1. ¿QUE ES UN FORMATO PDF?

PDF es un formato portátil para documentos, sus siglas corresponden a la

expresión inglesa (Portable Document Format) desarrollado por Adobe

Systems comercializadora de programas capaces de crear, editar y ver ficheros

en formato PDF. Dado que las especificaciones de este formato de ficheros

están públicamente disponibles, muchas compañías han desarrollado sus

propios programas para usar PDFs. En el ámbito de la pre-impresión, está

especialmente ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que

especifica toda la información necesaria para la presentación final del

documento, determinando todos los detalles de cómo va a quedar, no

requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación. El formato PDF

se usa cada vez más para intercambiar información entre distintas aplicaciones

y actualmente es muy usado en Internet debido a su versatilidad, facilidad de

uso y tamaño ligero.

VENTAJAS:

Un documento PDF tiene la misma apariencia, color, tipo de imprenta,

gráficos y formato que un documento impreso.

Los archivos PDF se pueden ver utilizando el navegador mismo o se

pueden almacenar en la computadora para uso o impresión posterior.

El programa Lector Acrobat (Acrobat Reader) se puede obtener gratis

para la mayoría de los sistemas operativos.

Si bien el programa Acrobat Reader no se puede usar para editar

(modificar) un documento PDF, permite copiar texto del documento a

otro archivo, y también efectuar búsquedas para localizar una palabra o

texto.

Pueden distribuirse por toda la Web, o mediante e-mails, o estar en CDs;

pero este tipo de archivos es muy utilizado a la hora de compartir

información gráfica o de texto, como por ejemplo, contratos, manuales,

y hasta e-books.

Puede integrar cualquier combinación de texto, elementos multimedia

como vídeos o sonido, elementos de hipertexto como vínculos y

marcadores, enlaces y miniaturas de páginas.

Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio

de documentos. Por ello es muy utilizado por empresas, gobiernos e

instituciones educativas.

Es una especificación abierta, para la que se han generado herramientas

de software libre que permiten crear, visualizar o modificar documentos

en formato PDF. Un ejemplo es la suite ofimática OpenOffice.org y el

procesador de textos LaTeX.

Puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo

digitalmente.

PDF, estándar para libros electrónicos con grandes capacidades de

presentación.

El archivo PDF puede crearse desde varias aplicaciones exportando el

archivo, como es el caso de los programas de OpenOffice.org y del

paquete ofimático Microsoft Office 2007 (si se actualiza a SP21 ).

Puede generarse desde cualquier aplicación mediante la instalación de

una impresora virtual en el sistema operativo, en caso de usar

aplicaciones sin esa funcionalidad embebida.

Es el estándar ISO (ISO 19005-1:2005) para ficheros contenedores de

documentos electrónicos con vistas a su preservación de larga

duración.2

Los ficheros PDF son independientes del dispositivo, el mismo archivo

puede imprimirse en una impresora de inyección de tinta o una

filmadora. Para la optimización de la impresión podremos configurar las

opciones de creación del fichero PDF.

DESVENTAJAS:

El formato PDF es un formato propiedad de una compañía. Es Adobe

quien decide sus especificaciones y quien las hace públicas. Hace tiempo,

Adobe intentó convertir el formato PDF en un estándar ISO para aumentar

su aceptación comercial. La industria respondió intentando que las

definiciones de PDF pasaran a ser responsabilidad de una organización

independiente para que pudiera convertirse en un verdadero estándar

abierto. La consecuencia fue que Adobe dejó de estar interesada en el

tema, al menos en lo que se refiere en las especificaciones básicas.

Ha habido variantes de PDF, como fue el caso de PDF/X-1a que podrían

conseguir la certificación ISO al haber sido definidas por un consorcio del

sector y no sólo por Adobe.

El formato PDF intenta serlo todo para todo el mundo. Eso hace que no

sea tan eficiente en algunas tareas como lo sería una herramienta

específica para ese fin. Se puede usar PDFs en Internet para

intercambiar pequeñas piezas de información gráfica como anuncios,

dibujos o imágenes, pero hay más programas de pre-impresión capaces

de trabajar con ficheros en formato EPS. Se pueden usar PDFs para

archivar datos, pero a veces ciertas capacidades de conservar los

detalles del diseño y la presentación pueden entorpecer la búsqueda por

palabras clave.

