Proyecto Reingeniería del OTEC Simón Bolívar Alejandro Ahumada J.

Proyecto “REINGENIERÍA PARA EL DESARROLLO DE OTEC SIMON BOLIVAR”

Santiago, 02 de mayo de 2013

SR. ALEJANDRO AHUMADA JURGENSPresente

En referencia a la reunión sostenida con vuestra persona en la cual, se planteo la

necesidad de formular un Plan de Desarrollo del OTEC Simón Bolívar y, con ello,

enfrentar los nuevos escenarios que se avecinan para el CFT Simón Bolívar, puedo

señalar que dicho proyecto presenta los siguientes alcances:

1. Fundamento para el potenciamiento del Área de Capacitación en Organización Empresarial SIMÖN BOLIVAR:

La capacitación ha cobrado cada vez más relevancia para las estrategias de

desarrollo de las empresas chilenas y también existe mayor conciencia entre los

trabajadores acerca de la importancia que tiene en su propio crecimiento laboral.

Esta no es una frase de buenas intenciones ya que de acuerdo a las cifras

entregadas por SENCE, 28 mil empresas capacitan anualmente a sus empleados en

el país.

Los elementos diferenciadores que permiten un posicionamiento sólido de la

empresa en su mercado se ven potenciados a través de planes de capacitación

diseñados de manera consistente con las competencias y habilidades que una

organización requiere y, las organizaciones han tomado cada vez mayor conciencia

de este factor.

Antiguamente se invertía en capacitación en función de objetivos de enseñanza. Se

buscaba, por ejemplo, aprender sobre el comportamiento del consumidor. Ahora se

requiere que los empleados sepan por qué y cómo se hacen las cosas. Dado que

las empresas están invirtiendo en capacitación por necesidad, y no por obligación,

las entidades capacitadoras han adaptado su oferta educativa a los lineamientos

que les llegan desde las propias empresas. Esto responde al hecho de que las

grandes organizaciones son, a la vez, las más globalizadas y actúan en ambientes

más competitivos. Eso las ha llevado a revisar permanentemente los perfiles de los

cargos claves, asociarlos a las competencias que se requieren en dichas posiciones

CONSULTOR: GONZALO ANDRÉS CORTÉS ORDENES; INGENIERO COMERCIAL


y a medir las brechas que existen en cuanto a la capacidad efectiva para ejercerlas

y sobre esa base se diseñan los programas de capacitación.

Con todo esto, el aspecto fundamental que debe orientar el quehacer del OTEC

Simón Bolívar es aprovechar su posicionamiento de marca a nivel de los CFT y

traspasarlo al área de la capacitación, transformándose en un OTEC de prestigio,

obtenido a través de la elaboración de productos de óptima calidad, capaces de

entregar herramientas útiles que repercutan en la productividad y contribuyan a

disminuir la brecha de formación de los trabajadores de los diferentes sectores

económicos del país, implementando un modelo de gestión flexible y dinámico, con

un equipo altamente profesionalizado, capaz de enfrentar distintos escenarios y

destacarse por la innovación, conservando nuestra calidad como ventaja

competitiva fundamental.

2. Análisis Estratégico del Mercado de la Capacitación:

Tomando como herramienta de análisis las Cinco Fuerzas de Porter es posible

señalar que:

La entrada de nuevos competidores es una amenaza constante, la cual está

limitada por las barreras de entradas compuestas por los distintos requisitos que

exige el SENCE para poder ser certificada como OTEC, entre estos está la

certificación de la norma 2728, patente municipal, etc.

La rivalidad entre competidores dependerá de la manera en que se esté llegando

al cliente el cual puede ser, (1) a través de la página del SENCE o Chilecompra

siendo en este caso la competencia más fuerte, ya que muchas OTECs están

pendientes de las licitaciones públicas y además, al poner sus cursos, la

competencia por precio puede ser fuerte si no se tiene un posicionamiento fuerte

y, (2) a través del contacto directo siendo el nivel de competencia normal ya que,

cada OTEC trata de llegar a nuevos clientes a través de estrategias de marketing,

contactos, etc., buscando fidelizar clientes y ganar un espacio en el mercado.

