Proteja sus cupones alimenticios SNAP

¿Le paró el DTA sus beneficios de SNAP después de haber enviado todos los documentos que le pidió?

¿Está pidiendo el DTA documentos que no tiene o no sabe cómo obtener?

Algunas cosas que puede hacer para que le vuelvan a dar los beneficios de SNAP son:

Llamar la línea telefónica de asistencia del DTA (877-382-2363) Llamar al Director de la oficina local del DTA Llamar a la Oficina de Nueva Inglaterra del Departamento de Agricultura de Estados Unidos

(USDA) Llamar al Senador o Representante del Estado de Massachusetts Llenar una nueva aplicación de beneficios de SNAP Apelar la terminación de los beneficios de SNAP Pedir que una organización comunitaria le ayude para que el DTA arregle su caso

Llamar la línea telefónica de asistencia del DTA (877-382-2363)

¿Qué hago para hablar directamente con un empleado del DTA?

Usted no tiene que dar su información personal para lograr hablar directamente con un empleado. Cuando llame la línea telefónica de asistencia:

Escoja su idioma. Oprima el 1 para inglés, 2 para español, etc. Oprima el 1 para “cliente actual o antiguo, o si hace poco que solicitó los beneficios”. Oprima el 1 para “pedir una entrevista”. Oprima el 1 para hablar con un empleado, aunque no

necesite una entrevista.

Nota:

Si no toma los pasos enumerados más arriba, el sistema telefónico del DTA le pedirá 4 cosas: el

número de la tarjeta de EBT; el número de seguro social; año de nacimiento; y código postal. No

tiene que dar todo esto para hablar con un empleado. Solo hay que dar esta información si lo que

quiere es recibir información automatizada sobre su caso.

¿Qué tal si no me puedo conectar con alguien en la línea telefónica del DTA?

Siga intentando. Es peor llamar temprano por la mañana y los lunes. Anote cuántas veces ha llamado – y notifique a los funcionarios electos del estado. Si cerraron su caso de SNAP, llame al Director de la oficina. Vea la lista de contactos de los

directores del DTA. Anote todas las llamadas que hizo y notifique al Director de la oficina y los funcionarios electos del estado.

¿Qué debo pedir si me comunico con un empleado?

Dígale qué documentos envió y cuándo los envió. Pídele que mire en el Historial de documentos del sistema informático para ver si ellos recibieron todo lo que usted envió. Si quiere una captura de la pantalla, vea Cómo saber si el DTA ha mirado los documentos que ha enviado.

Pregúntele al empleado “¿Tiene todo lo que necesita para volver a abrir mi caso?” Si tienen todo, pregúntele cuándo van a volver a abrir su caso.

Si el empleado le dice que faltan algunos documentos, pregunte, “¿Qué documentos le faltan y en qué fecha cerraron mi caso?”

o Si cerraron el caso hace menos de 30 días: Envíe por Fax los documentos que faltan al 617-887-8765 o Envíe por correo los documentos que faltan a DTA, P.O. Box 4406, Taunton, MA

02780. Llame la línea telefónica de asistencia 1-3 días después de haber enviado los

documentos y pregunte si recibieron los documentos y si los están procesando.

Si el DTA recibe los documentos dentro de 30 días desde que cerraron su caso, deberían volver a abrirlo. Es posible que no le den todos lo beneficios de SNAP que perdió si determinan que el retraso fue su culpa. Si esto ocurre, puede apelar la decisión – vea Apelar la terminación de sus beneficios de SNAP.

o Si cerraron el caso hace más de 30 días, vea Solicitar los beneficios de SNAP de nuevo, y Apelar la terminación de sus beneficios de SNAP.

Nota:

Si no tiene copias de los avisos del DTA, establezca la “Página Mi Cuenta” para ver todos sus

avisos.

¿Qué pasa si no puedo encontrar la información del empleador que quiere el DTA?

El DTA ha estado enviando cartas a sus clientes de SNAP, pidiendo información sobre sus trabajos actuales y del pasado. El DTA recibe esta información del sistema informático del Departamento de Ingresos (DOR).

Estas cartas piden el talonario de su cheque o una carta de su empleador que dice cuándo dejó de trabajar ahí. Vea Ejemplar de carta al DTA “Aviso del DOR para verificar el empleo”.

