Proyecto SIA II

Sistema de Información AdministrativoAño 2005

________________________________________________________________________________

INDICE

Índice...........................................................................................................................................1Introducción................................................................................................................................2

I PARTEConociendo la Organización

1. Descripción de la Empresa....................................................................................................42. Estrategia de la Organización................................................................................................53. Estructura Organizacional.....................................................................................................64. Descripción del área informática..........................................................................................7

4.1. Descripción funcional............................................................................................74.2. Descripción de las tecnologías existentes..............................................................74.3. Descripción de los Sistemas existentes..................................................................9

5. Detección de las necesidades..............................................................................................105.1 Describir área problema y sus interacciones con otras áreas................................105.2 Describir problemas existentes o nuevos requerimientos.....................................115.3 Problema..............................................................................................................11

II PARTESolucionando el Problema

6. Asignación nombre del nuevo proyecto..............................................................................137. Descripción de Requerimientos funcionales y no funcionales del nuevo proyecto............138. Determinación del equipo de trabajo necesario para desarrollar el proyecto.....................169. Determinación del impacto del nuevo proyecto en la organización...................................1710. Determinación del riesgo y estrategias para abordar el desarrollo.....................................1811. Construcción Carta Gantt del proyecto hasta fase de Diseño Físico..................................2012. Selección de metodología de desarrollo..............................................................................2113. Selección herramientas de análisis y diseño.......................................................................2414. Especificación de Tecnologías............................................................................................2615. Especificaciones de control incluidas.................................................................................27

_________________________________________________________________________Control de Bandejas – Enlace Frigorífico-Finanzas

Página 1 de 27


________________________________________________________________________________

INTRODUCCION

• En el presente trabajo cuyo objetivo es detectar, analizar y brindar una solución

factible y optima a algún problema del flujo de información y datos dentro de la

empresa abarcando las distintas áreas o departamentos dentro de esta. Además se

analizará y será parte de la base de nuestra investigación el sistema existente.

• Una vez identificado el problema y el área afectada, se dará a conocer el

funcionamiento actual del sistema, identificando sus procedimientos, limitaciones y

restricciones para finalmente producto del análisis y estudio de viabilidad sugerir

una alternativa optimizada de solución.


Página 2 de 27


________________________________________________________________________________

ETAPA 1


Página 3 de 27

CONOCIENDO LA ORGANIZACION


________________________________________________________________________________

1.- Descripción de La Empresa

Empresa: Sercocamp S.A.

Rubro: Frigorífico.

Ubicación: Km. 8 camino a Yerbas Buenas.

Tamaño: Pequeña.

Socios: 220.

Historia

Ubicada en el Km. 8 Camino de Yerbas Buenas en la Provincia de Linares, VII Región,

Sercocamp, inicia sus actividades como una Cooperativa Campesina apoyada por INDAP.

Sercocamp S.A. fue constituida legalmente como en 1994. Integrada por 220 socios, de los

cuales 74 son productores de berries. Sercocamp S.A. ha centrado su actividad económica

en la compra de Berries a sus asociados, principalmente Mora híbrida, y frambuesa, como

materia prima para congelados. Hoy a las puertas de constituirse en exportador directo

hacia el extranjero.


Página 4 de 27


________________________________________________________________________________

2.- Estrategia de la Organización Visión

o exportación, a la investigación y producción de mejoradas variedades para fresco y congelado en viveros con mayor inversión tecnológica”

o Misión

o Mejores productos y condiciones de trabajo serán el reflejo de un personal satisfecho y capacitado

Objetivos Específicoso Incorporar Nuevos Procesos Productivoso Aumentar la Exportación Directao Producir Nuevas Variedades de Viveroo Mejorar Material Vegetativoo Aumentar las Capacitaciones


Página 5 de 27


________________________________________________________________________________

3.- Estructura Organizacional

* La asamblea cuenta con una cantidad de 220 socios, quienes eligen de manera

democrática al directorio, cada una de las acciones significa un voto lo que quiere decir que

quienes tengan una mayor cantidad de acciones podrán dar mayor apoyo a las personas que

estimen convenientes.

El directorio es conformado por cinco personas.