El poder de negociación de proveedores dependerá del tipo de proveedor que en

este negocio son de tres clases: (1) Relatores que son los expertos en cada tema

encargados de realizar la capacitación a los clientes siendo su nivel de negociación



dependiente del grado de especialización de la capacitación requerida. Para cursos

básicos es bastante baja ya que son muy simples los estándares y más personas

están calificadas para dictarlas. En cambio capacitaciones muy específicas, que

requieren un experto, existe mayor poder de negociación. (2) Espacio físico que

implica arrendar salas de eventos, hoteles, u otro lugar para realizar las

capacitaciones, es un punto muy importante en el negocio. En general el poder de

negociación es bajo, ya que los precios son constantes y si se reserva con

anticipación, no debieran existir mayores problemas y (3) el Coffee Break que

implica contratar empresas que se dediquen a proveer este tipo de servicio es muy

común. Existen varias empresas en esta área, y los precios son bastantes

estándares, por lo que no tienen mucho poder de negociación.

El poder de negociación de compradores dependerá dependiendo de la forma de

negociación. (1) a través de la página del SENCE o Chilecompra no se negocia

directamente con los clientes. Pero al competir por precio directamente con otras

OTECs, se puede considerar que existe un alto poder de negociación y (2) en el

contacto directo se negocia directamente con el cliente de manera normal. El

poder de negociación se puede considerar medio, ya que se pueden ir armando los

programas a gusto de cada cliente de manera que sea conveniente para todos.

La amenaza de ingreso de productos sustitutos es muy baja ya que un incentivo

muy importarte para las empresas es el beneficio tributario que les otorga el

contratar un servicio de capacitación, por lo que cualquier servicio sustituto se

vería poco atractivo al no tener esta propiedad. Los pocos casos de servicios de

capacitación sustitutos que no son entregados por una OTEC, se deben a razones

muy específicas. Por ejemplo, que se trate de clases por Internet, o también que

sea un seminario realizado por una persona muy importante. Solo en casos como

estos una empresa estaría dispuesta a pagar por el servicio, incluso, si no puede

acceder al beneficio tributario.

Con todo esto, la orientación sobre la cual se aplicara este proceso de reingeniería

y que servirán de lineamientos para el gerenciamiento de este OTEC serán:

3. Lineamientos Estratégicos del OTEC Simón Bolívar:



El OTEC Simón Bolívar tendrá como lineamientos estratégicos el colaborar con las

empresas de los diferentes sectores económicos del país en las diversas etapas del

proceso de Desarrollo del Capital Humano, a través de productos de primer nivel,

donde destacará la capacitación. Todo ello implica que los objetivos estratégicos

que orientarán su accionar serán:

a) Desarrollar e implementar un modelo de capacitación con enfoque de

competencias.

b) Desarrollar nuevos productos en las diversas áreas de negocios del OTEC

implementándose estrategias comerciales de alto impacto para su

comercialización.

Las actividades a desarrollar asociadas a los objetivos estratégicos señalados con

antelación son:

I.- Definición de perfiles de competencias esperados para los trabajadores

de la empresa contratante de la OTEC.

II.- Evaluación de competencias de los trabajadores de la empresa contratante de la OTEC.

III.- Identificación de brechas entre las competencias actuales y deseadas de los trabajadores.

IV.- Desarrollo de programas de capacitación y caminos formativos.

V.- Evaluación de Desempeño de los trabajadores.

Cada organización contratante de las actividades asociadas al OTEC Simón Bolívar

tendrá como servicio ampliado y que generara una ventaja competitiva en el

mercado las siguientes acciones:

Levantamiento de Perfiles de Competencias: se utilizarán diversas

metodologías de recolección de datos para elaborar perfiles de competencias.

Los expertos en estas materias seleccionarán el modelo más indicado para las

características de cada organización, y realizan el levantamiento de la

información. Estos modelos son la observación participante, las entrevistas en

profundidad, las entrevistas tradicionales, el análisis de incidentes críticos o el

análisis de registros. Con un criterio de gestión estratégica, la información de



los perfiles se comparte con el cliente, para llegar al perfil de competencias

actual, y definir el perfil de competencias esperadas. Se privilegiarán los

métodos poco invasivos, que no perturben el normal desempeño del trabajo, y

se entregan resultados confiables y accesibles a diversos niveles profesionales.

