Propuesta de cambio con lo aprendido en expresion oral y escrita g2 2013
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Este trabajo se hace con el fin de concientizar a las empresas y/o personas
de la necesidad de la creación en sus entornos laborales de un Sistema de
Gestión Documental, que subsane, oriente y regule las carencias en cuanto a
organización de documentos se refiere y así cumplir con la Ley 594/2000 Ley
General de Archivo.
Ley 594 de 2000, Titulo V Gestión de
documentos, la obligación que tienen las
entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, en elaborar programas de
gestión de documentos, independientemente
del soporte en que produzcan la información
para el cumplimiento de su cometido estatal, o
del objeto social para el que fueron creadas.
Dar a conocer como futura profesional en Ciencia de la información la
importancia de un SGD (Sistema de Gestión documental) y sus diferentes
aspectos tanto en entidades publicas o privadas
• Identificar los aspectos básicos que hacen parte de un sistema de Gestión
Documental.
• Conocer los criterios generales apropiados para un sistema de gestión
documental
• Identificar las oportunidades y ventajas de un Sistema de gestión documental
Se evita la pérdida de documentos y de
tiempo
Acceso a la información y los documentos de
manera segura y estructurada
Control de cambios de los documentos y en
las revisiones
Colaboración entre usuarios para la
creación, modificación y gestión de los
documentos
Captura y extracción de la información de los documentos en
papel
Ahorro de costos en la empresa
Administrativos: Se refiere a contemplar las
situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la
simplificación de trámites y la eficiencia de la
administración.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se
refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en
la teoría sobre la gestión de documentos.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de
tipo económico de la gestión de documentos, como la
reducción de costos derivados de la conservación de
documentos innecesarios y la racionalización de los
recursos destinados para la gestión documental.
Almacenamiento Recuperación Clasificación
Seguridad Custodia Distribución
Creación Autenticación
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
http://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE
ALGUNOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL….
https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernotariado/m
anualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20Produccion.pdf
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/65155c34-4a85-4096-a06a-
47b53b6b42e0/GESTION+DOCUMENTAL+VERSI%C3%93N+2.pdf?MOD=A
JPERES
“Los Archivos son como arsenales de
conocimientos para conocer la historia, y nos
defienden frente a las manipulaciones que se
puedan hacer de ella.
Afortunadamente, siempre tenemos los
documentos originales para reinterpretar nuestra
historia
La principal sin duda es la de mejorar su
productividad en el ejercicio de sus
actividades y servicios hacia sus clientes.
Aligerar la estructura de costos,
permitiendo un mayor agilidad y control
sobre los gastos de la empresa,
permitiendo así una mejoría del
alojamiento de sus recursos y de los
servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor
satisfacción y consecuente retención de
los clientes.
Gestión y control efectivo
La organización tiene acceso
instantáneo a toda la documentación
necesaria para su actividad, además
de reducción de tiempo de consultas
y tareas de archivo, ahorro de
espacio físico y resolución del
problema de localización de
documentos...
Uso racional de los recursos
La gestión documental facilita que la
información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y
como un recurso colectivo.
Se reducen la duplicidad de
documentos archivados, fotocopias
innecesarias y dobles grabaciones
de datos.
Productividad y valor añadido
La gestión documental, además de
ahorro de costos, genera una
productividad y valor añadido,
originados por el rápido acceso a la
información dentro de la organización
y su posterior distribución, sin
necesidad de trasladar los
documentos.
El deber ser de un profesional en bibliotecología y archivística es el de
guiar por el buen manejo y uso de los recursos archivísticos que son
indispensables para el adecuado funcionamiento de los procesos
documentales.
Así es posible la correcta organización de los documentos que
contienen los expedientes que se manejan en los Archivos, gracias a la
creación de sistemas de gestión documental las entidades, empresas u
organizaciones integran el quehacer de un equipo que fomenta la
cultura archivística en todas las áreas de su entorno laboral.
Es por eso que un profesional el CIDBA enfocado en expresión oral y
escrita debe vincular la comprensión de lectura con el fin de entender el
significado y el valor de lo que se lee por medio de su decodificación,
determinando así la idea principal que quiere trasmitir el autor del
documentos que se esta leyendo.
Un sistema de gestión documental
ayuda en una organización a
almacenar, gestionar y hacer buen
seguimiento de los documentos
pertinentes a la actividad de la
entidad por consiguiente la
persona mas idónea para llevar a
una entidad o empresa a que todo
esto se cumpla es un Profesional
de Ciencia de la Información,
Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#Oportunidades
http://www.scarchivistas.org/sistema-de-gestion-documental/
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_si
stema_de_gestin_documental.html
http://www.onegolive.com/que-es-gestion-documental-empresas.aspx