Página 6 de 27

ASAMBLEA

ADMINISTRACIONVENTASFRIGORIFICO

DIRECTORIO

GERENTE

SECRETARIA

CAPACITACION

SECRETARIAFINANZAS

CONTABILIDAD

SECRETARIA

TECNICOEXPORTACION JEFE PLANTA

SECRETARIA


________________________________________________________________________________

4.- Descripción del Área Informática

4.1 Descripción Funcional• Hoy en día no existe un departamento específico del área Informática, ya que han

optado por las asesorías externas, debido al bajo nivel de infraestructura

computacional (hardware), y el costo asociado a la contratación de profesionales

expertos en el área. Actualmente asesorarse resulta económicamente más viable

para la empresa.

• Por otra parte los problemas menores son solucionados por trabajadores usuarios del

sistema con conocimientos básicos pero suficientes para sobrellevar dichas

eventualidades.

4.2 Tecnologías existentes

HARDWARE Y SOFTWARE

• Gerencia

– PC Athlon 1.3 Ghz, HDD 80 GB 7.2 rpm, 128 ddr, SO Windows XP

• Administración

– PC Pentium IV 1.8 Ghz, HDD 40 GB 7.2 rpm, 128 dimm, SO Windows 98

– PC Pentium IV 2.4 Ghz, HDD 80 GB 7.2 rpm, 128 ddr, SO Windows XP

• Frigorífico

– PC AMD 950 Mhz, HDD 20 GB 5.4 rpm, 128 dimm, SO Windows XP


Página 7 de 27


________________________________________________________________________________

Ventas

– PC Pentium II 200 Mhz, HDD 6 GB, 64 dimm, SO Windows 98

• Capacitación

– PC Pentium II 350 Mhz, HDD 10 GB, 64 dimm, SO Windows 98

• Secretaria

– PC AMD 950 Mhz, HDD 20 GB 5.4 rpm, 128 dimm, SO Windows 98

• Impresoras

– Cannon 4300 color

– Epson Stylus C45 (2 uds)

– Panasonic Kx-p115

– Xerox Document Centre 420

• Redes

– Red Lan, con Disposición par a par

– Switch D-Link 16 entradas

– Topología Estrella - Bus

– Cable UTP

• Comunicaciones

– Conexión a Internet

– Correo Electrónico

– Proveedor Entel Chile conexión conmutada


Página 8 de 27


________________________________________________________________________________

4.3 Descripción de Los Sistemas existentes

a) Sistema de Control y Pago de Frutas

Este sistema tiene como función, controlar la recepción de fruta en sus diversas

variedades, tipos, estados y precios por agricultor, a fin de entregar un informe

detallado para gestionar el pago asociado a la cantidad de fruta recibida.

Las características de este sistema son.

• Lenguaje de Programación

– CLIPPER 5.2

• Motor de Base de Datos

– DBase

• Orientado a Control y Pago

Cabe señalar que este sistema utiliza bases de datos redundantes ya que son replicas

con productos y precios distintos, duplicando el resto de la información. Es

importante mencionar que diariamente de ingresa un promedio de 300 guías diarias

lo que origina un explosivo crecimiento de la base de datos, lo que aporta a la

lentitud del programa en la recuperación de datos aumentando los tiempos de

procesos.

b) Sistema de Contabilidad

Paquete Estándar de contabilidad adquirido a la empresa desarrolladora de software

SOFTLAND


Página 9 de 27


________________________________________________________________________________

5.- Detección de Necesidades

5.1 AREA PROBLEMA Y SUS INTERACIONES CON OTRAS AREAS

Como se muestra en la grafica el área a la que se dedicará el análisis corresponde a Finanzas y Contabilidad, donde Frigorífico será el área de interacción.


Página 10 de 27

ASAMBLEA

ADMINISTRACIONVENTASFRIGORIFICO

DIRECTORIO

GERENTESECRETARIA

CAPACITACION

SECRETARIA

FINANZAS Y CONTABILIDAD

SECRETARIA

TECNICOEXPORTACION JEFE PLANTA

SECRETARIA


________________________________________________________________________________

5.2.- Problemas o Nuevos Requerimientos

Tras el análisis preliminar aparecen diversos problemas orientados principalmente al

control, dentro de los cuales se mencionan:

• Control de Bandejas

• Control de Frutas

• Emisión de Comprobante de Pago

– Informes Generales y Específicos

– Informes por Periodos

– Balance

5.3 Problema

De acuerdo a los requerimientos señalados por la empresa, ordenados jerárquicamente se

resuelve dedicarse al Control de Bandejas, ya que se manejan perdidas considerables en el

actual inventario.


