Germn Arboleda Vlez

PROGRAMA DE COMPUTADOR

PROJECT

GUA RPIDA

PROGRAMA DE COMPUTADOR

PROJECT

GUA RPIDANo est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito del titular del Copyright. DERECHOS RESERVADOS 2001 por Germn Arboleda Vlez, Carrera 36 No. 5B4-17 San Fernando, Santiago de Cali, Colombia. Telfonos 558 31 50 - 551 96 08. E-mail: iconsulta@colnet.com.co gearve@hotmail.com

Primera edicin: junio de 2001

Diseo y diagramacin: Germn Arboleda Vlez Telfono5583150, Cali, Colombia Impreso por: Cargraphics S.A. - Impresin Digital Impreso en Colombia Printed in Colombia

CONTENIDO

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CONCEPTOS GENERALESPROGRAMA DE COMPUTADOR PROJECT El programa de computador Project es une herramienta moderna de gerencia de proyectos que se puede utilizar para plantear y comunicar de manera eficiente la informacin y planificacin correspondiente a la ejecucin del proyecto. Con el programa de computador Project se puede: Programar, gestionar y coordinar un proyecto, desde su concepcin hasta su finalizacin. Almacenar informacin sobre el proyecto. Mantener actualizada la informacin. Crear escenarios de anlisis de hiptesis (qu pasara s) que permitan anticipar cules podran ser sus efectos sobre el desarrollo del proyecto. Es importante ubicar la utilizacin del programa de computador Project en el proceso de elaboracin del programa para la ejecucin de un proyecto, el cual comprende los siguientes seis pasos: 1. Lista de actividades 2. Duracin de cada actividad 3. Matriz de precedencias

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4. Elaboracin del diagrama de flechas o red de flujo 5. Clculo de la red 6. Elaboracin del diagrama de barras o diagrama de Gantt Project solo se utiliza para la realizacin de los pasos 4 a 6. Los pasos 1 a 3 deben ser realizados por los miembros del grupo de Gerencia de Proyectos. PROGRAMA PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO Lo primero que se debe conocer, con toda precisin, es el objetivo del proyecto. Lo segundo es establecer las tareas necesarias para alcanzar el objetivo, lo cual se traduce en una lista de actividades. La elaboracin de esta lista se recomienda enmarcarla dentro de las actividades globales comunes a todos los proyectos, a saber: Establecimiento de la organizacin encargada de la ejecucin del proyecto. Eleccin de la tecnologa. Estudios tcnicos detallados de equipos y obras de ingeniera civil. Preparacin de licitaciones. Evaluacin de propuestas y adjudicacin de contratos. Financiacin del proyecto. Actividades globales del perodo de construccin: Adquisicin de terrenos. Suministro, instalacin y construccin Interventora o supervisin del suministro e instalacin

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de equipos y maquinaria y de la construccin de las obras de ingeniera civil. Establecimiento de la organizacin que se encargar del proyecto durante su fase operacional. Arreglos sobre suministros. Comercializacin previa a la produccin. Aprobaciones requeridas.

Para cada tarea o actividad se requiere conocer: Quin se encargar de realizarla? Cundo comezar? Cunto tiempo tomar su realizacin?

En relacin con el proyecto se necesita conocer: Cunto tiempo tomar su ejecucin? Cul ser el costo total del proyecto?

En la fase de ejecucin es importante: Anotar cundo comieza realmente una actividad, cundo termina y cules problemas tuvo su realizacin. Efectuar ajustes a cada actividad, debido a causas no previstas, como por ejemplo la enfermedad de un trabajador, el retraso en la entrega de materiales o la falla de una mquina. stos implican un ajuste en el programa para la ejecucin del proyecto, el cual se debe informar a todos los miembros de la organizacin encargada de la Gerencia del Proyecto.

QU ES LA EJECUCIN DE UN PROYECTO? Es una secuencia definida de actividades, con un principio y un fin plenamente establecidos, con lo cual se busca alcanzar un objetivo claramente definido.

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Es responsabilidad del Gerente de Proyectos fijar los parmetros que hacen explcito al objetivo, as: Alcance Tiempo Costo y recursos Satisfaccin de los participantes CMO DEBE SER EL OBJETIVO? El objetivo debe ser claro y preciso. Por ejemplo: - En relacin con la construccin de una casa:Construir la casa en un plazo no superior a seis meses y dentro de un presupuesto de 30.000 dlares.

- En relacin con un nuevo programa de especializacin en la universidad:Iniciar la especializacin el 10 de agosto

GERENTE DE PROYECTOS El Gerente de Proyectos es la columna vertebral de una larga red de informacin. En forma permanente coordina, supervisa, estima, planifica y evala el proyecto. Tambin, est en contacto con: Consultores Contratistas de suministro e instalacin de equipos y de construccin de obras Dueos del proyecto y/o directivas Miembros de la organizacin encargada de la gerencia del proyecto

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PARTES DE LA EJECUCIN DE UN PROYECTO Un proyecto, en su fase de ejecucin, consta de las siguientes partes: - Actividades - Hitos - Recursos Actividades. Se debe hacer una lista de actividades, fijar la duracin de cada una de ellas y elaborar la matriz de precedencias. Lo conveniente es elaborar la lista dentro del marco de las actividades globales comunes a todos los proyectos. Hitos. Son los objetivos intermedios que se pueden utilizar para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice. Recursos. Que requiere cada actividad: personas, mquinas o equipos, herramientas, instalaciones. Solo se deben considerar los equipos para los que se necesite hacer gestiones especiales o que se encuentren en nmero limitado. Solo se deben planificar instalaciones que no se encuentren disponibles en forma continua o que exijan gestiones especiales.

