Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Estructuras Organizacionales

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Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el

fin contar con instituciones que desarrollen la política

educativa de manera eficiente y logren ampliar su capacidad

de apoyo a las instituciones educativas. .

Objetivo GeneralPMSE

Procesos.

Sistemas de Información y tecnología.

Gente y Cultura.

Actividades Complementarias.

Estructuras organizacionales.

Componentes PMSE

GENTE Y CULTURA

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

PROCESOS

AC

TIV

IDA

DE

S

CO

MP

LE

ME

NT

AR

IAS

ESTRUCTURA

GENTE Y CULTURA

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

ESTRUCTURAPROCESOS

Es la forma de organización de las las áreas necesarias para la ejecución de todos los procesos diseñados para la administración del servicio educativo en una secretaría certificada. El modelo presenta una organización balanceada de las áreas misionales y las de apoyo.

AC

TIV

IDA

DE

S

CO

MP

LE

ME

NT

AR

IAS

Definición del Modelo

• El modelo presenta la tipificación de las estructuras organizacionales de las Secretarías de Educación teniendo en cuenta dos variables:

Variables principales Variables secundarias (dependientes)

Número de alumnos matriculados Cuota SGPNúmero de docentes, directivos docentes y funcionarios

administrativosNúmero de Instituciones Educativas

Número de municipios no certificados atendidos (secretarías departamentales)

Ninguna

A partir de estas variables se identificaron cuatro (4) tipologías. Cada tipología contempla las áreas necesarias para la ejecución de todos los procesos diseñados para la administración del servicio educativo en una secretaría certificada.

Clasificación por Tipologías

Mínimo Máximo Mínimo Máximo

1 8,000 62,000 2 15

2 62,001 190,000 16 34

3 190,001 320,000 35 49

4 320,001 750,000 50 120

Matrícula Mpios no certificados

Tipo

SECRETARIAS DEPARTAMENTALES

Mínimo Máximo1 15,001 68,0002 68,001 130,0003 130,001 350,0004 350,001 1,200,000

MatrículaY DISTRITALES

Tipo

SECRETARIAS MUNICIPALES

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Estructura Tipo

Cargas de Trabajo Perfiles Cargos

Matrícula

Despacho

Inspección y Vigilancia

Administrativa y financiera

Planeación

CoberturaCalidad

Educativa

Jurídica

Estructura

Preparación

• Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta.

• Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central.

• Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación.

• Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías.

•10• Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría.

• Estudio de cargas de trabajo.

• Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos.

• Costeo de la planta de cargos actual y propuesta.

• Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.

Validación y Ajuste

de Información

• Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.

• Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación.

• Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos.

• Escenarios Financieros.

• Validación de la información.

• Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación.

• Acompañamiento para la implementación.

• Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones.

Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento

Metodología de Estructura

IMPLEMENTACIÓN: Desarrollo y puesta en funcionamiento de la estructura organizacional de la Secretaría de Educación, establecida por la entidad territorial.(ejecución de procesos, designación de los funcionarios responsables, indicadores de gestión). El Ministerio de Educación Nacional, continua con el plan de seguimiento y auditoría.

ADOPCION: Acto administrativo mediante el cual la Asamblea / Concejo / Gobernador / Alcalde, establece o modifica la estructura de la Gobernación - Alcaldía y se señalan las funciones de sus dependencias.

VIABILIZACIÓN: Una vez el Proyecto de Modernización, ha validado la propuesta de estructura presentada por la Secretaría de Educación, el Ministerio de Educación Nacional procede al estudio de viabilización o no, desde el punto de vista técnico y financiero.

ESTADO ACTUALTERMINOLOGÍA

VALIDACIÓN: Una vez la Secretaría de Educación entrega al Proyecto de Modernización los entregables del componente de estructura, estos se validan en el marco de los lineamientos técnicos del MEN (Tipología, Organización funcional de las áreas – Misionales y de Apoyo / Planta de cargos / Manual de Funciones, Perfiles, Costos y Fuente de Financiació n).

ESTADO ACTUALTERMINOLOGÍA

ATLÁNTICOATLÁNTICO

GUAINÍAGUAINÍA

GUAVIAREGUAVIARE

ESTRUCTURAS VIABILIZADAS

PEREIRAPEREIRA

RISARALDARISARALDA

SOGAMOSOSOGAMOSO

PIEDECUESTAPIEDECUESTA

FLORIDABLANCAFLORIDABLANCA

BUGABUGA

CARTAGOCARTAGO

VAUPÉSVAUPÉS

TUNJATUNJA

(*) Estructura implementada

AMAZONASAMAZONAS

BUCARAMANGABUCARAMANGA

DESARROLLO ESTRUCTURA

Estructura Organizacional SE

Adoptadas 78

Viabilizadas por el Ministerio 14

En proceso de diseño y viabilización 2

EN PROCESO DE DISEÑO Y

VIABILIZACIÓN

BOYACÁBOYACÁ

MEDELLÍNMEDELLÍN

Estructura Organizacional SE

Adoptadas por las S.E 78

Viabilizadas por el Ministerio 14

En proceso de diseño y viabilización 2

Total 94

Estado de Estructura

Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría.Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.Estimar el incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos.

Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite:

Beneficios del modelo

Definición de comité directivo en las SE para la toma de decisiones.Socialización de cifras costeos o valores utilizados en la nómina de la planta central Identificación de perfiles para la ejecución de los procesos (reorganizaciones).Desarrollo espacial con base en los procesos establecidos. Ubicación físicaInvolucramiento de la alta dirección de la entidad (Alcalde, Gobernador, otros secretarios talento humano, administrativa).Optimización de las funciones a desempeñar por los directivos – docentes (directores de núcleo y supervisores de educación).Identificación y corrección de situaciones administrativas irregulares (carrera administrativa, carrera docente).Profesionalización de la planta de personal encargada de la ejecución de los procesos de la Cadena de Valor Mejora del clima organizacional

Desarrollo

Adoptar e Implementar las estructuras organizacionales de las Secretarías de Educación.Renovar su gestión y sus estructuras con procesos orientados al cumplimiento de su misión, con sistemas de información apropiados, incorporando cultura organizacional de mejoramiento continuo y transparencia.Promover el mejoramiento de las adecuaciones físicas de las Secretarías de Educación.Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la adopción e implementación de las estructuras organizacionales.

Áreas de oportunidad

Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio.Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones).Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial. Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

Riesgos de no implementar

Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría.Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos.Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados.Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios.Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.

Riesgos de no implementar