PROYECTO DE GRADOASESORIA PARA MIPYMESNORMA VEGA VALENCIAESTUDIANTE 10 SEMESTRE PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANACALI VALLESEPTIEMBRE DE 2007

INFORME

ASESORIA PARA MIPYMES

Trabajo de grado dirigido por el profesor José Gregorio Tovar, y que hace parte de los proyectos logrados bajo las directrices del programa Formación de Asesores Junior para Mipymes, gestado por la Pontificia Universidad Javeriana en asocio con la Fundación Carvajal; realizado por la estudiante de décimo semestre de Administración de Empresas, Norma Vega Valencia, quien cuenta con un perfil profesional inclinado al desarrollo de trabajos sociales, ejercicio realizado desde temprana edad, especialmente con las comunidades más deprimidas en lo referente al área sociocultural y económica en la región centro vallecaucana.

El programa citado avala al diplomado “Asesores para Mipymes” con 100 horas de duración; que en primera instancia, muestra paso a paso el proceso de asesoramiento Administrativo dirigido a pequeñas empresas de sectores deprimidos de la región, de la cual en consiguiente cada estudiante que decide participar de este proyecto se hace responsable de cuatro (4) de estas pequeña empresas, de los sectores de Ladera y Montebello al oeste de la ciudad de Cali, dichas empresas son seleccionadas previamente por la Fundación Carvajal. Este proceso inició con Bitácoras donde se hacen registros de los objetivo y actividades realizadas con el empresario en cada visitas y por ende intensidad horaria invertida por ambas partes en dichas actividades, además sienta los pilares que permiten hacer un diagnóstico a cada uno de los cuatro microempresarios verificando su constitución legal, el proceso contable mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica a la asesora el estado inicial de la información económica de una organización empresarial siendo este el caso especifico para tiendas y miscelaneas.

La estudiante determinó las generalidades de cada empresario; desarrolló la reseña para cada uno de estos negocio; el capital con el que inició cada tienda, la organización administrativa, identificando funciones, planes por escrito, análisis de la competencia, proveedores y el proyecto de inversión.

A través del estudio del estudio contable y financiero se conoció además de otras operaciones, el margen de contribución de los productos en cada negocio, los movimientos de caja diaria, todo lo cual se identificó por medio de los objetivos que permitieron:

1. Organizar por carpetas, todos los recibos y facturas según la cuentas entre las que destacan, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gastos de la empresa, gastos del empresario, detallar sueldo en consumo, etc.

2. Separar recibos del hogar de recibos del negocio.3. Organizar facturas por fecha y por meses.

Todo lo anterior, se desarrolló por medio de visitas y pruebas metodológicas de aprendizaje, controlando la implementación del mejoramiento interno y seguimiento con estos empresarios; porque con ellos se sentó bases para crear un enfoque, que terminó convirtiéndose en un Manual Guía poli funcional, práctico, sencillamente básico para asesores administrativos de Mipymes focalizado en el sector de los alimentos, tanto en su área administrativo-contable como en el manejo puntual de instrucción de BPM para tiendas debido a falencias grandes encontradas, y en especial para Asesores inexpertos, interesados en compartir sus conocimientos con los sectores económicos más necesitados, quienes finalmente persiguen que se dé la estandarización de manera practica y sencilla y mucho más precisa de los resultados finales.

Siendo esta guía poli funcional y para que el empresario pueda descubrir sus falencias este proyecto de tesis muestra una guía ordenada que consiste en hacer en primera instancia y a través de la ejecución de tareas con los empresarios, las cuales se hicieron de manera estandarizadas para las cuatro empresas, hacer un ingreso de datos, en formatos de Excel básicos desarrollados y adaptados por la estudiante para cubrir necesidades de administración de datos y optimización de tiempo y resultados, los cuales y después de ingresado de estos datos se obtiene información valiosa de manera automática y precisa , que permite fácilmente proceder a realizar análisis, sugerencias pertinentes de área esenciales como son la contable, financiera, la económica, mercadeo y ventas , todo esto se logro por medio de:

Formato estándar digitalizado de caja diaria, consolidado del mes, formato para análisis de compras según el caso en que permita aplicarse, formato con referencias bases para la realización y valoración de inventarios, extracción de productos agotados en existencia, extracción de producción que no están rotando adecuadamente, base de datos proveedores y clientes, balance inicial & final, estado de resultados , estudio de costos, bases esenciales para dar cumplimiento y forma a uno de los objetivos finales que pretende este tipo de proyectos como es guiar al pequeño empresario a conseguir de manera segura, preventiva y cuidadosa un proyecto de inversión,

