyProveeduría.● 2011Trámiteelectrónicodecausasdisciplinarias.DepartamentodeInvestigacionesCriminales.

LassiguientesBuenasPrácticasenCeroPapelquehansidogalardonadasenlosconcursoscitadossonlassiguientes:

Cuadro n.° 15Buenas prácticas en Cero papel presentadas en los diferentes concursos (premiadas)

tema detaLLe oBservaCiones

SistemadeDepósitosJudiciales(SDJ)Presentada por: Presidencia de laCorte y Dirección de Tecnología de laInformación.2008

Se encuentra en uso de un altoporcentajeen losdespachosyoficinasjudicialesdelainstitución.

Primerlugar

Ejecucióndecursosconlamodalidadelearning.Presentada por: El Departamentode Personal Gestión Humana-Capacitación.2008

Se encuentra en uso de toda lainstitución.

MenciónHonorífica

Trámite de entrega de hojas dedelincuenciaPresentadapor:RegistroJudicial.2008

Se encuentra en uso en toda lainstitución.

MenciónHonorífica

Rediseño y automatización de laAdministraciónyControlElectrónicodeJuzgamientos,Presentada por: Registro Judicial yDireccióndeTecnologíadeInformación.2009

Se encuentra en uso de toda lainstitución.

Primerlugar

SistemaFINANGESTPresentada por: Departamento deFinancieroContable.2009

Se encuentra en uso de FinancieroContableydetodaslasadministraciones

MenciónHonorífica

Eliminar el agregado de documentosquenoconstituyenprueba.Presentada por: Fiscalía Adjunta,Tribunal de Juicio y Juzgado Penal,todosdeSanRamón.2009

Actualmenteseencuentraenuso. Reconocimiento

Fuente: UnidaddeControlInterno.


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OtrodelosobjetivosdeestosconcursosesanalizaraprofundidadcadaunadelasBuenasPrácticaspresentadas.LaUnidaddeControlInterno−adscritaalConsejoSuperior−realizaestalaborconelfinderecomendartécnicamentelareplicadealgunasdeellasanivelinstitucionaloenotrosdespachosuoficinasjudicialesespecíficas,segúnlanaturalezadesusfunciones.

AsolicituddeesaUnidad,elConsejoSuperiorhaacogidorecomendacionesderéplicas(sesionesn.º22-11,artículoLVII,del10demarzodel2011;n.º53-12celebradael29demayo2012;artículoLXIV,yn.°73-12,celebradael14deagostode2012;artículoXLVII, lascualesseubicanen losenlaceshttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011yhttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012).

En cero papel, se ha aprobado la réplica a nivel institucional de las siguientesBuenasPrácticas que se encuentranacreditadasenelBancodeBuenasPrácticas.

Cuadro n.° 16reducción del consumo de papel (política de “cero Papel”)réplica acordada de Buenas prácticas a nivel institucional

nombre de la buena práctica observacionesEliminarelagregadodedocumentosquenoconstituyenprueba.Presentadapor:FiscalíaAdjunta,TribunaldeJuicioyJuzgadoPenal,todosdeSanRamón.2009

EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº22-11celebradael10demarzodel2011.Circular59-2011

Implementacióndeunlibroelectrónico.PresentadaporSeccióndeFraudes,O.I.J.2009

Esimplementadaentodoelpaís,segúnlineamientosestablecidosporlaDirecciónGeneral.O.I.J.

Se incorporó en la CIRCULAR 11-DG-2011, con el fin de ejecutarseen los Controles Administrativos Institucionalizados por el O.I.J,sustituyendoelcontrolfísico.

ConestabuenaprácticasedacumplimientoalcontrolquelaOficinadeSupervisoresdelaOficinadePlanesyOperacionesdelO.I.J,establece.

EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº22-11celebradael10demarzodel2011.Circular59-2011.

Formulariopara ladepuracióndecasillasen formatodigital.Presentadapor:JuzgadoAgrariodeLimón.2011

Implementadaentodoelpaís,segúnacuerdotomadoporlaComisióndeAsuntosAgrarios.

Controldeoficios(Recepcióndedocumentos).Presentadapor:ArchivoCriminal2011

Aestabuenaprácticaselerealizaronajustesparasudebidouso,peroporahorasoloestáimplementadaenelArchivoCriminal.Seestáalaespera del vencimiento de la garantía para implementarla en todo elpaísmedianteelSistemaECU.

Establecidasu réplicaenelacuerdo tomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº53-12celebradael29demayo2012.


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nombre de la buena práctica observaciones

ControldeInventariodeActivos.Presentadapor:Archivocriminal.2009

Seestámejorandoparaaplicarloentodoelpaís,segúnindicacionesdelaDirecciónGeneraldelO.I.J.


SistemadeMensajeríaJudicial(SMJ).Presentada por: Dirección de Tecnología de laInformaciónyComunicaciones.2011

Actualmente se utiliza en la institución a grupos previamenteseleccionados.EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº73-12celebradael14deagostode2012.

Sistema Secretaria Virtual (Sistema de apoyoadministrativo).Presentadapor:DirecciónGeneraldelO.I.J.2011

Se continúa su uso, además se le están realizando mejoras paraimplementarlo en todo el país, según lineamientos de la DirecciónGeneraldeO.I.J.

Establecidasu réplicaenelacuerdo tomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº53-12celebradael29demayo2012

Móduloparasolicitaryrealizarelestudiodelpagodezonaje.Presentada por: Sección Administrativa Salarial.Depto.Personal.2011

Secontinúaconsuusoentodalainstitución.

EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº73-12celebradael14deagostode2012

Sistema de Informático de Control de ÓrdenesJudiciales.PresentadaporadministraciónregionaldeSanCarlos.2011Presentadapor:OficinadeComunicacionesdePavas.2011.Presentada por: administración regional de Liberia.2011

El DTI, mejoró esta herramienta y en este momento se encuentrainstaladaentodoelpaís.

EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº73-12celebradael14deagostode2012.

OficinaCeroPapel.Presentadapor:SecretaríaGeneraldelaCorte2011

DacumplimientoalacuerdotomadoporelConsejoSuperiorensesiónNº113-09,celebradael15dediciembrede2009,artículoLIV,enelcualsedispusoque laSecretaríaGeneralde laCorteutilizaríaelSistemaIntegradodeCorrespondenciaElectrónica(SICE),EstablecidasuréplicaenelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº73-12celebradael14deagostode2012.

MatrizdecontrolyseguimientodeAcuerdos.PresentadaporlaComisióndeValores.2011

Secontinúasuutilización.



73

nombre de la buena práctica observaciones

Digitalización de controles administrativos en lasoficinasqueconformanelO.I.J.Presentadapor:OficinadePlanesyOperaciones2011

Secontinúautilizandoentodoelpaís,segúnlineamientosdelaDirecciónGeneraldeO.I.J.


SistemadeControldeViáticos.Presentadapor:administraciónregional IICircuitodelaZonaAtlántica.2011


Notificacionesenlínea.Presentada por: Dirección de Tecnología de laInformaciónyComunicaciones.2011

Secontinúaconsuutilización.


Libroelectrónicodecontroldemanejodeevidencias.Presentadapor:DelegaciónRegionaldeAlajuela.2011

SeimplementóentodaslasoficinasdeO.I.J,segúnlineamientostomadoporlaDirecciónGeneraldelOrganismodeInvestigaciónJudicial.Se encuentra implementada desde fecha 8 de junio de 2012, segúnCIRCULARN°20-DG-2012,emitidaporlaDirecciónGeneral.Establecidasu réplicaenelacuerdo tomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº53-12celebradael29demayo2012.AdemássehalogradoimplementarenelÁmbitoJurisdiccional,enSanCarlos,Puntarenas,Grecia,entreotros.

Libro electrónico de control de casos de guardia ynovedades.Presentadapor:DelegaciónRegionaldeAlajuela.2011

Seencuentrapendientesuimplementacióndebidoamejorasarealizar,segúnindicacionesdadasporlaDirecciónGeneralO.I.J.


Emisióndecopiasparacertificacioneselectrónicas.Presentada por: Departamento de InvestigacionesCriminales.2011


Archivodigitaldedocumentacióndeldespacho.Presentada por: Departamento de InvestigacionesCriminales.2011

Establecidasu réplicaenelacuerdo tomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónNº53-12celebradael29demayo2012

Fuente: UnidaddeControlInterno.

4.1.6 acciones orientadas a prevenir riesgos en la salud por el uso de herramientas tecnológicas u otros

EnelintercambiodeexperienciasdelProgramaHaciaCeroPapelconotrasinstituciones,hansurgidoalgunasinquietudesrelacionadasconelimpactodelastecnologíasenlasaluddelaspersonas.Porestarazón,elProgramahacanalizadoantelasinstanciascorrespondienteslasolicituddeestudiosnecesariosquepermitanprevenir,controlaryadministrareventualesdañosalasalud,considerandolacantidaddetiempoquelosservidoresylasservidorasjudicialespasanfrentealaspantallas.LaUnidaddeSaludeHigieneOcupacionaldelaseencuentrapendientederendirinformes.

El objetivo delProgramaes llevar a cabouna labor deprevenciónquebrinde informaciónal personal judicial de lasmejoresposicionesdeposturafrentealapantallaasícomosugerenciasparaprotegerlosojosylasenfermedadesderivadasdel


74

usodelmouse.Sebuscatambiénlaviabilidaddecoordinarunainvestigaciónconelapoyodelasuniversidadessobreelusodelaspantallasdedatos.(VeralrespectoacuerdodelConsejoSuperiortomadoenlasesiónn.°22-11del10demarzode2011,artículoXL,enlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011).

Desdeestaperspectiva, en la labor de seguimiento, elProgramahadetectado casosespecíficosde situacionesqueafectanlasaluddeservidoresyservidorasjudiciales,comoeselcasodelpersonaldelRegistroJudicial,quienenfrentabaproblemasdesaludoriginadosporunadisposiciónadministrativaquelesordenabaque,porcadacertificaciónoriginalqueentregaran,debíancolocarunselloblancoqueantesnoseusaba,ydiariamentedebíancertificar4000certificacionesenpromedioy,almes,80.000soloenSanJosé,locuallesestabagenerandodoloreinflamacionesenlasmanos.

ElProgramahizodeconocimientolasituaciónanteelConsejoSuperior,yporacuerdotomadoenlasesiónn.°63del21dejuliode2011,artículoLXXI,esteConsejodispusosolicitarcriterioalrespectoalaUnidaddeSaludeHigieneOcupacionaldelDepartamentodePersonal.Véaseenlace(http://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011).

4.1.7 indicadores de eliminación de papel

PoracuerdotomadoenelsenodelPrograma,enlasesiónn.°6-2010,artículoII(http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/28-sesiones-2010),seplanteó lanecesidadalConsejoSuperiordecontarcon indicadoresdegestiónentornoalconsumoyusodelpapel,portipo,ámbitoyoficina,conelfindecontribuiryreorientaraaquellosdespachosquesealejandeunaculturahaciaceropapeles.

Encumplimientodelcitadoacuerdo,lainicióelprocesodeanálisisdelasposiblesfuentesdeinformaciónprimariaparala construcción de indicadores, considerando la cantidad de papel que se destinabaa fotocopiado, así comootrosmaterialesasociadosasuconsumo,comoloerael"tóner"otintaquesehausadoenlasdiferentesoficinasdelPoderJudicial,paradeterminarsilosindicadoresdeconsumoibanaserdetipogeneralesoparticulares.

Enesteprocesodecapturadelainformación,hasurgidounaseriededificultadesencuantoalacapturadelainformaciónporpartedelasdiferentesinstanciasadministrativas(Proveeduría,yDirecciónEjecutiva)paraestablecerlosposiblesindicadoresyasímedirelconsumodelpapel.Algunosdelosobstáculosolimitacionesestánrelacionadosconlaausenciatotaloparcialdecontrolesestandarizadosoregistros,porpartedelosentesresponsablesdesuministrodepapelotintas.

Apartirde las limitacionesreferidas,actualmenteelProgramaencoordinaciónconelDepartamentodePlanificación,seencuentraenunprocesodedefinicióndeindicadoresquepermitenobservarelcomportamientoquesehatenidoeneltranscursodelosúltimosañosporcomprayconsumodepapelytónerenelPoderJudicial,conelfindepoderestablecerindicadorestalescomo:

● Cantidaddepapelpresupuestadoporaño(Subpartida29903"Productos de papel, cartón e impresos").● Cantidaddetónerpresupuestadoporaño(Subpartida20104“Tintas, pinturas y diluyentes”).● Cantidaddepapel(F-74)ytónerdevengadooconsumidopor"centros de impresión"portrimestre.● Cantidaddepapeldefotocopiasconsumidoenlasfotocopiadorasqueestánporcontrato,ubicadasenlasadministraciones

regionalesportrimestre.● Cantidaddepapel(F-74)ytónerdespachadooremitidoalasdiferentesoficinasdelpaísporadministraciónregionalypor

programapresupuestario.

Apesardequelasdiferentes instanciasadministrativascuentanconregistrosrelacionadoscon lasvariables,sedebellevaracabounprocesodeestandarizaciónyuniformidadde la informaciónparacadaunade lasvariablesde interés,segúnprogramapresupuestarioy,deestamanera,lograrinformaciónajustadaalarealidad.

4.1.8 mejoramiento de la imagen del poder Judicial

ElProgramaHaciaCeroPapel fueexpuestoanivel internacionalenBrasiliaenelVIIISeminariodeGestiónJudicialdenominado"Planeamientoestratégicoytecnológicofrentealnuevoperfildelasdemandascontemporáneas".TambiénelPrograma


75

hasidoexpuestoapersonasinvitadasdeotrosPoderesJudiciales,comoPerúyMéxico.Anivelnacional,sehadifundidoaotrasinstitucionespúblicasentreellas:UniversidaddeCostaRica,UniversidadNacional,BancoNacional,BancodeCostaRica,InstitutoNacionaldeAprendizaje,yseparticipóenelForoNacionaldeBuenasPrácticasdeGestiónAmbiental,realizadoel30dejuniode2012porpartedelMinisteriodeAmbiente,EnergíayTelecomunicaciones(MINAET).

También losdiferentesmediosdecomunicación(prensa,TVyradio)handivulgado la fotografíade la instituciónantesydespuésdelacreacióndelProgramaHaciaCeroPapel,consuslogros,limitacionesybeneficiosenlaAdministracióndeJusticiaparafortalecerlosderechosdelaspersonasusuariascuandoaccedenalosservicios,loquehacontribuidoamejorarlaimageninstitucional.

4.1.9 Creación de la página web del programa hacia Cero papelDentrodeunmarcodetransparencia,elProgramasefijóelretodecrearunapáginawebparaquecualquierservidor

oservidorajudicial,asícomolaspersonasusuariasyhastaotrasorganizacionesexternaspuedanaccederalainformaciónporIntraneteInternetparainformarsedelaestructuradelPrograma,ademásdelaspolíticas,objetivos,buenasprácticas,directricesyotrainformaciónacercadelaresponsabilidadsocialdeestePrograma.Elenfoqueesservirdeinstrumentoparasensibilizarycontribuiralatransformaciónsocialencuantoalaerradicacióndecirculantedepapelyahorroentaladeárbolesenarmoníaconelmedioambiente.

Alconcluirseestelibro,esunodelosprincipaleslogrosquesehantenidoy,porello,invitamosallectoryalalectoraaaccederalapáginawebmedianteloslinks:

http://intranet/ceropapel/http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/

Figura n.° 10

4.1.10 Curso virtual “programa hacia Cero papel”

EnlabúsquedadelProgramadeinstaurarunaculturade“justicia sin papeles”,seleencomendóalaeldiseñodeuncursovirtualorientadoasensibilizaralapoblaciónjudicial,sobrelaimportanciadeaplicarunagestiónjudicialeficientequefortalecieralosderechoshumanosdelaspersonasusuariasypromovieraunajusticiaoportunaconaplicacióndemejoresprácticassustentadasenlaspolíticasdelProgramahaciaCeroPapel.


76

Estecursovirtualestádirigidoatodoelpersonaljudicialasícomotambiénalaspersonasdeprimeringresoquedeseenoptarporuncargoenlainstitución,ysetieneprogramadosupuestaenprácticaparaelmesdenoviembrede2012.

4.1.11 interconexiones que tiene el poder Judicial con otras instituciones.

HasidounaconstanteparaelPoderJudicial,elestablecimientodeinterconexionesaniveldeentidadesgubernamentaleseinternacionalesvinculadasconelhacerinstitucional,loquehapermitidoagilizarelservicio,permitiendoquealgunostrámitesserealicenencuestióndesegundosynoenmesescomoserealizabanenelpasado.

ActualmentesecuentaconaccesoalabasededatosdelacuentaindividualderégimendePensionesdeInvalidez,VejezyMuertedelaCajaCostarricensedeSeguroSocial,RegistroNacional,InstitutoNacionaldeSeguros,TribunalSupremodeEleccionesyRegistroCivil,ConsejodeSeguridadVial,MinisteriodeHacienda,DirecciónGeneraldeMigraciónyExtranjería,ProcuraduríaGeneraldelaRepública,ContraloríaGeneraldelaRepública,MinisteriodeJusticiayPaz,BancodeCostaRica,ColegiodeAbogados,InstitutoCostarricensedeAcueductosyAlcantarillados(AyA), ImprentaNacional,MinisteriodeRelacionesExternasyCulto,MinisteriodeTrabajoeInstitutoCostarricensedeElectricidad,ServicioNacionaldeSaludAnimal(SENASA),ArchivoNacional,AsambleaLegislativa,CasaPresidencial,CentroNacionaldeRehabilitaciónyEducaciónespecial(CNREE),CorreosdeCostaRica,DireccióndeNotariado,GobiernoFácil, InstitutoNacionaldeEstadísticayCensos,MinisteriodePlanificaciónNacionalyPolíticaEconómica(MIDEPLAN),MinisteriodeAmbienteyEnergía,SuperintendenciadePensiones,TribunalRegistralAdministrativo.

AtravésdelInstitutoNacionaldeSeguros,selograobtenerinformacióndelSistemadeRiesgosdeTrabajo,consultaenlíneadelosexpedientesyaccesoalSistemaIntegradodeCobrosdeSeguroObligatorio.Porsuparte,conelMinisteriodeJusticiayPazsecuentaconaccesoalSistemaIntegradodeAdministraciónPenitenciaria.ConelBancodeCostaRicaseconsultanlasbasesdedatosdelSistemaAutomatizadodeDepósitosJudiciales;pagode jubiladosypensionados judiciales.ConelBancoCentraldeCostaRicasepermiteelingresoalSistemaInterbancariodeNegociaciónyPagosElectrónicos(SINPE)paraelenvíoSINPEsalarios,SINPEdeduccionesySINPEretencionesjudiciales.ConelConsejodeSeguridadVial,selograactualizarlainformacióncorrespondientea los levantamientosde lasmultasprescritas,archivadaso/yabsueltas.Conel ICEse logra la informaciónderastreodellamadasyconelTribunalSupremodeEleccionessetieneaccesoaconsultascivilesydemográficas.ConelRegistrodelaPropiedad110despachosjudicialesanivelnacionalanotanylevantanembargos.

Anivelinternacional,secuentaconaccesoainstitucionestalescomo,laCorteInteramericanadeDerechosHumanos,BibliotecaDigitalMundial,CentrodeEstudiodeJusticiadelasAméricas,CubreJudicialIberoamericana,FederaciónLatinoamericanadeMagistrados,InstitutoLatinoamericanodelasNacionesUnidasparalaPrevencióndelDelitoyTratamientodelaDelincuencia(ILANUD),ServicioSecretodelosEstadosUnidosdeAmérica,entreotros.

Todasestasinterconexioneshanpermitidoagilizarelaccesodirectoafuentesdeinformación,porendebrindarunmejorservicioycontribuirenlatransformaciónculturaldelaorganizaciónencuantoalusodelpapel.


77

v. matriz de seguimiento y apLiCaCión de Las poLítiCas de Cero papeL en Los diFerentes ÁmBitos Que ConForman eL poder JudiCiaL

ElProgramaHaciaCeroPapelhacreadoherramientasparaelseguimientodelcumplimientodelaspolíticas,entendidoque,aniveldeinstitucionespúblicas,eltemadelseguimientoycontrolhasidounfactormuydebilitadoque,sibiennoesdeltodoexcluido,síeserróneamenterelegadoaunsegundoplano,apesardequehayleyesqueobliganalosylasjerarcasyalpersonalcompetenteacontrolarydarseguimientodelaspolíticasimplementadas,proyectosenejecuciónyactividades,entreotros.

Larutina,lossíndromesdeconstantesreuniones,lasaudiencias,laintegracióndeequiposdetrabajoylacantidaddecorreoselectrónicosqueseleenadiariosonfactoresoelementosquelimitanlacapacidaddebrindarunseguimientooportuno.

Enesesentido,elProgramaseabocóalatareadeelaborarunaherramientasencillaydefácilcomprensiónquepermitierallevarregistrossobreelcumplimientodelaspolíticasydeaccionesobuenasprácticasdesarrolladasencadaunodelosámbitosqueconformanelPoderJudicial.Algunasdeestaspuedengeneralizarseanivelinstitucional,yotrassonespecíficasdelalaborque las diferentes oficinas ejecutan según el ámbito al que pertenezcan (http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/68-autoevaluacion).

EstamatrizesentregadaacadaunodelosequiposporámbitosquecomponenelPrograma,quienes,asuvez,enlointerno, laconsignanatodas lasoficinasasucargoyremitenalProgramaunconsolidadode informaciónconsusrespectivosvalores.

Enelformulariodeautoevaluación,seconsideranvaloresconunaponderaciónparadeterminarelniveldecumplimiento(1a3).LamatrizpermiteevaluarnosololasdospolíticasdelPrograma(optimizacióndelasherramientastecnológicasyfomentodeunaculturadenoutilizacióndepapel),sinotambiénlasaccionesderivadasdecadapolítica,segúnelsiguientedetalle:

Cuadro n.° 17Criteriosdeevaluación,matrizcontroldeseguimientodelaspolíticaspúblicashaciaceropapel

Criterio de evaLuaCión vaLorLaoficinaodespachonocumpleconestecriteriodeevaluación.Seconsideraunatareapendienteensulaborquedebesercorregida.Sereconocequeestetemanohasidoabordadoenlaoficinaodespacho. 1

Estetemasemanejaparcialmenteenlaoficina;perosereconocequedebesermejoradooimplementadodemejorformaafindesubsanaralgunadeficienciauomisiónenelproceso. 2

Secumpledeformacompletayexitosaconlanormarespectivayseobservanlosresultadospositivosdesuimplementación.Serecuerdaquetodoprocesoessusceptibledesermejorado,porloquedeigualformaensu respuestapuedeagregaren las “propuestasdemejora”aquellosaspectosqueestimequepuedenincorporarse.

3

Fuente: ProgramaHaciaCeroPapeles.

Acontinuación,sepresentanlosresultadoscorrespondientesalseguimientoefectuadoconcortealIsemestrede2012,segúnámbitos:


78

Ámbito administrativo

Formulario de autoevaluación: políticas institucionales del programa hacia Cero papel con corte al i semestre de 2012

oficina: EquipodeTrabajoProgramaHaciaCeroPapel,ÁmbitoAdministrativo

PuntoaEvaluar

Descripcióndelapolíticaaevaluar

RespuestaDigiteunvalorentre1y3

Enesteespaciodebeindicardeformadetalladacuálessonlasactividadesquerealizaconrespectoalanormaevaluada,o,encasocontrario,cuálesactividadesconsideraquedebenimplementarseparalograrsucumplimiento.Recuerdequedebedocumentartodassusrespuestas.

PolíticaI: MaximizarelusodelatecnologíadentrodelasoficinasdelPoderJudicial,comomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

1.1

Para todo trámite quese lleve a cabo enel Poder Judicial, seevitará el consumode papel, propiciandoel uso de informaciónpor medio electrónicoyprescindiendodesuposteriorimpresión.

3

Aniveldelasdependenciasadministrativas,sedaunusointensivodeherramientascomoelcorreoelectrónico,elcualconstituyeelmediooficialdecomunicaciónanivelinterno,conelpropósitodedisminuirelconsumodepapel.SiguiendoloslineamientosdelapolíticadelProgramaHaciaCeroPapelesdelPoderJudicial(circularn.°69-11),seleshasolicitadoalosdespachosquenoremitanenformafísicalosdocumentos,solamenteencasosexcepcionales.

Sehaprocuradoel usodeherramientas comoscanner y correoelectrónico, en formaconjuntacuando se requiere para el trasiego de documentación e información (oficios, solicitudes deservicios, constancias, certificaciones, avisos, concursos, resoluciones, circulares, contacto conproveedores,cotizaciones,leyes,repuestasdeconsultas,entreotros).

Noobstante,sedebetenerpresentequelosexpedientesdecontrataciónydecobroadministrativoaúnsellevanfísicos,porloquedebequedarconstanciaimpresadelasdiligencias.Enmateradecontratación,seimplementaráelexpedienteelectrónicocuandoelSIGA-PJentreenproducción,paralocualelreglamentodecompraselectrónicasestáenproceso.

Por su parte, la Dirección de Tecnología de Información está desarrollando herramientastecnológicas que permitan el firmado electrónico de los documentos, sentencias o resolucionesparaquelosjuecesylasjuezaspuedantambiénfirmarsusdocumentosyquealmacenensoloelregistroelectrónicocorrespondiente.Además,secuentaconelSistemadeVotaciónElectrónicadesarrolladoparalasSalasdelaCorte.Asímismo,sehaprocuradopara losdespachos judiciales laconsultadeLaGacetayelBoletínJudicialdeformadigital.

Además,enlassalasdejuicios,sedispusoquelaslistasdejuiciosyaudienciaspreliminaressedebíancomunicaralosdiferentesdespachospormediodelcorreoelectrónico,ysedebíamantenerunacopiadellistadoenlaredadisposicióndelaspersonasinteresadas.Lacuentaconunadiversidaddeactividadesdelascualescercadel80%deestassonelectrónicasylashapuestoadisposicióndelaspersonasusuarias:

● ExpedienteelectrónicodelpersonaldelPoderJudicial.● Digitalizacióndedocumentosqueingresan.● Sistemadesolicituddepréstamodeexpedienteelectrónico.● ProposiciónElectrónicadeNombramientosPIN.● Comunicaciónsobreeldisfrutedevacacionesmediantelosmedioselectrónicos(PIN).● Informaciónsobreelsaldodevacacionesenlapáginaweb.● Seeliminólaimpresióndeaccionesdepersonal,yaqueseencuentranrespaldadasen

lossistemas.● Desarrollodecursosvirtuales.● SistemasdeconcursoselectrónicostantodelaJudicaturacomodelrestodelpersonal

delPoderJudicial.● Seencuentraendesarrolloelsistemadehorasextras.● Desarrollodelsistemaparajubilacionesypensiones.● Incorporacióndeinformaciónmediantelapáginaweb.● ProgramadeInducciónVirtual.

A la fecha, la tiene algunos sistemas pendientes de desarrollar tales como: Módulo oferta deservicios, Módulo de Carrera Profesional, Módulo de incapacidades en PIN, Módulo para laInspecciónJudicialdesancionesparaotorgarreconocimiento,entreotrosydesarrollodelapáginawebtransaccional.

Además, varias dependencias administrativas utilizan el Sistema Integrado deCorrespondenciaElectrónica (SICE), en el que todos los trámites, solicitudes y correspondencia en general segestionan electrónicamente desde su ingreso hasta su contestación incluyendo su archivoelectrónico.


79

PuntoaEvaluar




1.2

A nivel decomunicación internadel Poder Judicial,se utilizará el correoelectrónico comomediooficial.

3Anivelinterno,lamayoríadecomunicacionessellevanacaboporcorreoelectrónico,solamenteseremiteeldocumentofísicocuandoeltrámitelorequiereporsunaturaleza.

Lasoficinasadministrativascuentanconbuzónoficialelectrónicopararecibirlacorrespondencia.

1.3

Como parte deldesarrollo delos sistemasde informacióncomputador izados,la Dirección deTecnología de laInformación delPoder Judicial y losactores involucradosprocurarán que lassalidasdeinformaciónse lleven a cabo enforma electrónica,evitandoen lamedidade las posibilidadesla impresión dedocumentos.

3

La Dirección de Tecnología de Información aplicó las reformas solicitadas en los sistemas deinformaciónparaquesussalidasseanatravésdearchivoselectrónicosparaevitarlasimpresionesenpapel.Eselcasodelossistemasdeinformaciónquegeneranestadísticasjudiciales.Asuvez,se ha priorizado la generación de reportes electrónicos para que las áreas funcionales puedanautorizarsuutilizaciónatravésdelaIntranet,evitandolaremisióndedocumentos.

Tambiénsehagiradounadirectrizinternamediantelacircularn.°1201-DTI-2012dondesereiteralaobligacióndefacilitar la informacióndelaformaquelapersonausuaria lorequiera,segúnlasnecesidadesparticulares(impresa,fotocopia,audio,braille,CD,llavedealmacenamientoyotros)pararesguardarlosderechosdelaspoblacionesencondiciónvulnerable.

Asímismo, en las dependencias administrativas, se cuenta con varios sistemas de informacióndonde los reportesydocumentosgeneradosse remiten tantoen lo interno,comoa lasoficinasusuariaspormedioselectrónicos,omejoraún,selecreaunusuariodeconsultaparaquetengaaccesoalainformaciónsinnecesidadquemedieunasolicitud.

Ejemplodeelloseselsistemadeadministraciónycontrolelectrónicode juzgamientos (SACEJ)paraRegistroJudicial.Esunaherramientainformáticacreadaparaalmacenaryadministrarlabasededatosdeunaformasegura,conelpropósitodeapoyardeunamaneraeficazlaactualizaciónyelsuministrodeinformación.Todoestohapermitidodarsoluciónintegralaloqueeraladuplicidaddefuncionesyalexcesivogastodepapelquetantoafectabaaldespacho.

Losdespachosjudiciales,institucionesgubernamentales,consuladosyembajadasqueresidenenpaíshansidobeneficiadas,yaqueenuntiempoexpeditologranobtenerdirectayelectrónicamenteatravésdelSACEJlacertificacióndeantecedentespenales,locualdisminuyeconsiderablementeelusodepapel,yaquesoncertificacionesnoimpresas,yevitaquelaspersonasusuariastenganquesolicitarsuhojadedelincuencia.

Elsistemaestáenprocesodeextenderseanivelinternacionalhacialasembajadasyconsulados,conlaincorporacióndelatramitacióndecertificacionesmediantecertificadosdigitales.

Además, la cuenta con varias herramientas tecnológicas que coadyuvan en la extracción deinformaciónparalasdiversasdeactividades.

1.4

Las estadísticasmensuales seremitirán la u otrasinstancias vía correoelectrónicooenalgúnotro soporte digital.Se publicarán losanuarios estadísticosy otros informes enformatodigital.

3

Serecibenenformatoelectrónicolosinformesestadísticosremitidosporlosdespachosjudiciales,ysisedeberemitirotrotipodeinformesaotrasdependenciasysilainformaciónesmuypesada,seexpidepormediodeCD.

Todos los anuarios estadísticos, así como otros informes generados por la administración(encuestas, información presupuestaria, entre otros) se publican en la Intranet e Internet, y seremitenejemplaresadiferentesinstanciasinternasyexternas,pormediodeCD.

Enaquellasoficinasdondesecuentaconelsistemadecorrespondenciaelectrónica,losinformesdelasdiferentesáreassonpresentadosenformadigital.

Porsuparte, laDireccióndeTecnologíadeInformaciónapoyaa losdespachos judicialescon lacreación de funcionalidades en los sistemas de información para la generación de los informestrimestralesenformatoelectrónico.


80

PuntoaEvaluar




1.5

Los responsablesde los despachos uoficinas judiciales,deben velar por unrespaldo adecuadode la informacióndocumental, evitandoel uso de papel. Loanteriorsindetrimentode las directrices quesehanestablecidoenmateriatecnológica.

3

LaDirección deTecnología ha establecido políticas en cuanto al respaldo de documentación einformación,yeslaencargadadevelarporlaseguridadyelresguardodelosrecursostecnológicosqueadministraydondesealmacenagrancantidaddeinformacióndelasoficinasjudiciales.Enestesentido,endiciembrede2011,definióunprocedimiento(protocolo)paralaadministracióndelosrespaldosdeinformación.Asímismo,lasdiferentesdependenciasadministrativashanestablecidosbuenasprácticasencuantoalaubicacióndedocumentoselectrónicosencarpetasdebidamenteconfiguradasenáreascomunesqueseencuentranenlared.

Además, laDirección deTecnología de información está trabajando en iniciativas que ya estánfuncionando en los despachos judiciales, para reducir o potenciar la utilización de algunasherramientas,comoeselcasodelasnotificacionesporfaxyporcorreoelectrónicoyelproyectode eliminación de actas de notificación, el cual permite que estas no se impriman, sino que sealmacenendigitalmente.

1.6

Maximizar larealización delas citaciones,localizaciones ynotificaciones enformaelectrónica.

3En el caso del Departamento de Proveeduría, así como de la Dirección Ejecutiva, se realizancomunicadosalosproveedoresynotificaciones,ensuorden,ensumayoríapormediodecorreoelectrónico,paralocualsehaestablecidoque,dentrodelosrequerimientosdeinformacióndelapersonausuaria,sesolicitaunacuentadecorreoparaelenvíodelainformación.

1.7

Se debe realizarel intercambio deinformaciónoserviciosentreelPoderJudicialy otras institucionesya sean públicas oprivadas,enlamedidadeloposible,enformadigital, prescindiendodeesta formadelusodepapel.

3

Actualmente, el Poder Judicial tiene interconexión con la Caja Costarricense de Seguro Social(CCSS),elRegistroNacional,elInstitutoNacionaldeSeguros,elTribunalSupremodeEleccionesyelRegistroCivil,elConsejodeSeguridadVial,elMinisteriodeHacienda, laDirecciónGeneraldeMigraciónyExtranjería,laProcuraduríaGeneraldelaRepública,laContraloríaGeneraldelaRepública,elMinisteriodeJusticia,elBancodeCostaRica,elColegiodeAbogadosyAbogadas,elInstitutoCostarricensedeAcueductosyAlcantarillados(AyA),laImprentaNacional,elMinisteriodeRelacionesExternasyCulto,elMinisteriodeTrabajo,elInstitutoCostarricensedeElectricidad,elServicioNacionaldeSaludAnimal(SENASA).

La Dirección de Tecnología de Información está modernizando las comunicaciones y serviciosparalograrmayorcoberturaconotrasinstitucionesenprodeunainteroperabilidadcompletamenteelectrónica. Tal es el caso del Sistema de Registro Electrónico de Mandamientos que estáintegradoconelRegistroNacional,evitandoalosdespachosjudicialeslaimpresiónytrámitedelosMandamientosJudiciales.

Porsuparte,laOficinadeProtocoloyRelacionesPúblicaselaborólacampañadedivulgacióndeestosenlaces,yregularmente,sedivulgaalpersonaljudicial.

Estosenlaceshanpermitidoque,enlamayoríadeloscasos,lainformacióngestionadaatercerosserealicevíaelectrónica.Sinembargo,existenalgunasinstitucionesquenosehanacogidoaestossistemas.


81

PuntoaEvaluar




1.8

Procurar eldesarrollo y accesode herramientastecnológicas para laspersonasusuarias,deforma tal que se lesfaciliten sus trámites,seanjurisdiccionalesoadministrativos,conelPoderJudicial.

3

La Dirección de Tecnología de la Información ha desarrollado una serie de sistemas para laspersonasusuariasinternas,dentrodeloscuales,sedestacanlossiguientes:

● DesarrollodelPortaldeServiciosDigitales● SistemadeDepósitosyPagosJudiciales(SDJ)● SistemadeRegistroyEnvíoElectrónicodeMandamientos(SREM)● SistemadeRegistrodeProveedoresSIGAPJ-Proveedores● SistemadeMensajeríaJudicial(SIGAPJ-MensajeríaJudicial)● ProyectodeFirmaDigital● SistemaCostarricensedeGestióndeDespachosJudiciales● TribunalElectrónicoSinPapeles● SistemadelFondodeJubiladosyPensionados

La Dirección de Tecnología de Información modernizó el portal del Poder Judicial, integrandoinformaciónyserviciosatravésdeloscuales,lapersonausuariarealizatrámites,comoejemplos:

● Gestiónenlínea.● Sistemadeproveedores.● Solicituddehojasdedelincuencia.● Autorizacióndelcorreoelectrónicopararecibirnotificaciones,● ConsultasycertificacionesdelaspensionesyjubiladosdelPoderJudicial.● Consultadesentenciadosenfuga.● EntregadedocumentosporInternet.● Notificaciónelectrónica,incluyendomensajeríaporSMS.● Accesoainformaciónenlíneaatravésdelportaldeserviciosdigitales.

Además,enlasdiferentesdependenciasadministrativas,enlapáginaweb,secolocaadisposiciónde las personas usuarias información relevante relacionada con estadísticas, indicadores,presupuesto,edictos,códigospostales,tabladehonorarios,concursos,entreotros.Asuvez,laspersonasusuariaspuedensolicitarinformaciónporcorreoelectrónico,lacualesrespondidaporelmismomedio.

