QUÉ ES CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

7/14/2019 QUÉ ES CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

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QUÉ ES CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

Es aplicar las pautas y normas de control interno para evitar posibles fraudes, malversaciones y

errores, que pueden llevar a pérdidas de índole cualitativas o cuantitativas.

Deberías buscar en la red o fuentes que dispongas material sobre el Control Interno.

Es controlar en este caso, que la documentación esté bien ordenada, numerada, que no se omitan

detalles e informaciones importantes, quien las custodia y tiene acceso a ellas. No hay que

olvidarse que los documentos, ya sean informes, formularios, comprobantes son la fuente de los

sistemas administrativos los cuales sirven para manejar y generar información y a la vez tomar

decisiones posteriormente. Espero te sirva, cualquier duda me preguntas de nuevo

Si existe un área en la que cada empresa tenga su propio manual, es en el

apartado de la organización documental de toda la información administrativa

de la empresa. En cualquier estructura empresarial, estamos trabajando a diario

con multitud de documentos, desde las propias facturas a la información laboral

sin olvidar las múltiples relaciones que tenemos a diario con clientes, trabajadores

y resto de administraciones.

Tal y como comento, cada empresa es un mundo en su gestión administrativa,

dado que cada sector, volumen de la empresa y grado de penetración de

tecnología provoca que las empresas tengan unos sistemas más avanzados frente

a otras. Por ejemplo, no podemos comparar ni estructurar de la misma manera

una peluquería, un bufete de abogados a una gran empresa de distribución o

logística.

Criterio fundamental: estratificación y software degestión

La premisa básica de nuestra organización administrativa y documental debe

girar alrededor del software de gestión que usemos. Si tenemos un potenteERP que nos ofrece la posibilidad de una buena gestión documental con un rápido

acceso a base de datos, el mejor sistema es tener en formato electrónico toda la

documentación, prescindiendo del papel siempre que podamos y almacenando las

copias físicas de los documentos escaneados mediante una codificación generada

y suministrada por el propio ERP que usemos.



Pero dado que normalmente, los programas de gestión que se usan en la empresa

pequeña son menos potentes, nos encontramos con una grave carencia para la

gestión documental de manera telemática y cuánto menor sea la empresa, mayor

volumen de papel suele procesar comparando sus ratios de facturación con la

poca adaptación tecnológica, Partamos de un caso medio, empresa con programa

de contabilidad y facturación, ligero manejo de almacen y volumen medio de

papel.

Estratificación de documentos por áreas

La mejor ordenación posible de la documentación en la empresa es dividiendo

los principales grupos de documentos que manejamos y archivando dichos

documentos de manera homogénea por su tipología. Los grupos usuales que se

tienen en cualquier empresa son:

Albaranes y facturas, emitidas y recibidas, ambos grupos por separado,numerados consecutivamente por fecha de emisión o fecha de recepción ycon marcas que a simple vista nos informen sobre su estado encontabilidad y cobro o pago.

Información fiscal de la empresa, ordenada por fecha y por tipo deobligación. Es decir, apartados para las declaraciones de IVA, impuesto desociedades, tributos locales… Cada impuesto se acompañará de su

justificante de pago si lo tiene. Información financiera, contratos y justificantes. Siguiendo con los

criterios anteriores, separaremos la información por entidades y a la vez por el tipo de contrato. Por ejemplo, los documentos relativos a tarjetas,préstamos y liquidaciones de cuenta estarán separados por su propiocontrato y ordenados por fecha pero agrupados bajo la misma entidadfinanciera.

Información laboral, separando en varios apartados la información relativaa cada trabajador, entrega de EPIs, copia de su documentación y resto deinformación necesaria como son nóminas, seguros sociales… este tipo deordenación dependerá en gran parte de la cantidad de trabajadores quetengamos y del grado de rotación de la plantilla.

Si nuestra empresa realiza muchos presupuestos, tiene clientes con

bastantes trabajos en marcha o realiza proyectos concretos que requieranun cierto control documental, abrirá para cada proyecto independiente unárea para guardar la documentación relativa a dicho proyecto. Este tipo deinformación necesitará apartados específicos si para cada clientenecesitamos formalizar algún tipo de contrato o recopilación de informaciónadicional a subcontratas o proveedores.



En definitiva, la ordenación de la documentación en papel debe ir vinculada a

la actividad de la empresa, al tipo de uso que se realiza de dicho documentación

y a las necesidades específicas de búsqueda. En todo caso, debe seguir unos

criterios lógicos, con facilidad para la búsqueda de cualquier docunento de manera

rápida y de tal manera que no se duplique nunca la información en papel

existente. Por ejemplo, es un error grave que entorpece mucho la gestión

administrativa, fotocopiar documentos para almacenarlos en dos sitios diferentes.