Página 11 de 27

1

1 Perdidas: se asocia al concepto de castigo de un producto específico. Contabilidad. Mermas y Castigos.


________________________________________________________________________________

ETAPA 2


Página 12 de 27

SOLUCIONANDO EL PROBLEMA


________________________________________________________________________________

6. Asignación del Nombre del Nuevo Proyecto.

CONTROL DE BANDEJAS – ENLACE FRIGORIFICO FINANZAS

7. Descripción de los Requerimientos Funcionales y no funcionales del proyecto

Como se mencionó en la etapa anterior, el problema a dedicarse será el control de bandejas,

y para brindar una solución optima, se deben identificar claramente los requerimientos

funcionales no funcionales de este.

Para esto debemos responder algunas interrogantes respecto el funcionamiento del sistema

actual, las que serán resueltas en el punto 12.- Metodología de Desarrollo.

Interrogantes

¿Cuál es el procedimiento actual?

¿Con que frecuencia se realiza?

¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?

¿Qué tan serio es el problema?

¿Cuál es la causa que lo origina?

Requerimientos funcionales

*Mantenedor de clientes.

Ingreso: Corresponde a una ficha con los datos personales de los clientes.

Modificación Corresponde a la modificación de los datos personales de los clientes.

Eliminación: Corresponde a la eliminación de los clientes.

Mantenedor de bandejas.


Página 13 de 27


________________________________________________________________________________Entrega de Bandejas: Cantidad de bandejas entregadas por cliente.

Devoluciones: Devolución de una cantidad parcial o total de bandejas de parte del

cliente.

Saldos: Saldo de Bandejas de Clientes. Visualizado en la devolución y en la

entrega de bandejas.

*Inventario:

Ingreso de bandejas: Se refiere al aumento del inventario inicial de bandejas.

Egresos de Bandejas: Se refiere a la resta de bandejas por concepto mermas.

*Reportes: (Por Impresora, opcional por Pantalla).

Listado de Clientes.

Saldo de bandejas.

Saldo total.

Saldo por cliente.

*Respaldo

Copia de Seguridad.

* Uso restringido. Clave de acceso uso exclusivo del departamento de finanzas.

Requerimientos no funcionales

Confidencialidad

o Los componentes del sistema sólo deben ser accedidos por usuarios

autorizados

o Se refiere a la protección de los datos de divulgaciones no autorizadas a

terceras partes, incluyendo datos de clientes como de la propia organización

Integridad

o Los componentes del sistema sólo pueden ser creados y modificados por los

usuarios autorizados

o Aseguramiento de que los datos no serán alterados o destruidos.


Página 14 de 27


________________________________________________________________________________o Los datos siempre reflejarán la realidad

Disponibilidad

o Los usuarios del sistema deben tener disponibles todos los componentes

cuando lo deseen.

o Continuidad en el servicio

Interfaz.

o Plataforma en la que se desenvuelve el sistema debe ser amigable.

o Rapidez en los procesos.

Escalabilidad.

o Que permita incorporar nuevas aplicaciones en el futuro.

o Compatibilidad de Software y Hardware.


Página 15 de 27


________________________________________________________________________________

8.- Determinación del equipo de Trabajo

Por las dimensiones del proyecto no será necesario conformar un equipo de trabajo con

gran volumen de profesionales. Sin embargo todos los miembros que conforman el equipo

deben tener un alto nivel de experticia en su área

Líder Proyecto.

Ingeniero Informático con experiencia en la administración, desarrollo y

factibilidad de proyectos, manejo de herramientas de análisis de sistemas, flujos de

datos y administración de personal.

Analista de Sistemas.

Profesional con conocimiento y experiencia principalmente en el análisis de

proyectos orientados al control de inventario y manejo de base de datos, además la

habilidad de análisis en la determinación de la factibilidad de proyectos.

Programador de Sistemas.

Profesional con amplio manejo en lenguajes de programación y habilidades

técnicas esenciales para el desarrollo de sistemas.

Usuario del Sistema.

Jefe de cada sección involucrada. Cuya función será revisión formal y aprobación

de las especificaciones del sistema.


Página 16 de 27


________________________________________________________________________________

9.- Determinación del impacto del nuevo proyecto en la

Organización, Área y Empleados.

La planificación anticipada del cambio de sistema ha facilitado la introducción de las

nuevas tecnologías a la empresa, las que han sido parcializadas y sistemáticas permitiendo

así una fácil adaptación y reorientación de los usuarios finales hacia el nuevo sistema,

disminuyendo así el impacto del cambio en la organización.

