Proyecto para la organización del Archivo General de Notarías en ...

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS EN UN INMUEBLE EXPROFESO T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A : LUZ MARÍA NOGUEZ MONROY ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán Lic. Guadalupe López González MÉXICO, D. F. 2005 1

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

GENERAL DE NOTARÍAS EN UN INMUEBLE EXPROFESO

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

L U Z M A R Í A N O G U E Z M O N R O Y

A S E S O R : L i c . D o r o t e o S a l o m ó n H e r n á n d e z G u z m á n L i c . G u a d a l u p e L ó p e z G o n z á l e z

MÉXICO, D. F. 2005

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Agradezco a ustedes, querido esposo, hijos, mama y Coco por su apoyo, comprensión y paciencia. A las autoridades del Archivo General de Notarias mi reconocimiento y gratitud por la oportunidad que me brindaron. A usted profesor Doroteo y a ti Lupita gracias por su apoyo ya que sin él no habría concluido el presente trabajo. Y a todos mis profesores, amigos y compañeros, en general a toda la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía les agradezco por las enseñanzas, apoyo y facilidades para la culminación de mis estudios.

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ÍNDICE

Prefacio…...…………………………………………………………………………...

Introducción...…………………………………………………………………………

Capítulo 1 El Archivo General de Notarías…………………………………………..

1.1 Antecedentes Generales del Archivo General de Notarías……………….

1.2 Marco Legal del Archivo General de Notarías……………………………

1.3 Organización Administrativa de la Institución……………………………

1.3.1 Misión, Visión y Objetivo…………………………………….

1.3.2 Servicios……………………………………………………….

1.3.3 Usuarios………………………………………………………..

1.4 Jefatura de la Unidad de Acervos del Archivo General de Notarías………

1.4.1 Funciones………………………………………………………

Capítulo 2 Organización Documental…………………………………………………

2.1 Archivo de Concentración ……………………………………………….

2.1.1 Ciclo Vital del Documento ……………………………………

2.1.2 Definición de Archivo de Concentración……………………...

2.1.3 Características y Funciones de un Archivo de Concentración...

2.1.4 Servicios……………………………………………………….

2.2 Elementos Básicos de Organización………………………………………

2.2.1 Principio de Procedencia………………………………………

2.2.2 Principio de Orden Original…………………………………...

2.2.3 Identificación…………………………………………………

2.2.4 Clasificación…………………………………………………..

2.2.5 Ordenación…………………………………………………….

2.2.6 Valoración Documental……………………………………….

2.2.7 Transferencias…………………………………………………

2.2.8 Instrumentos de Descripción…………………………………..

2.2.8.1 Inventario General……………………………………..

2.2.8.2 Inventario Analítico……………………………………

2.2.9 Manuales Administrativos…………………………………..…

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2.3 Diagnóstico Archivístico del Archivo General de Notarías……………….

2.3.1 Procesos Archivísticos…………………………………………

2.3.2 Procesos Administrativos……………………………………...

2.3.3 Espacio Físico………………………………………………….

2.3.4 Condiciones de los Documentos……………………………….

2.3.5 Volumen Documental………………………………………….

2.3.6 Tipología Documental…………………………………………

2.3.7 Recursos Materiales……………………………………………

2.3.8 Recursos Humanos...…………………………………………..

2.3.9 Recursos Técnicos...…………………………………………...

2.3.10 Usuarios………………………………………………………..

2.3.11 Servicios……………………………………….………………

Capítulo 3 Proyecto de Organización Documental de la Unidad Departamental de

Acervos Notariales…………………………………………………….………………

3.1 La Organización y Conservación de la Documentación…...…......

3.1.1 Selección e Implantación de un Sistema de Archivo….

3.1.2 Clasificación y Ordenación……………………………

3.1.3 La Valoración Documental…………………………....

3.1.4 La transferencia de documentación...………………….

3.1.5 Elaboración de Instrumentos Descriptivos….…..…..…

3.2 Manual Administrativo........................................……………………

3.2.1 Análisis de la Historia Institucional de la Entidad……………..

3.2.2 Estudio de la Legislación y Normas...……………………..……

3.2.3 Elaboración del Manual Administrativo...……………...………

3.2.3.1 Presentación………………..…………………………

3.2.3.2 Antecedentes……………….………………………….

3.2.3.3 Objetivo……………………………………………….

3.2.3.4 Estructura Orgánica…………………………………..

3.2.3.5 Funciones…………………………………………......

3.2.3.6 Organigrama…………………………………………..

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3.2.3.7 Procedimientos………………………………………..

3.2.3.8 Políticas………………….……………………………

3.2.3.9 Reglamento……………………………………………

3.2.4 Verificación del Manual en los Diferentes Procesos……………..……………

3.2. 5 Aprobación del Manual e Implantación del Manual…………………………...

Capítulo 4 Proyecto Arquitectónico…………………………………………………..

4.1 Especificaciones Técnicas para la Edificación de Archivos……………...

4.2 Descripción Arquitectónica……………………………………………….

4.3 Consideraciones para las Instalaciones……………………………………

4.3.1 Instalaciones Eléctricas………………………………………...

4.3.2 Instalaciones Hidráulicas-Sanitarias…………………………...

4.3.3 Instalaciones Especiales……………………………………….

4.4 Mobiliario de Archivo…………………………………………………….

Conclusiones…………………………………………………………………………..

Glosario de Términos………………………………………………………………..

Bibliografía……………………………………………………………………………

Anexos………………………………………………………………………………....

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PREFACIO

A grandes rasgos la problemática dentro de Archivo General de Notarías es muy basta y

complicada, con las condiciones actuales en pocos años el archivo no podrá contener la extensa

producción notarial, ni garantizar en forma alguna el resguardo adecuado de sus documentos,

conllevando la respectiva ineficiencia en su servicio.

Son amplísimos los elementos que se deben considerar y pienso que se tienen que formar grupos

interdisciplinarios para lograr la organización apropiada para el tipo de acervo que presenta el

archivo, por otro lado se pretende remediar las cuestiones del inmueble presentando una

propuesta para proporcionar un espacio apropiado y suficiente para albergar el acervo del archivo

y garantizar una conservación adecuada y que al final beneficie directamente al usuario externo

que es el ciudadano común y corriente que acude al archivo a solicitar algún servicio.

Espero que este trabajo sirva como base para que en un futuro cercano se mejore el espacio y la

organización que actualmente presenta el archivo.

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INTRODUCCIÓN

Con el presente trabajo corroboramos la dificultad de elaborar un proyecto de organización

documental, porque implica el estudio y comprensión de los procesos que interactúan en el

archivo, conocer su base legal, sus deficiencias y sus aciertos; conjuntar toda esta información y

condensarla en una serie de indicaciones de fácil acceso y entendimiento para todo el personal

del archivo no es tarea fácil ni rápida, pero sí muy necesaria.

Al optar por un proyecto de este tipo generó en un trabajo arduo, porque a pesar de laborar en el

Archivo General de Notarías, y conocer en gran medida las deficiencias, analizar de una manera

minuciosa toda esta problemática me estimuló a proponer la metodología que se debe llevar para

organizar un archivo.

En el Capitulo 1 trata de la historia institucional y la organización del Archivo General de Notarías,

la organización administrativa con que cuenta, haciendo especial énfasis en la Jefatura de la

Unidad de Acervos Notariales pues de ésta depende directamente el acervo y el trabajo que se

realiza dentro del archivo. En el Capítulo 2 se plantean los elementos teóricos indispensables para

lograr la organización de un archivo, en este caso de concentración, así como un diagnóstico del

Archivo que nos permite visualizar de una manera mas objetiva la problemática del archivo. En el

Capitulo 3 se proponen los elementos necesarios para organizar un archivo, y se le da un lugar

importante al Manual Administrativo donde se vierte la metodología archivística, incluyendo los

procesos, las funciones, las políticas y el reglamento. El Capitulo 4 incluye los requerimientos

mínimos necesarios para cubrir las necesidades de espacio y seguridad, además de la propuesta

arquitectónica par la distribución de espacios, así como los lineamientos para las instalaciones

eléctricas, hidráulico-sanitarias y especiales.

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CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS

1.1 Antecedentes Generales del Archivo General de Notarías

Hablar de una institución es una labor ardua, ya que se debe abordar por el tipo de actividad que

tiene o por la estructura que presenta. Para describir la historia de la actividad notarial tendíamos

que analizar los primeros símbolos escritos, la necesidad de testimoniar, legitimar y crear

identidad entre las personas de los pueblos, genera directamente que se busquen formas de plasmar

estos hechos de una manera duradera; en esta etapa es cuando se comienzan a utilizar diferentes

tipos de soportes para constatar estos eventos.

Está demostrado por la historia, que el hombre comprende, desde sus inicios, lo importante de

tener la información a la mano, y de esta forma contar con los elementos para probar, certificar,

mantener o establecer derechos; por otro lado la información proporciona los elementos para

analizar y estudiar los hechos en retrospectiva. De esta manera surgen las personas especializadas

para llevar a cabo dicha actividad y los recintos y mecanismos para conservara la información,

algunas de estas personas derivaran con el paso del tiempo en la actividad notarial.

En diferentes épocas y culturas se contó con una persona que se dedicaba exclusivamente a

plasmar los diferentes acontecimientos, el notario Pérez del Castillo lo describe así “Al principio el

escribano, artesano o como se le llamara, era un empleado particular de gentes pudientes o

monarcas, adquirió tal destreza que escribía más rápido que como pronunciaba las palabras”1; a

estos profesionales se les ha dado diferentes nombres a través de la historia como escriba, tabelión,

tabularii, mnemones, tlacuilo, etc., así la actividad prevalece porque estas personas respondían a

la necesidad jurídica del hombre para oficializar todo tipo de transacciones convirtiéndose en

fedatarios2.

De una manera más formal en el siglo VI, en el período del emperador Romano Justiniano, se

regula la actividad notarial y a los documentos en que se asientan los hechos se les otorga el

carácter de fidedigno y con pleno valor probatorio, sentándose con esto las bases para estructurar

los elementos que componen un documento de esta índole (Protocolos).

1 PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Apuntes para la Historia del Notariado en México, México, Asociación Nacional del Notariado Mexicano, A. C., 1979, p 1 2 Al respecto la definición de la Enciclopedia Encarta 2001 se refiere a la denominación genérica aplicable al notario y otros funcionarios que gozan de fe pública.

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Durante la edad media la actividad notarial evoluciona y es regulada de una manera más precisa, el

desarrollo del comercio, de la banca, la navegación y el nacimiento de sociedades mercantiles

llevan a especificar las cualidades del escribano (notario).

En España el escribano adquiere una importancia relevante, la Corte del Rey facultaba para dar fe a

las cartas producidas en la corte, tener esta investidura significaba una responsabilidad enorme, el

escribano debía responder con lealtad a la confianza que le depositaba el soberano.

Pero no solo en el mundo civilizado conocido evolucionó la actividad notarial, en el México

prehispánico ya existía una figura que tenía la funciones básicas del escribano, “el Tlacuilo quién

registra los testimonios de los hechos acaecidos en los diferentes pueblos; estos pueblos poseían

conocimientos astronómicos, arquitectónicos, agrícolas y comerciales y gran habilidad manual”3,

lo que permitió su desarrollo cultural y aunque contaban con una escritura ideográfica plasmaron

sus sucesos en diferentes soportes documentales. “En 1492 la América descubierta por Cristóbal

Colón estaba compuesta por diversas culturas, entre los pueblos que conformaban la región de la

República Mexicana estaban los aztecas, toltecas, mixtecos-zapotecas, otomíes y mayas”4. “El

Tlacuilo, era un artesano azteca, él dejaba constancia de los acontecimientos, usando los signos

ideográficos, de este modo se asentaban diferentes hechos, tales como, el pago de tributos, algunas

de las operaciones contractuales del escribano o simples noticias, entre otras. El Tlacuilo, además

de redactar y relacionar hechos también asesoraba a las partes contratantes cuando se necesitaba

realizar una transacción, no tenían el carácter de funcionario público ni de fedatario”5.

En México inicia la actividad notarial con la llegada de los españoles, “ante la presencia de

Rodrigo de Escobedo, escribano del Consulado del Mar Colón tomó posesión en nombre de los

Reyes Católicos de las tierras descubiertas”6, de esta forma los escribanos son los encargados de

dar Fe y Testimonio para la toma de posesiones en nombre del Rey; así el escribano se incorpora a

la vida cotidiana para dar fe de los grandes acontecimientos, es quien preservará en un soporte

documental éstos hechos relevantes para formar parte de la memoria histórica de México.

Se tienen referencias de los primeros escribanos que son: Diego de Godoy quién fue nombrado por

el propio Cortés para dar fe de la fundación de la Villa Rica de la Veracruz el 21 de abril de 1519,

desafortunadamente no se conservan documentos que lo confirmen de manera directa, otros

3 BAÑUELOS SÁNCHEZ, Froilan: Derecho Notaria, México, Cárdenas Editor, 1984, p. 64. 4 Ibidem, P 63. 5 PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Apuntes para la Historia del Notariado en México, México, Asociación Nacional del Notariado Mexicano, A. C., 1979, p 11. 6 Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 65.

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escribanos fueron Hernán Pérez y Pedro Fernández del Castillo por obediencia al Rey como lo

constata el acta del 18 de junio de 1524, de Fernández del Castillo existe en las actas de Cabildo su

solicitud para ejercer el oficio de escribano público en la Nueva España7. Durante la conquista, los

escribanos dejaron constancia escrita de la fundación de ciudades, entre otros acontecimientos de

relevancia para la historia de esa época8.

La función notarial (escribanos) durante el inicio del período colonial, la llevaron a cabo solo

personas nacidas en España (consulares), gradualmente fueron sustituidos por criollos nacidos en

la Nueva España, fue sumamente importante esta actividad para la sociedad, porque representaban

en parte la seguridad y continuidad del habitante en sus personas y sus bienes, debido a la

inestabilidad política y social, y al cambio constante de autoridades.

Se tiene conocimiento de que el oficio de escribano se vendía, este pago ingresaba directamente a

las arcas reales, por otro lado también se heredaban y pasaban de padres a hijos, formando en

algunos casos auténticas dinastías. Cada escribano conservaba sus propios protocolos, así como los

que había recibido de sus antecesores, gracias a esta situación muchos de los libros se mantiene en

muy buen estado, y otros, en cambio, se encuentren deteriorados, según el cuidado del escribano o

notario.

Se puede deducir por lo mencionado, que durante la colonia no existió un lugar específico donde

fueran depositados los protocolos para su conservación y custodia

Fue en el siglo XIX cuando inician formalmente los intentos de reglamentar la actividad notarial en

México y establecer sistemas de control, la independencia de la Nueva España iniciada el 15 de

septiembre de 1810 por el cura Miguel Hidalgo y Costilla retrasa de alguna manera iniciar esta

regulación y no es sino cuando se consuma el 24 de agosto de 1824 por Don Agustín de Iturbide y

Juan O’Donojú que permiten reestructuraciones de la actividad9.

Durante la vigencia de la Constitución de 1824 se dictaron algunas disposiciones relativas a los

escribanos, entre las cuales figuran la Providencia del 13 de noviembre de 1828 de la

Secretaria de Justicia, que comunicaba a Hacienda que se dé noticia de los oficios de

escribanos vendibles y renunciables con todos los pormenores que en la misma se

expresan. También la Circular de la Secretaria de Justicia de 1º de agosto de 1831,

7 En el Archivo de Notarias, se encuentran sus protocolos que resultan ser los más antiguos del acervo (1525) 8 PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Iconografía Notarial Mexicana, Op. cit. p 21-22 9 Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 68

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concerniente a los requisitos para obtener el título de escribano en el Distrito Federal y

Territorios. Se establecieron los requisitos para llevar a cabo la actividad algunos eran, contar con

un fondo de instrucción práctica, asegurar y guardar los secretos y los derechos e

intereses más importantes de los ciudadanos, y las funciones más serias y respetables

de los magistrados encargados de la administración y orden público10.

Fueron diferentes leyes que se dictaron a partir de esta época donde se especifica y regula la

actividad notarial, algunas fueron:

Ley para el arreglo de la Administración de Justicia de los Tribunales y Juzgados del Fuero

Común, el 16 de diciembre de 1853 es expedida por Antonio López de Santana de 1853, esta ley

debía ser acatada en todo el territorio nacional.

El emperador Maximiliano de Habsburgo promulgó la ley orgánica del notariado y del oficio de

escribano el 30 de diciembre de 1865, con aplicación en todo el territorio nacional, la cual hace

distinción entre notario y escribano. Según comenta el Maestro Bañuelos Sánchez, constaba de dos

secciones. La sección Primera del notariado. La segunda contenía un capítulo único, y se llamaba

Del oficio del escribano. Esta ley es considerada como la primera ley orgánica del notariado11.

El 29 de noviembre de 1867 fue promulgada la Ley Orgánica de Notarios y Actuarios del Distrito

Federal por el Licenciado Benito Juárez. Esta ley distinguió como su nombre lo indica entre

notarios y actuarios, estableciendo que el primero "es el funcionario que reduce a instrumento

público, los actos, contratos y últimas voluntades", en tanto que el actuario " es la persona

destinada para autorizar los decretos de los jueces, árbitros y arbitradores" siendo ambas funciones

compatibles entre sí. Determinaba que era atribución exclusiva de los notarios autorizar en sus

protocolos toda clase de instrumentos públicos12.

El Colegio Nacional de Escribanos fue creado en 1792. En un principio era regido por sus

Estatutos y más tarde en 1870 por su Reglamento. El colegio estaba integrado por los

escribanos matriculados y por los que se fueran con el tiempo matriculando, conforme lo

establecía el Reglamento. La matriculación era obligatoria para poder ejercer la profesión

de escribano en el Distrito Federal13.

10 Datos tomados de, Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. Apuntes para la Historia del Notariado en México, Op. Cit. p 31-36. 11 Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit., p. 71. 12 Idem. 13 Datos tomados de, Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. Iconografía Notarial Mexicana, Op. Cit. p 40-42.

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Para 1875, Lerdo de Tejada por primera vez hace mención de establecer un Archivo General, a

donde se llevarán todos los instrumentos públicos al fallecimiento de los notarios, sin embargo no

se llevó a cabo y es hasta inicios del siglo XX, que en base a la promulgación de la Ley del

Notariado del 19 de diciembre de 1901, se regula la actividad notarial y se funda el Archivo

General de Notarías de la Ciudad de México14.

Con la promulgación de la ley de 1901 es cuando la institución notarial funciona como la

conocemos actualmente, de esta manera a principios de siglo se da la estructura y organización en

materia notarial. Son tres las legislaciones más relevantes en cuanto a cambios y evolución.

El General Porfirio Díaz promulga la ley del notariado el 14 de diciembre de 1901, la cual

entró en vigor en enero de 1902. Esta ley tomó como una de las medidas trascendentales la de

elevar al notario al rango de las instituciones públicas. Esta ley estableció que los notarios

debían quedar sujetos al gobierno, quien se encargaría de nombrarlo y vigilarlo. También obligaba

al notario a redactar por sí mismo las actas notariales o escrituras matrices, asentándolas en

el libro que corresponda del protocolo, dispuso que el ejercicio de la función notarial era de

orden público y de aplicación en Distrito y territorios federales15.

El 31 de julio de 1921 es promulgada otra ley por el entonces presidente Álvaro Obregón, asienta

las bases para la ley que rige actualmente16.

Se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 20 de enero de 1932 otra, llamada Ley del

Notariado para el Distrito Federal y Territorios Federales. Sostenía que la función notarial era de

orden público y solo podía provenir del estado. Los aspectos más sobresalientes de esta ley en

cuanto a evolución son. Establecer un jurado para que los aspirantes a notarios presenten un

examen. Excluye a los testigos en la función notarial. Suprime el libro de extractos y obliga a

llevar un índice duplicado. Da al consejo de notarios carácter de órgano consultivo del

departamento del Distrito Federal17.

Se dicta una nueva ley el 23 de febrero de 1946 y es la primera que contempla que tanto hombres

como mujeres pueden desempeñar la actividad notarial.

Otra ley se expidió el 31 de diciembre de 1979, el capitulo I, contenía las disposiciones

preliminares; Capítulo II, Sección Primera de los notarios y de la expedición de sus patentes;

14 Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 72. 15 Ibidem, p. 72. 16 Ibidem, p. 73. 17 Ibidem, p. 74.

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Sección Segunda, de los requisitos para ser aspirante al notariado y notario; sección tercera,

de los exámenes de aspirantes y de oposición y del otorgamiento de las patentes respectivas;

Capítulo III, Sección Primera, del ejercicio del Notariado y de la prestación del servicio;

Sección Segunda de los convenios de suplencia y de la asociación de notarios; sección

tercera, del sello de autorizar; sección cuarta, del protocolo, su apéndice e índice; Capítulo

IV, Sección Primera, de las escrituras, actas y testimonios de las escrituras, Sección Segunda, de

las actas; Sección tercera, de los testimonios, capitulo V, de las licencias y suspensión de los

notarios; Capítulo VI, de la vigilancia e inspección de notarias; Capítulo VII de la

revocación y cancelación de la patente del notario; Capítulo VIII, del archivo de notarias; capitulo

IX, del colegio de notarios18.

La última ley de Notarias promulgada el 18 de marzo del 2000, es más específica para regular la

actividad notarial. Incluye en la función y actuación notarial los requisitos para la tramitación. En

el Título cuarto, capítulo primero especifica sobre el Archivo General de Notarías, en donde se

detallan las funciones primordiales del archivo. Actualmente el Archivo General de Notarías se

basa en esta ley para sus actividades.

“El Archivo General de Notarías se estableció por primera vez en el ala poniente del antiguo

edificio de gobierno del Distrito Federal. De este lugar trasladó sus oficinas a la calle de Cuba. Al

aumentar su tamaño se mudó a la de Filomeno Mata, junto a lo que fue la iglesia de Santa Clara.

Más tarde se volvió a instalar en una de las partes del edificio antiguo del Departamento del

Distrito Federal. De este lugar se cambió a la construcción conocida como la Aduana de Santo

Domingo y de ahí a la calle de Ignacio Ramírez. Posteriormente se instaló en las oficinas del

Registro Público de la Propiedad y del Comercio, en la calle de Villalongín. De ahí pasó a ocupar

el antiguo edificio del Ex-convento de la Enseñanza, en Donceles 104, inmueble que albergó sus

fondos durante 20 años, de 1968 a 1988.”19

Debido al crecimiento del acervo fue necesario nuevamente mudar el archivo, esta vez a unas

instalaciones acondicionadas especialmente para sus necesidades, el inmueble se localiza en la

calle de la Candelaria s/n, entre General Anaya y Juan de la Granja, colonia 10 de Mayo en el

Barrio de la Candelaria de los Patos . El edificio lo mandó remodelar el entonces regente del D. F.

18 Ibidem, pp. 74-75. 19 Ibidem, pp. 320-330.

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Ramón Aguirre Velásquez, fue inaugurado el 20 de noviembre de 1988 por el presidente Miguel de

la Madrid Hurtado20.

Por las características de su pasado histórico el gobierno del Distrito Federal, observa un acervo

documental extraordinario, que data desde la tercera década del siglo XVI, .

Desde el punto de vista archivístico se reconoce que la tradición documental del país se inicia con

la fundación de la Cuidad de México, ha conservado su categoría política y administrativa, en la

tercera década del siglo XX deja de ser llamado ayuntamiento. El Distrito Federal se creó el 18 de

noviembre de 1824 como una unidad territorial con el propósito del albergar los tres poderes de la

Federación (Legislativo, Judicial y Ejecutivo), como se conoce actualmente21.

