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CQN1'RA1'|31'AS VIGENCIA: 2011-12-01da Bnyacé SA. ESP.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................................................................... .. 2

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... .. 2

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... .. 2

3. REQUISITOS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE ............................. .. 2

3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL ......................................................................................................... .. 23.2 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN SEGURIDAD, SALUDOCUPACIONALYMEDIOAMBIENTE ................................................................................................. .. 33.3 INICIACION DEL CONTRATO ........................................................................................................ .. 43.4 EJECUCION DEL CONTRATO ....................................................................................................... .. 6

3.4.1 Induccién............................................................................................................................... .. 6

3.4.2 Personal ................................................................................................................................ .. 63.4.3 Procedimientos de trabajo .................................................................................................. ,. 73.4.4 Seguridad vial ........................................................................................................................ .. 73.4.5 Reporte e investigacién de incidentes ambientales, incidentes y accidentes de trabajo ....... .. 73.4.6 Inspecciones .......................................................................................................................... .. 73.4.7 Respuesta ante emergencias y contingencias ambientales .................................................. .. 83.4.8 Requisitos especificos en Seguridad y Salud Ocupacional ................................................... .. 83.4.9 Requisitos especificos en Medio Ambiente ........................................................................... .. 9

3.5 MONITOREO Y SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS .................................... .. 123.5.1 Auditorias e inspecciones .................................................................................................... .. 123.5.2 lnformes del proveedor o contratista ................................................................................... .. 13

3.6 EVALUACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ............................................................. .. 133.7 TERMINACION DEL CONTRATO ................................................................................................. .. 13

4. NORMATIVIDAD APLICABLE .......................................................................................................... .. 14

5. REGISTROS ...................................................................................................................................... .. 14

6. ANEXOS ............................................................................................................................................ .. 14

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1. Requisitos precontractuales en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente vs. objeto delcontrato

......................................................................................................................................................... .. 3Tabla 2. Requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para la ejecucién del contrato vs.

objeto del contrato......................................................................................................................................... .. 4

Tabla 3. Personal minimo para la coordinacién de actividades en Seguridad, Salud Ocupacional y MedioAmbiente que debe asignar el contratista ..................................................................................................... ,, 6Tabia 4. Controies operacionales vs. Objeto del contrato ............................................................................. .. 9Tabla 5. Requisitos ambientales a proveedores y contratistas, segun objeto del contrato .......................... .. 11

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Empresa de Energiade Buyacé S.A. E.S.P.

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Bug” 3 MANUAL DE PROVEEDORES Y VERSION: 00Empresa do Energiada Euyacé S.A.E.S.P.

VIGENCIAI 2011-12-01

DUFE3 Energia PAGINA: 2de 14

mraoouccron

Este documento esta encamlnado a fonalecer la Politica lntegrada de Gestion de la Empresa de

Energia de Boyacé S.A. E.S.P. Como estrategia gerencial para el control de peligros, riesgos,

aspectos e impactos ambientales, enfermedades profesionales y pérdidas, incrementando la

calidad de vida de los trabajadores y conservando el medio ambiente. para lo cual se requiere el

apoyo incondicional de trabajadores, proveedores, contratistas, subcontratistas y personas

relacionadas con los diferentes procesos.

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos y obligaciones en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente,

que deben cumpllr los proveedores, contratistas y subcontratlstas de la Empresa de Energia de

Boyaca SA. E.S.P. para ejecutar servicios y/o proporcionar productos. La informacion y

orientacion previstas en este Manual pretenden:

o Ayudar a proveedores, contratistas y subcontratistas a definir y documentar sus

expectativas, requerimientos y capacidades para satisfacer Ias necesidades en seguridad,salud ocupacional y medio ambiente.

- Ofrecer oportunidades para corregir problemas antes de que ocurran los incidentes

ambientales 0 laborales.

2. ALCANCE

Aplica a todos los proveedores, contratistas y subcontratistas de la Empresa de Energia de

Boyaca SA. E.S.P. de acuerdo al objeto del contrato, como se define en el presente

documento.

3. REQU|S|TOS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

A continuacion se listan los requisitos que deben cumpllr los proveedores, contratistas y

subcontratlstas de la Empresa de Energia de Boyacé S.A. E.S.P. en diferentes etapas de la

contrataclon. En todo caso. se debe dar cumplimiento a la normatividad vigente en Seguridad,

Salud Ocupacional y Medio Ambiente que apllque, segun el objeto del contrato.

3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

En los términos de referencia oinvitaciones directasque se elaboren en la Empresa de Energia

de Boyaca S.A. E,8.P. se debe incluir una clausula de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente donde se especifique el cumplimiento del presente Manual.

Cuando se radique una oferta ésta debe contener la clausula de cumplimiento del presente

manual.