A caballo entre documentación telemática ydocumentación en papel

No obstante, cada día con mayor frecuencia, en todas las empresas se reduce el

volumen de papel en pro de la información telemática. Desde la emisión y

recepción de facturas electrónicas a los justificantes bancarios o contratos y

acuerdos comerciales formalizados por correo electrónico.

En este caso, los criterios de ordenación requerirán un sistema homogéneo de

acceso, rápido y que tengan una búsqueda sencilla. El principal error de

cualquier empresa se lleva a cabo cuando la información se comienza a guardar

en carpetas incluidas de infinitas carpetas, de tal manera que para llegar a un

documento, necesitamos más de 3 clicks. En este caso, si para abrir/imprimir o

enviar por mail cualquier documento hemos realizado más de tres clicks,nuestro sistema de gestión documental no funciona.

Si estamos gestionando cualquier sistema de información mixta, necesitamos una

base de datos documental que nos abra los documentos a golpe de click, que nos

especifique si el documento está en formato electrónico o formato físico y a la

misma vez que podamos procesar mediante escaneo toda la información en papel

con el objetivo de almacenar de manera electrónica toda la documentación.

Estos procesos requieren también un sistema de verificación e integridad de lainformación, sobre todo para que dichos ficheros tengan validez ante la

administración tributaria si decidimos eliminar completamente la información en

papel. Para cualquier modificación de este tipo, se recomienda siempre ponernos

en manos de un buen asesor de empresas que analice y nos guíe en las

necesidades específicas de nuestra empresa.



Las TIC como herramienta a la gestión

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InstitutoMaurer.com.mxLas TICs agregan valor a las actividades operacionales y de gestión

empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas

competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.

Las tecnologías de información y comunicación son una parte de las

tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con las

siglas TIC?s y hacen referencia a la utilización de medios informáticos para

almacenar, procesar y difundir todo tipo de información en las distintas

unidades o departamentos de cualquier organización.

En pocas palabras, las TIC?s tratan sobre el empleo de computadoras y aplicaciones informáticas para

transformar, almacenar, gestionar, proteger, difundir y localizar los datos necesarios para cualquier actividad

humana.

La instrumentación tecnológica es una prioridad en la comunicación de hoy en día, este importante cambio

tecnológico marcan ?la diferencia? entre una civilización desarrollada y otra en vías de. Este gran cambio no

ha sido ajeno a nuestras organizaciones humanas, especialmente en las empresas. Es imposible hoy día

ignorar el potencial de las TIC?s y especialmente el de Internet. Con el paso de un mundo hecho de átomos a

otro hecho de bits, asistimos a la aparición de la Sociedad de la Información y a su expansión mediante el

desarrollo de redes informáticas que permiten que los ciudadanos tengan acceso a fuentes de información

inmensas, consolidándose no solamente como consumidores de información y conocimiento, sino también

como creadores de fuentes de información y conocimiento mismo.

CAMBIO EN LAS EMPRESAS Y EN EL RECURSO HUMANO

Las TIC?s están cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en

empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan

tecnologías de información cotidianamente mediante el uso de Internet, tarjetas de crédito, pago electrónico

de la nómina de trabajadores, entre otras funciones; es por eso que la función de las TIC?s en los procesos

empresariales, como manufactura y ventas, se han expandido grandemente.

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La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño

operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día

determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen

posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este

hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo, sino que también ha tenido un

gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.

Utilizando eficientemente las TIC?s se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar

procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y

recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre

son permanentes.

El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas

competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología puede proporcionar a los administradores una

herramienta eficaz para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus

competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es

el caso de un sistema flexible y las normas just in time, que permiten producir una variedad más amplia de

productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las TIC?s representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema

de información no garantiza que ésta obtenga resultados de manera automática o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales

el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar

los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se

establecieron.

De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades

presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto

que deseamos.

SUS VENTAJAS EN LA ORGANIZACION

Las TIC?s son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la

comunicación entre otros beneficios, aunque su aplicación debe llevarse a cabo de forma inteligente.



El mero hecho de introducir tecnología en los procesos empresariales no es garantía de gozar de estas

ventajas. Para que la implantación de nueva tecnología produzca efectos positivos hay que cumplir varios

requisitos: tener un conocimiento profundo de los procesos de la empresa, planificar detalladamente las

necesidades de tecnología de la información e incorporar los sistemas tecnológicos paulatinamente,

empezando por los más básicos.