Dentro de la Administración Pública del Distrito Federal, la Consejería Jurídica y de Servicios

Legales es generadora y custodia de los acervos documentales en el ámbito legal, es importante

este acervo por sus dimensiones (150 mil metros lineales) y por sus valores primarios y

secundarios. Estos acervos comprenden, la Dirección General de Registro Civil, la Dirección

General del Registro Público de la Propiedad y de Comercio, de la Dirección General Jurídica y de

Estudios Legislativos, la Dirección General de Servicios Legales, la Dirección Ejecutiva de

Justicia Cívica y del Archivo General de Notarias22.

Debido a la falta de legislación en materia de Archivos en el Gobierno del Distrito federal no

existen criterios documentales, no hay conducción de los acervos que se generan, no existen

Manuales de Normas y Procedimientos Archivísticos. El Archivo General de Notarías se trabaja

desde el 2002 en una planeación metodológica para la organización del mismo en lo concerniente a

los archivos administrativos, ya se dictaron medidas para corregir estas anomalías de acuerdo al

“plan de trabajo en materia de archivos”, sin embargo con el acervo notarial se inician los trabajos

posteriormente,

La organización archivística del Archivo General de Notarías, en los acervos notariales inicia el 1

de agosto del 2002, siguiendo las líneas de trabajo de la Consejería Jurídica.

En el Archivo General de Notarías se tiene en custodia la documentación generada por los notarios

del Distrito Federal. Según el artículo 237 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal el

archivo quedará constituido por los documentos que los notarios del Distrito Federal Remitan a

20 Ibidem, p. 30. 21 Escribano, Revista de la Asociación del Notariado Mexicano A. C., no. 25, año 6, agosto 2002, pp. 20. 22 DORANTES CACIQUE, María Teresa: Proyecto: Proceso de transferencia primaria de los Documentos de trámite concluido de las Instituciones que Conforman la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, Gobierno del Distrito Federal, 2002, p 9.

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éste, los sellos de los notarios que deben depositarse e inutilizarse, con los expedientes,

manuscritos, libros, y demás documentos que conforme a esta ley se deben tener en custodia. De

acuerdo a la Ley, el notario conservará por un periodo de 5 años los protocolos a partir de su razón

de cierre.

La palabra protocolo proviene de las palabras griegas proto que significa primero y colao que

significa pegar23, contiene los actos notariales que el notario conserva en decenas de libros, que

una ves llenos los conserva por espacio de cinco años para posteriormente entregarlos al Archivo

General de Notarías.

Los protocolos se constituyen en la actualidad por la serie de libros, registros, archivos; tiene

normas que lo rigen para dar certeza de los actos registrados. El protocolo es el conjunto de

documentos formados por folios numerados y sellados en los que el notario observando las

formalidades de ley, asienta y autoriza las escrituras que se otorgan ante su fe, acompañado de sus

respectivos apéndices.

La ley del notariado es muy estricta respecto a los registros que el protocolo debe satisfacer para

ser válido, de esta forma los libros deben reunir los siguientes requisitos:

1. Tener las hojas enumeradas por ambas caras.

2. La numeración de los folios deben ser progresivos

3. Los asientos que se hagan deberán asentar sucesivamente y de manera cronológica.

4. El notario los deberá coser a libros que contemplan hasta 200 hojas salvo cuando el notario deba

asentar un instrumento con el cual pueda rebasar él número. En este caso el notario cierra el libro

asentando la razón de que se habrá un nuevo libro y que se continué el protocolo en el libro

siguiente.

También el notario deberá llevar por cada protocolo una carpeta denominada apéndice, en la cual

coleccionará los documentos sustentantes que se refieren los instrumentos que formarán parte

integrante de éstos.

Respecto a los folios la ley es muy especifica estos deben de ser adquiridos por el notario con

bienes de su peculio sin embargo la propiedad pertenece al gobierno. En dichos asientos se

registran los originales y al particular siempre se le entrega una copia certificada.

Para hacer el asiento en el folio se deben utilizar procedimientos de escritura cuya impresión sea

firme, indeleble y legible. El folio debe aprovecharse al máximo posible no deben dejarse espacios

23 PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo. Iconografía Notarial Mexicana, Op. Cit. p. 64.

16

en blanco y las líneas impresas en ellas deben guardar igual distancia unas de otras, el notario

puede reproducir también los documentos con letra legible o bien reproducir la imagen por

cualquier medio firma e indeleble incluyendo fotografía plana y otros medios gráficos.

El protocolo se compone de varios elementos.

a. La razón de apertura

b. La razón de cierre.

c. La razón de sustitución.

d. Las notas complementarias.

Los tipos de Protocolos que se manejan son:

a. Protocolo Ordinario.

b. Protocolo del Departamento del Distrito Federal.

c. Protocolo Abierto Especial.

d. Protocolo Abierto

e. El protocolo del Inmueble Federal.

f. El protocolo Consular

En todos estos tipos de protocolos las autoridades correspondientes, deben llevar sus respectivos

apéndices, índices, sellos oficina, rotulo, archivo, a partir de 1995 su registro de cotejo.

También la Ley del Notariado, nos dice que el Archivo General de Notarias es público, respecto a

todos los documentos que lo integran con más de setenta años de antigüedad y de ellos se

expedirán copias certificadas a las personas que así lo soliciten, exceptuando aquellos documentos

sobre los que la ley imponga limitación o prohibición. De acuerdo a esto, el Archivo ha sido

delimitado cronológicamente, formando dos partes: Una la del Archivo reciente, y otra cuya

documentación corresponde de 1525 hasta la que tenga más de 70 años, siendo ésta de carácter

público.

El Archivo y sus acervos tiene en custodia aproximadamente ochocientos mil volúmenes, que se

encuentran ordenados en los acervos A, B y el especial. En los acervos A y B se encuentran todos

los libros y apéndices de todas las notarías que existen o han existido en la Ciudad de 1934 a la

fecha en sus protocolos Ordinarios y el registro de Cotejos, ordenados originalmente por número

de notaría y por volumen (a excepción de Cotejos).

17

En el Acervo Especial se encuentran todos los protocolos, de las Embajadas de México en el

Extranjero (consulares), del Departamento del Distrito Federal, del Patrimonio del Inmueble

Federal, del Protocolo Abierto Especial y del Protocolo Abierto.

Las Notaría conforman las series documentales y los tipos de protocolos conforman las subseries

que actualmente se manejan en los inventarios.

De esta manera, se puede señalar que aunque este archivo es un archivo de concentración, de

acuerdo al ciclo vital del documento y porque es la estancia intermedia entre la creación de los

documentos y su paso al archivo Histórico, es un archivo con características muy especiales debido

a su gran volumen; esta documentación conservada en libros (protocolos) es resguardada y esta en

custodia por espacio de 70 años a partir de que es entregada al Archivo General de Notarías por el

notario tal como se generó, y de esta manera se transfiere al archivo histórico, no existe la

valoración primaria ni la valoración secundaria.

Este tipo de fondos se conocen como Fondos Registrales, son libros donde se asientan datos

generados por una persona o instancia, entre otros, que solo podrán consultarse por la persona

que los generó, por requerimiento legal de algún juzgado o por un notario, quien solicite la

consulta o copia tendrá que avreditar su personalidad jurídica, ejemplo de este tipo de archivos

el Registro Civil y el Registro Público de la Propiedad y Comercio.

El documento notarial es el instrumento que contiene la fe del notario tiene el carácter de

documental público y como tal surte como prueba plena salvo que sea declarado nulo. Existen tres

tipos especiales del documento notarial estos son:

La escritura pública se entiende el documento público en el protocolo y en el que se hace constar

que en el documento original lleva la firma y sellos del notario, se componen por los originales

respecto de los cuales el notario da fe y asienta en folios. Dicho original debe encontrarse

autorizado por sello y firma, hay otro documento que se agrega a las escrituras notariales es la

denominada síntesis, la síntesis debe contener él numero de libro, folio, anexos, numero de hojas

que integran la escritura misma que deberá encontrase sellada y firmada por el notario. La síntesis

se asienta a la final de la escritura o en el adverso de la última hoja.

El acta notarial se define como el documento público original que se expide a petición de la parte

interesada, la finalidad del acta es que en ella asiente el notario los actos que a petición de parte

deba procesar. La firma de la escritura debe obrar en el documento como la muestra de la

18

constancia del consentimiento de la parte. Las modificaciones a las escrituras y actas pueden ser

sujetas y modificaciones rectificaciones rescisiones revocaciones variaciones y testado.

La ley no establece una diferencia entre escritura y acta, sin embargo en la práctica la diferencia

consiste en que constituye instrumentos públicos mientras que las actas no lo son.

El testimonio es el documento que se entrega al particular en el que se transcribe integra una

escritura o un acta como constancia del registro que obra en la notaria, en el testimonio también se

transcriben los documentos que obran en el apéndice y que sirvieron de base para conformar la

escritura o el acta. El testimonio tiene características de forma. Las hojas deben ser del mismo

tamaño que las de los libros. De la misma calidad de papel con las mismas características físicas.

La copia certificada no es inscribible ni como acta ni como documento protocolario pero sí tiene un

valor jurídico.

1.2 Marco Legal del Archivo General de Notarías

El marco legal que se enumera a continuación, rige el funcionamiento del Archivo General de

notaría, corresponde al que normatividad de las actividades y eventos que se llevan a cabo en el

Distrito Federal, se inicia con la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el

apartado que se refiere para otorgar la soberanía al Distrito Federal, mas las demás leyes. Decretos

y acuerdos que tienen que ver directamente con el funcionamiento de la dependencia de la cuál se

deriva el propio archivo. También se incluyen los apartados de la Ley del notariado, la cual regula

en gran medida las actividades que se desarrollan en la institución. Además se están incluyendo

otras leyes que tienen que ver con el manejo de documentos.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Art 103; 104 frac I-A y I-B; 105, fracción I –A, C, E, F y K., II-A, B, C y E., 106, 107,108 Y 109

Estos artículos tienen que ver fundamentalmente con la soberanía que brinda el estado al Distrito

Federal, y las sanciones aplicadas a los servidores públicos por los actos u omisiones que afecten la

legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban observar en el desempeño de sus

empleos, cargos o comisiones, así como los procedimiento en incurrir en éstas faltas.

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.

Título 7, art. 137, 138, frac. IX.

Se establecen los bienes del dominio público concernientes al Distrito Federal, incluyendo:

documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así

19

como las colecciones de sus bienes, los especimenes tipos de la flora y la fauna, las colecciones

científicas y filatélicas, los archivos y fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas

magnetofónicas y cualquier otra que tenga imágenes y sonidos, cuyo cometido es regular el

régimen patrimonial del Distrito Federal.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.

Capitulo II, Art. 35, fracciones III, IV, V, VII, XII, XVI, XX, XXI, XXVI, XXIX

En este apartado especifica la competencia de la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, sus

atribuciones y funciones, entre ellas: Dirigir, organizar y supervisar el Archivo General de

Notarías, así como elaborar los lineamientos y criterios técnico-jurídicos a los que se sujetará el

mismo, en general, prestar los servicios relacionados con éste

Ley del Notariado para el Distrito Federal.

Título IV, art. 235, Cap. 1, art. 236-247.

El título IV nos especifica las actividades del Archivo General de Notarías, como se constituye,

que otras instituciones lo apoyan, cómo será designado su titular, define las edades de los

documentos, y la forma y los requisitos para brindar el servicio.

Código Civil para el Distrito Federal.

Artículos, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 17, 18, 19, 20, 21.

Aquí se expresan la observancia de la ley en territorio del Distrito Federal para todas las personas,

incluyendo actos delictivos que se ejecuten en el archivo.

Código Financiero del Distrito Federal.

Libro I, título I, Cap. I, Art. 6,capitulo V, art. 24.

Este artículo tiene que ver con los pagos que genera el archivo por derechos de servicio y define

cómo será esta recudación.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Título 3, cap. 1, art. 47, frac. IV.

Específicamente trata sobre las obligaciones de los servidores públicos como custodiar y cuidar la

documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su

cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo el mal uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o

inutilización indebidas.

Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos

Aticulo 36, fracción II y III

20

D. O. Mayo 6 de 1972

Esta artículo especifica en ambos incisos que los documentos y expedientes que pertenezcan o

hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la federación, de los estados o de los municipios y de

las casas curiales, los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y

los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX

que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país,

porque son considerados monumentos históricos.

21

1.3 Organización Administrativa de la Institución24

DIRECCION GENERAL, JURIDICA

Y DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS

DIRECCION DE DIRECCCION

LEGISLACION CONSULTIVA Y Y DE

TRAMITES ASUNTOS INMOBILIARIOS NOTARIALES

SUBDIRECCCIÓN

SUB- DIRECCIION

DE SUB- DE SUB- SEGUIMIENT

O SUB- SUB- DIRECCCIONESTUDIOS DIRECCCION

DIRECCION DIRECCION DE LEGISLATIVOS

DE A CONSULTIVA DE ARCHIVO TRAMITES

QUEJAS NOTARIADO Y GENERAL Y INMOBILIARIOS CONTRA DE DE PUBLICACIO

NES SERVIDORES

CONTRATOS NOTARIAS

PUBLICOS

JUD JUD JUD

JUD DE JUD DE DE DE PROYECTOS EXPROPIA-

CIONES CONSULTIVA NOTARIADO CERTIFI-

Y CACIONES ESTUDIOS Y CALIFICA-

LEGISLATIVOS DESINCORPO-RACION

CIONES Y

TESTAMENTOS

JUD JUD JUD DE DE DE

VENTANILLA

JUD PUBLICACIONES DICTAMENES DE Y DE REVERSIONES

UNICA ACERVOSTRAMITES Y PAGO NOTARIA DE

LES INDEMNIZACION

24 Manual Administrativo, Consejería Jurídica y de Servicios Legales, Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, agosto de 2003.

22

La presente estructura tiene vigencia a partir del 1º de febrero del 2003, aunque quedó oficializada

en agosto del mismo año, después de una reestructuración; lo que corresponde a la parte de

Dirección de Legislación y Trámite Inmobiliario conserva su estructura pero en lo que se refiere a

Dirección Consultiva y de Asuntos Notariales hay modificaciones importantes, la Unidad

Departamental del Archivo General de Notarías se eleva a subdirección, debido a la cantidad de

trámites que se llevan a cabo dentro del archivo; se tomo en cuenta de una manera importante el

trabajo que se realiza en la búsqueda de documentos, la necesidad de organizar y reestructurar estas

actividades (demora en la búsqueda de documentos), llevó a la formación de la Jefatura de

Acervos Notariales.

Actualmente la Jefatura de Acervos Notariales infiere directamente en la mayoría de los

departamentos de la Subdirección; calificación, certificación, fotocopiado y consulta, gracias al

trabajo de la jefatura se ha agilizado la localización de los instrumentos, reduciendo el tiempo de

conclusión del servicio solicitado.

1.3.1 Misión, Visión y Objetivo25

Misión

La Dirección de Archivo General de Notarías, es una Institución pública de servicio al ciudadano,

dependiente del Gobierno del Distrito Federal, responsable de la guarda y custodia del protocolo

utilizado por los notarios públicos; de supervisar e inspeccionar el funcionamiento y servicio de las

notarías en el Distrito Federal con el fin de verificar que éste se dé conforme a Derecho; de expedir

a los interesados segundos testimonios y copias certificadas; de rendir informes sobre testamentos a

los causahabientes y/o autoridades competentes de recibir y tramitar quejas en contra de los

notarios en el Distrito federal.

Visión

Institución pública de servicio y atención al ciudadano, con facultades suficientes para coordinar y

supervisar la actividad notarial que se presta en el Distrito Federal.

Objetivos

25 Información proporcionada en una entrevista el 18 de noviembre del 2002 al Lic. Carlos Frausto, subdirector de Notariado (Anexo 1)

23

Dentro de los objetivos le corresponde a la Dirección del Archivo General de Notarías el

conocimiento y despacho de los siguientes asuntos:

Ejercer las funciones de supervisión y vigilancia que corresponden al Ejecutivo del Distrito

Federal en materia de Notariado.

Ejercer la guarda y custodia del acervo notarial que se va generando con motivo del ejercicio.

Ofrecer los servicios de atención al ciudadano que correspondan conforme a las disposiciones

legales, tales como extender los testimonios y certificaciones que procedan de conformidad a la

legislación vigente, y atender las quejas que los ciudadanos presenten en contra de notarios

públicos.

Revisar y turnar para firma de autorización del Secretario los libros que deben utilizar los notarios

en el desempeño de sus funciones.

Dictar disposiciones administrativas, a fin de hacer de la fe pública que se ofrece a través del

Notariado, un servicio que fortalezca la seguridad jurídica de la población.

Las demás que le asigne la Ley del Notariado del Distrito Federal o cualquier otra disposición

legal.

1.3.2 Servicios

El Archivo está constituido orgánicamente como una Subdirección, con línea de dependencia

directa de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, estructurado

internamente por varias jefaturas y áreas, a través de éstas el Archivo General de Notarías,

cumple con la prestación de los siguientes servicios a usuarios, notarios o juzgados.

Informe de Testamentos

Es el área encargada de realizar la búsqueda de informes de testamentos que resguarda el archivo y

que sólo serán entregados a los notarios y juzgados que lo soliciten.

Depósito de Testamentos Ológrafos

Es el área encargada de recibir los testamentos elaborados de puño y letra, para su custodia.

Retiro de Testamentos Ológrafos

Es el área encargada de devolver el testamento ológrafo cuando el interesado requiera de él.

Regularización de Escrituras

Es el área encargada de regularizar las escrituras que se encuentran en el Archivo General de

Notarías (AGN) y que no están aún autorizadas en forma definitiva por un notario.

24

Clausura de Notarías

Este trámite se realiza cuando por algún motivo se cierra una notaría.

Aviso de Testamentos

El aviso de testamentos, es un aviso que emite el notario al AGN, donde le señala la existencia o no

de un testamento, se realiza en un término de cinco días

Registro de Patente, Firma y sellos

Cuando alguna persona es aceptada para desempeñar las funciones de notario, realizan este trámite.

Revisión y Certificación de Cierre

Esta área es la encargada de examinar los protocolos de los notarios, éstos deberán enviar los

protocolos para corroborar y verificar que cuenten con todos y cada uno de los requisitos que

marca la ley del notariado.

Registro de convenios de Asociación y Suplencias

La unidad departamental de Archivo General de Notarías, deberá registrar el convenio de

asociación, suplencia y disolución.

Cambio de sello por deterioro o pérdida.

Los sellos de los notarios que deban depositarse en el archivo o inutilizarse.

El titular del Archivo General de Notarías levantará el acta correspondiente de la inutilización del

sello del notario para su depósito en el acervo correspondiente.

Copias certificadas de instrumentos en custodia del archivo.

Copias simples de los instrumentos resguardados.

Consulta de documentos.

Para tramitar los servicios de acuerdo al tipo de trámite precisa cumplir con los requisitos que

marca el archivo, al cumplir con estos se le indicará al interesado el tiempo estimado para obtener

el servicio solicitado.

1.3.3 Usuarios

Por un lado el documento notarial puede ser consultado solo por la persona que lo genero, los

documentos tienen un carácter de privados, aunque se puede consultar o solicitar copias de algún

instrumento por instancias legales como, jueces federales o locales y/o dependencias y entidades

de la Administración Pública del Distrito federal que realicen actividades relacionadas con la

regulación de la propiedad del inmueble y del fomento a la vivienda, además de personas que

25

acrediten tener interés jurídico, albaceas o copropietarios, de autoridades competentes y notarios,

según lo marca la ley.

Luego entonces se puede hablar que hay dos tipos de usuario del Archivo General de Notarías26.

Usuario externo: Ciudadanos, funcionarios, jueces y notarios que solicitan alguno de los servicios

prestados en el archivo.

Usuario interno: Archivistas, calificadores27 y personal de notas marginales.

1.4 Jefatura de la Unidad de Acervos Notariales del Archivo General de Notarías

La jefatura como tal nace a inicios del 2003, se crea debido a la reestructuración que se llevo a

cabo en el archivo, generada debido a las deficiencias que presentaba en el servicio.

1.4.1 Funciones

La jefatura de Acervos Notariales del Archivo General de Notarias, tendrá las siguientes facultades

y obligaciones:

“I. Dirigir el funcionamiento del área de acervos.

II. Establecer lineamientos en materia archivística para el Archivo.

III. Recibir los protocolos para guarda definitiva provenientes de los notarios y expedir constancia

de ello.

IV. Mantener el eficiente control de los documentos resguardados.

V. Proporcionar servicios de búsqueda y consulta y hacer constar la existencia de documentos a su

resguardo.

VI. Coordinar, homogeneizar y eficientar el funcionamiento del área de acervos

VII. Promover la aplicación y difusión de técnicas archivísticas dentro del archivo.

VIII. Fomentar la adquisición de bibliografía especializada en materia de Archivonomía y ponerla

al servicio de los trabajares del archivo.

IX. Proponer al superior jerárquico los proyectos de ordenamientos tendientes a lograr la

preservación del patrimonio documental a su resguardo.

X. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinación entre el personal del área de

acervos.

26 Debido al funcionamiento interno se determina que el archivo tiene 2 tipos de usuarios. 27 Abogados encargados de buscar en primer instancia el documento para acreditar el interés jurídico del solicitante y para determinar el monto a pagar por la copia requerida, usuario interno.

26

XI. Vigilar el cumplimiento de esta Ley, sus reglamentos y otras disposiciones en la materia.

XII. Las demás que le confiera esta Ley y otras disposiciones que al efecto se expidan”28.

28 Funciones basadas en la Ley del Notariado, art. 238.

27

CAPITULO 2 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

2.1 Archivo de Concentración

2.1.1 Ciclo Vital del Documento

Para ubicar congruentemente un documento en el contexto en que se fue desenvolviendo, desde

su nacimiento y hasta su destino final, nos auxiliaremos del Ciclo Vital del Documento; para

entenderlo mejor se puede hacer una analogía con el ciclo de vida de cualquier organismo

biológico que nace, vive y muere, un documento es creado, se usa en cuanto tiene un valor

continuo y al final se dispone su destino final, ya sea destruyéndolo o conservándolo en virtud de

su valor histórico.

“El Ciclo Vital Del Documento en un concepto universalmente aceptado que está sustentado en

la teoría de Carlos Wifiels quien la estableció en 1872 para el manejo integral y técnico del

documento”29. El objetivo del Ciclo Vital del Documento de alguna manera es garantizar que los

documentos recibirán el tratamiento adecuado a lo largo de su vida.

Tradicionalmente se hablan de tres fases o edades del documento y estas estarán en función de su

valor documental y la frecuencia de su uso, así sabremos la etapa en la que se encuentra.

El documento se origina en una oficina productora, en razón de una función específica o en

cumplimiento de una actividad determinada, aquí adquiere una serie de valores30 de carácter

primario y secundario, determinando de esta manera, por un lado el uso que hacen de él un

instrumento de información imprescindible en la toma de decisiones de la gestión administrativa,

y por otro lado en el futuro, como herramienta indispensable para la investigación de carácter

histórico.

“La permanencia en uno u otro archivo estará en función de los valores que mantengan, pierdan o

adquieran..”31

Las tres edades o fases de los documentos son32:

29 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General, Teoría y Práctica, Sevilla, Exema, Diputación Provincial de Sevilla, 1995, p. 173 30 Se tratará el tema de valoración mas adelante. 31 ISLAS PÉREZ, María Estela: La Archivística en México, México, México, Benemérita Autónoma Universidad de Puebla, Archivo Histórico Universitario, 2003, p. 132. 32 Al respecto hay diferentes posturas, sin embargo en general la comunidad archivística de México acepta estas tres fases.

