Enfoque Sistmico en Diseo de Proyectos de Inversin con Metodologa Contable en Evaluacin Versin 6 - 2015 A. Pedro Guevara

CAPTULOCUARTO

Captulo Cuarto Aspectos de organizacin_______________________________________________Contenido 1. Significacin de la organizacin en el diseo del proyecto2. Organizacin por procesos o campos en tiempo de ejecucin3. Organizacin por procesos o campos en tiempo de operacin4. Factores de Organizacin 5. Diseo de puestos , organigrama 6. Costo laboral

Objetivo.- Facilitar la comprensin de una propuesta de diseo de la organizacin y de los efectos sobre costos e inversin._______________________________________________1. Significado de la Organizacin en el diseo del proyecto de inversin. Se disea la estructuracin de las relaciones de los recursos humanos en los sub sistemas, para considerar su impacto sobre los costos de operacin y la inversin.La organizacin tiene impacto sobre el costo de operacin al tener efectos sobre la carga salarial y los beneficios sociales, en tanto que afecta a la inversin, al tomar en cuenta la dotacin de muebles, enseres a los recursos humanos que participan en los procesos. Por otra parte indicamos en el captulo uno, que en la vida de un sistema, se da los tiempos de diseo, de ejecucin y de operacin. En el primer captulo hemos analizado la organizacin de tiempo de diseo que es el de los recursos humanos que se requieren para elaborar el proyecto. En el tiempo de diseo del proyecto de inversin, tendremos que analizar el alcance de la organizacin requerida para el tiempo de ejecucin y de operacin. En consecuencia se trata de disear la organizacin de dos empresas, de la empresa administradora del proyecto y de la empresa de operaciones.Para analizar la organizacin usamos el concepto de campo de actividad, definido como un conjunto de actividades que realizan seres humanos para lograr un marco lgico de objetivos. Eso significa que la organizacin es una funcin de secuencia de actividades que ayudara a lograr la finalidad, misin, objetivos, del cronograma de duracin de las actividades y de los riesgos que enfrentar la empresa al ingresar su producto o servicio a mercado. El mtodo a seguir ser el deductivo que disea primero los campos, luego elimina algunos campos aplicando los factores de organizacin, para concluir con la carga laboral que corresponde a cada puesto. 2. Organizacin por campos de actividad - procesos en tiempo de ejecucin empresa administradora del proyectoEl tiempo de ejecucin corresponde a realizar los gastos del capital en compra de bienes y servicios para crear la empresa presenta problemas que se expresan en las preguntas de: Quin va ordenar realizar los gastos?Quin va ejecutar los gastos? Quin va elaborar las secuencia de actividades de ejecucin de los gastos? Las respuestas se encuentran en el anlisis de los procesos que se dan al interior de los campos de actividad en tiempo de ejecucin de la inversin, un listado de estos campos en una matriz general para todo tipo de proyectos es: 1. Contratar personal de administracin del proyecto. 2. Acceder a un inmueble por Alquiler, o construccin o adquisicin o tomar en anticrtico. 3. Realizar compras de elementos de activo fijo y de suministros. 4. Realizar montaje de equipos o mquinas. 5. Contratar personal de operaciones. 6. Cumplimiento de normas de ingreso a mercado 7. Elaborar los registros contables de ejecucin del presupuesto de inversin. Cada campo corresponde a una funcin y es un proceso con un conjunto de tareas a desarrollar para el cumplimiento de un marco lgico especfico. Para una simplificacin asumimos que el proceso de contratar al personal de administracin del proyecto ser realizado por el o los promotores del proyecto.

Grfico No 28 Matriz de campos de actividad en tiempo de ejecucin de un proyecto de inversin Campo de Administracin Com-pra