LaDireccióndeTecnologíadeInformaciónconlaimplementacióndelSistemaoproyectodetribunalelectrónico(sistemaenInternetquepermitelaconsultadeexpedientesenlíneaylapresentacióndeescritos,medianteelusodemecanismosdeautentificaciónbasadosenpasswordylogin)pretendemotivarelusodemedioselectrónicos tantopara larecepcióndedocumentación,comopara lasnotificaciones,citacionesycomunicacionesqueserealizana laspartes,yaquese implementanmecanismosparaquelosdocumentoslleguendeformaelectrónicaaldespacho,sinnecesidaddelapresentación impresadedichosdocumentos.Esta funciónesapoyadapor lasmodificacioneslegalesincluidasenelCódigoContenciosoyenlanuevaleydecobro.Asimismo,conlanuevaleydenotificaciones,sepotenciaelusodemedioselectrónicosparalasnotificaciones,fortaleciendolaposibilidaddelanotificaciónatravésdeInternet(correoelectrónico)ydelaconsultadeexpedientes.

Otraaplicaciónrecientementedesarrolladaeselenvíoograbadoelectrónicodelosexpedientes,el cualseelaboraconel findeeliminarsuscopias,yaque laspartespuedenpresentarunCDo llave de almacenamiento y se le graba toda la información del expediente, incluyendo todoslosdocumentosgeneradosypresentadospor laspartes.Esteproyectoestácomopilotoen losjuzgadoscontenciososyelJuzgadoLaboraldelIICircuitoJudicialdeSanJosé.


82

PuntoaEvaluar




1.9

Propiciar laimplementacióndeunasolución tecnológicae s t a n d a r i z a d apara el manejode la informaciónd o c u m e n t a linstitucional.

3

Se está instalando el Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica en las diferentesdependenciasadministrativas.Elobjetivodeestesistemaestáorientadoa:● Administrarycontrolartodaladocumentaciónqueingresaysaledelasoficinasadministrativas,

asícomocentralizar ladocumentacióntantoelectrónicacomodigitalizada,deunamaneraeficientequepermitaejercercontrolesysupervisiónenprodemejorarlaresolucióndelasdiversassolicitudesquelasoficinasadministrativasatienden.

Losbeneficiosdelsistema:● Lograrlaeliminacióndelpapel.● Generacióndeinformesyestadísticasdemaneraautomática.● Garantizarunaconsultaenlíneaalpúblicoengeneral.● Mejorarlainterfazconlapersonausuaria.● Fáciladaptacióneimplantaciónenotrasoficinas,reutilizandoelesfuerzoyeldesarrollo.● Simplificarymejorarelcontroloperativo.● Brindarunamejoradministraciónyseguridadde la información,mediante ladefiniciónde

perfilesatravésdeunmódulodeseguridaddelsistema,segúneldesempeñodelaboresyresponsabilidadesasignadas.

● Manejarunabitácoradeseguridadquepermitaidentificarlosmovimientosefectuadosporlapersonausuariaatravésdeltiempo.

ElSICEestátrabajandoen:● ElConsejoSuperior● LaSecretariadelaCorte● DireccióndeTecnologíadelaInformación● DepartamentoFinancieroContable● DepartamentodePersonal● DepartamentodeServiciosGenerales● AdministracióndelIICircuitoJudicialdeSanJosé● AdministracióndeCorredores● AdministracióndeHeredia● DespachodelaPresidencia● ContraloríadeServicios● UnidaddeControlInterno● UnidadTecnológicaInformática● ArchivoJudicialEstáporimplantarseen:● LaadministracióndelIcircuitojudicialdeSanJosé● LaadministraciónregionaldeCartago● LaFiscalíaGeneraldeSanJoséSedebenimplantarlossiguientesdespachos:● CONAMAJ(yaestáncapacitados,perotodavíanovanaentrarenproducción)● AdministracióndelMinisterioPúblicoSJ(yaestáncapacitados,perotodavíanovanaentrar

enproducción)● AdministracióndeGuápiles(vanainiciarenenerode2013)● AdministracióndePuntarenas(estándefiniendocatálogos)● AdministracióndePérezZeledón(estándefiniendocatálogos)● AdministracióndeSanRamón(estándefiniendocatálogos)● AdministracióndelaDefensaPública● AdministracióndeAlajuela● AdministracióndeLimón● AdministracióndeGolfito● AdministracióndeSantaCruz● AdministracióndeNicoya● AdministracióndeLiberia● AdministracióndeOsa● AdministracióndeGrecia● AdministracióndeSanCarlos● AdministracióndeTurrialba● AdministracióndelaCiudadJudicialenSanJoaquíndeFlores● DepartamentodeProveeduría(indicanqueenestemomentonopuedenentrarconelSICE

porlaentradadelSIGAPJ)● DepartamentodeSeguridad(estándefiniendocatálogos)● FiscalíaAdjuntadeApoyoalaInvestigación(faltainiciarenproducción)● UnidadesdelaSegundaFiscalíaAdjuntadeSanJosé● DirecciónEjecutiva● DepartamentodeAuditoría● ContraloríadeServiciosIICircuitoJudicialdeSanJosé(estánporiniciar)Además,aniveldelDepartamentodePersonal,secuentaconvariossistemasqueestandarizanla información institucional como son: Proposición Electrónica de Nombramientos, SIGA, SICE,VISIÓN2020,entreotros,quealberganlainformacióninstitucionaldelosservidoresylasservidorasjudiciales.


83

PuntoaEvaluar




1.10

Las jefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales debenestablecer controlesrelacionados conel consumo depapel de todo tipoy deben propiciar,permanentemente,la revisión delos procesos yprocedimientos detrabajode lasoficinasa su cargo, con elfin de eliminar el usode papel y procurarcambios integralesautomatizados.

2

Mediante la circular n.°15-10, la Dirección Ejecutiva solicita a las dependencias administrativasque rescaten e informen sobre todas aquellas buenas prácticas que se han implementado yhancontribuidoconeluso racionalde los recursos institucionales,entreellos, laeliminacióndepapel y el uso de los sistemas tecnológicos, con el fin de replicar aquellas experiencias en lasdemásoficinas.Asimismo,mediantelacircularn.°16y35de2011,seestableceunseguimientopermanenteycontinuosobrelosdespachosquepresentanmayorconsumodepapelyfotocopias,aefectodeanalizarlosprocesosdetrabajoeintroducircambiosencasodesernecesarioparaelahorrodepapel,asícomoimplementaraccionesencoordinaciónconeldespachodeformatalquesedisminuyaelconsumodedichosuministro.

En el caso particular de la y del Departamento de Servicios Generales, las impresiones estáncustodiadasporelpersonaldeapoyooacargodeunasolapersona.Portanto,siseimprimealgúndocumento,ellosyellasdebenrecogerloytrasladarloalajefatura,paradeterminarquiénloenvióaimprimiryestablecerloquecorresponda,conelfindeevitardobleimpresiónydisminuirelconsumodepapel.Además,enlasdiferentesdependenciasadministrativas,existencontrolesestrictossobreelconsumodepapel.

Noobstante,esnecesariofortalecerloscontrolesdesarrollados.

1.11

No imprimirdocumentos, salvo encasos estrictamentenecesarios, previacomprobación de queel documento estélisto para una únicaimpresión, haciendousodela"vistaprevia",ajuste de márgenes,dúplex, en calidadde borrador, divisiónde párrafo eficiente,paginación correcta,reducción del tamañodelasfuentes,usodeespacio simple, etc.Además,larevisióndedocumentossellevaráa cabo en formaelectrónica mediantela utilización del"controldecambios"

3

Sepromuevelaculturadequeladocumentacióndebeseranalizadadirectamenteenlapantalladelmonitorsinllegaralanecesidaddeimprimirlaparasurevisiónmediantecontroldecambios;antesdeimprimir,secompruebanlosposiblesfallosymejorasdeldocumento,utilizando,porejemplo,la“vistaprevia”:ajustedemárgenes,divisióndepárrafoeficiente,paginacióncorrecta,reduccióndeltamañodelasfuentes,usodeespaciosimple,etc.Asimismo,enelcasodelDepartamentodeTrabajoSocial,secambióelcontenidodelosdictámenespericiales,yaqueseentreganinformesmáscortosencantidaddecontenido,sinafectarsucalidadtécnica.

EncoordinaciónconelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional,laDireccióndeTecnologíadeInformaciónhapreparadounacampañamedianteunaseriedecápsulasinformativassobrecómoutilizarelcorrectorortográficoenMicrosoft-WordyenPJEditor.

Además,lostecnólogosconfiguranlasimpresorasdealtacapacidaddeformaqueseimprimaendúplex,unformatodeletraqueeconomizatinta,yseimprimeencalidaddeborradorparamaximizarlosrecursos(papelytóner).

Cabe agregar que, con la implementación del sistema de correspondencia, la revisión dedocumentos, informes,entreotros,serealizaelectrónicamente,solose imprime loestrictamentenecesariosegúneltipodepersonausuariaalquiensedeberemitirlainformación,sisonpersonasexternasy,encasodeinternas,segestionadeformaelectrónica,exceptoenloscasosque,porprocedimientoonorma,serequiereinformaciónimpresa.

1.12

En reunionesde comisiones yequipos de trabajosinstitucionales, seremitirán y analizaránlasagendasyactasenformaelectrónica.

3 Todainformaciónqueserequieraesanalizadayremitidaenformaelectrónica.

1.13

Potenciarelusode laagenda electrónica,maximizarlautilizaciónde los calendarios yeliminar laadquisicióndelosplanificadores.

2

EncoordinaciónconelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional,ellaDireccióndeTecnologíadeInformaciónhapreparadounacampañamedianteunaseriedecápsulasinformativassobre las bondadesdeutilizaciónde la agendaenel correoelectrónicoMozilla-ThunderBird, laconfirmacióndelecturayentregademensajesdelaagendaenelcorreoelectrónicoOutlook2003yThunderBird,entreotros.

Además,encumplimientoalodispuestoporelConsejoenlasesióncelebradael26dejuniode2012,artículoLXXXVII,laDirecciónEjecutivaremitiólaCircularn.°68-12"Informesobreusodelaagendaelectrónica",dondeselesestásolicitandoalosdespachosjudicialeslainformaciónsobreelusodeestaherramienta,conelfinderemitirlasestadísticasaeseConsejo.

Sinembargo,encuantoalusodellaagendaelectrónicainstitucional,resultanecesariodesarrollaryaprobarunprotocoloparasuusodeformatalque,anivelnacional,setenganestandarizadaslasprioridades.LaestátrabajandoenestatareaporencomiendadelConsejoSuperior.


84

PuntoaEvaluar




1.14

Fortalecer el uso dev ideocon fe renc iasu otros mediost e c n o l ó g i c o spara reuniones,audiencias judicialeso administrativas,capacitaciones, entreotros.

3

Actualmente,enveintecircuitosjudiciales,secuentaconequiposparaestablecervideoconferencias,asaber:

● PrimerCircuitoJudicialdeSanJosé● SegundoCircuitoJudicialdeSanJosé● PrimerCircuitoJudicialdeAlajuela● SegundoCircuitoJudicialdeAlajuela(SanCarlos)● TercerCircuitoJudicialdeAlajuela(SanRamón)● EdificiodelosTribunalesdeGrecia● PrimerCircuitoJudicialdeGuanacaste(Liberia)● SegundoCircuitoJudicialdeGuanacaste(sedeNicoya)● SegundoCircuitoJudicialdeGuanacaste(sedeSantacruz)● CircuitoJudicialdeCartago● EdificiodelosTribunalesdeTurrialba● CircuitoJudicialdeHeredia● CircuitoJudicialdePuntarenas● PrimerCircuitoJudicialdelaZonaSur(PérezZeledón)● SegundoCircuitoJudicialdelaZonaSur(Corredores)● EdificiodeTribunalesdeGolfito● EdificiodeTribunalesdeOsa● PrimerCircuitoJudicialdelaZonaAtlántica(Limón)● SegundoCircuitoJudicialdelaZonaAtlántica(Pococí)● CiudadJudicialdeSanJoaquíndeFlores.Enloexterno,sehancolocadocincoequiposen

centrosdeatención institucionalparapersonasprivadasde libertad(LaReforma,ElBuenPastor,SanSebastián,elCentrodeFormaciónJuvenilZurquí,ElValleenPérezZeledón)ynueveequiposenotrasoficinasosalas (TribunaldePavasyHatillo,Presidenciade laCorte,SaladeExpresidentes,AuditorioJudicial,SeccióndeTelemáticadelaDireccióndeTecnologíadeInformación,SalónMultiusoyelAulaVirtual).

OtrosequiposseencuentranenprocesodeinstalaciónenelCentrodeAtenciónInstitucional(CAI)deSandovalenLimónyGerardoRodríguezenSanRafaeldeAlajuela.Enelcortoplazo,seesperacontarconlascondicionesnecesariasparainstalacióndesistemadevideoconferenciaenlosCAIdeLaMarinadeSanCarlos,CocoríenCartago,PasoRealenLiberiayelCAIdePuntarenasconelfindequelaspersonasprivadasdelibertadtengaaccesoaestetipodeherramientayreducircostosdetransporte.

Se realiza un gran porcentaje de las capacitaciones de forma virtual, así como seminarios,congresos,entreotros,sonefectuadosatravésdeestemedio.

Encuantoalusodeestossistemas,laDirecciónremiteperiódicamenteinformesalConsejoSuperiorconrecomendacionesorientadasprincipalmentea:

● QueelConsejoSuperior reiterea losConsejosdeAdministracióndeCircuito,despachosjudicialesyUnidadesdeCapacitación,lanecesidaddecontinuarincentivandoymaximizarelusodelossistemasdevideoconferencia,principalmenteconlosCAI,conelfindeevitareldesplazamientodeservidoresyservidorasjudicialesenactividadesdecapacitaciónuotrotipodetareasenelejerciciodesusfunciones,asícomoeltrasladodepersonasprivadasdelibertad,minimizando,deestaforma,losriegosqueestostrasladosimplicanydisminuyendolos costos que conlleva desplazar al personal judicial, así como a personas privadasdelibertad.

● Que el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional continúe instando atravésdecápsulasinformativaslaimportanciaylosbeneficiosdelusodeestaherramientatecnológicaparalainstitución.Mediantelascirculares(n.°21-11,46-11y49-11)dirigidasalosdespachosjudiciales,laDirecciónEjecutivasolicitaquellevenestadísticas,asícomoquesedivulguenlasbondadesdeestetipodeherramienta.


85

PuntoaEvaluar




1.15

Se sustituirá eluso de formulariosimpresos por digitales( n om b r am i e n t o s ,proposiciones den o m b r a m i e n t o s ,comunicación sobredisfrutedevacaciones,saldo de vacaciones,solicitud de llantas ybaterías, consumo decombustible, solicitudde mobiliarios yequipos, donacionesy destrucciones,sistema de control deactivos,entreotros).

2

LaDirecciónEjecutivaelaboróuninformesobrelosformulariosdeusofrecuentedelasdiferentesoficinas administrativas que estaban informatizando y las que no, en vista de lo cualmedianteoficion.°1344-DE-11del4deabrilde2011,sesolicitóalaque,enconcordanciaconlapolíticainstitucionaldedisminuirelconsumodepapel,debíavalorarconprioridadcuálesformulariosdelPoderJudicial,podíanpasaraformatoelectrónicoycuálesnecesariamentedebíanmantenerseenpapel,dadoelprocedimientodondeestáninmersos.Alafecha,seestáalaesperadelosresultadosporpartedePlanificación.

Cabeagregarque,enelDepartamentodeProveeduría,desdeelañopasado,sedefinióquelosformulariosqueseremitíanoserecibíandebíanestardigitalizados,taleselcasodelaSolicituddellantasybaterías.

Además,enelDepartamentodeServiciosGenerales,comoproyectopiloto,seasignóunacuentadecorreoaltallereléctricopararecibirlassolicitudesdeserviciosenestaárea,deunaformamásrápida,evitandoqueseutilizaraelteléfonoolaimpresióndelcorreo([email protected]),ylaAdministracióndeGoicoecheautilizaboletaselectrónicasparalasolicituddeserviciosdemantenimiento,entreotros.

Conestasyotrasmedidas,sehadisminuidoelusodepapelporpartedelaspersonasusuariasque solicitan los trabajos y servicios diariamente, entre otros; aparejado a las buenas prácticasdesarrolladas,selograahorroentiempoenlagestión,ademássellevaunregistroelectrónicodelestadoosituacióndeltrabajooservicioarealizar,posibilitándoselaconfeccióndeestadísticas,loquehapermitidomantenerunmayorcontrolylatomadedecisionesenformaoportuna.

Se utilizan herramientas tecnológicas administrativas existentes para los trámites internos, encuantoa reparacióndeactivos,vacaciones,horasextras, loscomunicadosdenombramientososustitucionesserealizanatravésdelaproposiciónelectrónicadenombramientos,entreotros.

1.16

En el procesode formulaciónp r e s u p u e s t a r i a ,no se aprobaránincrementos en lacompra de cualquiertipo de papel. PolíticaII: Fomentar enel Poder Judicialuna cultura de noutilizacióndelpapel.

3

Dentrodelasdirectricestécnicasparalaformulaciónpresupuestariaparacadaperiodo,seincluyendirectricesclarasalrespecto.

Porsuparte,enlosúltimosaños,elDepartamentodeProveeduríaharecortadolaformulacióndepapel,ysemantieneelmontoformuladodeañosanteriores.Además,alasoficinasquesolicitanpapel,selesrecortaun30%delmontodeldespacho,paraqueseorganicenyminimicenelusoelpapel.

PolíticaII:FomentarenelPoderJudicialunaculturadenoutilizacióndelpapel.

2.1

El Programa HaciaCero Papelespropiciaráeldesarrollopermanente decampañas orientadasa los servidores y lasservidorasjudiciales,ylas personas usuariasdelPoderJudicial,paraincentivar una culturade no utilización delpapel, haciendo usode las tecnologíasdisponibles. Lasjefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales tienenla responsabilidadde contribuir conla divulgación y lasensibilización delpersonal de apoyoa su cargo para laeliminacióndelusodepapel en sus laboreshabituales.

3

ElDepartamento dePrensa yComunicaciónOrganizacional junto con el ProgramaHaciaCeroPapeles y la Dirección de Tecnología de Información han desarrollado una serie de campañasorientadasparaincentivarunaculturadeeliminacióndelpapelyenlasdependenciasadministrativas.

Además,sepromuevenbuenasprácticasenestetemacomolareutilizacióndepapelenlaslaboreshabitualesde lasoficinas; frecuentementeybajoeldebidoprocesosedonapapeldesechadoaescuelas autorizadas por elDepartamento deProveeduría.Asimismo, se reutiliza el papel parapegarfacturasensuparteenblanco(cuandosearmanlosexpedientesdereintegrosdecajachica);enlaOficinaCentralizadadeNotificaciones,seutilizalaparteenblancodelosoficiosrecibidos(eldorso)paraimprimirlarespuestaoeltrámitedado.TambiénseempleanlasenvolturasdelpapelF-74paraempacarcorrespondencia;se reproducen las fotocopiasdealgunasoficinasenpapelreciclado,delosformulariosobsoletosdelaProveeduríaydeotrasoficinas.Silashojasdedichosformulariosvienenimpresassoloporunlado,seconfeccionanlibretasdeapuntesyseenvíandenuevoalosdespachos,paraquesirvancomolibretasdeapuntes.

Porotraparte,elDepartamentodeProveeduríasolicitóalConsejoSuperior ladisminucióndelaconfeccióndeagendasenpapelparaque,enloslugaresdondesecuentaconagendaelectrónica,noseutilicelaagendafísica.Estaprácticaimplicóladisminuciónde1500agendas.

Sehandadocambiosenprocedimientosorientadosalaculturadeeliminacióndelpapel.


86

PuntoaEvaluar




2.2

Instaurar unreconocimiento paralas oficinas judicialesque presenten unareducción significativaen el consumo depapel y/ o hayanimplementado lasherramientas quela oralidad da y latecnología parala eliminación delprocesoescrito.

2

A nivel de ámbito administrativo, las diferentes dependencias que participan periódicamente enelconcursodebuenasprácticasquelaUnidaddeControlInternollevaacabo,y,ensumayoría,correspondenaexperienciasencuantoaceropapel.

Además,seinformaatodoelpersonaladministrativodelosreconocimientosporlosaportesaladisminucióndelpapelqueharealizado.

Por suparte, laAdministraciónhadestinado recursosparaapoyarel procesodeoralidadydarcumplimientoa lodispuestopor laCortePlenaen la sesióndel26deagostode2010,artículoXIX,dondese indicaque losdespachos judiciales,estánautorizadosa realizar losprocesosdeformaoral,independientementedelamateriaqueapliquen.Alrespecto,esimportanteseñalarquelosdespachosqueatiendenmateriapenal(juzgadospenales)cuentanconequipodeaudioparagrabarporesemediolasaudienciasasucargo.También,lamayoríadelassalasdedebateestánequipadasconequipodeaudioyvideoquefacilitanlosprocesosorales.Igualmente,alosdemásjuecesyjuezasdelasdiferentesmateriasseleshaentregadoequipodeaudioparaquegrabenlasaudienciasquerealizan.

Dichadotacióndeequiposehavenidorealizandodesdeel2008,talcomoseindicaseguidamente:

● Mediante el oficio 4211-DE-2008 del 4 de junio de 2008, se ordenó al Departamento deProveeduríaelsuministrodeuntotalde96equiposdeaudioparajuzgadoscivilesdemayorymenorcuantía,tribunalesyjuzgadosagrariosyjuzgadospenales.

● Pormediodel oficio2114-DE-2009del 19demarzode2009, segiraron instruccionesalDepartamentodeProveeduríaparaquesedistribuyeran50equiposdeaudioparadespachosjudicialesdedistintasmateriasydediferentescircuitosjudiciales.

● Atravésdeloficio4389-DE-2010del14demayode2011,seordenóalDepartamentodeProveeduríaladistribuciónde39equiposdegrabacióndeaudioparadistintosdespachosjudicialesdelpaís.

● Poroficio2012-DE-2011del7demarzode2011encurso,seremitióalDepartamentodeProveeduríaladistribuciónde321equiposdegrabacióndeaudioadquiridosparagrabacióndeaudienciasyparaelapoyoalaoralidadendespachosjudicialesentodoelpaís.

● Porúltimo,medianteoficion.º6480-DE-2011del19dejuliode2011,seordenólaentregadecincoequiposdeaudioalTribunalAgrariodelSegundoCircuitoJudicialdeSanJosé.

● Mediante correo electrónico del 23 de julio de 2012, la Dirección Ejecutiva despacha unequipodegrabacióndeaudioparaelTribunaldeJuiciodel ICircuitoJudicialde laZonaAtlántica.

2.3

Las jefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales tienenla responsabilidadde velar de que losplanes estratégicosy anuales operativosesténacordescon laspolíticas hacia ceropapel.

3

En las directrices para la formulación presupuestaria, se establecen lineamientos al respecto.Además laasí como laDirecciónEjecutiva (Circularn.°98-11), reiteranesosaspectosmediantecircularencadaperiodopresupuestario.

Por su parte, la y laDirecciónEjecutiva revisan losPAOspara verificar la inclusión de ese ejetransversal.

Asimismo,enelPlanEstratégicoenmateriatecnológicayenelPAOdeTIdentrodesusobjetivosymetas,seconsideraeldesarrollodeherramientasenprodelaeliminacióndelpapel.


87

PuntoaEvaluar




2.4

A través delas instanciasco r respond ien tes ,el Poder Judicialprocurará ladefiniciónde indicadores encuanto al consumoy uso del papel, portipo, ámbito y oficina,los cuales orienten laimplementación demedidas correctivas−ya sea con el usode herramientast e c n o l ó g i c a so sin ellas− ypermitan reorientar,oportunamente, elquehacer de aquellosdespachos que sealejen de una culturahacia la eliminacióndelpapelinnecesario.

3

ElDepartamentodePlanificación,SeccióndeEstadística,estárealizandolainvestigaciónrespectivaparaladefinicióndeesosindicadores.Porsuparte,elDepartamentodeProveeduríahaparticipadoenesteprocesomedianteelsuministrodeinformaciónsobreconsumosydespachosconformelassubpartidasdeproductosdepapelycartón,serviciosdefotocopiados,tóner,entreotros,paraladefinicióndeestos.

2.5

Toda oficina judicialdebe llevar un controlestricto de fotocopiasen cuanto al tipode documentos ycantidad, y autorizarálas estrictamentenecesarias.

3

Lallevauncontrolalrespectoy,mensualmente,seremiteunoficioalProgramaCeroPapel,enelcualseindicalacantidaddefotocopiasquesacanque,porlogeneral,esdecero.

Porsuparte,mediantecirculares(n.°15-10y16-11), laDirecciónEjecutivasolicitaa losoficinasadministrativas que continúen brindando un seguimiento permanente y continúo sobre losdespachos que presentanmayor consumo de fotocopias, a efecto de analizar los procesos detrabajoeintroducircambios,encasodesernecesarioparaelahorrodepapel.

Además, se procura elmantenimiento oportuno de las fotocopiadoras para que no den unmalresultadoyque,poratascosinnecesarios,seconsumaunamayorcantidaddepapelalfotocopiarlonuevamente.


88

PuntoaEvaluar




2.6 Fortalecerelusodeloscentrosdeimpresión. 3

Anivel de laAdministración yparadar cumplimientoa lodispuestoporelConsejoSuperior enlasesióndel13demarzode2009,artículoLXXXIX,encuantoaracionalizarelusodeequiposdeimpresión,sehanimplementadocentrosdeimpresiónenlasadministracionesregionalesyseles han suministrado impresoras de alta capacidad a los departamentos administrativos, con elobjetivo de contar con herramientas tecnológicas que procuren la agilización de las labores enlosdespachosjudiciales,mediantelaimpresióndelostrabajosenformarápidaysegura,ademásdemaximizarlaproductividad,confiabilidad,excelentecalidaddetiempomínimoydentrodeunafilosofíadeservicioalapersonausuariayuncontrolefectivodeestetipoderecurso.

Dentrodelosprincipaleslogrosalcanzadosconloscentrosdeimpresiónestán:

● Laubicaciónestratégicadeesosequiposysehamejoradolasituaciónexistenteencuantoaimpresoras,dadoqueconlosequiposconquesecontabapresentabanmuchosproblemas.

● Seestáahorrandoenelconsumodepapelytóner.● Seestámonitoreandoelconsumodepapelparadiseñarpolíticasdeahorroyeliminar la

impresióndedocumentospersonales.● Conelretirodelosequipos,seatendieronnecesidadesprincipalmentedelosdespachosde

laperiferia.● Sedetectanabusosenelusodelaimpresiónylasfotocopiadorasparaasuntospersonales.

Actualmente,anivelde losdiferentesedificiosde tribunalesdelpaís,secuentacon83centros,donde periódicamentemediante los informes que se realizan, se recomienda elmantenimientooportunodelasimpresorasparaquenodenunmalresultadoyque,poratascosinnecesarios,seconsumaunamayorcantidaddepapelalimprimirlosdocumentos.

Conelfindemotivarysensibilizarsobrelaimportanciadelusodeestoscentros,sehancoordinadoconelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacionalcampañasycápsulasinformativassobre lafilosofíadecreación,objetivos, requerimientos técnicosparasu implementacióny,asuvez,seinformadeimportanteslogrosalcanzadosencuantoareduccióndeimpresionesygastodepapel.Asímismo,mediantecirculares(circularesn.°15-10,16y35-2011),alasdependenciasadscritas a laDirecciónEjecutiva, se informa sobre la racionalización en el uso de papel y losresultadosencuantoalconsumodepapeloficio(F-74),porpartedeloscentrosdeimpresión.

Seresaltalalabordelaque,pesealacantidaddeservidoresconquecuenta,nohasidonecesarioimplementar centros de impresión, en la medida que las buenas prácticas implementadas hanrestringidoelusodelasimpresoras.

2.7

Las Unidades deCapacitación delPoderJudicialdeberánincluir dentro de susactividades planesde capacitación,formación ye n t r e n a m i e n t o ,incluyendo comoeje temático laimportancia de contarcon una justiciasin papeles y susbeneficios, ademásde los contenidosnecesarios para quela población judicialconozca las políticas,procedimientos ymejores prácticasen materia de ceropapeles.

2LaUnidaddeCapacitacióndelaestádesarrollandoelcursovirtualdenominadoProgramaHaciaCeroPapel.Además,yaseencuentracomoejetrasversaldesarrollarlapolíticahaciaceropapeldentrodesusprogramas


89

Ámbito auxiliar de Justicia: defensa pública

Formulario de autoevaluación de políticas institucionales del programa hacia Cero papel con corte al i semestre de 2012

oficina:EquipodetrabajodelProgramaHaciaCeroPapel.ÁmbitoAuxiliardeJusticia:DefensaPública.

PuntoaEvaluar


Respuestadigiteunvalorentre1y3

Enesteespacio,debeindicardeformadetalladacuálessonlasactividadesquerealizaconrespectoalanormaevaluada,o,encasocontrario,cuálesactividadesconsideraquedebenimplementarseparalograrsucumplimiento.Recuerdequedebedocumentartodassusrespuestas.

PolíticaI:MaximizarelusodelatecnologíadentrodelasoficinasdelPoderJudicialcomomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

1.1

Para todo trámite quese lleve a cabo enel Poder Judicial, seevitará el consumo depapel, propiciando eluso de información demanera electrónica yprescindiendo de suposteriorimpresión.

2

Seutilizaelcorreoelectrónicocomomediooficialdecomunicaciones,ademáshayvariasDefensasPúblicas que se han incorporado en los modelos orales electrónicos, por ejemplo: PensionesAlimentariasenAlajuela, IICircuitoJudicialdeSanJosé,asícomo laDefensaPúblicaenmaterialaboralyelescritoriovirtualenmateriapenalenel IICircuitoJudicialdeSanJosé.Sinembargo,todavíaexistenprocedimientosadministrativosytécnicosquesiguenrealizándosedemaneraescrita,altiempoquehacefaltaenlaoficinatecnologíaquecolaboreconmodeloselectrónicos.

Propuestas:Parael2012y2013,sehanpresupuestadoadquisicionesmayoresdeequipotalcomoelescánerquepermitadigitalizarlainformación.SemantienevigentelacirculardelDepartamentodelaDefensaPúblicaqueprocuraquetodaslasoficinasdelaDefensaPúblicarealicenesfuerzosparareducirlaimpresiónyelfotocopiado.

1.2

A nivel decomunicación internadel Poder Judicial,se utilizará el correoelectrónicocomomediooficial.

2

Enloscasosyoficinasquelopermitan.Propuestas:Sehanidoincorporandonuevosprocesosadministrativosenlacomunicaciónmediantecorreoelectrónico,porejemplo,respuestasainformesalasDireccionEjecutiva,DepartamentosdePlanificaciónyPersonal.AlgunasoficinasdelaDefensaPúblicahanaplicadocomobuenaprácticaelrecibodenotificacioneselectrónicasporestavíadecorreoelectrónico.

1.3

Como parte deldesarrollo de sistemasc ompu t ado r i z adosde información, laDireccióndeTecnologíade la Información delPoder Judicial y losactores involucradosprocurarán que lassalidas de informaciónse lleven a cabo enforma electrónica,evitando en la medidade las posibilidadesla impresión dedocumentos.

2Existen todavíaoficinasde laDefensaPúblicaconcomunicaciónelectrónica limitada,yaquesoloen18delas40oficinas,utilizanunasolacuentadecorreoelectrónicooficial, locual limitaqueelpersonaldelaDefensadeestasoficinasutiliceestaherramientadecomunicación.

1.4

Las estadísticasmensualesseremitirána la u otras instanciasvía correo electrónicooenalgúnotrosoportedigital. La publicaciónde los anuariosestadísticos y otrosinformes, se hará enformatodigital.

3Con la implementación de los nuevos Libros de Registro Estadístico, se permite que tanto lainformaciónquelaDefensaPúblicarecibedetodassusoficinas,asícomolosinformesremitidosalaseanenviadaselectrónicamente.


90

PuntoaEvaluar




1.5

Las personasresponsables delos despachos uoficinas judicialesdeben velar por unrespaldo adecuadode la informacióndocumental, evitandoel uso de papel, sindetrimento de lasdirectrices que se hanestablecido en materiatecnológica.

2

Propuesta: 1- Reiterar la circular de Tecnología de Información referente al tema. 2- La UnidadAdministrativa distribuirá en formaelectrónica elmanual de cómo respaldar la información. 3-Sepresupuestarán la compra de discos duros externos y la adquisición de una herramienta global(software)derespaldodelainformación.

1.6

Maximizarlarealizaciónde las citaciones,localizaciones ynotificacionesenformaelectrónica.

2 Propuestas:Enloslugaresquelatecnologíalopermite,sehanidoincorporandolasoficinasenlossistemasdenotificacioneselectrónicas.

1.7

El intercambio deinformación o serviciosentre el Poder Judicialy otras instituciones,ya sean públicas oprivadas, se deberealizar, en la medidadeloposible,deformadigital, prescindiendoasídelusodepapel.

2 Se procura la respuesta electrónica cuando la tecnología lo permite con los entes externos talescomo:MinisteriodeJusticia,MinisteriodeHacienda,ContraloríaGeneraldelaRepública.

1.8

Procurar el desarrolloy el acceso deh e r r a m i e n t a stecnológicas para laspersonas usuarias, deforma tal que se lesfaciliten sus trámites,yaseanjurisdiccionaleso administrativos, conelPoderJudicial.

2 Alapersonausuariaquelosolicita,selefacilitanlasaudienciasoralesendiscocompacto.

1.9

Propiciar laimplementacióndeunasolución tecnológicae s t a n d a r i z a d apara manejo de lainformacióndocumentalinstitucional.

2

Propuesta:SeestáincorporandoelsistemaSICEdecorrespondenciaalaUnidadAdministrativadelaDefensaPúblicadeSanJosé,dentrodelProgramadeimplantaciónparaelmanejodelaInformaciónelectrónica.Asimismo,seestáenlafasefinaldeldesarrollodelaherramientatecnológicaadquiridaalaempresaINDRAdeldesarrollodeunsistemadegestiónespecíficoparalaDefensaPública.

1.10

Las jefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales deberánestablecer controlesrelacionados con elconsumo de papel detodo tipo y propiciar,permanentemente, larevisióndelosprocesosy procedimientos detrabajo de las oficinasa su cargo, con elfin de eliminar el usode papel y procurarcambios integralesautomatizados.

2 Propuesta:SehangiradotantolacirculardelaDireccióndelaDefensaPúblicaenestesentido,asícomoelcompromisodecumplimientoenlosPlanesAnualesOperativos.


91

PuntoaEvaluar




1.11

No imprimirdocumentos, salvo encasos estrictamentenecesarios, con laprevia comprobaciónde que el documentoesté listo para unaúnica impresión,haciendo uso de la�vista previa�; ajustede márgenes, dúplex,encalidaddeborrador,división de párrafoeficiente, paginacióncorrecta, reducción deltamañode las fuentes,usodeespaciosimple,etc.Además,larevisiónde documentos sellevaráacabodeformaelectrónicamediantelautilización del �controldecambios�.

2 Propuesta:SehangiradotantolacirculardelaDireccióndelaDefensaPúblicaenestesentido,asícomoelcompromisodecumplimientoenlosPlanesAnualesOperativos.

1.12

En las reunionesde comisiones yequipos de trabajosinstitucionales, lasagendas y actas seremitirán y analizarándeformaelectrónica.

3 SehaimplementadoenlascomisionesinternasdelaDefensaPública.

1.13

Potenciar el uso de laagenda electrónica,maximizar lautilizaciónde los calendarios yeliminar la adquisicióndelosplanificadores.

2 SehaimplementadoenlaDefensaPúblicaenloslugaresquetecnológicamenteesfactible.

1.14

Fortalecer el uso dev i d e o c o n f e r e n c i au otros mediost e c n o l ó g i c o spara reuniones,audiencias judicialeso administrativas ycapacitaciones, entreotros.

2LaDefensaPúblicautilizaestemediodecomunicación,siempreycuandonoseafectenlaestrategiadedefensanilaatenciónalapersonausuaria;sehautilizadoenaudiencias,encomunicacionesconpersonasusuariasencentrospenales,seutilizaparacapacitaciones.

1.15

Se sustituirá eluso de formulariosimpresos por digitales( n o m b r a m i e n t o s ,proposiciones den o m b r a m i e n t o s ,comunicación sobredisfrutedevacaciones,saldo de vacaciones,solicitud de llantas ybaterías, consumo decombustible, solicitudde mobiliarios yequipos, donaciones ydestrucciones, sistemade control de activos,entreotros).

3 Se han logrado sustituir formularios específicos de la Defensa que eran impresos por medioselectrónicos.


92

PuntoaEvaluar




1.16

En el procesode formulaciónpresupuestaria, no seaprobarán incrementosen la compra decualquiertipodepapel.PolíticaII:Fomentarenel Poder Judicial unaculturadenoutilizacióndelpapel.

3 Seajustaaloestablecidoenlaspolíticasinstitucionalesysepresupuestaelmismomontoquelospresupuestosanteriores.

PolíticaII:FomentarenelPoderJudicialunaculturadenoutilizacióndelpapel.

2.1

El Programa HaciaCero Papelespropiciará el desarrollopermanente decampañas orientadasa los servidores, lasservidoras judiciales ylas personas usuariasdelPoderJudicialparaincentivar una culturade no utilización delpapel, haciendo usode las tecnologíasdisponibles. Lasjefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales tienenla responsabilidadde contribuir enla divulgación ysensibilización delpersonal de apoyoa su cargo para laeliminación del uso depapel en sus laboreshabituales.

