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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACEN LA DIANA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA DANIELA PERDOMO LEGUIZAMO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL BOGOTÁ D.C. 2018

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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACEN LA DIANA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE

BOGOTA

DANIELA PERDOMO LEGUIZAMO

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL

BOGOTÁ D.C. 2018

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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACEN LA DIANA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE

BOGOTA

DANIELA PERDOMO LEGUIZAMO

Trabajo de grado para optar al título de Ingeniera Industrial

Director Luis Francisco Pedraza Dr. Ingeniería Química

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL

BOGOTÁ D.C. 2018

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Nota de Aceptación __________________________________

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

_________________________________ Firma del Presidente del Jurado

_________________________________ Firma del Jurado

_________________________________ Firma del Jurado

Bogotá D.C, 27, Noviembre, 2018

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DEDICATORIA

A Dios… Por ser tan infinitamente bueno y darme la oportunidad de estudiar en esta universidad para formarme como ingeniera industrial. A mis Padres… A mi papá Nilson Perdomo y mi mamá Claudia Leguizamo por ese apoyo incondicional que siempre me han brindado, por animarme a seguir consiguiendo mis anhelos, y por su incansable entusiasmo al ver mis triunfos. A mis Hermanos… A mi hermana Camila, y mi hermano Samuel, por su compañía, admiración y su gran apoyo. A mi novio… Rodrigo, por sus consejos, su acompañamiento durante la construcción de todo este proyecto, y darme animo a continuar. A mi Familia… A mis tíos, Jimmy, y Luis, a mis tías, Clementina, y Helena, a todos mis primos y primas, por su apoyo directo o indirecto a la construcción de este trabajo de grado, y en memoria de mi abuelito Luis Antonio, y mis tíos Jaime y Enrique.

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AGRADECIMIENTOS

A la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá… Por darme la oportunidad de hacer parte de su empresa, y aprender de todos sus procesos. A mis Amigos y Compañeros de Trabajo… A todos mis compañeros de oficina, mis guías de aprendizaje, el Dr. Justo y el Ing. Alfonso, y Especialmente a mi compañera Carolina, por ser una excelente persona y amiga, por mostrarme que, si se pueden llegar a conocer personas buenas en el mundo, por brindarme su conocimiento y ayuda en todo momento.

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TABLA DE CONTENIDO

pág.

INTRODUCCION 21 1.GENERALIDADES 22 1.1 ANTECEDENTES 22 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 23 1.2.1 Descripción Del Problema. 23 1.2.2 Formulación Del Problema. 23 1.2.3 Sistematización. 23 1.3 OBJETIVOS 24 1.3.1 Objetivo General. 24 1.3.2 Objetivos Específicos. 24 1.4 JUSTIFICACIÓN 24 1.5 DELIMITACIÓN 25 1.5.1 Espacio. 25 1.5.2 Tiempo. 26 1.5.3 Contenido. 26 1.5.4 Alcance. 26 1.5 MARCO DE REFERENCIAL 26 1.6.1 Marco Teórico. 26 1.7 METODOLOGÍA 41 1.7.1 Tipo de estudio. 41 1.7.2 Fuentes de Información. 41 1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 41 2. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN 43 2.1 DISPOSICIÓN ACTUAL EN EL ALMACÉN 43 2.1.1 Infraestructura. 45 2.1.1.1 Zona 1. 45 2.1.2 Custodia y Seguridad. 47 2.1.3 Mantenimiento De Bodega. 48 2.1.4. Transporte. 48 2.1.5 Disposición Interna de los materiales en el almacén. 49 2.2. INVENTARIO ACTUAL DEL ALMACÉN 52 2.2.1. Codificación y marcación de los materiales. 52 2.2.2. Clasificación de elementos o materiales. 53 2.2.2 Elementos Almacenados Relevantes. 54 2.2.3. Resultado del inventario. 63 3. IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS 64

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3.1 DIAGRAMA CAUSA-EFECTO 65 3.1.1 Análisis Diagrama Causa-Efecto. 67 3.2. DIAGRAMA DE PARETO 67 3.2.1 Tabla de Frecuencias- Priorización de Causas. 67 3.3 CODIFICACION DE LOS ELEMENTOS 70 3.3.1 Según Estado General. 70 3.3.2 Según Estado Especifico. 71 3.3.3 Según el tipo de material. 71 3.4 RESULTADOS DE LA CLASIFICACIÓN 72 4.PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 75 4.1 ZONIFICACIÓN Y DISEÑO DEL ALMACÉN 75 4.1.1 Muelles Y Zonas De Maniobra. 75 4.1.2 Pasillos de Circulación. 77 4.1.3 Zona de Recepción y Control. 79 4.2 ALMACENAJE Y MANIPULACIÓN 80 4.2.1 Pallets. 80 4.2.2 Embalaje 80 4.2.3 Contenedores de Manutención. 81 4.2.4 Estanterías De Almacenamiento. 82 4.3 MAQUINARIA PARA EL MANEJO DE CARGAS 86 4.3.1 Transpaleta Manual. 86 4.3.2 Carretilla Elevadora. 88 4.4 ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS 88 4.4.1 Diseño Del Almacén. 88 4.4.2. Distribución ABC. 89 4.5 PROPUESTA FINAL DE DISTRIBUCIÓN 92 4.5.1 Zona 1. 92 4.5.2 Zona 2. 95 4.5.3 Zona 3. 96 4.5.4 Zona 4. 98 4.6 TIEMPO DE ALMACENAMIENTO 100 4.7 PERSONAL DEL ALMACÉN 100 4.8 COSTOS 101 4.6.1 Costos relacionados con la inversión. 102 6.CONCLUSIONES 104 7.RECOMENDACIONES 105

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LISTA DE CUADROS

pág. Cuadro 1. Almacenes de la EAAB. 24

Cuadro 2. clasificacion de almacenes según el tipo. 30 Cuadro 3. Criterios para dar de baja a los bienes. 33 Cuadro 4. Clasificación tramite de baja. 34 Cuadro 5. Funciones del comité de inventarios. 35 Cuadro 6. Codificación Según Tipo de Material. 47

Cuadro 7. Vehiculos compactadores. 48 Cuadro 8. Cojinetes. 49 Cuadro 9. Medidores de chatarra. 49

Cuadro 10. Barredoras. 50 Cuadro 11. Avisos de vía cerrada y trabajadores de la vía. 50 Cuadro 12. Uniones manguito o racores de reparación de 8” 10” 16” 24”. 58

Cuadro 13. Rueda Francis. 58 Cuadro 14. Uniones Dresser. 59 Cuadro 15. Tubos de PVC. 59

Cuadro 16. Uniones en PVC. 53 Cuadro 17. Válvula mariposa. 53

Cuadro 18. Válvulas de reparación. 54 Cuadro 19. Rejillas de medidores. 54 Cuadro 20. Dotació. 55

Cuadro 21. Vehículos de la EAAB. 55 Cuadro 22. Tubería de American Pie acero y cemento. 56

Cuadro 23. Medidores retirados a los usuarios por fraude. 57 Cuadro 24. Priorización de Causas con frecuencias acumuladas. 68

Cuadro 25. Codificación general por estado por estado. 62 Cuadro 26. Codificación especifica por estado. 63 Cuadro 27. Codificación Tipo de Material. 63

Cuadro 28. Cantidad de elementos por estado General actual. 64 Cuadro 29. Cantidad de elementos por tipo de material. 64 Cuadro 30. Cantidad de elementos según su estado especifico actual. 65 Cuadro 31. Clasificación vehículos tipo y capacidad. 75

Cuadro 32. Transporte de Bienes. 77 Cuadro 33. Guía de Seguridad para procesos de Almacenamiento. 78 Cuadro 34. Características de las estanterías Ligeras. 83

Cuadro 35. Estantes para Químicos. 84 Cuadro 36. Variables Carretilla. 90 Cuadro 37. Distribución ABC Elementos Almacén. 79 Cuadro 38. Distribución ABC Elementos Almacén. 91

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LISTA DE TABLAS

pág. Tabla 1. Zona libre de entrada. 76

Tabla 2. Costos de los elementos del almacén. 101

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LISTA DE FIGURAS

pág. Figura 1. Gestión de Almacenes. 28

Figura 2. Contenedor Europeo. 30 Figura 3. Contenedor de madera con patas. 30 Figura 4. Paleta Americana. 31 Figura 5. Unidades de Carga para Pallets, Contenedores y Manual. 31 Figura 6. Carretilla contrapesada. 32

Figura 7. Especificación de las ubicaciones. 32 Figura 8. Identificación de niveles en los estantes. 33 Figura 9. Vista satelital del almacén La Diana. 38

Figura 10. Plano del Pedio La Diana. 39 Figura 11. Plano 3D distribucion zona 1. 40 Figura 12. Plano 3D distribucion zona 2. 41

Figura 13. Plano 3D distribucion zona 3. 41 Figura 14. Plano 3D distribucion zona 4 48 Figura15. Domo de vigilancia. 49

Figura 16. Carretilla Convencional utilizada en el almacén. 49 Figura17. Bodega Archivos. 50

Figura 18. ubicación de los materiales en la Bodega. 44 Figura 19. Rack Industrial de la Bodega General. 45 Figura 20. Organización cajas de Dotación y Mediares Bodega 1. 45

Figura 21. Dotación overoles de Dril Bodega 2. 46 Figura 22. Dotación chaqueta Azul y Naranja Bodega 3. 46

Figura 23. Área de Desmonte. 47 Figura 24. Vehículo compactador. 49

Figura 25. Cojinetes Nuevos. 49 Figura 26. Medidores Chatarra. 56 Figura 27. Barredoras. 57

Figura 28. Avisos de carretera. 57 Figura 29. Racores de Reparación. 58 Figura 30. Rueda Francis. 58 Figura 31. Uniones Dresser. 31

Figura 32. Tubos PVC. 32 Figura 33. Uniones en PVC. 60 Figura 34. Válvula Mariposa. 60

Figura 35. Válvulas de 24” y 16”. 54 Figura 36. Rejillas de medidores. 55 Figura 37. Dotación Nueva. 55 Figura 38. Vehículos de la EAAB. 56

Figura 39. Tubería de American Pie acero y cemento. 56 Figura 40. Medidores Retirados a los usuarios. 57 Figura 41. Diagrama de Causa-Efecto. 65

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Figura 42. Diagrama causa efecto. 66 Figura 43. Diagrama de Pareto “Problemas del Almacén”. 69 Figura 44. Muelle con estacionamiento Asilado. 76 Figura 45. Pallet Americano. 70

Figura 46. Embalaje Tipo Correaje Y Envoltorio Elástico. 71 Figura 47. Contenedor de madera. 71 Figura 48. Estantes para archivo. 72 Figura 49. Estantería de pallets. 83 Figura 50. Rack Multicargas. 84

Figura 52. Rack Convencional. 85 Figura 53. Estantería Cantiléver. 86 Figura 54. Transpaleta manual. 87

Figura 55. Carretilla Elevadora. 88 Figura 56. Diseño en Forma de U. 89 Figura 57. Distribución de los bienes en el almacén. 80

Figura 58. Distribución Propuesta Oficina Principal. 92 Figura 59. Distribución propuesta del Archivo. 93 Figura 60. Sillas organizadas Bodega 1. 94

Figura 61. Escritorios e impresoras Bodega 2. 94 Figura 62. Distribución propuesta general Zona 1. 95

Figura 63. Distribución propuesta Bodega 1. 95 Figura 64. Distribución Propuesta Bodega 2. 96 Figura 65. Distribución Propuesta Bodega 3. 97 Figura 66. Distribución propuesta patio cubierto. 98 Figura 66. Distribución propuesta patio descubierto. 99 Figura 67. Distribución propuesta Zona de parqueo. 100

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Soportes Recomendaciones Auditoria Externa. Anexo B. Estructura Organizacional EAAP-ESP. Anexo C. Plano Almacén La Diana de la EAAB-ESP. Anexo D. Plano Distribución Actual Almacén La Diana. Anexo E. Inventario de Bienes en el Almacén. Anexo F. Movimiento de Bienes en el Almacén. Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén. Anexo H Identificación del Cargo. Anexo I. Software para Almacén. Anexo J. Solicitud estradas al Almacén SAP. Anexo K. Formato Verificación de Elementos.

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GLOSARIO

ACTIVOS: todo bien que su vida útil es mayor a 1 año o su valor supera los 2 SMLV. ALMACÉN: son los diferentes centros de aprovisionamiento registrados en SAP-R3, donde la EAAB-ESP guarda los elementos y materiales que adquiere para su funcionamiento y operación. ALMACENISTA: persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación, y suministro de los bienes de la entidad. ALTO COSTO (A): cuando el costo de tenencia, conservación y mantenimiento del bien resulta más alto que el beneficio que le reportaría a la empresa mantenerlos en inventario. ALTURA DE APILAMIENTO: número de unidades de carga presentes en una pila incluida la del suelo. APILAMIENTO: colocación de las unidades de carga una encima de la otra sin la ayuda de estanterías ni bandejas intermedias. BIEN: son todos los bienes tangibles e intangibles que posee la Empresa, para el desarrollo de su objeto los cuales se manejaran de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en la ley. BAJAS EN EL SISTEMA: se trata de la eliminación de los bienes de la base de propiedad planta y equipo de la EAAB. BAJA O NULA ROTACIÓN (BR): cuando la rotación del bien ha sido nula o muy baja durante las dos (2) vigencias anteriores a la expedición de los reportes presentados por la División de Almacenes. BODEGA: lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se despachan y reciben materiales. También incluyen patios de almacenamiento, zonas de cargue y descargue. CAMBIO O RENOVACIÓN DE EQUIPOS (CE): cuando el bien que ya no le es útil a la empresa en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas, así se encuentren en buen estado.

