INTRODUCCIÓN

El proyecto de facturación electrónica, promovido por la Intervención Municipal,

se enmarca dentro del proceso de acercamiento del Ayuntamiento de Bilbao a

los ciudadanos y a las empresas, mediante la administración electrónica.

Los proyectos de administración electrónica tienen como objetivo agilizar y

facilitar los trámites en la interacción con la administración pública, modificando

sus procedimientos para hacerlos más simples y claros, aumentando los

mecanismos de comunicación que permite la tecnología.

Hay que remarcar la determinación del Ayuntamiento de Bilbao por el uso de la

tecnología, que ha abarcado la adaptación de las infraestructuras TI para poder

lanzar nuevos servicios utilizables por aquellos ciudadanos que dispongan de

una tarjeta con certificado digital.

A estos procesos ahora se une el escenario de recepción de facturas

electrónicas implantada por el Ayuntamiento de Bilbao que permite a los

diferentes emisores de facturas, con el uso de un certificado electrónico y el

correo electrónico la emisión de sus facturas permitiendo un ahorro de tiempo y

coste.

El Proyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con

los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que,

además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido,

lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor.

PLANTEAMIENTODEL PROBLEMAEn los últimos años el mundo ha entrado en un proceso de rápida

transformación. Los cambios en los sistemas tecnológicos, políticos y

económicos, nos llevan a que las empresas requieran de nuevos mecanismos

que les permitan ser más eficientes y eficaces.

Las empresas en México vienen adaptándose a estos nuevos cambios,

implementado la automatización en sus procesos, buscando la generación de

servicios ágiles y oportunos que generen valor diferenciador frente a la

competencia y que le permitan lograr un punto de rentabilidad, eficiencia a

corto y mediano plazo.

Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que

generan los altos costos relacionados con la impresión, numeración, envío,

almacenamiento y conservación, además también se debe tener en cuenta el

nuevo marco normativo que define condiciones y mecanismos de

aseguramiento jurídico y técnico que hacen de la Factura Electrónica una

excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al empresario

emitir, generar y enviar facturas en entornos electrónicos dando cumplimiento a

las exigencias legales actuales incrementando los niveles de eficiencia en su

operación de facturación.

Por lo anterior, y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la

implementación de un proceso de Facturación Electrónica y dada la viabilidad

normativa, se propone la implementación de un producto o servicio en

INTIMARK, que le permita potencializar, a muy bajo costo, el uso y la

integración de las tecnologías de facturación electrónica a sus procesos de

negocio.

JUSTIFICACIÓNEn la actualidad todo el entorno de la globalización, hace que las

organizaciones planteen la creación de nuevas estrategias que les permita ser

empresas más ágiles, escalables y que ofrezcan unos rápidos canales de

respuesta a las necesidades del mercado. A partir de las experiencias de otros

países que han incursionado en este proceso de facturación electrónica como

Chile, México y España, en donde dicho proceso generó la posibilidad de

mitigar la evasión y reducir los costos del proceso de facturación para los

empresarios, el presente proyecto pretende profundizar en los conceptos

generales de la factura electrónica y su implementación en INTIMARK. Desde

este punto de vista se considera relevante el desarrollo de éste proyecto ya que

se enfocará en la viabilidad de la implementación de un sistema óptimo que

permitirá a esta organización el acceso a una tecnología enfocada a la

eficiencia de los procesos

Por lo tanto; la información que se genere en la elaboración de este proyecto,

va a construir las bases para complementar y aclarar los conocimientos ya

adquiridos sobre el tema de facturación electrónica, y va a contribuir a la

creación de objetivos y estrategias más claras y estables, que permitan a la

organización concebir este mecanismo como una alternativa económica y

tecnológica que optimice los procesos.

HIPÓTESISEl diseño e implementación de la factura electrónica representan una

alternativa viable económica para la empresa INTIMARK permitiendo

incrementar los niveles de productividad y eficiencia en su proceso de

facturación.

OBJETIVO GENERALDeterminar las condiciones de diseño y de implementación de la facturación

electrónica en la empresa INTIMARK.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Aumentar la productividad en el departamento de facturación de

INTIMARK (menor tiempo, mayor capacidad), Mayor rapidez operacional

en las ventas.

Mejorar el control financiero de INTIMARK y la capacidad de disponer de

información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas.

Optimizar los procesos de cobro en el área de cartera de INTIMARK,

reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación.

Elaborar un diagnóstico del área de facturación y logística que sirva

como insumo para la implementación del proceso de factura electrónica

en INTIMARK.

Elaborar el plan de mejoras que permita crear una solución sostenible

orientada al proceso de facturación electrónica.

BENEFICIOSLos diferentes beneficios que ofrece la emisión de factura electrónica, son:

Seguridad: protocolos seguros, mensajes cifrados, acuses de recibo y control

de modificaciones.

Ahorro de Costes, se produce una disminución de costes de los documentos

en papel y una reducción en los sistemas de almacenaje:

Además ventajas medioambientales, reducción de tiempos de gestión y

agilización del proceso de pago.

Otra ventaja o por lo menos característica es que en el futuro será obligatorio

para la facturación a muchas Administraciones Pública.