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1 ¿QUÉ ES GSI? GSI es una aplicación innovadora, diseñada desde una nueva perspectiva y que aporta un nivel extra en la Gestión de su Oficina de Farmacia. GSI es un complemento a su PGOF, no competimos con el PGOF, aportamos una nueva herramienta que pasará a formar parte de su día a día gracias a sus 4 pilares: Control y Optimización del Almacén (COA) Interrogar a su almacén de forma NATURAL Gestión de Surtido (GS) La Gestión de Categorías definitiva Gestión de Incentivos (GI) Motivación Rentabilidad Centro de Conocimiento (CC) El poder y el Valor del Conocimiento: Estratégico y Diferenciador GSI se diseñó con dos grandes objetivos, definir y gestionar el Surtido de mi Oficina de Farmacia (OF) e implantar de forma rápida y ágil la política de Incentivos a mis Colaborador@s. Las dos gestiones se complementan pero son totalmente independientes la una de la otra, puedo implantar la política de incentivos al 100% sin tener definido el surtido o viceversa. El objetivo de GSI es conseguir que mi Oficina de Farmacia dé un salto cualitativo, gracias a la gestión del surtido y cuantitativo, a través de las Campañas de Incentivos. Esto afectará directamente a mi nivel de facturación actual y su uso continuado me permitirá mantener de forma permanente una dinámica de crecimiento.
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¿QUÉ ES GSI?
GSI es una aplicación innovadora, diseñada desde una nueva perspectiva y que aporta un nivel extra en la Gestión de su Oficina de Farmacia.
GSI es un complemento a su PGOF, no competimos con el PGOF, aportamos una nueva
herramienta que pasará a formar parte de su día a día gracias a sus 4 pilares:
Control y Optimización del Almacén (COA) Interrogar a su almacén de forma NATURAL
Gestión de Surtido (GS) La Gestión de Categorías definitiva
Gestión de Incentivos (GI) Motivación Rentabilidad
Centro de Conocimiento (CC) El poder y el Valor del Conocimiento: Estratégico y Diferenciador
GSI se diseñó con dos grandes objetivos, definir y gestionar el Surtido de mi Oficina de
Farmacia (OF) e implantar de forma rápida y ágil la política de Incentivos a mis
Colaborador@s. Las dos gestiones se complementan pero son totalmente independientes la
una de la otra, puedo implantar la política de incentivos al 100% sin tener definido el surtido o
viceversa.
El objetivo de GSI es conseguir que mi Oficina de Farmacia dé un salto cualitativo, gracias a la
gestión del surtido y cuantitativo, a través de las Campañas de Incentivos. Esto afectará
directamente a mi nivel de facturación actual y su uso continuado me permitirá mantener de
forma permanente una dinámica de crecimiento.
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Con el tiempo, una de las opciones que se diseñó sin ninguna pretensión y como complemento
a la Gestión del Surtido e Incentivos, el Control y Optimización del Almacén, se ha convertido
en otro de los pilares de GSI y que la Oficina de Farmacia utiliza a diario.
En la versión 4.0 se incorporó a GSI un nuevo pilar que complementa a GSI en todas sus áreas
y aporta a la Oficina de Farmacia una herramienta fundamental estratégica y diferenciadora,
el Centro de Conocimiento.
GSI consigue motivar y alinear a mis Colaborador@s en las directrices y estrategias definidas
en mi Oficina de Farmacia. Disponiendo de una herramienta en la que ellos participan de
forma activa y ven el resultado de su esfuerzo de forma directa e inmediata. Así consigo que
dejen de estar ESTANCADOS en su ZONA DE CONFORT esperando a que los
Pacientes/Clientes compren y que se sientan parte del proyecto de la Oficina de Farmacia.
GESTIÓN DEL SURTIDO:
GSI me permite tener categorizada mi OF en Problemas de Salud (PS) y asignar los artículos de
mi almacén a cada uno de ellos. Una vez hecho esto, decido a qué artículos les asigno la marca
de “Es Surtido” (Bola Verde) y con ello estoy definiendo mi Surtido. Así consigo crear la Guía de
Dispensación de mi OF y que todos mis Colaborador@s, de todos los turnos de trabajo, sepan
en todo momento qué dispensar para cada PS.
NOTA: GSI, por defecto, dispone de un árbol de PS predefinido y más de 1.500 artículos
asignados a cada PS. Cuando empiece a utilizar GSI los artículos predefinidos de cada PS que
coincidan con los artículos de mi almacén aparecerán automáticamente. Tan solo tendré que
completar el árbol con los artículos que falten y ponerles la marca de “Es Surtido” en la ficha
del artículo.
GESTIÓN DE INCENTIVOS:
Con GSI puedo definir Incentivos a nivel individual a cada uno de los artículos asignándoles
Medallas, Franquicias Especiales en Artículos (FEA) a nivel de Unidades y crear Ventas
Cruzadas asignando Copas. Puedo personalizar cada Campaña con multitud de parámetros
para configurarlas y adecuarlas a los objetivos marcados. A través de las simulaciones, con
escenarios de bajadas o subidas de facturación, consigo que en cada Campaña los Incentivos
sólo se paguen sobre la venta nueva aportada por los Colaborador@s de mi Oficina de
Farmacia.
La aplicación consta de dos módulos:
BACK-OFFICE: (http://ip_del_servidor:8123)
Es el módulo desde el cual el responsable gestiona los 4 Pilares de GSI: Control y Optimización
del Almacén, Gestión del Surtido creando así la Guía de Dispensación de la OF, Implanta
Políticas de Incentivos y Organiza, Indexa, Asocia y Comparte el Conocimiento de la OF.
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FRONT-END: (http://ip_del_servidor:8124)
Es el GSI de mis Colaborador@s y parte fundamental de todo el ecosistema GSI. Es donde se
traslada, de forma automática, todo el trabajo realizado en el Back-Office. Es el módulo al que
tienen acceso mis Colaborador@s y desde donde ven, en todo momento, el estado económico
de sus Incentivos, los Incentivos de la Campaña, desde donde pueden consultar rápidamente la
Guía de Dispensación de la OF, definida en la Gestión del Surtido y desde donde pueden
acceder al Centro de Conocimiento para ESTUDIAR, CONSULTAR, COMPARTIR todo el
Conocimiento que le ayude a crecer personal y profesionalmente.
GSI es una aplicación basada en WEB, pero que está instalada en el servidor de mi Oficina de
Farmacia y mis datos ubicados en él. Nadie puede acceder sin las credenciales
correspondientes y sin que se abran los puertos de la aplicación en mi sistema informático y en
mi sistema de comunicaciones.
Para poder acceder desde cualquier parte del mundo a mi GSI, tan solo debo disponer de un
dispositivo con conexión a Internet.
GSI funciona desde cualquier dispositivo ya sea Smartphone, Tablet, Notebook, Portátil,
ordenador de sobremesa, AIO, etc. que disponga de un navegador de internet: FireFox, Google
Chrome, Safari, Opera, Internet Explorer (los navegadores están enumerados por su grado
de compatibilidad con GSI).
Para acceder a mi GSI desde fuera de mi Oficina de Farmacia debo abrir, en el Router del ADSL
y en mi sistema de seguridad, los puertos del Back-Office por defecto el 8123 y del Front-End
por defecto 8124 donde se haya dejado configurada la aplicación (consulte a su responsable
informático y a su responsable de seguridad cómo realizar esta operación).
Es una opción interesante permitir que mis Colaborador@s puedan acceder a su Front-End
desde su móvil, Tablet o desde casa para poder ver la evolución de sus Incentivos y poder
estudiar las Campañas en las que participan, ESTUDIAR cómo realizar las Copas/Ventas
Cruzadas definidas en cada Campaña de Incentivos y acceder al Centro de Conocimiento.
NOTA: Está demostrado que implantando políticas de retribución variable se elevan los
umbrales de rendimiento del personal y aflora todo el potencial que poseen.
NOTA: Es muy recomendable utilizar una VPN cuando acceda de forma remota a su Oficina
de Farmacia ya sea para utilizar GSI o para acceder a cualquier otra aplicación o conexión
que utilice.
NOTA: Recomendamos que a nivel de Back-Office valore la opción de trabajar con
doble monitor. El incremento de productividad y el nivel de eficiencia está más
que demostrado.
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Botones de la pantalla principal de GSI de izquierda a derecha:
1.- Mapa de GSI:
Este botón muestra el mapa de menús de GSI desde el que puedo acceder rápidamente a
cualquiera de sus funcionalidades. Cuando pulso en los menús principales GSI accede por
defecto a la primera opción de cada uno de los menús. Por ejemplo, al pulsar en el COA voy al
Nivel Básico, al pulsar en Gestión de Incentivos voy a Campañas Activas.
2.- Ayuda de GSI: LA AYUDA DE GSI ESTÁ SIEMPRE UN POCO MÁS ACTUALIZADA QUE ESTE
MANUAL.
Este botón pone GSI en modo aprendizaje y puedo pulsar sobre cualquier parte RESALTADA
que mostrará la ayuda correspondiente, con información muy interesante sobre cómo utilizar
y sacarle el máximo provecho a GSI. LOS PRIMEROS DÍAS SE RECOMIENDA UNA DOSIS EXTRA
DE ESTE BOTÓN.
3.- Información de GSI:
Esta página de Información permite conocer todos los datos de su licencia de GSI, los datos de contacto de DMS Apps para obtener soporte y los enlaces a las Guías Rápidas, Manuales y documentos que le ayudarán a obtener el mayor rendimiento posible de su GSI. 4.- Configuración y Utilidades de GSI:
Este botón permite acceder a las opciones para personalizar y realizar tareas de
mantenimiento de los 4 módulos de GSI.
5- Estado del enlace con mi PGOF y Nivel de Actualización de GSI
Este botón muestra si GSI está correctamente enlazado con mi PGOF y si es mediante una
conexión directa (sólo en el caso de Farmatic Windows ©) o mediante una conexión en
Diferido (que se actualiza cada X minutos).
También podemos observar que el círculo que rodea al icono indica el nivel de Actualización de
mi GSI.
INTERIOR DEL ICONO:
Color Verde: Conexión correcta y en tiempo real con mi PGOF
Color Naranja: Conexión correcta pero conexión en Diferido con mi PGOF
Color Rojo: Conexión ERRONEA con mi PGOF. LLAMAR AL SERVICIO TÉCNICO DE DMS Apps
CÍRCULO DEL ICONO:
Color Verde: GSI Actualizado a la última versión
Color Naranja: GSI tiene actualizaciones pendientes de realizar. Estado de la Actualización
DESFASADO. GSI NO DISPONE DE TODAS SUS FUNCIONALIDADES. Le recomendamos
actualizarlo desde el icono Información de GSI.
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Color Rojo: Estado de la Actualización CADUCADO. GSI NO DISPONE DE TODAS SUS
FUNCIONALIDADES. GSI NO SE ACTUALIZARÁ ya que el Mantenimiento no está EN VIGOR.
Contacte con DMS Apps para más información.
6.- Entrar en GSI:
Si este botón está en color Verde quiere decir que ya estoy validado y me puedo mover
libremente sobre todas las opciones del Back-Office.
Si este botón está en color Rojo quiere decir que no estoy validado y al pulsar sobre cualquier
opción de GSI o sobre este mismo botón me pedirá mi Usuario y Contraseña.
NOTA: Debo RECORDAR que es NECESARIO pulsar este botón antes de cerrar la ventana del
navegador para que no se quede abierta la sesión del Back-Office de GSI y pueda venir otra
persona y acceder al Back-Office sin mi autorización.
NOTA: Como es normal, cuando queremos aprender algo nuevo y miramos una pantalla de
datos y opciones lo único que vemos es un AMASIJO DE LETRAS Y NÚMEROS…..
NOTA: RECOMENDAMOS una técnica DE FORMACIÓN, MUY BÁSICA Y EFECTIVA al empezar a
utilizar GSI:
Analizar cada ventana de la aplicación de la siguiente manera:
1. Leo atentamente el título de la ventana y descubro mucha información y
sobre todo, me doy cuenta que sirve para situarme.
2. Visualizo el contenido de la ventana, parrilla de datos, paneles, pestañas,
gráficos, opciones de búsqueda, etc.
3. Analizo los botones inferiores y superiores (si los hubiese) que son los que
me permiten realizar acciones sobre los datos que visualizo.
Si utilizo esta técnica descubriré que la curva de aprendizaje es muy suave y cuanto
antes aprenda cómo funciona GSI antes podré empezar a EXPRIMIR al máximo todas
sus posibilidades.
El nivel de productividad que tendré utilizando GSI es indiscutiblemente mayor del que
tenía hasta ahora manejando multitud de hojas de Excel, papeles, notas, reuniones
para explicar mil cosas que ahora estarán perfectamente visibles en el Front-End, etc.,
etc.,.
NOTA: Media hora de dedicación a GSI tiene un retorno increíble porque todo lo que
permite hacer incide directamente en mejorar la Gestión de mi Oficina de Farmacia.
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Control y Optimización del Almacén (COA)
El Control y Optimización del Almacén (COA), se diseñó como un más a más de GSI porque es
básico disponer de un Almacén Controlado (Zombis, Stock Sobrante, Errores de las
Recepciones, etc.) y Optimizado a nivel de Rentabilidad, Márgenes Correctos, etc. antes de
decidir qué artículos tendrán la marca de Surtido en cada Problema de Salud y qué artículos
pueden formar parte de una Campaña de Incentivos y qué tipo de Medalla o Copa asignarles.
Pero a fecha de hoy, podemos asegurar que se ha convertido en uno de los 4 pilares de GSI, de
hecho muchas Farmacias han decido incorporar GSI en la Gestión de su día a día por esta
increíble herramienta que permite:
INTERROGAR A MI ALMACÉN DE FORMA NATURAL
El Control y Optimización del Almacén dispone de dos niveles de interaccionar con mi almacén:
COA – Nivel Básico
Cuando entramos en el Nivel básico del COA vemos todos los artículos que componen nuestro
almacén tengamos o no stock.
Sorprende a la velocidad que GSI trabaja, de hecho GSI mueve los datos de mi almacén entre 5
y 10 veces más rápido que mi PGOF. Lo cual me permite realizar tareas habituales en mucho
menos tiempo.
Cuando accedo al COA vemos las columnas básicas que nos permiten tener el control y
optimizar: LOS DOS PRECIOS DE COSTE CON SUS RESPECTIVOS MARGENES EN % pero
TAMBIÉN EL MARGEN ABSOLUTO DE CADA UNO DE ELLOS (Cosa que casi ningún PGOF
muestra y aporta una visión perfecta para gestionar).
De hecho usuarios de GSI utilizan el COA para valorar las compras directas a Laboratorios.
NOTA: GSI viene predefinido con más de 30 filtros prediseñados como base para empezar a
jugar y aprender fácilmente su operativa.
COA – Nivel Avanzado
El nivel avanzado del COA se abre en Pantalla Completa (Full-Screen) y permite disponer de
mucha más información al mismo tiempo que en el nivel avanzado.
Panel directo de Filtros con posibilidad de activación dinámica
Panel de Datos de los artículos como en el Nivel Básico
Panel de Información individual del artículo
Panel de Totalización del filtro actual (número de artículos, de Stock, valoración a PVP,
PMC y PUC, Márgenes medios, etc.,.)
NOTA: Los paneles de esta pantalla son retráctiles y se pueden visualizar u ocultar a
voluntad.
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Control y Optimización del Almacén (COA) – Nivel Básico
En la pantalla del Nivel Básico del COA me aparecen todos los artículos que tengo en mi PGOF
y desde aquí puedo interrogar a mi almacén de una forma muy natural.
Por ejemplo:
Qué artículos estoy comprando PEOR
Qué artículos tienen RENTABILIDAD negativa o 0,0€
Cuáles son los Zombis de mi Oficina de Farmacia
Qué stock Sobrante tengo en mi Oficina de Farmacia
Etc., Etc., Etc.
Todo esto es muy muy fácil de obtener mediante el botón “Editar Filtros” y para empezar
dentro del botón “Editar Filtros” es MUY RECOMENDABLE jugar con los más de 30 Filtros
Almacenados y Predefinidos que GSI tiene configurados.
Características de las parrillas de datos de GSI:
Para cambiar la anchura de las columnas, expandirlas o contraerlas: me sitúo en el
título de cada columna, sobre la línea vertical que separa dos columnas y con el botón
izquierdo del ratón arrastro.
Para cambiar de posición las columnas: pulso sobre el título de la columna y con el
botón izquierdo del ratón arrastro hasta la posición deseada.
Para mostrar u ocultar columnas. Si me sitúo en la parte derecha del título de la
columna veo que me aparece este símbolo, si pulso sobre la
flecha se abre un desplegable con la opción columnas, la selecciono y me aparece la
relación de columnas que componen la parrilla. Las que tienen un Check delante son
las que están visibles en este momento. Si quiero ocultar alguna de ellas quito el
Check.
Para mostrar los datos ordenados de manera ascendente o descendente:
- pulsando una vez sobre el título de la columna se ordenarán los datos
ascendentemente (veo que aparece una flecha que apunta hacia arriba). Si vuelvo
a pulsar se ordenarán descendentemente (veo que aparece una flecha que apunta
hacia abajo).
- Si me sitúo en la parte derecha del título de la columna veo que me aparece este
símbolo: si pulso sobre él se abre un desplegable con las
opciones ordenación ascendente y ordenación descendente.
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La parte superior de la pantalla [1] me muestra el número total de artículos que tengo
seleccionados, si no hay ningún filtro aplicado ese número se corresponde con TODOS los
artículos dados de alta en mi PGOF.
La parte inferior de la pantalla me muestra en qué página estoy dentro del total de páginas [2].
La columna Código muestra el CN. Toda la información que aparece es exactamente la de mi
PGOF y eso incluye los códigos internos creados por mí.
El botón Exportar [9] que aparece en la parte inferior de la pantalla, puede ser usado para
exportar a Excel la selección de artículos actual.
NOTA: Si exporto a Excel los artículos del filtro puedo copiar la columna código y crear
una nueva lista en mi PGOF y, si lo permite, marcarla con un color para realizar cualquier
gestión adicional.
NOTA: De la misma forma puedo exportar una lista de mi PGOF a GSI copiando la
columna código y pegándola en la opción Códigos arbitrarios de la pestaña Básicos del
PGOF del Botón Editar Filtros.
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Control y Optimización del Almacén (COA) – Nivel Básico
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Cómo realizar las Búsquedas/Filtros de Artículos
Las puedo realizar de esta manera:
1. En el campo Buscar [3], busco por descripción o por código de artículo. GSI siempre
utiliza el método “Like”, “que contenga”. Por ejemplo, si hago la búsqueda: Voltarén,
me encontrará cualquier artículo que contenga esa palabra; todos los Voltarén y
también el Dolo Voltarén. O si escribo “champu” me buscará todos los artículos que en
su descripción contengan esta palabra.
2. Con el menú desplegable Mostrar Sólo … [4], con esta opción dispongo de formas
rápidas de filtrar el total de artículos, mostrando sólo los que cumplan la característica
que escoja:
- Los que tengan la marca de Surtido
- Los que estén asignados a un Problema de Salud
- Los que tengan asignada una Franquicia Especial por Artículo (FEA)
- Sólo los Artículos Seleccionados. Con la combinación de teclas Ctrl+Click [10] puedo
seleccionar arbitrariamente artículos de la relación incluso aunque sean de
diferentes páginas (Multi-Selección). Una vez seleccionados, con esta opción consigo
un filtro tan solo de estos artículos. Si clico en el botón “Editar Filtros” veo en la
opción “Códigos Arbitrarios” de la pestaña “Básicos del PGOF” los códigos
seleccionados que conforman el filtro.
3. Con el botón Editar Filtros… [6]: Con esta opción puedo, de forma ágil, conseguir la
selección de artículos sobre la que aplicar cualquier acción de las definidas en el botón
Actualizar [7]. Esta opción me muestra una ventana compuesta por pestañas que me
permiten buscar/filtrar con más detalle hasta llegar a obtener la búsqueda deseada.
