LA DIPUTACIÓN DE BARCELONA OPTIMIZA EL CONTROL DE GESTIÓN DE SU PRESUPUESTO CON QLIKVIEW “Con QlikView podemos hacer un seguimiento del presupuesto asignado a cada servicio y ofrecerles esta información particularizada en todo momento. De esta forma se tiene un control de como se está gastando el presupuesto de la Diputación de Barcelona”. – Marta Serra Permanyer, Oficina de Manteniment de Sistemes d'Informació Subdirecció de Desenvolupament de Sistemes d'Informació

Monitorizando el servicio público

LA ORGANIZACIÓN Creada en 1836, la Diputación de Barcelona es una institución pública de Cataluña que ofrece apoyo técnico, económico y tecnológico a los ayuntamientos de los 311 municipios de la provincia de Barcelona. Además, coordina algunos servicios municipales, organiza servicios de carácter supramunicipal y también presta algunos servicios directos a los ciudadanos, como por ejemplo la red de bibliotecas.

SITUACIÓN PREVIA La Diputación de Barcelona gestiona los servicios de la administración ofreciendo asistencia a los municipios, entes locales y ciudadanos. Dichos servicios necesitan analizar sus datos para poder llevar a cabo sus tareas de forma efectiva. Por ejemplo, existe un servicio de soporte financiero y económico local, que realiza tareas de consultoría y asesoramiento a los municipios así como los servicios de salud pública y consumo, entre otros, que necesitan realizar un análisis de los datos recibidos de los entes locales. Para poder realizar este asesoramiento necesitan una base de análisis sólida sobre dicha información.

Todos estos servicios requieren de un soporte con sus respectivos indicadores para saber cómo se está comportando el entorno local en relación a las variables que necesitan ser monitorizadas en cada momento. “Anteriormente se utilizaban hojas Excel para hacer este

VISIÓN GENERAL Diputación de Barcelona Institución pública que ofrece apoyo técnico, económico y tecnológico a los ayuntamientos de los 311 municipios de Barcelona, así como también presta servicios directos a los ciudadanos Sector Sector público

Áreas de implementación Presupuestos, Servicios

Ámbito territorial Cataluña, España

Retos � Análisis estáticos y no

integrados � Usuarios dependientes de

TI � Falta de flexibilidad ante

cambios

Solución La Diputación desplegó QlikView Enterprise Edition Server para 49 usuarios

Beneficios � Capacidad de respuesta a

necesidades de ayuntamientos y servicios

� Análisis comparados entre diferentes unidades

� Autonomía para el usuario, menor dependencia de TI

Sistema de Fuente de datos Microsoft Excel Partner Qlik COMEX TIC

seguimiento y análisis de información, además de sistemas que complicaban muchísimo la tarea a la hora de generar informes; hay que tener en cuenta que cada servicio es independiente y autosuficiente. El resultado final es que cada unidad creaba sus propios informes sin guardar homogeneidad ni conexión entre ellos”, comenta Marta Serra, de la Diputación de Barcelona.

OBJETIVOS E IMPLANTACIÓN La idea de implantar un sistema de BI se originó en el Servicio de Programación Económica de la Diputación. “Fueron los primeros que se vieron limitados por las herramientas que estaban usando, necesitando un producto que les ofreciese mayor capacidad de análisis para hacer los informes que requería su actividad” explica Serra. El Servicio de Programación Económica de la Diputación tenía muy buenas referencias de QlikView, por lo que decidieron hacer una prueba de concepto inicial. Los objetivos principales de la Diputación eran: ampliar la capacidad de análisis, tener mayor flexibilidad en la información, mejorar la presentación de la misma y ganar en autonomía para sus usuarios. La flexibilidad en la información era un tema importante para la organización, ya que habían acumulado experiencias con otros sistemas de BI que tardaban demasiado en adaptar nuevas modificaciones y no ofrecían la flexibilidad necesaria. Además, el departamento de informática quería que el usuario fuera menos dependiente de ellos para realizar sus análisis. Con todo ello, en marzo de 2008 se puso en marcha el proyecto con el primer modelo de datos para el Boletín Presupuestario Mensual.