Evaluación de Competencias: considerando las más actuales tendencias del

ámbito de competencias laborales, en Simón Bolívar diseñaremos mecanismos

de evaluación eficaces a la medida de cada empresa contratante. Los expertos

considerarán los perfiles de competencias actuales o deseadas de la empresa, y

desarrollaran instrumentos de evaluación con componentes de conocimiento,

habilidades y actitudes. Se realizarán pruebas teóricas a los trabajadores, y

diagnostican con certeza cuánto saben. Especialistas en cada disciplina realizan

evaluaciones prácticas, y determinan qué es lo que los trabajadores saben

hacer.

Desarrollo de Mallas de Capacitación y Caminos formativos: expertos en

metodología considerarán las brechas de competencia o requerimientos de

capacitación de los trabajadores de la empresa contratante, y diseñarán mallas

de actividades preparadas para convertir a cada uno de ellos desde lo que son

hoy, hasta lo que la empresa espera que sean. Secuencias modulares de

actividades de capacitación basadas en competencias, que proyectan las

capacidades de las personas hacia el futuro. Este modelo, llevado al nivel de la

empresa, permitirá diseñar caminos formativos para sus trabajadores, que les

permitan alcanzar, paso a paso, las competencias requeridas para desempeñar

funciones más complejas.

Como resultado final de todas estas acciones, OTEC Simón Bolívar actuara en las

siguientes UEN en el área de la Capacitación:

i. Capacitación: tomando en cuenta las mallas de capacitación, caminos

formativos o requerimientos específicos, se desarrollará una propuesta

metodológica de primer nivel, construida sobre componentes esencialmente

prácticos, y especialmente diseñada para satisfacer los requerimientos de la

empresa contratante gestionada por el área de operaciones dedicada

especialmente a satisfacer requerimientos logísticos, y modelos de control



probados, garantizando convertir la actividad de capacitación en una

experiencia de aprendizaje integral.

ii. Actividades Abiertas: especialmente pensadas para aquellas instancias en

las que no se puede crear un curso cerrado, o cuando los requerimientos no son

tan específicos, OTEC Simón Bolívar desarrolla actividades de capacitación

abiertas, en temas de actualidad y con toda la calidad de gestión que amerita el

posicionamiento de mercado de la marca SIMON BOLIVAR.

iii. RSE / Proyectos Sociales: cada año, SENCE, los diversos OTIC, FONCAP, y

otros organismos públicos y privados, disponen de recursos para capacitar a los

trabajadores que más lo requieren. Como parte de estos programas, OTEC

Simón Bolívar ejecutará actividades de capacitación de primer nivel, para dar a

todos las personas más oportunidades de desarrollo y empleabilidad.

Todas estas acciones buscan ser un aporte real y dinámico en el surgimiento y

materialización de posibilidades que permitan un encausamiento equilibrado y

armónico del individuo y la organización. Se aplicará una metodología teórica y

práctica que abarcará las siguientes áreas:

Corporal: desarrollo de técnicas de manejo del stress y modificación del

comportamiento.

Psicológica: desarrollo de conocimientos y técnicas dirigidas a la comprensión de

los procesos psicológicos involucrados en la interacción con el medio laboral, social

y familiar.

Cognitiva: desarrollo de conocimientos y técnicas orientadas al logro de una

comprensión integrada de los roles que se han de realizar en diferentes contextos

laborales y sociales.

Vivencial: desarrollo de la calidad humana, valores y principios éticos.

Existencial: desarrollo de conocimientos, dinámicas y técnicas de autoayuda y

superación personal.


Director Ejecutivo

Director Operacional

Ejecutivo Comercial

Asistente Administrativo

Relatores


4. Gestión Operacional del OTEC Simón Bolívar:

Para el desarrollo de las actividades descritas con antelación es pertinente generar

una reestructuración del OTEC Simón Bolívar lo que en una primera aproximación

implicaría la siguiente estructura formal:

Las descripciones genéricas de los cargos señalados serían las siguientes:

Director Operacional: encargado de liderar todas las actividades de la empresa asociadas a la formación y el aprendizaje alineadas con la estrategia del negocio en las distintas áreas, a través del análisis, asesoría, diseño e implementación de planes de acción de formación, que impactan directamente en los objetivos de ellas.

