Proyecto Final de Graduación
181
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI) “PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN ITECSA SOFTWARE S.A” OLIVER VÁSQUEZ SÁNCHEZ PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS San José, Costa Rica Febrero, 2008
Transcript of Proyecto Final de Graduación
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL(UCI)
“PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS ENITECSA SOFTWARE S.A”
OLIVER VÁSQUEZ SÁNCHEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITOPARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
San José, Costa RicaFebrero, 2008
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisitoparcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos.
_______________________________Edgar Zamora Murillo, MAP
PROFESOR TUTOR
_______________________________Bernardo López González, MAP
LECTOR No.1
_______________________________Federico Vargas Uzaga, MSc, PMP
LECTOR No.2
_______________________________Oliver Vásquez Sánchez
SUSTENTANTE
iii
DedicatoriaA Quien es Digno de toda Gloria, Quien me prestó su hombro y me llenó de
fuerza para cumplir esta meta, Gracias Tatica!
A Sharon y a mis Padres por todo el apoyo y comprensión a lo largo de este
proceso.
iv
Agradecimiento
A Ronnie Larios y Manfred Schlager por el gran equipo que formamos durante
este proceso, por su compromiso con la calidad y todo lo aportado para que hoy
sea un mejor profesional y persona.
A todos aquellos profesores comprometidos con la excelencia, cuyas
enseñanzas formarán parte de mi diario vivir.
A Edgar Zamora por sus recomendaciones, dedicación y todo el apoyo que me
brindó para lograr que éste sea un trabajo de calidad.
A todos los compañeros de la gran generación MAP 44 de los cuales aprendí
grandes lecciones.
Gracias a todos!!
v
TABLA DE CONTENIDOS
ÍNDICE DE FIGURAS............................................................................................... VIIÍNDICE DE CUADROS............................................................................................ VIIIÍNDICE DE ABREVIACIONES .................................................................................. IXRESUMEN EJECUTIVO............................................................................................. X1. INTRODUCCION...................................................................................................11.1 ANTECEDENTES .................................................................................................11.2 PROBLEMÁTICA..................................................................................................11.3 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................21.4 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 31.5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................32. MARCO TEORICO................................................................................................ 42.1. MARCO REFERENCIAL ..........................................................................................42.2 DEFINICIONES DENTRO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.............................. 72.3 TEORÍA SOBRE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ...................................................8
3. MARCO METODOLOGICO ................................................................................ 233.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN .....................................................................................233.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA INVESTIGACIÓN ..........................................243.3. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ........................ 27
4. DESARROLLO ...................................................................................................284.1 DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE ITECSA EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DEPROYECTOS ................................................................................................................284.2 DESARROLLO DE PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS.324.3 PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS .......................... 38MATRIZ DE HERRAMIENTAS POR FASE DE PROYECTO ....................................................43HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ....................................................44PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO INSTRUCTIVO V1.0 ...................................................45PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO PLANTILLAS ............................................................. 53PLAN DE PROYECTO (P-GAL-01)............................................................................54ACTA DE INICIO DE PROYECTO (P-GAL-02)...................................................................64FORMULARIO DE SOLICITUD DE CAMBIO(P-GAL-03) ...................................................... 65REGISTRO DE CAMBIOS (P-GAL-04) ............................................................................66SOLICITUD DE ACEPTACIÓN (P-GAL-05) .......................................................................67REGISTRO DE ACEPTACIONES (P-GAL-06)...................................................................68MINUTA DE REUNIÓN (P-GAL-07) ................................................................................69INFORME DE SERVICIOS (P-GAL-08) ............................................................................70INFORME POST-PRODUCCIÓN (P-GAL-09) ...................................................................71ACTA DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO (P-GAL-10) ...................................................... 73PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO INSTRUCTIVO V1.0......................................................... 74PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO PLANTILLAS ..................................................................78
vi
PLAN DE GESTION DEL TIEMPO (P-GTI-01)........................................................... 79INFORME DE TIEMPOS (P-GTI-02)................................................................................83REGISTRO DE TIEMPOS (P-GTI-03)..............................................................................84PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INSTRUCTIVO V1.0 ....................................................85PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PLANTILLAS .............................................................. 89PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD (P-GCA-01)....................................................90REGISTRO DE CALIDAD (P-GCA-02) ............................................................................94PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INSTRUCTIVO V1.0 ..........................................95PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PLANTILLA...................................................... 99PLAN DE GESTION DE LA COMUNICACIÓN (P-GCO-01).....................................100INFORME MENSUAL(P-GCO-02)................................................................................. 104INFORME SEMANAL(P-GCO-03) ................................................................................. 105REGISTRO DE COMUNICACIONES (P-GCO-04) ............................................................ 106PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS INSTRUCTIVO V1.0................................................ 107PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO PLANTILLAS ................................................................ 111PLAN DE GESTION DEL RIESGO (P-GRI-01) ....................................................... 112FORMULARIO DE REPORTE DE RIESGO (P-GRI-02)...................................................... 117REGISTRO DE RIESGOS (P-GRI-03)...........................................................................118HERRAMIENTAS DE APOYO GERENCIAL INSTRUCTIVO V1.0...........................................119LISTADO DE PRIORIZACIÓN DE LA CARTERA (P-GGE-01) .............................................122RESUMEN DE ESTADO DE LA CARTERA (P-GGE-02) ................................................... 123MATRIZ DE INVOLUCRADOS DE LA CARTERA (P-GGE-03)............................................124RESUMEN DE HITOS DE LA CARTERA(P-GGE-04)........................................................ 125HERRAMIENTAS DE APOYO TÉCNICO INSTRUCTIVO V1.0............................................... 126ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTO (P-GTE-01) ...................................................... 128INFORME DE PRUEBAS DEL SISTEMA (P-GTE-02) ....................................................... 130
4.4 EVALUACIÓN DE METODOLOGÍA EN UN PROYECTO REAL .....................................131
5. CONCLUSIONES.............................................................................................. 1346. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 1367. BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................1378. ANEXOS .......................................................................................................... 139ANEXO 1: ACTA DEL PROYECTO (CHARTER).............................................................. 139ANEXO 2: DECLARACIÓN DEL ENUNCIADO DEL PFG ................................................... 141ANEXO 3: EDT DEL PROYECTO ................................................................................. 145ANEXO 4: CRONOGRAMA DEL PROYECTO ..................................................................146ANEXO 5: PLAN DE PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓNGERENCIAL ............................................................................................................... 147ANEXO 6: CUESTIONARIOS NIVEL DE MADUREZ EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ..167CUESTIONARIO # 1. CULTURA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.............................. 167CUESTIONARIO # 2. USO DE METODOLOGÍAS EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ........168CUESTIONARIO # 3. ADMINISTRACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS ................................ 170
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Ciclo de Vida del Proyecto..................................................................11
Figura 2. Etapas de la administración de proyectos ..........................................12
Figura 3 - Nivel de Madurez en Admin. De Proyectos, Cartera y Metodología ...29
Figura 4 - Proceso de Planificación del Proyecto................................................45
Figura 5 - Ejemplo de Organigrama de un Proyecto...........................................47
Figura 6 - Ejemplo de Estructura de Actividades del Proyecto ...........................48
Figura 7 - Proceso de Control de Cambios.........................................................49
Figura 8 - Proceso de Aceptación del Proyecto ..................................................51
Figura 9 - Proceso de Planificación del Tiempo..................................................74
Figura 10 - Proceso de Gestión del Tiempo .......................................................76
Figura 11 - Proceso de Planificación de la Calidad.............................................85
Figura 12 - Proceso de Gestión de la Calidad ....................................................87
Figura 13 - Proceso de Planificación de la Comunicación ..................................95
Figura 14 - Proceso de Gestión de la Comunicación..........................................97
Figura 15 - Proceso de Planificación de los Riesgos ........................................107
Figura 16 - Proceso de Gestión de los Riesgos................................................109
viii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1- Prefijos para codificación de Documentación ....................................36
Cuadro 2 - Herramientas disponibles por Fase ..................................................37
Cuadro 3 - Matriz de Herramientas por Fase......................................................43
Cuadro 4 - Herramientas de Administración de Proyectos .................................44
Cuadro 5 - Matriz de Probabilidad e Impacto....................................................108
Cuadro 6 - Herramientas de Apoyo Gerencial ..................................................119
Cuadro 7 - Herramientas de Apoyo Técnico.....................................................126
ix
ÍNDICE DE ABREVIACIONES
AP Administración de Proyectos.
EDT Estructura de Desglose del Trabajo
PMBOK Project Management Body Of. Knowledge
PMI Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos
(Project Management Institute)
TI Tecnología de Información
MPMM Method123 Project Management Methodology
ITECSA ITECSA Software S.A
x
RESUMEN EJECUTIVO
ITECSA Software, empresa fundada en el año 2000, incursionó en el desarrollode aplicaciones informáticas especializadas en el control empresarial. A lo largode estos años ha enfocado sus esfuerzos en consolidarse como una empresaconfiable y calificada en un sector de mercado relativamente nuevo, lo que hatraído consigo todo el reto que la gestión de proyectos informáticos implica.
En el ámbito de los proyectos de índole informático lograr la lealtad un clientepuede ser más rentable que captar uno nuevo, de ahí el reto de construir ymantener una "relación" con clientes y colaboradores, no solo basando laactividad comercial en una "implementación" sino más bien mostrando el valorreal de llevar a cabo proyectos de calidad que los motive a mantener y fortaleceruna relación de beneficio mutuo.
Sin embargo este no es asunto que se logra de la noche a la mañana, haymuchos obstáculos que vencer para obtener el nivel deseado; las malasexperiencias en los resultados de proyectos realizados, la poca certidumbre decuando y como concluirá un proyecto, la falta de control a través de lasdiferentes etapas de un proyecto y la falta de control en general, son losprincipales activadores para llevar acabo este proyecto.
La gestión de proyectos informáticos es quizás una de las áreas másdesarrolladas en lo que a dirección de proyectos se refiere. Sin embargo lasempresas de los países latinoamericanos trabajan en un entorno social,financiero y metodológico distinto al de empresas de países más desarrollados.Esta situación hace que empresas pequeñas en crecimiento deban utilizar unametodología que sea congruente con su realidad de negocio.
El objetivo general del presente proyecto es el de crear una propuestametodológica para la administración de proyectos en ITECSA, que pueda seradoptada en un corto plazo y sea lo suficientemente flexible como para utilizarlasen los diferentes tipos de proyectos de ITECSA.
Por su parte, los objetivos específicos son; desarrollar un diagnóstico del comose llevan a cabo actualmente los proyectos en ITECSA, Elaborar un conjunto deplantillas y procesos que estandaricen y documenten las principales actividadespropias de un proyecto. Documentar mediante la ejecución de un plan piloto lautilidad de la metodología propuesta en alguno de los proyectos en ejecución.
La preparación de las entrevistas y cuestionarios aplicados sobre las principalesáreas de la organización permitieron concluir que existe una necesidadinmediata de contar con una metodología, la cual es un justificante más a larealización de una propuesta metodológica.
xi
Como resultado de esta labor se obtuvo una metodología de proyectos quemejorará la realización de proyectos y a su vez proveerá un conjunto deherramientas para que la gestión se desarrolle de una forma estandarizada,mediante formularios, flujos de procesos y planeamiento en general de la gestióndel alcance, tiempo, calidad, comunicaciones y riesgos.
El “Marco Metodológico de Administración de Proyectos” fue creado mediante elanálisis y adaptación de diferentes fuentes metodológicas de administración deproyectos tales como el PMBOK, El método 123 para el manejo de metodologíasde administración de proyectos y el Marco de trabajo de proyectos de laDirección de Tecnología del Estado de Texas. De ahí que éste se componga deun conjunto de conceptos variados pero complementarios entre sí, los cualesfueron personalizados a la realidad de proyectos de Itecsa. No debe mirarsecomo un marco de trabajo rígido sino que debe ser utilizado aplicando lasherramientas que mejor se adapten a la realidad de cada proyecto.
Como resultado, una metodología flexible y de fácil aplicación permitió que éstafuese aplicada en un proyecto real de ITECSA, permitiendo comprobar tanto lautilidad como su flexibilidad en la selección de las herramientas que más seadaptaran al tipo de proyecto que se planificó.
Luego de validar su aplicación y pensando en que sea una herramientaaccesible y disponible a los usuarios se recomienda adaptarla en un medianoplazo a algún sistema informático que permita acceder sus herramientas deforma digital en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Como todo proceso de cambio, la implementación de la metodología deberealizarse de forma gradual e informando al personal a cargo de proyectos,creando conciencia acerca de la importancia que tiene su uso en la gestióndiaria de proyectos y motivando su utilización para que el tiempo y la experienciase encarguen de irla depurando y llegue a formar parte integral de laadministración de proyectos de Itecsa.
Un proceso constante de mejora continua deberá ir de la mano con estametodología, la experiencia adquirida con uso permitirá ir esculpiendo una obracada vez más valiosa.
1
1. INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
ITECSA Software S.A. (ITECSA) es una empresa de capital nacional fundada en
el año 2000, incursionó en el mercado de desarrollo de soluciones informáticas
en el área de control empresarial. A lo largo de estos años ha ido consolidando
un conjunto de soluciones informáticas y un amplio conocimiento en el tema de
seguridad y control de la información.
Hoy en día es una empresa en crecimiento, producto del esfuerzo realizado los
últimos años en el cumplimiento de sus proyectos, inversiones realizadas en
investigación y desarrollo de soluciones novedosas. Esto ha provocado que en la
actualidad se estén gestando una cantidad importante de proyectos, los cuales
son cada vez más exigentes, de ahí que el grado de compromiso y cumplimiento
sean mayores.
1.2 Problemática
El control aplicado hoy en día en los proyectos es bajo debido principalmente a
la falta de una guía metodológica y a los problemas habituales de los proyectos
de tecnología de información, como lo son; mal dimensionamiento de los
requerimientos, duplicación del trabajo, falta de finalización de tareas en un nivel
de avance alto, canales de comunicación no establecidos, etc.
Este problema se une a la falta de definición y claridad en la asignación de
actividades a los recursos del área de ingeniería, pues al no contar con planes
de implementación y cronogramas definidos, no se sabe con exactitud en que
proyecto debería estar un recurso particular, cuando será requerido o en que
momento dejará de serlo.
Aparte de la problemática expuesta, la oportunidad de consolidación debido a la
comercialización de los nuevos productos, coloca el tema de imagen comercial
2
como uno de los principales activadores del presente proyecto. Se busca
consolidar una imagen de profesionalismo y cumplimiento que fortalezca los
lazos ya creados con los clientes y a su vez permita dejar una buena impresión
en los nuevos clientes, que les permita ingresar en nuevos nichos de negocio y
logren propagarse en el segmento de mercado de su interés.
Todo esto en suma, plantea la necesidad de contar con una manera de trabajar
estandarizada donde se optimice al máximo posible el tiempo, con proyectos de
calidad y alcances mejor definidos.
1.3 Justificación
El proyecto responde al cumplimiento de un objetivo estratégico de la compañía
enfocado a la satisfacción del cliente y consolidación comercial, mediante el uso
de una metodología adecuada y el fortalecimiento de su imagen hacia sus
clientes, durante los próximos 2 años.
Algunos de los beneficios que se esperan a corto y mediado plazo con el
producto final son:
Lograr el cumplimiento y la satisfacción de los clientes donde se realicen
implementaciones de los productos de software que comercializa.
Mayor aprovechamiento del tiempo en la realización de instalaciones y
planes pilotos en las instalaciones de los clientes.
Mejorar el control de los proyectos hasta que estos finalicen.
Mayor grado de certidumbre en el cumplimiento de pagos por parte de los
clientes gracias a una mayor probabilidad en la conclusión exitosa y a tiempo de
los proyectos.
Aumento de la precisión en la estimación de tiempos de los proyectos.
Fortalecimiento de relaciones con los clientes.
Debido a la naturaleza de los proyectos de implementación de aplicativos de
software ya desarrollados, es de especial interés el lograr que los cambios
sugeridos a los actuales procedimientos de implementación sean lo
3
suficientemente flexibles, es de decir que sean fácilmente adaptables según el
cliente y tipo de proyecto, que contengan poca complejidad y estén enfocados
en optimizar el tiempo y ayuden en la correcta definición de las
responsabilidades de un proyecto de implementación.
1.4 Objetivo General
Elaborar una propuesta de metodología de gestión de proyectos en ITECSA
Software S.A.
1.5 Objetivos Específicos
Desarrollar un diagnóstico básico del nivel de madurez en
administración de proyectos en ITECSA para justificar la necesidad de
una metodología de gestión de proyectos.
Elaborar una guía de procesos y herramientas compuesta de
instructivos y plantillas para la administración de proyectos de ITECSA.
Validar la metodología propuesta mediante su aplicación a un
proyecto real de ITECSA
4
2. MARCO TEORICO
2.1. Marco Referencial
2.1.1. Reseña HistóricaITECSA Software S.A (ITECSA) inició operaciones en el año 2000, con la visión
de incursionar en el campo del control empresarial como parte integral de los
procesos de negocios, por lo que desde su creación se ha especializado en el
desarrollo de sistemas informáticos enfocados en el control de procesos de
negocio, riesgo operativo, auditoria de sistemas de información y además
consultorías especializadas.
Como resultado de años de experiencia en este campo se han empezando a
gestar importantes proyectos que vendrían a inyectar capital y permitirían
recuperar parte de la fuerte inversión realizada en los últimos años.
La proyección de los proyectos por venir son un aliciente que obliga a la
compañía a redoblar esfuerzos en este momento para que los proyectos
venideros sean lo mejor planificados posibles y que cada uno de los esquemas
de implementación, ya sea planes piloto o instalaciones en firme se acompañen
de una metodología que permita proyectar, presupuestar y controlar el desarrollo
de los diferentes proyectos en que se trabaje.
Los proyectos realizados en ITECSA corresponden principalmente a proyectos
de corta y mediana duración que van desde los 3 a los 6 meses, en su mayoría
proyectos de implementación de productos acompañados de una consultoría
especializada en el tema de control empresarial mediante la configuración de
controles e indicadores gerenciales.
Debido a lo especializado de este tipo de proyectos es de especial interés el
lograr definir desde la etapa de planificación un panorama muy aterrizado del
5
alcance y fechas clave del proyecto, lo que implica llevar a cabo un control muy
preciso de los entregables y su proceso de aceptación.
2.1.2. Visión“Establecernos a nivel regional como un parámetro de referencia en el área del
control empresarial, sustentados en soluciones tecnológicas innovadoras y
conocimientos técnicos actualizados.” (ITECSA, 2007).
2.1.3. Misión“Somos una compañía dedicada a ofrecer soluciones tecnológicas en el campo
del control empresarial. Velamos por la satisfacción de nuestros clientes
adecuando nuestros productos a sus necesidades gerenciales y apoyándolos en
convertir el control de sus negocios en rentabilidad. Esto mediante un
compromiso total con la calidad y obtención de resultados tangibles”. (ITECSA,
2007).
2.1.4. ValoresLos valores de ITECSA Software son los siguientes: (ITECSA, 2007)
Actualización tecnológica.
Compromiso con el mejoramiento continuo.
Ofrecer la máxima calidad en los productos y servicios.
Fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
Respeto a la individualidad de cada uno de los colaboradores, sus
conocimientos, su experiencia y aportes.
2.1.5. Estructura OrganizacionalITECSA trabaja bajo una organización orientada a proyectos, la cual cuenta con
un número limitado de colaboradores los cuales son utilizados en los diferentes
proyectos, cuya dirección recae sobre un responsable o líder de proyecto.
6
La organización está dividida en tres áreas principales a saber:
Gerencia General
Gerencia Comercial
Gerencia de Proyectos
Para la realización del presente proyecto, las diferentes áreas estarán
directamente involucradas en la ejecución del proyecto debido a su importancia
estratégica.
2.1.6. Productos y ServiciosEl producto principal brindado por ITECSA es un sistema de control empresarial
llamado VISION Smart Suite, sistema de tecnología robótica que proporciona
dominio sobre las variables clave del negocio, generando alertas automáticas
sobre situaciones que se salgan de las normas establecidas por la empresa.
(ITECSA, 2007).
Recientemente, luego de un periodo de investigación y desarrollo, incursionó en
el área del Riesgo Operativo.
El sistema de Riesgo Operativo y Normativo apoya a las entidades financieras a
controlar el riesgo y determinar sus montos de reserva de acuerdo a su nivel de
exposición el riesgo, colaborándoles además a cumplir con los lineamientos
establecidos por el comité de BASILEA II y estándares ISO..
Aparte de sus dos productos clave brinda consultorías especializadas en
herramientas de desarrollo de software en tecnología Oracle y desarrollos
informáticos a la medida.
7
2.2 Definiciones dentro de las Tecnologías de Información
2.2.1 Tecnología de InformaciónTecnologías de Información (TI) se refiere a la tecnología que está relacionada
con la administración y procesamiento computarizado de la información.
Tiene que ver con el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o
manejo sistemas de información basados en computadoras, particularmente
tiene que ver con aplicaciones de software y hardware de computadoras.
ITECSA, brinda soluciones de TI a sus clientes mediante sus aplicaciones de
software en el área del control empresarial.
2.2.2 Sistema de InformaciónUn sistema de información es un conjunto de subsistemas que incluyen
hardware, software, medios de almacenamiento de datos, bases de datos
relacionadas con el fin procesar las entradas de información y convertirlas en
salidas de información para quien lo utiliza.
2.2.3 SoftwareSe denomina Software, a todos los componentes intangibles de una
computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos que se
necesitan para realizar tareas específicas.
Incluye aplicaciones informáticas tales como procesadores de texto, aplicativos
de sistema operativo, aplicativos de programación y aplicaciones para usuarios
finales tales como aplicaciones de oficina, educativos, multimedios, bases de
datos, videojuegos.
8
2.3 Teoría Sobre administración de proyectos
2.3.1 Definición de proyectoDe acuerdo al PMI (2004), se define como proyecto a un esfuerzo temporal
llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
“Los proyectos son en suma, un conjunto de actividades que tienen un principio
y un fin”. (Lledo et al., 2006).
Para efectos de definir a mayor detalle un proyecto, se pude decir que éste
debe cumplir como mínimo los siguientes atributos:
Es Temporal
Debe tener un comienzo y un fin determinado y su duración debe ser
cuantificable. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del
proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no
podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el
proyecto sea cancelado. (PMI, 2004)
Es único
Cada producto, servicio o resultado obtenido por un proyecto es único dada la
singularidad de situaciones que existen alrededor de un proyecto. Aunque un
producto se construya muchas veces mediante un proyecto, éstos siempre
tendrían características propias tanto internas como externas que lo hacen
individual.
“La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de
único del trabajo de un proyecto.” (PMI, 2004)
Elaboración Gradual
Los proyectos se elaboran mediante una serie de actividades interdependientes,
que deben cumplirse en determinada secuencia para obtener el objetivo del
proyecto. (Gido & Clements, 2003)
9
Tiene un objetivo
Todo proyecto busca un resultado definido, que es lo que se espera de él. Por lo
general el objetivo del proyecto se definirá a partir de un alcance.
2.3.2 Dirección de ProyectosExiste una complejidad inherente en los proyectos en cuanto a la coordinación y
control de sus actividades para lograr los resultados propuestos.
La esencia de la dirección de proyectos es la aplicación racional de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a dichas actividades para
satisfacer los requisitos de un proyecto, (PMI, 2004) y porque no, superarlos.