28

1.- “La primera etapa o edad: es de circulación t tramitación por los canales y cauces normales en

busca de respuesta o solución par el asunto que se ha iniciado.”33; también se conoce como “fase

activa del documento”, su manejo es en el Archivo De Gestión, Archivo Activo o de Trámite; es

una etapa de formación, gestionada por la oficina productora, su uso es constante; comprende

toda la documentación producida y recibida en una oficina, como producto del desarrollo de sus

actividades y/o de las funciones que tiene, aquí cada documento comienza a acumularse para

formar, en la mayoría de los casos, las piezas documentales múltiples, esta documentación es

sometida a un uso continuo de consulta administrativa, por la misma oficina productora, el

tratamiento que se les aplica es el que indica el trámite, éste tiene como objeto acumular los datos

y la información necesaria para la resolución del asunto que motivo la creación del documento; el

tiempo de permanencia o retención está reglamentado entre uno y cinco años de acuerdo a los

valores primarios que tiene el documento.

2.- “La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solución al asunto

empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo

ser objeto de consulta de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primer etapa.”34;

igualmente se le llama, “la fase semiactiva del documento”, abarca el tiempo en que el

documento actúa e interesa a quien lo creó, corresponde a la estadía del documento en el

Archivo de Concentración, Central, Intermedio o Semiactivo, en él se agrupan los documentos

transferido de los distintos archivos de gestión de la entidad productora, una vez finalizado su

trámite, pero que siguen siendo objeto de consulta por su productor. El documento tiene una

vigencia que se extiende por el tiempo en que éste actúa en cumplimiento de lo que expresa su

texto; atiende directamente el motivo por el que fue creado, se inicia con la firma de la autoridad

competente, quien también cierra el trámite dictando un acto que dispone, testimonia o informa.

El documento se consulta esporádicamente, y mantiene algún valor administrativo, fiscal, legal.

En esta etapa el documento también tiene una caducidad, se refiere a un plazo precaucional de

conservación, esto es el tiempo que se mantendrá en esta fase, atendiendo a los objetivos de

responder a posibles reclamos administrativos y jurídicos sobre algún aspecto impugnable del

cumplimiento, de lo expresado en él; durante la vigencia, la documentación permanecerá en ésta

33 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit. p. 173 34 Idem.

29

fase entre cinco y veinticinco año, de acuerdo con lo establecido en el calendario de vigencias y

caducidades para cada serie documental de acuerdo a lo explicado.

3.- “La tercer etapa o edad: el documento asume un valor perramente y se ceñirá a ser consultado

por su valor cultural e informativo con fines de investigación.”35 Fase inactiva.- El documento ya

no es necesario para los asuntos corrientes, carece de valor administrativo, fiscal y/o legal,

también se conocen como documentos inactivos o no corrientes, abandonan el Archivo de

Concentración, previa valoración, para ingresar, en virtud de sus valores sociales (testimonial,

evidencial e informativo), al Archivo Histórico, este valor continuo es el que los hace

merecedores de ser preservados como documentos históricos en una institución archivística en

donde su estadía será permanente.

2.1.2 Definición de Archivo de Concentración

El archivo de Concentración también es conocido en algunos países como Archivo Intermedio,

Transitorio o Central, se tienen varias definiciones de lo que es y representa, a continuación se

presentan varias de éstas.

“También se le conoce como archivo intermedio y está formado por los expedientes cuya

consulta no es muy frecuente y que se concentran para su conservación y mantenimiento mientras

vence su período de vida activa”36.

Definición de José Ramón Cruz Mundet. “Desde que los documentos pierden su utilidad

administrativa inmediata, hasta que son conservados definitivamente, pasan por una edad

intermedia en la que son objeto de tratamientos diversos. En primer lugar son transferidos de las

oficinas creadoras al archivo intermedio, donde permanecen por un tiempo -por termino medio de

hasta treinta años - durante el cuál son sometidos a valoración y selección, es decir se decide

cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y de conservación permanente, y cuáles van a ser

destruidos. Ambos, transferencia y expurgo, son los aspectos más relevantes de la edad

intermedia”37.

35 Idem. 36 http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 26-09-2004 37 CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística, Madrid España, 2° ed., Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Pirámide, 1994, p. 123.

30

Por su parte Elio Lodolini manifiesta sobre los archivos de depósito o registratura de depósito

(términos con los que se identifica al Archivo de Concentración en Italia) nos dice que “…..

recibe ordinariamente los papeles procedentes de muchos archivos corrientes o registraturas

corrientes”38.

El Archivo General de la Nación nos dice que tiene expedientes de asuntos terminados o de

escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su guarda hasta que

venza su plazo de conservación39.

En Colombia el diccionario de terminología archivística lo define como “Institución Archivística

en la que se deposita para su conservación precaucional, documentación proveniente de las

unidades de documentación en trámite y de la cual eventualmente y de conformidad con los

valores asociados a la documentación se transfiere como archivo histórico o bien se determina su

eliminación definitiva”40

Manuel Vázquez lo define como “Es la selección de una institución o de un sistema integrado de

archivos que aprecia el valor primario de los documentos”41.

María Teresa Dorantes nos dice sobre el Archivo de Concentración que es el “repositorio donde

se resguardan los fondos administrativos, transversales y asociados de trámite concluido que

está, en fecha precautoria”42.

Se puede decir entones que el Archivo de Concentración es el área que se encarga de los

documentos que pierden su vigencia administrativa, fiscal o legal; es también un área sustantiva,

donde los documentos de las diferentes instancias generadoras, serán transferidos físicamente del

Archivo de Trámite, para su resguardo precaucional, aquí, los documentos conservarán su

clasificación original y podrán ser fácilmente consultados por la oficina que los generó,

independientemente de le clasificación original se aplica una clasificación topográfica, esto es

para facilitar la archivación, y será muy importante porque ubicará físicamente la documentación

transferida, facilitando su localización posterior. El Archivo de Concentración únicamente presta

los documentos a los organismos productores para fines de trámite, búsqueda de antecedentes e 38 LODOLINI, Elio: Archivística, principios y problemas, Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas (ANABAD), colecciones Manuales, 1993, pp. 35-36. 39 Glosario de Términos Archivísticos, México, Archivo General de la Nación, Comité Técnico, Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo, p. 2. 40 Grupo Iberoamericano de Archivos Administrativos, Hacia un diccionario de Terminología Archivística, p. 10 41 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Sevilla, España, 3° Edición, S&C Ediciones Corona, 1995, p. 49 42 DORANTES CACIQUE, María Teresa: Proyecto proceso de transferencia primaria…..,Op. Cit., p. 47.

31

información administrativa. El archivo de concentración almacena los originales de todos los

documentos y las copias que determinen las áreas productoras.

Para que un Archivo de Concentración funcione adecuadamente contará con estrategias

encaminadas a cumplir con los lineamientos establecidos por las características documentarias de

la dependencia; también se llevará a cabo un análisis de los fondos documentales de acuerdo las

estructuras de la institución, determinando de esta manera las vigencias y fechas precautorias;

por último debe existir el diseño de una estructura para las transferencias y su programación de

acuerdo a las características de los fondos documentales.

En esta etapa entra un comité que decide sobre el destino de los documentos, si serán destruidos

total o parcialmente, e indicará si procede hacer una concentración de datos, o bien dejar algunas

muestras de documentos. En todos los casos dejará una constancia en un acta oficial en la cual se

consignarán las decisiones tomadas43.

2.1.3 Características y Funciones de un Archivo de Concentración

Manuel Vázquez menciona que “…por influencia de la bibliografía norteamericana

prácticamente se identifica al archivo de concentración con un local enorme que custodia series

documentales de poco uso, mientras aguardan el destino final”44, sin embargo es mucho más que

eso es el punto central de un sistema integral de archivos y no porque es un enorme depósito, sino

porque en él se llevaran a cabo los procedimientos para evaluar lo que ha de conservarse en el

archivo histórico.

“El archivo de concentración ayuda a descongestionar la existencia de grandes volúmenes de

documentos en los archivos de las diversas dependencias municipales”45, así como para disponer

de la documentación que, una vez terminado su trámite, requiere ser conservada por un tiempo

determinado para posteriores consultas.

“Los responsables de cada dependencia... acordarán ...el tiempo de permanencia de los

documentos en el archivo administrativo y cuándo deberán trasladarse al archivo de

43 Resumido de CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., pp. 217-228. 44 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Sevilla España, 3° Edición, S&C Ediciones Corona, 1995, p. 49 45 http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 26-09-2004

32

concentración. El archivo de concentración almacena los originales de todos los documentos y las

copias que determinen los funcionarios”46.

Hay cuatro acciones que se tendrán que realizar en el archivo de concentración

a) Recepción, identificación y selección.

b) Control, clasificación y ordenación.

c) Descripción y acceso

d) Control físico para preservación o transferencia como documento de valor permanente

Para que un documento pueda ser transferido a un Archivo de concentración, según Cruz Mundet

deben considerarse los siguientes puntos47:

1. La finalización de la tramitación.

2. La frecuencia de uso.

3. Las dimensiones del sistema.

En otras palabras, que posea claramente valores que justifiquen su conservación, el documento

debe haber agotado su uso corriente, deben ser expedientes completos y lógicos, además de que

el documento no este sujeto a ninguna restricción

Las funciones de un archivo de Concentración son:

- Recibir la documentación y tendrá que fundamentar la caducidad de acuerdo a las disposiciones

legales, fiscales y/o administrativas contenidas en el catalogo de vigencias documentales.

- El archivo de concentración integrará a su acervo con la mayor rapidez posible, la

documentación que reciba de los archivos de trámite en calidad de transferencia primaria, y

hechas las verificaciones del caso, ordenándola y registrándola topográficamente a fin de

facilitar su colocación y localización posterior (no. batería, pasillo, etc.).

- Aplicar un programa intensivo de disposición documental en las áreas de adscripción.

- Llevar el registro de las transferencias primarias y secundarias, así como de la documentación

dada de baja.

- El archivo de concentración dará acceso a la información en custodia, única y exclusivamente al

área que promovió su transferencia, exceptuando aquellos casos que por su naturaleza sean

competencia de instancias superiores de su adscripción o previo acuerdo institucional y de

46 Ibidem 47 CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 192.

33

manera oficial, previendo en cualquiera de los casos la devolución oportuna y completa de la

información.

- El sistema de ordenación establecido, se sustenta en las características y necesidades de la

propia documentación, por lo que preverá el retiro sistemático de expedientes prescritos que

faciliten la incorporación regular de las transferencias primarias y la generación de las

secundarias.

- Seleccionar la documentación de carácter histórico, retirar y depurar la documentación

institucional, cuyos valores primarios hayan prescrito, y atender adecuadamente las normas y

técnicas que sobre el particular emitan las autoridades competentes.

A fin de garantizar el retiro sistemático de materiales prescritos, el archivo de concentración

preverá en coordinación con la unidad promotora el retiro de la documentación susceptible de

darse de baja, si requiere de prorroga, un nuevo dictamen, todo en base a la consulta oportuna del

calendario de caducidad 48.

Con esto se proporciona un espacio de almacenamiento barato, puede ser en las oficinas de la

dependencia, o en algún otro lugar, con un acceso más rápido para su uso, creando condiciones

más fáciles para su análisis y última disposición.

De esta forma el funcionamiento en general de un Archivo de Concentración se puede

representar así49:

48 En mi particular apreciación y por mi experiencia las funciones primordiales son las mencionadas. 49 Ibidem

34

TRANSFERENCIA PRIMARIA:

LINEAMIENTOS O REQUISITOS UNA SOLICITUD U OFICIO DE TRANSFERENCIA. SE PIDEN GENERALMENTE CAJAS HOMOGÉNEAS DE MEDIDA ESTÁNDAR. UN INVENTARIO (DISKET CON LA DESCRIPCIÓN DEL INVENTARIO), CONTENDRÁ EL TIEMPO DE GUARDA Y CUSTODIA DEL EXPEDIENTE, NO DE CAJA, NO. DE EXPEDIENTE, AÑO LAS ETIQUETAS SERÁN ESTÁNDAR

VALORACIÓN PRIMARIA EL ÁREA GENRADORA, REALIZA UN EXPURGO (SELECCIÓN), EN LOS EXPEDIENTES PARA ELIMINAR LAS COPIAS , LA PUBLICIDAD, LOS BORRADORES Y EN GENERAL LOS DOCUMENTOS QUE NO TENGAN QUE VER CON EL EXPEDIENTE, TAMBIÉN DETERMINA LOS TIEMPOS DE GUARDA Y CUSTODIA.

EL ÓRGANO NORMATIVO AUTORIZA Y PROGRAMA LA TRANSFERENCIA.

ETC.

AL ACEPTAR LA TRANSFERENCIA LA ENTREGA SE REALIZA DE FORMA COORDINADA CON PRESENCIA DE REPRESENTANTES DE AMBOS ARCHIVOS, QUIENES COTEJARAN EL CONTENIDO DE LAS CAJAS CON EL DE LOS INVENTARIOS

LA ARCHIVACIÓN SE REALIZARÁ CON LOS SIGUIENTES CRITERIOS: A MENOR TIEMPO DE GUARDA, LO QUE MÁS

PREVIAMENTE SE TENDRÁ UN ESPACIO ASIGNADO DENTRO EN EL ARCHIVO, DE ACUERDO A EL NÚMERO DE DOCUMENTOS QUE GENERA EL ÁREA QUE TRANSFIERE

PROBABLEMENTE SE CONSULTE Y LO MÁS NUEVO SE COLOCA MÁS CERCA DEL ÁREA DE TRANSITO

DESARROLLO DE INTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

VALORACIÓN SECUNDARIATERMINO DE VIGENCIA DELDOCUMENTO, DEPURACIÓN OSELECCIÓN DOCUMENTAL. LADISPOSICIÓN FINAL QUE SE LEDARÁ AL DOCUMENTO

CONSERVACIÓN TOTAL DE LA SERIE MICROFILMACIÓN Y BAJA DOCUMENTAL MICROFILMACIÓN Y CONSERVACIÓN DESTRUCCIÓN BAJA TOTAL DE LA SERIE O CONSERVAR SOLO UN MUESTREO DE LA MISMA

TRANSFERENCIA SECUNDARIA: EL ÓRGANO NORMATIVO AUTORIZAY PROGRAMA LA TRANSFERENCIA.

DESTRUCCIÓN

35

2.1.4 Servicios

Los servicios que presta un archivo de concentración dependerán de la naturaleza de sus

documentos pero en general son los siguientes:

Clasificación, de marchar bien el sistema la clasificación otorgada de origen se mantendrá

durante toda la vida de los documentos50, sin embargo muchas de las veces esta situación no se

da en cuyo caso de tendrá que asignar una clasificación de acuerdo a al cuadro de clasificación de

la entidad, si éste existiese, si no se elaborará éste de cuerdo a los lineamientos vigentes.

Otro servicio que presta el archivo de concentración es el desarrollar los instrumentos necesarios

para describir adecuadamente el acervo con que cuenta.

Préstamo para consulta o reproducción, se llevará un control de “papeles que están fuera, quién

los tienen, cuando se retiraron y cuándo deben ser devuelto”51, todo con vales de préstamo y

hojas de registro de acuerdo a los manuales.

Por último a transferencia de la documentación, con todas las actividades que se requieren para

llevarla a cabo, incluyendo la depuración y el expurgo.

Se puede decir entonces que el principal servicio que presta el archivo es el acceso al contenido

de los documentos al respecto Manuel Romero Tallafigo indica que “El acceso puede estar

regulado por una ley especifica y general sobre el tema, o bien por diferentes leyes que lo toca

desde varias perspectivas, o bien regulado por el libre arbitrio de la institución que produjo los

documentos”52, y esto es importante porque como archivistas tenemos la responsabilidad de

facilitar el acceso a los documentos, desarrollando instrumentos descriptivos de calidad e

implantando un sistema eficiente, estas actividades tendrán que estar respaldadas por el marco

jurídico que rige al archivo.

Es bien importante que se valoren y apliquen adecuadamente las leyes, para salvaguardar el

derecho de intimidad, honor e imagen de las personas, la seguridad del estado o de la

averiguación en delitos.

50 CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 187. 51 FORERO DE GONZÁLEZ, Elena:. Técnicas de Archivo, Bogotá Colombia, Editorial Norma, 1980, p53. 52 ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivística y Archivos, soportes, edificios y organización, Sevilla España, 3° Edición, S&C Ediciones Corona, 1997, p. 444.

36

2.2 Elementos Básicos de Organización

Para la organización de un archivo de concentración se tendrán en cuenta diferentes criterios a

aplicar, lograr que la información contenida en los documentos se recupere, sea conocida y

utilizada dará una visión de la manera en que el archivo esta funcionando, de esta forma el

usuario tomará decisiones o acciones apropiadas, por esta situación un archivo ordenado y

clasificado adecuadamente se convertirá en algo vivo e integrado a las necesidades de la

institución.

De ahí la importancia de una correcta organización de archivo, porque de ello depende su

eficiencia, la preservación de los documentos que la acreditan como entidad legalmente

constituida y organizada.

El cuidado y adecuada organización de los documentos se rige por principios archivísticos

reconocidos como tales por la comunidad profesional. El carácter más significativo del

documento de archivo, desde el punto de vista archivístico, es su relación con los que le

anteceden y le siguen, como los eslabones de una cadena. Es su carácter seriado, la necesidad de

estar unido a otros de su especie por un vínculo.

2.2.1 Principio de Procedencia

Una entidad productora se entiende como la persona o entidad que produce el documento; o el

destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o

conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o administrativa o por alguna

finalidad práctica. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser

siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión, realizada con las

atribuciones debidas para ello. Por ello, tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos

que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural, en

cumplimiento de sus funciones o fines. Al respecto Cruz Mundet nos dice “Organizar el fondo

de un archivo en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cuál los

documentos han sido creados”53, o sea el principio de procedencia.

En la historia de la Archivística y de los archivos, 1841 es considerada una fecha importante en la

conformación de la disciplina: en esa fecha son pronunciadas en Francia por Natalis de Wailly

quien era jefe de la Sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del

53 CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p229.

37

Interior, a través de instrucciones para la organización de los archivos públicos del Estado,

mencionando la existencia de fondo de archivo, “…reunir los documentos que provienen de un

cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,”54, estableciendo de esta manera

el llamado Principio de Procedencia. En realidad ya se habían dado múltiples propuestas previas

en este sentido, desde finales del siglo XVIII en España y Dinamarca, y a comienzos del XIX en

Holanda e Italia.

De Wailly lo denominó Respect de fonds, este término francés se traduce a menudo como

respeto al origen y al orden natural; con anterioridad a su establecimiento, los documentos, en los

archivos europeos, eran agrupados por sistemas de clasificación “temáticos”, o por “materia o

asunto”, siendo estas modalidades aceptadas universalmente.

Este Principio de Procedencia nos dice que los documentos generados por una entidad no pueden

ser mezclados con los de otra entidad, sino deben mantenerse unidos formando un fondo, sección,

serie o lo que sea pertinente, de esta manera se esta asegurando la ubicación e identificación del

documento, evitando en lo posible la pérdida o desaparición de éste por encontrarse mezclado

con algún otro fondo.

El Principio de Procedencia es el primer fundamento teórico de la Archivística en esencia no es

otra cosa que mantener a los documentos agrupados sin mezclarlos con otros que procedan de

otra entidad, respetando la clasificación de dicha entidad. De esta manera reflejarán la estructura

orgánica de la dependencia y será mucho más fácil la reconstrucción de su propia historia.

En consecuencia los documentos deben conservarse en unidades separadas que correspondan a

sus orígenes en una dependencia oficial, el Principio protege la integridad de los documentos en

el sentido en que sus orígenes y sus procedimientos se reflejen en su ordenación , también nos

sirve para revelar el significado de los documentos colocándolos en un contexto, además el

principio proporciona al archivista una guía de trabajo para el arreglo, descripción y servicio de

los documentos que están bajo su cuidado.

2.2.2 Principio de orden original

Con el uso del Principio de Procedencia se avanzo considerablemente en la organización de los

archivos, pero no era suficiente porque la información aun se seguía fragmentada. En Prusia en

54 Ibidem, p231.

38

el año de 1981 se publicó el segundo principio fundamental sobre los que descansaría la teoría

archivística, el Principio de Respeto al Orden Original.

Este principio nos dice que los documentos han de ser ordenados de acuerdo con la secuenciación

lógica en la que fueron producidos por su entidad generadora, “tiene carácter objetivo, quién

quiera que sea el archivero que lo aplica a un determinado archivo o fondo, el resultado es el

mismo”55.

“El Orden original es la secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o

guardados por la oficina de origen”56.

Este principio es, desde luego, mucho más fácil de enunciar que de aplicar, porque hay que

conocer muy en detalle la organización y el funcionamiento de la entidad; el fondo puede haber

sufrido una ordenación previa en la misma oficina productora que alterase su orden natural, etc.

Sin embargo a través de la experiencia de quienes lo han llevado a la práctica ha demostrado su

eficiencia.

“El orden original en el cual los documentos fueron recibidos por el Archivo no deberá cambiarse

si dicho orden denota las actividades y las funciones del organismo creador. En particular, los

documentos no deben ser ordenados por tema, fecha o medio material, si ésta no fue la manera en

la que fueron creados”57. Mantener a la documentación en el orden natural en que se produjo es

indispensable, porque la conservación de los fondos de una institución tal como han llegado,

constituye una regla archivística a respetar; la autoridad a quien sea entregado un archivo, todo o

en partes, tomará su cargo el conjunto de documentos tal y como está, sin modificar nada y lo

mantendrá separado de otros conjuntos de documentos dentro del propio archivo.

2.2.3 Identificación.

La identificación es un proceso indispensable para organizar correctamente un archivo; en un

estado ideal, ésta vendría especificada en la transferencia, sin embargo la situación solo se da en

uno pocos archivos. Al ingresar la documentación al archivo se considerarán diferentes elementos

para identificar adecuadamente a las series o documentos.

55 LODOLINI, Elio: O., Cit. p. 152. 56 CASAS DE BARRÁN, Alicia, et. Al: Gestión de Documentos del Sector Público Desde una Perspectiva Archivística, Uruguay, Universidad de la República, Archivo General, Consejo Internacional de Archivos, International Records Management Trust, 2003, p.33. 57 Idem.

39

“De toda transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de las

series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen.

1°) El elemento Orgánico.

2°) El elemento funcional”58.

Se establecerá un sistema de control que permita conocer el trámite de los documentos y su

estado en el archivo que lo generó. De esta forma contar con un control al momento de su

ingreso. “Dentro de la identificación de series es muy importante establecer una normalización

para su correcta denominación, de manera que todos los fragmentos cronológicos de la misma

serie documental reciban idéntica denominación, con el fin de no dispersar la información”59

Es indiscutible que la identificación está determinada por procedimientos, que se llevan a cabo

sobre la propia documentación; así, la identificación de series o documentos debe ser el resultado

del análisis de su contenido informativo y de las funciones y demás información recopilada en la

historia institucional para conocer lo dispuesto sobre la organización y el funcionamiento de la

entidad.

