Project Management: herramientas y claves para dirigir tus proyectos y que sean un éxito

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Presentación del webinar “Project Management: herramientas y claves para dirigir tus proyectos y que sean un éxito” impartido por Anabel Domínguez en IEBS Business School. Más info aquí: http://open.iebschool.com/cursos/project-management-herramientas-claves-dirigir-proyectos-sean-exito/ Hoy en día existe un alto grado de incertidumbre y los mercados que obligan a las empresas a buscar la eficiencia para mantener su competitividad. Cada proyecto contribuye a los objetivos estratégicos y su inicio y final son críticos para el éxito. Pese a ello, en toda organización sigue habiendo proyectos que se retrasan o no se completan, se exceden del presupuesto y elevan los costes, reducen la eficiencia y ponen en compromiso la continuidad de la empresa. Para evitar estas situaciones, es preciso incorporar claves y herramientas en Project Management. Afortunadamente existen buenas prácticas en los diferentes ámbitos de la gestión de proyectos desarrollados por profesionales con experiencias e instituciones como el PMI (Project Management Institute) para que tus proyectos se conviertan en un éxito. En este curso de "Project Management: herramientas y claves para dirigir tus proyectos y que sean un éxito" aprenderás de un modo práctico las principales técnicas, herramientas y principios que puedes aplicar en la gestión de proyectos de tu negocio para que cumplan los objetivos de manera eficiente.

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Project Management: Introducción a la Dirección de Proyectos.

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De donde parten los proyectos. !Beneficios de la Dirección de proyectos en las pymes. !Claves para dirigir bien proyectos. !

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¿Qué es una idea que se pone en marcha?

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¿Qué es un proyecto? !

El conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo.

!- Fecha de inicio y final - Resultado único (producto o servicio) - Delimitado económicamente, en tiempo, funcionalidades...

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El propósito de todo proyecto, es hacer posible el desarrollo estructurado, planificado e inteligente de una idea que suponemos tiene potencial y es estratégica en la organización.

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Un proyecto es un esfuerzo que va a realizar tu negocio, delimitado en el tiempo, es decir, con un inicio y un fin totalmente identificados y que va a producir un resultado único: un nuevo producto, una página web, un plan de marketing, una campaña comercial….

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¿Por qué trabajar por proyectos?

!

Trabajamos en organizaciones que giran en torno a la Dirección y Gestión y a las personas que permiten llevarlos a cabo.

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Empresas PrEx !- Empresas de consultoría. - Empresas de desarrollo e implantación de software. - Un estudio de arquitectura. - Una empresa organizadora de eventos. - ...

Empresas PrIn !- Peluquerías. - Asesorías. - Restaurantes. - Fábrica que vende sus productos. - Comercio. - ...

Empresas que pueden trabajar por proyectos

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Realidades del día a día !- Los proyectos se entregan tarde. - Los clientes no obtienen lo que quieren o esperan. - Los clientes no están satisfechos con el resultado. - Surgen numerosos conflictos con el equipo. - El cliente no regresa y no será prescriptor de nuestra empresa. - El ambiente de trabajo debido a la presión de las entregas no es el mejor. - El compromiso del equipo disminuye.

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¿Qué beneficios aporta la Dirección de proyectos? !!

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- Más eficientes en nuestro trabajo, mejoran las empresas. - Entregas a tiempo. - Mayor satisfacción del cliente. - Equipos más comprometidos. - Minimización de riesgos, nos preparamos ante desastres. - Ahorro de tiempo y dinero. - Se gestionan mejor los conflictos. - Se trabaja mejor. - Se ponen en marcha ideas y se aprovechan nuevas oportunidades.

¿Qué beneficios aporta la Dirección de Proyectos? !

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¿Qué necesitamos para que un proyecto funcione?

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El Director de Proyectos.

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1.- Solucionan problemas. !2.- Ponen y quitan días al calendario. !3.- Consiguen recursos donde no los hay.

4.- Ven el futuro. Saben lo que va a pasar. !5.- Pueden estar en varios sitios a la vez.

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Objetivos claros

Planificación

Stakeholders

Equipo

ControlComunicación

Riesgos

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Proyectos Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final.

Trabajo Operativo (Operaciones) !Las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. !Son continuas y sostienen a la organización a lo largo del tiempo.

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Restricciones del proyecto !

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¿Qué hacemos en cada uno de ellos?

Procesos de un proyecto !

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¿Cuándo debe comenzar un proyecto?

!

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Existen preguntas clave antes de comenzar un proyecto... !

!

- ¿Qué espera el cliente con este proyecto? - ¿Por qué se realiza? - ¿Qué requerimientos tengo? - ¿Tengo restricción económica? - ¿Tengo tiempo límite para su realización? - ¿Cuento con los recursos necesarios? - ¿Es viable? - ¿Como garantizamos que se ha finalizado? - ... !

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Gestión del AlcanceLa Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. !El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Qué trabajo necesitamos realizar para alcanzar el éxito en un proyecto

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Claves para una definición del alcance

!

El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto

- Declaración detallada de lo que se quiere con el proyecto. - Especificación de los entregables y producto final. - Criterios de aceptación. - Exclusiones del proyecto. - Supuestos que se contemplan. - Restricciones asociadas al proyecto.