Los filtros son acumulativos, eso quiere decir que incluyen todas las condiciones que se
vayan añadiendo previamente.
En todos los casos, una vez aplicado el filtro, el botón Quitar [5], que en un principio estaba
inactivo, ahora aparece activo. Si lo pulso, mi selección/filtro desaparece y vuelvo a la
selección original de TODOS los artículos de mi PGOF.
NOTA: Los filtros, al ser acumulativos, inicialmente me pueden llevar a error y no encontrar
los artículos que busco, si se diese el caso recordar pulsar el botón “Quitar”.
El botón Editar Filtros… [6] consta de las siguientes pestañas:
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Pestaña Básicos GSI:
En el apartado Datos Extendidos del Artículo abro cada uno de los desplegables para poder
visualizar las diferentes opciones de filtrado que puedo utilizar. Veo que la primera opción
siempre es -- No filtrar --, si la escojo significa que GSI no está filtrando por este campo.
En todos los apartados de GSI donde se pueda filtrar por Problema de Salud (Editar Filtros e Informes) es posible realizar búsquedas dentro del campo PS. Además de poder abrir el desplegable y buscarlo, también es posible escribir directamente en el campo tal y como vemos en la imagen.
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La opción Incluido en la Lista me permite escoger cualquier lista de las que he creado en la
opción Gestión Incentivos/Gestión de Listas. Compatible con la listas de mi actual PGOF:
Exportando a Excel y copiando la columna código que podré pegar en el PGOF o en GSI para
crear una lista idéntica desde GSI al PGOF o desde el PGOF a GSI.
NOTA: si he creado una lista y no me aparece en el desplegable de la opción “Incluido en la
Lista” clico en el botón “Actualizar la relación de Listas”.
El botón Limpiar Sólo este Formulario me permite borrar rápidamente los filtros de la pestaña activa.
Si realizo un filtro complejo o utilizo habitualmente una serie de filtros para mis gestiones del
día a día puedo utilizar la opción de Filtros Almacenados… para guardar esos filtros y utilizarlos
posteriormente sin tener que volver a definirlos.
NOTA: si pulso el botón Filtros Almacenados me aparece una relación con los Filtros
predefinidos por GSI a los cuales podré añadir los que desee. Muy interesante probarlos
todos para practicar y coger ideas.
Pestaña Básicos PGOF:
Los campos Proveedor, Familia, Laboratorio, Tipo de IVA, Grupo Terapéutico y Ubicación son
los que están definidos en mi PGOF.
Tengo la posibilidad de Multi-Selección en los campos Familia, Laboratorio (Teclas [Ctrl]+ click)
Tipo de IVA y Grupo Terapéutico. Las OF que tienen activado el Multi-Nif, en su PGOF verán
incluidos los IVA’s adicionales definidos. Además podemos escoger códigos arbitrarios o
pegarlos desde un Excel.
Si previamente ya he filtrado con alguna opción como por ejemplo el campo Buscar o el menú
desplegable Mostrar Sólo…, esos filtros aparecerán reflejados.
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NOTA: Cuidado con los acentos porque GSI al hacer las búsquedas tratará como diferente la
misma palabra con o sin acento.
Pestaña Intervalos:
El filtro de parafarmacia utilizado es el de todos los artículos con códigos entre 000000 y 599999 excepto el rango de 400000 a 499999
Con este botón puedo,
rápidamente, poner el
stock entre 1 y 99999 [1]
En esta pestaña tengo otra serie de campos de filtrado que me ayudarán a perfilar el resultado
que deseo obtener.
Ejemplos:
Si quiero que en mi selección aparezcan sólo los artículos de los cuales realmente
tengo stock, en el campo Stock esté entre, pondré 1 u. y 99999 u.
Si quiero que en mi selección aparezcan sólo los artículos con stock negativo, en el
campo Stock esté entre, pondré -99999 u. y -1 u.
Si quiero que en mi selección aparezcan sólo los artículos cuyo margen respecto al
PMC o PUC sea superior al 40%, en el campo % Margen PMC o PUC esté entre,
pondré 40% y 99999%.
Si quiero que en mi selección aparezcan sólo los artículos cuyo PVP es inferior al PMC,
en el campo % Margen PMC esté entre, pondré -99999% y -1%.
El Margen Absoluto es el Margen de Beneficio que tengo respecto al PMC o el PUC
expresado en €.
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Por ejemplo, si quiero buscar los artículos cuyo margen sea igual o superior al 40% y
cuyo margen absoluto sea menor a 1€ haré:
- % Margen PMC o PUC esté entre 40% y 99999%
- Margen en € PMC o PUC esté entre 0€ y 1€ (saber de qué artículos tengo un
margen X en €).
Pestaña Avanzados:
En esta pestaña podré utilizar filtros en base a la estadística de ventas y en base a las fechas
definidas en la ficha del artículo de mi PGOF. Ejemplos:
Muéstrame todo lo que, según mi estadística de ventas, utilizando la media de los
últimos 3, 6 ó 12 meses, esté entre X e Y unidades vendidas.
Muéstrame los artículos dados de alta en mi PGOF entre dos fechas.
Muéstrame todo lo que haya entrado en mi stock entre dos fechas.
Muéstrame todo lo que haya salido de mi stock entre dos fechas.
Muéstrame todo lo que no haya salido de mi stock desde la fecha X.
Muéstrame todo lo que caduque entre dos fechas.
Muéstrame el stock CON cobertura para los próximos X días, teniendo en cuenta
mi estadística de ventas de los últimos 12 meses.
Muéstrame lo que me voy a quedar SIN cobertura en los próximos X días, teniendo
en cuenta mi estadística de ventas de los últimos 12 meses.
Ejemplos:
Si quiero que en mi selección aparezcan sólo los artículos Zombis (NO VENDIDOS
‘NUNCA’) pero no los últimos artículos que he comprado y todavía no tienen ventas:
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en el campo Stock esté entre pondré 1 y 99999, en el campo Que haya ENTRADO entre
pondré la primera celda VACIA y en la 2ª celda 01/01/2013, en el campo Que NO haya
SALIDO desde la fecha 01/06/2013 y podría especificar también una Familia o lo que
desee.
Si por ejemplo quiero una lista con el Stock Sobrante, en el campo Ventas de los
últimos 12 meses pondré 1 a 2, en el campo Que haya ENTRADO entre pondré la
primera celda VACIA y en la 2ª celda 01/01/2013 en el campo Stock esté entre pondré
2 a 9999.
En cualquiera de las pestañas para que se realice el filtrado debo pulsar el botón FILTRAR
Ahora que aparece en la parte inferior derecha de cada una de las pestañas.
Recordar que si realizo un filtro complejo o utilizo habitualmente una serie de filtros para mis
gestiones del día a día puedo utilizar la opción de Filtros Almacenados para guardar estos
filtros y utilizarlos posteriormente sin tener que volver a definirlos.
Una vez hecha la búsqueda, puedo ver que:
en la parte superior de la pantalla [1] me indica el número total de registros que
componen la selección una vez aplicados todos los filtros.
el botón Quitar, [5] que antes estaba inactivo, ahora aparece activo. Si lo pulso, el filtro o
selección que tenga activo desaparece y vuelvo a la selección original de TODOS los
artículos del PGOF. Cuando no encuentro lo que busco SIEMPRE debo pulsar este botón.
NOTA: las pestañas con algún filtro aplicado aparecen en color ROJO.
Cómo Actualizar de forma masiva una selección de artículos (Asignar o Eliminar
atributos)
Una vez tengo seleccionado el conjunto de artículos, a través de los filtros que he utilizado,
con el botón Actualizar… [7] puedo asignarles nuevos atributos o eliminarles los que ya
posean:
En este caso he hecho una
búsqueda de 5 artículos, los cuales
no tenían Problema de Salud y
quiero asignárselo, para ello
selecciono el Problema de Salud,
marco el recuadro Actualizar la
Selección… (Este Check es por
seguridad) y pulso en el botón
ACTUALIZAR Ahora.
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Con la opción Problema de Salud puedo hacer que el conjunto de artículos que he
seleccionado formen parte del PS que yo escoja. De esta forma, si tengo bien definidas las
familias en mi PGOF puedo asignarlas a los PS muy fácilmente.
También puedo eliminarles cualquiera de los atributos que ya tienen asignados seleccionando
en el correspondiente campo la opción dentro del desplegable -- Eliminar Asignación --.
NOTA: Para evitar actualizaciones de datos incorrectas GSI muestra el siguiente aviso cuando se intentan actualizar 2 o más atributos, o más de 500 registros a la vez:
Cómo Actualizar uno a uno los atributos de los artículos
Puedo asignar los atributos artículo por artículo haciendo doble clic con el ratón sobre el
artículo o seleccionando el artículo y pulsando en el botón Editar [8]. En ambos casos se me
abre la siguiente ventana con la Edición del Artículo:
En el recuadro de la izquierda aparecen los datos del artículo enlazados directamente con el
PGOF.
En el recuadro de la derecha aparecen las pestañas:
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Pestaña Atributos:
Aparecen los atributos extendidos que GSI añade a la ficha de cada artículo de mi PGOF
permitiéndome modificarlos o eliminarlos.
- Marca de Surtido: este atributo activa el artículo como parte del surtido de la OF. Se
verá reflejado en la columna “Surtido”, en toda la operativa del programa, con una
bola de color verde. Desde la Guía de Dispensación del Front-End puedo consultar
todos los artículos definidos como surtido para cada uno de los PS.
- Tipo de Medalla: Oro, Plata, Bronce, Crecimiento e IDS (Incentivo Directo por Servicio).
Este Incentivo IDS, representado por un rubí, me permite asignar un Incentivo directo
en € a cualquier artículo de mi PGOF. Ejemplo: por la venta de un plan de
adelgazamiento mi Colaborad@r obtiene de Incentivo el importe en € que haya
designado en el campo Importe Medalla IDS en EUROS.
- Importe Medalla IDS en Euros: permite también valores negativos para el uso que se
considere oportuno.
- Tipo de Provisión: Laboratorio o Mayorista
- Categoría del Surtido: el líder, el más barato, Stock Sobrante, Zombi, No Vender, EFG
Sobrante, Mermas, Próximo a Caducar, etc.
- El atributo Franquicia Especial por Artículo (FEA): Es la marca que debo poner al
artículo para que al iniciar la Campaña pueda añadir la franquicia en unidades del
artículo que hay que superar para cobrar el Incentivo de la Medalla correspondiente.
En el lateral derecho del campo Tipo de Medalla aparece un icono
con el dibujo de una calculadora. Es un simulador de Incentivos. Si al
valor del Incentivo le pongo que es de un 8% me calcula, a partir de
mi PMC y PVP el beneficio Neto y el Pago de Incentivo.
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Pestaña Problemas de Salud:
Aquí veo todos los PS que he asociado a este artículo, pudiendo eliminar o añadir un nuevo PS
a este artículo.
- Para añadirlo: me ayudo del desplegable del campo PS, donde me aparecen todos los
PS que tengo definidos. Me sitúo sobre el Problema de Salud, pulso el botón Añadir y
veo cómo el problema de salud aparece en el recuadro Problema de Salud Asociado.
- Para eliminarlo: lo selecciono del recuadro Problema de Salud Asociado y pulso el
botón Quitar.
Un mismo artículo, por definición, puede estar asociado a más de un PS, pero hay que tener en
cuenta que eso puede afectar a la hora de realizar los informes estadísticos de la aplicación ya
que te lo puedes encontrar en varios PS a la vez.
Pestaña Estadística Ventas:
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Aquí aparecen las ventas del artículo en mi PGOF de los últimos 4 años desglosadas por meses
y un gráfico con la evolución de las ventas.
NOTA: Si me sitúo sobre el gráfico aparece una leyenda con la información detallada. Al
situarse en los puntos de los gráficos de la edición de los PS aparece una leyenda con la
información detallada de cada dato y COMO DETALLE ESPECTACULAR, MUESTRA EL % de
INCREMENTO O DECREMENTO RESPECTO AL DATO ANTERIOR.
Cómo crear una nueva Lista con los Artículos de la Selección
Esta funcionalidad es útil para crear Listas Arbitrarias. Hago una selección de artículos,
mediante los filtros o con [Ctrl]+Click = Selección Múltiple, que quiero que formen parte de
una nueva lista, pulso Actualizar…, le pongo un nombre en la opción Crear una Nueva Lista
con los Artículos de la Selección, clico el Check en Actualizar la Selección del Surtido en base
a los datos seleccionados y ya tengo la lista creada. Para que me aparezca en Añadir a la Lista
pulso en el botón Actualizar la relación Listas.
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Control y Optimización del Almacén (COA) – Nivel Avanzado
A esta pantalla también se accede desde la pantalla de Control y Optimización del
Almacén / Nivel Básico con el icono que aparece en la esquina superior derecha junto a
[Ctrl]+Click = Selección Múltiple y el filtro actual pasa intacto al Nivel Avanzado y viceversa.
Esta nueva forma de interaccionar con mi almacén a Pantalla Completa CON FILTROS DINÁMICOS, TOTALIZADO ECONÓMICAMENTE, CON LA INFORMACIÓN DETALLADA DE LOS ARTÍCULOS y CON GRÁFICOS DE LA ESTADÍSTICA DE VENTAS, me permite ser mucho más productivo y tener un control y claridad increíble en muchas tareas de gestión de mí día a día:
Gestión de Compras directas
Gestión del Surtido
Optimización de márgenes
Control de Stocks y Caducidades
Etc...
El disponer de la valoración en tiempo real de los filtros me permite una nueva visión de la
realidad de mi almacén.
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Control y Optimización del Almacén (COA) – Gestión de Listas
Las listas de GSI es una funcionalidad muy práctica para definir conjuntos de artículos
arbitrarios o conjuntos de artículos que cumplan determinadas condiciones. Las listas que
tenga definidas en mi PGOF las puedo convertir en listas de GSI simplemente exportándolas a
Excel copiando la columna código e insertándola con el Botón “Añadir CN’s” de la lista de GSI.
Cómo Crear una nueva Lista
Para crear una nueva Lista pulso en el botón Nueva y me aparece esta ventana:
Es el título de la Lista.
Escribo las notas que considero que
pueden ser de ayuda y que aparecerán en
Información de la Lista.
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Cómo Modificar / Borrar una Lista
Para modificar o eliminar una Lista ya creada, la selecciono y hago doble clic con el ratón o
pulso en el botón Editar. Aparece la ventana Edición de la Lista con la posibilidad de Modificar
los datos ya existentes o Borrar la Lista si previamente borro los artículos que forman la Lista.
Para ello uso el botón Quitar TODOS los Artículos de la Lista.
Cómo Añadir / Quitar Artículos de la Lista
En la parte superior derecha de la pantalla me aparecen los artículos que componen la Lista
que previamente he seleccionado en la parte izquierda.
Si pulso el botón Añadir Artículo(s) me aparece la pantalla con todos los artículos que forman
mi almacén para poder seleccionar el artículo que me interesa y añadirlo a la Lista pulsando el
botón Añadir el Artículo. Siempre puedo ayudarme del campo Buscar o hacer un filtro con el
botón Editar Filtros… para poder llegar a un grupo de artículos más detallado.
También es posible con la combinación de teclas Ctrl + Click ir seleccionando arbitrariamente
artículos del grid incluso aunque sean de diferentes páginas (Multi-Selección). Una vez
seleccionados con la opción “Mostrar Sólo” / “Sólo los Artículos Seleccionados” consigo un
filtro tan solo de esos artículos. Si clico en el botón “Editar Filtros” veo, en la pestaña
“Básicos del PGOF”, los códigos seleccionados que conforman este filtro arbitrario.
Una vez los tengo definidos pulso el botón Añadir la Selección a la Lista.
También puedo añadir de forma masiva un conjunto de códigos nacionales por ejemplo
copiados de una hoja de Excel utilizando el botón Añadir CN’s.
Una vez tengo un artículo seleccionado siempre puedo hacer doble clic o pulsar el botón Editar
para acceder a la Edición del Artículo (explicado en el apartado Control y Optimización del
almacén / Nivel Básico).
Para eliminar un artículo de la lista, lo selecciono y pulso el botón Quitar Artículo(s). También
puedo eliminar una selección de artículos, una vez los tengo definidos, con Editar Filtros… o
Buscar si pulso en el botón Quitar la selección de la Lista.
Cuando selecciono una Lista, en la parte inferior derecha de la pantalla, en la pestaña
Información de la Lista, aparece el contenido del campo información que he rellenado al crear
la nueva Lista.
Cuando selecciono un artículo que pertenece a una de las listas, en la parte inferior derecha de
la pantalla, me aparece detallada toda su información en la pestaña Información del Artículo.
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Control y Optimización del Almacén (COA) – Ventas del PGOF
El nivel tecnológico de GSI y varias técnicas exclusivas de “Powered by DMS#NET” consiguen
que el rendimiento de su PGOF no se vea afectado por GSI. Además, GSI dispone de un
mecanismo que detecta el nivel de rendimiento de su motor de Base de Datos y adapta su
funcionamiento acorde con él, llegando a detenerse si lo considera necesario. El objetivo es no
afectar bajo ningún concepto el día a día de mi Oficina de Farmacia.
Una de las técnicas que se utilizan para conseguir cálculos prácticamente instantáneos es la
captura de forma periódica de las ventas del PGOF en una de las tablas de la Base de Datos de
GSI (SIEMPRE almacenada en mi Servidor, NUNCA externamente).
Esta técnica permite que los cálculos de los gráficos, cálculos de unidades de FEA, reparto de
franquicias, simulaciones, cálculos de ticket medio, etc., sean increíblemente rápidos ya que
utilizan toda la tecnología de DMS#NET sin interferencias.
En esta pantalla de Ventas del PGOF puedo realizar todo tipo de filtros sobre las ventas de mi
PGOF, lógicamente GSI sólo necesita una serie muy limitada de datos por lo que si deseo
realizar análisis exhaustivos sobre las Ventas de mi Oficina de Farmacia debo utilizar mi
PGOF que es el que dispone de multitud de herramientas y opciones para ese fin.
NOTA: Más de 20 años de desarrollo a medida avalan la tecnología exclusiva “Powered by
DMS#NET” de DMS Apps, S.L.
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Gestión del Surtido – Problemas de Salud
GSI, se entrega con un árbol de PS muy extenso y un extenso número de artículos asignados a
las diferentes ramas de los PS.
Una vez instalado GSI en mi OF, aparecen asignados a los diferentes PS, solo los artículos de
mi almacén que coincidan con los pre-asignados por GSI.
Los artículos de mi almacén que no estén asignados a ningún PS los puedo asignar
masivamente desde la Gestión del Surtido utilizando los filtros y el botón asignar (que veré
más adelante) o desde la opción Control y Optimización del Almacén / Nivel Básico.
El Árbol de PS es totalmente modificable y por supuesto puedo añadir y quitar artículos de
cualquier rama de los PS, sea de las predefinidas o de las creadas por mí, y personalizar el
árbol de PS para así definir la GUÍA DE DISPENSACIÓN de mi OF.
La categorización de mi Almacén mediante este Árbol de PS y su reflejo inmediato en El
Front-End creando la Guía de Dispensación de Mi Oficina de Farmacia permiten elevar la
Gestión de Categorías a un nuevo nivel.
Alguna de las ventajas y beneficios de la Gestión del Surtido de GSI:
Colaborador@s Alineados en la estrategia
Categorías del Surtido (Zombi, Stock Sobrante, EFG Sobrante, etc.)
Disminución de Stock
Aumento de los Índices de Rotación
Mejora en la gestión de pedidos
Proveedores trato preferencial
Incremento de Tesorería
GSI me permite importar y exportar PS junto a sus artículos y marcas de “Es Surtido”, entre
cualquier OF que tenga GSI.