“Establecer un sistema para la valoración de los documentos que ya hubieran ingresado en los

archivos sin ningún tipo de control previo. Esto requería estudiar y tipificar todos los tipos

documentales y la documentación acumulada, atendiendo a los siguientes aspectos:

• Denominación de la serie

• Fechas extremas

• Organismo productor descendiendo a la unidad productora

• Análisis de la tipología documental

• Signaturas

• Nivel de descripción adecuados

• Accesibilidad

• Vigencia administrativa

• Propuesta de eliminación o conservación definitiva

• Tipos de instrumentos de descripción

58 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa, Castilla España, ANABAD, 2000, p. 158. 59 Ibidem, p. 161.

40

Se denominó a todo esto identificación”60.

Los elementos y criterios para identificar a los documentos serán determinados de acuerdo a la

naturaleza del archivo y a los elementos que determina la norma Isad-g. “...indicará con

exactitud y fidelidad la naturaleza de las series que conforman el fondo como una agrupación

natural”61, y es importante porque no perderá su vinculo con otras series y con la propia área

generadora.

En esta etapa es fundamental separar la documentación, con deterioro biológico para evitar la

contaminación de aquella en buen estado y dañada físicamente para su rehabilitación o

restauración.

2.2.4 Clasificación

Clasificar es una operación que realizamos de forma automática en la vida cotidiana para

diferenciar cosas “... es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o

grupos”62.

La clasificación archivística se inicia cuándo se tiene una apropiada identificación, el maestro

Mundet nos dice que “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo

mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de cuerdo con los

principios de procedencia y orden original”63; quiere decir que, una vez identificados los

productores, etapas de evolución, dependencias y los asuntos se registra y grafica este proceso

evolutivo institucional “…en donde quedan reflejados cada uno de los grandes grupos y

subgrupos documentales que tiene el organismo”64, se separarán los documentos de acuerdo a

esta grafica; así las diversas estructuras orgánicas quedarán vertidas en los cuadros de

clasificación preliminares, “Hay que elaborar un cuadro de clasificación único para cada tipo de

archivo, que nos permita conocer el fondo que vamos a gestionar”65. Posteriormente en los

procesos operativos de clasificar y ordenar toda la documentación se confrontará y

complementará la información, hasta lograr reconstruir la procedencia y el orden original, “Ya 60 vhttp://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 26-09-2004 61 DORANTES OLASCOAGA, María Teresa: La Norma Isad (G), México, Sociedad para el Desarrollo Científico de la Archivística, S. C., 1998, p. 29. 62 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit., p. 263. 63 CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 239. 64 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palm: Op. Cit., p. 162. 65 RUIZ RODRÍGUEZ, ANTONIO ÁNGEL Et. Al.: Manual de Archivística, Madrid España, Editorial Síntesis S. A., 1995, p. 42

41

sabemos que un cuadro de clasificaciones se basa en el principio de procedencia de los fondos y

en el orden natural de los documentos; por tanto, este cuadro nos servirá para saber en cada

momento los órganos, funciones y actividades de cada administración”66. En esta etapa de la

organización los cuadros de clasificación serán más veraces y sobre éstos se trabajarán los

instrumentos descriptivos. “El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de

acuerdo a la estructura y funciones del organismo de forma jerárquica, es decir aparecen los

órganos jerárquicamente superiores en primer lugar y a continuación aquellos que dependen de

él, la información va de lo general a lo particular y en él quedan identificadas los nombres de las

series documentales incluidas dentro de cada agrupación.”67

Heredia en su libro “Archivística” (pp 275 y 276) cita y resume a Schellenberg para enumerar

los principios de clasificación:

I La clasificación es anterior a la ordenación

II Una clasificación debe ser consistente, es decir que en un mismo nivel se han de incluir solo

funciones o actividades o materias.

III En un cuadro de clasificación ha de huirse de encabezados como: misceláneos o varios.

IV Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente desarrollados con

innecesarias subdivisiones.

V Los documentos se pueden clasificar por funciones

VI Los documentos también pueden ser clasificados con relación a los órganos de una entidad.

VII Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por materia o asunto.

La clasificación documentos de características similares (producidos por la misma actividad, con

el mismo procedimiento, por el mismo órgano), genera documentos del mismo tipo. El tipo lo

podemos definir, entonces, como el conjunto de características que nos permiten clasificar un

documento El establecimiento de los tipos de documentos conservados en un archivo debe

contemplar la totalidad de las actividades que producen esos documentos. Así se establecen las

series producidas por un organismo, una vez establecidas éstas, podremos clasificar los

documentos como pertenecientes a una de ellas.

66 Idem. 67 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: OP. Cit. p. 162.

42

2.2.5 Ordenación

Ordenar es según el diccionario Larousee es poner en orden, “Es la tarea material consistente en

relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea

la fe, las letras del alfabeto, los números”68, colocar en forma establecida los elementos con los

que se trabaja, “....es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que

puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el número.”69 Para ordenar es todo un proceso y puede

haber diferentes formas de hacerlo.

La ordenación en un archivo es la operación consistente en instalar físicamente los documentos

en los estantes siguiendo un criterio preestablecido “…viene establecida ya desde los archivos de

oficina, puesto que son éstos quienes de acuerdo a su gestión diaria dan un orden natural a los

expedientes generados, orden que no debe romperse nunca…”70. Es decir, ordenar un expediente

es colocarlo en el anaquel en un orden preestablecido de acuerdo a la naturaleza del archivo. “La

ordenación del archivo desciende, pues, de la historia de las instituciones que han producido los

papeles”71

El proceso de ordenación de las unidades documentales será siguiendo la secuencia de su

producción original; de esta manera, una vez almacenada la documentación ubicarlas en la

estantería siguiendo el orden de las series de cada dependencia u oficina productora.

Ordenar documentos, ya se ha dicho, es colocarlos en un estante. Para ello necesitamos establecer

un criterio, estos criterios pueden ser un nombre, un lugar, una fecha, un número..., los distintos

criterios que se utilicen darán lugar a distintos tipos de ordenación, de acuerdo a las necesidades

del archivo.

Tipos de ordenación

El tipo de ordenación más adecuado para cada documento nos será sugerido por el predominio de

uno de los elementos de contenido del expediente y, en muchos casos, se ordenará la

documentación combinando alguno de los distintos tipos. Cruz Mundet en su libro Manual de

Archivística menciona que las principales formas en que se ordena un archivo son, Cronológica,

Alfabética, Numérica y Alfanumérica.

68 CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 251. 69 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit., p. 263. 70 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit., p. 164. 71 LODOLINI, Elio: Op. Cit., pp. 162.

43

Es importante mencionar que independientemente del sistema de ordenación todos los

expedientes tendrán una signatura. La signatura es un número, un código que combina dos o mas

números o letras: estos elementos ubicaran los expedientes en el espacio físico que ocupan

dentro del archivo, las unidades de instalación (caja, legajo, tubo, archivador, armario...) y el

número del documento

Ordenaciones alfabéticas

En este tipo de ordenación, el elemento es una palabra clave que servirá para colocar los

expedientes o documentos en el lugar que les corresponda en un orden alfabético.”Consiste en la

utilización de las letras del alfabeto, como criterio…”72, según el tipo de palabra clave que

ordenemos, la ordenación alfabética Juana Molina Nortes la divide en:

* Ordenación onomástica: el elemento que se utiliza en la alfabetización es un nombre de

persona o entidad. Es el sistema adecuado para expedientes de tipo personal.

* Ordenación geográfica: el elemento ordenador por un nombre de lugar. Es el sistema que se

recomienda para expedientes de obras, de carreteras, aprovechamientos forestales

* Ordenación de Organismos: se ordena la documentación respecto a los nombres de

instituciones, centros, organismos u oficinas.

* Ordenación por materias: se toma como referencia para la ordenación, una palabra clave que

resuma el contenido. Este tipo de ordenación requiere una tabla alfabética de materias que

unifique el vocabulario.

Ordenación cronológica

El criterio de ordenación viene dado por una fecha. “…de acuerdo a la fecha en que la

documentación ha sido tramitada73”. Los documentos se colocarán en orden descendente, de tal

forma que el documento más reciente sea el que aparezca en primer lugar. Es el sistema idóneo

para la documentación económica.

Ordenación numérica

A cada documento que entra en el archivo se le asigna un número correlativo,

independientemente de su procedencia, y se los ordena siguiendo el orden establecido por esa

numeración. Es el sistema muy eficaz para la ordenación de los archivos de trámite, puesto que se

72 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit. p. 79 73 Ibidem. p. 84

44

puede ubicar en su lugar correspondiente a la documentación, conforme llega al archivo,

independientemente del origen y del contenido.

Estos se pueden manejar también como métodos directos e indirectos

El método directo es aquel que nos permite llegar al expediente sin consultar índices o catálogos.

Los directos son los que se usan tal como lo indica fecha de creación o la letra referente,

Alfabético y Cronológico.

El método indirecto requiere de instrumentos descriptivos que requieren consulta previa para

llegar al documento. Los indirectos aunque se refieren a un sistema en especifico están ordenados

a su vez alfabéticamente o numéricamente como el Geográfico, topográfico, por asuntos,

numérico o decimal.

2.2.6 Valoración Documental

El significado de la palabra valor “se desprende del termino griego axios, que significa valioso,

digno de estimar. El valor es un termino que empezó a usarse en el siglo XIX en el campo de la

economía”74; la valoración es una fase en donde se descubren y aprecian los valores inherentes de

los documentos en base a un conocimiento general de toda la documentación, además es un

compromiso para el profesional de los archivos, porque de su correcta aplicación depende el

destino un documento.

Por otro lado, debido al la gran acumulación de documentos (explosión documental) se

buscaron mecanismos para conservar solo una parte, Manuel Vázquez expone que “Un gobierno

no puede afrontar la conservación de todos los documentos que produce como resultado de sus

múltiples actividades...Los costos de su mantenimiento están mas allá de los medios de la nación

más opulenta”75; la valoración en este aspecto ayuda a resolver en gran medida el problema.

Aunque aún se discute la disyuntiva sobre que documentos se deben conservar, la mayor parte de

los especialistas confluyen es que si deben depurarse.

Es muy importante aplicar las técnicas archivísticas en un archivo de concentración ya que

cuando no se llevan adecuadamente estos procedimientos se van a reflejar problemas en el

archivo histórico y aún en el de trámite.

74 NACIF MINA, Jorge y Ramón Aguilera Murguía: Valoración de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 2002, p. 11 75 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Op. Cit., p. 17.

45

Todo documento al nacer posee un valor, que es la razón, el objeto o finalidad por la que fue

producido; el uso que de él hace la entidad productora, es el que establece su valor.

La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental

de la institución, y por medio de ella llegamos a la selección documental, que tiene como objeto

identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el

tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de tramite como en el archivo de concentración,

definiendo de esta manera su disposición final.

Para Manuel Vázquez “La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores; el

valor para la administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la

investigación del pasado (valor mediato o secundario)”76. Al respecto Cruz Mundet dice que “Es

la tarea por la cuál se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los

plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto”77.

Todo documento, desde el momento de su producción, tiene un valor que va a estar

condicionado, como hemos dicho, por su utilización. La finalidad primera de un documento es la

de ser útil para la resolución de los asuntos; cuando un documento tiene esta utilidad posee algún

valor.

Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de valoración, como el ciclo

vital de los documentos y el funcionamiento institucional. En este punto, en la primer fase de

vida del documento estaríamos hablando de los valores primarios, que persisten incluso después

de haber perdido su valor de gestión; a decir de Cruz Mundet, éstos son:

Valor administrativo, determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su consulta

con fines administrativos.

Valor legal, mientras el documento sirve de prueba ante los tribunales.

Valor fiscal, referente a instrumentos contable, de presupuestos o de impuestos.

Los valores secundarios son:

El valor evidencial se refiere al origen, organización y desarrollo del organismo productor.

El valor testimonial, aquel “que refleja los orígenes y la evolución histórica del organismo

productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de

actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la

76 Idem, p 21. 77 CRUZ MUNDET, José Ramón : Manual de Archivística, Op. Cit., p218.

46

entidad creadora y para la investigación”78. Nos da un testimonio de la evolución y los cambios

más trascendentales que ha tenido la institución desde el punto de vista legal.

El valor informativo contribuye sustancialmente a la investigación y al estudio de cualquier

campo del saber, nos revela un fenómeno social y/o institucional. Schellenberg dice que pueden

referirse a personas, cosas y fenómenos.

En los fondos de un archivo de concentración existen documentos que aún poseen valores

primarios, que interesan a la institución o a los involucrados en el asunto, es decir, que no han

finalizado su vigencia ni su plazo precaucional, por esta razón se les debe asignar un tiempo de

retención en el archivo y su disposición final una vez hayan concluido estos plazos.

Por otra parte, la valoración también tiende a preservar los documentos que informan y

testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico de las

entidades y la población que los produjo. Es la valoración secundaria y tiene como último fin la

conservación y preservación de la documentación de valor secundario; esta labor tiende a

construir el patrimonio histórico documental.

Igualmente, como resultado final del proceso de valoración se debe conservar no solo los

documentos de valor permanente, sino también la visión de quienes los valoraron; todas las

decisiones respecto a la valoración de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de

Valoración Documental.

También se manejan en el archivo de concentración el catalogo de vigencia, catalogo de

deposición documental o catálogo de caducidades, éste “ establece el plazo de conservación de

las series documentales, tanto en archivos de trámite como en archivos de concentración, y

determina una valoración preliminar del posible destino de los documentos”79, en estos catálogos

se fijan las políticas para depurar un archivo, se establecen en coordinación de las unidades

administrativas involucradas por un equipo interdisciplinario con especialistas en las funciones,

por abogados, historiadores, contadores y por supuestos archivónomos; los catálogos están

conformadas por cédulas cuyos registros señalan plazos de conservación y vigencia en

especifico de series, expedientes o piezas de archivo.

Estos instrumentos son importantes porque nos facilitan el proceso de la segunda valoración y

selección documental, en este punto encontraremos los valores secundarios; éstos están

78 SCHELLENBERG, T.R.. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, (Trad. Manuel Carrera Stampa), México, 2ª Edición, A.G.N., 1987, p.166. 79NACIF MINA, Jorge y Ramón Aguilera Murguía: Op. Cit., p. 80.

47

directamente relacionados con el problema de las fuentes y la utilidad de los documentos; los

documentos que hoy se evalúen y resulten de valor permanente o histórico serán en el futuro

fuente de información para el conocimiento del desarrollo institucional, científico y tecnológico;

igualmente, deben ser útiles para esclarecer problemas históricos y proporcionar a quien los

consulte una imagen fidedigna e de lo que fue la administración y la sociedad que se produjeron;

de igual manera se determinará la forma de conservación, de no contar un valor se determinara

las forma de destrucción.

La selección no es solo una labor operativa de separación de documentos de conservación

permanente y de los que no lo son; tiene como objetivo fundamental reducir el número de

registros informativos de una serie o asunto determinado, mediante la utilización del muestreo.

Las técnicas de selección de registros, están basadas en las técnicas de investigación usadas en las

ciencias sociales.

El muestreo es una herramienta estadística básica para el desarrollo científico-profesional y como

consecuencia, la actualización del conocimiento en estas técnicas es imprescindible para todo

investigador o profesional de alto nivel, “… un procedimiento tal, que al escoger un grupo

pequeño de una población podamos tener un grado de probabilidad de que ese pequeño grupo

efectivamente posee las características del universo”80. Se aplica el muestreo en cuatro opciones,

dos de ellas de tipo cualitativo y las otras dos de tipo cuantitativo.

Dentro de las primeras menciona:

a) Toma de ejemplares al azar; es un muestreo no probabilístico y es a juicio de quien lo realiza.

b) Muestreo selectivo o cualitativo, se determinan los grupos mas importantes de la población

con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de

investigación. Es un método arbitrario, se le atribuye ser poco objetivo y proporcionar una visión

sesgada o tergiversada de la serie.

Dentro de las segundas menciona las siguientes:

a) Muestreo sistemático o estratificado, que tiene como guía la cronología, es decir, guardar

ciertos años, eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer

semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo;

80 PARDINAS, Felipe; Metodología y técnicas de investigación en las ciencias sociales, introducción elemental, México, 16 ed., Siglo Veintiuno Editores S. A., 1976, p. 68.

48

b) Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso

es necesario aplicar una fórmula estadística.

Para Cruz Mundet los métodos más utilizados en los archivos son el muestreo aleatorio y el

sistemático; el primero considerado de fácil comprensión pero de difícil aplicación mientras que

el segundo está basado en una progresión aritmética de un número aleatorio en función del

tamaño de la muestra a seleccionar.

El muestreo debe ser motivo de análisis para la administración, por esta razón debe contemplarse

como tema de importancia en el Comité de Archivo de la entidad.

2.2.7 Transferencias

Las transferencias son las operaciones realizadas para trasladar la documentación de una etapa a

otra del archivo “Es el proceso de pasar del archivo activo al inactivo, la documentación

desactualizada y poco o nunca consultada, teniendo en cuenta el material y su contenido”81.

“La transferencia es un proceso que debe estar bien organizado desde el comienzo, debe haber

una normatividad clara que explique su procedimiento donde se fijan todos aquellos elementos

necesarios para efectuarla correctamente, entre ellos. Que la documentación se ha de transferir;

cuándo; como debe prepararse; en que condiciones físicas ha de ir instalada la documentación;

cómo debe ser descrita; etc.”82

La transferencia de documentos será acompañada por hojas de remisión que son una relación

exhaustiva de los documentos que se transfieren. El contenido de estas hojas se puede obtener a

partir de los inventarios. Se transfiere documentación del archivo de gestión o archivo o trámite

al de concentración o intermedio y de éste al histórico, quiere decir que estamos hablando de una

transferencia primaria en el primer caso y secundaria en el segundo, en otras palabras “…es el

procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de las fracciones

de las series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa

anterior…”83

En el momento previo a la transferencia, se seleccionará la documentación que se remitirá, de

ésta se hará una relación de todas las unidades documentales (expedientes y registros) que se

remitirán. En esta relación, se registrarán al menos los siguientes datos:

81 FORERO DE GONZÁLEZ, Elena: Op, Cit. p55. 82 MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit, p. 141. 83 Idem..

49

- Signatura (nº de caja y nº de expediente)

- Serie

- Fechas extremas

- Resumen del contenido, si fuera necesario

Heredia nos indica que la transferencia, «versamento» para los italianos, es el paso de los

documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar después de un plazo más

o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y

seleccionados en el archivo intermedio para utilidad científica, debe hacerse de forma periódica y

regular. Para una correcta localización de los documentos, es preciso establecer calendarios de

conservación o caducidad que determinen en qué etapa archivística se está el documento.

Las fechas y los plazos de las transferencias varían de institución a institución. La normalización

en estos casos es indispensable y se reflejará en los impresos de hojas de remisión y en el uso de

la tipología documental. La normatividad de remisión para la transferencia estará regida a la de la

propia institución.

Es indispensable contar con un calendario establecido de los plazos de transferencias, para que

éstas funcionen a cualquier nivel administrativo, y con personal calificado

2.2.8 Instrumentos de Descripción

La descripción es el proceso por el cual extraemos de los documentos la información necesaria

para poder recuperarlos, agrupándolos en un documento nuevo en forma de listado o fichero, o en

forma de base de datos. No se recoge toda la información de un documento, sino los

denominados elementos esenciales de información. Estos elementos pueden ser variables en

función de los propios documentos o de las necesidades de información del organismo. En este

aspecto la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G), rige el camino,

en cuanto a normalización de procesos archivísticos. En la aparición de un cuerpo normativo no

jurídico dirigido expresamente para llevar a cabo la descripción de los documentos de archivo

está motivado por dos factores determinantes: En primer lugar un factor externo y globalizador,

impulsado por la rápido evolución de las nuevas tecnologías de la comunicación, este aspecto

nos ha traído como consecuencia que para la intercomunicación y cooperación archivística, a

nivel local, regional, nacional e internacional, sea necesaria la utilización de un protocolo

archivístico, en este caso de descripción, que sea general y universal, y que permita el control,

50

difusión y comunicación de los documentos y por lo tanto de la información que contienen. En

segundo lugar tenemos un factor interno por la necesidad de trabajar dentro de los propios

servicios de archivos de forma ordenada.

Esta norma constituye una guía para la elaboración de descriptores archivísticos, y debe

conjuntarse con las normas nacionales existentes en cada país, también pude acompañar a otras

normas internacionales La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el

contexto y el contenido de los documentos de un archivo, con el fin de hacerlos accesibles a el

usuario. Esta norma contiene reglas generales para la descripción y pueden ajustarse a todo tipo

de archivo (no importando el soporte ni el tipo documental).

La Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD (G) establece veintiséis elementos

(campos) de información que agrupa en seis áreas. Establece, además, distintos niveles de

descripción del fondo y de sus partes. Para cada uno de los niveles de descripción (Fondo,

Secciones, Series, Unidades documentales), se seleccionarán los elementos que cada archivo

considere necesarios para formar un registro (ficha). Los registros ordenados de cada nivel,

formarán la descripción del nivel correspondiente.84

Hay diferentes instrumentos de descripción que abarcan de la información más general a la más

particular:

Las Guías son instrumentos para un fondo documental para dar a conocer el acervo de un

archivo; las hay generales que tan solo proporcionan la información general de un archivo,

pueden describir varios fondos o un solo fondo, describe el tipo de fondos, el no. de secciones o

series, no. de cajas que los contienen y fechas extremas; también hay guías especiales y se

utilizan cuando queremos resaltar uno o varios fondos o series especiales, llevan los datos de las

generales ademes la procedencia, el área productora y una breve historia del fondo o serie. Las

guías documentales son exclusivas de los archivos históricos.

El Índice es un instrumento de búsqueda que consiste en un listado de nombres de materias,

personas lugares, ordenados alfabéticamente y que incluye los datos de localización del

documento, pueden ser cronológicos, temáticos, geográficos, onomásticos, sistemáticos o

topográficos.

84 Información resumida de: Norma Internacional de Descripción Archivística, adoptada por el Comité de Normas de Descripción Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre de 1999, Madrid, segunda edición, 2000, 125 pp

51

Los Catálogos describen ordenadamente de forma simplificada la pieza o unidad documental

para facilitar su localización y contenido para el usuario.

Los Registros son un control para facilitar el acceso a la información y controlar entradas, salidas,

transferencias, etc.

El Censo Nos da el estado general de cómo se encuentran los archivos en general, nos

proporciona los tipos documentales que se encuentran en un archivo.

Tesaurus se basa en descriptores, de temas o encabezamientos, se puede comparar a una base de

datos a partir de palabras claves para encontrar la información.

El Inventario es una relación ordenada del contenido de una serie documental, en la cual se

consigna por escrito las características de cada pieza documental, precisando su ubicación.

El inventario es un instrumento de búsqueda que relaciona y puede describir todos y cada uno de

los elementos que contienen los expedientes, legajos y/o libros que forman un fondo o colección

y que refleja la sistematización y localización de los mismos. Por seguir la ordenación numérica

su nombre se asocia a la topografía que tiene el documento dentro del archivo. Sirve de

documento de control e información. Mundet nos dice que pueden ser somero o analítico.

Una de las características del inventario es que “ ....ofrezca la posibilidad de describir los fondos

con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una cantidad de información

satisfactoria para los usuarios y, al mismo tiempo, con la sumeridad necesaria como para permitir

la descripción uniforme de amplios grupos documentales”85

Por sus características como instrumento de control el inventario destaca algunos aspectos

relevantes de la información de la producción documental de cada dependencia de la entidad, en

una época determinada.