Para el área de mercadeo la contribución y guía ordenada consiste en hacer de igual manera, el ingreso de datos en estas plantillas básicas que persiguen obtener datos e información valiosa de manera automática, para proceder de manera eficiente a realizar análisis, sugerencias pertinentes y puntuales en una área tan significativa como lo es área antes mencionada; es importante comunicar que ésta área es manejada por medio de dos formatos, así:

1. Un primer formato, consiste en el diseño de una encuesta muy básica, que viene acompañado de una plantilla en Excel diseñada por la estudiante, donde se tabula la información y se puede obtener una

minería de datos muy significativa para la reestructuración de esta área, si ese es el caso, este formato en esencia mide el Nivel de satisfacción del cliente. El segundo formato que cuenta con un diseño muy similar al anterior mencionado, busca detectar las necesidades actuales fundamentales de los mismos clientes, los cuales permiten el reforzamiento de una estrategia de mercadeo nueva o una que necesite ser mejorada. También incluye formato digitalizado para el control de los aportes recibidos a través del buzón de sugerencias, el cual es sugerido por el asesor previamente instalado que permite corroborar aun más el direccionamiento de las estrategias y tácticas a desarrollar. También contiene una Carpeta base para el mejoramiento de exhibición de productos y reacomodación de estanterías, carpeta que ha sido alimentada por el gusto que tiene la alumna por este tipo de negocio y este tipo de comercialización de productos, adicionalmente contiene formato para propuesta de mejoramiento en publicidad y en locación.

2. Reconocidas las debilidades y fortalezas de esta área se procede a la reestructuración pertinente de la pequeña empresa, lo que redunda en el mejoramiento del sector que le rodea; para esta actividad la alumna diseño formatos estandarizados básicos en Excel como son: Formato estandarizado de diagnóstico interno que se acompaña de cinco aspectos a saber: 1. Análisis de la capacidad directiva, 2. Análisis de la capacidad competitiva, 3. Análisis de la capacidad financiera, 4. Análisis de la capacidad tecnológica, 5. Análisis acerca de la capacidad del talento humano; entre tanto el Formato estandarizado del diagnóstico externo comprende: 1. Análisis del factor económico, 2. Análisis del factor social, 3. Análisis del factor geográfico, 4. Análisis del factor político, 5. Análisis del factor tecnológico, 6. análisis del factor competitivo. También incluye Formato estandarizado básico en Excel del análisis Porteriano que comprende:

Análisis de la tasa de crecimiento, Análisis de las amenazas de entrada, Análisis de la intensidad de la rivalidad, Presión de productos sustitutos, Poder de negociación de los compradores, Poder de negociación de los proveedores, Refinamiento tecnológico, innovación para llevar a cabo nuevos

proyectos, capacidad directiva, presencia pública,

Finalmente la alumna construyo un Formato básico en Excel para el análisis de una matriz de impacto, análisis de vulnerabilidad y valoración de ese impacto, cabe anotar que todo se realizo desde la óptica , análisis y conclusiones encontrados a través de las asesorias realizadas, pero por sobre todo al faltante encontrado de información estructurada de esos sectores deprimidos en las diferentes alterantitas que se tiene para este tipo de estudios.

La proyección futura de este trabajo es que a través de esta propuesta se genere un proyecto de ley que obligue al sector empresarial, e industrial a realizar un aporte acorde al crecimiento económico actual de los mismo que

consiste en compartir un porcentaje de sus utilidades para que sean encaminadas e invertidas, en consolidar y apoyar este tipo de trabajo sociales como lo que viene realizando la Universidad Pontificia Javeriana y la Fundación Carvajal, los cuales a través de sus asesores júnior y pequeños empresarios interesados en mejorar la calidad de ingreso diario para sus familias se unen para crear un mejoramiento común.

De acuerdo con lo anterior, se aporta al fortalecimiento empresarial en áreas esenciales como lo es producción, contabilidad, área financiera, área de mercadeo y ventas, gestión del talento humano, aspectos legales, entre otros, con un objetivo primordial por quien es su gestora, que consiste en darle cubrimiento a la necesidad imperativa que siente todo estudiante de sentirse un profesional integro que esta a punto de convertirse en egresado y que esta comprometido con el crecimiento personal, familiar y regional. Otro Objetivo base de este proyecto es el saber hacer una verificación ágil, ordenada, responsable, que evite la confusión de conceptos administrativos tan difíciles en ocasiones de entender para estos pequeños empresarios con tan bajo nivel de escolaridad, pero incluso y además para cuando a los asesores se les presenta este caso , ya que algunos de estos conceptos recibidos en la academia solo son reafirmados y asegurados a través de la practica, es por lo cual que este proyecto de tesis conduce a la obtención de resultados positivos a través de la ejecución y utilización de esta herramienta de trabajo sencilla y adaptada para tal exigencia , pero sobretodo conciente de la participación, la trascendencia que tiene el impartir o sugerir un cambio administrativo en este tipo de empresarios y estimando las repercusiones que esto puede traer consigo.

