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Quinta Parte: Organizacin Interna de las Municipalidades1.-Funciones Especficas de las Unidades MunicipalesEl art. 15 de la ley 18.695 establece que las municipalidades dispondrn de una Secretara Municipal, de una Secretara Comunal de Planificacin y de otras unidades encargadas del cumplimiento de funciones de prestacin de servicios, relacionadas con el desarrollo comunitario, obras municipales, aseo y ornato, trnsito y transporte pblicos, administracin y Finanzas, asesora Jurdica y controlEn las comunas cuya poblacin sea superior a 100.000 habitantes, las municipalidades incluirn en su organizacin interna a la Secretara Municipal, Secplan y a lo menos las unidades sealadas anteriormente.

En las comunas cuya poblacin sea inferior a 100.000 habitantes, la organizacin interna incluir la Secretara Municipal y todas o algunas de las unidades encargadas de las funciones genricas del art. 15, segn las necesidades de cada comuna, pudiendo incluir una Secplan. Segn lo establecido en el art. 30 de la ley 18.695 existir un Administrador municipal en todas aquellas comunas donde lo decida el Concejo a proposicin del Alcalde, para desempear este cargo se requerir estar en posesin de un ttulo profesional.El administrador municipal ser el colaborador directo del Alcalde en las tareas de coordinacin y gestin permanentemente del municipio, y en la elaboracin y seguimiento del plan anual de accin municipal y ejercer las atribuciones que seale el reglamento municipal y las que les delegue el alcalde, siempre que estn vinculadas con la naturaleza de su cargo. Secretara Municipal:De conformidad con el artculo 20 de la ley 18.695, cada municipio tendr una Secretara Municipal, la que estar a cargo de un Secretario Municipal que tendr las siguientes funciones:a. Dirigir las actividades de Secretara administrativa del Alcalde y el Concejo, yb.Desempearse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.La funcin de Ministro de Fe se cumplir mediante la firma de los documentos que las materialicen, o bien, certificando la autenticidad de los documentos otorgados.

Tambien le corresponde las siguientes funciones especificas:-Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, y de los comits y velar por su cumplimiento;- Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones externas que se encomienden;-Levantar acta de cada reunin del Comit Tcnicos Administrativo, enviando copia a todos los jefes de Departamentos;-Levantar acta de cada reunin del Comit Tcnico Administrativo, enviando copia a todos los jefes de Departamentos;-Elaborar y redactar material informativo en general;-Firmar bajo la frmula por orden del Alcalde, resoluciones o decretos de mero trmite, que tenga relacin con sus funciones, previa delegacin del Alcalde.

1.2.1 Oficina de Partes y Archivo:A esta oficina se le reconoce como objetivo el mantener constante el flujo, control, archivo y conservacin de toda la documentacin que ingresa y egresa de la municipalidad, proporcionando en forma rpida y expedita la informacin que se requiera para el accionar municipal.

En cuanto a sus funciones especficas ms habituales se pueden destacar:Tener a su cargo el trmite de ingresos, clasificacin y distribucin de la correspondencia oficial.Elaborar y mantener registros clasificados de la documentacin interna de la municipalidad.Mantener archivos actualizados de la documentacin recibida y despachada por la municipalidad.Llevar y conservar el archivo central de la documentacin oficial del municpio, de acuerdo a las tcnicas de conservacin y clasificacin existentes;Efectuar el control de los plazos en la tramitacin de la documentacin externa de la municipalidad.Efectuar el manejo, control y mantencin de la mquina franqueador de la correspondencia.

1.2.2.-Oficina de Informacin, Reclamos y Sugerencias.Nos remitimos a lo ya indicado en el capitulo 4 del programa.

1.3.- Gabinete de Alcalda: Tiene por objetivo coordinar la labor administrativa que se deriva del funcionamiento de la gestin diaria que desarrolla el Alcalde. Tambin debe coordinar el contenido, la forma y oportunidad en que se entrega la informacin hacia la comunidad, tanto desde el punto de vista de las relaciones pblicas, como de las comunicaciones.