De manera específica el inventario; permite un control de los expedientes; identifica los tipos

documentales o series que tiene la dependencia; determina sus fechas de producción; sus sopotes;

su estado de conservación y señala el volumen, también facilitará las trabajos de ordenación de

los documentos, al registrar los expedientes que lo componen.

En el momento de las transferencias, el inventario permitirá elaborar las hojas de remisión de

manera dinámica, porque solo con una consulta se seleccionarán los registros de los documentos

a transferir.

85 CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 276.

52

El inventario debe incluir la totalidad de la documentación originada en cada una de las

dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida

institucional.

2.2.8.1 Inventario General

Cruz Mundet lo llama somero y dice que “Comprende los elementos mínimos, los del área de

mención de identidad”86, ofrece información general sobre la documentación que el usuario

puede encontrar. Sólo incluye sus elementos mínimos suelen ir dispuestos en columnas cuando se

publican. Estos elementos son:

.Signatura

.Título.

-Fechas.

-Nivel de descripción.

-Volumen.

Su utilidad principal es de uso interno como procedimiento de control sobre el contenido del

archivo, pero para el uso de los usuarios es muy limitado, pues solo les orienta de una manera

general acerca de los documentos que puede encontrar en el archivo ofreciéndoles una

información limitada y de un solo género.

Es un primer procedimiento de descripción que se aplica en un archivo y a pesar de sus limitantes

es válido para la descripción de grandes volúmenes documentales.

2.2.8.2 Inventario Analítico

El Inventario Analítico “...describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los

expedientes”87

Tiene algunas características diferentes al General o Somero porque describe con mayor

detenimiento el, descendiendo a la unidad documental, con los elementos mínimos obligatorios88

más algunos optativos; ofrece información suficiente para conocer la organización del grupo y la

individualiza para que el usuario elija de entre todas la opciones, permite localizar al documento

en el tiempo y en su ubicación física.

86 Ibidem, p. 277. 87 Ibidem., p. 278 88 Según la Norma ISA-G

53

Logra una excelente relación entre costos y beneficios porque permite describir uniformemente a

os grupos documentales y proporciona al usuario un nivel de información mas detallado.

Los elementos de una ficha de Inventario Analítico tienen elementos obligatorios y optativos y

son los siguientes89:

Área de mención de identidad:

-Signatura.

-Título. Obligatorios

-Fechas.

-Nivel de descripción.

Área de contenido y estructura:

-Resumen de alcance y contenido.

-Información sobre valoración, selección y

eliminación.

-Sistema de organización.

Área de condiciones de acceso y utilización: optativos

-Condiciones de acceso.

-Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados:

-Unidades de descripción relacionadas.

2.2.9 Manuales Administrativos

Una de las partes muy importantes dentro del trabajo archivístico es la elaboración de manuales

Administrativos, “Un manual administrativo es un documento preparado sistemáticamente donde

se indican las actividades que deberán realizar los miembros de un organismo y la forma en que

estas actividades deberán ser realizadas”90; dentro de la administración de empresas el uso de

astas herramientas es muy común por las ventajas y resultados que presenta. Se puede decir

89 Copiado íntegramente de Cruz Mundet, José Ramón, “Manual de Archivística”, p 279 90 ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto: Guía del Manual de Procedimientos, México, Secretaría de Educación Pública, 1994, ISBN 968-29-7299-X , p. 14.

54

entonces que los manuales “... son una de las herramientas más eficaces para transmitir

conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese

momento sobre un tema”91.

Hay manuales muy especializados de ciencia o tecnología, que nos permiten utilizar

adecuadamente los recursos, pero no solo existen este tipo de manuales, también los hay para

muchas otras disciplinas o actividades.

La gestión de los servicios de información , como los archivos, no son la excepción, su objetivo

es satisfacer las necesidades de información de sus usuarios; para brindar este servicio

adecuadamente la administración debe ser lógica, conjuntando recursos humanos, técnicos y

materiales, en este orden es fundamental desarrollar manuales para establecer pautas para lograr

el objetivo.

Normalizar los procesos y operaciones que se realizan un archivo por medio de manuales,

mejorará la comunicación entre los empleados, define las responsabilidades y actividades del

personal y los pasos a seguir en los procedimientos de las diferentes áreas

J. Alberto Arellano, en su Guía del Manual de Procedimientos divide a los manuales en:

Manuales Generales

Manual de organización

Manual de historia de la organización

Manual de procedimientos

Manual de políticas

Manuales Específicos

Manual de adquisiciones

Manual técnico

Manual de contabilidad

91 ÁLVAREZ TORREZ, Martín G.: Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, México, 5° reimpresión, Editorial Panorama, 1999, ISBN 968-38-0580-9, p. 23.

55

Estos son los más comunes, aunque dependiendo a la complejidad de la institución se pueden

más para otras actividades.

De acuerdo a los lineamientos de la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno

del Distrito Federal, los manuales deberán tener los siguientes elementos:

Estructura.- Deberá contener: Uniformidad, márgenes, Texto (Títulos de capítulos), paginación,

encabezados (anexo) y formalización de procedimiento.

Índice

Presentación

Antecedentes

Marco jurídico

Estructura orgánica

Atribuciones

Funciones

Organograma

Procedimientos: Descripción narrativa y diagramas de flujo.

Los Diagramas de Flujo son una parte importante en el desarrollo de los procedimientos, porque

al graficar permite ahorrar muchas explicaciones.

Los diagramas de flujo sirven para : “Describir las etapas de un proceso y entender como

funciona, apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos. Dar seguimientos a los productos

(bienes o servicios) generados por un proceso. Identificar a los clientes y proveedores den

proceso. Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las

oportunidades de mejora. Diseñar nuevos procesos. Documentar el método estándar de operación

de un proceso. Hacer presentaciones directivas”92.

La simbología empleada en los diagramas de flujo en los Manuales de Gobierno del D. F. es:

Terminal: Indica el inicio o

la terminación del flujo

Operación: Representa la

realización de una operación

o actividad (Es el único

92 Idem., p. 39.

56

símbolo que se numera)

Documento: Representa

cualquier tipo de documento

que se genere en los

procedimientos.

Decisión o alternativa:

Indica un punto dentro del

flujo en que son posibles

varios caminos alternativos

Conector: Representa una

conexión o enlace de una

parte del diagrama de flujo

con otra parte lejana del

mismo.

Conector de página:

Representa una conexión o

enlace con otra hoja

diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.

Almacenamiento

permanente: Indica el

depósito de un documento o

información dentro de un

archivo, o de un objeto en

un almacén.

Los manuales mas utilizados en un archivo son:

Manual de Procedimientos “Es el documento en que se consignan las operaciones o actividades

que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades

57

Administrativas y de Apoyo Técnico-Operativo que integran una Dependencia u Órgano de

Descentralizado, de acuerdo a sus atribuciones que marca la normatividad aplicable”93.

“La finalidad del Manual de Organización es proporcionar en forma ordenada y sistemática

información referente al objetivo, antecedentes, organización y funcionamiento de las unidades

administrativas, propiciando la participación adecuada del elemento humano para un mejor

desarrollo de las actividades encomendadas”94.

El Manual de Políticas es importante par mantener el orden en una organización, las políticas

surgen de todas las actividades que se efectúan en la institución para elaborar un manual se

considerarán en primer lugar los procesos, los sistemas, planes, mejoras y conflictos. “Las

políticas siempre existirán mientras haya una persona que tenga trabajo que realizar”95.

Álvarez Torres dice que las características del las políticas son:

• Establecen lo que la dirección quiere que se haga

• No dice cómo proceder, (esto lo dice el procedimiento).

• Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.

• Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes con la

dirección.

• Tiende a darle consistencia a la operación

• Es un medio para que a todos se les trate equitativamente

• Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.

• Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.

• Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos

rutinarios.

Cuando se establece una política se considera que su aplicación será de 90-95% de los casos,

quiere decir que puede ser flexible, “Lo que busca una política es cumplir con el propósito par el

93 Guía Técnica para la elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal, México, Gobierno del Distrito Federal, Coordinación General de Modernización Administrativa, 2001, p. 4. 94 Guía para la elaboración de Manuales de Organización, México Comisión Federal de Electricidad, Contraloría General, Gerencia de control de Gestión, 1996, p. 4. 95 ÁLVAREZ TORREZ, Martín G.: Op. Cit., p. 29.

58

cual fue diseñada. La política solamente es un medio para alcanzar un fin...”96. Para elabora un

apolítica se desglosan aspectos relacionados con la actividad, el “qué”, “cómo”, “quién”,

“cuándo”, “dónde” y “En que casos se pueden hacer las cosas”.

2.3 Diagnóstico Archivístico del Archivo de Concentración del Archivo General de

Notarías

El presente diagnóstico fue elaborado única y exclusivamente para el manejo interno del Área de

Acervos Notariales en el Archivo de Concentración o Intermedio, como lo nombra la Ley del

Notariado, si bien dentro del propio funcionamiento del archivo existe un área de tramite en

donde el usuario externo solicita la gestión de su asunto, de acuerdo a los servicios que presta el

archivo, el actual trabajo solo infiere directamente en el funcionamiento interno del archivo.

Las consideraciones del diagnóstico inician cuando la solicitud de servicio ingresa al Área de

Calificaciones, de la Subdirección del Archivo General de Notarias, por que es el calificador el

primer usuario del archivo. El hecho que no se consideren las áreas que tienen que ver con el

tramite, es porque dentro del la estructura y las funciones del propio archivo, el trabajo que se

desarrolla en los acervos es independiente al que se hace en las otras áreas y por el momento no

puede haber inferencia sobre estos procesos.

El cuestionario se aplico a las 20 personas que trabajan directamente con los documentos, ya sea

archivando o realizando búsquedas para calificación, certificación o consulta.

Metodología:

Se utilizo el método analítico, El cuestionario se aplico a las 20 personas que trabajan

directamente con los documentos, ya sea archivando o realizando búsquedas para calificación,

certificación o consulta, desde el Subdirector hasta los archivistas empíricos, mencionando que la

mayor parte de los usuarios son abogados; también se empleo la observación directa no

participativa para corroborar y complementar la información.

Por lo tanto los instrumentos97 usados para aplicar esta metodología son una guía de entrevista,

un cuestionario combinado y una guía de observación.

Los materiales que se emplearon para el estudio fueron, hojas de papel, plumas y computadora.

Los resultados98 obtenidos fueron los siguientes:

96 Ibidem, p. 30. 97 Anexo 1 98 Anexo 2

59

2.3.1 Procesos archivísticos

Cuenta con su cuadro de clasificación (anexo 3). Los documentos tienen su clasificación

orgánica y numérica ascendente de acuerdo a los parámetros marcados en la Ley del Notariado,

su ordenación en numérica, actualmente una cuarta parte del archivo tiene una organización

archivística, cuenta con inventario general para las subseries Protocolo Ordinario, Protocolo del

D. D. F., Protocolo Abierto Especial, Protocolo Abierto, Protocolo del Inmueble Federal,

Protocolo Consular y Acervo en Custodia, con inventario analítico de la subserie Índices; no

cuenta con instrumentos descriptivos para las subseries Protocolo Cerrado, Protocolo del

Infonavit y Registro de Cotejos; el acervo no se valora ni expurga. Existen extravíos

documentales debido a la carencia de controles documentales. Con el uso de los inventarios el

tiempo de búsqueda de documentos se ha reducido.

El acervo “A” inicia en la notaría 1 con fecha de 1903, y a la notaría 77 al año aproximado de

1988; en el acervo “B” a partir de la notaría 1 y del año de 1988, a la notaría 231 y al año de

1994. El acervo “C” inicia nuevamente con la notaría 1 y concluye con la notaria 237, del año

1994 a la actualidad. Las demás subseries se encuentran agrupadas en una sola área y están

ordenadas por notaría y por subserie de manera cronológica. Cabe mencionar que la producción

de todas las series documentales hasta 1934 será transferida próximamente al acervo histórico.

2.3.2 Procesos administrativos.

No existen manuales administrativos para el funcionamiento interno del área de acervos ni

reglamento, no hay normatividad archivística. No existe un buen control de acceso al área,

cualquier empleado del archivo, y algunos externos, entran y salen.

2.3.3 Espacio Físico

Esta conformado por dos bóvedas, la norte, contienen los acervos “B” (Protocolo Ordinario),

“C”(Protocolo Ordinario), Protocolo del D. D. F., Protocolo Abierto Especial, Protocolo Abierto,

Protocolo del Inmueble Federal, Protocolo del Infonavit, Registro de Cotejos, Índices , Protocolo

Consular y Acervo en Custodia; y la sur el acervo “A” (Protocolo Ordinario) y los Índices de

todo el Protocolo Ordinario.

El inmueble es inadecuado porque originalmente se construyó para funcionar como

estacionamiento, tiene temperaturas muy frías y en época de lluvia, ésta se filtra y el ambiente se

torna muy húmedo. Hay espacios del archivo donde no hay luz o es muy deficiente. Se realizan

fumigaciones, mínimo una al año.

60

Se cuenta con extintores, no están marcadas las áreas de seguridad en caso de contingencia y no

cuenta con señalamiento de seguridad.

El área de acervos del archivo tiene diferentes tipos de anaqueles, la mayoría son de 7 niveles y

de material adecuado al peso, también tiene de 5 niveles con menor resistencia y varios se

encuentran doblados, de hecho ya se presentó vencimiento de algunos anaqueles por esta razón;

éstos son insuficientes, el Registro de Cotejos, y Parte de los Índices se encuentran en piso.

2.3.4 Condiciones de los Documentos

Hay acervo en el piso y un aparte se moja cuando llueve.

Los libros de la bóveda sur maltratados, engrapados, con las pastas deterioradas o sin ella. Los

libros de la bóveda norte, en general en buen estado, los libros que se han mojado, en un

porcentaje reducido, presentan restos o manchas de humedad y/o hongos.

2.3.5 Volumen Documental

800,000 volúmenes. NOTA: este dato se cambiará porque aun se sigue procesando y generándola

información del total por subserie documental.

2.3.6 Tipología Documental

No se conoce

2.3.7 Recursos Materiales

No cuenta con los recursos propios. Falta material de oficina. Hay dos computadoras.

2.3.8 Recursos Humanos

Los recursos humanos son insuficiente, solo cuenta con 6 archivistas empíricos y no están

capacitado en materia de archivos, un archivónomo y un abogado.

2.3.9 Recursos Técnicos

Se están trabajando actualmente diferentes tipos de inventarios en Exel en el sistema Windows

XP.

2.3.10 Usuarios

Los usuarios del acervo del Archivo General de notarias son empleados de la institución, de base,

de honorarios y de estructura.

2.3.11 Servicios

Propiamente no existe el servicio interno, puesto que no hay controles documentales, es como un

autoservicio, únicamente se auxilia con los inventarios para la ubicación de los documentos.

61

CAPÍTULO 3 PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ACERVOS NOTARIALES

La organización de un archivo debe planearse para lograr, mediante normas precisas, reducir el

número de los factores que hacen parcial su funcionamiento.

La organización que se propone del Archivo se puede precisar en dos acciones:

3.1 La Organización y Conservación de la Documentación.

Para lograr que la información contenida en los documentos, se recupere, un archivo tendrá que

ordenarse y clasificarse debidamente para satisfacer de esta manera las necesidades de la

institución.

Esta primera acción se dividirá en cinco actividades:

3.1.1 Selección e Implantación de un Sistema de Archivo

De acuerdo a que se tienen bien identificadas de las series se podrán agrupar sin problema

alguno, la propuesta es asignar un espacio determinado a cada serie con todas sus subseries, de tal

manera que de la notaría 1 a la 105 quedarían agrupadas en la planta baja y de la notaria 106 a la

247 en la planta superior, de esta forma se evitar el desplazamiento por diferentes lugares del

archivo para encontrar las subseries de determinada notaría.

3.1.2 Clasificación y Ordenación

El Principio de Procedencia nos determina el cuadro de clasificación99, porque de origen la

documentación vienen clasificada, incluso de los años 90’s a la actualidad los libros notariales

llegan al archivo con su clasificación impresa; el principio de Orden Original nos determina la

ordenación que tendrá el acervo, cada notaría estaría integrada con sus subseries, de acuerdo a la

cronología en que éstas fueron surgiendo.

99 Anexo 3

62

3.1.3 La valoración documental

En este aspecto no se presenta propuesta de proceso ni criterios para la valoración, porque a esta

documentación no se le aplica valoración primaria ni valoración secundaria, son documentos

registrales que están destinados desde su nacimiento a conservarse íntegros100.

3.1.4 La transferencia de documentación

Dentro de los procedimientos que tiene el archivo, el de transferencia primaria esta contemplado

en el manual administrativo del Archivo General de Notarías, sin embargo estoy proponiendo

criterios de aceptación como un inventario de transferencia primaria101, que contiene los

elementos indispensables que nos servirán para el inventario general.

Para la transferencia secundaria se proponen un inventario de transferencia secundaria102 que

también servirá como control de ingreso al archivo histórico, además se emplearan criterios

específicos como establecer un periodo cada año para realizarla, efectuarla en presencia de

representantes de ambos acervos, y otros lineamientos propios del proceso.

3.1.5 Elaboración de Instrumentos Descriptivos

La propuesta es manejar dos tipos de inventarios el General y el Analítico.

Inventario General Es válido para la descripción de grandes volúmenes documentales. Nos da una brevísima idea del

contenido del archivo, su utilidad principal es de uso interno como procedimiento de control

sobre el contenido del archivo, orienta de una manera general acerca de los documentos que

puede encontrar en el archivo ofreciéndoles una información limitada y de un solo género.

Al ingresar la decena de protocolos al archivo de concentración se registrará por volumen en la

ficha de inventario general con los siguientes datos103:

Ubicación topográfica

Número de Notaria

Nombre del notario

100 Los documentos que genera el Registro Civil y el Registro Público de la propiedad también lo son. 101 Anexo 4 102 Anexo 5 103 Anexo 6

63

Suplencias y/o asociaciones

Tipo de protocolo

No de volumen

Documentos extremos

Fechas extremas

Observaciones

Estos datos se consideran también para los apéndices, en caso de no haberlo o de ser mas de uno

se especificará en el campo de observaciones.

Inventario Analítico Describe de manera precisa las series, facilita el control de la existencia de documentos, ofrece

información suficiente para conocer la organización del grupo y la individualiza para que cada

usuario elija de entre todas la opciones, permite localizar la documentación en el tiempo y en su

ubicación física.

Al ingresar los documentos al archivo histórico se registrarán en el formato de inventario

Analítico los siguientes datos104:

Ubicación topográfica.

No de Notaria.

Nombre del notario.

Suplencias y/o asociaciones

Tipo de protocolo.

No de volumen.

No de acta.

Fecha del acta.

Acto jurídico (tipo documental).

Resumen (quienes intervienen y para qué).

Observaciones.

La segunda acción es:

104 Anexo 7

64

3.2 Manual Administrativo

El objetivo del Manual Administrativo es facilitar la gestión, selección, conservación y consulta

de los documentos; incluye diferentes aspectos como: la adscripción de actividades y funciones

administrativas apropiadas; el desarrollo de sistemas y programas integrados de los diferentes

procesos específicos; la redacción de normas y reglamentos, de acuerdo con líneas jurídicas

que rigen al archivo; y la dotación suficiente de recursos humanos, económicos y materiales para

desarrollar estas actividades. También se incluyen procesos para el archivo Histórico porque este

también depende directamente del la J.U. D. De Acervos Notariales.

La puesta en marcha del manual requiere el desarrollo de seis actividades.

3.2.1 Análisis de la Historia Institucional de la Entidad.

Este punto esta contemplado en el capitulo 1 del presente trabajo.

3.2.2 Estudio de la Legislación y Normas.

Al igual que el inciso anterior en el apartado 2 del capitulo 1 se expone la legislación que rige

actualmente al Archivo General de Notarías y que infiere directamente en el presente manual.

3.2.3 Elaboración del Manual Administrativo

Se estudiaron las actividades que se llevan cotidianamente en el archivo y en conjunción con el

diagnóstico archivístico de determinaron los elementos para conformar este manual.

3.2.3.1 Presentación.

El presente Manual Administrativo, contienen información sobre la organización y estructura de

la Unidad Departamental de Acervos Notariales, así como los diferentes procedimientos para

brindar un servicio eficiente.

El presente manual se compone de los siguientes incisos: Presentación, antecedentes, objetivo

general, estructura orgánica, funciones, procedimientos, (consulta, búsqueda, archivado,

transferencias, conservación, clasificación, ordenación,), elaboración de inventarios, servicios,

políticas y reglamento.

65

El proceso documental que se lleva acabo en la Unidad Departamental de Acervos del Archivo

General de Notarías inicia cuando el ciudadano común y corriente o alguna autoridad ingresa una

solicitud de servicio al archivo. A lo largo del trámite esta solicitud pasa por varios

departamentos y procesos, en este apartado únicamente describiremos de manera mas detallada

los que pertenecen a la Unidad Departamental de Acervos Notariales.

3.2.3.2 Antecedentes.

La actividad del Archivo General de Notarias siempre ha dependido de las funciones jurídicas del

Departamento del Distrito Federal, a través del tiempo se ha denominado de diferentes maneras y

ha sufrido variaciones en su estructura orgánica y aunque el Archivo aparece en éstas es solo

como unidad departamental, es en la reforma aprobada el 29 de mayo de 2003 con el oficio

CGM/12298/03 donde se autoriza una reestructuración del archivo convirtiéndolo en

subdirección y apareciendo por primera ves la Unidad Departamental de Acervos Notariales.

Nunca se había trabajado a nivel archivístico, hasta hace dos años, esta propuesta permitirá

aplicar la metodología archivistita en beneficio del usuario.

3.2.3.3 Objetivo.

El objetivo del presente Manual Administrativo es facilitar en forma establecida y sistemática,

información concerniente al manejo, distribución y control de las piezas documentales

custodiadas en el archivo, favoreciendo el adecuado funcionamiento de la unidad y del elemento

humano en el desarrollo de sus actividades. Específicamente:

- Recepción, manejo, control y conservación de las piezas documentales custodiadas en el

archivo.

- Dirigir y controlar las acciones necesarias para tener información actualizada del manejo

de los documentos por medio de los inventarios.

- Establecer criterios, normas y técnicas para el buen uso de las piezas documentales, con

la finalidad de incrementar la rápida ubicación de éstas.

- Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades propias de la unidad,

promoviendo el adecuado cumplimiento de las tareas que son encomendadas, así como el

eficiente manejo y control de los procedimientos.

66

- Administrar de manera eficiente y racional, los recursos materiales y humanos confiados a

la unidad, vigilando la adecuada aplicación, aprovechamiento y funcionamiento de los

mismos.

- Cooperar con otras unidades involucradas con el manejo y consulta de los documentos en

custodia

3.2.3.4 Estructura Orgánica.

1.2.3 Subdirección de Archivo General de Notarias

1.2.3.1 JUD de Certificaciones, Calificaciones y Testamentos

1.2.3.2 JUD de Acervos Notariales

1.2.3.2.1 Archivo de Concentración

1.2.3.2.1.1 Consulta

1.2.3.2.1.2 Búsquedas

1.2.3.2.1.3 Archivado

1.2.3.2.1.4 Descripción

1.2.3.2.2 Archivo Histórico

1.2.3.2.2.1 Consulta

1.2.3.2.2.2 Descripción

1.2.3.2.2.3 Conservación y Restauración

La propuesta en específico dentro de la estructura es a partir del número 1.2.3.2.1 Archivo de

Concentración, las áreas subsecuentes son indispensables para la organización y distribución de

actividades específicas necesarias para su buen funcionamiento.