Esta iniciativa de grado está diseñada para cubrir una necesidad que tiene el sector empresarial de estrato 1 y 2, con muy bajo nivel de escolaridad y cuenta con una base adicional que es la experiencia personal de la estudiante, quien es su momento tuvo la oportunidad de ser propietaria y fundadora de una Rapitienda que ofrecía productos de la canasta familiar, especializada en ofrecer una variedad de líneas de productos importados, con diseño y estilo Americano: contó con un buen nombre y sobretodo recordada por su servicio innovador, negocio que en su momento se convirtió en modelo gestor para lo que hoy es considerado la zona rosa en el municipio de Tuluá, Valle del Cauca, pero que a raíz de la inmadurez profesional y humana que tenía en ese momento, tuvo que atravesar por la dura experiencia de lo que implica una quiebra económica; razón por la cual este proyecto es una guía en el crecimiento de la economía de este tipo de negocios. El desarrollo de esta guía permitirá evitar hechos tan lamentables como son las quiebras de los pequeños y medianos microempresarios, pues esta tesis de grado se desarrolló como una herramienta dinámica administrativa simple, fundamental para microempresarios necesitados de obtener mayores resultados en sus rendimientos y retornos de sus inversiones de las actividades económicas actuales, con el incentivo que está escrito en un lenguaje acorde al segmento interesado, es muy lúdica y clara, puede ser consultada por el empresario cada vez que lo considere necesario, ya que se entrega de manera impresa y digital según la conveniencia.

La guía contribuye a la construcción de una comunicad más ecuánime, pero sobretodo generando una distribución del ingreso más efectiva y solidaria en estos sectores tan importantes para nuestra Región; además, esta herramienta de trabajo cuenta con un apoyo especial ya que los empresarios que califican para obtener los beneficios de la misma, son primero capacitados en conceptos básicos de la administraron por la Fundación Carvajal, quienes tienen la metodología práctica de enseñanza para estas personas, que en su mayoría perciben ingresos a través de sus pequeños negocios netamente para el sustento diario de sus familias, además de estar sumergidos en situaciones financieras muy difíciles de manejar, producto en ocasiones de ser victimas del agiotismo debido a la falta de apoyo que reciben por parte de la banca regional.

Finalmente este proyecto persigue el objetivo de poder llevar de la mano tanto al asesor principiante como al empresario deseoso de mejorar su calidad de vida empresarial y familiar, a un resultado positivo y asertivo, que es dejar las bases estructurales administrativas y los estudios económicos y de mercado global de esta regional, los cuales cuentan con muy pocos registros históricos y análisis que sean valiosos para el desarrollo de una expansión económica sostenible, por lo tanto, la meta final es que después de desarrollada la asesoria, mostrar la viabilidad de la empresa y una proyección de su futuro económico, se les permita acceder a gestionar un proyecto de inversión, que consiste en adquirir un préstamo con tasas de interés muy cómodas y en plazos de tiempo para pagar muy razonables; iniciativa que cuenta con la revisión posterior y respaldo de la Banca ; es preciso resaltar que este proyecto pudo conseguir la aprobación del proyecto de Inversión de la señora Deisy Angarita Prado, propietaria de la Tienda “Deisy”. Finalmente esta propuesta permite fortalecer los lazos académicos pero con incidencia en fortalecer relaciones afectivas entre la academia y el sector empresarial menos favorecido de nuestro territorio. Este ejemplo puede ser tomado por otras universidades interesadas en colaborar con el mejoramiento de la calidad de vida de estos sectores socialmente deprimidos y de la economía de la región.

METODOLOGIA:

Esta Investigación social tuvo como proceso cinco etapas sucesivas:

1. Valoración del problema.

2. Diseño metodológico para asesores aprendices y empresarios con bajo nivel de escolaridad, comprendidos entre estratos 1 y 2 quienes sostienen a sus familias producto del resultado de sus actividades económicas.

3. Trabajo de campo: recolección, registro y almacenamiento de datos.

4. Organización, análisis e interpretación de la información.

5. Identificación de los hallazgos, verificación y seguimiento de lo enseñado y sugerido, posibles soluciones y conclusiones finales.