El proceso de importación de otro Árbol de PS permite dos opciones:
1.- Sustituir mi Árbol de PS’s actual y todos sus artículos asociados a él
2.- Añadir todo un Árbol nuevo a mi Árbol actual en una nueva rama que se llamará
“Importación + Fecha de la importación”
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Gestión del Surtido – Edición de Problemas de Salud
En el recuadro de la parte izquierda [1] aparecen detallados alfabéticamente todos los PS que
tengo creados junto con sus ramas de PS. Si pulso en el triángulo que aparece a la izquierda del
PS me aparecen las ramas que forman parte de ese PS. Si pulso los botones – Contraer Árbol o
+ Expandir Árbol de la parte superior [2] se me cierran/abren todas las ramas de todos los PS.
Cuando selecciono un PS en el árbol de PS, en la parte central “Artículos del Problema de
Salud" aparecen todos los artículos asignados a esa rama de PS. Si quiero ver también los
artículos que forman parte de sus ramas inferiores marco el Check de la opción Mostrar
Artículos Ramas Inferiores [11].
En el panel informativo de la derecha se activa la pestaña “Resumen PS” con la información
económica de la rama de PS seleccionada.
Ejemplo:
1.-Si me sitúo en la rama de arriba del todo, en “Problemas de Salud”, aparecerán TODOS los
artículos de mi OF asignados al árbol de PS de todas las ramas.
2.- Si me sitúo en el PS “Boca y Lengua” aparecerán SOLO los artículos de ese PS y todos los
artículos de las ramas de PS que cuelgan de él (Aftas Bucales, Gingivitis, etc.) en el caso de
que haya marcado el Check de la opción Mostrar artículos Ramas Inferiores.
Cómo Crear un nuevo Problema de Salud
Lo más importante es situarse sobre el nivel adecuado en el árbol de PROBLEMAS DE SALUD.
En el caso de no seleccionar ningún nivel en el árbol de PS aparecerá el siguiente aviso:
Una vez me sitúo en la rama de PS a la que pertenecerá el nuevo PS, pulso el botón Nuevo [3]
y me aparece la ventana:
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En el campo Descripción escribo el nombre del nuevo PS, le indico una estacionalidad (es
opcional) y Guardar.
NOTA: Los PS, una vez creados, pueden moverse de lugar rápidamente, dentro del árbol de
PS, simplemente arrastrándolos con el ratón. Cuando muevo un PS se trasladan todos sus
artículos y todas las ramas del PS, con todos los artículos que cuelgan de él.
Modificar/Borrar un Problema de Salud
Me sitúo sobre el PS y pulso el botón Editar [4]. Aparece la ventana donde podré modificar los
campos “Descripción y Estacionalidad” o Borrar todo el PS pulsando el botón Borrar.
ATENCIÓN: si borro un PS se me borrarán también sus ramas y todos sus artículos asociados.
Mover Artículos entre Problemas de Salud
Pulso el botón Mover [12] y me aparece esta pantalla:
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Selecciono un PS de Origen y un PS de Destino y pulso el botón Mover artículos de Origen a
Destino y aparece el siguiente aviso:
Con esta opción, los artículos que forman parte del PS seleccionado por mí como origen son
movidos al PS seleccionado por mí como destino, sin recrear la estructura origen (si deseo
hacer eso utilizo la técnica de Arrastrar ramas directamente con el ratón. El PS origen sigue
existiendo pero sin contener artículos.
Arrastrar un Problema de Salud
Los PS dentro del Árbol pueden ser arrastrados con el botón izquierdo del ratón. De esta
manera el PS origen y todos los artículos que contenga son arrastrados a otra localización
dentro del Árbol, respetando la estructura de Árbol.
Buscar un Problema de Salud
Pulso el botón Buscar [5] y me aparece una ventana con el detalle de todos los PS donde:
1.- puedo ordenarlos alfabéticamente ascendente / descendentemente pulsando en el título
de la columna
2.- puedo filtrar por la descripción utilizando la celda Que la Descripción contenga
3.- una vez filtrado, lo selecciono y pulsando el botón Localizar el Problema de Salud
Seleccionado puedo localizar el PS dentro de mi árbol de PS.
Añadir un artículo a un Problema de Salud
Antes de pulsar el botón Añadir [6], lo más importante es situarse sobre el nivel adecuado en
el árbol de PROBLEMAS DE SALUD del cual quiero que forme parte este nuevo artículo. LO
NORMAL ES NO ASIGNAR ARTÍCULOS A LAS RAMAS PADRES.
Una vez situado sobre el PS, en la parte central Detalle del Problema de Salud [7] me
aparecen todos los artículos que forman parte de ese PS.
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Si quiero añadir un nuevo artículo a ese PS pulso el botón Añadir [6]. Me aparece la ventana
Añadir un Artículo donde busco, en la base de datos procedente de mi PGOF, el artículo que
me interese con la ayuda de la opción Buscar o Editar Filtros…. Una vez encontrado me sitúo
sobre él y pulso el botón Añadir el Artículo.
Si quiero añadir otro artículo repito de nuevo la operación y veo que la ventana Añadir un
Artículo mantiene el último filtro utilizado, facilitándome la incorporación de más artículos
pertenecientes a ese último filtro realizado.
También puedo añadir varios artículos a la vez de la siguiente manera: selecciono los artículos
aleatoriamente con la opción Ctrl + Click, pulso el botón Mostrar Sólo… y escojo la opción Sólo
Artículos Seleccionados, a continuación pulso el botón Añadir la Selección al PS.
NOTA: Un artículo puede estar asociado a más de un Problema de Salud. Pero hay que tener
en cuenta que los informes de PS tendrán la información económica de ese artículo en todas
las ramas a las que esté asignado. Por tanto, los totales pueden tener información duplicada.
Eliminar un artículo de un Problema de Salud
Me sitúo sobre el artículo que quiero eliminar y pulso el botón Quitar Artículo del PS [8].
También puedo seleccionar más de un artículo utilizando la Selección Múltiple Ctrl + Click.
Información del Artículo
En la parte central, Detalle del Problema de Salud [7], me sitúo sobre un artículo y veo que en
la parte derecha de la pantalla, en la pestaña Información del Artículo [9] aparece toda su
información.
Resumen PS
En Edición de Problemas de Salud [1] me sitúo sobre un PS (es sensible a la rama del PS
seleccionada) y en la parte derecha de la pantalla, en la pestaña Resumen PS [9] veo toda la
información referente a ese PS.
Modificar la información de un artículo
Los nuevos atributos que añado/modifico/elimino a los artículos del PGOF para la gestión del
surtido y los Incentivos.
Me sitúo sobre un artículo, hago doble clic o pulso el botón Editar [10] y me aparece la
ventana de Edición del Artículo (explicado en el apartado Control y Optimización del almacén /
Nivel Básico).
Gráficos
En la parte inferior de la pantalla aparecen tres gráficos con información relativa al PS que he
seleccionado en el árbol principal:
Evolución Ventas Últimos 6 Meses: Aquí aparecen las ventas, en unidades, de los
últimos 6 meses de los artículos del PS seleccionado. Al situarse en los puntos de los
gráficos de la edición de los PS aparece una leyenda con la información detallada de
cada dato y COMO DETALLE ESPECTACULAR MUESTRA EL % de INCREMENTO DE
DECREMENTO RESPECTO AL DATO ANTERIOR.
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Top 5 Artículos Últimos 6 Meses: Aquí aparecen los 5 artículos más vendidos durante
los últimos 6 meses del PS seleccionado.
TOP 5 Colaborador@s Últimos 6 Meses: Aquí aparecen los 5 Colaborador@s que más
han vendido durante los últimos 6 meses del PS seleccionado. Interesante dato para
saber que Colaborador@s pueden necesitar formación por su bajo nivel de
dispensaciones en ese Problema de Salud.
NOTA: Cuando selecciono una rama de PS este gráfico sólo tiene en cuenta los datos de
todos los artículos del PS seleccionado. Si quiero que aparezcan también todos los artículos
de todas sus ramas de PS deberé clicar en la opción Mostrar Artículos Ramas Inferiores [11].
NOTA: Si me sitúo sobre los gráficos aparece una leyenda (Tooltip) con la información
detallada de cada dato.
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Gestión del Surtido – Informes
Listado del Árbol de PS
Este listado permite imprimir TODO el árbol de Problemas de Salud. Es posible filtrar por
laboratorio y especificar si queremos o no el detalle de los artículos que pertenecen a cada
rama del árbol de PS. Para ello clicaremos en la opción: Incluir el detalle de los artículos.
El listado permite tener impreso el árbol de PS para un análisis más cómodo de la Guía de
Dispensación de su Oficina de Farmacia. Recomendamos realizarlo en Excel para que pueda
aplicar filtros y cálculos adicionales.
Informe de Facturación por PS y Colaborador
Este informe permite conocer con detalle cómo están trabajando mis Colaborador@s cada
uno de los Problemas de Salud.
El informe se puede filtrar por PS y por laboratorio para un análisis más concreto.
Es recomendable realizarlo en Excel para poder aplicar filtros y cálculos adicionales.
Informe de Incentivos por PS
Este informe solo actúa en los periodos seleccionados que coincidan con Campañas de GSI
cerradas. Permite obtener los Incentivos conseguidos por mis Colaborador@s de todas las
Campañas entre el intervalo de fechas definido.
El informe se puede filtrar por PS y por laboratorio para un análisis más concreto.
Es recomendable realizarlo en Excel para poder aplicar filtros y cálculos adicionales.
Informe de Tasa de Conversión por PS
Este informe nos permite conocer la Tasa de conversión: Relación entre los euros facturados
de los artículos con Medalla y la facturación total de los artículos de cada problema de salud.
Mide la habilidad de mis Colaborador@s por problema de salud y global.
Importante para dirigir específicamente las formaciones.
El informe se puede filtrar por PS y por laboratorio para un análisis más concreto.
Es recomendable realizarlo en Excel para poder aplicar filtros y cálculos adicionales.
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Informe de Cuota de Mercado por PS
Indicador: nivel de concentración en el PS, indica la cuota de mercado que tienen los artículos
en cada PS.
El listado indica si el artículo está incentivado y el peso en número de ventas y PVP de éste con
respeto al resto de los artículos de sus problemas de salud. Su utilidad es detectar y decidir si
estamos escogiendo correctamente los artículos a incentivar dentro de los disponibles en un
problema de salud concreto.
El informe se puede filtrar por PS y por laboratorio para un análisis más concreto.
Es recomendable realizarlo en Excel para poder aplicar filtros y cálculos adicionales.
NOTA: Un artículo puede estar asociado a más de un Problema de Salud. Pero hay que tener
en cuenta que los informes de PS tendrán la información económica de ese artículo en todas
las ramas a las que esté asignado. Por tanto, los totales pueden tener información duplicada.
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Gestión de Incentivos – Campañas Activas
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Cuando entro en Gestión de Incentivos, si existen Campañas en explotación, lo primero que
veo son sus datos: Campaña “Nombre de la Campaña” y Tipo de Campaña [1]. En caso
contrario esta pantalla de inicio aparece en gris, lo cual quiere decir que todavía no hay
ninguna Campaña activa.
Con el botón abro el desplegable y selecciono cualquiera de las Campañas en
explotación (ordenadas alfabéticamente), aparecen los datos que muestran la Situación de la
Campaña:
Datos y Tipo de la Campaña
Los Parámetros de cálculo definidos
Totales de la Campaña y Detalle de los importes de VENTA NUEVA CONSEGUIDA
Resumen por Colaborador@s, lo mismo que ven ellos desde el Front-End
Resumen por Problema de Salud (PS)
En la parte superior de la pantalla aparecen los siguientes botones:
1. Botón Actualizar [2]: Me permite refrescar la información, para tenerla lo más
actualizada posible, sino la información se refresca automáticamente cada pocos
minutos.
2. Botón DIC (Detalle Incentivos Campaña) [3]: Aparece una pantalla donde puedo ver el
detalle de cada una de las líneas del Programa de Gestión de mi Oficina de Farmacia
(PGOF) que están dando Incentivos a mis Colaborador@s. Dentro de esta opción, con
el botón Editar Filtros, puedo seleccionar la información que deseo para un posterior
análisis o informe a mis proveedores.
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Ejemplo: es fácil ver las ventas incentivadas de un laboratorio en concreto. Una vez
hecho el filtro, la pestaña de selección del panel inferior Totales de la Selección
muestra los totales correspondientes de ese filtro.
En el panel Detalle de la línea de Venta, en Cálculo, se muestra el detalle de la
evolución de los artículos con Franquicia Especial por Artículo (FEA).
3. Botón IIC (Incentivos Incluidos en la Campaña) [4]: Funcionalidad que es muy recomendable utilizar para saber en todo momento qué Incentivos incluye una determinada Campaña. Aparece una pantalla con varias pestañas:
o Pestaña Totales: Aparecen los gráficos que explican la distribución de las
diferentes Medallas y Copas para la Campaña seleccionada. También aparece
un resumen de Incentivos a nivel de número de artículos.
o Pestaña Medallas: Donde aparece el árbol con los PS y la relación de todos los
artículos incentivados para la Campaña seleccionada (Medallas Oro, Plata,
Bronce, Crecimiento, IDS y artículos con Franquicia Especial por Artículo
(FEA)). Mediante el botón Filtrar… puedo buscar por CN.
o Pestaña Copas: Aparecen todas las Copas definidas en la Campaña
seleccionada, con su información detallada, los elementos que la forman y la
posibilidad de ver el detalle de los artículos que componen cada elemento.
NOTA: en esta pestaña dispongo de un botón “EDITAR” que me permite, EN
CUALQUIER MOMENTO, modificar la información de las Copas/Ventas Cruzadas
de la Campaña en explotación y ampliar la explicación a mis Colaborador@s de
cómo realizar esa Venta Cruzada, con ejemplos prácticos o cualquier información
relevante que considere. Toda esta información mis Colaborador@s la podrán
consultar y estudiar desde su Front-End. Y además es posible imprimirla.
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4. Botón Informe [5]: Informe de cierre de Campaña con filtros por PS, por Laboratorio y
por Colaborad@r. Se puede utilizar en cualquier momento de la Campaña. Todos los
informes de GSI se pueden obtener en formato Excel o PDF.
5. Botón Editar [6]: permite, sin necesidad de ir a Campañas, editar los parámetros de la
Campaña en Explotación que tengo seleccionada:
o 1-Datos Generales: Donde puedo cambiar el nombre de la Campaña
o 2-Colaboradores: Donde puedo cambiar el factor Subjetivo y la columna
Público que permite que se visualicen los datos de Incentivos o no en la
pestaña Situación del equipo del Front-End de mis Colaborador@s.
o 3-Franquicia Especial Artículos (no editable)
o 4-Observaciones: Donde anoto las observaciones de la Campaña, las
condiciones pactadas con el laboratorio, posibles regalos o premios, mensajes
a mis Colaborador@s, reglas de la Campaña, etc… Se definen dos niveles de
observaciones: Privadas (Solo visibles desde el Back-Office) y Públicas
(Visibles desde el Back-Office y el Font-End).
o 5-Configuración (no editable)
o 6-Ayuda: explica el funcionamiento de la Campaña del Tipo escogido.
6. Botón Imprimir [7]: Al pulsarlo aparece una nueva pestaña con el resumen de la
Campaña, a pantalla completa, que puedo imprimir desde el menú del navegador.
También puedo seleccionarlo y pegarlo en una hoja de Excel para realizar cualquier
cálculo adicional.
En la parte superior derecha de la pantalla aparece el Resultado Global [8], donde muestra un
gráfico con la siguiente información:
El Total en € del Beneficio Neto sobre el Coste que tenga la Campaña (PMC o PUC)
(Beneficio Neto = Beneficio Bruto – Incentivos)
El Total en € del Pago de Incentivos.
En la parte inferior derecha de la pantalla [9] aparece un resumen con:
Totales:
o Total en Pago de Incentivos: Muestra el total de Incentivos conseguidos por
mis Colaborador@s hasta el momento.
o Pago de Incentivo sobre Beneficio: Del Beneficio Bruto (BB) total que ha
obtenido la OF qué % representan los Incentivos conseguidos por mis
Colaborador@s hasta el momento.
o Total NETO de Beneficio: Beneficio Bruto – Incentivos.
Top 1:
o Vendedor: El “Number One” de mis vendedores y las unidades que ha vendido
de artículos incentivados.
o PS: El Problema de Salud más vendido y las unidades vendidas.
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o Artículo: El artículo más vendido y las unidades vendidas.
El icono informativo explica el funcionamiento del parámetro. [10]
NOTA: El “Número Total de Líneas de Venta Incentivadas”, del resumen de las Campañas,
siempre suma como solo una línea de venta, todas las líneas de un mismo ticket que tengan
el mismo código de artículo. El “Número Total de Unidades Vendidas Incentivadas” será la
suma de todas las unidades de cada línea.
NOTA: Tipos de Campaña Activos actualmente en GSI:
o Tipo1: Campaña GSI Standard con Franquicia en € de Incentivos
Nueva pantalla de Ayuda con explicación detallada:
Este tipo de Campaña es la Standard de GSI (la de siempre). Se basa en el cálculo de un IMPORTE EN € de INCENTIVOS que se utilizará como FRANQUICIA GENERAL de la nueva Campaña.
Este importe, al estar expresado en € de Incentivos, ya que es el resultado de la aplicación del %XX de los valores de las Medallas y Copas GARANTIZAN a la Oficina de Farmacia el mismo margen de Beneficios Brutos (BB) que obtuvo en los periodos analizados mediante las simulaciones realizadas.
Este método de cálculo es el único que permite GARANTIZAR el mismo Margen de BB analizado y es indiferente los artículos incentivados que se vendan, pueden ser muchos artículos con Medalla de Bronce y de Plata y pocos de Oro o al revés. GSI SOLO empezará a asignar Incentivos cuando SUS Colaborador@s estén APORTANDO VENTA NUEVA = Cuando hayan superado sus FRANQUICIAS.
NOTA: Frente a los métodos tradicionales de cálculo de Incentivos basados en superar el mismo nivel de Facturación en PVP o en Unidades vendidas en periodos anteriores, es un avance espectacular. En los métodos tradicionales las enormes fluctuaciones de los PVP’s y el decremento de los márgenes de los artículos afectaba de forma considerable, provocando, en la mayoría de casos, situaciones de pago de Incentivos SIN INCREMENTOS reales de ventas.
o Tipo 2: Campaña GSI Standard con Franquicia en € de Beneficio Bruto (BB)
Nueva pantalla de Ayuda con explicación detallada:
En este tipo de Campaña NO se utiliza la FRANQUICIA de GSI calculada mediante las simulaciones. En
este tipo de Campaña la Franquicia se pude expresar de tres maneras en PVP, UNIDADES o en € de
Margen de Beneficio Bruto que deseamos GARANTIZAR para la OF y será a partir de ese valor que GSI
empezará a contabilizar los Incentivos definidos a las ventas de sus Colaborador@s.
Es el tipo de Campaña PERFECTO si queremos GARANTIZAR que sólo daremos Incentivos una vez
superado el valor en PVP, UNIDADES o BB global que especifiquemos, siendo una gran ventaja sobre
el tipo 1 que sólo permite definir como Franquicia el BB de los Artículos Incentivados, en forma de €
de Incentivos.
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Tenemos la posibilidad de expresar el importe de la Franquicia en base a 4 posibilidades:
En un importe que GARANTIZA a la OF el PVP, UNI o BB de los Artículos Incentivados
En un importe que GARANTIZA a la OF el PVP, UNI o BB de toda la venta libre
En un importe que GARANTIZA a la OF el PVP, UNI o BB de toda la venta libre y la venta con receta
En un importe que GARANTIZA a la OF el PVP, UNI o BB de toda la Parafarmacia y las EFP's
NOTA: (Al escoger BB sobre Parafarmacia y EFP, GSI solo tendrá en cuenta el BB (Beneficio Bruto)
para calcular la franquicia, de las ventas libres de su PGOF con códigos nacionales inferiores a
600000 (excepto de 400000 a 499999) y todos los códigos nacionales de las EFP).
NOTA: Al lado de la Franquicia disponemos de una utilidad que permite incrementar o
decrementar en % el valor de la Franquicia. Recordar que siempre es posible especificar
manualmente un valor en PVP, UNIDADES o en € de BB que queramos.