DESPLIEGUE Y ORGANIZACIÓN

Actualmente la Diputación de Barcelona cuenta con una instalación de QlikView Enterprise Server con 49 licencias y un equipo que se dedica a gestionar la plataforma debido a la gran demanda que recibe de los distintos servicios de la Diputación. Además realizaron una adaptación corporativa del portal interno, al cual acceden 78 usuarios para consultar los informes (directores, gestores, usuarios avanzados…) Desde el departamento de informática se gestiona la implantación de QlikView en los distintos servicios de la Diputación. Además, en cada servicio existen usuarios avanzados que son los encargados de hacer los informes, elegir sus indicadores, modificarlos, etc. Una vez se confeccionan los informes, estos son difundidos a sus destinatarios por el portal interno o bien son enviados en formato pdf a sus destinatarios, internos, ayuntamientos u otros, por correo electrónico

QLIKVIEW EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Para la Diputación era fundamental poder transmitir la información presupuestaria a los distintos gestores del presupuesto de manera ágil y eficiente. Para ello se usaba el Boletín Presupuestario Mensual de Servicios, pero solo se generaba el informe para 20 servicios. El objetivo inicial del proyecto era elaborar el modelo de datos presupuestario y crear de nuevo el informe del Boletín Presupuestario Mensual dirigido a la alta dirección y accesible vía tablet, además de dirigirse a directores y gerentes de los distintos servicios de la Diputación. “Con QlikView podemos hacer un seguimiento del presupuesto asignado a cada servicio y ofrecerles esta información particularizada en todo momento. De esta forma se tiene un control de cómo se está gastando el presupuesto de la Diputación de Barcelona, si se está excediendo o qué facturas están pendientes”, explica Marta Serra. Todo ello impulsó a los distintos servicios de la Diputación, como el servicio de salud pública y consumo, el servicio de gestión local o el servicio de educación, que solicitaron al departamento de informática una aplicación QlikView propia. BENEFICIOS DE QLIKVIEW EN LOS SERVICIOS DE LA DIPUTACIÓN Tal y como explica Marta Serra “a nivel de municipio la capacidad de análisis es más elevada y por tanto se puede reaccionar antes a las necesidades del ayuntamiento y los servicios.” Otra de las ventajas que ha supuesto QlikView para los entes locales es la capacidad de realizar análisis comparativos entre ayuntamientos similares en lo relativo a población, servicios, costes, etc., descubriendo cómo cada uno de ellos está posicionado en su categoría para mejorar o tomar decisiones respecto a ahorros u optimización del servicio. “Antes de la llegada de QlikView, éramos incapaces de hacer estas comparativas, ya que teníamos que reestructurar todos los datos y esta tarea consumía demasiado tiempo”, explica Serra. “El impacto es muy positivo, ya que se ha ganado mucha flexibilidad y ahora es posible acceder a nuevos informes”. Por otro lado, el impacto para el departamento informático también ha sido muy notable. “El grado de satisfacción del cliente interno es muy alto, ya que la puesta en marcha de cada proyecto es muy corta y los beneficios se ven muy rápidamente” comenta Marta Serra. “Hemos ganado en velocidad a la hora de generar informes; ahora disfrutamos de mayor capacidad de análisis, pudiendo medir indicadores que antes no se podían. Además, se ha aumentado la autonomía del usuario.”

“Si no tuviéramos QlikView, los servicios lo notarían muchísimo. En algunas cuestiones lo que ahora se hace no se podría llevar a cabo, o se tardaría tanto

en validar los datos que se trabajaría a contrarreloj para sacar la misma información.”

– Marta Serra Permanyer, Oficina de Manteniment de Sistemes d'InformacióSubdirecció de Desenvolupament de Sistemes d'Informació

RETORNO DE LA INVERSIÓN

78 usuarios accediendo a las aplicaciones QlikView

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