La propuesta presentada por el proponente debe contemplar el compromiso con el

cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente necesarios

para la ejecucion del contrato.

Adlcionalmente, en la Tabla 1 1 se presentan requisitos especificos en medio ambiente que

debe cumpllr el proponente. segun el objeto del contrato. Los proveedores y contratlstas cuyo

objeto del contrato no se encuentre Iistado en la tabla en mencion deberén presentar gn_l_a_

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Pm‘: EnerA’a Eofiscanse

etapa grecontractual solo la propuesta técnica y/o economica requerida, sin perjuicio de lomencionado en el pa'rrafo anterior, siempre indicando que cumplira con la normatividad legal en

riesgos profesionales, salud ocupacional, medio ambiente y con los procedimientosoperacionales de EBSA si lo hubiere.

Tabla 1. Requisitos precontractuales en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambientevs. objeto del contrato

REQUISITOS EN MEDIO AMBIENTE

A _A

Acredilacron vaS‘t'::i::tgfi,y CumpllmientoOBJ ETO DEL Llcenclas. Pef:T\lS0>C'ie de egsayos Iegistro de Cemflcado delsggcgeloCONTRATO aLL:<e)lr'LTz1aSc;(l?:nyes exmcalteamon laboraforlos Vemrmemos de Calidad de 2002.0‘:

amblentales, cameras. porel ajtrgreldlzd °°"\::;:r:'t:|e$' norma que lovlgentes vlgente IDEAM, ambiente, derogue o

vlgente Competeme modnflque

Almacenamiento.tratamiento,aprovechamiento,recuperaclon y/o Xdisposicion final deresiduos peligrosos y deaparatos eléctricos yelectronicosCaracterlzacion deresiduos peligrosos y X

_a_ggas residuales

Disposicién final deXescombros (escombreras)

Lavado y/o mantenimientoXde vehiculos

Obras de infraestructuraX

nuevas

Suministro deX Xcombustibles liquidos

Transporte de mercanciasXeligrosas

“’ El slstema de tratamlento de vertimientos debe contar, como minimo, con desarenador (para retencionde solidos) y trampa de grasas.

3.2 EVALUACIDN DE PROPUESTAS EN CUANTO A REQUISITOS EN SEGURIDAD,SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Una vez vencidos los plazos establecidos en la etapa anterior, el personal asignado por laGerencia General para la calificacion y estudio de la propuesta debe verificar que: 1) lapropuesta presentada por el proponente contemple el compromiso con el cumplimiento de losrequisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente necesarios para la ejecucion delcontrato, y 2) se presente la evidencia del cumplimiento de los requisitos dados en la Tabla 1 1,cuando aplique. El incumplimiento de lo anterior es motivo suficlente para el rechazo de lapropuesta.

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Empresa do Energiada Enyacé S.A. 5.5.9. CQNTRAT|STAs

VIGENCIA: 2011-12-01

Dura efierglaPAG|NA:4de 14

3.3 INICIACION DEL CONTRATO

Se debe realizar una reunion de apertura a la cual debe asistir el lnterventor y el proveedor,

contratista o subcontratlsta, dejando constancia en documento “Acta de iniciaclon". Si se va a

subcontratar siempre debe tener la autorizacion segun el procedimiento establecldo por EBSA.

En dicha reunion, el lnterventor debe verificar la afiliacion a seguridad social de TODO el

personal del contratista o subcontratista que intervendra en la ejecucion del contrato. [Site

requisito aplica a la totalidad de los contratistas y subcontratistas.

Adicionalmente, el interventor debe verificar el cumplimiento de los requisitos en Seguridad,

Salud Ocupacional y Medio Ambiente referenciados en la Tabla 2 2, revisando la existencia de

los documentos que en ella se mencionan.Para ello, previo al inicio de la ejecucion del contrato,

el lnterventor debe diligenciar el Anexo 1 “lnstrumento para evaluar el cumplimiento de

requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y autorizar el inicio de la

ejecucion del contrato".Si el contratista o subcontratista no cumple con los requisitos exigidos

NO se autorizara el inicio del contrato.

El interventor debe verificar que el contratista y/o subcontratista haya hecho entrega a los

trabajadores de la ropa de trabajo acorde con el tipo de actividad que van a realizar y que

cumpla con los requerimientos del Manual de lmagen Corporativa de EBSA.