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Con una planificación cuidadosa y

Detallada, se puede ganar;

Con una planificación descuidada y

Menos detallada, no se puede ganar;

¡Cuánto más segura será la derrota si

no se planifica nada!

Por el modo en que se realice la planificación,

de antemano podemos predecir la victoria o la derrota.

Sun Tzu

El Arte de la Guerra

(400 años a.d.C. aprox.)

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¡Vamos a la planificación! !!

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Ya tenemos definido el alcance... !¿Qué es lo siguiente que tenemos que hacer?

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EDT: Estructura de Desglose de Trabajo

Dividir lo que tenemos que hacer en partes más pequeñas para

planificarlo y que sea más sencillo de

manejar

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¿Qué ventajas nos aporta la EDT?

- Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rápidamente su lugar en el proyecto !- Servir como base para la estimación de tiempos, costos, personas y riesgos. !- Facilitar la comunicación !- Facilitar el control integrado de cambios !

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Gestión del tiempo del proyecto !

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- Definir las actividades. - Secuenciar las actividades. - Estimar los recursos de las actividades. - Desarrollar el cronograma. - Controlar el cronograma.

¡Objetivo! Finalizar el proyecto a tiempo

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!Análisis “que pasa si”: realizar simulaciones de cómo cambiaría el cronograma del proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo, la simulación de Monte Carlo. Nivelación de recursos: modificar la programación del proyecto para mejorar la eficiencia en la asignación de recursos. !

!!

!!!

Desarrollar el cronograma

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! !!

Compresión del cronograma: consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar al alcance.

o Compresión (Intensificación o Crashing): agregar más recursos al proyecto para acortar la duración. Por lo general, esta técnica implicará mayores costos. La clave aquí será cómo obtener la máxima compresión del cronograma con el mínimo costo posible. o Ejecución rápida (fast-tracking): realizar actividades en paralelo para acelerar el proyecto. Por lo general, esta técnica agrega riesgos al proyecto.

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¡Comenzamos a trabajar en el proyecto! !

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Grupo de procesos de Ejecución

Durante el grupo de procesos de ejecución se invierte la mayor parte del presupuesto.

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El grupo de procesos de ejecución implica la coordinación del personal y los recursos para alcanzar el objetivo del proyecto

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El liderazgo es la capacidad de establecer la dirección e influenciar y alinear a los demás hacia un mismo fin, motivándolos y comprometiéndolos hacia la acción y haciéndolos responsables por su desempeño.

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Competencias necesarias para desarrollar el liderazgo y gestionar equipos de proyectos.

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ProactividadNo quedarse estancado y

encontrar la manera de reorientar cuando sea necesario y poner en marcha ideas teniendo la confianza del equipo.

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Empatía Ser capaz de percibir lo que el

resto de personas del equipo sienten.

!Ponerse en el lugar de las

personas del equipo.

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Ética y Credibilidad El líder ha de dominar las normas y

costumbres humanas para poder regularlas, reconociendo rápidamente que es lo que está bien y que es lo que está mal.

!Debe crear un ambiente justo que ayude a

vivir y a convivir dentro del equipo. !En dos palabras fomentar el ser “buena

gente”.

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Grandes dotes de comunicación No solo es hablar y decir lo que se piensa,

es importante escuchar a los demás. !Ha de escuchar la opinión del resto para luego poder tomar la decisión más conveniente.

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Adaptarse al cambio Importantísimo aprender de aquello que no ha funcionado, para cambiarlo, mejorarlo y volver a empezar de nuevo. El líder ha de hacer de la mejora y del cambio, un trabajo y un lema diario. !Evolucionar, cambiar, crecer y gestionar cada nuevo entorno para hacerse mas fuerte y hacer más fuerte al grupo. !Digamos que es aquello de “Los errores son fuente de oportunidades”.

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Características de un equipo Es una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas. !Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas por sus miembros. !Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada. !Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común.

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Claves para que se trabaje bien en equipo

1.- Qué cada persona conozca lo que tiene que hacer, lo que se espera de sus tareas y tenga la información y medios para llevarlo a cabo. 2.- Buena comunicación. 3.- Conocer y asumir roles y responsabilidades dentro del contexto del proyecto. 4.- Gestionar el talento y motivar al equipo.

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¡Importante! !El seguimiento y Control del Proyecto. !!

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Controlar los costes y el tiempo! Gestionar e influir sobre los cambios Seguir periódicamente los avances de costos del proyecto Verificar que los desembolsos no excedan la financiación autorizada Asegurar la utilización del control integrado de cambios Informar los cambios aprobados a los interesados en tiempo y forma !

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¿Qué hacemos en seguimiento y control?

!- Finalizamos actividades del proyecto. - Cuantificamos los progresos. - Tomamos medidas correctoras.

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¡Finalizado el proyecto vamos a cerrarlo! !!!

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Cierre del proyecto

1.- Aceptación de entregables. 2.- Firma del cierre del proyecto por

todas las partes. 3.- Lecciones aprendidas.

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“Cuando el objetivo te parezca difícil, no cambies de objetivo; busca un nuevo camino para llegar a él”. !Confucio.

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¡Gracias!

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