Proyectos de Gestión Documental Digitalización · producir, administrar, y distribuir documentos....
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Agenda
Hora Actividad
09:00 a 11:00 Enfoque de gestión documental
11:00 a 11:30 Receso
11:30 a 13:00 Formulación de proyectos de gestión documental
13:00 a 14:00 Almuerzo
14:00 a 15:30 Digitalización en el contexto de la gestión documental
15:30 a 16:30 Elaboración de términos de referencia
16:30 a 17:00 Conclusiones y evaluación
Enfoque de gestión documental
Paradigma de los contenidos
Datos, información, conocimiento…
• Los datos describen hechos empíricos, sucesos
y entidades
• Los datos aisladamente pueden no contener
información humanamente relevante
• La información es un conjunto organizado
de datos procesados
• El conocimiento es la adquisición o captura de
información a través de la educación,
experiencia, la comprensión, la práctica.
• El Contenidos es la forma en que
estructuramos formalmente nuestro
conocimiento. Lo hacemos poniéndolo en papel,
en una película, en una fotografía, en un blog.
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Contenidos empresariales
• El contenido existe y da soporte a todos los procesos de la organización,
desde los procesos que agregan valor al negocio hasta los procesos
administrativos requieren registros que relacionen la información que se
genera, se actualiza o se consulta
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Manuales
Políticas
Planes
Procedimientos
Planos
Hojas de vida
Contratos
Reclamos Fichas Propuestas Facturas
Informes
Estudios
Investigaciones
Reportes
Presupuestos
Proyectos
Contenidos empresariales
• Existen diversos tipos de contenido que soportan los procesos de
las compañías, en diferentes formatos y de diferente valor para la
organización
– Información estratégica
– Información reservada y confidencial
– Información operativa
– Información transaccional
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Tipos de contenido
Contenidos empresariales
• Sólo el 1% está sujeto a las retenciones legales
• Alrededor del 5% está sujeto a las obligaciones reglamentarias
• Alrededor del 25% es de valor para el negocio
• Alrededor del 69% de la información corporativa es basura!
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Contenidos no estructurados
• El 80% del contenido es no-estructurado
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Definición de ECM
• ECM = Enterprise Content
Management
• Conjunto de estrategias, métodos y
herramientas empleadas para
capturar, administrar, almacenar,
preservar y distribuir contenidos y
documentos relacionados con los
procesos organizacionales de las
compañías
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Beneficios del ECM
• Estrategia con “menos papeles” y con el tiempo
“cero papeles”
• Disminución de Costos: Las compañías gastan
aproximadamente el 10% de sus ingresos en
producir, administrar, y distribuir documentos.
• Control, Oportunidad y Continuidad de los
Procesos: Se estima que del 15% al 25% de los
documentos archivados en papel están perdidos o
mal clasificados.
• Incremento en la productividad: Un empleado
administrativo gasta 400 horas anuales (tiempo no-
productivo), buscando, imprimiendo, y enviando
documentos.
• Mejora de la calidad y el servicio ofrecido por los
procesos de negocio
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Ciclo del vida del contenido
• Para implementar una estrategia de gestión de contenido, es necesario
unificar los procesos empleados dentro la organización para el desarrollo,
almacenamiento y publicación de contenido de tal manera que le permita
generar y compartir contenido de manera eficiente.
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1. Capturar
2. Administrar
3. Almacenar
4. Preservar
5. Distribuir
1. Captura y digitalización documental
• Información no-estructurada, digital
• Documentos y formularios en papel
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Documentos
Formularios de
papel
Formularios
electrónicos
Escaneo Tratamiento Recono-
cimiento
OCR, ICR
OMR
Indexación Catego-
rización
Taxonomía
Información digital
no estructurada
Procesamiento
Fuentes de captura
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2. Administrar
• Contenido web: WCM (web content management)
• Colaboración
• Expedientes (Documentos de actividad)
• Documentos (archivos administrativos)
• Contenido Multimedia
– Imágenes
– Audio
– Video
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3. Almacenar
• Repositorios
– Es el núcleo de todo
ECM
– Desde lo más simple,
hasta lo más complicado
– Caros y no tan caros
• Storage
– Papel
– Microfilm
– Cinta
– RAID
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4. Preservación del contenido
• Estrategia de preservación
– Patrimonio físico
– Patrimonio digital
• El contenido patrimonial deber ser
preservado por largo tiempo.