El formato PDF está orientado a la visualización de documentos. Por eso

no conserva la estructura lógica del documento.

Los PDFs no están hechos para ser editados. Se pueden hacer pequeños

cambios dentro de un PDF, pero es virtualmente imposible añadirle

grandes bloques de texto.

¿QUÉ SE PUEDE HACER CON PDF?

El formato PDF se puede usar para:

Crear documentos electrónicos. Los PDF son los más cercano que existe a la

idea de "la oficina sin papeles".

Intercambiar datos. Cada vez más aplicaciones pueden leer ficheros PDF. Cada

vez es más usual intecambiar anuncios en formato PDF.

Archivar datos. Existen programas en el mercado que permiten indexar

ficheros PDF para así poder crear una biblioteca electrónica de ficheros PDF.

Crear documentos interactivos. Los ficheros PDF se pueden usar como

formularios electrónicos en los que los datos que se introduzcan se pueden

almacenar en una base de datos.

¿QUÉ ASPECTO TIENE UN FICHERO PDF?

Los ficheros PDF suelen tener la extensión. En ordenadores Macintosh, esto no

es necesario, pero como quiera que los PDFs son fácilmente intercambiables

entre distintas plataformas, es una buena idea usar siempre ficheros con

extensión.

Aunque tienen un icono con este aspecto, ni en Windows ni en Macintosh

verás icono alguno si no tienes instalada una aplicación capaz de leer ficheros

PDF. Hoy día, la mayoría de los sistemas traen alguna aplicación que cuenta

con un visualizador capaz de mostrar los ficheros PDF.

2. ¿QUÉ ORIGINO EL NACIMIENTO DEL FORMATO PDF?

PDF comenzó con el sueño de una oficina sin papeles. Era el proyecto mimado

de uno de los fundadores de Adobe, John Warnock. Al comienzo hubo en Adobe

un proyecto interno de crear un formato de ficheros para que los documentos

se pudieran distribuir por la compañía, viéndose en cualquier ordenador, fuera

cual fuera su sistema operativo.

Adobe ya disponía de dos cosas que casi encajaban con la idea: El PostScript

(una tecnología independiente del dispositivo y la plataforma que servía para

describir documentos) y Adobe Illustrator (un programa que funcionaba en

distintas plataformas — sólo en Macintosh y Windows, el 99,9% de los

ordenadores— y que podía abrir y mostrar ficheros PostScript muy simples) Los

ingenieros de Adobe mejoraron ambas tecnologías y crearon un nuevo formato

de ficheros (Portable File Document: PDF, una especie de PostScript

optimizado) y una serie de aplicaciones capaces de crear y mostrar esos

ficheros.

3. FORMAS DE HACER O CONVERTIR UN DOCUMENTO WORD A PDF.

Existen varias formas de convertir un documento de Word a un formato PDF,

una de las más conocidas es la de Microsoft Word que al momento de guardar

un archivo nos brinda la opción de hacerlo como formato PDF o XPS.

La otra opción es a través de Google Docs, el cual es un servicio del buscador

Google que permite crear, editar y administrar documentos vía Internet.

Añadido a ello tiene entre sus opciones el importar y exportar archivos PDF.

Para convertir un documento a PDF usando Google Docs, primero utilizamos la

opción upload para subir el archivo que deseamos convertir a nuestra cuenta de

Google Docs. El siguiente paso es el listado de documentos que tenemos

seleccionar un documento y seleccionar en la pestaña Actions la opción Save as

PDF y listo.

Y la más utilizada es por medio de páginas web que permiten convertir el

documento de forma sencilla y muy rápida. Express PDF es un servicio

exclusivamente dedicado a generar archivos PDF de manera Online. La ventaja

que tiene respecto a Google Docs es que no necesitas tener una cuenta o

registrarte. Para hacer las transformación en la pagina principal seleccionas la

opción Convert Microsoft Word documents to PDF y en el formulario que

luego aparece se te solicitará el documento que deseas convertir, y al

correo al cual deseas que se envíe el resultado de la transformación y

finalmente la calidad del archivo generado.

Estos son algunos direcciones electrónicas donde podrás convertir tus documentos Word a

formato PDF de manera on line :

http://www.convertpdftoword.net/

http://www.synactis.com/pdf-in-the-box.htm

http://www.freepdfconvert.com/