UNIDAD EDUCATIVA EL ESFUERZO

APLICACIONES INFORMATICAS

MEMORIA TECNICA

Tema: Diseño de un Sistema Bibliotecario para el Departamento de

Biblioteca en la Unidad Educativa El Esfuerzo

Autores

Sr. Wilmer Campos

Sr. Wilmer Torres

Asesor: Ing. Edwin Vaca N. DpL

El Esfuerzo-Ecuador

2014-2015

Contenido

1 PROPUESTA DE TRABAJO ............................................................... 8

2 MEMORIA DESCRIPTIVA .................................................................. 9

2.1 DESCRIPCION GENERAL ........................................................... 9

2.2 DESCRIPCION TECNICA .......................................................... 13

2.3 RECURSOS ............................................................................... 18

2.4 TIEMPO DE DISEÑO ................................................................. 18

3 GLOSARIO ........................................................................................ 19

4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .... ¡Error! Marcador no definido.

5 CONCLUSIONES .............................................................................. 20

6 RECOMENDACIONES ..................................................................... 21

7 BIBLIOGRAFIA ................................................................................. 22

8 ANEXOS ........................................................................................... 23

9 GLOSARIO ........................................................................................ 26

INTRODUCCION

Toda biblioteca hoy en día necesita de un sistema informático que ayude

a llevar el orden y control del material existente. La biblioteca con la que

cuenta nuestra institución educativa debido a la demanda de usuarios que

acuden a ocupar este servicio se ha observado que es necesario un mejor

control y la organización de la misma, por medio de un sistema

informático, gestor base de datos llamado ACCESS el cual es uno de los

programas de Microsoft Office el mismo que servirá para crear una base

de datos que facilite el manejo de la información tanto de usuarios como

la del personal que aquí labora.

El sistema bibliotecario será una de las bases principales y fundamentales

para que la biblioteca tenga mejor rendimiento y organización dentro de

su área educativa la cual es muy fundamental e importante dentro del

ámbito educativo.

ANTECEDENTES

Antecedentes Legales

La Unidad Educativa “El Esfuerzo”, consciente de su función educadora

ha venido buscando constantemente la superación institucional, con el

propósito de cumplir con calidad y excelencia en el encargo social que

cumple en esta comunidad educativa.

JUSTIFICACION

Vista la necesidad de actualizar el manejo de la biblioteca de la Unidad

Educativa El Esfuerzo que por mucho tiempo ha manejado un sistema no

acorde a la demanda de la hora actual con archivos manuales y por la

demanda de usuarios que existe en la biblioteca de la Unidad Educativa

El Esfuerzo se ve en la necesidad de implementar un sistema que le

facilite llevar y ordenar la información existente tanto de libros y usuarios

que recibe servicios en esta biblioteca que por supuesto es para toda la

comunidad de El Esfuerzo.1

Este sistema es muy necesario ya que facilita el manejo y control de

usuarios, textos y materiales existentes en la biblioteca.

FORMULACION DEL PROBLEMA

De acuerdo a la investigación que hemos realizado en los archivos de la

biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo se ha encontrado que la

forma de llevar el manejo de textos y demás materiales didácticos es por

demás obsoleto no acordes a las circunstancias de la hora actual,

haciéndose difícil encontrar un libro de forma oportuna cuando el usuario

lo requiere lo que causa malestar, pérdida de tiempo entre quienes

usamos este medio de consulta por lo que hemos creído conveniente

resolver este problema que se da en la biblioteca de la institución

creando un software que facilite atender con eficiencia el problema

citado.

Para la resolución de este problema se diseñara el proyecto para “crear

un sistema de base de datos” para llevar la información de libros,

materiales y usuarios que existen en la biblioteca.

OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar una base de datos que facilite el manejo de la información

existente en la biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo para mejorar

la atención del usuario.

Objetivos Específicos

Diseñar una base de datos en ACCESS de Microsoft Office, donde

se pueda llevar correctamente la información que existe en la

biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo.

Implementar una base de datos en el equipo de cómputo del

departamento de biblioteca para llevar un mejor control y manejo

de la información que existe en la biblioteca de la Unidad Educativa

El Esfuerzo.

1 PROPUESTA DE TRABAJO

Mediante este proyecto proponemos diseñar un sistema informático que

consiste en diseñar una base de datos con los registros del personal que

frecuentan el uso de la biblioteca ayudando al control en el uso de

libros, permitiendo conocer quiénes y que libros fueron utilizados,

mejorando el manejo y control de la información lo cual favorecerá a un

mejor desempeño, calidad y atención a los usuarios de la biblioteca,

dando como resultado una mejor administración y servicio de la biblioteca

en bien de todos los estudiantes y docentes que usan la y siendo ellos

quienes observaran la calidad excelencia de la biblioteca con el nuevo

sistema propuesto.

