Propuesta para la actualización del manual de procesos y procedimientos de la oficina de recursos...

1. PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA. OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICA. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS. PROGRAMA DE ADMINISTRACION PRACTICA CURRICULARES

2. X SEMESTRE AGUACHICA CESAR. 48 2014 PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA. OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL Prcticas curriculares Director del trabajo LUIS HERNANDO SERNA CARDONA Administrador de Empresa T.P. 30374 Magister en Pedagoga Director de las prcticas curriculares ADOLFO LEN DAZ DE LA ROSA Administrador de empresas UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION PRACTICA CURRICULARES

3. X SEMESTRE AGUACHICA CESAR 48 2014

4. 48 NOTA DE ACEPTACIN __________________________ __________________________ __________________________ _________________________ Presidente del jurado ________________________ Jurado _______________________ Jurado Aguachica Cesar, Junio 12 del 2014

5. DEDICATORIA OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL Primero que todo a Dios por darme la sabidura, a m madre Flor Mara Leal Montiel por darme la vida y su apoyo incondicional, a m padre Martn Carballo Caamao por acompaar permanente a mi madre y por darme esa voz que me motiva a superarme cada vez ms, a m hijo Esteban Pallares Carballo que es la luz de mi vida, siendo el motor y la alegra de m existir, a m esposo Franklin Figueroa Mndez por acompaarme siempre, motivndome y dndome su voz de aliento para cumplir con mis metas, y a todos mis amigos y amigas que muchas veces me fue imposible acompaarlos en los momentos tristes y alegres de nuestra vida. 48

6. AGRADECIMIENTOS A Dios y la virgen que ilumina mi camino, me llen de sabidura para lograr las metas propuestas en este esfuerzo. A la Universidad Popular Cesar, Seccional Aguachica junto con su personal Docente que permitieron realizar los estudios de pregrado. Al administrador de empresas y magister en pedagoga Luis Hernando Serna Cardona, por su valiosa colaboracin como director durante el desarrollo de esta prctica curricular, adems por su voz de aliento, su apoyo, orientacin y constante impulso para salir adelante y terminar este proceso en mi vida acadmica. Al candidato a doctor y magister Jorge Hamilton Chaverra Mrquez, quien desde su cargo ayuda y motiva a los estudiantes de una manera incondicional. Al administrador de empresas y candidato a magister Geovany Enrique Pertuz Campo, quien con su conocimiento realiza grandes aportes que sirven al estudiante durante el desarrollo de estos trabajos. Y a todas aquellas personas que de una u otra forma me ayudaron en este proceso de formacin acadmica, muchsimas y muchsimas gracias. 48

7. CONTENIDO 48 Pg. AGUACHICA CESAR, JUNIO 12 DEL 2014......................................................................................4 DEDICATORIA................................................................................................................................... 5 PRIMERO QUE TODO A DIOS POR DARME LA SABIDURA, A M MADRE FLOR MARA LEAL MONTIEL POR DARME LA VIDA Y SU APOYO INCONDICIONAL, A M PADRE MARTN CARBALLO CAAMAO POR ACOMPAAR PERMANENTE A MI MADRE Y POR DARME ESA VOZ QUE ME MOTIVA A SUPERARME CADA VEZ MS, A M HIJO ESTEBAN PALLARES CARBALLO QUE ES LA LUZ DE MI VIDA, SIENDO EL MOTOR Y LA ALEGRA DE M EXISTIR, A M ESPOSO FRANKLIN FIGUEROA MNDEZ POR ACOMPAARME SIEMPRE, MOTIVNDOME Y DNDOME SU VOZ DE ALIENTO PARA CUMPLIR CON MIS METAS, Y A TODOS MIS AMIGOS Y AMIGAS QUE MUCHAS VECES ME FUE IMPOSIBLE ACOMPAARLOS EN LOS MOMENTOS TRISTES Y ALEGRES DE NUESTRA VIDA.................................................5 AGRADECIMIENTOS........................................................................................................................6 AL ADMINISTRADOR DE EMPRESAS Y MAGISTER EN PEDAGOGA LUIS HERNANDO SERNA CARDONA, POR SU VALIOSA COLABORACIN COMO DIRECTOR DURANTE EL DESARROLLO DE ESTA PRCTICA CURRICULAR, ADEMS POR SU VOZ DE ALIENTO, SU APOYO, ORIENTACIN Y CONSTANTE IMPULSO PARA SALIR ADELANTE Y TERMINAR ESTE PROCESO EN MI VIDA ACADMICA.....................................................................................6 AL ADMINISTRADOR DE EMPRESAS Y CANDIDATO A MAGISTER GEOVANY ENRIQUE PERTUZ CAMPO, QUIEN CON SU CONOCIMIENTO REALIZA GRANDES APORTES QUE SIRVEN AL ESTUDIANTE DURANTE EL DESARROLLO DE ESTOS TRABAJOS.........................6 CONTENIDO...................................................................................................................................... 7 LISTA DE FIGURA...........................................................................................................................10 RESUMEN....................................................................................................................................... 12 EL PRESENTE TRABAJO PERMITE LA ACTUALIZACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA. SE TRABAJ BAJO UN ENFOQUE CUALITATIVO CON UN DISEO ESTUDIO DE CASO. LAS HERRAMIENTAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN FUE EL ANLISIS DOCUMENTAL. LOS OBJETIVOS APUNTARON A LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES Y TAREAS................12 1. PROBLEMA.................................................................................................................................13 1.4 OBJETIVOS...............................................................................................................................15 2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA...................................................................................18 EN EL DESARROLLO DE LA PRESENTE PRCTICA SE ANALIZ QUE NO POSEE UN MANUAL DE PROCESOS POR CADA REA, LO QUE LLEVA A UN ESTANCAMIENTO EN LOS PROCESOS PARA NO AVANZAR EN EL MEJORAMIENTO CONTINUO QUE TODA ORGANIZACIN DEBE SUPERAR. TAMBIN SE OBSERV QUE EL CLIMA LABORAL ENTRE LOS NIVELES JERRQUICO DEL HOSPITAL NO ES AGRADABLE, CADA QUIEN CREA SU PROPIA IDEOLOGA Y EN MUCHAS OCASIONES NO RESPETAN LOS JEFES, ADEMS LA SOLIDARIDAD ENTRE COMPAEROS NO EXISTE DEBIDO A QUE SI ALGUIEN SE ENFERMA

8. EN EL LUGAR DE TRABAJO NINGUNO DE LOS DEMS TRABAJADORES MUCHAS VECES NO ESTN DISPONIBLE PARA COLABORAR EN DICHA TAREAS. LA ORGANIZACIN POSEE UNA SERIE DE SITUACIONES COMO EN LA VINCULACIN DEL PERSONAL QUE SE HACE POR MEDIO DE COLABORACIONES POLTICA DEL ALCALDE, LOS CONCEJALES, DIPUTADOS Y REPRESENTANTE A LA CMARA. ...................................................................26 3. MARCO REFERENCIAL..............................................................................................................27 UNA VEZ DESCRITA LA VALIDEZ SE PROCEDE CON LA CONFIABILIDAD LO CUAL IMPLICA UN PROCESO SERIO DE LOS RESULTADOS E IMPOSIBLE DE REPRODUCIR EXACTAMENTE DE OTROS TRABAJOS. ESTA A SU VEZ TIENE DOS DIMENSIONES: LA EXTERNA (INVESTIGADORES INDEPENDIENTES AL ESTUDIAR UNA REALIDAD EN TIEMPOS O SITUACIONES DIFERENTES, LLEGAN AL MISMO RESULTADOS) Y LA INTERNA (VARIOS INVESTIGADORES AL OBSERVAR LA MISMA REALIDAD CONCUERDAN EN SUS CONCLUSIONES). POR LO TANTO, ESTA PRCTICA CURRICULAR DEJA CONSTANCIA MEDIANTE LA PRESENTE MEMORIA METODOLGICA, QUE DA CUENTA DE LA DISTANCIA ENTRE LA PROPUESTA INICIAL Y LA QUE FINALMENTE SE DESARROLLE CON RESPECTO AL TEMA. FINALMENTE LA TRANSVERSALIDAD EN LA CONSTRUCCIN DE LA PRESENTE MEMORIA IMPLIC UN PROCESO DE REFLEXIN Y ESCRITURA CONTINUA, CENTRADAS EN LAS DECISIONES TOMADAS, LOS ARGUMENTOS QUE LA SUSTENTAN, LOS TRNSITOS Y SUS RAZONES, LOS DILEMAS TERICOS, METODOLGICOS Y TICOS ENFRENTADOS, LA FORMA COMO SE RESOLVIERON Y LAS BASES ARGUMENTATIVAS QUE AVALAN LAS DECISIONES TOMADAS.................................................................................42 4. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO...................................................................................43 CONCLUSIONES.............................................................................................................................73 RECOMENDACIONES....................................................................................................................74 BIBLIOGRAFA................................................................................................................................75 ANEXOS.......................................................................................................................................... 76 48

