PROPUESTA DE UNA APLICACIÓN WEB PARA CONSULTA DOCUMENTAL  “DATOTEKA ”

CESAR EDUARDO ESTRADA NARVAEZ

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

ARMENIA

NOVIEMBRE 2013

EXPRESION ORAL Y ESCRITA

PROPUESTA DE UNA APLICACIÓN WEB PARA CONSULTA DOCUMENTAL “DATOTEKA ”   

CESAR EDUARDO ESTRADA NARVAEZ

TUTOR

MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

ARMENIA

NOVIEMBRE 2013

INTRODUCCIÓN

Las herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han permitido que los sistemas de información hayan evolucionado el entorno empresarial, organizacional e institucional, debido al apoyo que estos brindan en los procesos de gestión y administración de la información, mejorando así la calidad en los servicios que prestan a la sociedad y a sus diferentes usuarios.

La sistematización de la información mediante entornos Web se ha convertido en un medio de interacción y comunicación de las instituciones para posicionarse y potenciar su imagen a través de la divulgación del conocimiento, la generación de redes de intercambio y la utilización de las nuevas tecnologías como herramientas de apoyo a los procesos organizacionales.

El diseño de una aplicación Web para consulta documental contribuye a mejorar la calidad de las actividades desempeñadas en este ámbito. Se pretende desarrollar una herramienta que favorezca los procesos, además de facilitar los medios a la comunidad universitaria y si se quiere a la comunidad en general, de una manera práctica e intuitiva con comodidad de tiempo y espacio para desarrollar sus actividades. A través de una metodología de desarrollo en Ingeniería como la Ingeniería Web, se permitirá crear, implantar y mantener este tipo de aplicaciones, inyectándole al funcionamiento del sistema un alto grado de eficacia y eficiencia. DATOTEKA es una palabra croata que en español se traduce como ARCHIVO.

Pero antes de todo esto, primero miremos las ventajas de tener un Sistema de Gestión Documental en las empresas o instituciones y varias experiencias sobre las mismas.

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O también te mostrare un video acerca de una herramienta de software libre como Orfeo que aplica para gestión documental.

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A continuación veras un archivo en formato pdf de Oscar Calvo Vidal, Geógrafo e Historiador de la Universidad de Deusto y Master en Información y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid, sobre Software libre en los archivos, sus diferentes herramientas, su historia, ventajas ante el software propietario y su glosario

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OBJETIVO GENERAL

Diseñar una aplicación Web para consulta documental en la sección de Archivo y Correspondencia.

Objetivos Específicos

Definir roles de usuarios para realizar tareas administrativas en la aplicación Web

Definir un ambiente de parametrización en la aplicación Web.

Instalar y probar la aplicación Web en la Oficina de Archivo y Correspondencia

Descripción del Problema

En la Oficina de Archivo y Correspondencia se usa una aplicación poco eficiente para registro y búsqueda de documentos, que no ofrece consulta en línea y con características monousuario.

El sistema es muy limitado para el usuario.

La aplicación es totalmente insegura, arriesgando la integridad de la información.

JUSTIFICACION

Necesidad de sistematización de la información: Manera organizada de presentar y acceder a la información usando Tecnologías de la Información y Comunicación, basados en las mejores prácticas.

Necesaria inclusión de herramientas, instrumentos, procedimientos o tecnología para facilitar la gestión de los procesos institucionales.

Se requiere mejorar y mantener la calidad de las actividades que se desempeñan para la mejor prestación del servicio.

METODOLOGIA

Ingeniería Web:Metodología para el desarrollo de sistemas de información Web, que conduce a crear, implantar y mantener la aplicación bajo parámetros de calidad.

ETAPAS:Análisis, ingeniería, generación de páginas, pruebas y evaluación del cliente.

COMPONENTES DEL SISTEMA

Usuarios: Se puede agrupar a sus usuarios según el rol o tareas que ejecutan. Permite la creación, gestión y control de perfiles según las necesidades.

Perfiles Básicos:Administrador del sistema: Parametrizar el sistemaFuncionarios Administrativos: Gestión de datos, reportesFuncionarios Operativos: Gestión de datos y acceso delimitados.

Módulos del Sistema y Características.

Permite una fácil integración de nuevas opciones ya que posee un ambiente dinámico y personalizable. El sistema ofrece fácil adaptabilidad para incorporar nuevas soluciones.

Tareas Administrativas.

Se debe contar con un funcionario responsable de la actualización de la información por medio de la aplicación.

CONCLUSIONES

A través de la recolección y análisis de datos se puede elaborar una aplicación Web con la característica de adaptación a las nuevas necesidades.

A través de la implementación del software, las labores de gestión documental se pueden volver más eficientes.

Se mejorará la seguridad de acceso a la información.