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INFORMACIN GENERAL1. INFORMACIN DEL PROYECTO Proyecto/Informacin del proyecto ...

Fecha de comienzo: Fecha de fin:

Programar a partir de:

Escribir fecha de comienzo o de fin del proyecto. Si no se escribe, MS Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo Se tienen dos opciones: Fecha de comienzo del proyecto Fecha de fin del proyecto

Fecha de hoy: Fecha de estado: sta es la fecha de corte para: Realizar clculos de valor acumulado Identificar el trabajo completado hasta la fecha en el cuadro de dilogo 'Actualizar proyecto' Colocar lneas de progreso Si se especifica NA, se utiliza la fecha actual como fecha de estado. Se tienen tres opciones: Estndar 24 horas Turno de noche

Calendario:

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2. PROPIEDADES Archivo/Propiedades/Resumen

Ttulo: Asunto:

Proyecto 'Acueducto de Samaria' Programa de Saneamiento Ambiental GAV Ingeniero Santiago Montoya ICL Plan de Servicios Pblicos Acueducto, Samaria, Santiago Montoya Corto plazo. Impacta la totalidad del municipio. Ser financiado, parcialmente, por la nacin. Est incluido dentro del paquete que financiar el BID.

Autor: Responsable: Organizacin: Categora: Palabras claves: Comentarios:

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PREPARAR CALENDARIO

Herramientas/Cambiar calendario laboral ...

Para cambiar todo el calendario, seleccione, en la parte superior, cada da de la semana. Para cambiar un solo da, seleccione la fecha en el calendario. Hacer clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo laborable para cambiar las horas de trabajo. Si en el paso anterior se hizo clic en Perodo laborable, escribir las horas de comienzo y fin de trabajo, en los cuadros Desde y Hasta.

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LISTA DE TAREAS1. ESPECIFICAR TAREAS Y DURACIONES Ver/ Diagram de Gantt Una tarea debe representar una cantidad de trabjo significativa, con una fecha de entrega definida. Se recomienda que sea lo suficientemente corta para poder hacer el seguimiento regular de su progreso y la identificacin temprana da los problemas. En lneas generales, una tarea debe tener entre 1 y 2 semanas de duracin. Sin embargo, la duracin de las tareas tambin se puede especificar en minutos (28m), horas, das o semanas, y como perodo laborable o tiempo transcurrido. Tambin el programa ofrece duracin en aos, pero solo se puede usar en los salarios de los recursos. Cada tarea tiene un nmero de identificacin, asignado por el programa en orden numrico. Perdo laborable: incluye las horas del da y el nmero de das que el recurso trabaja.

Perodo transcurrido: incluye perodos laborables y no laborables, basados en un da de 24 horas y una semana de 7 das. En las pginas 12 y 13 se presenta la informacin correspondiente a las actividades del Proyecto Acueducto de Samaria, el cual se contempla como ejemplo de aplicacin de la presente gua. Las actividades precedentes correponden a las de la matriz de precedencias de las pginas 14 y 15.

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Ver/ Diagram de Gantt

Nombre de tarea:

Duracin:

Escribir nombre de la actividad. Si a una tarea se le quiere agregar una nota con explicaciones detalladas, supuestos o indicaciones acerca del origen de la tarea, despus de seleccionar la tarea en el campo 'Nombre de tarea', presionar botn derecho del ratn y seleccionar 'Notas de tareas ...'. Escribir la informacin en el cuadro 'Notas'. Escribir cantidad de tiempo, empleando las siguientes abreviaturas: Abreviatura Presentacin Descripcin m min minuto h hora hora d da da s sem semana mt mint minuto transcurrido ht horat hora transcurrida dt diat da transcurrido st semt semana transcurrida

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAM ARIA LISTA DE ACTIVIDADESActividad Duracin

1 de 2 Precedentes

1. A CTIVIDA DES G LOB A LES 2. E STAB LEC IM IEN TO DE LA OR GA NIZA CIN EN CAR GA DA EJEC UCI N D EL PR OY ECT O 3. N ombramiento directivo s 2 sems 4. C onvocatoria en la prensa 2 sems 3 5. E ntrevista y seleccin perso nal 2 sems 4 6. E LECC I N DE L A TE CN OLO G A 5 7. V isita a fabricantes de equipos 1 sem 8. V isita a plantas existentes 2 sems 5 9. E studio y decisin final 1 sem "7,8" 10. E STUD IO S TC NICO S DE TALL ADO S 11. E studio de suelos 2 sems "9,33,52" 12. D iseo bocatoma 4 sems "9,11,52" 13. D iseo canal de conduccin 2 sems "9,11,52" 14. D iseo tanque desarenador 2 sems "9,11,52" 15. D iseo planta de tratamiento 8 sems "9,11,52" 16. D iseo del equipo 3 sems "9,52" 17. D iseo y clculo edificio s 4 sems "9,11,52" 18. D iseo o bras exterio res 3 sems "9,11,52" 19. PR EPAR AC I N D E L IC ITA CION ES 20. Licitaci n de equipos 3 sems "16,53" 21. Licitaci n planta y obras 4 sems "12,13,14,15,53" civiles 22. Licitaci n edificio s 3 sems "17,53" 23. E VAL UAC I N DE PR O PUEST AS Y AD JUD IC ACI N D E CO N TRA TOS 24. C ontrato equipo s 3 sems 20 25. C ontrato planta y o bras 4 sems 21 civiles 26. C ontrato edificio s 3 sems 22 27. FINA NC IA CIN DEL PRO YE CTO 28. G estiones co n entidades 8 sem "9" bancarias 29. G estiones co n so cio s del 6 sem "9" proyecto

