PROTOCOLO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES
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PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
PROCESO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS - 2014
Finalidad: Este protocolo tiene por finalidad, mostrar los diferentes hitos que se tienen que implementar para poder asegurar la dotación oportuna de materiales educativos y fungibles a nivel nacional como parte de los compromisos de gestión de las regiones para garantizar el Buen Inicio del Año Escolar 2014.
Norma Legal: Directivas del año escolar 2013 – 2014
HITOS
ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las
siguientes actividades:
FECHA(Cumplimiento del
hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN
HITO N° 01:Elaborar protocolo con herramientas para la asistencia técnica a regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de material educativo y fungible a las IIEE
Protocolo e instrumentos para la asistencia técnica a las UGEL para la distribución oportuna de materiales educativos para el inicio del año escolar 2014.
Elaborar cuadros de distribución con cantidades, pesos y fechas de entrega de los materiales educativos por UGEL (3° trimestre 2013 y 1° semestre 2014)
Elaborar cronograma de distribución de materiales educativos del MINEDU a UGEL para buen inicio del año escolar 2014
Elaborar cuadro de criterios y orientaciones para el modulado y distribución de materiales educativos de las UGEL a las IIEE
Elaborar modelo de TDR individuales y multiservicios para distribución de materiales de UGEL a IIEE (modulado, almacén y transporte)
Elaborar modelo de especificaciones técnicas para la adquisición del kit de material fungible
Identificar los materiales fungibles del kit que requieren autorización sanitaria de acuerdo a la Dirección General de Salud ambiental.
Elaborar un consolidado sobre la ejecución presupuestal del PELA por actividad y unidad ejecutora
Elaborar listado de requerimientos de información a la Unidad de Estadística (IIEE, aulas, estudiantes, etc.) incluyendo porcentaje por incremento de cobertura (inicial y primaria)
Identificar las IIEE, estudiantes y aulas que recibirán materiales educativos en 2014 en inicial, primaria y secundaria con proyección por incremento de cobertura
20 setiembre DIGEBR(Dayana
Terrones, Rodolfo Paz)
Protocolo con herramientas
1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014
PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
HITOS
ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las
siguientes actividades:
FECHA(Cumplimiento del
hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN
Identificar las IIEE y aulas a las que se destinará el kit de material fungible por unidad ejecutora.
HITO N° 02:Elaborar, aprobar y publicar la Directiva de Distribución y gestión de materiales educativos
Elaborar el modelo de gestión de la distribución de materiales (Flujo de procesos y definición de roles)
Formular lineamientos con procedimientos para dar de baja a materiales educativos distribuidos a UGEL y DRE.
Formular lineamientos del nuevo proceso de gestión y monitoreo de la distribución.
Gestionar la aprobación de la directiva.
30 octubre DIGEBR / OAAE(Dayana
Terrones, Rodolfo Paz, Mónica Díaz)
Directiva aprobada y
publicada
HITO N° 03Preparar condiciones para la distribución en las UGEL
Elaborar propuesta técnica para habilitar o mejorar las condiciones de los almacenes de materiales educativos en las UGEL e identificar condiciones básicas a cumplir al 2014.
Elaborar directorio de los almacenes o lugares de recepción de los materiales educativos por cada UGEL
Listado de indicadores de condiciones que deben cumplir las UGEL para la distribución de materiales.
Capacitar a promotores de materiales educativos para habilitar almacenes en las UGEL.
Habilitar almacenes u otros centros de recepción de las UGEL
Verificar cumplimiento de condiciones para la distribución en las UGEL a cargo de los promotores.
31 octubre
31 octubre
5 noviembre
29 noviembre
27 Diciembre
7 enero 2014
OGA(UABAS- almacén)
UGELDirector
DIGEBR(Dayana
Terrones)
DIGEBR / UABAS(Dayana
Terrones, Rodolfo Paz)
DIGEBR (promotores)/
UGEL
Reporte de cumplimiento de
condiciones para la distribución en
las UGEL
HITO N° 04Comunicación social para la dotación oportuna y uso de materiales educativos
Preparar el plan de comunicaciones para la campaña por los materiales educativos en el Buen Inicio del año escolar 2014.
Implementación de la opción de asistencia técnica para contratación de servicios y compra de fungibles en la Mesa de Ayuda.
31 octubre
29 noviembre
OGECOP / DIGEBR
(Paola Baltazar, Susy Pérez,
Cinthia Solari, Aldo Dávila)
Plan de comunicaciones
Acta de compromisos con
aliados
2 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014
PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
HITOS
ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las
siguientes actividades:
FECHA(Cumplimiento del
hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN
Establecer alianzas con instituciones del estado y sociedad civil para apoyar distribución a IIEE más dispersas o de difícil acceso y hacer vigilancia social.