Hay muchos errores en la información del DOR. Puede que el DTA pida información sobre lugares donde usted nunca ha trabajado, sueldos que ya reportó al DTA, sueldos antiguos o ingresos que no cuentan – como programas de empleo para estudiantes, ingresos de un estudiante de escuela secundaria o una beca de capacitación. Llame a un defensor para que le ayude.

Si no puede obtener la información del empleo que le está pidiendo el DTA, usted puede: o Llenar un formulario llamado “Petición de la información del empleo”. Llene y firme el

formulario y envíaselo al DTA. o Escriba una “Declaración” para decirle al DTA que nunca ha trabajado en el lugar que

aparece en la carta o que ya no trabaja ahí. Una declaración es simplemente una hoja de papel que contiene información sobre algo que usted después firma.

¿Qué pasa si el DTA dice que necesita un documento que no tengo?

Si tiene dificultad obteniendo un documento, llene un “Consentimiento voluntario de divulgación de información”. El DTA debe obtener el documento en su nombre. O

Escríbale al DTA y pídele ayuda. Vea el formulario para solicitar la ayuda del DTA para obtener pruebas.

Importante

Según las normas de SNAP, los empleados del DTA deben ayudarle a conseguir la verificación

necesaria si usted necesita ayuda. El DTA no debe suspender los beneficios de SNAP si usted pide

ayuda a través de estos formularios.

Llame al ombudsman del DTA o al Director de la oficina local del DTA

¿Cuándo debo llamar al ombudsman del DTA?

Llame al ombudsman si cerraron su caso y no puede comunicarse con alguien en la línea telefónica de asistencia del DTA, o si no le dieron la ayuda que necesita. El ombudsman del DTA podría abrir su caso de nuevo y explicarle lo que está pasando. Llame a Sara Craven al 617-348-5354.

¿Cuándo debo llamar al Director?

Si no puede comunicarse con el ombudsman o si es una emergencia, llame al Director del DTA. Explíquele que ya ha tratado de llamar la línea telefónica de asistencia del DTA y al ombudsman.

¿Dónde puedo conseguir el número de teléfono del ombudsman o del Director local?

Vea la Lista de contactos de los Directores y ombudsmans para obtener el número de la ombudsman del DTA, Sara Craven, y del Director. Llame la línea directa o trate el número principal de su oficina local del DTA.

Llamar a la Oficina de Nueva Inglaterra del Departamento de Agricultura de

Estados Unidos (USDA)

¿Por qué debo llamar a la Oficina de Nueva Inglaterra?

El gobierno federal paga los beneficios de SNAP. El USDA es la agencia del gobierno federal que supervisa el DTA y SNAP. El USDA quiere que usted reciba los beneficios de SNAP que le corresponden. Quiere saber si las personas de Massachusetts están teniendo problemas con el DTA. Puede llamar a la Oficina Regional del USDA en Boston al 617-565-6370.

¿Qué debo decir?

Pida hablar con alguien en USDA que le puede ayudar con los beneficios de SNAP en Massachusetts. Dígale que quiere presentar una queja porque el DTA le terminó sus beneficios.

Explique qué pasó con su caso de SNAP y pida ayuda para arreglar la situación. Explique que ha tratado de contactar al DTA y que no resolvió el problema.

Llamar al Senador o Representante del Estado de Massachusetts

¿Por qué debo llamar a mis legisladores?

La mayoría de los legisladores tratan de ayudar a los votantes cuando tienen problemas. Usted es un votante si vive en la zona que representa el legislador. Dígale al personal del legislador lo que pasó con su caso de SNAP y pide ayuda para solucionarlo. Explique que ha tratado de contactar al DTA directamente pero que no resolvió el problema.

¿Cómo puedo averiguar quién es mi legislador y su número de teléfono?

Llame al 1-800-392-6090 si está en Massachusetts. O Vaya al sitio web www.wheredoivotema.com

Llenar una nueva aplicación de beneficios de SNAP

¿Por qué debo solicitarlos de nuevo?

Si no puede lograr que abran su caso de SNAP rápidamente a través de uno de los puntos escritos más arriba, vuelva a solicitar los beneficios inmediatamente.

Si el DTA no vuelve a abrir su caso de SNAP porque falta un documento, llene un Consentimiento voluntario de divulgación de información o un formulario para solicitar la ayuda del DTA para obtener pruebas para que un empleado del DTA le ayude a conseguir los documentos necesarios.

Apelar la terminación de los beneficios de SNAP

¿Por qué debo apelar?