3

LaDireccióndelaDefensaPúblicacontribuyeconladivulgaciónylasensibilizacióndelascampañasdirigidasaincentivarunaculturadenoutilizacióndelpapel,paraellosehaemitidocircular.Secuentaconlacomisióninternadeceropapelque,alavez,formapartedelProgramaHaciaCeroPapeldelainstitución.Seanalizaeltemaenlasreunionesdepersonascoordinadorasdetodoelpaís.Además,serealizaladivulgacióndelasbuenasprácticasentrenuestrasoficinasyconoficinascontrapartesparaprovocarunasinergiaenlosprocedimientos.

2.2

Instaurar unreconocimiento paralas oficinas judicialesque presenten unareducción significativaen el consumo depapel o que hayanimplementado lasherramientas quela oralidad da y latecnología para laeliminacióndelprocesoescrito.

3Enreunionesdepersonascoordinadorasde todoelpaís,sehanreconocido lasbuenasprácticasrelacionadasconel tema, talescomo:notificacioneselectrónicasenCartago,escáneresportátilesenLimón,protocolosdeseguimientodelplanestratégicoyplanesanualesoperativos,reduccióndefotocopiado.

2.3

Las jefaturas de losdespachos u oficinasjudiciales tienen laresponsabilidad develar para que losplanes estratégicosy anuales operativosestén acordes con laspolíticas hacia ceropapel.

3 Seincorporanobjetivosrelacionadosconeltemaenlosplanesanualesoperativos.


93

PuntoaEvaluar




2.4

A través delas instanciasc o r r e s pond i e n t e s ,el Poder Judicialprocurará la definiciónde indicadores degestión en cuantoal consumo y usodel papel, por tipo,ámbito y oficina, loscuales orienten laimplementación demedidas correctivasquepermitanreorientar,oportunamente, elquehacer de aquellosdespachos que sealejen de una culturahaciaceropapeles.

1ElProgramaHaciaCeropapeldelainstituciónydelcuallaDefensaPúblicaformaparte,harealizadolaprimera reuniónde trabajo con la yelDepartamentodeProveeduría; enprocuradedefinir losprimerosindicadores,seencuentraenlaetapainicialdedefinición.


94

PuntoaEvaluar




2.5

Toda oficina judicialdebe llevar uncontrol estricto defotocopias en cuantotipo de documentos ycantidad, y autorizarálas estrictamentenecesarias.

3LaDireccióndelaDefensaPúblicahagiradolacircularqueprocuralareducciónenelfotocopiado.Asímismo,enelcasodelasoficinasdelaDefensaPúblicadeSanJoséylaperiferia,laAdministraciónde laDefensaPública llevauncontrol en cuantoal consumoygasto.En lasdemásoficinas, lasadministracionesregionalesrealizanestalabor.

2.6 Fortalecerelusodeloscentrosdeimpresión. 3 A nivel nacional, las diferentes oficinas de laDefensaPública se han incorporando a centros de

impresión.

2.7

Las Unidades deCapacitación delPoderJudicialdeberánincluir dentro de susactividades, planes decapacitación,formacióny entrenamiento,incluyendo como ejetemáticola importanciade contar con unajusticia sin papeles ysusbeneficios;ademásde los contenidosnecesarios para quela población judicialconozca las políticas,procedimientos ymejores prácticasen materia de ceropapeles.

2 LaUnidaddeCapacitacióntieneensuplandetrabajounaactividadrelacionadaconeltema,elcualseencuentraenlaetapainicialdemetodología:instructor,temas,entreotros.


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Ámbito auxiliar de Justicia: ministerio público

Formulario de autoevaluación de las políticas institucionales del programa hacia Cero papel con corte al i semestre de 2012

oficina: EquipodetrabajodelProgramaHaciaCeroPapel.ÁmbitoAuxiliardeJusticia:MinisterioPúblico.

Puntoaevaluar




PolíticaI:MaximizarelusodelatecnologíadentrodelasoficinasdelPoderJudicialcomomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

1.1

Para todo trámiteque se lleve acabo en el PoderJudicial,seevitaráelconsumo de papel,propiciando el usode información demaneraelectrónicayprescindiendo de suposteriorimpresión.

2

En laFiscalíaAdjuntadel IICircuitoJudicialenSanJosé, todos losexpedientes físicoshansidotransformadosenelectrónicos,yactualmentesutrámitees100%electrónicoydigital.

Por su parte, en la Fiscalía Especializada en Delitos Sexuales, se han cumplido cabalmentelas directrices emitidas por la FiscalíaGeneral, las cuales se han documentado a través de losmemorandos internosquesehanconfeccionadoen tornoa lapolíticadeceropapelalpersonalprofesionalyauxiliar.LaFiscalíadeEjecuciónde laPenacumplecon los lineamientosdeceropapelen losaspectosquepuedehacerlo,porcuantoestafiscalíanotieneasucargolosincidentesoriginalesqueestánacargodelJuzgadodeEjecucióndelaPenay,necesariamenteparacumplirconsutrabajoenloestrictamenteimprescindible,debefotocopiaroimprimirdocumentosparacontestaryacudiralasaudienciasydiligenciasdelosasuntosasucargo.Sibiensehareducidosustancialmenteelconsumodepapelparaimpresión,lociertoesquetodavíahaydependenciasquerequiereneldocumentofísico,porloquesevaacoordinarconellasparaenviarlosdiversosdocumentossolicitadosvíacorreoelectrónico.

En el caso de la Fiscalía del I Circuito Judicial de Alajuela, para lograr disminuir el consumoinnecesariodepapelyevitarqueseimprimanmáscopiasdelasquerealmentesenecesitan,sesolicitóalaOficinadeInformáticadeAlajuelaqueasignaraunaclaveatodoslosfuncionariosylasfuncionarias,lacuallosobligaaimprimirunoaunolosdocumentosquerealmentenecesitan,yasí,encasodeexcesos,sepodrácontrolardequécomputadorasalieronlasórdenesdeimpresiónquenosonaprovechadas.

En laFiscalíadeDelitosEconómicos,Tributarios, todas las comunicaciones internas se realizanmediantecorreoelectrónico.Deigualmanera,seestáenelprocesodeadquisicióndeunescánerindustrialdegrancapacidadquefacilitarádigitalizartodoslosdocumentosyelmaterialprobatoriodeloscasoseconómicos,tributariosydelegitimacióndecapitales,conlocual,seevitaráelusodelpapelaunenmayormedida.EnlaFiscalíaAdjuntadeSanCarlos,seutilizanlosmedioselectrónicosquesetienenamano,comocorreoelectrónicoyalmacenamientomasivodeinformación;portodoslosmediossetratadeevitarimprimir,secarecedequemadordeCD,elescáneresdebajacapacidad,porloquesolosepuedenescanearpocosdocumentosynosetienesistemadegestión.

EnlaFiscalíaAdjuntaContraelCrimenOrganizado,paratrámitesdeviáticosconlaAdministración,aun la fórmula impresaes indispensable.Lamayoríade trámitesenelPoderJudicialsepuedenhacerdigitales.

1.2

A nivel decomunicacióninternadelPoderJudicial,seutilizará comomediooficial el correoelectrónico.

2

TodoelpersonaldelaFiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialenSanJosé(electrónica)cuentaconcorreoelectrónico(propietarioydeusolibre)ylacomunicacióninternasehacedeestamanera,asícomomuchasgestionesdetipoadministrativoenlointernodeldespacho.

Sedebeseñalarque,enlaFiscalíaEspecializadaenDelitosSexuales,apesardelosesfuerzos,envariasocasionessehasolicitadoalequipodetrabajoceropapeldelMinisterioPúblico,laasignaciónde cuentas de correo electrónico a las personas técnicas judiciales del despacho, en lamedidaqueestafiscalíatienesolotrescuentasdecorreoautorizadasyhaymásdeochopersonaseneldespacho,porloqueelrecursoesmínimoy,actualmente,todosediligenciavíacorreo.

Enlamayoríadefiscalías,paracualquiercomunicacióninterna,seutilizaelcorreoelectrónicooficial,locualhaagilizadolatramitación,ysereduceelusodepapel.Sinembargo,porlaimposibilidaddealgunapoblaciónjudicialquenotieneacceso,estainformaciónnolesllega.


96

Puntoaevaluar




1.3

Como partedel desarrollode sistemascomputadorizadosde información,la Dirección deTecnología deInformación delPoder Judicial y losactores involucradosprocurarán quelas salidas deinformaciónsellevena cabo en formaelectrónica, evitandoen la medida delas posibilidadesla impresión dedocumentos.

2

Enlasfiscalías,lagranmayoríadeinformaciónquesaledelaoficinaparalapersonausuariainternacomoexternatienerespaldodigital,pormediosinformáticos,telemáticos,magnéticosyotrosolosqueseencuentrenalalcance.

Todaslassalidasdeinformaciónseremitenporvíaelectrónica,estoincluye:informes,criteriosdeoportunidad, solicitudesdedefensa,peticiónde inspección, solicitudesde investigación, trámitesadministrativos,talescomoproposicióndenombramientos,vacaciones,permisossingoce,etc.EnlaFiscalíaEspecializadaenDelitosSexuales,sehanemitidodirectricesinternasencuantoalaimpresióndedocumentos,ysehanutilizadootrosmediosparasucumplimiento;comoseindicóenelpuntoanterior,loqueocurreesquenosecuentaconlassuficientesherramientastecnológicasquesonindispensablesparaelcabalcumplimiento.

EnlaFiscalíadelICircuitoJudicialenAlajuelaconelusodelSistemadeGestiónylaexistenciadelexpedienteelectrónico,seprocuraimprimirlamenorcantidaddepapel,afindecumplircondichoobjetivo.

EnlaFiscalíadeDelitosEconómicos,Tributarios,estetemasemanejaparcialmenteenlaoficina,por cuanto aún algunos documentos (por ejemplo, los acuerdos de autorización de entregasvigiladasyotrosdocumentosquerequierenestamparfirmasdeautorizaciónyvistosbuenosdeljefeodelajefadelaoficina,delaodelfiscalcoordinadore,incluso,delpropiofiscalgeneral)hacennecesarialaimpresióndeldocumentofísico.Perosereconocequeesteaspectodebesermejoradooimplementadodemejorforma,afindesubsanaralgunadeficienciauomisiónenelproceso.Siseescaneaeldocumento,sepodríasolventarenparteeltema.

1.4

Las estadísticasmensuales seremitirána lauotrasinstancias vía correoelectrónico o enalgún otro soportedigital.Lapublicaciónde los anuariosestadísticos y otrosinformes se hará enformatodigital.

3Enlasdiferentesfiscalías,lasestadísticasmensuales,trimestrales,ycualesquieraotrasgestionesdelauotrasinstanciasseremitenvíacorreoelectrónico,conlocualseevitanlaimpresiónyelusodepapel

1.5

Las personasresponsables delos despachos uoficinas judicialesdeben velar por unrespaldo adecuadode la informacióndocumental,evitandoel uso de papel, sindetrimento de lasdirectrices que sehan establecido enmateriatecnológica.

2

EnelcasodelaFiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialenSanJosé,sehandiseñadoprotocolosydirectrices

clarasparaelresguardodelainformaciónelectrónica.Además,eldespachocuentaconundiscoduroextraíbleparaelalmacenamientodelainformacióndemayorrelevancia.

EsprácticadelaFiscalíadeEjecucióndelaPenaqueelpersonalprofesionalydeapoyorealiceel respaldode la informaciónen formatodigital,en todosaquelloscasosquesepueden llevaracabo,salvocuando,porlainformaciónmisma,nosepuedallevardeestamanera,porejemplo,elseguimientodecapturas.

Sehareducidoelusodefotocopiaspara laconfeccióndelegajosparalelos.Sinembargo,existepruebaqueserequierefotocopiarparamanejarlafísicamenteeneldebate.

En laFiscalíadel ICircuitoJudicialdeAlajuela,seprocura lamenorcantidadde impresionesdedocumentosqueseelaboranelectrónicamenteen laoficina,yapesarde tenerque trabajarconexpedientefísico,semaximizaelusodelexpedienteelectrónicoparabajarlaincidenciadelusodelpapel.

EnlaFiscalíaAdjuntadePérezZeledón,serealizaelrespaldocorrespondienteendatos�D�delascomputadoras,pararespaldarlostrámitesadministrativosmásimportantes,igualmentelosfiscalesdelasresolucionesquerealizan.


97

Puntoaevaluar




1.6


2

En las diferentes fiscalías, se realizan todas las solicitudes de citaciones, localizaciones ypresentacionespormedioelectrónicoydirectamentealaOficinaCentralizadadeNotificacionesolaSeccióndeLocalizaciónyPresentacióndePersonasy/oalgúnmediosimilar,porejemplo,unallamadatelefónica.

Como se indicó, en ciertas fiscalías en la aplicación de esta directriz, algunos de los grandesimpedimentos son la existencia deexpedientes físicos y la ausencia deescritorios virtuales.Sinembargo,sehafomentadolacitacióndepartespormediodecorreoelectrónico.Peroestasituacióntopacondosgrandesdificultades,laprimeraesque,alnotenerescritoriovirtual,sedebeguardaruncomprobanteimpresodedichacomunicaciónparaadjuntarloalexpediente,ysegundo,quenotodoslosfuncionariosnitodaslasfuncionarias(especialmenteelpersonalauxiliar)cuentanconpermisosdecorreoelectrónico,loscualesaunquemejoraronbastante,todavíasonrestringidos.

1.7

Se debe realizarel intercambiode información oservicios entre elPoderJudicialyotrasinstituciones,yaseanpúblicas o privadas,en la medida de loposible, en formadigital, prescindiendodelusodepapel.

2

Actualmenteenlasfiscalíaselectrónicas,secuentaconenlacesoarticulacioneselectrónicascondistintasinstituciones,tantoenlointernocomoenloexternodelPoderJudicial:

● InstitutoCostarricensedeElectricidad● DepartamentodeMedicinaLegal● OficinadeComunicacionesJudiciales● SeccióndeToxicologíaForense● SeccióndeBioquímicaForense

Apesardequesehantratadodeautomatizarlosoficiosentreinstitucionespúblicasyprivadas,nosehapodidoeliminardeltodolaimpresión,debidoaquenosecuentaconfirmaselectrónicasoquenohayaningúnconvenioconlainstitución.

1.8

Procurareldesarrolloy el acceso deh e r r a m i e n t a stecnológicasparalaspersonas usuarias,de forma tal queles faciliten sustrámites, ya seanjurisdiccionales oadministrativos, conelPoderJudicial.

2

EnelcasodelaFiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialdeSanJosé,sehaninstaladocomputadoraseneldespachoparalaconsultadeexpedienteselectrónicos.Sehantratadodeutilizarformatosamigablesycomunesenlasgestioneselectrónicas,parafacilidaddelapersonausuaria.Apartedeello,laspersonastécnicasjudicialesdelafiscalíaseencargandetramitardirectamentelaautorizacióndelascuentasdecorreodelaspersonasusuarias,pararecibirlascomunicacionesoficiales.Por su parte, en la Fiscalía Especializada en Delitos Sexuales, hacen falta cuentas de correoelectrónico para el personal subalterno, debido a que las cuentas actuales de correo no son nisiquierael50%delasrequeridas.

En la recepción de la Fiscalía del I Circuito Judicial en Alajuela, se encuentra instalada unacomputadoraparaevacuarlasconsultasquelaspersonasusuariasformulan,lacualesmanejadaporunapersonatécnicajudicial,quienprocuradaryexplicar,delaformamásclaraysencilla, lainformaciónquelaspersonasusuariasrequieren.

EnlaFiscalíaAdjuntadeSanCarlosporsucondicióndeencontrarseenlazonarural,notodalapoblacióncuentaconaccesodigitalalainformación.

1.9

Propiciar lai m p l em e n t a c i ó nde una soluciónt e c n o l ó g i c ae s t a n d a r i z a d apara el manejode la informaciónd o c u m e n t a linstitucional.

3 LosmedioselectrónicosqueseutilizanparaelmanejodelainformacióndocumentaldelainstituciónsonlasherramientasinformáticasqueelPoderJudicialhaproporcionado.


98

Puntoaevaluar




1.10

Las jefaturas de losdespachosuoficinasjudiciales deberánestablecer controlesrelacionados conel consumo depapel de todo tipo ydeberán propiciar,permanentemente,la revisión delos procesos yprocedimientos detrabajodelasoficinasasucargo,conelfinde eliminar el usode papel y procurarcambios integralesautomatizados.

3

La Circular Cero-P-02-2012 de la Fiscalía General de la República estableció los controlesrelacionadosconelconsumodepapeldetodotipo.

Por estemotivo, en las diferentes fiscalías, en reuniones de trabajo y visitas de supervisión, esconstantepropiciar,nodeahora,sinoporprincipiospersonales,elusoracionaldelpapelymaximizarlasherramientaselectrónicasadisposiciónenelquehacerdiariodeldespacho.

Serealizanreunionesmensualesafindeverificarelcumplimientodelaspolíticasdeceropapel.

EnlaFiscalíadelICircuitoJudicialdeAlajuela,sesolicitólaasignacióndeunaclaveparatodoslosfuncionariosylasfuncionarias,afindequeestosutilicenelsistemadeimpresióndedocumentosenformaracionalymesurada.

EnlaFiscalíadeDelitosEconómicos,Tributarios,lajefaturadeestafiscalíatienedispuestocomoreglaelusodelascomunicacioneselectrónicasentodosupersonalprofesionalyauxiliar,demodoquenoseutiliceelpapelenningunagestiónadministrativa.

EnlaFiscalíaAdjuntadePérezZeledón,desdeelmesdeabrilde2012,seestárealizandotododemaneradigital,notandoenesteperiodounadisminucióndel30%enelconsumodepapel,controlquellevalajefaturadeestaoficina.

1.11

No imprimirdocumentos,salvoencasos estrictamentenecesarios, con laprevia comprobacióndequeeldocumentoesté listo para unaúnica impresión,haciendo uso dela "vista previa",ajuste de márgenes,dúplex, en calidadde borrador, divisiónde párrafo eficiente,paginación correcta,reduccióndeltamañodelasfuentes,usodeespacio simple, etc.Además, la revisiónde documentos sellevará a cabo enforma electrónicamediante lautilizacióndel"controldecambios"

2

FiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialenSanJosétodoslosdocumentossonrevisadosenformatodigitaly,encasodeserestrictamentenecesariasuimpresión,sehaceen�ambascaras�delpapel.Noobstante,ciertosdocumentosdebenseguirseimprimiendoporfaltadearticulaciónelectrónicaopormotivodeaccesibilidad.

EnlaFiscalíaEspecializadaenDelitosSexuales,seseñalaquesinembargosehadetectadounpeligro quees la falta deequipopara dúplex en la oficina.En reunionesde trabajo y visitas desupervisión,estafiscalíaesconstante,nodeahorasinoporprincipiospersonales,parapropiciarelusoracionaldelpapel.Porello,hagiradomemorandosydirectricesoralesparaelusoracionalde fotocopiado y utilizaciónde copiasqueexistanenel expediente original, las cualeshan sidosolicitadasaljuzgadodeejecucióndelapena,paraevitarimprimirofotocopiardocumentosdelosincidentesdeejecucióndelapena.

En la FiscalíaAdjunta Contra el CrimenOrganizado, se señala que a pesar de que es políticainstitucional,algunosfuncionariosyfuncionariasimprimendocumentosparasimplementeguardarlosenampos.

1.12

En reunionesde comisiones yequipos de trabajoinstitucional, lasagendas y lasactas se remitirán yanalizarán en formaelectrónica.

3 Todaslasactasdelasreunionesdelafiscalíaselevantanyseregistrandemaneraelectrónicayseremitenpreviamenteporlavíaelectrónica,evitandolaimpresióndedocumentos.

1.13

Potenciarelusodelaagenda electrónica,maximizar lautilización de loscalendariosyeliminarla adquisición de losplanificadores.

3

Elusodeherramientasadministrativas,como laAgendaCronos, loscalendariosyplanificadoreselectrónicos,esyarutinarioenlasfiscalías.

Porejemplo,laFiscalíaAgrarioAmbientalutilizalaagendaelectrónicaparaincluirlosseñalamientosdedebate,audienciaspreliminares,inspecciones,reuniones,capacitaciones,citaciones,entrevistase indagatoria.Deesta forma, seevitael usode laagenda física,planificadoresocualquierotrodocumentofísico.

En laFiscalíaEspecializadaenFraudes,semanejan lasagendaselectrónicaseneldespachoy,además,sehacendemaneradigitalloscontrolesdeingresoysalidadeexpedientes.


99

Puntoaevaluar




1.14

Fortalecer el uso delav ideocon fe renc iau otros mediost e c n o l ó g i c o spara reuniones,audiencias judicialeso administrativas,capacitaciones,entreotros.

2

En la Fiscalía del I Circuito Judicial deAlajuela, se utiliza este medio electrónico para realizaraudiencias judiciales, entre ellas la solicitud de medidas cautelares de penal de hacienda y deejecucióndesentencia.

Enalgunasfiscalías,seutilizapocoelsistemadevideoconferencia;básicamenteseutilizaparalarecepcióndepruebatestimonialeneldebate.

1.15

Sesustituiráelusodeformularios impresospor digitales( nomb ram ien tos ,proposiciones den omb r am i e n t o s ,c o m u n i c a c i ó nsobre disfrute devacaciones, saldode vacaciones,solicitud de llantas ybaterías,consumodecombustible,solicitudde mobiliarios yequipos, donacionesy destrucciones,sistemadecontroldeactivosentreotros).

2

Ademásdeladigitalizacióndelosprocesosjudicialesyalgunostrámitesadministrativos,laFiscalíaAdjunta del II Circuito Judicial enSan José ha sustituido todos los formularios impresos por loselectrónicos,exceptolosexigidosporalgunasdependenciasjudiciales.

Lasdemásfiscalíashanimplementadoelusodelosformulariosdigitalesoficialesqueseencuentranenlared,yeltrámitededichasgestionesserealizaenformatoelectrónicoenlasdiferentesinstanciasenlointernodelPoderJudicialydelMinisterioPúblico.

Todavíasedebenimprimirelformulariodecobrodeviáticos,elregistrodeasistencia,asícomolassolicitudesdellantas,bateríasyelcontroldevehículos.

1.16

En el procesode formulaciónp r e s u p u e s t a r i a ,no se aprobaránincrementos en lacompra de cualquiertipodepapel.

2

EnlaFiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialenSanJosé,sehareducidoelgastoenelconsumodepapelporladigitalizacióndeldespacho.Noobstante,lacompradepapeldeberáautorizarse,aunqueseaenmuchamenormedida.Seeliminó lacompradematerialescomocarátulas,contratapasyotrosformulariosquefueronsustituidosparatrabajarseenformatoelectrónico.

Enlasdemásfiscalías,secumpleentodoslosrenglonesdelpresupuestodondesepuedaomitirlaadquisicióndepapelysoloseharáenaquelloscasosestrictamentenecesarios.Sinembargo,nosepuedeeliminarsuusoporcompleto,puesserequierelaimpresióndediligenciasjudicialesyotrotipodedocumentosparacasosmuypuntuales.

EnlaFiscalíadeDelitosEconómicos,Tributarios,nosehaexperimentadocrecimientoenelrubropresupuestariodelacompraoadquisicióndebienesdetipopapel.


100

Puntoaevaluar




PolíticaII:FomentarunaculturadenoutilizacióndelpapelenelPoderJudicial.

2.1

El Programa HaciaCeroPapelpropiciaráel desarrollopermanente decampañasorientadasalosservidoresylasservidoras judicialesy las personasusuarias del PoderJudicial, paraincentivarunaculturade no utilización delpapel, utilizandolas tecnologíasdisponibles. Lasjefaturas de losdespachosuoficinasjudiciales tienenla responsabilidadde contribuir conla divulgación y lasensibilización delpersonal de apoyoa su cargo para laeliminación del usode papel en suslaboreshabituales.

3

LaFiscalíaGeneraldelaRepúblicacreaeinnovalasdenominadasCircularesVerdesoCeroPapel,mediantelascualescomunicasuspolíticas,entornoauna�justiciasinpapeles�yala�culturadenoutilizacióndelpapel.

Porejemplo,enlaFiscalíadeAgrarioAmbiental,seconvocanreunionesmensualesparadiscutirlasustitucióndelusodepapelenelcontroldelainvestigación,yseestánbuscandoopcionesparatratardedisminuirmássuuso.Entrelosproyectos,setienelacoordinaciónconoficinasdelPoderEjecutivocomolaProcuraduríaGeneraldelaRepúblicaqueesparteesencialenelprocesoparaqueestapuedaobtenerladocumentaciónnecesariadeformaelectrónicay,deestamanera,reducirelusodefotocopias.

2.2

Instaurar unreconocimiento paralasoficinas judicialesque presentenuna reducciónsignificativa enel consumo depapel y/ o hayanimplementado lasherramientas queda la oralidad y latecnología parala eliminación delprocesoescrito.

2

Mediantesuscircularesverdes,LaFiscalíaGeneralsolicitaatodaslasoficinasdelMinisterioPúblicolacomunicacióndesusbuenasprácticas relacionadascon ladisminuciónenelusodelpapel,amododereconocimientoypararéplicadeestasentodoelterritorionacional.

Durantelassesionesdetrabajo,seharáunreconocimientopúblicoentrelasdiferentesoficinasdelaFiscalíaAdjuntaenEjecucióndelaPena,lascualescumplanconlasherramientasdeoralidadyracionalidadenelusodelpapel.

2.3

Las jefaturas de losdespachosuoficinasjudiciales tienenla responsabilidadde velar de que losPlanes EstratégicosyAnualesOperativosestén acordes conlas políticas haciaceropapel.

3

LaUnidadAdministrativadelMinisterioPúblicoseencargadeverificarque,enlosplanesanualesoperativos,presentadosporlasdiferentesjefaturas,seencuentrenobjetivosymetas,relacionadosconelejetransversaldeceropapel.Apartedeloindicado,pormediodelacircularCero-P-01-2011,sesolicitóuninformeatodaslasoficinasdelMinisterioPúblico,acercadeloslogrosenmateriadeceropapel.


101

Puntoaevaluar




2.4

A través delas instanciascorrespondientes,el Poder Judicialprocurará ladefinición deindicadores degestión en cuantoal consumo y usodel papel, por tipo,ámbito y oficina,los cuales orientenla implementaciónde medidascorrectivas quepermitan reorientar,oportunamente, elquehacerdeaquelloscinco de cincodespachos que sealejendeunaculturahaciaceropapeles.

3

LaCircularcero-p-03-2012estableceque las jefaturas indicadas llevaránuncontrolestadísticoymensualquepermitadeterminarconexactitudlacantidadderesmasdepapelconsumidasduranteelmescalendario.Endichocontrol,seincluiránlossiguientesdatos:

● Cantidadderesmassolicitadasparaelconsumodelmes● Cantidad de resmasefectivamente consumidas durante elmes calendario e indicar si son

resmasde500o1000hojas.

2.5

Toda oficina judicialdebe llevar uncontrol estricto defotocopias en cuantotipodedocumentosycantidad,yautorizarálas estrictamentenecesarias.

3

PordirectrizemanadaporlaFiscalíaGeneraldelaRepública,laUnidadAdministrativadelMinisterioPúblicollevauncontrolpresupuestariosobreelconsumodepapel,afindedeterminarsudisminuciónanivelgeneralysalvaguardarlapolíticainstitucionaldejusticiasinpapeles,numerada1.16,cuyocontenido prohíbe la aprobación de incrementos en la compra de cualquier tipo de papel, en elprocesodeformulaciónpresupuestaria.

Porejemplo,enlaFiscalíaAdjuntadePérezZeledón,actualmentenoseestánautorizandocopiasparaningunagestióninterna,inclusolosylasfiscalesyanosacancopiasparalasguíasdejuicio,sinoqueutilizanfotografíasyotrosinstrumentosdigitales.

2.6Fortalecer el usode los centros deimpresión.

2

SibienloscentrosdeimpresiónsecontemplandentrodelbancodebuenasprácticasdelMinisterioPúblico, compiladas con ocasión de la Circular Cero-P-02-2012, también lo es que lameta delMinisterioPúblicoesprescindirdelaimpresión,pormediodelaimplantacióndefiscalíaselectrónicasendistintoscircuitosjudicialesdelpaís.

Peroenaquelloslugaresqueserequieraycuandolascircunstanciaslopermitan,laAdministracióndelMinisterioPúblicohavenido fortaleciendo loscentrosde impresiónen losdiferentescircuitosjudiciales.

2.7

Las Unidades deCapacitación delPoder Judicialdeberán incluirdentro de susactividades, planesde capacitación,formación ye n t r e n a m i e n t o ,incluyendo comoeje temático laimportanciadecontarcon una justiciasin papeles y susbeneficios, ademásde los contenidosnecesarios para quela población judicialconozcalaspolíticas,los procedimientos ylasmejoresprácticasen materia de ceropapeles.

3

LaUnidaddeCapacitacióndelMinisterioPúblicoha impartidodistintosmódulosdecapacitaciónsobre aspectos transversales referentes a la política "hacia cero papel", dados los beneficiosimplicadosenlamejoradelosprocesosdeaplicacióndelaleypenalyelambiente.

● Sehanimpartidoquincecursosduranteelprimersemestre:(datoamayo2012).● Númerodepersonascapacitadas:320(datoamayo2012).● SeestátrabajandoenlaelaboracióndealmenostresmanualessegúnelPAOdelaUCS-

MP.Todosellosserándigitales.Además,en loscursosque requierenmaterial (seestimancincuentaenelaño,sebrindaráelmaterialpormediodigital(discocompacto).

SeconsideraimportanteincluirenlostalleresqueestánabiertosaotrosdespachosdelGobiernoyalpúblicoengeneral,eltemadelaspolíticasdeceropapelparaqueestosconozcanlasopcionestecnológicasquepuedenutilizarparaobtenerlainformaciónquerequieren.Sedebeincluireltemaentodaslasagendasdelosdiferenteseventos.


102

Ámbito auxiliar de Justicia: organismo de investigación Judicial

Formulario de autoevaluación de las políticas institucionales del programa hacia Cero papelcon corte al i semestre de 2012

oficina:EquipodetrabajodelProgramaHaciaCeroPapel.ÁmbitoAuxiliardeJusticia:OrganismodeInvestigaciónJudicial

PuntoaEvaluar




PolíticaI:MaximizarelusodelatecnologíadentrodelasoficinasdelPoderJudicial,comomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

1.1

Para todo trámitequese lleveacaboenelPoderJudicial,se evitará elconsumo de papel,propiciando el usodelainformacióndemanera electrónicay prescindiendode su posteriorimpresión.

2Se ha estimulado haciendo eco de las políticas institucionales para que las oficinas del OIJdisminuyanelconsumodepapel,maximizandoelusodelcorreoelectrónicoenaquellos lugaresdondelatecnologíalopermita,ademásdelusodelosdispositivosdefirmadigital.Circular14-DG-2010yCircular25-DG-2010.

1.2

A nivel dec o m u n i c a c i ó ninterna del PoderJudicial, se utilizaráelcorreoelectrónicocomomediooficial.

3

Enlasoficinasdondesedificultaunpocoelaspectodeconectividad,almenosexisteunacuentadecorreoparausoeldespacho,porloqueseutilizaestemediopararealizarlascomunicacionesdemaneradigital.Asimismo,serealizanesfuerzosygestionestantoconelInstitutoCostarricensedeElectricidad(ICE)comolasinstitucionesydespachosinvolucradosparaagilizarlaconectividad,ya sea por línea dedicada u otro dispositivo.Además, se han realizado grandes esfuerzos paragestionarlaasignacióndecuentasdecorreoelectrónicoalpersonalcolaborador,ysesupervisaelusoadecuadodedichacuentadecorreo.

1.3

Como partedel desarrollode sistemasde informacióncomputadorizados,el Departamentode Tecnología deInformación delPoder Judicial y losactoresinvolucradosprocurarán quelas salidas deinformación selleven a cabo enforma electrónica,evitando en lamedida de lasp o s i b i l i d a d e sla impresión dedocumentos.

3Seha logradoesteapartadoenrazónde la laborque laUnidaddeTecnologíade la InformacióndelOrganismo de Investigación Judicial (OIJ) ha ejecutado en coordinación con laDirección deTecnologíade la InformacióndelPoderJudicial, ademásde lasdirectricesquesehanemanadodirectamenteparaestalíneadetrabajo.Memorando422-DG-10,Circulares14y25-DG-2010.

1.4

Las estadísticasmensuales seremitirán alDepartamento dePlanificaciónuotrasinstanciasvíacorreoelectrónico o poralgún otro soportedigital.Sepublicaránlos anuariosestadísticos y otrosinformesenformatodigital.

3 Pordisposicióninstitucional,eselúnicomedioporelquesetramitanlasestadísticas.


103

PuntoaEvaluar




1.5

Las personasresponsables delos despachos uoficinas judicialesdeben velar por unrespaldo adecuadode la informaciónd o c u m e n t a l ,evitando el usode papel, sindetrimento de lasdirectrices que sehan establecido enmateriatecnológica.

3

SehadotadodedispositivosexternosalasoficinasdelOIJenelterritorionacionalparaelresguardode la información electrónica, ya quemediante reunión general y circular se dispusieron dichosdispositivos como almacenamiento, además de la compra de servidores con mayor capacidadpara garantizar la seguridad de la información y del resguardo que se realiza en los servidoresinstitucionales.

1.6


3 Particularmente para todas aquellas oficinas que realizan dicha labor enOIJ, se cumple todo loordenadoporlasautoridades.CircularesdelaCorte:116-2009,117-2009y37-11.

1.7

El intercambiode información oservicios entre elPoder Judicial yotras instituciones,ya sean públicaso privadas, sedebe realizar, en lamedidadeloposible,en forma digital,prescindiendo asídelusodepapel.

3 Igualmentecomoseutilizaelmedioelectrónicoanivelinterno,seinstaalasinstitucionesexternasacomunicarseytramitarporestemedio.

1.8

Procurar eldesarrollo y accesode herramientastecnológicas paralas personasusuarias, de formatal que les facilitensus trámites, seanjurisdiccionales oadministrativos, conelPoderJudicial.

2

Enesteapartado,en lamedidadeloposibleporel tipode informaciónquesetramita,sefacilitamediantellavedealmacenamiento,CDocorreoelectrónicolainformaciónquelaspersonasusuariasinternasoexternosrequieran.LaAdministracióndelOIJproveeCDpararespaldar la informacióndealtovolumenyfacilitarladocumentaciónporesemediodigitalmente.Asimismo,seactualizólainformacióndelapáginawebparaquelaspersonasusuariasaccedanporesemedioainformacióndeinterés.Memo410-10yMemo422-10.

1.9

Propiciar laimp l emen t a c i ó nde una soluciónt e c n o l ó g i c ae s t a n d a r i z a d apara el manejode la informaciónd o c u m e n t a linstitucional.

2Nosehalogradoestandarizarlainformaciónentodalainstitución,debidoaquesonáreasdiferentes(policial,administrativa,laboratorio).Sinembargo,enloquerespectaacadaáreaenparticular,seharealizadounagranlaborconelfindemanejarlainformacióndocumentalmediantelosdiferentesdispositivosyherramientastecnológicasconquesecuenta.


104

PuntoaEvaluar




1.10

Las jefaturasde losdespachosuoficinasjudiciales deberánestablecer controlesrelacionados conel consumo depapel de todotipo y propiciar,permanentemente,la revisión delos procesos yp r o c e d im i e n t o sde trabajo delas oficinas a sucargo, con el fin deeliminar el uso depapel y procurarcambios integralesautomatizados.

2Anivel deOIJ, cadaunade lasoficinasmantieneunestricto control del usodel papel, ya seanfotocopiasoimpresiones,locualhadisminuidoelconsumodediferentesinsumos.Además,sehangiradodirectricesparaestefiny,periódicamente,serealizaninformesdeconsumoysetomanlasmedidascorrectivasnecesarias.

1.11

No imprimird o c u m e n t o s ,salvo en casose s t r i c t a m e n t en e c e s a r i o s ,con la previacomprobación deque el documentoestá listo para unaúnica impresión,haciendo uso dela "vista previa",ajustedemárgenes,dúplex, en calidadde borrador,división de párrafoeficiente,paginacióncorrecta, reduccióndel tamaño de lasfuentes, uso deespacio simple, etc.Además, la revisiónde documentos sellevará a cabo enforma electrónicamediante lautilización del"controldecambios"

3Se giró una directriz para la revisión de informes y documentación vía digital, lo que logró ladisminución sustancial del papel F-74.Además, se han realizado comunicados semanales pararecordarymotivarelusodelarevisióndigitaldetodotipodedocumentación,paraimprimirsolamentetodoaquelloqueseaestrictamentenecesario.

1.12

En reunionesde comisiones yequipos de trabajoi n s t i t u c i o n a l ,se remitirán yanalizarán lasagendas y actasenformaelectrónica.

3 TodaslasoficinasdelOIJmanejanactasyagendasdeformaelectrónica,loquereduceelusodelpapelyagilizalascomunicaciones.


105

PuntoaEvaluar




1.13

Potenciar el usode la agendae l e c t r ó n i c a ,maximizar lautilización delos calendariosy eliminar laadquisición de losplanificadores.

3 LasoficinasdeOIJutilizanlasagendasyplanificadoresquelaProveeduríaremite;nosesolicitaroncantidadesextras,yseutilizalaagendaelectrónicaqueeloutlookdelcorreoelectrónicoproporciona.

1.14

Fortalecerelusodela videoconferenciau otros mediost e c n o l ó g i c o spara reuniones,audienciasjudicialeso administrativas,c a pa c i t a c i o ne s ,entreotros.