9. LISTA DE CUADRO 48 Pg. CUADRO 1. CATEGORIZACIN DE LA MATRIZ DOFA................................................................48 CUADRO 2. ANLISIS DOFA EN LA EMPRESA............................................................................49 CUADRO 3. PROCEDIMIENTOS DEL CARGO DE SUBGERENTE...............................................53 CUADRO 4. PROCEDIMIENTOS DEL CARGO DEL JEFE DE RECURSOS HUMANOS..............54 CUADRO 5. PROCEDIMIENTOS DEL CARGO DE LA SECRETARIA...........................................55 CUADRO 6. PROCEDIMIENTOS DEL CARGO DE LA AUXILIAR DE PERSONAL.......................56

10. LISTA DE FIGURA 48 Pg. FIGURA 1. ORGANIGRAMA DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA, ESE...............................22 FIGURA 2. PANTALLAZO DEL PROGRAMA R-FAST DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA, ESE.................................................................................................................................................. 23 FIGURA 3. FLUJOGRAMA DE LA SELECCIN DEL PERSONAL.................................................57 FIGURA 4. FLUJOGRAMA DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL...............................................59 FIGURA 5. FLUJOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIN.............................................60 FIGURA 6. FLUJOGRAMAS DE EVALUACIN DE DESEMPEO................................................60 FIGURA 7. FLUJOGRAMA DE LA VINCULACIN DEL PERSONAL.............................................61 FIGURA 8. FLUJOGRAMA DE INDUCCION DE PERSONAL.........................................................62 FIGURA 9. FLUJOGRAMA DE PERMISO DE PERSONAL.............................................................62 FIGURA 10. FLUJOGRAMA DE CERTIFICACION LABORAL........................................................63 FIGURA 11. FLUJOGRAMA DE ELABORACIN DE NOMINA......................................................64 FIGURA 12. FLUJOGRAMA DE ELABORACIN DE LAS PLANILLAS DE SEGURIDAD SOCIAL65 FIGURA 13. FLUJOGRAMA ELABORACIN NMINAS DE PRIMAS ..........................................66 FIGURA 14. FLUJOGRAMA DE REALIZACIN Y RADICACIN DE CONTRATOS Y O.P.S........67 FIGURA 15. FLUJOGRAMA DE ENTREGA DESPRENDIBLE DE PAGO PERSONAL DE PLANTA. ......................................................................................................................................................... 68 FIGURA 16. FLUJOGRAMA DE ELABORACIN DE HORARIOS AL PERSONAL........................68 FIGURA 17. FLUJOGRAMA DE DESCUENTOS DE NMINAS POR EMBARGOS AL PERSONAL. ......................................................................................................................................................... 69 FIGURA 18. FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIONES Y RESOLUCIONES DE PERSONALES..........70 FIGURA 19. FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIN FINAL DE PRESTACIONES DE PERSONAL......71 FIGURA 20. FLUJOGRAMA DE INCAPACIDADES LABORALES..................................................72

11. LISTA DE ANEXO 48 Pg. ANEXO A......................................................................................................................................... 77 ANEXO B......................................................................................................................................... 78

12. RESUMEN El presente trabajo permite la actualizacin de los procesos y procedimientos de la oficina de recursos humanos del Hospital Local de Aguachica. Se trabaj bajo un enfoque cualitativo con un diseo estudio de caso. Las herramientas de recoleccin de informacin fue el anlisis documental. Los objetivos apuntaron a la actualizacin del manual de procesos y procedimientos de las funciones, actividades y tareas. La teoras tenidas en cuenta fueron las de Ludwing Von Bertalanfy de las teoras de los proceso y Henry Fayol del proceso administrativas. Finalmente se cumpli lo planeado para la ejecucin del presente trabajo. 48

13. 1. PROBLEMA 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Dentro de las funciones y manejo de las empresas para una mejor competitividad, existen los diferentes procesos y procedimientos que permiten llevar paso a paso informacin y tratamiento internos que nos lleven al cumplimiento de las metas y normas como de calidad, de regulacin, entre otras; de ah, que la direccin y organizacin desempeen un papel estratgico para determinar la capacidad de la empresa para crecer y adaptarse 1 al medio donde se encuentra su campo de accin. Las organizaciones poseen componentes intrnsecos que hacen funciones de manera transparente en el manejo de los procesos organizacionales. Estas funciones permiten al recurso humano cumplir con las tareas y actividades para llegar al xito. xito que debe estar ramificado y proyectado mediante acciones internas que deben cumplir los empleados hacia el sistema general, que es un elemento que se integra en unidades relativamente interdependiente2. Toda actividad est representada en subproceso y al mismo tiempo representa un proceso. El crecimiento de las empresas lleva a la ampliacin y al desarrollo de nuevos procesos y procedimiento de cada dependencia. Organizacionalmente las empresas en su expansin realizan una planeacin de estas dos herramienta que le van a permitir definir algunas acciones, tareas, actividades y funciones para las dependencias. 1 WEI CHOO, Chun. Traducida por: REY DAZ, Daniel. La organizacin inteligente: el empleo de la informacin para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones. Primera edicin. Editorial Oxford University Press Mxico, S.A. de C.V. Mxico. 1999. p. 1. 2 BERTALANFFY, Ludwig Von. Citado por HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACION, TEORIA GENERAL ADMINISTRATIVAS: ORIGEN, EVOLUCIN Y VANGUARDIA. Quinta edicin. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Mxico. 2011. p. 116. 48

14. Con lo anteriormente expuestos, surge la necesidad de actualizar los procesos y procedimientos del sistema de recursos humanos del Hospital Local de Aguachica. Debido a su crecimiento y planeacin, algunos procesos se quedaron pequeos por lo que se ve algunos subprocesos que no tienen similitud con las tareas, actividades y funciones con los cargos. 1.2 Formulacin del problema Cul ser la ventaja de la actualizacin del manual de procesos y procedimientos de la oficina de recursos humamos del hospital local de Aguachica, para el mejoramiento continuo al cumplimiento de los objetivos institucionales? 1.3 JUSTIFICACION La creacin de este documento servir para reconstruir los procesos y procedimientos de la oficina de recursos humanos que es de vital importancia para la entidad, por lo tanto este trabajo ser til porque: Permitir al hospital optimizar las tareas encomendadas y tener un mejor instrumento rector de las actividades del departamento de recursos humanos. Adems de tener presente las normas generales que regulan los servicios de la oficina en cuanto a relaciones laborales, prestaciones sociales y de seguridad e higiene y la proteccin civil. Permitir conocer la forma de realizar algunas actividades que preceden y siguen dentro del proceso al que forman parte. Ofrecer una descripcin de actividades que deben realizarse a travs de las funciones que se desempean en la oficina de recursos humano. 48

15. 48 Permite observar las actividades crticas que no son tenidas en cuenta por muchos funcionarios que deberan desarrollarlas, como tambin aquellas labores que tienen un grado de relevancia en la labor desempeada, es importante, dado a que en l, se obtiene informacin de los procesos segn el puesto de trabajo y su implicacin en la gestin. Contribuir al manejo eficiente de las tareas, actividades funciones pertinentes a cada cargo. 1.4 OBJETIVOS La presente prctica curricular tendr el siguiente objetivo general y los objetivos especficos 1.4.1 OBJETIVO GENERAL: Actualizar el manual proceso y procedimientos de la oficina de recursos humamos del hospital local de Aguachica. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Diagnosticar los procesos y procedimientos existentes en el departamento de personal, para desechar aspectos negativos de la Institucin, aprovechando las debilidades para convertirlas en fortalezas. Establecer los procesos y procedimientos que se desarrollan en el departamento de personal, con el fin de promover e interiorizar en los empleados una cultura de mejoramiento continuo, brindando al personal las tcnicas y herramientas de integracin necesarias para el buen desenvolvimiento en las diferentes tareas y actividades del cargo.

16. 48 Determinar las rutas y guas en el proceso que permita incrementar la eficiencia, eficacia, y efectividad en el desarrollo de las actividades, tareas y funciones. 1.5 Limitaciones y alcance de la prctica. Durante el desarrollo de la presente prctica se encontraron las siguientes limitaciones y alcances: 1.5.1 Limitaciones En la realizacin de la prctica se han encontrado limitaciones como: No se encuentra la informacin necesaria para el desarrollo de la misma. No existe una comunicacin oportuna y acorde entre el practicante y la persona encarda del rea. Dificultad en la dedicacin de tiempo por parte del practicante debido a muchas tareas asignadas por la institucin. No existen los documentos antiguos que soporten el trabajo a realizar. La colaboracin por parte de los compaeros es nula, debido a que tambin poseen sus tareas asignadas y no quieren descuidarlas para cumplir con sus metas del da.