Capacitar a promotores de materiales educativos y comunicadores de UGEL para impulsar campaña por los materiales educativos en el Buen Inicio del año escolar 2014.
Realizar campaña de información a la comunidad educativa sobre los materiales a distribuir en 2014.
29 noviembre (OGECOP)
(DIGEBR, OGA, OGECOP)
Reporte de campañas
implementadas
HITO N° 05:Brindar asistencia técnica a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE
Elaborar cronograma de distribución de materiales de UGEL a IIEE (3° trimestre 2013 y 1° trimestre 2014)
Capacitar a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE en 2014, en el marco de los compromisos de gestión de las regiones.
Identificar estrategias alternativas que faciliten la llegada oportuna de los materiales a las IIEE más dispersas o de difícil acceso en cada región.
Localizar los almacenes o lugares de recepción de los materiales educativos por cada UGEL
Entregar modelos de ET del kit de material fungible y TDR de servicios para la distribución (multiservicios e individual) para adaptar a las realidades de cada región.
Octubre Equipo de soporte institucional
(OAAE José Luis Díaz/ SPE /
DIGEBR)(13 Consultores
OAAE. 5 Consultores de
DIGEBR)
Reporte de asistencia técnica
HITO N° 06 (Hito de compromisos de gestión)Gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE
Gestionar contrataciones para la adquisición y distribución de materiales del MINEDU a las UGEL
Gestionar contrataciones para servicios de distribución de material educativo de UGEL a IIEE
Gestionar la adquisición y distribución de kit de material
23 setiembre al19 Diciembre
1 octubre al20 Diciembre
DIGEBR / DIGEIBIR
GR-Unidades ejecutoras.
Director
Contratos suscritos y
devengados (al 30%, 100%)
Contratos suscritos y
devengados (al 30%)
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PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
HITOS
ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las
siguientes actividades:
FECHA(Cumplimiento del
hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN
fungible a las IIEE.2 octubre al
20 Diciembre
HITO N° 07:Distribuir materiales educativos
Distribuir materiales educativos del MINEDU a las UGEL.
Distribuir materiales educativos de las UGEL a las IIEE. Distribuir material fungible, de las UGEL a las IIEE
Inicial: 1 noviembre - 30 diciembre;
Prim y Secundaria:2 enero al14 febrero
17 febrero al14 de marzo 2014
DIGEBR
GR- Unidades ejecutoras
Director
PECOSA de recepción de cada material que llega
a UGEL publicados en
herramienta web
Reporte de las UGEL sobre
distribución al 14 de marzo
HITO N° 08:Elaborar e implementar Sistema de Información para la distribución de materiales educativos
Diseño, validación y ajuste del sistema de información para la distribución de materiales: Módulo de materiales en SIGMA (Nivel UGEL)
Diseño, validación y ajuste del sistema de información para la distribución de materiales: Módulo de materiales en PeruEduca (Nivel IIEE)
Establecimiento de campos para los enlaces PeruEduca-SIGMA
Implementación de Interface Verificación de funcionamiento general Ajustes finales al sistema Diseño de la estrategia de verificación de calidad de
información Diseño del plan de verificación y herramientas parta la
misma Ejecución del plan de verificación Diseño de la estrategia y herramientas de capacitación y
atención a consultas Implementación de herramientas de capacitación y consulta
20 Diciembre
20 Diciembre
29 noviembre
3 enero 201417 enero 2014
28 febrero 201417 enero 2014
31 enero 2014
28 marzo 20142 diciembre 2014
DIGEBR (monitoreo)/ OFIN
(Patricia
Cabrerizo, Karen Meza/ Roxana
Zambrano)
Sistema de información para la distribución de
materiales funcionando en
SIGMA (Nivel UGEL)
Sistema de información para la distribución de
materiales funcionando en
Perú Educa (Nivel IIEE)
4 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014
PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
HITOS
ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las
siguientes actividades:
FECHA(Cumplimiento del
hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN
para uso del sistema de información de la distribución de materiales
Diseño de la estrategia y herramientas de comunicación social del nuevo sistema de información para la distribución de materiales
Implementación de la estrategia de comunicación social del sistema de información para la distribución
13 febrero 2014
02 enero 2014
28 marzo 2014
5 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014
PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014
FLUJO Y CRONOGRAMA DE LOS HITOS DEL PROCESOCronograma en Meses y semanas
Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2014 Febrero 2014 Marzo 2014S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S
1S2
S3
S4
S1
S2
S3
S4
S1
S2
S3
S4
Hito 01
Hito 02
Hito 03
Hito 04
Hito 05
Hito 06
Hito 07
Hito 08
6 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014
MINEDU
GR DRE