(Chamoun, 2002).
La dirección de proyectos requiere una serie de habilidades por parte de quien
dirige un proyecto, algunas de las más relevantes son:
Liderazgo
Comunicación
Negociación
Resolución de conflictos
Hacer que las cosas sucedan
Según PMI (2004), por lo general los proyectos y las actividades que lo
componen requieren de la participación activa de varias personas involucradas,
así que una dirección efectiva de proyectos requiere de ciertos conocimientos y
habilidades correspondientes a cinco áreas de experiencia:
Fundamentos de la dirección de proyectos
Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
Comprensión del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de dirección general
Habilidades interpersonales
10
2.3.3 Ciclo de vida del proyectoEl ciclo de vida de un proyecto define las fases que conectan el inicio de un
proyecto con su fin. Es decir, debido a su característica de elaboración gradual,
para facilitar su gestión y control el proyecto se divide en fases que estarán
definidas generalmente con la aprobación o conclusión de uno o más
entregables.
El ciclo de vida de un proyecto define principalmente:
Que actividades se deben realizar en cada fase.
Cuando se generarán los productos entregables y cuales serán
criterios de aceptación y verificación.
Los recursos necesarios en cada fase del proyecto.
Como se controlaran y monitoreará cada fase.
Algunas de las características de las fases de un proyecto son:
Son secuenciales y se relacionan por lo general con la transferencia
técnica o funcional hacia una fase subsiguiente.
Las fases se pueden dividir en subfases de acuerdo al tamaño
complejidad, nivel de riesgo o estrategia gerencial.
El ciclo de vida de un proyecto está íntimamente relacionado con el ciclo de vida
del producto, es decir el ciclo del proyecto puede considerarse contenido dentro
de las fases de vigencia del producto, al final del proyecto el producto continuará
su fase de operación o utilización.
La figura 1, muestra una representación de las fases del ciclo de vida de un
proyecto con respecto a su nivel de actividad en cada momento del proyecto,
desde su inicio hasta su conclusión.
11
Figura 1. Ciclo de Vida del Proyecto
2.3.4 Procesos de la dirección de proyectosUn proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se
llevan a cabo para alcanzar un resultado común. La dirección de la proyectos
como una labor integradora busca ejecutar dichas actividades de una manera
organizada en donde las salidas de un proceso son entradas de otro, de esta
forma existe un concepto subyacente entre los procesos el cual es el ciclo
planificar-hacer-revisar-actuar.
Según PMI (2004). La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de
procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de
dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.
Los procesos de dirección de proyectos se dividen en cinco grupos cuyo
propósito es segmentar lógicamente el iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y
controlar y cerrar un proyecto.
La guía del PMBOK (PMI, 2004), define los siguientes Grupos de procesos de la
dirección de proyectos:
12
Grupo de Procesos de Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase del
mismo.
Grupo de Procesos de Planificación: Define y refina los objetivos, y planifica
el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido
del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecución: Integra a personas y otros recursos para
llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Mide y supervisa regularmente
el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del
proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea
necesario para cumplir con los objetivos del proyecto
Grupo de Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio
o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
La figura 2, presenta la secuencia de las etapas de administración de un
proyecto.
Figura 2. Etapas de la administración de proyectos
13
2.3.5 Áreas de conocimientoSegún PMI (2004), la dirección de proyectos involucra 44 procesos los cuales
han sido clasificados en nueve áreas de conocimiento. Dicha agrupación busca
organizar los diferentes procesos de acuerdo a su naturaleza.
Las nueve áreas se describen a continuación:
Gestión de la integración
Gestión del alcance del proyecto
Gestión de tiempos del proyecto
Gestión de costos del proyecto
Gestión de la calidad
Gestión de los recursos humanos
Gestión de comunicaciones
Gestión de riesgos del proyecto
Gestión de las adquisiciones
Para efectos del presente estudio las áreas de conocimiento abordadas serán
las de Integración, Alcance, Tiempo, Calidad, Comunicaciones y Riesgos.
Las mismas son detalladas a continuación:
14
2.3.6 Gestión de la Integración del ProyectoLa gestión de la integración especifica los procesos y actividades necesarios
para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y
actividades de dirección de proyectos. (PMI, 2004)
Se encarga de definir el proyecto e integrar las áreas involucradas desde el plan
de proyecto, ejecución y cierre.
Debido a que durante la ejecución de un proyecto las salidas de un grupo de
proceso pueden ser entradas de otro grupo de procesos, la identificación de los
puntos de intersección entre los grupos de procesos es vital para la realización
exitosa del proyecto.
Los procesos de integración de la dirección de proyectos son (PMI, 2004);
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Desarrollar el acta de
constitución del proyecto que autoriza formalmente un proyecto o una fase de
un proyecto.
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar:Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar que ofrece una
descripción del alcance de alto nivel.
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Ejecutar el trabajo definido
en el plan de gestión del proyecto para lograr los requisitos del proyecto
definidos en el enunciado del alcance del proyecto.
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: Supervisar y controlar los
procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a fin
de cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el plan de gestión
del proyecto.
Control Integrado de Cambios: Revisar todas las solicitudes de cambio,
aprobar los cambios, y controlar los cambios en los productos entregables y
en los activos de los procesos de la organización.
15
Cerrar Proyecto: Finalizar todas las actividades en todos los Grupos de
Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o
una fase del proyecto.
2.3.7 Gestión del AlcanceLa gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para
asegurar que el proyecto incluya el proyecto requerido y solo el trabajo
requerido. (PMI, 2004).
Persigue además que tanto el cliente, el patrocinador y el cliente confirmen
cuales serán los entregables del proyecto.
Los entregables se dividen en subentregables o sus descripciones y criterios de
aceptación.
Los procesos de la gestión del alcance son (PMI, 2004):
Planificación del Alcance: crear un plan de gestión del alcance del proyecto
que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y
cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto
detallado como base para futuras decisiones del proyecto.
Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de
manejar.
Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.
Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.
Debe establecerse la diferencia entre el alcance del proyecto y el alcance del
producto;
El alcance del producto establece las características y funciones que deben ser
incluídas en el producto o servicio, el alcance del proyecto establece el trabajo
que debe realizarse para entregar el producto o servicio con las características y
funciones especificadas en el plan de proyecto.
16
El primero se medirá en función de los requerimientos y el segundo función del
apego al plan del proyecto. (Chamoun, 2006).
2.3.8 Gestión del TiempoLa gestión del tiempo incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión
del proyecto a tiempo. (PMI, 2004). Define las actividades ha realizar y formaliza
su cronograma.
Los procesos que lo componen se muestran a continuación (PMI, 2004):
Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y
documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las
cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de
períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del
cronograma.
Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.
17
2.3.9 Gestión de la CalidadLos objetivos de la gestión de la calidad son el aseguramiento de que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales se creó, identificar los estándares de
calidad relevantes al proyecto y determinar como deben ser satisfechos dichos
estándares. (Chamoun, 2002)
Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen todas las
actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los
objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales se desarrolló. (PMI, 2004)
El sistema de gestión de la calidad se implementa por medio de políticas,
procedimientos y procesos de planificación de calidad, aseguramiento y control
de la calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se
realizan a lo largo del proyecto.
A continuación de detallan los procesos de la Gestión de la Calidad:
Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son relevantes
para el proyecto y determinando cómo satisfacerlas.
Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y
sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos
los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.
Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos del
proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e
identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.
La gestión de la calidad abarca la gestión del producto y la gestión del proyecto
como componentes que van de la mano y mantienen una relación directa.
La gestión de la calidad del proyecto es más general y puede ser aplicada
prácticamente a cualquier proyecto sin importar la naturaleza del producto. Por
su parte la gestión de la calidad del producto dependerá del tipo de producto a
18
obtener lo que hace que sus medidas y técnicas de calidad sean particulares y
variables según producto.
La calidad y el grado no tienen el mismo significado. El grado es una categoría o
rango otorgado a productos o servicios que cuentan con el mismo uso funcional,
pero son técnicamente distintos.
Determinar el grado de calidad será una responsabilidad del cliente y el
patrocinador, mientras que entregar calidad es una responsabilidad del gerente
del proyecto y su equipo. (Chamoun, 2002).
19
2.2.1 Gestión de los RiesgosLa esencia de la administración de los riesgos es la de prever continuamente
posibles problemas para llevar a cado acciones a tiempo en vez de improvisar y
buscar soluciones tardías (Chamoun, 2002).
Se entiende por riesgo aquel evento o condición de incertidumbre que en caso
de que ocurra provoque un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del
proyecto principalmente aquellos que tienen que ver con el tiempo, el costo y la
calidad.
Un riesgo posee dos componentes primarios; la probabilidad que se refiere al
factor estadístico de que una causa probable active el riesgo y un impacto, que
define la magnitud o el efecto en caso de que ocurra el evento de riesgo.
La gestión de lo riesgos busca minimizar la probabilidad y el impacto de aquellos
eventos adversos, así como maximizar aquellos eventos que representen un
beneficio o oportunidad en el proyecto.
La gestión de los riesgos implica una serie de actividades o procesos que se
realizan desde el inicio del proyecto y a lo largo del mismo.
Identificación de riesgosSe determinan cuales riesgos podrían afectar los objetivos del proyecto, se
documentan y clasifican según su área de interés. Puede recurrirse a
técnicas como tormenta de ideas, entrevistas, análisis FODA, etc. para crear
el inventario inicial de los riesgos.
La identificación en un proceso que se debe realizar a lo largo del ciclo de
vida un proyecto, pues los riesgos no son estáticos y hay muchas variables
exógenas que los rodean.
Análisis cualitativoEl análisis cualitativo pretende priorizar los riesgos de acuerdo a la relación
de la probabilidad de ocurrencia y el impacto en caso de que el evento de
riesgo ocurra. Para la evaluación dicha priorización se deben analizar
20
factores como el plazo, la tolerancia al riesgo contra las restricciones del
proyecto como costo, cronograma, alcance y calidad. (Fernández ,2006)
Análisis cuantitativoEl análisis cuantitativo busca analizar en términos numéricos la importancia
de los riesgos. Se recurre generalmente a la utilización de modelos
probabilísticos que con ayuda de información histórica, establecen
escenarios probables de ocurrencia e impacto de los riesgos.
Planificación de la respuesta a los riesgosLa planificación busca la mitigación de los riesgos de mayor prioridad, define
como, quien y en que momento se realizarán las acciones correspondientes
para minimizar la probabilidad y el impacto del riesgo.
Implica el establecimiento de los responsables de realizar las actividades que
reduzcan la probabilidad y efecto de los riesgos así como de mejorar las
oportunidades.
Seguimiento y control de los riesgosCorresponde al monitoreo constante de los riesgos a lo largo del proyecto, se
da seguimiento a los riesgos identificados, se supervisan los efectos
residuales una vez aplicados los planes de acción, se identifican y evalúan
nuevos riesgos y se ejecutan los planes de acción, midiendo la efectividad
durante el ciclo del proyecto (PMI, 2002).
21
2.3.10 Gestión de las Comunicaciones
Una causa común de las fallas en los proyectos es la carencia de una clara
comunicación en el proyecto. (MPMM, 2004).
La gestión de la comunicación asegura que la comunicación a través del
proyecto sea clara, concisa, relevante y oportuna.
Intenta que la comunicación se distribuya fluidamente entre los involucrados del
proyecto, estableciendo desde el inicio cuales serán los canales de
comunicación oficiales del proyecto, cual será la información a distribuir a
quienes, en que formato y en que momento hacerlo.
La gestión de la comunicación implica que desde la planificación del proyecto se
definan tanto los contenidos como las frecuencias de los mensajes y las
personas correctas que deben ser involucradas en este proceso.
La gestión de la comunicación se conforma de las siguientes actividades:
Planificar las comunicacionesConsidera determinar cuales son las necesidades de información y
comunicación entre los involucrados del proyecto (PMI, 2002). Se establece
que tiempo de información se distribuirá, en que formato, en que momento y
a quienes se participará de la información. Se definen además cual será el
proceso de distribución de la información ejecutándose el proyecto.
Distribución de la informaciónImplica la implementación de lo planificado en el plan de las comunicaciones,
así como asegurarse que la información y comunicación dentro del proyecto
se realice de una forma fluida.
Informar el rendimientoEs el envío de información periódica del estado del proyecto. Se recopila
información durante el proyecto y se distribuye a los involucrados de proyecto
en el formato más conveniente, pueden ser reportes de estado, mediciones,
proyectos, etc.
22
Gestionar los interesadosSe encarga de orquestar los requisitos de comunicación de los involucrados y
resolver cualquier problemática que bloque el flujo de comunicación durante el
proyecto.
23
3. MARCO METODOLOGICO3.1. Tipo de InvestigaciónEl presente proyecto utilizará los tipos investigación documental y de campo,
para recabar el máximo de información necesaria que sustenten el desarrollo de
los entregables.
Investigación de tipo documental debido a que utilizará como fuente de
información el Cuerpo de Conocimientos en Administración de Proyectos
(PMBOK), el método 123 para el desarrollo de metodologías y demás
documentación existente referente a la administración de proyectos.
Sobre estas bases documentales e informativas se desarrollará la metodología
propuesta por el proyecto, enfocada en las áreas de conocimiento de alcance,
tiempo, calidad, comunicaciones y riesgos. Se aprovechará la información
histórica documentada por ITECSA como fuente para el desarrollo de las
mejoras a los procesos actuales de la dirección de proyectos.
Investigación de campo, pues además se obtendrá información de primera mano
recurriendo a la recopilación de información por parte de los colaboradores de
ITECSA con respecto a experiencias concernientes a la administración de
proyectos en dicha organización.
La metodología propuesta hace uso de un método analítico-sintético, debido a
que se descompone la totalidad de la metodología en elementos más simples,
examinando y desarrollando cada uno de ellos en forma separada.
Los elementos que se desprenden y analizan de forma individual son:
Diagnóstico del desarrollo actual de los proyectos
Desarrollo de mejoras en procesos de administración de proyectos
Herramientas de apoyo para la administración de proyectos
Validación de la metodología propuesta.
24
3.2. Herramientas y Técnicas para la Investigación
3.2.1. EntrevistasSe utilizará la entrevista como técnica para definición de la situación actual en la
ejecución de proyectos en ITECSA, además para la identificación de mejoras a
los actuales procesos internos en al administración de proyectos.
Las entrevistas deben seguir un proceso lógico y se serán ya sea de respuesta
abierta o cerrada.
Se realizará una entrevista con preguntas abiertas y cerradas dirigidas al gerente
general y gerente comercial cuyo fin será el de obtener información sobre:
Percepción de la realización de proyectos realizados en ITECSA.
Problemas percibidos
Oportunidades de mejora
Cambios necesarios sobre los procesos y sugerencias en general.
Seguimiento y Control actual de los proyectos
Aspectos de satisfacción de los clientes
Se llevarán a cabo además entrevistas con preguntas abiertas y cerradas
dirigidas a los ingenieros de sistemas y encargados de proyectos, cuyo fin será
el obtener información de primera mano con respecto a la realización de
proyectos de ITECSA, en especial;
Evaluación de proyectos pasados y actuales
Organización general del proyecto
Definición clara del trabajo a realizar
Aspectos referentes al control de calidad
Documentación de lecciones aprendidas
Sugerencias generales.
25
La información será recopilada en un formato específico de cuestionario,
posteriormente se dará un peso relativo a las respuestas dadas por los
colaboradores que contestaron las preguntas.
Las respuestas que aporten a la mejora de los procesos en la administración de
proyecto serán categorizadas para su eventual utilización en el proceso de
mejoras a los actuales procesos de administración de proyectos.
3.2.2. Juicio de ExpertosSe hará uso del juicio de expertos en las áreas de administración de proyectos,
tecnologías de información y optimización de procesos de trabajo.
Se realiza una entrevista individual y un cuestionario dirigidos a colaboradores
internos o externos con amplia experiencia en la ejecución de proyectos.
La información recopilada será presentada será evaluada junto con el resto de
cuestionarios y las recomendaciones finalizadas serán analizadas para ser
tomadas en cuenta en la mejora de procesos y generación de plantillas.
3.2.3. Elaboración de CuestionariosLos cuestionarios permiten la recopilación de información que permite estudiar
actitudes, creencias, comportamientos y características de las personas de la
organización.
Los cuestionarios estarán dirigidos al equipo de ingenieros de ITECSA, los
cuales forman parte de los equipos de los diferentes proyectos.
Otro cuestionario estará dirigido gerencia comercial y gerencia de proyectos.
Se pretende conocer aspectos relevantes a:
Principales problemas enfrentados en los proyectos
Anuencia en la adaptación de una nueva metodología
Percepción general de los procesos internos de la administración de
proyectos
26
Herramientas y técnicas utilizadas actualmente en las áreas de conocimiento
que se desarrollan el presente proyecto
Los mismos serán aplicados de forma individual y con el mayor grado de
confidencialidad posible.
La información será recopilada en formularios digitales que permitan su posterior
evaluación. Los resultados arrojados serán evaluados junto con el resto de
información para aplicar mejoras a los procesos actuales de AP y diseño de
plantillas.
3.2.4. Revisión documentalLa revisión documental es un proceso mandatario para obtener información
histórica y antecedente de la administración de los proyectos en ITECSA.
Es necesaria la revisión de las actuales políticas, normas, procesos internos de
administración de proyectos, plan estratégico y toda la documentación que
permita tener un panorama más firme de la situación actual y permita encausar
el esfuerzo en necesidades comprobadas y sustentadas.
La información recopilada de cada documento será clasificada según su
importancia y relevancia con respecto a las mejoras a realizar en los procesos y
creación de las plantillas de cada área de gestión.
3.2.5. Diagramas de FlujoSon una representación gráfica de un proceso. Los diagramas de flujo muestran
como la interrelación de los diversos elementos de un sistema.
Serán utilizados como complemento para el desarrollo del análisis de los
actuales procesos de la AP en ITECSA, así como para documentar las mejoras
a dichos procesos.
27
3.3. Herramientas y Técnicas de Administración de Proyectos
Debido a que el objetivo principal de este proyecto es el de crear y proponer
una metodología de gestión de proyectos, la referencia a fuentes existentes de
mejores prácticas fue enfocada en el análisis y aplicación de dichas prácticas
para adaptarlas a la metodología propuesta. Las principales fuentes de buenas
prácticas que sirvieron de base al desarrollo de este proyecto fueron;
El PMBOK como referencia primaria para la conformación de las áreas básicas
de la metodología. Dentro de las cuales se tomó la composición de los grupos de
procesos y áreas de conocimiento para establecer la base de la metodología.
El método 123 para el manejo de metodologías de proyectos fue utilizado como
marco general para la creación del formato de la propuesta, las secciones que lo
componen y como se organiza la información.
El Marco de trabajo para manejo de proyectos del Departamento de Recursos de
Información del Estado de Texas, sirvió de ejemplo para la creación de algunos
formularios, adaptar algunos contenidos y buenas prácticas documentales y la
organización en general de la información.
28
4. DESARROLLO
4.1 Diagnóstico del estado de ITECSA en materia de Administración deProyectos
Con el objetivo de medir el uso de metodologías y herramientas adecuadas para
la administración de proyectos en ITECSA y tener un panorama general de
madurez con respecto a estos dos grupos, se llevó acabo un cuestionario
dirigido a tres áreas críticas de la empresa, como lo son; la gerencia general, la
gerencia comercial y el área de proyectos.
La evaluación realizada sobre estos tópicos de administración de proyectos no
representa una evaluación del nivel de madurez de Itecsa en lo que respecta a
administración de proyectos. Así mismo los resultados expuestos no
corresponden a una evaluación científica del tema tratado, sino que reflejan
únicamente opiniones subjetivas de los encuestados.
Los datos obtenidos aunque responden a opiniones y perspectivas personales,
reflejan puntos en común y convergen en una opinión concensuada de que la
falta de estándares y un modelo metodológico a seguir juegan un papel
importante en la problemática actual de los proyectos.
El resultado de los cuestionarios aplicados se adjunta en el anexo 6 para su
referencia.
De las respuestas aportadas por cada una de las áreas evaluadas en la
compañía se cuantifican los resultados en el siguiente gráfico de red el cual
consolida el porcentaje de cumplimiento percibido en cada área;
29
Nivel de Madurez
61%38%
47%
0%
20%
40%
60%
80%
100%Dirección Proyectos
MetodologíaMultiproyectos
Figura 3 - Evaluación en Admin. De Proyectos, Cartera y Metodología(Álvarez, 2007)
Se desprende del gráfico anterior como la apreciación de las principales áreas
de ITECSA es que se está en un punto intermedio en lo que respecta a los
tópicos de gestión de proyectos evaluados.
Se observa que existe un leve aumento en el tema de la administración de
múltiples proyectos, mientras que en el tema de dirección de proyectos referente
a cultura y políticas internas de proyectos se ubica en un punto intermedio.
Con respecto al uso de una metodología de gestión de proyectos, hay consenso
en que no existe una metodología definida ni herramientas estandarizadas que
colaboren con la gestión de los proyectos.
30
Una vez analizados los resultados de los cuestionarios aplicados y la
información recopilada internamente, se presentan los siguientes hallazgos con
respecto a la administración de proyectos en ITECSA.
1. Los resultados obtenidos refuerzan la opinión generalizada de contar con
una base metodológica que aporte buenas prácticas, estándares definidos
y disponibilidad de herramientas que colaboren en la gestión diaria de la
administración de proyectos.
2. Actualmente el director de proyecto no cuenta con herramientas
adecuadas, guías y procesos claros que hagan su gestión más rápida y
fácil. Así que lograr la implementación de una metodología de proyectos
es crítico para el éxito de los proyectos de implementación de
aplicaciones informáticas de ITECSA, pues debido a sus cortos plazos de
entrega se requiere de mayor control en la toma de decisiones,
información a la mano y además reportes adecuados que logren precisar
el estado de un proyecto particular en un ámbito de multiproyectos.
3. Aunque el ideal es el de lograr un nivel de madurez avanzado en el tema
de administración de proyectos es de suma importancia dar el paso inicial
en la creación una cultura de proyectizada apoyada en una metodología
adaptada a la realidad de trabajo y tipo de proyectos que ITECSA
maneja. En un mediano plazo se realizará un análisis de la adaptación de
la metodología de proyectos para evaluar que puntos de mejora atacar.
4. En ITECSA se realizan varios proyectos que cuentan con la misma
estructura respecto a sus fases y tareas, la duplicación, reinvención de
formatos y tareas simples de administración hace que se pierda tiempo en
tareas administrativas disminuyendo el enfoque en actividades de
seguimiento y control de mayor importancia.
31
5. Actualmente los proyectos son administrados de forma individual y
aunque existe un conocimiento general y en algún caso avanzado con
respecto a la administración de proyectos, en la práctica no se recurre al
uso de metodologías y herramientas comunes, muchos de los eventos
presentados y en general lecciones aprendidas quedan sin ser
formalmente documentadas.
Los anteriores son algunos de los principales resultados obtenidos, centrados
exclusivamente en el tema de madurez enfocado en el uso de una metodología
de proyectos en común y manejo de múltiples proyectos.