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA LISTA DE ACTIVIDADESActividad Duracin

2 de 2 Precedentes

30. ADQUISICIN DE TERRENOS 31. Medicin terrenos 3 sems 5 32. Gestiones notariales 2 sems 31 33. Adquisicin terrenos 1 sem "31, 32" 34. SUMINISTRO, INSTALACIN Y CONSTRUCCIN 35. Suministro e instalacin 6 sems "24, 54" equipos 36. Construccin edificios, planta 20 sems "25, 26, 54" y obras civiles 37. INTERVENTORA O SUPERVISIN 38. Interventora suministro e 6 sems "24, 54" instalacin equipos 39. Interventora edificios y obras 20 sems "25, 26, 54" civiles 40. ESTABLECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN ENCARGADA EJECUCIN DEL PROYECTO 41. Entrevista y seleccin del 2 sems 38 personal 42. Capacitacin personal 3 sems "38, 41" 43. ARREGLOS SOBRE SUMINISTROS 44. Arreglos sobre suministro de 2 sems 41 materias primas 45. Arreglos sobre suministros de 1 sem 41 oficina 46. Adquisicin materias primas 1 sem 44 47. Adquisicin suministros de 1 sem 45 oficina 48. COM ERCIALIZACIN PREVIA A PRODUCCIN 49. Gestin con empresas 1 sem 42 demandantes 50. Gestin con suscriptores 3 sems 42 51. APROBACIONES REQUERIDAS 52. Obtener licencia uso suelo 2 sems 5 53. Aprobacin proyecto 3 sems "11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18" 54. Obtener licencia ambiental 4 sems 53 55. Informe Final 1 sem "28, 29, 38, 39, 42, 44, 45, 49, 50"

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ACUEDUCTO DE SAMARIA MATRIZ DE PRECEDENCIAS3 4 5 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21

3 4 5 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21 22 24 25 26 28 29 31 32 33 35 36 38 39 41 42 44 45 46 47 49 50 52 53

Nombramiento directivos Convocatoria en la prensa Entrevista y seleccin personal Visita a fabricantes de equipos Visita a plantas existentes Estudio y decisin final Estudio de suelos Diseo bocatoma Diseo canal de conduccin Diseo tanque desarenador Diseo planta de tratamiento Diseo del equipo Diseo y clculo edificios Diseo obras exteriores Licitacin de equipos Licitacin planta y obras civiles Licitacin edificios Contrato equipos Contrato planta y obras civiles Contrato edificios Gestiones entidades bancarias Gestiones socios proyecto Medicin terrenos Gestiones notariales Adquisicin terrenos Sumin. e instal. equipos Const. edif., planta y o. civiles Interv. Sumin.e instal.equipos Interv. edificios y obras civiles Entrevis. y seleccin personal Capacitacin personal Arreglos sumin.materia primas Arreglos sumin. de oficina Adquisicin materias primas Adquisicin sumin. oficina Gestin empre.demandantes Gestin con suscriptores Obtener licencia uso suelo Aprobacin proyecto 54 Obtener licencia ambiental 55 Informe final

X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

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22 24 25 26 28 29 31 32 33 35 36 38 39 41 42 44 45 46 47 49 50 52 53 54 55

X

X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X

X X X X X X X X

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2. ACTIVIDADES PERMANENTES En el caso de la ejecucin de un proyecto, son las actividades que durante todo el perodo desarrolla parte del grupo de Gerencia del Proyecto. Para el ejemplo del Acueducto de Samaria, dichas actividades se indican en el Cuadro

Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA ACTIVIDADES PERMANENTES

____________________________________________________56. ACTIVIDADES PERMANENTES 57. Administracin 58. Contabilidad 59. Secretara 60. Conduccin 61. Aseo 62. Vigilancia 63. Digitacin 64. Dibujo 65. Servicios pblicos 66. Oficinas

_____________________________________________La duracin de cada una de estas tareas es el tiempo total que requiere la ejecucin del proyecto. 3. TAREAS REPETITIVAS Insertar/Tarea repetitiva ... Son las que se realizan diaria, semanal, mensual o anualmente. Seleccionar celda de columna Nombre de tarea,