3

Enlamedidadelasposibilidadesdecadaoficina,seutilizanlosdispositivosparaestefin,porejemplo,enelcasodelasoficinasquenoposeenlaherramienta,seprestaesteinsumo,porejemplo,elArchivoCriminalcapacitaasusperitosyperitasperiódicamenteenlasaladesesionesdelDepartamentodeInvestigacionesCriminalesquecuentacondichasherramientas.Asimismo,serealizanreunionesytrabajosdondesemaximizanestastecnologías,aligualqueenlaDirecciónGeneral,serealizanreunionespormediodevideoconferenciasconotrospaíses,acortandodistanciasyagilizandolascomunicaciones.

1.15

Se sustituirá eluso de formulariosi m p r e s o spor digitales(nombramientos,proposiciones denomb ram ien t o s ,c o m u n i c a c i ó nsobre disfrute devacaciones, saldode vacaciones,solicitud de llantasybaterías,consumode combustible,solicitud demobiliarios yequipos,donacionesy destrucciones,sistema de controlde activos, entreotros).

3

Sehanrealizadoestudiosysehansustituido formularios impresospordigitalizados.Además,seeliminaronformularios,yaquepormediodecontroldigitalsegarantizasuregistro.MuchosdeloscontrolesadministrativosinstitucionalizadosporelOIJqueserequiereneneltranscursodeltiemposehanimplementadodeformaelectrónica,segúnlasnecesidadesquesehandetectadomediantelarevisióndeprocesos.Circular13-DG-2010,13-DG-2011y35-2012.

1.16

En el procesode formulaciónp r e s upues t a r i a ,no se aprobaránincrementos en lacompradecualquiertipo de papel.PolíticaII:Fomentaruna cultura de noutilización del papelenelPoderJudicial.

3Con la aplicación de prácticas orientadas en la reducción del papel, las oficinas del OIJ hancontribuidoaladisminuciónderesmasdepapelde1000hojas,siendocongruentesconlaspolíticasyainstitucionalizadas.


106

PuntoaEvaluar





2.1

El ProgramaHacia CeroPapel propiciaráel desarrollop e r m a n e n t ede campañasorientadas alos servidores ylas servidorasjudiciales y laspersonas usuariasdel Poder Judicial,para incentivaruna cultura deno utilización delpapel, empleandolas tecnologíasdisponibles. Lasjefaturas de losdespachosuoficinasjudiciales tienenla responsabilidadde contribuir enla divulgación ysensibilización delpersonal de apoyoa su cargo para laeliminación del usode papel en suslaboreshabituales.

3En el OIJ, desde que se inició el Programa Hacia Cero Papel, se ha trabajado con campañasinformativas,desensibilización,motivación.Además,lasjefaturasdeoficinapromuevenlaspolíticasinstitucionalizadasensusreunionesmensuales.

2.2

Instaurar unreconocimientoalasoficinas judicialesque presentenuna reducciónsignificativa en elconsumo de papely/ o que hayanimplementado lasherramientas quela oralidad y latecnologíadanparala eliminación delprocesoescrito.

3PormediodelaOficinadePrensadelOIJ,elequipodelOIJremitefelicitacionesmediantecorreoelectrónicoaaquellasoficinasquehanlogradodisminuirelconsumodelpapelaplicandodiferentesacciones.

2.3

Las jefaturasde losdespachosuoficinasjudiciales tienenla responsabilidadde velar de que losPlanes Estratégicosy AnualesOperativos esténacordes con laspolíticas hacia ceropape,l.

3La Dirección General del OIJ giró directrices en este sentido antes de que se comunicaran lasdisposicionesdelPoderJudicial,conlocualsehalogradouncompromisoaniveldeorganizaciónentodoslasáreasyoficinasentodoelterritorionacional,quienesrealizansusesfuerzosparaapoyarelprogramayalcanzarlosobjetivosplanteadosenlosplanesoperativosanuales.


107

PuntoaEvaluar




2.4

A través delas instanciascorrespondientes,el Poder Judicialprocurará ladefinición deindicadores degestión en cuantoal consumo y usodel papel, por tipo,ámbito y oficina,los cuales orientenla implementaciónde medidascorrectivas quepermitan reorientar,o p o r t u n amen t e ,el quehacer deaquellos despachosque se alejen deuna cultura haciaceropapeles.

2

A nivel de la organización, se han tomadomedidas para controlar los consumos de papel tantoen fotocopias,comopapelbondyF-74,asícomo losdiferentes insumos,yaquese realizan lassugerencias y recomendacionespara tomar las accionespertinentesde forma inmediata para ladebidacorreccióndeaquellassituacionesespeciales.

2.5

Toda oficina judicialdebe llevar uncontrol estrictode fotocopiasen cuanto a tipode documentosy cantidad, yautorizará lase s t r i c t a m e n t enecesarias.

3

Según lo ordenadopor las instancias superiores y por laDirecciónGeneral delOIJ, se lleva uncontrolmensualdeconsumodefotocopiasdecadaoficina,yenlosprimeroscincodíasdecadames,cadaunareportaalaAdministracióndelOIJelconsumomensual,yestainformaciónestabuladay analizada por el EquipoOIJCeroPapel para remitir de forma inmediata las recomendacionespertinentes.


3

Enlasoficinas,sehadesignadoapersonascolaboradorasencargadasparavelarporlostiposdedocumentaciónqueseimprimen,yaqueenalgunasdeestassehamantenidoelaccesoaimprimirúnicamenteaaquellaspersonasqueporsulaborsonquienesdebenreproducirdeformaestrictaynecesarialadocumentaciónpertinente.

2.7

Las Unidades deCapacitación delPoder Judicialdeberán incluirdentro de susactividades, planesde capacitación,formación ye n t r e n am i e n t o ,incluyendo comoeje temático laimportancia decontar con unajusticia sin papelesy sus beneficios,además delos contenidosnecesarios paraque la poblaciónjudicial conozcalas políticas,procedimientos ymejores prácticasen materia de ceropapeles.

3

Amodogeneral,esteaspectoevaluaríaúnicamentealaUnidaddeCapacitacióndelOIJ,aquiense legiródirectriza iniciosdelañopara incorporarensusactividadeseleje temáticode interés.Además, como valor agregado a lo que dicha unidad aporta durante las capacitaciones, en lasoficinasdelOIJserealizancharlasyconcientizacionesenlointerno,fortaleciendoysensibilizandosobrelaimportanciadecontarconunajusticiasinpapeles.


108

Ámbito Jurisdiccional

Formulario de autoevaluación de políticas institucionales del programa hacia Cero papel con corte al i semestre de 2012

oficina:EquipodetrabajodelProgramaHaciaCeroPapel.ÁmbitoJurisdiccional.

PuntoaEvaluar




PolíticaI:MaximizarelusodelatecnologíadentrodelasoficinasdelPoderJudicial,comomedioparaalcanzarunajusticiasinpapeles.

1.1

Para todo trámiteque se llevea cabo en elPoder Judicial,se evitará elconsumodepapel,propiciando el usode información demaneraelectrónicay prescindiendode su posteriorimpresión.

2

JuzgadodeFamilia,PenalJuvenilyViolenciaDomésticadeGrecia.

LasolicituddelascitasdebioquímicaserealizapormediodelaIntranet,yseponenenconocimientosdelaspartesdeunavez,evitandoutilizarpapelenelenvíodedichassolicitudes.

Cuandosedebecomunicaralgunacircularoalgunainformacióndeinterésalpersonal,serealizapormediodelcorreoelectrónicoodelcomúndeldespacho.

Todaslasconstanciasdereunionesocomunicacionesalpersonalseestánhaciendoenformainformatizada,ysemantienenenelcomúndeldespacho.

1.2

A nivel dec o m u n i c a c i ó ninterna del PoderJudicial, seutilizará el correoelectrónico comomediooficial.

2

1.3

Como partedel desarrollode sistemasde informacióncomputadorizados,la Dirección deTecnología deInformación delPoder Judicialy los actoresi n v o l u c r a d o sprocurarán que serealicen lassalidasde informaciónde manerae l e c t r ó n i c a ,evitando laimpresión dedocumentos enla medida de lasposibilidades.

2


109

PuntoaEvaluar




1.4

Las estadísticasmensuales seremitirán a la uotrasinstanciasvíacorreo electrónicoo en algún otrosoporte digital.La publicaciónde los anuariosestadísticosyotrosinformes se haráenformatodigital.

2

JuzgadoPenaldeGrecia

Dentrodeláreapenal, laComisióndeOralidadgiróórdenesdequeen todoprocesosedebíautilizar laoralidad.Esto conlleva la realización de todo tipo deaudiencia que se trate, ya seanprisión preventiva,audiencia preliminar, conciliaciones, sobreseimientos, desestimaciones, y, precisamente sobre estos dosúltimos institutosmencionados, se reduceenormementeunagran cantidaddepapel, pues las personasjuzgadoras de este despacho realizamos audiencias orales masivas, para conocer desestimaciones ysobreseimientos,utilizandoúnicamenteeldiscoenla

OficinaCentralizadadeNotificaciones.

1 Seimprimeendúplex,loquehapermitidounconsiderableahorrodepapel.2. Todoelpersonalreutilizahastatresveceslamismahoja,cuandolaimpresoratiralistasdeasignación

yreasignacióndenotificador-citador,porloquesehalogradoungranahorro3. Tambiénalahoradeingresarlascomisiones,segastandoshojas:elactadenotificación,enlimpio,y

otrahojadelaasignacióndenotificador,porloquesereutilizalamismahojavariasvecesyselograahorrarbastante.

4. Semandaporcorreoelectrónicolacontestaciónalosdespachossobreunacomisiónyadiligenciada.5. Seremitevíacorreoelectrónicocualquiercomunicaciónalosdespachos6. SeremitenvíacorreoelectrónicolosinformesaPlanificación.7. Seutiliza(reutiliza)papelrecicladoenlasnotasdeavisodenotificación,cuandonoseencuentraa

nadieenlacasa.8. Alahoradecancelarlasnotificacionesenelsistema,sereutilizaelpapel.9. Sehacoordinadoconlosdespachosdeestostribunalesqueseentreguenlascitasaestaoficinapor

conocimientoynoconlacopiadecadaunadeellas,asísecolaboraconelahorrodepapel.JuzgadoContravencionaldeGrecia

1. Seimprimentodaslasresolucionesenhojadúplex.2. Nosevolvierona imprimiroficios(embargos,planillas,bancos, retenciones,entreotros)paradejar

copiasenlosexpedientesentodaslasmateriasqueestedespachotramita.3. Alahoradesacarfotocopias,serevisancuálessonlasqueinteresanparanomandarasacarcopia

delexpedientecompleto.

JuzgadodeTránsitodeGrecia

El despacho ha disminuido el uso de papel, tomandomedidas alternas, por ejemplo: cuando se envíanmandamientosoriginales,noseimprimenlascopiasparaelexpediente,sinoqueserealizauncontrolenlatapadelexpedienteconlosoficiosenviadosconelnombredeldocumentoylafechaenqueseenviaron;porejemplo,anotacionesylevantamientodegravámenes,solicitudesadiferentesinstituciones,dictámenesmédicos.Losedictosnoseimprimen,seenvíanporcorreoelectrónico.Noseimprimenlascopiasdelascomisiones, solamente se pone nota de lo que se envió.No se imprimen copias de las sentencias conseñalamientopara lecturaamenosque laspartes lleguenaesta.Nose imprimen informes,searchivandigitalmente.

JuzgadoCivildeGrecia

Nosedejancopiasdemandamiento,oficiosocomisionesenlosexpedientes,sinoquesedejanlascopiasenelsistema.1. Noseimprimenactasdenotificaciónenningúnproceso,todoquedadocumentadoenelsistema.2. Seremitesinsobreladevolucióndelosacusesderecibodelosoficiosqueserecibenalasoficinas

respectivas,simplementesedoblanysegrapan.3. SerevisaLaGacetaenformadigital.4. SeimplementóunsistemaparaelenvíoautomatizadodemandamientosalRegistro(SistemaSREM).5. Seconversóconelpersonaldelaoficinaacercadelespaciotanamplio(dobleespacio)quepresentan

losmachotes o plantillas que el Sistema deGestión contiene, para quemanualmentemodifiquenelespecioaunosencillooespecioymediohastaque los informáticossolventeneseasuntoenelsistema.

6. Noselesproporcionanalaspartescopiasdeactas,pruebasrecabadaseneldespacho,constancias,etc.sinoqueselesinformaacercadelprogramadeahorrodepapelyselesplantealaposibilidaddegrabarlainformaciónenalgunaunidaddealmacenamientoelectrónico.

7. Laspartes:cuandosetratadepruebadocumentalselesindicaalaspartesenlasplantillasomachotesquesilapruebaofrecidasetratadecopiasdeexpedientes,sedeberánaportarúnicamentelaspiezasdelexpedienteque les interesana laspartesquese incorporencomoprueba,evitando incorporarcopiasdepiezasquenoconstituyanmaterialprobatoriodeinterésparalapartequelapropone.Loanteriorserealizaenarasdeevitargastosinnecesariosparalaspartes,facilitarelmanejofísicodelexpediente(evitandoelvolumenexcesivo)y,asuvez,contribuirconelmedioambiente.

8. En cuanto a los acuses de recibido de los escritos provenientes de la oficina de Recepción deDocumentos, se implementó remitir (para todos los despachos) esos acuses de recibo pormedioelectrónico,locualhaevitadoelgastodepapelería(departedelaAdministración)ylacreacióndearchivosfísicosparaalmacenareneldespacho.


110

PuntoaEvaluar




1.5

Las personasresponsables delos despachos uoficinas judicialesdebenvelarporunrespaldoadecuadode la informaciónd o c u m e n t a l ,evitando el usode papel, sindetrimento de lasdirectrices que sehan establecidoen materiatecnológica.

2

1.6


2

1.7

El intercambiode información oservicios entre elPoder Judicial yotras instituciones,ya sean públicaso privadas, sedebe realizar,en la medidade lo posible,en forma digital,prescindiendo asídelusodepapel.

2

1.8

Procurar eldesarrolloyaccesode herramientastecnológicas paralas personasusuarias, de formatal que se facilitensus trámites, seanjurisdiccionales oadmin is t ra t ivos,con el PoderJudicial.

2

1.9

Propiciar laimp lementac iónde una soluciónt e c n o l ó g i c ae s t a n d a r i z a d apara el manejode la informaciónd o c u m e n t a linstitucional.

2


111

PuntoaEvaluar




1.10

Las jefaturas delos despachos uoficinas judicialesdeberánestablecerc o n t r o l e srelacionados conel consumo depapel de todotipo y propiciar,permanentemente,la revisión delos procesos yp roced im ien tosde trabajo delas oficinas a sucargo,conelfindeeliminar el uso depapel y procurarcambios integralesautomatizados.

2

1.11

No imprimird o c u m e n t o s ,salvo en casose s t r i c t a m e n t en e c e s a r i o s ,con la previacomprobación deque el documentoesté listo para unaúnica impresión,haciendo usode la �vistaprevia�, ajuste demárgenes, dúplex,en calidad deborrador, divisióndepárrafoeficiente,p a g i n a c i ó ncorrecta, reduccióndel tamaño de lasfuentes, uso deespaciosimple,etc.Además,sellevaráa cabo la revisiónde documentos enforma electrónicamediante lautilización del"control decambios".

2

1.12

En las reunionesde comisiones yequipos de trabajoi n s t i t u c i o n a l ,se remitirán yanalizarán lasagendasyactasenformaelectrónica.

2


112

PuntoaEvaluar




1.13

Potenciar el usode la agendae l e c t r ó n i c a ,maximizar lautilización delos calendariosy eliminar laadquisición de losplanificadores.

2

1.14

Fortalecerelusodevideoconferenciasu otros mediost e c n o l ó g i c o spara reuniones,a u d i e n c i a sjudiciales oadmin is t ra t ivas,capac i tac iones ,entreotros.

2

1.15

Se sustituirá eluso de formulariosi m p r e s o spor digitales(nombramientos,proposiciones denombramientos,c o m u n i c a c i ó nsobre disfrute devacaciones, saldode vacaciones,solicituddellantasybaterías, consumode combustible,solicitud dem o b i l i a r i o sy equipos,donaciones yd e s t r u c c i o n e s ,sistema de controlde activos, entreotros).

2

1.16

En el procesode formulaciónp resupues ta r ia ,no se aprobaránincrementos enla compra decualquier tipo depapel. PolíticaII: Fomentar unacultura de noutilización delpapel en el PoderJudicial.

2


113

PuntoaEvaluar





2.1

El ProgramaHacia CeroPapel propiciaráel desarrollop e r m a n e n t ede campañasorientadas alos servidores ylas servidorasjudiciales y laspersonas usuariasdel Poder Judicial,para incentivaruna cultura deno utilización delpapel, utilizandolas tecnologíasd i s p o n i b l e s .Las jefaturas delos despachosu oficinasjudiciales tienenla responsabilidadde contribuir conla divulgación y lasensibilización delpersonal de apoyoa su cargo para laeliminacióndelusode papel en suslaboreshabituales.

2

ComopartedelapoyoalproyectodeOralidadyModernaGestióndeDespachos,sedetallanacontinuaciónalgunos resultados del trabajo realizado. Estos resultados tienen su impacto a nivel de cada despachorediseñado en aspectos como lamaximización de la tecnología, simplificar y disminuir los procesos, uncambioenlaculturaparalanoutilizacióndelpapel,unenfoquedegestiónpormediodeindicadores.Logrosdelosdespachosrediseñados:

2.2

Instaurar unr econoc im ien topara las oficinasjudiciales quep r e s e n t e nuna reducciónsignificativa enel consumo depapel y/ o hayanimplementado lasherramientas quela oralidad y latecnología ofrecenpara la eliminacióndelprocesoescrito.

2

JuzgadoPenalmodelodelIICircuitoJudicialdeSanJosé

Mediante la Implementacióndenuevas formasde trabajoorientadasen lamodernagestión, el JuzgadoPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJosélogróadiciembrede2011unaEXTRAORDINARIAdisminucióndel72%desuscasos,provocandounaconsiderablemejoraenlapercepcióndelaspersonasusuariasinternasyexternasdeldespacho.

Con el rediseño fue posible reducir el tiempo de resolución de las solicitudes, ya que antes de laimplementación,laspartesdebíanesperar180díasaproximadamente.

2.3

Las jefaturas delos despachosu oficinasjudiciales tienen laresponsabilidad develarquelosPlanesEstratégicos yAnualesOperativosestén acordes conlas políticas haciaceropapel.

2

JuzgadoAgrarioModelodelICircuitoJudicialdeAlajuela

Seestableciólacoordinacióndeltrabajoporequiposconresponsabilidadesbiendefinidas.

Además,sedispusieronlossiguientesaspectos:

Disminución de tiemposmuertos y actividades que no agregaban valor, mediante la reorganización delprocesodetramitación.

Establecimientodeunsistemadecontroldemejoracontinúa.


114

PuntoaEvaluar




2.4

A través delas instanciascorrespondientes,el Poder Judicialprocurará ladefinición deindicadores degestión en cuantoal consumo y usodel papel, por tipo,ámbito y oficina,los cuales orientenla implementaciónde medidascorrectivas quepermitanreorientar,opor tunamente ,el quehacer deaquellos cinco decinco despachosque se alejen deuna cultura haciaceropapeles.

2

LasactuacionesseencuentranagrupadasenelRegistroDigitaldelProceso:conjuntodeimágenes,audio,videos,documentosescaneadosyotrosquefacilitanlavisualizacióndelcasoysutrámite.

Eljuzgadoseencuentraaldíaconlosplazoslegales.

Implementóunsistemadeproducciónporaudienciasorales.

Laresolucióndeloscasosesinmediata.

Sedictalasentenciaoralmentefrentealaspartes,loquepermitelahumanizacióndelajusticia.

Noexistedelegacióndefunciones.

Sedisminuyóaceroelretardodelaredaccióndevotos.

Seconstituyóenunejemploparatodoslosdespachosjudicialesdelamateriaagraria.

Implementacióndelapolíticaceropapel.

ElJuzgadoAgrarioModelogarantizamedianteelusodelaoralidadyelaprovechamientodelatecnología:

2.5

Todaoficinajudicialdebe llevar uncontrol estrictode fotocopiasen cuanto a tipode documentosy cantidad, ydebe autorizarlas estrictamentenecesarias.

2

● AccesoalajusticiaatodaslaspersonasusuariasyaccesoalcasopormediodeInternety/oentregadeDVD.

● Justiciaprontaycumplida.● Transparenciaysistemadecontroles.● Notificacióndelasentenciademanerainmediata.


2 Actualmente,elproyectoestátrabajandoenlaimplementacióndelossiguientesdespachosjudiciales:

2.7

Las Unidades deCapacitación delPoder Judicialdeberán incluirdentro de susactividades,planesde capacitación,formación yen t r enam ien t o ,incluyendo comoeje temático laimportancia decontar con unajusticiasinpapelesy sus beneficios,además delos contenidosnecesarios paraque la poblaciónjudicial conozcalas políticas,procedimientos ymejores prácticasenmateriadeceropapeles.

2

● TribunalPenaldeLimón● JuzgadoPenaldeAtenas● JuzgadoPenaldePérezZeledón● JuzgadoAgrariodeSanRamón● TribunalPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJosé.

Entreel2011y2012,losdespachoselectrónicoshanfirmadountotalde699.010resolucionesdigitales,loquehasignificadounahorroenlaimpresiónde2.097.030hojasaproximadamenteysetraduceen2.097resmasdepapel(1.000hojas)noconsumidas.


115

vi. reFLeXiones deL Camino reCorrido a La FeCha

Losresultadosobtenidos,tantoeneconomíapresupuestariacomodesdelaperspectivadecambioculturalorganizacional,permitendestacarlaimportanciaylanecesidaddelacreacióndeprogramasinstitucionalescomoelquelapresenteobradesarrolla.Esteprogramamaterializaaccionesconcretasymapea la rutaseguidaporelequipode trabajoqueha lideradoelprocesodeavanzarhaciaunajusticiasinpapeles,conelentendidodequelosresultadosdeerradicacióndepapelnosesolucionanporsímismosconlacompradeherramientastecnológicas.

Antelanecesidaddecambioenestaárea,alnosersuficientelainversiónderecursospúblicosenplataformatecnológica,elProgramaHaciaCeroPapel se comprometió a acompañar el procesode cambio institucional con unametodología distintaenfocadaalfactorhumano.Comoprimerpaso,anteeldesbordadogastopúblicoenpapelyotrosderivados,elProgramaseabocaalaelaboracióndeundiagnósticoquemuestralasprincipalesfuentesdeconsumodepapel.Antelocual,iniciaconcampañasqueimpactendirectamentelaconcienciadelapersonayquepenetrenenesapartedelserhumanoqueesdifícildellegaryexplorar,sobretodocuandosetratadeunapersonafuncionariapúblicaquecargasobresusespaldaslosmismoshábitosdequieneslahanantecedidoparalaejecucióndesuslaboresdeformarutinariaytradicional,yquehaperdidolacapacidaddeinnovarse.

ElequipodetrabajodelProgramaseenfocaengeneraruncambiodesde laesenciamismade lapersona,elcual lepermitadarsepermisodeinvolucrarsedentrodelprocesoderenovacióninstitucionaleinteriorizarelcompromisodeejecutarsuslaboreshabitualesdeunaformadistintaeinnovadoraqueimpactepositivamenteenelplanopersonalyorganizacional,asícomoalmedioambiente.Estosplanosnodebensepararseenlamedidaqueinteractúanantelosnuevosdesafíos.

Decaraaestasituación,sedireccionanlosesfuerzoshaciaelterrenohumanoquemuchasvecessedejadeladoynoseincorporaenlosprocesosoestrategiasparaabordardeterminadostemas.Lasorganizaciones,porlogeneral,caenenelerrordeesperarresultadosdistintosconlasimpleadquisicióndetecnologíaodesustitucióndeherramientasoequipo.

ElliderazgodelPrograma-sindejardeladoobstáculosquenuncaterminaneneltrayectoqueserecorre-sesustentaeneldiseño,implementaciónyseguimientodeunaestrategiadeimpactocomunicativa(conapoyodelDepartamentodePrensayComunicaciónOrganizacional)orientadaatrascenderlahabitualculturaorganizacional(rutinadelquehacerjudicial)yquebrantarloshábitosycostumbresquecomosereshumanos,servidoresyservidoraspúblicosteníamosarraigadossinningúncuestionamientoencuantoalmanejoyusodelpapelparatodotrámiteoactuaradministrativo,algradoquealiniciodelPrograma,elexpedientejudicialylagestiónadministrativasonconcebidosaúnparalageneralidaddelosservidoresylasservidorasjudicialesúnicamenteensoportedepapel.

Enestecontexto,elProgramatrazaunarutaqueconduceamodificarcomportamientos,hábitos,costumbresylenguajecomopartedelprocesodeconvencimientorealdelanecesidaddecambio.Entonces,setratadetransformarunaculturaarraigadayacostumbradaanoestablecercontrolesniseguimientosencuantoalconsumo�desmedido�depapelenlosprocesosdetrabajo,dereproducciónirracionaldefotocopiaseimpresiones,incluso,detipopersonal,estasúltimasconcargoalEstadoydetrámitesinnecesariosqueretrasabanlaresoluciónoportunadelconflictoyabonabanmayorescostosparalaspartesintervinientesyparaelPoderJudicial.

CadaintegrantedelequipoasumiólastareasycompromisosespecíficosconelProgramaensusámbitosdeacción.Entrelosejemplossecitan:

● Queelequipodetrabajoasignadoencadaámbito(cuatropersonasporámbito)fueranidentificadasdentrodelainstitucióncomolíderesinnovadores,conactitudproactivaabiertay,decididaparamarcarelrumbodetrabajarsinpapelesoconmenoscirculantedepapelensuámbito.Enestalabordeliderazgo,seasumelaresponsabilidaddecoordinarlastareasnecesariasparaemprendertodounprocesodetrasformaciónenlagestiónconelfindemejorarlayestaralertasadetectardemaneraconstanteyoportunalosresultadospositivos,losnuevosdesafíos,asícomolasresistenciasquenuncafaltanenunaorganizaciónysuscausasparaabstraersedelproceso,enarasdeirsumandomáspersonasconvencidasentodoslosplanosseñalados.


116

● Seprogramóunaseriedeactividadesparavalidarelliderazgodelosequiposdetrabajoconcadaunodelosjerarcasinstitucionales (fiscal general de la República, directora de la Defensa Pública, director General del Organismo deInvestigaciónJudicial,presidentedelaCorte,DirecciónEjecutiva).

● Estosequiposiniciaronconunrecorridoensussitiosdetrabajoparalabúsquedadelasmayoresfuentesdeconsumodepapelparadetectarbuenasprácticasaisladasenreduccióndelcirculantedepapelqueestabanhastaelmomentoinvisibilizadasydeestamaneraimpulsaraccionestendentesarevertirelprocesoconlasjefaturasyrestodelpersonalenbúsquedadeunefectomultiplicadorenlointernodecadaunadelasáreasdetrabajo.

● Comosiguientepaso,cadaoficinadebíainformaralequipolíderdelProgramaensuámbitosobrelasaccionesybuenasprácticasenqueibaaapoyarelprocesodereversión.

● LosresultadosfueronmostradosenreunionesdelProgramayalpersonaldecadaunodelosámbitos,mediantecápsulasparaincentivarmayoresaccionesycompromisosdelpersonal judicial.Esteprocesodecomunicaciónydivulgaciónseamplióatodalapoblaciónjudicial,loquepermitióquecadaunadelasoficinasconocieraquéestabahaciendoparareducirelcirculantedepapelylaformaenqueestabalograndoresultadospositivos,cuantificadosenahorropresupuestarioylaconversiónenárbolesquesedejarondetalar.Semuestranalgunosejemplos.

Figura n.° 11


117

Figura n.° 12

Figura n.°13

● Conhumildad,aperturayautocrítica,elProgramaseabocóadesarrollarvoluntadcolectivaparaallanarelcamino.Eneseproceso,algunaspersonassepreocuparonporaprovecharlasoportunidadesdemejora;otrasmostraronsusmiedosyresistenciasaejecutardediferentemanerasusfuncionesyconcretarloqueenprincipiolesparecíaimposible;aunque


118

seencontraranejerciendolalabordemaneradesfasadarespectoalasnecesidadesinstitucionales.Aotraspersonaslessaltabanlasdudasdesisesumabanalcambioosequedabanatrásinmersasenviejoshábitosytradiciones.Todosestosescenariospermitieronunificaresfuerzosyexperienciasquefuerondemostrandoalapoblaciónjudicialquesíeraposibleerradicarelpapelenlagestiónjudicialcontecnologíaosinestayreducirelcomponenteemocionaldelaresistencia.

● Laconstancia,controlyseguimientooportuno,asícomoeltrabajoenequipoylaresponsabilidadconjuntasonloscimientosclavesenlalabordesarrolladaporelProgramaHaciaCeroPapelque,alafecha,lehapermitidomantenersostenibilidadenelprocesodetransformaciónculturalyoptimizacióndelosrecursosdisponibles.

● AlcumplirsedosañosdelacreacióndelProgramaHaciaCeroPapel,elDr.LuisPaulinoMoraMora,presidentedelaCorteSupremadeJusticia -aliadoestratégicoe inspiradordelPrograma-manifestóen laactividadderendicióndecuentas,llevadaacaboel8dejuniode2012:[…] estar muy contento con los resultados obtenidos hasta hoy por el programa que precisamente ha calado cada vez más hondo en el quehacer de los Poderes Judiciales de Latinoamérica. La semana pasada fue muy satisfactorio para mí conocer de la aprobación del señor Fiscal General de la República para que en San Isidro de El General y Limón copiemos los excelentes resultados obtenidos en la Fiscalía Adjunta de Goicoechea. También es satisfactorio conocer de los esfuerzos que la Defensa Pública y el Organismo de Investigación Judicial hacen para disminuir el consumo del papel. Ya son muchas las toneladas de papel que gastamos menos en la Institución, ello nuestra patria nos lo reconocerá, pues sumamos un aporte más al mantenimiento de nuestros bosques, con lo que contribuimos a la salud de la humanidad.


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vii. retos deL programa haCia Cero papeL

7.1. visita por parte de los integrantes y las integrantes del programa a todos los circuitos judiciales

Los y las integrantes delProgramaestán convencidos dequeel procesode sensibilización in situ es un ingredientefundamentalparacomprometeralosservidoresylasservidorasjudicialesadesarrollarunaculturaorganizacionalqueevolucionehaciaunagestiónjudicialsinsujeciónalpapel.

7.2. Flexibilidad para dar sostenibilidad al proceso de renovación de la ingeniería del conocimiento y nuevas formas de gestión en el quehacer judicial

Siemprehabráexperienciasinnovadorasquesuperenloexistenteyquesurgendelacreatividad.Porello,elProgramadebepermaneceratentoa incentivar, valorarydivulgar todos losaspectosquesuperen loquesiempresehabía realizadodemaneratradicionalyqueaportealmejoramientodelservicioquesepresta.Lalabordeinnovacióndebeserinfinitayflexible.

7.3. reconocimiento de compensación presupuestaria a las instituciones públicas que se destaquen por simplificar trámites y procesos sin sujeción al papel

Sedebeestablecerunreconocimientodecompensaciónpresupuestariaalasinstitucionespúblicasqueelaboranyejecutansuspresupuestosconsimplificacióndetrámitesyprocesossinsustentonicirculacióndepapel,conelfindequelaseconomíaspresupuestariasporaplicacióndepolíticasdeceropapelenlassubpartidasvinculadassepuedandestinaríntegramentealaadquisicióndeherramientastecnológicasuotrotipodeserviciosquefacilitenelcambiodeparadigmasyahorquenloshábitosdesustentarlosprocesosenpapel.

Elmedioparael logrodeeste retoes recomendara laHaciendaPública (PoderEjecutivo-MinisteriodeHacienda) lanecesidaddeundecretoejecutivoanivelnacionalolineamientogeneralqueincentivealasinstitucionespúblicasaoptimizarlatecnologíayavanzarenunaculturadeceropapelconrediseñodeprocesos,simplificacióndetrámitesparacultivarelorden,latransparenciayagilidadenlagestiónenbeneficiodelapersonausuaria.

7.4 Banco de buenas prácticas a nivel regional

Unbancodebuenasprácticas permitecompartirexperienciasespecíficasdeceropapelenlagestiónjudicial,yaseandeéxitooderetroceso;perosudimensióncomunicativaydeconsultapermitiráalmenosconsiderar losobstáculos, leccionesaprendidasyreducirlacurvadeaprendizajedelasorganizacionesdentrodeprocesossimilares.

7.5 protocolo de acciones para personas no videntes

Entodoslosprocesosjudiciales,seanelectrónicosono,sedebediseñarunprotocoloespecíficodeaccionesparaquelaspersonasnovidentespuedanlitigarenlínea,inclusoendespachosjudicialesquenoseencuentrandigitalizados.ElProgramahacanalizadoesteretopormediodelaComisióndeAccesoalaJusticia, lacualsolicitóvalorarsuviabilidadalaDireccióndeTecnologíadelaInformación.

7.6 Conservación de la documentación digital

Sobreestetema,lasinquietudessonconstantesylosretosmayores.Porsuparte,elProgramasehadadoalatareadecanalizardudasconelenterectoranivelnacional,elcualeselArchivoNacionalsegúnlaLeydelSistemaNacionaldeArchivosN.º7202del24deoctubrede1990(http://www.pgr.go.cr/scij/busqueda/normativa/normas/nrm_repartidor.asp?param1=NRTC&param2=1&nValor1=1&nValor2=58419&nValor3=64713&strTipM=TC&lResultado=1&strSelect=sel)ysureglamentosegúnelDecretoEjecutivonúmero24023-Cdel30deenerode1995(http://www.pgr.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_repartidor.asp?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=51320&nValor3=73756&strTipM=TC)queestableceenelartículo11delacitadaley,incisose,f,gyh,quelecorrespondeaesainstituciónestablecerlaspolíticasarchivísticasdelpaísyrecomendarestrategiasparaunadecuadodesarrollodelSistemaNacionaldeArchivos,asícomoformularrecomendacionestécnicassobreproducción,gestiónyadministracióndedocumentosproducidospormediosautomáticos.


120

Además, laLeydeCertificados,FirmasDigitalesyDocumentosElectrónicosN.º8454del30deAgostode2005 (http://www.pgr.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_repartidor.asp?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=55666&nValor3=60993&strTipM=TC),vigentedesdeel13deoctubrede2005,ysuReglamento(DecretoN.º33018-MICITdel20demarzode2006,vigentedesdeel21deabrilde2006),enlorelativoalEstadoysusinstituciones,estableceque,enlagestiónyconservacióndedocumentoselectrónicos,seaplicarálaLeydelSistemaNacionaldeArchivosN.º7202,ylaDirecciónGeneraldelArchivoNacionaldictarálasregulacionesnecesariasparaasegurarlagestióndevidaylaconservacióndelosdocumentos,mensajesoarchivoselectrónicos.

Porsuparte, laLeyGeneraldeControl InternoN.º8292del31deJuliode2002 (http://www.pgr.go.cr/scij/busqueda/normativa/normas/nrm_repartidor.asp?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=49185&nValor3=52569&strTipM=FN),enelartículo16,establecelaobligacióndejerarcasytitularessubordinadosdegarantizarlaconservaciónyaccesoalosdocumentosdurantesuciclodevida,considerandoque losmediosautomáticossonmássusceptiblesa ladegradaciónpor razonesdepolvo,camposmagnéticos,temperatura,humedad,deformacionesdelsoporteyotros.

Considerandotodasestassituaciones,poracuerdotomadoenlasesiónn.°29-2007del14denoviembrede2007,artículon.º4.1,laJuntaAdministrativadelArchivoNacional-órganorectorenesamateria-emiteunadirectrizconlasregulacionestécnicasgeneralesydeacatamientoobligatorioenelSistemaNacionaldeArchivos,paralagestióndedocumentosproducidospormediosautomáticos(losdocumentoscreadosenunambienteelectrónicooqueseconservenenunsoporteelectrónico.),conelfindequejerarcas,titularessubordinados,encargadosdearchivoscentralesyencargadosdetecnologíasdeinformaciónlacumplan(http://www.mag.go.cr/biblioteca%20_virtual_adm_legislacion/directriz_doc_electronico.html).

Alafecha,elProgramaHaciaCeroPapelhaexpuestolasinquietudesrelacionadasconlapermanencia(conservación)dedocumentosensoporteelectrónicoantelasinstanciascorrespondientes(acuerdotomadoporelConsejoSuperiorenlasesiónn.°93-11del3denoviembrede2011,artículoLXhttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2011).

Enelmismosentido,hangestionadolaDepartamentodeDireccióndeTecnologíadelaInformación,ComisióndeOralidad,ComisiónInterdisciplinariadeArchivoJudicialyComisióndelaJurisdicciónCivil-estaúltimacomoredactoradelapropuestaqueseconvirtióenreglamento-aprobadoenlasesióndelaCortePlenan.°27-11del22deagostode2011,ArtículoXXVI,enlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actascorte2011,denominado"ReglamentosobreExpedienteElectrónicoanteelPoderJudicial").Estasorganizacioneshanabordadoeltemasobrelaconservacióndelainformacióndigital.Sinembargo,esunproblemapendientequenohapodidoserresueltointegralmente,nisiquieraconlosúltimosavancesdelatecnología.

