Proyectos gestion

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UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

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UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUPPrefacio:

La Gestión de Proyectos se puede describir como un proceso de planteamiento,

ejecución y control de un proyecto, desde su comienzo hasta su conclusión, con

el propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con

un coste y nivel de calidad determinados, a través de la movilización de recursos

técnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas áreas del conocimiento,

su objetivo es el de obtener el mejor resultado posible.

La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos

los términos de referencia bien establecidos. Para ello,

debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los objetivos, el

ámbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los

recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias,

riesgos, hipótesis, roles y responsabilidades.

Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la

organización es que los objetivos del proyecto estén en

perfecta conexión con los de aquella y además que se hagan

explícitos.

Comprende cuatro Unidades de Aprendizaje:

Unidad I: Análisis del Marco General de la Gestión de Proyectos.

Unidad II: Gestión de Planificación y Calidad en la Administración

del Proyecto.

Unidad III: Técnicas de Procesos para la Optimización de los Proyectos.

Unidad IV: Administración de Proyectos de Inversión estándar.

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Estructura de los Contenidos

Análisis del marco general de la gestión de proyectos

Gestión de p

lanificación y calidad

en la a

dministración del

proyecto

Técnicas de procesos para la

optimización

de los proyectos

Administraci

ón de proyectos

de inversión estándar

Gestión de

proyectos.

Planificación y control de proyecto.

Ciclo del proyecto.

Marco lógico del proyecto.

Etapa de Planificación del Proyecto.

Lógica de I

ntervención.

Factores de Calidad.

Finalización de Marco Lógico.

Calendario de actividades y de recursos.

Procesos relacionados

con el alcance.


con los recursos.


con las adquisiciones.

Importancia del proyecto de inversión.

Contenido del proyecto de inversión.

Proyecto de

inversión.

Evaluación económica

– financiera.

La competencia que el estudiante debe lograr al final de

la asignatura es:

“Conoce el proceso de planificación y desarrollo estratégico de

las distintas gestiones de un proyecto”.


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Índice del Contenido

I. PREFACIO 02II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 148UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: ANÁLISIS DEL MARCO GENERAL DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS 05-471. Introducción 06

a. Presentación y contextualización 06b. Competencia 06c. Capacidades 06d. Actitudes 06e. Ideas básicas y contenido 06

2. Desarrollo de los temas 07-42a. Tema 01: Gestión de proyectos. 07b. TEMA 02: Planificación y control de proyecto. 15c. Tema 03: Ciclo del proyecto. 26d. Tema 04: Marco lógico del proyecto. 32

3. Lecturas recomendadas 434. Actividades 435. Autoevaluación 446. Resumen 47UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CALIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN

DEL PROYECTO.48-76

1. Introducción 49a. Presentación y contextualización 49b. Competencia 49c. Capacidades 49d. Actitudes 49e. Ideas básicas y contenido 49

2. Desarrollo de los temas 50-71a. TEMA 01: Etapa de Planificación del Proyecto. 50b. TEMA 02: Lógica de Intervención. 56c. TEMA 03: Factores de Calidad. 62d. TEMA 04: Finalización de Marco Lógico. 67

3. Lecturas recomendadas 724. Actividades 725. Autoevaluación 736. Resumen 76UNIDAD DE APRENDIZAJE 3: TECNICAS DE PROCESOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOSPROYECTOS

77-111

1. Introducción 78a. Presentación y contextualización 78b. Competencia 78c. Capacidades 78d. Actitudes 78e. Ideas básicas y contenido 78

2. Desarrollo de los temas 79-106a. TEMA 01: Calendario de actividades y de recursos 79b. TEMA 02: Procesos relacionados con el alcance 88c. TEMA 03: Procesos relacionados con los recursos 95d. TEMA 04: Procesos relacionados con las adquisiciones 101

3. Lecturas recomendadas 1074. Actividades 1075. Autoevaluación 1086. Resumen 111UNIDAD DE APRENDIZAJE 4: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN ESTÁNDAR. 112-1451. Introducción 113

a. Presentación y contextualización 113b. Competencia 113c. Capacidades 113d. Actitudes 113e. Ideas básicas y contenido 113