FUNCIONES El Gabinete de la Alcalda tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Organizar y administrar la agenda de responsabilidades e intervenciones pblicas del alcalde. b) Coordinar el desarrollo de ceremonias y otras actividades sociales en donde participe la autoridad comunal de modo de responder a los requerimientos de la misma. c) Cuidar el adecuado cumplimiento de las normas vinculadas con el protocolo en cada una de las actividades pblicas donde participe el Alcalde. d) Elaborar y proponer un plan de relaciones pblicas que tienda a crear y mantener una imagen corporativa de la Municipalidad, tanto internamente como ante la comunidad.

e) Elaborar y proponer un plan de comunicaciones de la Municipalidad, que tienda a dar presencia a sta y a mantener oportuna y convenientemente informada a la comunidad de la labor municipal. f) Elaborar y proponer mecanismos que permitan recoger las inquietudes e intereses de la comunidad para asegurar la respuesta de la Municipalidad ante las situaciones y necesidades emergentes. g) Cumplir otras funciones que el Alcalde le encomiende, de conformidad a la legislacin vigente y que no sean de aquellas que la Ley asigne a otras unidades.

Unidad de Asesora JurdicaCon el fin de cautelar el respeto del principio de la legalidad de los actos de la administracin municipal, la Direccin de Asesora Jurdica tiene por objetivo asesorar al Alcalde, al Concejo y a las unidades municipales en todo lo relacionado con materias legales; ejercer la supervigilancia sobre los procedimientos disciplinarios administrativos cuando no los efecte directamente; y asumir ante los tribunales la defensa y representacin de los intereses del municipio y de la comunidad, toda vez que ello sea necesario, procedente y autorizado por la Ley.

La Direccin de Asesora Jurdica tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Iniciar y asumir la defensa, a requerimiento del Alcalde, en todos aquellos juicios en que la Municipalidad sea parte o tenga inters, pudiendo comprenderse tambin la asesora, defensa de la comunidad cuando sea procedente y el Alcalde as lo determine. b) Informar en derecho todos los asuntos legales que las unidades municipales le planteen. c) Orientar peridicamente al Alcalde y a todas las unidades municipales respecto de las disposiciones legales reglamentarias pertinentes. d) Mantener al da los ttulos de los bienes races municipales.

e) Efectuar las investigaciones y sumarios administrativos correspondientes por instrucciones del Alcalde, sin perjuicio que tambin puedan ser realizados por funcionarios de cualquier unidad municipal, bajo la supervigilancia que al respecto le corresponda a esta unidad. f) Visar los proyectos de ordenanza, reglamentos, convenios y contratos y las bases administrativas. g) Mantener archivos de las ordenanzas, reglamentos, instructivos, convenios y contratos dictados y firmados respectivamente por la Municipalidad. h) Otras funciones que le asigne el Alcalde, de conformidad con la legislacin vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras unidades.

Unidad de ControlTiene como objetivo fiscalizar la gestin del municipio, en el marco de las normas legales vigentes y de los procesos administrativos establecidos, apoyando la mxima eficiencia administrativa interna de la Municipalidad. La Direccin de Control tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Realizar la auditora operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuacin. b) Controlar la ejecucin financiera y del presupuesto de la Municipalidad. c) Representar al Alcalde aquellos actos municipales que estime ilegales, informando de ello al Consejo, para cuyo objeto tendr acceso a toda la informacin disponible.

d) Colaborar directamente con el Consejo en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitir un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programtico presupuestario; asimismo, deber informar; tambin trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios municipales y de los trabajadores que se desempean en los Servicios Incorporados a la gestin municipal, administrados directamente por la Municipalidad y de los aportes de la municipalidad debe efectuar al Fondo Comn Municipal. e) Asesorar al Consejo en la definicin y evaluacin de la auditora externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente.

) Proponer modificaciones de procedimientos y procesos que permitan optimizar la gestin interna municipal. g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas por el Consejo Municipal. h) Otras funciones que el Alcalde le asigne, de conformidad con la legislacin vigente y que no sean aquellas que la Ley asigna a otras unidades Las unidades dependientes de la Direccin de Control sern las siguientes: - Departamento de Auditora Municipal. - Departamento de Auditora de Servicios Incorporados.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA MUNICIPAL. Tiene como objetivo apoyar la gestin del municipio a travs de la realizacin de auditoras operativas y de la fiscalizacin efectiva y oportuna de los procesos administrativos establecidos, en el marco de la legislacin vigente. Funciones: El Departamento de Auditora Municipal tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Disear e implementar un programa de auditora para el sector muncipal. b) Mantener un control permanente de la ejecucin financiera y presupuestaria de la Municipalidad. c) Recomendar mejoramientos especficos a los procedimientos administrativos, para optimizar la ejecucin de las tareas y el control interno. d) Asesorar a las distintas unidades municipales en las tcnicas propias de la auditora.