Es posible que pueda obtener los beneficios de SNAP de manera retroactiva – a partir de la fecha en que le pararon los beneficios si usted puede probar que el DTA cometió un error cuando terminó sus beneficios o si trae los documentos que faltan a la audiencia.

¿Debo apelar y llenar una nueva aplicación de beneficios de SNAP?

Sí. Usted debe volver a aplicar aunque esté apelando el caso porque la apelación se puede tomar mucho tiempo.

¿Cómo apelo?

Llene el formulario del DTA “Recurso de apelación”. Envíelo por fax al 617-348-5311. O por correo al DTA, P.O. Box 4017, Taunton, MA 02780.

Después de recibir el pedido de apelación, el DTA le enviará una carta con la fecha de la audiencia. La audiencia se puede hacer en persona en la oficina local o por teléfono. Si quiere una audiencia por teléfono o si quiere saber si se ha programado una audiencia, llame la División de Audiencias al 617-348-5321.

Pedir que una organización comunitaria le ayude para que el DTA arregle

su caso

Le puede dar su consentimiento por escrito a una organización para que pueda llamar al DTA y averiguar qué está pasando. Llene el consentimiento escrito para obtener acceso a la información del caso de un cliente del DTA o una declaración escrita similar. Asegúrese de enviarla por fax al Centro de Documentación del DTA, 617-887-8765, antes de que la organización llame al DTA.

Formularios y ejemplares útiles

A. Nombres, números de teléfono y líneas directas de los Directores de las oficinas locales del DTA (DTA Local Office Director Names, phone numbers and direct lines) B. Cómo ver si el DTA ha mirado los documentos que envió (How to tell if DTA has looked at documents you sent in) C. Ejemplar de carta al DTA “Aviso del DOR para verificar el empleo” (Sample DTA "DOR Employer Verification Notice") D. Petición de la información del empleo” del DTA (DTA "Request for Employment Information" form) – usted puede permitir que los empleados del DTA contacten a sus empleadores directamente para obtener cualquier tipo de información E. Consentimiento voluntario de divulgación de información (Voluntary Consent to Release Information) F. Ejemplar de la “Declaración” – una declaración también se puede escribir a mano en una hoja de papel G. Formulario para solicitar la ayuda del DTA para obtener pruebas – pídale al DTA que le ayuda a obtener la verificación necesaria H. Formulario para entablar el recurso de apelación del DTA (DTA Request for Appeal form) I. Consentimiento escrito para obtener acceso a la información del caso de un cliente del DTA (DTA Written Consent to Access DTA Client Case Information form) – permite que las organizaciones comunitarias hablen con el DTA sobre su caso y vean su información. También puede escribir una carta que permite que otra gente le ayude.

Preparado por Greater Boston Legal Services, Massachusetts Law Reform Institute Creado Junio de 2015

Attachment A

DTA OMBUDSMAN (as of May 2015)

SARA CRAVEN sara.craven@dta.ma.us 617-348-5354

DTA Local Office Director List (as of Jan 2015)

SANDRA PELLICANE Brockton 508- 427-9521

OU NGUON Fall River 508-235-0800

JEFFREY TRAVERS New Bedford 508-984-2900

PETER DANZELL Hyannis 508- 862-6618

JOHN FRAGA Plymouth 508 732-3119

FRANTZ MONESTIME Taunton 508-828-2144

NEYCOLE HOWELL Dudley 617-989-2401

MARY WALSH (acting) Framingham 508-661-6659

ADRIANNE ANDERSON-FLOYD (Acting) Lowell 978 275-4811

DIANE DEBAN New Market 617-989-6624

LEONARD (JAMES) BOYLE Chelsea 617-660-1850

MARYALYCE CLEVELAND Fitchburg 978-340-9102

ANNE LOUISE GLYNN Lawrence 978-557-0918

ANNE LEHANE Malden 781-338-1203

LISA GRIFFIN North Shore 978-542-0111

JOANNE LACOUR Greenfield 413-773-6200

MICHAEL LONGLEY Holyoke 413-552-4525

NATHAN SKROCKI Pittsfield 413-494-8706

ROXANNE SMITH-MILLER Southbridge 508-764-5900

MELISSA PIETRASZKIEWICZ Springfield State 413-205-1301

CLAUDETTE O'SULLIVAN Springfield Liberty 413- 452-5522

LORI JACQUES-BASINER Worcester. 508-421-2709

"Entered" means

document uploaded

to case and reviewed

by a DTA worker.

"Available" means

document uploaded

to case file but NOT

acted on.