• Selección de soporte
• Migración
• Virtualización
• Respaldo y recuperación
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5. Distribución
• Búsqueda y recuperación
– Indexación
– Taxonomía
– Servicios del repositorio
• Sindicación
– Reutilización, empaquetamiento
• Personalización
• Publicación
– Impresión
– Website
– SMS, RSS
– Redes sociales
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Formulación de proyectos de gestión
documental
Detección de necesidades
• Situación problemática
• Islas dispersas de información.
• Respuestas lentas a las necesidades del
negocio y de los usuarios.
• Baja disponibilidad para compartir
información dentro y fuera de la
organización.
• Dificultad para encontrar el contenido
adecuado, en el momento requerido y en
el formato esperado.
• Incremento en el riesgo de la gestión de
la información.
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Enfoque de proyecto
Formulación Gestión Monitoreo & Evaluación
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Situación actual
Problemática
Situación deseada P r o y e c t o
Formulación
Metodología de marco lógico: árbol de problemas
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Documentos fuera de control
Gestión
ineficiente
Documentos
desorganizados y
dispersos
Soporte de papel
inaccesible
Contenido digital
caótico
Generación de
información sin
estándares
Usuarios con
capacidades
informáticas limitadas
Falta de
transparencia
Gastos
excesivos Efectos
Causas
Problema central
Formulación
Metodología de marco lógico: árbol de soluciones
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Gestión de documentos
Gestión eficiente
Documentos
organizados
Documentos
digitalizados
Estándares de
generación
Plantillas
Formularios
Procedimientos
Desarrollo de
capacidades
Mayor
transparencia
Menos
gastos Fin
Objetivos
Específicos
Componentes
Objetivo general
Propósito
Matriz de marco lógico
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Implementación
0. Análisis de la situación
Investigación Preliminar
Línea base
Búsqueda de modelos y
buenas prácticas
1. Análisis de las actividades de la
organización
Mapa de procesos
2. Evaluación de soluciones
Evaluación de soluciones
tecnológicas
Profundización del modelo tecnológico
3. Estrategias de despliegue
Plan de implementación
Desarrollo capacidades
Gestión del cambio
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Opciones herramientas tecnológicas
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Administración: PMBOK
• Gestión del proyecto: enfoque PMBOK
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Gestión del Proyecto
• Indicadores de rendimiento
– Reunir datos del progreso del proyecto
– Nivel de producción de un escáner
– Estimación de captura de metadatos
– Valores medios producción por persona
• Personal
– Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad
– Asignación de responsabilidades
– Delegación de tareas
• Calendario
– Comienzo, duración, culminación
– Proyectos pilotos, menos de 1 año
– Objetivos de conversión. P. ejm. 200.000 páginas
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Gestión del Proyecto
• Estimación de costos
– Costos operativos
• Materiales
• Equipamiento
• Transporte
• Servicios
• Infraestructura
• Conectividad
– Costos organizativos
• Gestión
• Administración
• Desarrollo organizativo
• Gastos Generales
– Costos de personal
• A tiempo completo
• A tiempo parcial
• Personal contratado
• Consultores
Gestión de proveedores
• Hardware
– Servidores
– Escáneres
– Almacenamiento
• Software
– Captura
– Gestión documental
– Software a la medida
• Conectividad
• Servicios
– Transporte
– Limpieza
• Insumos
– Mobiliario
– Cajas, carpetas
• Gestión archivística
• Asesoría
• Capacitación
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Recomendaciones para la gestión
• Formulación del proyecto clara
• Dimensionamiento detallado
– Volumen de digitalización
– Cuadro de clasificación
– Estructura de metadatos
– Protocolo de captura
– Especificaciones técnicas
• Considerar transición entre un proyecto de
gestión documental y el proceso de gestión
documental
• Cierto tamaño de proyecto requiere control
de calidad y/o fiscalización
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Digitalización en el contexto de la gestión
documental
Digitalización: conversión analógica / digital
Digitalización
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Objeto
analó-
gico
Objeto
digital
Preservación
Acceso
Dimensionamiento y diagnóstico
• ¿Por qué digitalizar?