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CARGA ADMISIBLE: capacidad de carga segura de uso del bastidor, del larguero o del estante indicada por el proveedor del equipo de almacenaje al usuario en las placas de características, basadas en datos facilitados por el especificador. CHATARRIZACIÓN: procedimiento de desnaturalización física de los medidores usados retirados a usuarios de la EAAB-ESP. CÓDIGO DE MATERIAL: es el número con el cual se identifica el material que se va a conceptuar en el Sistema de Información Empresarial. COMITÉ DE INVENTARIOS: tendrá por objeto, ejercer inspección, análisis y control sobre la información que produce el Almacén, recomendando los ajustes y correctivos necesarios frente a los planes y programas que se hagan al interior de la Entidad. DAÑO PARCIAL(P): cuando la reparación o reconstrucción del daño o destrucción parcial de una bien resulta más costosa que el valor de la adquisición de uno de características equivalentes en el mercado. DAÑO TOTAL(T): cuando el desgaste, deterioro o mal estado físico impida su uso, conforme a la naturaleza del bien. EAAB-ESP: empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, empresa de servicios públicos. HALLAZGOS: se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas. LISTADO MAESTRO DE MATERIALES: es la base de datos de todos los materiales que ingresan y se encuentra cargados en las bases de datos de la EAAB – ESP. MATERIAL SERVIBLE(S): son aquellos materiales que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas están en condiciones de seguir prestando servicio o pueden ser utilizados por La Empresa y son requeridos en sus procesos de mantenimiento y operación. MATERIAL SERVIBLE OBSOLETO (SO): son todos aquellos materiales que, aunque se encuentran en buenas condiciones físicas y técnicas, no son requeridos o no serán utilizados por La Empresa porque su tecnología es obsoleta, que por norma no es permitido su uso, o que por política institucional no se le dará uso y quedan disponibles para el proceso de depuración de inventarios.

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MATERIAL INSERVIBLE(I): son aquellos materiales que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas no están en condiciones de seguir prestando servicio o no pueden ser utilizados por La Empresa en sus procesos de mantenimiento y operación, y quedan disponibles para el proceso de depuración de inventarios. MEDIDORES: es un dispositivo que mide el consumo de agua, siendo esta la aplicación usual. OBSOLESCENCIA(O): cuando el bien se encuentra en buen estado físico, mecánico y técnico; pero ha quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos, además sus especificaciones técnicas son insuficientes para prestar los servicios en condiciones de eficiencia, calidad y oportunidad. PASILLO DE MANIOBRA: espacio transversal, perpendicular a los pasillos de trabajo. PELÍCULA RETRÁCTIL: film de plástico que sirve para envolver la mercancía una vez paletizada. PICKING: operación que consiste en recoger la mercancía de un lugar donde se encuentra almacenada, con el objeto de preparar un pedido para su expedición. PILA: columna aislada de unidades de carga apiladas en vertical. SAP: software Administrativo Integral el cual establece e integra el sistema productivo de la empresa, como herramienta para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial. Este sistema comprende módulos integrados que comparten información entre los mismos. ROTACIÓN: indicador de la cantidad de veces que un determinado tipo de producto entra y sale del almacén durante un periodo determinado. R: BIENES MUEBLES DE RIESGO PARA LA SEGURIDAD, SALUBRIDAD O EL BIENESTAR: son aquellos bienes muebles como alimentos y productos químicos, que, por su estado de vencimiento, mal estado o riesgo de contaminación, entre otros, no son aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud y pueden ocasionar un daño al medio ambiente.

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RESUMEN El siguiente trabajo explica la manera como se desarrolló la propuesta para la disposición de los elementos en un almacén perteneciente a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, partiendo desde el análisis del inventario actual, con una descripción de cómo se encuentra el elemento almacenado, cual es la infraestructura con la que se cuenta, cual es la disposición actual de los elementos, como es la operación interna, pasando por un análisis a los resultados de la codificación y marcación, en donde se utilizó características que permitieran dividir por grupos los elementos, permitiendo un manejo más sencillo, el análisis de causas de los principales problemas presentados en el almacén y por último la propuesta final especificando los distintos aspectos que intervienen en el diseño de planta de un almacén teniendo en cuenta las normas de almacenamiento que permiten la optimización de espacios y recursos en las bodegas, incluyendo aspectos como estanterías, pasillos de circulación, transporte interno y ubicación interna de los elementos, con un estimado de costos para dicho almacén mostrando optimización en los procesos y como resultado final se obtuvo la distribución interna de los elementos, con medidas de áreas para la ubicación de los elementos, medidas de los pasillos, identificación de zonas y organización interna en las estanterías y organización de unidades de carga especificadas en un plano 3D. Palabras Claves: Almacén, Distribución, Inventario, Obsoleto.

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INTRODUCCIÓN

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, específicamente la Dirección Administración de Activos Fijos en cumplimiento al Acuerdo 11 de 20131, articulo 28, en donde se dice que “El área debe garantizar el almacenamiento, custodia de elementos, materiales y activos”; y en búsqueda de dar solución a unas recomendaciones hechas tras una Auditoria Externa por la Firma Earts and Young, y un informe dado por una firma contratada para la toma final del inventario, ver Anexo D y viendo una oportunidad de mejora en cuanto a la disposición de los materiales que se encuentran en el almacén “La Diana” ubicado en el Municipio de Sopo Cundinamarca, siendo este uno de los 12 almacenes propiedad de la empresa. Para lo cual se inició con el levantamiento de la información, haciendo un inventario de los elementos almacenados actualmente, el transporte interno utilizado, haciendo una verificación del estado actual de los elementos que allí se encuentran, la forma en que se está almacenando y la ubicación que tiene dentro del almacén. Posteriormente se realizó la identificación de causas, efectos y/o consecuencias de los problemas presentados en las recomendaciones por la auditoria externa por medio de diagramas de Pareto, y análisis priorizando las causas más importantes a tratar, obteniendo un resultado de los elementos, la codificación actual de la empresa y la clasificación por tipología de los elementos. finalmente, la propuesta del sistema de distribución e inventarios junto con los planes de tratamiento a efectuar, por medio de un análisis de la organización de los elementos encontrados, junto con un seguimiento a procesos de subasta de elementos obsoletos, y la utilización de índices de rotación para la definición final de la disposición de los materiales. Desde la recepción de los materiales, elementos o equipos hasta la disposición de los activos que son dados de baja, tomados como obsoletos, o bienes improductivos para la empresa, que dio como resultado un avance en cuanto a la mejora de utilización y uso de espacios mostrando los beneficios de la aplicación.

1 ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Acuerdo No 11 de 2013

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1. GENERALIDADES

1.1 ANTECEDENTES

Los días 16 y 17 de noviembre de 2017 se realizó una auditoria externa por la firma Earst & Young Audit S.A.S. en donde se dieron las siguientes observaciones en cuanto a la toma física de inventarios, textualmente así:

El inventario no estaba adecuadamente segregado y organizado para facilitar un conteo sistemático y ordenado;

Inadecuada rotulación en los estantes y listados, estos contenían tachones, justificados en que pertenecían a referencias diferentes;

La ubicación física de los inventarios no es la misma que la indicada en el Kardex del sistema2

Se partió de unas recomendaciones que fueron resultado de una auditoria externa por la firma Earst & Young realizada los días 16 y 17 de noviembre de 2017; de esta manera cada año La Dirección de Activos Fijos, realiza un contrato anual para la toma de inventario de los almacenes, y en el año inmediatamente anterior se realizó por la Empresa Levin Colombia, en donde el informe final entregado el 26 de diciembre de 2017, reflejo las siguientes recomendaciones correspondientes al almacén “La Diana”:3

Evaluar la distribución del espacio dentro de la bodega con el objetivo de separar los materiales obsoletos almacenados, de los que figuran dentro del inventario.

Reubicar la dotación ubicada en la bodega principal, debido a que gran parte de las cajas evidenciadas con dotación se encontraban mojadas y al momento de ser manipuladas se rompían. Seguramente están expuestas a humedad y/o ambientes no adecuados para almacenar estos elementos.

Mejorar la identificación de las ubicaciones y los materiales, ya que en su mayoría se encontraban sobre el suelo sin ningún tipo de identificación.

Evaluar la cantidad de dotación ubicada en la bodega en general, pues hay grandes cantidades y se ven en la necesidad de almacenarla en diferentes ubicaciones, en algunos casos en medio de chatarra.

Realizar ordenamiento de elementos en general, existen casos de materiales del mismo tipo, pero de diferentes tamaños ubicados en el mismo lugar.4

2 EARST & YOUNG AUDIT S.A.S. Informe auditoria. Bogotá: EY, 2017. 45 p.

3 LEVIN. Informe final de inventario. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá. 2017. 142 p.

4 I Revista Soluciones de Postgrado. Un modelo de dinámica de sistemas para la administración de inventarios. Medellín. Julio, 2013, Vol. 6, No 11

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1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1 Descripción Del Problema. En el almacén “La Diana” ubicado en la Calle 7a # 5-70, vía Briceño, en Sopo, Cundinamarca, se percibieron los siguientes problemas a la hora de toma de inventarios: En el almacén hay elementos catalogados como obsoletos, inservibles, activos servibles y dotación, los cuales no se encuentran separados, por lo que se impide el reconocimiento de los materiales. Gran parte de las cajas con dotación (chaquetas overoles, guantes y demás) se encuentran mojadas expuestas a humedad y/o ambientes no adecuados para almacenar estos elementos. La mayoría de los elementos en las bodegas se encuentran en el suelo sin ningún tipo de identificación, presentando una inadecuada disposición y organización de los bienes depositados en las bodegas ubicadas en el almacén, en donde hay grandes cantidades de elementos entre ellos dotación, que se encuentra dispersa entre varias bodegas, en algunos casos en medio de chatarra. 1.2.2 Formulación Del Problema. Se formuló una propuesta de un sistema de distribución de los elementos para el fortalecimiento del proceso de organización, identificación, ubicación y rotulación de los materiales que permitiera facilitar la toma física de los inventarios, la recepción, almacenamiento, organización, disposición, custodia y salida de los diferentes bienes muebles que se encuentran depositados en las bodegas ubicadas en dicho almacén. de acuerdo con lo anterior la pregunta que se planteó fue: ¿cuál es el sistema que se puede plantear para el manejo de la distribución en el almacén la diana de la EAAB-ESP5? 1.2.3 Sistematización. Conocido el contexto en cuanto a locación y proyecto específico a desarrollar, lo más adecuado fue acudir a una recolección de datos que permitan conocer cifras exactas de los materiales que están almacenados, que son específicamente, el estado en que se encuentran, el tiempo de almacenamiento de los mismos, y cuál será la disposición final, además de estos datos fue imprescindible contar con información precisa de las funciones específicas que debe cumplir la Dirección de Activos Fijos y la División de Almacenes en el almacén La Diana.

5 Empresa De Acueducto Y Alcantarillado De Bogotá.

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1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General.

Plantear la propuesta de un sistema de distribución e inventarios para el almacén “La Diana” de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, de manera que genere incremento en la productividad, seguridad del personal, circulación de los elementos y la disminuyendo distancias y costos de mantenimiento. 1.3.2 Objetivos Específicos.

Realizar el levantamiento de un inventario de manera que se conozca la situación actual tanto del almacén como, de los elementos que se encuentran allí, y la disposición en la cual se está dando el almacenaje.

Identificar las causas, efectos y/o consecuencias de las observaciones presentados en la auditoria externa.

Proponer un sistema de distribución para el almacén, especificando el tipo de estantería, medidas y costo de beneficio de la propuesta, presentándola en un plano 3D. 1.4 JUSTIFICACION Partiendo el contexto de la organización específicamente de la Dirección de Administración de Activos Fijos y dando cumplimiento al Acuerdo No 11 del 25 de Julio de 2013, por la Junta Directiva de la EAAB-ESP en donde se modifica la estructura operacional de la Empresa y se determinan las responsabilidades de sus dependencias, en el Artículo 7°, numeral 7.2. Dirección Administración Activos Fijos y su numeral 7.2.1. División Almacenes, en donde en el punto número 1 se da por definido que esta dependencia debe, “Garantizar la recepción, almacenamiento, custodia y entrega de activos fijos devolutivos y materiales”, y en el punto número 4 en donde dice que se debe “Ejecutar las actividades relacionadas con el tratamiento de bienes improductivos u obsoletos de conformidad con las determinaciones de la Empresa”.

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De igual forma se tomó en cuenta las funciones que la Dirección debe cumplir junto con la evaluación de la disposición que se les dará a los elementos obsoletos por medio del comité de inventarios6. Las siguientes son las recomendaciones dadas por la Firma E&Y7 las cuales se basa la propuesta realizada en el presente trabajo de grado: Recomendamos para asegurar que el inventario se contabilice y documente correctamente, socializar con el personal involucrado que lleven a cabo los procedimientos de conteo de acuerdo con las instrucciones.

Adicionalmente, sugerimos que la Administración realice como mejores prácticas, lo siguiente durante el conteo de inventario:

Usar hojas de recuento pre numeradas para asegurarse de que todas las hojas de recuento se consoliden y contabilicen correctamente en el acta final del conteo;

Adjuntar la descripción del inventario y las etiquetas de inventario / código al inventario físico para una fácil identificación por los contadores y verificadores que pueden no estar familiarizados con el inventario;

Detener las operaciones del almacén, en la medida de lo posible, durante el recuento del inventario para garantizar el corte adecuado de documentos que respalden la existencia física de cada almacén (de lo contrario, los envíos entrantes deberían estar claramente separados del inventario que se está contando); el inventario de una manera que facilite el conteo fácil;

Identificar e investigar el inventario obsoleto y separar los inventarios según corresponda de los inventarios no obsoletos.