EnelcapítuloIIdel"procesoelectrónico",artículos9al12,elcitadoReglamentodesarrollanormativasobrelaconservaciónpormedioselectrónicos48.

Nosepuededejardemencionarquesehaavanzadoennormativaybuenasprácticasanivelinstitucionalenlabúsquedadesolucionesencuantoamediosdealmacenamientodelainformacióndigital,tiposdedocumentos,temperaturasdeconservación,adquisicióndeservidores,confeccióndemueblesparacolocarinformacióndigital,entreotros.

48 Artículo9.Laconservacióndelosprocesospodráserefectuada,totaloparcialmente,pormedioselectrónicos. Losprocesoselectrónicosdeberánserprotegidospormediodesistemasdeseguridaddeaccesoyalmacenadosenunmedioquegaranticelapre-

servacióneintegridaddelosdatos,evitandolaformacióndelegajosparalelos. Losdocumentosdeprocesoselectrónicosquedebanserremitidosaotrojuzgadooinstanciasuperior,quenodispongadeunsistemacompatible,

deberánserenviadosutilizandocualquieradelosmediossegurosyconfiablesaqueserefiereelartículo6bisdelaLeyOrgánicadelPoderJudicialydesernecesarioenpapel.

Losdocumentosoriginalmentepresentadosenmedionodigital,entrámiteoarchivados,seránescaneados.Previapublicación,poredictos,alaspartesosusrepresentantes,selesconcederá30días,paraquelosretiren,pasadoeseplazo,sedestruirán.

Artículo10.ElTribunalrespectivopodrádeterminarqueseanrealizadospormedioelectrónicolaexhibiciónyelenvíodedatosydedocumentosnecesariosparalatramitacióndelproceso.

Artículo11.LossistemasquedesarrollenlosórganosdelPoderJudicialdeberánusar,preferiblemente,programasconcódigoabierto,accesiblesininterrumpidamentepormediodelared,procurandosuuniformidad.

Lossistemasdebensercapacesdeidentificarloscasosdeconpartesidénticas,enlascualeselJuezdeterminarásiexistelalitispendenciaolacosajuzgada.

Artículo12LoslibrosdeentradayotrosregistrosdelosórganosdelPoderJudicialdeberánsergeneradosyalmacenadosenmediototalmenteelec-trónicoysuaccesodeberáserpúblico,parafacilitarlalocalizaciónporcualquierhabitante.


121

Pero no es suficiente, conscientes de que falta mucho por recorrer, seguimos enfrentando retos, tales como "si lapermanenciaeneltiempodeesosdispositivospermitiráenelfuturoleerlainformaciónporesosmedios".

Noobstante,losesfuerzosporajustarnosalasdirectricesynecesidadesdeconservacióndeladocumentaciónelectrónicarequierenconcarácterdeurgenciaunamayorinversiónensolucionestecnológicasquepermitanunaadecuadagestióndocumentalelectrónica,paracumplirconlosrequerimientosdelenterectorenestamateriadecontarconsistemasrápidos,ágilesyconfiablesquecontribuyana laconservaciónyprotecciónde losdocumentoselectrónicosydepolíticasclarasqueorienten laadecuadagestióndelainformaciónelectrónicaasícomolainfraestructurafísicaymobiliariosconlascondicionesambientalesidóneas,parapoderconservarlosdocumentosensoporteelectrónico.

7.7 Barreras tecnológicas

ElimpulsotecnológicoenelPoderJudicialnoharesultadodeltodofácil,afaltaderecursoseconómicosparaelequipamientotecnológicodemuchosdespachosjudiciales,principalmentelosubicadosenlasperiferiasdelasadministracionesregionales.

LoanteriorseagravaantelosresultadosdeldiagnósticosobreeldesarrollotecnológicodelPoderJudicial,realizadoporlaDireccióndeTecnologíadeInformación,lacualdeterminaqueun44%delosequipos"servidores"seencuentranencondicióncrítica;esdecir,estánobsoletos,altenercincoañosomás,yelfabricanteyaanuncióquenovaaproducirrepuestosparaestetipodetecnologías,porloque,encasodefallar,nopuedenserreparados.Estasituaciónmotivalaurgenciadequesetomendecisionesyseestablezcanpolíticasclarasdeadquisición,sustitucióndeequiposymantenimiento.

Con la implementacióndepolíticasclarascomolasseñaladasyplanesderenovacióncontinuaquepermitanevitar laobsolescenciaensistemasyequipos,sepodrálograrunmayordesarrollodeoficinasceropapelenelfuturo.Asimismo,debenaumentarse necesariamente la accesibilidad y el conocimiento de los sistemas electrónicos, se debe invertir en solucionestecnológicasyprocedimientosquefaciliteneltrabajoypromuevanelahorrodepapel,sindejardeladotemascomolaseguridadylaconservacióndelainformaciónelectrónica,lamayorinterconectividadentrelasdiferentesoficinasjudicialesentodoelpaís,losplanesparareducirlabrechadigitalylanecesidaddemayorcapacitaciónenherramientastecnológicas.

Noobstante,estasbarrerastecnológicasnodeberíanconvertirseenunaexcusaparasustraersedelaspolíticasdeceropapelynorevisartrámitesniprocesos,niiniciarprocedimientos,prácticasyaccionestendentesaeliminarpapelinnecesarioentodoslosprocesosconusodetecnologíaosinella.

7.8 Barreras actitudinales

ElProgramaHaciaCeroPapelhalogradodeterminarquelaaceptacióndeldesafíodeunaoficinasinpapelesrequierenosolosistemasinformáticosamigablesquepermitantrabajarsinsacrificareldesempeñolaboral,sinotambiénuncambioenlaculturaorganizacionalvinculadoconlaactitudpersonaldecadaunodelosservidoresylasservidorasjudicialesasícomodelaciudadaníacuandoseaposible.

CambiarlascostumbresarraigadasenlaAdministracióndeJusticia,comoeselfamoso"papelitohabla"yelhábitosocialdeimpresiónydefotocopias,noestanfácil.Sibienlatecnologíahaayudadoahaceraccesibleungrannúmerodedocumentosdigitalesparalosservidoresylasservidorasjudiciales,asícomoparalaspersonasusuariasdelsistemajudicial,pordiversascausassesigueninduciendosuimpresiónyreproducción,alegándose,muchasveces,incomodidaddelecturadepantallas,dependencia"psicológica"delpapelcomoelemento "seguro"devisualización,necesidadde lapresenciadefirmasmanuscritasenalgunosdocumentos,razonesdeseguridadycontrol,entreotrascausasquesesumanalaresistencia.

El cambio de actitud debe surgir en la mentalidad de cada uno de los servidores y las servidoras judiciales, y nonecesariamente,comoalgunaspersonashanindicado,enteneraccesoaunaplataformatecnológicadepunta.


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Sibienunadelaspolíticascontemplalamaximizaciónenelusodelasherramientastecnológicas,nodebedejarsedeladoquepodemosadquirircadadíamástecnología,logramoscontarconmásrecursohumanoymejorarelambientelaboral.Perosilascostumbresburocráticassemantienen,noseprocesannisevisualizancambios,continuaremosrealizandolomismoconmásrecursohumanoytecnología.

Paracontrarrestarlasbarrerasactitudinalesquesiempreestánpresentesentodaorganización,elProgramaincursionatambiénenaquellasoficinasqueaúnnocuentancontecnologíaporrazonesgeográficas,deinterconectividad,entreotras,paraqueesacausanoseaunimpedimentoqueretardeelcambiohaciaunmejoramientodelagestión(rediseñodetrámitesyprocesos).

Eliminarmalasprácticasquegeneranpasosypapelesinnecesariosesunelementoclaveparaaniquilarosuprimirloquenocontribuyeamejoraryagilizarlagestiónjudicialymudarhacialanecesidaddelcambiodeactitudesenbuscadeeficienciaenlagestión.

Eldesarrolloyusodeherramientas tecnológicas tampocopuedenconstituirseenuna limitanteparaque laspersonasusuarias accedan al servicio público de justicia. Se deben considerar en todomomento las necesidades y requerimientos delapoblaciónusuariaydeaquellaqueseencuentraencondiciónvulnerableydedesventajaencuantoalusode la tecnologíadisponible (brechadigital).Porestemotivo,en todomomento, sedebegarantizarelderechoplenodeaccesoa la justiciasinbarrerasdeningúntipoysedebefacilitarsuobtencióndelaformaenquelaspersonasusuariaslorequieran.

Elprocesonoshapermitidomadurar,alpasardeunobjetivoinicialdereducciónenelconsumoygastodepapel,aotroenelqueloqueseplanteapotenciaresunaculturajudicialeficientequetomecomorutadeprimerordenmodificarysimplificarlagestiónjudicialconaplicacióndeprácticasceropapel,yaseaatravésdelusoderecursostecnológicososinellos,comounmedioparafortalecerelderechodelaspersonasusuariasateneraccesoplenoalajusticiasinbarrerasyquesusprocesosrecibanunatramitaciónágil,oportunaydecalidad.

LograrfomentarenelPoderJudicialunaculturadenoutilizacióndelpapel-segundapolíticaestablecidaporelPrograma-noesun travesíasencillade recorrer, sobre todocuando lascircunstanciasmuestran lanecesidadde fortalecerel sentidodepertenenciaeidentidaddelpersonalconlaorganización.

Anteestepanorama,¿cómoelProgramaha logradoresultados importantesenestecampoparamodificaractitudesyaptitudes?

Comorespuestaaloanterior,elProgramahaabordadoeltemadelarealidadqueenfrentamosdelimitacionespresupuestariasanivelinstitucionalasícomolarealidadnacionalylacrisismundialyelprivilegiodeperteneceralaAdministracióndeJusticia-anheloimposibleparamuchaspersonasquenologransatisfacersusnecesidadeselementalesnilasdesunúcleofamiliar-.

Decaraaesarealidad,sebuscólamaneradeprovocarcreatividadyretribuciónpersonalenlosservidoresylasservidorasjudicialesparaemprenderaccionestendentesalanecesidaddecambioenlaslaboresqueejecutanyderomperparadigmasyactitudes,endondesolosonválidaslasfirmasautógrafasylosdocumentosimpresosoreproducidos.

Alafecha,sehalogradoconéxitoreplicaryponerenmarchaunaseriedeiniciativasemprendedoras(buenasprácticas)quehancontribuidoindiscutiblementeamostrarresultadosdecambioculturalenlagestiónjudicial.Entreellos,laexperienciadealgunosdespachosyoficinasquehanlogradotransformacionesalrediseñartareasoprocesosqueestabansujetosaunexcesivoformalismosustentadoenprocesosescritoshapermitidoalcanzarmayoragilidadyeficiencia,sinolvidarelimpactopositivoquesehageneradoenlaeconomíapresupuestariadelPoderJudicial,ylosbeneficiosdesatisfacciónyfortalecimientodelosderechosdelapersonausuariaporsimplificacióndetrámitesyprocesos.

7.9 sostenibilidad del programa

Pesea los logrosobtenidosa lafecha,elProgramaafrontaotrade lastareasmásdifícilesqueessusostenibilidadydependeráengranmedidadecontinuarvisibilizandologrosdemejoraenlagestiónjudicialparamantenermotivadosacadaunodesusintegrantes,alpersonaljudicialyapersonasusuariasdelsistema.


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Paraello,esnecesarionobajarlaguardiaycontinuarconelfortalecimientodelcambioculturalyorganizacional.Sedebeserconstanteeneldesarrolloeimplementacióndecampañasdesensibilizaciónycapacitaciónquemotivenygenerenconcienciacapazde instaurarunaculturadeceropapelqueprocuremaximizarelusode lasherramientastecnológicasdisponiblesyquecontribuyaareducirlostiemposderespuestaalaspersonasusuariasparapotenciarunaeficientegestiónjudicial.

7.10 Cambios en el seno de la administración pública

Esunanecesidadactualmejorar lagestióndelaAdministraciónPúblicaengeneral,paraafrontar losnuevosmodelosquetraenloscambios.ElPoderJudicialsehaenfrentadoconinstitucionesdelsectorpúblicoqueseresistenagestionarenformaelectrónicayquerepresentanunporcentajeimportanteenlatramitacióndeprocesosjurisdiccionales.

A modo de ejemplo, la Procuraduría General de la República -una de las grandes usuarias en sede judicial comorepresentantedelos interesesdelEstado-,continúaapoyándoseensuleydecreaciónquedatadehacetreintaaños.Enestaépoca,serealizabalatécnicalegislativadecreacióndelasnormaslegalesconbaseenfotocopiasypapelesqueeranelsustentoen esa época49 http://www.pgr.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_repartidor.asp?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=38915&nValor3=41032&strTipM=TC, a diferencia de otros grandes usuarios comoentes bancarios públicos y privados y otrasinstitucionespúblicas,entreellas,laCajaCostarricensedeSeguroSocialuorganizacionesquerecibenygestionanvíaelectrónicaparteimportantedeladocumentacióninstitucional.

En la sesiónn.°72-2012del 9deagostode2012,artículoXLIII, elConsejoSuperior ha cursadoatenta instanciaalConsejodeGobiernocomoalaDepartamentodePlanificación,GobiernoDigital,conelfindequeemitanregulacionesdirigidasalasoficinasdeGobierno,paraquerecibanlosdocumentosfirmadosdigitalmente,conformelaleyloseñala.Enesteacuerdo,tambiénsehaceatentainstanciaalosotrosPoderesdelaRepública,institucionesautónomas,ContraloríaGeneraldelaRepública,ProcuraduríaGeneraldelaRepública,DefensoríadelosHabitantes,sistemabancarionacionalymunicipalidadesdelpaís,paraquelesdeneltrámitecorrespondiente,sinsolicitareldocumentotradicionalenpapel,alascomunicacionesquerecibandelostribunalesdejusticiaconfirmadigital.Véaseenlacehttp://portal.poder-judicial.go.cr/secretariacorte/index.php/actasconsejo2012.

49 LaLeyN.°6815del27deseptiembrede1982señalaensuartículo24:SUMINISTRODECOPIASYCITACIÓNDETESTIGOS:Lostribunalesdejusticia,losadministrativosylasdependenciaspúblicasestánobligadosa)Asuministrar,porunasolavez,alaProcuraduríaGeneral,copiasdetodoslosescritosydocumentosquesepresente-excepciónhechadelibrosyfolletos-enlosjuiciosenqueseaparteotengainteréselEstado,cuandolapartecontrarianoestéobligadaasuministrarlasporsucuenta,ysiemprequelaProcuraduríalassoliciteporescritoseñalandoconcretamentelaspiezasrespectivasb)Asuministrar,alaProcuraduría,copiasdetodaslasresoluciones,actasydiligencias,yaseanprobatoriasodecualquierotranaturaleza,quesepractiquendurantelatramitacióndelosjuiciosonegocios.EsascopiasiránselladasyfirmadasporelSecretariodelDespachoc)Acitar,pormediodelosnotificadoresocitadores,alostestigosdelaProcuraduría,admitidoseneljuicioocausa.Lostérminosrespectivos,enperjuiciodelEstado,nocorreránmientrasnosehayacumplidoconloqueseindicaenesteartículo,nipodrácobrarse,poresosconceptos,sumaalgunaalaProcuraduríaGeneraldelaRepública.


124

Figura n.° 14

7.11 desarrollo de competencias de los litigantes y las litigantes

Lamentablemente,lamayoríadelitigantesseacostumbraronalaescrituray,depronto,sevenenfrentadosconhabilidadesycompetenciasdistintasquetraenconsigounamejorgestión judicialacompañadadetecnologíayotrosvientosdecambio.Elabogadoylaabogadatambiéndebencontribuiraimplementarlaculturadeceropapel,apoyandosuactividadprofesionalenlanuevagestiónjudicialsustentadaenprocesosorales,sistemadegestiónjudicialenlínea,notificacionesenlíneayfirmadigital.

Los y las litigantes nopueden seguir atrapadosen los documentos y el sistemaescrito.Debenenfrentar los nuevosdesafíos,dejandodeladolasprácticasdilatorias50queretrasanlajusticia51delnuevomodelo.

50 Enrelaciónconelusodeprácticasdilatorias,laencuestanacionalrealizadaporelequipoexpertoqueelaboróelperfildelosabogadosylasabogadaslitigantesaportódatosreveladores.“Alconsultarlealosjuecessilosabogadoslitigantesempleanprácticasdilatorias,el68.9%contestó“bastante”,yel26.7%2mucho”.Enotraspalabras,másdel95%delosjuecesconsultadosopinóqueloslitigantes,enmayoromenormedida,utilizanprácticasdilatoriasenlosprocesosjudiciales.Adicionalmente,losentrevistadosconsideraronqueelpococonocimientoquealgunosprofesionalestienendelajurisprudencia,losprocesosylosprocedimientos–debidosobretodoalamalaformaciónquerecibenenciertasuniversidades–propiciaprácticasdilatoriasquesedanporignorancia,nopormalafe.Afirmanquepormuchosmotivosnotodoslosprofesionalesestánencapacidaddellevarconpropiedadunprocesojudicial,puesparaelloserequiereunabuenaformaciónacadémica,ampliaexperiencia,capacidadinvestigativaymuchapericia[…]”.(ELIZONDOBREEDY(Gonzalo)yotra.Elaboracióndelperfildelabogadoylaabogadalitiganteyeldesarrollodepropuestasparamejorarelsistemaéticoylaprácticalegal”.RevistaElForo,ColegiodeAbogados,SanJosé,C.R,n.º8,enero2008,p.66).

51 Eneloficion.º07752-2008-DHRdel8deagostodel2008,alrendirelinformefinalalPoderJudicialsobrelaquejaplanteadaporunapersonausuariadelserviciodelaAdministracióndeJusticia,concretamentesobreunadisconformidadconeltrámitedadoporelJuzgadoCuartoCivilalexpedienten.°98-000939-183-CI,laDefensoríadelosHabitantesdelaRepúblicarelevaderesponsabilidadalPoderJudicialyatribuyeladilaciónalaconductadelaspartesdelproceso,señalando:“DelosdistintosinformespresentadosporelJuzgadoCuartoCivildeSanJosésedesprendequeelexpediente98-000939-183-CIdesdeunprincipiohapresentadounaespecialcomplejidad,tantoporlascaracterísticaspropiasdelaspartesquelocomponen—empresasresidenciadasenelextranjeroyquehasufridounaseriedemodificacionesalolargodelosaños-comoporelvolumenmismodelosfoliosquecomponenelexpediente.Lacomplejidaddelacausasehahechomáspatenteapartirdelaconductadelaspartes-principalmentedelaparteactoraydenuncianteanteestaDefensoría-quehanpresentadonumerososincidentesyrecursos,obligandoaltrasladoconstantedelexpedientealTribunalyquehanimpedidoqueelprocesosigasucursonormal.Porloanteriorysibienesevidentelaexistenciadeunadilaciónimportanteenlatramitacióndelexpedientedemarras,laresponsabilidadsobreéstanorecaeprecisamenteenlosórganosdelpoderjudicialsinoquemásbienesatribuiblealaconductadelaspartes[...]”.


125

PartedelaresponsabilidadsocialprofesionaldelabogadoydelaabogadaasícomodelColegioqueagremiaaestosprofesionalesestáeneldesarrollodecompetenciasdecomunicaciónoralymedioselectrónicosquetraenconsigoelusodemediosyherramientastecnológicasenelprocesodeinformaciónycomunicaciónenlíneaafindereducirtiemposderespuestadeloqueesesencial;esdecir,delaresolucióndelconflictoyfacilitarelbuendesarrollodelosprocesos.

7.12 Formación profesional en las universidades

Las distintas universidades estatales y privadas deben asumir el compromiso de formación de profesionales para queapliquenunagestiónjudicialdeceropapel,comounanecesidaddelpaísdeaportarycontribuiraldesarrollodelascompetenciasyhabilidadesnecesariasparaafrontarloscambiosorganizacionalesenlaAdministracióndeJusticiay,deestaforma,erradicarlosexcesivosformalismosarraigadosalosprocesosescritosenelmarcodepolíticasdeceropapelqueconducenalusodeherramientastecnológicasdisponibles,sistemasdegestiónenlínea,notificacioneselectrónicas,escritoriovirtual,oralidadentreotros.


127

viii. Contratiempos y oBstÁCuLos nunCa terminan

Silaspersonasmirancondesconfianzaunajusticiaquenocreeneficienteyquenoresuelvelosproblemasdegestiónenelservicio,debemosocuparnosconstantementeenrevertiresadesconfianza.

Unajusticiaaccesible,eficiente,transparenteyprontanoessolamenteunaapremianteexpectativaciudadana,constituyeelalmaymotordeuncorrectoserviciodejusticia.

Poresarazón,debemosestaratentosyatentasparalamejoracontinuaporque:

● Siemprehabráalgoquesupereloexistente.● Lajusticiaesimpartidaporsereshumanos,porloquelatareanuncaconcluye.● Paramiraryanalizarsiemprelosresultados,esnecesariaunaculturadeseguimientoyevaluación.● Sedebenconsiderarprocesosderetroalimentaciónconlaciudadaníamediantecomunicaciones,conversatoriosytalleres

paraestaratentosyatentassiemprealamejora.● Debemosmantenerunaculturadecambioorganizacionalqueciertamentedespiertelacríticaparalamejora.


129

iX. reLatos de eXperienCias vinCuLadas Con otras poLítiCas púBLiCas instituCionaLes o proyeCtos Que ContriBuyen a La eLiminaCión de papeL

9.1. memoria: proyecto tribunales electrónicos Cero papeles intercambio de experiencias Costa rica-portugal, Conferencia de ministros de Justicia de iberoamérica

Licda.KattiaMoralesNavarro*

reseña histórica

Los noventa

● Se inician la inserciónde las tecnologíasyeldesarrollodesistemas rudimentariosdecontroldeexpedientescon lassiguientescaracterísticas:● ConjuntodesistemasindependientesparacadaunadelasmateriaseinstanciasqueelPoderJudicialatiende.● Carenciadeherramientasquepermitenlagestióndeldespachojudicialcomounentedemedicióndeproductividad,

análisisderetrasosydecargasdetrabajo.● Sealmacenandatosgeneralesdeloscasos,noasílosdocumentosasociadosaellos.

2000 - 2008

Enel2000,se iniciaenoperaciónelSistemaCostarricensedeGestióndeDespachosJudiciales(SCGDJ),elcualseintegra con elSistemadeRecepción yDistribución deDocumentos, elSistemadeNotificaciones y elSistemadeEstadísticaJudicial.Estaesunaherramientaparaelapoyoalatramitaciónjudicial.Estesistema(SCGDJ)eselprimeroenasociarlosdatosgeneralesdelcasoconlosdocumentosgeneradosporlosdespachosjudiciales,dándoseasílosprimerospasoshacialaCarpetaElectrónica.

Al igualqueen losnoventa, losdocumentossealmacenanenmedioselectrónicos,perosecontinúan imprimiendoyenviandolascomunicacionesenpapelalaspartes,tambiénsemantieneelexpedientefísicoeneldespachojudicial.

Además, se desarrollan sistemasquepotencian la comunicaciónelectrónica entre despachos, como lo es laAgendaÚnicaquepermitecoordinaralostribunalesyjuzgadospenalesconlaDefensaPúblicayelMinisterioPúblico.Deigualforma,seimplementaelSistemadevotaciónelectrónicaparalassalasdelaCorteSupremadeJusticia,automatizándosedichoprocesoenunaltoporcentaje.

Sedesarrolla unprimer sistemade consulta deexpedientesqueasocia losdatosestructuradosdel expediente y losdocumentoselectrónicosgeneradoseneldespachojudicial.Estefuncionaconinformaciónactualizadaaochohorasdediferencia.

Seiniciaconlaaplicacióndelaoralidadcomounapolíticainstitucional,grabandoenaudioyvideolasaudienciasyjuiciosorales,porloquesurgennuevasnecesidadesdealmacenamientoeintegraciónenlosexpedientesjudiciales.

2008 hasta hoy

Lapenetracióndelastecnologíasenelpaís(enespecialelusodecomputadoras,redes,Internetycorreoelectrónico)ponedemanifiestolasnuevasnecesidadesdelapoblaciónusuariaynosololasdeellas,sinotambiéndelosdespachosjudicialesque,antelacrecientedemandadejusticia,debenaprovecharalmáximolosrecursosdisponibles,siendoeficientesyeficacesen

* MBAjefadelÁreadeInformáticadeGestión,DireccióndeTecnologíadelaInformación,PoderJudicial-CostaRica.


130

lalaborqueselesencomienda.Porloanterior,apartirdel2008,serealizanlosprimerosesfuerzosparaimplementartribunalescompletamente electrónicos "cero papel", donde el documento electrónico como tal cumple un rol preponderante, ya que semantendráalmacenadoyasociadomediantesistemasinformáticosalnúmeroúnicodeexpediente.

Elexpedientefísicoessustituidoporlacarpetaelectrónica;yanoseimprimenlosdocumentossinoquesealmacenanysecomunicana laspartes,utilizandomediosdenotificaciónelectrónicosy,solamenteencasosdeexcepción,se imprimeeldocumentoparaentregarloalapersonausuariaquenocuentaconrecursosparallevarselacopiadigitaldelcaso,obien,porquenocuentaconlosconocimientostecnológicosparaaccederlo.

Enel2008,elpresidentedelaCorteSupremadeJusticiavisitalostribunalesenlalocalidaddeSINTRAPortugalyobservalosavancesdeestepaíseneltemadetribunaleselectrónicosy,esaquídondepormediodelaConferenciadeMinistrosdeJusticiadeIberoamérica(COMJIB),promuevelacolaboraciónparalograrelintercambiodeexperienciasypotenciarmecanismossimilaresdetramitaciónjudicialelectrónicaenlostribunalesdeCostaRica.

Deformaparalela,seiniciaeldesarrollodelEscritorioVirtualenunaprimeraversiónmuypreliminar.

intercambio de experiencias con el apoyo de ComJiB, acciones de investigación realizadas durante el 2009

● VisitainicialalostribunalesdeSINTRAdondesedesarrollóelProyectoPilotodeTribunalesElectrónicosenPortugal.● Análisisde laherramientaCITRUS,sistema informáticoutilizadoenPortugalpara la implementaciónde los tribunales

electrónicosenestepaís.● Visita de la delegaciónportuguesaaCostaRica conel finde conocer los avancesenmateria deautomatizaciónde

despachosjudicialesytribunaleselectrónicosenelpaís;ademásdelaexposiciónsobrelasherramientasutilizadasenPortugalparaimplementarlostribunaleselectrónicos.

● IntercambiotécnicoconPortugal,visitaalInstitutodeTecnologíasdelaInformacióndeJusticiaenLisboaylaDirecciónGeneraldelaAdministracióndeJusticiaenlalocalidaddeCOIMBRA,conelfindeconoceraprofundidadlasherramientasdesarrolladasporPortugalparalaimplementacióndelostribunaleselectrónicos.Además,serealizaunintercambiodeexperienciasdondesecomentaronlosobstáculosylasbuenasprácticasparalograrelavancequehantenidoalafechaendichopaís.

● ReuniónenCostaRica con el personal deTecnología de la Información dePortugal para analizar a profundidad losavanceslogradosporCostaRicaalafechayrealizarunintercambioderecomendacionesparamejorar losproductosdesarrolladosenmirasdebrindarunmejorservicioalosusuarios.

productos obtenidos del intercambio de experiencias con portugal en el 2009

● Conocimiento técnicode las herramientasdesarrolladasporPortugal y las recomendacionesde carácter técnicoquebeneficiaranelmejoramientodelasherramientasdesarrolladasporCostaRica.Paranombraralgunasdeestas,sepuedeindicarelusodecomponentesespecializadosparaelmejormanejodelosdocumentos,componentesparalaincorporacióndeaudioenelexpedienteelectrónico,manejodeestadísticasenlíneadesdeelmismosistema,entreotros.

● DesarrollodelaGuíaTribunalesElectrónicosCeroPapel,enlacualserecogenlasmejoresprácticasypasosaseguirparaimplementaruntribunalelectrónicoceropapel,desdelaexperienciadePortugal,CostaRicayCOMJIB.

● Conjuntoderecomendacionesybuenasprácticasaincorporarenlasherramientasinformáticasdesarrolladas,asícomoenlosprocesosdeimplantacióndelproyecto;dentrodelasprincipales,sepuedenmencionar:

● Necesidaddetrabajoenequipoentrelasdiferentesáreasinvolucradasenlainstitución,incluyendocomounagenteactivoalaspersonasusuariasdirectasdelastecnologías.

● EstructuradeproyectopropuestaporlosconsultoresdelaCOMJIB.● Capacitaciónalosabogadosylasabogadaslitigantesenelusodelasnuevastecnologías,deformacoordinadaentodo

elpaís.● Ofrecerlosnuevosserviciosdesdeelpuntodevistadelosbeneficiosquelosabogadosylasabogadaslitigantesylas

personasusuariasvanaobtenerconelusodelasnuevastecnologías.


131

● Identificar grandes usuarios y sus necesidades específicas, de forma tal que las herramientas desarrolladas brindensoluciónalosrequerimientosmásrelevantes.

● Buscarmayorvaloragregadoenlosproductosdesarrollados.● Crearespaciosenlaspáginasquelespermitanalosabogadosylasabogadaslitigantesiniciartransaccionesenlaweby

dejarlaspendientes,detalformaque,siporalgúnmotivo,debenabandonarlatransacción,nodebanvolverarepetirlospasosqueyahabíanavanzado,permitiendoademásdejartransaccionespendientesderesolver.

● Brindaralosabogadosylasabogadaslitigantesyalaspersonasusuariasunconjuntodemodelosquesepuedanresolverenlaweb,utilizandoparaestolosdatosyadigitadosenelformularioprincipal.

● Garantizarlacontinuidaddelservicio,conelfindenoperderlaconfianzadelaspersonasusuariasenelsitio.● Creacióndeuncall centerparaatenderalaspersonasusuariasexternasalPoderJudicial.● Usodelafirmadigitalparagarantizarlaseguridaddelosactosjurídicosalosabogadosylasabogadaslitigantes,personas

usuariasdelPoderJudicial.● Búsquedadeltimbredigitalparalasimplificacióndetrámites.● Incorporarlaparticipaciónciudadanaparalaevaluacióndelasherramientasdesarrolladas,tantoalaspersonasusuarias

convencidaseincorporadasconelcambio,denominadascomo"campeonas",asícomoalaspersonasusuariasquenoestánconvencidasdelcambio,denominadascomo"escépticas".

● Trabajar primero con proyectos pilotos controlados que faciliten el seguimiento y la corrección de las herramientasdesarrolladas, de tal forma que no se genere una presión extraordinaria en los equipos desarrolladores. Una vezconsolidadoslospilotos,continuarconlareplicación.

● Buscarunincentivoquemotivealaciudadaníaautilizarelsitioweb.● Desarrollarparalaventanillaúnicalafuncionalidaddemostrardeprimeringresotodoslosexpedientesquelapersona

usuariatienederechoaver.● Desarrollarparalaventanillaúnicaunamejoraquepermitadejarlascausasnuevasenunrepositoriotemporalcentralizado,

detalmaneraqueunservicioWindowsseencarguededistribuirlo,yserequiereestablecerunhorariodeactualizaciónalosdiferentescircuitos.Estovapermitirmejorarlostiemposderespuesta.

● Concluirconlaetapadedesarrollodelaherramientaquepermiteconvertircualquierarchivoquesepuedaimprimira"pdf".Porelmomento,sedeberestringirelenvíodearchivosa"pdf",yaqueactualmentesepermitenrecibirvariosformatos(doc,.tiff,rtfypdf).

● Adquirirloscomponentesdetercerosparapoderimplementarenformaintegradalaadministracióndelaudiodentrodelaaplicaciónqueeldespachoutiliza,ademásdedesarrollar loscambiosnecesariosparapoderutilizarlosdentrodelaaplicación.

● Buscarlaformaadecuadadecómoalmacenarlosarchivosdeaudio,detalmaneraquesepuedanreproducirdesdelapáginaweb,sinperjudicarlostiemposderespuesta.

● ObtenerelcomponenteabcPDFydesarrollarlafuncionalidadtantoenelSistemadeGestión,VentanillaÚnicayEscritorioVirtualdetalmaneraquepermitaunificarvariosdocumentosdeunmismoexpedienteenunosolo.

● Valorar la opción de enviar causas nuevas por lotes, especialmente en procesos simples que no requieren ningúndocumentoadjunto;conunabrevedescripción,essuficienteparainiciareltrámite.

● Desarrollarunmódulodeestadísticasaniveldedespacho,deacuerdocon lasnecesidadesdeldespacho,perobajounaperspectivagenérica;esosíquepermitabajaranivelesmásdetallados,hastallegaraverlosdatosdeunacarpetadeterminada.

● Iniciarpilotoshastaquesecuentecon los requerimientos tecnológicosnecesariospara la implementaciónde los tribunaleselectrónicos(aplicaciones,redes,servidores,computadoras,capacitación,pruebasdelastecnologías,asícomocualquierotro).


132

seguimiento del proyecto una vez realizado el intercambio de experiencias portugal-Costa rica-ComJiB

estado del proyecto a junio de 2009

avances

● Secuentayacon laexperienciaen laautomatizaciónde losdespachos judicialesenpapel, loscualessehanvenidotrabajandodesdeel2000ysehaampliadosuusoanivelnacional.Sinembargo,sehaidentificadoeimplementadounaseriedemejorasalossistemasactuales,lacualpermitelagestióncompletamenteelectrónicadelascausas.Algunasdelasmejorasaúnseencuentranpendientesdeimplementación.

● Sedesarrolló unaprimera versióndelEscritorioVirtual, herramienta quepermite a los jueces y las juezas la gestiónelectrónicadelascausasyelfirmadoelectrónicodeestas.Estesistematienependienteunconjuntodemejorasynuevasfuncionalidadesquebrindaranmayoresfacilidadesdegestióndesuescritorioalosjuecescomoproductodelintercambiodeexperienciasrealizadoenesteproyecto.Deigualforma,laproyecciónamedianoylargoplazoesmigrarelescritoriodelostécnicosytécnicasjudicialesydequienesocupanelcargodeasistentejudicialaestanuevatecnologíaeincorporartantoparalosjuecesyjuezascomoparaelpersonaldeapoyolostrámitesactualesdelSistemadeGestión.

● SedesarrollólaVentanillaÚnicadeatencióndepersonasusuarias,lacualpermitelaconsultadelascausasjudiciales,lapresentacióndeescritosydemandasporInternet.EstaeslaherramientaequivalenteaCITIUS.Aunqueestaaplicaciónyaseencuentraenproducción,esnecesarioincorporarunconjuntodemejorasynuevasfuncionalidadesdetectadaseneldesarrollodelpresenteproyectodeintercambio,dentrodelascualessepuedemencionar:

● Funcionalidadparapresentardemandasenformamasiva,conelfindefacilitarlainteracciónconlosgrandesusuarioscomolosentesbancariosenelcasodeprocesosjudicialesdecobros.

● Realizaruncambioeneldiseñoquepermitatenerunabasededatostemporalenelsitiocentral,lacuallesbrindemayoresfacilidadesa laspersonasusuariasenelsentidodepresentar lasdemandasdeformadesatendida,offline.Así laciudadaníaycualquierpersonausuariadecualquierpartepodránpresentarsusdemandassinpreocuparseporlasconexionesaloscircuitos.

● Facilidaddeconsultasmasivasalaspersonasusuarias(asuntosentrámite,finalizados,etc.).● Facilidaddeconsultadenotificacionesenlínea.● Facilidadespara laspersonasusuariasdeconsultar laagendade losdespachos,así comodesus juiciosy

audienciaspersonales.

● SeimplementóunprimerjuzgadocompletamenteelectrónicoenelJuzgadodePensionesAlimentariasdelPrimerCircuitoJudicialdeAlajuela.Enestejuzgado,seimplementaronlossistemas:

● EscritorioVirtual.● SistemadeGestióndeDespachoJudicialesensuúltimaversión.● SistemadeRecepciónyDistribucióndeDocumentosensuúltimaversión(soportaelescaneodedocumentos).● AgendaÚnica(CRONOS).● SistemaAutomatizadodeNotificaciones.● PendientedeinstalarelserviciodeVentanillaÚnica,debidoalalimitaciónenlosenlacesconlasedecentral.● Seimplementótambiénunafiguramixtadondesemanejanexpedientesfísicosyexpedienteselectrónicosenel

JuzgadodeCobrosdelIICircuitoJudicialdeSanJoséyenelJuzgadodeCobrosdelICircuitoJudicialdeSanJosé,enloscuales,seinstalarontodoslossistemasindicadosenelpuntoanterior,yseencuentranenprocesodeseguimientoymejora.Seinicióelprocesoenestedespachoenoctubrede2008ysehavenidomejorandoproductodelasoportunidadesdemejoradetectadasconelintercambiodeexperienciasconPortugal.

● Durante el período en análisis, se presentaron aproximadamente 3000 demandas electrónicas utilizando elSistemadeGestiónenLínea.


133

además en ese entonces, se planteó una serie de pasos en la implementación del proyecto:

● Seguimientoymejoramientoenlospilotosimplantados.● Análisis,diseño,programacióneimplantacióndelasmejorasidentificadasalafecha,asícomodelasnuevasquesurjan

con el uso de las tecnologías, para todos los sistemasmencionados, a saber, SistemaCostarricense deGestión deDespachosJudiciales,EscritorioVirtual,GestiónenLíneaylaAgendaÚnica.

● Capacitación a nivel nacional a los abogados y las abogadas litigantes, coordinando con el Colegio deAbogados yAbogadasysusrepresentantesenlasfiliales.