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donde se desea inscribir la tarea repetitiva. En men insertar, hacer clic en Tarea repetitiva .... Aparece el cuadro Informacin de tarea repetitiva: Nombre: Informe de avance Duracin: 1s Esto sucede: mensualmente Plazo: escribir una fecha en el cuadro Desde y otra fecha en el cuadro Hasta, o bien escribir el nmero de veces que la tarea se realizar en el cuadro Repetir. Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo. Las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de insertar una tarea. Para ver todas las apariciones de una tarea repetitiva, hacer clic en principal. 4. DIVIDIR UNA TAREA EN SEGMENTOS Edicin/Dividir tarea Una tarea se puede dividir de tal manera que se interrumpa y se vuelva a reanudar ms adelante en la programacin. Edicin / Dividir tarea Desplazar el puntero sobre la barra de tareas que se dese dividir y hacer clic en el punto de la barra de tareas donde ha de ocurrir las divisin. junto a la tarea repetitiva

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Se puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrndola a la derecha. 5. REORGANIZAR LA LISTA DE TAREAS - EDICIN DE LA LISTA DE TAREAS Para seleccionar una fila, hacer clic en el identificador de la tarea. Para seleccionar un grupo de filas adyacentes, seleccionar la primera fila, presionar la tecla MAYUS ( ) y hacer clic en el ltimo identificador del grupo. Para seleccionar varias filas no adyacentes, presionar la tecla CTRL y hacer clic en los nmeros identificadores de tareas. Insercin de una nueva tarea: Insertar/Nueva tarea. Otra forma: pulsar la tecla Insert . Para insertar varias filas, de una vez se seleccionan varias tareas. Desplazamiento de unas tarea: con el ratn se puede arrastrar la tarea y colocarla en la posicin requerida. Se debe seleccionar toda la fila y arrastrarla. Eliminacin de una tarea: Edicin/Eliminar tarea. Otra forma: seleccionar la tarea y presionar Suprimir 6. CREAR UN HITO Un hito es una tarea de duracin cero que solo se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de un evento, fase u otro objetivo medible dentro del proyecto . Todo proyecto debe tener al menos un hito.

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Si se escribe una duracin de cero das para una tarea, MS Project mostrar el smbolo de hito, N , en el diagrama de Gantt, al comienzo de ese da. Tambin se puede marcar una tarea como hito sin cambiar su duracin. Ubicarse en el Nombre de tarea, hacer doble clic: aparece Informacin de la tarea. Hacer clic en avanzado y activar la casilla Marcar la tarea como hito. La tarea se convierte en un hito, con la fecha de finalizacin como la fecha del hito.

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ESQUEMATIZACIN DE PROYECTOSUn esquema jerrquico organiza las tareas en grupos de tareas. La esquematizacin de un proyecto comienza con una tarea resumen del proyecto (ACTIVIDADES GLOBALES, en el ejemplo del Acueducto de Samaria), las tareas resumen del proyecto y una breve descripcin del proyecto. Botones de esquema o para estructurar las tareas en un esquema lgico: solo estn disponibles cuando se selecciona: Ver / Diagrama de Gantt Ver / Gantt de seguimiento Ver / Uso de recursos Ver / Uso de tareas Los botones son: Anular sangria Aplicar sangria Mostrar subtareas Ocultar subtareas Ocultar asignaciones Mostrar todas las subtareas

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Utilizando el ratn, rpidamente, se puede aplicar o anular una sangra en una tarea. Situar el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha, , de dos puntas, arrastrar hacia la derecha para aplicar la sangra o hacia la izquierda para anularla. Para deshacer un esquema: anular las sangras de todas las subtareas, hasta cuando las tareas tengan el mismo nivel. 1. DEPENDENCIA DE LAS TAREAS Fin - Comienzo (FC) A V Comienzo - Comienzo (CC)V v v

B

A B

Fin - Fin (FF)

A BV

Comienzo - Fin (CF) BV

A

Tarea predecesora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar. Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o fin de otras que se denominan tareas predecesoras. Por omisin, MS Project crea la dependencia Comienzo (FC), la cual se puede cambiar. Fin -

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2. VINCULACIN DE LAS TAREAS En Ver / Diagrama de Gant Seleccionar las tareas que se desea vincular. Hacer clic en vincular tareas vincular tarea. o Edicin /

Con Ctrl o F5 aparece el cuadro de dilogo Ir a. En Identificador: se anota el nmero que aparece a la izquierda del nombre de tarea. 3. DESVINCULACIN DE LAS TAREAS Proceso similar al anterior, pero con Edicin / Desvincular tareas o directamente con el botn . Se deben seleccionar las dos tareas que se quiere desvincular. 4. CAMBIO DE TIPO DE DEPENDENCIA En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. Hacer doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que se desee cambiar.

En la casilla Tipo, del cuadro Dependencia entre tareas, hacer clic en el vnculo entre tareas que se desee. Si es del caso, utilizar la casilla Posposicin. Sugerencia: una simple vinculacin de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos entre tareas para que se pueda definir el proyecto de manera

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realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, se puede utilizar un vnculo de fin a fin. Tiempo de posposicin o de adelanto: + 1d : inicia un da despus de iniciar la otra - 1d: inicia un da antes de twerminar la otra 5. IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA Formato / Asistente para diagramas de Gantt ... O hacer clic en el botn .

La ruta crtica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que el proyecto finalice conforme a la programacin. Cada tarea de la ruta crtica es una tarea crtica. Por lo general, la mayora de las tareas de un proyecto suelen presentar un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha del fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que su retraso afecte a la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crticas. Si se modifican las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programacin, se debe tener cuidado con las tareas crticas y se debe recuerdar que los cambios que en ellas se realicen afectarn a la fecha de fin del proyecto. En la Barra de vistas, hacer clic en Diagrama de Gantt . Hacer clic en el Asistente para diagramas de Gantt .