17. 1.5.2 Alcances. Para el desarrollo de la presente prctica empresarial es alcanzar los objetivos establecidos con anterioridad el cual corresponde a la ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA. 48

18. 2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA 48 2.1 HISTORIA. El 19 de diciembre de 1996 el Centro de Salud del Barrio San Eduardo adscrito al Hospital Regional Jos David Padilla Villafae, se constituy como Empresa Social del Estado, bajo la denominacin de hospital Local de Aguachica de primer nivel de atencin mdica, Hospital Local de Aguachica, es una empresa social del estado, creada mediante acuerdo N 038 del 19 de diciembre de 1996, emanado del Concejo Municipal de Aguachica, acreditando los requisitos mnimos para su creacin y funcionamiento, y exponiendo las necesidades que en materia de servicios de salud eran cada da ms relevantes. El primero de agosto de 1997 Hospital Local asumi formalmente al prestacin de los servicios de salud de primer nivel de atencin mdica, liderando el desarrollo de programas para promocin se la salud y prevencin de la enfermedad. Cuarenta y nueve funcionarios pblicos conformaron inicialmente la planta de personal que fue cedida por el Departamento Administrativo de Salud del Cesar (DASALUC) y Hospital Local Regional Jos David Padilla Villafae. En 1998 debido al aumento de la poblacin atendida, se hizo necesario ampliar la cobertura del primer nivel de carcter ambulatorio, construyndose el edificio del Centro Materno Infantil en el barrio Idema y el 15 de noviembre de 2002 recuperndose las instalaciones donde operaba la Estacin de Polica. Esta ltima fue adecuada para el funcionamiento del Centro Materno Amigo de los nios del barrio Barahoja. Tales hechos trajeron consigo un incremento del 117% en la prestacin de servicios de salud. En Hospital Local se prestaron inicialmente los servicios de Consulta Externa, Laboratorio Clnico y Odontolgico; en 1998 se cre la Unidad de Urgencias y Hospitalizacin de baja complejidad; y hoy en da se cuenta incluso con Unidad de Trabajo social3. 2.2 Visin 3 Informacin suministrada por la oficina de control interno de la organizacin. p. 1.

19. Para el 2020 seremos lderes en servicios de primer y segundo nivel de atencin en salud, con calidad y proyeccin nacional mediante la creacin y fortalecimiento de una red integral de servicios4. 2.3 Misin Nuestro compromiso es la satisfaccin de las necesidades de salud de los clientes apoyados en la autonoma, responsabilidad administrativa y estrategias competitivas, con un equipo con talento humano altamente calificado y motivado posicionndonos en el mercado con tecnologa de punta5. 48 2.4 Polticas institucionales El Hospital Local De Aguachica, es una empresa social del estado cuyo compromiso est fundamentado en una organizacin gil, con personal calificado, garantizando una atencin integral y oportuna al usuario. Sustentando su accionar en los principios de mejoramiento continuo, colaboracin, oportunidad, pertinencia, eficacia, austeridad, universalidad, respaldando sus servicios en la estabilidad financiera que nos permite ser una entidad competitiva y beneficiar as a nuestros usuarios; igualmente comprometidos con el cumplimiento de las directrices legales y reglamentarias enmarcadas en la poltica del mejoramiento continuo de nuestros procesos, infraestructura y desarrollo del talento humano, que nos permita lograr una organizacin slida y posicionada en la comunidad, siendo reconocida por beneficio social6. 2.5 Objetivos Teniendo en cuenta la misin y la visin del Hospital Local de Aguachica Departamento del Cesar, la institucin tiene los siguientes objetivos institucionales para su cumplimiento: 1. Garantizar la capacidad de oferta de servicios de baja complejidad. 4 Ibd., 5 Ibd., 6 Ibd.,

20. 2. Incrementar los servicios de mediana complejidad acorde a la demanda y la capacidad instalada. 3. Fortalecer el sistema de informacin en el Hospital local de Aguachica E.S.E 4. Garantizar la auto-sostenibilidad de la Institucin a travs de la venta de servicios con calidad y la gestin gerencial. 5. Reduccin de riesgos inherentes a la prestacin del servicio. 6. Mejorar las tendencias en el comportamiento de la morbimortalidad por enfermedades prevenibles y trasmisibles. 7. Fortalecer el desarrollo del talento humano del Hospital local de Aguachica E.S.E. 8. Garantizar la calidad en la prestacin de servicios a nuestros usuarios. 9. Fortalecer los espacios de participacin comunitaria en los procesos del Hospital Local de Aguachica E.S.E7. 2.6 Estrategas Respondiendo a los objetivos institucionales se elaboraron las siguientes estratega: 1. Mejorar la prestacin de los servicios de primer nivel en salud, teniendo todo lo necesario para llevar acabo la atencin y hospitalizacin de aquellos casos que requieren atencin mdica permanente y no comprometen cuidados especializados. 48 7 Ibd.,

21. 2. Ofrecer a los usuarios una atencin oportuna en los diferentes centros de salud, para que pueda gozar de los programas de promocin y prevencin de la salud, que ofrece el hospital local de Aguachica. 3. Desarrollar una cultura orientada al manejo, mejoramiento y proteccin de las herramientas que garantice la prestacin adecuada de los servicios de primer nivel en salud del municipio de Aguachica. 4. Facilitar el control social y la participacin ciudadana en la prestacin de los servicios de salud que el hospital local de Aguachica ofrece. 5. Adelantar acciones para el mejoramiento de los procesos administrativos y tcnicos que vayan en beneficios de la comunidad, para la prestacin de los servicios de salud. 6. Comunicar de manera oportuna y efectiva de los resultados de gestin de la institucin para mejorar la imagen y los servicios que presta. 7. Implementar polticas que propendan por la sostenibilidad financiera y econmica de la organizacin en cumplimiento de sus objetivos institucionales. 8. Establecer un sistema integrado de gestin de la institucin que garantice de manera eficiente y eficaz la prestacin de servicio de salud del primer nivel. 9. Fortalecer el esquema organizacional y el desarrollo integral del talento humano del hospital, mediante capacitaciones que lleven al cumplimiento de las funciones y atencin a los usuarios para cumplir con las metas y objetivos institucionales. 48

22. 10.Promover una cultura de reconocimientos al logro de los resultados, mediante incentivos y estimulo hacia el empleado, con el fin de mantener la motivacin personal y un ambiente laboral agradable en la institucin. 2.7 Sistema organizacional Este proceso se encuentra desarrollado de la siguiente manera en la institucin: 2.7.1 Organigrama A continuacin en la figura 1 se mostrar el organigrama de la empresa, la cual discrimina todos los cargos existente en la organizacin. Figura 1. Organigrama del Hospital Local de Aguachica, ESE. 48

23. Fuente: Oficina de control interno de la organizacin. 2.7.2 Sistema contable El Hospital Local de Aguachica maneja un software para los procesos administrativos, financieros y asistencial, mediante este programa el cual tiene como nombre R-FAST, se realizan las tareas como elaboracin de registro y disponibilidad presupuestal, pagos de nmina, supernumerario, proveedores y servicios, y lo relacionado con las historias clnicas de los usuarios y pacientes que la organizacin les presta sus servicios de salud. A continuacin en la figura 2, se muestra un pantallazo del programa. Figura 2. Pantallazo del programa R-FAST del Hospital Local de Aguachica, ESE. Fuente: Oficina de sistema del Hospital Local de Aguachica. 48

24. 2.8 Valores corporativos En la organizacin los servidores pblicos y/o contratista de Empresa Social del Estado Hospital Local de Aguachica se comprometen a orientar su trabajo bajo los siguientes valores: 2.8.1 Honestidad: El servidor pblico y/o contratista actuara con pudor, decoro y recato tendr responsabilidad consigo mismo y con los dems, en relacin con la calidad de su trabajo el compromiso con la empresa y el desarrollo de sus funciones, dando ejemplo de rectitud ante los dems servidores pblicos y ante la comunidad general. 2.8.2 Respeto: Es la atencin y consideracin para con los dems y consigo mismo, cuidando de no mellar la dignidad humana. 2.8.3 Compromiso: El servidor pblico y/o contratista debe reflejar con su trabajo y desempeo, el compromiso con la empresa y con la comunidad en su condicin de empleados pblicos. 2.8.4 Lealtad: Es asumir el compromiso de fidelidad, respeto y rectitud, actuando siempre en bien de la institucin y con amplio sentido de pertenencia. 2.8.5 Trabajo en equipo: Intercambio de acciones, experiencias e ideas para lograr un resultado, armonizando sus acciones para el cumplimiento de metas propuestas y asegurando un rpido y efectivo desarrollo de los objetivos comunes. 2.8.6 Solidaridad: Entendida esta como el sentimiento que impulsa a los servicios y/o contratistas de la entidad a prestarse ayuda mutua, adoptando una forma de comportamiento que acarree beneficios para la vida individual y empresarial. 2.8.7 tica: Conducta personal puesta de manera estable y honrada al servicio de los dems y en beneficio propio, a impulsos de la propia vocacin con la dignidad que corresponde a la persona humana. 48