de

Bie-nesCon-tra-tarPer-sonal Ope-racin

Re-gistros

Con-ta-blesNormas de ingreso a mercados Mon-taje

Ma-qui-nasAcce-deraIn mue ble

En el caso hipottico que cada campo sea ocupado por un especialista, se tendra que contratar a siete personas, seis especialistas y el responsable del proceso administrativo de planificar, organizar, dirigir, evaluar, retroalimentar la ejecucin del proyecto. Prctica 29Disear la matriz de los campos de actividad por procesos, del tiempo de ejecucin y breve explicacin de actividades.3. Organizacin por procesos en tiempo de operacin empresa de operaciones En tiempo de operacin se considera que la empresa se encontrara en marcha intercambiando energa con el medio. El diseador de la organizacin de la empresa en operacin se enfrenta a los problemas de:Quin va dirigir la empresa? Qu campos de actividad se dar en la empresa? Qu tareas se ejecutaran en los procesos? Cul es la estructura de puestos? Qu niveles jerrquicos existirn? Cmo se distribuye la autoridad y responsabilidad?Los campos de actividad a implementar estn relacionados con los Sub. Sistemas de la empresa en diseo. 1. Transformacin con las actividades del proceso definidas al establecer la secuencia de actividades del ciclo productivo con inclusin de duracin de los ciclos. 2. Comercializacin con actividades de venta en la unidad productiva o en puntos de mercado y almacenamiento de productos terminados. Diseo realizado para eliminar los riesgos de ingreso de producto o servicio a mercado 3. Abastecimiento con actividades de: compra de suministros, almacenamiento 4. Asistencia de administracin con actividades de: Control de Personal, Retroalimentacin - Registros contables y evaluacin. Secretara, seguridad, limpieza de ambientes.

Grfico 29 A Matriz de campos de actividad de la granja avcola con ocho mdulos de produccin en tiempo de operacinCampo de administracin Com-pra

de

Bie-nesCo-mer-ciali-zacin Asistencia de Administracin

Pro-duc-cin

Prctica 30 Presentar la matriz de campos de actividad del tiempo de operacin y breve explicacin de actividades.4. Factores de Organizacin En la estructura de las actividades a ejecutar y los puestos a crear, influyen los factores de: Capital a invertir. Oferta de servicios de organizaciones externas. Tecnologa en los procesos.

Se aplican los factores con el propsito de reducir los campos de actividad y los puestos de empleo atendiendo al criterio de eficiencia que en este caso se expresa en el logro de la capacidad de produccin establecida en base al menor costo laboral diseado. 4.1. Capital a invertir.- El nmero de campos de actividad o procesos y la multiplicacin de las tareas por campo de actividad se incrementa cuando se aumenta el capital para inversin fija y el capital de trabajo para elevar la capacidad de produccin normal. Por lo tanto se puede formular una funcin de relacin directa entre capital, nmero de tareas y nmero de empleados.Nmero de empleados = f (Nmeros de tareas a realizar) = f (Capital a invertir) En el captulo anterior hemos presentado el ejemplo de la Granja Avcola que multiplica por ocho la capacidad de produccin normal al elevar la inversin fija en galpones y el capital de trabajo.A. Influencia de cuanta de capital en tiempo de ejecucin - empresa administradora del proyectoA mayor capital a invertir se espera en tiempo de ejecucin realizar ms tareas de compra de elementos de activo fijo y de los suministros para inicio de operaciones por el contrario si el capital a invertir es de un micro proyecto son muy pocos los bienes a adquirir.Para el ejemplo del caso de la granja avcola las compras son:Equipos 16 bebederos16 comederosInventario inicial de suministros para un ciclo: 12 quintales de alimento balanceado por galpn. 96 quintales para ocho galpones.

En consecuencia en un campo de actividad y con un empleado se puede comprar suministros del inventario inicial y otro para compra de bienes de activo fijo. En un gran proyecto se requieren muchas mquinas, equipos y suministros que determinara un campo para compra de mquinas, equipos y otro de adquisicin de suministros. A su vez el campo de actividad de montaje de equipos depende de la cuanta de inversin. En el caso del pequeo proyecto de la granja avcola con ocho galpones el montaje es colocar los bebederos y comederos al alcance de los animales, no se requiere de personal especializado y se elimina el campo. Campo de Administracin Com-pra

de

Bie-nesCon-tra-tarPer-sonal Ope-racin

Re-gistros

Con-ta-blesNormas de ingreso a mercados Acce-deraIn mue ble

B. Influencia del capital en tiempo de operacin empresa de operaciones

Por otra parte en tiempo de operacin la cuanta del capital invertido va influir sobre la magnitud de los flujos de entrada y salida. A mayor capital se dar mayor capacidad de produccin con un incremento de compras de suministros y de ventas, en consecuencia se espera el requerimiento de un mayor nmero de empleados para compras, transformacin y ventas. Los efectos se extienden a campo de administracin, donde se presenta la necesitad de multiplicar operaciones de control con registros contables y de organizacin del personal. Ejemplo, en ciclo de operacin a mayor capital se justifica funciones especializadasGrfico No 30Campos de actividad para diseo de una gran empresa Administracin Operaciones 1 2 3 4 5