El proceso y los procedimientos relacionados con el resultado de los conteos de inventario deben estar documentados. Después del conteo, la Administración también debe realizar la conciliación entre las cantidades físicas y los registros de inventario. Todos los artículos de conciliación deben investigarse con prontitud y ajustarse de manera apropiada y oportuna. Por lo anterior descrito se realizó esta propuesta de distribución para el almacén La Diana.

1.5 DELIMITACION

1.5.1 Espacio. Este proyecto se realizó en el almacén “La Diana”, el cual cuenta con alrededor de 51.700 metros cuadrados (m^2), ubicado en la Calle 7ª # 5-70, vía Briseño, en el municipio de Sopo, Cundinamarca propiedad de la EAAB-ESP.

6 EAAB-ESP. Resolución 1103 (15 de noviembre de 2007). Por el cual se modifica el artículo segundo y el literal A) del artículo cuatro de la resolución 1226. Bogotá: El Acueducto, 2007. 3 p.

7 EARST & YOUNG AUDIT S.A.S. Op.cit.,

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1.5.2 Tiempo. Este proyecto se llevó a cabo durante un periodo de 6 meses desde la central de operaciones ubicada en la Av. cra 24 # 27-15 en donde se encuentra la Dirección Administración de Activos Fijos y la división de almacenes, la cual tiene a cargo los almacenes de toda la empresa. Ver Anexo B Estructura organizacional de la EAAB-ESP. 1.5.3 Contenido. El contenido de este proyecto básicamente es sobre el almacenamiento y disposición de los materiales que se encuentran dentro de las bodegas del almacén La Diana. 1.5.4 Alcance. El alcance del proyecto fue desde la recepción de materiales, elementos o equipos que requieren ser enviados al almacén La Diana, pasando por la custodia, distribución, mantenimiento de inventarios y organización del almacenamiento de los bienes, hasta la disposición de los activos que son dados de baja, tomados como obsoletos, o bienes improductivos para la empresa, los cuales tienen como disposición final poner en venta o subasta, dar en arrendamiento, donación, o la destrucción final de activos improductivos, todo esto junto con la utilización de los recursos como la infraestructura, maquinaria, tiempo, datos históricos del almacén y conocimiento en esta área. Las limitaciones que se encontraron en el proyecto fueron en cuanto a la recolección de datos para lograr una visión exacta de los procesos y procedimientos que se dan en la actualidad, de igual forma en cuanto al presupuesto con el que se pueda contar en un futuro para la aplicación de la propuesta de mejora, y las políticas de la empresa, normas, resoluciones, y directivas. 1.6 MARCO DE REFERENCIAL 1.6.1 Marco Teórico. 1.6.1.1 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. Es una empresa pública prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial. Tiene 129 años de experiencia en abastecimiento de agua, cuenta con cerca de 1 millón 700 mil usuarios en la capital del país y presta servicio a 11 municipios vecinos. Cuenta con acreditaciones de la Secretaría Distrital de Salud, la cual evalúa y otorga anualmente una Certificación Sanitaria del Agua para Consumo Humano, además cuenta con la acreditación del IDEAM que es la Acreditación del laboratorio de aguas para producir información cuantitativa, física y química para los estudios o análisis ambientales y acreditación de la ONAC. En las áreas de análisis físico químicos, microbiológicos y biológicos del laboratorio de aguas, en el laboratorio de suelos y materiales, y En el laboratorio de medidores como laboratorio de calibración dentro del Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología.

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Cuenta con certificaciones como la de Calidad NTC ISO 9001:2008, planeación, gestión del diseño, gestión de la construcción, operación, control y mantenimiento del sistema matriz de acueducto para la conducción y distribución de agua potable en redes matrices y gestión de proyectos de mecanismo de desarrollo limpio en el sistema matriz de acueducto 1.6.1.2 Almacenes que pertenecen a la EAAB-ESP. La Dirección Administración de Activos Fijos tiene a los siguientes almacenes como se muestran en el cuadro 1. Cuadro 1. Almacenes de la EAAB.

Fuente: LEVIN. Informe final de inventario. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá. 2017. 142 p. 1.6.1.3 Almacén La Diana. Ubicado en el municipio de Briceño junto al Parque Jaime Duque, Este almacén se encuentra destinado a materiales identificados como de nula y baja rotación, activos fijos obsoletos, repuestos de Tibitoc, Vitelma y Sistema Chingaza, así como algunos elementos que no son requeridos habitualmente por las diferentes áreas de la EAAB-ESP y que en su mayoría son destinados a su baja definitiva8. El Almacén de La Diana se encuentra repartido actualmente en 4 zonas.

8 ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Manual de Almacenamiento EAAB, versión No. 2. 2016. 45 p

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1.6.1.4 Modelos de Almacenamiento. El modelo de almacenamiento queda definido principalmente a través de los medios de almacenaje móviles y fijos utilizados. El modelo determinará la operatividad y rendimiento del almacén.9 Modelos básicos son los siguientes:

Convencional.

Alta Densidad.

Automático.

Automático Para Cargas Ligeras.

Como paso previo para determinar los medios fijos o móviles de almacenaje se ha de determinar si los productos se van a ubicar en estanterías, de manera compacta o en bloque. Pueden existir ubicaciones de bloque en estantería, por ejemplo, estantería drive-in o estanterías dinámicas por gravedad, pero siempre que el material se pueda auto apilar es más rentable utilizar la solución sin estanterías10, en el cuadro 2 podemos ver la clasificación de los almacenes. Cuadro 2. clasificacion de almacenes según el tipo.

CLACIFICACION TIPO DE ALMACEN

Reguimen Juridico

Propio Alquiler Leasing

Funcion Logistica

Central Local

Estructura

Convencional De transito Dinamicos

Tecnicas de Manipulacion

Paletizado En Bloque Semiautomaticos y Automaticos Autoportantes

Naturaleza de los Elementos Almacenados

Materias Primas Semielaborados Productos Terminados Materiales Auxiliares Documentacion.

Fuente: TIPOS DE COSAS. Tipos de Almacén, [en línea], [ 09 de septiembre 2018]. Disponible en internet: http://www.tiposdecosas.com/clasificación-de-almecenes.

9 SERVERA. David. Concepto y evolución de la función logística. En: Revista Innovar. Vol. 20. No 38. 2010. p.217-234

10 YBNLAS. Eli. Métodos cuantitativos para los negocios. Capítulo 4. Modelos de inventarios. 2009. p. 131 -169

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1.6.1.5 Funciones del Almacén. La naturaleza del almacén, su configuración, diseño y su ubicación vienen dados por el tiempo medio que están almacenados los productos y por las características de los mismos. El almacén tiene dos funciones básicas que son el mantenimiento de los productos y la manipulación de las mercancías, dentro de estas funciones se encuentra: La Consolidación: cuyo fin es agrupar productos similares de distintos fabricantes para, reunir varios productos en un solo envío, y hacerlo llegar al destinatario final11. División De Envíos: es la opción de almacén contraria a la de consolidación. Su objeto es acercar, cuando los centros de producción se encuentran a grandes distancias, hasta los consumidores finales los productos en grandes volúmenes, para desde el almacén hacérselos llegar en envíos más pequeños. 1.6.1.6 Operación Del Almacén.12

Llegada de los artículos al almacén.

Descarga de los mismos.

Control y manipulación en la recepción.

Almacenaje.

Embalaje, etiquetado, pesaje.

Picking (zona destinada a la preparación de los pedidos).

Consolidación de destinos.

Traslado a zona de expedición.

Carga.

Expedición.

1.6.1.7 Clases de Almacenes.

De materias primas.

De productos semielaborados.

De productos terminados.

De información.

11 PERUCHENA, Joao Luis. Medición y evidenciación de los activos fijos e intangibles en empresas industriales del Mercosur y la comunidad Andina. En: Revista de contabilidad 2014. 22 p.

12 CORREA, Alexander y GOMEZ, Rodrigo. Gestión de almacenes y tecnología de la información y comunicación. En: Estudios gerenciales. Vol. 26. No. 117. 2010

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1.6.1.8 Los Principios Del Almacenaje. Entre los principios para la gestión óptima de los almacenes se considera la coordinación con otros procesos logísticos, el equilibrio en el manejo de los niveles de inventario y en ser adaptarse a los cambios de un mundo empresarial globalizado. De esta forma13, indica que los objetivos a buscar con la gestión de almacenes son: Minimizar:

El espacio empleado, con el fin de aumentar la rentabilidad.

Las necesidades de inversión y costos de administración de inventarios.

Los riesgos, dentro de los cuales se consideran los relacionados con el personal, con los productos y con la planta física.

Pérdidas, causadas por robos, averías e inventario extraviado.

Las manipulaciones, por lo cual los recorridos y movimientos de las personas equipos de manejo de materiales y productos, deben ser reducidos a través de la simplificación y mejora de procesos.

Los costos logísticos a través de economías de escala, reducción de faltantes y retrasos en la preparación de despachos.

Maximizar:

La disponibilidad de productos para atender pedidos de clientes.

La capacidad de almacenamiento y rotación de productos.

Operatividad del almacén

La protección a los productos.

Cabe destacar que los dos primeros objetivos de maximización son parcialmente contrapuestos, por lo cual se debe equilibrar su nivel de implementación, debido a que a mayor capacidad de almacenamiento se tiende a reducir la operatividad en el almacén.14 1.6.1.9 Zonas de un Almacén. Las zonas que se pueden identificar en un almacén son las siguientes:

Zona de estacionamiento para los medios de transporte.

Zona de carga y descarga.

13 CORREA, Alexander y GOMEZ, Rodrigo. Gestión de almacenes y tecnología de la información y comunicación. En: Estudios gerenciales. Vol. 26. No. 117. 2010

14 BELTRÁN, J. & RIVAS, M. Sistemas de gestión logística: Un enfoque para la evaluación integración y mejora de los procesos logísticos. Escuela superior de ingenieros de la universidad de Sevilla, España, Zaragoza. 2007, 11p.

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Zona de recepción y control.

Zona de picking y preparación.

Zona de expedición.

Zona de devoluciones. Todas estas zonas las podemos ver en la siguiente figura (véase figura 1). Figura 1: Gestión de Almacenes

Fuente: MECALUX, Gestión de almacenes. [en línea], [ 09 de septiembre 2018]. Disponible en internet: http://www.mecalux.es/gestion-de-almacenes//.

1.6.1.10 Costos de Almacén. Los costes del almacén no tienen relación con el valor del stock. Sin embargo, sí tienen alguna relación con el aspecto físico del mismo: si el volumen es menor, el espacio necesario para almacenar y los medios necesarios para manipular serán menores que con un volumen mayor. El aspecto físico del stock es el único que interviene en los costes del almacén15 Coste de Espacio: Se entiende al conjunto de gastos derivados de la utilización de un recinto donde se almacenan productos. Su cuantía variara según se trate de un almacén de propiedad o de uno alquilado.

15 CARBONERAS, Manuel. Modelos de referencia para el diseño estratégico de almacenes. XII congreso de ingeniería de organización. Burgos, España. 2008, 11p.

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Costes de alquileres/amortizaciones:

Costes de financiación

Costes de reparaciones y conservación

Costes de personal

Costes de utilización de recursos

Costes de subcontratación de servicios

Costes generales. Costo de Instalaciones: Este concepto comprende las inversiones realizadas en elementos empleados en almacén cuyo objeto es mejorar la capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de los mismos16, Estos se clasifican en:

Alquiler/amortización de las instalaciones adquiridas, estanterías, etc.

Financiación de las adquisiciones que se hayan realizado.

Reparaciones y conservación de todos los elementos e instalaciones.

Utilización de recursos.

Subcontratación de servicios.

Generales. 1.6.1.11 Contenedores. Son elementos portátiles y resistentes que permiten la ubicación y el apilado de mercancía, formando una unidad de carga para su posterior manipulación y almacenaje, ya sea manual o mediante aparatos de manutención. Pueden fabricarse en acero, aluminio o plástico.

Contenedor europeo Construido con chapa de acero y perfiles tubulares, con laterales de malla y piso de madera atornillada, es apilable verticalmente encajando las patas del uno con el otro (véase figura 2).

16 GARRIDO, Irma. La gestión de inventario como factor estratégico en la administración de empresas. En: Revista científica electrónica de ciencias gerenciales. No. 37. 2017. p. 109- 129

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Figura 2. Contenedor Europeo.

Fuente: COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p.

Contenedor con patas. Construido con chapa de acero y perfiles tubulares, es apilable verticalmente encajando las patas del uno con el otro (véase figura 3). Figura 3. Contenedor de madera con patas.

Fuente: COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p. Los dos modelos referidos permiten un espacio libre entre ellos cuando son apilados, para facilitar su manipulación. 1.6.1.12 Pallets. Paleta americana: paleta de cuatro accesos con dos de acceso de libre entrada, a través de dos muescas en los largueros (véase figura 4).

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Figura 4. Paleta Americana.

Fuente: COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p.

1.6.1.13 Unidad de Carga.

La unidad de carga o unidad de manipulación es un conjunto de artículos agrupados juntos, constituido para la manipulación, transporte y almacenamiento como una unidad. El número de elementos que la forman depende de la naturaleza y el tamaño de éstos, así como de determinados criterios económicos evaluados durante el proceso de distribución y su manejo.17 Algunos ejemplos de unidades de carga son: las cajas, los rollos, las bobinas, los paquetes, los contenedores, las paletas, las bandejas (véase figura 5).