e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como consecuencia de las auditoras internas. f) Cautelar el cumplimiento y la actualizacin de los convenios y contratos que comprometen la responsabilidad y/o los bienes municipales. g) Velar por la aplicacin de la normativa existente en la contabilizacin de las operaciones, como as tambin revisar el criterio tcnico seguido en las regularizaciones efectuadas en la contabilidad. h) Verificar la legalidad en las adquisiciones de bienes y servicios municipales. i) Efectuar otras auditoras solicitadas por el Alcalde y el Consejo a travs de la Direccin de Control. j) Cumplir las dems funciones que la Ley y el Alcalde le encomiendan.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE SERVICIOS INCORPORADOS. Tiene como objetivo apoyar la gestin del municipio a travs de la realizacin de auditoras operativas y de la fiscalizacin efectiva y oportuna de los Departamentos de Salud, Educacin y Cementerio Municipal, en el marco de la legalidad vigente y de los procesos administrativos establecidos.

.- Secretara Comunal de Planificacin:Esta Unidad Tcnica desempear funciones de asesora del Alcalde y del Concejo, en materias de estudios y evaluacin propias de las competencias de ambos rganos municipales. En tal carcter le corresponden las siguientes funciones:a)Servir de Secretara Tcnica permanente del Alcalde y del Concejo en la formulacin de la estratgica municipal, como asimismo, de las polticas, planes, programas y proyectos de desarrollo de la comuna.b)Asesorar al Alcalde en la elaboracin de los proyectos del plan comunal de desarrollo y de presupuesto municipal.

c)Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos, inversiones y el presupuesto municipal e informar sobre estas materias al Concejo, a lo menos semestralmente.d)Efectuar anlisis y evaluaciones permanentes de la situacin de desarrollo de la comuna con nfasis en los aspectos sociales y territoriales.e) Elaborar las bases generales y especficas, segn corresponda, para los llamados a licitacin, previo informe de la unidad competente, de conformidad con los criterios e instrucciones del Reglamento Interno.f)Fomentar vinculaciones de carcter tcnico con los servicios pblicos y con el sector privado de la comuna, yg)Recopilar y mantener la informacin comunal y regional atingente a sus funciones.El Secretario Comunal de Planificacin es de la exclusiva confianza del alcalde.De esta secretara podran depender los siguientes departamentos:- Departamento de Programacin Financiera:Esta dependencia tendra como objetivo, el de proyectar la accin financiera de la gestin municipal a travs de la formulacin de planes, programas y proyectos.- Asesor Urbanistaa) Asesorar al Alcalde y al Concejo en la promocin del desarrollo urbano.b)Estudiar y elaborar el Plan Regulador Comunal y mantenerlo actualizado, promoviendo las modificaciones que sean necesarias y preparar los planes seccionales para su aplicacin, yc)Informar tcnicamente las proposiciones sobre planificacin urbana intercomunal, formulas al municipio por la Seremi de Vivienda y Urbanismo.

1.7. Unidad de Transito y Transporte Pblico:En trminos generales a esta Unidad le corresponden las funciones que le seala el art. 26 de la ley 18.695, esto es:a) otorgar y renovar licencias para conducir vehculos;b)Determinar el sentido de circulacin de vehculos, en coordinacin con otros rganos de la administracin del Estado.c)Sealizar adecuadamente la vas pblicas;Entre otras funciones podemos destacar:- Suspender administrativamente, licencias en los casos previstos en la ley de trnsito.- Mantener el registro de antecedentes a los conductores a los cuales se le hubiera otorgado licencia.-Entregar informes tcnicos que solicitan los tribunales de justicia, etc.De esta Unidad dependern los siguientes departamentos o secciones:-Departamento de licencia de conducir.- Departamento de Ingeniera de transito y Estudios.-Departamento de Permisos de Circulacin.