3.2.3.5 Funciones

A continuación se describen las funciones de las áreas propuestas.

Jefatura de la Unidad Departamental de Acervos Notariales105

1) Localizar los volúmenes solicitados por las unidades administrativas del Archivo

General de Notarias y ponerlos a su disposición para el trámite respectivo, mediante

registro de resguardo correspondiente.

105 Funciones establecidas en la ley del notariado.

67

2) Guardar definitivamente los libros de protocolos notariales y de registro de cotejos,

enviados por los Notarios Públicos y colocarlos en el acervo correspondiente para su

custodia y conservación.

3) Realizar estudios archivísticos que redunden en la correcta organización de los acervos

notariales en custodia del Archivo General de Notarias.

4) Instrumentar los registros necesarios para el inventario físico, cardinal y topográfico de

los acervos.

5) Impulsar y asegurar la conservación de los acervos, estudiar y proponer métodos de

conservación y respaldo de la documentación e información del Archivo.

6) Atender las solicitudes de consulta de los acervos.

7) Realizar los trabajos con relación al asiento de notas marginales o complementarias,

recepción de avisos notariales, revisión y certificación de razón de cierre de protocolos

notariales y búsqueda de antecedentes notariales.

8) Recibir para su inutilización los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido

después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos por la

Ley del Notariado.

9) Registrar las patentes de aspirante a notario, así como los convenios de asociación y de

suplencia celebrados entre los notarios.

10) Sustanciar el procedimiento para dar vista a la autoridad notarial competente, de las

violaciones de la Ley de Notariado del D. F. de las que tenga conocimiento.

11) Auxiliar a la Subdirección del Archivo General de Notarias en los procesos de clausura de

protocolos por cesación de funciones de Notario Público y entrega de protocolos a nuevo

notario.

12) Coordinar búsqueda de antecedentes notariales en las diferentes áreas de acervos106.

Archivo de Concentración

- El archivo de concentración guardará definitivamente, los libros de protocolos notariales

y de registro de cotejos, enviados por los Notarios Públicos en calidad de transferencia

primaria, los ordenará y registrará numérica y topográficamente a fin de facilitar su

106 Las actividades de los incisos 7 a 11 se realizan al margen de las efectuadas en los acervos.

68

colocación y localización posterior (acervo, batería, pasillo y charola) para su custodia y

conservación.

- Se aplicará el sistema de ordenación establecido, sustentado en las características y

necesidades propias del acervo notarial.

- Efectuara la transferencia secundaria una vez que se cumpla el tiempo estimado de

permanencia en la archivo según la Ley del Notariado del D. F., llevando un registro

oportuno.

- Realizar las acciones archivísticas necesarias que permitan la correcta organización de los

acervos notariales en custodia del Archivo General de Notarias.

- Localizará los volúmenes solicitados por las unidades administrativas del Archivo

General de Notarias y poniéndolos a su disposición para el trámite respectivo, mediante

registro de resguardo correspondiente.

- Desarrollar los instrumentos necesarios para la correcta descripción del acervo, y de esta

forma acceder con facilidad al documento.

- Atender las solicitudes de consulta y búsqueda de documentos que se encuentran en los

acervos.

- Impulsar y asegurar la conservación de los acervos, proponer métodos de conservación y

respaldo de la documentación e información resguardada en el archivo.

- Desarrollar sistemas para facilitar la actividad de archivado.

- Elaborar los formatos que se requieran para el control documental.

Consulta

- Proporcionar al usuario la orientación adecuada para efectuar el proceso de consulta.

- Atender las solicitudes de consulta de documentos que se encuentran en los acervos.

- Localizará los documentos solicitados por otras áreas del archivo o particulares (Usuarios

externos), poniéndolos a su disposición para el trámite respectivo.

- Verificar que el usuario no mutile, escriba o fotografíe los documentos consultados.

- Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las

consultas.

Búsquedas

- Atender las solicitudes de búsqueda de documentos que se encuentran en los acervos.

69

- Localizará los documentos solicitados, poniéndolos a disposición para el trámite

respectivo (calificación, certificación, asiento de notas marginales o peritaje, usuarios

internos).

- Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las

búsquedas.

Archivado

- Integrar y mantener en constante orden la documentación que compone el cuerpo del

archivo, elaborando y conservando los registros necesarios para identificarla dentro del

acervo, así como para facilitar su localización.

- Clasificar por acervo los volúmenes que ya fueron utilizados.

- Ordenar adecuadamente de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y por orden

numérico los libros para restituirlos a su unidad topográfica.

- Organizar y designar actividades a las personas que colaboran en el archivado.

- Se llevaran registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado.

Descripción

- Planear las actividades que encausen el desarrollo de instrumentos descriptivos.

- Elaborar y actualizar los inventarios general y analítico.

- Desarrollar instrumentos de descripción más específicos como catálogos.

- Diseñar y elaborar los formatos correspondientes par facilitar la actividad.

Archivo Histórico

- Custodiar, registrar, preservar, organizar y describir la memoria documental notarial

resguardada en el archivo.

- Brindar un servicio de consulta de documentos históricos, apoyando el desarrollo de las

investigaciones históricas, tesis profesionales y procesos legales.

- Lleva a cabo el control de los registros de los fondos documentales existentes y de nueva

incorporación, especificando todas las actividades que giren en torno a su incorporación y

manteniendo un inventario actualizado de los expedientes.

- Dispone los estudios paleográficos y diplomáticos para la autorización de los dictámenes

de autenticidad de la documentación y su trascripción paleográfica.

- Dirige, organiza y supervisa la aplicación de los principios archivísticos en la descripción

documental histórica de los fondos y propicia su consulta de manera eficiente.

70

- Coordina, organiza y vigila la elaboración de instrumentos de control y de consulta de los

fondos documentales históricos resguardados para facilitar su control y brindar una

consulta óptima.

- Aplica políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los

fondos históricos, propiciando la protección de la memoria documental.

Consulta

- Facilitar al usuario la orientación apropiada para efectuar el proceso de consulta.

- Atender las solicitudes de consulta de documentos que se encuentran en el acervo

histórico.

- Verificar que el usuario no mutile, escriba o fotografíe los documentos consultados.

- Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las

consultas.

Descripción

- Planear las actividades que encausen el desarrollo de instrumentos descriptivos.

- Elaborar y actualizar los inventarios general y analítico.

- Desarrollar catálogos como instrumentos de descripción más específicos.

- Diseñar y elabora los formatos correspondientes par facilitar la actividad.

Conservación y Restauración

- Aplica políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los

fondos históricos, propiciando la protección de la memoria documental.

- Impulsar y aplicar métodos de conservación y respaldo de la documentación e

información resguardada en el archivo.

3.2.3.6 Organigrama

El organigrama propuesto de la Unidad Departamental de Acervos Notariales contempla la

creación del Área de Archivo de Concentración y la del Archivo Histórico. Cada una tendrá su

departamento de consulta y descripción, el Archivo de Concentración contará edemas con un

departamento de búsquedas y otro de archivado, esto es por el gran volumen de documentos

71

requeridos cada día, el Área del Archivo Histórico tendrá su apartado de conservación y

restauración.

SUBDIRECCION DE ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS JUD DE

CERTIFICACIONES

JUD DE ACERVOS NOTARIALES CALIFICACIONES Y TESTAMENTOS

ARCHIVO

HISTORICOARCHIVO DE

CONCENTRACION

CONSULTA CONSULTA

BUSQUEDAS DESCRIPCION ARCHIVADO

DESCRIPCION CONSERVACION Y

RESTAURACION

72

3.2.3.7 Procedimientos De acuerdo a las actividades que se realizan y a las necesidades de formalizarlos y mejorarlos se desarrollan los siguientes procesos: Consulta de Instrumentos Notariales

OBJETIVO

Proporcionar el Instrumento Notarial para su consulta.

ALCANCE

Notarios Públicos, Autoridades Judiciales y/o Administrativas y Particulares que acrediten interés

jurídico.

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispuesto.

CONDICIONES PARA EL SERVICIO DE CONSULTA

El Área de Consulta y Búsqueda recibe solicitud, comprobante de pago, documentación y copia

de identificación que cotejará con la original, y solicitará el libro al área de acervos.

El Área de Acervos recibe solicitud y comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por

número o fecha y volumen.

Si no localiza el volumen devuelve la solicitud al Área de Consultas y Búsquedas y marca que no

se encontró; a su vez ésta devuelve la documentación y explica el procedimiento para reembolso.

Si sí se localiza se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de pago Área

de Consultas y Búsquedas donde se cotejará y se acreditará el interés jurídico

Si no acredita interés jurídico se informa al interesado de las razones de la negativa y si requiere

respuesta por escrito se elabora oficio y se entrega

Si acredita interés jurídico se entrega para su consulta el libro al interesado, éste realiza la

consulta del instrumento y devuelve el libro.

El Área de Consulta y Búsqueda recibe el libro y cancela la solicitud y el comprobante de pago,

anota107 la consulta, devuelve el libro al Área de Acervos para archivarlo.

107 Anexo 8

73

INICIO

El Área de Consulta y Búsqueda recibe solicitud, comprobante de pago, documentación y copia de identificación que cotejará con la original, y solicitará el libro al área de acervos.

El Área de Acervos recibe solicitud y comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por número o fecha y volumen

NO SI

Si no localiza el volumen devuelve la solicitud Área de Consultas y Búsquedas y marca que no se encontró; a su vez ésta devuelve documentación y explica el procedimiento para reembolso.

1

Si sí se localiza se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de pago Área de Consultas y Búsquedas donde se cotejará y se acreditará el interés jurídico

Si no acredita interés jurídico se informa al interesado de las razones de la negativa y si requiere respuesta por escrito se elabora oficio y se entrega

NO SI

FIN

El Área de Consulta y Búsqueda recibe el libro y cancela solicitud y comprobante de pago, anota la consulta, devuelve el libro al Área de Acervos para archivarlo

Si acredita interés jurídico se entrega para su consulta el libro al interesado, éste realiza la consulta del instrumento y devuelve libro

1

1

74

Búsqueda de Instrumentos Notariales

OBJETIVO

Proporcionar el Instrumento Notarial requerido para calificar, fotocopiar, asentar nota marginal o

peritaje.

ALCANCE

Calificadores, Notas Marginales y Peritajes.

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispuesto.

CONDICIONES PARA LA BÚSQUEDA DE INSTRUMENTOS

La JUD de Acervos Notariales recibe solicitudes, recibos y listas de búsquedas de las áreas de

Calificadores, Notas Marginales y Peritajes, que entrega al Área de Acervos.

El Área de Acervos recibe solicitud y/o comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por

número o fecha y volumen.

Si no localiza el volumen el Área de Acervos devuelve la solicitud y comprobante de pago a la

JUD de Acervos Notariales y marca que no se encuentra el volumen en su unidad de instalación.

La JUD de Acervos Notariales recibe solicitud y pago, toma conocimiento y devuelve a las áreas

solicitantes según el caso, anota en la libreta de registro los libros no localizados.

Si se localiza el volumen se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de

pago a las área respectivas de Calificación, Fotocopiado, Nota Marginal o Peritaje. Se registra108

el libro e instrumento entregado.

108 Anexo 9

75

INICIO

Si se localiza el volumen se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de pago a las Área de Calificación, Fotocopiado, Nota Marginal o Peritaje. Se registra el libro e instrumento entregado

La JUD de Acervos Notariales recibe solicitudes, recibos y listas de búsquedas de las áreas de Calificadores, Notas Marginales y Peritajes

El Área de Acervos recibe solicitud y/o comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por número o fecha y volumen

SI NO

La JUD de Acervos Notariales recibe solicitud y pago, toma conocimiento y devuelve a las áreas solicitantes según el caso, anota en libreta de registro los libros no localizados.

FIN

Si no localiza el volumen EL Área de Acervos devuelve la solicitud y comprobante de pago a la JUD de Acervos Notariales y marca que no se encuentra el volumen en su unidad de instalación

76

Archivado

OBJETIVO

Devolver a su unidad de instalación los libros utilizados en los diferentes servicios que presta el

archivo.

ALCANCE

Para todos los tipos de protocolos de los diferentes acervos.

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispuesto.

CONDICIONES PARA EL ARCHIVADO

Se reciben en el Área de Acervos, los libros utilizados en las diferentes áreas.

Los libros se clasifican por acervos A, B, C, PAE, custodia e Histórico (fondo antiguo y

contemporáneo).

Se ordenan por número de notario y número de volumen los diferentes acervos, de izquierda a

derecha y de arriba hacia abajo por anaquel.

Se enlistan los libros que serán archivados.

Se distribuyen los libros con su respectiva lista109 a cada archivista.

Se verifica la archivación correcta, y se lleva un control110 sobre los libros que se archivaron

durante el día.

109 Anexo 10 110 Anexo 11

77

INICIO

Se reciben en el Área de Acervos, los libros utilizados en las diferentes áreas.

Los libros se clasifican por acervos A, B, C, PAE, custodia e Histórico (fondo antiguo y contemporáneo).

Se ordenan por no de notario y no. de volumen los diferentes acervos, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo por anaquel.

Se enlistan los libros que serán archivados.

Se distribuyen los libros con su respectiva lista a cada archivista.

Se verifica la archivación correcta, y se lleva un control sobre los libros que se archivaron durante el día.

FIN

78

Transferencias OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es el de normar las condiciones de transferencia y recepción de

la documentación del notario al Archivo de Concentración y de éste al Archivo Histórico del

Archivo General de Notarias.

ALCANCE

Lo dispuesto en el procedimiento es de aplicación:

En el ámbito organizacional: Para todos los notarios residentes en el Distrito Federal.

En el ámbito documental: Todos los tipos de protocolos y demás documentos que marque la Ley

del Notariado para el D. F.

En el ámbito temporal: Para el archivo de Concentración los que prescriban 5 años a partir del

Cierre del Volumen y par el Histórico 70 años después.

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispuesto.

CONDICIONES DE RECEPCIÓN PARA EL ARCHIVO DE CONCENTRACION

Se ingresa por Ventanilla Única el oficio de entrega a custodia de la decena de libros.

Ventanilla transfiere oficio al Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales y recibe los libros.

El Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales, en presencia de un representante de la notaría

comparan los libros con el inventario entregado.

Si están completos se ingresan al área de recepción de documentos transferidos.

Si no están completos se realiza la observación a un representante de la notaría.

79

INICIO

Se ingresa por Ventanilla Única el oficio de entrega a custodia de la decena de libros.

Ventanilla transfiere oficio al Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales y recibe los libros

Si no están completos se realiza la observación a un representante de la notaría.

El Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales, en presencia de un representante de la notaría comparan los libros con el inventario

Si están completos se ingresan al área de recepción de documentos transferidos.

NO SI

FIN

80

CONDICIONES DE RECEPCION PARA EL ARCHIVO HISTORICO

Un representante del área de Acervos transfiere los documentos con valor histórico (70 años a

partir del cierre del libro) al área Histórica.

El área de Acervos y el Área Histórica cotejan los inventarios de entrega con el acervo

transferido y se firman las actas de transferencia.

Ya revisados se ingresan al área de recepción de documentos transferidos.

Ya revisados se ingresan al área de recepción de documentos transferidos

INICIO

FIN

El área de Acervos y el Área Histórica cotejan los inventarios de entrega con el acervo transferido y se firman las actas de transferencia.

Un representante del área de Acervos transfiere los documentos con valor histórico (70 años a partir del cierre del libro) al área Histórica.

81

Conservación OBJETIVO Conservar el acervo en las mejores condiciones posibles, aplicando las técnicas preventivas y correctivas de restauración. ALCANCE

En Archivo de Concentraci

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispuesto.

CONDICIONES Al ingresar el acervo al archivo es fundamental revisar y separar, en su caso, la documentación

con deterioro.

Aplicar la “profilaxis o higiene”; para evitar que los materiales separados continúen

deteriorándose.

Observar y analizar los agentes que están deteriorando los materiales, para identificarlos y

aplicar el tratamiento adecuado. Estos agentes pueden ser: Agentes fisicoquímicos, Inadecuada

Iluminación, humedad relativa y temperatura de ambiente, acidez y alcalinidad del papel.

Accidentes.- Guerras, terremotos, erupciones volcánicas, incendios, inundaciones, falta de

higiene. Agentes biológicos.- microorganismos (hongos y bacterias), insectos bibliófilos,

roedores, el ser humano como gran depredador.

Fumigar, lavar, neutralizar, desacidificar, vitalizar o pegar e su caso, el material de acuerdo al

ros ingresados y tratados con los formatos adecuados111.

estituir al acervo el material tratado.

ón e Histórico.

este procedimiento

tipo de deterioro que presente.

Controlar los lib

R

111 Anexo 12

82

.

INICIO

Al ingrees fun

sar el acervo al archivo damental revisar y

n su caso, la separar, edocumentación con deterioro.

Aplicar la “higiene”materiales separ

profilaxis o ; para evitar que los

ados continúen deteriorándose.

SINO

Fumigar, lavar, neutralizar, desacidificar, vitalizar o pegar e su caso, el material de acuerdo al tipo de deterioro que presente

Restituir al acervo el material tratado

FIN

Observar y analizar si los materiales cuentan con agentes que están deteriorándolo

83

Identificación, Clasificación y Ordenación

OBJETIVO

Ubicar en su unidad de instalación el acervo que ingresa al archivo para su custodia definitiva.

ALCANCE

Toda la documentación generada por los notarios del Distrito Federal.

VIGENCIA

Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación

por la Subdirección de Archivo General de Notarías o hasta que una normativa externa, una

interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo

aquí dispue

CONDICI

Esta secuencia de operaciones consiste en identificar, la serie documental a que pertenece cada

notaria dentro del correspondiente Cuadro de Clasificación. Se identificará a que tipo de

protocolo (sub serie) pertenece el acervo ingresado para su custodi . A partir de este

cuadro s tarios documen ro de clasificación permite identificar

a los documentos con un código y un título precisos.

Una vez identificada es importante registrar112 la documentación de cada serie para asignarla a su

lugar definitivo dentro del archivo.

La ordenación de las unidades documentales serán siguiendo la secuencia de su producción

original, reconstruyendo su procedencia y orden original, y se ubicaran en la estantería

siguiendo el orden de las series.

Se comprueba la ordenación de las sub series, se anota en el Libro de Registro General de

Entrada de Documentos y se le determina signatura.

sto.

ONES

a definitiva

e elaborarán los inven tales. El cuad

112 Este registro se elaborará de acuerdo a los inventarios de transferencias.

84

INICIO

Se identifica, la serie documental No. De Notaria

Se identificará a que tipse

o de protocolo (sub rie) pertenece el

o ingresado para stodia definitiva

Se ordenan las unidades documentales

Se registra la documentación de cada serie para asignarla a su lugar definitivo dentro del archivo.

acervsu cu

Se ubicaran en la estantería siguiendo el orden de las series

FIN

85

3.2.3.8 Políticas Se proponen las siguientes políticas debido a la nulidad de criterios para las diferentes actividades que se llevan a cabo en el archivo, formular procesos internos como los expuestos en el presente, conlleva a implementar acciones reguladoras que permitirán obtener un control sobre el propio acervo, facilitando de esta manera mantener su organización, acceso y conservación.

a) La instancia responsable de la custodia y conservación de la documentación recibida por

el archiv idad de Acervos Notariales, que recibirá directa y exclusivamente de

los Notarios del Distrito Federal y de los Consulados de México en el mundo los

documentos que cum lieron su vigencia en la entidad generadora (5 años).

b) Será responsabilidad de los Notarios del Distrito Federal Promover la transferencia

inmediata de su documentación, de acuerdo a los plazos establecidos, para guarda

definitiva en el archivo, coordinándose con las instancias pertinentes para llevar a cabo la

transfe

c) La transferencia de la documentació o de Concentración del Archivo General

de Notarias deberá estar correctamente preparada y organizada, bajo la responsabilidad de

los Notarios del Distrito Federal, estas acciones serán validadas por el propio archivo.

d) Al aceptar la transferencia la entrega se realiza de forma coordinada en presencia de

representantes del archivo y de la notaria, donde se revisan los inventarios.

e) Las transferencias de documentació adas del inventario de transferencia, en

original y dos copias, según mo cuyos apartados se integrarán por la notaria

remitente y firmadas por el notario.

f) En el momento de la recepción, y una vez comprobado el número de unidades recibidas

por personal del archivo, se firmará una de las copias de la relación de transferencia que

se devolverá a la notaria. Se dará por terminado el trámite de recepción. A partir de este

momento, el archivo, asumirá la responsabilidad de custodia, conservación e

información.

g) Se llevará un registro de las transferencias, éste permitirá, asimismo, controlar la

documentación ingresada al archivo, para, en su caso, agilizar el servicio.

h) Las transferencias de los protocolos, desde las notarias, se llevarán a cabo de acuerdo al

calendario establecido113.

o será la Un

p

rencia.

n al Archiv

n irán acompañ

delo,

3 El calendario lo manejan en el área de Revisión y Notas Marginales. 11

86

i) l archivo, deberá atender las fechas de cierre de los protocolos al

ivo, no podrán ser objeto de modificaciones (solo para

k)

l) xpedientes de

m)

as).

o) la

p) cuerdo de los

q)

ncentración e histórico).

s)

. Se dará por terminado el trámite de recepción.

l archivo.

El responsable de

establecer para cada notaria el período o fecha de entrega de la documentación a

transferir.

j) Se establecerá sobre la base de que los documentos contenidos en los protocolos, una vez

que hayan sido transferidos al arch

agregar notas marginales o complementarias).

Los documentos estarán empastados en libros llamados protocolos y marcados con el

número de notaria, número de volumen, y número de escrituras que contienen.

A la par ingresará otro libro llamado apéndice, que se formará con los e

documentos que sustenten los actos que se asentaron en los protocolos, ordenados igual

de forma numérica.

De esta manera se recibirán por cada decena de libros como mínimo 10 apéndices (en

ocasiones son m

n) Cuando se entregue documento con otro formato (diskette, video, cintas, etc.), estarán

colocados en cajas simulando libros de apéndice.

Es responsabilidad de la Unidad de Acervos Notariales integrar al acervo

documentación transferida en el menor tiempo posible.

La transferencia de la documentación histórica se llevará a cabo de común a

encargados de área de concentración e histórica.

Al aceptar la transferencia la entrega se realiza de forma regularizada en presencia de

representantes de ambos archivos (co

r) Las transferencias de documentación irán acompañadas del inventario de transferencia, en

original y dos copias, según modelo adjunto.

En el momento de la recepción, y una vez comprobado el número de unidades recibidas,

se firmará una de las copias de la relación de transferencia que se devolverá al archivo de

concentración

t) A partir de este momento, el archivo histórico, asumirá la responsabilidad permanente de

custodia y conservación.

u) Se llevará un registro de las transferencias, éste permitirá, asimismo, controlar la

documentación ingresada a

87

v) Las transferencias de los protocolos al acervo histórico se llevarán a cabo en el mes de

diciembre de cada año para todos los protocolos que vencieron su caducidad de 70 años

durante el año en curso.

ción

mentos que pasen al acervo para su archivado.