Figura 5. Unidades de Carga para Pallets, y Contenedores

Fuente: COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p.

17 PRADA, Sergio y RIOS, Andrés. Propuesta de mejoramiento para la operación de picking en la empresa cintas & botones. Tesis, Universidad Javeriana. Bogotá. 2013. 155 p

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1.6.1.14 Equipos de Manutención. Carretilla contrapesada: Aparato de tracción eléctrica o con motor de combustión interna, operado manualmente desde el propio equipo. Se emplea indistintamente para el transporte de las unidades de carga, para el cargue y descargue de camiones o el trabajo en estanterías con pasillo ancho18, (véase figura 6). Figura 6. Carretilla contrapesada

Fuente: COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p. Es el espacio físico que se puede delimitar en forma horizontal en un estante o piso. En el código de ubicación la posición se encuentra representada por dos dígitos (00-99), como muestra la siguiente figura, (véase figura 5 Figura 7. Especificación de las ubicaciones.

Fuente: ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Manual de Almacenamiento EAAB- ESP, versión No. 2. 2016. 45 p

Nivel Es el espacio físico que se puede delimitar en forma vertical en un estante. En el código de ubicación el nivel se encuentra representado por dos dígitos (00-99) (véase figura 8).

18 IGLESIAS, Antonio. Manual de gestión del almacén. 1 Ed. Buenos Aires. 2012, 247 p.

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Figura 8. Identificación de niveles en los estantes.

Fuente: ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Manual de Almacenamiento EAAB- ESP, versión No. 2. 2016. 45 p 1.6.1.16 Criterios Para Dar De Baja A Los Bienes De La EAAB-ESP. Según la Resolución 0068 del 31 de enero de 2018, dice que se deben tener en cuenta los siguientes criterios para dar el trámite de baja de los bienes muebles, (véase Cuadro 3).

Cuadro 3. Criterios para dar de baja a los bienes. Bienes muebles servibles no útiles

Por alto costo de tenencia, conservación y mantenimiento

Cuando el costo de tenencia, conservación y mantenimiento resulta más costoso que el beneficio que presta

Por Nula rotación Bienes que no han tenido movimiento en los últimos 2 años.

Por obsolescencia Bienes que se encuentran en buen estado físico, mecánico, y técnico, han quedado en desuso sus especificaciones técnicas con insuficientes para prestar los servicios de la EAAB-ESP en condiciones de eficiencia, calidad y oportunidad.

Por cambio o renovación de equipos

En razón de la implementación de buenas políticas en materia de quedan en existencia bienes muebles, repuestos, accesorios y materiales ente otros, que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.

Por cambios institucionales

En razón de los cambios originados en el objeto social, legal y/o reglamentario de la EAAB-ESP, o porque se ordene la liquidación, fusión o transformación de la misma por modificación en normas, políticas, planes programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.

Fuente: ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Resolución 0068 (31 de enero de 2018). Bogotá: El Acueducto, 2018. 4 p.

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Cuadro 3 continuación, Criterios para dar de baja a los bienes. Bienes muebles inservibles

Por deterioro total o parcial

aquellos bienes muebles que ante su daño o destrucción total o parcial, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la EAAB-ESP o por lo menos más costosa que el valor de la adquisición de un bien de características equivalentes en el mercado.

Por deterioro histórico

bienes muebles que han cumplido su vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso y no le sirven a la EAAB-ESP.

Por salubridad, seguridad y bienestar

aquellos bienes muebles que deben destruirse por su estado de vencimiento, mal estado o riesgo de contaminación, entre otros, y que por su estado no son aptos para el uso de consumo y atentan contra la salud y pueden ocasionar un daño al medio ambiente.

Fuente: ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Resolución 0068 (31 de enero de 2018). Bogotá: El Acueducto, 2018. 4 p. 1.6.1.17 Tramite de Baja Para Elementos de la EAAB-ESP.

El cual se puede evidenciar en el siguiente cuadro, (véase Cuadro 4).

Cuadro 4: Clasificación tramite de baja.

Fuente: ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Resolución 0068 (31 de enero de 2018). Bogotá: El Acueducto, 2018. 4 p.

Bienes Muebles que no se encuentran en Bodega

Para bienes que se encuentran en la bodega

Le corresponde al Gerente del Área Usuaria presentar la solicitud de baja de bienes muebles a cargo de los funcionarios de su área a la Dirección de Administración de Activos Fijos, mediante escrito debidamente motivado donde aplique los criterios definidos en al artículo tercero de la presente resolución a cada bien.

La División de Almacenes deberá elaborar un reporte que contenga los datos necesarios para identificar los bienes muebles que deben ser objeto de depuración y remitirlo a todas las áreas de la EAAB-ESP, a efecto de que emitan el concepto técnico requerido; Antes del 30 de abril de cada vigencia las áreas deberán remitir los conceptos técnicos solicitados para proceder a dar de baja los bienes que así se recomienden.

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1.6.1.18 Comité De Inventarios, Ventas, Arrendamientos, Donación Y Destrucción De Los Activos Improductivos U Obsoletos De La EAAB-ESP Este comité estará integrado por el Gerente Corporativo de Gestión Humana, quien lo presidirá son los Gerentes Corporativos de Servicio al Cliente, Financiero, Sistema Maestro y Jurídico, los Directores de Informática, Contabilidad, Servicios Administrativos, Bienes Raíces, Activos Fijos y el Jefe de División de Almacenes19 Se reunirán con previa citación del secretario, con solicitud de alguno de sus miembros, quien deberá sustentar en forma detallada, los temas que someterán a estudio, siguiendo las siguientes funciones (véase Cuadro 5). Cuadro 5. Funciones del comité de inventarios.

Funciones

A. Bienes Muebles Efectuar la declaratoria como a activo improductivo u obsoleto

Aprobar los programas de ventas, donación y destrucción de bienes muebles de La EAAB-ESP, declarados activos improductivos, u obsoletos.

Aprobar la reclasificación de bienes muebles de la EAAB-ESP, con base en su uso y características, previo informe presentado para el efecto por el jefe de la División de Almacenes

B. Bienes Raíces Declarar que el bien raíz es activo improductivo de la empresa, previo informe que al respecto presente el Director de Bienes Raíces.

Aprobar la venta de bienes raíces improductivos, si se cuenta con el avaluó comercial vigente, que servirá como precio mínimo de venta. La Dirección de Bienes Raíces y Ventas será la encargada de obtenerlo y presentarlo al comité.

Tratándose del arrendamiento de un bien inmueble declarado activo improductivo, previo a la firma de contratación correspondiente, el comité lo aprobara.

C. Dictar su propio reglamento

Fuente: ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Resolución 1226 (26 de diciembre de 2006). Por el cual se modifica el comité de inventario, Bogotá: El Acueducto, 2006. 5 p.

19 EAAB-ESP. Resolución 0068 (31 de enero de 2018). Por el cual se modifica la resolución 1204 en la que se establecieron criterios y se adoptaron los procedimientos para dar de baja los bienes muebles calificados como servibles no útiles propiedad de la EAAB-ESP. Bogotá: El Acueducto, 2018. 4 p.

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El Comité de Inventarios tendrá máximo 2 meses a partir de la presentación de los informes de la Dirección de Administración de Activos o de la División de Almacenes, para autorizar o no dar inicio al proceso de baja los bienes sometidos a su consideración20

1.7 METODOLOGÍA

1.7.1 Tipo de estudio. Es un trabajo investigativo, de tipo cualitativo y cuantitativo, en donde se realizó un diseño de un sistema de distribución e inventario para un almacén de propiedad de la EAAB. 1.7.2 Fuentes de Información.

Fuentes primarias: La información sobre la normatividad interna de la empresa, manuales y procedimientos, establecidos para cumplir los objetivos, el estudio de contratos realizados que dieron entrada a varios de los activos en custodia del almacén junto con la recolección y el análisis de información que resulta vital para determinar el contexto en que se encuentra el almacén y la observación directa de los elementos, herramientas y bienes que se encuentran en el almacén.

Fuentes secundarias: se usarán toda la información y documentos relacionados con el área de Activos Fijos y su división almacenes, que permita usarlos como un punto de referencia de lo que se quiere realizar

1.8 DISEÑO METODOLÓGICO

El proyecto se desarrolló en diferentes etapas en donde se determinarán las partes críticas y los aspectos a evaluar, será de tipo cuantitativo y cuantitativo, se abordará por medio de tres fases que serán.

Recolección de información por medio de visitas al almacén para conocer las zonas que lo conforman, el trasporte interno, el mantenimiento y la disposición interna de los elementos, de igual forma la utilización de bases de datos que se encuentran en el sistema SAP para la realización del inventario, la codificación y la clasificación de los bienes que se encuentran en el almacén La Diana.

20 EAAB-ESP. Resolución 1103 (15 de noviembre de 2007). Por el cual se modifica el artículo segundo y el literal A) del artículo cuatro de la resolución 1226. Bogotá: El Acueducto, 2007. 3 p.

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Identificación de causas, en donde se organizarán los datos para para obtener los resultados este punto se inicia una identificación clara de las causas y consecuencias que se tienen respecto a los hallazgos encontrados en la auditoria, por medio de un diagrama Causa-Efecto y la realización de un diagrama de Pareto para obtener una priorización de causas a tratar, analizando resultados y clasificando los elementos que se encuentran almacenados según sus características, de manera que se pueda obtener un balance de la clasificación con datos exactos de las cantidades, de esta manera poder estudiarlos e investigar cuales serían las alternativas de mejora más convenientes para un desarrollo eficiente del manual de almacenamiento con el que cuenta la empresa.

C) Planteamiento de la propuesta de sistema de distribución del almacén, de acuerdo con los resultados obtenidos de la fase de análisis realizado anteriormente que permitan diseñar las acciones de mejora que buscan incrementar el rendimiento de los procesos, y el almacenamiento de los elementos en custodia teniendo en cuenta la estructura organizativa, de los procesos, las responsabilidades, los procedimientos y los métodos necesarios que permitan cumplir con los objetivos planteados por la organización, por medio de r una zonificación del almacén, especificando muelles, pasillos de circulación, zona de recepción, pasando por el al almacenaje y manipulación de los elementos, la maquinaria para el manejo de cargas, organización de los elementos y finalmente la propuesta final representada en un plano en 3D en el programa Achicad.

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2. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

2.1 DISPOSICIÓN ACTUAL EN EL ALMACÉN

El predio antes de ser propiedad de la EAAB, este hacia parte del camino del tren, y era ahí donde se descargaba mercancía, cabe especificar que o se le han realizado remodelaciones a la infraestructura excepción de daños en el techo por goteras. Como se puede observar en la figura (véase Figura 9). Figura 9. Vista satelital del almacén La Diana.

Fuente: Google más. Posteriormente se evidencia el plano del predio del almacén La Diana realizado en AutoCAD por la empresa en el año 2009, (véase Figura 10).

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Figura 10. Plano del Pedio La Diana.

Fuente: Dirección de Información Técnica y Geográfica EAAB-ESP, ver Anexo C plano almacén La Diana.

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5

2.1.1 Infraestructura. El predio total consta de 51.570 m^2, tiene a su disposición 4 zonas y cada una de esta cuenta con varias bodegas de almacenamiento de la siguiente forma: las siguientes bodegas Ver Anexo D, Plano distribución actual almacén La Diana. 2.1.1.1 Zona 1.

Oficina principal del almacenista.

Bodega 1 de Archivo.

Bodega 2 de Archivo.

Bodega 3 de Elementos de Control Administrativo: Escritorios, Archivadores y sillas de diferentes referencias. (véase Figura 11). Figura11. Plano 3D distribucion zona 1

Fuente: Anexo D. Plano Distribución Actual Almacén La Diana 2.1.1.2 Zona 2. Bodega General: Equipos varios, bienes obsoletos, inservibles y servibles, repuestos, dotación nueva, medidores chatarra. (véase Figura 12).

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41

Figura 12. Plano 3D distribucion zona 2.

Fuente: Anexo D. Plano Distribución Actual Almacén La Diana 2.1.2.3 Zona 3.

Bodega 1: Almacenamiento de dotación y medidores retirados a los usuarios por fraude.

Bodega 2: Almacenamiento de dotación nueva.

Bodega 3: Almacenamiento de dotación nueva, (véase Figura 13).

Figura 13. Plano 3D distribucion zona 3

Fuente: Anexo D. Plano Distribución Actual Almacén La Diana

2.1.1.4 Zona 4.

Bodega patio principal: comprende toda la zona descubierta donde están parqueados los vehículos, tubería AP.

Sector en Arriendo: Arrendado a la Secretaria de Hacienda.

Área de Desmonte: Almacenamiento de conteiner, (véase Figura 14).

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42

Figura 14. Plano 3D distribucion zona 4

Fuente: Anexo D. Plano Distribución Actual Almacén La Diana 2.1.2 Custodia y Seguridad. Para garantizar la seguridad de los bienes que se encuentran en el almacén y reducir el riesgo de hurto, se cuenta con un circuito cerrado de cámaras de seguridad con un total de 4 Domos o cámaras, vigilados satelitalmente con la compañía ANDISEG LTDA, en el día se encuentra un (1) Almacenista, vigilancia las 24 horas del día con tres (3) guardas de seguridad, (véase Figura 15).

Figura15. Domo de vigilancia.