25. 48 2.9 ACTIVIDAD COMERCIAL El Hospital Local de Aguachica fue creada el 19 de diciembre de 1996 el Centro de Salud del Barrio San Eduardo adscrito al Hospital Regional Jos David Padilla Villafae, se constituy como Empresa Social del Estado, bajo la denominacin de hospital Local de Aguachica de primer nivel de atencin mdica, Hospital Local de Aguachica, es una empresa social del estado, creada mediante acuerdo N 038 del 19 de diciembre de 1996, emanado del Concejo Municipal de Aguachica, acreditando los requisitos mnimos para su creacin y funcionamiento, y exponiendo las necesidades que en materia de servicios de salud que eran cada da ms relevantes. Luego de su creacin, asumi formalmente la prestacin de los servicios de salud de primer nivel de atencin mdica, liderando el desarrollo de programas para promocin de la salud y prevencin de la enfermedad. Adems cuenta con varias sedes con infraestructura en la zona urbana y rural (corregimiento y veredas) del municipio. Ella cuenta con una planta fsica de excelentes condiciones de infraestructura, construida y reconstruida exclusivamente para servicios de salud y su parte administrativa. Se encuentra ubicada en la Carrera 7 No. 2 160. Adems cuenta con equipos de ltima tecnologa para el desarrollo de la atencin medica del primer nivel y software para la seccin administrativa y la base de datos de historias mdica, para con ello responder a los indicadores de habilitacin y calidad propuestos por el ministerio de proteccin social, las normas de ICONTEC y las necesidades de la poblacin. Tambin cuenta con unidades mviles y un equipo tecnolgico y tcnico de fcil desplazamiento e idneo en las actividades extramurales la cual representa la institucin en las veredas y corregimiento del municipio8. 2.10 Diagnostico de la empresa. 8 Informacin suministrada por la oficina de salud ocupacional de la empresa.

26. En el desarrollo de la presente prctica se analiz que no posee un manual de procesos por cada rea, lo que lleva a un estancamiento en los procesos para no avanzar en el mejoramiento continuo que toda organizacin debe superar. Tambin se observ que el clima laboral entre los niveles jerrquico del hospital no es agradable, cada quien crea su propia ideologa y en muchas ocasiones no respetan los jefes, adems la solidaridad entre compaeros no existe debido a que si alguien se enferma en el lugar de trabajo ninguno de los dems trabajadores muchas veces no estn disponible para colaborar en dicha tareas. La organizacin posee una serie de situaciones como en la vinculacin del personal que se hace por medio de colaboraciones poltica del alcalde, los concejales, diputados y representante a la cmara. 48

27. 3. MARCO REFERENCIAL A continuacin se desarrollar las teoras que tienen relevancia con el tema de investigacin como es el marco terico, las normas que se relacionan con el tema el marco legal, las palabras ms significativa durante el desarrollo del presente trabajo que es marco conceptual y la metodologa para el desarrollo del mismo, junto con su instrumento de recoleccin y anlisis de la informacin. 3.1 Marco Terico En esta parte se tendrn en cuenta las teoras que tienen relacin con el tema de la prctica curricular. 3.1.1 Los procesos dentro de la organizacin Durante la existencia de las formas de organizarse los seres humanos siempre existieron los grupos de tareas independientes como proceso, pero una vez intercaladas con el propsito general, se llegaba a un solo criterio organizacional. Segn Von Bertalanfy9 no existe elemento fsico o qumico independiente; todos los elementos se integran en unidades relativamente interdependiente. Las organizaciones as, tengan estructura y desarrollen tarea totalmente independiente, en la unificacin para llegar al servicio o producto terminado siempre van a unirse a una sola variable. Lo anterior, tiene que ver con los procesos que se llevan dentro de las organizaciones, estos cumplen con procedimientos estndares y controles netamente necesarios en su ejercicio. Hernndez y rodrguez afirman que todo el universo es un sistema, debido a que est en funcin con los subsistemas como el sistema solar, lunar, entre otros, los cuales ha servido para el ser humano desarrollarse y aportar a la ciencia. Esto hace que se convierta en un mtodo dinmico debido a que se produce efectos de caos en los procesos conocidos 9 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ., Op. Cit. p. 116. 48

28. como entropa, por esta razn es el concepto de homeostasis que significa equilibrio, es decir, un sistema homeosttico es aquel que siempre est en un punto balanceado, donde l, acta solo, se autocorrige, se autorregula10. La homeostasis en las organizaciones no funciona de manera automtica como se explica en el prrafo anterior, sino que se logra gracias a la fijacin de parmetros de eficiencia y eficacia. Esto hace que los niveles jerrquico como supervisor, jefes y directivos de una organizacin mantengan el sistema en equilibrio y controlando las dependencias con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos organizacionales11. Todos los sistemas hacen parte de otro, el sistema de recursos humanos hace parte de la organizacin en la toma de decisiones, porque los empleados de una organizacin requieren de una seleccin previa, tal como lo establecen las normas y polticas de la misma. Otro punto que se debe tratar para el desarrollo de los sistemas es su proceso administrativos interno en cada dependencia, lo cual se genera por las actividades a realizar para el cumplimiento de las metas. Este proceso administrativo est conformado por una previsin-planeacin, organizacin, direccin, coordinacin y control12 de las tareas, funciones tanto operativa como administrativas. Este proceso administrativo debe estar incluido dentro de los sistemas los cuales se fundamentan en las tareas, actividades y funciones de las respectivas reas del hospital Local. 48 10 Ibd., p. 116 & 118. 11 Ibd., p. 118. 12 Ibd., p. 50.

29. 3.1.2 La reingeniera de los procesos Desde la creacin de una empresa los sistemas permiten reingeniarse mediante las herramientas necesaria. La reingeniera de procesos es una corriente de pensamientos administrativos producto del posmodernismo industrial de la administracin de conocimientos y de la aplicacin de sistemas tecnolgicos a la direccin de las empresas, la cual se inicia al final del siglo XX. Ella nace para encontrar mejoras que les permitan desarrollar ventajas competitivas difcilmente superables, o recuperarse ante las crisis econmicas por falta de competitividad13. Con este mtodo las organizaciones pueden lograr un cambio radical de rendimiento en costos, tiempo en ciclos, servicio y calidad, con herramientas y tcnicas enfocadas a mejorar los procesos internos y externos. La reingeniera hace un replanteamiento general de todo el funcionamiento de las empresas para modernizarla y colocarlas en una alta competitividad, mediante la aplicacin de cambios paulatinos sin que afecte los dems procesos y la calidad de los servicios y productos de una organizacin, tambin se debe tener en cuenta el proceso administrativos de ellas y de cada una de las dependencias que tiene en su estructura14. Finalmente la reingeniera en otras palabras implica reinventar la organizacin sin detener la marcha. Esta reinversin se basa en el descubrimiento de formas novedosas de hacer las cosas y nuevas estructuras departamentales y jerrquica sin conformase con hacer lo mejor de lo que siempre se ha hecho. Ella tiene tres formas de hacer las cosas, la primera es descubrir la visin que es en donde se define los trminos de la modificacin de procesos, la segunda el rediseo que es en donde se establecen los nuevos procesos mediante herramientas tecnolgicas 48 13 Ibd., p. 372. 14 Ibd., p. 372-373.

30. y la tercera y ltima es la puesta en marcha de los procesos a corto, mediano y largo plazo en la organizacin. 3.2 Marco Legal A continuacin se relacionaran las Normas o Leyes que tienen relevancia con el presente trabajo. 3.2.1 Constitucin Polticas de Colombia Artculo 48. La Seguridad Social es un servicio pblico de carcter obligatorio que se prestar bajo la direccin, coordinacin y control del Estado, en sujecin a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los trminos que establezca la Ley. 48 3.2.2 Ley 100 del 1993. Artculo. 1- Sistema de seguridad social integral. El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la proteccin de las contingencias que la afecten. ARTICULO. 2- Principios. El servicio pblico esencial de seguridad social se prestar con sujecin a los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad, integralidad, unidad y participacin: a) Eficiencia. Es la mejor utilizacin social y econmica de los recursos administrativos, tcnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y suficiente;

31. b) Universalidad. Es la garanta de la proteccin para todas las personas, sin ninguna discriminacin, en todas las etapas de la vida; c) Solidaridad. Es la prctica de la mutua ayuda entre las personas, las generaciones, los sectores econmicos, las regiones y las comunidades bajo el principio del ms fuerte hacia el ms dbil. Es deber del Estado garantizar la solidaridad en el sistema de seguridad social mediante su participacin, control y direccin del mismo. Los recursos provenientes del erario pblico en el sistema de seguridad se aplicarn siempre a los grupos de poblacin ms vulnerables; d) Integralidad. Es la cobertura de todas las contingencias que afectan la salud, la capacidad econmica y en general las condiciones de vida de toda la poblacin. Para este efecto cada quien contribuir segn su capacidad y recibir lo necesario para atender sus contingencias amparadas por esta ley; e) Unidad. Es la articulacin de polticas, instituciones, regmenes, procedimientos y prestaciones para alcanzar los fines de la seguridad social, y f) Participacin. Es la intervencin de la comunidad a travs de los beneficiarios de la seguridad social en la organizacin, control, gestin y fiscalizacin de las instituciones y del sistema en su conjunto. PARAGRAFO.-La seguridad social se desarrollar en forma progresiva, con el objeto de amparar a la poblacin y la calidad de vida. ARTICULO. 5- Creacin. En desarrollo del artculo 48 de la Constitucin Poltica, organizarse el sistema de seguridad social integral cuya direccin, coordinacin y control estar a cargo del Estado, en los trminos de la presente ley. 48