Tabla 2. Requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para la ejecucion

del contrato vs. objeto del contrato

f REQUISITOS EN SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE J

OBJETO DEL CONTRATO”Programa

de

Salud

Ocupacional

Reglamento

de

Higiene

y

Segurldad

Industrial,

vigente

Confomiacion

del

COPASO

o

Vigia

de

Salud

Ocupacional,

segon

nomero

detrabajadores

Conformacion

del

Departamento

de

Gestion

Ambientalm

Plan

de

Seguridad,

Salud

Ocupacional

y

Medio

Ambiente

para

la

ejecucion

del

contrato”)

Permisos

para

poda

y/o

tala

devegetacion,

otorgados

porla

autoridad

ambiental

competente

Carné(s)manipulador

de

alimentos

vigente(s)

Obras de infraestructuranuevas

Expansion, operacion,repotenciacion y

mantenimiento de redes

Compensaciones y manejopaisajisticoFumi acionesMantenimiento e instalacion Xde oficinasMantenimiento de Xinstalaciones eléctricasMantenimiento subestaciones X

Montajes mecanicos X

X

XXX

X X X X X X

X X X X X X

‘XXX

X

Recuperacion de pérdidas -

PERPESSeguridad privadaServicio al cliente

Servicios de consultoria que

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REQUISITOS EN SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

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OBJETO DELCONTRATOW 8.9 E 3'? ‘35 3&3 :3 55 333 §§ B313 3E 5 .333‘4% 8%? ‘°°e-==.<2‘° 5&8 8<'eE “W82 2: 3%:.%§ =—<= 3% E80 :3 §§_ge°%‘—“§ §§ éaag 8%go 3%»: E253‘:-,>§ E as 53% $3 E ’>§'§ ° geci :95 08¢/"aw veaa‘«B>° e °e a

requiera presencia depersonal permanente en

instalacionesServicios de mantenimiento y X X Xreparaciones locativasServicios de preparacion de

X X X Xalimentos y cafeteriaServicios de recuperacion de

X X X Xcartera

Servicioslde tonja de Iectura y X X X Xfacturacion en sitio

Servicios generales X X X

Almacenamiento, tratamiento,aprovechamiento,recuperacion y/o disposicion Xfinal de residuos peligrosos yde aparatos eléctricos yelectronicos

Disposicion final deX

escombros (escombreras)No aplica para trabajadores independientes.La conformacion del Departamento de Gestion Ambiental se debe realizar acorde con lo establecido en

el Decreto 1299 de 2008. Aplica para todas las empresas a nivel industrial cuyas actividades, de acuerdocon la normatividad ambiental vigente, requieran de licencia ambiental, plan de manejo ambiental,

ermisos, concesiones y demas autorizaciones ambientales.B)Este Plan puede contener o hacer referencia al Programa de Salud Ocupacional y ser complementado

con la tematica de medio ambiente, segon el contenido especificado a continuacion.El “Plan de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para la ejecucion del contrato" alque hace referencia la Tabla 2 debe contener, como minimo, la slguiente informacion:

Organigrama o mapa de procesos, en el que se destaque la ubicacion de los responsablesde Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente 0 del Departamento de GestionAmbiental.

Responsable o Coordinador de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente durante laejecucion del contrato; segun lo establecido en el numeral 3.4.2.Matriz de identificacion de peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales, asociadoscon la ejecucion del contrato.Procedimientos para el control de riesgos e impactos ambientales significativos (control deriesgo eléctrico, trabajo en alturas, trabajo en espacios confinados, manejo ambiental deservidumbre, manejo de residuos convencionales, manejo de residuos industriales, manejode residuos peligrosos, manejo de escombros. manejo de contingencias ambientales, etc.).Plan de emergencia para la ejecucion del objeto contractual. Para contratos mayores a tres(3) meses, el Plan en mencion debe: incluir la coordinacion y comunicacion con centros de

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DUFB EDEFQIB PAGlNA: 6 de 14

salud, la prestacion de atencion de urgencias a todo el personal que labore en el area y

contar, como minimo, con personal entrenado en brigadas de emergencia y atencion de

primeros auxilios.- Listado de elementos de proteccion personal e individual, herramientas y equipos que se

utilizaran durante la ejecucion del contrato.

o Cronograma de actividades de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente a

desarrollar durante la ejecucion del contrato.- Cronograma de inspecciones; segon lo establecido en el numeral 3.4.6.

- Descripcion de recursos humanos y técnicos.

3.4 EJECUCIDN DEL CONTRATO

3.4.1 lnduccion

Previo al inicio del contrato, los proveedores, contratistas y subcontratistas deben realizar una

actividad de induccion en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente en la cual es

necesario que participe Ia totalidad de los trabajadores que haran parte de la ejecucion del

mismo; Ia induccion debe ser organizada por el lnterventor y el contratista e incluir los temas

listados a continuacion.