Estos cambios segmentados nos acercan a la teoría de cambio de Lewin, ya que al aclarar la

necesidad de un cambio conductual, estructural y tecnológico se avanza a la etapa de

cambio, donde se enseña, capacita y se controla lo planificado, para así recuperar la

estabilidad organizacional.

Las personas encargadas de supervisar el cambio planificado en la organización llamados

agentes de cambio serán los jefes de departamentos que forman parte del equipo de

desarrollo del proyecto.

De lo anterior se desprende que visto desde un punto de vista general, en la organización el

impacto asociado a la implementación del nuevo sistema será prácticamente nulo ya que en

una primera etapa, este cambio afectará a dos áreas frigorífico y finanzas. Es por esto que

se privilegia amortizar el impacto en los usuarios finales del área frigorífico quienes

podrían resistirse al cambio frente al uso de nuevas tecnologías, no así finanzas quienes ya

interactúan computacionalmente con el uso de aplicaciones estándares de la ofimática.

Cabe señalar que se presupuesta un impacto positivo, a raíz de la promoción entre quienes

se verán beneficiados por el nuevo sistema, disminuyendo cualquier acto de resistencia o

sabotaje y favoreciendo la integración de los usuarios dejando un puerta abierta a nuevos y

futuros cambios.


Página 17 de 27


________________________________________________________________________________

10.- Determinación del Riesgo y Estrategias para abordar el

Desarrollo.

Determinación del Riesgo.

De acuerdo a las herramientas de administración, Externas, Internas y Formales de Control

y Planeación, la determinación del grado de riesgo al implementar el nuevo sistema apunta

a lo siguiente:

o La arquitectura existente no presenta grandes cambios.

o La comunicación entre usuarios es fluida.

o La experticia del equipo de trabajo es adecuada al nivel de exigencia.

o El compromiso de la administración superior es alto.

o El tamaño del proyecto es pequeño y bajo en nivel tecnológico.

o Los usuarios finales apoyan el cambio.

Lo anterior implica que de acuerdo a las características del proyecto, el nivel de riesgo

asociado es muy bajo.

Características del proyecto.

Estructura Nivel

Tecnológico

Tamaño Riesgo Herramienta para administrar

Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Integración externa – Control Formal


Página 18 de 27


________________________________________________________________________________

Estrategias para abordar el desarrollo.

Estructuralmente las estrategias para abordar el desarrollo dentro de una organización, se

pueden agrupar y segmentar en grupos definidos. Sin embargo una mezcla discreta de

estrategias, es también una estrategia aceptable.

Estrategias.

o Capacitación a los usuarios, por personal idóneo.

o Interfaz usuario sistema, diseño basado en sugerencias de usuarios. (Prototipado)

o Participación de usuarios para mejoras del sistema.

o Mejoramiento del lugar físico de trabajo para mejorar operabilidad del sistema.

Estrategias como persuasión, reestructuración, incentivos u otras no fueron necesarias,

debido a la alta aceptación del nuevo sistema.


Página 19 de 27


________________________________________________________________________________

11.- Carta Gannt.


Página 20 de 27


________________________________________________________________________________

12.- Metodología de Desarrollo.I

Al considerar los métodos para abordar del desarrollo e implementación de un nuevo

sistema se opta como base por una metodología de prototipos apoyada con algunas etapas

del ciclo clásico, esto a razón de que otras metodologías requieren de mucho tiempo de

investigación y análisis antes de llegar al desarrollo, en cambio con la utilización de

prototipos podemos ver resultados a corto plazo. Sin embargo, para no descuidar el

trasfondo del problema a solucionar ni dejarnos deslumbrar por resultados parciales hemos

considerado esta fusión de metodologías cuya finalidad no es otra mas que entregar una

visión clara y completa de la situación actual, el problema y obtener la información

suficiente la desarrollar una alternativa de solución satisfactoria.

Etapas a desarrollar.

Este proyecto se genera a partir de una pregunta de una conversación informal… ¿Cómo

controlar la totalidad de bandejas que estamos entregando a los socios?, Producto de esta

interrogante y conversaciones posteriores, se inicia una primera solicitud y propuesta de

investigación.

Etapa 1

En esta primera etapa, (Investigación preliminar), se pretende acumular la mayor cantidad

de información que nos permita entre otras cosas, aclarar la primera solicitud, plantear

alternativas a seguir, y conocer la opinión de la empresa solicitante, para continuar o no con

un análisis del nivel de factibilidad del proyecto.