32. ARTICULO. 6- Objetivos. El sistema de seguridad social integral ordenar las instituciones y los recursos necesarios para alcanzar los siguientes objetivos: 3.2.3 Ley 190 del 1995 ARTICULO 1. Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo pblico, o a celebrar un contrato de prestacin de servicios con la administracin deber presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato nico de hoja de vida debidamente diligenciado en el cual consignar la informacin completa que en ella se solicita: 1. Su formacin acadmica, indicando los aos de estudio cursados en los distintos niveles de educacin y los ttulos y certificados obtenidos. 2. Su experiencia laboral, relacionando todos y cada uno de los empleos o cargos desempeados, tanto en el sector pblico como en el privado, as como la direccin, el nmero del telfono o el apartado postal en los que sea posible verificar la informacin. 3. Inexistencia de cualquier hecho o circunstancia que implique una inhabilidad o incompatibilidad del orden constitucional o legal para ocupar el empleo o cargo al que se aspira o para celebrar contrato de prestacin de servicios con la administracin. 4. En caso de personas jurdicas, el correspondiente certificado que acredite la representacin legal, y 5. Los dems datos que se soliciten en el formato nico. Pargrafo. Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo pblico o celebre un contrato de prestacin de servicios con la administracin deber, al momento de su posesin o de la firma del contrato, presentar certificado sobre 48

33. antecedentes expedido por la Procuradura General de la Nacin y el certificado sobre antecedentes penales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS. Slo podrn considerarse como antecedentes las providencias ejecutoriadas emanadas de autoridad competente. 3.3 Marco conceptual A continuacin se relaciona las palabras ms relevante en el desarrollo de la presente prctica curricular: reas: son las partes que tiene una empresa y tambin se le denominan departamentos, entre ellas tenemos, el rea de recursos humanos, de servicios generales, de urgencia, de consulta externa, administrativa, financiera, de sistemas y tecnologa, entre otros. Formato: Es el instrumento que facilita el registro de la informacin necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Guas: Son los procedimientos que tiene por objetivo y fin el conducir, encaminar y dirigir un tema en especfico para que llegue al final de su recorrido. Manual: Es el instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los rganos de una empresa; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos institucionales. Manual de procedimientos: es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que 48

34. contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar Quin?, Cundo?, Cmo?, Donde?, Para qu? y por qu? de cada uno de los pasos que integra los procedimientos. Normas: Son las disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una poltica ya sea estatal o empresarial. En otras palabras son todos aquellos artculos que se rigen para obtener disciplina en un determinado grupo de cualquier ndole. Objetivo: Es el planteo de una meta o un propsito a alcanzar, y que, de acuerdo al mbito donde sea utilizado, o ms bien formulado, tiene cierto nivel de complejidad. El objetivo es una de las instancias fundamentales en un proceso de planificacin que se plantean de manera abstracta en ese principio pero luego, pueden o no concretarse en la realidad, segn si el proceso de realizacin. Polticas: Es la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. tambin son las reglas a regir dentro una zona especfica el cual lleva como finalidad obtener una disciplina en cumplimiento de las funciones determinadas. Procedimientos: son los pasos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de 48

35. nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, entre otros. Procesos: es una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica. Puntos de Control: Son las prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos. Recursos humanos: Es la oficina compuesta por los procesos como reclutamiento y seleccin, contratacin, capacitacin, administracin o gestin del personal durante la permanencia en la empresa. La funcin de ella esta en el desempeo de las distintas responsabilidades que pueden ver con aspectos tales como la administracin de la nmina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder ejecutar la estrategia de la organizacin es fundamental la administracin su importancia, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicacin organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociacin y la cultura organizacional. Por lo tanto estas tareas las pueden desempear personas en un departamento junto a los directivos de la organizacin. Reglamento: Es el conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el desarrollo de una actividad sea cual sea. Sistema: es el conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad. Tambin es el conjunto de reglas, 48

36. principios o medidas que tienen relacin entre s. Adems se puede definir como el conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. 3.4 Metodologa En el desarrollo del presente trabajo, esta parte est comprendida en una descripcin del enfoque y el tipo de investigacin, instrumentos de recoleccin, anlisis y tabulacin de datos, y la validez de la misma, tal como se refleja a continuacin. 3.4.1 Enfoque de investigacin El presente trabajo se manifest con la metodologa segn algunos autores demolgicos como Mndez afirma que segn el nivel de conocimiento cientfico al que se espera llegar, se debe formular el tipo de estudio cuyo propsito es sealar el tipo de informacin que se necesita, as, como el nivel de anlisis que deber realizar, por lo cual debe tenerse en cuenta los objetivos que se plantearon con anterioridad15 Con lo anteriormente expuesto, la presente prctica curricular asumi un enfoque cualitativo. Este enfoques cualitativo facilita la comprensin de aspectos subjetivos 15 MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodologa: Diseo y desarrollo del proceso de investigacin. tercera edicin. MC GRAW HILL/INTERAMERICANA EDITORES. S.A. DE C.V. Bogot, Colombia. 2003. p. 49-50. 48

37. que emergen cuando se trata de identificar la naturaleza profunda de las realidades, as como comprender significados e interpretaciones que los sujetos dan a sus pensamientos y acciones. En este sentido Galeano afirma que el enfoque cualitativo es un proceso interactivo atravesado por su propia historia personal, biografas, genero, clase social, raza y etnia y por aquellas de las personas que estn estudiando; Adems reconoce la heterogeneidad derivadas de diferentes interese y condiciones sociales (clase, etnia, genero, adscripcin religiosa, poltica o econmica) pondera sus hallazgo confrontando las diferencias encontradas16 3.4.2 Tipo de investigacin Teniendo en cuenta el enfoque de la presente prctica curricular y el objetivo general el cual corresponde a Proponer la actualizacin del manual proceso y procedimientos de la oficina de recursos humamos del Hospital Local de Aguachica. El presente trabajo toma un diseo de estudio de caso, la cual es una herramienta de investigacin fundamental en el rea de las ciencias sociales y en la administracin17, adems se destaca el nacimiento y el desarrollo de las disciplinas que aborda esta herramienta en las organizaciones, convirtindose en 16 GALEANO, Mara Eumelia. Diseo de proyectos en la investigacin cualitativa. Medelln: Fondo editorial Universidad EAFIT, 2011. p. 21. 17 Martnez Carazo, Piedad Cristina. El mtodo de estudio de caso. Estrategia metodolgica de la investigacin cientfica. Universidad del Norte. Consultado el 25 de julio de 2013. Disponible en:http://docs.google.com/viewer? a=v&q=cache:e319FmqT4scJ:ciruelo.uninorte.edu.co/pdf/pensamiento_gestion/20/5_El_metodo_d e_estudio_de_caso.pdf+estudio+de+caso&hl=es&gl=mx&pid=bl&srcid=ADGEEShFasfLWoWBrh2tf 5rLguZAdOfZTqN1M87uv4Yzl3Yn4Yuz1AS3_DaoSGaj0C8KRW2xmwWP86bj6SewNRfdFJCQOEj _H7gw4QoVViVEpn52r7vYhj0GP1jNLKphbnanBMlyqn1h&sig=AHIEtbStSIbcnWIqRP9h_I3zsgHDC czLdA. Mayo 27 del 2014. 17:23:03. 48

38. la base del desarrollo germinal de las teoras que configurn el campo de la empresa. Tambin este mtodo de estudio de caso ha sido aplicado tanto a la resolucin de problemas empresariales como a la enseanza en general18. 3.4.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN. Teniendo en cuenta los elementos anteriores de la presente prctica curricular se adopt el siguiente instrumento de recoleccin de acuerdo a los objetivos planteados: 48 3.4.3.1 INFORMACIN PRIMARIA Informacin documental. La presente tcnica se utiliz para la recoleccin de informacin de la prctica curricular que aqu se regenta; ella esta basada en los objetivos planteados, y se convierte en la fuente principal para este trabajo, al respeto Galeano Morn afirma que es un fuente verificadoras a travs de las cuales se constatan, los signos, las seales y se obtiene informacin que pueden ser primaria y secundarias en las orales y escritas19; tambin Quintana Pea manifiesta que constituye el punto de entrada a cualquier trabajo de investigacin e incluso en muchas otras ocasiones, es el origen del tema o problema de investigacin20; adems Sandoval tambin afirma que los documentos fuente pueden ser de naturaleza diversa: personales, institucionales o grupales, formales o informales21 y que a travs de ellos es posible recoger informacin muy valiosa para lograr el encuadre; dicho 18 Ibd., p. 174. 19 Ibd., p. 44. 20 QUINTANA PEA, Alberto. Metodologa de la Investigacin Cientfica Cualitativa. segunda edicin. McGraw Hill. Lima Per. 2008. p. 64. 21 SANDOVAL CASILIMAS, Carlos Arturo. Programa de Especializacin en teora mtodos y tcnicas de INVESTIGACIN SOCIAL. INVESTIGACION CUALITATIVA. Primera edicin. ARFOS editores Ltda. Colombia. 2002. p. 137.