Existen 4 posibles repartos de la Franquicia:
NO.- El importe de la Franquicia será Global y no se repartirá entre los Colaborador@s que participen en
la Campaña.
SI, SEGÚN CONFIGURACIÓN - GSI repartirá el importe de la Franquicia entre los Colaborador@s que
participen en la Campaña, según los valores de implicación asignados en la configuración del
Colaborador@ (rueda dentada)
SI, PROPORCIONALMENTE - GSI repartirá el importe de la Franquicia entre los Colaborador@s que
participen en la Campaña, proporcionalmente a las operaciones (operaciones=número de tickets de
venta) que hayan realizado en el periodo seleccionado.
SI, VENTAS REALES - GSI repartirá el importe de la Franquicia entre los Colaborador@s que participen
en la Campaña, EXACTAMENTE por los valores de su venta individual realizada en el periodo
seleccionado, tanto en PVP, Beneficio Bruto o Unidades.
Es interesante y recomendable PROBAR todos los valores: Nos aportará datos significativos de la
implicación en el mostrador de cada Colaborador@.
NOTA: ANTES DE ASIGNAR EL VALOR DE LA FRANQUICIA DEBO DEJAR SOLO EL NÚMERO REAL DE
COLABORADOR@S QUE FINALMENTE PARTICIPEN. SI TENGO ASIGNADA LA FRANQUICIA Y MODIFICO
EL NÚMERO DE COLABORADOR@S, GSI BORRARÁ EL VALOR DE LA FRANQUICIA, PORQUE ESE VALOR
DE FRANQUICIA YA NO ESTÁ BIEN CALCULADO.
ES MUY RÁPIDO Y FÁCIL VOLVER A REALIZAR EL CÁLCULO.
En los tres SI, primero se debe superar la franquicia global entre todos y cada uno la suya y hasta que
esto no suceda solo se mostrará en el Front-End el % Global conseguido y los importes individuales de
quien haya superado la suya en ROJO. Una vez superados TODOS las suyas se mostrarán los incentivos
conseguidos en color VERDE. La (i) de Información del Front-End explica claramente el
funcionamiento.
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La Campaña Tipo 2 permite 8 tipos de finales en la Pestaña 6.- Finalización:
En la Campaña Tipo 2, podemos especificar diferentes finales, una vez superada la Franquicia definida
en PVP, UNIDADES o BB:
a. Un Texto Explicativo del Premio de la Campaña / Reto:
Este tipo de final permite definir cualquier posibilidad. Una vez superada la Franquicia, se
activará el premio definido.
b. Una imagen del premio más un Texto Explicativo
Este tipo de final permite incluir un texto y una imagen del premio. Una vez superada la
Franquicia, se activará el premio definido.
c. Incentivos conseguidos individualmente desde la primera venta
El importe a pagar, una vez superada la Franquicia, será la suma de los incentivos conseguidos
individualmente (Medallas y Copas) por cada uno de los Colaborador@s des del inicio de la
Campaña/Reto. Este final es el ÚNICO en el que las ventas realizadas antes de superar la
Franquicia también dan Incentivos.
d. Incentivos conseguidos individualmente
El importe a pagar, una vez superada la Franquicia, será la suma de los Incentivos conseguidos
individualmente (Medallas y Copas) por cada uno de los Colaborador@s. Este final NO tiene en
cuenta el esfuerzo realizado por cada Colaborador@ antes de superar la Franquicia.
e. Incentivos conseguidos repartidos según esfuerzo realizado desde el principio de la
Campaña/Reto
El importe a pagar, una vez superada la Franquicia, será la suma de TODOS los Incentivos
conseguidos (Medallas y Copas) por TODOS los Colaborador@s repartido proporcionalmente
por esfuerzo (contado como los incentivos conseguidos individualmente) realizado por cada
uno de los Colaborador@s desde el principio de la Campaña/Reto. Este final SÍ tiene en cuenta
el esfuerzo realizado por cada Colaborador@ antes de superar la Franquicia.
f. Importe fijo en € a repartir entre todos
El importe a pagar, una vez superada la Franquicia, a cada Colaborador@ es el importe
especificado, en esta pestaña, dividido por el número de Colaborador@s que participen en la
Campaña/Reto.
g. Importe fijo en € que conseguirá cada Colaborador@
El importe a pagar a cada Colaborador@, una vez superada la Franquicia, será directamente el
importe especificado en esta pestaña.
h. Incentivos conseguidos repartidos a partes iguales
El importe a pagar a cada Colaborador@, una vez superada la Franquicia, será la suma de los
Incentivos conseguidos entre todos dividido por el numero de Colaborador@s. Por tanto, los
Incentivos conseguidos se reparten a partes iguales
NOTA: Es posible modificar el Tipo de Final de las Campaña en Explotación.
o Tipo 3: Campaña GSI por Nivel de Rendimiento
Nueva pantalla de Ayuda con explicación detallada:
El objetivo de este tipo de Campaña es recompensar el rendimiento de los Colaborador@s (lo EFICIENTES que son en cada oportunidad de Venta que se les presenta).
Por tanto, los Incentivos conseguidos a partir de la franquicia calculada en la Campaña, no se repartirán a cada Colaborad@r según lo que él haya conseguido, sino que se acumulan en una
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bolsa y se reparten proporcionalmente en relación al rendimiento de cada uno (Beneficios por operación o Incentivos por operación).
En este tipo de Campaña no tiene sentido la Franquicia Individual de cada Colaborad@r, ya que su punto de partida para cobrar Incentivos queda sustituido por un mínimo de operaciones y un mínimo de coeficiente de rendimiento.
Además como parámetros adicionales es posible asociar cargas de trabajo semanales que influirán sobre el mínimo de operaciones y posteriormente en el reparto de Incentivos.
El cálculo de la Franquicia de la Campaña se realiza como el Tipo 2 pidiéndole a GSI que nos muestre el Beneficio Bruto (BB) conseguido en el periodo analizado. GSI nos mostrará los tres BB posibles a utilizar y escogeremos. Recomendamos experimentar con los diferentes BB ya que esto estimulará al equipo al contemplar diferentes escenarios que potencian las ventas.
En el Front-End el Colaborad@r podrá ver el % de Cumplimiento que todo el equipo está realizando sobre la Franquicia Global (que es él % que están garantizando del Beneficio Bruto (BB) estipulado como Franquicia).
Una vez superada la Franquicia cada Colaborad@r verá en su Front-End que ya estaría empezando a cobrar aunque no haya superado su mínimo de operaciones o no llegue al mínimo de coeficiente de rendimiento definido, como estímulo para que se supere y se le avisa de la situación.
Al finalizar la Campaña se produce realmente el reparto de la bolsa de Incentivos solo a los Colaborador@s que han alcanzado el mínimo de operaciones Y el mínimo de coeficiente. De esta forma, los que ya habían visto que cobraban Incentivos van a cobrar más ya que se van a repartir el Incentivo que no ganan los Colaborador@s que no llegan al mínimo y se les estaba avisando en el Front-End.
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Gestión de Incentivos – Definición de Campañas de Incentivos
En GSI se crea una Campaña de Incentivos en DOS FASES:
1.- La Fase de Diseño de Incentivos
La Fase de Diseño de GSI se corresponde con los menús:
o Diseño de Medallas (IFD) de la Gestión de Incentivos
o Diseño de Copas-Ventas Cruzadas (IFD) de la Gestión de Incentivos
2.- La Fase de Creación y Configuración de la Campaña de Incentivos.
La Fase de Creación y Configuración de Campañas se corresponde con el menú:
o Edición de Campañas de la Gestión de Incentivos
Las Campañas Activas – En Explotación se visualizan desde el menú:
o Campañas Activas de la Gestión de Incentivos
El flujo para crear una Campaña de Incentivos es el siguiente:
A. Determino qué artículos tendrán Medallas y qué artículos o elementos formarán las
Ventas cruzadas.
NOTA: Puedo hacer Campañas que tan solo tengan un artículo con una Medalla
B. Me aseguro de que el IFD está limpio (sin ninguna Medalla o Copas de Campañas
Anteriores o pruebas de sesiones de formación)
C. Asigno las Medallas y Copas desde los menús del IFD
D. Con el botón IFD compruebo el Diseño de los Incentivos que acabo de realizar
E. Voy al menú Gestión de Incentivos – Edición de Campañas y pulso el botón “NUEVA”.
Esta acción le dice a GSI que coja todo lo que esté definido en el IFD y lo incluya en la
nueva Campaña de Incentivos que acabo de crear.
F. Configuro los valores de las Medallas y Copas y qué Colaborador@s participan
G. Simulo la Campaña para obtener su franquicia y garantizarme el mismo margen
H. Inicio la Campaña en el periodo de tiempo deseado
NOTA: Es posible poner una fecha de inicio anterior al día actual y GSI realizará todos los
cálculos necesarios con las ventas reales ya realizadas.
NOTA: GSI automáticamente al crear una nueva Campaña borra todo el IFD y lo deja vacío
para que esté preparado para un nuevo diseño de Incentivos. Los Incentivos del IFD YA están
en la nueva Campaña.
NOTA: Los Incentivos de cualquier Campaña es posible restaurarlos en cualquier momento al
IFD para realizar las modificaciones necesarias y crear una nueva Campaña.
NOTA: Los Incentivos definidos en la Fase de Diseño es un espacio temporal que NO DA
INCENTIVOS, SÓLO las Campañas en Explotación dan Incentivos.
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INCENTIVOS EN FASE DE DISEÑO (IFD)
GSI permite asignar Incentivos a los artículos de mi almacén para poner en marcha la política
de retribución variable de mi OF, desde los menús del IFD:
Dispongo de dos tipos de Incentivos: Medallas y Copas:
Las Medallas que se asignan desde Gestión Incentivos/Diseño de Medallas (IFD) y son
las siguientes:
o Medalla de Oro: Normalmente se asignan a los artículos en los que quiera ser
más generoso ya que disponen de un margen mayor. En esta pantalla asigno el
tipo de Medalla y al crear la Campaña asigno el % sobre el margen del artículo
que tendrá de Incentivo. Por ejemplo, en un artículo con un 40% de margen si
le asigno Medalla de oro y posteriormente la Medalla de Oro la premio con un
10%, estaré premiando un 4% del margen del artículo. Recordar que GSI
siempre dará Incentivos SOLO sobre la venta nueva (si he calculado la
franquicia de esa Campaña). Por tanto realmente NO SACRIFICAMOS NADA
del MARGEN actual, porque es venta que hasta ahora NO TENIAMOS.
o Medalla de Plata: Igual que la Medalla de Oro pero para artículos con un
premio menor
o Medalla de Bronce: Igual que la Medalla de Plata pero para artículos con un
premio menor
○ Medalla Crecimiento: Este tipo de Medalla NO DA INCENTIVOS a los
Colaborador@s. Se utiliza básicamente en la Campaña Tipo 2 para poder
tener más opciones en el cálculo de la Franquicia tanto en PVP, UNIDADES o
Beneficio Bruto (BB). Por ejemplo:
a) Con las Medallas Crecimiento podemos realizar una Campaña de Incentivos con una FEA (Franquicia Especial en Unidades) GLOBAL. Podemos asignar Medalla Crecimiento a una serie de artículos y asignar
como Franquicia XX ventas de todos ellos a nivel de unidades. b) Con las Medallas Crecimiento podemos realizar Campañas de Incentivos
añadiendo artículos que no queremos que se dejen de vender y que GSI los
tendrá en cuenta para superar la Franquicia definida. c) Con las Medallas Crecimiento podemos incluir en las Campañas artículos
de control/ayuda/reto/etc... para complementar o ayudar al cumplimiento de la franquicia en cualquier tipo de Campaña.
o Medalla IDS (Incentivo Directo por Servicio): Este tipo de Medalla es diferente
y no premia con un % del margen del artículo sino con un importe fijo en €.
Está representada gráficamente por un Rubí. Se puede asignar a cualquier
artículo y no tiene en cuenta ni PVP, ni Costes ni Márgenes. Siempre premiará
con el importe en € asignado. Ejemplos de uso:
Pack de artículos del cual es difícil establecer un % sobre el margen
Servicios ofrecidos por mi OF:
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- Dietas de Adelgazamiento
- Tratamientos Antitabaco
- Análisis Clínicos
- Inscripción en Redes Sociales
- Alta en Tarjeta de Fidelización
- Etc.
NOTA: El valor de las Medallas IDS permite también valores negativos para el uso que se
considere oportuno.
NOTA: Para los artículos con Medalla IDS de este ejemplo, que son servicios, lo habitual será
crear en mi PGOF nuevos artículos con precio 0, que el Colaborad@r añadirá al final del
ticket para que GSI le asigne el Incentivo correspondiente. Interesante posibilidad crear
Copas con IDS: Por ejemplo, cualquier artículo de la familia Dietas con un Tratamiento
Adelgazante.
Las Copas/Ventas Cruzadas se asignan desde Gestión Incentivos/Diseño de Copas-
Ventas Cruzadas (IFD). Las Copas en GSI, permiten definir prácticamente cualquier
combinación de artículos que queramos incentivar por la consecución de un esfuerzo
extra por parte de mis Colaborador@s a la hora de complementar adecuadamente el
Problema de Salud de mi paciente/cliente. Para que GSI asigne una Copa a un ticket de
venta de mi PGOF, éste debe tener todas las líneas con algún artículo de los elementos
definidos en la Copa. Si no existen tantas líneas en el ticket como elementos tenga la
Copa no será un ticket de Venta Cruzada. Existen varios tipos de Copas para permitir
establecer diferentes grados de esfuerzo que conllevará un Incentivo más o menos
importante:
o Copa de Oro
o Copa de Plata
o Copa de Bronce
o Copa IDS (Incentivo Directo por Servicio)
NOTA: No es posible diseñar Copas de un solo elemento/una sola línea, GSI no las considera
Ventas Cruzadas y las IGNORA.
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Gestión de Incentivos – Diseño de Medallas (IFD)
En esta pantalla SIEMPRE que entro me aparecen todos los artículos que tengo en mi PGOF
con un filtro aplicado “Artículos con Cualquier Tipo de Incentivo”. Desde aquí realizo la
primera Fase de la creación de una Campaña de Incentivos: El diseño de los Incentivos a nivel
de Medallas: Definir qué artículos estarán marcados con Incentivos (Medallas y artículos con
FEA).
NOTA: En cualquier momento puedo quitar el filtro por defecto con la opción “Quitar” y GSI
mostrará TODOS los artículos de mi Almacén para empezar a diseñar los nuevos Incentivos.
Los Incentivos que están definidos en esta pantalla los llamamos: Incentivos en Fase de Diseño
(IFD) y así los llamamos para diferenciarlos de los “INCENTIVOS PROPIOS” que tenga cada
Campaña, que se pueden ver desde su IIC en la edición de Campañas.
El funcionamiento de esta Pantalla es el mismo que está explicado en Control y Optimización
del Almacén – Nivel Básico.
Para explicar cómo Diseñar una Campaña de Incentivos vamos a utilizar un ejemplo ficticio.
Supongamos que hemos pactado unas buenas condiciones comerciales con el Laboratorio X de
Dietética Infantil y queremos poner en marcha una Campaña de Incentivos para mis
Colaborador@s. Empiezo a Diseñar la Campaña:
1. Filtro mi almacén por el Laboratorio X
2. Si me fijo en el título de la ventana ya no aparecen todos los artículos de mi almacén
sólo los que se corresponden con el Laboratorio X, supongamos 112 artículos.
3. Decido que los artículos con un margen inferior a 20% no se Incentivan
4. Filtro por el margen respecto al PUC, por ejemplo de 20% a 30% y con el botón
actualizar asigno a todos esos artículos la Medalla de Bronce
5. Filtro por el margen respecto al PUC, por ejemplo de 30% a 40% y con el botón
actualizar asigno a todos esos artículos la Medalla de Plata
6. Filtro por el margen respecto al PUC, por ejemplo de 40% a 99999% y con el botón
actualizar asigno a todos esos artículos la Medalla de Oro
7. Si quiero añadir Copas – Ventas Cruzadas a esta Campaña voy al Menú Gestión de
Incentivos – Diseño de Copas y las creo.
8. Si quiero comprobar los Incentivos Diseñados pulso en el botón IFD
9. Ya tengo la Campaña de Incentivos Diseñada y lista para crearla desde el menú Gestión
de Incentivos – Edición de Campañas
NOTA: GSI trabaja sobre márgenes brutos, antes de usarlo asegúrese de que conoce su
margen neto para valorar correctamente el impacto de los Incentivos que aplicará con GSI.
NOTA: Es importante recordar, cuando asigne valor a los Incentivos de GSI, que
habitualmente el Margen Bruto de los PGOF’s no incluyen los rappels de los proveedores.
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Gestión de Incentivos – Diseño de Copas - Ventas Cruzadas (IFD)
En el sector farmacéutico, esta técnica está aún por explotar y en muchos casos mal vista por
los propios farmacéuticos, como si la Venta Cruzada fuera una forma de “forzar” al cliente a
comprar más de lo que necesita. Nada más lejos de ello, una Venta Cruzada jamás debe inducir
al cliente a comprar lo que no necesita, ni invadir su privacidad, ya que probablemente se
acabará perdiendo al cliente que no se sentirá cómodo.
Pero, ¿en qué consisten las Ventas Cruzadas? Para algunos, simplemente significa vender
colocando más productos a los clientes. Sin embargo, esta concepción es una visión simplista
del significado real de las Ventas Cruzadas, que nada tienen que ver con la venta
indiscriminada de productos o con vender más de lo mismo a los clientes de siempre.
El objetivo principal es ayudar al consumidor a dar solución a otros problemas o necesidades
reales que puede no conocer o haber olvidado, lo que nos permite diferenciarnos y dar valor
añadido a nuestra actividad. Las Ventas Cruzadas son una forma de “innovar en la atención”,
para “cubrir o superar las expectativas de los clientes y, de ese modo, satisfacerlos y
fidelizarlos”.
GSI considera que una venta del PGOF se corresponde con una de las Copas definidas cuando
la venta tiene tantas linias como elementos definidos en la Venta Cruzada y éstas coinciden
con el CN, Familia, Contenido de la lista, Grupo Terapéutico o PS de los artículos que las
componen.
En la parte izquierda de la pantalla tengo la relación de todas las Copas/Ventas
Cruzadas que he generado, con el tipo de Copa que le he asignado y la marca de si está activa
o no.
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Cómo Crear una nueva Venta Cruzada
Para crear una nueva Venta Cruzada pulso en el botón Nueva y me aparece esta ventana:
Descripción: es el título de la Venta Cruzada.
Copa: Asigno el tipo de Copa (Oro, Plata, Bronce, IDS), en función del valor posterior en % de
margen que quiera asignarle. También puedo asignar el tipo de Copa IDS (Incentivo Directo
por Servicio):
Copa IDS:
Su funcionamiento es idéntico a las Medallas IDS pero a nivel de Copas.
El valor de las Copas IDS NO es un % del margen de los artículos de los elementos que
la componen.
El valor de las Copas IDS es un importe en € fijo que se establece al crearla.
Si el ticket del PGOF cumple las características de la Campaña y las líneas de venta libre
se corresponden con los artículos definidos en los elementos de la Copa, GSI
incentivará al Colaborad@r con el valor en € de la Copa IDS.
NOTA: Recordar que la Copa IDS al ser un importe en € podría superar, si no es consciente, el
margen de los artículos que la componen, por lo que le recomendamos realizar los cálculos
necesarios para evitar posibles pérdidas de margen.
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Información: La información que detalle en este campo de la Venta Cruzada aparecerá en el
Front-End de mis Colaborador@s. Es un campo muy útil donde se puede detallar toda la
información de cómo dispensar esa Venta Cruzada, qué argumentos utilizar para afrontar las
dudas del paciente/cliente e incluso detallar algún ejemplo práctico que sirva a mis
Colaborador@s para interiorizar la venta. Este campo permite a la OF ahorrar muchísimas
horas de formación. Mis Colaborador@s pueden consultar el Front-End de GSI desde el móvil,
Tablet, desde casa, etc y eso permite una implicación muy alta de los Colaborador@s
realmente motivados. FIJARSE EN EL PEQUEÑO BOTON DE IMPRESIÓN QUE PERMITE TENER
EN PAPEL LA INFORMACIÓN DE LA COPA / VENTA CRUZADA [1].