Si bien la determinación del problema esta definido en la etapa anteriormente expuesta.

Desde el punto de vista de las factibilidades, la organización cuenta con los

requerimientos económicos, técnicos y operacionales para la implementación del proyecto.


Página 21 de 27


________________________________________________________________________________

Cabe recordar que las tecnologías existentes especificadas en la etapa 1 cubren más que los

requisitos mínimos para iniciar el proyecto, además el proyecto es respaldado por la

gerencia y los departamentos involucrados.

Resumiendo; técnicamente la empresa cuenta con equipos, personal, y software suficientes,

pero será imprescindible la implementación de nuevas tecnologías para la funcionalidad

optima del proyecto, las que serán especificadas en el punto 14.- Especificación de

Tecnología. Económicamente la inversión en este nuevo sistema de control de bandejas

estaba planificada y considerada dentro de los presupuestos, y operacionalmente

el personal involucrado esta de dispuesto a colaborar y capacitarse para disminuir los

riesgos inherentes a la aceptación un nuevo sistema.

Diseño del modelo.

El diseño de prototipos propuesto, cuenta con una interfaz de contraseña, la cual dará el

nivel de acceso según el usuario, diferenciando las opciones habilitadas en el sistema.

Posteriormente se accede al menú principal.

Las tablas en la base de datos utilizarán como puntero índice un código de 4 dígitos, el que

se asignará en forma automática y correlativa a cada socio-cliente al momento de ser

ingresado al sistema, a fin de agilizar el acceso a los datos.

El resto de las etapas por el alcance del proyecto aun no podrán ser desarrolladas.


Página 22 de 27


________________________________________________________________________________Desarrollo del Modelo.


Página 23 de 27


________________________________________________________________________________

13.- Herramientas de Análisis y Diseño.


Página 24 de 27

Frigorífico FinanzasSistema Proceso

Control de Bandejas

1

Bandejas Pendientes

Reportes de StockBandejas entregadaso recepcionadas

Stock Inicial

Nivel 0Nivel 0

Cliente Finanzas

Proceso Ingreso de

datos Cliente

1.1

1

Información Nuevo Cliente

Nivel 1Nivel 1

Almacén Clientes


________________________________________________________________________________


Página 25 de 27

Frigorífico Finanzas

Proceso Recepción o Entrega de Bandejas Cliente

1.1

1

Información Nuevo Cliente

Nivel 1Nivel 1

Almacén Bandejas


________________________________________________________________________________

14.- Especificación de Tecnología.

Para la implementación del nuevo sistema será necesario incorporar las siguientes

tecnologías de hardware y software

14.1 Hardware

Se incorporarán tres nuevos elementos de hardware, que son:

Un PC Pentuim 4, de 3.2 Ghz, 80Gb HDD, 512 Ram, el cual contendrá el nuevo sistema, el

motor de base de datos y la base de datos, será administrado con Windows 2000 server.

-Dos UPS 625 VA C/REGULADOR TRV. Una de las características principales de este

modelo es que entrega un tiempo de autonomía de 20 minutos para un PC. El control es por

medio de un Microprocesador el que asegura la continuidad en momentos críticos. Además

cuenta con un estabilizador de tensión que corrige cualquier problema eléctrico.

14.2 Especificación de Redes y Comunicaciones.

Se mantiene la configuración de red par a par actual y Conexión a Internet Banda Ancha,

mediante proveedor externo.

14.3 Software

Adquisición de las siguientes patentes.

Sistema Operativo Windows 2000 Server.

Motor de Bases de Datos SQL Server.

Microsoft Visual Basic 6.0


Página 26 de 27


________________________________________________________________________________

15.- Especificación de Control Incluidas.

1. Proyecto Control de Bandejas.

a. Se conforma el equipo de trabajo solicitando la incorporación de los jefes de

finanzas y frigorífico respectivamente, quienes aceptan la propuesta.

2. Aprobación Final de La Solicitud.

a. Tras la investigación preliminar y análisis de factibilidades se expone el

proyecto a la gerencia, quienes finalmente dan su aprobación.

3. Aprobación de Prototipos.

a. Tras la confección de los primeros bosquejos de interfaz en conjunto con los

usuarios finales, se dan a conocer en reunión gerencial propuesta de

prototipos finales, los que son aprobados por la gerencia.

4. Ingeniero Informático quien será el encargado de presentar los avances del proyecto

a la Gerencia.


Página 27 de 27

Proyecto SIA II

Documents

Transcript of Proyecto SIA II