39. encuadre incluye bsicamente la descripcin de los acontecimientos rutinarios, as como de los problemas ms usuales de las personas o la cultura de objeto de anlisis22. Tambin quintana dice que as mismo, conocer los nombres e identificar los roles de las personas clave en esta situacin sociocultural. Tambin revela los intereses y las perspectivas de comprensin de la realidad, que caracterizan a los que han escrito los documentos. La informacin documental se desarrolla en cinco acciones, a saber tales como: Rastrea y hace inventario: de documentos existentes y disponibles; Clasifica los documentos identificados. Selecciona: los documentos ms pertinentes para los propsitos de 48 la investigacin; Leer en profundidad el contenido de los documentos seleccionados, para extraer elementos de anlisis y consignarlos en "memos" o notas marginales que registren los patrones, tendencias, convergencias y contradicciones que se vayan descubriendo; Leer en forma cruzada y comparativa los documentos en cuestin, ya no sobre la totalidad del contenido de cada uno, sino sobre los hallazgos previamente realizados, a fin de construir una sntesis comprensiva total, sobre la realidad humana analizada23. Esta herramienta en el presente trabajo se desarroll de la siguiente forma: inicialmente se hizo una bsqueda de toda la informacin documental existente, 22 Ibd., 137 y 138. 23 QUINTANA PEA., Op. Cit. p. 65.

40. despus se seleccion las que tenan pertinencia con el trabajo, luego se rastre el tema especfico para centrar el direccionamiento y desarrollo de la prctica. 3.4.4 TABULACIN Y ANLISIS DE DATOS. En el presente trabajo, la tabulacin o registro, sistematizacin y anlisis de la informacin de los datos se realiz tal como lo afirma Galeano Morn que son proceso mediadores entre la recoleccin y generacin de informacin y el anlisis de la misma24. Adems el registro sistemtico y riguroso de la informacin permiti poner en orden un cumulo de informacin recopilada o generada en el proceso investigativo, de tal manera que su recopilacin fue gil y eficiente25. De igual forma tambin la investigadora dedico gran parte del tiempo a la revisin bibliogrfica y documental del material relevante al objeto de estudio poniendo de presente estrategias metodolgicas segn los diferentes autores26. Tambin el presente trabajo posibilito la generacin de un cumulo de informacin que requiri ser registradas y sistematizadas para posibilitar su anlisis e interpretacin. Adems en este sentido Taylor y Bodgan afirman que la recoleccin y anlisis de los datos van de la mano a lo largo de las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus objetivos y de cualquier otras tcnicas cualitativas que se requiera; tambin los usos reguladores segn la pista de los temas emergentes, notas de campo y transcripciones que desarrollan conceptos y proposiciones para comenzar a dar sentido a los datos.27 48 24 GALEANO MORN. Op. Cit., p. 58 25 Ibd. p. 58. 26 Ibd. p. 59. 27 TAYLOR, S. y BODGAN, R. Introduccin a los mtodos cualitativos de investigacin. Barcelona: Paids, 1998. p. 46.

41. Por lo anterior, la tabulacin y anlisis de la informacin de los datos se hizo por medio de informacin suministrada por la empresa de las cuales tuvieron relevancia con el trabajo, entre otros que estuvo de acuerdo a la informacin obtenida directa e indirectamente de las fuentes investigadas. 3.4.5 Criterio de validez y confiabilidad. Teniendo en cuenta los anteriores elementos y conceptos, a continuacin se describen y define los diferentes criterios tanto de validez como de confiabilidad que se manejaron en la presente prctica curricular 3.4.5.1 Criterio de validez En la presente prctica curricular La validez hace referencia al grado de coherencia lgica interna de los resultados y a la ausencia de contradicciones con resultados de otras investigaciones o estudios bien establecidos. Debe diferenciarse entre interna (Grado en el cual los resultados reflejan la situacin estudiada) y externa (Nivel de aplicacin de las conclusiones a grupos similares).28 Por lo tanto, la validez se otorg mediante la triangulacin del anlisis de la informacin requerida y las normas o leyes que la regulan. Adems las conclusiones evidencian la realidad desde una mirada analtica, rigurosidad de un proceso metodolgico y fundamentado tericamente de los diversos procedimientos seguidos. 48 3.4.5.2 Confiabilidad 28 BONILLA CASTRO y RODRGUEZ Op. Cit., p. 150.

42. Una vez descrita la validez se procede con la confiabilidad lo cual implica un proceso serio de los resultados e imposible de reproducir exactamente de otros trabajos. Esta a su vez tiene dos dimensiones: la externa (investigadores independientes al estudiar una realidad en tiempos o situaciones diferentes, llegan al mismo resultados) y la interna (varios investigadores al observar la misma realidad concuerdan en sus conclusiones)29. Por lo tanto, esta prctica curricular deja constancia mediante la presente memoria metodolgica, que da cuenta de la distancia entre la propuesta inicial y la que finalmente se desarrolle con respecto al tema. Finalmente la transversalidad en la construccin de la presente memoria implic un proceso de reflexin y escritura continua, centradas en las decisiones tomadas, los argumentos que la sustentan, los trnsitos y sus razones, los dilemas tericos, metodolgicos y ticos enfrentados, la forma como se resolvieron y las bases argumentativas que avalan las decisiones tomadas30. 48 29 GALEANO MORN. Op. Cit., p. 53. 30 Ibd. p. 54.

43. 4. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO 4.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS 4.1.1 Diagnosticar de los procesos y procedimientos existentes en el departamento de personal, para desechar aspectos negativos de la Institucin, aprovechando las debilidades para convertirlas en fortalezas. 4.1.1 Justificacin del anlisis El anlisis DOFA es una herramienta esencial en el desarrollo de este primer objetivo. l nos proveer de insumos necesarios en el proceso de planeacin de los procesos y procedimientos, adems proporcionara informacin necesaria para el diseo de acciones, medidas correctivas y la generacin de nuevos y mejores mtodos y programaciones de la oficina del recurso humano del hospital local de Aguachica. El presente proceso de anlisis incluy las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, considerando los factores econmicos, polticos, sociales y culturales que representan el mbito interno y externo del Hospital Local de Aguachica. Ellos reflejan el quehacer interno que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el cumplimiento de la Misin y visin de la institucin. Por esta razn es importante la planeacin de las oportunidades y amenazas que posibilita la construccin de escenarios que permiten reorientar la direccin de la empresa. Las fortalezas y debilidades corresponden a la parte interno de la entidad, y dentro del proceso de planeacin de los procesos y procedimientos, realizando un anlisis con el fin de conocer cules son las fortalezas con que cuenta y cules las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de los objetivos de la administracin del recurso humano de la organizacin mediante las tcnicas y aplicaciones. A continuacin se refleja algunas caractersticas del presente anlisis: 48

44. 48 Facilit conocer los procesos y procedimientos de la oficina de recursos humanos las cuales son fundamentales para el cumplimiento de las funciones y actividades de la organizacin que debe cumplir en su marco jurdico y a los compromisos establecidos en las polticas pblicas. Adems la realizacin de este diagnstico sirvi para la construccin de estrategias que permitan reorientar el rumbo del ente econmico con referente a la administracin del personal identificando la posicin actual y la capacidad de los procesos que por inercia debe ejecutar el rea. Permiti adems identificar los procesos y procedimientos del recurso humano y la relacin con las funciones, actividades y tareas del quehacer interno. De esta forma, el proceso de planeacin se considera multifuncional cuando las debilidades son reducida a lo ms mnimo, las fortalezas se incrementadas, el impacto de las amenazas es asumido y atendido puntualmente, y el aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la Misin y Visin de la organizacin. 4.1.2 Anlisis externo teniendo de la matriz DOFA La planificacin e identificacin de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA), se desarroll con base en la funciones, actividades y tareas de la oficina en el cumplimiento de las polticas, la misin, visin y objetivo de la institucin, adems de la documentacin pertinente con relacin a la dependencia del recursos humano y el reglamento interno de la misma, aunque todos los reglamentos interno proporcionan un marco normativo en el contexto nacional, se hizo necesario el anlisis pertinente. El presente anlisis permiti marcar el alcance de la dependencia bajo un marco jurdico de los procesos y procedimientos, adems de evaluar las necesidades sociales, econmicas, polticas y culturales de la organizacin. Para marcar el