Activa: Las Ventas Cruzadas pueden estar activas o no
NOTA: Se pueden incorporar Copas Inactivas a cualquier Campaña para que mis
Colaborador@s siempre dispongan de la información de cómo llevarlas a cabo y se las
puedan estudiar. Pero SOLO darán Incentivos las que estén ACTIVAS.
NOTA: Es posible crear una Campaña o varias con las Ventas Cruzadas que habitualmente
quiera incentivar en mi OF y después, con la opción de Restaurar, del menú operaciones de
las Campañas añadirlas automáticamente a todas las Campañas que desee. De esta manera
solo definiré las Copas una vez y las iré utilizando siempre que quiera sin tener que volver a
diseñarlas.
NOTA: No es posible diseñar Copas de un solo elemento/una sola línea, GSI no las considera
Ventas Cruzadas y las IGNORA.
NOTA: GSI, por motivos de rendimiento y concepto, a los artículos duplicados en una misma
operación los agrupa, por lo que no es posible diseñar una Copa/Venta Cruzada de dos
artículos iguales ya que para GSI sólo será una línea de X unidades, REALMENTE NO ES UNA
VENTA CRUZADA.
Cómo Modificar / Borrar una Venta Cruzada
Para modificar o eliminar una Venta Cruzada ya creada, la selecciono y hago doble clic con el
ratón o pulso en el botón Editar. Aparece la ventana Edición de la Venta Cruzada con la
posibilidad de Modificar o Borrar los datos ya existentes. Cuando pulso en Borrar se elimina la
Venta Cruzada y todos los elementos que la forman.
NOTA: Es recomendable antes de borrar Copas/Ventas Cruzadas disponer de una Campaña
Plantilla de estas Copas para evitar tener que definirlas de nuevo en posteriores Campañas
que las pueda necesitar.
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Cómo Añadir / Eliminar Elementos de la Venta Cruzada
En la parte superior derecha de la pantalla me aparecen los elementos (Artículos, Familia, PS,
Listas o Grupo Terapéutico) que componen la Venta Cruzada que previamente he seleccionado
en la parte izquierda.
Para Añadir Elementos, en el desplegable Tipo, escojo una de las opciones:
Artículos individuales
Todos los artículos de una Familia
Todos los artículos de un PS
Todos los artículos de una Lista de Artículos de GSI (generada por mí en Gestión Incentivos/Gestión de Listas) o de mi PGOF
Todos los artículos de un Grupo Terapéutico (GT)
Y pulso el botón Añadir. Me aparece una pantalla donde puedo escoger el elemento.
Una vez tengo un elemento seleccionado siempre puedo ver los artículos que lo componen
pulsando el botón Mostrar Detalle. Es importante realizar esta comprobación para
asegurarme de que el elemento, por ejemplo, una familia, contiene todos los CN’s que deseo
incentivar.
Para eliminar un elemento lo selecciono previamente y pulso en Quitar.
Cómo Cambiar los atributos ¿Paga Copa? ¿Paga Medalla? del Elemento
Tengo la posibilidad de marcar, a nivel de elemento, si éste cobra Incentivos de la Copa, de la
Medalla, de ambos o de ninguno.
Hago doble clic sobre el Elemento o lo selecciono y pulso el botón Editar, en ambos casos me
aparece una ventana donde puedo poner o quitar el check en Paga Copa / Paga Medalla.
Estos checks permiten crear Copas/Ventas Cruzadas totalmente personalizables y que se
adapten a la realidad de la dispensación. Por ejemplo, podemos crear la típica Copa de un
Antibiótico + Probiótico: En este caso mi Colaborad@r tendrá que hacer un esfuerzo para
vender el Probiótico, pero el Antibiótico, en la mayoría de casos, le vendrá prescrito, por lo que
no realizará ningún esfuerzo para venderlo. Por tanto, el elemento GT (Antibiótico) de la Copa
tendrá los checks de ¿Paga Copa? y ¿Paga Medalla? Inactivos.
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Botón “Buscar en Ventas….” [2]
Cuando se diseñan las Copas/Ventas Cruzadas se dispone de la funcionalidad “Buscar en Ventas…”que permite introducir un periodo de venta y un CN/Descripción para ver el detalle de las ventas donde se repite el artículo y junto a qué otros artículos se acostumbra a dispensar.
INFORMACIÓN DE LA VENTA CRUZADA
Cuando selecciono una Venta Cruzada, en la parte inferior derecha de la pantalla me aparece la Información de la Venta Cruzada con el contenido del campo información que he rellenado al crear la nueva Venta Cruzada. Aquí puedo detallar cómo realizar esa Venta Cruzada, argumentos a utilizar, como rebatir la negativa del paciente, etc. Toda esta información está accesible desde el Front-End para que mis Colaborador@s dispongan de ella.
La información de las Copas/Ventas Cruzadas es posible modificarla en cualquier momento
incluso de Campañas en Explotación, desde la opción IIC (Incentivos Incluidos en la
Campaña), pestaña Copas utilizando el botón “EDITAR” [4]
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Ejemplo de Venta Cruzada:
Quiero crear varias Copas para potenciar la venta de artículos para el Problema de Salud (PS)
Piojos: Mi árbol de PS tiene definido un PS Piojos con 3 ramas de PS: Artículos para la
Prevención, Artículos para su Tratamiento y Accesorios (Peines, etc):
A.- Puedo crear una Copa Bronce que contenga:
1.- Un elemento con la rama de PS Piojos/Prevención
2.- Un elemento con la rama de PS Piojos/Tratamiento
B.- Puedo crear una Copa Plata que contenga:
1.- Un elemento con la rama de PS Piojos/Tratamiento
2.- Un elemento con la rama de PS Piojos/Accesorios.
C.- Puedo crear una Copa Oro que contenga:
1.- Un elemento con la rama de PS Piojos/ Prevención
2.- Un elemento con la rama de PS Piojos/ Tratamiento
3.- Un elemento con la rama de PS Piojos/Accesorios.
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De esta manera, cuando alguna venta del PGOF se corresponda con cualquiera de las Copas
definidas, GSI asignará el Incentivo correspondiente.
NOTA: GSI siempre asignará la Copa de mayor valor a la venta en el caso de que varias
Copas coincidan.
Las posibilidades son múltiples y puedo crear todas las Copas que necesite y tenerlas activas
o inactivas según la Campaña.
Cómo comprobar qué Incentivos tengo asignados en la Fase de Diseño
Utilizando el botón IFD [3] (Incentivos en Fase de Diseño): Son los Incentivos (Medallas y
Copas) que he definido o estoy definiendo/diseñando en la Opción Gestión Incentivos de GSI.
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Gestión de Incentivos – Edición de Campañas
Una vez asignados los Incentivos a los artículos en la fase de Diseño (IFD) desde los menús de
Diseño de Medallas y diseño de Copas, en esta pantalla es donde Creo las Campañas y asigno
el valor en % a los Incentivos: Medallas y Copas, y analizo como repercutirán en el margen
bruto de mi OF. Realizando simulaciones con periodos de venta de mi OF de meses anteriores
puedo calcular y adaptar los Incentivos que he definido a mis necesidades y a las condiciones u
ofertas pactadas con mis proveedores.
Los valores en % que asigno a las Medallas y Copas es un valor sobre mi margen bruto
NUNCA SOBRE EL PVP y siempre sobre la venta nueva que están aportando mis
Colaborador@s (porque tienen una Franquicia que superar). Por lo tanto, NUNCA
PERDEMOS porque estoy consiguiendo VENTA NUEVA y de ésta cedo una parte del margen a
mis Colaborador@s en forma de Incentivos. Por Ejemplo:
Si a la Medalla de Oro le asigno un Incentivo del 10%: En un artículo con un PVP: 142,86€ y
Coste: 100,00€ o sea Margen: 30%, estoy dando un 3% de mi margen, que representa 4,29€
de Incentivos. Recordemos que para cobrar Incentivos se ha de superar la franquicia, por
tanto doy Incentivo sobre la venta nueva. Y de esa venta nueva mi margen bruto tras dar el
Incentivo quedaría en el 27%.
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Antes es importante definir varios conceptos:
Incentivos en Fase de Diseño: Son los Incentivos (Medallas y Copas) que he definido o estoy
definiendo/diseñando en la Opción Gestión Incentivos de GSI.
Incentivos Incluidos en la Campaña (IIC): Cuando creo una Campaña, con el botón NUEVA, GSI
realiza una copia exacta de los Incentivos que tenga en ese momento en Fase de Diseño
(Medallas y Copas). Se pueden ver desde el IIC.
Por ejemplo:
Creo la Campaña A hoy a las 9h, luego modifico los Incentivos en Fase de Diseño y a las 11h
creo la Campaña B, los Incentivos de la Campaña A y B serán totalmente diferentes. Si quiero
que la Campaña B tenga los mismos Incentivos que la Campaña A en lugar de crear una nueva
Campaña debo seleccionar la Campaña A y desde el menú desplegable Operaciones
seleccionar la opción Copiar.
NOTA: en el momento que pulso el botón Nueva, para crear una nueva Campaña, GSI hace
una “FOTO” de los Incentivos que tenga definidos en la Fase de Diseño (Medallas, Copas y
Franquicias Especiales, Contenido de las Listas, Familias, PS’s, Etc.), o sea, esta nueva
Campaña trabajará con los Incentivos definidos hasta el momento de pulsar en el botón
Nueva. A partir de este momento, los Incentivos en la Fase Diseño estarán en blanco
preparados para que diseñe nuevos Incentivos que no afectarán a la Campaña que acabo de
activar.
Las Campañas una vez creadas, pueden presentar estos Estados:
Campaña Definida: Es el estado que tiene cuando se crea la Campaña por primera vez
o se copia desde otra. Cualquier Campaña con este estado se puede simular o iniciar.
Simulada: Es el estado que adquiere una Campaña una vez simulada. Si quiero volver a
simularla la selecciono, realizo una copia y simulo la nueva Campaña que me ha
quedado en estado Campaña Definida.
En Explotación: Es una Campaña activa.
En Explotación Privada: Este tipo de Campaña permite activar en explotación una
Campaña pero sólo será visible desde el Back-Office. En el Front-End no estará visible.
Finalizada: Son las Campañas que han estado en Explotación y han llegado a su fin.
Pendiente de Reinicio: Son las Campañas en explotación que se paran temporalmente
para modificar los Incentivos o cambiar algún valor de la Campaña, franquicia general,
franquicias personales, valores de los Incentivos, etc. Cuando tengo una Campaña en
este estado no puedo iniciar ninguna otra, sólo puedo iniciar ésta y si no fuese el caso
borrarla.
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1.- Cómo creo una Campaña de Incentivos:
Antes de nada, con el botón IFD puedo comprobar los Incentivos (Copas y Medallas) de los
artículos que van a formar parte de mi Campaña y así asegurarme de que lo tengo TODO
incluido: Una vez comprobado, pulso el botón Nueva y me aparece la siguiente pantalla donde
puedo escoger entre los diferentes Tipos de Campaña que permite GSI (El panel de Ayuda
explica el funcionamiento y características de cada una de ellas).
En GSI se diseñan los Incentivos desde el menú Gestión Incentivos utilizando las opciones de Diseño de Medallas y Diseño de Copas es lo que llamamos Incentivos en Fase de Diseño (IFD) (los Incentivos que están definidos en este momento). Una vez decido el tipo de Campaña, introduzco la descripción/nombre de la Campaña que voy
a crear.
El check del aviso INCENTIVOS es importante entenderlo:
Una vez creada la Campaña, lo habitual es borrar los Incentivos en Fase de Diseño (IFD)(Medallas y Copas). Así GSI queda preparado para asignar los Incentivos en la próxima Campaña. Si no desea borrar los Incentivos en Fase de Diseño (IFD) desmarcar este check. Ahora pulso el botón Nueva Campaña y me aparece la pantalla Edición de Campañas. Esta pantalla está formada por pestañas, del tipo asistente para un uso muy interactivo. Según el tipo de Campaña que haya escogido, las opciones dentro de las pestañas serán diferentes. En la Edición de Campañas, la columna “TipCa” informa del tipo de la Campaña escogido.
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2.- Configuración de la Campaña
En cada una de las pestañas configuro los parámetros para que se ajusten a la Campaña que
voy a diseñar.
1-
Pestaña Datos Generales:
- Descripción de la Campaña: me permite modificar la descripción/nombre de la
Campaña.
- Tipo de Campaña: Me indica el tipo de Campaña que he escogido. En nuestro caso la
Campaña GSI Standard con Franquicia en € de Incentivos
- Incentivos: Aquí es donde asigno el valor a los Incentivos definidos (Medallas y Copas).
Este valor es un % sobre el Margen Bruto del artículo (PVP-Coste). Inicialmente es
recomendable utilizar, por ejemplo, los valores que aparecen en la imagen y realizar
una simulación con esos valores como punto de partida. Los datos de la simulación me
servirán para incrementar o decrementar los % de las Medallas y Copas hasta
conseguir mi objetivo.
- Franquicia General de la Campaña: Este es el valor más importante de la Campaña y
es, tras varias simulaciones, cuando conseguiré el importe idóneo para la Campaña
que estoy definiendo. Este campo no es editable (se edita en la segunda pestaña).
Por ejemplo, en las Campañas Tipo 1, los Resultados de las Simulaciones nos calculan
un dato importante que es el IMPORTE TOTAL DE PAGO DE INCENTIVOS y ESTE DATO ES
EL QUE UTILIZARÉ COMO FRANQUICIA DE LA CAMPAÑA porque al ser un importe
expresado en € de Incentivos y los Incentivos ser un % sobre el Margen de los artículos,
permite que GSI garantice el mismo Beneficio Bruto (BB) calculado en la Simulación.
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NOTA: Este valor de Franquicia General será el que mis Colaborador@s deban superar entre
todos para empezar a cobrar Incentivos y las simulaciones me ayudarán a encontrarlo. Es el
importe que refleja que todo lo que esté por encima de él es venta nueva que están
consiguiendo mis Colaborador@s para mi OF. Este importe debe estar basado en
simulaciones de escenarios de cobro de Incentivos de las ventas reales de mí OF cuando NO
tenía establecida una política de Incentivos. Y me garantizará que sólo daré Incentivos una
vez superado el mismo margen bruto que tuve en el periodo analizado.
- Base de Cálculo:
o Coste a usar en los cálculos de Incentivos: PMC / PUC. Si he realizado el diseño
de las Medallas basándome en filtros del PUC, es MUY IMPORTANTE
configurar aquí PUC.
o Las ventas del PGOF con descuentos dan Incentivos: NO / SI.
NOTA MUY IMPORTANTE: Si deseo que GSI también calcule Incentivos de los tickets con
descuentos, debo saber que se calcularán sin restar los descuentos por lo que es
recomendable que desde mi PGOF calcule los importes de los descuentos del periodo de la
Campaña para estimar su repercusión.
2-Pestaña Colaborador@s:
- Franquicia Personal: Cómo se repartirá, entre mi personal, el importe que he puesto
en Franquicia General Campaña. Este reparto se realizará en función del % de
implicación de cada uno de ellos designado en el campo Franquicia Personal dentro
del menú Configuración / Datos del Personal.
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Con los botones Excluir TODOS, Excluir Bajas, Excluir, Incluir e Incluir TODOS puedo escoger
los Colaborador@s que desee, incluso si en mi PGOF ya están dados de BAJA. Pero de
momento, no borro ningún Colaborad@r que ya esté dado de baja en mi PGOF puesto que al
hacer las simulaciones de ventas de periodos anteriores las ventas que hicieron estos
Colaborador@s deben tenerse en cuenta para que los datos sean reales. Si no estuviesen, los
datos de ventas que calcularía GSI no se ajustarían a la realidad.
Después, al iniciar la Campaña, sí que deberé borrar todos los Colaborador@s que no vayan a
formar parte de la Campaña.
NOTA: ANTES DE ASIGNAR EL VALOR DE LA FRANQUICIA DEBO DEJAR SOLO EL NÚMERO
REAL DE COLABORADOR@S QUE FINALMENTE PARTICIPEN. SI TENGO ASIGNADA LA
FRANQUICIA Y MODIFICO EL NÚMERO DE COLABORADOR@S GSI BORRARÁ EL VALOR DE LA
FRANQUICIA, PORQUE ESE VALOR DE FRANQUICIA YA NO ESTÁ BIEN CALCULADO.
- Columna Factor Subjetivo: Este factor lo puedo utilizar para “penalizar” o “premiar” a
mis Colaborador@s durante el periodo de explotación de la Campaña. Por defecto, al
iniciar la Campaña, el valor es del 100% por lo cual todos mis Colaborador@s cobran
el importe íntegro de los Incentivos que sean capaces de conseguir. Si por alguna razón
incremento o decremento este valor, los Incentivos conseguidos por ese Colaborad@r
serán proporcionales al nuevo valor y así lo verá reflejado desde el primer momento
en su Front-End. Los valores de las celdas son editables.
NOTA: El factor subjetivo se puede cambiar durante toda la vida de la Campaña
A.- El % del factor subjetivo también se puede utilizar en el caso de que un compañero sea el
encargado de diseñar las Campañas, crear la publicidad, gestionar todo el trabajo para que
el resto de compañeros lo tenga todo hecho y se puedan dedicar a vender, vender, vender. En
este caso el compañero que realiza estas gestiones no vende, ya que tiene asignadas estas
tareas. Por tanto, se puede decidir que un 20% de todos los Incentivos conseguidos sean para
esa persona, por lo cual debemos asignar, antes de empezar la Campaña, a todo el personal
que participe un factor subjetivo del 80%. Es recomendable explicar las reglas de las
Campañas en las observaciones públicas, que todo el equipo podrá consular desde su Front-
End.
B.- Otra posibilidad del Factor Subjetivo es utilizarlo para EVALUAR EL DESEMPEÑO. Con lo
cual todos los Colaborador@s empiezan las Campañas por ejemplo con un 80% y al final de
la Campaña se asignan los desempeños conseguidos. Por ejemplo 5% Recepciones OK’s, 5%
Puntualidad, 5% Orden y Reposición, 5% Formación
- Columna Público: con valores SI/No permite que se visualicen los datos de los
Incentivos de ese Colaborad@r o no en la pestaña Situación del Equipo del Front-End.
- Columna Redirigir a: para redirigir las ventas incentivadas de un Colaborad@r a otro.
El objetivo de esta columna es que las ventas de los artículos incentivados de una
Campaña realizadas por un Colaborad@r le sumen a otro. Por ejemplo: Realizar una
Campaña de productos de Cosmética donde participa todo el equipo pero TODOS
tienen sus ventas redirigidas a la responsable de Cosmética.
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NOTA: Quien tiene las ventas redirigidas a otro Colaborad@r NO participa en la Campaña.
Por lo tanto, en el Front-End él no ve la Campaña porque no participa, no sabe que existe.
Las ventas que haga se le asignarán, a todos los niveles, al Colaborad@r al que está
redireccionado.
NOTA: A nivel de simulación la redirección de ventas no afecta, todo funciona igual.
3-Pestaña Franq. Esp. Artículos:
- Asignar Franquicia Especial Artículos (FEA): A partir de qué unidades empezará GSI a
pagar el Incentivo asignado a este artículo ya sea Medalla Oro, Plata, Bronce o IDS.
Normalmente es el mínimo de unidades pactadas con el laboratorio que se han de
vender para empezar a obtener Incentivos. El número de unidades de FEA que
especifique aquí, GSI lo repartirá en función del parámetro de la configuración del
personal “% ← Implicación en el reparto de (FEA)” que recordemos es un peso en
función de los valores del resto de Colaborador@s.