2. Desarrollo de los temas 114-140a. TEMA 01: Importancia del proyecto de inversión. 114b. TEMA 02: Contenido del proyecto de inversión. 120c. TEMA 03: Proyecto de inversión. 130d. TEMA 04: Evaluación económica – financiera. 137

3. Lecturas recomendadas 1414. Actividades 1415. Autoevaluación 1426. Resumen 145III. GLOSARIO 146IV. FUENTES DE INFORMACIÓN 147V. SOLUCIONARIO 148


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Introducción

a)Pr esen t a ci ón y con t e xt ua l i za ci ón

Los temas que se presentan en la siguiente unidad, tienen por finalidad introducir

y familiarizar al alumno con la conceptualización y la importancia de gestión

de proyectos.

b)C o m p e t en c i a

Determina el marco general de la gestión de proyectos como parte del

inicio del desarrollo de la planificación estructurada por la organización.

c) C a p a cid a d es

1. Conoce las distintas técnicas y estrategias de gestión.

2. Elabora adecuadamente la planificación objetiva del proyecto.

3. Explica el ciclo estimado de acuerdo al tipo de proyecto en meta.

4. Describe las condiciones establecidas en el marco lógico del proyecto.

d)A c t it udes

Se interesa por la buena gestión de los distintos proyectos.

Muestra habilidad para la planificación objetiva del proyecto.

e)Pr esen t a ci ón d e Id e as b ás i c a s y c on t en id o esenc i ales d e la U n id a d :

La Unidad de Aprendizaje 01: Análisis del marco general de la Gestión

de Proyectos, comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 01: Gestión de proyectos

TEMA 02: Planificación y control de proyecto

TEMA 03: Ciclo del proyecto.

TEMA 04: Marco lógico del proyecto.


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Gestiónde

Proyectos

TEMA 1

Competencia:

Conocer las distintas técnicas y estrategias de gestión.

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Desarrollo de los Temas

Tema 01: Gestión de Proyectos

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas

de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio

único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo,

coste y recursos.

Algunas características de los proyectos son:

Pueden ser de larga duración y estar sujetos a

influencias externas e internas.

Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos.

Conllevan cierto grado de riesgo e incertidumbre.

Crean productos entregables únicos, entendiendo por

productos entregables los productos, servicios o resultados generados.

Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto,

y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto

desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los

productos entregables.

Tienen una duración limitada, con un comienzo y un final definido. El final

se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se

cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque

la necesidad deja de existir.

El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido,

así como su desarrollo gradual permite hablar de un ciclo de

vida del proyecto. Por ciclo de vida se entiende el

conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto

con su fin. La transición de una fase a otra dentro del ciclo

de vida de un

proyecto generalmente está definida por alguna forma de transferencia

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técnica.


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La relación entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto a

obtener se muestra en la siguiente figura:

GESTIÓN DE PROYECTOS

Una vez definido lo que es un proyecto, se puede abordar qué es la gestión de

proyectos. La definición más formal sería la aplicación de un conjunto de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

La gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más,

cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos,

unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran

en los aspectos de Liderazgo y gestión de personas.

GESTIÓN EFICAZ DE PROYECTOS

La experiencia en los últimos años revela que para que los proyectos de

inversión lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestión integral

del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que

el proyecto es sólo una necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo.

Ante esta evidencia, parece ineludible que surja la pregunta de por qué no todo

el mundo usa una buena práctica de gestión de proyectos, sus técnicas y

sus procesos. Habitualmente, se debe a factores como: la necesidad de

inversión inicial, falta de compromiso y conocimiento por parte de la

organización, o la desconfianza y ala inversión al control por parte del equipo de


11

trabajo.


12

Algunos de estos temores son naturales y lógicos, mientras que otros son

emocionales e irracionales.

Es obvio que las características del proyecto no van a cambiar por el hecho

de usar un proceso formal de gestión de proyectos. Implantar una eficiente

gestión de proyectos no quiere decir que no se tendrán problemas, ni

significa que los riesgos simplemente desaparezcan, o que no haya

sorpresas. Lo que sí que cambia es la forma en que los eventos son

gestionados cuando el proyecto está en curso. El valor de una buena práctica de

gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las

posibles contingencias.

En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del

proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo

contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado

final.