32
4.2 Desarrollo de Propuesta Metodológica para la Gestión de Proyectos
4.2.1 GeneralidadesEl enfoque de esta metodología está basado en un principio básico de
practicidad, utilidad y fácil asimilación, su objetivo principal no es el de educar
sobre teoría de administración de proyectos sino el de instruir a las personas a
cargo de proyectos para que utilicen los documentos adecuados que faciliten su
planificación y eventualmente colabore con el seguimiento y la consecución del
proyecto. Uno de los objetivos secundarios es el fortaleciendo de una cultura
emergente proyectizada en la compañía.
Cabe mencionar que le metodología propuesta no esta basada en una única
base de buenas prácticas, sino que es el compendio de múltiples fuentes
metodológicas a partir de las cuales se tomaron los componentes que mejor se
ajustan a la naturaleza y particularidad de los proyectos de implementación
realizados en ITECSA.
Algunas de las fuentes utilizadas fueron el PMBOK, el Método 123 para la
construcción de metodologías de proyectos, el Marco Metodológico de Proyectos
del Estado de Texas por su especialización en proyectos de tecnologías de
información, así como la información y documentación ya utilizada en ITECSA
para la administración de proyectos.
Desde una perspectiva apegada a la base de mejores prácticas del PMBOK, las
áreas de conocimiento abordadas directamente por esta metodología son:
Gestión de la Integración
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión del Calidad
Gestión del Comunicaciones
Gestión de los Riesgos
33
Las áreas de conocimiento de Gestión de los Costos, Gestión de los Recursos
Humanos aunque no están explícitamente desarrolladas como planes
subsidiarios dentro de la metodología, son tomadas en cuenta ya sea dentro del
desarrollo de alguna de las áreas abordadas o dentro de las herramientas de
apoyo para la gestión de la cartera de proyectos.
Con respecto a la gestión de los costos, por la naturaleza de los proyectos
desarrollados en ITECSA, éstos están prácticamente relacionados a la cantidad
de horas consumidas por los consultores en la implementación del proyecto ya
sea de consultoría, implementación de un producto o un desarrollo a la medida.
Siendo así, para controlar los costos por parte de ITECSA, basta con llevar un
control del tiempo consumido por consultor en la ejecución de los proyectos
(Formularios de reporte de tiempos y Resumen de estado Multiproyectos) y en
pocas oportunidades un detalle de gastos generales por proyecto que no
requiere de una gestión muy sofisticada.
Con respecto a la gestión de los recursos humanos, en la planificación de los
proyectos desarrollados en ITECSA, no se requiere más que identificar los
involucrados del proyecto y definir en conjunto con el cliente un equipo de
proyecto que trabajará a lo largo del mismo.
Por tal razón la propuesta para el manejo de involucrados y recursos humanos
relacionados al proyecto abarca el establecimiento de dichas personas en el
Plan de Proyecto y la utilización del formulario de involucrados multiproyectos
para dar seguimiento a los recursos de una forma consolidada de acuerdo a los
múltiples proyectos en que éstos participan.
De igual forma en lo relativo a la Gestión del Abastecimiento, en la mayoría de
los casos la necesidad de compra de recursos o servicios (compra de
servidores, preparación de redes, licencias de productos) en caso que los haya,
son requisitos previamente solicitados al cliente y de esta forma expresados en
34
la definición del alcance del proyecto con tal de que sean proporcionados por él
previo al inicio de la implementación del proyecto o en sus etapas tempranas, en
cuyo caso la responsabilidad de ITECSA radica en confirmar y asegurar que los
recursos están disponibles cuando sean solicitados.
4.2.2 ComposiciónLa propuesta metodológica se compone de tres grupos de herramientas, las
cuales se relacionan y se complementan a lo largo del ciclo de vida de un
proyecto;
Herramientas generales de Administración de Proyectos:
Son el núcleo de la metodología y base documental para cada una de las
fases del ciclo
Herramientas de apoyo gerencial para el manejo de la cartera de
proyectos.
Son un conjunto de herramientas complementarias para la administración
de la cartera de múltiples proyectos.
Herramientas de apoyo técnico
Son un conjunto de formularios suplementarios de índole técnico útiles
para los ingenieros y consultores durante la fase de planificación y
ejecución del proyecto.
Las herramientas generales de administración de proyectos abarcan las cuatro
fases del ciclo de vida de proyectos implementados en ITECSA, a saber;
Iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre.
Las herramientas generales de Administración de ProyectosSe componen de cada uno de los planes principales de gestión, es decir;
El Plan de Proyecto (que incluye la gestión del Alcance, Control de
Cambios y Aceptación) así como los planes subsidiarios de;
Tiempo, Calidad, Comunicaciones y Riesgos.
35
Cada uno de los planes se acompaña de su correspondiente instructivo el cual
describe de forma breve cómo debe ser llenada la información de las plantillas.
Cada instructivo presenta el objetivo del documento, un detalle de cuales
plantillas de apoyo están disponibles, una explicación de los pasos por completar
para cada área representada, indicaciones generales del cómo deben ser
llenadas cada una de las secciones de la plantilla, detallando gráficamente el
flujo del proceso durante su planificación así como una propuesta gráfica del
flujo del proceso para realizar el seguimiento y control una vez en ejecución el
proyecto.
Herramientas de apoyo gerencial para la administración de la carteraContienen una breve explicación de las herramientas disponibles, cual es su
utilidad y como deben utilizarse. Por tratarse de formularios que pueden ser
utilizados en cualquier momento, éstos no son ubicados dentro de un proceso en
especial, aunque por lo general son utilizadas durante la planificación y
ejecución del proyecto.
Herramientas de apoyo técnicoAl igual que las anteriores contienen un breve instructivo que explica cual es su
utilidad y algunas consideraciones para su aplicación. Al igual que las anteriores
éstas no forman parte de un proceso en especial, por lo que pueden ser
utilizadas en cualquier momento durante el proyecto, por lo regular en la fase de
planificación.
Con respecto a la nomenclatura de los documentos utilizados y su composición,
los cuadros 1 y 2 muestran la codificación utilizada para nombrar los
documentos que forman parte de la metodología;
36
<Tipo Documento>-<Área de Gestión>-<ID del documento>
Cuadro 1- Nomenclatura para codificación de tipos de documentos
Prefijo TipoDocumento
Descripción
P Plantilla
I Instructivo
Cuadro 2- Prefijos para codificación de Documentación
Prefijo Área deGestión
Descripción
GAL Gestión del Alcance – Integración
GTI Gestión del Tiempo
GCA Gestión de la Calidad
GCO Gestión de la Comunicación
GRI Gestión de los Riesgos
GGE Gestión Gerencial
GTE Gestión Tecnológica
37
Las herramientas disponibles por cada fase del ciclo de vida del proyecto son:
Cuadro 3 - Herramientas disponibles por Fase
FASE /Herramienta INICIACION PLANIFICACION EJECUCION CIERRE
Descripción
Fase Inicial deidentificación yaprobación delproyecto
Fase de Planificación parala gestión del proyecto. Sedefinen las actividades,duraciones, recursos,calidad, comunicaciones,riesgos y procesos para elseguimiento y control encada fase del proyecto
Fase de desarrollo,pruebas, control decalidad aplicado a losproductos a entregarsegún el planeamiento deproyecto.
Fase final derevisión,medición yaceptación detodos losresultados delproyecto.
Herramientasde Administración
de Proyectos
Acta de Iniciodel Proyecto
Plan del proyecto
Plan de gestión delTiempo
Plan de gestión de laCalidad
Plan de gestión de laComunicación
Plan de gestión delRiesgo
Formularios: Solicitud de Cambio Solicitud de
Aceptación Informe Mensual Informe Semanal Revisión de Calidad Informe de Tiempos Riesgos
Registros de: Cambios Aceptaciones Tiempos Revisiones de Calidad Comunicación Riesgos
Minuta de ReuniónInforme de servicios
Acta Entrega yAceptación delProyecto
InformePost-Producción
Herramientas deAdministración
Gerencial
Listado de Priorizaciónde la Cartera
Matriz deInvolucrados de la Cartera
Estado de la Cartera
Resumen deHitos de la Cartera
Herramientas deApoyo Técnicas Especificación de Requerimientos Formulario de Pruebas de Sistema
I T E C S AS O F T W A RE S . A
38
4.3 Propuesta Metodológica para la Gestión de Proyectos
ITECSA SOFTWARE S.A
MARCO METODOLÓGICO PARA LAGESTIÓN DE PROYECTOS
I T E C S AS O F T W A RE S . A
39
IntroducciónEl Marco Metodológico para la administración de proyectos en ITECSA Software, consiste deun conjunto de herramientas y procesos diseñados como guía para que las personas a cargode administrar los proyectos de ITECSA tengan las herramientas necesarias y una metodologíaestandarizada con la cual llevar a cabo sugestión.
Nota: Algunos proyectos pueden requerir la aplicación de diferentes prácticas, procesos y/oestrategias para cumplir exitosamente con los entregables.Este marco metodológico podría ser adaptado según las particularidades de cada proyecto.
AudienciaEste Marco Metodológico esta dirigido a todas aquellas personas que tienen bajo su cargoproyectos de diferente índole en ITECSA. Por tratarse de una guía y un conjunto deherramientas generales, dependerá de cada quién como lo utiliza y como lo personaliza de aacuerdo a sus necesidades.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
40
Definiciones¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo único para producir un producto a entregar dentro términosclaramente especificados en tiempo, costo y de la calidad. Los proyectos son diferentes de losprocesos comerciales, en términos de unicidad, calendario, presupuesto, recursos, riesgo ycambios.
Unicidad. Cada proyecto es diferente en su duración, mientras que las actividadesoperacionales implican típicamente (si no) procesos idénticos repetitivos.
Calendario. Un proyecto especifica claramente las fechas del comienzo y de finalizacióndentro de las cuales los productos entregables se producen para cumplir los requisitosde cliente.
Presupuesto. Un proyecto tiene un límite máximo de presupuesto dentro de el cual losproductos a entregar deben ser producidos, para cumplir el alcance del mismo.
Recursos. A un proyecto se le asigna una cantidad específica de trabajo, de equipo y demateriales desde el inicio.
Riesgo. Un proyecto conlleva incertidumbre y por lo tanto arrastra un riesgo de negocio. Necesidad. El propósito de un proyecto es típicamente mejorar una organización a
través de la implementación de un cambio de negocio.
¿Qué es Administrar un Proyecto?
La gestión del proyecto es la utilización de habilidades, de herramientas y de procesos de lagerencia para emprender un proyecto con éxito.Una metodología de la gestión del proyecto incluye:
Un sistema de habilidades. El conocimiento, las habilidades y la ayuda especializadosde la experiencia reducen el nivel de un proyecto de riesgo y de tal modo aumentan suprobabilidad del éxito.
Un conjunto de herramientas. La administración de proyectos implica la utilización devarios tipos de herramientas para mejorar el grado éxito de un proyecto. Los ejemplosincluyen; plantillas, formularios, registros, software y listas de comprobación.
Un conjunto de procesos. Un conjunto de los procesos de la gerencia es necesariasupervisar y controlar el proyecto, tal como gestión del tiempo, gestión del costo,gestión de la calidad, gestión del cambio, gestión de los riesgos y gestión de lascomunicaciones.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
41
¿Cuáles son las Fases de un Proyecto?
Iniciación
Para iniciar formalmente un proyecto, debe definirse primero propósito y la estructura delproyecto. Definiendo el alcance de los proyectos, el propósito, los objetivos, los productos aentregar, los recursos, los calendarios y la estructura se da un panorama claro de los límitesdentro de los cuales deben darse los resultados del proyecto para cumplir las necesidades decliente.
Planeación
El primer paso de la fase del planeamiento es la creación de un plan detallado del proyecto. Eldirector de proyecto se referirá a este plan a través del proyecto para supervisar y paracontrolar principalmente el tiempo, el costo, la calidad - los tres principios de la base de lagestión del proyecto.
El director del proyecto deberá crear:
Plan de Proyecto para establecer el alcance y límites del proyecto Plan de Tiempos para controlas las duraciones y fechas de las actividades. Plan de la Calidad para fijar blancos de la calidad y métodos de la garantía y del control
de calidad de calidad de la lista. Plan de Tiempos para controlas las duraciones y fechas de las actividades. Plan de Comunicaciones para establecer los canales de comunicación, el que, el como,
el cuando y hacia quienes se da el flujo. Plan del Riesgo para identificar riesgos y acciones del plan necesitó atenuarlas. Plan de Aceptación para especificar los criterios del cliente para aceptar productos a
entregar. Plan de Costos para cuantificar el gasto financiero del proyecto.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
42
Ejecución
En esta fase, el equipo del proyecto desarrolla cada uno de los entregables.Mientras que se desarrollan los productos a entregar, el director del proyecto debe llevar acabo el monitoreo y control respectivo en cada una de las áreas:
Gestión del Alcance: Se definen claramente y se controlan las reglas del juego delproyecto en términos de cuales serán sus resultados esperados (entregables).
Gestión del Tiempo: Seguimiento de las fechas establecidas en el cronograma y controlde las fechas de terminación de las actividades del proyecto.
Gestión del Costo: Identificación de costos y comparación contra el presupuesto. Gestión de la Calidad: Aseguramiento y Control de la calidad de los productos a
entregar y de los procesos con que se realizan. Gestión de los Riesgos: Determinación del nivel de riesgo del proyecto y aplicación de
acciones mitigadores de los riesgos. Gestión las Comunicaciones: Mantener correctamente informados a los involucrados del
proyecto con respecto al progreso, riesgos y cambios del proyecto.
Una vez que el cliente ha aceptado todos los productos a entregar y el director del proyecto harealizado una revisión de la fase para determinar si el proyecto ha alcanzado sus objetivos, elproyecto está entonces listo para su etapa de Cierre.
Cierre
El cierre de un proyecto implica una cantidad de trabajo razonable y de mucho cuidado con talde que el proyecto finalice con éxito y no se alargue más de lo debido por entregablesincompletos o actividades no realizadas según el cronograma.
Primero, se crea el informe final del cierre del proyecto el cual enumera todas las accionesrequeridas para cerrar el proyecto. Cuando el patrocinador (cliente) del proyecto ha aprobadoeste informe, se liberan los recursos del proyecto, se entregan oficialmente los entregables delproyecto y se informa a todos los involucrados del proyecto la finalización del mismo.
Entre uno y tres meses posteriores al cierre del proyecto, un encargado de parte de ITECSASoftware realiza una revisión de Post-Producción, para determinar el grado de éxito delproyecto y para identificar si las expectativas del cliente indicadas en la propuesta inicial delproyecto fueron alcanzadas.
Cualquier lección aprendida posterior también se documenta para los proyectos futuros.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
43
Matriz de Herramientas por Fase deProyecto
A continuación se presenta la matriz de Fases del proyecto y las diferentes herramientas queestán a disposición para el cumplimiento exitoso del proyecto.
Cuadro 4 - Matriz de Herramientas por FaseFASE /
Herramienta INICIACION PLANIFICACION EJECUCION CIERRE
Descripción
Fase Inicial deidentificación yaprobación delproyecto
Fase de Planificación parala gestión del proyecto. Sedefinen las actividades,duraciones, recursos,calidad, comunicaciones,riesgos y procesos para elseguimiento y control encada fase del proyecto
Fase de desarrollo,pruebas, control decalidad aplicado a losproductos a entregarsegún el planeamiento deproyecto.
Fase final derevisión, medicióny aceptación detodos losresultados delproyecto.
Herramientasde Administración
de Proyectos
Acta de Iniciodel Proyecto
Plan del proyecto
Plan de gestión delTiempo
Plan de gestión de laCalidad
Plan de gestión de laComunicación
Plan de gestión delRiesgo
Formularios: Solicitud de Cambio Solicitud de
Aceptación Informe Mensual Informe Semanal Revisión de Calidad Informe de Tiempos Riesgos
Registros de: Cambios Aceptaciones Tiempos Revisiones de Calidad Comunicación Riesgos
Minuta de ReuniónInforme de servicios
Acta Entrega yAceptación delProyecto
InformePost-Producción
Herramientas deAdministración
Gerencial
Listado de Priorizaciónde la Cartera
Matriz deInvolucrados de la Cartera
Estado de la Cartera
Resumen deHitos de la Cartera
Herramientas deApoyo Técnicas Especificación de Requerimientos Formulario de Pruebas de Sistema
I T E C S AS O F T W A RE S . A
44
Herramientas de Administración deProyectos
En el cuadro adjunto se indican cada una de las herramientas disponibles como procesos,formularios y plantillas suplementarias requeridas.
Cuadro 5 - Herramientas de Administración de ProyectosEntregable Descripción Documentos Disponibles Código
Plan de Gestión delProyecto
Incluye la información delplaneamiento, alcance,proceso de control decambios y proceso deaceptación del proyecto
Instructivo del Plan del Proyecto Plantilla del Plan del Proyecto Documentos suplementales para la
Gestión:o Formulario de Solicitud de Cambio.o Registro de Cambioso Formulario de Solicitud de Aceptacióno Registro de Aceptacioneso Informe de Servicioso Minuta de Reunióno Acta de Aceptación del Proyectoo Informe Post Producción
I-GAL-01P-GAL-01
P-GAL-02P-GAL-03P-GAL-04P-GAL-05P-GAL-06P-GAL-07P-GAL-08P-GAL-09
Plan de Gestión delTiempo
Incluye los métodos para lamedición, la revisión, lainformación, la supervisión,y la evaluación de losresultados delfuncionamiento del productoy/o del servicio
Instructivo del Plan de Gestión del Tiempo Plantilla del Plan de Gestión de la Calidad Documentos suplementales para la
Gestión:o Informe de Tiemposo Registro de Tiempos
I-GTI-01P-GTI-01
P-GTI-02P-GTI-03
Plan de Gestión dela Calidad
Incluye los métodos para lamedición, la revisión, lainformación, la supervisión,y la evaluación de losresultados delfuncionamiento del productoy/o del servicio
Instructivo del Plan de Gestión de Calidad Plantilla del Plan de Gestión de Calidad Documentos suplementales para la
Gestión:o Formulario de Revisión de la Calidado Registro de la Calidad
P-GCA-01
P-GCA-01
P-GCA-02P-GCA-03
Plan de Gestión dela Comunicación
Incluye los métodos para laadministración de lacomunicación formal delproyecto
Instructivo del Plan de Gestión deComunicación
Plantilla del Plan de Gestión deComunicación
Documentos suplementales para laGestión:o Informe Mensual del Proyectoo Informe Semanal del Proyectoo Registro de Comunicaciones
P-GCO-01
P-GCO-01
P-GCO-02P-GCO-03P-GCO-04
Plan de Gestión delos Riesgos
Incluye los métodos para laidentificación, el análisis, lacuantificación, lasupervisión, y el control delos riesgos del proyecto
Instructivo del Plan de Gestión de Riesgos Plantilla del Plan de Gestión de Riesgos Documentos suplementales para la
Gestión:o Formulario de Riesgoo Registro de Riesgos
I-GRI-01P-GRI-01
P-GRI-02P-GRI-03
I T E C S AS O F T W A RE S . A
45
Plan de Gestióndel Proyecto
Instructivo v1.0
Plan de Gestión de Proyecto - I-GAL-01
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en la planificación del alcance del proyecto:
Figura 4 - Proceso de Planificación del Proyecto
Propósito
El plan de gestión del proyecto incluye los procesos necesariospara asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajorequerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyectosatisfactoriamente.
Que incluye? Definición del Proyecto Definición de la Estructura de Trabajo Definición del Plan de Cambio y Aceptación del Proyecto
Herramientasdisponibles
Plantilla del Plan de Gestión del Alcance Formulario de Control de Cambios. Registro de cambios Formulario de Solicitud de Aceptación Registro de Aceptaciones
I T E C S AS O F T W A RE S . A
46
Composición de la Plantilla
1 Definición del ProyectoLa definición del Alcance describe los principales Fases del proyecto, cada una de las cualescontendrá los entregables principales del proyecto. Se debe además identificar;
1. ObjetivosResultados esperados enfocados en solventar las necesidades del cliente. Deben iniciar eninfinitivo, ser medibles, concretos y sin ambigüedades.
2. RequisitosNecesidades de parte de ITECSA para iniciar el proyecto.
3. Criterios de AceptaciónContra que será evaluado cada fase o entregable para darse como valido y aceptado deconformidad.
4. AlcanceQue incluye el proyecto, que resultados se esperan y es lo que se desarrollará.
5. RestriccionesCircunstancia fuera de control que pueden afectar al equipo de proyecto en el cumplimientode las actividades.
6. Exclusiones7. Alcances importantes que se consideran fuera del proyecto.
8. SupuestosCircunstancias que se dan como validas y ciertas durante el proyecto.
9. Hitos del CronogramaActividades y/o fechas clave para el control del proyecto.
10. Riesgos InicialesRiesgos generales potenciales identificados del proyecto.
11. Plan de Aceptación de los CambiosDefine el proceso a seguir para aceptar y/o rechazar un cambio solicitado al proyecto.
12. Plan de Aceptación de los EntregablesDefine el proceso a seguir para solicitar la aceptación de los entregables del proyecto.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
47
Director de ProyectoITECSA Software
Apoyo Técnico Empresa ABC
CoordinadoresEmpresa ABC
Equipo GerencialEmpresa ABC
Implementadores,Consultores
ITECSA Software
Patrocinador Sr. Gerente TIEmpresa ABC
2 Organización del ProyectoLa organización del proyecto muestra de un modo jerárquico la estructura de roles yresponsabilidades dentro del proyecto.
Agregue al Plan de Proyecto una representación gráfica del organigrama del proyecto.
Un ejemplo de un organigrama de proyecto se muestra a continuación:
Figura 5 - Ejemplo de Organigrama de un Proyecto
I T E C S AS O F T W A RE S . A
48
3 Estructura de ActividadesLa Estructura de Actividades proporciona una descripción de los paquetes de trabajo y tareas arealizar en el proyecto.Un paquete de trabajo define el objetivo para ese paquete y describe las tareas que locomponen.La tarea es el elemento de nivel más bajo y representa un esfuerzo que puede ser asignado aun responsable y controlable a lo largo del proyecto.Un ejemplo de la estructura de actividades de un proyecto se muestra a continuación:
Figura 6 - Ejemplo de Estructura de Actividades del Proyecto
I T E C S AS O F T W A RE S . A
49
4 Plan de Administración de Cambios
4.1 PropósitoEl Proceso de la administración de los cambios es el método mediante el cual se monitorean ycontrolan los cambios en el proyecto.Partiendo de esta base indique en su Plan de Administración de Cambios el propósito eimportancia de este proceso dentro tomando en cuenta lo particular de su proyecto.
4.2 Actividades del ProcesoEl proceso de la administración de los cambios incluirá los siguientes pasos;
Identificar el cambio, Analizar el cambio Aprobar el cambio Implementar el cambio
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en el proceso de administración de loscambios. Inclúyalo dentro del Plan del Proyecto para una mayor compresión del proceso.
Figura 7 - Proceso de Control de Cambios
I T E C S AS O F T W A RE S . A
50
4.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar cabo las comunicaciones formales dentrodel proyecto;
Rol Responsabilidades
Miembro delEquipo
Será el responsable de Reconocer la necesidad de un cambio en el proyecto Completar y enviar el director del proyecto el formulario de
Solicitud de Cambios
Director deProyecto
Será el responsable de Analizar cada solicitud cambio para determinar si el cambio
es crítico para proyecto Identificar con el equipo de proyectos las acciones e
implicaciones del cambio Aprobar o Denegar el cambio Agendar la implementación del cambio solicitado
ComitéEjecutivo
Será el responsable de Analizar los cambios críticos para el proyecto Aprobar o Denegar el cambio
4.4 Documentos RequeridosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de las comunicacionesdentro del proyecto.
Formulario de Solicitud de Cambio (P-GAL-03): Utilizado para describir y solicitar laaprobación de un cambio en el proyecto.