Ejemplo: Si a un artículo le ponemos 20 unidades de FEA y en la Campaña participan 10
Colaborador@s y todos tienen el mismo peso definido en la configuración, cada uno tendrá 2
unidades de FEA asignada. Esto quiere decir que hasta que no se vendan 20 unidades (LAS
VENDA QUIEN LAS VENDA) NADIE cobrará el Incentivo del rubí asignado Y A PARTIR DE
SUPERADAS LAS 20 UNIDADES, SOLO COBRARÁN EL RUBÍ AQUELLOS COLABORADOR@S QUE
HAYAN SUPERADO SU FEA INDIVIDUAL, O SEA 2 Unidades. (Ver “CUADRO 1” del apartado
configuración del Personal).
NOTA: En el caso de que GSI, al repartir las unidades de FEA entre los Colaborador@s, el
número que le toca tenga decimales, POR SEGURIDAD redondea al entero superior: 0,1=1 ;
0,9=1 ; 1,1 =2; 1,5=2, etc. Por lo que dependiendo de quién realice las ventas ES POSIBLE QUE
no se empiece a cobrar el Incentivo definido hasta alcanzar unas unidades superiores a las
definidas.
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- Avanzado:
Al marcar el Check se me activan los intervalos de Fecha.
Es posible diseñar Campañas cuya franquicia sean las unidades que se hayan vendido dentro
del periodo que deseemos y GSI solo asignará los Incentivos definidos (a nivel de Medallas
Oro, Plata, Bronce o IDS) cuando se superen las unidades vendidas en el periodo de ventas
analizado. Para ello, como siempre, tengo que asignar a los artículos la marca de Franquicia
Especial por Artículo (FEA) cuando esté diseñando las Medallas y posteriormente, mediante
este panel avanzado, podré asignar automáticamente las unidades de FEA en base a la
estadística de ventas del periodo que desee. Una vez calculado, SIEMPRE es posible retocarlo
MANUALMENTE en la columna UNI.
NOTA: El cálculo de las unidades vendidas en el periodo seleccionado se realiza de TODOS los
Colaborador@s que hicieron ventas en mi PGOF durante ese periodo. ESTÉN O NO ESTÉN
INCLUIDOS EN ESTA CAMPAÑA INCLUSO SI SON VENTAS DE COLABORADOR@S QUE YA
ESTÁN DADOS DE BAJA.
4 - Pestaña Observaciones:
Aparece una pantalla donde anoto las observaciones de la Campaña, las condiciones pactadas
con el laboratorio, posibles regalos o premios, mensajes a mis Colaborador@s, reglas de la
Campaña, etc.,.
A dos niveles:
Privadas (Solo visibles desde el Back-Office)
Públicas (Visibles desde el Back-Office y el Front-End)
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5 - Pestaña Configuración:
Aquí definiré los parámetros particulares de la Campaña:
- Cálculo de los Incentivos:
o Para cobrar los Incentivos es necesario que todo el equipo supere sus Franquicias
Individuales (Recomendado SI): SI/NO
o Cuando se supera la Franquicia Individual, se cobra: Contando la franquicia /
Descontando la franquicia.
- Front-End:
o Utilizar un nombre neutro para los Colaborador@s: opción de tipo Check que
permite utilizar un nombre NEUTRO para los Colaborador@s en la pestaña
Situación del Equipo del Front-End.
o Nombre neutro para los Colaborador@s: si en la opción anterior he marcado el
Check aquí debo indicar qué nombre neutro darle a mis Colaborador@s.
6 - Pestaña Ayuda:
Aquí disponemos de toda la información relativa al tipo de Campaña que he escogido.
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Una vez definidos todos los parámetros pulso el botón Guardar y Volver, y aparece en la
pantalla Edición de Campañas esta nueva Campaña. Puedo ver que en el campo Estado tiene
el valor Campaña Definida.
Siempre puedo modificar o añadir algún dato a esta Campaña situándome sobre ella y
haciendo doble clic o pulsando el botón Editar.
3.- Comprobar Errores antes de Simular la Campaña
Desde el menú operaciones debo utilizar la opción comprobar errores. Esta funcionalidad
comprueba si los artículos que tienen Medalla, que no sea IDS, tienen errores económicos:
Si el PVP es menor o igual a cero
Si el Margen PMC o PUC, según la configuración de la Campaña, es menor o igual a
cero
Si el Coste PMC o PUC, según configuración de la Campaña, es menor o igual a cero.
Si es así aparece una ventana con los artículos erróneos y los puedo exportar a Excel para
arreglarlos en mi PGOF. Cierro la ventana. Una vez arreglados los datos en mi PGOF vuelvo a
ejecutar esta opción para comprobar que ya no hay artículos con datos erróneos.
Si por el contario, deseo que esos artículos con datos erróneos SE ELIMINEN de la Campaña,
utilizo el Botón Eliminar de la Campaña y dejarán de formar parte de la Campaña.
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4.- Simular la Campaña
Cuando tengo una Campaña Definida puedo simular qué Incentivos hubiese pagado con las
ventas que tuvo mi OF en periodos de ventas anteriores. Para ello, realizo una copia de la
Campaña Definida y hago simulaciones sobre ella.
De esta manera, tras varias simulaciones, obtengo la Franquicia General de la Campaña, que
se corresponde CON EL VALOR DE PAGO DE INCENTIVOS del periodo analizado.
Como los Incentivos pagados en la simulación, son fruto de un % del margen de los artículos,
poner ese valor como Franquicia de la nueva Campaña me asegura que solo daré Incentivos
sobre la venta nueva aportada y me garantiza el margen bruto de beneficio que obtuve en el
periodo simulado.
Me sitúo sobre la Campaña que ahora está en Estado Campaña Definida y pulso el menú
desplegable situado en la parte inferior Operaciones o selecciono la Campaña con el botón
izquierdo del ratón y seguidamente el botón derecho, me aparece un desplegable y selecciono
la opción Copiar. Me aparece el siguiente aviso:
NOTA: Si marco la opción “Realizar SÓLO la Copia de la Configuración de la Campaña (Sin Incentivos)” creo una copia pero SÓLO con los datos de TODAS sus pestañas sin ningún Incentivo. Los Incentivos de la Campaña, que estoy copiando, son sustituidos por los Incentivos en Fase de Diseño, los definidos "ahora mismo" en Gestión de Incentivos: Diseño de Medallas (IFD) y Diseño de Copas-Ventas Cruzadas (IFD).
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Clico en Copiar y me aparece una copia de la Campaña con el Estado Campaña Definida. Le
cambio la descripción a Simulación 1 y ya puedo realizar la Simulación:
Para ello seleccionando la Campaña con el botón izquierdo del ratón y seguidamente el botón
derecho, me aparece un desplegable y selecciono la opción Simular.
Aparece la siguiente ventana:
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Debo indicarle a GSI de qué Fecha Inicial a qué Fecha Final (NUNCA SUPERIOR AL DIA DE HOY)
quiero que haga la simulación de los Incentivos de las ventas. Normalmente utilizaré periodos
que sean similares a un periodo anterior en ventas de esos artículos. En este caso del
01/01/2014 al 01/04/2014.
NOTA: para que incluya un mes entero debo indicarle el día 1 del mes siguiente.
También puedo indicarle que para esta Campaña preveo que haya un incremento de las ventas
de por ejemplo un 10%. Para ello, anoto un 110% en el campo % Incremento / Decremento.
En el caso de que considere que las ventas serán un 15% inferior, anoto el valor 85%.
Con el botón Editar Campaña puedo modificar o añadir cualquier dato.
NOTA: Es muy importante que antes de realizar la simulación me asegure de que he
seleccionado CORRECTAMENTE los Colaborador@s que GSI va a utilizar en los cálculos. Si
quiero realizar una simulación de las ventas de los artículos incentivados del año 2011 debo
escoger SOLO los Colaborador@s que realizaron ventas en esas fechas. Para ello GSI me
permite escoger los Colaborador@s que desee incluso si en mi PGOF ya están dados de BAJA.
Cuando inicie la Campaña será al revés, tan solo dejaré asignados los Colaborador@s
ACTUALES que participen en la Campaña.
Cuando todo esté correcto pulso el botón Iniciar Simulación. Lo que hace GSI es repasar todas
las ventas realizadas con el PGOF, de los artículos designados dentro de la Campaña, dentro de
las fechas detalladas para saber qué hubiese pagado de Incentivos.
Veo que el Estado de la Campaña pasa a ser Simulada (si no es así clicar F5 y se actualizará el
Estado). Ahora, desde el menú desplegable Operaciones o seleccionando la Campaña con el
botón izquierdo del ratón y seguidamente el botón derecho, me aparece un desplegable y
selecciono la opción Ver Resultados tengo las siguientes posibilidades:
Totales: Aparecerá una ventana con los Totales y con el Resumen por Colaborador@s,
por PS, por artículo, de los Incentivos que hubiese repartido.
NOTA: El Importe Total en Pago de Incentivos indica los Incentivos que hubiese pagado en la
fecha pasada que le he detallado en la simulación. Por lo que, teniendo en cuenta que el
personal en dicha fecha aún no estaba motivado con la política de Incentivos, se supone que
esas ventas son las que deben realizar por su trabajo sin incentivar.
Este valor será el que utilizaré (y tras varias simulaciones me dará el valor adecuado) como
punto de partida (Franquicia General de la Campaña) para iniciar la Campaña que estoy
preparando. Este valor asegura que solo daré Incentivos sobre la venta nueva aportada y me
garantizará el margen bruto de beneficio que obtuve en el periodo simulado.
NOTA: Cuando obtengo la Franquicia General de la Campaña, si la simulación está basada en
más meses de los que finalmente forman la Campaña, realizo una regla de tres para que el
valor de la Franquicia que especifique sea coherente con los meses de la Campaña.
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5.- Los atributos de las Campañas
TODAS las Campañas tienen los siguientes atributos activos o no dependiendo de su estado:
1. Resumen (Icono Sumatorio)
2. Detalle de Incentivos de la Campaña (DIC)
3. Incentivos Incluidos en la Campaña (IIC)
1.- El icono del SUMATORIO nos muestra el resultado de la Campaña ya sea una Campaña
Simulada, En Explotación, Finalizada o Cerrada. Las Campañas en Definición NO, porque
todavía no tienen ningún cálculo de Incentivos.
2.- Detalle de Incentivos (DIC): Aquí puedo ver el detalle exacto de cada línea de venta de mi
PGOF que interviene en el cálculo de Incentivos y que me permite analizar con los filtros
proporcionados los cálculos obtenidos y ver si son los idóneos.
3.- Incentivos Incluidos en la Campaña (IIC): Aparece una pantalla con varias pestañas: Funcionalidad que es muy recomendable utilizar para saber en todo momento qué Incentivos incluye la Campaña seleccionada.
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o Totales: Aparecen los gráficos que explican la distribución de las diferentes
Medallas y Copas para la Campaña seleccionada. También aparece un
resumen de Incentivos a nivel de número de artículos.
o Medallas: Donde aparece el árbol con los PS y la relación de todos los artículos
incentivados para la Campaña seleccionada (Medallas Oro, Plata, Bronce,
Crecimiento, IDS (y su importe) y artículos con Franquicia Especial por Artículo
(FEA)).
En esta pestaña tenemos la posibilidad de AÑADIR o QUITAR artículos con
Medalla de las Campañas en Explotación o en Definición:
A.- Si añadimos o quitamos algún artículo de una Campaña esta quedará EN
COLOR ROJO indicando que se debe RECALCULAR (Botón derecho sobre la
Campaña - Recalcular Campaña).
B.- NO SE RECOMIENDA añadir o quitar artículos de Campañas que tengan
Franquicia. Al alterar una Campaña con Franquicia, el valor de la Franquicia no
se corresponderá con los cálculos que se realizaron en el momento de crearla.
En la Edición de Campañas la columna Alteraciones indica si se han añadido o
quitado artículos con Medallas ( 0.- NO Alterada, 1.- Alterada y PENDIENTE de
RECALCULO, 2.- Alterada y Recalculada).
C.- Si queremos modificar los artículos con Medalla de una Campaña en
explotación con Franquicia asignada, recomendamos utilizar el método
tradicional de RESTAURAR Incentivos, Modificarlos y volver a crear y simular la
Campaña para calcular la nueva Franquicia.
o Copas: Aparecen todas las Copas definidas para la Campaña seleccionada, con
su información detallada, los elementos que la forman y la posibilidad de ver
el detalle de los artículos que componen cada elemento y editar la
información.
NOTA: Una vez que tengo una Campaña Simulada, NO puede ser retocada. Para hacer una
segunda simulación hago una copia de ella y vuelvo a simularla, este proceso lo puedo
realizar tantas veces como considere necesario utilizando diferentes parámetros.
6.- Comprobar Duplicidades
Esta opción es recomendable utilizarla antes de iniciar cualquier Campaña para comprobar que los Incentivos de la Campaña que queremos iniciar no entran en conflicto con las Campañas que ya estén en explotación. Esta opción lo que hace es comprobar que los Incentivos a nivel de Medallas de esta Campaña no coinciden, en las mismas fechas y para los mismos Colaborador@s, con las Campañas activas o con las Campañas cerradas en ese mismo periodo. Si GSI detecta Duplicidades aparecerá una ventana con los artículos duplicados y tendremos dos opciones:
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1.- Eliminar de la Campaña: GSI eliminará automáticamente los artículos de la Campaña actual porque ya están incluidos en otra Campaña
2.- Aceptar Duplicidades: GSI permitirá iniciar la Campaña con las duplicidades encontradas.
NOTA: RECORDAMOS que NO es un problema porque GSI garantiza que sólo dará el Incentivo de esa Medalla en UNA SÓLA de las Campañas. En la otra, veremos la línea Incentivada pero con valor de Incentivo = 0,00€ y si consultamos el DIC veremos en qué Campaña GSI ha asignado el Incentivo.
NOTA: GSI automáticamente SIEMPRE, antes de simular una Campaña, comprueba errores y antes de iniciarla comprueba de nuevo errores y duplicidades. Es posible continuar con Duplicidades a nivel de Medallas o eliminarlas de la Campaña.
7.-Iniciar la Campaña
Para iniciar la Campaña escojo la Campaña Definida (la original, pero puede ser cualquiera de
las copias), hago doble clic sobre ella y ULTIMO los parámetros para iniciar la Campaña:
En la pestaña 1-Datos Generales: repaso que los % de los Incentivos sean los correctos.
Si los cambiase debería volver a realizar las Simulaciones correspondientes con los
nuevos datos.
En la pestaña 2-Colaboradores:
o PRIMERO: Excluyo o incluyo los Colaborador@s que participarán en esta
Campaña. Por defecto, GSI cuando creo una nueva Campaña incluye todos los
Colaborador@s estén activos o sean baja en el PGOF, para poder realizar las
simulaciones correctamente. Pero tras las simulaciones y antes de iniciar la
Campaña debo excluir a las Bajas y aquellos Colaborador@s que, aun estando
de alta, no formarán parte de la Campaña. Dejar sólo los que deseo que
participen.
NOTA: Si quiero hacer una Campaña específica para las expertas en Dermo
eliminaré de la Campaña a todos los Colaborador@s excepto a éstas.
o SEGUNDO: Asigno el importe de Franquicia General de la Campaña (pongo el
importe en la celda Franquicia General Campaña y pulso en el botón Asignar
Franquicia) y GSI lo distribuye a cada Colaborad@r, en la columna Franquicia
Personal, en función del % de implicación de cada uno de ellos definido en el
campo Franquicia Personal dentro del menú Configuración / Datos de los
Colaborador@s.
También puedo REPARTIR la parte de la Franquicia General de la Campaña que le toca a
cada uno de ellos utilizando la opción Avanzado, Repartir la Franquicia en base a las
operaciones realizadas de cada Colaborador entre, y especifico un intervalo de fechas.
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Quizás este cálculo es el más real ya que reparte más franquicia a quien más tiempo está
en el mostrador.
Todo y así, si deseo asignar otros valores de Franquicia, puedo modificarlos
individualmente de forma manual directamente en cada una de las celdas
correspondientes.
o En la columna Factor Subjetivo me aseguro de que los Colaborador@s tengan los
datos correctos. Lo normal es que al inicio de la Campaña todo el equipo cobre un
100% de los Incentivos.
o Pulso el Botón Guardar y Volver
Ahora ya puedo Iniciar la Campaña, selecciono de nuevo la Campaña, pulso en el menú
desplegable Operaciones o también puedo seleccionar la Campaña con el botón izquierdo del
ratón y seguidamente el botón derecho, me aparece un desplegable y selecciono la opción
Iniciar Campaña. Aparece esta ventana:
Aquí le indico de qué Fecha Inicial a qué Fecha Final
quiero iniciar esta Campaña y pulso el botón Iniciar
Campaña. La fecha inicial de la Campaña puede ser
ANTERIOR o POSTERIOR a la actual y GSI realizará
los cálculos necesarios.
Aparece el siguiente aviso, DEBO LEER ATENTAMENTE todos los puntos y no continuar sino
entiendo alguno de ellos:
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Cuando pulso SÍ GSI comprueba automáticamente que no existan duplicidades ni artículos con
datos económicos erróneos. Si se detectan errores me aparece una ventana con los artículos y
los puedo eliminar de la Campaña con un simple clic de ratón (pero eso provocará que la
franquicia o el cálculo de BB a superar no sea correcto y se deba recalcular). En caso contrario
veré que el estado de la Campaña iniciada pasa a ser En Explotación.
NOTA: Recordar que la Campaña, justo en el momento de INICIARLA o SIMULARLA coge los
datos económicos de los artículos incentivados (PVP, PMC y PUC). Por lo tanto, a una
Campaña con el Estado En Explotación no le afectará si se modifican los precios o costes de
los artículos.
8.- Iniciar Campaña Privada
GSI permite iniciar Campañas de Incentivos de forma privada que solo se verán desde el Back-
Office. De esta manera se pueden estudiar sin que estas estén visibles a su personal para
evaluar escenarios, comportamientos, tendencias, obtener los datos que necesite de los
artículos que la componen o ver la evolución del personal en nuevas líneas de producto, etc.
9.- Recalcular Campaña
GSI permite recalcular una Campaña en cualquier momento. NECESARIO cuando se añaden o
quitan artículos de la Campaña desde el IIC. Cuando una Campaña ha sido alterada aparece en
ROJO hasta que se vuelva a RECALCULAR. La columna Alteraciones indica el estado:
• 0.- NO Alterada • 1.- Alterada y PENDIENTE DE RECÁLCULO • 2.- Alterada y Recalculada NOTA: NO SE RECOMIENDA añadir o quitar artículos de Campañas que tengan Franquicia. Al
alterar una Campaña con Franquicia, el valor de la Franquicia no se corresponderá con los
cálculos que se realizaron en el momento de crearla. Si queremos modificar los artículos con
Medalla de una Campaña en explotación con Franquicia asignada, recomendamos utilizar el
método tradicional de RESTAURAR Incentivos, Modificarlos y volver a crear y simular la
Campaña para calcular la nueva Franquicia.
10.- Finalizar Campaña
Cuando la Campaña haya llegado a su fecha de fin, GSI NO LA FINALIZA NI LA CIERRA TAN
SOLO DEJA DE SUMAR INCENTIVOS Y SE MANTIENE VISIBLE tanto en la pantalla INICIO del
Back-Office como desde el Front-End.
En el momento que lo desee puedo Finalizar Campaña y aparecerá con el estado Cerrada.
Veré el siguiente aviso:
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11.- Parar Campaña
Una Campaña En Explotación la puedo detener en cualquier momento pulsando el menú
Operaciones, me aparece un desplegable y selecciono la opción Parar Campaña. Me
aparecerán consecutivamente estos avisos:
Dispongo de tres posibilidades: 1.- Reiniciar Campaña 2.- Finalizar Campaña 3.- Borrar Campaña
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1.- REINICIAR PARA MODIFICAR INCENTIVOS O PARÁMETROS DE UNA CAMPAÑA EN EXPLOTACIÓN. NOTA: Si sólo deseo añadir o quitar Medallas de la Campaña recomendamos utilizar las
opciones de añadir o quitar Medallas desde el IIC de la Campaña.
