1. Qué es PMBOK?

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es un término que describe la suma de los conocimientos involucrados en la profesión de la administración de proyectos.

El conocimiento y las prácticas descritas en el PMBOK son aplicables a la mayoría de los proyectos. Sin embargo, el equipo administrador del proyecto es siempre el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto.

PMBOK provee la terminología común de la administración de proyectos.

1.1. Definiciones de PMBOK

1. Se define como la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK Guide por sus siglas en inglés “Project Management Body of Knowledge”) publicado por el PMI (Project Management Institute), constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administración de proyectos. Concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.

2. PMBOK describe los métodos y prácticas que deben tenerse en consideración desde que se inicia un proyecto hasta su finalización. La aplicación de éstas prácticas permitirá llevar una buena gestión del proyecto y mantener un mayor control, permitiendo al Project Manager y a su equipo realizar proyectos de manera eficaz y eficiente (en alcance, tiempo, coste), así como asegurar la calidad y transparencia a lo largo de toda la vida del proyecto.

1.2. Finalidad de PMBOK

La finalidad principal del PMBOK es identificar, concentrar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas en la Dirección de Proyectos.

Generalmente aceptadas se refiere a que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad.

Mejores prácticas se refiere a que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes.

1.3. ¿Cómo trabajar PMBOK?

PMBOK trabaja con dos conceptos fundamentales:

Grupos de Procesos: modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre.

Áreas de Conocimiento: categoría que agrupa elementos en común

1.4. ¿A quién está dirigido el PMBOK?

Los conocimientos contenidos en el PMBOK proporcionan una referencia internacional para cualquiera que esté interesado en la profesión de la Dirección de Proyectos. Entre ellos se pueden mencionar:

♦ Altos ejecutivos

♦ Gerentes de programa y gerentes de directores de proyectos

♦ Directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto

♦ Miembros de una oficina de gestión de proyectos

♦ Clientes y otros interesados

♦ Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto

♦ Instructores de Dirección de Proyectos y materias relacionadas

♦ Consultores y otros especialistas en Dirección de Proyectos y áreas afines

♦ Formadores que desarrollan programas de educación para tópicos relacionados con la Dirección de Proyectos

♦ Investigadores que analizan la Dirección de Proyectos, a fin de desarrollar nuevas prácticas más eficientes y efectivas

♦ Empresas de cualquier tamaño interesadas en mejorar la administración de sus proyectos

♦ Empresas que quieran diseñar su metodología de Administración de Proyectos, mediante un acercamiento progresivo a mejores prácticas basadas en soluciones sencillas que producen resultados rápidamente

♦ Empresas que ya dispongan de una metodología de Administración de Proyectos, y que deseen robustecerla con base en las mejores prácticas

1.5. ¿Cómo está integrado PMBOK?

ESTRUCTURA

La Guía del PMBOK está dividida en tres secciones:

Sección I. Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos: proporciona una estructura básica para entender la Dirección de Proyectos.

El Capítulo 1. Introducción: define los términos clave y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK.

El Capítulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organización: describe el entorno en el cual operan los proyectos.

Sección II. Norma para la Dirección de Proyectos aplicable a un proyecto: especifica todos los procesos de Dirección de Proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar el mismo.

El Capítulo 3. Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto: describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de Dirección de Proyectos que componen tales grupos.

Un grupo de procesos es un modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre. Los cuales son:

Procesos de inicio: procesos mediante los cuales se lleva a cabo la autorización formal para comenzar un proyecto.

Procesos de Planificación: procesos que deberán refinar los objetivos planteados durante el grupo de procesos de Inicio y planificar el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

Procesos de Ejecución: procesos que se despliegan para completar el trabajo definido en el grupo de procesos de Planificación con objeto de cumplir los requisitos del proyecto.

Procesos de Control: procesos realizados para medir y supervisar regularmente el avance del proyecto, de manera que se puedan identificar las variaciones respecto a la planificación y adoptar, cuando sea necesario, las acciones correctivas, preventivas y de control de cambios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Procesos de Cierre: procesos requeridos para cerrar formalmente un proyecto y que aseguran que las experiencias adquiridas durante el proyecto queden registradas y a disposición de futuros usos.

Sección III: Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos: organiza los 44 procesos de Dirección de Proyectos de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos del Capítulo 3 en nueve Áreas de Conocimiento, según se muestra en el diagrama adjunto y se describe a continuación. La introducción de la Sección III describe la leyenda de los diagramas de flujo de procesos que se usan en cada capítulo de Área de Conocimiento y en la introducción de todas las Áreas de conocimiento.

Un área de conocimiento es una categoría que agrupa elementos en común.

El Capítulo 4. Gestión de la Integración del Proyecto: describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la Dirección de Proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Se compone de los procesos: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.

El Capítulo 5. Gestión del Alcance del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarse satisfactoriamente. Se compone de los procesos: Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación del Alcance y Control del Alcance.

El Capítulo 6. Gestión del Tiempo del Proyecto: describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos: Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma.