- Politica lntegrada de Gestion y otras politicas de EBSA.- Peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales relacionados con las actividades a

realizar, si aplica.- Procedimientos y estrategias de control para riesgos e impactos ambientales negativos.- Socializacion de instrucciones en caso de emergencia para visitantes, acorde con lo

establecido en los Planes de Emergencia de EBSA.- Mecanismos existentes para el reporte de incidentes ambientales, de trabajo, y la

obligatoriedad de realizarlo.- Sistema general de riesgos profesionales, deberes y derechos.- Los demés temas que el contratista y el lnterventor conslderen de importancia para el

cumplimiento de la Politica Integral HSEQ.

Se deben generar y guardar registros de induccion (en el formato interno de EBSA FT-GH-03

“Asistencia capacitacion”) en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, firmados por los

asistentes y participantes; asi mismo, se debe especificar el contenido, intensidad, lugar y fecha

de realizacion.

3.4.2 Personal

Los contratistas y subcontratistasque, segun numeral 33, deban contar con “Plan de Seguridad,Salud Ocupacional y Medio Ambiente para la ejecucion del contrato” deben asignar un personalminimo para la coordinacion de las actividades de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente, teniendo en cuenta lo descrito en la Tabla 3.

Tabla 3. Personal minimo para la coordinacion de actividades en Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente que debe asignar el contratista

No. de Personal minimo para la coordinacion de actividades en

trabajadores Segfluridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

1 - 30 Responsable del contrato asignado por el proveedor o contratista

31- 100 Un Tecnico o Tecnologo con licencia en Salud Ocupacional y con

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DUFE EFIEVQIB PAGlNA: 7 de 14

No. de Personal minimo para la coordinacion de actividades en

trabajadores Segflidad, Salud Ocupacional y Medio Ambienteeducacion o experiencia minima de seis (6) meses en el areaAmbientalUn Profesional con licencia en Salud Ocupacional y con educacion o

experiencia minima de seis (6) meses en el area AmbientalMayores a 100

3.4.3 Procedimientos de trabajo

El proveedor, contratista 0 subcontratista debe contar con procedimientos operativosespecificos para el trabajo a realizar. Adicionalmente, debe seguir los procedimientos yestrategias de control para riesgos e impactos ambientales negativos establecidos por laEmpresa de Energia de Boyaca S.A. E.S.P., dados a conocer durante el proceso de induccion ysuministrados al proveedor o contratista como copia controlada.

3.4.4 Seguridad vial

Todo proveedor, contratista o subcontratista, que preste servicios de transporte a la Empresa de

Energia de Boyaca S.A. E.S.P.o requiera de la utilizacion de vehiculos para el desarrollo del

objeto del contrato debe cumpllr con la legislacion vigente en la materia y seguir lo establecidoen el documento interno de EBSA MA-SL-O2 "Manual de seguridad vial para vehiculos, motos ytransporte de mercancias peligrosas”.

3.4.5 Reporte e investigacion de incidentes ambientales, incidentes y accidentes detrabajo

3.4.5.1 lncidentes ambientales: El proveedor, contratista o subcontratista se encuentra en la

obligacion de reportar y participar en la investigacion de incidentes ambientales, segonlo establecido en el procedimiento interno de EBSA PR-GS-13 “Reporte e investigacionde incidentes ambientales". Si derivado de la investigacion debe asumir

responsabilidades para la ejecucion de acciones de mejora, su cumplimiento seraobjeto de seguimiento por parte del lnterventor.

3.4.5.2 lncidentes de trabaio v enfermedades profeslonales: Cuando se presente un incidente o

accidente de trabajo, el proveedor, contratista o subcontratista debe seguir lo estipuladoen el Decreto Ley 1295 de 1994 y en la Resolucion 1401 de 2007 y sin peruicios deesta Ieqislacion se debe sequir el Procedimiento de lnvestiqacion y analisis deaccidentes e incidentes de trabalo para contratistas presentado en el Anexo 24.Porotro lado, si se diagnostica una enfermedad profeslonal, el proveedor, contratista o

subcontratista debe notificarla a la ARP y la EPS respectivas, dentro de los dos (2) diashabiles siguientes al diagnostico de la misma, para lo cual utilizara el “Formato unicopara reporte de enfermedades profeslonales — FUREP de su ARP” y entregara copia allnterventor, quien generara un informe estadistico trimestral a la Direccion de GestionSocial.

3.4.6 lnspecciones

Los proveedores, contratistas y subcontratistas que, a criterio del lnterventor lo requieran, debenelaborar un cronograma de inspecciones a realizar durante la ejecucion del contrato. A

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DUFE1 Energia PAGINA: 8 de 14

continuacion se presenta un listado de aspectos a inspeccionar, segun apliquen dado el objetodel contrato.

o instalaciones Iocativas.- Torres de comunicacion.o Torres de transmision y distribucion.o Sitios de almacenamiento.o Transformadores.- Equipos de proteccion contra caidas — EPCC.o Herramientas y equipos criticos.- vehiculos, motos y maquinaria pesada.- Equipos y elementos de respuesta ante emergencias.