Registro de Cambios (P-GAL-04): Usado para monitorear y controlar el estado de loscambios.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
51
5 Plan de Aceptación del Proyecto
5.1 PropósitoEl Proceso de la administración de los cambios es el método mediante el cual se monitorean ycontrolan los cambios en el proyecto.Partiendo de esta base indique en su Plan de Administración de Cambios el propósito eimportancia de este proceso dentro tomando en cuenta lo particular de su proyecto.
5.2 Actividades del ProcesoEl proceso de la administración de los cambios incluirá los siguientes pasos;
Identificar el cambio Analizar el cambio Aprobar el cambio Implementar el cambio
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en el proceso de administración de loscambios. Inclúyalo dentro del Plan del Proyecto para una mayor compresión del proceso.
Figura 8 - Proceso de Aceptación del Proyecto
I T E C S AS O F T W A RE S . A
52
5.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar cabo a la aceptación formal dentro delproyecto;
Rol Responsabilidades
Miembro delEquipo
Será el responsable de Reconocer la necesidad de un cambio en el proyecto Completar y enviar el director del proyecto el formulario de
Solicitud de Cambios
Director deProyecto
Será el responsable de Analizar cada solicitud cambio para determinar si el cambio
es crítico para proyecto Identificar con el equipo de proyectos las acciones e
implicaciones del cambio Aprobar o Denegar el cambio Agendar la implementación del cambio solicitado
ClienteSerá el responsable de
Formar parte activa del proceso de pruebas y aceptación delos entregables
5.4 Documentos RequeridosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de las comunicacionesdentro del proyecto.
Formulario de Solicitud de Aceptación (P-GAL-05): Utilizado para describir y solicitar laaprobación de un cambio en el proyecto.
Registro de Aceptación (P-GAL-06): Usado para monitorear y controlar el estado de lassolicitudes de aceptación.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
53
Plan de Gestióndel Proyecto
PlantillasVersión 1.0 ● 30 NOV 2007
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
54
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE PROYECTO (P-GAL-01)
[Nombre del Cliente]
[Nombre del Proyecto]VERSION: [Número de Versión] FECHA DE REVISION: [FECHA]
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
55
ContenidosSECCIÓN 1. DEFINICIÓN DEL PROYECTO......................................................... 56DEFINICIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................... 56OBJETIVO DEL PROYECTO............................................................................................ 56ENTREGABLES DEL PROYECTO..................................................................................... 56REQUISITOS ................................................................................................................ 56EXCLUSIONES ............................................................................................................. 57RESTRICCIONES .......................................................................................................... 57
SECCIÓN 2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ................................................. 58ORGANIGRAMA ............................................................................................................ 58INVOLUCRADOS ........................................................................................................... 58ROLES Y RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 58
SECCIÓN 3. ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO ................................... 59SECCIÓN 4. PLAN DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO ..................................... 60CRITERIOS DE ACEPTACIÓN ......................................................................................... 60PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN................................................................................. 60
SECCIÓN 5. PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS................................... 62PROPÓSITO................................................................................................................. 62ACTIVIDADES DEL PROCESO ......................................................................................... 62ROLES Y RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 62
SECCIÓN 6. HISTORIA DE REVISIONES............................................................. 63SECCIÓN 7. ANEXOS........................................................................................... 63
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
56
Sección 1. Definición del Proyecto1.1 Definición del Proyecto
Describir el contexto y el fondo del proyecto y por qué es importante desarrollarlo. Seespecifica el valor desde el punto de vista de los negocios. Brinda información para queel resto de los apartados tengan sentido
1.2 Objetivo del ProyectoEscribir el objetivo del proyecto, se recomienda que este no exceda las 26 palabras."verbo en infinitivo + entrega principal, para el (dd/mm/año) con un costo no superior a(horas, días, meses o dólares, colones, unidades).
1.3 Entregables del ProyectoDescriba los entregables del proyecto. El alcance define los límites del proyecto eidentifica los productos y/o servicios entregados por el proyecto.
Entregable Descripción Criterio de Aceptación
1.
2.
3.
1.4 RequisitosDescriba que elementos son requeridos para que asegurar el éxito del proyecto.
Exclusiones
1.
2.
3.
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
57
1.5 ExclusionesDescriba que elementos se encuentran fuera del alcance del proyecto..
Exclusiones
1.
2.
3.
1.6 SupuestosDescriba aquellos factores considerados reales o ciertos relacionados a negocio,tecnología, recursos, alcance, expectativas, etc.
Supuestos
1.
2.
3.
1.7 RestriccionesIndique los factores que limitan al equipo del proyecto o impidan en alguna medida quesu desempeño sea óptimo.
Restricciones
1.
2.
3.
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
58
Sección 2. Organización del Proyecto2.1 Organigrama
El organigrama que se presenta a continuación describe la organización básica delproyecto
Incluir un diagrama de la estructura organizacional del proyecto
2.2 InvolucradosEl proyecto cuenta con los siguientes involucrados, los cuales son listados acontinuación:
Especifique y describa todas aquellas personas o entidades que sen afectadas por elproyecto.
Involucrado Organización Descripción de Organización
2.3 Roles y ResponsabilidadesCon la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes rolesy responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
Describa los roles y responsabilidades necesarios para cumplir con los objetivos delproyectos. Se recomienda como mínimo indicar: Patrocinador del Proyecto, Director delProyecto, Equipo de Proyecto.
Rol Responsabilidad
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
59
Sección 3. Estructura Detallada de TrabajoPara el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de llevar a cabo las siguientesFases de Proyecto.
Identifique las fases del proyecto y las actividades macro a llevar a cabo para cumplircada una de ellas. Anexe la figura “Estructura Detallada de Trabajo.”
ID Descripción Definición / Objetivo Entregable
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
60
Sección 4. Plan de Aceptación del ProyectoEl plan de Aceptación se define como el logro de obtener el acuerdo del cliente(usuarios o bien quien recibe el producto) de que los entregables (o entregas)producidos por el proyecto cumplen con los criterios o medidas de satisfacción definidaspor él mismo. El criterio de aceptación también se basa en la calidad del productoentregado, el costo requerido y el tiempo invertido para producir el entregable.
El Plan de Aceptación del Proyecto <Nombre del proyecto> incluye lo siguiente:
4.1 Criterios de AceptaciónPor cada entregable o conjunto de entregables use la siguiente tabla para identificar loscriterios de aceptación por cumplir.
Fase Entregable Criterio de Aceptación
4.2 Procedimiento de Aceptación
4.2.1 Actividades del proceso de aceptaciónDescriba el proceso mediante el cual los clientes aceptaran los entregables delproyecto. Refiérase al instructivo del Plan de proyecto para que observe una descripcióngeneral del proceso de aceptación.
Completar entregable Solicitar prueba de aceptación Realizar prueba de aceptación Completar formulario de aceptación Solicitar aprobación del formulario de aceptación Aprobar formulario de aceptación.
<Opcional: Anexar Diagrama de Flujo de Proceso de Aceptación>
4.2.2 Roles en el proceso de aceptaciónListe los roles y responsabilidades requeridos para que el cliente acepte losentregables. Refiérase al instructivo del Plan de proyecto para que observe unadescripción general de los roles y responsabilidades en el proceso de aprobación
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
61
4.2.3 Documentos requeridos en el proceso de aceptaciónListe los documentos usados para realizar el proceso de aprobación de los entregables.
Formulario de Aceptación: Usado para solicitar la aprobación formal delentregable.
Registro de Aceptación: Resumen del estado de aceptación de todos losentregables del proyecto, presentados al usuario o cliente para su respectivafirma.
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
62
Sección 5. Plan de Administración de Cambios5.1 Propósito
El Proceso de Administración de Cambios se emprende durante toda la fase deejecución del proyecto y se usa para asegurar que cada cambio identificado seaformalmente Comunicado, Documentado, Revisado, Aprobado y Llevado a cabo.
La administración de Cambios se presentará en el proyecto <nombre del proyecto> através de la aplicación de las siguientes actividades:
5.2 Actividades del procesoDescriba el proceso mediante el cual los entregables del proyecto. Refiérase alinstructivo del Plan de proyecto para que observe una descripción general del procesode aceptación.
Identificar cambio Completar formulario de solicitud de cambio Investigar y aprobar solicitud de cambio Implementar cambio Revisar y cerrar cambio
<Opcional: Anexar Diagrama de Flujo de Proceso de Administración de Cambios>
5.3 Roles y responsabilidadesListe los roles y responsabilidades que forman parte en el proceso de control decambios. Refiérase al instructivo del Plan de proyecto para que observe una descripcióngeneral de los roles y responsabilidades en el proceso de aprobación
Rol Responsabilidad
Solicitante(consultor, implementador,técnico, cliente)
Indique las responsabilidades
Director del proyecto Indique las responsabilidades
Patrocinador del proyecto Indique las responsabilidades
5.3.1 Documentos requeridosListe los documentos usados para realizar correctamente el proceso de control decambios.
Formulario de Solicitud de cambio: Utilizado para describir y solicitar laaprobación de un cambio en el proyecto.
Registro de Cambio: Usado para monitorear y controlar el estado de loscambios.
[Cliente] PLAN DE PROYECTO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
63
Sección 6. Historia de revisiones
Identificar Cambios Realizados al Plan de Proyecto
Versión Fecha Nombre Descripción
Sección 7. AnexosIncluir cualquier documentación relevante al Plan de Proyecto así como;
Charter del Proyecto
Diagrama Gantt del Proyecto
Formularios de aceptación, solicitud de cambios, etc.
Políticas de comunicación del cliente, estándares y procedimientos
Diagramas de Flujo de definición de procesos de aceptación y control decambios
I T E C S AS O F T W A RE S . A ACTA DE INICIO DEL PROYECTO
64
Acta de Inicio de Proyecto (P-GAL-02)
INFORMACION PRINCIPAL DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto: Fecha:
Fecha de Inicio:___/___/____ Fecha Finalización Tentativa: ___/___/____
Objetivo General
Objetivos Específicos - describir el cambio propuesto.
Justificación - justificar porqué el proyecto debe ser realizado
Supuestos - explicar el impacto si el cambio propuesto no se ejecuta.
Restricciones - explicar el impacto si el cambio propuesto no se ejecuta.
Involucrados – Identifique los principales grupos de interés
Preparado por Aprobado por
Nombre: Nombre:
Firma: Fecha: Firma: Fecha:
__________________ ___/___/____ __________________ ___/___/____
I T E C S AS O F T W A RE S . A SOLICITUD DE CAMBIO
65
Formulario de Solicitud de Cambio (P-GAL-03)
DETALLES DEL PROYECTO
Nombre del proyecto:
Directo de proyecto:
DETALLE DEL CAMBIO
Cambio No:Quién Solicita:Fecha de Solicitud: ___/___/____
Descripción - describir el cambio propuesto.
Justificación - justificar porqué los cambios propuestos deben ser ejecutados.
Impacto - explicar el impacto si el cambio propuesto no se ejecuta.
Documentación de Soporte – Se refiere a cualquier de apoyo que sustente el cambio.
Preparado por Aprobado por
Nombre: Nombre:
Firma: Fecha: Firma: Fecha:
__________________ ___/___/____ __________________ ___/___/____
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE CAMBIOS
66
Registro de Cambios (P-GAL-04)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Resumen Descripción Implementación
ID Solicitado Por FechaSolicitud
Descripción delCambio
Estado deAprobación Observaciones Fecha de
EstadoImplementado
PorEstado Fecha
ImplementaciónId Nombre y/o de la
persona que solicitóFecha en quefue realizadala solicitud
Breve explicacióndel objetivo delcambio
AprobadoRechazadoEn Evaluación
Observación delestado delcambio
Fecha enque pasó alestadoactual
Quiendesarrollo elcambio?
I T E C S AS O F T W A RE S . A SOLICITUD DE ACEPTACI ON
67
Solicitud de Aceptación (P-GAL-05)
DETALLES DEL PROYECTO
Nombre del proyecto: Nombre del proyecto que produjo el entregableDirector de proyecto: Nombre del director de Proyecto
DETALLES DE LA ACEPTACIÓN
Identificación: Identificador único para esta solicitud de la aceptaciónFecha de Solicitud:
Descripción:
Ofrecer una breve descripción del entregable que está siendo presentado para su aprobación
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Criterios:Listar los criterios de aceptación establecidos para este entregable en el Plan de Proyecto
RESULTADOS DE LAS PRUEBAS
Para cada uno de los criterios indicados anteriormente completar el siguiente cuadro:• Descripción del método utilizado para determinar el cumplimiento del criterio de aceptación.• Nombre de la persona responsable de velar por la realización de las pruebas y garantizar los resultados.• Fecha en que se concluyó la prueba y resultado final (Incompleto, aprobado o excedió las expectativas)
Criterios deAceptación
Método Responsable Fecha Resultado
CriteriosCriteriosCriterios
APROBACIÓN DE CLIENTE
Documentación de Soporte:Referirse a cualquier documentación de apoyo usada para enviar esta solicitud de aceptación.
Firma: Fecha:_____________________ ___/___/__
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE ACEPTA CI ONES
68
Registro de Aceptaciones (P-GAL-06)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Resumen Descripción Implementación
ID Solicitado Por Fecha Descripción Aprobadordel cambio
Estado FechaAprobación
ImplementadoPor
Estado FechaImplementación
Id Nombre y/odescripción corta delEntregable
Actual estadodelEntregable
DesarrolloListoAgendadoCompletado
El criterio que elentregable debecumplir de acuerdoa lo especificadoen el Plan deProyecto
Nombre de lapersona a cargode la aprobación
Actualestado deaceptaciónSolicitadoRechazadoAprobado
Fecha de laaprobacióndelentregable
I T E C S AS O F T W A RE S . A MINUTA DE REUNION
69
Minuta de Reunión (P-GAL-07)
Proyecto Cliente Fecha
Asistentes
Nombre Puesto Empresa
Agenda a Tratar <Indicar los temas a tratar en la reunión>
Temas
Acuerdos
Acuerdo Observaciones
Pendientes
Pendiente Responsable Fecha Máxima Resolución
Aprobación
Los abajo firmantes aprobamos el contenido de esta minuta y damos por comprendidos los acuerdos asícomo las responsabilidades establecidas a partir de esta reunión.
Nombre Firma Fecha
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME DE SERVICIOS
70
Informe de Servicios (P-GAL-08)
Proyecto Cliente Fecha
Director del Proyecto Responsable a Cargo
Detalle de Servicio Entregado
Detalle
Observaciones
Detalle
Aprobado por Cliente Responsable ITECSA
Nombre: Nombre:
Firma: Firma:
_______________________ _______________________
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME POST-PRODUCCION
71
Informe Post-Producción (P-GAL-09)
Proyecto Cliente Fecha Finalización
Aprobación
Rol Nombre Firma Fecha
Patrocinador
Director de Proyecto
Otros
Resumen Ejecutivo<Resuma el grado en que el proyecto cumplió con los objetivos, alcance y produjo los entregables atiempo, con el presupuesto y los recursos planeados >
Aciertos del Proyecto<Liste los mayores aciertos del proyecto y describa el efecto que estas decisiones provocaron en elproyecto>Acierto Efecto en el Proyecto
Fallas del Proyecto<Liste las principales fallas o errores cometidos en el proyecto y describa el efecto que estas decisionesprovocaron en el proyecto>Falla Efecto en el Proyecto
Lecciones Aprendidas del Proyecto<Lista las lecciones aprendidas alrededor de este proyecto y algunas recomendaciones para proyectossimilares >Lección Recomendación
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME POST-PRODUCCION
72
Opinión del Cliente<Resuma la percepción del cliente en términos de satisfacción de los entregables, beneficios adquiridosy calidad en el manejo del proyecto>Opinión Recomendación
Anexos<Agregue cualquier información que crea relevante para la fase de revisión post-producción del proyecto,así como: Plan de Proyecto, minutas de cierre de proyecto, reporte de cierre de proyecto, acta deaceptación del proyecto, cualquier otra información relevante>
I T E C S AS O F T W A RE S . A ACTA DE ACEPTACION DEL PROYECTO
73
Acta de Aceptación del Proyecto (P-GAL-10)
Proyecto Cliente Fecha de Entrega
Patrocinador Director de Proyecto
Aprobación
Los abajo firmantes aprobamos la finalización del proyecto y aceptamos que los entregables concluidosresultantes cumplen los objetivos planteados.
Rol Nombre Firma Fecha
Patrocinador
Director de Proyecto
Líder Técnico
Líder Funcional
Otro
I T E C S AS O F T W A RE S . A
74
Plan de Gestióndel TiempoInstructivo v1.0
Plan de Gestión del Tiempo - I-GTI-01
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en la planificación del tiempo del proyecto:
Figura 9 - Proceso de Planificación del Tiempo
PropósitoIdentificar las actividades requeridas para cumplir los objetivos,las personas requeridas y el tiempo necesario para lograr laconclusión del proyecto a tiempo.
Que incluye? Definir las actividades Asignar Duración y Recurso humano Construir un cronograma
Herramientasdisponibles
Plantilla del Plan de Gestión del Tiempo Informe de Tiempos Registro de Tiempos
I T E C S AS O F T W A RE S . A
75
Composición de la Plantilla
1 Definir las ActividadesEl primer paso en la creación del Plan de Gestión del Tiempo es el de crear un compresibleEDT (Estructura Detallada de Trabajo). El EDT lista todas las fases, actividades y tareasrequeridas para realizar el proyecto.
Una fase corresponde a una porción sustancial del proyecto, por lo general se refiere a unentregable del proyecto.
Una actividad corresponde a un conjunto de tareas necesarias para cumplir una porción decada fase.
Una tarea es una cantidad de trabajo para cumplir una actividad. Debe ser asignada a unresponsable y debe ser fácilmente controlable en términos del tiempo a lo largo delproyecto.
2 Asignar Duración y Recurso HumanoUna vez identificadas las fases, actividades y tareas, asigne a cada tarea la personaresponsable y el esfuerzo en términos de tiempo (horas, días, semanas, meses).
3 CronogramaPor último identifique la secuencia de las tareas así como el tipo de dependencia entre ellascon tal para completar la información requerida para crear el cronograma del proyecto.
Tipos de DependenciaProbabilidad Descripción
Fin a Inicio La tarea finaliza al Iniciar la tarea posterior
Fin a Fin La tarea finaliza al Final la anterior
Inicio a Inicio La tarea inicia al Iniciar la anterior
Inicio a Fin La tarea inicia al finalizar la anterior
4 Seguimiento y Control del Tiempo durante el proyectoAhora que el plan de gestión del Tiempo ha sido definido, es necesario definir el proceso paracontrolar el cronograma a través de la fase de ejecución del proyecto, indicando:
Propósito Actividades del proceso Roles y responsabilidades Formularios utilizados
I T E C S AS O F T W A RE S . A
76
4.1 PropósitoEl Proceso de manejo del Tiempo durante el proyecto se encarga monitorear y controlar eltiempo consumido durante el proyecto.Partiendo de este propósito principal indique en su Plan del Tiempo el propósito de esteproceso dentro de la particularidad de su proyecto.
4.2 Actividades del ProcesoEl proceso de manejo de los riesgos durante el proyecto incluirá los siguientes pasos;
Documentar avance Aprobar avance Actualizar Plan de Proyecto
El siguiente diagrama muestra los pasos requeridos para monitorear y controlar el tiempoconsumido en las actividades durante el proyecto, inclúyalo dentro del Plan del Tiempo parauna mayor compresión.
Figura 10 - Proceso de Gestión del Tiempo
I T E C S AS O F T W A RE S . A
77
4.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar a cabo las actividades relacionados elproceso del tiempo durante el proyecto;
Rol Responsabilidades
Miembro delEquipo
Realizar cada tarea asignada Completar el informe de tiempos al nivel que se defina Proporcionar información adicional respecto al tiempo consumido
si es necesario
Director delProyecto
Informar a todo el equipo del proceso del manejo del tiempo Asegurar que todos los informes se completen y tengan el nivel
de detalle requerido Tomar las acciones requeridas necesarias en caso de atrasos en
el cronograma Mantener actualizado el registro de los tiempo a través del
proyecto
4.4 Formularios UtilizadosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de los tiempos durante elproyecto.
Informe de tiempos (P-GTI-02): Usado para registrar el tiempo invertido en lasactividades del proyecto.
Registro de Tiempos (P-GTI-03): Usado para monitorear y controlar el tiempoconsumido en la ejecución de las actividades.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
78
Plan de Gestióndel Tiempo
PlantillasVersión 1.0 ● 30 NOV 2007
[Cliente] PLAN DE GESTION DEL TIEMPO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
79
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE GESTION
DEL TIEMPO (P-GTI-01)
[Nombre del Cliente][Nombre del Proyecto]VERSION: [Número de Versión] FECHA DE REVISION: [FECHA]
[Cliente] PLAN DE GESTION DEL TIEMPO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
80
Sección 1. Gestión del Tiempo1.1 Definir las actividades
Basado en la EDT del Plan de Proyecto, Identifique las actividades correspondientespara cumplir cada paquete de trabajo. Puede apoyarse en una herramienta como MSProject o WBS Chart Pro para construir el detalle de las actividades.
IDTarea Descripción
1.2 Asignar Duración y Recurso HumanoLas actividades de los paquetes de trabajo son la base del cronograma del proyecto.Para cada actividad o tarea, identifique los recursos asignados y si la actividad estáseñalada como un hito, la duración del trabajo, las fechas estimadas de comienzo y definal y las dependencias de la tarea. (Refiérase al Instructivo del Plan de Gestión delTiempo para conocer los tipos de referencia)
IDTarea Nombre Recurso Hito
(Si / No)Duració
nInicio Fin Depend.
1.3 CronogramaAdjunte o inserte una imagen con el cronograma final preparado en MS Project.
[Cliente] PLAN DE GESTION DEL TIEMPO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
81
Sección 2. Monitoreo y Control del TiempoEl procedimiento de monitoreo y control del tiempo permitirá registrar y cuantificar eltiempo invertido en las actividades del proyecto.El siguiente procedimiento indicará como documentar, revisar y aprobar los todo loreferente al tiempo invertido en las actividades del proyecto <nombre del proyecto>.
2.1 Procedimiento de Monitoreo y Control del Tiempo
2.1.1 Actividades del procesoListe los pasos necesarios para documentar correctamente los datos en el Formulario
de Tiempos.
Refiérase al instructivo del Plan del Tiempo para que observe una descripción general
del proceso de monitoreo y control del tiempo.
Documentar el Formulario de Tiempos Aprobar Formulario de Tiempos Actualizar el Plan de Proyecto
Anexar Diagrama de Flujo del procedimiento monitoreo y control del Tiempo.
2.1.2 Roles y ResponsabilidadesListe los roles y responsabilidades que forman parte del procedimiento monitoreo y
control del tiempo.
Refiérase al instructivo del Plan del Tiempo para que observe una descripción general
de los roles y responsabilidades en el proceso.
Rol Responsabilidad
Equipo de Proyecto Indique las responsabilidades
Director del Proyecto Indique las responsabilidades
2.1.3 Documentos requeridosListe los documentos utilizados en el proceso de monitoreo y control de riesgos.
Formulario de Tiempos: Usado para registrar el tiempo invertido en lasactividades del proyecto.