● Capacitaciónanivelnacionaldelasfuerzasvivasyuniversidadesnacionales.● Identificaciónycapacitaciónagrandesusuarios.● Conveniosconlasuniversidadesparaquelosnuevosabogadosyabogadasconozcanlasnuevastecnologías.● Campañadedivulgaciónyconvencimientoalpúblicoengeneral.● Recepciónderecomendaciones(retroalimentación).● Replicacióndelospilotos.

estado del proyecto a julio de 2010

avances

SerealizanmejorasalSistemadeGestiónparaqueapoyelostribunalesceropapeles,dentrodelascualessepuedenmencionar:

● ManejodeubicacionesyaccionesparaelEscritorioVirtual.● Registrodenotificacionespormedioselectrónicoscomoelcorreoyestradoselectrónicos.● Asignacióndedocumentosparafirmar.● Registrodedatosadicionalesparalageneraciónautomáticadesentenciasintimatoriasyoficios.● AlmacenamientodemultimediosadministradosporFTP.

SehadesarrolladounconjuntodemejorasalEscritorioVirtualquepermiteunmejorseguimientodelosexpedientes:

● Seimplementóelcontroldeescritosrecibidos.● Registrodenotificacionesenformaautomática.● Visualizacióndelexpedientecomolibro(pendientelacompradelcomponente),● Verificacióndedocumentosfirmados.● Registroderesoluciones.● Firmaenelcasodeórganoscolegiados.● IntegracióndelaMedicaturaForenseparafirmarlosdictámenes.● Seincluyeuncódigodebarrasqueidentificadeformaúnicalafirmaelectrónicadeunapersonaenunescrito.● Permitelamodificacióndelosdocumentosincorporados.● Seincluyelaopcióndefirmardigitalmente.● Sedesarrollaademáslafuncionalidadpararealizarnotificacioneselectrónicasporlaweb.● Sebrindalaposibilidaddeverificarlavalidezdelosdocumentoselectrónicosmediantelaweb.● Seincluyenfuncionalidadesparaalarmaspersonalizadaspordespacho.

Seencuentranenfuncionamientolossiguientesdespachoselectrónicos:

● JuzgadoOralyElectrónicodePensionesAlimentariasdeAlajuela,completamenteelectrónico.● JuzgadodeFamiliadeAlajuela,comosegundainstanciadelJuzgadodePensionesdeAlajuela.● JuzgadodeCobros ICircuito Judicial deSan José, con una figuramixta desde setiembre de 2009 y en proceso de

digitalizacióndelcirculanteenpapel.


134

● JuzgadodeCobrosIICircuitoJudicialdeSanJosé,conunafiguramixta52desdeel16denoviembrede2009.● JuzgadodeSeguridadSocial,conunafiguramixtadesdeel01dediciembrede2009.

Seencuentranenprocesolaimplementacióndelossiguientesdespachoselectrónicos:

● Juzgado Laboral Privado (rediseño de procesos y adaptación de las herramientas informáticas, previsto para iniciaroperaciónensetiembre-octubrede2010).

● Juzgado Laboral Público (rediseño de procesos y adaptación de las herramientas informáticas, previsto para iniciaroperaciónensetiembre-octubrede2010).

● JuzgadoPenaldelII-CircuitoJudicialdeSanJosé(rediseñodeprocesosyadaptacióndelasherramientasinformáticas,previstoparainiciaroperaciónel1°setiembre).

● JuzgadoLaboraldeCartago(rediseñodeprocesosyadaptacióndelasherramientasinformáticas,previstoparainiciaroperaciónennoviembrede2010).

● SalaTerceradelaCorte(rediseñodeprocesosyadaptacióndelasherramientasinformáticas).● SalaConstitucional(rediseñodeprocesosyadaptacióndelasherramientasinformáticas,previstoparainiciaroperación

ensetiembrede2010conalgunosprocesosyaidentificados).● SalaSegundadelaCorteyTribunaldeTrabajo,comosegundaytercerainstanciadelosjuzgadoslaborares(previstopara

iniciarenagostode2010).

algunos datos estadísticos dentro de este período

● SepresentaronporInternetmásde12.500demandasnuevasy3000escritos.● Se firmaronmás de 180.000 documentos en forma electrónica, lo cual contribuye entre otros, con la eliminación del

circulantedepapelendiferentesprocesosenapoyoalasaccionesimplementadasporelProgramaHaciaCeroPapelquenaceenel2010.

● Setramitaronmásde30.000asuntosenformaelectrónicayseinicióelprocesodedigitalizaciónde60.000asuntosenelJuzgadodeCobrosdelICircuitoJudicial.

● Reducciónconsiderableenlostiemposdetramitacióndelosasuntosyenlasimplificacióndetrámites.

estado del proyecto a setiembre de 2012

avances

● SerealizanmejorasalSistemadeGestiónparaarticularloconelescritoriovirtualylasnuevasfuncionalidadesrequeridasporlosnuevosdespachoselectrónicos.

● Sefortaleceelcontroldelagestióndelcasoelectrónico.Seincluyeademáselnuevomediodenotificacionesenlínea.● SefortaleceelEscritorioVirtualincluyendofuncionalidadesquepermitanycontrolenlagestióndelcasoelectrónico,con

lainclusióndealarmas,usodefirmadigital,controldetareasyubicaciones,notificacionesautomáticasycontroldelflujodeprocesos,entreotros.

● SeincluyeunaherramientadegrabaciónyadministracióndelaudioenelEscritorioVirtual.● Sefortaleceelsistemadegestiónen línea,convirtiéndoloenunsistemaquecumplecon lasreglas institucionalesde

accesibilidadalaspersonasusuarias.● SeincluyennuevasfuncionalidadesenelSistemadeGestiónenLíneacomolaposibilidaddeconsultadelosdepósitos

judiciales,consultadenotificaciones,Notificacionesenlínea,interoperabilidadconotrasinstituciones,fortalecimientodelosrequerimientosdelosgrandesusuarios,entreotros.

52 Seentiendeporfiguramixtaqueelcirculanteexistentealmomentodeimplementareltribunalelectrónicosecontinúatramitandoenpapelytodolonuevodeformaelectrónica.


135

Conlaconformacióndelequipodemodernagestión,asícomoelreforzamientoconingenierosindustrialesdelDepartamentodePlanificación,sepotenciaelrediseñodeprocesosenmásdespachosjudicialesyseincrementalademandadeimplementacióndelostribunaleselectrónicos.Portanto,amarzodel2012,sehabíanimplementadolossiguientesdespachoselectrónicos:

● JuzgadoOralyElectrónicodePensionesAlimentariasdeAlajuela,completamenteelectrónico.● JuzgadodeFamiliadeAlajuela,comosegundainstanciadepensiones.● JuzgadodeCobros ICircuito Judicial deSan José, con una figuramixta desde setiembre de 2009 y en proceso de

digitalizacióndelcirculanteenpapel.● JuzgadodeCobrosIICircuitoJudicialdeSanJosé,conunafiguramixtadesdeel16denoviembredel2009.● JuzgadodeSeguridadSocial,conunafiguramixtadesdeel1dediciembrede2009.● JuzgadolaboraldelIICircuitoJudicialdeSanJosé.● JuzgadoPenaldelII-CircuitoJudicialdeSanJosé.● FiscalíaAdjuntadelII-CircuitoJudicialdeSanJosé.● JuzgadoLaboraldeCartago.● JuzgadodeCobrosdeCartago.● JuzgadodeCobrosdelaZonaAtlántica.● JuzgadoCivildeMenorCuantíadelaZonaAtlántica.● JuzgadodeCobrosdeAlajuela.● JuzgadodeCobrosdeHeredia.● SalaTerceradelaCorte.● SalaConstitucional.● JuzgadodeTránsitodelIICircuitoJudicialdeSanJosé.

Dentro del proceso de implementación, se tenía previsto implementar como tribunales electrónicos los siguientesdespachos:

● SalaSegundadelaCorteyTribunaldeTrabajo,comosegundaytercerainstanciadelosjuzgadoslaborales.● Juzgadosdecobrosenelrestodelpaís.● Tribunalagrario.

Conelapoyoque layelProgramadeModernaGestiónestánbrindando,enelsistemaderediseñodeprocesosconnuevasymejoresformasdetramitación,asícomoelestablecimientodemecanismosdecontroldelagestióndeldespacho,sehalogradoavanzarconmayorrapidezenelprocesodeimplantaciones,yselogróasetiembredel2012contarconlossiguientesdespachosacondicionadoscontodaslasherramientastecnológicasparafuncionarcomotribunaleselectrónicos:

● JuzgadodePensionesAlimentariasdeAlajuela● JuzgadoICobrosdeSanJosé● JuzgadoEspecializadodeCobrosIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoSeguridadSocialdeSanJosé● SalaConstitucionaldeSanJosé● JuzgadoAgrariodeAlajuela● InspecciónJudicialdeSanJosé● JuzgadodeTrabajodeCartago● JuzgadoPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoCobrosdeAlajuela● FiscalíaAdjuntadelIICircuitoJudicialdeSanJosé● TribunalLaboraldelIICircuitoJudicialdeSanJosé(seestáimplementandodeformapaulatina)● SalaTerceradeSanJosé(seestáimplementandodeformapaulatina)● JuzgadoCobrosdeHeredia● ProyectoPISAVPavas


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● JuzgadoCivildeMenorCuantíadeLimón● JuzgadoCobrosdeLimón● JuzgadodeTránsitoIIdelCircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoCobrosdeLiberia● TribunalPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJosé(seestáimplementandoporfasesdeformapaulatina)● OficinaAtencióndelaVíctimadelDelitodeSanJosé● TribunalAgrariodelIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoPensionesAlimentariasdelIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoCobrosdeCartago● JuzgadoIIdeCobrosdeSanJosé● JuzgadoCobrosdeNicoya● JuzgadoCobrosdeSantaCruz● JuzgadodeTrabajodelIICircuitoJudicialdeSanJosé● TribunalPenaldeLimón● JuzgadoPenaldeLimón● OficinaAtenciónalaVíctimadeSanJosé● SalaSegundadeSanJosé(seestáimplementandoporetapasyporfases)● JuzgadoCobrosdeGrecia● JuzgadoCobrosdeSanRamón● OficinaAtenciónalaVíctimadeSanJosé● OficinaAtenciónalaVíctimadeAlajuela● OficinaAtenciónalaVíctimadeCartago● OficinaAtenciónalaVíctimadePavas● OficinaAtenciónalaVíctimadelIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoAgrariodelIICircuitoJudicialdeSanJosé● Defensa-JusticiaRestaurativa-SanJosé● JuzgadoCobrosdeGuápiles● JuzgadoAgrariodeSanRamón● TribunalPenal(SecciónEspecializadadeFlagrancia)SanJosé● JuzgadoPenaldePérezZeledón● FiscalíadePérezZeledón● Fiscalía-JusticiaRestaurativa-deSanJosé● JuzgadoPenal-JusticiaRestaurativa-deSanJosé● AtenciónalaVíctima-JusticiaRestaurativa-deSanJosé

Asimismo,sehaelaboradounalistadedespachosqueseimplementaránenelperíodocomprendidodesetiembrede2012ajuniode2013,loscualesseindicanacontinuación:

● JuzgadodePensionesAlimentariasdeDesamparados● TribunalPenaldePérezZeledón● JuzgadoPensionesAlimentariasdeHeredia● JuzgadoPenal(adefinirporelproyectodeModernaGestión)● JuzgadoPenaldeGuápiles● JuzgadoPenaldeCartago● JuzgadoPensionesAlimentariasdeSanJosé● JuzgadoPensionesAlimentariasdeCartago● JuzgadoPensionesAlimentariasdeLimón● JuzgadodeCobrosdePuntarenas● JuzgadoPensionesAlimentariasdePuntarenas● JuzgadoViolenciaDomésticadeCartago


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● SalaPrimeradeSanJosé● FiscalíaEjecuciónPenalJuvenildeSanJosé● JuzgadodeFamiliadelIICircuitoJudicialdeSanJosé● JuzgadoNotarialdeSanJosé● PrimerCircuitoJudicialdelaZonadePuntarenas● JuzgadoPenaldeSantaCruz● JuzgadodeTrabajodeAlajuela● TribunaldeTrabajodeMenorCuantíadeAlajuela● TribunalPenaldeCartago● TercerCircuitoJudicialdeAlajuela(SanCarlos)

recomendación de acciones para la implantación de un tribunal electrónico

Productodelaexperienciageneradaenestostresañosdeimplementación,asícomodelasleccionesaprendidasenlosintercambiosrealizadosconPortugalyapoyodeCOMJIB,sepuedeconcluirque,paralaimplementacióndetribunaleselectrónicos,sedebenrealizarlassiguientesacciones:

● Elaborarestudiodefactibilidad.● Instalaryponerapuntotodalaplataformatecnológica,servidores,redes,equiposclientes,equiposdeapoyo(padde

firmas,escáner,firmasdigitales,entreotros)conexionestelemáticasnecesarias.● Estudiarconlaoconlas instanciasresponsablesderediseñodeprocesos,nuevosprocesosyposiblesmejorasa los

sistemasdesarrollados(rediseñodeprocesos).● Definirdentrodelproceso lasacciones,ubicacionesyescritoriosdeldespacho,asícomo losplazosadministrativosy

legalesdecadafase,paradefinir la infraestructuratecnológicaquepermitiráelcontroldelflujodelprocesodentrodeldespacho,asícomolasmedicionesencuantoatiempodelagestióndeeste,pudiendoidentificartiempos,cuellosdebotella,rendimientodelpersonal,entreotros.(Construccióndelflujodelproceso).

● Realizarpruebasdelaplataformatecnológicapreviaalaimplantacióndelasnuevastecnologíasyprocesos.● Instalarelsoftwareylasaplicacionesindicadasconsuficienteantelacióndeformaquesepermitalapruebadeestasylas

correccionesnecesarias.● Llevaracabopruebasdeaplicacionespreviasaliniciodelasimplantaciones.● Capacitaralpersonaldeldespachoentodaslasaplicacionesainstalarydarleseguimientoasuuso,conelfindedetectar

malasprácticasporelusoinadecuadodelsistema.● Capacitara laspersonasusuarias,abogadosyabogadasyciudadaníaengeneralsobrelasnuevasherramientasque

tendránadisposición,conelfindereducirlaresistenciapordesconocimientodelaherramientayvalorarlaamigabilidadparaoptimizarsuuso.

● Migrardatosencasoqueutilizaransistemasdiferentes.● Puestaenmarchadelosprocesosydelossistemasquelosapoyan.● DivulgarenlointernoyexternodelPoderJudiciallapuestaenmarchadeltribunalelectrónico,locualsedebevercomo

unaaccióntransversalalasaccionesanteriores.● Acompañaralnuevo tribunalelectrónicoensu implementaciónalmenosduranteseissemanasyasíanunciarloa las

personasusuarias,conelfindedetectaroportunamenteajustesomejoras,tantoporquieneslooperanenlointerno,asícomoparaaprovecharlaretroalimentacióndelaspersonasusuariasqueiniciaronsusgestionesdemaneraelectrónica.Beneficiosdelusodelexpedienteytramitaciónelectrónicaenlosdespachosjudiciales.

para los despachos judiciales

● Sefortaleceelaccesoa la justiciaen lamedidaquelapersonausuarianodebelimitarseaunhorarioparapresentardemandasyotrotipodetrámitesenlosdespachoselectrónicos,ypuederealizarsusgestionesencualquiermomentoydesdecualquierlugar.Enelcasodepersonasnovidentes,sefacilitasuacceso,yparalaspoblacionesencondicióndevulnerabilidaddeacuerdoconlaspolíticasinstitucionales,elprocesoelectróniconodebeconstituirseenunalimitaciónque


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afecteelaccesoalajusticiay,enestoscasos,sevaloraunaseriedeayudastécnicas,comoporejemploaudioeimpresiónsiesnecesariadelosactosprocesales,entreotros.

● Optimizacióndelosprocesosenbúsquedadereduccióndetiemposenlatramitacióneincorporacióndemejoresprácticas,apoyadosconlasnuevasherramientastecnológicasquefacilitanlatramitacióncompletamenteelectrónicadelascausas.

● Manejointegraldetodalainformacióndelascausasjudiciales,alaccederconlaclaverespectivaalnúmerodeexpedienteparainformarsedetodolorelacionadoconeste,desdeinformacióngeneral,hastalosescritos,demanda,resoluciones,sentencias,audiodelasaudienciasyvideosdelosjuicios.

● Localizaciónexpeditadelosexpedientes.● Mayorcantidaddeherramientasquecoadyuvanenlagestióndeldespacho.● Estadísticasrealesenlínea.● Menorcantidaddeafluenciadepúblicoenlosdespachos.● Eliminacióndelaproblemáticadepérdidadeexpedientesofoliosdeestos.● Aprovechamientoderecursosmaterialesyhumanosenlaboressustantivasdetramitacióndelascausas.● Seapoyanlaspolíticaspúblicasinstitucionalesdeeliminacióndepapelydesuministrosasociadoscomoimpresiones,fotocopias,

tónerquegeneranahorrospresupuestariosenlassubpartidascorrespondientes,ysecontribuyealmedioambiente.● Optimizacióndelusodelespaciofísicodeldespachoelectrónicoporreduccióndelosespaciosparaarchivarexpedientes

yallaborarenáreasdetrabajodespejadasdepapelesenbeneficiodelasaluddelpersonaljudicial.● Mayoreficienciaenlostrámitesrealizadosconotrasinstituciones.● Reduccióndeltiempoderespuestaalapersonausuaria.● Descentralizacióndeservicios.● Rediseñodeprocesosysimplificacióndetrámitesenbúsquedadelaoptimizacióndelosprocesosqueaceleralagestión

judicialylaresolucióndelosconflictos.● Facilidadesdenotificaciónenlínea.

para las personas intervinientes en los procesos y los abogados y las abogadas litigantes que los dirigen

● Sefacilitanlaconsultaylatramitacióndegestionesjudicialesdemaneraoportuna, inmediataydesdecualquier lugar.Enel casode intervinientesyabogadosoabogadas litigantesnovidentes, se facilitaelacceso, ypara laspersonasintervinientesencondicióndevulnerabilidad(ReglasdeBrasilia)deacuerdoconlaspolíticasinstitucionales,elprocesoelectróniconoseconstituyeenunalimitantedeaccesoenlamedidaqueseproporcionanayudastécnicasparaprotegerelderechodelaspersonasintervinientesenlosprocesos.

● Optimizayproporcionafacilidadesdeconsultadelascausasjudicialesalbrindarinformaciónenlínea,sobreelestadoytrámitedelexpedienteelectrónico.

● Oficinavirtual24horasaldía,los7díasdelasemana.● FacilitaeltrabajodeprofesionalesenDerechoconrespectoalteletrabajo.● Ahorrodetiemposdeesperaycostosparalaconsultadeexpedientes,presentacióndeescritosydemandas,asícomoen

fotocopias,impresionesytranscripcionesdelasresolucionesjudiciales,entreotros.● Facilidadesenlarecepcióndelasnotificacionesenlínea.

otros beneficios de impacto institucional

● MejoralaimagendelPoderJudicial,albrindarunserviciomáseficienteydecalidad.● Simplificacióndetrámitesquegenerareduccióndelostiemposderespuestadelprocesojudicialymenorcostoeconómico

encuantoalosdiferentesrecursosinvolucrados.● Mejoraenelservicioalapersonausuariaysurelaciónconelsistemajudicial.● Establecimientodeunaculturaderediseñodelosprocesos,locualabonamejorasalosprocesosyoperacionesdela

organización.● Agilizaciónyconectividadconotrasinstitucionesquefacilitanlaresolucióndelprocesoyevitanquesesolicitencertificaciones

uotrotipodedocumentaciónqueestánadisposiciónenlínea,yqueelpersonaljudicialestáobligadoaconsultar.● Descentralizacióndelosservicios.


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● Reducciónenlaafluenciadepúblicoalasoficinasjudiciales.● Mejoraprovechamientodelosrecursos.

retos

● Fomentarunaculturadepaísdondelaspersonasutilicenlatramitaciónenlínea(presentacióndedemandas,escritos,consultas,notificacionespormediodelaGestiónenLínea).

● Reducirlabrechadigitalbrindandocapacitacióndealfabetizacióndigitalalasdiferentescomunidades,lacualcomprendatodoslosserviciosdigitales,suoperaciónybeneficios.

● Mejoramientocontinúodelasherramientasqueapoyanlatramitacióndigitaldelascausasenlosdespachosjudiciales.● AdecuadoalmacenamientodelaCarpetaElectrónica,considerandoaspectos,talescomoaudio,video,documentosen

textoydocumentosdigitalizados.● AdecuadapreservaciónyconservacióndelaCarpetaElectrónicaversuslascapacidadesyvidaútildelosdispositivosde

almacenamientoalargoplazo.● Incorporacióndelaculturadigitalaniveldeinstitucionespúblicasmediantepolíticasdegobiernodigitalparaapoyarla

gestióndelosprocesoselectrónicosyelusodedocumentosdigitales,yaquealafecha,muchasdeestasinstitucionessemantienengestionandoexclusivamentecondocumentosfísicosqueexigenpapel.

● CumplimientodelaLeydeProteccióndeDatosdelaspersonas.● Expansiónanivelnacionaldelostribunaleselectrónicos.● Potenciarlainteroperabilidadconotrasinstituciones,pormediodetransaccioneselectrónicasentiemporeal.● Procurarmayoresrecursospresupuestariosomedianteconveniosoayudasinternacionalesparalograrmayorexpansión

delproyectodetribunaleselectrónicos.● PotenciarelnuevoroldelArchivoJudicialencuantoalacustodia,conservaciónyeliminacióndelosexpedientesjudiciales

electrónicos.


140

9.2. moderna gestión y oralidad: justicia excelente y rápida sin papelesDra.JennyQuirósCamacho*

introducción

ElProgramadeOralidadyModernaGestiónesunprogramadelaPresidenciadelPoderJudicialdeCostaRica,elcualproducejusticiaexcelenteyrápida,sinpapeles,mediantelaconformacióndedespachosmodeloendistintasmateriasjudiciales.SeinspiraenlavisióndeunPoderJudicialacordeconlasnecesidadesdelsigloXXI,elcualdesdehaceañoslaPresidenciadelaCortevieneimpulsando.Setratadeunequipointerdisciplinariodefuncionariosyfuncionariasjudicialesquetrabajanconlosylasintegrantesdelosdespachosyaexistentes,paratransformarlasoficinasjudicialesenjuzgadosytribunalesmodelos.

ElProgramanaciócomounaformadedarcontinuidadyreplicarloslogrosconseguidosporlaGerenciadelProyectodeModernizacióndelaAdministracióndeJusticiaquesehabíainiciadoensumomentoenelmarcodelProgramaPoderJudicial-BID,yqueperfilóloqueseríanlosdespachosjudicialescostarricensesenelfuturoenvariasmaterias.

Terminadoaquelproyecto,enelmesde febrerode2010, senotóeléxitode los tresdespachosseleccionadosparaimplementarnuevasformasdetrabajo,demodoquesevionecesariodarlecontinuidadynoperderelconocimientoadquirido.Enefecto,considerandolaexperienciarecabadaenlasfasesdeestudio,rediseñoeimplementacióndelosdespachosmodeloasícomolosresultadosobtenidos,laPresidenciadelaCorteSupremadeJusticia,lideradapordonLuisPaulinoMora,estimóoportunocontinuarlalabordelequipointerdisciplinarioexperto,paraquesehicieracargodelatransformacióndelosdespachosjudicialesorientadosalamodernagestiónentodaslasmateriasquelorequierananivelnacional.

Aldíadehoy,elProgramadeModernaGestiónyOralidaddelaPresidenciadelaCorteproducedespachosjudicialesconunsistemaoralporaudiencias,laorganizacióndeltrabajoylosrolesdelaspersonas,losnuevosprocesosdegestióndeltrámite,lamejoracontinuay,sobretodo,disminuciónenlostiemposderespuestaalaspersonasusuariasyelaumentoensusatisfacción,debidamenteacreditada.

Medianteesteproyecto,sehacetambiénrealidadlapolíticadeceropapel,adoptadaporelConsejoSuperiordelPoderJudicial.Esdecir, losdespachos trabajanmediante ladesmaterializacióndel expedientequese logra con laaplicaciónde lasherramientasinformáticas.

Elprogramahademostradovariasaspectos,entreellos,quesíesposible ladisminucióndelusodelpapel;quesíesposibleunadisminucióndrásticadelcirculanteocantidaddecasospordespacho;quesíesposibleunamejorasensibleen lapercepcióndelaspersonasusuariasyquelatecnologíaporsímismanoconsiguelaexcelenciaenlajusticia,sinoseacompañadelasprácticasdelaModernaGestiónJudicial.Acontinuaciónseexpondránsoloalgunosdeloslogroscuantitativosycualitativosconseguidos,enelentendidodequeenundocumentodemayortamañopodríanincluirsemásdespachos,máslogroscuantitativosy,sobretodo,muchoslogrosdeordencualitativoquenosepodríanresumirenlassiguienteslíneas.

i. objetivos generales del programa

Lalabordelequipoimplementadortienetresobjetivosclaramentedefinidos:

ii. objetivos específicos. Losobjetivosespecíficosque rigen la labordelequipo implementadorestánestructuradosdeacuerdoconlaspolíticasylavisióninstitucionales.

● Establecerelprocesoporaudienciascomoelprincipalmecanismoparaquelaspartesgestioneyeljuezolajuezaresuelvan.● Simplificarydisminuirlacantidaddepasosenlosflujosdeprocesos.

* GerentedelProgramadeOralidadyModernaGestión,PresidenciadelaCorte,PoderJudicial,CostaRica.


141

● Eliminarcuellosdebotellaytiemposmuertos.● Eliminarelusodelpapel.● Ajustar laorganizacióndeldespachoparaapoyarel logrode losobjetivosgeneralesy losmecanismosquepermitan

el trabajodeequipoentregruposyeldesarrollodelpersonaldeunconocimiento integralde losnuevosprocesosdeldespacho.

● Aprovecharlatecnologíaconquelainstitucióncuenta.● Fomentarlaceleridaddetodoslostrámites.● Eliminareltrasiegodelexpedientefísicopormediodeladigitalización.● Lograrunenfoquedegestiónpormediodeindicadores.

iii. organización y estrategia de implementación

Talcomosehaindicado,elProgramaestádirigidoatransformarjuzgadosytribunaleslentosyconviejaorganización,enjuzgadosytribunalesconmodernagestiónqueseanmodelosparasusmaterias.

ParalograrencadaunodelosdespachosasignadosporlaPresidenciadelaCortelapuestaenmarchadelasnuevasformasdetrabajoyalcanzarlosobjetivospropuestos,unoovariosmiembrosdelequipodetrabajo,segúnsealacomplejidaddelcaso,setrasladaalasoficinasseleccionadasenprimerainstanciaarecolectarlainformaciónqueserálabasedeestudiodelasituaciónactualdeldespacho.

Unavezqueseobtienenlosdatosencadaoficina,seprocesanyseponenenconocimientodetodoelequipoimplementadorparaplanearyrediseñarlapropuestademodelodetrabajodeacuerdoconlasparticularidadesdelamateriayeldespacho.Asíseadaptanloscronogramasdeactividadesysedelegannuevasfuncionesenlasiguienteetapadelprocesodecambioprevioaimplementar.

Deseguido,seproduceunprocesodenegociaciónconlosylasintegrantesdeljuzgado,mediantetalleresparticipativosdondesegeneranconsensosycapacitaciones.

Posteriormente,cuandoelpersonaldelaoficinaseencuentredebidamentecomprometidoycapacitadoenloscambios,

seimplementanlasnuevasformasdetrabajo.TalactividaddebeserejecutadaporunapersonaimplementadoradelequipobajolasupervisióndelaGerencia.

Alfinalizarelproceso,losfuncionariosylasfuncionariasdelosdespachosseleccionadosquedandebidamentecapacitados

enunsistemademejoracontinuaqueluegoserácomplementadoconunseguimientodeldespachorediseñadodeconformidadconelacuerdotomadoporelConsejoSuperiordelPoderJudicial,enlasesiónn.°14-12,celebradael16defebrerodelañoencurso,elcualliteralmenteindica:

se acordó: 1) El Equipo de Gestión de Despachos Judiciales dará seguimiento mensual de los Despachos Modelo que ha establecido, a efecto de reimplantar los cambios que tuvieren riesgo de perderse, corregir problemas y rendir un informe a este Órgano con los deberes de cada funcionario a efecto de dar seguimiento y en su caso individualizar responsabilidades. 2) Deberá el Juzgado Penal mantener la organización del nuevo modelo mediante el cual se ha logrado estandarizar el proceso con el fin de mantener en forma eficiente los cambios en la organización.

Acontinuación,sedescribiránlasetapasofasesdetrabajoconmayordetalle.

primer acercamiento del programa al juzgado o tribunal

Parainiciar,encadajuzgadootribunal,lagerentedelProyectorealizaunavisitainicialallugarjuntoconalgunodelosylasmiembrosdelequipoparainformardequésetrataelPrograma,susmetas,ylograrlabienvenida.

Unavezlogradoesto,esposiblerealizareldiagnósticodelasituacióndeljuzgadootribunal.


142

Enesteprimeracercamiento,lagerenteinformaatodoeljuzgadootribunalsobrelametodologíaautilizarydejaclaroquelaprimerafaseseráuntrabajosolamentepararecogerinformación,puesloscambiosseránpropuestosyconsensuadosconellos,luegodeunanálisisdelasituacióndelaoficina.

Elobjetivodeesteprimeracercamientoes,ademásdeconocerlarealidaddeldespacho,crearunambientecondisposiciónalcambiomedianteaccionesconcretas.

Lasactividadesconcretasqueelequipoimplementadorrealizasonlassiguientes:

● Visitade lagerentedelProgramaypresentaciónoficialdelequipo implementadorcon todoelpersonaldel juzgadootribunal.

● Explicacióndelaposiblemetodologíaautilizardurantelafasedeestudioyanálisis,rediseñoeimplementación.● Visitaalasoficinasquetienenrelacióndirectaconeldespachoseleccionado(DefensaPública,Procuraduría,etcétera)a

efectodeconocercómomiranaljuzgadootribunal.● Identificacióndelaexistenciadeproblemas,facilidadesyposiblesmetas.● Identificacióndeposiblesfocosderesistenciadentrodeljuzgado,tribunalopersonasusuarias.

estudio de la situación actual

Elobjetivodeesta faseesestudiarelmodeloactualdeprocesosdeldespachoseleccionado,considerando todos lossistemasde información,asícomo también todos losentesy rolesbajo loscuales losdiferentesactoresparticipan;asimismo,identificarlosproblemasylavisiónquetienenlaspersonasintegrantesdeesejuzgadootribunalsobreposiblesformasdemejora.

Lasactividadesconcretasqueelequipoimplementadorrealizasonlassiguientes:

● Recolectartodaladocumentacióndeljuzgadootribunal(estadísticas,informes,listadosdefuncionariosyfuncionarias,sistemasinformáticosdisponibles,problemáticasmásfrecuentes).

● Realizarunanálisisdelaestadísticadondesedeterminencirculanteentrante,saliente,casosasignados,casosresueltos,audienciasseñaladas,suspendidas,realizadas,factoresinternosyexternosdesuspensión,cantidaddecasosporjuezojueza,tiposdecasosresueltos,tiempodeduracióndelproceso.

● Realizarunatabladondesedetallenlosproblemasmásfrecuentesquesepresentaneneldespacho.● Realizarunatabladondeseindiquenelnombredelfuncionarioodelafuncionaria,puestoyactividadesquerealiza.● Realizar visitas de observación para corroborar las actividades realizadas por los funcionarios y las funcionarias del

despacho,flujodepersonasusuarias,trasiegodelosexpedientesfísicos,bodegasdeexpedientes,audiencias,etcétera.● Realizarentrevistasajueces,juezas,personastécnicasjudicialesypersonaladministrativoparaidentificarproblemas,así

comorecolectarposiblesiniciativasdemejora.● Realizarentrevistasalaspersonasusuariasdeldespachoparadocumentarsupercepción,previoalaimplantacióndelos

cambios.● Realizarencuestasdetodaslaspersonasusuariasquesepresentenaláreadeatenciónalusuario.● Realizartabulacióndelasencuestasyconfeccionargráficosconlosresultados.● Elaboración de losmapas de procesos de la situación anterior al rediseño e implementación, de conformidad con el

principiodeParetto.Conestaherramienta,seráposible identificarpuntosquegenerendificultades,cuellosdebotella,particularidadesdeldespachoseleccionadosyoportunidadesdemejora.

● CoordinaciónconelDepartamentodeArtesGráficasparalaimpresióndelosmapas.● Realizarconteomanualdetodoslosexpedientes:activos,rebeldes,señalados,pendientesporseñalar,pendientespor

resolver.● Realizar un inventario general de expedientes físicos, el cual será comparado y depurado respecto a la información

suministradaporlaDireccióndeTecnologíadelaInformación.● Tomarmedidasdecortoplazotendientesadisminuirelcirculante.● Crearycoordinarcronogramasdetrabajoconlosjuecesylasjuezasparaqueresuelvanloquetienenpendiente.


143

● Señalarlamayorcantidaddeaudienciasenelmenortiempoposible.● ConvocaryejecutarTalleresdeValidacióndelosMapasdeProcesos:verificarlostemas,personasexpositoras,lugar,

personasinvitadas,material.● CoordinaryasistirareunionesestratégicasconlaDireccióndeTecnologíadelaInformaciónparaestablecerconexióncon

lossistemasinformáticos.

rediseño de procesos

Lainformaciónrecogidaenlafaseanterioresanalizadaportodoelequipoimplementadoryesteenunaencerronarealizaelrediseñodelosprocesosdeldespachoseleccionado,conelfindemejorarsugestión,considerandoenesterediseñolarelaciónexistenteentreelprocesoylossistemasdeinformaciónconlosqueelPoderJudicialcuentaparaestosefectos.

Enestaencerrona,sevaloralaactitudhaciaelcambiodeljuzgadootribunalysedefineunaestrategiaparadesarrollaractividadesdegestióndecambioaefectodefacilitarlavisiónyeldesarrollodelrediseñodelosprocesos.

Además,sedefinenindicadoresdegestiónbásicosparacontrolarlosprocesosylaactividaddeldespachoseleccionado.

Lasactividadesconcretasqueelequipoimplementadorrealizasonlassiguientes.

● Realizarunaencerronaconelequipoylagerenciaparaestudiarloshallazgos.● Definirlasnuevasformasdetrabajobajolascualesseregiráeldiseñodeldespachoseleccionado.● Definirlasolucióndeproblemas,eliminacióndecuellosdebotella,tiemposmuertoseincorporacióndelatecnologíaenel

nuevoproceso.● Elaboracióndelosnuevosmapasdeprocesosyprocedimientosrediseñados.● CoordinaciónconelDepartamentodeArtesGráficasparalaimpresióndenuevosmapas.● Elaboracióndeguíasymanualesquefacilitaránlalabordelosfuncionariosylasfuncionariasdeldespacho.● Revisión,definiciónycreacióndeplantillas.● Presentaciónalpersonaldeldespachodelosnuevosflujosdeprocesosyprocedimientosrediseñados.● Convocaryejecutartalleresdecapacitaciónenoralidadygestióndecambio.● CoordinaryasistirareunionesestratégicasconlaDireccióndeTecnologíadelaInformación.

generación de consensos y preparación para la implementación de los cambios

UnavezdefinidaslaspropuestasporpartedelequipoimplementadordelPrograma,esnecesariodarlasaconoceratodoslosylasintegrantesdeljuzgadootribunalylograrsuanuencia,nosoloparaimplementarloscambios,sinotambiénlaformaenquesevaarealizar.

Enestafase,losacuerdosquelagerentedelProyectodebehacerconlosjuecesylasjuezasqueseencuentranatrasadosensutrabajomerecenespecialatención.Laconsensuacióndecronogramasycompromisosespecíficosencasosquedebanserresueltosendeterminadotiempoesunprocedimientoimportanteydelicado,pueselcompromisodelProgramaconlainstituciónesentregardespachosaldíaquetrabajendentrodelosplazoslegalesy,enCostaRica,losjuecesylasjuezasnoestánacostumbradosaquelesfijentiempospararesolver.

Lasactividadesconcretasqueelequipoimplementadorrealizaconlosy las integrantesdel juzgadootribunalsonlassiguientes:

● Validacióndelosnuevosmapasdeprocesosrediseñadosydelaformaenquequedaráorganizadoeldespacho.● Planeamientode lacapacitaciónenoralidady lacapacitaciónenprocesosysistemas informáticosquederivande las

nuevasformasdetrabajo.● Reorganizaciónfísicadeldespachoseleccionado.


144

● Definiciónyejecucióndeestrategiasparalimpiezadeldespachoylaeliminacióndelpapelexistentemedianteescaneo.● Escaneodetodoslosexpedientesfísicosydocumentación.● ReunionesestratégicasconlaDireccióndeTecnologíadelaInformaciónparaladefinicióndeloscriteriosrelacionadoscon

elusodelsistemavirtual,asícomolacapacitaciónenlosnuevossistemas.● Acondicionarlaherramientavirtualalosrequerimientosdeldespacho:

● Definiciónderesolucionesquesedebennotificarautomáticamente.● Definicióndelasubicaciones.● Definicióndelastareas.● Definicióndelostiemposdelastareas,estandarizacióndelasactividadesdiariasporpuestodetrabajo.● Definicióndelostiposdesuspensióndeaudiencias.● Definicióndelasplantillas.● Resolucionesanotificarautomáticamente● Permisosyperfiles.● Firmasdigital.