Sus funciones principales serán básicamente las siguientes:

Coordinación de Programas de Capacitación. Supervisión de Equipos de Coordinación a su cargo. Manejo de Información estadística. Preparación y Seguimiento de propuestas. Aplicación de la Detección de Necesidades de Capacitación. Contactar a proveedores Coordinar realización de cursos Preparación de material para certificación NCh 2728

Ejecutivo Comercial de Capacitación: encargado de la comercialización de cursos y programas de formación, utilizando adecuadamente las herramientas de apoyo para ello, de manera de cumplir las metas propuestas por el Organismo de Capacitación.


Prospectar nuevos clientes en función del UEN asignada. Asesorar en necesidades a las empresas del portfolio. Fidelizar la cartera asignada. Gestionar problemas asociados al servicio.

Asistente Administrativo de Capacitación: apoyar en la gestión operacional de los cursos y programas de formación de inscripción utilizando adecuadamente las


CONTACTO COORDINACION CAPACITACIÓN EVALUACIÓN


herramientas de apoyo para ello, de manera de cumplir las metas propuestas por el Organismo Técnico de Capacitación.


Coordinación invitaciones, envío, confirmación y asistencia de capacitaciones. Generación de informes Manejo de Bases de datos Atención de clientes (consultas, inscripción cursos, etc.) Inscripciones de cursos en Sence Recepción y formulación de respuestas a correos. Recepción y respuesta vía telefónica o mail de Preguntas frecuentes. Preparación de informes requeridos por Director Operacional. Seguimiento a clientes para fidelización

La gestión operacional implica el desarrollo de las etapas necesarias para llevar a

cabo los distintos procesos identificados para el correcto funcionamiento del OTEC.

Estos se dividen en procesos relacionados a los clientes, procesos productivos y

labores administrativos.

Procesos Relacionados a los Clientes: comprenden todos los eventos en que la empresa lleva a cabo acciones en las cual el cliente, directo o indirecto, es partícipe. Se identifican los siguientes pasos:

o Contacto: puede suceder de varias formas: El cliente se contacta con la empresa vía la página propia de la empresa, correo electrónico o contacto telefónico. Por otra parte también puede ser el caso que la propia empresa se ponga en contacto con las empresas ofreciendo sus servicios; Esta es parte de la estrategia de marketing de la empresa.

o Coordinación: se realizará una reunión en la cual se definirán las necesidades de la empresa contratante. Se establecerán las distintas características del servicio requerido; Dentro de estas variables están: El curso requerido, la cantidad de personas a capacitar, los días y horarios respectivos, y el lugar donde se realizara la capacitación, entre otros.

o Capacitación: se realizará la capacitación en el lugar y horarios preestablecidos. El relator deberá presentarse a la hora correspondiente para realizar la clase. Cuando sea necesario cualquier tipo de material adicional para la clase, este será entregado a los alumnos correspondientes. La capacitación se llevará a cabo de manera de abarcar todos los contenidos del curso, en los tiempos definidos.

o Evaluación: una vez terminada la entrega del servicio, se les pedirá a los alumnos que evalúen la calidad de la capacitación. Para esto se les entregará formularios donde podrán evaluar por una parte la calidad del relator, y por otra, el servicio general del


DEFINICIÓN RELATOR CONTENIDOS INSCRIPCIÓN


OTEC. Se realizara tal y como está establecido en la norma 2728.

Procesos Productivos: los procesos productivos se refieren a las acciones necesarias para poder entregar el servicio. Estos procesos corresponden a la creación del curso de capacitación.

o Definición: se elije el tema del curso a crear. Esto puede ser debido a información que hay clientes que necesitan este servicio, por el requisito especifico de un cliente o simplemente para aumentar el número de cursos para ofrecer a la UEN.

o Relator: se entrevistan posibles relatores para que dicten el curso. El Director de Operaciones está encargado de este proceso. Su deber es seleccionar a un relator adecuado, que tenga un titulo en el área y experiencia realizando clases. Este proceso es muy importante, ya que finalmente la calidad del relator va directamente relacionada con la imagen de la empresa.

o Contenidos: se trabaja en los contenidos del curso. Se precisan los temas que serán tratados, de manera de entregar una capacitación de primer nivel. También se define la cantidad de horas de capacitación, materiales necesarios y cualquier otro detalle incluido en el curso.

o Inscripción: Una vez que los contenidos y relatores están definidos El Director de Operaciones se encarga de inscribir en el SENCE el curso. La importancia de esta tarea es que ante cualquier problema de inscripción, el curso no estará aceptado por el SENCE, lo cual impedirá la realización de éste.