Registro de Tiempos: Usado para monitorear y controlar el tiempo consumido enla ejecución de las actividades.
[Cliente] PLAN DE GESTION DEL TIEMPO[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
82
Sección 3. Historia de revisionesIdentificar Cambios Realizados al Plan de Gestión del Tiempo.
Versión Fecha Nombre Descripción
Sección 4. AnexosIncluir cualquier documentación relevante al Plan del Tiempo, así como;
Formulario de Tiempos
Registro de Tiempos
Cronograma detallado del proyecto (listando todas las fase, actividades y tareas)
Otra información relevante
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME DE TIEMPOS
83
Informe de Tiempos (P-GTI-02)
Proyecto: Nombre del proyecto
Director de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Miembro del Equipo: Nombre de la persona responsable del informar el avance de las actividades
Periodo: Desde________ Periodo del informe
Hasta ________
Tiempo Invertido Actividades Entregables ProducidosFecha Horas
Consumidas
Tarea %completado
al iniciar
%completadoal finalizar
Resultado
Fecha deltrabajo
# de horasinvertidas a
la tarea
Actividad asignada en el plan deproyecto
% definalización delentregable al
iniciar
% definalización delentregable al
finalizar
Resultado logradoen términos del
avance
Detalles De Aprobación
Aprobado por:
Nombre:Firma: Fecha:
_______________________ ___/___/____
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE TIEMPOS
84
Registro de Tiempos (P-GTI-03)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Actividad Tiempo Consumido Aprobación
ID Tarea Responsable Tiempo % Completado Resultado Estado deAprobación Fecha Aprobado por
Id Nombre de laTarea según elPlan deProyecto
Personaresponsablede la tarea
Número de horasinvertidas totales
Porcentaje deavance de la tareaen el periodo delinforme
Descripcióngeneral deapoyo
(Solicitado,Pendiente,Aprobado)
Fecha en queel informe fueaprobado
Persona queaprobó elinforme
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCA-01
85
Plan de Gestiónde la Calidad
Instructivo v1.0
Plan de Gestión de la Calidad - I-GCA-01
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
El siguiente diagrama demuestra los pasos envueltos en la planificación de la Calidad:
Plandela
Calidad
Figura 11 - Proceso de Planificación de la Calidad
Propósito
Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades para lascuales inició, identificar los estándares de calidad relevantes alproyecto y al producto y/o servicio por el cual nació.Para asegurar que el proyecto cumple los requerimientos delcliente, es necesario medir continuamente la calidad de losentregables producidos por el proyecto así como la calidad enlos procesos llevados a cabo para producir dichos entregables.
Que incluye? Definir los criterios de aceptación de los entregables Crear el Plan de Aseguramiento de la calidad Crear el Plan de Control de la calidad
Herramientasdisponibles
Plantilla del Plan de Gestión de la Calidad Formulario de Aseguramiento y Control de la Calidad Registro de Aseguramiento y Control de la Calidad
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCA-01
86
Composición de la Plantilla
1 Criterios de AceptaciónLos criterios de aceptación son los requisitos de calidad y estandarización necesarios paracumplir los requerimientos del cliente.
2 Aseguramiento de la CalidadUna vez que los criterios de aceptación han sido claramente definidos, el aseguramiento de lacalidad define “los pasos necesarios para evaluar regularmente el rendimiento del proyecto” yde esta forma asegurar que el proyecto conoce los objetivos de calidad generales.
Liste en la tabla “Plan de Aseguramiento de la Calidad” las técnicas usadas para asegurar lacalidad dentro del proyecto, indicando: técnicas, descripción y su frecuencia de aplicación.
3 Control de CalidadEl control de calidad se refiere al “monitoreo y control interno de los entregables del proyecto,asegurando que éstos cumplan los criterios de calidad establecidos”
Liste en la tabla “Plan de Control de Calidad”, las técnicas requeridas para monitorear ycontrolar el nivel de calidad de los entregables del proyecto, indicando:Técnicas, descripción y frecuencia de aplicación.
4 Control y Seguimiento de la Calidad del ProyectoAhora que el plan de aseguramiento y plan de control de calidad han sido definidos, esnecesario definir el proceso para manejar la calidad a través de la fase de ejecución delproyecto, indicando:
Propósito Actividades del proceso Roles y responsabilidades Formularios utilizados
4.1 PropósitoEl Proceso de manejo de las comunicaciones es el método mediante el cual los mensajes sonformalmente identificados, creados, revisados y comunicados a todos los interesados delproyecto.Partiendo de esto indique en su Plan de Comunicaciones el propósito de este proceso dentrode la particularidad de su proyecto.
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCA-01
87
4.2 Actividades del ProcesoEl Proceso de manejo de la calidad durante el proyecto incluirá los siguientes pasos;
Identificar los ítems a revisar Realizar las revisiones de aseguramiento de la calidad Realizar las revisiones de control de la calidad Identificar los resultados de la calidad Generar solicitudes de cambio Aprobar las solicitudes e implementar las acciones correctivas
El siguiente diagrama muestra los pasos requeridos para asegurar y controlar el nivel decalidad dentro del proyecto, inclúyalo dentro del Plan de las Comunicaciones para una mayorcompresión del proceso.
Figura 12 - Proceso de Gestión de la Calidad
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCA-01
88
4.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar a cabo el proceso de la Calidad dentro delproyecto;
Rol Responsabilidades
Encargadode Calidad
Revisar los objetivos de calidad para asegurar que se cumplan Asegurar que el Aseguramiento de la calidad se realiza como lo
indica el Plan de Calidad Asegurar que el control de calidad se realiza como lo indica el
Plan de Calidad Revisar los resultados Listar las acciones correctivas necesarias Generar las solicitudes de cambio si son requeridas acciones
correctivas Mantener actualizado el formulario de Registro de la Calidad
Director delProyecto
Revisar y aprobar todas las acciones correctivas identificadas Aprobar y dar seguimiento a las Solicitudes de Cambio
generadas producto de las revisiones.
4.4 Formularios UtilizadosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de la calidad dentro delproyecto.
Formulario de Revisión de la Calidad (P-GCA-02): Permite registrar el resultado de lasrevisiones de calidad en el proyecto.
Registro de Calidad (P-GCA-03): Usado para monitorear y controlar el estado actual dela calidad del proyecto.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
89
Plan de Gestiónde la Calidad
PlantillasVersión 1.0 ● 30 NOV 2007
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
90
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE GESTION
DE LA CALIDAD (P-GCA-01)
[Nombre del Cliente]
[Nombre del Proyecto]VERSION: [Número de Versión] FECHA DE REVISION: [FECHA]
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
91
Sección 1. Planificación de la Calidad
1.1 Criterios de AceptaciónListe en detalle los requerimientos del cliente. Por cada entregable indique los criteriosde aceptación y estándares requeridos para conseguirlos
Entregable Criterio(s) de Aceptación Estándar(es) de Calidad
1.2 Aseguramiento de la CalidadPara asegurar que los objetivos de calidad de este plan se cumplan, se implementaráun conjunto de métodos de Aseguramiento y Control de la calidad. Estos métodospermitirán monitorear y controlar la calidad actual de los entregables producidos poreste proyecto.
Listar todas las técnicas para requeridas para asegurar al cliente que los objetivos decalidad serán cumplidos. Ej. Revisiones periódicas.
Técnica Descripción Frecuencia
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
92
Sección 2. Monitoreo y Control de la CalidadEl aseguramiento y control de la calidad del proyecto <nombre del proyecto> serealizará a través de la aplicación del siguiente procedimiento.
Describa el propósito del aseguramiento de la calidad en el proyecto
2.1 Actividades del procesoDescriba el proceso mediante el cual se asegurará que los entregables cumplirán las
expectativas del cliente.
Refiérase al instructivo del Plan de proyecto para que observe una descripción general
del proceso de aseguramiento de la calidad.
Realizar revisiones Identificar resultados Identificar acciones correctivas Enviar solicitud de cambio Implementar acciones correctivas
Anexar Diagrama de Flujo del procedimiento de Aseguramiento y Control de la calidad
2.2 Roles y ResponsabilidadesListe los roles y responsabilidades que forman del proceso aseguramiento y control de
la calidad.
Refiérase al instructivo del Plan de proyecto para que observe una descripción general
de los roles y responsabilidades en el proceso de aseguramiento y control de la calidad
Rol Responsabilidad
Encargado de Calidad Indique las responsabilidades
Director del proyecto Indique las responsabilidades
2.3 Documentos requeridosListe los documentos usados para realizar correctamente el proceso de control decambios.
Formulario de Revisión de la Calidad: Permite registrar el resultado de lasrevisiones de calidad en el proyecto.
Registro de Calidad: Usado para monitorear y controlar el estado actual de lacalidad del proyecto.
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
93
Sección 3. Historia de revisionesIdentificar Cambios Realizados al Plan de la Calidad
Versión Fecha Nombre Descripción
Sección 4. AnexosIncluir cualquier documentación relevante al Plan de la Calidad, así como;
Formulario de Revisión de la Calidad
Registro de Calidad
Estándares Técnicos
Políticas de Calidad del cliente, estándares y procedimientos
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE CALIDAD
94
Registro de Calidad (P-GCA-02)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyectoEncargado de Calidad: Nombre del encargado de calidad
Cumplimiento de los procesosActividad Aprobación
ID Proceso Procedimiento CumpleEstándares? Acciones Correctivas Fecha
Revisión Revisado Por
Id Nombre del procesode Control según seespecificó en el Plande Proyecto
Nombre cadaprocedimientoevaluado del proceso
Indique si elproceso cumplecon la aplicacióncorrecta delprocedimiento
Liste todas las accionescorrectivas necesarias
Fecha en quese realizó larevisión
Persona querealizó la revisión
Calidad de los EntregablesEntregables del Proyecto Objetivos de Calidad Métodos de Revisión
ID Entregable Criterio de Calidad CumpleEstándares?
AccionesCorrectivas
FechaRevisión
Método deRevisión
RevisadoPor
Id Nombre delentregable revisado
Criterio de calidad aevaluar, según el plande proyecto
Indique si cumplecon los criteriosde Calidadestablecidos
Liste todas lasaccionescorrectivasnecesarias
Fecha enque serealizó larevisión
Liste losmétodos derevisiónutilizados
Persona querealizó larevisión
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCO-01
95
Plan de Gestión dela Comunicación
Instructivo v1.0
Plan de Gestión de las Comunicaciones - I-GCO-01
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en la planificación de la Comunicación:
Figura 13 - Proceso de Planificación de la Comunicación
Propósito
Lo utilizamos para identificar los involucrados del proyecto y lainformación que debe ser intercambiada entre el equipo deproyecto y los involucrados.
La comunicación es un componente muy importante de laentrega exitosa del proyecto. Sin comunicación eficaz, lainformación vital no se puede intercambiar entre el equipo deproyecto y los demás involucrados del proyecto. La carencia dela comunicación entre miembros de equipo de proyecto einvolucrados puede evitar o retrasar la ejecución o laterminación de tareas programadas
Que incluye? Identificar los Involucrados Crear Matriz de comunicación
HerramientasDisponibles
Plantilla del Plan de Gestión de la Comunicación Registro de Comunicaciones Informe Mensual del Proyecto Informe Semanal del Proyecto
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCO-01
96
Composición de la Plantilla
1 Involucrados del ProyectoLa comunicación efectiva se trata de distribuir “la información correcta, a la persona correcta,en el momento correcto”. Para identificar la “persona correcta” a quien necesites comunicar, esnecesario crear una lista de comunicación de los involucrados. Un involucrado en lacomunicación es una persona interna o externa al proyecto, la cual requiere información regularsobre el estado del proyecto. Por ejemplo un patrocinador necesita mantenerse informado delprogreso global del proyecto, mientras que otra persona puede necesitar mantenerseinformada del cumplimiento legislativo y legal del proyecto Algunos ejemplos de involucradosde la comunicación son:
Patrocinador / Cliente Director del Proyecto Líder de Proyecto Miembro del equipo de proyecto Encargado de calidad Organizaciones externas
2 Matriz de comunicaciónYa que tenemos la información necesaria para enviar la “información correcta a la personacorrecta”, se desarrolla la matriz de comunicaciones que incluye el listado de los reportes deavance, documentos, actividades, periodicidad y medios de distribución, así como elresponsables de enviar la información.Seguimiento y Control de la Comunicación durante el proyecto
3 Control y Seguimiento de la Calidad del ProyectoAhora que se ha creado la matriz detallada de la comunicación del proyecto es necesariodefinir el proceso administrar las comunicaciones a través del proyecto. Defina dicho procesoconsiderando:
Propósito Actividades del Proceso Roles y responsabilidades Formularios utilizados
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCO-01
97
3.1 Propósito
El Proceso de manejo de las comunicaciones es el método mediante el cual los mensajes sonformalmente identificados, creados, revisados y comunicados a todos los interesados delproyecto.Partiendo de esto indique en su Plan de Comunicaciones el propósito de este proceso dentrode la particularidad de su proyecto.
3.2 Actividades del ProcesoEl proceso de manejo de las comunicaciones incluirá los siguientes pasos;
Identificar el contenido del mensaje Crear el mensaje Comunicar el mensaje
El siguiente diagrama muestra los pasos para comprender como se crearán y distribuirán losmensajes dentro del proyecto, inclúyalo dentro del Plan de las Comunicaciones para una mayorcompresión del proceso.
Figura 14 - Proceso de Gestión de la Comunicación
I T E C S AS O F T W A RE S . A Ref : I -GCO-01
98
3.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar cabo las comunicaciones formales dentrodel proyecto;
Rol Responsabilidades
Director deProyecto
Será el responsable de Completar las actividades listadas en el Plan de la
Comunicación; Planear y organizar las actividades de comunicación Identificar contenido, audiencia, momento y formato de cada
mensaje Revisar y buscar la aprobación de aquellos mensajes que lo
requieran Hacer efectiva la comunicación del mensaje
3.4 Formularios UtilizadosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de las comunicacionesdentro del proyecto.
Informe Mensual del Proyecto: (P-GCO-02): Este formulario es usado para documentary comunicar el estado mensual del proyecto desde una perspectiva más ejecutiva.
Informe Semanal del Proyecto: (P-GCO-03): Este formulario es usado para comunicarun repaso semanal del proyecto y las pendientes inmediatos.
Registro de las Comunicaciones: (P-GCO-04): Usado para monitorear y controlar lascomunicaciones del proyecto.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
99
Plan de Gestión dela Comunicación
PlantillaVersión 1.0 ● 30 NOV 2007
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA COMUNICACION[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
100
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE GESTION
DE LA COMUNICACIÓN (P-GCO-01)
[Nombre del Cliente]
[Nombre del Proyecto]VERSION: [Número de Versión] FECHA DE REVISION: [FECHA]
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA COMUNICACION[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
101
Sección 1. Involucrados del Proyecto
1.1 Matriz de ComunicaciónListar todos los involucrados del proyecto que tengan un requerimiento decomunicación, ya sea fuera o dentro del proyecto. Complete la siguiente tabla paraidentificar la información a ser distribuida así como el medio y frecuencia de envío aquien aplique.
Matriz deComunicación
Esta
doSe
man
alR
epor
teM
ensu
alSo
licitu
dde C
ambi
oM
inut
asde re
unió
nPl
an d
ePr
oyec
to
Involucrado Rol en elproyecto Organización Información Sem Men N/D N/D Men
<nombre delinvolucrado>
<Rol dentro delproyecto>
<A cualorganizaciónpertenece,ITECSA,Cliente, otro>
Email:Tel:Cel:<información delcontacto> <M
étod
oen
vío>
<Mét
odo
enví
o><M
étod
oen
vío>
<Mét
odo
enví
o><M
étod
oen
vío>
Ejemplo:Oliver Vásquez Dir. del
Proyecto ITECSAEmail:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@(*)
@(*) i @ @
Involucrado Rol en el proyecto
Periodicidad
Sem = Semanal
Men = Mensual
N/D = Identificar otraperiodicidad
Método Envío@ = Correo electrónico
i = Documento Impreso
Responsabilidad(*) = Indica el responsable degenerar la información
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA COMUNICACION[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
102
Sección 2. Seguimiento y Control de laComunicación
El procedimiento de monitoreo y control de las comunicaciones del proyecto es elmétodo por el cual los mensajes serán identificados, creados, revisados y comunicadosen el proyecto <nombre del proyecto>.
Implementaremos el manejo de las comunicaciones aplicando el siguienteprocedimiento:
Describa el propósito e importancia del proceso para la revisión de todos los mensajes
del proyecto y la distribución de los mismos a su respectiva audiencia.
2.1 Actividades del ProcesoRefiérase al instructivo del Plan de las Comunicaciones para que observe una
descripción general del proceso de monitoreo y control de las comunicaciones.
Identificar Mensaje Crear Mensaje Aprobar Mensaje Comunicar Mensaje
<Opcional> Anexar Diagrama de Flujo del procedimiento de las comunicaciones.
2.2 Roles y ResponsabilidadesListe los roles y responsabilidades que forman parte del procedimiento de las
comunicaciones.
Refiérase al instructivo del Plan de las Comunicaciones para que observe una
descripción general de los roles y responsabilidades en el proceso.
Rol Responsabilidad
Director del proyecto Indique las responsabilidades
2.3 Documentos requeridosListe los documentos utilizados en el proceso de las comunicaciones.
Reporte de Estado del Proyecto: Este formulario es usado para documentar ycomunicar el estado actual del proyecto.
Registro de las Comunicaciones: Usado para monitorear y controlar lascomunicaciones del proyecto.
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LA COMUNICACION[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
103
Sección 3. Historia de revisionesIdentificar Cambios Realizados al Plan de Comunicación
Versión Fecha Nombre Descripción
Sección 4. AnexosIncluir cualquier documentación relevante al Plan de Comunicación, así como;
Reporte de Estado de Proyecto
Registro de las comunicaciones
Cronograma de Reuniones
Noticias corporativas
Políticas de comunicación del cliente, estándares y procedimientos
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME MENSUAL
104
Informe Mensual (P-GCO-02)
Proyecto Periodo del Reporte Preparado Por
Director del Proyecto Cliente Fecha Preparación
Estatus Ejecutivo
Logros/ Avance Desviaciones
Pendientes Control de Cambios
Fases del Proyecto
Fases del Proyecto Finalizaciónprogramada
FinalizaciónActual
Variación (Días) PorcentajeCompletado
Fase I
Fase II
Fase III
Fase IV
Reporte de Riesgos
Riesgo Mitigación
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME SEMANAL
105
Informe Semanal (P-GCO-03)
Proyecto Periodo del Reporte Preparado Por
Director del Proyecto Cliente Fecha Preparación
Detalle
Prioridades para la próxima semana
Fechas Clave
Control de Tiempo
Fases del Proyecto Finalizaciónprogramada
FinalizaciónActual
Variación (Días) PorcentajeCompletado
Fase I –
Fase II –
Fase III –
Notas
Lecciones Aprendidas
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE COMUNI CACIONES
106
Registro de Comunicaciones (P-GCO-04)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Resumen Descripción
ID Estado Fecha Envío Enviado a Tipo Envío Mensaje
ID
Estado delmensaje:
Borrador Aprobado Enviado
Fecha enque elmensaje fuedistribuido
Nombres de laspersonas oinvolucrados a losque se les envió elmensaje
Tipo de comunicación:
Informe de Estado delproyecto
Memo Interno E-mail Presentación Prensa
Descripción resumida del contenido del mensaje
I T E C S AS O F T W A RE S . A
107
Plan de Gestión delos Riesgos
Instructivo v1.0
Plan de Gestión de los Riesgos - P-GRI-01
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en la planificación de los riesgos:
Plande
Riesgos
Figura 15 - Proceso de Planificación de los Riesgos
Propósito
Identificar y mitigar los riesgos potenciales del proyecto.Se encarga de reducir al mínimo el impacto de los riesgos deimpacto negativo y de maximizar aquellos de impacto positivo enel proyecto.
Que incluye? Identificación de los riesgos potenciales del proyecto Análisis y Priorización de los riesgos Plan de Respuesta a los Riesgos presentados
Herramientasdisponibles
Plantilla del Plan de Gestión de los Riesgos Formulario de Registro de Riesgos
I T E C S AS O F T W A RE S . A
108
Composición de la Plantilla
1 IdentificaciónEl primer paso en la creación de un Plan de Riesgos es identificar y documentar todos losriesgos potenciales que pueden presentarse en el proyecto. Un riesgo es definido como unevento que afecta negativa o positivamente la capacidad de que el proyecto cumpla susobjetivos. Llene la lista de riesgos asignando una correcta categoría al riesgo.Ej. Proyectos, Externo, Organización, Técnico, Personas.
2 Análisis y PriorizaciónUna vez identificados y listados los potenciales riesgos, defina la probabilidad de ocurrencia delriesgo así como del impacto del riesgo en cado de que esta ocurra. Utilice las siguientes tablaspara determinar la calificación.
Cuadro 6 - Matriz de Probabilidad e Impacto
IMPACTOBAJO (0.1) MEDIO (0.5) ALTO (0.9)
POCOPROBABLE(0.2)
TRIVIAL (0.02) TOLERABLE(0.05) MODERADO (0.18)
PROBABLE(0.5)
TOLERABLE(0.05)
MODERADO(0.25) IMPORTANTE (0.45)
PRO
BABI
LID
AD
MUYPROBABLE(0.8)
TOLERABLE(0.08)
IMPORTANTE(0.4) INTOLERABLE (0.72)
Seguido a la identificación de la probabilidad e Impacto, calcule la severidad de cada riesgo deacuerdo a la siguiente fórmula:
Severidad = (Probabilidad X Impacto)
Por último ordene los riesgos según la severidad calculada y asigne el color correspondiente deacuerdo a la tabla anterior para obtener la prioridad de atención.
3 Plan de respuesta al riesgoEl paso final en la creación del riesgo es agendar un conjunto de acciones correctivas ycontingentes, indicando el responsable y la fecha en que se realiza la acción.
4 Seguimiento y Control de los Riesgos dentro del ProyectoAhora que el plan de Gestión de los Riesgos ha sido definido, es necesario definir el procesopara manejarlos a través de la fase de ejecución del proyecto, indicando:
Propósito Actividades del proceso Roles y responsabilidades Formularios utilizados
I T E C S AS O F T W A RE S . A
109
4.1 PropósitoEl Proceso de manejo de los Riesgos durante el proyecto se encarga de identificar y mitigar losriesgos ya identificados y los nuevos que se presenten.Partiendo de este propósito principal indique en su Plan de Riesgos el propósito de esteproceso dentro de la particularidad de su proyecto.
4.2 Actividades del ProcesoEl proceso de manejo de los riesgos durante el proyecto incluirá los siguientes pasos;
Identificar el riesgo Revisar el riesgo Asignar un plan de acción para el riesgo
El siguiente diagrama muestra los pasos requeridos para monitorear y controlar los riesgosdurante el proyecto, inclúyalo dentro del Plan de Riesgos para una mayor compresión delproceso.