El Capítulo 7. Gestión de los Costes del Proyecto: describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos: Estimación de Costes, Preparación del Presupuesto de Costes y Control de Costes.

El Capítulo 8. Gestión de la Calidad del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos para los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos: Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

El Capítulo 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: describe los procesos para organizar y dirigir los Recursos Humanos del proyecto. Se compone de los procesos: Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto.

El Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: describe los procesos relacionados con la generación, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos: Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

El Capítulo 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto: describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos: Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos.

El Capítulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos: Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores, Administración del Contrato y Cierre del Contrato.

Un equipo de proyectos funciona en 9 áreas del conocimiento con un número de procesos básicos según el resumen que presentamos a continuación:

1. Integración. Desarrolle la carta del proyecto, la declaración del alcance y el plan. Dirija, maneje, supervise y controle el proyecto de Innovación.

2. Alcance. Planeamiento, definición, creación, verificación y control de la estructura de división de responsabilidades del trabajo (WBS).

3. Tiempo. Definición, secuenciamiento, estimación de recursos necesarios y de la duración, desarrollo y control del cronograma.

4. Costo. Planeamiento de recursos, costos estimados, presupuesto y control.

5. Calidad. Planeamiento de la calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad.

6. Recurso humano. Planeamiento, contratación, desarrollo y administración del Recurso Humano.

7. Comunicaciones. Planificación de comunicaciones, distribución de la información, difusión del desempeño, Gestión de stakeholders

8. Riesgos. Planeamiento e identificación de riesgos, Análisis de riesgos (cualitativa y cuantitativa), planeamiento de la respuesta ante riesgos (acción), y supervisión y control del riesgo.

9. Consecución. Plan de contrataciones y adquisiciones, selección e incentivos de los vendedores, administración y cierre de contratos.

2. Beneficios de PMBOK

Para el negocio

Establece mecanismos para responder con eficiencia a las nuevas demandas del negocio en materia de TI.

Aumenta la satisfacción del cliente, ya que las áreas proveedoras de TI saben y entregan lo que el cliente necesita.

Mejora los flujos de comunicación entre el personal de informática y los clientes o usuarios interesados en los proyectos de TI.

Conduce a la eficiencia en la utilización de los recursos de TI de la empresa.

Adapta e integra las especificaciones, planes y enfoque metodológico de los diversos interesados en el proyecto de TI.

Genera ahorros sustantivos al desarrollar los proyectos de TI con base en las mejores prácticas para la administración de proyectos.

Permite tomar mejores decisiones en materia de inversión en TI.

Incrementa el retorno de inversión para la empresa.

Para el departamento de TI

Permite identificar de forma precisa los requisitos que deben satisfacer el producto o servicio de TI.

Ayuda a los colaboradores de TI, a establecer objetivos claros.

Equilibra las demandas concurrentes de alcance (calidad), tiempo y costos durante la realización de los proyectos de TI.

Administra y garantiza la calidad de los productos o servicios de TI generados durante el proyecto.

Proporciona mecanismos de administración de riesgos para brindar una certeza razonable de que se alcanzarán los objetivos de los proyectos de TI.

Facilita la planificación de las actividades del responsabilidades e identificando entregables tangibles.

Sirve como guía para la definición de los estándares y procedimiento de la empresa para administrar de forma más eficiente los proyectos de TI.

Sirve como guía para identificar e invertir recursos sólo a proyectos viables

Reduce el tiempo de realización de los productos y servicios de TI.

Permite realizar estimulaciones reales de los tiempos requeridos para desarrollar las soluciones de TI.

Permite dar seguimiento a las actividades de los proyectos de TI, garantizando que se desempeñan en conformidad con lo definido durante la planeación.

Ayuda al departamento de TI a finalizar los proyectos en los tiempos establecidos

3. Fortalezas de PMBOK

La guía de PMBOK es un marco y un estándar.

Esta orientada a procesos.

Indica el conocimiento necesario para manejar el ciclo vital de cualquier proyecto, programa y portafolio a través de sus procesos.

Define para cada proceso sus insumos, herramientas, técnicas y reportes necesarios.

Define un cuerpo de conocimiento en el que cualquier industria pueda construir las mejores prácticas específicas para su área de aplicación

4. Limitaciones de PMBOK

Complejo para los pequeños proyectos

Tiene que ser adaptado a la industria del área de aplicación, tamaño y alcance del proyecto, el tiempo y el presupuesto y los apremios de calidad.

5. Resumen

- PMBOK es el estándar más reconocido para manejar y administrar proyectos.

- PMBOK Reconoce 5 procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos.

- Las tendencias con las que se relaciona PMBOK son: COBIT, ITIL, IT GEVERNANCE, CMMI, ISO 9000-2000.

- Sus beneficios son: esta orientado a procesos, indica el conocimiento para manejar el ciclo vital de cualquier proyecto así como que define cada proceso en todos sus detalles.

- Sus desventajas: es complejo para proyectos pequeños, tiene que ser adaptado a la industrial del área de la aplicación.