Labores Administrativos: contemplan reuniones para tomar decisiones y analizaran el desarrollo de distintas aéreas del negocio. Dado que la empresa es pequeña, en general estas reuniones se realizarán para situaciones puntuales y cuando se estime conveniente.

o Fijación de objetivos: para la fijación de objetivos, se deberían realizar reuniones bimensuales, en la cual participarán los miembros del área administrativa; El director ejecutivo, y el director de operaciones. Dentro de los objetivos, se verán metas de corto y mediano plazo. Más específicamente, los primeros corresponderían a lo que está relacionado con los clientes actuales y como se va entregando el servicio, y los de mediano plazo, tendrán relación con captación de clientes, resultados y evaluaciones.

o Reuniones con Relatores: en este tipo de reunión se revisará el desempeño del relator y del curso en general. Para esto se contará con las evaluaciones de las últimas capacitaciones. El director de operaciones en conjunto con el relator, analizaran los puntos más débiles del servicio, y trabajaran en conjunto para mejorar la calidad del curso. Para esto es posible que sea necesaria una



reestructuración del curso, agregar o sacar contenidos, o cambiar la cantidad de horas de duración.

o Reuniones Logísticas: en este tipo de reunión participa el director ejecutivo con el director de operaciones. En estas instancias se revisarán temas como que los cursos estén siendo inscritos correctamente, que se estén cumpliendo todos los requisitos de la norma Nch2728, cuando corresponde una auditoria de certificación, entre otros. Tiene como objetivo resolver cualquier problema de técnico que pueda impedir el correcto funcionamiento de la empresa.

5. Gestión Financiera del OTEC Simón Bolívar:

Para el desarrollo del proyecto es pertinente considerar los requerimientos solicitados

para una adecuada gestión del OTEC Simón Bolívar. Entre estos se puede señalar:

o Inversión: para operar un OTEC, es necesario tener el equipamiento apropiado

para trabajar y contar con una oficina que refleje la imagen de la empresa y que

cumpla con requisitos del SENCE. Este equipamiento consiste en todo lo necesario

para realizar el trabajo de oficina es decir, computadores, impresora, teléfono y

muebles. El amoblado es importante ya que se debe tener espacio para poder

trabajar y además, para recibir clientes. Adicionalmente es pertinente la creación

de la página web siendo esto un punto no menor. Este debe contener toda la

información de la OTEC y reflejar una buena imagen para la empresa.

o Egresos: estos se agrupan en costos fijos y variables. Con respecto a los costos

fijos estos se asocian a los insumos de oficina y remuneraciones del personal (que

parte será variable). Con respecto a las remuneraciones del personal deberán

tomarse en cuenta los siguientes parámetros:

i) El Director de Operaciones tendrá un contrato a Honorarios de media jornada por la función imputándose un costo de $400.000 mensuales de Mayo a Diciembre en donde se evaluara su gestión para definir su continuidad en el cargo. Adicionalmente el tendrá un bono por gestión de acuerdo a los ingresos generados producto de la concreción de negocios.

ii) Ejecutivo Comercial de Capacitación tendrá un contrato a honorarios de jornada completa que implicaría un sueldo base y comisiones por ventas a definir.

iii) El Asistente Administrativo tendrá un contrato a honorarios de jornada completa que implicará un sueldo base y bono por participación en la concreción de negocios.



Esperando que la información entregada con antelación le permita tener una visión

integral de las actividades que se deberán desarrollar para el proceso de reingeniería

para el Desarrollo del OTEC Simón Bolívar solicitada por su persona, se despide

cordialmente de usted.


Gonzalo Cortés Ordenes

Proyecto Reingeniería del OTEC Simón Bolívar Alejandro Ahumada J.

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