Fuente: Seguridad Uruguay. Domos de vigilancia[en línea]. Uruguay, [ 09 de septiembre 2018]. Disponible en internet: https://www.seguridaduruguay.com/camaras-de-seguridad-vigilancia-y-cctv/

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2.1.3 Mantenimiento De Bodega. Según políticas de la empresa se realizan brigadas de aseo, las cuales son solicitadas por avisos SAP a criterio del jefe de división de almacenes, consiste principalmente en limpiar oficinas y bodegas, de igual forma se solicitan para el caso de la zona descubierta el corte el pasto. 2.1.4. Transporte. Actualmente en la bodega general se usa una sola carretilla convencional, la cual a la fecha de la visita se encontraba dañada en espera de arreglo, se nota de igual forma que la carretilla solo tiene acceso a una parte de la bodega, dado que la organización no le permite movilizarse completamente por el almacén, (véase Figura 16). Figura 16. Carretilla Convencional utilizada en el almacén.

Fuente: El Autor. 2.1.5 Disposición Interna de los materiales en el almacén. 2.1.5.1 Zona 1. Se encuentra la oficina del almacenista, bodegas de archivos y elementos de control administrativo, (véase Figura 17).

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44

Figura17. Bodega Archivos.

Fuente: El Autor. 2.1.5.2 Zona 2. Bodega General: Se almacenan materiales y equipos varios, entre estos los medidores chatarra, barredoras, válvulas Dresser y parte de la dotación, (véase Figura 18).

Figura 18. ubicación de los materiales en la Bodega.

Fuente: El Autor. Dentro de esta Bodega se encuentran algunos Racks Industriales, ubicadas en la parte oriente de la bodega que parte de ellas no está siendo utilizada por ningún elemento, (véase Figura 19).

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45

Figura 19. Rack Industrial de la Bodega General.

Fuente: El Autor. 2.1.5.3 Zona 3.

Bodega 1: Se almacena dotación Nueva, medidores retirados a los usuarios por alteración, (véase Figura 20).

Figura 20. Organización cajas de Dotación y Mediares Bodega 1.

Fuente: El Autor.

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46

Bodega 2: Se almacena dotación Nueva, overoles de Dril, (véase Figura 21).

Figura 21. Dotación overoles de Dril Bodega 2.

Fuente: El Autor.

Bodega 3: Se almacena Guantes de Hilaza y carnaza, junto con overoles térmicos nuevos, (véase Figura 22).

Figura 22. Dotación chaqueta Azul y Naranja Bodega 3.

Fuente: El Autor.

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2.1.5.4 Zona 4. En la bodega patio principal se encuentran 227 vehículos compactadores de basura y 15 vehículos Vactor y camionetas, en el área de desmonte se encuentras son remolques de tracto camiones, (véase Figura 23). Figura 23. Área de Desmonte.

Fuente: El Autor.

2.2. INVENTARIO ACTUAL DEL ALMACEN

2.2.1. Codificación y marcación de los materiales. Para la codificación y marcación de los elementos o materiales que se encuentran actualmente en todos los almacenes de la EAAB-ESP es asignado por el sistema SAP y se establece dentro de los siguientes rangos, (véase Cuadro 6). Cuadro 6. Codificación Según Tipo de Material.

Fuente: ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Manual de Version No. 2, 2016, 45 p.

Almacenamiento EAAB-E

Tipo Material Descripción Rango

ZMP Materia Prima 01 al 19100

ZREP Repuestos 20001 al 120000

ZHER Material de Herramientas 120001 al 170000

ZMAC Material Aux. de Construc 170001 al 200000

ZMOF Material de Oficina 200001 al 250000

ZDOT-ZMAP Material de Dotación y Protección 250001 al 350000

ZSAN Material de Laboratorio 350001 al 400000

ZOBS Materiales Obsoletos 400001 al 500000

ZNV Material no valorizado 500001 al 550000

ZMED Medidores Alfanúmerico

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2.2.2. Clasificación de elementos o materiales. Los bienes almacenados dentro del almacén necesariamente cuentan con una clasificación según el estado en que se encuentran de la siguiente manera: de la siguiente manera 2.2.2.1 Bienes Servibles (S). Son aquellos bienes que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas están en condiciones de seguir prestando servicio para ser utilizados por la EAAB-ESP. 2.2.2.2. Bienes Obsoletos (SO). Son todos aquellos bienes en buenas condiciones físicas y técnicas que no serán utilizados por la EAAB-ESP en razón a que su tecnología es obsoleta, o que por política institucional no se le dará uso, teniendo en cuenta la resolución 068 del 31 de enero de 2018,21 la cual determina las políticas de baja de los bienes 2.2.2.3. Activos Fijos Inservibles (I). Son aquellos activos fijos que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas no están en condiciones de seguir prestando servicio o no pueden ser utilizados por la EAAB-ESP. 2.2.2 Elementos Almacenados Relevantes. Los siguientes son los elementos más representativos encontrados en las bodegas del almacén, en donde se identificaron el elemento, la cantidad de estos, una especificación que se encuentra pertinente y la fecha de entrada al almacén. (véase Cuadro 7). Cuadro 7. Vehículos Compactadores.

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Vehículos Compactadores

227 und 15 de ellos en deterioro total.

Desde el 15 de Diciembre de 2017

Fuente: El Autor.

21 ACUEDUCTO AGUA Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. Resolución 1103 (15 de noviembre de 2007). Por el cual se modifica el artículo segundo y el literal A) del artículo cuatro de la resolución 1226. Bogotá: El Acueducto, 2007. 3 p.

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Figura 24. Vehículo compactador

Fuente: El Autor. Cuadro 8. Cojinetes

Elementos Cantidad Especificación Fecha de entrada

Cojinetes 21 Nuevos 2016

Fuente: El Autor. Figura 25. Cojinetes Nuevos

Fuente: El Autor. Cuadro 9. Medidores de chatarra

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Medidores chatarra

11.900

Se deben destruir antes de sacarlos, de lo contrario los podrían volver a utilizar, lo cual es responsabilidad de la empresa

2016

Fuente: El Autor.

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50

Figura 26. Medidores Chatarra.

Fuente: El Autor. Cuadro 10. Barredoras.

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Barredoras 13

27.000 millones pertenecientes al acueducto de Bogotá

2017

Fuente: El Autor. Figura 27. Barredoras.

Fuente: El Autor. Cuadro 11. Avisos de vía cerrada y trabajadores de la vía

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Avisos de Vía Cerrada y trabajadores de la vía.

29

Activos Servibles 2018

Fuente: El Autor.

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51

Figura 28. Avisos de carretera.

Fuente: El Autor. Cuadro 12. Uniones manguito o racores de reparación de 8” 10” 16” 24”

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Uniones Manguito o Racores de reparación de 8” 10” 16” 24”

200

Activos servibles 2018

Fuente: El Autor. Figura 29. Racores de Reparación.

Fuente: El Autor.

Cuadro 13. Rueda Francis

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Rueda Francis 3 Activo servible, pero con nula rotación.

2017

Fuente: El Autor.

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52

Figura 30. Rueda Francis.

Fuente: El Autor. Cuadro 14. Uniones Dresser

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

uniones Dresser 29 Nuevas 2017

Fuente: El Autor. Figura 31. Uniones Dresser.

Fuente: El Autor. Cuadro 15. Tubos de PVC

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Tubos de PVC 111 Contrato Barcaza 1-0125500-70047 2005 Gerencia Corporativa de Sistema Maestro.

2005

Fuente: El Autor.

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53

Figura 32. Tubos PVC.

Fuente: El Autor. Cuadro 16. Uniones en PVC

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Uniones en PVC 142 En estantería 2016

Fuente: El Autor. Figura 33. Uniones en PVC.

Fuente: El Autor. Cuadro 17. Válvula mariposa

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Válvula Mariposa 3 Nueva, de 36” y 55”

2014

Fuente: El Autor.

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54

Figura 34. Válvula Mariposa.

Fuente: El Autor. Cuadro 18. Válvulas de reparación

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Válvulas de Reparación

5 Nuevas pertenecientes a la Dirección de Red Matriz

2017

Fuente: El Autor.

Figura 35. Válvulas de 24” y 16”

Fuente: El Autor. Cuadro 19. Rejillas de medidores

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Rejillas de medidores

150 Nuevas pertenecientes a la Dirección de Red Matriz

2017

Fuente: El Autor.

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55

Figura 36. Rejillas de medidores

Fuente: El Autor. Cuadro 20. Dotación

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Dotación

2000 Chaquetas (azul y naranja), overol (Dril y Térmico), Guantes (Carnaza e Hilaza)

2017

Fuente: El Autor. Figura 37. Dotación Nueva.

Fuente: El Autor.

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Cuadro 21. Vehículos de la EAAB

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Vehículos de la EAAB

16

9 Vactor. 1 volqueta Chevrolet. 1 equipo de Inspección. 2 RKR. 2 samurái. Ford 350.

2016

Fuente: El Autor. Figura 38. Vehículos de la EAAB.

Fuente: El Autor. Cuadro 22. Tubería de American Pie acero y cemento

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Tubería de American Pie acero y cemento

56

Tuberías en acero y cemento, activo

2004

Fuente: El Autor. Figura 39. Tubería de American Pie acero y cemento.

Fuente: El Autor.

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57

Cuadro 23. Medidores retirados a los usuarios por fraude

Elemento Cantidad Especificación Fecha de entrada

Medidores retirados a los usuarios por fraude.

6700 Están bajo seguridad especial, dado a que se requieren para judicialización.

2014

Fuente: El Autor.

Figura 40. Medidores Retirados a los usuarios.

Fuente: El Autor. 2.2.3. Resultado del inventario.

Como resultado final se presenta a continuación el inventario de los bienes que se encuentran actualmente en el almacén La Diana. Ver Anexo E Inventario de bienes en el almacén. De acuerdo con lo anterior se encontró un total de 74601 elementos almacenados en las bodegas del almacén de los cuales varios de estos ya no representan ningún valor como activos dado el incremento de su deterioro a través de los años hasta llegar a tener un valor igual a cero para los registros contables de la empresa22

22 PEREA, S. Examen del concepto de deterioro del valor de activos fijos en la adopción de las NIIF en Colombia. 2013 p. 63- 67

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3. IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS

En este capítulo se desarrolló todo el análisis de causas a los problemas presentados en la recomendaciones de la auditoria y los evidenciados en las visitas al almacén, y con el fin de darles tratamiento a dichas causas de realizo una priorización por medio de un diagrama de Pareto, posterior se trabajó en la codificación de los elementos encontrados en el inventario para la clasificación según su estado general o especifico, y según el tipo de material, de manera que se pudiera obtener un balance final de lo encontrado en el almacén.

La identificación de causas se realizó a través del diagrama de Ishikawa o diagrama Causa efecto (utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza gráfica del Diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre el problema y determinen exactamente las posibles causas. Finalmente, aumenta la probabilidad de identificar las causas principales23 Figura 41. Diagrama de Causa-Efecto.

Fuente: RATIVA, Edwin. Diagrama Causa-Efecto. [en línea], Bogotá. [09 de septiembre 2018]. Disponible en Internet: <https://www.researchgate.net/figure/Figura-4-2-Ejemplo-diagrama-de-espina-de-pescado_fig9_315718437> Posterior a esto se realizó un diagrama de Pareto que permitió realizar un análisis discriminando las causas más importantes de un problema basándose en los pocos y vitales y los muchos y triviales, lo que permitió centrarse en aspectos cuya mejora tendrá más impacto, optimizando los esfuerzos, para ello se ,muestra gráficamente en la siguiente figura, (véase Figura42).

23 GESTIOPOLIS. Causa efecto. [en línea], Bogotá. [ 09 de septiembre 2018]. Disponible en internet: https://www.gestiopolis.com/diagrama-de-causa-efecto/ >2002

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5

3.1 DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

Figura 42. Diagrama causa efecto

Fuente: El Autor.

El inventario no está organizado, la ubicación física no es la misma, existe una inadecuada rotulación en los estantes y listados, inexistencia de extintores en el almacén.

Método Infraestructura

F. Humano

No hay espacios definidos para la ubicación de los elementos

Desconocimiento de la documentación del proceso

Mantenimiento insuficiente

No se documentan las actividades propias del proceso

No existe un control por parte del almacenista

Equipos de grandes dimensiones

Sin ningún tipo de adecuación

Almacén con pocos estantes

Material

Falta de capacitación al personal

Entorno

sin acceso a internet

Equipos obsoletos

Bienes en mal estado

Personal insuficiente en el almacén.

Ubicación distante de la central de operaciones.

Insuficiente seguimiento a la rotulación de los elementos

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60

3.1.1 Análisis Diagrama Causa-Efecto. Observando el diagrama anterior se pudo inferir que la causa mayor del problema que se está presentando es en cuanto a su infraestructura, dado que no existe una distribución eficiente de los bienes que se encuentran es custodia, posterior a esto se evidencio que el método es una causa importante de que los bienes se encuentren sin ningún orden, dado que no se cuenta con conexión a internet ni el personal está capacitado para un manejo más automático del sistema de entradas y salidas del almacén.

3.2. DIAGRAMA DE PARETO

En este caso se utilizó el Diagrama de Pareto, permitió mostrar mediante la gráfica se evidenciaron los "pocos que son vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha. Se tuvo en cuenta que tanto la distribución de los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal, sino que el 20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos internos.24 3.2.1 Tabla de Frecuencias- Priorización de Causas. En la siguiente tabla se muestra la causa, junto con una frecuencia que hace referencia al número de veces que se presentó esa situación en el año, sea por recomendaciones de Auditorías Internas o Externas o demás situaciones, en los siguientes cuadro y figura (Véase Cuadro 24) y (Véase Figura 43). Cuadro 24. de Priorización de Causas con frecuencias acumuladas.