2 MEMORIA DESCRIPTIVA

2.1 DESCRIPCION GENERAL

Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en

el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de

datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular,

como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una

colección de música. Access es un programa informático en entornos de

empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como

su modificación, control y mantenimiento.

Historia

Proyecto Omega y Cirrus: R: BASE, que era una aplicación para MS-

DOS. En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre

clave Omega) para Windows y OS/2, junto con el que se escribió un

lenguaje de macros llamado EB "Embedded Basic" que se utilizaría en la

mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se

buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL

Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los

procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales,

retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero

de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron Después de la cancelación

de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al

proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic).

Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en

el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra

de FoxPro por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con

el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el

motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado

por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El

proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-

publicada de Visual Basic. En Julio de 1992 llegó la versión final con el

nombre de Access.

¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente

para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse

una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos

impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al

desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la

mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un

componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un

amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,

abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los

datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS,

así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de

la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e

instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos

científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

¿Qué es una Tabla en Access?

Las tablas en ACCESS es la estructura básica de un sistema de base de

datos relacionales. Es el archivo o contenedor donde se almacenan los

datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se corresponde con un

registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro.

¿Que son Campos en Access?

Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada

con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos

para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la

información con respecto a información de los empleados de una

empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado.

Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el

empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de

seguridad social.

¿Qué son Formularios en Access?

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de

datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a

menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos

comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios,

editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los

usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y

editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con

los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como

botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué

datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o

realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario

denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El

formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de

pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros

usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo,

puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que

permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se

favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de

datos.

¿Qué son Informes en Access?

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.

Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como

"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué

ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para

presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará

los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un

formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la

pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

¿Qué son Consultas en Access?

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base

de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función

más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que

desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las

consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que

normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le

permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los

registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de

registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible

editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la

consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los

cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos

de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una

consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén

disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la

pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como

origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los

datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas,

agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

¿Qué son Módulos en Access?

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la

funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se

crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el

lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un

módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y

procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un

módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan

a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos

específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos

estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a

ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el

panel de exploración, pero los módulos de clase no.

2.2 DESCRIPCION TECNICA

Crear una base de datos en ACCESS con la información de la biblioteca,

creando los campos y tablas necesarias para el uso y manejo del sistema.

Tablas Diseñadas

Formularios Diseñados

Informes Diseñados

Relaciones Diseñadas

2.3 RECURSOS

Materiales:

Una computadora con sistema operativo de Microsoft (Windows)

pueden ser: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8.

Programa ACCESS que viene incluido en el paquete de programas

de Microsoft Office.

PC con capacidad mínima de memoria RAM de 1GB, Disco Duro

de 100GB o más.

Humanos:

Dos estudiantes del 3er año de Bachillerato: Wilmer Campos; Wilmer

Torres.

Económicos:

PC: $600,00

Microsoft Office: $200,00

Sistema Operativo: $400,00

Total: $1.300,00

2.4 TIEMPO DE DISEÑO

30 minutos en la creación de las tablas con sus respectivos

campos.

10 minutos en creación de consultas.

10 minutos en la creación de formularios.

Tiempo estimado: 1 dia

4 GLOSARIO

BDD: Base de Datos

EB: Embedded Basic

DOS: Disk Operating System

VBA: Visual Basic para Aplicaciones

GBD: Gestor de Base De Datos

5 CONCLUSIONES

En la realización de este proyecto se concluyó en diseñar un

sistema capaz de llevar el manejo y administración de la biblioteca

de la Unidad Educativa El Esfuerzo.

Mediante este sistema se procurara llevar un manejo mejorado de

la información de los libros y usuarios de la biblioteca.

6 RECOMENDACIONES

Entre los aspectos que observamos recalcamos que se dé un buen

mantenimiento a la biblioteca tanto de libros como de otros

materiales existentes en biblioteca.

Utilizar el software de manera correcta y eficaz en bien de los

servicios y utilidades de la biblioteca.

Tomar más atención hacia algunas áreas del colegio como es la

biblioteca de la institución.

7 BIBLIOGRAFIA

(Microsoft)

(Aulaclic)

(Wikipedia, 2014)

(Slideshare, 2012)

8 ANEXOS

9 GLOSARIO

BDD: Base de Datos

EB: Embedded Basic

DOS: Disk Operating System

VBA: Visual Basic para Aplicaciones

GBD: Gestor de Base De Datos