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Seguir las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt, para aplicar formato a las tareas de la ruta crtica. Sugerencias: Se puede agregar identificadores del tipo S o No a las barras de tareas crticas y no crticas. En el men Formato, hacer clic en Estilos de barra ... y, a continuacin, en la ficha Texto. Hacer clic en una de las posiciones de campo de barra y, despus, elegir Tareas crticas en la lista de campo. Se puede filtrar la programacin para que slo se muestren las tareas crticas (tareas sin margen de demora total) En el men Proyecto, sealar Filtro para y hacer clic en Tareas crticas. Hacer clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar a todas las tareas. Una vez filtradas las tareas crticas, se pueden ordenar por duracin para que se muestren de la ms larga a la ms corta. Esto ayudar a observar dnde se deben hacer esfuerzos para reducir las tareas. Se puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a la fecha de otras tareas o a la de fin de proyecto y, por tanto, se convierta en una tarea crtica. En el men Herramientas, hacer clic en Opciones ... y, a continuacin, en la ficha Clculo. En el cuadro Las tareas son crticas si la demora es menor o igual a escribir un nmero para la demora. Se puede ver una ruta crtica independiente para cada grupo de tareas cambiando la configuracin as: En Herramientas / Opciones ... / Clculo activar la casilla Calcular varias rutas crticas.

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6. USO DEL FORMULARIO DE TAREAS Barra de vistas / Ms vistas... tareas o Ver / Ms vistas ... / Entrada de tareas Es posible crear eficazmente una tabla de Gantt detallada escribiendo el nombre de cada tarea y su informacin afn en un formulario de tareas. Si desea asignar recursos, establecer dependencias entre tareas o especificar otro tipo de informacin detallada al introducir una tarea, indquelo en la vista Formulario de tareas. En la Barra de vistas, hacer clic en Ms vistas ... . En la lista Vistas, hacer clic en Formulario de tareas y, a continuacin, elegir Aplicar. En el cuadro Nombre, escribir el nombre de la tarea. En el cuadro Duracin, escribir una duracin. Si desea que la duracin permanezca fija, independien-temente de las asignaciones del recurso, activar la casilla de verificacin C. por el esfuerzo (Condicionada por el esfuerzo). En las columnas del formulario, indicar la informacin detallada de la tarea (como los recursos asignados y las tareas predecesoras). / Entrada de

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TRABAJO CON RECURSOS1. INTRODUCCIN DE LA LISTA DE RECURSOS Pulsar el cono Asignar recursos siguiente cuadro: . Aparece el

Si se quiere, se puede proceder a escribir, en la columna Nombre, el correspondiente a cada recurso. Barra de vistas/Hoja de recursos Algo similar se puede lograr si en la barra de vistas se pulsa la flecha hacia abajo y se pulsa el cono Hoja de recursos. Aparece el cuadro que se muestra en la pgina siguiente. Si se quiere, se puede proceder a escribir en la columna Nombre del recurso el correspondiente a cada recurso. Tambin, se pueden diligenciar las otras co-

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lumnas, para lo cual se recomienda preparar la informacin que se muestra ms adelante, correspondiente a los recursos del Proyecto Acueducto de Samaria. La explicacin de de cada uno de los encabezamientos de este cuadro son: i: si en esta columna aparece el cono es porque el recurso tiene una nota. Las notas de recurso son similares a las notas de tarea, ya que se utilizan para guardar informacin adicional sobre un recurso. Las notas de recurso se pueden introducir desde una vista de recursos, como la Hoja de recursos. Nombre del recurso: se escribe el nombre del recurso. En el ejemplo: Gerente, E. Personal, E. Finanzas, Secretaria, Vehculo, etc. Iniciales: consiste en darle iniciales al recurso. En el ejemplo: G, EP, EF, S, V, etc. Grupo: escribir el grupo al que pertenece el recurso. Por ejemplo, Gerencia. Capacidad mxima: nmero mximo de unidades del recurso en cuestin con que cuenta el proyecto. Siempre, en este campo, por omisin, aparece una unidad, o 100%. El nmero mximo de unidades se puede incremetar o reducir. Si se incrementa, para que la programacin sea precisa, se debe tener la certeza de que el proyecto cuenta de verdad con las unidades adicionales. Si el nmero de unidades disminuye, por ejemplo al 50% o 0,5, solo se podr usar simultneamente la mitad del recurso en el proyecto. Para cambiar la presentacin de porcentajes a unidades, se debe proceder de la siguiente manera: Herramientas/Opciones .../Programacin/Mos-

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trar unidades de asignacin como Tasa estndar: es el costo asociado con el recurso. Puede ser: Una tarifa por hora Un salario anual El alquiler de un equipo Tasa horas extra: es el costo asociado con el recurso en tiempo que se considere como extra. Costo/Uso: son costos asociados a un recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independientemente de la duracin de la tarea o el nmero de unidades de un recurso asignado a una actividad. Por ejemplo, el costo de transporte de la maquinaria que se tiene que llevar a la obra. Acumular: se refiere al mtodo de acumulacin de costos, que puede ser: Comienzo: acumula el costo cuando la tarea comienza. Prorrateo: acumula el costo en funcin del porcentaje de finalizacin. Fin: acumula el costo cuando la tarea se ha terminado. Calendario base: se selecciona el que utiliza el proyecto. Puede ser uno de los siguientes tres: 24 horas Estndar Turno de noche Cdigo: se anota el que se le asigne al recurso dentro del programa para la ejecucin del proyecto. En el ejemplo: GP1, GP2, S1, etc. En el Cuadro se presenta la lista de recursos del Proyecto Acueducto de Samaria, con la informacin correspondiente a cada uno de ellos.

