Qué es el SIGASistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA)

Es un nuevo Sistema informático de Gestión Administrativa, robusto y confiable, desarrollado para homologar los procesos de gestión en la SHCP.

Propósito

Facilidades

NormatividadCumplir con los requerimientos del manejo

documental de acuerdo a la normatividad vigente

Plataforma robusta que permitirá el desarrollo de los procesos de gestión en todas las áreas de la

Secretaria de forma ágil, sencilla y segura

Contar con una solución integral que permita el registro, control y seguimiento de los asuntos que son turnados a las diversas áreas de la Secretaría

Roles Administrador

Supervisor Área

Recepción

Turnado

Atención

Asistente

Destinatarios Externos

Responsable de ser enlace con las entidades externas.

Control de Configuración del aplicativo

Control de Catálogos de la Unidad Admin,

Captura de Asuntos (oficios, documentos, etc)

Turnado de Instrucciones a partir de Asuntos

Atención y Respuesta de Instrucciones

Hereda las características del rol de atención al que atiende

ASUNTOS

INSTRUCCIONES

Interfases de usuario Carpetas (flujo de instrucciones)

TURNAR

Ventanilla

100%

100%

Instrucciones por Atender

DELEGAR

Instrucciones en Tramite

100%

99%

100%Instrucciones Terminadas

Interfases de usuario Entrada al sistema

Juan_perez

• • • •

Interfases de usuario Secciones generales de las páginas

Barra Superior

Datos de Usuario

Área de Carpetas

Columnas de Datos y ordenamientos

información de cada estatus en los que pueden estar las instrucciones

Interfases de usuario Semáforos y Prioridades

Los semáforos indican el tiempo restante para atender un asunto o

si este ha sido sobrepasado

La prioridad se identifica por el color del registro, los colores se

asignan a los tipos de prioridades en el catalogo de prioridades

La prioridad se define al capturar el asunto

Instrucciones por Atender Carpeta Instrucciones por atender

Folio del asunto

Descripción del asunto y Tipo de

instrucción

Fecha de recepción/compromiso de

la instrucción

Semáforo que indica el estatus de la instrucción en cuanto al tiempo que resta

para atenderla

Lista de instrucciones que se tienen por atender

Es posible ver que instrucciones tienen

por atender los subordinados

Para acceder a la instrucción de un Clic sobre el folio deseado

Instrucciones por Atender Menú para atender una Instrucción

Regresar a la pantalla Anterior

Responder una

instrucción

Habilitar delegado Múltiple

Reasignar una

instrucción

Rechazar una

Instrucción

Insertar un

Archivo

Solicitar Cambio de

Fecha

Insertar un Comentario

Cuando recibimos una instrucción, podemos ver el asunto original, (Solo si nos dieron acceso a el

cuando se genero la instrucción)

Instrucciones por Atender Detalle del asunto original

Instrucciones por Atender Anexar un archivo electrónico

Accedemos a la pantalla para anexar un documento electrónico

con esta opción del menú.

Instrucciones por Atender Anexar un archivo electrónico

Elegir el archivo y presionar la opción “Abrir”

Finalmente se mostrará el archivo en la sección de

“Documentos Anexados”.

Seleccionar para agregar el archivo

Inicia la localización del archivo a anexar

Seleccionar el tipo de documento.

Instrucciones por Atender Responder una instrucción

Accedemos a la pantalla para atender una instrucción (dar avance) con esta

opción del menú.

Instrucciones por Atender Responder una instrucción

Se indica un porcentaje de Avance

Se describe la justificación del avance

Al seleccionar este campo automáticamente se asigna el valor de 100

en el campo “Avance”

Se guarda la información

Instrucciones por Atender Rechazar una Instrucción

Accedemos a la pantalla para rechazar una instrucción con

esta opción del menú.

Instrucciones por Atender Rechazar una Instrucción

La opción seleccionada pasa el área de

descripción de rechazo

Opción para seleccionar una razón

de rechazo del catalogo

De la pantalla del catalogo seleccione

una opción

No competencia DE MI AREA

Y también puede ampliarse el contenido

de la descripción

Instrucciones por Atender Delegar una Instrucción

Crear Ruta: Con esta opción del menú accedemos a la pantalla

para asignar instrucciones.

Opción para habilitar el delegado múltiple

Instrucciones por Atender Definir instrucciones

Barra superior de menú.

Barra intermedia de menú.

Área de captura y

actualización de

instrucción

Área de instrucciones

Instrucciones por Atender Menús de Delegar

Agrega una instrucción

Regresar a la pantalla Anterior

Elimina una Instrucción

Guardar el grupo de

instrucciones

Borra en contenido de los campos para iniciar una

instrucción nueva

Aplica los cambios a una instrucción cuando esta

fue modificada

Instrucciones por Atender Capturar una instrucción

(6) Indique los días para atender la

instrucción

(1) Seleccionar el botón “Capturar nueva”

(4) Seleccione el tipo de atención para la

instrucción

(3) Seleccione quien será el responsable de atender la

instrucción

(2) Asignar o No acceso al asunto original

(7) Seleccione la opción de Agregar Instrucción

(5) Seleccione el tipo de atención que requiere la

instrucción

Instrucciones por Atender Área de instrucciones

Nombre y puesto de quien atenderá la Instrucción

Tipo de tarea a ejecutar

Tipo de atención para la gestión

Tiempo asignado para llevar a cabo la instrucción

Define el acceso al documento original

Instrucciones por Atender Modificar una instrucción

Seleccione la instrucción a actualizar dando Clic sobre el cuadro que la antecede, los datos pasan al área superior para ser editados

Para guardar los cambios realizados seleccione este botón

Observe que desaparece el botón de “Agregar instrucción”

Seleccione el botón “Modificar” para ampliar texto que describe la instrucción

Muy importante terminar en tiempo y reportar a la brevedad

Instrucciones por Atender Guardar Grupo de instrucciones

Al terminar de capturar las instrucciones necesarias se guardan en grupo con este botón del menú

Despues de confirmar el guardado, es necesario regresar a la pantalla anterior seleccionando este botón del menú

Instrucciones por Atender

Delegar las instrucciones

Después de crear las instrucciones necesarias (crear ruta), en el menú aparecerá el botón de turnar,

selecciónelo para llevar a cabo el delegado de las instrucciones

Instrucciones por Atender Reasignar una Instrucción

Accedemos a la pantalla para reasignar una instrucción con

esta opción del menú.

Instrucciones por Atender Reasignar una instrucción

De la lista desplegable seleccione el puesto a quien se le reasignara la instrucción

En comentarios detalle la reasignación

Debido a que estaré fuera, Pedro por favor atiende esta instrucción en tiempo y forma.

Seleccione Aceptar para guardar la reasignación

Término de una Instrucción

Para terminar una instrucción, selecciónela de la lista de instrucciones

en trámite

Seleccione la opción del menú “Responder”

Término de una Instrucción

Indique el 100% de avance

Complete el resto de los campo y seleccione la

opción de “Guardar Respuesta”

Ahora la instrucción se encuentra en la carpeta

de instrucciones terminadas

Preguntas y comentarios con Elizabeth Nava

Ext. 3038 o al correo enava@inmujeres.gob.mx