TodosestosdatosdebenserentregadosporelequipodelProgramaalosfuncionariosylasfuncionariasdetecnologíaparaquelosintroduzcanenlaherramientainformática.

Verificarquelosjuecesylasjuezastengansistemasdegrabación.

● Solicitarfirmasdigitales,escáneresyotrosmaterialescuandoseannecesarios,siempreconlaconsignadequedebemostrabajarconloquehayencadadespachoyquesepidenrecursosmaterialessolamentecuandosonabsolutamentenecesarios.

Capacitación en el despacho.

Enestafase,elobjetivoesejecutarelplandecapacitación.Asimismo,sedebenorganizar losrecursos,el lugary lasherramientasparalacapacitación,segúnlasnuevasformasdetrabajo.


● Organizarrecursos,lugaryherramientasqueserequierenparadarlacapacitación.● Preparacióndelmaterialparalacapacitación.● Ejecucióndelacapacitaciónenprocesosacargodelequipoimplementador.● Ejecucióndelacapacitaciónenoralidadacargodelequipoimplementador.● EjecucióndelacapacitaciónenlosnuevossistemasinformáticosacargodeTI.

implantación de las nuevas modalidades de trabajo

Elobjetivodeestafaseesdesarrollarunmodelodecomprobacióncomoherramientadeapoyoparamedirlaimplementaciónyllevaracabolaimplementacióndeloscambiosfactiblesdeacuerdoconlaspremisasdelrediseño.

Las actividades concretas que el equipo implementador realiza con los y las integrantes del juzgado o tribunal sonlassiguientes.

● Instalacióndeunmodelodecomprobacióndelaimplementacióndelosprocesospormediode:● La"bitácoradeincidencias":controlelectrónicodondesedebenanotartodaslasincidenciasdeprocesososistemasque

surjandurantelaimplementación,lascualesdeberánponerseenconocimientodelequipoensuconjunto.● La dirección del equipo está integrada por el equipo implementador y su gerente, quienes deberán solucionar o

redireccionar cuando corresponda, todas las consultas presentadas. Se dará atención personalizada a las personas


145

usuariasenprocesosysistemas,conlaayudadelosfuncionariosylasfuncionariasdetecnologíaenloqueserefierealasherramientasinformáticas.

● Enelseguimientode los"indicadoresdegestión",elequipodeberácapacitara los funcionariosy las funcionariasdeldespachoenlosindicadoresdegestión,asícomolasreunionesdeseguimientodeesosindicadores.

● InstalacióndelasherramientasinformáticasporpartedelaDireccióndeTecnologíadelaInformación.● Fasedeestabilizacióndelcambioyacompañamientoconlacolaboracióndelasfuncionariasylosfuncionariosinformáticos

quebrindanatenciónacambioportressemanasencoordinaciónconelequipoimplementadordelPrograma.● AcompañamientodiariodurantetodaslashoraslaboralesdelequipodelProgramaatodoslosfuncionariosylasfuncionarias

deldespachoensusdiferentesfunciones,especialmenteenlaconsecucióndelasmetasdereduccióndelcirculanteyladisminucióndelostiemposderespuestaalapersonausuaria,poreltiempoqueseanecesario.

● Confeccionargráficosconlosavancesenelcirculante,cantidaddeaudienciasseñaladas,delassuspendidasydelasrealizadas.

● Analizarcuálessonlospuntosmássensiblesdemejoraluegodelaimplementación.● Realizarreunionesconelequipodegestión.

Explicarlasfasesparaalcanzarlamejoracontinúa:

1. recolección de datos

2. análisis (informes, gráficos, estadística)

3. toma de decisiones concretas

4. ejecución de la decisión

5. verificación de los resultados

● Darseguimientosemanalymensualaldespachounavezfinalizadalaimplementación.

Cierre del proyecto

Estafasetienecomoobjetivodarporconcluidalafasedeimplementacióndelasnuevasformasdetrabajoydarnacimientoalprocesodemantenimientoacargodelosfuncionariosylasfuncionariasdeldespachoseleccionado.


● Cierreoficialdelaimplementaciónyentregaderesultadosmedianteunapresentaciónpúblicadeljuzgadootribunalantelasautoridadesinstitucionales(presidentedelaCorte,ConsejoSuperior,magistradosdelaCorteSupremadelamateriaquesetrate).

● Darseguimientomensualaldespacho:revisióndeindicadores,estadística,reunionesdeequipodegestión,mantenimientodelasformasdetrabajoinstauradas.

● Realizarrecomendacionessobreajustesenelproceso.


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iv. Logros obtenidos

Deseguidoseexponenalgunasdelastransformacioneslogradasenalgunosdelosdespachostrabajados.

a. inspección Judicial modelo

ElTribunal de la Inspección Judicial ha logrado importantes resultados con la aplicación de lamoderna gestión y laoralidad.Enelprimercuatrimestrede2012,dichoórganoresolvió127casos,específicamente,eneneroseresolvieron14hechos;febrero34asuntos;enmarzoyabril52y27casos,respectivamente.Laduracióndelascausasmejorósignificativamente,yaqueanteriormentedichodespachotardabahastaochomesespararevolver,mientrasqueenlaactualidadelpromedioderesoluciónesdecincosemanas,cuandosetratadeasuntoscomplejos.Comootroslogrosdegranimportanciaalcanzadosporeltribunal,seencuentran:

● Reduccióndelostiemposdetramitación.● Disminuciónacerodeloscasosqueprescriben.● Posibilidadparalapersonainvestigadadeserescuchadaporquienresuelve.● Implementacióndeunsistemadeproducciónporaudienciasorales.● Inmediataresolucióndeloscasos.● Lasentenciasedictaoralmentefrentealaspartes,loquepermitelahumanizacióndelajusticia.● Noexistedelegacióndefunciones.● Sedisminuyóaceroelretardoenlaredaccióndevotos.● Implementacióndelapolíticaceropapel.

Ajustesenlaorganizacióndeldespacho:

inspeCCión JudiCiaL modeLo

InspectoresGenerales

(3Insp.–2téc.)

TribunalEmergente

(3Insp.–1téc.)

Conserje(1)

ÓrganoInstructor

(5Insp.–3téc)

Secretaría/Gestión(1)

ControldeDespachos(3Insp.)

DecisionesMasivasy

Apelaciones(2Profes.Derecho)

Atenciónalusuario

(2Téc.supernum.)

OficialesdeInvestigación

(3)

Áreadeescaneoeingresode

causas(1Coor.Jud.Y1Not.)

● Equipoespecializadoenlaatenciónalapersonausuariaylarecepcióndedocumentosfísicosyelectrónicos,integradopordospersonastécnicasjudicialessupernumerarias.

● Equipode ingresodetodos loscasosalSistemadeGestióndeDespachosJudicialesyescaneo.Tieneasucargo la


147

transformacióndelexpedienteydelosdocumentosdefísicosadigitales.Integradoporlapersonacoordinadorajudicialyelactualnotificador.

● Órgano Instructor, integrado por cinco inspectores instructores (conocidos como I.I.) quienes tendrán a su cargo lainvestigacióndetodosloscasos.

● Equipodetécnicosjudicialesquedansoportealosinspectoresinstructores;serántresservidoresquienestramitaránporrolloscasoseninvestigación,deacuerdoconlastareasasignadasporelI.I.

● LosI.I.laboraránmanoamanoconelequipodeinvestigación,quienesdaránsoporteatodaslasinvestigacionesdondeserequiera,deacuerdoconlasdirectricesgiradasenelmanualdelnuevoproceso.

● Equipodevisitasadespachos;estaráintegradoportresinspectoresinstructores.● SecciónAdeltribunal,integradoporlostresinspectoresgeneralesjuntoauntécnicootécnicadeapoyoentrámiteyotro

uotraenseñalamientos,● SecciónBdetribunalemergentequeestaráconformadaportresinspectoresquerecibiránapoyodeuntécnicojudicial.● EquipodegestiónqueestaráconformadoporlaSecretaríadelaInspecciónjuntoalosinspectoresgenerales,quienes

tendránacargoelsistemademejoracontinuadeldespacho,luegodelaimplementación.

Selogróaumentarexponencialmenteelnúmerodeaudiencias,comoelsiguientegráficolodemuestra:

duración promedio del trámite en la inspección Judicial desde que la queja ingresa al despacho hasta que se dicta la sentencia oral en el mes de enero de 2012

proceso anterior proceso actual

317díasnaturales 52díasnaturales


148

nueva inspección Judicial modelo antigua inspección Judicial

satisfacción de la persona usuaria

atenCión aL usuario

0%

50%

100%

Cortesía Respeto Conocimientodel Tramite

Calidad de laInformación

brindada

94% 88%72% 75%

6% 3%13% 16%

Atención al Usuario

Excelente

Buena

B. Juzgado penal modelo del segundo Circuito Judicial de san José

Mediante la implementación de nuevas formas de trabajo orientadas en lamoderna gestión, el JuzgadoPenal del IICircuitoJudicialdeSanJosélogróunaextraordinariadisminucióndel72%desuscasosadiciembrede2011.

Fueposible reducir el tiempode resolución de las solicitudes, ya queantes de la implementación, las partes debíanesperar180díasaproximadamente.(Vertabla).


149

Duraciónactualpromediodelassolicitudes(endíasháb.)

EtapaPreparatoria21,5días

EtapaIntermedia42,8días

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000 5439

1680

Circulante previo a laimplementacióndelproyectoCirculante al finalizardiciembredel2011

antes del rediseño, un mundo de papel

A la fecha, se demuestra que el despacho continúamejorando, por cuanto el circulante a julio de 2012 llegó a 872expedientesenesperadetrámite,comoelsiguientegráficolodemuestra:

Juzgado penal ii CJsJ

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

5439

Junio2010 Julio2012

872


150

Esdecir,elcirculantehapresentadounadisminucióndel83%delcirculanteactivoentrejuniode2010yjuliode2012.

Además,selogróunaumentoenlaemisiónderesolucionesorales:

porcentaje de resoluciones orales

Unlogrosignificativofuelasatisfaccióndelapersonausuaria,segúnsepercibedelsiguientegráfico.

encuesta de satisfacción de la persona usuaria del nuevo juzgado penal modelo

encuesta de satisfacción de la atención brindada por el juzgado penal del ii Circuito Judicial de san José periodo: 17 de enero 2011 al 27 de enero 2011

0,0

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

0

20

40

60

80

10090

AtencióndelPersonal

Satisfacciónconla

resouestarecibida

PromedioSatisfacción

Total

TiempodeesperaenlaManifestación

Instalaciones

89 8591 89

C. Juzgado agrario modelo del primer Circuito Judicial de alajuela

ElJuzgadoAgrarioModelodelPrimerCircuitoJudicialdeAlajuelalogró:

● Establecerlacoordinacióndeltrabajoporequiposconresponsabilidadesbiendefinidas.● Ladisminuciónde tiemposmuertosyactividadesquenoagregabanvalor,mediante la reorganizacióndelprocesode

tramitación.● Establecimientodeunsistemadecontroldemejoracontinúa.● AgruparlasactuacionesenelRegistroDigitaldelProceso:conjuntodeimágenes,audio,videos,documentosescaneados

yotrosquefacilitanlavisualizacióndelcasoysutrámite.


151

● Eneste despacho, contamos con la participación del juezRodolfoVásquezVásquez, quien posee una discapacidadvisualseveray,luegodelaimplementacióndelasnuevasformasdetrabajo,logróadaptarsealsistemayaloscambiosimplantados.

● Eljuzgadoseencuentraaldíaconlosplazoslegales.● Laimplementacióndeunsistemadeproducciónporaudienciasorales● Laresolucióninmediatadeloscasos.● Dictarlasentenciaoralmentefrentealaspartes,loquepermitelahumanizacióndelajusticia.● Noexistemásdelegacióndefunciones.● Sedisminuyóaceroelretardoenlaredaccióndevotos.● Seconstituyóenunejemploparatodoslosdespachosjudicialesdelamateriaagraria.● Seimplementólapolíticaceropapel,yfueelprimerdespachoendevolverlaimpresa.

ElJuzgadoAgrarioModelomedianteelusodelaoralidadyelaprovechamientodelatecnologíagarantizaalaspartes:

● AccesoalajusticiaatodoslosusuariosylasusuariasyaccesoalcasopormediodeInternety/oentregadeDVD.● Justiciaprontaycumplida.● Transparenciaysistemadecontroles.● Notificacióndelasentenciademanerainmediata.● RealizaciónefectivadeaudienciasmedianteelProtocolodeSeguimientodeAudiencias.

antiguo Juzgado agrario nuevo Juzgado agrario

Consenso como base de los cambios


152

El presidente de la Corte, lamagistrada líder de la jurisdicción agraria (a la derecha del presidente), la gerente delPrograma(alaizquierdadelpresidente),lajuezacoordinadoradeljuzgadoylajuezacoordinadoradeltribunaldesegundainstanciapresentandolosconsensoslogrados.

audiencias orales y dictado de la sentencia oral

Lassentenciasoraleshanaumentadoeneldespacho.Talcomoseobservaenlafoto,losjuecesylasjuezasutilizansuoficinaparahacerlasaudienciasoralesydictarsentenciaantelaspartes.

Otrodeloslogroshasidoladisminucióndecirculanteocasosactivoseneldespacho:

Juzgado agrarios de aLaJueLa

0

100

200

300

400

500

Juliode2011

414

258

Agostode2012

Enlaactualidad,lamejoracontinuasehaceevidente,yaqueal31deagostodeloscorrientes,elcirculantehadisminuidoenun37%desdequeseiniciólaimplementaciónel15dejuliode2011.


153

Lasatisfaccióndelapersonausuariacrece:

Todaslaspersonasentrevistadasafirmaronquehabíanlogradosuobjetivo.Cabeaclararquelaspersonasentrevistadasson todos losusuariosy lasusuariasque lleguenaldespachoenun tiempodeterminado,ysusrespuestasestánrespaldadasdocumentalmente.

d. tribunal agrario modelo

SesumanalosprincipaleslogrosobtenidosporelTribunalAgrarioModelo:

● Votaciónelectrónica:Eldictadodesentenciasfirmadasdigitalmente.● Eliminacióndelcotejodesentencia.● Juecesyjuezasdecisoresredactanencabezadosyresultandosenlosasuntosnocomplejos.● Lanotificacióndelasdecisionesesautomática.● Laconformacióndelequipodegestiónparalamejoracontinuadelasnuevasformasdetrabajo.● Incrementoenlacantidaddecasosresueltos.● Mejoraenlapercepcióndelapersonausuaria.● Disminucióndelcirculante.

incremento en la cantidad de asuntos resueltos respecto de los entrados.

Cantidad de Casos entrados y resueLtos en eL iº Cuatrimestre deL 2012

73

124 111 99

102

152 148

104

0

50

100

150

200

250

300

ene-12 feb-12 mar-12 abr-12

Cantidad de casos entrados y Resueltos en el I Cuatrimestre del 2012

Salidos

Entrados


154

mejora en la percepción de la persona usuaria

80% 80% 80%

60%

20% 20% 20%

40%

Cortesia Respeto Conocimiento delTrámite

Calidad de lainformación

Brindada

Atención del personal Excelente Buena


155

Seiniciólaimplementacióndelasnuevasformasdetrabajoenelmesdeabrilde2012,yparaelmesdeagostodeloscorrientes,elcirculantellegóa193asuntos,esdecir,elcirculantedisminuyóun44%.

disminución del Circulante

0

50

100

150

200

250

300

350

Abril2012

346

193

Agosto2012

e. tribunal penal modelo del ii Circuito Judicial de san José

Estetribunalnohaterminadosuimplementación.Sinembargo,luegodelostalleresyactividadesdelequipoimplementador,haobtenidoalgunoslogrosimportantes:

● Encuantoalosjuecesylasjuezasdecisores,deacuerdoconlosprincipiosdelamodernagestión,únicamentetienenasucargolacelebracióndelosdebates;norealizanlaboresadministrativas.

● Serealizanlassentenciasdictadasensumayoríaenformaoral.● Se implementó el rol automático de asignación de nuevas causas para los diferentes jueces y juezas. Esto esmuy

importanteparaevitarlasubjetividad.● Se está dando un seguimiento a los expedientes que están listos para debate. Esta función ayudará a disminuir la

suspensióndeestos.● Sedisminuyóelconsumodepapeldemaneraexponencial.● Sedisminuyóelcirculantedeformamuysignificativa.

Circulante del tribunal penal del segundo Circuito Judicial de san José del periodo comprendido del 19 de marzo al 27 de abril de 2012

0

500

1000

1500

2000

2500

al19/01/2012

2293

1488

al27/04/2012


156

Paraelmesdejuliode2012,elcirculantedelTribunalPenaldelIICircuitoJudicialdeSanJoséhadisminuidoenun54%desdequeseiniciólaimplementacióndelasnuevasformasdetrabajo.

tribunal penal del ii CJsJ

0

500

1000

1500

2000

2500

Marzo2012 Julio2012

2293

1042

mejora en la percepción de la persona usuariaatención recibida del personal

tiempo de espera


157

satisfacción con la respuesta recibida

F. Juzgado penal del primer Circuito Judicial de la zona atlántica

Seiniciólafasedeimplementaciónenmarzode2012ynosehaconcluido.Alafecha,sehalogradounadisminucióndel38%delcirculanteactivodeldespacho,yajuliode2012,elcirculantefuede1014casos.

Juzgado penal de Limón

0

500

1000

1500

2000

Marzo2012

1641

1014

Junio2012

g. Juzgado penal de primer Circuito Judicial de la zona sur

Seiniciólafasedeimplementaciónenabrilde2012.Mientrasloscambiosseproducían,sehalogradounadisminucióndel 60% del circulante activo del despacho, y a julio de 2012, el circulante fue de 212 expedientes. Como semuestra en elsiguientegráfico:


158

Juzgado penal de pérez zeledón

0

100

200

300

400

500

600

Abril2012

533

212

Julio2012

Setratadeunjuzgadosinpapelescomoseapreciaenlasfotografías:

h. Juzgado agrario de san ramón

Seiniciólafasedeimplementaciónenjuliode2012ynosehaterminado.Alafecha,sehalogradounadisminucióndel31%delcirculanteactivodeldespacho,yaagostode2012,elcirculantefuede509expedientes.Comosemuestraenelsiguientegráfico:

disminución del circulante

0100200300400500600700800

15julio2012

739

509

31agosto2012

i. Juzgado penal de atenas

Seiniciólafasedeimplementaciónenjuliode2012.Mientrasloscambiosseproducían,sehalogradounadisminucióndel 67% del circulante activo del despacho, y a julio de 2012, el circulante fue de 166 expedientes, como semuestra en elsiguientegráfico:


159

Juzgado penal de atenas

0

100

200

300

400

500

600

Julio2012

512

166

Agosto2012

Estejuzgadoesmuyespecial,porquenotienetecnología,ysuslogroshansidoapuntadeaplicacióndelasreglasdelamodernagestiónjudicialylaoralidad.Lasaudienciasnosesuspenden,ysehandisminuidolostiemposderespuestademaneraexponencial.

Estedespachoesunamuestradequelatecnologíapuedeserunaherramientaqueayudaalaconsecucióndelosfinesdelamodernagestión;peronoesindispensableparamejorar.Siempresepuedemejorar.Elretosiguienteparaestedespachoesconvertirseenundespachosinpapel,cuandolatecnologíaselopermita.

J. Juzgado Laboral de Cartago

Estedespachoalcanzóunpromediodesentenciasoralesdictadasporlostresjuecesdel94%,durantelosmesesdejunio,julioyagostode2012.Alafecha,existeunincrementódeun25%eneldictadodesentenciasorales,yaqueenmarzode2012,seencontrabaenun69%.

Enelgráficosiguiente,semuestralacomparaciónentreaudienciasrealizadasysentenciasoralesdictadas.

promedio de oralidades con relación a las audiencias realizadas(01/06/2012 al 31/08/2012)

127

SentenciasOralesDictadas

134

AudienciasRealizadas

ElpromediodeSentenciasOrales dictadas en elJuzgado Laboral deCartago durante lasaudiencias realizadas esdeun94%


160

Conclusiones

Noparecepropioformularconclusionesenunartículodeestanaturaleza.Elprocesoinstitucionaldeaprendizajehasidoprofundo,yaúnseguimosaprendiendo.

Comopuedeapreciarse,elProgramadeModernaGestiónyOralidaddelaPresidenciadelaCortehatornadovivalapolíticadeuna justicia sin papelenCostaRica,de lamismamaneraqueha tornadovivos losprincipiosde justiciaprontayorientaciónalapersonausuaria.Loslogrosconseguidossonmuchos,perohaymuchosmásporconseguir.

Lo que sí es cierto para quienes hemos trabajado para lograr lameta de excelencia y rapidez en la justicia, es queactualmenteelPoderJudicialcostarricensetieneexperienciasuficienteparaasegurarlosiguiente:

● Lapolíticadedisminucióndelpapelen la justiciasíes realizablemediante lamodernagestión.Todoelconocimientoquelamodernagestiónjudicialconstituyeeslavíaparaconseguirunserviciodejusticiamáshumanayeficientequesemantengaeneltiempo.Latecnologíapuedecoadyuvarenlosfinespropuestos,peroporsímisma,noessuficienteparamejorarlosdespachosjudicialesnielservicioqueprestan.

● Laoralidadyelprocesoporaudienciascontribuyena lahumanizacióndela justiciaya ladisminucióndelostiemposderespuesta.

● Esnecesarioabandonarlosviejosesquemasjudicialesyconocerlasnuevasformasposiblesdetrabajo,dediseñodedespachosydegestióndeloscasos.Delocontrario,secorreelpeligrodeadaptarlatecnologíaalasviejasprácticasviciadasyreproducirlasyperpetuarlas.

● Sehacenecesariaunapolíticadelconsensoparaqueloscambiosseanexitosos.LosdespachoslogradosmedianteelProgramadeModernaGestiónyOralidaddelaPresidenciadelaCortesebasanenelconsensoconlosjueces,lasjuezasylaspersonastécnicasdecadadespacho.Creemosqueengranmedidaaellosedebesuéxito.

● YquizáslaprincipallecciónaprendidahasidoqueunPoderJudicialquedecidaavanzarenlaactualizacióndesussistemasdegestióndedespachosjudicialesdebeenriquecerseensuscapacidadesdetrabajoenequipo,enlainterdisciplinariedaddesusexpertosyexpertasyenlascapacidadesdegeneracióndeconsensos.Respectodeello,creemoshabervividoexperienciasenriquecedorasquehoynosdejanclaroqueelesfuerzovalelapena.


161

9.3. sistema "Cero papeles" en la secretaría general de la Corte

Licda.SilviaNavarroRomanini*

Deconformidadconelartículo141delaLeyOrgánicadelPoderJudicial,segúnlamodificaciónintroducidaporlaLeyN.°7333del5demayode1993,laSecretaríaGeneraldelaCorteSupremadeJusticiaeselórganodecomunicaciónentreelPoderJudicialylosotrosPoderesdelEstado,asícomoentreestosylosfuncionariosjudiciales.Además,seencargadecomunicarlosacuerdostomadosporlaCorteSupremadeJusticia(CortePlena)yelConsejoSuperiordelPoderJudicial.

ElSistema“CeroPapeles”enlaSecretaríaGeneraldelaCorteSupremadeJusticiasebasaenlaideadedisminuircostosparaelPoderJudicial,especialmenteenlaimpresión,fotocopiayeltrasladodedocumentos.

Estedespachorecibeunaproximadode12.000gestionesquegeneranalrededorde48.000documentosalaño,paradistribuir,custodiar,trasladaryarchivar,entreotros.Ensumayoría,estosdocumentosqueingresandebenserconocidosporlaCorteSupremadeJusticia(CortePlena)oelConsejoSuperior,porloqueseintegranenunaagendadetrabajodecadaunodeestosórganosy,posteriormente,seincluyenenelactacorrespondientedelasesión,cuyosacuerdossecomunicanalasinstanciasrespectivas.

Porley,laCortePlenadebereunirseordinariamenteunavezalmes.Sinembargo,lacantidaddesesionesdeesteórganoesmayor,yelConsejoSuperiorsereúnedosvecesalasemana.

situación anterior al sistema Cero papeles

Elprocedimientoseguidoeraelsiguiente:

● Recepcióndedocumentosenformafísica.● Recepcióndedocumentosporcorreoelectrónicoeimpresióndecadaunodeellos.● TrascripcióndelosdocumentosenlasagendasdelaCortePlenaodelConsejoSuperior,segúncorrespondiera.

* SecretariaGeneraldelaCorteSupremadeJusticia,PoderJudicial,CostaRica.


162

● CopiadecadaunodelosdocumentosingresadosenlasagendasparacadaintegrantedelConsejoSuperior(6copias),delaCortePlena(22copias),ademásdelequipoasignadoalaSecretaríaGeneral(alrededorde3copiasadicionales).

● Impresióndeigualnúmerodeagendas.● Impresióndeigualnúmerodeactasparaaprobación.● Impresióndedocumentosoriginalesysuscopiascorrespondientesparalacomunicacióndelosacuerdos.● Utilizaciónderecursohumanoparaelfotocopiadoyladistribuciónmanualdetodoslosdocumentos.● Archivodelosdocumentosqueimplicabalautilizacióndeunespacioconsiderableporsuvolumen.

de la puesta en práctica del sistema

PoriniciativadelseñorpresidentedelaCorteSupremadeJusticia,magistradoLuisPaulinoMoraMora,conconocimientode que el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) contaba con un sistema digitalizado de vanguardia para el trámite dedocumentosyactasen laSecretaríade laJuntaDirectivadeesa institución,seconcertóunavisitade funcionariosdelPoderJudicialalICEenagostode2003paraconocerlo.

En lasesióndelConsejoSuperiordelPoderJudicialn.°062-03del21deagostode2003,artículoLXXVII, luegodeescucharseelinformesobrelavisitarealizada,seacordóautorizarelgastoqueimplicabaponerenfuncionamientounprogramasimilarenlaSecretaríaGeneral,.Paraesosefectos,seaceptólaayudaofrecidaporelICEysedispusoiniciarloconelConsejoSuperior,porserunórganomáspequeñoy,posteriormente,extenderloalaCortePlena.LodispuestosehizodeconocimientodelaCortePlenaenlasesiónn.º040-03del03denoviembrede2003,artículoXI.

ApartirdeloacordadoyconlacolaboracióndeuningenieroensistemasasignadoporelICEydeladministradordelaSecretaríaGeneral,seiniciaelanálisisdelosrequerimientosdelsistemanecesarioparallevaracaboelprogramaydelosrecursosinstitucionalesdisponiblesparaello.TodoserealizaencoordinaciónconlaDirecciónEjecutiva,laDireccióndeTecnologíadelaInformaciónyelDepartamentodePlanificación.

SeconcluyequelaplataformadelPoderJudicialestabaencapacidaddeintegrarladocumentaciónrecibidayponerlaadisposicióndelaspersonasintegrantesdeloscitadosórganosenformadigital,enunapáginaespecialmenteasignadaacadaórgano,conaccesorestringidoyubicadaenlaIntranet.

Apartirdeenerode2004,seasignaequipoportátilacadaunodelosylasintegrantesdeloscitadosórganosyseiniciaelprogramaconelConsejoSuperior.Esterecibelacomunicacióndeasignacióndeagendasyactasporcorreoelectrónico,lascualestambiénseubican,asudisposición,enladenominadaintranet/consejo.


163

Enestapágina,ubicadaenlaIntranetdelPoderJudicial,conaccesopermitidoúnicamentea losy las integrantesdelConsejoSuperior,seincluyenlaagendadelasesión,elactaaaprobarytodosaquellosdocumentosrelacionados.Enellaexisteunhipervínculodenominado"Copiararchivos"quetieneunacarpetadondeseinsertantodoslosdocumentosdelasesión.Lapersonaintegrantepuedecopiarlaenformacompleta,puedeguardarlaensuequipodecómputoodispositivodealmacenamientoexterno,revisarladocumentaciónyhacersusanotacionesenlaagendasinnecesidaddeconexiónalaredinstitucional.


164


165

Además,lasagendasestánconfeccionadasdeformatalquelosprecedentesadministrativosolasgestionesseubicanenunhipervínculoquefacilitasuaccesodirectoaldocumentodesdelaagenda.

Enmayo de 2004, se inicia el SistemaCeroPapel con laCortePlena, utilizando igual plataforma, con una intranet/corteplena,conrestriccióndeacceso,enigualescondicionesquelasantesanotadasparaelConsejoSuperior.

Desdeel inicio deeste sistema, se eliminan la impresióndeagendas, deactas y las fotocopias de cadaunode losdocumentosaconocer.

Sepuedeindicar,sintemoraequivocarse,queestafuelaprimerafasedelSistemaHaciaCeroPapeldelaSecretaríaGeneraldelaCorte.

sistema integrado de Correspondencia electrónica (siCe)

Como complemento a esa primera iniciativa de despacho digital, era una necesidad en lo interno de la SecretaríaGeneral:convertir el despacho en una oficina cero papeles, mediante un sistema que permita una administración eficiente de la documentación que ingresa y egresa del despacho, con su correspondiente seguimiento a través de un proceso electrónico que integre los documentos que se reciben y los generados por la oficina.

Con lacolaboraciónde laDireccióndeTecnologíade la Información, inicialmenteen lapersonadel ingenieroRodolfoValerioGonzález,secreaelSistemaIntegradodeCorrespondenciaElectrónica(SICE),cuyosobjetivossonlossiguientes:

● Implantarunaoficina“ceropapel”.● Distribuciónyseguimientoelectrónicodelasgestiones.● Asignacióndetrabajoconcontroldeprioridades.● Controldependientes.● Transparenciaenelprocesoyresolucióndelasgestiones.● Comunicaciónefectiva.● Permitirunificar,administrar,manejarycontrolar,conunaltogradodeseguridad,ladocumentación.

Oficina C ero P apel

9/16/2012

Apartirdeliniciodelusodelsistema,enenerode2010,serealizalarecepcióndedocumentosenformadigital,incluyendoaquellasgestionesquesonpresentadasenpapelenlarecepcióndelaSecretaríaGeneral,lascualessonescaneadasydevueltasdeinmediatoaquienlaspresenta.Seexceptúandeesteprocedimientolosexpedientesinstitucionalesquenosehandigitalizado.


166

Unavezingresadoslosdocumentos,estossiguenunprocesodigitaldeasignación,revisión,inclusióndeantecedentesopeticionesrelacionadasydistribuciónaconocimientodelórganoquedebeconocerlos.

Cadadocumentotieneunnúmerodereferenciaquecontienelainformacióncompletadeltrámitequehaseguidohastasufinalizaciónycorrespondientearchivo.

Asimismo,elsistemaestádiseñadodeformatalquepermitecontrolarlasgestionespendientes,autorizardigitalmentelafirmadelascomunicacionesyhacerreportesparaelseguimientodelasgestionespresentadas.

Actualmente,elsistemarelacionadoconpendientesgeneraavisossobreelvencimientodelosplazos.

SibienelSICEseiniciacomounanecesidaddecomplementarelSistemaCeroPapelesdelaSecretaríaGeneral,secreódeformatalquepermitieraadaptarsefácilmentealosrequerimientosdelosdespachosadministrativos.Poresarazón,enlasesiónn.º4-10,celebradael11deoctubrede2010,elComitéGerencialdeInformáticadispusoacogerlapropuestadelProgramaHaciaCeroPapelyextenderelsistemaparaqueseautilizadoenformageneralenelPoderJudicial,deacuerdoconelcronogramadeimplantaciónquealefectolaDireccióndeTecnologíadelaInformaciónrealizó.Enlaactualidad,esutilizadoenlossiguientesdespachos:

● DireccióndeTecnologíadelaInformación● DepartamentodePersonal● DepartamentoFinancieroContable● DepartamentodePlanificación● ConsejoSuperior● UnidaddeControlInterno● ContraloríadeServiciosdelPrimerCircuitoJudicialdeSanJosé● DepartamentodeServiciosGenerales● DespachodelaPresidencia● AdministracióndelSegundoCircuitoJudicialdeSanJosé● UnidadTecnológicadeInformáticadelO.I.J● AdministraciónRegionaldelSegundoCircuitoJudicialdelaZonaSur● AdministraciónRegionaldeNicoya

Comobuenapráctica,elSICElogramejorarlagestióndelaoficinaatravésdeunasoluciónintegralconelaprovechamientodelatecnologíadisponibleenlainstituciónyhaaportadolossiguientesbeneficios:

● Sepromuevelareduccióndelusodelpapel,porquesedisminuyelacantidaddeimpresionesyfotocopias.Larecepcióndedocumentosserealizavíacorreoelectrónico,yseescanealadocumentaciónfísicaysedevuelvealapersonausuaria.

● Disminucióndecostosenlacompraimpresoras,tóner,cartuchosdetintasymantenimiento.● Disminucióndeltiempodeentregadedocumentación.● Mejoraloscontrolesoperativosdeladocumentaciónelectrónicaqueingresaenlosdespachos.● Mejoraelseguimientodedocumentos,deasuntospendientesyvencimientosdeplazos.● Controldetiemposymovimientoseneltrámitedeladocumentación.Laspersonasusuariasinternasyexternaspueden

acceder al sistema vía Intranet e Internet y consultar el seguimiento de sus gestiones. Esa consulta en línea brindainformaciónalpúblicoengenerallas24horasdeldía.

● Mejoraprovechamientodelespaciofísicoporcuantonosenecesitamobiliarioparaarchivarladocumentación.● Búsqueda centralizada de la información que permite ubicar con facilidad los datos que interesan, sin necesidad de

desplazamientofísiconiintermediarios.● Permitelaconexiónmedianteelingresoaunportaldeaplicaciónhabilitadoparaaccesoenteletrabajo(VMWARE).


167

a modo de conclusión

ElprocesohaciaceropapelenlaSecretaríaGeneraldelaCortehasidoproductodeuninterésinstitucionalenreducircostos,tiemposderespuesta,mejorarelservicioalapersonainternayexterna,ycontribuirconelmedioambiente.HatenidolaventajadequelaplataformatecnológicaasícomoelpersonalprofesionaleninformáticaexistenteenelPoderJudicialfacilitaronsudesarrollo.

Enlaactualidad,lafasenohaconcluido,especialmenteporfactoresexternosquenopermitenenviarladocumentaciónenformadigitalaciertasinstitucionesestatalesypersonasusuarias.

Sinembargo,tantolaCortePlenacuantoelConsejoSuperiorhangestionadolopertinente,conelfindeinstaraesasinstitucionesapromoverlacomunicaciónelectrónicaenmutuobeneficioyasolicitaralaspersonasusuariaslautilización,enlamedidadeloposible,dedispositivosdealmacenamientoelectrónico.

En términos reales, cero papel ha significado la eliminación por completo de la impresión y la fotocopia de agendasyactas,así comode toda ladocumentaciónquese remitíaaconocimientode losórganosdegobiernoydireccióndelPoderJudicial;además,elreemplazodefotocopiadorasporescáneres,lareducciónenaproximadamenteun60%elconsumodepapel,-esteporcentajesecalculaconbaseenladisminucióndelospedidosrealizadosalDepartamentodeProveeduría-,asícomoladisminucióndetresauxiliaresdeserviciosgeneralesqueeldespachotenía.Loanteriorpermiteconcluirqueelsistemahasidoefectivoyvapositivamenteencaminadoalacompletainformatizacióndelosprocesos.


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9.4. normativa relacionada con la conservación de documentos electrónicos y de aplicación al poder Judicial costarricense

Licda.ArgiliGómezSiu*

EnCostaRica,seestánllevandoacabomúltiplesactuacionesparapromoverlaadministraciónelectrónica,conelobjetivoprincipaldeacercarlaadministraciónalaciudadaníaymejorarlaeficaciaycalidaddelosserviciospúblicosquesebrindan.

Asíenelmarcolegislativo,seimpulsaelproyectodeLey"Promoción del Ahorro del Papel en la Administración Pública53”,elcualtieneporobjetivoestablecerlasobligacionesbásicastendientesagarantizarelahorrodelpapelenlaAdministraciónPública,demodoquesecolaboreeficientementeenlapreservacióndelosrecursosnaturalesinvolucrados,asícomosurepercusiónenelgastopúblico.

AunquedichoproyectotodavíanohasidoaprobadoporelPoderJudicialcostarricense,cuentaactualmenteconpolíticasinstitucionales hacia cero papel.En los últimos años, la organización se ha visto inmersa en un procesode informatización eimplementacióndeunaseriedeactuacionesparaimpulsarlaadministraciónjudicialelectrónica,principalmenteenlatramitacióndeprocesosjudiciales,comunicacióndeactosytransmisióndepiezasprocesales;ademásdepotenciarelusodelaIntranetparalacomunicacióninterna,comocompartirinformación,facilitarlaconsultadedocumentosinternoselectrónicosyrealizargestiones,todosinnecesidaddedocumentos,formulariosonotasenpapel.

TodasestasactuacionesdeapoyoaunaAdministracióndeJusticiaelectrónica,sevenreflejadasenunincrementocadavezmayordedocumentaciónensoportesinformáticos,porloqueprocesosjudicialesygestionesqueantesquedabanplasmadosenpapel,hanpasado,enunagranmayoría,adocumentoselectrónicos,enotros,cadavezmenor,enunafasemixtaalimentadapordocumentosenpapelyelectrónicos,peroqueenalgúnmomentoseesperaqueseantotalmenteelectrónicos.