Unidad de Obras Municipales:De conformidad con lo dispuesto en el artculo 24 de la ley 18.695, a la unidad encargada de Obras Municipales les corresponder las siguientes funciones:a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la ley General de Urbanismo y Construcciones, del Plan Regulador Comunal, y de las ordenanzas correspondientes, para cuyo efecto gozar de las siguientes atribuciones: 1.- Dar aprobacin a las subdivisiones de predios urbanos y urbano- rurales 2.-Dar aprobacin a los proyectos de obras de urbanizacin y construccin 3.-Otorgar los permisos de edificacin de las obras de urbanizacin y construccin. 4.-Fiscalizar la ejecucin de dichas obras hasta el momento de su recepcin 5.-Recibir las obras y autorizar su uso.

b) fiscalizar las obras en uso, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y tcnicas.c)Aplicar normas ambientales relacionadas con obras de construccin y urbanizacin.d)Confeccionar y mantener actualizado el catastro de las obras de urbanizacin y edificacin realizadas.e)Ejecutar medidas relacionadas con la vialidad urbana y ruralf)Dirigir las construcciones que sean de responsabilidad municipal, sean ejecutadas directamente o por terceros,

g) En general aplicar las normas legales sobre construccin y urbanizacin en la comuna.Quien ejerza la jefatura de esta unidad deber poseer indistintamente el ttulo de arquitecto, ingeniero civil, de constructor civil, o de ingeniero constructor civil.

Unidad de Administracin y Finanzas:( art. 27 de la ley 18.695)a) Asesorar al Alcalde en la administracin del personal de la municipalidadb)Asesorar al alcalde en la administracin financiera de los bienes municipales, para los cuales corresponder especficamente:

1.-Estudiar, calcular, proponer y regular la percepcin de cualquier tipo de ingresos municipales; 2.- Colaborar con la secretara comunal de planificacin en la elaboracin del presupuesto municipal; 3.- Visar los decretos de Pago; 4.-Llevar la contabilidad municipal en conformidad a la ley. 5.-Controlar la gestin financiera de las empresas municipales; 6.- Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y rendir cuentas a la Contralora General de la Repblica. 7.- Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que corresponda.

rea finanzasrea AdministracinContabilidad y PresupuestoTesoreraRemuneracionesPatentesInspeccin-Recursos Humanos- Adquisiciones-Inventarios y Bodegas- Servicios Generales Mantencin y Reparaciones Servicios Menoresa)Area Finanzas:Tendr por objetivo optimizar el uso de los recursos financieros, mediante la administracin eficiente de la actividad financiera, contable y presupuestaria de la municipalidad. Se destacan las siguientes unidades:

1.- Contabilidad y Presupuesto:- Llevar la contabilidad patrimonial y presupuestaria en conformidad a las normas vigentes para el sector municipal y con las instrucciones que la CGR imparta al respecto.-Mantener actualizado el valor de los activos y pasivos de la municipalidad en conformidad a los inventarios del patrimonio municipal, como igualmente el ajuste anual por revalorizaciones y depreciaciones.- Controlar los ingresos y egresos de los fondos municipales.-Mantener el registro y control de todos los documentos que den origen a obligaciones de carcter financiero de la municipalidad con terceros;-Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la municipalidad.- Controlar y solicitar las modificaciones pertinentes del movimientos de los fondos mensuales.- Manejar las cuentas corrientes bancarias.- Refrendar internamente, imputando los tems presupuestarios que corresponda, todo egreso municipal ordenado en las resoluciones alcaldicias;- Presentar las rendiciones de cuenta a las entidades, por fondos entregados y destinados a fines especficos.- Preparar informes peridicos en materia de inversiones, coordinando su accin con SECPLAN, para las modificaciones, ajustes, reducciones y nuevos programas y/o proyectos que correspondan.2.- Tesorera Municipal:-Recuadar los tributos y otros ingresos municipales.-Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies valoradas y dems valores municipales;- Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantas, extendidas a favor de la municipalidad;- Efectuar el pago de las obligaciones municipales.- Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del Banco los fondos recaudados.-Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han rendido cuenta de giros anteriores;Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que sean necesarias, para los objetivos del municipio.

Efectuar la rendicin mensual de cuentas de la Caja Municipal, con sus ajustes y conciliaciones bancaraias;Disear, implementar y mantener un archivo con los documentos nque ingresar y salen de tesorera;Asumir cualquier otra funcin que le seale la ley o el alcalde.

.- Remuneraciones:- Calcular y registrar las remuneraciones del personal;-Confeccionar las planillas de remuneraciones del personal, de acuerdo a las normas legales vigentes;- Confeccionar las planillas de cotizaciones previsionales, descuentos varios y emisin de cheques respectivos;- Efectuar pago de remuneraciones, retenciones judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsin y AFP o ISAPRES, etc.