45. anlisis de los elementos del proceso, se debe decidir si beneficia o perjudica, por lo tanto se tiene en cuenta que se posee una Misin, Visin y objetivos que se debe desarrollar en la entidad y al anlisis se da sentido de temporalidad con esto no siempre una amenaza ser una amenaza, ni una oportunidad permanecer siempre aprovechable. 4.1.3 Anlisis de las oportunidades y amenazas de los procesos y procedimientos. El presente anlisis del ambiente externo, consider factores que podran ser las amenazas como son los problemas de normatizacin de los usuarios y clientes, cambios tecnolgicos y ambientales, aumento de la poblacin en salud y acciones administrativas. En general, tanto las amenazas como las oportunidades podran quedarse agrupadas en los factores econmicos, sociales o de polticas institucionales. Las oportunidades para la entidad se generan en un ambiente externo, donde no tiene un control directo de las acciones, sin embargo son eventos que por su relacin directa o indirecta pueden afectar de manera positiva el desempeo de la labor de la dependencia. Las polticas institucionales benefician la actividad en algunos casos, o como acciones de organismos que aparentemente no se relacionan con el objeto social, pero requieren de un desarrollo social para ser concretadas. En este sentido, los programas y planes sectoriales ofrecen una amplia contribucin al anlisis de las oportunidades, ya que guan el quehacer y en especial el social, dando lineamientos sobre las prioridades y en consecuencia la aplicacin de los programas, proyectos, actividades y metas. Por esta razn, la importancia de revisar las oportunidades que son de vital trascendencia, ya que en funcin de la seriedad del anlisis se tendr una ventana clara de lo que el exterior puede proporcionar con una adecuada seleccin de planes para su aprovechamiento. Asimismo, el rea de recursos humanos tiene su 48

46. percepcin del entorno en el cual se desenvuelve. Los servicios que proporciona y la capacidad de respuesta del hospital para aprovechar las mejoras que en materia se develen, acumulando para s las experiencias ajenas que el entorno nos ofrece. Las Amenazas de la oficina de personal, al igual que las oportunidades se encuentran en el entorno de la organizacin y de manera directa o indirecta afectan negativamente el quehacer de la organizacin, indicando que se deben tomar las previsiones necesarias para que las amenazas no interrumpan las acciones, ni desmeriten la funcin institucional. El que una amenaza sea la ms importante para el rea e incluso para las acciones, no quiere decir que lo sea para el resto de las funciones; todo debe evaluarse en funcin de lo que se quiere lograr. Al igual que las oportunidades, al analizar las amenazas, se deben considerar los factores normativos, polticos, sociales y las competencias, debido a que proporciona una calidad y eficiencia administrativa. Las amenazas nos dan la indicacin de una situacin que aunque posiblemente en este momento no afecta a la dependencia, pero que en un futuro cercano puede ser el elemento que lleve a una crisis al mismo, no debemos permanecer con un logro como si fuera eterno, la organizacin goza de regular imagen en materia de servicio, pero al no considerar esas amenazas, estas se podran convertir en las causas directas de un descenso fuerte en la captacin de los recursos. asimismo, las amenazas podran salir como balanzas de las oportunidades, ya que no todo ser oportunidad ni amenaza, se deber considerar criterio de temporalidad en funcin de las eventualidades, adems con el paso del tiempo la prioridades disminuyen al implementar y realizar acciones de la oficina entonces por obvias razones la urgencia debe disminuir con el avance de las acciones, 48

47. tambin se necesitan nuevamente analizar stas amenazas en un periodo razonable para medir el impacto de las acciones realizadas. Por tanto, el anlisis de las polticas pblicas, del comportamiento del entorno de cada rgano de la organizacin, debe contribuir a definir lo que administracin debe hacer para impedir que dichas amenazas afecten el desempeo de la empresa y sobre todo le impidan lograr los nuevos retos en materia servicios. 4.1.4 El medio ambiente interno: fortalezas y debilidades. Las exigencias del medio ambiente externo deben ser cubiertas con los recursos de la oficina. Las fortalezas y debilidades internas varan considerablemente para las diferentes acciones y tareas, por lo siguiente, las Fortalezas de la oficina definen la parte positiva de la empresa de carcter interno, es decir, las funciones que de manera directa se tiene el control de realizar y que reflejan una ventaja ante las dems, el producto del esfuerzo y la acertada toma de decisiones. Del mismo modo, se detectan a travs de los resultados, el cumplimiento de las funciones, actividades y tareas de la oficina. Estas se identificaron a travs de la evaluacin de los resultados, por lo que resulta trascendentalmente tener un sistema de evaluacin y de diagnstico que permita de una fuente confiable, adems de evaluar los avances o retrocesos de las actividades y tareas del personal de la dependencia de la empresa. Despus de la evaluacin se debe aportar la informacin necesaria para evaluar el desempeo. En el presente diagnstico realizado de manera de observacin y de verificacin de las actividades y tareas de la oficina ha resultados central y bsicos para la elaboracin de la DOFA. Por lo que las debilidades en cierto caso, es el caso contrario de las fortalezas, porque la principal caracterstica de las debilidades es el afectar en forma negativa y directa el desempeo de la dependencia, derivndose en mal uso de las herramientas y tcnicas en el desempeo de las funciones. Una debilidad puede ser disminuida mediante acciones correctivas, 48

48. mientras que una amenaza, para ser reducida, solo se puede realizar acciones preventivas, as, ellas se podran abordar con acciones de corto plazo a efecto de eliminarlas y transformarlas en fortalezas; por lo tanto existen debilidades que con el transcurso del tiempo se pueden convertir en fortalezas como es el caso de cumplir con criterios de responsabilidad y cumplimiento de las funciones asignadas, en otras palabras sigue el proceso de desarrollo y la consolidacin de las actividades. As pues, las debilidades debern de ser sealadas con todas sus letras, es decir, no debemos de ocultarlas por intereses diferentes que no sean el proponer y mejorar las polticas y los procesos internos de la empresa. Del anlisis del Diagnstico de la organizacin, result unas listas de cada de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que influyen en la empresa procedentes del entorno mundial y nacional para cada una de las funciones. Para ser ms fcil el anlisis se procedi a categorizar la DOFA de la siguiente manera. El cuadro 1, muestra la categorizacin de la matriz DOFA tal como se ve a continuacin: Cuadro 1. Categorizacin de la matriz DOFA Debilidades D1 D2 D3 . . Dn 48 Oportunidades O1 O2 O3 . . On Fortalezas F1 F2 F3 . . Fn Amenazas A1 A2 A3 . . An Fuente: Olga Patricia Carballo Leal

49. 4.1.5 Matriz FODA Determinadas la categorizacin de la DOFA, se conocieron los elementos que implica el desarrollo con mayor concentracin, adems tomando como referencias a la Misin y la Visin de la institucin y cmo afecta cada uno de ellos. Despus de obtener una relacin exhaustiva, se ponderan y ordenan por importancia cada una de las DOFA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la organizacin. 4.1.6 Anlisis DOFA en la empresa A continuacin se detalla el anlisis de la DOFA en la organizacin, en ella fueron escogidas las que tienen mayor relevancia con el presente trabajo. Cuadro 2. Anlisis DOFA en la empresa Debilidades D1. No se garantice los procesos y procedimiento que se relacionen con el personal. D2. La oficina debe estar pendiente de los empleados con el fin de que estos estn cumpliendo sus labores o actividades. D3. No existen planillas de control, seguimiento y planeacin de las tareas y actividad. D4. Los programas no son planificados en la institucin con los funcionarios. D5. Es necesario consolidar los formatos y guas de los procedimientos. D6. Es necesario que cada empleado conozca sus actividades y tareas. D7. No existe un evaluacin de desempeo hacia los cargos de la 48 Oportunidades O1. Cuenta con profesionales y personal idneo. O2. Cuenta con una infraestructura adecuada para la dependencia. O3. Hay libertad para desarrollar habilidades en las tareas. O4. Cuenta con los equipos y programas actualizado para desarrollar las tareas y actividades. O5.

50. oficina de recursos humanos D8. No cuenta con un programa de capacitacin. Fortalezas F1. Cuenta con planta personal con forme a su estructura organizacional y una designacin distribuida por cargo el cual esta discriminado en las funciones, actividades y tareas F2. Posee un reglamento que dan cumplimiento a los valores, objetivo y principios institucionales. F3. Se cuenta con un grupo de criterios y estndares nacionales para establecer el nivel de calidad, competitividad F4. Mantiene herramientas administrativas como equipos de cmputo y software para desarrollar las actividades administrativas. 48 Amenazas A1. No se realizan o se presentan esquemas de reorganizacin en lo que concierne a las actividades y tareas, lo que impide en muchas ocasiones coordinar el desarrollo de programas y sub-programas. A2. La falta de equivalencias, as, como una estructura actualizada de los procesos de personal y su accionar reflejan la poca formacin en el programa de administracin de recursos humanos. A3 No existe actualizacin de los procesos y procedimientos de los cargo de la oficina. Fuente: Olga Patricia Carballo Leal Finalmente mediante el desarrollo de este objetivo se conocieron las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA), las cuales fueron arrojadas mediante su aplicacin. Aplicacin que nos permiti conocer lo anteriormente descrito, desarrollado mediante un anlisis cuidadoso y rigoroso por la investigadora.