3.2.3.9

Este re bre en control de las personas que ingdocno exis

os, además de las acciones necesarias para llevar a cabo tales

w) Se establecerá sobre la base de que los documentos contenidos en los protocolos, una vez

que hayan sido transferidos al archivo, no podrán ser objeto de modificaciones (solo para

agregar notas marginales o complementarias).

x) La Unidad Departamental de Acervos del Archivo General de Notarias deberá capacitar a

su personal en la búsqueda, manejo, salida, entrada y archivado de la documenta

y) Se llevará un control114 que contenga número de volumen, número de escritura y fecha de

salida de los documentos que pasen del acervo al área de calificación, fotocopiado o

consulta.

z) Se llevará un control115 que contenga número de volumen, número de escritura y fecha de

reingreso de los docu

Reglamento

glamento permitirá contar con los criterios adecuados soresan y trabajan en el archivo, limitando el acceso de las primeras y estableciendo un control umental, además se asigna responsabilidades específicas el personal encargado (situación que

te actualmente).

1) Únicamente tendrán acceso al acervo las personas autorizada y encargadas del

archivo.

2) Solamente se entregaran los libros notariales para consulta o préstamo con el vale

correspondiente.

3) Únicamente el personal autorizado, archivistas; podrá buscar los documentos del

archivo; siempre respaldados por la orden de servicio, y deberán reintegrarlo a su

unidad de instalación una vez usado.

4) Los archivistas se encargarán de buscar los libros, entregarlos al encargado de

ventanilla, y guardarl

actividades.

114 Anexo 13 115 Se utilizaran los formatos de control de archivado, anexo 10.

88

5) El encargado de la entrega y recepción de libros llevará el control de todos estos

movimientos en sus libretas respectivas.

Se sancionará a quien 6) deteriore o deje fuera de lugar los libros.

9)

1

tación, exponiendo los motivos de su consulta, una copia de identificación

1 so de cubre bocas y

guantes.

e custodia podrán ser consultados solo por dirección, subdirección y jefes

de área.

irección del Archivo General de Notarías por espacio de tres meses los

roce ie

tres meses

3.2. 5 Aprobación del Manual e Implantación del Manual

El m

implantaci

7) Para el archivado de los documentos no se guardarán de forma forzada, el

deslizamiento del libro debe ser suave, no se tomara el libro del lomo para evitar su

desprendimiento.

8) Se prohíbe estrictamente fumar o ingerir alimentos en el archivo.

Solo el encargado del archivo podrá recibir las transferencias.

10) No se recibirá, transferencias sin la documentación requerida.

1) Para consultar la documentación histórica, el usuario entregará una carta de

presen

oficial y copia de comprobante de domicilio.

2) Para consultar los documentos históricos es indispensable el u

13) Los libros d

3.2.4 Verificación del Manual en los Diferentes Procesos

Se probará por la Sub-D

p dim ntos descritos para corroborar o realizar las modificaciones pertinentes para aplicarlas

más.

anual será presentado a la asamblea legislativa del Distrito Federal para su aprobación e

ón oficial a partir de su publicación en la Gaceta del Distrito Federal.

89

CAP L Un archivo aciones erigidas o equipadas para tal fin, las

instal n servicio que presta,

garan n

Las sitios

inmueble construido ex profeso para tal efecto o en otro habilitado, es indispensable que el

respo bl al presentarlos al

arqui o, para cada área, de esta

mane se.

La co

especialida

arquitectón un mejor proyecto.

Esta

sobre tod tribución de espacios, mobiliario e instalaciones, para determinar

espec c

proyecto arquitectónico concretamente, y en este sí se analizarían las técnicas y materiales a

utiliz tanto para la cimentación, estructura, muros, techos, ventanas, puertas, vidrios,

instal

mpo los archivos se han albergado dentro de edificios destinados a otras

ctividades, o han sido acondicionados para utilizarse para tal fin, sin embargo a últimas fechas

ya se ivos. Arquitectónicamente

s necesarios” ,

ntendiéndose por depósito como el lugar donde se conservará la documentación y local de

abajo el área administrativa y de servicios; por otro lado se puede definir como el“…edificio

ipartito, para promover la mejor recepción, conservación y servicio de documentos…”118; la

rchivística en la actualidad promulga una construcción con características adecuadas y detallas,

ÍTU O 4 PROYECTO ARQUITECTÓNICO

se puede formar por uno o más edific

acio es de un archivo quedan determinadas por la finalidad del

tiza do, además, la conservación del acervo.

que acogen a los archivos, presentan ciertas características particulares, ya sea en un

nsa e de la unidad se capacite y defina sus requerimientos ya que

tect éste definirá y resolverá con mayor precisión los espacios

ra se evitaran contratiempos en la ejecución de los trabajos a realizar

ordinación entre el archivónomo y el arquitecto, es importante porque cada uno conoce su

d, habrá mutua cooperación para que las soluciones a la problemática archivística y

ica se compaginen y de esta manera presentar

propuesta es para albergar al Archivo de Concentración116, considera solo las generalidades,

o de dis

ifica iones técnicas que solo confieren al especialista en la rama se tendría que elaborar un

ar

aciones e incluso muebles.

4.1 Especificaciones Técnicas para la Edificación de Archivos

A través del tie

a

han construido grandes edificios para albergar a los arch

hablando se dice que el inmueble de archivo es “…el edificio o conjunto de edificios donde se

encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexo 117

e

tr

tr

a

6 El Archivo histórico aunque pertenece al JUD de Acervos Notariales, está por inaugurar cede en otro lugar, el ea de conservación y restauración se ubicaría en éste inmueble. 7 CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 337.

118 ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Op. Cit., p 269.

11

ár11

90

definiendo los espacios para las actividades especificas que se llevan a cabo dentro de él; esto sin

gicas (militares), geográficas (húmedas, de

s. sobre el nivel del

pequeñas ventanas con vidrios filtrantes, en lugares estratégicos

de acceso se colocaran pequeñas luces, pero se cuidará que cada pasillo cuente con interruptor

s metros en los pasillos entre

dejar de lado la estética.

En primer lugar Cruz Mundet119 nos dice que el archivo debe localizarse lo más cerca del usuario,

evitando las zonas peligrosas por razones estraté

deslizamientos), ambientales (contaminados), etc.

La selección de terreno, estará encaminada a la resistencia que tendrá en forma directa el suelo

en donde se llevará a cabo el proyecto, para este caso se consideraría un suelo de alta resistencia

(volcánico) para abatir los costos de obra, la construcción se llevará a cabo a dos niveles a partir

del nivel del suelo.

Uno de los puntos importantes para la construcción de un archivo es el tipo de orientación, Se

tomará en cuenta el clima y la altura del lugar, en la Cd. De México120 contamos con un clima

templado lluvioso durante el verano y se encuentra a una altura de 2,200 mt121mar, en esta zona los vientos dominantes son del norte , éstos no deben entrar directamente al

inmueble a decir de Manuel Romero Tallafigo122.

“La luz es lo que ilumina los objetos y los hace visibles; por su origen se divide en natural y

artificial. La primera la originan los rayos solares y la segunda los productos incandescentes de

filamentos o gases encerrados en recipientes especiales”123, se habrá de evitar la luz directa para

el área de acervos, se contemplan

propio de luz, será suficiente “…un punto de luz de 60 W cada do

estanterías, y de 75W cada 4 o 5 metros en los pasillos centrales”124, solo se empleara cuando se

requiera; sin embargo se concederá a las áreas administrativa y de servicios una iluminación

natural. Para el área de consulta se utilizará luz constante en las horas de servicio. Es necesario un

interruptor de seguridad general, además de los parciales. Cabe destacar que todos lo documentos

expuestos a cualquier tipo de luz reciben daño irreversible.

119 Op. Cit., p. 339. 120 PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazola Anguiano: Normas y Costos de Construcción, tomo I , México, 3° Edición, Editorial Limusa, 1983, p. 100. 121 PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazola Anguiano: Arquitectura Habitacional, volumen I, México, 4°

a Anguiano: Arquitectura Habitacional, Op Cit p. 237.

Edición, Editorial Limusa, 1985, p. 234 122 Op. Cit., p. 279 123 PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazol124 CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 355.

91

Se propone un edificio aislado y exento de espacio exterior, sin obstáculos a la vista, sin árboles

que lo oculten, con el área de resguardo separada de las demás, y con un circuito de acceso bien

50 mts., los pasillos de circulación y servicio

delimitado, según la idea de Manuel Romero Tallafigo125, el diseño restringirá el acceso a las

diferentes zonas impidiendo el paso a personas no autorizadas. La altura promedio será de 2.50

mts de altura; para el área de resguardo será de 3.

serán de 1.50 mts., y la separación de las baterías de 1.00 mt.

De acuerdo con estadísticas126 tomadas del propio archivo, se proyecta un crecimiento

aproximado a 20 años, la tabla siguiente nos muestra este crecimiento.

TOTAL Volumen actual 24,565 ml Crecimiento a 20 años

32,470 ml 57,035 ml

Crecimiento a 30 años

48, 705 ml 73,270 ml

Crecimiento a 64,930 ml 40 años

89,495 ml

Crecimiento a 50 años

81,165 ml 105,730 ml

El espacio propuesto es de 53,716 ml dividido en dos plantas, pero con opción a agregar uno o

dos niveles.

Las características arquitectónicas estarán de cuerdo a las funciones del propio archivo, en el

caso del Archivo General de Notarias, se elije una estructura horizontal debido al volumen y peso

del propio acervo, las áreas propuestas serían127:

Unidad administrativa.

Planta baja

Servicios al usuario externo.

de Ventanilla Única Despacho de JUD

125 Op Cit., p. 299. 126 Estas estadísticas fueron elaboradas para la asignación de espacios de diferentes notarías por la llegada de

ación , Archivo General de la Nación, UNESCO, 1974, pp. 93-94

anaquelería nueva. 127 Los datos en m2 de las áreas se adaptaron a los mínimos que se manejan en: DELMAS, Bruno, La planificde las infraestructuras nacionales de archivos, México

92

Modulo de información

Sala de mesas de trámite

Módulo de oficialía de partes

Sala de espera de certificaciones y testamentos (pertenece a JUD de Certificaciones).

Área de testamentos ológrafos (pertenece a enlace de testamentos).

Sala de consultas (pertenece a JUD de acervos notariales).

Servicios internos acceso restringido

Despacho del Subdirector

Área de Peritaje

Despacho de JUD de Certificaciones

Despacho de Enlace de Testamentos

Área de Testam

Sala de tarjeta

Sala de captura de Registro Nacional de Testamentos

Despacho de Enlace de Calificaciones

ala de Certificación y calificaciones

ala de Reprografía

espacho de JUD de Acervos Notariales

ocesos archivísticos

y Notas Marginales

tarios

Área de resguardo documental

entos

s de testamentos

S

S

D

Área de control documental

Unidad de pr

Área de selección documental y clasificación

Sala de instrumentos de descripción

Sala de captura

Área de Guarda Definitiva

Servicios sani

Unidad de conservación de acervos

Varios

Caja

93

Vestíbulo

Servicios sanitarios

Vigilancia

Estacionamiento

Mantenimiento y limpieza (en estacionamiento)

1er piso

ales

ción Administrativa

mental

acios específicos de las áreas.

Cubículo de recursos humanos

Cubículo de recursos materi

Sala de documenta

Conmutador

Sala de climatización

Sala de control de red

Almacén

Área secretarial

Servicios sanitarios

Salad de conferencias

Área de resguardo docu

4.2 Descripción Arquitectónica

La propuesta solo incluye la distribución y delimitación de esp

94

95

96

97

98

99

100

4.3 Consideraciones para las Instalaciones

4.3.1 Instalaciones Eléctricas

Las instalaciones eléctricas permitirán la correcta iluminación del archivo, a continuación

marcaré únicamente los aspectos a considerar al diseñar instalaciones de este tipo, ya que en todo

caso se contrataría al especialista para elaborar este proyecto.

En el proyecto de una instalación eléctrica deben tenerse en cuenta los siguientes factores

básicos:

“De orden general:

1) Economía

2) Comodidad para uso y mantenimiento

3) Estética

4) Cargas eléctricas

5) Crecimiento y desarrollo de los sistemas de iluminación y fuerza motriz

6) Nuevas aplicaciones de la electricidad.

7) De orden técnico

8) Adecuadas condiciones de seguridad para las instalaciones y las personas

9) Protección conveniente de los diferentes circuitos a fin de separar y localizar

rápidamente cualquier inconveniente o desperfecto que se presente.

10) Facilidad del reconocimiento de las distintas derivaciones

11) Uso eficiente de la energía eléctrica

12) Elección de los conductores adecuados

13) Utilización de equipo de detección de presencia y de nivel de iluminación natural para

control de iluminación

14) Lámparas y luminarias, colores ambientales

15) Elección de aparatos utilizadores eficientes

16) Aislamiento térmico del edificio en la climatización de ambientes

17) Utilización de motores y accionamientos eficientes”128.

128 QUADRI, Nestor: Sistemas de Aire Acondicionado, Buenos Aires, Editorial Alsina, 2001, Texto completo del artículo de opinión publicado en el suplemento de arquitectura del diario Clarín con el título "Consumir menos Energía" NUEVAS TECNOLOGÍAS EN AIRE ACONDICIONADO, el 16de diciembre del 2002,consultado el “08-01-2005”, disponible en, http://www.acondicionamiento.com.ar/docs/Nuevas%20tecnicas%20AA.pdf

101

En todo proyecto se deben incorporar los siguientes aspectos al aplicar las normas para la

toma de tierra y canalización del

Síntesis del proyecto de la instalación incluyendo los datos que permitan

lizar demanda de potencia, grado de electrificación, superficie total, cantidad

de los circuitos, secciones de los conductores, corrientes de proyecto,

l punto de suministro y cantidad de bocas con

ución ambiental.

bleros, incluyendo las características nominales y de accionamiento

ada, curva de

ión de las líneas: principal, seccionales, de

conductores de protección; identificación de los circuitos derivados

conformidad con

4.3.2

Este t resguardo bajo ningún concepto.

Las i a

aunque no mica, las aguas negras y pluviales, además de establecer

obtur gases y malos olores producidos por la

desco , salgan por donde se usan los muebles

sanita o

Las i nstruirse, procurando sacar el

áximo provecho de las cualidades de los materiales empleados, e instalarse en la forma más

práctica posible, de modo que se eviten reparaciones constantes e injustificadas, previendo un

ejecución de planos:

18) “Plano o croquis de la instalación; con indicación de la superficie de cada ambiente;

las canalizaciones con sus medidas, cableados y circuitos a los que pertenecen;

ubicación y destino de cada boca. Ubicación de la

conductor de puesta a tierra.

19)

individua

y destino

corriente presunta de cortocircuito en e

su distrib

20) Esquema de los ta

de los dispositivos de maniobra y protección, tales como corriente asign

actuación, capacidad de ruptura. Secc

circuitos y de los

y corrientes de cortocircuito de cálculo en cada tablero.

21) Listado de materiales de la instalación, indicando: marca de materiales, tipos

normativos y, si correspondiera, forma de acreditación de la

normas”129.

Instalaciones Hidráulicas-Sanitarias

ipo de instalaciones no atravesarán el área de

nstal ciones sanitarias, tienen por objeto retirar de las construcciones en forma segura,

necesariamente econó

aciones o trampas hidráulicas, para evitar que los

mposición de las materias orgánicas acarreadas

rios por las coladeras en general.

nstalaciones, sanitarias, deben proyectarse y principalmente co

m

mínimo mantenimiento, el cual consistirá en condiciones normales de funcionamiento, en dar la 129 Idem

102

limpieza periódica requerida a través dé los registros. “…en las construcciones actuales y

planeadas y ejecutadas con estricto apegado a lo establecido en los Códigos y Reglamentos

Sanit ,

garantizar

servicio de

En las instalaciones sanitarias se necesita sacar los desechos (generalmente con agua reciclada)

con l

externo. L

red que us

pendiente

camino, o pendiente y exista la posibilidad de que se devuelvan los

deshe

Lo normal

”Adicional

gases y pr

alcantarilla r una trampa que debe estar

venti

agua para r

“Los diám . (3”) a 10 cm. (4”)131

os sistemas de suministro de agua potable esta se

subterránea.

arios que son los que determinan los requisitos mínimos que deben cumplirse, para

el correcto funcionamiento de las instalaciones particulares, que redunda en un óptimo

las redes de drenaje general”130.

a ayuda de la fuerza de la gravedad, a través del drenaje principal hacia el alcantarillado

os tubos salen de los aparatos y accesorios (sanitarios, sifones, lavamanos, etc.) a una

a en su mayoría ángulos de 45º (por los desechos sólidos) y que cuenta con una

precisa para que no sea el agua la única en bajar y los deshechos se queden en el

para que no sea muy poca la

chos a los aparatos.

son 6.5 cm por 39 cm de longitud.

mente al sistema sanitario existe un sistema de ventilación que permite dar salida a los

eviene que la presión aumente en los tubos, para prevenir gases peligrosos de las

s hacia las casas. Cada accesorio o salida debe tene

lada. Estas en realidad son tubos doblados, por lo general en forma de U que están llenos de

etener los gases que vienen de los drenajes.

etros de esta tubería son de 7.5 cm

En cuanto a las instalaciones hidráulicas. En l

obtiene de la empresa pública de servicio y se lleva a cabo por medio de una tubería

El sistema de suministro requiere de presión para repartir el agua a los aparatos. Para distribuir el

agua dentro del inmueble se plantea un sistema de ramales con ángulos a 90º y con tubos de

menor diámetro para que la presión sea adecuada”132.

4.3.3 Instalaciones Especiales

La propuesta general abarca ubicación de áreas de seguridad y rutas de evacuación en caso de

siniestro, dispositivos contra incendio y aire acondicionado.

130 http://html.rincondelvago.com/instalaciones-sanitarias.html “7-01-2005” 131 http://www.lablaa.org/ayudadetareas/matcon/matcon79.htm “7-01-2005” 132 Idem.

103

Instalaciones de protección contra incendios133.

Se instalará un extintor en el exterior del local o de la zona y próximo a la puerta de acceso; este

extintor podrá servir simultáneamente a varios locales o zonas.

La situación de un extintor fuera del local o zona facilita su utilización en mejores condiciones de

seguridad.

En el interior del local o de la zona se instalarán además los extintores suficiente para que la

longitud del recorrido real hasta alguno de ellos, incluido el situado en el exterior, no sea mayor

que 15 m en locales de riesgo medio o bajo, o que 10 m en locales o zonas de riesgo alto, cuya

superficie construida sea menor que 100 m². Cuando estos últimos locales tengan una superficie

construida mayor que 100 m² los 10 m de longitud de recorrido se cumplirán con respecto a algún

extintor instalado en el interior del local o de la zona.

Esta instalación deberá transmitir (automáticamente mediante detectores o manualmente

en que se produce el incendio hasta una central

conseguir en cada instante el régimen de

ma orientado hacia el ahorro

ialmente en la época intermedia o invernal

ediante el empleo directo del aire exterior sistema denominado freecooling de aire exterior o

ación del calor aprovechando, el calor del aire de descarga de

os a los sistemas indicados

mediante pulsadores) una señal desde el lugar

vigilada, así como la posterior transmisión de la alarma desde dicha central a los ocupantes,

pudiendo activarse dicha alarma automática y manualmente.

El sistema de Aire Acondicionado “…deben contar con controles inteligentes de gestión integral

centralizada, para permitir adaptar la producción de aire acondicionado a la demanda de calor del

sistema, en la magnitud y momento que se produce y

potencia más cercano al de máximo rendimiento, con un progra

energético que registre en forma continua la producción y los consumos de energía y permitan la

detección de fallas para la disminución de los costos de operación y mantenimiento.

Otro de los aspectos a considerar es que en el transcurso de un año de funcionamiento del sistema

de aire acondicionado existen períodos de tiempo en los cuales las características del aire exterior

del edificio son favorables para la climatización, espec

m

también los métodos de recuper

ventilación de los locales para transferirlo al aire nuevo a incorporar, tanto en verano como en

invierno, que constituyen elementos complementari

133Resumen del texto encontrado en http://html.rincondelvago.com/instalaciones-sanitarias.html “7-01-2005”

104

precedentemente”134.Independientemente de estas consideraciones el sistema de aire

aire

das con postes laterales tipo “L” en

calificación,

Sillas fijas 0.47 x 0.69 x 0.82/0.92 m. en tela

acondicionado contendrá:

Duchos de aire

Difusores de aire

Rejillas de

Unidad de enfriamiento evaporativo

Extractor centrifugo

Unidad evaporadora

Unidad condenzadora

Unidad de termostato

Unidad de humidostato

4.4 Mobiliario de Archivo

Se propone el uso de135:

Para el área de resguardo de acervos estantería metálica de 8 módulos, con una altura de 3.15

mts., por 1 de ancho y 0.50 de profundidad, estarán integra

lámina calibre 18”, contará con 7 entrepaños de calibre de 22”, 1 mt. de ancho y 0.50 cm de

profundidad adecuados para soportar una carga por entrepaño de 135 kilogramos, con un espacio

mínimo entre uno y otro de 50.5 cm; cada sección contará con un entrepaño para tapa superior

con las mismas características. El espacio libre entre los módulos de 1.00 mt.

Para las áreas de oficinas y servicio al publico:

4 anaqueles de 4 módulos con 5 entrepaños con las características anteriores para

certificación y fotocopiado.

Anaquel metálico de 91.5 x 0.45 x 2.13 m.

Mesas de trabajo de 1.50 x 3.00 m. (consulta, calificación y certificación).

Muebles para computadoras 1.40 x 0.75 m. (oficinas, testamentos, certificaciones y procesos

archivísticos)

Escritorios de 0.76 x 1.53 m

Credenzas de 1.50 x 0.45 x 0.75 m.

134 QUADRI, Nestor: Sistemas de Aire Acondicionad, Op Cit. 135 Datos proporcionados por la empresa Arca Construcciones, S. A. De C. V. [email protected]

105

Sillones 0.50 x 1.50 x 0.82 m.

Sillas secretarial de 0.47 x 0.69 x 0.89 m. en tela en tela y sillones.

iveros (oficinas).

fuego con capacidad de 4.5 lt.

Armarios y Arch

Extinguidores para

106

CONCLUSIONES

Organizar y conservar un archivo adquiere una gran importancia, a partir de que el hombre de su

quehacer cotidiano, deja huella escrita en soportes duraderos de los hechos del acontecer de la

Los instrumentos notariales no pueden ser la excepción porque al igual que la población, esta

actividad ha crecido en el Distrito Federal; generando un gran problema dentro del Archivo

General de Notarías; es evidente que los documentos que custodia el Archivo son un patrimonio

documental, éste alberga una gran cantidad de documentos que muchas veces son difíciles de

localizar, esto conlleva un retraso en la entrega de la información. Para que la información (vía

copia, consulta o informe) se proporcione al usuario intervienen una serie de personas, que laboran

en el archivo bajo diferentes rubros, calificadores, archivistas, fotocopiadores y certificadores, son

estos individuos los que tienen contacto directo con el documento original, es a ellos a quien hay

que facilitar la búsqueda de los documentos; actualmente no están definidos los procesos

archivísticos para prestar este servicio eficientemente, aun así el archivo presta servicio.

El trabajo realizado en el Archivo General de Notarías permite detectar las fallas en el sistema

actual, conocer su contenido documental, que tipo de organización tiene y las limitantes físicas del

recinto; se encontró que aunque existía cierta organización (no archivística), no es la adecuada

para facilitar la localización de los documentos. Actualmente se trabaja en diferentes procesos

archivístico para tratar de aliviar la problemática, pero debido a las condiciones actuales del

archivo, es cuestión de tiempo para llegar al tope máximo de su capacidad.