3.4.7 Respuesta ante emergencias y contingencias ambientales

El personal del proveedor, contratista o subcontratista que se encuentre dentro de las

instalaciones locativas de la Empresa de Energia de Boyaca S.A. E.S.P. debe acogerse a los

mecanismos de respuesta ante emergencia, dados a conocer en la induccion, y elaborar su

propio Plan de Emergencia para la ejecucion del objeto contractual. Adicionalmente, los

proveedores, contratistas y subcontratistas deben seguir lo establecido en el procedimientointerno de EBSA PR—GS-14 “Manejo de contingencias ambientales”, segon le aplique.

3.4.8 Requisitos especificos en Seguridad y Salud Ocupacional

Durante la ejecucion del contrato, los proveedores, contratistas y subcontratistas que realicen

actividades en su nombre o ingresen a las instalaciones deben mantener al dia la afiliacion a

seguridad social de los trabajadores que intervienen en la ejecucion del contrato y la

documentacion legal de sus vehiculos, cuando aplique.

Para el ingreso a areas operativas y restringidas, TODO el personal de proveedores,contratistas y subcontratistas debe cumpllr con las politicas de seguridad de EBSA.

Los proveedores de materiales e insumos deben cumpllr con lo listado a continuacion, de lo

contrario la mercancia sera devuelta:

- Suministrar las fichas técnicas de los elementos, materiales y equipos entregados, con el fin

que proporcionen una guia para su uso, mantenimiento, transporte, embalaje y

almacenamiento.o Entregar el material debidamente empacado, estibado, embalado y en buenas condiciones.

- De lo contrario, la mercancia sera devuelta.

Por su parte, los contratistas y/o subcontratistas deben:

o Realizar examenes médicos ocupacionales a sus trabajadores, con base en lo establecido

en la Resolucion 2346 de 2007.- Contar con hojas de seguridad de los productos quimicos a utilizar, cuando aplique.- Contar con equipos de proteccion contra caidas y elementos de proteccion personal

certificados.- Para trabajo en alturas, cumpllr con lo estipulado en la Resolucion 3673 de 2008 y la

Resolucion 2291 de 2010.

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Dar cumplimiento al RETIE para el personal calificado, cuando aplique.Contar con certlficados laborales por competenciaspara actividades en Iinea viva, deacuerdo con la Resolucién 1348 de 1995 y otras actividades que la Iegislacién defina.Contar con botiquines de primeros auxilios en los sitios de trabajo, con los elementosbasicos (Apésitos de 12,7 x 22.8; gasa estéril paquete X 2 unidades; toalla higiénica; bajalenguas; esparadrapo de 2" y 4"; Yodopovidona Espuma de 120 ml y Yodopovidona Solucionde 120 ml; solucién Salina X 100 ml; curitas; vendas elasticas 2x5, 3x5 y 5x5; inmovilizadorSam Splin; inmovilizador cervical; guantes desechables; gafas de seguridad transparentes;tapabocas; bolsa roja para residuos biolégicos; termémetro digital; mascara tipo Ilavero paraRCP; micropore de 1/2" y 1"; tijeras de trauma; cinta de sefializacién X 20 m; linterna con

pilas cargadas; Manual de primeros auxilios; lista de teléfonos de emergencia; papel ylapicero).

Adicionalmente, para contratos mayores en tiempo a tres (3) meses:

Mantener registros de vacunacién de sus trabajadores, cuando la actividad a desarrollar se

ubique en Iugares donde sea posible la aparicién de brotes epidemiolégicos.Mantener registros de funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigia.Contar con programa de prevencién de salud publica, el cual debe incluir actividades deprevencién cle farmacodependencia, alcoholismo, tabaquismo y otras.

En el caso de trabajadores independientes,se debe dar cumplimiento a lo establecido en elDecreto Ley 1295 de 1994 y en el Decreto 2800 de 2003, 0 las normas que los deroguen o

modifiquen.

3.4.9 Requisitos especificos en Medio Ambiente

Durante la ejecucién del contrato, los proveedores, contratistas y/o subcontratistasdebenimplementar lo establecido en los documentosinternos de EBSA mencionados en los numeralesanteriores y los que se Iistan a continuacién, segun les aplique teniendo en cuenta el objeto delcontrato (ver Tabla 4).

PN-GS-O1 Plan de manejo ambiental.PR—GS-15 Tramites ambientales.PR—GS-16 Manejo ambiental de servidumbre.PR—GS—17 Manejo de residuos sélidos empresariales administrativos.PR-GS-18 Manejo de residuos industriales y de aparatos eléctricos y electrénicos.PR-GS-19 Manejo de residuos peligrosos.PR-GS-20 Manejo de escombros.PR-GS-22 Reporte de actos y condiciones subestandar.