– Usuarios, acceso
– Preservación
– Eficiencia, costos
• Selección de colecciones
– Necesita convertirse
– Debe convertirse
– Puede convertirse
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Qué son estándares? Y por qué son
necesarios
• Estándar puede ser conceptualizado como la
definición clara de un modelo.
• Son requisitos mínimos aceptables para la operación
de procesos específicos, con el fin asegurar la calidad
en la prestación de servicios.
• Los estándares señalan claramente el
comportamiento esperado y deseado de un proceso.
• Importancia:
– Protege la inversión en digitalización
– No nos obliga a estar ligados a sólo a ciertos
equipos o fabricantes.
– Permite la interoperabilidad de productos y
servicios.
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Modelo de estándares de digitalización
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A
Adecuación y preparación documentos
E Escaneo y Captura
I
Identificación y codificación
O Optimización
U Usabilidad de los archivos digitalizados
Adecuación de la documentación
Limpieza Corrección de plano
Unión de rasgaduras
Preparación de soportes
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A El proceso de adecuación y preparación de la documentación consiste en la
intervención física de los documentos que serán sometido a un proceso de
escaneo, tiene por objetivo el lograr la mayor calidad posible, hacer más eficiente
el proceso de captura y evitar el deterioro de un documento que se encuentre en
mal estado
Escaneo
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E Luego de la preparación de la documentación, el siguiente paso
consiste en la captura o escaneo empleando los equipos adecuados
para el efecto. A continuación se sugiere la aplicación de los
siguientes estándares:
Parámetro Preservación Acceso
Profundidad Texto:8 bits (escala de
grises)
Imágenes: 8 bits (escala de
grises), ó 24 bits (color)
Texto:2 bits (blanco y negro) ó
8 bits (escala de grises)
Imágenes: 8 bits (escala de
grises),
ó 24 bits (color)
Resolución Texto:300 o 600 dpi
Imágenes: 300 o 600 dpi
Texto:200 o 300 dpi
Imágenes: 150 o 200 dpi
Formato Texto: TIFF
Imágenes: TIFF
Texto: PDF
Imágenes: JPEG
Compresión Sin compresión Texto: compresión sin pérdida
Imágenes:compresión con pérdida
Identificación
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I La identificación de un objeto digitalizado consiste en la
incorporación de la información adicional necesaria para asegurar un
adecuado acceso y recuperación.
MAN-23-Velasco-Coleccion-V1.tif
Metadatos
Optimización
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O Los procesos de optimización permiten que el objeto digitalizado,
contenga mejores características que servirán para una mejor
presentación y acceso del mismo.
Edición de imágenes
Reconocimiento Óptico
de Caracteres
Usabilidad
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U La usabilidad es la facilidad que tiene un objeto, en este caso un archivo
digitalizado, para ser usado. Cuando se digitaliza un documento, se busca
por un lado su preservación y por otro el mayor acceso posible. El
objetivo es asegurar un nivel adecuado de usabilidad de los archivos
digitalizados que serán compartidos en un repositorio digital
Parámetros Descripción
Formato Formato PDF. Este formato tiene la ventaja de ser un
formato abierto descrito en la norma ISO-32000-1
Tamaño El tamaño óptimo de un archivo que será publicado en un
sistema web, está determinado por el ancho de banda que
disponible y por la experiencia del usuario.
Compresión Para lograr tamaños adecuados de los archivos
digitalizados, es necesaria la compresión, JBIG 2, Grupo 3
y 4 de CCITT, ZIP, JPEG
Presentación Repositorio digital
Políticas de Acceso Abierto
Interoperabilidad
Elaboración de términos de referencia
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¿Contratar o desarrollar?
• Desarrollar si:
– El proyecto no es muy grande o complejo
– Cuento con el equipo necesario
• Contrato si:
– El proyecto es complejo y requiere conocimientos
especializados
– No cuento con el equipo necesario
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¿Qué contrato?