Algunos de los beneficios más destacables que aporta una eficaz gestión de

proyectos son:

Ahorros de tiempo y coste.

Más rapidez en la resolución de problemas.

Optimización en la resolución de riesgos.

Mayor efectividad en la comunicación y

gestión de expectativas.

Mayor calidad de productos y servicios.

Optimización de la gestión financiera.

Mejora del proceso de toma de decisiones.

Mejora del ambiente laboral.

PARTICIPANTES EN UN PROYECTO

Entre los grupos de interés más característicos de un proyecto se encuentran

los siguientes:

Director del proyecto: la persona responsable de dirigir el proyecto.


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Cliente/Usuario: la persona u organización que utilizará el producto

del proyecto.


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Equipo del proyecto: el grupo que realiza el trabajo del proyecto.

Equipo de dirección del proyecto: Los miembros del equipo que participan

en las actividades de dirección del proyecto.

Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos

financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.

Influyentes: personas o grupos que no están directamente relacionados

con el proyecto, pero que pueden ejercer una influencia positiva o negativa

sobre el curso del mismo.

Funciones del responsable de la gestión del proyecto

El término proyecto se utiliza para denominar un conjunto de actividades

coordinadas con el objeto de producir un bien o servicio.

La gestión del proyecto tiene por objetivo disponer los componentes para

definir, evaluar, controlar, y entregar los resultados deseados. Para ello

el responsable del proyecto realiza las siguientes funciones:

Interpretar los planes estratégicos de la empresa y la

posición relativa del proyecto en dichos planes. Como

resultado de dicha interpretación se obtienen:

o Objetivos concretos del proyecto a partir de los que se construirá la lista

de subobjetivos o componentes del proyecto.

o Compromisos de realización del proyecto basados en el conocimiento

de los recursos disponibles.


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Preparar el plan de diseño, desarrollo, control y entrega del proyecto.

Es frecuente utilizar técnicas derivadas del análisis del ciclo de vida del

proyecto. En este caso, las funciones del responsable del proyecto se

derivan de las necesidades identificadas en cada fase del ciclo de vida:

o Fase de concepción: examinar las necesidades actuales y las

deficiencias en los sistemas existentes, examinar el entorno y la

empresa para determinar la factibilidad técnica, económica y legal del

proyecto, enunciar las formas alternativas de satisfacer las necesidades

identificar los conocimientos precisos para la investigación y desarrollo, y

definir la organización provisional para el proyecto.

o Fase de definición: confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos

precisos y tiempo necesario para completar el proyecto.

Los costes del sistema se muestran en el gráfico. Se han descompuesto

los costes en costes de implementación (no recurrentes) y costes de

operación (o costes recurrentes). El gráfico 4 muestra también el efecto del

aprendizaje (es decir, el efecto de la mejora en los procesos) en los costes de

operación.

El plan del proyecto

Un plan de proyecto es básicamente un mapa de ruta que nos

informa cómo trasladamos desde A hasta B. Por lo general,

consideramos que el plan es el punto de partida de un proyecto: un

comienzo, una guía para los desarrollos futuros.


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No obstante, es importante reconocer que un plan es consecuencia de un gran

esfuerzo. El plan surge gradualmente, a medida que se definen las necesidades,

se especifican los requerimientos, se hacen predicciones acerca del futuro y se

estiman los recursos disponibles. Sólo después de que éstas y otras cuestiones

han sido meditadas, comprendidas, clarificadas, desmenuzadas, reelaboradas y

nuevamente clarificadas, podremos trazar finalmente un plan que nos sirva como

mapa de carreteras. Por lo general, los planes son tridimensionales.

Se concentran en el tiempo, el dinero y los recursos humanos y materiales. A lo

largo del tiempo se han elaborado instrumentos de planificación para las tres

dimensiones. La dimensión temporal se maneja por medio de agendas. Existe una

amplia gama de instrumentos (algunos sofisticados, otros simples) para la

elaboración de agendas y horarios. Estos instrumentos nos permiten determinar

cuándo deben comenzar las diferentes tareas, cuándo se alcanzarán ciertas

metas, etcétera. En este sentido analizaremos dos de las herramientas de

programación más conocidas: los diagramas de Gantt y las redes de programación.