Campos1--- Produccin2 --- Comercializacin3 --- Personal4 --- Contabilidad control interno - Finanzas5 --- Abastecimiento y Logstica Por el contrario si se trata de un micro proyecto con un micro capital a invertir las tareas por proceso son reducidas y la carga de trabajo por funciones es posible asignar a un menor nmero de empleados. Ejemplo en el caso de la granja avcola se defini la secuencia de actividades de alimentacin, supervisin dos veces al da de ocho galpones con 100 pollitos por galpn de un pequeo proyecto. La carga de trabajo es tan reducida que un empleado a medio tiempo con holgura lograra realizarlas.Sera muy diferente el caso si tuvisemos mil pollos por galpn de mayor dimensin con incremento en el nmero de empleados por galpn.4.2 Oferta de servicios de organizaciones exteriores.- A fin de minimizar el costo laboral formado por salarios y cargas laborales se puede prescindir de campos de actividad transfiriendo las tareas a organizaciones de entorno, en base a una comparacin del costo de servicio con el costo laboral de una organizacin propia. Ejemplo, tener un asistente de administracin a tiempo completo para los trmites de ingreso a mercado versus costo del servicio por una oficina de contadura que cobrara por el servicio realizado en forma simultnea a otros trmites.Las operaciones de maquila que transfieren actividades del proceso produccin a organizaciones del entorno tambin reducen el personal. Por ejemplo en la ciudad del Alto algunas pequeas empresas entregan a contratistas tela cortada para hacer pantalones o buzos deportivos a fin de reducir el costo laboral de los beneficios sociales como: asegurar a la Caja, pagar aportes a la Administradora del Fondo de Pensiones. A. Reduccin de campos de actividad en el diseo de Tiempo de Ejecucin Empresa administradora del proyectoEn el tiempo de ejecucin de un pequeo proyecto se puede encomendar a consultoras especialistas o empresas de entorno para la realizacin a menor costo de las tareas, de los campos de actividad de: Cumplimiento de normas de acceso a mercados, Registro de operaciones, Contratacin de Personal, Montaje de mquinas o equipos quedando reducida la estructura a los campos de actividad de: Compra de Bienes en el caso de un pequeo proyecto del sector secundario. Para el proyecto especfico de la granja avcola con la contratacin del servicio de una empresa de construccin del entorno reducimos el campo de actividad de construir con personal propio, como observamos en grfico 15. Grfico No 31Reduccin de campos de actividad por contratacin de servicios exteriores en la organizacin de tiempo de ejecucin, de la granja avcolaAdministracin del ProyectoCom-pra

Te-rre- noCon-tratarPer-sonal de ope-racinRegistroCon-table.Ingreso a mercado

Cons truir Gal pn

ELIMINADOCompra Bienes

Los campos de actividad se reducen a cinco al considerar que la construccin la har una empresa de entorno.

B. Reduccin de campos de actividad en el diseo de la organizacin en tiempo de operacin empresa de operaciones

En el ciclo de operacin luego de anlisis de costos internos y de costo de servicios externos, se podra plantear la eliminacin de los campos de actividad: como labores de limpieza, seguridad y comercializacin, quedando la organizacin estructurada en los campos de: produccin, labores de apoyo administrativo que incluye las tareas de secretara, personal, compra de suministros, registros contables.Grfico No 32Reduccin de campos de actividad en el diseo de la Organizacin en tiempo de Operacin para el caso especfico de la granja avcola Administracin De OperacionesCom-Pra

Suministros

Co-mer-cia-liza-cinELIMI- NADO

Regis-tros

Conta-bles

ApoyoAdmi-nistra-tivo

Produc-cionde 8 galpones

Los campos de actividad se reducen a cuatro.4.3. Tecnologa en los procesos.- La incorporacin de tecnologa permite definir procesos intensivos en capital o intensivos en mano de obra, Los bienes de capital o bienes instrumentales con inteligencia artificial ejecutan con mayor eficacia y eficiencia tareas repetitivas, ayudan a eliminar puestos de trabajo al reemplazar el factor humano. Ejemplo en el control de la asistencia de personal se puede reemplazar al registro manual con control biomtrico que minimiza la participacin humana, en los registros contables eliminamos a su vez auxiliares contables mediante incorporacin de un ordenador y programa contable como DAC EASY, Mnica, Orion u otro, que con un solo pase a libro diario por transaccin elimina el requerimiento de auxiliares para registro de mayores y de responsabilidad de manejo de cuentas.Tambin incorporamos tecnologa blanda incluida en el capital humano al integrar a personal polivalente con formacin adecuada para desenvolverse en varios campos de actividad y reducir a los especialistas de un rea. A. Aplicacin de tecnologa en el diseo de tiempo de ejecucin para el caso de la Granja Avcola empresa administradora del proyectoPara el caso de la Granja avcola, es posible integrar a un polivalente con formacin de administrador contable de manera tal que se elimina los campos de contratacin de personal para registro contable, cumplimiento de condiciones del ingreso a mercado, compra de inventario inicial de suministros. Reduccin de campos de actividad por aplicacin de tecnologa en la organizacin de tiempo de ejecucin, de la granja avcola