Causas priorizadas Frecuencia %

No hay espacios definidos para ubicación de los bienes 65 35,7%

Mantenimiento insuficiente a la organización de la bodega

35 54,9%

No existe control por parte del almacenista en las entradas y salidas

29 70,9%

Insuficiente seguimiento a la rotulación de los elementos 24 84,1%

No existe internet para manejo del sistema 15 92,3%

Pocos estantes en el almacén 4 94,5%

Falta de capacitación al personal 3 96,2%

Personal insuficiente en el almacén. 2 97,3%

Dimensiones de los elementos 1 97,8%

Fuente: El Autor.

24 NIEBEL, FREIVALDS. Métodos estándares y diseño del trabajo. 11 Ed. Madrid: Alfaomega. 2009. 752 p.

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61

Figura 43. Diagrama de Pareto “Problemas del Almacén”

Fuente: El Autor.

65

3529

24

15

4 3 2 1

35,7%

54,9%

70,9%

84,1%

92,3% 94,5%96,2% 97,3%

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

No hayespacios

definidos parala ubicación

de loselementos

Mantenimientoinsuficiente a

laorganizaciónde la bodega

No existecontrol porparte del

almacenistaen las

entradas ysalidas

Insuficienteseguimiento ala rotulación

de loselementos

No existeinternet paramanejo del

sistema

Pocosestantes en el

almacen

Falta decapacitaciónal personal

Personalinsuficiente en

el almacén.

Dimensionesde los

elementos

Problemas encontrados en el almacen la Diana

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3.3 CODIFICACION DE LOS ELEMENTOS

Se inició dando una clasificación a los elementos que se encuentran en el almacén teniendo en cuenta el estado en que se encuentra, para elementos que se les ha dado de baja se especifica el motivo por el que se le dio de baja, tipo de elemento, para posteriormente Darles una ubicación.

3.3.1 Según Estado General.

Se utilizó la siguiente clasificación para la identificación del estado de los elementos dividiendo los elementos obsoletos en dos grupos puesto que pueden existir elementos que sean servibles, pero por su tecnología se considere obsoletos o elementos que estén inservibles y aparte de esto se consideren como obsoletos

3.3.1.1 Servible (S).

Son aquellos que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas están en condiciones de seguir prestando servicio para ser utilizados por la EAAB-ESP.

3.3.1.2 Inservible (I). Son aquellos activos fijos que por sus condiciones físicas, técnicas y tecnológicas no están en condiciones de seguir prestando servicio por alguna falla o razón específica y no pueden ser utilizados por la EAAB-ESP, (Véase Cuadro 25).

Cuadro 25. Codificación general por estado por estado

Código Descripción del Activo Fijo

S Servible

I Inservible

Fuente: El Autor.

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63

3.3.2 Según Estado Especifico. Esta clasificación se dio bajo la Resolución 0068 del 31 de enero del 2018, en donde se definió criterios específicos para el estado de los elementos y su posterior custodia en los almacenes, (Véase Cuadro 26). Cuadro 26. Codificación especifica por estado

Fuente: El Autor

3.3.3 Según el tipo de material.

Para la clasificación de los elementos que se encuentran en el almacén, se utilizó las categorías creadas en la base de SAP, por la cual se le asigna la creación del elemento, (Véase Cuadro 27). Cuadro 27. Codificación Tipo de Material.

Tipo Código

Herramientas H

Material de combustión y construcción MCC

Material administrativo MA

Material de Dotación y Protección MDP

Medidores Nuevos MN

Repuestos R

No Valorado NV

Fuente: El Autor

Estado Descripción Código

Servible

Útil SU

No útil

Alto costo de tenencia, conservación y mantenimiento, SNUC

Nula rotación SNUNR

Obsolescencia SNUO

Cambio o Renovación de Equipos SNUR

Cambios institucionales SNUCI

Inservibles Deterioro

Total, o Parcial IDT o IDP

Histórico IDH

Salubridad, Seguridad y Bienestar IDSSB

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3.4 RESULTADOS DE LA CLASIFICACIÓN

Se tiene un total de 72.440 elementos en el almacén La Diana, dentro de estos se encontró 32.916 activos servibles para la empresa, 3.232 activos inservibles, y 36.292 elementos en estado no útil para la EAAB-ES, en el siguiente cuadro se presenta por estado general la cantidad de elementos que hay25, (Véase Cuadro 28) Cuadro 28. Cantidad de elementos por estado General actual.

Estado Cantidad

Servible (S) 32.916

Inservible (I) 3.232

¨No Útil (NU) 36.292

Fuente: El Autor. La siguiente es una relación de la cantidad de elementos que hay, su costo según el tipo de material almacenado, (Véase Cuadro 29). Cuadro 29. Cantidad de elementos por tipo de material

TIPO DE MATERIAL CANTIDAD

Herramientas 6

Material de combustión y construcción 293

Material administrativo 1.934

Material de Dotación y Protección 16.819

Medidores Nuevos 135

Repuestos 28.596

No valorado 14

Fuente: El Autor. Por último, se tiene la relación de la cantidad de elementos según su estado especifico a la actualidad, (Véase Cuadro 30).

25 CORREA, Alexander. Sistemas de identificación por radiofrecuencia código de barras y su relación con la gestión de la cadena de suministro. 2010. 15 p.

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65

Cuadro 30. Cantidad de elementos según su estado especifico actual.

Fuente: El Autor.

Estado Descripción Código Cantidad

Servible

Útil SU 32.916

No útil

Alto costo de tenencia, conservación y mantenimiento, SNUC

1284

Nula rotación SNUNR 3.084

Obsolescencia SNUO 12.969

Cambio o Renovación de Equipos SNUR

10.865

Cambios institucionales SNUCI 8.090

Inservibles Deterioro

Total, o Parcial IDT o IDP

3.232

Histórico IDH

Salubridad, Seguridad y Bienestar IDSSB

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66

4. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

En el siguiente capítulo se diseñó la propuesta, basándose en la información obtenida en los dos capítulos anteriores, ya que los resultados finales obtenidos anteriormente son cruciales para el diseño de la propuesta, permitiendo identificar qué tipo de estantería, transporte interno, pallets, embalaje, contenedores, la distribución interna del almacén se puede emplear, y como producto final la presentación de un plano separado de cada una de las zonas del almacén.

4.1 ZONIFICACIÓN Y DISEÑO DEL ALMACÉN

4.1.1 Muelles Y Zonas De Maniobra. Los espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su cargue o descargue de los bienes deben tener en cuenta las dimensiones y tonelajes de los vehículos. En el caso del Almacén La Diana los vehículos que llegan al almacén tienen dimensiones diferentes por lo que se utilizó una cuadro que permite conocer las características de los mismos, (Véase Cuadro 31). Cuadro 31. Clasificación vehículos tipo y capacidad.

Tipo de Camión Capacidad de Carga

Ligeros 500kg y las 2,5 toneladas.

Livianos 2,5 y las 3,5 toneladas

Sema-livianos 3,5 y las 4,5 toneladas.

Medianos 4,5 y las 5,5 toneladas.

Semipesados 5,5 y las 7,5 toneladas.

Pesados 7.5 y las 9 toneladas

Fuente: Manual de Gestión de Almacén Según la información contenida en el Anexo G, Movimientos de bienes en el almacén no se atienden simultáneamente varios camiones de carga, aunque cabe aclarar que existen casos especiales en donde se han recibido más de uno al tiempo un ejemplo fueron los vehículos de Aseo los cuales llegaron por grupos de 3-5 vehículos diarios durante 1 mes. Por lo cual la propuesta para este aspecto consiste en que exista y muelle de cargue y descargue principal, que posterior a este exista un muelle alterno para que se use en la medida en que se considere necesario, (Véase Figura 44), y (Véase Tabla 1).

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Figura 44. Muelle con estacionamiento Asilado

Fuente: CORREA, Alexander y GOMEZ, Rodrigo. Gestión de almacenes y tecnología de la información y comunicación. En: Estudios gerenciales. Vol. 26. No. 117. 2010. Tabla 1. Zona Libre de Entrada.

Longitud Del Vehículo En Metros Zona Libre C en Metros

12,2

14,65

13,5

12,8

16,5

20

16,54

16,98

Fuente: CORREA, Alexander y GOMEZ, Rodrigo. Gestión de almacenes y tecnología de la información y comunicación. En: Estudios gerenciales. Vol. 26. No. 117. 2010. La definición de lo anterior se hizo teniendo en cuenta los tipos de vehículos que entran al almacén, (Véase Cuadro 32). Cuadro 32. Transporte de Bienes

Transporte

Volqueta

Cama Baja

Tracto Camión de 2 ejes

Tracto Camión de 3 ejes

Transportador de Automóviles (Niñera)

Camión de Plataforma

Fuente: El Autor.

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4.1.2 Pasillos de Circulación. En cuanto a los pasillos de circulación del almacén es importante que sean adecuados y seguros permitiendo el flujo adecuado de equipos y personas dado que el diseño de los mismos es un factor decisivo para evitar accidentes en las instalaciones26 Como formulación de la propuesta y hablando de la Zona 2, Bodega General se tuvo en cuenta el ancho de la bodega, el cual es igual a 14.64 metros, (Véase Cuadro 33). Cuadro 33. Guía de Seguridad para procesos de Almacenamiento.

ANCHURA MÍNIMA DE PASILLOS DE CIRCULACIÓN DE CARRETILLAS

Pasillo de un sentido

La anchura total de la carretilla o de la carga (la que sea mayor) más 600 mm.

Pasillo de Doble Sentido

El doble de la anchura de la carretilla o de la carga (la que sea mayor) más 900 mm.

Zonas de Paso para Peatones

En la medida de lo posible, el tráfico de peatones debería separarse del tráfico de carretillas. En caso contrario, se debe mantener una holgura mínima de 500 mm al menos, a uno de los lados.

Fuente: CORREA, Alexander y GOMEZ, Rodrigo. Gestión de almacenes y tecnología de la información y comunicación. En: Estudios gerenciales. Vol. 26. No. 117. 2010.

Pasillos Zona 1 La Oficina de Archivo como medidas tiene 4.78m x 4.48m la manipulación del archivo será manual por lo que la propuesta presentada es que se maneje tienen unos pasillos de 70 cm, entre estantes.

Pasillos Zona 2 La Bodega General se tuvo en cuenta el ancho de la bodega, el cual es igual a 15 m x 112 m por lo que se dejó pasillos de 5.14 m de ancho, permitiendo la circulación del almacenista y el vehículo de transporte interno.

Pasillos Zona 3 La Bodega 1 tiene 14 m x 15 m, la propuesta presentada para la medida de los pasillos es de 3 pasillos con 2 m de ancho. La Bodega 2 tiene 8 m x 7 m, la propuesta presentada para la medida de los pasillos es de dos pasillos de 1.30 m. de ancho.

26 CASTAÑO, Raúl. Distribución en planta. Santa Fe, Argentina. Fundación CIDETER. 2016. 12 p

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La Bodega 3 tiene 8 m x 7 m, la propuesta presentada para la medida de los pasillos es de dos pasillos de 1.50 m. de ancho y dos pasillos de 1.75 m.

Pasillos Zona 4 Para esta zona se propone una implementación de un techo cubierto de 135.5 m x 40 m con cuatro (4) pasillos de 11 m x 40 m en la zona de estanterías cantiléver para el almacenamiento de tuberías y dos (2) pasillos de 12m x 56 m para el almacenamiento de conteiner y autos que requieran cuidados específicos. De igual forma se propone exista otra zona de almacenamiento para los carros compactadores con un área de 198.4 m x 40 m. con dos (2) pasillos de 17 m x 40 m que permitan la movilidad de los carros compactadores. A parte de esto se propone dejar una zona de parqueo para la ubicación de carros o elementos cuando se considere necesario, con un área de 161 m x 15 m. 4.1.3 Zona de Recepción y Control. Una vez descargados los elementos de los camiones transportadores, es preciso proceder a la comprobación de su estado, cantidades recibidas y a la clasificación de los productos, antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. Es importante Aclarar que, si se trata de vehículos que llegan, esto se deberá hacer en el área del patio, (Véase Figura 44). Figura 44 Zona de recepción y control.

Fuente Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén.

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4.2 ALMACENAJE Y MANIPULACIÓN

4.2.1 Pallets. Para la organización del almacén se estableció la utilización de ISO pallets (ISO Standard 6780): Estándar Americano. de 1200 x 1000 mm (47.24 x 39.37 in) con estiba de 3 cuartones y 4 entradas esto para que permita la manipulación de las unidades de carga dentro del almacén27, (Véase Figura 45).

Figura 45. Pallet Americano.

Fuente: NAVASCUES, Ricardo. Manual de Logística Integral. Madrid: Díaz de Santos. 2001. 200 p Como propuesta se estableció que se tuvieran los pallets apilados en la zona de recepción de los materiales ocupando una zona de 5.85 m x 3.88 m 4.2.2 Embalaje. La propuesta consiste en que se utilice y preserve un embalaje adecuado para los equipos tanto nuevos como usados, esto para que no sufran ningún tipo de deterioro prematuro que afecte su funcionamiento. Para ello se propone usar los siguientes tipos de embalaje:

Envoltorios retráctiles externos de plástico para una unidad de carga que cuando se calienta, se retrae proporcionando una mayor seguridad y estabilidad.

Envoltorio elástico a base de película que se envuelve alrededor de la unidad de carga bajo tensión.

Correaje a base de tiras flexibles de material plástico o metálico, por lo general de sección circular o plana, para asegurar paquetes o los artículos en un palé o encima de él.

27 COSTA RICA. Manual de logística de paletización. Comité costarricense de logística. Edición N. 2. 2003. 28 p.

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Inserciones antideslizantes situadas para aumentar la fricción entre el palé, la carga y los sistemas de manipulación y transporte28, (Véase Figura 46). Figura 46. Embalaje Tipo Correaje Y Envoltorio Elástico.