La dimensión del dinero se maneja por medio de presupuestos que nos

muestran cómo se distribuirán los fondos de nuestro proyecto. La necesidad de

elaborar presupuestos es una realidad universal en las organizaciones (sean

privadas, públicas, académicas o sin fines de lucro) se esfuerza especialmente por

confeccionar buenos presupuestos. Si bien hay principios universales que sustentan

la buena práctica de la elaboración de presupuestos, la manera específica de

formularIos varía considerablemente de una organización a otra.

La confección de un presupuesto es algo muy personal, que refleja la filosofía,

las actitudes y las estructuras de la organización.

La dimensión de los recursos humanos y materiales se ocupa de la mejor manera

de asignar nuestros limitados recursos en un proyecto. Existen muchas

herramientas para realizar la asignación de recursos. Entre ellos destacan los

gráficos de Gantt de recurso, las hojas de cálculo de recursos, las matrices de

recurso y los gráficos de cantidad de recursos.


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10 Pasos que se siguen para elaborar un plan

Obtener el compromiso de la administración o gerencia

Establecer un comité de planificación ante el desastre

Elaborar un estudio de capacidad de recuperación ante el desastre

Elaborar un estudio o análisis de riesgo

Establecer prioridades del sistema

Analizar y definir requerimientos para la recuperación

Diseñar el programa para la recuperación

Realizar entrenamiento para la reducción del servicio

Probar el Plan

Dar mantenimiento al plan.


15

Planificacióny

Controlde

Proyecto

TEMA 2

Competencia:

Elaboraradecuadamente laplanificación objetiva del

proyecto.


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Tema 02: Planificación y Control de Proyecto

Cuando una persona acomete la planificación o el diseño de la

metodología de control de un proyecto, tarde o temprano debe

formularse la siguiente pregunta: "¿Cuánto debemos planificar y

controlar?" No hay una respuesta óptima para esta pregunta. A

primera vista, parecería que simplemente tendríamos que

planificar

mucho, a fin de minimizar la incertidumbre del proyecto y controlarlo totalmente.

Tendemos entonces a expresar nuestra idea en frases como las siguientes:

"Toda planificación es poca" y "Un proyecto con controles débiles es un proyecto

fuera de control”. Lamentablemente, la planificación y el control tienen un coste. La

siguiente fórmula expresa bien la relación entre los costes del proyecto y los

costes de la planificación:

Costes del proyecto = Coste de producción + Costes administrativos

Lo que esta fórmula expresa es que los incrementos en los costes de la planificación

y el control (es decir, los costes administrativos) elevan los costes totales del

proyecto. La fórmula ilustra también el hecho de que los incrementos en los costes

de planificación y control significan que estamos gastando proporciones cada vez

menores de nuestro presupuesto en actividades directamente productivas.

¿Qué proporción del presupuesto del proyecto debe dedicarse a los costes de

planificación y control? ¿El 10 por ciento? ¿El 20 por

ciento? ¿El 50 por ciento? ¿Más? La respuesta que

demos a esta pregunta estará vinculada con una serie

de factores importantes:

o Complejidad del proyecto.


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o Tamaño del proyecto.

o Nivel de incertidumbre.

o Requerimientos organizacionales.


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Instrumentos de planificación y control: El plan

Gran parte del trabajo de planificación consiste en determinar la relación de las

diferentes tareas entre sí y luego programar esas tareas a fm de que el proyecto

pueda ser realizado de manera eficiente y lógica. A lo largo de los años se fueron

elaborando muchos instrumentos de trabajo que han convertido a esta tarea casi en

una rutina. Existen tres instrumentos de trabajo que satisfacen prácticamente todas

las necesidades para programar cualquier proyecto, desde el más simple hasta el

más complejo, el diagrama de Gantt y la red de planificación.

El ciclo de vida del proyecto

Los proyectos tienen comienzo, medio y fin. Este dato puede parecer evidente, pero si

se trabaja en gestión de proyectos, el momento del ciclo

vital en que se encuentra será de la mayor importancia,

ya que influirá sobre lo que deberá hacer y sobre las

opciones que se le presentarán. Hay diversas maneras

de considerar el ciclo vital del proyecto. Una de las

más

comunes estimas que se divide en cuatro grandes fases: concepción del

proyecto, planificación, implementación y finalización.