Antes de añadir un componente tecnológico, hay que conocer bien la organización y/o empresa. Se ha

investigado por qué fracasan algunos proyectos de implantación de tecnología de la información y se ha

descubierto que el 90% de las veces el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de

que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales.

Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de

la tecnología son organizaciones que, antes de añadir un componente tecnológico, describen detalladamente

cuál será la repercusión para su empresa. Así pues, el objetivo debe ser que toda decisión relativa a la

tecnología ayude a mejorar la productividad de la empresa, la organización o de uno mismo.

Otras ventajas que se pueden mencionar son las siguientes:

- Apoyar a las PYMES y a los empresarios locales para presentar y vender sus productos a través de Internet.

- Permitir el aprendizaje interactivo y la educación a distancia para los empleados

-Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas competencias (integración,

trabajo en equipo, motivación, disciplina, etc.).

- Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusión laboral, como teletrabajo

- Dar acceso al flujo de conocimientos e información para empoderar y mejorar las vidas de las personas,

facilidades, exactitud, menores riesgos, menores costos, etc.

Algunas Reflexiones

Todo cambio o innovación trae consigo un ?rechazo? como tendencia natural del ser humano al enfrentarse a

lo desconocido. Las TIC?s son un ejemplo concreto de este tipo de cambio, precisamente al interior de las

organizaciones y/o empresas. Las ventajas reconocibles en torno a las relaciones existentes entre el

incremento en la producción y difusión de nuevas tecnologías y las posibilidades que las empresas tienen de

acceder a conocerlas y utilizarlas y el conocimiento de los factores endógenos y exógenos que inciden en la

apropiación de las innovaciones tecnológicas por parte de las organizaciones, trae a cuenta que los procesos



de innovación tecnológica pueden ser entendidos como un proceso de innovación social que moviliza las

capacidades de la organización, constituyéndose en una instancia de generación de conocimiento que remite

a los saberes que se recrean en diferentes áreas de la empresa, saber ser, hacer, convivir en un proceso

dinámico, continuo y acumulativo; que modifica y reelabora las competencias organizativas.

Por Cristian Salazar C.

Académico Instituto de Administración. Universidad Austral de Chil

1-¿QUE ES UN TIC?

Son tecnologías de la información y de comunicaciones, constan de equipos de programas informáticos y

medios de comunicación para reunir, almacenar, procesar, transmitir y presentar información en cualquier

formato es decir voz, datos, textos e imágenes.

2-¿Que aspecto de la vida humana pueden estar vinculados a las Tic?

En todos los ámbitos en que se desarrolla el hombre, especialmente en los entornos estudiantiles, laborales,

instituciones y empresas.

3-¿Pueden las Tic estar vinculadas al comercio? ¿De que forma?

Si, se realizan operaciones de compra-venta realizadas por medios electrónicos como por teléfono, fax,

cajeros automáticos.etc y desde luego computadoras.Gracias a la tecnología de información, las

transacciones son más rápidas, aplicadas al comercio.

4-¿Pueden las Tic'Sestar vinculadas a la salud? ¿De que forma?

No existe suficiente evaluación de resultados y evidencia del impacto en salud en el uso de la Tic's. Los

proyectos son de salud y no Tecnológicos se requieren nuevos modelos de atención y de servicios a la salud

incorporando los diversos puntos de vista.

Con la implementación del Nodo Tecnológico TIC`S en la medicina se están fortaleciendo las capacidades del

sector a través de la promoción y difusión de las tic's como un elemento articulador enfocado a las Pymes del

sector.

5-¿Pueden las Tic's estar vinculadas a la educación? ¿De que forma?

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



Si, en la Era Internet exige cambios en el mundo educativo.Si constituyen poderosas razones para aprovechar

las posibilidades de innovación metodológica que ofrecen las Tic para lograr una escuela más eficaz e

inclusiva.

Tres Razones para usar Tic en educación:

1- Razón Alfabetización digital de los Alumnos: Todos deben adquirir las competencias básicas en el uso del

tic.

2-Razón Productividad: Aprovechar las ventajas que proporcionan al realizar actividades como preparar

apuntes y ejercicios, buscar información comunicarnos (e-mail), difundir información (weblogs, web de centro

y docentes), gestión de biblioteca.

3-Razón Innovar en las Prácticas docentes:

Aprovechar las nuevas posibilidades didácticas que ofrecen las Tic para lograr que los alumnos realicen

mejores aprendizajes y reducir el fracaso escolar. (Alrededor de un 30% al final de la eso)

En las instituciones educativas formales van incluyendo la alfabetización digital en sus programas, además de

utilizar los recursos del Tic para su gestión y como instrumento didáctico.

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