La evolución tecnológica en la que el Poder Judicial se ha visto inmerso ha sido tan rápida que el ProgramaHaciaCeroPapelyotras instanciasde laorganizacióny fueradeestahanexternadosupreocupaciónpor la faltadepolíticasyunaadecuadagestióndelosdocumentoselectrónicos,incluidosaquellosdenominados"basuraelectrónica"quecolapsanlossistemasderespaldoyalmacenamientodeladocumentacióndigital.

LaLeydelSistemaNacionaldeArchivos,LeyN.º7202del24deoctubrede1990,regulaelfuncionamientoylagestióndocumentaldelosdiferentesarchivospúblicosyprivadosqueintegranelSistemaNacionaldeArchivos,ydelcualelPoderJudicialesparte.

Portanto,estásujetoalasdirectricesyregulacionestécnicasemanadasporlaJuntaAdministrativadelArchivoNacional,por acuerdon.º 4.1, tomadoen la sesiónn.º 29-2007, celebradael 14 denoviembrede2007, y se emiten comodirectriz lasRegulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos (publicadaen laGacetan.°221deljueves11denoviembrede2004),dondeseestableceentreunaserieobligaciones,eldeberdeimplementarpolíticasyprocedimientosparalacreación,organización,utilizaciónyconservacióndelosdocumentosensoporteelectrónico,ademásdelaregulacióndelusodelcorreoelectrónicoydeotrasherramientasinformáticas,delaactualizaciónpermanentedelosequiposyprogramasconquelainstitucióncuenta,loscualesdebenresponderalasnecesidadesantesdequeseanobsoletosysecorrariesgodepérdidadeinformación,obienquenopermitasuaccesoenelmomentoqueasílaspersonasusuariaslorequieran.Paralocual,lasinstitucionestienenquepreverunapolíticapresupuestariacontinuaparadesarrollarprogramasinformáticosymantenerunaconstanteactualizacióndesusequipos.

* AsesoradelConsejoSuperior,colaboradoradelProgramaHaciaCeroPapeldelPoderJudicialdeCostaRica.53 Expedienten.º17.136,publicadoenelperiódicooficialLaGacetan.º184el24setiembrede2008.


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En forma similar, lasNormas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información emitidas por la Contraloría General de la República54tambiénestablecencriteriosbásicosdecontrolquedebenobservarseenlagestiónenelusodelastecnologías,ydequesegaranticen,demanerarazonable,laconfidencialidad,integridadydisponibilidaddelainformación,loqueimplicaprotegerlacontrauso,divulgaciónomodificaciónnoautorizados,dañoopérdidauotrosfactoresdisfuncionales.

Enapoyoa loanterior, laLeydeControl Interno,N.°8292,ensuartículo16,señalaeldeberde los jerarcasy titularessubordinadosdecontarconsistemasdeinformaciónquepermitanalaAdministraciónactivatenerunagestióndocumentalinstitucional.

LoanteriornoesajenoaloreguladoenlaLeyOrgánicadelPoderJudicial,LeyN.º7333,enelartículo6bis,elcualfueadicionadomediantelaLeyN.º7728el15dediciembrede1997,yestablece:

Artículo 6 bis.- Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, banco de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías, destinados a la tramitación judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.[…]

La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para normar el envío, recepción, trámite y almacenamiento de los citados medios; para garantizar su seguridad y conservación; así como para determinar el acceso del público a la información contenida en las bases de datos […].

Bajoestecontexto,quedaclaralaresponsabilidaddelosylasjerarcasdedefinirpolíticasylaimplementacióndeactividadesquepermitanobtenerunarealgestióndelainformaciónelectrónicaatravésdelcontrolyadministracióndesussistemas.Enestesentido,laCortePlenaapruebaelReglamento sobre Expediente Electrónico ante el Poder Judicial55,elcualregulaloconcernientealusodemedioselectrónicosenlatramitacióndeprocesosjudiciales,comunicacióndeactosytransmisióndepiezasprocesales,estableciendoalgunasmedidasparalaconservacióndelosprocesospormedioselectrónicos,yelartículo9detalla:

Artículo9. Laconservacióndelosprocesospodráserefectuada,totaloparcialmente,pormedioselectrónicos.

Los procesos electrónicos deberán ser protegidos por medio de sistemas de seguridad de acceso y almacenados en un medio que garantice la preservación e integridad de los datos, evitando la formación de legajos paralelos.

Los documentos de procesos electrónicos que deban ser remitidos a otro juzgado o instancia superior, que no disponga de un sistema compatible, deberán ser enviados utilizando cualquiera de los medios seguros y confiables a que se refiere el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial y de ser necesario en papel.

Los documentos originalmente presentados en medio no digital, en trámite o archivados, serán escaneados. Previa publicación, por edictos, a las partes o sus representantes, se les concederá 30 días, para que los retiren, pasado ese plazo, se destruirán.

LoanteriorsignificóunavancedelPoderJudicialencuantoalestablecimientodepolíticasrespectoalatramitacióndelosexpedienteselectrónicos.Sinembargo,enel senodelProgramaHaciaCeroPapel56, con laparticipacióndel personal delArchivoJudicial,delaDireccióndeTecnologíadeInformaciónylaUnidaddeControlInterno,cuandoseanalizaronlosproblemasdelosSistemasdeInformación,desdeunaperspectivaintegral(tecnológica-gestióndocumentalyconservacióndocumental),selograronevidenciar lacarenciadeunapolíticaclaradegestióndelosdocumentoselectrónicosylafaltadeestrategiasparasupreservaciónyconservaciónamedianoylargoplazo,yaquealdíadehoynoesposibleasegurarquedentrodeunosdiezañosomás,hayaequiposquepuedanaccederalainformacióncontenidaenlossoportesactuales.

54 AprobadasmedianteResolucióndelaContraloríaGeneraldelaRepública,n.°R-CO-26-2007del7dejunio,2007.PublicadaenelperiódicooficialLaGacetan.°119del21dejuniode2007.

55 CortePlenaenlasesiónn.º27-11,celebradael22deagostode2011,artículoXXVI.

56 ProgramaHaciaCeroPapeldelPoderJudicial,Actan.°8-2011del20dejuniode2011,artículoI.


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Además,lamayorpartedelosdocumentoselectrónicos,principalmenteaniveladministrativo,nolleganalosarchivos,sinoquesemantienenalojadosenequiposinformáticosyservidores,enunaespeciedelimbovirtual,alaesperadequesedecidaquéhacerconellos.Otrosnotienenesasuerteyseeliminanporeldesconocimientodesuvalorparalainstitución;ydebidoaquecadadespachotrabajaporseparado,nohayuniformidadparaelresguardodeinformaciónquesedaporejemploencorreoselectrónicos.

Así, se puedeafirmar quees urgente la necesidaddemayor inversiónen soluciones tecnológicas quepermitanunaadecuadagestiónde la informaciónelectrónica,puesnocontamosconsistemasrápidos,ágilesyconfiablesquecontribuyanalaconservaciónyproteccióndelosdocumentoselectrónicos.Tampoco,disponemosdepolíticasclarasqueorientenlaadecuadagestióndelainformaciónelectrónica,nitenemosespaciosfísicosymobiliariosconlascondicionesambientalesidóneasparapoderconservarlosdocumentosensoporteelectrónico.

LoanteriorseagravaantelosresultadosdeldiagnósticosobreeldesarrollotecnológicodelPoderJudicial,realizadoporlaDireccióndeTecnologíadelaInformación,quiendeterminóqueun44%delosequiposservidoresseencuentranencondicióncrítica (ver gráficon.º 1); es decir, estánobsoletos; al tener cincoañosomás, el fabricante yaanunció queno vaa producirrepuestosparaestetipodetecnologías,porloque,encasodefallar,nopuedenserreparados.Deahívienelaurgenciadequesetomendecisionesrápidasparaelcambiodeesosequipos.

grÁFiCo n.º 1Condición de los equipos servidores en el poder Judicial

a mayo de 2011

Fuente: DireccióndeTecnologíadeInformacióndelPoderJudicial

Entonces,siqueremosunaadministraciónjudicialelectrónica,debemosaumentarlaaccesibilidadyelconocimientodelossistemaselectrónicos,sindejardeladotemascomolaseguridadylaconservacióndelainformaciónelectrónica,porloquetenemosquepreverlanecesidaddeinvertirensolucionestecnológicasyprocedimientosquefaciliteneltrabajoypromuevanlaeliminacióndelpapel.

Hayquerecordarqueningúnsoportedealmacenamientopuededurarparasiempre,porloqueconstantementehayqueirbuscandolasmejoresopcionesparamantenerlalegibilidaddelosdocumentoselectrónicosygarantizarsuconservaciónyaccesoalosdocumentosdurantesuciclodevida.

Sibienescierto,elcomponente tecnológicoy lacomplejidadquepuedenpresentar losdocumentoselectrónicoshan

sidolajustificaciónparaquelaresponsabilidaddesuconservaciónrecaigaenmanosdelosylasprofesionalesentecnología,esnecesarialaparticipaciónactivadelarchivojudicialydelosylasespecialistasenarchivología,principalmenteparaaportarsusconocimientosenelcampodelaidentificación,clasificaciónyvaloracióndecontenidosdelosdocumentoselectrónicos,asícomoenelestablecimientoderequisitosparasuconservaciónyaccesoamedianoylargoplazo.


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9.5. el documento electrónico, retos y oportunidades en la administración de Justicia

Licda.AdrianaMenaAguilar*

PoderJudicialseahorra¢400millonesencompradepapelPoderJudicialimpulsametaHaciaCeroPapelCifrasrespaldanbeneficiosdelProgramaHaciaCeroPapel

AmenudoleoconagradonoticiascomoestasquedemuestraneldesarrolloylosgrandesbeneficiosqueelProgramaHaciaCeroPapelha traídoconsigo.Peseaestopara lograrpartede losobjetivosqueesteprogramapersigue,esnecesariofortaleceryasumiralgunosretoseneláreadelagestióndocumentalquesonimportantesparagarantizarelaccesocontinuoyoportunoalainformaciónelectrónica.Acontinuación,sedetallanlosqueseconsiderandemayorimportancia,desdeelpuntodevistaarchivístico.

el órgano rector

SegúnelArchivoNacional:"EnmateriadegestióndedocumentosesresponsabilidaddelosencargadosdelosarchivoscentralesdecadainstitucióndaraconocerlasdirectricesyotrasnormasemitidasporlaJuntaAdministrativadelArchivoNacionalenestamateria,yparticiparensuimplementación"57.

Comosepuedenotarenlainstitución,elArchivoJudicialeselresponsableyelencargadodefungircomoórganorectordelaspolíticasdegestióndocumental,así,debetrabajaractivamenteydemanerainterdisciplinariaenlacreacióndeestándaresdenormalizaciónquesirvancomoguíaparatodoslosarchivosdegestiónygaranticenelintercambiodelainformación,conaccionescomo:

● Emitirpolíticasencuantoalosformatosenquesedebencrearlosdocumentoselectrónicos.● Procurar,enconjuntoconlosylasarchivistasinstitucionalesylaDireccióndeTecnologíadelaInformación,lageneración

derespaldosperiódicosdeinformaciónquegaranticenlapermanencia,laintegridad,laautenticidadylaaccesibilidaddelainformación.

● Supervisaryrecomendartecnologíasquefavorezcanlaconservacióndocumental.● Definiradecuadamenteeltiempodeconservacióndelosdocumentosyelaborarunplandeacciónenprodelapermanencia

delainformaciónenelloscontenida.● Aplicarloscontenidosdelsistemadevaloracióndelriesgo.● Establecerlosprotocolosdeseguridadinformática.● Contarconpersonalespecializadoenarchivísticaycapacitadoeneláreade lagestióndocumentalydesarrollaruna

políticadeactualizacióndeconocimientosinformáticos.● Entreotrosdetalles,inclusomínimos,comolaresolución,losrequerimientosmínimosdelescánerytodolonecesariopara

garantizarelvalorprobatoriodelosdocumentos.

La tecnología

Enesteaspecto,esimportantetenerencuentalosiguiente:

● Es preciso trabajar sobre las necesidades de información de la institución, proyectando el acceso a largo plazo, laintegridad,confiabilidadyseguridaddeldocumento.

● Además,esprimordialpreverlaobsolescenciatecnológicaytenerencuentalosestándaresquegaranticenlaactualizaciónpermanentedelosequiposyprogramas.

* CoordinadoradelaUnidaddeGestiónDocumentalyArchivo,DepartamentodePersonal,PoderJudicial,CostaRica.57 JuntaAdministrativadelArchivoNacional,acuerdon.º4.1,sesiónn.º29-2007,Directrizconlasregulacionestécnicasgeneralesydeacatamiento

obligatorioenelSistemaNacionaldeArchivos,paralagestióndedocumentosproducidospormediosautomáticos,2007.


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● Igualmentesedebedefinirunametodologíademigraciónqueseajustealavancetecnológico,porqueeslamejormaneradeasegurarelaccesoalosdocumentosatravésdeltiempo.

● De igual forma, será necesario verificar la compatibilidad de la información en los diferentes programas y sistemasinformáticosyestablecerlasauditoriasqueserequieran.

● Preverunapolíticapresupuestariacontinuaparadesarrollarprogramasinformáticosymantenerunaconstanteactualizacióndelosequiposquedansoportealosdiferentesdepartamentosenlageneracióndocumental.Deigualmanera,contarconunpresupuestoespecíficoparalageneraciónderespaldosylagarantíadepermanenciadelainformación58.

La preservación documental

Eldocumentoelectrónicodearchivo:

debeserentendidocomoelconjuntodedocumentosproducidos,recibidosoreunidosporunapersonaoentidadpúblicaoprivadaquepresteserviciospúblicos,enel transcursodesugestiónycomoapoyo,desuactividadde laqueestestimonio,haciendousodelaelectrónica,queseconservanytransmitentambiénmediantemedioselectrónicosendepósitosdeconservaciónpermanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, conmedidas de autentificaciónydepreservaciónadecuadasyconunaorganizaciónrespetuosaconsumododeproducción,conelfindegarantizarsuvalorinformativo,legalyculturalasícomodepermitirsuaccesoyusotambiénmediantelastecnologíasdelainformación59.

Deestadefiniciónresultanecesarioresaltar"medidasdeautentificaciónypreservaciónparagarantizarsuvalorinformativoy legal". Estos aspectos son fundamentales en la gestión documental y deben tenerse en cuenta en todos los proyectos queinvolucrenlacreacióndelosdocumentoselectrónicos,yaqueladoctrinaarchivísticaseñalaampliamentequelosdocumentosdearchivodebenserauténticos,íntegrosyaccesibles.

Auténticos: Demostrarquelosdocumentossonloquedicenser.Íntegros: Quenosufrandañosopérdidasdeinformación.Accesibles: Quepuedanserentendidosporelserhumano.

En losúltimosaños,en losarchivos,sehanpreocupadoporespecificarcondicionesclimáticasyambientalesenquedebenconservarselosdiferentessoportestecnológicos,dondeseplasmalainformación.

Sinembargo,desdemipuntodevista, lapreocupaciónnodebeserelsoporte,debeserelcontenidodeldocumento,aquelloquereflejael funcionamientode la institucióny lostrámitesenelejerciciodesusdeberes, locual,sindudaalguna,seconstituiráenpruebafehacientedesusactividades.

Entonces el tema en cuestión no es la preservación del CD, el DVD, el disco duro o cualquier otro soporte, sino laautenticidad, la integridady laaccesibilidadde la informaciónenelloscontenida.Podemosencontrarestascaracterísticas tanespecialesenunsistemadeinformaciónquecumplaconlosprincipiosexpuestosenelapartadodetecnología,yaquesisecuentaconlosrequisitosanteriormenteestablecidos,podremosdemostrarquelosdocumentoshanmantenidosusatributosprincipalesatravésdeltiempo.

oportunidades

Sindudaalguna,elPoderJudicialhasidopioneroanivelnacionalenlaimplementacióndepolíticashaciaceropapel,ylogróconestoposicionarsecomounainstituciónenprodelamejoracontinua.Seguidamente,sedetallanlosprincipalesbeneficiosdeestaspolíticas.

58 Ibídem

59 ArchivoGeneraldelaNación.ColombiaGlosario.Consultaenlínearealizadael20deseptiembrede2012.http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264


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Paralaspersonasusuariasengeneral,losbeneficioshansidomuchos,entreellossedestacan:

● Mejoramientoenlaaccesibilidadalosserviciosquelainstituciónbrinda,loquepermitelaobtencióndelserviciodemaneramásrápidayágil.

● FacilidadenlatramitaciónconlaAdministración;unejemplodeestoeslaoralidadenlosprocesos,yaqueelconflictoseresuelvemásrápido.

● AhorroderecursoseliminandolanecesidaddedesplazarsefísicamentealaAdministración.

ParalaAdministración,losbeneficiosigualmentehansidobuenos:

● Aprovechamientodelosrecursos.● Mejoradelservicioy,por tanto,de la imagendelPoderJudicial, loqueaumenta lacredibilidaden laspolíticashacia

ceropapel.● Mejoramientodelambientelaboral.● Aprovechamientodelespaciofísico.● Mejoradelaeficienciainterna.● Fomentodelusogeneralizadodelasnuevastecnologías.

UnejemplodeestohasidolaimplementacióndelexpedientepersonalelectrónicoenelDepartamentodePersonal,lacualgestionaalrededordeveinticincomilexpedientesquecorrespondenatodoslosservidoresylasservidorasjudiciales.

Estosexpedientestienenungranvalor,tantoparaelPoderJudicial,comoparaelservidorylaservidora,yaquecustodiantodaladocumentaciónrelativaaldesempeñodelfuncionariadoyconstituyenlamejorpruebadesurelaciónlaboralconlainstitución.Sinembargo,entornoaestosexpedientesyconelpasode losaños,debidoalcrecimientoorganizacional,surgierondiversosproblemasquesedetallanacontinuación:

Falta de integridad en el expediente

ElproyectodedigitalizacióndeexpedientesestáorientadoprimordialmentearesolverunaseriedeproblemasqueseoriginaronporlaexistenciadearchivosperiféricosenelDepartamentodePersonal,locualprovocóqueladocumentacióncorrespondienteaunservidorseencontrarasegregada,afectandoconestolaintegridadyunificaciónquedebetenerelexpedienteprincipal.

demora en el tiempo de archivo

Unproblemamáseraeltiempodearchivodelosdocumentos,segúnunamuestrarealizadaporlaUnidaddeArchivoenelprimersemestrede2007,setuvopordemostradoquelosdocumentosfísicostardabaneningresaralexpedienteaproximadamenteunmesymedio,desdesurecepciónhastasurespectivoarchivo.LoanteriorafectabaelservicioylaimagendelaDirección,yaqueelexpedienteseencontrabapocasvecesdebidamenteactualizado.

ausencia de espacio

A estos problemas, se une el poco espacio disponible para el almacenamiento de los documentos, lo cual provocahacinamiento,nosolodelosdocumentos,sinotambiéndelpersonalquelaboraenlaUnidaddeArchivo.

Anteestepanorama,serealizaunaseriedeesfuerzosparaevitarestosproblemasysepropone la realizacióndeunexpedienteelectrónicoquepersiguelossiguientesobjetivos:

● CentralizarelectrónicamentetodalainformaciónconcernientealaspersonascolaboradorasysurelaciónlaboralconelPoderJudicial.

● Mejorarlacalidaddelainformaciónentérminosdeactualización,veracidadypertinencia.


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● Mejorarelaccesoalainformaciónqueelexpedientecustodia.● Estaracordeconlapolíticainstitucionaldeceropapel.

Conlaimplementacióndelexpedienteelectrónico.Sehaobtenidounaseriedeventajasquesedetallanacontinuación.

● Laintegracióndelexpediente.● Lareduccióndelconsumodepapel.● Elaprovechamientodelespaciofísico:Enlasesiónn.º025-10,artículoXXXIII,elConsejoSuperiordispusoautorizarla

devolucióndelosexpedientesalosservidoresylasservidorasjudiciales.Conestadevolución,selogródescongestionarelespacioy,porende,mejorarelambientelaboraldelaspersonascolaboradoras.

● Mayoraccesibilidad:AtravésdelaconsultavíaIntranet,selograquelosservidoresylasservidorasjudicialespuedanversuexpedientedesdesuoficina,sincostosadicionalesportrasladosopermisos.

● Lareduccióndel tiempodearchivo:Actualmenteel tiempodearchivode losdocumentoselectrónicosesdedosdíasmáximo.Loanteriordevieneenelmejoramientoenelserviciopúblico,puesprácticamentesepuedeasegurarque lainformacióndelarchivoseencuentracompletamenteactualizadayaldía.Vergráfico1:

gráfico 1tiempo de archivo vrs doc. escaneados

Doc.físicosDoc.escaneados

0

10

20

30

40

50

Fuente: ElaboraciónpropiarealizadaapartirdelosregistrosquellevalaUnidaddeArchivo

● Disminuciónde riesgos:La informaciónalmacenadaenpapelessusceptibleaperderseacausadeeventos fortuitoscomoincendios,terremotosorobos.Conlaimplementacióndelexpedienteelectrónico,seminimizaelriesgoquecausanlosdesastresnaturales,asícomolamanipulaciónhumana,brindandounamayortranquilidad,yaquelainformaciónseresguardadaenunservidorquecontienetodaslasmedidasdeseguridadqueserequieren.

Comosepuedenotaratravésdelaprovechamientodelosrecursostecnológicos,elDepartamentodeGestiónHumanahamejoradodeformapalpableelservicioquebrindaenlacustodiayfacilitacióndelosdocumentosqueconstanenelexpedientepersonal.

En síntesis, los beneficios de un programa como este sonmuchos y, por supuesto, no se pueden dejar de lado losquecontribuyendirectamenteconelpaís,principalmenteconelambiente.Poresoesimportanteseguir trabajandoenel tema,asegurandolagestióndocumentalypromoviendopolíticasquepermitanelcambioculturalquelainstituciónrequiere.


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9.6 reflexiones en torno al programa Cero papel en la Jurisdicción Constitucional. un tema de acceso a la Justicia

Licda.AnaVirginiaCalzadaMiranda*

ElPoderJudicialcostarricensedesarrolladesdehaceaproximadamentedosañoseldenominadoprogramaCeroPapel,elcualbuscademaneraprogresivadisminuirdemodoconsiderablelautilizacióndelpapelenlasdiligenciasjudiciales.Estepareceserunprogramabasadoenuna preocupaciónambientalporeluso razonabley racionalde los recursos,puesciertamenteelmenorgastodepapeldebeincidirenunamenorafectaciónalambiente,todavezqueseríanmenoslosrecursosutilizadosensuproducción,asícomoeneltratamientoyenlosprocesosdereutilizaciónyreciclaje.

Larealizacióndediligenciasconelmenorusoposibledepapel,involucrademaneranecesarialaideacióneimplementacióndenovedosasestrategiasyherramientas–generalmentedecarácter informáticoydetecnologíasdela información-quehaganposible el abandono del papel para estos efectos oficiales. Sin embargo,más allá de la simple «no utilización del papel», seencuentra tambiénun temadecarácterculturalcuyoabordaje tambiénes imprescindiblepara fomentaralusodemecanismostecnológicos, y que radica, precisamente, en aprender cómo realizar la actividad forense sin el ya naturalmente aprendido –yaprehendido-usodelpapel.Estoesasíporquedurantetodanuestravidahemosvistocomounprocesonaturalelusodelpapel:cuadernos, apuntes, libros, documentos, sentencias, diligencias, exhortos, notificaciones, certificaciones, registros, respaldos,hastahacepocoeranimpensablessinexistirdemanerafísicaytangible,porloquelaescrituradebíaplasmarseenunpapelqueacreditaradichos,criterios,opinionesydisposiciones.Cambiareseaspectoculturalimplicanosóloprofundizarencuálessonlasvariablesqueactualmentebrindalatecnología,sinotambiénuncompromisoinstitucionaldeofrecermecanismosquesinelusodelpapel,seanigualmenteválidosy,especialmente,brindenseguridadalosusuarios.

Deahíqueestosprogramasseannecesariamentepromovidosporlaspropiasinstitucionespúblicascomprometidasconelfuturodelambienteydelasnuevasgeneraciones,ydondemásalládeaquelfundamentouorigenambiental,sepromuevatambiénunmejoramientoenlaproteccióndeotrosderechosigualmenterelevantesparalavidaendemocracia,comoloeselaccesoalajusticia.

Si losprogramasdeutilización razonabledelpapeldebenabordarseapartir deuncambiocultural ennuestra formadeejercernuestrasprofesiones,igualmentedebeelEstadofavorecerelusodenuevastecnologíasquealtiempodepermitirladisminucióndelusodelpapel,permitanunadecuadocumplimientodesusresponsabilidadesparaconlosusuarios.

Esporelloqueunprimerpasoenestaestrategiaconsistióenla implementacióndelafirmadigital,demaneraqueelusodelosdocumentoselectrónicos–cadavezmásvistoscomocotidianos-gozarandeesagarantíaqueparaelpapeleslafirmadeunaautoridadodeunusuario.Enelámbitojudicial,juntoconlafirmadigitalsobrevinotambiénlapreocupaciónporqueesosnuevosmecanismosinformáticospermitieranunamásefectivaprestacióndelajusticia,entendiendoporellomayoroportunidadyceleridadenlatramitaciónylostiemposderesolución.Asíinicióenotrasjurisdiccioneslaimplementacióndelosllamadosjuzgadoselectrónicos, los cuales se caracterizan, precisamente, por la utilización de herramientas informáticas desde el inicio hasta lafinalizacióndelosprocesosjudiciales.

Enlajurisdicciónconstitucionallapreocupaciónnopodíaserdiferente.EssabidoquelaSalaConstitucionaldelaCorteSupremadeJusticia recibeunpromedioentredieciséis ydieciochomil asuntosnuevos cadaaño,por loqueciertamenteeraabrumadoralacantidaddepapelquepuedeninvolucraresosexpedientesanuales,loqueimponíalanecesidaddetenertiemposadecuadosderespuestatantoporestarinvolucradalaproteccióndederechoshumanos,comoporunaspectode«sobrevivenciaespacial»deldespacho,puesnoesdifícilimaginarlacantidaddeespaciofísicoqueimplicaresguardarlatotalidaddeexpedientesqueseencontrabanentrámiteenesascondicionesdeexistenciafísica.

Almismotiempo,lacantidaddeexpedientesfísicosgenerabaunagobiofuncionarialalmomentodefirmarsentenciasbajoelantiguomodelodefirmafísicaencadaunadelasresolucionesdelaSala.Siencadasesióndevotaciónseresolvíaunpromedio

* MagistradaPresidentadelaSalaConstitucional,PoderJudicialdeCostaRica.


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de trescientosexpedientes,al ritmodevotaciónquemantiene laSala–tresvecesporsemana-significabaqueporcadacincodíasdetrabajodebíanfirmarsealrededordemilexpedientes,loscualesdebíandesfilardeoficinaenoficinaparalafirmadelasylosMagistrados.

Así,laimplementacióndelafirmadigitalydelassesionesdevotaciónelectrónicas,permitieroneliminaraqueldesfiledecarretascargadasdeexpedientesporlospasillosdelaSala,puesambosmecanismossignificaronqueelasuntoqueeradiscutido,sevotaraelectrónicamente,segenerarademanerainmediataelregistrodevotación,yseleasignaraenelmismoactolafirmadecadaMagistrado,acelerandoasílosprocesosfinalesderesoluciónynotificación.Yanoeranecesarioimprimirunasentenciaquepasarademanoenmanobuscandofirmas,sinoqueenunsoloacto–enunsolo«click»sediríaenlenguajeinformático-unasentenciapodíaquedarfirmadaporlossieteMagistradosquelavotaron.

Sinembargo,parapoderllegaraeseprocesodevotaciónelectrónica,tambiénserequeríaqueelproyectodesentenciaestuvieracompletamentediscutidoyvalidado,locualúnicamenteeraposiblesitambiéneseproyectoseencontrabaplenamenteinformatizadoyaccesibleparatodoslosMagistrados,porloqueademáslaSaladebiópensarencómopermitirquelosasuntosqueconocepuedansertramitadosconceleridadybajoaquellospostuladosbásicosdelosprogramasdeceropapel.

Fueasíqueaprovechandolacoyunturadeunprocesodereorganizaciónestructural internadelaSalaConstitucional,serealizóundiagnósticoprofundodelatramitologíayresolucióndelosprocesosconstitucionales,paraidentificarcómopodíansermejoradosydóndeycómoiniciardemanerapaulatinaeltránsitohacialoquesedimosenllamarel«expedientevirtual»,oexpediente,electrónico.

La iniciativa dio inicio en octubre de 2010, seleccionando para ese momento los procesos de hábeas corpus y lasaccionesdeinconstitucionalidadqueingresaranapartirdeentoncesparatramitarsecomoexpedientesvirtuales.Así,elrecurrenteoaccionante,sibienseapersonabaalaSalaapresentarelescritodeinterposición,elmismonosequedabademanerafísicaenlaSalaniseconformabaunexpedientedepapelcomolostradicionales,sinoqueeldocumentoesescaneadoparaquequededigitalizado,yeloriginalesdevueltoalrecurrenteconelselloderecibidocorrespondiente.Desdeelmomentodelapresentaciónseleasignaelnúmerodeexpedientealnuevorecurso,yeseescritodigitalizadoyyaconformadocomoexpedienteelectrónico,se tramitaparadeterminarsuadmisibilidado rechazo,procesoenelquenose imprimepapelalguno.Superadaesta fase,seprocedeaemitirlaresolucióndecursooderechazo,segúncorresponda,tambiénsingenerarningúndocumentofísico,sefirmaelectrónicamenteysenotificaalaspartes.

EstanoeslaúnicaposibilidaddepoderpresentarunnuevorecursoantelaSala,puescomoesbiensabido,enaplicacióndelosprincipiosdeinformalidadydequeenmateriadederechosfundamentalescualquierpersonapuedeinterponerunaaccióndegarantíaporotra,desdehacemuchotiempoesposiblelainterposicióndelosrecursosvíafax,documentosquealigualquelosfísicossiguenelmismoprocesoyadescrito.Sinembargo,síhayunamejorarelevanteenlosasuntosqueingresanalaSalavíafax,puescuandoeldocumentoesrecibidoporelfacsímil,estedemanerainmediatayautomáticamentelotransformaenundocumentodigital,conlocualtampocoseimprimepapelporlosfaxesrecibidos.Adicionalmente,losavancestecnológicosimplementadosasolicituddelapropiaSala,permitenqueenlaactualidadsepuedapresentarunrecursoutilizandoelSistemadeGestiónenlínea,paralocualelusuarionorequieredesplazarsehastalasedelaSalaniteneradisposiciónunfax,sinotenerconexiónaInternet,yatravésdeestesistema,sinmoversedesucasauoficina,presentarelrecursoqueestimenecesario.

AlointernodelaSalatambiénfuenecesarioincorporaralgunasmejorastécnicas,puespartedeaquelcambioculturalesfacilitartambiénlatramitacióndelosexpedientesbajoelnuevomodeloimplementado.Así,conelapoyodelPoderJudicial,selograronactualizaralgunosaditamentosodispositivos,tantodeprogramasdecómputocomodeequipo–comoelfacsímildescrito,entreotros-,quepermitieranaloscolaboradoresdelaSalarecibirytramitarlosasuntosbajoelnuevoesquemapropuesto.Esteproceso,porsupuestoquetambiénfueacompañadodeotrasmejorasenlaatenciónalusuario,demaneraquehubiesemayorinformaciónyceleridadalmomentodepresentarlosrecursos.

Tal como he indicado, este proceso inició en octubre en 2010 únicamente con los recursos de hábeas corpus y lasaccionesdeinconstitucionalidad,todavezqueserequeríaunaprimariavalidaciónsobreelfuncionamientodelsistemaalointerno


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yloexternodelaSala,esdecir,sufuncionalidadparaellogrodelosobjetivospropuestosporlapropiaSala,ylaaceptacióndelosusuarios.Enaquelmomento,losrecursosdeamparoquedaronporfueradeestaestrategia,hastaquefuerarealizadalavalidación;lamayorcantidaddeasuntosquelaSalarecibeson,precisamente,amparos,porloquehaberiniciadodesdeelcomienzoconelloshubieresidoabrumadorparacolaboradoresyusuarios.

Noobstante,losresultadosobtenidospermitieronquesólotresmesesdespués,paraenerode2011,seincluyeratambiéna losamparosen latramitacióndeasuntosbajoelmodelodelexpedientevirtual,eliminandoapartirdeentonces losexpedientesfísicosdelajurisdicciónconstitucional.Así,desdehacedosañosnoexistenenlaSalaexpedientesconformadosporpapel,salvolosqueporsuexcepcionalygravosanaturalezaaúnpersistandelmodeloanterior.Entodocaso,esimportantemencionarqueaquellosexpedientesfísicosyafenecidos,perosobrelosqueseinterponengestionesposteriores–comosolicitudesdeaclaraciónyadición,ogestionesdedesobediencia-,lasmismassonrecibidasytramitadasbajoelnuevoformato,restringiendoasídemaneranotablelautilizacióndelpapel.

Laampliacióndelmodeloelectrónicohacialosrecursosdeamparo,tambiéndeterminóquelaSalaoptaraporinstaralasautoridadespúblicasahacerunusorazonabledelpapel,demaneraqueenlasresolucionesdecurso,seinvitaalasautoridadesapresentarsusinformestambiéndemaneraelectrónica,aportandolosdocumentoseneseformatoantelaSecretaríadelaSalaomedianteelSistemadeGestiónenLínea.

Esclaroquealnoexistiryaexpedientesfísicos,tampocoseutilizaelsistemadefotocopiasdelexpediente,puescuandose requiere copia del mismo, se facilitan copias de los documentos electrónicos mediante discos compactos o unidades dealmacenamientodedatosportátiles.Porsupuesto,siexistierealgúngradodelimitacióntecnológica,igualmentepuedeacudirsealaimpresióndelosdocumentos,peroestoenlaactualidadesalgoexcepcional.

Ladigitalizacióndelosdocumentos,laimplementacióndelosexpedientesvirtuales,lasvotacioneselectrónicasylafirmadigital,ciertamentehanincididodemanerafavorableenlostiemposdetramitaciónyresolucióndelosasuntos.Sibajoelmodeloanterior,sóloel«desfile»delascarretasdeexpedientesparalograrlafirmafísicadelasresolucionespodíatardarhastatresmesessóloenesetrámite,apartirdel2011lostiemposderesoluciónsonradicalmentediferentes.Enlaactualidad,elpromediodedíasparalograrlaresoluciónporelfondo–ensentencia-delosrecursosdeamparoesde25días–losdesaludseresuelvenen22días-;porsuparte,loshábeascorpussonresueltosensentenciaenunpromediodecasi12días;mientrasquelasconsultaslegislativasdeconstitucionalidad,enunpromediode20días;ylasconsultasjudicialesen25días.Lasaccionesdeinconstitucionalidad,unodelosprocesosconstitucionalesmáscomplejos,sonresueltasenunpromediode53días.Ladiferenciaesnotable.

Esporestarazónquepuedoafirmarquelaimplementacióndelprogramaceropapelylasmejorastecnológicasintroducidasenlajurisdicciónconstitucionalparasuverdaderapuestaenfuncionamiento,másalládelograrunobjetivoambientalenelusoracionaldelosrecursos,incidedemaneradirectaenlograrunmayoraccesoalajusticiaalosusuariosdelsistema,quienesenlaactualidadgozandemayoresoportunidadesdeacudiralaSala,pero,especialmente,venresueltassusgestionesbajoelcriteriodejusticiaprontaycumplidaqueimponelaplenaproteccióndelosderechoshumanos.

Losdesafíosdeimplementarlosexpedienteselectrónicos,deeliminarelpapel,hansidodiversosyarduos,perosehansolventadograciasalcompromisoydeterminacióndequieneslaboramosenlaSala,mostrándonosconvencidosconlaprestacióndeunserviciodecalidad,contiemposderespuestaoportunosyágiles.Elcambioculturala lo internode laSalaya inició; losusuarios también se acostumbran a la idea del expediente virtual; serán ahora las instituciones informantes quienes deberánhacerusodelasposibilidadesquelamismajurisdicciónlesofreceparahacerunusoefectivodelastecnologíasdelainformaciónminimizandoelusodepapel.

Elprogramadereduccióndelpapelhademostradoqueunainiciativapuedelograrcometidosdiversos,yquetodanuevaideabienfundamentada,puededarorigenalaintroduccióndemejorasnotoriasysosteniblesparafortalecerlaproteccióndelosderechosdelaspersonas,cumpliendoasíconlospostuladosdenuestrademocracia.

Fomentareinsistirenlasmejorastecnológicasyenloscambiosculturalesconexos,esinvertirenlaproteccióndelosderechoshumanosyenelfortalecimientodelademocracia.


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aneXos

Anexo1: DiagnósticodelProgramaHaciaCeroPapel,http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/documentosdeinteres.Anexo2: Formulariosinformatizadosenel2010,Anexon.°1,http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/

category/69-formularioselectronicos.

Anexo3: Cantidad formularios informatizados Anexo n.°2. http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/69-formularioselectronicos.

Anexo4: FormulariosenexistenciaenelDepartamentodeProveeduría,Anexon.°3,http://portal.poder-judicial.go.cr/ceropapel/index.php/transparencia/category/69-formularioselectronicos.


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BiBLiograFía

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Programa Hacia cero PaPel ruta Hacia la eliminación de ... · Don Luis Paulino estaba convencido,...

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