Tabla 4. Controles operacionales vs. Objeto del contrato

CONTROL OPERACIONAL

OBJETO DEL CONT RATO

PN-GS-O1

F‘R~GS-1

5 PR-GS-16 PR-GS-17 PR-GS-18 PR-GS-19 PR-GS-20 PR-GS-22

Almacenamiento, tratamlento, aprovechamiento,recuperacién y/o disposicion final de residuos X X

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Empresa dia Energiadz Boyaca S.A. E.S.P.

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MANUAL DE PROVEEDORES Y VERSION: oo

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CONTROL OPERACIONAL

OBJETO DEL CONTRATO

PN-GS-O1PR-GS-15 PR—GS-16 PR-GS-17 PR-GS-18 PR-GS-19

PR—GS-2

PR-GS-22

peligrosos, de aparatos eléctricos y electrénicos

Caracterizaclén de residuos peligrosos y aguasresiduales

Compensaciones y manejo paisajlsticoDisposicién final de escombros X

Expansién, operacién, repotenciacién ymantenimiento de redes

FumigacionesMantenimiento e instalacién de aireacondicionadomMantenimiento e instalacion de oficinasMantenimiento de aparatos eléctricos yelectrénicosmMantenimiento de instalaciones eléctricas“Mantenimiento de subestaciones

Montajes mecanicos

Recuperacién de pérdidas — PERPES

Obras de infraestructura nuevas X X X

Proveedores de baterias

Proveedores de bombillasProveedores de equipos de cémputoProveedores de téner y cartuchos

Reparacién y mantenimiento de transformadores

Seguridad privadaServiclo al clienteServicios de consultoria que requiera presenciade personal permanente en las instalaciones

Servicios generalesServicios de mantenimiento y reparacionesIocativasServicios de preparaclén de alimentos

Servicios de recuperacién cle cartera

Servicios de toma de lectura y facturacién en sitio

Suministro de combustlbles liquidosSuministro de Hexafluoruro de azufre, SF5Transporte de mercancias peligrosas X

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Asi mismo, algunos proveedores, contratistas y /o subcontratistas deben cumplirrequisitosambientales especificos, segun el objeto del contrato. Dichos requisitos se especifican en la

Tabla 5.

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MANUAL DE PROVEEDORES YCONTRATISTAS

CODIGO: MA—CO—O1

VERSION: oo

VIGENCIA: 2011-12-01PAGINA: 11 de 14

Tabla 5. Requisitos ambientales a proveedores, contratistas o contratistas, segim objetodel contrato

OBJETO DEL CONTRATO REQUISITOS AM BIENTALES ESPEClF|COSAlmacenamiento, tratamlento,aprovechamiento, recuperaciony/o disposicion final de residuos

peligrosos, de aparatos eléctricosy electronicos

Entregar actas de aprovechamiento, valorizacion,tratamiento y/o disposicion final de los residuos

peligrosos y de aparatos eléctricos y electronicos.

Arriendo de instalaciones Tramitar permisos de instalacion de avisos y vallas.

Caracterizacion de RESPEL yaguas residuales.

Mantener cadena de custodia de RESPEL y aguasresiduales.

Entregar informe detallado de la metodologia y losresultados de los analisis de caracterizacion.

Disposicion final de escombros Entregar registro de disposicion final de escombros.

Expansion, operacién,repotenciacion y mantenimientode redes

Contar con sitios de almacenamlento temporal deresiduos industriales, acorde con el documento MA-SL-O1 “Manual de almacenamiento" de EBSA.

Participar en el tramite de permisos de poda y/o talade vegetacion y cumpllr con los requisitosestablecidos en los mismos.

Fumigaclones

Gestionar los residuos generados durante lasactividades de furnigacion (tales como: envases

vacios de sustancias quimicas empleadas yelementos contaminados con las mismas, entre

otros) con empresas que cuenten con licenciaambiental vigente.Evitar el uso de sustancias agotadoras de la capa deozono—SAO.

Lavado y/o mantenimiento devehiculos

Emplear detergentes biodegradables.Gestionar los residuos generados durante lasactividades de mantenimiento (tales como: envases

y residuos contaminados con aceite, entre otros) con

empresas que cuenten con licencia ambientalvigente.

Obras de infraestructura nuevas

Tramitar las licencias de construccion que se

requieran.Tramitar permisos de instalacion de avisos y vallas.

Participar en el tramite de permisos de poda y/o talade vegetacion y cumpllr con los requisitosestablecidos en los mismos.