Luego de aplicacin del ltimo factor todos los campos han sido eliminados, un empleado polivalente administrador contable se encargar de ejecutar el micro proyecto.Administracin del ProyectoCom-praTe-rre- no ELIMINADO Con-tratarPer-sonal ELIMINADORegistroCon-table.ELIMINADOCumplir normas Ingreso mercado ELIMINADOCons truir Gal pn ELIMINADOCompra BienesELIMINADO

B. Aplicacin de tecnologa en tiempo de operacin empresa de operaciones

En el caso de un micro proyecto es posible considerar en administracin a un polivalente con conocimiento contable de computacin que se responsabilice de los registros contables, de administracin para monitoreo de la produccin y de la compra de los suministros para realizar el campo de abastecimiento que en el micro proyecto planteado corresponde a comprar cada mes: 48 quintales de alimentos balanceados, ocho dosis de vitaminas y ocho bolsas de aserrn. En el campo de comercializacin, se tiene la solucin de ventas en lugar de produccin Grfico No 33Campos de actividad reducidos en el pequeo proyecto de la granja avcola, en tiempo de operacin, luego de haber considerado los factores de tecnologa en los procesos y oferta de servicios externos

Com-Para Suministros ELIMINADO

Co-mer-cia-liza-cinELIMI- NADO

Regis-trosConta-Bles

ELIMINADO

ApoyoAdmi-nistra-tivo

ELIMINADO

Produc-cionde 8 galpones

Administracin De Operaciones

Los factores de organizacin tambin son tratados por Sapag (2000, p. 211). Prctica No 31Reducir los campos de actividad de tiempo de ejecucin empresa administradora del proyecto aplicando los tres factores de organizacin. Prctica No 32 Reducir los campos de actividad de tiempo de operacin, empresa de operaciones, aplicando los tres principios.5. Diseo de puestos y organigrama 5.1. Significacin del diseo de puestos.- el diseo consiste en estructurar cada puesto aplicando principios de organizacin tales como: lnea de mando, nivel de dependencia, carga de trabajo, responsabilidad luego de haber considerado los tres factores de organizacin, buscando minimizar el nmero de niveles y puestos para reducir el costo laboral. Las herramientas que desarrollaremos sern el reglamento de funciones y el organigrama lineal. 5.2 Organizacin de puestos para el tiempo de ejecucin empresa administradora del proyectoCaso de la Granja Avcola5.2.1. Reglamento de funciones La granja avcola queda reducida a los campos de Grfico No 31, cuya replica es:

Administracin del Proyecto

Cons truir Gal pn empresa de entorno

Funciones del administrador del proyecto Campo de actividad - Compra de terreno en localidad prxima a la mina Chojlla, tiempo dos semanas. Campo de actividad Contratar constructor mano de obra vendida, 1 semana. Campo de actividad Supervisar construccin mano de obra vendida de 8 galpones de 4x 3 metros con sus depsitos de almacenamiento, tiempo 8 semanas. Campo de actividad Comprar inventario inicial de suministros 1 semana. Campo de actividad - Contratar personal de tiempo de operacin y monitorear su actividad 1 semana para contratar, un bimestre de supervisin. Campo de actividad Registros contables Una semana. Puesta en marcha a los tres meses, un mes hasta inicio de construccin y dos meses de construccin con entrega semana de un galpn rstico de 4x3 y puesta en funcionamiento de productos en proceso Remuneracin Bs 1800 mes, Fuente INE, remuneracin sector privado.

Funciones del constructor Campo de actividad Realizar la construccin modalidad mano de obra vendida Costo de 8 galpones Bs64000Prctica No 33Disear el reglamento de funciones y organigrama de tiempo de ejecucin.