• Servicios especializados
– Desarrollo de bases, TDR, SLA
– Formulación del proyecto
– Diseño de imagen corporativa o Look&Feel
• Adecuación archivística
– Acondicionamiento físico (limpieza)
– Provisión de mobiliario, suministros de almacenamiento
(carpetas y cajas)
– Clasificación y ordenamiento de documentos
– Sistema informático para ubicación física de documentación
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¿Qué contrato?
• Digitalización de documentos
– Definición de protocolos de captura digital de documentos y
contenidos
– Preparación de la documentación
– Digitalización de series documentales seleccionados
– Identificación e incorporación de metadatos
– Aplicación de OCR (Reconocimiento óptico de caracteres)
– Diseño de centros de digitalización
– Equipos de digitalización
– Metodología para el mantenimiento de las colecciones
digitalizadas
– Capacitación a funcionarios sobre digitalización de documentos
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¿Qué contrato?
• Sistema de gestión documental
– Instalación y configuración de software de infraestructura
– Instalación y configuración del sistema
– Integración con directorios
– Estructura documental y taxonomía
– Carga masiva de documentos
– Integración con otras soluciones: captura, BPM, CRM
– Formación de usuario final
– Formación de administradores del sistema
– Soporte técnico
Antes de contratar
Hay tareas que realizar:
• Formación, coordinación del equipo de trabajo:
– Multidisciplinario,
– Representativo
– Con capacidad de decisión
• Levantamiento de necesidades de la institución:
– Misión, objetivos, proyectos, servicios, actividades, contenidos
• Financiamiento y viabilidad del proyecto:
– Recursos internos (humanos, monetarios)
– Respaldo político
– Resistencia al cambio
Esquemas de contratación
• Ínfima cuantía
• Contratación directa
– Servicios
– Consultoría
• Lista corta
• Subasta inversa
• Licitación internacional
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Indicadores de evaluación
• Experiencia
– Proyectos similares
– Enfoque integral
• Metodología
– Descripción de cómo abordar el proyecto
– Visita in situ
• Equipo de trabajo
– Perfil profesional
– Preparación académica
• Relación costo/calidad
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Presupuesto
• La gestión documental y la digitalización no siempre es un producto estandarizado.
• En la implementación del software considerar: licencias, soporte, personalización
• Costeo por imagen
– USD 0,02 por fotocopiar una imagen (incluido suministros)
– La captura representa el 20% del trabajo respecto a la indexación,
almacenamiento y gestión
– Solución completo, se puede calcular entre USD 0,08 y 0,10 por imagen.
– La indexación depende de:
• Número de expedientes, o archivos digitales
• Número de metadatos
• Considerar otros servicios
– Gestión archivística
– Limpieza
– Provisión de mobiliario y equipos
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Cronograma
• Depende de la urgencia
• Cálculo lineal de eficiencia
• Rendimiento según indicadores de rendimiento
– Ejm. 10.000 imágenes por punto de captura
– Ejm. 30 documentos indexados por personal al día
• El plazo depende de
– Número de puntos de escaneo
– Número de personas indexando
• Limitaciones
– Físicas
– Personal calificado
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Componentes de los TDRs
• Descripción del proyecto
• Indicadores de evaluación
• Inventario detallado
• Metodología
• Especificaciones técnicas: Protocolo
de captura
• Cláusulas de confidencialidad
– Reserva
– Expurgo digital
• Garantías
– Técnicas (software)
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Conclusiones
• La gestión documental y digitalización requiere ser llevado
a cabo de una manera ordenada y técnica.
• Es importante por lo tanto identificar modelos
estandarizados, buenas prácticas, para la gestión
documental y la digitalización.
• Es necesario identificar modelos fáciles de entender y
aplicar.
• Los proyectos de gestión documental y digitalización
deben considerar la adecuación de los objetos digitales
multimedia a los nuevos dispositivos electrónicos de
lectura (móviles, tablets, ultrabooks)
• Los profesionales de información, técnicos de archivo,
ingenieros de sistemas y otros profesionales involucrados
en la gestión documental y la digitalización deben contar
con las competencias y conocimientos necesarios en
el ámbito de gestión de proyectos.
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Mayor información
Hugo Carrión G.
IMAGINAR Centro de Investigación para
la Sociedad de la Información
Quito-Ecuador
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