Figura 16 - Proceso de Gestión de los Riesgos
I T E C S AS O F T W A RE S . A
110
4.3 Roles y ResponsabilidadesLos siguientes roles serán los responsables de llevar a cabo el proceso de los Riesgos duranteel proyecto;
Rol Responsabilidades
Miembro delEquipo
Identificar riesgos en el proyecto Completar el Formulario de Riesgos por cada riesgo identificado Completar todas las acciones contra los riesgos asignadas por el
director de proyecto
Director delProyecto
Revisar todos los riesgos para determinar su prioridad Implementar acciones contra los riesgos de mediana y baja
prioridad Elevar los riesgos de alta prioridad para discutirlos con el equipo
de proyecto Implementar las acciones aprobadas por el equipo de proyecto Revisar los riesgos luego de aplicar las acciones de mitigación
Equipo deProyecto
Revisar los riesgos de alta prioridad elevados por el director deproyectos
Identificar los planes de acción requeridos contra los riesgos dealta prioridad
Dar soporte al director de proyecto con la implementación detodas las acciones contra los riesgos
4.4 Formularios UtilizadosLos siguientes documentos deberán utilizarse para asistir el manejo de los Riesgos durante elproyecto.
Formulario de Riesgos (P-GRI-02): Usado para documentar y cuantificar cualquierriesgo del proyecto.
Registro de Riesgos (P-GRI-03): Usado para monitorear y controlar el estado de losriesgos presentados.
I T E C S AS O F T W A RE S . A
111
Plan de Gestióndel Riesgo
PlantillasVersión 1.0 ● 30 NOV 2007
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
112
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE GESTION
DEL RIESGO (P-GRI-01)
[Nombre del Cliente]
[Nombre del Proyecto]VERSION: [Número de Versión] FECHA DE REVISION: [FECHA]
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
113
Sección 1. Gestión del Riesgo1.1 Identificación de los Riesgos
Identifique y describa los riesgos del proyecto que serán utilizados como base para elanálisis de riesgo. Asigne un código único a cada riesgo para utilizarlo como referenciaen este documento.
Categoría deRiesgo Descripción del Riesgo Código
1.2 Análisis y PriorizaciónIdentifique y describa los riesgos del proyecto que serán utilizados como base para elanálisis de riesgo. Asigne un identificador único a cada riesgo para utilizarlo comoreferencia en este documento. Una vez obtenida la severidad, asigne el colorcorrespondiente en la casilla Prioridad.
Refiérase a las tablas de calificación de riesgos del Instructivo del Plan de Gestión deRiesgos.
Código Probabilidad(P)
Impacto(I)
Severidad(PXI) Prioridad
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
114
1.3 Plan de Respuesta al RiesgoIdentifique y describa las acciones preventivas o contingentes (aceptar, transferir, evitar,mitigar, monitorear) como estrategias de respuesta a los riesgos según el nivel depriorización definido para el proyecto. Identifique quién es responsable de la acción y lafecha fijada para la finalizar la acción.
Código Acción Responsable Etapa/Fecha
de Acción Disparador
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
115
Sección 2. Monitoreo y Control de los RiesgosEl procedimiento de monitoreo y control de las Riesgos permite asegurar que losnuevos riesgos sean manejados apropiadamente.
El siguiente procedimiento indicará como identificar, documentar, revisar y mitigar éstosy aquellos nuevos riesgos durante el proyecto <nombre del proyecto>.
2.1 Actividades del procesoListe los pasos necesarios para identificar los riesgos del proyecto y documentar su
información en el Formulario de Riesgo.
Refiérase al instructivo del Plan de Riesgos para que observe una descripción general
del proceso de monitoreo y control de las riesgos.
Identificar el riesgo Revisar el riesgo Asignar acciones sobre el riesgo
Anexar Diagrama de Flujo del procedimiento monitoreo y control de los riesgos.
2.2 Roles y ResponsabilidadesListe los roles y responsabilidades que forman parte del procedimiento monitoreo y
control de los riesgos.
Refiérase al instructivo del Plan de Riesgos para que observe una descripción general
de los roles y responsabilidades en el proceso.
Rol Responsabilidad
Equipo de Proyecto Indique las responsabilidades
Director del proyecto Indique las responsabilidades
Cliente Indique las responsabilidades
2.3 Documentos requeridosListe los documentos utilizados en el proceso de monitoreo y control de riesgos.
Formulario de Riesgo: Usado para documentar y cuantificar cualquier riesgo delproyecto.
Registro de Riesgos: Usado para monitorear y controlar los riesgos presentados.
[Cliente] PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS[Nombre del Proyecto] [Número de Versión] | [Fecha de Revisión]
116
Sección 3. Historia de revisionesIdentificar Cambios Realizados al Plan de Gestión de Riesgos
Versión Fecha Nombre Descripción
Sección 4. AnexosIncluir cualquier documentación relevante al Plan de Riesgos, así como;
Formulario de Riesgos
Registro de Riesgos
Políticas organizacionales de administración de Riesgos
Documentación de Riesgos de otros proyectos
Otra información relevante
I T E C S AS O F T W A RE S . A REPORTE DE RIESGOS
117
Formulario de Reporte de Riesgo (P-GRI-02)
Información Del Proyecto
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del director de proyecto
Detalles Del Riesgo
Riesgo No: Identificador único asignado a este riesgoAlertado por: Nombre de la persona que está alertando este riesgoFecha de Alerta: Fecha en que fue alertado el riesgo
Descripción del riesgo:
Describir brevemente el riesgo identificado y su impacto probable en el proyecto (ej.. alcance, recursos,productos a entregar, calendarios y/o presupuestos) es caso de que ocurra.
Probabilidad del riesgo:
Describir y clasificar la probabilidad que el riesgose presente (es decir bajo, medio o alto).
Impacto del riesgo:
Describir y clasificar el impacto en el proyecto si elriesgo se presenta (es decir bajo, medio o el alto).
Litigación Del Riesgo
Acciones preventivas recomendadas:
Describir brevemente las acciones que se tomarán para evitar que el riesgo se presente.
Acciones contingentes recomendadas:
Describir brevemente las acciones que se tomarán si el riesgo se presenta, para reducir al mínimo suimpacto en el proyecto.
Detalles De Aprobación
Documentación de Soporte:
Referirse a cualquier documentación de apoyo usada para verificar este riesgo.
Firma: Fecha:
_______________________ ___/___/____
I T E C S AS O F T W A RE S . A REGISTRO DE RIESGOS
118
Registro de Riesgos (P-GRI-03)
Proyecto: Nombre del proyectoDirector de Proyecto: Nombre del Director del proyecto
Identificación del Riesgo Descripción del Riesgo Plan de Acción
ID FechaIdentificación Elevado Por Descripción del
RiesgoDescripción del
ImpactoNivel
ProbabilidadNivel
ImpactoPrioridad Acción
Preventiva ResponsableFecha
Implementación
Id Fecha en que elriesgo fueelevado
Persona queidentificó elriesgo
Descripción delriesgo identificado
Descripción delpotencial impactodel riesgo entérminos de(alcance, tiempo,costo, recursos)
(Muy pocaPocaMediaAltaMuy Alta)
(Muy pocoPocoMedioAltoMuy Alto)
PrioridadGlobal
Acciones demitigación(Mitigar,evitar,transferir,aceptar)
Responsable dellevar a cabo laacción demitigación
Fecha enque seráimplementada laacción demitigación
I T E C S AS O F T W A RE S . A M A R C O M E T O D OL Ó G I C O D E A D M I N I S T R A C I O N D E P R O Y E C TO S
119
Herramientas deApoyo Gerencial
Instructivo v1.0
Plantillas de Apoyo Gerencial - Historia de versiones.
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
ObjetivosEn el cuadro adjunto se presentan las herramientas disponibles para la gestión de la cartera deproyectos. Se compone de cuatro plantillas generales, cuya objetivo es cruzar y mostrar deuna forma consolidada la información general de todos los proyectos, dando una perspectivamacro para la toma de decisiones de la organización.
Por tratarse de plantillas que se alimentan de múltiples proyectos, son herramientas que no seubican propiamente en un momento particular de un proyecto, sino que es de comportamientovariable y presentan una visón actualizada lo que sucede en todos los proyectos,indistintamente de la fase en que éstos de presenten.
Cuadro 7 - Herramientas de Apoyo Gerencial
Entregable Descripción Herramientas Código
Lista de Priorizaciónde la Cartera
Resumen de los proyectos de laorganización calificados según losniveles de contribución a las metas de lacompañía.
Plantilla de Listado dePriorización de laCartera
P-GGE-01
Resumen de Estadode la Cartera
Resumen del estado general de losproyectos, fechas de terminación yestado de riesgos global
Plantilla Resumen deEstado de la Cartera P-GGE-02
Matriz deinvolucrados de laCartera
Matriz consolidada de involucrados yproyectos, tanto de ITECSA como de losclientes
Plantilla Matriz de losinvolucrados de laCartera
P-GGE-03
Resumen de Hitosde la Cartera
Resumen de las principales actividadesy fechas clave de los diferentesproyectos de la cartera
Plantilla Resumen deHitos de la Cartera P-GGE-04
I T E C S AS O F T W A RE S . A M A R C O M E T O D OL Ó G I C O D E A D M I N I S T R A C I O N D E P R O Y E C TO S
120
1 Lista de Priorización de la Cartera
ContenidoProporciona un resumen clasificado de los proyectos de la cartera de según su importancia
PropósitoEste informe es un buen resumen para que la gerencia tome decisiones de acuerdo a laimportancia de cada uno de los proyectos y de cómo estos aportan a las metas e intereses della compañía.
VariacionesPuede agregar columnas para proporcionar cualquier Información que requiera mostrar.
2 Resumen de Estado de la Cartera
ContenidoProporciona un resumen del estado de la cartera de la compañía
PropósitoEste informe permite a la gerencia y directores de proyecto tener un panorama global delestado de sus proyectos y el cumplimiento de sus fechas de finalización y riesgos generales.
VariacionesPuede agregar columnas para proporcionar cualquier Información que requiera mostrar.
3 Matriz de Involucrados de la Cartera
ContenidoProporciona un resumen de los principales involucrados de los proyectos por parte de ITECSASoftware e involucrados por parte del cliente.
PropósitoEste informe muestra una matriz consolidada de los principales involucrados en los diferentesproyectos de la cartera. Da una visión macro de la ubicación de los recursos y de los roles queintervienen.
Para su uso modifique los cuadrantes de acuerdo a la ubicación de los recursos en losdiferentes proyectos.
VariacionesPuede agregar columnas para proporcionar cualquier Información que requiera mostrar.
I T E C S AS O F T W A RE S . A M A R C O M E T O D OL Ó G I C O D E A D M I N I S T R A C I O N D E P R O Y E C TO S
121
4 Resumen de Hitos de la Cartera
ContenidoProporciona un resumen de los hitos de los proyectos de la cartera de ITECSA.
PropósitoEste informe presenta un detalle consolidado de los hitos principales de los proyectos, demanera que puedan medirse las variaciones en las fechas pactadas y tomar decisionesrequeridas para mantener bajo control el estado global de terminación de los proyectos.
VariacionesPuede agregar columnas para proporcionar cualquier Información que requiera mostrar.
I T E C S AS O F T W A RE S . A LISTADO DE PRIORIZACION DE LA CARTERA
122
Listado de Priorización de la Cartera (P-GGE-01)
INFORMACION DEL CARTERA
Nombre de la Cartera: Fecha: ___/___/____
Peso >>
45 30 10 10 5 100
Estasumatoriadebe llegar a100Priorización de Proyectos
Escala de 1-5 para indicar la contribución a lasmetas de negocio. 5 es la más alta
Prio
ridad
Per
cibi
da In
icia
l
NOMBRE DELPROYECTO
Categoría delproyecto
Breve descripcióndel proyecto
Ren
tabi
lidad
/ Ve
ntas
Opo
rtun
idad
Est
raté
gica
Fut
ura
Mej
ora
Func
iona
l del
Pro
duct
o
Nec
esid
ad T
ecno
lógi
ca
Alia
nza
Com
erci
al
TOTA
L
Responsabledel proyecto
A Nombre delProyecto
(Implementación,Desarrollo,
Consultoría)5 3 2 335% Responsable
I T E C S AS O F T W A RE S . A RESUMEN DE ESTADO DE LA CARTERA
123
Resumen de Estado de la Cartera (P-GGE-02)
INFORMACION DEL CARTERA
Nombre de la Cartera: Fecha: ___/___/____
Prioridad Proyecto Fase ActualFecha de
TerminaciónInicial
Fecha deTerminación
EstimadaDesviación
EstadoGeneral
deRiesgo
HorasTotales
Consumidas
1 Nombre del Proyecto
( Análisis,Diseño,Implementación,Pruebas,Capacitación,Cierre)
___/___/___ ___/___/___ 1 Semana
( Bajo,
Medio,
Alto )
2 ___/___/___ ___/___/___
3 ___/___/___ ___/___/___
4 ___/___/___ ___/___/___
5 ___/___/___ ___/___/___
6 ___/___/___ ___/___/___
7 ___/___/___ ___/___/___
8 ___/___/___ ___/___/___
9 ___/___/___ ___/___/___
10 ___/___/___ ___/___/___
Definición de Color:
Criterio Color
1 – 6 Días N Días
1 – 2 Semanas N Semanas
N Meses N Meses
I T E C S AS O F T W A RE S . A MATRIZ DE INVOLUCRADOS DE LA CARTERA
124
Matriz de Involucrados de la Cartera (P-GGE-03)
INFORMACION DEL CARTERA
Nombre de la Cartera: Fecha: ___/___/____
Rol Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Proyecto 6
Cliente <Empresa> <Empresa>
Patrocinador <Persona> <Persona>
Director deProyecto <Persona> <Persona>
Líder Técnico <Persona> <Persona> <Persona>
Miembro EquipoAnalistas
<Persona>, <Persona>,<Persona>, <Persona>
<Persona>,<Persona>
<Persona>,<Persona>
<Persona>, <Persona>,<Persona>
Implementador <Persona> <Persona>
Contacto Cliente <Persona> <Persona> <Persona> <Persona>
Líder FuncionalCliente <Persona> <Persona> <Persona> <Persona>
Líder TécnicoCliente <Persona> <Persona> <Persona> <Persona>
Tesorería Cliente <Persona> <Persona>
RecursosExternos <Persona/Especialidad> <Persona/
Especialidad><Persona/Especialidad>,<Persona/Especialidad>
I T E C S AS O F T W A RE S . A RESUMEN DE HITOS DE LA CARTERA
125
Resumen de Hitos de la Cartera (P-GGE-04)
INFORMACION DEL CARTERA
Nombre de la Cartera: Fecha: ___/___/____
Nombre delproyecto Hito
Fecha deFinalizaciónPlanificada
Ultima Fechade
FinalizaciónProyectada
Fecha deFinalización
Real
Variación* Observaciones
Proyecto 1 Ej. Implementación ___/___/____ ___/___/____ ___/___/____ 10
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 2
Proyecto 3
* Variación: Definición de Color
Criterio Color
1 – 6 Días N Días
1 – 2 Semanas N Semanas
N Meses N Meses
Listado de DecisionesDecisión # Proyecto Decidido el Decisión Responsables de la
Decisión
1.
2.
3.
4.
5.
I T E C S AS O F T W A RE S . A M A R C O M E T O D O L Ó G I C O P A R A L A A D M N I S T R A C I O N D E P RO Y E C T O S
126
Herramientasde Apoyo
TécnicoInstructivo v1.0
Herramientas de Apoyo Técnico- Historia de versiones.
FechaLiberación Descripción
30-Nov-2007 Versión 1.0 Instructivo y Plantillas liberados.
Objetivos
En el cuadro adjunto se presentan las herramientas disponibles para la gestión de lacartera de proyectos. Se compone de cuatro plantillas generales, cuya objetivo escruzar y mostrar de una forma consolidada la información general de todos losproyectos, dando una perspectiva macro para la toma de decisiones de la organización.
Cuadro 8 - Herramientas de Apoyo Técnico
Entregable Descripción Herramientas Código
Especificación deRequerimientos
Formulario base para laespecificación derequerimientos funcionales ytécnicos
Formulario de Especificación deRequerimientos
P-GTE-01
Formulario dePruebas de Sistema
Formulario para la realizaciónde pruebas de sistema paracontrol de calidad, pruebas deingeniería y pruebasfuncionales con el usuario.
Formulario de Pruebas de Sistema P-GTE-02
I T E C S AS O F T W A RE S . A M A R C O M E T O D O L Ó G I C O P A R A L A A D M N I S T R A C I O N D E P RO Y E C T O S
127
1 Formulario de Especificación de Requerimientos
ContenidoProporciona un formato base para la especificación y análisis de requerimientosfuncionales y/o técnicos del proyecto.
PropósitoEste formulario es una base con los principales puntos que deben ser contempladosdurante el análisis y estimación de un requerimiento. Asegúrese de llenar cada una delos contenidos con tal de poseer toda la información necesaria que justifique el alcancey tiempos estimado del cambio.
VariacionesPuede agregar nuevas secciones dependiendo del tipo de requerimiento en análisis.
2 Formulario de Pruebas de Sistema
ContenidoProporciona un formato base para la documentación de ciclos de pruebas de sistema.
PropósitoEste formulario establece una base documental de los diferentes ciclos de pruebasrealizados sobre un requerimiento, entregable o desarrollo en general.
Pretende llevar un registro del tipo de prueba realizada, el escenario de entrada y losresultados obtenidos en cada fase de la prueba.
VariacionesPuede agregar nuevas secciones dependiendo del tipo de requerimiento en análisis.
I T E C S AS O F T W A RE S . A ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTO
128
Especificación de Requerimiento (P-GTE-01)
Proyecto Solicitado por Fecha Solicitud
ID Requerimiento Preparado por Fecha Preparación
Estimación Tiempo Aprobado por Fecha Aprobación
Total Horas: _______Costo por Hora: _______Costo Total: _______
Funcionalidad Requerida
1. Descripción
<Indique una breve descripción de la solicitud del requerimiento>
2. Antecedentes
<Indique que antecede al requerimiento, que provocó la necesidad >
3. Propuesta de Solución
<Explique en detalle la propuesta de solución, sea lo más detallado y explicito posible.Evite las ambigüedades y sea concreto. Puede adjuntar todo tipo de imágenes,prototipos de pantallas, reportes, etc. para ilustrar la solución propuesta >
4. Alcance Técnico
a. Diseño de Entidades
<Liste las estructuras de base de datos a crear o modificar >
b. Diseño de Formularios
<Adjunte, si aplica, el diseño o prototipo de las pantallas propuestas >
c. Diseño de Reportes
<Adjunte, si aplica, el diseño o prototipo de los reportes propuestos >
5. Restricciones
<Una vez analizada la propuesta, indique que no está incluído en esta propuesta desolución, sea claro y evite las ambigüedades >
I T E C S AS O F T W A RE S . A ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTO
129
6. Estimación
<Luego del análisis, indique el número de horas requerido por actividad para desarrollarel requerimiento >
Actividad Total Horas
Análisis
Diseño
Desarrollo
Pruebas y Control de Calidad
Pruebas Integrales en ambienteControlado
Instalación
Capacitación a Usuarios
Pruebas con Usuario
Aprobado por Cliente Responsable ITECSA
Nombre: Nombre:
Firma: Firma:
_______________________ _______________________
I T E C S AS O F T W A RE S . A INFORME DE PRUEBAS
130
Informe de Pruebas del Sistema (P-GTE-02)
Proyecto Cliente Fecha de Pruebas
Ingeniero/Consultor
Encargado Control Calidad /Usuario Cliente
Ciclo de Pruebas
Entregable Tipo de prueba Revisor(es) Fecha
<Nombre del entregable deacuerdo al Plan de Proyecto>
< Control de Calidad Pruebas de Usuario Rendimiento >
Indique los encargados derealizar las pruebas
Ciclo de Pruebas I
Ítem a Prueba Parámetros Iniciales Resultado Observaciones
<Tarea, proceso, pantalla,reporte, etc.>
<Parámetros de entrada ovalores iniciales de prueba>
<Indique los resultadosobtenidos>
<Observaciones,medidas correctivas,consideraciones>
Ciclo de Pruebas II
Ítem a Prueba Parámetros Iniciales Resultado Observaciones
Ciclo de Pruebas III
Ítem a Prueba Parámetros Iniciales Resultado Observaciones
Aprobado por
Encargado Control de Calidad / Cliente Ingeniero/Consultor ITECSA
Nombre: Nombre:
Firma: Firma:
_______________________ _______________________
131
4.4 Evaluación de Metodología en un proyecto realUna de las fases más importantes en la evaluación de una metodología es
justamente su fase de validación práctica. Este espacio de valoración permite
calificar basado en el uso de las herramientas propuestas, su aplicación práctica
y adaptación a las estructuras de trabajo establecidas en la organización.
Con tal de someter a prueba la practicidad, complejidad y nivel de adaptación a
la metodología propuesta, se utilizó el proyecto “Implementación de Sistema de
información gerencial” como piloto del uso de las herramientas y guías
propuestas.
Este proyecto se ajusta de buena forma pues como requisito para su ejecución,
se requirió la presentación de un plan de proyecto, que manifestara además el
apego a una manera ordenada de implementar los proyectos en ITECSA.
El proyecto “Implementación de Sistema de información gerencial” tiene como
objetivo la instalación de un sistema automatizado de información gerencial
basado en la configuración de controles e indicadores, provenientes de la
información residente en los sistemas informáticos transaccionales de la
institución.
Con esto se pretende proveer a las gerencias funcionales, de información de
primera mano, rápida y confiable, asistiéndolas de forma estratégica en la toma
de decisiones diarias.
El proyecto consiste de tres etapas principales, a saber:
1. Una etapa inicial de planificación del proyecto, en la cual se
dimensiona el alcance del proyecto y los lineamientos generales bajo
los que se ejecutará. El entregable principal de esta etapa es un
documento llamado "Plan de Proyecto".
132
2. Una etapa de levantado de información y definición de los controles
funcionales a implementar.
3. Por último una fase de instalación del sistema automatizado para el
uso de los controles e indicadores documentados en la fase anterior.
Como parte de la adaptación de la metodología propuesta al proyecto, se
desarrolló el Plan de proyecto (Anexo 5) el cual contiene una adaptación de las
herramientas propuestas a la realidad y el contexto en el que se desarrollaría el
proyecto en lo referente al alcance, tiempo, recursos, calidad, comunicaciones y
riesgos.
4.4.1 Consideraciones del Plan de proyecto
La metodología propuesta no es una estructura rígida que deba seguirse al pie
de la letra. Por el contrario comprende las generalidades de cada una de sus
áreas para que su contenido sea utilizado de la forma que más convenga de
acuerdo a la realidad del proyecto.
De esta forma puede observarse que el plan de proyecto muestra algunas
secciones resumidas de los planes de subsidiarios y ordena como mejor
convenía en su momento la información dentro del documento.
Por considerarse un proyecto pequeño y centrado en obtener resultados a corto
plazo, éste plan de proyecto centra su atención en definir muy bien el alcance de
las fases del proyecto, así como los procesos de control de cambios y
aceptación del proyecto. No obstante para el resto de áreas de conocimiento
aunque el establecimiento de los procesos de control y seguimiento no se
describen a un nivel muy detallado, su aplicación es considerada durante todo el
ciclo de vida del proyecto.
133
El documento Plan de proyecto permitió a los principales involucrados del
proyecto conocer de una forma concisa cuales serían los resultados del
proyecto, que se esperaba de cada quién en los procesos de implementación y
cuales serían las reglas generales del proyecto.
Se debe considerar para el estudio de este plan de proyecto, que la evaluación
realizada solo contempla la validación y documentación de la fase de
planeación.