Patentes:- Tramitar solicitudes de otorgamiento y caducidad de las patentes municipales, comerciales, industriales, de alcoholes y profesionales de la comuna;- Mantener actualizado el registro de patente de todas las actividades antes mencionadas, as como el correspondiente a la propaganda comercial de la comuna.-Tramitar el otorgamiento de los permisos municipales conforme a las normas del comercio ambulante.- Analissi de las declaraciones de capital que anualmente deben efectuar los contribuyentes afectos al correspondientes tributo municipal

Area de Adminstracin:Tendr por objetivo proveer y administrar los recursos humanos y materiales necesarios para adecuada gestin municipal, velando por la mantencin, viligancia y aseo de las distintas dependencias municipales.1.-Recursos Humanos:- Proponer las polticas generales de Administracin de Personal.- Disponer en forma eficiente los recursos humanes vitales para el desarrollo de las tareas municipales;-Ejecutar y tramitar los derechos y obligaciones de carcter administrativo que corresponde a lo funcionarios municipales;- Tramitar nombramientos y renuncias.- Efectuar la tramitacin administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas actuaciones.

Desarrollar polticas de capacitacin que apruebe el acalde.- Programar y ejecutar acciones de bienestar del Personal cuando corresponda;- Implementar y fiscalizar los controles de asistencia y horario de trabajo.- Mantener los registros acutalizados del personal de todas las dependencias.- Dictar normas de Higiene y ambientacin;- Elaborar programas de deportes, recreacin y convivencia para el personal municipal; etc.

-Ejecutar los programas referentes a adquisiciones, stoks, sistemas de distribucin y transporte; -Emitir rdenes de Compra;-Recibir y clasificar las solicitudes de compra provenientes de distintas unidades municipales; - Realizar cotizaciones de precios e informar de las condiciones de mercado, de proveedores, costos unitarios etc.- Efectuar y controlar las adquisiciones municipales - Elaborar y proponer normas especficas para la adquisicin en base a las disposiciones legales y programas aprobados; - Mantener archivos actualizados de rdenes de compra, facturas, propuestas y otros documentos afines;

Inventarios y Bodega:-Mantener actualizados los registros de bienes de la municipalidad y los inventarios valorados de los mismos.-Proponer, disear y confeccionar las planillas de altas y bajas de las especies municipales;-Efectuar controles peridicos de los bienes asignados a las distintas unidades municipales;- Determinar la condicin de Inventariable de los bienes segn las normas en uso;- Recibir, registrar, almacenar y distribuir los recursos materiales provenientes de adquisiciones; - Preparar decreto que de Baja de las especies inutilizadas, de acuerdo a la normativa vigente. Etc.

Servicios Generales:Dirigir, coordinar y controlar la mantencin, seguridad, aseo y ornato de las dependencias municipales;Supervigilar el uso y buen estado de los bienes de la municipalidad etc.

Unidad encargada de Medio Ambiente y de Aseo y Ornato: (Art. 25 de la ley 18.695).El objetivo fundamental de esta unidad ser el mantener el aseo y ornato; y preservar el medio ambiente de la comuna, entre sus tareas especficas destacan:a)El aseo de las vas pblicas, parques, plazas, jardines, y en general, de los bienes nacionales de uso publico existentes en la comuna;b)El servicio de extraccin de basura;c)La construccin , conservacin y mantencin de reas verdes.Adems se pueden sealar las siguientes funciones especificas: -Disear programas para la disposicin final de la basura domiciliaria, industrial y comercial;- Organizar el aseo de las vas publicas, parques, jardines etc. de la comuna-Disear e implementar programas de limpieza de sumideros de aguas lluvias y en general de acequias y canaletas de la via pblica.-Administrar las reas verdes de la comuna y proponer programas de construccin reparacin y mantencin de stas, as como el cuidado de los rboles existentes en stas.-Retirar de la va pblica animales muertos.- Controlar los animales al parecer abandonados, y que se encuentren en bienes nacionales de uso pblico etc.Unidad de Desarrollo ComunitarioSus funciones especficas son, segn el art.22 de la ley 18.695:a.-Asesorar al Alcalde y, tambin, al Concejo en la promocin del desarrollo comunitaria.b.Prestar asesora tcnica a las organizaciones comunitarias; fomentar su desarrollo y legalizacin, y promover su efectiva participacin en el municipio.c.Proponer y ejecutar, dentro de su mbito y cuando corresponda, medidas tendientes a materializar acciones relacionadas con salud pblica, proteccin del medio ambiente, educacin y cultura, capacitacin laboral, deporte y recreacin, promocin del empleo, fomento productivo local y turismo.