Fuente: NAVASCUES, Ricardo. Manual de Logística Integral. Madrid: Díaz de Santos. 2001. 200 p. 4.2.3 Contenedores de Manutención. Elemento utilizado para estabilizar el conjunto paleta y carga para efectuar su manipulación o almacenamiento con seguridad para la carga y para el entorno, se propone estos contenedores sean utilizados para formar una unidad de carga con elementos de la misma referencia, y de este modo se facilite el movimiento de los bienes dentro del almacén, los cuales principalmente serán utilizados en la Bodega General de la Zona 2, (Véase Figura 47). Figura 47. Contenedor de madera.

Fuente: NAVASCUES, Ricardo. Manual de Logística Integral. Madrid: Díaz de Santos. 2001. 200 p.

28 RODRÍGUEZ, Ramón. Guía de seguridad en procesos de almacenamiento y manejo de cargas. 61 Ed. Fremap. 2015. 224 p.

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4.2.4 Estanterías De Almacenamiento. Para determinar las estanterías a utilizar se tomaron en cuenta criterios relacionados al peso del material que se encuentra en el almacén, el modo en que se constituyen las unidades de carga, y el modo en que los componentes se relacionan entre sí. Se definieron las siguientes normas básicas para tener en cuenta en el momento de implantar estanterías de almacenaje. 4.2.4.1 Estantería Zona 1. Para la estantería de la zona 1 se propone se utilicen en la bodega de archivo estantería especial para llevar una gestión organizada de los documentos con la utilización de cajas de cartón que permitan la fácil consolidación de los documentos llevando una trazabilidad de los movimientos de los materiales, (Véase Figura 48). Figura 48. Estantes para archivo.

Fuente: NIEBEL, FREIVALDS. Métodos estándares y diseño del trabajo. 11 Ed. Madrid: Alfa omega. 2009. 752 p.

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Cuadro 34. Características de las estanterías Ligeras

Características generales.

Diseñadas para almacenar objetos de tamaño pequeño y de peso por unidad menor a 30 kg. Pueden utilizarse para almacenar productos no paletizados, lo que implica (des)cargar manualmente.

Modelo

Angulo ranurado

Su facilidad de montaje y gama de accesorios hace que su campo de aplicación sea desde el doméstico hasta instalaciones complejas en el sector industrial y de servicios.

Aplicaciones

Para el almacenamiento de archivo utilizando cajas de cartón preservando los documentos almacenados.

Poder mover el archivo según su ciclo de vida

Fuente: El autor, información de manual de Gestión de Almacén 4.2.4.2 Estantería Zona 2. La estantería de paletización es la solución habitual para empresas en las que hay que almacenar varios artículos, como es el caso de la bodega general donde encontramos gran variedad de elementos y que llegaron al almacén sin ningún tipo de embalaje, por lo que la estantería con pallets es la más viable para el almacén, (Véase Figura 49) y (Véase Cuadro 35). Figura 49. Estantería de pallets.

Fuente: SOFT EXPERT, Gestión de Almacén. [en línea], Bogotá. [ 10 de octubre 2018]. Disponible en internet: https://www.softexpert/es/clientes/.

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Cuadro 35 Estantes para Químicos.

Características generales.

Diseñadas para almacenar mercancías paletizadas, y, por tanto, las operaciones de (des)carga se efectúan mediante carretillas o transelevadores. Es conveniente que la parte posterior de la estantería lleve topes para las paletas, y evitar así, que se desplacen al empujarlas. Las cargas se depositan directamente sobre las vigas sustentadoras, debiendo estar uniformemente repartidas a lo largo de la longitud de las vigas, a fin de evitar concentraciones peligrosas de carga.

Aplicaciones

Este tipo de estantería permite: Un acceso directo a todos los pallets almacenados. Poder mover un pallet sin desplazar los demás. Absoluta flexibilidad de carga, tanto en términos de peso como de volumen. Especialmente diseñado para el almacenamiento de cargas paletizadas, contenedores e incluso cargas de picking.

Fuente: El autor, información de manual de Gestión de Almacén

4.2.4.3 Estantería Zona 3. Bodega 1: para esta bodega se plantea la utilización de Rack Multicarga con Tres (3) hileras de Racks de 12 m x 1.50 m, (Véase Figura 50). Figura 50. Rack Multicargas

Fuente: SERVERA. David. Concepto y evolución de la función logística. En: Revista Innovar. Vol. 20. No 38. 2010. p.217-234

Bodega 2: La propuesta consiste en que esta bodega sea para el almacenamiento de productos químicos, y extintores que ya se encuentran vencidos, por lo cual la

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estantería a utilizar es los Mini Racks Tipo Industrial con 3 hileras de 6 m x 1.20 m, (Véase Figura 51).

Figura 51. Mini Rack Industrial para Químicos.

Fuente: Rodríguez, Ramón. Guía de seguridad en procesos de almacenamiento y manejo de cargas. 61 Ed. Fremap. 2015. 224 p

Bodega 3: Esta última bodega tiene característica diferentes dado que su área es completamente diferente a las demás bodegas, por lo que se propone la utilización de esta bodega con dos tipos de estantería, una de estas el ya mencionado Racks Multicargas con 3 Hileras de 7.20 x 1.5 m y 5 Hileras de Racks Convencionales con 12.8 m x 50 cm. y una hilera de 6.80 m x 50 cm, (Véase Figura 52). Figura 52. Rack Convencional.

Fuente: PRADA, Sergio y RIOS, Andrés. Propuesta de mejoramiento para la operación de picking en la empresa cintas & botones. Tesis, Universidad Javeriana. Bogotá. 2013. 155 p.

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4.2.4.4 Estantería Zona 4. Dado que gran parte de esta zona es descubierta la única estantería que se utilizara, será para la tubería, esto por las dimensiones de las mismas, lo cual hace que sea más adecuado la utilización de estanterías tipo Cantiléver, (Véase Figura 53). Figura 53. Estantería Cantiléver

Fuente: MUTHER, Richard. Distribución de Planta. 2da Ed. Barcelona: Hispano Europea. 2002. 482 p

4.3 MAQUINARIA PARA EL MANEJO DE CARGAS

4.3.1 Transpaleta Manual. Equipo básico de funcionamiento sencillo, eficaz y económico para la manutención de cargas unitarias sobre paletas, este elemento resulta útil en las bodegas de la zona 3 y en la bodega general, en la industria esta Transpaleta no es recomendada de usar por lo perjudicial que puede para el almacenista la utilización diaria, pero dado al índice de rotación del almacén es considerada un equipo de trasporte auxiliar, que se usa de forma ocasional, ideal para el almacén ya que se adapta a diferentes suelos y es extraordinariamente resistente.29, (Véase Cuadro 36) y (Véase Figura 54).

29 Ibid.,

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Cuadro 36. Variables Carretilla.

VARIABLES CARRETILLA

Capacidad de carga (Kg) 1.500

Altura de elevación máxima (mm) 165

Altura de elevación mínima (mm) 51

Altura del timón 1230

Dimensiones Horquillas (mm): 160 x 60

Longitud de Horquillas 1.150

Anchura total (mm): 540

Diámetro Rueda 180

Fuente: CORREA, Alexander. Sistemas de identificación por radiofrecuencia código de barras y su relación con la gestión de la cadena de suministro. 2010 Figura 54. Transpaleta manual.

Fuente: CORREA, Alexander. Sistemas de identificación por radiofrecuencia código de barras y su relación con la gestión de la cadena de suministro. 2010. 4.3.2 Carretilla Elevadora. Las carretillas elevadoras es una máquina compleja que reúne las ventajas de los apiladores y de los transpaletas, pero ampliando sus capacidades. Aunque las formas constructivas son muy variadas, el chasis, en todas ellas está diseñado para alojar el motor, las baterías y el puesto del conductor.30 Por lo cual la propuesta es que esta carretilla se utilice en la Bodega General para el cargue y descargue de equipos, repuestos y demás bienes de la EAAB-ESP , y la ubicación de los materiales dentro de la estantería, (Véase Figura 55).

30 PRADA, Sergio y RIOS, Andrés. Propuesta de mejoramiento para la operación de picking en la empresa cintas & botones. Tesis, Universidad Javeriana. Bogotá. 2013. 155 p

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Figura 55.Carretilla Elevadora

Fuente: Diseño y Organización del Almacén. Barcelona, España. 2016. 145 p.

4.4 ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS

4.4.1 Diseño Del Almacén. Para este tipo de almacén lo más óptimo es la utilización de un flujo en U Flujos dado que solo se tiene un muelle para tráfico de entradas como de salidas de los elementos. siguiendo un recorrido semicircular, como se observa en la siguiente figura, (Véase Figura 56). Figura 56. Diseño en Forma de U.

Fuente: CASTAÑO, Raúl. Distribución en planta. Santa Fe, Argentina. Fundación CIDETER. 2016. 12 p

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Sus principales ventajas son o a unificación de muelles, permitiendo una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehículos, no solo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una forma más polivalente o facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, dando una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones interiores.

4.4.2. Distribución ABC. Se realizó por medio de un Diagrama de Pareto la distribución de los elementos que se encuentran almacenados teniendo en cuenta el valor de los equipos y la cantidad de los mismos, de manera que permitiera saber el valor promedio de los elementos, dando como resultado lo siguiente.31, (Véase Cuadro 37) y (Véase Figura 57).. Cuadro 37. Distribución ABC Elementos Almacén.

N. Causas priorizadas Valores Frecuencia

1 Grupo 7 Mayor que 200.000.000 $ 245.522 31%

2 Grupo 4 de 30.000.000 - 40.000.000 $197.644 25%

3 Grupo 2 de 10.000.000 - 20.000.000 $178.633 22%

4 Grupo 6 de 75.000.000 - 200.000.000 $112.286 14%

5 Grupo 1 de 0- 10.000.000 $42.157 5%

6 Grupo 5 de 40.000.000 - 75.000.000 $10.437 1%

7 Grupo 3 de 20.000.000 - 30.000.000 $10.273 1%

Fuente: El Autor. Total, de Costos $ 796.952

31 DEPARTAMENTO DE EMPRESA. Diseño de Sistemas Productivos y Logísticos. 1 Ed, Madrid:

EF y C,2014. 45

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Figura 57. Distribución de los bienes en el almacén

Fuente: El Autor.

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4.4.2.1. Análisis Diagrama ABC. Según el anterior diagrama obtenemos que los siguientes grupos representan en cuestión de valores y unidades una mayor cantidad, por lo cual estos son elementos que deben tener una mejor disposición de almacenamiento ya que estas representan un mayor costo invertido por la empresa. 4.5 PROPUESTA FINAL DE DISTRIBUCION 4.5.1 Zona 1. 4.5.1.1 Oficina Principal. Lo más importante para el buen funcionamiento del almacén es dotar la oficina del almacenista con elementos informáticos permitiendo un mayor manejo de la información en tiempo real, eliminando actividades de desplazamiento para la radicación de documentos en la central de operaciones, junto con un manejo eficiente del almacén, teniendo un acceso a internet e Intranet de la empresa y aplicativo SAP que permita hacer los cambios en el sistema y tener actualizada la base de bienes que se encuentran en el almacén y los movimientos que se realizan, (Véase Figura 58).

Figura 58. Distribución Propuesta Oficina Principal

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén.

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Es importante que dentro de esto se incluyan elementos para el que le permitan al almacenista cumplir con la tarea de realizar los movimientos en el sistema, elementos como:

Impresora.

Elementos de Papelería: esferos, hojas de papel, cosedoras, carpetas, rótulos y demás el elemento que permitan llevar un archivo físico con los soportes de movimientos de los bienes en el almacén.

4.5.1.2 Bodega de Archivo. La distribución del archivo será principalmente la categorización de los mismos dado el ciclo de vida de la documentación ya sea por:

Archivo de gestión El cual comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten

Archivo central En este se agrupan documentos cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta.

Archivo histórico Son los documentos de archivo de conservación permanente, pero que están en el archivo del almacén por un tiempo largo, según la guía de documentación vigente, (Véase Figura 59).

Figura 59. Distribución propuesta del Archivo

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

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4.5.1.3 Bodega 1 y 2 de Elementos de Control Administrativo. En la primera bodega se propone estén todas las sillas ubicadas en sus diferentes referencias. Se elige que la ubicación sea en este lugar dado el movimiento que tienen, dado que son estos los elementos que entran dentro del comité de inventarios, por consiguiente, se muestra la propuesta de la organización para estas bodegas, (Véase Figura 60 a la 62). Figura 60. Sillas organizadas Bodega 1

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

Figura 61. Escritorios e impresoras Bodega 2.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

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Vista general de la zona 1. Figura 62. Distribución propuesta general Zona 1.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

4.5.2 Zona 2. La siguiente es la distribución final de la bodega general en la cual se utilizó una distribución en U de forma que facilite la toma física del inventario anual dado que esta fue la principal razón de las recomendaciones que realizo la auditoria externa, (Véase Figura 63). Figura 63 Distribución propuesta para la Bodega General

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

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4.5.3 Zona 3. 4.5.3.1 Bodega 1. Elementos de custodia especial dado que su conservación es por procesos judiciales que están en proceso, entre ellos esta los medidores retirados a los usuarios por fraude, los cuales se propone sean almacenados en estanterías convencionales, (Véase Figura 64). Figura 64. Distribución propuesta Bodega 1.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

4.5.3.2 Bodega 2. La propuesta para la bodega 2 es que allí se almacenen los elementos como químicos, extintores o pinturas que se encuentran vencidos u obsoletos o alguna otra característica por la cual no sean útiles, y teniendo en cuenta el almacenaje especial de estos elementos que en algunos casos pueden ser inflamables y ocasionar, (Véase Figura 65).