El anexo 5 de este documento muestra el plan de proyecto detallado con la
información de soporte generada, producto de la evaluación y aplicación de la
metodología propuesta de administración de proyectos.
134
5. CONCLUSIONES
Como resultado de la información recopilada mediante la investigación,
entrevistas y cuestionarios aplicados, se determina que ITECSA se encuentra en
un nivel intermedio-bajo en lo que respecta a su madurez general en la dirección
de proyectos. El primer paso en el uso de una metodología dentro de la
compañía permitirá ir fortaleciendo una cultura de proyectos que posteriormente
permitirá ir robusteciendo otros aspectos de interés con respecto a la madurez
de dirección de proyecto
Con la metodología de gestión de proyectos propuesta en este documento se
contará con un marco metodológico básico cuya implementación y puesta en
práctica permitirá ver resultados en un corto plazo, gracias a las herramientas y
formularios a disposición. La estandarización en la forma de documentar cada
entregable documental del proyecto, con actividades definidas y un lenguaje
común de proyectos, permitirá a las personas a cargo de los proyectos tener un
mayor orden, planificar mejor sus proyectos y controlar de una forma proactiva lo
que sucede en el proyecto.
Los proyectos no son entes aislados y no pueden gestionarse separados a la
realidad de negocio de la compañía, el marco metodológico provee en este
sentido un conjunto de herramientas para el manejo de múltiples proyectos,
donde estos son priorizados y monitoreados en conjunto como apoyo a la toma
de decisiones desde un punto de vista más gerencial.
La aplicación gradual y ordenada del marco de administración de proyectos
propuesto permitirá contar con una metodología en evolución, en la que habrá
apertura para hacer mejoras a los instructivos, procesos y formularios, logrando
135
así llegar en un mediano plazo a una metodología aun más personalizada y útil
de acuerdo a la realidad de negocio de ITECSA.
Una metodología de proyectos no es un ente estático o unilateral, la realidad hoy
en día nos exige evaluar los diferentes escenarios y las diferentes propuestas de
buenas prácticas que existen para colaborar con la gestión de proyectos, la
abstracción de las bondades de cada una y su adaptación lo que se requiere
según lo particular del negocio es una buena forma de no ver limitada la
capacidad de crear lo que realmente funciona y se necesita en una organización.
Para este documento particular la revisión y adaptación de múltiples fuentes de
buenas prácticas de administración de proyectos permitió construir un marco
metodológico libre con lo necesario para ver resultados lo antes posible.
Debe tomarse en cuenta que todos los proyectos son únicos y por tanto con
características muy particulares. Ante esto el marco metodológico propuesto
pretende ser una guía que permita a los encargados de proyectos hacer una
gestión más ordenada y práctica mediante un conjunto de herramientas
utilizadas a discreción por el administrador de proyectos. La metodología
pretende ser un documento colaborativo y por tanto puede ser utilizada
parcialmente o en complemento con alguna otra herramienta. El uso de las
herramientas fortalecerá la cultura interna y propiciará la adopción de formas
más ordenadas de trabajo, haciéndola parte de los cotidiano en futuros
proyectos de ITECSA.
El proyecto piloto de “Implementación de un Sistema Gerencial”, confirmó el
hecho de que el marco metodológico propuesto es una herramienta de apoyo
que puede ser utilizada parcialmente y organizada de la forma que mejor se
adapte al tipo de proyecto que se gestiona. Este pilito permitió depurar la
propuesta metodológica e ir introduciendo su uso dentro de la organización.
136
6. RECOMENDACIONES
Como complemento a la implementación y puesta en práctica del marco
metodológico de proyectos, la disponibilidad de la información juega un papel
muy importante para la confianza y aceptación por parte de los administradores
de proyectos. El tener la información a mano, de manera oportuna y en cualquier
lugar es prácticamente un factor crítico para el éxito de la metodología. Por esta
razón se recomienda la implementación de algún sistema informático en línea y
colaborativo que funcione como repositorio de información donde los
instructivos, procesos y herramientas documentales se encuentran a disposición
de las personas.
La metodología propuesta no debe verse como un marco rígido que debe
cumplirse en su totalidad, por el contrario debe ser utilizado aplicando las
herramientas que más se adapten al tipo de proyecto según sus características,
no deben perderse de vista sus objetivos principales de hacer más fácil y
ordenada la gestión de los proyectos, la administración de proyectos debe estar
siempre en función del proyecto y no viceversa.
Como todo proceso de cambio, éste debe realizarse de manera planificada e
informada. Debe hacerse conciencia al personal de ITECSA en la importancia
del uso de la metodología, haciendo ver que será un proceso gradual en donde
posiblemente en etapas iniciales las herramientas sean utilizadas parcialmente.
Es importante el seguir un proceso de mejora continúa del marco metodológico
propuesto. La manera más acertada de enriquecer la propuesta serán las
recomendaciones y sugerencias que permitan una metodología cada vez más
útil y fácil de usar. La educación e inducción en el tema de administración de
proyectos pueden ser aspectos que fortalezcan el uso de la metodología y el
nivel de madurez general de ITECSA en la gestión de proyectos.
137
7. BIBLIOGRAFÍA
1. Álvarez, Manuel. Guía del participante Tópicos Especiales enAdministración de Proyectos. San José, Costa Rica. Universidad para laCooperación Internacional, 2007.
2. Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos: La guía.México: McGraw-Hill Interamericana Editores, 2002.
3. Fernández, Fausto. Gestión de los Riesgos del Proyecto. San José, CostaRica. Universidad para la Cooperación Internacional, 2006.
4. Gido, J.; Clements, J. Administración Exitosa de Proyectos. Segundaedición. México: Internacional Thomson Editores, 2003.
5. Gutiérrez, Humberto. Calidad Total y Productividad. Segunda edición.México: MacGraw-Hill Interamericana Editores, 2005.
6. ITECSA Software S.A. Compañía. Página Oficial de ITECSA SoftwareS.A. Disponible en www.ITECSA.co.cr. Consultado el 10 de julio del 2007.
7. Lledo, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.; Esquembre, J.Administración Lean de Proyectos: Eficiencia en la Gestión de MúltiplesProyectos. México: Prentice Hall, 2006.
8. Method123 Ltd. Method123 Project Management Methodology. USA,2006.
9. PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de laDirección de Proyectos, (Guía del PMBOK), Tercer Edición.Pennsylvannia, USA. PMI Publications, 2004.
10.Project Connections, Página Oficial de ProjectConnections. Disponible enhttp://www.projectconnections.com/index.html. Consultado el 25 desetiembre del 2007.
138
11.Salas, Xavier. Gestión del Alcance e Integración. San José, Costa Rica.Universidad para la Cooperación Internacional, 2007.
12.Texas Goverment Technology. Página Oficial del Departamento deTecnología del estado de Texas. Disponible en http://www.dir.state.tx.us.Consultado el 20 de setiembre del 2007.
13. Vallejo, Miguel. Guía del Participante Seminario de Graduación. San José,Costa Rica. Universidad para la Cooperación Internacional, 2004.
139
8. ANEXOS
Anexo 1: Acta del Proyecto (Charter)
Información principal y autorización de proyecto
Fecha: 23/6/2007 Nombre de Proyecto:Propuesta de una metodología de gestión de proyectosen ITECSA Software S.A
Áreas de conocimiento / procesos: Alcance Tiempo Calidad
Área de aplicación (sector / actividad):Desarrollo de Software, implementación de sistemas eimplementaciones de proyectos de TI en clientes.
Fecha de inicio del proyecto:23/6/2007
Fecha tentativa de finalización del proyecto:31/10/2007
Objetivo GeneralElaborar una propuesta para la utilización de una metodología de gestión de proyectos implementaciónen ITECSA Software S.A.
Objetivos Específicos: Desarrollar un diagnóstico del como se ejecutan actualmente los proyectos en ITECSA Software
S.A, con tal de tener un marco base para en la identificación de mejoras. Proponer los procedimientos mejorados a utilizar en la implementación de proyectos para lograr
su optimización. Proponer un conjunto de plantillas digitales que documenten las principales actividades propias
de un proyecto de implementación como lo son: definición de requerimientos, desarrollo,instalación y cierre de proyectos.
Documentar mediante un plan piloto la utilidad y aceptación de la metodología propuesta enalguno de los proyectos en ejecución.
Descripción del productoEl producto final entregado a ITECSA Software S.A, será un documento que contendrá una propuestade la metodología a utilizar en los proyectos de implementación de ITECSA Software S.A., queconsiderará.
Documentación del diagnóstico de la situación actual de la forma en que se desarrollan losproyectos en ITECSA Software S.A
Propuesta de metodología para la administración de proyectos. Propuesta de Plan de prototipo para validación de la metodología en un proyecto en ejecución. Documentación del presente proyecto como activo de la organización y fuente de referencia
para futuros proyectos.
Necesidad del proyectoITECSA Software S.A. es una empresa de capital nacional con más de cinco años en el mercado,trabajando en el desarrollo de soluciones informáticas en el tema de control empresarial.A lo largo de estos años ha ido consolido un conjunto de soluciones y un amplio conocimiento en eltema de seguridad y control de la información.Hoy en día es una empresa en crecimiento, producto del esfuerzo realizado los últimos años en el
140
cumplimiento de sus proyectos, inversiones realizadas en investigación y desarrollo de solucionesnovedosas. Esto ha provocado que en la actualidad se estén gestando una cantidad importante deproyectos, los cuales son cada vez más exigentes, de ahí que el grado de estandarización ycumplimiento sean mayores.Debido a algunas experiencias negativas con respecto a proyectos pasados y la proyección decrecimiento en los próximos años surge la necesidad de contar con una manera de trabajar másestandarizada, donde se optimice al máximo posible el tiempo, con proyectos de calidad y alcancesmejor definidos. Esto en busca de que la probabilidad de éxito en la conclusión proyectada de susproyectos sea cada vez mayor.
Justificación de impacto:La justificación del proyecto responde a una intención de cumplimiento estratégico de la compañíaenfocada a la satisfacción al cliente y consolidación comercial, mediante el uso de una metodologíaadecuada y el fortalecimiento de la imagen hacia sus clientes.
Específicamente los resultados esperados son: Lograr el cumplimiento y la satisfacción de los clientes donde se realicen implementaciones de
los productos de software que comercializa. Mayor aprovechamiento del tiempo en la realización de instalaciones y planes pilotos en las
instalaciones de los clientes. Mayor grado de certidumbre en el cumplimiento de pagos por parte de los clientes gracias a una
mayor probabilidad en la conclusión exitosa y a tiempo de los proyectos. Aumento de la precisión en la estimación de tiempos de los proyectos.
Supuestos Se contará a lo largo del proyecto con la ayuda necesaria por parte de los involucrados del
proyecto. Será posible la evaluación y/o adquisición de herramientas de software que automaticen o
sirvan como repositorio de información. Los entregables del proyecto pueden ir siendo parte de la empresa y de la operación normal
mediante pruebas controladas que permitan afianzar el resultado obtenido y los conviertan enprocesos estándar de la compañía.
Restricciones La participación de los principales involucrados debe ser agendada con anticipación debido a
las restricciones de tiempo por los diferentes proyectos en que participan.Identificación de grupos de interés (stakeholders):
Involucrados PrincipalesGerente GeneralDirector ComercialIng. Oliver Vásquez - Director del Proyecto
Cliente(s) directo(s): Ingenieros de ITECSA Software S.A Departamento administrativo de ITECSA Software S.A
Clientes indirectos:Clientes donde se realicen implementaciónProveedores y colaboradores externos del área de Ingeniería.
Aprobado por:MSc. Miguel Ángel Vallejo Solís
Firma:
141
Anexo 2: Declaración del Enunciado del PFG
Proyecto: Propuesta de una metodología de gestión de proyectos en ITECSASoftware S.A
Fecha: 23/6/2007
Planteo del problema, (Necesidad, Oportunidad) y Justificación delProyecto
ITECSA Software S.A. es una empresa de capital nacional con más de cinco añoen el mercado, trabajando en el desarrollo de soluciones informáticas en el temade control empresarial.A lo largo de estos años ha ido consolido un conjunto de soluciones y un amplioconocimiento en el tema de seguridad y control de la información.
Hoy en día es una empresa en crecimiento, producto del esfuerzo realizado losúltimos años en el cumplimiento de sus proyectos, inversiones realizadas eninvestigación y desarrollo de soluciones novedosas. Esto ha provocado que en laactualidad se estén gestando una cantidad importante de proyectos, los cualesson cada vez más exigentes, de ahí que el grado de estandarización ycumplimiento sean mayores.
Debido a algunas experiencias negativas con respecto a proyectos pasados y laproyección de crecimiento en los próximos años surge la necesidad de contarcon una manera de trabajar más estandarizada, donde se optimice al máximoposible el tiempo, con proyectos de calidad y alcances muy bien definidos. Estoen busca de que la probabilidad de éxito en la conclusión proyectada denuestros proyectos sea cada vez mayor.
El proyecto responde al cumplimiento de un objetivo estratégico de la compañía,enfocado en la satisfacción al cliente y consolidación comercial, mediante el usode una metodología adecuada y el fortalecimiento de la imagen hacia susclientes, en los próximos dos años.
Los resultados esperados son: Lograr el cumplimiento y la satisfacción de los clientes donde se realicen
implementaciones de los productos de software que comercializa. Mayor aprovechamiento del tiempo en la realización de instalaciones y
planes pilotos en las instalaciones de los clientes. Mejorar el control de los proyectos hasta que estos finalicen. Mayor grado de certidumbre en el cumplimiento de pagos por parte de los
clientes gracias a una mayor probabilidad en la conclusión exitosa y atiempo de los proyectos.
Aumento de la precisión en la estimación de tiempos de los proyectos.
142
Objetivo(s) del proyecto:
Elaborar una propuesta para la utilización de una metodología de gestión deproyectos en ITECSA Software S.A:
Desarrollar un diagnóstico del nivel de madurez en administración deproyectos en ITECSA para justificar la necesidad de una metodología.
Desarrollar un conjunto de instructivos, procesos y plantillas queestandaricen las principales actividades y documentos entregables deadministración de proyectos en ITECSA.
Validar la metodología mediante la creación de Plan de Proyecto de unproyecto real de ITECSA.
Producto principal del proyecto:El producto final entregado a ITECSA Software S.A, será un documento quecontendrá una propuesta de la metodología a utilizar en los proyectos deimplementación de ITECSA Software S.A.
Entregables del proyecto:
Entregable Descripción
Diagnóstico del nivel demadurez en Administraciónde Proyectos
Documentación del diagnóstico de la situación actual de la forma en quese desarrollan los proyectos en ITECSA Software en el cual sepresentan los procedimientos actuales, identificación de principalesproblemas históricos presentados, acciones correctivas llevadas a cabo.
Propuesta de metodologíapara la implementación deproyectos en clientes
Considera la documentación necesaria de los procesos y herramientasnecesarios para administrar los proyectos en ITECSA.Considera:
Los diagramas sugeridos de los procesos en la administraciónde proyectos de ITECSA.
Un conjunto de Instructivos para la utilización de las plantillas Un conjunto de Procesos y Plantillas aplicados en cada una de
las fases de un proyecto en ITECSAPropuesta de Plan deprototipo para validacióngradual de la metodologíaen un proyecto enejecución.
Corresponde a la preparación de un Plan de Proyecto de un proyectoreal de ITECSA, para validar la utilidad de la metodología propuesta.
143
Supuestos:
Se contará a lo largo del proyecto con la ayuda necesaria por parte de losinvolucrados del proyecto.
Será posible la evaluación y/o adquisición de herramientas de softwareque automaticen o sirvan como repositorio de información.
Los entregables del proyecto pueden ir siendo parte de la empresa y dela operación normal mediante pruebas controladas que permiten afianzarel resultado obtenido y los conviertan en procesos estándar de lacompañía.
Restricciones:
La participación de los principales involucrados debe ser agendada conanticipación debido a las restricciones de tiempo por los diferentesproyectos en que participan.
Limites del proyecto:
El proyecto solo abarcará las áreas de tiempo, costo y calidad. La metodología a desarrollar como producto abarcará exclusivamente el
área de ingeniería, no contemplan las demás áreas administrativas de lacompañía.
La verificación de la utilidad de la metodología será realizada únicamentesobre uno de los proyectos que estén gestándose de acuerdo a las fechasprevistas en el plan piloto de pruebas.
Riesgos iniciales:
Si hay poca disponibilidad de recursos para darle continuidad a losentregables del proyecto, puede provocarse un retraso en el cronogramadel proyecto.
Si no hay claridad de ideas o existe mucha diversidad de opiniones en elinicio del proyecto, puede provocarse una mala delimitación del alcance.
Si no hay una correcta aplicación de la metodología durante la etapa devalidación y verificación puede provocarse un mal aseguramiento de lacalidad que eventualmente provocaría un retraso en la finalización atiempo del proyecto.
144
Organización Inicial del proyecto
145
Anexo 3: EDT del proyecto
146
Anexo 4: Cronograma del Proyecto
147
Anexo 5: Plan de Proyecto Implementación de Sistema de InformaciónGerencial
ITECSA SOFTWARE
PLAN DE PROYECTO
Empresa ABC
Implementación Sistema deInformación Gerencial
VERSION: 1.0 FECHA DE REVISION: 15-10-2007
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
148
ContenidosSECCIÓN 1. DEFINICIÓN DEL PROYECTO......................................................... 1491.1. DEFINICIÓN DEL PROYECTO ..............................................................................1491.2. OBJETIVO DEL PROYECTO ................................................................................ 1491.3. ENTREGABLES DEL PROYECTO .........................................................................1491.4. REQUISITOS.....................................................................................................1501.5. EXCLUSIONES ..................................................................................................1501.6. SUPUESTOS.....................................................................................................1501.7. RESTRICCIONES............................................................................................... 150
SECCIÓN 2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO.................................................. 1512.1 ORGANIGRAMA ................................................................................................ 1512.2 INVOLUCRADOS................................................................................................ 1512.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES..........................................................................152
SECCIÓN 3. ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO ...................................154SECCIÓN 4. PLAN DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO .....................................1564.1 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN ..............................................................................1564.2 PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN .....................................................................1574.2.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ACEPTACIÓN ..................................................... 1574.2.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE ACEPTACIÓN ......................... 1584.2.3 DOCUMENTOS REQUERIDOS EN EL PROCESO DE ACEPTACIÓN............................. 158
SECCIÓN 5. PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS ...................................1595.1 PROPÓSITO .....................................................................................................1595.2 ACTIVIDADES DEL PROCESO..............................................................................1595.3 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE CAMBIO..............................................1595.4 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS ..........1615.5 DOCUMENTOS REQUERIDOS .............................................................................161
SECCIÓN 6. GESTIÓN DEL TIEMPO....................................................................1626.1 CRONOGRAMA .................................................................................................162
SECCIÓN 7. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN ................................................. 1637.1 MATRIZ DE COMUNICACIÓN............................................................................... 163
SECCIÓN 8. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD .................................................. 1648.1 ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD .................................................... 1648.2 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO ...........1648.3 CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO........................ 164
SECCIÓN 9. GESTIÓN DEL RIESGO ...................................................................1659.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS......................................................................1659.2 ANÁLISIS Y PRIORIZACIÓN DE LOS RIESGOS....................................................... 1659.3 PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO.......................................................................165
SECCIÓN 10. HISTORIA DE REVISIONES............................................................ 166SECCIÓN 11. ANEXOS .......................................................................................... 166
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
149
Sección 1. Definición del Proyecto1.1. Definición del Proyecto
Producto de una necesidad constante de contar con información rápida y segurapara la toma de decisiones y apoyo a la gestión gerencial, el proyectoImplementación de Sistema de Información Gerencial es un proyecto que pretendesuplir a las diferentes áreas de la organización mediante un sistema informático deavanzada y la configuración de controles e indicadores automáticos.
El proyecto tiene una fecha de tres meses de implementación desde su etapainicial de planificación del proyecto y la implementación de los controles eindicadores automatizados.
1.2. Objetivo del Proyecto
“Mejorar el proceso de toma de decisiones del Equipo Gerencial, implementandocontroles de tipo gerencial, permitiendo a los gerentes contar con informaciónveraz, confiable y rápida.”
1.3. Entregables del Proyecto
Entregable Descripción Criterio de Aceptación
Primera Fase:Planificación del Proyecto
Con esta fase se da inicio alproyecto, en ella se definen ydetallan los aspectos y parámetrosque se deben de cumplir para eléxito en la ejecución del proyecto deacuerdo con el cartel de licitación.
E1.1: Plan Maestro delProyecto
Segunda Fase: Presentaciónde Inventario de Controles
En esta fase se realizará el estudiointerno de la organización paragenerar el inventario de controlesque ayudarán al Equipo GerencialAmpliado a mejorar la calidad en elproceso de toma de decisiones.
E2.1: Inventario de ControlesGerenciales
Tercera Fase:Instalación y Configuración
En esta fase se realiza laimplementación del sistematomando como base el inventario decontroles definido en la faseanterior.
E3.1: Acta de aceptación delSistema VISION Smart SuiteInstalado
Cuarta Fase:Capacitación y Puesta enMarcha
Se realizan las pruebas defuncionamiento y la capacitacióntanto al personal técnico como alcomité gerencial ampliado.
E4.1: Acta de Aceptación de lacapacitación Firmada
E4.2: Controles Gerencialesconfigurados y Funcionando.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
150
1.4. Requisitos
Requisitos
Las personas que conforman el Equipo Gerencial deberán participar activamente en lassesiones programadas y facilitar la información solicitada.
El personal técnico de la Empresa ABC deberá facilitar el conocimiento de las estructuras dedatos, al personal de ITECSA, sobre la información almacenada de los diferentes sistemasque serán utilizados para la implementación de controles.
Proporcionarle al consultor experto de ITECSA la información necesaria para el análisis deriesgos y oportunidades.
Un servidor de Aplicaciones disponible Proporcionarle al consultor experto de ITECSA lainformación necesaria para el análisis de riesgos y oportunidades.
1.5. Exclusiones
Exclusiones
Los controles que serán implementados deben estar basados en sistema cuya informaciónesté almacenada en Base de Datos Oracle. Controles cuya información reside en motores debases de datos diferentes no están incluídos dentro del Alcance.
1.6. Supuestos
Supuestos
Se cuenta con todos los enlaces entre bases de datos remotas mediante Data Base links.
Se cuenta con el Servidor de Aplicaciones Oracle Application Server Rel. 10.2
1.7. Restricciones
Restricciones
Debido al horario laboral de la Empresa ABC, los consultores no podrán permanecer en lasinstalaciones de la Empresa ABC, a menos de que cuenten con el permiso respectivo delcliente.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
151
Director de ProyectoITECSA Software
Apoyo Técnico Empresa ABC
CoordinadoresEmpresa ABC
Equipo GerencialEmpresa ABC
Implementadores,Consultores
ITECSA Software
Patrocinador Sr. Gerente TIEmpresa ABC
Sección 2. Organización del Proyecto2.1 Organigrama
El organigrama que se presenta a continuación describe la organización básica delproyecto.