ر© ¬± º·²¼ ±«¬ ·º ÜÌß ´±±µ»¼ ¿¬ ½´·»²¬ù­

¼±½«³»²¬­æFirst, ask the DTA worker to pull up the "Scanned Document

History Tab" in BEACON. Second, ask her to look for any

documents not processed (coded as "available.") Third, if the

document is already "entered", ask worker to look again at the

documents to be sure they handled properly. There are often

mistakes.

Attachment B

If you do not recognize

this name - or it is not

the same name on your

pay stubs - it could be

the "parent" company, a

payroll company or the

former name of the

company. If you already

reported your wages,

ask DTA to contact the

employer about the

change in the employer's

name.

Amount listed is for a 3 month period

(a "work quarter"). It might not be right

"Start" date list is usually NOT the date you started the

job. DTA notices have been inserting the date the SNAP

household applied for SNAP or the start of the current

"Certification period."

The federal SNAP rules say you can

provide other proofs or you can ask

DTA for help getting proofs including

having them call the employer as a

"collateral contact". See 7 C.F.R. §

273.2(f)(5).

FEIN= Federal Employer ID Number.

Do you have other letters from DTA with

the same FEIN? If so, DTA should NOT

ask for proof of this employer again.

Ì×ÐÍæ ر© ¬± ®»¿¼ ÜÌßù­ Ó·­´»¿¼·²¹

ÜÑÎ É¿¹» Ó¿¬½¸ Ò±¬·½»­

**See MLRI TIPS packet for suggestions on how to

get a SNAP problem fixed!

Attachment C

Attachment D

Voluntary Consent to Release Information

Section 1: DTA Client or Applicant

Client/Applicant Name

DTA Agency ID or Last Four Digits of SSN Date of Birth

Section 2: Information to be Shared

I give permission to DTA to share all confidential information about my public assistancecases with the person or organization named in Section 3.

Section 3: Person or Organization to Receive the Information

Name of Person or Organization

Address of Person or Organization

Phone Number

Section 4: Right to Revoke

You may change your mind and stop the release of this information. To stop it, you must:call 1-877-382-2363 during regular business hours and speak to a DTA Representative; orwrite to DTA. Send your request to the address or fax number listed below.

Section 5: Signature

I understand that when I sign below, I am giving permission to DTA to share my confidential

information.

Client/Applicant Signature Date

This Voluntary Consent to Release Information is valid for one year from the date of theapplicant/client signature, unless revoked (see Section 4).

Mail or fax this form to: DTA DOCUMENT PROCESSING CENTER, P.O. BOX 4406,TAUNTON, MA 02780-0420. FAX: 617-887-8765

VARI-OI (12/2014)

Commonwealth of MassachusettsMassachusetts Department of Transitional Assistance

Attachment E

Declaración

(Debe usarse solamente cuando no existe documentación necesaria o un contacto pertinente)

Yo, ______________________________________, declaro que: (INCLUYA LA INFORMACIÓN QUE SE

ESTÁ VERIFICANDO)

(Nombre del cliente)

Declaro bajo pena de perjurio que la información que he proporcionado más arriba es correcta.

____________________________________ _____ / _____ / _______

(Firma del cliente) (Fecha)

____________________________________

(No. de identificación de la agencia del cliente)

A: DTA Fecha: _____________________

De: ___________________________________ No. de seguro social: ______________________

Mi oficina del DTA es: __________________________

Me pueden contactar al (No. de teléfono): ___________________________________

Necesito ayuda obteniendo la verificación que requiere el DTA; a saber,

_____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________.

La razón por la que necesito ayuda es porque: (marque todas las opciones que apliquen)

❑ Traté de obtenerla pero la persona o el lugar no me la dio.

❑ No entiendo lo que se requiere.

❑ No entiendo cómo obtener lo que está pidiendo el DTA.

❑ El DTA está pidiendo algo que yo creo que está mal.

❑ Estoy discapacitado y necesito ayuda obteniendo la verificación.

❑ Quiero que el DTA contacte a la persona o el lugar que está escrito aquí para que obtenga la información necesaria.

Al firmar más abajo, doy mi permiso para que el DTA obtenga la información necesaria para mi caso:

Nombre de la persona o la compañía: ______________________________________________________

No. de teléfono o dirección: ____________________________________________________ ______________________________________________________________________________

________________________________________

Firma

(Opcional)

Doy mi permiso para que el DTA hable con las siguientes personas o agencias sobre mis beneficios de

DTA:

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_________________________________

Firma

Request for an Appeal

DOH-10 (Rev.10/2014) 02-148-1014-05

 

If you have trouble reading or understanding this notice, call DTA at 1-877-382-2363 for help.