Proveedores de baterias,bombillas, equipos de computo,toner y cartuchos

Reclbir los residuos postconsumo de los elementossuministrados, si se les solicita.

Proveedores y/o mantenimientode equipos de acondicionamientode aire, sustancias de limpieza_

Garantizar que los equipos y sustancias no

contienen sustancias agotadoras de la capa deozono—SAO.

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dia Boyaca S.A. £.s.P. CONTRA1-|5TA5 VIGENCIA: 2011-12-01

DUFE Eflergla PAGINA: 12 de14

OBJETO DEL CONTRATO REQUISITOS AMBIENTALES ESPEClF|COS

entre otros, que se relacionen

con sustancias agotadoras de

capa de ozono — SAO.- Utilizar aceites dieléctrlcos "No PCB” en las

actividades de reparacion y/o mantenimiento queinvolucren cambio o adicion de aceite.

o Garantizar la no contamlnacion con PCB de los

transformadores entregados por EBSA para su

Reparacion y mantenimiento de reparacion y/o mantenimiento.transformadores - Gestionar los residuos peligrosos generados en la

reparacién de los transformadores con empresasque cuenten con licencia ambiental vigente. En este

caso, deben presentar las actas de tratamiento y/odisposicion final de RESPEL y copia de las licencias

otorgadas por la autoridad ambiental competente.Transporte de mercancias o Cumplir, en todo momento, el Decreto 1609 de 2002,peligrosas o la norma que lo derogue o modifique

Finalmente, los proveedores, contratistas y subcontratistas deben:

o Abstenerse de realizar poda y/o tala de arboles sin permiso del propietario del predio y de la

autoridad ambiental competente, teniendo en cuenta los procedimientos “Tramites

ambientales" PR-GS-1 5 y “Manejo Ambiental de Servidumbre" PR-GS-16.- Socializar los proyectos de expansion con las partes interesadas y registrar o documentar la

accion segun lo establecido en el Plan de Manejo Ambientalo Abstenerse de realizar incineraclon de residuos u otras actividades generadoras de

emisiones a la atmosfera no autorizadas.o Abstenerse de descargar cualquier tipo de residuos en suelos y cuerpos de agua.- Abstenerse de dejar en predios y zonas de espacio publico cualquier tipo de residuo

(escombros, industriales, peligrosos, etc.).

3.5 MONITOREO Y SEGUIMIENTO A PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y

SUBCONTRATISTAS

Se debe seguir lo establecido en el procedimiento interno de EBSA PR-CO-O6 “lnterventoria de

contratos".

3.5.1 Auditorias e inspecciones

El lnterventor debe realizar visitas al proveedor, contratista o subcontratista con el fin de auditar

e inspeccionar, en cualquier momento, los equipos, métodos de trabajo, sitios de trabajo,personal y documentos que sean necesarios para cerciorarse que todos los requisitos legales,instrucciones y directrices de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se oumplan; asi

mismo, el proveedor, contratista o subcontratista debe permitir su realizaclo'n.E| lnterventor,

personal de la Direccion de Gestion Social, Control de Gestion, Departamento de lnterventoria y

Jefes de Zona 0 personal autorizado por EBSA, podran suspender la labor si, a su juicio,considera que se estan incumpliendo la normatividad .procedimientos 0 se esta realizando la

actividad en condicion de riesgo y le informaré inmediatamente al lnterventor paraque se tomen

los correctivos del caso. En este caso, el proveedor, contratista o subcontratista no tendra

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CONTRATISTAS VlGENClA: 2011-12-01da Buyacé S.A. ESP.

pura energla PAGINA: 13 de14

derecho a reclamos por pérdida de tiempo, dafios, costos adicionales o demoras a que den

lugar las interrupciones por dicha causa.

Adlclonalmente, para el monitoreo y seguimiento de contratistas y subcontratistas, en el temaambiental, que realicen obras de expansion, operacion y mantenimiento de redes, se debe teneren cuenta lo establecido en el Anexo 1 del documento PN-GS-O1 "Plan de manejo ambiental"de EBSA.

3.5.2 lnformes del proveedor, contratista y/o subcontratista

El proveedor, contratista o subcontratista debe presentar al lnterventor, dentro de los clnco (5)primeros dias habiles de cada mes, un informe en Seguridad, Salud Ocupacional y MedioAmbiente que contenga minimo la siguiente informacion:

o Copia de contratos laborales del periodo, debidamente firmados por las partes, si aplica. Loanterior, cuando se vincule personal nuevo durante el transcurso del contrato.