51. 4.1.2 Se establecieron los procesos y procedimientos que se desarrollan en el departamento de personal, con el fin de promover e interiorizar en los empleados una cultura de mejoramiento continuo, brindando al personal las tcnicas y herramientas de integracin necesarias para el buen desenvolvimiento en las diferentes tareas y actividades del cargo. 4.1.2.1 Proceso: Es la consecucin de determinados actos, acciones, sucesos o hechos que deben necesariamente sucederse para completar un fin especfico. Todos estos pasos o instancias que componen un proceso deben ser organizados, coordinados y realizados de manera sistemtica. En la oficina de recursos humanos los procesos internos estn relacionados con las funciones de los cargos como subgerente administrativo y financiero, Jefe de recursos Humanos, secretaria y auxiliar de personal. 4.1.2.2 Procedimiento: Es la accin que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, est vinculado a un mtodo o una manera de ejecutar algo. Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. En la oficina de recursos humanos del Hospital Local de Aguachica las acciones son cada una de tareas y actividades que se desarrollan para el cumplimiento de misin de la oficina. 4.1.2.3 La importancia de los procesos y los procedimientos: Est conformado por los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Hospital, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del Autocontrol. 48

52. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha actualizado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales actividades y tareas dentro de Hospital. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la reconstruccin por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: subgerente administrativo y financiero, Jefe de recursos Humanos, secretaria y auxiliar de personal. 4.1.2.4 MISION: Tener el Manejo del Talento Humano de la Institucin, brindando un servicio excelente al personal de planta y contratado, procurando un buen clima organizacional. 4.1.2.5 VISION: En el ao 2018 se tendrn los procesos de trabajo renovado y estandarizado, permitiendo un mejor desarrollo y una amplia informacin dentro del departamento de recursos humanos, brindando un excelente servicio a los funcionarios de la institucin. 4.1.2.6 OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL: Manejar y mantener la organizacin del personal de planta y contratado, siguiendo el conducto regular de los requisitos establecidos, procurando un buen clima organizacional. 4.1.2.7 Objetivos especficos del manual. Optimizar recursos para el manejo del Talento Humano Socializar los manuales de procedimientos. Controlar las funciones asignadas al personal Aplicar normatividad para los diferentes procesos Dar a conocer las informaciones pertinentes al personal. 48

53. Priorizar informaciones para agilizar procesos Contribuir a la formacin del factor humano del sector salud Cuadro 3. Procedimientos del cargo de subgerente. Cargo: Subgerente administrativo Desarrollar el proceso de administracin del Talento Humano, coordinando y controlando las situaciones administrativas de los servidores pblicos y desarrollar el sistema financiero de la E.S.E, a travs del cual se garantice y asegure con oportunidad, eficiencia y eficacia los recursos necesarios para la financiacin de los planes, programas y proyectos de la empresa y los gastos autorizados para su normal funcionamiento. PROCEDIMIENTOS Desarrollar el proceso de administracin Coordinar y controlar las situaciones administrativas Desarrollar el sistema financiero Asegurar con oportunidad, eficiencia y eficacia los recursos necesarios Realizar el financiacin de los planes, programas y proyectos Controlar el proceso de seleccin de Personal Verificar el nombramientos del personal Programar el Plan anual Capacitaciones Evaluar al personal de carrera administrativa Controlar el proceso de Induccin al personal que labora Vigilar el programa de induccin al personal Controlar los permisos al personal Avalar certificaciones laborales Certificar la elaboracin de Nomina de empleados de planta 48

54. 48 Certificar la elaboracin de las planillas seguridad social Certificar la elaboracin nminas de Primas Servicio, navidad y Cesantas Controlar la realizacin y radicacin de contratos y O.P.S. Revisar la elaboracin del horario del personal Certificar los descuentos de nminas por embargos al personal de planta Revisar las liquidaciones y resoluciones de vacaciones del personal Avalar las liquidaciones finales de las prestaciones del personal Certificar las incapacidades laborales Revisar la elaboracin de cronogramas de vacaciones. Revisar y firmar Circulares. Cuadro 4. Procedimientos del cargo del jefe de recursos humanos. Cargo: Jefe de personal Manejar las relaciones con los clientes internos del Hospital Local, desarrollando los procesos administrativos inherentes a sus funciones, y administrar informacin del rea, para personal interno, aplicando el sistema de Gestin Documental al Talento Humano. PROCEDIMIENTOS Manejar las relaciones con los clientes internos desarrollando los procesos administrativos inherentes a sus funciones administrar informacin del rea Asegurar la eficiencia y eficacia de los recursos necesarios Realizar planes, programas y proyectos Desarrollar el proceso de seleccin de Personal Verificar el nombramientos del personal Desarrollar el Plan anual Capacitaciones

55. Evaluar al personal de carrera administrativa Realizar el proceso de Induccin al personal que labora Realizar el programa de induccin al personal Desarrollar y controlar los permisos del personal Dar las certificaciones laborales Elaborar la Nmina de empleados de planta Elaborar las planillas seguridad social Elaborar las nminas de Primas Servicio, navidad y Cesantas Realizar y radicar los contratos y las O.P.S. Elaborar el horario del personal Realizar y ejecutar los descuentos de nminas por embargos al personal de 48 planta Realizar y firmar las liquidaciones y resoluciones de vacaciones del personal Realizar y firma las liquidaciones finales de las prestaciones del personal Aprobar y ejecutar las incapacidades laborales Elaborar de cronogramas de vacaciones. Realizar y firmar Circulares. Cuadro 5. Procedimientos del cargo de la secretaria Cargo: SECRETARIA Manejar las relaciones del Jefe de Recursos humanos con los clientes internos del Hospital Local, desarrollando los procesos administrativos inherentes a esta funcin y administrar informacin del rea, para personal interno, aplicando el sistema de Gestin Documental PROCEDIMIENTOS Maneja las relaciones del Jefe con los empleados Desarrolla los procesos administrativos de la dependencia Administra informacin del rea

56. Aplica el sistema de Gestin Documental Revisa y realiza las tareas asignadas a la auxiliar del personal Colabora y gestiona en la contestacin de los informes, derechos de peticin, peticiones solicitudes, sugerencias, reclamos, entre otros. Contesta las llamadas telefnica y desva al jefe si se amerita Analizar y proporcionar informacin en casos especficos Realiza informe mensual de movimientos de personal y de capacitacin Cuadro 6. Procedimientos del cargo de la auxiliar de personal. AUXILIAR DE PERSONAL Ejercer labores de apoyo a los diferentes procesos que se llevan a cabo en la dependencia de la Oficina de Recursos Humanos de la institucin PROCEDIMIENTOS Seleccin de Personal Nombramientos del personal Programacin del Plan anual Capacitaciones Evaluar al personal de carrera administrativa Induccin al personal que labora Induccin al personal Permisos al personal Certificaciones laborales Elaboracin de Nomina de empleados de planta Elaboracin planillas seguridad social Elaboracin nminas de Primas Servicio, navidad y Cesantas Realizacin y Radicacin de Contratos y O.P.S. Entrega desprendibles de pago personal de planta 48

57. Elaboracin horarios al personal Descuentos de nminas por embargos al personal de planta Liquidaciones y Resolucin vacaciones al personal Liquidacin Final de prestaciones al personal Incapacidades Laborales Elaboracin cronograma de vacaciones. Elaborar circulares y resoluciones. 4.1.3 Determinacin de las rutas y guas en el proceso que permita incrementar la eficiencia, eficacia, y efectividad en el desarrollo de las actividades, tareas y funciones. 48 4.1.3.1 Seleccin de personal OBJETO: Bsqueda del personal adecuado con los perfiles para el cargo que se necesita o se aspira a tener dentro de la institucin. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las reas de la institucin. Figura 3. Flujograma de la seleccin del personal.

58. 48

59. 48 4.1.3.2 Nombramiento del personal OBJETO: Posesionar el personal que ingresa a la institucin en sus debidos cargos. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las reas de la institucin. Figura 4. Flujograma de nombramiento de personal. 4.1.3.3 Programacin de plan anual de capacitaciones OBJETO: Tener un cronograma de capacitaciones para el constante aprendizaje de las funciones a realizar de cualquier cargo ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las reas de la institucin.

60. Figura 5. Flujograma del plan anual de capacitacin. 4.1.3.4 Evaluacin de desempeo: Esta evaluacin se desarrollar en dos periodos durante el ao, los cuales estn comprendidos del mes de julio y enero del ao siguiente. OBJETO: Es donde se mide la capacidad de trabajo del funcionario y de las labores que realiza dentro de la institucin. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todo el personal de planta que pertenezca a carrera administrativa. Figura 6. Flujogramas de evaluacin de desempeo. 48

61. 4.1.3.5 Induccin del personal OBJETO: Establecer el programa de induccin a los nuevos funcionarios para que tengan claridad sobre el funcionamiento general de hospital local, as como tambin de sus derechos y deberes en las labores para las cuales han sido vinculados o contratados segn sea el caso. ALCANCE: El documento es un apoyo para las actividades de induccin a 48 todo el personal del hospital local. Figura 7. Flujograma de la vinculacin del personal. 4.1.3.6 Induccin al personal OBJETO: Establecer el programa de induccin a los nuevos funcionarios para que tengan claridad sobre el funcionamiento general de hospital local, as

62. como tambin de sus derechos y deberes en las labores para las cuales han sido vinculados o contratados segn sea el caso. ALCANCE: El documento es un apoyo para las actividades de induccin a 48 todo el personal del hospital local. Figura 8. Flujogr

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