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Figura 65. Distribución Propuesta Bodega 2.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

4.5.3.3 Bodega 3. Esta bodega tiene características especiales con dos tipos de características y dos tipos de elementos diferentes pero que tienen una característica especial y es que son elementos que necesitan una custodia especial dado que son elementos de procesos judiciales, (Véase Figura 66).

Figura 66. Distribución Propuesta Bodega 3.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

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4.5.4 Zona 4. Para esta zona se proponen cambios más sustanciales que tal vez pueden costarle algún dinero, pero comparado con el beneficio que se contiene a cambio, es bueno tenerlo en cuenta, se propone la zona 4 quede de la siguiente forma, para mayor detalle véase anexo H Plano distribución y organización Propuesta del Almacén 4.5.4.1 Patio Cubierto. Se propone esta Zona tenga un área en donde se pretende se almacene toda la tubería que tiene la empresa, esto dado que cuando existen eventos donde hay emergencias y se necesita alguna tubería por un daño, el despacho sea mucho más efectivo, en esta misma zona se ubica espacios para el almacenamiento de equipos de grandes proporciones las cuales no sean posibles almacenar en la Bodega General y de igual forme se deja un espacio para autos que por sus características físicas no se puedan dejar al aire libre, (Véase Figura 66). Figura 66: Distribución propuesta Patio Cubierto.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

4.5.4.2 Patio Descubierto. Con un área en donde existen vías de circulación y de igual forma espacios para el almacenamiento de vehículos, en este caso carros compactadores de basura y automóviles camionetas y demás de la EAAB-ESP, (Véase Figura 67).

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Figura 67: Distribución propuesta Patio Descubierto

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén

4.5.4.3 Zona de Parqueo.

La propuesta consiste en que se deje una zona de parqueo en caso de requerirse para la ubicación de algún bien ya sea automóvil o de otro tipo, dejar un espacio de reserva para algún almacenamiento de imprevistos, (Véase Figura 68).

Figura 68: Distribución propuesta Patio Descubierto.

Fuente: Anexo G. Plano Distribución y Organización Propuesta del Almacén.

4.6 TIEMPO DE ALMACENAMIENTO

Para los materiales que se encuentran en el almacén es necesario que se genere un control de rotación y se justifique el por qué la permanencia de esos materiales,

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equipos y demás, pasando un informe semestral con la justificación de la permanencia. Según el Parágrafo del artículo tercero de la Resolución 0068 Sera obligatorio dar de baja que los bienes muebles que de acuerdo con el reporte de la división de almacenes no hayan tenido durante los dos (2) últimos años rotación alguna, salvo que el gerente del área usaría del bien remita un documento exponiendo las razones objetivas para que dichos bienes continúen en el inventario de la entidad, la baja del bien se dará conforme a lo establecido en los procedimientos vigentes32

4.7 PERSONAL DEL ALMACÉN

En cuanto a los operarios que se encuentran en el almacén se propone que se Mantenga la fuerza laboral y se incremente con un ayudante que sea la fuerza de apoyo del almacenista, es importante que se brinde una capacitación a los almacenistas de manera que la forma de proceder sea más eficiente, permitiendo la optimización de tiempos y costos de almacenamiento (análisis de cargas laborales), para ver las especificaciones necesarias del cargo ver Anexo J identificación de Cargo.

4.8 COSTOS

En cuanto al análisis de costos del almacén se tienen los siguientes valores que corresponden al valor de los elementos con el análisis de la depreciación a la fecha actual. La siguiente tabla representa los valores de cada uno de los elementos que se encuentran el almacén divididos según el tipo de elemento y la clase, (Véase Tabla 2). Tabla 2 Costos de los elementos del almacén.

CLASE CANTIDAD COSTO

HERRAMIENTAS Herramientas 6 $ 777.206

MATERIAL DE COMBUSTION Y CONSTRUCCION

Lubricantes 159 $ 2.541.365

Construcción 134 $ 138.050

Fuente: La autora.

32 EAAB-ESP. Resolución 1204 (10 de diciembre de 2007). Por el cual se establecen los criterios y

se adoptan los procedimientos para dar de baja a los bienes muebles de la EAAB-ESP. Bogotá: El

Acueducto, 2007. 10 p.

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Continuación Tabla 2 Costos de los elementos del almacén. MATERIAL ADMINISTRATIVO

Elementos de Dotación

26 $ 8.993.666

Elementos de Protección

1908 $ 119.635.791

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Elementos de Protección

12849 $ 319.927.998

Elementos de Dotación

5791 $ 292.133.788

Elementos de Seguridad Industrial

113 $ 14.125.000

MEDIDORES Medidores 135 $ 7.199.595

OBSOLETOS Medidores Chatarra 24640 $ 72.011.637

Medidores Pago 3 $ 2.348.896

Vehículos de Aseo 227 $ 9.298.453.299

REPUESTOS Ferretería 11533 $ 24.097.436

Electrónicos 2220 $ 35.047.614

Acueducto 14592 $ 584.913.902

Alcantarillado 67 $ 42.803.371

Válvulas 36 $ 319.744.021

Mecánico Industrial 148 $ 1.240.464.702

NO VALORADO No Valorado 14 $ 0

Fuente: La autora. 4.6.1 Costos relacionados con la inversión.

Coste de mantenimiento anual x Número de años vida útil; el coste de mantenimiento puede tener dos opciones:

Mantenimiento preventivo.

Mantenimiento preventivo + correctivo En este caso no deberemos tener estimar ningún coste por reparaciones.

Coste de reparaciones anual x Número de años vida útil.

Coste de energía anual x Número de años vida útil.

Costes relacionados con los recursos humanos (Salario anual x Número de años vida útil).

Seguridad social empresa anual x Número de años vida útil.

Otros gastos personal año x Número de años vida útil.

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Una vez recopilada toda la información, sumaremos todos los bloques de coste obteniendo el coste de explotación de la maquina durante el periodo de vida útil de la misma (Diseño de sistemas productivos y logísticos).33, (Véase Cuadro 38). Cuadro 38. Distribución ABC Elementos Almacén.

ELEMENTO CANTIDAD COSTO COSTO TOTAL BENEFICIO

Estantes de archivo

8 $ 130.000 $ 1.040.000

Permiten ordenar y almacenar manteniendo las caracteristicas físicas además de un categorización facilitando manejo de información fácil y sencillo

Estantes de Pallets

90 $ 340.000 $ 30.600.000

Permiten la ubicación de los elementos que permiten la paletización, facilitando su manejo y manteniendo sus caracteristicas físicas.

Rack Multicargas

78 $ 250.000 $ 19.500.000

Facilita la ubicación de elementos varios que no permiten almacenarse de otra manera, incrementa la facilidad de ubicación y la categorización facilitando su acceso y manipulación

Mini Rack Industrial

6 $ 150.000 $ 900.000

Permite almacenar los elementos químicos, clasificarlos y acceso, facilitando el seguimiento de inventario

Rack Convencional

16 $ 280.000 $ 4.480.000

permite el almacenamiento en canastillas de los medidores, facilita su manipulación y acceso a ellos, facilita la gestión de control de inventario

Fuente: La Autora.

33 CASTAÑO, Raúl. Distribución en planta. Santa Fe, Argentina. Fundación CIDETER. 2016. 12 p

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Continuación Cuadro 38. Distribución ABC Elementos Almacén.

Estanteria Cantilever

12 $ 380.000 $ 4.560.000

permite el almacenamiento de tubería, facilita orden y mantiene sus propiedades físicas, facilita su acceso y manipulación

Transpaleta Manual

1 $ 450.000 $ 450.000

facilita la manipulación de las unidades de carga, permitiendo así disminuir daños y perdida de elementos

Carretilla Elevadora

1 $ 19.250.000 $ 19.250.000

permite la ubicación de elementos paletizados, disminuyendo costos y tiempo por manejo de elementos.

Fuente: El Autora. Como se presenta anteriormente en la tabla de costo beneficio, los beneficios van ligados al tiempo, organización, preservación de los elementos a almacenar, y manipulación de estos mismos, se limita la información dado que la empresa no permitió el uso de esta información, y se deja el análisis de beneficio de forma cualitativa.

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5. CONCLUSIONES Es posible apreciar que mediante la recopilación de información en el transcurso del trabajo, el almacén la diana cuenta con diversas prácticas que generan una pérdida de eficiencia, capacidad de respuesta y organización afectando en sí la calidad de esta área, por ello la propuesta más adecuada para mejorar la organización, fue la de abarcar la realización de un conteo para documentar el inventario, codificar los elementos y categorizarlos por su estado y proponer técnicas de organización y almacenamiento, los cuales fue la base de la propuesta dada su complejidad, ya que se cuenta con una diversa cantidad de elementos y es la principal necesidad del almacén. Como se presenta anteriormente en el cuadro de costo beneficio, estos van ligados al tiempo, organización, preservación de los elementos a almacenar, y manipulación de estos mismos, la recuperación del dinero invertido se verá reflejada en los pagos de nómina dado que al obtener estas herramientas de almacenaje, no se necesitara el mismo tiempo para realizar las labores diarias, además de que uno de los principales objetivos que tienen estos elementos es la venta de ellos o donación, y muchos de estos no se venden simplemente porque en el proceso de almacenaje, se pierden o dañan, y genera pérdidas de dinero, el tiempo de preparación de pedidos se verá reducido drásticamente y mejora la capacidad de respuesta teniendo en cuenta que al almacenista no se le requerirá pagar horas extras empleadas en este mismo alistamiento de pedidos, ya que la labor se realizará de forma más sencilla con el uso de lo antes mencionado. Según la relación costo beneficio, es posible apreciar que las implementaciones de las diversas herramientas empleadas generan un costo el cual la empresa debe estar en posición de asumir, esto es dado a que la necesidad de comprar herramientas para el almacenamiento y la organización como lo son las estanterías, contenedores, pallets y demás. Es difícil tener una ubicación específica para los elementos que se encuentran en el almacén dado que los elementos varían de acuerdo con la compra que pueda hacer cada una de las áreas, dado esto lo que se puede hacer en este caso es tener estanterías convencionales que permitan el fácil almacenamiento de los elementos, y que sirvan para diferentes dimensiones, por lo que se planteó el empleo de contenedores que permitan formar unidades de carga, y facilitar la movilidad y el acceso a los elementos en el almacén. Las fases de la distribución y los pasos en el proceso de diseño expuestos en este trabajo, como la distribución en U utilizada para la bodega general de la Zona 2 conforman un método ordenado y aplicable a la situación de la empresa; que corrobora la importancia y eficacia del planeamiento sistemático de la distribución, como método general a seguir en los proyectos de dichas características.

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Se planteó como utilizar efectivamente a la gente, el equipo, el espacio y la energía de la organización, con la utilización de estantes para archivo, elementos químicos, estantería cantiléver para tubos y estantes de paletización gracias al nuevo diseño de planta. También se da un mejor manejo de materiales, lo que ayuda a una empresa a tener un mejor control en sus procesos logrando una optimización de recursos como tiempo, espacio, y costos.

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6. RECOMENDACIONES Se sugiere que la empresa maneje todas las operaciones de los almacenes por medio de software que permitan tener un control de os bienes que allí se almacenan, controlando los costos del almacenamiento, ver Anexo K, Software almacén.

Solicitud entrada de mercancías al almacén. Por otra parte, se sugiere que las entradas al almacén se realicen utilizando la plataforma SAP y partiendo de que la Dirección Administración de Activos fijos es un Área Prestadora de Servicios (APS), la solicitud de entrada de los bienes al almacén La Diana se podría inicia a partir de la generación de un aviso SAP por el área solicitante como se especifica en el Anexo L, Solicitud estradas al almacén SAP.

Revisión de Elementos. Para este aspecto se recomienda utilizar un formato de verificación, en donde se especifiquen la cantidad de elementos y el estado en que se encuentran entre otras cosas, Se verifica que las especificaciones coincidan con los elementos informados por el jefe de división de almacenes en la solicitud de entrada, Se propone que la verificación sea por medio de un formato de check list de manera que exista un soporte de lo ingresado, para control. Revisar Anexo M, Formato de Verificación Elementos que Entran al Almacén. Se recomienda hacer una verificación diaria de las órdenes de salida de material por mantenimiento y anular las que no se han retirado de la bodega pues esto conlleva a tener información real del stock de materiales y repuestos. Analizar y ajustar el proceso de compras para que se evite recibir materiales sin que previamente estén formalizados las etapas anteriores. Unificar el proceso de ingreso de material tanto contablemente como el ingreso al almacén. Se recomienda delegar a 1 funcionario por parte de la dirección para que realice dicha labor y a su vez delegar otro funcionario para que audite el proceso. Esta actividad puede llevar a mitigar errores en el ingreso de mercancía. La solicitud de material debería realizarse por una persona encargada en cada área. Esta persona debe tener la capacidad de constatar si el material solicitado es realmente necesario para dar cumplimiento a la orden de trabajo asociada al pedido. Esto evita que se soliciten materiales y no sean retirados del almacén por el personal solicitante. Se recomienda en compañía con el área de ingeniería, planear los stocks mínimos de material en los almacenes, con el fin de no tener que recurrir a realizar giros y/o vales para materiales que deben ser despachados sin haber sido ingresados en el sistema.

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Con el fin de mantener actualizado el stock de los materiales, se recomienda ingresar y reportar a diario los movimientos en el sistema, en compañía con el área encargada de la compra de dotación analizar los stocks mínimos, ya que se evidenciaron grandes cantidades de dotación en los diferentes almacenes, recurriendo en la mayoría de casos a tener que almacenar una misma referencia en diferentes ubicaciones.

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