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA LISTA INFORMACIN LISTA E INFORMACIN DE RECURSOS

i Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Servicios Servicios Servicios Servicios Equipos Equipos Oficinas 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% $ 50.00/h $ 40.00/h $ 40.00/h $ 40.00/h $ 40.00/h $ 30.00/h $ 25.00/h $ 25.00/h $ 15.00/h $ 15.00/h $ 12.00/h $ 12.00/h $ 8.00/h $ 10.00/h $ 15.00/d $ 20.00/d $ 30.00/d $ 15.00/d $ 50.00/d $ 50.00/d $ 30.00/d $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00 Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo

Nombre del recurso

Iniciales

Grupo

Capacidad mxima Costo/Uso Acumular

Tasa estndar

Calendario base Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar

Cdigo GP1 GP2 GP3 GP4 GP5 GP6 GP7 GP8 GP9 GP10 GP11 GP12 GP13 GP14 S1 S2 S3 S4 E1 E2 O1

Gerente E. Personal E.Finanzas E. Plantas Tratamiento E. Contratacin Profesional Apoyo Administrador Contador Digitador Dibujante Secretaria Conductor Aseadora Vigilante Agua Energa Telfono Internet Equipo computacin Vehculo Oficinas

G EP EF EPT EC PA A C Dig Dib S Con Ase V Ag En Tel In Ecom Veh O

Tasa horas extra $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h $ 0.00/h

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2. INFORMACIN DE CADA RECURSO Para introducir la informacin correspondiente a cada recurso se tiene otra opcin: en la Hoja de recurso hacer doble clic sobre el nombre del recurso que se quiere editar. De inmediato aparece el cuadro Informacin del recurso, con cuatro fichas: General, Horario de trabajo, Costos, Notas.

3. ASIGNACIN DE UN RECURSO A UN ACTIVIDAD Antes de proceder con la asignacin de recursos a un actividad es conveniente que el grupo encargado del programa para la ejecucin del proyecto prepare un cuadro con la informacin que muestra el Cuadro , para pasar a operar de la siguiente manera: Seleccionar la actividad. Pulsar el cono de asignar recurso . Aparece el cuadro Asignar recursos, con la lista de recursos. Elegir el recurso que requiere la actividad y pulsar Asignar.

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Si se mantiene presionada la tecla CONTROL (CTL) se pueden pulsar todos los recursos que requiere la actividad y luego pulsar Asignar. Tambin, si se mantiene presionada la tecla CONTROL (CTL) se pueden seleccionar varias tareas y luego asignarles un mismo recurso. 4. COSTOS FIJOS DE UNA ACTIVIDAD Los costos fijos se utilizan cuando la actividad en s tiene un costo asociado. Por ejemplo, cuando la acti-

Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA RECURSOS QUE REQUIERE CADA ACTIVIDAD 1 de 2Actividad 1. ACTIVIDADES GLOBALES2. ESTABLECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN ENCARGADA DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO 3. Nombramiento directivos Gerente[0.1] 4. Convocatoria en la prensa Gerente[0.05] 5. Entrevista y seleccin personal Gerente[0.05] 6. ELECCIN DE LA TECNOLOGA 7. Visita a fabricantes de equipos "Gerente[0.2],E. Plantas Tratamiento[0.2],Profesional Apoyo[0.4]" 8. Visita a plantas existentes "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2],Profesional Apoyo[0.5]" 9. Estudio y decisin final "Gerente[0.02],E. Plantas Tratamiento[0.2],Profesional Apoyo[0.4]" 10. ESTUDIOS TCNICOS DETALLADOS 11. Estudio de suelos "Gerente[0.02],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.2]" 12. Diseo bocatoma "Gerente[0.53],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.4]" 13. Diseo canal de conduccin "Gerente[0.13],E. Plantas Tratamiento[0.63],Profesional Apoyo[0.5]" 14. Diseo tanque desarenador "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2],Profesional Apoyo[0.5]" 15. Diseo planta de tratamiento "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.3],Profesional Apoyo[0.5]" 16. Diseo del equipo "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.3]" 17. Diseo y clculo edificios "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.05],Profesional Apoyo[0.1]" 18. Diseo obras exteriores "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.02],Profesional Apoyo[0.1]" 19. PREPARACIN DE LICITACIONES 20. Licitacin de equipos "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.04],E. Contratacin[0.05],Profesional Apoyo[0.5]" 21. Licitacin planta y obras civiles "Gerente,E.Finanzas,E. Contratacin,Profesional Apoyo" 22. Licitacin edificios "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.05],E. Contratacin[0.1],Profesional Apoyo[0.3]" 23. EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIN DE CONTRATOS 24. Contrato equipos "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.05],Profesional Apoyo[0.3]" 25. Contrato planta y obras civiles "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.05],Profesional Apoyo[0.2]" 26. Contrato edificios "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.03],Administrador[0.1]" 27. FINANCIACIN DEL PROYECTO 28. Gestiones con entidades bancarias "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.05],Profesional Apoyo[0.3]" 29. Gestiones con socios del proyecto "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.1],Profesional Apoyo[0.2]"