El elaborar el presente trabajo tubo sus dificultades, a pesar de trabajar dentro de la institución,

debido a la estructura actual no me fue permitido inferir en muchas de las actividades que

propongo, al grado que algunas no las toque, sin embargo donde si me lo permitieron analice y

estructuré la manera de llevar a cabo estos procedimientos. También descubrí que es difícil

traspasar una idea a otra persona, pues aunque hubo mucha comunicación con el Arquitecto que

elaboró el plano a veces no nos entendíamos debido al lenguaje y forma de enfocar la

problem

sociedad.

ática.

107

Es incuestionable que la propuesta del presente trabajo de aplicar la metodología archivística,

beneficiaría el manejo de la documentación del Archivo General de Notarías, se puede

apropiados para el tipo de acervo, así como la normalización de los procesos vertida

implementar un Sistema Integral de Archivos, el presente trabajo aporta los elementos para

efectuarlo; aplicar la adecuada clasificación y ordenación del acervo, desarrollar instrumentos de

descripción

en el manual administrativo, permitirá reducir los tiempos de búsqueda de los documentos, y de

esta forma mejorar el servicio que presta; de igual manera se propone la distribución de áreas y

espacios necesarios para el buen funcionamiento del archivo con la construcción de un edificio con

las características que marcan las normas en cuánto a inmuebles de archivo.

Espero aportar con este trabajo los elementos a considerar, en un futuro no lejano, como base para

desarrollar un proyecto sino igual por lo menos similar.

108

GLOSARIO ACTIVIDAD. Conjunto de operaciones o tareas afines y sucesivas, que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una persona o por una unidad administrativa y encaminada a la cobertura de una función. AUTORIDAD. Facultad de mando para ser ejercida sobre personas o subordinados; así como la facultad de tomar decisiones en el desempeño de las funciones encomendadas. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

y permiten desarrollar las funciones asignadas.

RACIÓN DE ARCHIVOS. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas on la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y

Servicios de todos los archivos de una Institución.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su iclo vital.

SIENTO. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de escripción de un instrumento de consulta y recuperación.

SUNTO. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

AL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos esde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o tegración a un archivo permanente.

ACIÓN DOCUMENTAL. Labor mediante la cual se identifican y establecen las eries que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la

estructura orgánico-funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, s programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los

rchivos.

OMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la acionados con el valor secundario de los

ocumentos y con la evaluación de las TRD.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales

ADMINISTc

c Ad A

CICLO VITdinCLASIFICs

loa CNación, encargado de estudiar los asuntos reld

109

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del

onsejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor e los

EPURACIÓN. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no

quel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, anuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de

TO ESENCIAL (DOCUMENTO VITAL). Es aquel necesario para el ncionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el

OCUMENTO INACTIVO. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y

OCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

ncia a la tercera etapa del ciclo vital, sultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación,

ido su valor dministrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que

sición sistemática de los órganos que integran a una

XPEDIENTE. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad

ÓN DOCUMENTAL. Incremento desmedido de la masa documental, provoca roblemas de servicio, organización, descripción e instalación de documentos.

Csecundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retención Documental dorganismos del orden departamental. Dtienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selecciónnatural. DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO DE APOYO. Es amfunciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. DOCUMENfuconocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Dlegales. D DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Hace referereselección por muestreo y/o microfilmación. Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdacarecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. ESTRUCTURA ORGÁNICA. Dispoinstitución, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. EArchivística. EXPLOSIp

110

FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos

administrativas y técnicas, tendientes a la lanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

ARIO ANALÍTICO. Describe de manera precisa las series documentales o conjunto de ocumentos con la misma topología. Leyes, decretos, acuerdos y/o actas, facilita el control de la

, es n elemento de orientación para el investigador.

resentan en forma esquemática la structura.

JURÍDICO. Enunciación de las disposiciones constitucionales, leyes, reglamentos, ecretos, acuerdos, circulares, etc., de los cuales se derivan las atribuciones y normas de la

anual de rganización.

roblemas nado.

e derivan las atribuciones y normas de la ctividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas en el Manual de

s de las ries que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios

IVEL JERÁRQUICO. División de estructura orgánica administrativa que asigna un grado o

BJETIVO.- Es la expresión cualitativa del fin que persigue un área administrativa o grupo de trabajo, que responde al para qué se realiza determinada función o parte de ella.

de una entidad, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o una unidad administrativa; se define a partir de las disposiciones jurídico administrativas. GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades pdesde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. INVENTdexistencia de documentos, disminuye en tiempo de espera para la localización de documentosu INVENTARIO GENERAL. Nos da una brevísima idea del contenido del archivo. INVENTARIO SOMERO. Expresa brevemente el contenido del fondo. MANUAL DE ORGANIZACIÓN. Documento en que se registra y actualiza la información detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones, estructura orgánica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y los organigramas que repe MARCOdactividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas en el MO METODOLOGÍA. Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver padministrativos por medio de un análisis orde MARCO JURÍDICO.- Enunciación de las disposiciones constitucionales, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, etc., de los cuales saOrganización. MUESTREO. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativasealfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros Nrango determinado a las unidades de trabajo, así como la autoridad y responsabilidad inherentes. O

111

ORGANOGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte de ella y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran. ORIGEN FUNCIONAL: relación necesaria con la entidad productora.

un forme.

UESTO. Unidad de trabajo especifica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones determinadas

ondiciones de trabajo.

EGISTRO DE ENTRADA. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo,

ERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

UBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie

e cada asunto.

nerales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, mbién conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o

LA-CUILO. “escribano o pintor” –dice Molina_. Derivado de Tla-cuilo a, escribir, o pintar. El

NIDAD ADMINISTRATIVA. Cada uno de los órganos que integran una entidad con funciones ropias que lo distinguen de otros. Indistintamente pueden ser Direcciones, Subdirecciones,

PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio,in PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Pque deben realizarse y aptitudes que deben reunir su titular u ocupante, enc Rsiguiendo el orden cronológico de entrada. SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. Shomogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Sy se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite d TABLAS DE RETENCIÓN. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las getaDirectivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso. Tque tenía por profesión pintar los jeroglíficos en que consistía la escritura de los indios. UpUnidad Departamental, Oficinas; etc.

112

UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

ocumental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o

DE MANDO. Principio que postula que sólo debe existir una autoridad formal en cada nidad administrativa, de tal forma que únicamente se reciban instrucciones de una persona y

NIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

ALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora

ALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.

dun tomo. UNIDADuante ella se de cuenta de su cumplimiento. Ucaracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Vy al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. VSurge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

113

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117

ANEXOS

I

XI XII

III

Guía de Entrevista

Cuadro de Clasificación

sferencia Primaria Formato para Inventario de Transferencia Secundaria

Formato de Inventario General

Formato de Concentrado de Control de archivado Formato de Control de Conservación Formato de Control para Ingreso de Fotocopiado

I

Cuestionario para Diagnóstico Guía de observación

II

Resultados del Diagnóstico

II IV

Formato para el Inventario de Tran

V VI VII

Formato de Inventario Analítico

VIII Formato de Concentrado de Consulta IX Formato de Consulta de Instrumentos Notariales X Formato de Lista de Archivado para cada uno de los Archivistas

X

118

ANEXOS Anexo I G Lic. Carlos Frausto

CUESTIONARIO

uía de entrevista al

¿Cuál es su nombre y cargo? ¿Conoce e ivo? l funcionamiento del arch¿Qué prob lema se presenta más en el Archivo?¿Que expectativas tiene con el archivo? ¿Le gustaría que el archivo fuera re ordenado? ¿Cuenta c reglamento? on manuales de operación y procedimientos o de algún¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control del

vo?

acer¿Considera importante integrar personal profesional para la administración del acervo? ¿Conoce s les? obre procesos archivísticos? ¿Cuá¿Qué tiem entación? po conservan la docum¿Existen extravíos de documentación? ¿El área o cal del archivo es suficiente? lo¿Cuenta co

uáles? n medidas de seguridad?

¿C¿Conoce la misión del archivo? ¿En que se entra la visión del archivo? c¿Y los objetivo? ¿Existe un partida presupuestal para el archivo? a Observaciones CUESTIONARIO PARA DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HISTÓRICO DEL ARCHIVO

GENERAL DE NOTARÍAS

REGUNTAS RESPUESTAS PGENERALES ¿Qué problema se presenta más en el

rchivo? a) No se encuentran los documentos b) Ya no hay espacio c) Su iluminación es deficiente

A ¿Que expectativas tiene con el archivo? a) Ofrecer un mejor servicio

b) Ninguna c) Realizar mi trabajo

¿Le gustaría que el archivo fuera ordenado clasificado?

a) Si b) No y

¿Le gustaría acceder a los documentos por edio de una base de datos?

a) Si b) No m

¿Cuenta con manuales de operación y a) Si

119

procedimientos o de algún reglamento? b) No ¿Considera importante establecer

eamientos y normas necesarias para el a) Si b) No lin

control del acervo? ¿Considera que es necesaria e importante la ursos de

e sus

a) Si b) No implementación de c

archivonomía para el manejo dacervos? ¿Considera importante integrar personal profesional para la administración de sus acervos?

a) Si b) No

¿Cuenta con área de conservación o restaurac

a) Si ión? b) No

RECURSOS MATERIALES Se cuenta con a)

Archiveros

b) Anaqueles abiertos c) Anaqueles cerrados d) Otro (especifique)

El archivo usa cajas para archivo

a) ½ carta b) Carta c) Oficio d) Varios tamaños e) No usa

¿Suministran en tiempo y forma los a)requerimientos del archivo?

Si b) No

Los materiales que se solicitan con más ecuencia son

a) Cajas de archivo b) Papelería frc) Otros

Existe una partida presupuestal pachivo

ciende aproximadamente

ra el a) Si A cuanto asar

b) No ¿Quién suministra el recurso?

RECURSOS HUMANOS ¿Cuantas personas laboran en el archivo? ¿Cuentan con un profesional de archivo? a) Si

b) No RECURSOS TÉCNICOS Existe un Manual de políticas y

iprocedimientos i. Si i. No

Se realiza valoración i. Si i i. No

120

Se realiza depuración

a. Si ¿Cada cuándo? b. No

Los instrumentos de consulta son: a) Guías b) Inventarios c) Índices

tados s

d) Lise) Otro

¿Existe algún reglamento de uso, conpréstamo de los expedientes?

trol y

a) Si b) No

Las medidas de control documental son c. Solicitud le o ¿Cuál?

f. Ninguno

d. Vae. Otr

RECURSOS TECNOLÓGICOS ¿Cuenta el archivo con sistemas de cómputo? ¿Cuál?

a) Si ¿Cuál? b) No

Cuenta con una base de datos especial para el archivo

a) Si ¿De qué tipo? b) No

¿Se considera necesaria la ntos

tecnológicos para el manejo del acervo? implementación de otros instrume

a) Si b) No ¿Por qué?

CONDICIONES INTERNAS DE LOS DOCUMENTOS

El archivo es de: e oncentración tórico

a. Trámitb. Cc. Hisd. No sé

¿Cuántos y qué fondos manejan? __ml

a. ________b. No se

La tipología documental que maneja el archivo es… b)

a) __________ml No se

El volumen documental asciende a _______ml b) No se a) ___

¿De qué a qué años comprende la documentación? PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Su método de ordenación es a. Cronológico

Alfabético romático

d. Alfanumérico Topográfico

ecimal mérico

tro

b. c. C

e. f. Dg. Nuh. O

121

i. No se ¿Qué tiempo conservan la documentación? ¿Existen extravíos de documentación? a. No b. Frecuentemente c. Esporádicamente

entemente icamente

a) No b) Frecuc) Esporád

¿Mensualmente cuanta documentación ingresa al archivo?

CONDICIONES EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS

La documentación está expuesta a: d b. Polvo

d. edores e. Insectos f. Luz directa

a. Humeda

c. Calor Ro

g. Otros Se realiza limpieza del acervo ¿Cada cuándo?

a. Si b. No

¿Cuenta con material deteriorado

a. Si b. No

¿En qué porcentaje?

CONDICIONES DEL LOCAL El archivo cuenta con un área específica e instalaciones adecuadas

.a Si b. No

El mobiliario es adecuado a las necesidades de los documentos

.a Si b. No

La documentación se clasifica por a Su función .tructura

uno

b. Su esc. Mixto d. Ning

El área o local del archivo es:

a) Suficiente b) Insuficiente

Cuenta con medidas de seguridad

a. Si b. No

La tem eratura es adecuada para la documentación

p a. Si b. No c. No se

Se realizan fumigaciones a. Si b. No c. No se

Se realiza limpieza de las instalaciones a. Si

122

b. No Se lleva a cabo conservación a. Si

b. No e c. No s

GUÍA DE OBSERVACIÓN

e de archivo.

2.- Se observa la forma en que están ordenados y clasificados los documentos.

la forma de consulta de los documentos.

4.- Se observa es estado de conservación de los s. 5.- Se observa el tipo de usuarios del archivo. 6.- Se observa el funcionamiento general del Área de Acervos Notariales.

e los siguientes mata. Baterías.

c. Charolas rios

e. Mesas

al.

1.- Se observa las bóvedas sur y nort

l

3.- Se observan

documento

7.- Se observa la cantidad d eriales:

b. Anaqueles

d. Escrito

f. Sillas g. Portalibros h. Extintores i. Termómetros j. Higrómetros

8.- Se observa Limpieza del loc

123

Anexo II Resultados del Diagnóstico

CUESTIONARIO ¿Cuál es su nombre y cargo?

arlos Frausto, Subdirector de Notariado ¿C hivo? Si ¿QEl retraso en la localización de documentos notariales ¿QOfrecer un mejor servicio abatiendo los tiempos de espera para los trámites ¿LeSi pero aun no se dan las condiciones para re-ordenarlo ¿C reglamento? El archivo cuenta con un manual administrativo para a nivel general de lo servicios que ofr cervos ¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control del acePor supuesto ¿C administración del acervo? Si de hecho este año se contrataron dos archivónómos ¿Conoce so ísticos? ¿Cuáles? No ¿Qué tiemp o ocumentación? Para siempre, todo se conserva ¿Existen extravíos de documentación? Si ¿El área o l es suficiente? No, pensamos que tiene una vida de 6 años ¿Cuenta con m ridad?

¿CuExtinguidotes, se está instalando un sistema de detección de humo, de sismos y se fumiga 2 veces al año ¿Conoce la misión del archivo? La Misión. La Dirección de Archivo General de Notarías, es una Institución pública de servicio al ciudadano, dependiente del Gobierno del Distrito Federal, responsable de la guarda y custodia del protocolo utilizado por los notarios públicos; de supervisar e inspeccionar el funcionamiento y servicio de las notarías en el Distrito Federal con el fin de verificar que éste se dé conforme a Derecho; de expedir a los interesados segundos testimonios y copias certificadas; de rendir informes sobre testamentos a los causahabientes y/o autoridades competentes de recibir y tramitar quejas en contra de los notarios en el Distrito federal. ¿En que se centra la visión del archivo? La Visión. Institución pública de servicio y atención al ciudadano, con facultades suficientes para coordinar y supervisar la actividad notarial que se presta en el Distrito

deral.

Conoce el funcionamiento del arc

ué problema se presenta más en el Archivo?

ue expectativas tiene con el archivo?

gustaría que el archivo fuera re ordenado?

uenta con manuales de operación y procedimientos o de algún

ece, pero no para los procesos internos de los a

rvo?

onsidera importante integrar personal profesional para la

bre procesos archiv

o c nservan la d

ocal del archivo

edidas de segusi

áles?

Fe

124

¿Y los objetivo? Los Objetivos. Dentro de los objetivos le corresponde a la Dirección del Archivo General de Notarías el conocimiento y despacho de los siguientes asuntos:

pervisión y vigilancia que corresponden al Ejecutivo del o. notarial que se va generando con motivo del

cicio. dano que correspondan conforme a las

ios y certificaciones que procedan de tender las quejas que los ciudadanos presenten en

e deben utilizar los

rece a través

Federal o cualquier otra

na partida presupuestal para el archivo?

abo n que impera actualmente y de esta

STICO DE ARCHIVO HISTÓRICO DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS

ué problema se presenta más en el Archivo?

deficiente

Ejercer las funciones de suDistrito Federal en materia de NotariadEjercer la guarda y custodia del acervoejerOfrecer los servicios de atención al ciudadisposiciones legales, tales como extender los testimonconformidad a la legislación vigente, y acontra de notarios públicos. Revisar y turnar para firma de autorización del Secretario los libros qunotarios en el desempeño de sus funciones. Dictar disposiciones administrativas, a fin de hacer de la fe pública que se ofdel Notariado, un servicio que fortalezca la seguridad jurídica de la población. Las demás que le asigne la Ley del Notariado del Distritodisposición legal. ¿Existe uNo Observaciones: Se está reestructurando el trabajo total dentro del archivo, se llevaran a ccambios muy drásticos para tratar de abatir la corrupcióforma dar un servicio eficiente al ciudadano. CUESTIONARIO PARA DIAGNO

GENERALES ¿Q No se encuentran los documentos

Ya no hay espacio Su iluminación es

10 6 4 ¿Que expectativas tiene con el archivo? Ofrecer un mejor servicio

Ninguna

Realizar mi trabajo

7 3 10 ¿Le gustaría que el archivo fuera ordenado y clasificado?

Si No

125

20 0 ¿Le gustaría acceder a los documentos por medio de una base de datos?

Si No 20 0

¿Cuenta con manuales de operación y procedimientos o de algún reglamento?

Si No 0 20

¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control

del acervo?

No Si 17 3

Considera que es necesaria e importante la im¿

mplementación de cursos de archivonomía para el

anejo de sus acervos?

Si No 10 10

¿Considera importante integrar personal profesional para la administración de sus acervos?

No

Si 10 10

¿Cuenta con a de conservación o restauración?

No

áre

Si 20 0

ECURSOS ATERIALES e cuenta con:

rrados

Otro (especifique)

R MS

Archiveros Anaqueles abiertos Anaqueles ce

8 9 2 1 baterías

126

l archivo usa cajas para archivo

½ carta

Carta

Oficio

Varios tama

No usa

E

ños

20 ¿Suministran en tiempo y forma los requerimientos del archivo?

Si No 20

Los materiales que se solicitan con más frecuencia son

Cajas de archivo Papelería Otros 15 5 Marcadores de cera Existe una partida presupuestal para el archivo

Si No 0 20

RECURSOS HUMANOS

Cuantas personas laboran en el archivo?

ca

¿

ntidad No se2 dicen 50 personas 18

¿Cuentan con un profesional de archivo?

N Si o20 0

RECURSOS TÉCNICOS

Exis l de p n

Si No

te un Manua olíticas y procedimie tos

127

0 20 Se realiza valoración

Si No 0 20

e realiza depuración

o

S

Si N0 20

Los instrumentos de consulta son:

Guías Inventarios Índices Listados

Otros

16 4

Existe algún reglamento de uso, control y préstamo de los expedientes?

No

¿

Si 0 2 0

as medidas de control documental son

Solicitud Vale Otro ¿Cuál? Ninguno

L

17 3 listas RECURSO S

Cuenta el archivo con sistemas de cómputo?

S TECNOLÓGICO ¿¿

Si No 16 4

Cuál? Hay áreas que tienen una computadora

uenta con una base de datos especial para el archivo

Si No

C

0 20

128

de tecnología? ¿Cuenta con otro tipo

Si No 0 20

¿Se considera necesaria la implementación de otros instrumentos tecnológicos para el manejo del cervo?

a

Si No 20 0

CONDICIONES INTE AS DE LOS DOCUMENTOS

l archivo es de:

Trámite

Concentración

Histórico

No sé

RN E

5 6 3 6 ¿Cuántos y qué fondos manejan? No se 4 personas respondieron 3 fondos 16 La tipología documental que maneja el archivo es…

ersonas respondieron 800,000 volúmenes

¿De qué a qué años comprende la documentación? 20 personas respondieron 70 años de antigüedad

ronológico Alfabétic

Cromático

Alfanumérico

Topográfico

Dec Numérico

Otro

No se

No se 20 personas El volumen documental asciende a 2 p

PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Su método de ordenación es C o imal

129

5 2 13 ¿Qué tiempo conservan la documentación?

0 personas respondieron siempre ¿Existen extravíos de documentación?

No Frecuentemente Esporádicamente

2

1 7 12 ¿Mensualmente cua documentación ingresa al archivo? 2 personas respondieron un promedio de 2000 volúmenes

ONDICIONES EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS

a documentación está expuesta a:

umedad Polvo Calor

Roedores

Insectos

Luz directa

Otros

nta

C L H 18 20 2 5 3 0 0 Se realiza limpieza del acervo

Si No

29 1 ¿Cuenta con material deteriorado

Si No

11 9 CONDICIONES DEL LOCAL El archivo cuenta con un área específica e instalaciones adecuadas

Si No

4 16 El mobiliario es adecuado a las necesidades de los documentos

Si No 3 17

130

a documentación se clasifica por

tura

Mixto

Ninguno

L

Su función Su estruc

20 El área o local del archivo es:

Suficiente Insuficiente 3 17

Cuenta con medidas de seguridad

Si No 5 15

La temperatu adecuada para la do ión

No No se

ra es cumentac

Si 7 9 4

Se realizan fumigaciones

Si No No se 13 2 5

Se realiza limpieza d as instalaciones

Si No

e l

95 1 Se lleva a cabo cons ación

Si No No se erv

3 9 8

131

Anexo III Cuadro de Clasificación

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL FONDO: DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE LEGISLATIVOS SUBFONDO: DIRECCIÓN CONSULTIVA DE ASUNTO OTARIALES SECCIÓN: SUBDIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS

SUBSERIE CLAVES

ESTUDIOSS N

SERIE: NO DE NOTARIA

PROTOCOLO ORDINARIO PO PROTOCOLO CERRADO PC PROTOCOLO DEL D.D.F. DDF PROTOCOLO ABIERTO ESPE E CIAL PAPROTOCOLO ABIERTO PA PROTOCOLO CONSULAR PC PROTOCOLO DEL INMUEBLE FEDERAL PIF PROTOCOLO DEL INFONAVIT PI REGISTRO DE COTEJOS C ÍNDICES I ACERVO EN CUSTODIA CUST

132

Anexo IV

133

Anexo V

134

Anexo VI

135

Anexo VII

136

Anexo VIII

CONTROL DE CONSULTA

FECHA

NO DE NOTARIO

NO DE VOLÚMEN

NO DE ESCRITURA

FECHA ESCRITURA

TIPO DE PROTOCOLO

PERSONA QUE

ENTREGA

RESPONSABLE

137

Anexo IX

CONTROL DE BÚSQUEDA FECHA

NO DE NOTARIO

NO DE O DE ESCR

CHA ECRI

TIPO DE OTOC

EFECTUÓ LA BÚSQ

NO BRE DEL

VOLÚMEN N

ITURA FE

TURA PR OLO UEDA USUM

ARIO

RESPONSABLE

138

Anexo X

CONTROL DE ARCHIVACIÓN

FECHA: NOMBRE DEL ARCHIVISTA FIRMA DEL ARCHIVISTA

UBICACIÓN

ACERVO

O DE ROTO- . DE

NOTARIA

VOUMEN P ATOTAL

DE LIBROS CIONES DE

TIPPCOLO

N OBSERVA-

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

P A

139

Anexo XI

CONTROL GENERAL DE ARCHIVADO

S RBA

VACIONES

NOMBRE NO DE NO

FECHA ACTIVIDE

AD PECÍFICA DEL

ARCHIVÍSTALIBROS

TRABAJADOS HO

TRA

DE AS

JADAS OBSER

140

Anexo XII

141

Anexo XIII

142