5.3 Organizacin de puestos para el tiempo de operacin empresa de operaciones5.3.1. Reglamento de funciones El diseo del proyecto luego de haber aplicado los factores de organizacin queda reducido a los campos de actividad de grfico 32 explicado en punto anterior Grfico No 33 BOrganigrama de tiempo de operaciones Administracin De OperacionesProduc-cionen 8 mdulos

Funciones del administrador de operaciones Campo de actividad: Realizar adquisiciones de suministros 48 quintales al mes de alimentos balanceados, ocho dosis de vitaminas y ocho bolsas de aserrn, cada dos meses. Campo de actividad: Coordinar actividad con empresas de entorno, transportistas de los suministros, comercializador de pollos, depsitos bancarios, consultas a veterinarios, realizar aportes a caja de seguros, administradora de fondo de pensiones. Campo de actividad: proceso administrativo, planificacin, organizacin, direccin, estandarizacin, retro alimentacin, evaluacin de la empresa en operacin llevando registro presupuestos, registros contables. Campo de actividad tcnico: Supervisar: la alimentacin de aves, su crecimiento; ayudar en labores de faeno, mantenimiento y preparacin de instalaciones. Perfil: polivalente con conocimientos de administracin, veterinaria Remuneracin Bs 1800 ms cargas sociales.Funciones del asistente de ProduccinCampo de actividad tcnico: Alimentar a las aves, faenar, mantener y reparar instalaciones. Perfil: obrero sin experiencia Remuneracin Bs 1200 mes ms cargas sociales. Prctica 34Presentar organigrama y reglamento de funciones de ciclo de operacin - empresa de operaciones6. Costo Laboral 6.1 Costo Laboral de Tiempo de operaciones empresa de operaciones .- el costo laboral es una funcin de la cantidad de personal , de remuneraciones mensuales y cargas sociales por aguinaldo, previsin de indemnizacin, vacaciones, aportes patronales a Caja de Seguro Social, la AFP , para el clculo elaboramos una tabla de costo mensual y otra del costo anual.A partir del ao 2011 se debe incluir los aportes patronales a la Administracin del Fondo de Pensiones. 6.1.1. Tabla de Costo Laboral de un mes, considerando parmetros anteriores a 2011.Tabla No 33Costo laboral de un mes en la granja avcola En bolivianos

NOMINASALARIOMESAPORTEAFP1.71%APORTECSS10%APORTEPATRONALVIVIENDA2%APORTESOLIDARIO 3%TOTAL

Administrador180030.7818036542100.78

Tcnico Avcola120020.5212024361400.52

TOTAL300051.3030060903501.30

Prctica 35 Disear la tabla de costo laboral de un mes6.1.2 Tabla de costo laboral de un ao de operacionesTabla No 34 Costo laboral de un ao en la granja avcolaEn bolivianosCATEGORASTOTAL

COSTOS LABORALES MENSUALES42015.06

AGUINALDO 3000.00

PREVISN INDENMINIZACIN 3000.00

VACACIONES 1500.00

TOTAL49515.06

Prctica 36. Presentar la Tabla de Costo Laboral Anual de empresa de operaciones6.2 Costo Laboral de tiempo de ejecucin empresa administradora del proyecto El costo laboral de tiempo de ejecucin depende de duracin de actividades de ejecucin del proyecto y la estructura de puestos definida, tomando en cuenta los factores de organizacin.As tenemos que en algunos proyectos de rea rural, la duracin puede ser superior al ao, donde el tiempo de vida necesario para ingreso a mercado de plantas o animales se extiende desde la siembra o la fecundacin hasta su maduracin mayor al ao, que permita la venta. Ejemplo en el proyecto de una granja porcina se tendr: construccin de cabaas seis meses, compra de reproductores de unos tres meses, crecimiento de reproductores 9 meses, gestacin 3 meses, crecimiento hasta producto 6 meses. Total 24 meses. En estos casos se deba contemplar campos de actividad con personal dedicado a desarrollo productivo y de apoyo administrativo, incluyendo en el costo de los productos en proceso, sueldos y todas las cargas laborales. En proyectos con tiempo de ejecucin menor al ao se debe dosificar la cantidad de personal por campos de actividad de manera tal de reducir el tiempo de ejecucin a un periodo menor a los tres meses, a fin de incorporar al personal, bajo la modalidad de contrato para reducir la carga laboral. Para el ejemplo de la granja avcola se consider tres meses Tabla No 35Costo laboral de ciclo de ejecucin empresa administradora del proyectoEn bolivianosCOMPONENTESMENSUALCONTRATO3 MESES

Administrador1800 5400

TOTAL5400

Fuente :Boletn Estadsticas Nacionales Salario y Remuneracin Media Nominal del Sector Privado Recordamos que en el diseo del tiempo de ejecucin de la granja avcola, el constructor opera con la modalidad de obra vendida Bs8000 por galpn, importe que ms adelante se considerar parte de la inversin.Prctica No 37 Estimar el costo laboral de ciclo de ejecucin empresa administradora del proyecto.