Recursos

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA RECURSOS QUE REQUIERE CADA ACTIVIDAD 2de 2Actividad Recursos

30. ADQUISICIN DE TERRENOS 31. Medicin "Gerente[0.01],Profesional Apoyo[0.1]" 32. Gestiones notariales "Gerente[0.01],E. Contratacin[0.1],Profesional Apoyo[0.1]" Adquisicin terrenos "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.1],E. Contratacin[0.1]" 33. SUMINISTRO, INSTALACIN Y CONSTRUCCIN 34. Suministro e instalacin equipos "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.3],E. Contratacin[0.1]" 35. Construccin edificios, planta y obras "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.2],E. civiles Contratacin[0.1]" 36. INTERVENTORA O SUPERVISIN 37. Interventora suministro e instalacin "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.1],E. equipos Contratacin[0.1]" 39. Interventora edificios, planta y obras "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.3],E. civiles Contratacin[0.1]" 40. ESTABLECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN ENCARGADA DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO 41. Entrevista y seleccin del personal "Gerente[0.01],E. Personal[0.1],E. Contratacin[0.1],Profesional Apoyo[0.2]" 42. Capacitacin personal "Gerente[0.01],E. Personal[0.1],Profesional Apoyo[0.3]" 43. ARREGLOS SOBRE SUMINISTROS 44. Arreglos sobre suministro de materias "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2]" primas 45. Arreglos sobre suministros de oficina "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2]" 46. Adquisicin materias primas "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2]" 47. Adquisicin suministros de oficina "Gerente[0.01],Administrador[0.1]" 48. COMERCIALIZACIN PREVIA A LA PRODUCCIN 49. Gestin con empresas demandantes "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.1]" 50. Gestin con suscriptores "Gerente[0.01],E.Finanzas[0.2]" 51. APROBACIONES REQUERIDAS 52. Obtener licencia de uso del suelo "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.2],Profesional Apoyo[0.4]" 53. Aprobacin proyecto "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.3]" 54. Obtener licencia ambiental "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.3]" 55 Informe final "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.5]" 56. ACTIVIDADES PERMANENTES 57. Administracin "Administrador, Equipo computacin" 58. Contabilidad "Contador, Equipo computacin" 59. Secretara "Secretaria, Equipo computacin" 60. Conduccin "Vehculo,Conductor" 61. Aseo Aseadora 62. Vigilancia Vigilante 63. Digitacin "Digitador, Equipo computacin" 64. Dibujo "Dibujante, Equipo computacin" 65. Servicios pblicos "Agua,Energa,Telfono,Internet" 66. Oficinas Oficinas 67. ACTIVIDADES REPETITIVAS 68. Informe de avance "Gerente[0.01],E. Plantas Tratamiento[0.1],Profesional Apoyo[0.5]"

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vidad tiene un precio fijoporque corresponde a una labor contratada con terceros. En el ejemplo que se viene trabajando, esto ocurre con el Estudio de Suelos y dems estudios, con la Construccin, con la Interventora, etc. Se recomienda preparar un cuadro con informacin de costos fijos de cada actividad, similar al Cuadro . Para introducir los costos fijos de cada actividad se procede de la siguiente manera, cuando se est en la vista Diagrama Gantt: En el men Ver, sealar la opcin Tabla y luego pulsar Costo. Diligenciar, para cada actividad, el campo Costo fijo. Cuando una actividad tiene Costo fijo y emplea recursos, su costo total ser: Costo total = Costo fijo + costo de recursos 5. APLICACIN DE TASAS VARIABLES A LOS RECURSOS El empleo de tasas variables de recursos permite el control de los cambios de los recursos a lo largo de la ejecucin del proyecto. Dichas tasas variables incluyen las fechas correspondientes, de tal manera que las nuevas tasas se aplican al proyecto en la fecha indicada. Por ejemplo, el recurso Gerente, al comienzo tiene una tasa de $50 pr hora. A la mitad del proyecto este recurso experimenta un aumento de sueldo a $58 por hora. Si se anota tasa de pago con la fecha en la cual comienza a ser efectiva, los costos de los recursos se calculan con base en la tasa estipulada para el momento en que se realiza cada actividad. Para un recurso determinado se pueden introducir hasta 25 tasas diferentes. En la fecha estipulada para la entrada en vigencia de una determinada tasa, la

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA COSTOS FIJOS DE CADA ACTIVIDAD 1de 3

Actividad

Costo fijo (dlares)

ACTIVIDADES GLOBALES ESTABLECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN ENCARGADA DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO Nombramiento directivos Convocatoria en la prensa Entrevista y seleccin personal ELECCIN DE LA TECNOLOGA Visita a fabricantes de equipos Visita a plantas existentes Estudio y decisin final ESTUDIOS TCNICOS DETALLADOS Estudio de suelos Diseo bocatoma Diseo canal de conduccin Diseo tanque desarenador Diseo planta de tratamiento Diseo del equipo Diseo y clculo edificios Diseo obras exteriores PREPARACIN DE LICITACIONES Licitacin de equipos Licitacin planta y obras civiles Licitacin edificios 10 20 15 100 100 15