What is an appeal? If you disagree with a Department (DTA) action, you have the right to appeal. If you appeal, you will have a hearing. Hearings are usually held in your local DTA office. If you cannot come to the office, you can have a phone hearing. An independent hearing officer will make the decision. At least ten days before the hearing, you will get a notice of the time and place of the hearing. At the hearing, a DTA employee will explain the reason for the DTA action. You or someone helping you can then explain why you disagree with the action. After the hearing, the hearing officer will make a decision and mail a copy to you.

Can I bring someone to help me? Yes. You can bring anyone you want, including a family member or friend to support or represent you. You can also bring witnesses to testify. You may be able to get free legal help. Call the Legal Advocacy and Resource Center (LARC) at 1-800-342-5297 or go to www.masslegalhelp.org for information about free legal services.

How do I appeal? Fill in the spaces below. I, __________________________________________________, wish to appeal the following decision by DTA ________ ___________________________________________________________________________________________________ Your Name (Print) _________________________________________________ SSN_____________________________ Address_________________________________________________________ Telephone ( ) ____________________ City/ZIP____________________________________________________________________________________________

If you have someone to help you with this appeal, please fill in their information: Name______________________________________________________Title____________________________________ Address____________________________________________Telephone ( ) _________________________________ City/ZIP___________________________________________________________________________________________

If you need special help due to a disability please contact the Division of Hearings at the numbers listed below. Mail this request to: DTA, P.O. Box 4017, Taunton MA 02780-0314 or fax (both sides) to (617) 348-5311.

If you are currently receiving benefits – If we get this request before the date your benefits are to be stopped or lowered, your benefits will continue until the appeal is decided. If you lose your appeal, you will have to pay back these benefits. If you receive SNAP, your benefits will stop when your certification period ends. If you receive TAFDC time limited benefits during your appeal and you lose, the months of benefits you received may count toward your time limit. If you do not want to get benefits during your appeal, check this box . If you choose not to get benefits during the appeal period, and win your appeal, DTA will pay you any benefits owed.

What are the deadlines for appealing? We must get your appeal request no later than 90 days from the date on this notice. But there are exceptions:

You have 21 days to request a hearing on Emergency Assistance shelter benefits. There is no deadline if you appeal the amount of your SNAP benefits during your certification period. You have 120 days if DTA fails to act on your request for benefits or services. You generally have 120 days if the appeal is about coercive or improper conduct by a DTA employee. You only have 30 days if you are appealing because your state tax refund has been held to repay an

overpayment of DTA benefits.

Right to an interpreter – You have the right to a free interpreter if you need one. The interpreter will keep all of the information about your case confidential. You also have the right to bring your own interpreter. If you need an interpreter, please call us at any of the phone or TTY numbers listed in the section below or check this box and tell us your primary language or dialect:____________________________________________ and we will find an interpreter for you.

What if I cannot come on the date of the hearing? If you need to reschedule, please call at (617) 348-5321 or (800) 882-2017. (If you are Deaf or hard-of-hearing, you can call TTY (617) 348-5337 or (800) 532-6238.) If you do not reschedule and miss the hearing, we will send you a letter about your rights. If you had a good reason for missing the hearing, we may be able to give you a new hearing.

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Request for an Appeal

DOH-10 (Rev.10/2014) 02-148-1014-05

 

Section I — Category (√ the boxes that apply to you)  

Section II — Reason for Appeal (√ the boxes that apply to you)

Attach additional information if necessary to explain.

Send the completed form to: DTA P.O. Box 4017, Taunton MA 02780-0314

Telephone: (617) 348-5321 (Toll Free: 1-800-882-2017) Fax: (617) 348-5311

I am applying for: receiving:

(TAFDC) Transitional Aid to Families with Dependent Children

(EAEDC) Emergency Aid to the Elderly, Disabled and Children

(SNAP) Supplemental Nutrition Assistance Program

(EA) Emergency Assistance

The reason for my appeal is:

My application (request) for assistance was denied.

I was denied the right to apply for assistance.

My assistance was: reduced terminated suspended.

A Department employee’s conduct was coercive or otherwise improper in handling my case: Name of Employee: _____________________________________________________Date:____________________

Describe the conduct:

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

Other (explain) ______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

For DTA Use Only

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Attachment I