En las ciencias de la información es muy usado el enfoque que establece seis

fases: reconocimiento de las necesidades, definición de los requerimientos, diseño

del sistema, implementación, verificación y mantenimiento.


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En la Figura 1 el proyecto se acelera rápidamente y se desacelera con lentitud.

Esto podría ilustrar un típico proyecto de investigación de mercado, donde hay una

gran cantidad de actividad inicial, como recolección de datos de los consumidores por

medio de cuestionarios y entrevistas. Una vez reunidos los datos, el consumo de

recurso baja gradualmente, a medida que se analizan los datos y se redactan las

conclusiones.

En la Figura 2, por el contrario, se observa un incremento gradual de la actividad,

hasta que el proyecto llega a su cima, y luego un rápido final. Esto suele ocurrir

con los proyectos de investigación científica, en los que una parte importante del

tiempo total suele estar dedicada a formular hipótesis de trabajo, diseñar un

experimento, poner a punto equipamiento, etcétera.

La actividad del proyecto alcanza un pico cuando el experimento ha sido

efectivamente realizado y se han observado los datos

resultantes.

Independientemente de cómo se considere

el ciclo vital, el punto más importante para

tener en cuenta es que a lo largo de su

vida todo proyecto es dinámico, es un

organismo en continuo desenvolvimiento.


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Desde otra perspectiva, dirigida fundamentalmente a registrar las principales

características del ciclo vital, a éste se le divide en seis funciones, que se

cumplen durante el curso de un proyecto: selección del proyecto, planificación,

implementación, control, evaluación y terminación. La Figura 3 ilustra este enfoque.

Examinemos brevemente cada una de las seis funciones.

Selección del proyecto

Los proyectos surgen de necesidades. El proceso de gestión

de proyecto empieza cuando alguien tiene una necesidad

que debe ser satisfecha. Las necesidades pueden ser

diversas: reducir el número de formularios que los pacientes

deben completar para ser internados en un hospital,

desarrollar

Lamentablemente, vivimos en un mundo donde escasean los recursos y no

podemos desarrollar proyectos para satisfacer todas nuestras necesidades. Es

preciso elegir. Y elegimos valiéndonos de la selección de proyectos.

Seleccionamos algunos proyectos y rechazamos otros.


21

Se toman decisiones sobre la base de la cantidad de recursos de que disponemos,

de las diferentes necesidades que hay que satisfacer, del coste que supone

satisfacerlas y de la importancia relativa que tiene satisfacer algunas necesidades e

ignorar otras. La selección del proyecto es sumamente importante, por que

nos lleva a comprometemos para el futuro. Las decisiones que tomamos en

este terreno empiezan por paralizar ciertos recursos, a veces por pocos días, a

veces por años.

Y esas decisiones tienen lo que los economistas

llaman costes de oportunidad; al seleccionar el

proyecto A y no el B, estamos renunciando a los

beneficios que el proyecto B nos podría haber

brindado. El proceso de selección del proyecto podría

ser desencadenado por

diversos factores. El estímulo para cometer ese proyecto podría surgir, por

ejemplo, del medio exterior, en forma de un pedido de propuesta (PDP) [request for

proposal (RFP)] o de una invitación para licitar (IPL) [invitation for bid IFB)]. En ese

caso, los clientes potenciales solicitan ofertas para construir algo o para ofrecer cierto

servicio.

En otras ocasiones el estímulo es interno: surge de la organización misma a través

de sus directivos o de un equipo de trabajo encargado de reencauzar ciertos

procesos de la empresa. En tal caso tendremos que decidir si tenemos los recursos,

la voluntad y la capacidad para acometer determinado proyecto.

Planificación

El plan es un mapa de ruta que nos indica cómo ir de un punto a otro. La

planificación se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es común

tener un preplán informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto

demandaría, si resolviéramos emprenderlo. Estos preplanes pueden asumir


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formas diversas. Por ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un preplán, ya que

traza un mapa de ruta para el proyecto. De la misma manera, los estudios de

viabilidad, el estudio de casos y los análisis competitivos son, de alguna forma,

preplanes.

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