7.500 4.000 9.000 4.500 15.000 8.000 22.500 5.000 20 50 30

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA COSTOS FIJOS DE CADA ACTIVIDAD 2de 3 Actividad Costo fijo (dlares)

EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIN DE CONTRATOS Contrato equipos 30 Contrato planta y obras civiles 50.00 Contrato edificios 40.00 FINANCIACIN DEL PROYECTO Gestiones con entidades bancarias Gestiones con socios del proyecto ADQUISICIN DE TERRENOS Medicin Gestiones notariales Adquisicin terrenos SUMINISTRO, INSTALACIN Y CONSTRUCCIN Suministro e instalacin equipos Construccin edificios. planta y obras civiles

50.00 50

800 500 100.000

60.000 105.000

INTERVENTORA O SUPERVISIN Interventora suministro e instalacin equipos Interventora edificios. planta y obras civiles

12.500 42.500

ESTABLECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN ENCARGADA DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO Entrevista y seleccin del personal 200 Capacitacin personal 3.000

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Cuadro ACUEDUCTO DE SAMARIA COSTOS FIJOS DE CADA ACTIVIDAD

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Actividad

Costo fijo (dlares)

ARREGLOS SOBRE SUMINISTROS Arreglos sobre suministro de materias primas Arreglos sobre suministros de oficina Adquisicin materias primas Adquisicin suministros de oficina COMERCIALIZACIN PREVIA A LA PRODUCCIN Gestin con empresas demandantes Gestin con suscriptores APROBACIONES REQUERIDAS Obtener licencia de uso del suelo Aprobacin proyecto Obtener licencia ambiental Informe Final ACTIVIDADES PERMANENTES Administracin Contabilidad Secretara Conduccin Aseo Vigilancia Digitacin Dibujo Servicios pblicos Oficinas ACTIVIDADES REPETITIVAS Informe de avance Informe de avance 1 Informe de avance 2

200 80 2.000 900

700 1.200 1.000.00 5.000 2.500

1 1

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informacin de costo de la Hoja de recursos se actualiza automticamente. Los cambios de las tasas de recursos se pueden introducir en forma de nmeros o de porcentaje. Como aplicacin, se supone que a partir del 25 de octubre de 2001 el recurso Gerente va a tener una nueva tasa de $58 por hora. Para la aplicacin de una nueva tasa de recursos se procede de la siguiente manera: Se selecciona el nombre del recurso. Por ejemplo, Gerente. Despus, hacer doble clic y de inmediato se abre el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

Seleccionar la ficha Costos. En el rea de Tablas de tasas de costos, aparece seleccionada la ficha A (valores por omisin). Pulsar la segunda fila del campo Fecha efectiva. All aparece una flecha hacia abajo. Al pulsarla aparece el calendario de selccin de fechas.

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Seleccionar 25 de octubre de 2001. Esta es la nueva fecha en que ser efectiva la nueva tasa de costo para el recurso. Pulsar en el campo Tasa estndar, escribir 58 y presionar la tecla enter. Presionar la tecla Aceptar. Guardar el archivo sin lnea de base. Observacin importante Los cambios en las diferentes tasas que pueda tener un recurso siempre se deben hacer en la ficha Costos del cuadro de dilogo Informacin del recurso y no en la Hoja de recursos. 6. ASIGNACIN DE TABLAS DE TASAS DE COSTO Si la situacin es que el recurso Gerente tiene una tasa diferente, de $45 por hora, cuando se aplica a la actividad Nombramiento directivos, se est frente al caso de dos tablas de tasas de costo. El programa Project permite que adems de que las tasas de costo de los recursos puedan sufrir variaciones a lo largo del tiempo, se puedan realizar diferentes actividades con diferentes tasa de costo para un mismo recurso. Un recurso puede tener hasta cinco tablas de tasas de costo. Cada tabla de tasas de costo puede tener hasta 25 distintos cambios de tasa. Para la creacin de la nueva tabla de costos del recurso Gerente, como se indica al comienzo de este numeral, se procede de la siguiente manera: Pulsar dos veces el nombre del recurso Gerente. Inmedoatamente aparece el cudro de dilogo Informacin del recurso. En este cuadro, seleccio-

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nar la ficha Costos. En el rea Tablas de tasas de costo, selecionar la ficha B.

En el campo Tasa estndar, escribir $45 y presionar la tecla enter. Presionar el botn Aceptar. Guardar el archivo sin lnea de base. Para asiganr la nueva tabla de tasas de costo del recurso Gerente a la actividad Nombramiento directivos, se procede de la siguiente manera: En la Barra de vistas, presionar el botn o cono Uso de tareas. Esto muestra la vista Uso de tareas. Sealar la actividad Nombramiento directivos y, all, seleccionar el nombre del recurso Gerente. Hacer doble clic sobre el nombre del recurso Gerente. Esto hace que se abra el cuadro de dilogo Informacin de asignacin.

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En el cuadro de dilogo Informacin de asignacin, activar la ficha General. En el cuadro Tabla de tasas de costo, presionar la flecha hacia abajo y seleccionar B. Presionar el botn Aceptar. Guardar el archivo sin lnea de base.

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