Habilidades Directivas II

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

El protocolo, como término concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos.

Se trata de estar a gusto en un lugar donde se pasa, por lo general, buena parte del día y donde día tras día tenemos que convivir con las personas que trabajan junto a nosotros. No sólo se trata de dar los buenos días sino de tener un comportamiento abierto y ser receptivo a las opiniones de los demás.

10 Consejos a seguir en un Protocolo de Trabajo

1.-Ser educado

El concepto de ser educado o de educación no abarca únicamente lo que se conoce como dar los buenos días y las buenas noches, este concepto es mucho más amplio, se trata de aplicar este concepto a muchos pequeños detalles tanto dentro como fuera de la oficina.

2.- Avisar de los asuntos importantes con antelación

Cuando se trate de problemas relacionados con la empresa, trabajo que sea necesario adelantar o incluso si hemos de ausentarnos del trabajo por causas personales, siempre que sea posible, lo correcto es avisar con antelación para que si existe algún problema se pueda resolver correctamente y no suponga una alteración en el trabajo de los compañeros si no es necesario. Ahora bien, cuando es un acontecimiento improvisto que no podíamos prever, puesto que nada se puede hacer, lo hemos de decir, ser sinceros e intentar que se nos preste apoyo.

3.- Avisar ante un posible problema

Ante todo están los compañeros de la oficina, que son con los que hemos de convivir día a día. Si por alguna razón cae en nuestras manos alguna información valiosa que afecte a toda la plantilla "va a haber cambios", "no vamos a tener vacaciones", "va a haber reducción de plantilla". Lo más honesto es comunicárselo a nuestros compañeros antes de que se haga a nivel institucional u oficial, ya que supondrá un punto a nuestro favor. Para nosotros no supone ningún agravio y para ellos puede suponer cómo intentar enfrentarse con más antelación a esa nueva situación.

4.- Evitar enfados

En ocasiones el trabajo nos desbordará, el día estará repleto de llamadas telefónicas, clientes esperando o asuntos que resolver, pero de ello nadie tiene la culpa y estar enfadados solo conseguirá crear una mala atmósfera y tensión en el ambiente, con los consiguientes momentos de euforia e incluso riñas.

5.- Respetar las normas establecidas

Esta es una regla de oro sobre todo para aquellas personas que se incorporan de nuevo a una oficina o lugar de trabajo. Si allí se mantienen una serie de normas como almorzar a una determinada hora, invitar a los compañeros en la cafetería del edificio, o hacerles algún favor en cuestiones de trabajo lo mejor es amoldarse a ellas. Si incumplimos alguna de esas normas se nos puede tratar hostilmente y además causar una impresión de superioridad que no será bien acogida.

6.- Relacionarse con todos los compañeros

En ocasiones la tarea será difícil dependiendo de nuestro cargo, de las horas que pasemos en esa oficina y de la cantidad de empleados que haya en ella. Lógicamente nunca puede ser igual una empresa con tres personas que una de 52, pero siempre podemos interesarnos por los demás e intentar conocer poco a poco al mayor número de personas. Ser abiertos, aunque suene redundante, nos abre posibilidades. Si nos aislamos en nuestro propio mundo y en nuestros asuntos solo conseguiremos dar una imagen de retraídos y a la hora de ayudar a alguien siempre se le prestará a otras personas más abiertas, en las que se tenga confianza y se haya conocido su manera de ser y sus intenciones.

7.- Estar abierto al trabajo en equipo

Prácticamente todos los trabajos se realizan en equipo hoy en día. Los servicios que normalmente ofrecen las empresas necesitan que en diferentes fases de la producción una u otra persona se dedique a realizar una u otra tarea, aunque no sea así el trabajo en equipo o en coordinación supone un gran avance ya que las actividades realizadas entre más de una persona siempre se enriquecen mejor, tienen menos fallos, porque lo que uno no ve lo puede ver otro, y se puede adelantar trabajo, ya que en ocasiones por falta de organización se va más lento o incluso hay que repetir cosas que ya se habían hecho por no haberlo consultado con los demás miembros de la oficina.

8.- Cuando se incorpora un nuevo miembro a la plantilla presentarlo a todos los compañeros

Es una de las directrices básicas y del protocolo en la oficina. Esto ayudará a que la persona que viene nueva se sienta más integrada en el grupo y a que si se ha de dirigir a alguien lo llame por su nombre, lo que siempre crea una mayor afinidad entre las personas. Sería incorrecto que llevando varios años trabajando en una oficina no conociéramos todavía a todos sus miembros, todo porque el primer día no se nos presentó correctamente.

9.- Hacer críticas positivas

Las críticas solo son buenas en este sentido. Todas las críticas que se hagan fuera de este tono supondrán por lo general echar tierra encima de la persona a la que se le hacen. Y esto supone una desmoralización para la persona que no conviene para su trabajo, ya que si piensa que lo realiza mal no estará motivada. Toda crítica aunque sea constructiva debe llevar pareja una solución. Si hacemos una crítica es porque no estamos de acuerdo con eso y queremos que se cambie por lo que hemos de decir cómo creemos que debería cambiarse.

10.- Saber recibir críticas

Siempre que se trate de hacer críticas constructivas hemos de estar abiertos a la recepción, ya que de ese modo se enriquece nuestro trabajo y nos ayuda a adaptarnos mejor al perfil del lugar para el que estamos trabajando. Por ello hemos de ser una persona receptiva y abierta a nuevas posibilidades.