Esta opción nos permite detener la Campaña en explotación para modificar (añadir o suprimir)
Incentivos y volver a iniciarla con los nuevos Incentivos. Si la Campaña tiene artículos con FEA
(Franquicia Especial por Artículo) deberá PARAR y CERRAR esta Campaña. Crear una nueva
realizando una copia de esta Campaña y volver a reasignar los artículos con FEAs.
Para no perder los Incentivos en Fase de Diseño y poder modificar los Incentivos de la
Campaña en explotación, el programa realizará los siguientes pasos:
1) Automáticamente GSI crea una Campaña nueva con los Incentivos que tengamos en la
Fase de Diseño (IFD). Esta Campaña quedará en estado definido para que una vez hechos
los cambios necesarios en la Campaña reiniciada los podamos recuperar y volver al
estado de Incentivos antes del reinicio.
2) Automáticamente elimina todos los Incentivos en Fase de Diseño que tengamos en GSI.
3) Automáticamente GSI restaura los Incentivos de la Campaña que vamos a reiniciar al (IFD)
4) La Campaña que estaba en explotación pasará a estar como Pendiente de Reinicio.
5) En este punto tengo como Incentivos en Fase de Diseño los de la Campaña en explotación
y los Incentivos antes del reinicio copiados en una Campaña nueva para poder
recuperarlos más tarde.
6) Ahora ya podemos modificar los Incentivos de la Campaña que acabamos de reiniciar.
7) Una vez modificados los Incentivos volvemos a la Edición de Campañas, selecciono la
Campaña en estado Pendiente de Reinicio y la inicio nuevamente.
8) Para recuperar los Incentivos que tenía antes de todo el proceso de reinicio selecciono la
Campaña que GSI ha creado automáticamente en el proceso de reinicio (nombrándola
como “Copia de los Incentivos antes del reinicio + fecha y hora”), pulso en Operaciones y
selecciono Restaurar Incentivos.
9) La Campaña que se ha creado automáticamente con la copia de los Incentivos antes del
reinicio, que es la que acabamos de restaurar y que se llama “Copia de los Incentivos
antes del reinicio…” podemos borrarla desde Operaciones Borrar.
2.- FINALIZAR
Esta opción permite Finalizar una Campaña en explotación antes de su fecha de fin por
cualquier motivo.
Si la fecha actual es anterior a la fecha final de Campaña, se realizará todo el proceso de
cierre y liquidación de Incentivos IGNORANDO la fecha final de Campaña.
Si la fecha actual es posterior a la fecha final de Campaña, se realizará todo el proceso de
cierre y liquidación de Incentivos RESPETANDO la fecha final de Campaña.
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3.- BORRAR CAMPAÑA
Esta opción me permite borrar definitivamente cualquier tipo de Campaña
independientemente de su estado. Previamente, si quiero disponer de sus Incentivos antes de
borrarla, puedo copiarla o escoger la opción RESTAURAR para utilizar sus Incentivos desde el
IFD.
12.- Restaurar Incentivos GSI dispone de un mecanismo que de alguna manera produce el efecto contrario a crear una Campaña:
NOTA: Recordar que al Crear una Campaña GSI coge todos los Incentivos definidos en el IFD y los mete en la nueva Campaña que creamos y por defecto los borra del IFD, para que GSI quede preparado para diseñar una nueva Campaña.
Pero a través de esta opción podemos restaurar los Incentivos de cualquier Campaña y volver
a ponerlos sobre el IFD. De esta manera puedo añadir, modificar, quitar Incentivos y volver a
CREAR la Campaña con los nuevos Incentivos.
NOTA: Si sólo deseo añadir o quitar Medallas de una Campaña que no tenga Franquicia,
recomendamos utilizar las opciones de añadir o quitar Medallas desde el IIC de la Campaña.
NOTA: Esta opción, como podemos ver, dispone de una serie de checks que permiten fusionar muy fácilmente los Incentivos de varias Campañas.
13.- Copiar Campaña
La opción de Copiar una Campaña permite una gran flexibilidad a la hora de gestionar las Campañas de Incentivos de GSI. Esta opción realiza una Copia exacta/duplica la Campaña seleccionada, tanto a nivel de Configuración de todos los valores de los Incentivos como a nivel del contenido de Incentivos. Este proceso permite DUPLICAR una Campaña ya existente con todos sus atributos y sus Incentivos: - Copia los factores de Copas y Medallas. - Copia las Franquicias de Artículos. - Copia las Franquicias de Auxiliares - Copia la Franquicia General. - Copia los Incentivos (Copas, Medallas y marcas de Franquicia especial) que contenga. Los Incentivos se corresponden a cuando se CREÓ con el botón NUEVA y los conserva en las sucesivas copias INTACTOS. La opción de Copiar tiene varias finalidades: 1.- Si deseo Simular una Campaña lo normal será realizar una copia y simular la copia. NOTA: Antes de realizar la Copia, debo parametrizar la Campaña correctamente, si tengo la
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Campaña 8 con un valor de 15% en Medalla de Oro y realizo una copia y como resultado tengo la Campaña 9, la número 9 tendrá el mismo valor en la Medalla de Oro que la 8, un 15%. Pero si posteriormente a la Copia modifico el valor de la Medalla de Oro de la Campaña 8, este cambio no afectará la Campaña 9. 2.- Si tengo una Campaña que la quiero activa todo el año, lo recomendable es definirla, crearla y ponerla en marcha un mes y al mes siguiente simplemente copio la Campaña y la pongo en marcha de nuevo. Este proceso tiene una funcionalidad complementaria avanzada que requiere de una atención y confirmación especial, ya que permite sustituir los parámetros existentes. Tipo de Copia: Realizar SÓLO la Copia de la Configuración de la Campaña (SIN sus Incentivos). Esta opción añadirá los Incentivos que estén en Fase de Diseño (IFD) a la nueva copia. Esta opción de Copia Avanzada es muy útil para modificar rápidamente una Campaña activa, definida o configurada de la que me he dejado algún Incentivo y la quiero modificar, como lo hago:
1. Selecciono la Campaña que quiero Modificar 2. Menú Operaciones RESTAURAR 3. Ahora ya tengo los Incentivos de la Campaña en el IFD 4. Modifico los Incentivos desde le IFD (Menú Diseño de Medallas y Menú Diseño de Copas) 5. Cuando ya tengo los Incentivos como yo quiero, vuelvo a Edición de Campañas, selecciono la Campaña que ya tengo definida con toda su configuración de valores de Medallas, Copas, Observaciones, Configuraciones, etc. y que NO QUIERO perder y si al COPIAR ESCOJO EL TIPO DE COPIA:
Esta opción realiza SÓLO la Copia de la Configuración de la Campaña (SIN sus Incentivos). Esta opción añadirá los Incentivos que estén en Fase de Diseño (IFD) a la nueva copia.
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IMPORTAR / EXPORTAR CAMPAÑAS
Mediante los botones EXPORTAR e IMPORTAR se pueden compartir Campañas con todos sus
datos (excepto Colaborador@s) entre clientes de GSI:
Se selecciona la Campaña a exportar y clicamos el botón exportar
GSI nos informa del proceso
GSI nos indica la ubicación y nombre del fichero creado con la Campaña Exportada
GSI permite descargar el fichero en la ubicación que se desee para posteriormente
enviarlo por e-mail, FTP, Telegram, WeTransfer, etc., al destinatario.
El destinatario al recibir el fichero con la Campaña deberá pulsar el botón Importar desde
la edición de Campañas / seleccionar la ubicación del fichero que ha recibido / pulsar el
botón “Enviar los datos al Servidor” / Importar Ahora.
GSI mostrará una ventana con las posibles incidencias de la importación:
o Que ambos GSI tengan la misma versión
o Artículos que no existen en el destino y no disponen de sinónimos y en qué tipo de
Incentivo está siendo utilizado.
o En el caso que se deseen restaurar los Incentivos de una Campaña importada al
IFD, GSI automáticamente generará NUEVAS LISTAS con los artículos de los
elementos de cada Copa y con una descripción que permita identificar el origen
del elemento ya que aunque puedan existir coincidencias en los valores de
codificación, posiblemente no tengan el mismo significado.
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Centro de Conocimiento
El Centro de Conocimiento de GSI un nuevo espacio donde recopilar toda la información que la
Oficina de Farmacia tiene dispersa y recibe de multitud de canales: Colegio, Mayoristas,
Compañeros, Laboratorios, Consultores, Internet, Redes Sociales, Cursos de Formación, etc.
La Oficina de Farmacia, para afrontar los enormes retos que le esperan, necesita elevar su nivel
en un aspecto básico y diferenciador que es la formación. En esta línea, el nuevo Centro de
Conocimiento de GSI v.4.0 tiene como objetivo aportar un ESPACIO donde el conocimiento de
la OF esté organizado, ASOCIADO al contexto correcto (Un artículo, Una Venta Cruzada, Una
Campaña de Incentivos, Un Problema de Salud, Un Colaborador, etc.), que se pueda compartir
y sea accesible, de una forma fácil y directa por todo el equipo de Colaborador@s.
El Centro de Conocimiento de GSI permite enriquecerse de forma continua y en tiempo real
con la información que todo el equipo de la farmacia pueda ir aportando tanto desde el Back-
Office como desde el Front-En de GSI.
Pídale a sus proveedores que toda la información referente a sus productos (imágenes,
promociones, videos enlaces web, pdf’s, etc) se la envíen automáticamente al Centro de
Conocimiento de su GSI, para que deje de estar apilada encima de la mesa y todo su
personal tenga acceso inmediato desde el Front-End.
La información NO SIRVE de NADA si está apilada encima de la mesa y no se tiene un acceso
fácil y rápido en el momento que la necesita cualquier persona de mi equipo.
GSI tiene activos 2 Centros del Conocimiento:
1.- El CC Farmacia que es el Centro de Conocimiento de la Oficina de Farmacia. ES MI CENTRO
DE CONOCIMIENTO EL DE MI OFICINA DE FARMACIA. Totalmente Personalizable
2.- El CC GSI que es el Centro de Conocimiento Interno de GSI donde podemos encontrar toda
la documentación, ayudas, guías, etc., EXCLUSIVAMENTE de GSI.
Descargue y consulte la Guía Rápida del Centro de Conocimiento para conocer su
funcionamiento, desde:
1.- En su GSI, ir al CC de GSI pestaña Manuales
2.- Desde la web de DMSApps:
http://dmsapps.com/gsi/Manuales/Guia%20Rapida%20Centro%20de%20Conocimiento.pdf
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Configuración y Utilidades de GSI
Mantenimiento de Colaborador@s
Los Colaborador@s de mi OF se importarán automáticamente desde el PGOF al GSI, para ello,
cada vez que en mi PGOF dé de alta un nuevo Colaborador para traspasarlo al GSI tendré que
pulsar en el botón Importar del PGOF. A partir de aquí, me aparecerá en el campo Usuario de
PGOF.
Para dar de alta un nuevo Colaborad@r pulso el botón Nuevo, relleno los datos y pulso el
botón Guardar Datos. Los campos necesarios son: Nombre, Apellidos, Usuario de PGOF,
Usuario Front-End y Contraseña.
Para eliminarlo lo selecciono en la parte izquierda de la pantalla y pulso el botón Eliminar.
En la parte izquierda de la pantalla irán apareciendo los Colaborador@s de la farmacia
conforme voy actualizando los datos en la parte derecha, Datos Personales y Datos en GSI. En
la columna Baja aparece, si en el PGOF, estos Colaborador@s están dados de baja o no.
NOTA: Es importante NO BORRAR los Colaborador@s dados de baja porque son necesarios
para realizar las simulaciones de las Campañas en periodos anteriores donde posiblemente
mis Colaborador@s actuales no existían y lógicamente no hicieron ventas. Sin esta
posibilidad las Simulaciones no serían reales porque no tendrían en cuenta las ventas del
personal que ya no trabaja en mi OF.
79
Lo que ponga en los campos Usuario y Contraseña es lo que cada uno de mis Colaborador@s
utilizará para entrar en su Front-End. Posteriormente, cada uno de mis Colaborador@s, al
entrar en su Front-End, podrá cambiar la contraseña.
NOTA: Si un Colaborad@r no recuerda su contraseña, es imposible averiguar cuál era, pero
se puede establecer una nueva pulsando en “Establecer nueva Contraseña”.
Franquicia Personal: Cada Campaña tiene una franquicia general y aquí indicaremos el
tanto por ciento de implicación que tiene cada Colaborad@r. Por ejemplo:
- Si usted tiene 5 Colaborador@s y 2 de ellos sólo vienen a media jornada, 3 tendrán un
100% de implicación y los otros dos un 50%.
En un supuesto de 200€ de Franquicia: Los tres de 100% tendrían 50€ de Franquicia
cada uno y los de media jornada 25€ cada uno
- Si usted tiene 5 Colaborador@s y 2 realizan tareas de rebotica un 50% de su tiempo
sería el mismo caso.
Esto es extrapolable a cualquier otra situación de reparto de funcionalidades dentro de la OF
que implique menos tiempo en el mostrador por parte del personal que participa de la política
de Incentivos.
Franquicia Artículo: Aquí definimos la implicación del Colaborad@r en el reparto de
unidades de los artículos con franquicia especial por artículo.
A los artículos se les puede poner la marca de Franquicia Especial en su ficha y esto hará que
aparezcan en la pestaña 3.- Franq. Esp. Artículos de la Edición de la Campaña. Antes de iniciar
la Campaña, asigno las unidades mínimas que se han de vender para que mis Colaborador@s
empiecen a cobrar el Incentivo asignado a ese artículo. Por ejemplo, el caso en el que el
laboratorio marque un número de unidades mínimas a vender a partir de las cuales me dé un
extra de margen, ¿cómo funciona?
Esas unidades se repartirán en función del valor en % de implicación que se le defina a cada
Colaborad@r. Un ejemplo me ayudará a entenderlo:
Artículo X con Franquicia Especial de 100 unidades. Mi OF tiene 3 Colaborador@s y definimos
el siguiente nivel de implicación: 100% 50% 50%. Estos valores como son un peso lo
importante es la relación que exista entre ellos. Por lo cual también podría ser 50% 25% y 25%
ó 2%, 1% i 1%. La relación en todos los casos es la misma, el Colaborad@r 2 y 3 tienen la mitad
de responsabilidad que el primero.
o Colaborad@r 1 100% de contribución, Mínimo 50 ventas para cobrar
o Colaborad@r 2 50% de contribución, Mínimo 25 ventas para cobrar
o Colaborad@r 3 50% de contribución, Mínimo 25 ventas para cobrar
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CUADRO 1
Casos Colaborad@r 1 Colaborad@r
2
Colaborad@r
3
Total
Caso 1 Uni. Ventas 48 22 24 94
Quien Cobra NO NO NO Ninguno
Caso 2 Uni. Ventas 55 40 0 95
Quien Cobra NO NO NO Ninguno
Caso 3 Uni. Ventas 60 26 29 115
Quien Cobra SI(10 unid.) SI(1 unid.) SI(4 unid.) Todos
Caso 4 Uni. Ventas 51 23 26 100
Quien Cobra SI(1 unid.) NO SI(1 unid.) Solo 2
Caso 5 Uni. Ventas 100 20 19 139
Quien Cobra SI(50 unid.) NO NO Solo 1
Mantenimiento de Datos Complementarios
En esta opción puedo definir diferentes valores de los atributos de GSI. Modifico sólo los datos
relativos a Categoría del Surtido, añadiendo, mediante el botón Nuevo o eliminando,
mediante el botón Eliminar, los que necesite mi OF: Mermas, Servicios OF, Promoción, etc…
Reset de Personalizaciones
Esta opción restaura las posiciones de las columnas, las anchuras, las posibles columnas
ocultas a sus atributos originales, posición oculta o no, etc del contexto a resetear que
seleccione.
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Cambiar la Contraseña
Esta opción me permite cambiar la contraseña de acceso al Back-Office.
Configuración Avanzada
Esta pantalla de configuración permite ajustar los parámetros avanzados de GSI.
Coste a usar en los cálculos de Incentivos: P.M.C. / P.U.C.
Las ventas del PGOF con descuentos dan Incentivos: Sí / No
Para cobrar los Incentivos es necesario que todo el equipo supere sus Franquicias
Individuales (Recomendado SI): Sí / No
1.- Si el parámetro está “SI” me aseguro de que todo el equipo deba superar su franquicia individual para que se cobren los Incentivos generados por cada uno de ellos. En el caso de poner SI (que es el valor recomendado) es muy importante NO DESMOTIVAR a los Colaborador@s y que vean el fruto de su esfuerzo una vez hayan superado su franquicia individual, aunque el resto del equipo no lo haya hecho.
Por esta razón cuando un Colaborad@r supera su franquicia individual desde el primer céntimo de euro ve el importe “A Cobrar” pero con un código de colores:
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A.- Si el “A Pagar” del Front-End está en color rojo significa que aunque tus Incentivos brutos hayan superado tu Franquicia Individual, tus compañeros no lo han hecho. Si finaliza la Campaña y tus compañeros siguen sin superar sus Franquicias el importe de “A Cobrar” del informe final será de 0,00€. B.- Si el “A Pagar” del Front-End está en color verde significa que tus Incentivos brutos han superado la Franquicia y el resto del equipo también, por tanto, al finalizar la Campaña cobrarás este importe. NOTA: Cuando la Campaña llega a su fecha final tanto en el Back-Office como en el Front-End se seguirán viendo los datos de Incentivos individuales con sus códigos de color, pero cuando finalicemos manualmente la Campaña si algún Colaborad@r no ha alcanzado su franquicia individual AUTOMÁTICAMENTE GSI pondrá los Incentivos de todos los Colaborador@s a 0,00€. ** ** GSI muestra en el resumen de la Campaña los datos del ROI y en el momento que vea que el ROI tiene datos quiere decir que la Campaña ya me está generando venta nueva. Es posible que aunque uno o varios Colaborador@s no hayan superado sus Franquicias Individuales, las ventas del resto del equipo lo compensen. Es decisión de la OF si se decide pagar los Incentivos a los que sí han llegado (en su totalidad o parcialmente) o no ya que no todo el equipo superó sus Franquicias y por tanto el % del pago de Incentivos será un poco mayor que si todos hubiesen superado sus Franquicias.
2.- Si el parámetro está “NO”, en el momento que cualquier Colaborad@r supere su Franquicia individual ya verá el “A Pagar” en color verde, indicándole que ese valor ya es un valor consolidado.
Cuando se supera la Franquicia Individual, se cobra: Descontando la franquicia /
Contando la franquicia
El PGOF trabaja con Multi-NIF: Sí / No
Utilizar un nombre neutro para los Colaborador@s: activo el Check en caso afirmativo
Nombre neutro para los Colaborador@s: si he marcado el Check de la opción anterior,
aquí defino qué nombre neutro quiero utilizar para que se vea en el Front-End.
Número máximo de simulaciones en el histórico: 50/100/500/1000
Directorio de Importación de Bases de Datos: c:\gsi\import
Directorio de Exportación de Bases de Datos: c:\gsi\import
Realizar Copia de Seguridad de TODA la carpeta GSI: c:\gsi\Backup
MUY IMPORTANTE: CONTACTE CON SU EMPRESA DE INFORMÁTICA para que añadan a su Sistema de Backup y a su Plan de Contingencia el contenido de la carpeta ”c:\gsi” de su Servidor.
Para poder Grabar la Configuración usando el correspondiente botón primero debo pulsar en
el recuadro de la Advertencia.
El resto de utilidades usar bajo supervisión del Servicio Técnico
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Acerca de su GSI
Esta página de Información permite conocer todos los datos de su licencia de GSI, los datos de contacto de DMS Apps para obtener soporte y los enlaces las Guías Rápidas, Manuales y documentos que le ayudarán a obtener el mayor rendimiento posible de su GSI.
Documentos y Enlaces
Enlaces de las Guías Rápidas, Manuales y documentos que le ayudaran a obtener el mayor rendimiento posible de su GSI.