- Copia del pago cle obligaciones laborales: Salarios, Entidades Promotoras de Salud,Administradora de Riesgos Profesionales, Administradora de Fondos de Pensiones yAportes parafiscales.

o Descripcion de las actividades del contrato realizadas.o Avance de actividades del Plan de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, cuando

aplique.- Descripcion de los incidentes en SSA, causas que generaron el mismo y las medidas de

mitigacion y plan de accion derivado de la investigacion. Esta informacion el lnterventor laenviara al departamento de interventoria donde se consolidara y se presentara a la Gerenciade Distribucion.

El modelo de informe debe ser definido por el lnterventor cuando se realice Ia reunion de iniciodel contrato.

La informacion anterior debe ser presentada de manera obligatoria y no hay motivo quejustiflque su incumplimiento.

3.6 EVALUACION DE PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS

Para la evaluacion de proveedores, contratistas y subcontratistas se debe seguir lo establecidoen el procedimiento PR—CO-O5 "Evaluacion y reevaluacion de contratistas" de EBSA.

Asl mismo, trimestralmente y/o al finalizar la ejecucion del contrato, el lnterventor debe realizarevaluaciones del desempefio de la gestion en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambientedel proveedor o contratista (haciendo uso del formato presentado en el Anexo 3 “Evaluacion yseguimiento a la gestion en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para proveedoresy contratistas”), formular las acciones necesarias y realizar el seguimiento a las mismas. Elincumplimiento de estas acciones, por parte del proveedor o contratista, podra ser causal determinacion del contrato. Cuando se haya autorizado un subcontratista la calificacion que se leotorgue a este afectara la calificacion del contratista

3.7 TERMINACION DEL CONTRATO

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Empresa de Energiade Buyacé S.A. E.S.P.

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CODIGO: MA—CO—O

MANUAL DE PROVEEDORES Y VERSION: 00

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de Buyacfi 5.1. esp. VIGENCIA: 20 ~ 2-

DUVE! EDEFQIECONTRATISTAS

PAGINA: 14

dt-31141 01

Para la terminacion y liquidacion del contrato, el contratista debe remitir al lnterventor el

historico de accldentalidad por el tiempo de duracion del contrato, emitldo por su ARP incluidas

las del subcontratista.

El interventor, ademas de los documentos de ley exigidos, debe dejar constancia escrita de la

evaluacion del desempefio de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del proveedor.contratista y subcontratista; lo anterior se tendra en cuenta para futuras adjudicaciones o

autorizaciones para subcontratar.

4. NORMATIVIDAD APLICABLE

La actuacion del proveedor,contratista o subcontratista en materia de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente se sujetara en todo a las disposiciones legales vigentes en

Colombia y aplicables al objeto del contrato. Ver "Matriz de requisitos legales y otros”,establecida en el formato FT-GJ-01.

5. REGISTROS

NA.

6. AN EXOS

Anexo 1. lnstrumento para evaluar el cumplimiento de requisitos en Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente y autorizar el inicio de la ejecucion del contrato.

Anexo 2. Relacion de accidentes de trabajo y enfermedad profesional de contratistas y

subcontratistas.Anexo 3. Evaluacion y seguimiento a la gestion en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente para proveedores. contratistas y subcontratistas.Anexo 4. Formato FT-AS—01 Matriz de requisitos legales y otros.

Anexo 5. Formato FT-GH—03 Asistencia capacitacion.Anexo 6. MA-SL—01 Manual de almacenamiento.Anexo 7. MA-SL-O2 Manual de seguridad vial y transporte de mercancias.

Anexo 8. MT-DE—O1 Objetivos HSEQ y correlacion politica lntegrada de gestion.Anexo 9. PN-GS-O1 Plan de manejo ambiental.Anexo 10. PN-GS-03 Plan de contingencias ambientales.

Anexo 11. PN-GS-07 Plan de emergencias.Anexo 12. PR-GS-13 Reporte e investigacion de incidentes ambientales.

Anexo 13. PR-GS-14 Manejo de contingencias ambientales.Anexo 14. PR-GS-15 Tra'mites ambientales.Anexo 15. PR-GS-16 Manejo ambiental de servidumbre.Anexo 16. PR-GS-1? Manejo de residuos solidos empresariales administrativos.

Anexo 17. PR-GS-1 8 Manejo de residuos industriales y de aparatos eléctricos y electronicos.

Anexo 18. PR-GS-19 Manejo de residuos peligrosos.Anexo 19. PR-GS-20 Manejo de escombros.Anexo 20. PR-GS-22 Reporte de actos y condiciones subestandar.

Anexo 21. PR—GS—23 lnspecciones de seguridad y medio ambiente.

Anexo 22. PR-CO—05 Evaluacion y reevaluacion de contratistas.

Anexo 23. PR-CO—O6 lnterventoria de contratos.

Anexo 24 Procedimiento de investigacion de incidentes y accidentes de trabaj para contratistas

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