2.2 InvolucradosEl proyecto cuenta con los siguientes involucrados, los cuales son listados acontinuación:
Persona Organización Descripción de Organización
Sr. Gerente de T.I Empresa ABC
Director de ProyectoITECSA
ITECSA
Sr. Líder Técnico Empresa ABC (Equipo Gerencial)
Sr. Implementador ITECSA
Sr. Analista ITECSA
Sr. Gerente Financiero Empresa ABC (Equipo Gerencial)
Sr. Gerente Comercial Empresa ABC (Equipo Gerencial)
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
152
2.3 Roles y ResponsabilidadesCon la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen lossiguientes roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
Rol Responsabilidad
Patrocinador Responsable de facilitar los recursos necesarios para el desarrolloarmonioso del proyecto.• Control periódico al desarrollo del Avance del Proyecto• Validación de estrategias por desarrollar y atención de solicitudes paraatender necesidades del proyecto.• Apoyo permanente al desarrollo del proyecto.• Podrá gestionar medidas disciplinarias para los funcionarios que no esténcumpliendo con las responsabilidades asignadas por elConsultor Experto del proyecto.• Firmará la carta de aceptación del Proyecto y la recepción de cada uno delos entregables.
Director delProyecto
Es el principal responsable de la coordinación de las actividadesrelacionadas con el proyecto hasta su finalización.Funciones:• Elaborar el plan de proyecto, con un adecuado nivel de planificación segúnlas características del proyecto.• Fungir como mediador y facilitador para que las acciones necesarias parael proyecto sean cumplidas por el equipo de trabajo.• Controlar y supervisar el avance de las tareas especificadas en los planesde cada fase y vigilar el cumplimiento de los procedimientos establecidos enlos planes del proyecto.• Utilizar los canales necesarios para llegar a los niveles de autoridad con elfin de que se tomen oportunamente las decisiones que se requieran deacuerdo a las necesidades del proyecto• Informar sobre los avances del proyecto, cambios presentados, problemas,etc.• Mantener la comunicación directa con el equipo de trabajo y estarpendiente de los trabajos que se ejecutan.
Coordinadores Son el apoyo directo del Director de Proyecto y grupo de consultores paraaclarar consultas con respecto a la funcionalidad del sistema, procedimientosadministrativos y coordinación con los usuarios.Funciones:• Coordinar la ejecución de los diferentes mecanismos a nivel administrativopara lograr el cumplimiento de las actividades y áreas asignadas a losgrupos de trabajo o usuarios finales previos al inicio del proyecto y durantecada una de las fases del mismo.• Resuelve consultas específicas sobre funcionalidad en el campo de sucompetencia que no se hubiesen sido resueltos previamente por el Equipode trabajo del proyecto.• Atiende y coordina las reuniones con el comité gerencial ampliado y todo loreferente a la operatividad, procedimientos, políticas y funcionalidadadministrativa de los sistemas.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
153
Implementadores y Consultores
• Responsable de la instalación y configuración del sistema• Desarrollarán la implementación de los controles gerenciales identificadosen la segunda fase del proyecto.• Reportar la finalización de las actividades al Director del Proyecto.• Reportar las horas invertidas en las diferentes actividades que les sonasignadas.• Verificar el cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
154
Sección 3. Estructura Detallada de Trabajo
Para el desarrollo de los entregables del proyecto, se habrán de llevar a cabo lassiguientes Fases de Proyecto.
ID Entregable Descripción
E.1.1 E.1.1 -Plan de trabajo delProyecto
Este plan hace referencia al documentodenominado “Plan de Proyecto”, el cualcorresponde a la guía para la ejecución y controldel proyecto, de tal manera, que lo que en el seespecifica tiene validez equivalente al contrato. Elcumplimiento y acatamiento de lasespecificaciones dadas a nivel de éste plan seránrelevantes para el resultado final.
E2.1E2.1 - Inventario deControles e IndicadoresGerenciales
Corresponde a un documento, que será elresultado de las entrevistas realizadas con elequipo gerencial, en donde se indican loscontroles gerenciales que serán implementadoscon la herramienta.
E3.1E3.1 - VISION SmartSuiteInstalado
Corresponde al Sistema completamente instaladoy preparado para funcionar.
E.3.2E.3.2 - ControlesGerenciales configuradosy funcionando.
Corresponde a la configuración y puesta enfuncionamiento de los controles e indicadoresgerenciales identificados durante las entrevistasal equipo gerencial y que a su vez son factiblesde implementar.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
155
Se ajunta el cronograma de actividades del proyecto ‘Implementación Sistema deInformación Gerencial’.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
156
Sección 4. Plan de Aceptación del ProyectoEl plan de Aceptación se define como el logro de obtener el acuerdo del cliente(usuarios o bien quien recibe el producto) de que los entregables (o entregas)producidos por el proyecto cumplen con los criterios o medidas de satisfaccióndefinidas por él mismo. El criterio de aceptación también se basa en la calidaddel producto entregado, el costo requerido y el tiempo invertido para producir elentregable.
El Plan de Aceptación del Proyecto Sistema de Información basado en controlesincluye lo siguiente:
4.1 Criterios de Aceptación
Los siguientes son los principales entregables del proyecto con suscorrespondientes de criterios de aceptación.
Fase Entregable Criterio de Aceptación
FASE 1.Planificación delProyecto
E.1.1 -Plan de trabajodel Proyecto
Criterios de Aceptación:Contar con la firma de patrocinador del Proyecto y lafirma del proveedor aceptando el documento.
FASE 2.Presentación delinventario decontroles
E2.1 - Inventario deControles Gerenciales
Criterios de Aceptación:A) Contar con la aceptación por parte de losinvolucrados (Comité Gerencial Ampliado) de la listade controles que serán implementados según el áreaque les corresponda.B) Por cada control que se implementará presentar sudescripción y la forma en que será resuelto por mediode la herramienta VISION Smart Suite.
E3.1 - VISION SmartSuiteInstalado
Criterios de Aceptación:A) Acta de instalación debidamente firma por el apoyotécnico del proyecto.B) Pruebas posteriores a la instalación Realizadas yconfiguración de parámetros realizado.C) Licencia y garantía entregadas.D) Manuales electrónicos entregados.
FASE 3.Instalación,configuraciónpuesta enproducción
E.3.2 - ControlesGerencialesconfigurados yfuncionando.
Criterios de Aceptación:A) Acta con la aceptación de los controlesconfigurados.B) Pruebas del adecuado funcionamiento de loscontroles.C) Capacitación al personal técnico realizada.D) Capacitación al equipo gerencial ampliadorealizada.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
157
4.2 Procedimiento de Aceptación
4.2.1 Actividades del proceso de aceptación
El siguiente diagrama muestra el flujo del proceso de aceptación que se seguiráen el proyecto:
Clie
nte
Dire
ctor
dePr
oyec
to-
Enca
rgad
ode
Cal
idad
Mie
mbr
ode
lEq
uipo
Dire
ctor
dePr
oyec
to-
Clie
nte
Evaluar elformulario deaceptación
SolicitarAprobación
SolicitarPrueba deAceptación
CompletarEntregable
CompletarEntregable
Realizarpruebas deaceptación
El entregablees aceptado?
Firmar el acta deaprobación
Si
Proceso de Aceptación
No
RealizarPruebas deAceptación
Aprobacióndel
Entregable
SolicitarAprobación del
Cliente
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
158
4.2.2 Roles y Responsabilidades en el proceso de aceptación
Los siguientes son los roles y actividades relacionados con el proceso deaceptación de los entregables del proyecto:
Rol Responsabilidades
Director de Proyecto El Director del Proyecto organiza el Proceso de Aceptación para cadaentregable producido en el proyecto.El Director del Proyecto es responsable de:• Recibe la notificación del equipo del proyecto de que el entregableestá completo y preparado para la aceptación del cliente• Organiza la Prueba de Aceptación del entregable con el cliente,incluyendo los recursos, medios y documentos requeridos para laprueba.• Completa el Formulario de Aceptación para obtener la firma delcliente
Patrocinador/Cliente Es la autoridad final para firmar la aceptación del entregable, una vezse haya aprobado por el Comité Evaluador.El cliente es responsable de:• Participar en la Prueba final de Aceptación• Verificar que el entregable cumple con los Criterios de Aceptacióndefinidos en el plan del proyecto.• Firmar el Formulario de Aceptación confirmando la finalización delentregable.• Aceptar el inicio de las labores para que el entregable pase aproducción.
Coordinador Forma parte activa del proceso de aceptación de los entregables:Participa en las pruebas finales de aceptación y da una un visto buenoinicial antes de la aprobación formal.
4.2.3 Documentos requeridos en el proceso de aceptación
Formulario de Aceptación: Usado para solicitar la aprobación formal delentregable. (Anexo 3)
Registro de Aceptación: Resumen del estado de aceptación de todos losentregables del proyecto, presentados al usuario o cliente para surespectiva firma. (Anexo 4)
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
159
Sección 5. Plan de Administración de Cambios5.1 Propósito
El Proceso de Administración de Cambios se emprende durante toda la fase deejecución del proyecto y se usa para asegurar que cada cambio identificado seaformalmente Comunicado, Documentado, Revisado, Aprobado y Llevado a cabo.
La administración de Cambios se presentará en el proyecto Sistema deInformación Gerencial a través de la aplicación de las siguientes actividades:
5.2 Actividades del proceso
5.3 Procedimiento de Administración de Cambio
Identificar cambio y Completar formulario de solicitud de cambioEl solicitante (que puede ser cualquier miembro del equipo) del cambio identificael requerimiento de cambio, completa y envía la solicitud de cambio. Estasolicitud (Anexo 4) puede ser sobre cualquier aspecto del proyecto (alcance,organización, entregables, recursos, tiempo, etc.), corresponde a un formularioque resume:Descripción del cambio, Razones, beneficios, costos (si los hay), Impactos,aprobaciones.
Investigar y aprobar solicitud de cambioEl Director del Proyecto recibe la solicitud de cambio y determina si es necesarioo no un estudio de viabilidad del mismo para evaluar el impacto que tendrá elcambio solicitado. En caso de aceptación, se transfiere para ser estudiado por elComité Ejecutivo del Proyecto, y en caso de rechazo se envía la documentaciónpara que se comunique al solicitante.El Comité Ejecutivo del Proyecto revisa y estudia el cambio propuesto paradeterminar hasta que punto el cambio solicitado es realmente factible. Esteestudio definirá el cambio en detalle:• Requisitos• Opciones• Costos y beneficios• Riesgos y problemas• Impacto• Recomendaciones y plan de acción.
El Patrocinador del proyecto es quien tiene la capacidad de:• Rechazar el cambio• Solicitar más información sobre el cambio• Aprobar el cambio tal como fue solicitadoLa decisión será basada principalmente en los siguientes criterios:• Qué riesgos implica para el proyecto realizar o no el cambio.• Impacto en el proyecto al realizar el cambio desde el punto de vista de tiempo,recursos, costo y calidad.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
160
Implementar cambio y Cerrar solicitud de CambioCorresponde a la implementación de la solicitud de cambio por parte del equipode trabajo.El cambio ya debidamente aceptado es llevado a cabo y esto incluye:• Identificar la fecha para la aplicación del cambio.• Probar el cambio previo a su aplicación• Llevar a cabo el cambio• Comunicar el éxito de la aplicación de cambio• Cerrar el cambio en el reporte de cambios.
El siguiente diagrama muestra los pasos envueltos en el proceso de aprobación de loscambios:
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
161
5.4 Roles y responsabilidades en el proceso de Control de Cambios
Rol Responsabilidad
Solicitante(consultor,implementador,técnico, cliente)
Es responsable de:• Identificar los requisitos que justifican el cambio• Completar el formulario de solicitud de cambio (Anexo 4)• Enviar formulario al Director del Proyecto
Director delproyecto
Es responsable de:• Recibir todos los formularios de solicitud de cambio y anotarlos enel Registro de control de Cambios• Categorizar y priorizar las solicitudes de cambio• Revisar los formularios para determinar si es requerida algunainformación adicional.• Determinar si es o no necesario un Estudio de Viabilidad delcambio• Remitir la solicitud de cambio al patrocinador del Proyecto.
Patrocinador delproyecto
Es responsable de:• Revisar todos las solicitudes de cambio enviadas por el Líder delProyecto• Considerar toda la documentación de apoyo• Aprobar / rechazar cada solicitud de cambio basado en los criteriospertinentes.• Resolver conflictos de cambio (cuando dos o más cambios secontradicen)• Identificando el calendario de aplicación (para los cambiosaceptados).
5.5 Documentos requeridos
Formulario de Solicitud de cambio: Utilizado para describir y solicitar laaprobación de un cambio en el proyecto. (Anexo 5)
Registro de Cambio: Usado para monitorear y controlar el estado de loscambios. (Anexo 6)
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
162
Sección 6. Gestión del Tiempo6.1 CronogramaEl cronograma adjunto presenta el detalle de las actividades del proyecto con susrespectivas duraciones. Se definen además los responsables encargados de laejecución.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
163
Sección 7. Gestión de la Comunicación
7.1 Matriz de ComunicaciónSe detalla la matriz de comunicaciones la cual definirá las fuentes informativas decomunicación oficiales del proyecto.
Matriz de Comunicación
Esta
doSe
man
al
Rep
orte
Men
sual
Solic
itud
de C
ambi
o
Min
utas
de
reun
ión
Plan
de
Proy
ecto
Involucrado Rol en elproyecto Organización Información Sem Men N/D N/D N/D
Sr. ----- Patrocinadordel Proyecto ITECSA
Email:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@ @ @ @ @
Sr. ----- Dir. delProyecto ITECSA
Email:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@ (*) @(*)
@(*)
@(*)
@(*)
Sr. ----- EquipoGerencial ITECSA
Email:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@ @ @ @
Sr. ----- EquipoGerencial ITECSA
Email:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@ @ @ @
Sr. ----- Coordinador ITECSA
Email:[email protected]: 234-XXXXCel: 379-XXXX
@ @ @ @ @
Involucrado Rol en el proyecto
Periodicidad Sem = SemanalMen = MensualN/D = Identificar otra periodicidad
Método Envío @ = Correo electrónicoi = Documento Impreso
Responsabilidad (*) = Indica el responsable de generar la información
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
164
Sección 8. Planificación de la Calidad8.1 Aseguramiento y Control de la Calidad
Para asegurar que los objetivos de calidad de este plan se cumplan, seimplementará un conjunto de métodos de Aseguramiento y Control de la calidad.Estos métodos permitirán monitorear y controlar la calidad actual de losentregables producidos por este proyecto.
8.2 Aseguramiento de la Calidad en la Administración del Proyecto
Técnica Descripción Frecuencia
Revisión Documental
Validar que los procesosadministrativos se realicenadecuadamente y sigan loslineamientos establecidos en el Plande Proyecto
Semanal
Validación deprocesos en Sitio
Revisiones en sitio para asegurarque los miembros del equipo delproyecto siguen los lineamientosestablecidos en el plan de proyectocon respecto al control de cambios,solicitud de aprobación, registro ycontrol de los riesgos, etc.
No definida, puede realizarseen cualquier momento.
8.3 Control de la Calidad de los Entregables del Proyecto
Técnica Descripción Frecuencia
Pruebas de Calidad
Validar que los estándares decalidad de los entregables cumplanlos lineamientos requeridos en elplan de proyecto, antes de pasar apruebas de los usuarios
Semanal
Validación de pruebasde aceptación
Validación sobre los resultadosarrojados por las pruebas con losusuarios, para identificar en unsegundo intento problemaspresentados para la aceptación delos entregables.
No definida, puede realizarseen cualquier momento.
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
165
Sección 9. Gestión del Riesgo9.1 Identificación de los Riesgos
Los riesgos identificados para el proyecto son los siguientes:
Código Causa Descripción
R01 Subestimación delalcance técnico de loscontroles
Una pobre estimación del alcance técnico y viabilidad deimplementación de los controles puede provocar un atrasoen la entrega del conjunto de controles e indicadores.
R02 Disponibilidad de losusuarios
La poca disponibilidad de los usuarios clave puede atrasarel proceso de configuración y análisis de los datos lo queafectaría directamente la etapa de implementación.
R03Subestimación de losperiodos deaprobación
La subestimación de los tiempos de aprobación de losusuarios sobre los controles implementados puedeprovocar atrasos en la aceptación de los entregables.
R04Problemas en laInstalación de laAplicación
Problemas en la instalación del producto puede afectardirectamente la configuración de los controles afectando lafecha de finalización y aceptación así como los costos deimplementación.
9.2 Análisis y Priorización de los riesgos
Código Probabilidad (P) Impacto(I) Severidad (PXI) Prioridad
R01 POCO PROBABLE ALTO MODERADO 1
R02 PROBABLE MEDIO MODERADO 2
R03 POCO PROBABLE ALTO MODERADO 3
R04 POCO PROBABLE MEDIO TOLERABLE 4
9.3 Plan de Respuesta al Riesgo
Código Acción Responsable Etapa/Fechade Acción
R01 Validar con el implementador el alcance técnico delos controles previo a la estimación de su duraciónen el plan de proyecto
ConsultorFuncional
Antes de25-09-2007
R02 Convocar con al menos una semana deanticipación las sesiones de trabajo
Director deproyecto
Durante laImplementaci
ón
R03Enviar avances de los controles al equipogerencial para que las consultas y/o ajustes sepresenten previo a la etapa de aceptación
Director deproyecto
Durante laImplementaci
ón
R04Verificación del ambiente de Instalación por partedel consultor funcional y encargado de calidadprevio a la fase de configuración de los controles
Encargado deCalidad
Antes de11-10-2007
Empresa ABCImplementación Sistemas de Información Gerencial
166
Sección 10. Historia de revisiones
Versión Fecha Nombre Descripción
1.0 15-10-2007 Oliver Vásquez Versión Inicial
Sección 11. Anexos
Anexo 1. Acta de Inicio del Proyecto
Anexo 2. Diagrama Gantt del Proyecto
Anexo 3. Formulario de Aceptación
Anexo 4. Registro de Aceptaciones
Anexo 5. Formulario de Solicitud de Cambio
Anexo 6. Registro de Cambios
167
Anexo 6: Cuestionarios Diagnósticos de Madurez en Administración deProyectos
Cuestionario # 1. Cultura de Administración de Proyectos
# Pregunta Opciones GerenciaGeneral
GerenciaComercial
Desarrollo yProyectos
1
¿Su organización cuenta conpolíticas que describen laestandarización, medición, control ymejoras continuas de los procesosde administración de proyectos?
a. Definitivamente nob. Muy pococ. Parcialmented. Bastantee. Definitivamente si
A B A
2
Su organización utiliza datosinternos del proyecto, datos internosde la organización y datos de laindustria para desarrollar modelosde planeación y re-planeación?
a. Definitivamente nob. Muy pococ. Parcialmented. Bastantee. Definitivamente si
B B B
3
¿Su organización utiliza tantoestándares internos como externospara medir y mejorar el desempeñode los proyectos?
a. Definitivamente nob. Muy pococ. Parcialmented. Bastantee. Definitivamente si
B C B
4
¿Su organización tiene hitos(milestones) definidos, donde seevalúan los entregables de proyectopara determinar si se debe continuaro terminar?
a. Definitivamente nob. No creoc. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
D D C
5
¿Su organización utiliza técnicas degestión del riesgo para medir yevaluar el impacto del riesgodurante la ejecución de losproyectos?
a. Definitivamente nob. No creoc. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
B B A
6¿Su organización recolecta medidasde aseguramiento de la calidad ensus proyectos?
a. Definitivamente nob. No creoc. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
C B B
7¿Su organización cuenta con unrepositorio central de métricas deproyectos?
a. Definitivamente nob. No creoc. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
C C C
168
Cuestionario # 2. Uso de Metodologías en Administración de Proyectos
# Pregunta Opciones GerenciaGeneral
GerenciaComercial
Desarrollo yProyectos
1
¿Cuántas diferentesmetodologías deDirección deProyectos existen ensu Organización?
a. Ningunab. Cada especialidad o área de negocio
desarrolla y aplica su propia metodologíac. Entre 2 y 3d. Una
A A A
2
Durante la planeaciónde los proyectos, sesigue unametodologíaestandarizada?
a. No se sigue una metodologíaestandarizada
b. Sólo están estandarizados los procesos deadministración del alcance y del tiempo
c. Lo indicado en (b), además de losprocesos de Costo y Calidad
d. Lo indicado en (c), además de losprocesos de Adquisiciones,Comunicaciones, recursos humanos yRiesgo
e. Se integran de manera eficiente las 9áreas del conocimiento de la Dirección deProyectos
B A A
3
La aprobación de unPlan de proyecto enmi organizacióncontempla
a. Los planes se aprueban sin que se siganinguna metodología o estandarizada
b. Un presupuesto y un programa que noestán integrados y sin una estructura dedesglose de trabajos (WBS)
c. Acta del proyecto, WBS, estimados decosto, presupuesto y cronograma
d. Lo indicado en (c) además del plan decalidad y el plan de adquisiciones
e. Lo indicado en (d), además de análisis deriesgo, evaluación de participantes(stakeholders), asignación y balanceo derecursos, roles y responsabilidades, y planpara administración de cambios de.
C C C
4
En mi organización laadministración decambios con respectoal Plan autorizado delproyecto se lleva acabo de la siguientemanera.
a. No se administran los cambios.b. Midiendo su impacto para facilitar la
autorización de los mismos por los nivelesfacultados para hacerlo
c. Lo indicado en (b) y se registra en unabitácora de cambios con los datos masrelevantes.
d. Lo indicado en (c) de acuerdo a unametodología estandarizada deadministración de cambios integrada conuna metodología de administración de laconfiguración.
e. Lo indicado en (d), con un repositorioempresarial en una base de datosmanejada por una herramienta corporativade dirección de proyectos en línea que mepermite documentar y difundir todos loscambios.
B A A
169
5
En mi organización laslecciones aprendidasy la mejora continuaen Dirección deProyectos se maneja
a. No tenemos un proceso estandarizadopara las lecciones aprendidas ni para lamejora continua
b. Cada gerente de proyecto guarda losdocumentos principales de sus proyectos
c. Existe una proceso de generación delecciones aprendidas y se difunde alterminar cada proyecto
d. Lo indicado en (c) además de que la PMOaplica las lecciones aprendidas para elproceso de mejora continua de procesosde Dirección de Proyectos
e. Lo indicado en (d) además de contar conun repositorio de lecciones aprendidas yde procesos actualizados en unaherramienta de software de direccióncorporativa de proyectos en línea y de fácilacceso para todos los involucrados
B B A
170
Cuestionario # 3. Administración de Múltiples Proyectos
# Pregunta Opciones GerenciaGeneral
GerenciaComercial
Desarrollo yProyectos
1
¿Los gerentes de múltiplesproyectos evalúan la viabilidad delos planes del proyecto en términosde su cronograma, dependenciascon otros proyectos y disponibilidadde recursos?
a. Definitivamente nob. Muy Pococ. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
C C B
2
¿Su organización establece y utilizaestándares documentados; ejecuta yestablece controles, y evalúa eimplementa mejoras para losprocesos de administración deproyectos de sus Programas oMultiproyectos?
a. Definitivamente nob. Muy Pococ. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
B B A
3
¿Su organización define y priorizalos proyectos de acuerdo a suestrategia de negocio?
a. Definitivamente nob. Muy Pococ. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
E E E
4
¿Su organización evalúa yconsidera el valor de los proyectospara la organización al momento deseleccionarlos?
a. Definitivamente nob. Muy Pococ. Parcialmente:d. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
E E D
5
¿Su organización utiliza métricas desus proyectos para determinar laefectividad de los programas yportafolios?
a. Definitivamente nob. Muy Pococ. Parcialmented. Se hace el esfuerzoe. Definitivamente si
B C A