Documentos disponibles:
1.-Autoritzación LOPD Colaboradores 2.-Manual GSI 3.-Guía Rápida del Surtido 4.-Guía Rápida de Campañas 5.-Guía Rápida del CC 6.-Guia Rápida del Front-End 7.-Guia Rápida Configurar GSI en los equipos 8.-Novedades última versión de GSI
Enlaces disponibles:
1.- Web de DMSApps 2.- Artículos de Interés 3.- Publicidad de GSI 4.- Distribuidores de GSI
Acerca de su GSI
En esta opción podrá ver los datos de la licencia de su GSI, realizar las actualizaciones pendientes y reactivar la licencia en caso de cambio de datos fiscales.
- Buscar Actualización de GSI: periódicamente GSI comprueba si existe una nueva
actualización pero si quiero forzar la búsqueda lo hago desde aquí. Me aparece el
siguiente aviso:
-
-
-
-
-
- Versión GSI: muestra el detalle de la información relativa a la versión de GSI que tengo
instalada en mi OF.
4
84
Hot-Line
Información de soporte para acceder a la línea de consultas de DMS Apps.
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Consideraciones y Primeros pasos una vez tengo GSI
instalado:
1. Conocer el Margen Neto Aproximado de mi Oficina de Farmacia
2. Que mi asesor LOPD realice las gestiones necesarias y que mis Colaborador@s firmen
el Contrato LOPD del GSI: Ejemplo de Autorización: Disponible en el CC de GSI
3. Consultar con el Asesor Fiscal como liquidar los Incentivos
4. Crear los Colaborador@s del GSI y vincularlos con los Colaborador@s del PGOF.
5. Comprobar que los Problemas de Salud (PS) del GSI se adaptan a las necesidades de mi
Oficina de Farmacia
6. Leer atentamente este Manual para poder exprimir al máximo GSI y conocer:
a) ¿Qué es una Medalla y una Copa?
b) ¿Qué es la franquicia especial por unidades?
c) ¿Qué es la franquicia de la Campaña y como se distribuye?
d) ¿Qué es el factor subjetivo?
e) ¿Qué es una Campaña de Incentivos?
f) Etc.
7. Configurar los parámetros de GSI adecuados para mi Oficina de Farmacia: (PMC o PUC
en los cálculos, Si el PGOF trabaja con Multi-NIF, Política de retribución de Medallas y
Copas, Funcionamiento de la Franquicia General, etc.)
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FAQ
#0 ¿GSI es sencillo de aprender?
GSI ¿Sencillo? Como cualquier herramienta, necesitamos aprender a utilizarla y al principio
cuesta, tenemos que acostumbrarnos y asimilar ciertas combinaciones de teclas pero resulta
muy fácil adaptarse y dependerá de su grado de dedicación y asimilación. Lo importante es
que GSI está diseñado bajo unos estrictos niveles. para garantizar que una vez se conoce su
funcionamiento el nivel de productividad y rendimiento son espectaculares y no podrá dejar
de usarla.
CONFIGURACIÓN
#1 ¿Qué hacer cuando la pantalla se queda calculando?
Lo más seguro es que le haya caducado la sesión. Pulse F5 y vuelva a validarse utilizando sus
credenciales.
#2 GSI no me carga correctamente los iconos en algunos sitios (Medallas, Copas, Punto rojo o
verde del surtido…)
Esto es debido a que la cache del navegador dispone de información desactualizada, para
corregirlo se debería limpiar. Hay dos maneras de hacerlo:
1.- Pulsando las teclas Ctrl + F5
2.- Ir al navegador Firefox :
Menú Firefox o Menú Herramientas (dependiendo si tiene W7 o XP) – Opciones – Opciones –
Icono Avanzado – Pestaña Red – Contenido Web Cacheado – Botón Limpiar Ahora – Aceptar
#3 ¿Por qué no me aparecen gráficos en el GSI?
Esto es debido a que su ordenador no tiene instalado el FlashPlayer. Para instalarlo vaya a
www.finestres.com/flash.exe descárgueselo e instálelo.
#4 ¿Cómo puedo hacer más grande o más pequeña la pantalla del GSI dentro del navegador?
Pulsando simultáneamente las teclas Control y + la pantalla se hará más grande
Pulsando simultáneamente las teclas Control y - la pantalla se hará más pequeña
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#5 ¿Por qué cuando hago un informe Excel me muestra caracteres extraños?
Esto es debido a que el fichero de Excel que genera GSI está en formato xlxs. Para leer este
tipo de ficheros debes tener instalado el conversor de ficheros antiguos de Excel xls a ficheros
nuevos xlxs. Lo puedes realizar en el enlace: http://dmsapps.com/gsi/Utiles/xlsx.exe
#6 ¿Qué debo hacer cuando algunas ventanas de aviso quedan cortadas y no se ven algunas
de las opciones?
GSI al ser multiplataforma y Multi-Navegador puede provocar que según el navegador que
utilicemos los avisos esporádicamente puedan quedar cortados. Para solucionarlo
simplemente se debe redimensionar la medida de la ventana de aviso clicando y arrastrando
en la esquina inferior derecha.
DEVOLUCIONES – DESCUENTOS – LÍNEAS INCENTIVADAS
#1 ¿Qué pasa con las devoluciones en el PGOF de artículos Incentivados?
Es muy importante dejar claro a sus Colaborador@s que las devoluciones descuentan
Incentivos al Colaborad@r del PGOF que las hace, por lo tanto, las devoluciones las debe
realizar el Colaborad@r del PGOF que inicialmente hizo la venta para no penalizar a otro
compañero.
#2 ¿Qué líneas de venta del PGOF no se tienen en cuenta en el GSI aunque sean líneas
incentivadas?
a.-Líneas con descuento
b.-Todas las líneas de un ticket si tiene descuento global.
b.-En el cálculo de Medallas todas las líneas que no tengan tipo de venta libre/contado.
#3 ¿Cómo puede ser que las líneas de venta incentivadas sea un número inferior al total de
documentos de venta?
Esto es debido a que las líneas incentivadas de devolución restan del total de líneas pero no
restan del total de documentos.
#4 ¿Por qué me aparecen unidades a cero en el detalle de ventas del PGOF?
Es normal porque GSI para el correcto cálculo de Incentivos en un mismo ticket de su PGOF, en
el cual se repite un artículo lo suma. Lo cual quiere decir que ese ticket de su PGOF tenía una
línea del mismo artículo en positivo y otra en negativo.
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#5 ¿Por qué me aparece en el DIC (Detalle Incentivos de la Campaña) líneas con Incentivo a
0,00€?
El hecho de que en el DIC aparezcan líneas con Incentivos a 0,00€ puede ser por varias causas:
El cálculo de los € de Incentivo no llega al valor mínimo de 0,01€
La línea ya está incentivada en otra Campaña
El Colaborad@r que ha vendido esa línea no participa en la Campaña
El PVP, el coste (PMC o PUC) o el margen de los artículos no son correctos
MEDALLAS Y COPAS
#1 ¿Por qué en el detalle de las ventas simuladas aparecen artículos que no tienen Medalla?
Esto puede ser debido a que esos artículos están incluidos en alguna Venta Cruzada y GSI lo
cuenta como posibles líneas incentivadas.
#2 Los Incentivos de las Copas si ya tienen artículos con Medallas, ¿se suman ambos?
El Incentivo es la suma de ambos, Medalla + Copa de los artículos con venta libre, los artículos
con venta en receta del ticket no cobran ni el Incentivo de la Copa ni el de la Medalla.
#3 ¿Qué pasa cuando un ticket coincide con dos posibles Ventas Cruzadas?
Ejemplo:
Venta Cruzada 1 con artículo A y B
Venta Cruzada 2 con artículo A, B y C
Un Colaborad@r hace una venta con los artículos A,B y C, en esta venta tiene cabida la Venta
Cruzada 1 y 2. GSI por defecto pagará la Copa más alta, a no ser que se haya cambiado la
configuración de GSI.
#4 ¿Puede un mismo artículo estar dentro de varias Ventas Cruzadas?
Sí, tanto en Ventas Cruzadas activas como inactivas. Por eso, en Control y Optimización del
almacén / Nivel Básico cuando le decimos que nos muestre todos los Incentivos también
aparecen los artículos que están en Ventas Cruzadas inactivas.
#5 ¿Cómo borrar las Medallas, Copas y marcas de Franquicia especial para empezar de cero?
Para borrar las Medallas iremos a Gestión Incentivos / Diseño de Medallas (IFD) / botón
Mostrar Sólo / escogemos la opción con Medalla / botón actualizar / en el campo Tipo de
Medalla selecciono la opción Eliminar Asignación / pulsar el Check en Actualizar la Selección
del surtido / pulsar en el botón ACTUALIZAR ahora.
Para borrar las Copas iremos a Gestión Incentivos / Diseño de Copas-Ventas Cruzadas (IFD) / y
las eliminaremos una a una. Primero tendremos que eliminar uno a uno los artículos que
forman parte de esa Venta Cruzada utilizando el botón Quitar Artículo de la Venta Cruzada.
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Una vez eliminados, eliminaremos la Venta Cruzada seleccionándola y pulsando en el botón
Editar / Borrar.
Para borrar las marcas de Franquicia especial iremos a Gestión Incentivos / Diseño de Medallas
(IFD) / botón Mostrar Sólo / escogemos la opción con Franquicia Especial / botón actualizar /
en el campo Franquicia Especial selecciono la opción “Eliminar Franquicia Especial” / pulsar el
Check en Actualizar la Selección del surtido / pulsar en el botón ACTUALIZAR ahora.
CAMPAÑAS
#1 ¿Por qué hay una leve diferencia entre el % Margen PUC y % Margen PMC cuando los
datos de PUC y PMC son iguales?
GSI realiza los cálculos de margen con todos los decimales de su PGOF. Habitualmente los
PGOF’s trabajan internamente con 4 decimales. Si usted edita el PUC o el PMC en su PGOF
verá que el 3r o 4º decimal son diferentes. Y de ahí la diferencia en el cálculo de los % que
están redondeados a dos decimales.
#2 Cuando un Colaborad@r ya tiene un sueldo importante, ¿cómo lo reflejo para que no
cobre tanto Incentivo?
Usted puede asignar individualmente franquicias superiores antes de iniciar la Campaña, con
lo cual, reflejará ese dato en GSI para que sólo cobre Incentivos a partir de esa franquicia
superior.
#3 ¿Por qué una Campaña no me tiene en cuenta el último día del mes?
Para que el cálculo de la Campaña corresponda a un mes natural la fecha final de la Campaña
debe ser un día posterior al día final del mes.
#4 ¿Por qué en las simulaciones no me tiene en cuenta las ventas de hoy?
En la fecha final no podemos pulsar en el botón “Hoy” del calendario porque, como ya hemos
explicado en el punto #13, debo indicarle al GSI un día posterior.
#5 ¿Qué es mejor usar el PUC o el PMC al simular una Campaña?
Al realizar una simulación, la pestaña “Configuración de los Cálculos” nos permite escoger la
configuración que vamos a utilizar para esa Campaña. Le recomendamos hacer dos
simulaciones, una con el PUC y otra con el PMC y así poder analizarlas y compararlas para ver
cuál es más interesante.
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#6 ¿Por qué no puedo restaurar Incentivos? ¿Por qué el menú restaurar Incentivos aparece
en gris?
El menú “Restaurar”, por seguridad, queda inactivo cuando tenemos una Campaña pendiente
de reiniciar.
#7 ¿Qué pasa si me quedo sin artículos incentivados en medio de una Campaña y las nuevas
condiciones de compra de esos artículos tienen condiciones económicas diferentes?
Si los cambios en las condiciones son mínimos la recomendación es reiniciar la Campaña, pero
tenga en cuenta que GSI recalculará los Incentivos con los nuevos datos económicos de la
Campaña y es posible que hayan diferencias en los nuevos Incentivos respecto a los de antes
del reinicio. En el caso de que los cambios económicos sean muy importantes le
recomendamos realizar un cierre de Campaña. Finalizo la Campaña, imprimo los informes y
hago una nueva Campaña con las nuevas condiciones.
Esto es debido a que el PGOF no graba Precio de Coste en la línea de venta con lo cual es
imposible recrear los Incentivos exactos para cada coste diferente que haya tenido el artículo.
#8 Si al iniciar Campaña GSI me dice que hay artículos erróneos, ¿cómo localizarlos?
a) Seleccionar artículos con cualquier Medalla y PVP=0
b) Seleccionar artículos con cualquier Medalla y “Que él % margen PMC o PUC esté
entre” -9999 y 0.
Una vez tengo filtrados los artículos con los datos erróneos, con el botón Actualizar elimino las
asignaciones de Medallas o arreglo los datos. Es normal que GSI no me permita iniciar una
Campaña con datos erróneos ya que estaría dando Incentivos de forma incorrecta.
#9 ¿Cómo calcular la franquicia de una nueva marca de productos que sustituye a la utilizaba
normalmente?
Si quiero hacer simulaciones de un tipo de productos, por ejemplo solares, pero el año pasado
vendía de otra marca: tengo que asignar Medallas y hacer simulaciones con los productos del
año pasado para poder calcular la franquicia y una vez calculada les quitaré las Medallas y se
las asignaré a los solares de la marca que quiero vender este año.
91
INFORMES
#1 ¿Por qué no me cuadran los importes de la simulación con los importes de los informes de
GSI y con los informes de venta del PGOF?
Para que informes de diferentes fuentes cuadren se deben de basar exactamente en los
mismos parámetros. Tenga en cuenta que las simulaciones sólo hacen referencia a sus
artículos incentivados y con los parámetros definidos para la Campaña: PUC o PMC, Ventas con
descuentos o no, Colaborador@s todos o no, Tipo de venta contado.
Los informes de GSI normalmente se basan teniendo en cuenta todas las ventas de su PGOF
con todos los usuarios, el PVP será el de las líneas de venta que tenía en su día el artículo pero
el coste como no está detallado en la venta se usa el actual del artículo.
Los informes de su PGOF tienen en cuenta todos los tipos de venta, clientes a crédito, etc.
#2 ¿Por qué el informe de cuota de mercado tiene un importe superior a la información que
me proporciona mi PGOF?
Esto puede ser debido a que en un PS tenga artículos duplicados en diferentes ramas ya que
GSI permite que un artículo esté asignado a diferentes PS.
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¿Qué incluye el Total Bruto de Beneficio de GSI?
Este valor se obtiene en base a estos datos:
• Utiliza como precio de venta el PVP principal de su PGOF
• Utiliza como precio de coste PMC o PUC. Según la configuración elegida al Iniciar o Simular
la Campaña.
• Solo se utilizan las ventas de su PGOF en el periodo seleccionado al Iniciar o Simular la
Campaña.
Solo se tiene en cuenta el margen obtenido de los artículos a los que se le han asignado
Incentivos de Medallas o Copas. El resto de ventas de artículos de su PGOF NO suman en el
Total Bruto de Beneficio mostrado en GSI.
En el caso de los artículos con Medallas, se sumará el margen de todas las líneas de venta de
su PGOF que cumplan las siguientes condiciones:
• Que sean líneas vendidas como "Venta Libre".
• En el caso de que la línea tenga descuento o el ticket tenga cualquier tipo de descuento solo
se utilizará esa línea de venta si así lo ha especificado en la configuración, al Iniciar o Simular la
Campaña.
• Si el artículo tiene la marca de Franquicia Especial y al Iniciar o Simular la Campaña se han
especificado unidades, solo se utilizará esa línea de venta si globalmente entre todos sus
Colaborador@s han superado el valor.
En el caso de los artículos que forman Copas, se sumara el margen de todas las líneas de
venta de su PGOF que cumplan las siguientes condiciones:
• Que se dé un ticket con todos los artículos asignados a la Copa, independientemente de su
tipo de venta.
• Solo se utilizará el margen obtenido de las líneas de "Venta Libre".
• En el caso de que la línea tenga descuento o el ticket tenga cualquier tipo de descuento solo
se utilizarán la línea de venta que formen la Copa si así lo ha especificado en la configuración,
al Iniciar o Simular la Campaña.
• Si el artículo tiene la marca de Franquicia Especial y al Iniciar o Simular la Campaña se han
especificado unidades, solo se utilizará esa línea de venta si globalmente entre todos sus
Colaborador@s han superado el valor.
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En el caso de los artículos con Franquicia Especial en Unidades, se sumara el margen de
todas las líneas de venta de su PGOF que cumplan las siguientes condiciones:
• A nivel de unidades vendidas para el cómputo global, se tienen en cuenta todas las ventas de
ese artículo en su PGOF, independientemente del tipo de venta utilizado al venderlo.
• Si el artículo tiene la marca de Franquicia Especial y al Iniciar o Simular la Campaña se han
especificado unidades, solo se utilizarán esa línea de venta si globalmente entre todos sus
Colaborador@s han superado el valor.
Consideraciones del cálculo para el cobro de Incentivos:
• En el caso de ventas con líneas que formen parte de una Copa no conseguida y que no
tengan Medalla ni franquicia especial en unidades, estas ventas no se utilizaran ni sumarán en
ningún cálculo. Solo en el caso de que esa línea de venta sea de un artículo con la marca de
franquicia especial en unidades la venta de esa línea sí que sumará para el cómputo de la
Franquicia Especial.
• Cuando se consigue una Copa con artículos con Medalla asignada su Colaborad@r cobrará
la suma de los dos Incentivos Medalla + Copa.
• Los Incentivos de Medalla o Copa asignadas a los artículos con la marca de Franquicia
Especial y que al Iniciar o Simular la Campaña se han especificado unidades, solo se cobrará si
las ventas globales entre todos sus Colaborador@s han superado ese valor y solo para
aquellos Colaborador@s que hayan superado su parte proporcional de unidades especificada
con el parámetro "Franquicia Articulo" de su ficha.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
OF: Oficina de Farmacia
PS: Problema de Salud
PGOF: Programa de Gestión de la Oficina de Farmacia
COA: Control y Optimización del Almacén
GS: Gestión del Surtido
GI: Gestión de Incentivos
CC: Centro de Conocimiento
DIC: Detalle de Incentivos de la Campaña
IIC: Incentivos Incluidos en la Campaña
IFD: Incentivos en Fase Diseño
IDS: Incentivo Directo por Servicio
FEA: Franquicia Especial por Artículo
ROI: Return On Investment (Retorno sobre la Inversión)
¿Qué es la VENTA DE ORO de GSI?:
Es el punto a partir del cual se ha cumplido la franquicia de la Campaña y todas las ventas
posteriores son venta nueva. Es lo que me marca que todo lo que se venda realmente es
venta nueva aportada por la Campaña de Incentivos de GSI.
P.U.C. Precio Última Compra
P.M.C. Precio Medio de Compra
Margen Bruto = PVP – Coste en %. Es el beneficio Bruto de la venta de un artículo.
Margen Neto = (PVP-Coste) – (Salarios, Servicios, Alquileres, etc…) Este dato es muy
particular en cada OF por lo que GSI utiliza el Margen Bruto.
MUY IMPORTANTE: Recomendamos tener una valoración del Margen Neto de su OF para
saber cómo repercutirá la Política de Retribución Variable que ponga en marcha con GSI.
Margen Absoluto = PVP – Coste. Es el beneficio Bruto expresado en €
CFD : Cumplimiento respecto a la Franquicia a nivel Diario
CFG : Cumplimiento respecto a la Franquicia a nivel General
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Venta de Oro:
● Es justo la venta de una Campaña de Incentivos tras superar la Franquicia
● Es la primera venta de la Campaña que ya es VENTA NUEVA
● Es la primera venta de la Campaña que da Incentivos a los Colaborador@s
Fórmulas de los % de Cumplimiento CFD y CFG:
Media Diaria Objetiva en € = (€ Franquicia/días duración Campaña) =MDO
Media Diaria Conseguida en € = (€ Brutos Campaña/día de la Campaña (el primero,
segundo, tercero, etc.)=MDA
Bruto Campaña=BC
Franquicia Campaña = FC
CFD: % Cumplimiento Franquicia Diaria = (((MDA+MDO)/MDO)*100%)-100%
CFG: % Cumplimiento General Campaña = ((BC/FC)*100% )
