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r-- 5.I ••• INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACiÓN Y MANEJO DE LAS

ARMADA NACIONALCOMUNICACIONES OFICIALES

REPUBLlCA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

Código: SERVAP- Pág. 1 de 81IT-001-JOLA-V01 Rice a partir de: 12/12/2014

TABLA DE CONTENIDO

PáQ.1. OBJETIVO 22. ALCANCE 23. GLOSARIO 24. ELABORACION Y MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES 45 REGISTROS 806. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 807. NORMATIVIDAD 80-81

ESPINOSAELABORADO POR: REVISADO POR:AS08 GEIDY BIVIANA S3 JOHANA ALMEIDA POVEDAARROYO REYESCARGO:AUXILIAR DE ARCHIVOFECHA: 12/12/20 4FIRMA~d

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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARCódigo: SERVAP- Pág. 2 de 81IT-001-JOLA-V01 RiQe a partir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Ayudar con la misión de la Armada Nacional por intermedio de las Áreas de GestiónDocumental, mediante la correcta producción, registro y oportuna distribución de losdocumentos recibidos y producidos, que en forma inmediata o a futuro se constituyen en pruebade las correctas actuaciones tanto de la Fuerza como de sus integrantes. Por lo tanto buscamosmantener los registros y la trazabilidad de los documentos con miras al control de los trámites,los tiempos de respuestas yen especial que la recuperación de la información posterior a sutrámite, sea completa y cumpla con la normatividad archivlstica vigente.

2. ALCANCE

El siguiente instructivo está asociado a la actividad administrativa y técnica de la institución,constituyéndose como herramienta para la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida al interior de la misma, desde su or'igen hasta sudisposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

3. GLOSARIO

~ Acta: Es un tipo de Comunicación Oficial, que constituye la memoria de reuniones o actosadministrativos, cuyo objetivo es relacionar o dejar constancia escrita de lo que sucede, se debatey/o se acuerda en una reunión. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídicoy/o histórico.

~ Circular: Es un tipo de Comunicación Oficial de carácter general, informativa o normativa,que se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos deinterés común en la Institución.

~ Clavegrama: Es un tipo de Comunicación Oficial, con grado de clasificación de seguridad"SECRETO" producida o elaborada por determinada dependencia cuyo contenido debe serestrictamente operacional.

~ Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de lasfunciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En elproceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término"correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales"señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

~ Directiva: Es un acto administrativo emitido por la Institución para fijar pautas, directrices,lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo.

~ Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

~ Hoja de Control: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano,cuyo objetivo es registrar de manera clara, breve, precisa y concisa la información de cada tipodocumental que conforma el expediente. Con el fin de contar con una bitácora del mismo.

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~ Navagrama: Es un tipo de Comunicación oficial, la cual es producida o elaborada pordeterminada dependencia o unidad, su contenido es usualmente de naturaleza administrativa.

~ Nota Interna: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyoobjetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de laInstitución y sus funcionarios.

~ Oficio: Es un tipo de comunicación oficial escrita, que tiene como objetivo principal dar unmensaje.

~ Pase con Apoyo: Es un tipo de Comunicación oficial, su trámite es de tipo interno y se hace deun Comando a otro con el fin de elevar solicitudes de carácter personal.

~ Producción Documental: Es la generación de documentos en cumplimiento de los procesos,procedimientos y funciones, atendiendo 105 estándares y políticas documentales de la institución. Eneste Proceso se considera la identificación y descripción de 105 elementos necesarios para garantizar laelaboración normalizada de 105 documentos y comunicaciones que son recibidas o producidasasignadas legalmente a la Institución, independientemente del medio utilizado.

~ Radiograma: Este tipo de Comunicación Oficial es producida o elaborada por determinadadependencia, para ser tramitada a través de las centrales y estaciones de radio en las diferentesguarniciones de la Armada Nacional.

~ Señal: Es un Tipo de Comunicación Oficial interna y externa, la cual es producida pordeterminada dependencia o unidad, para ser tramitada entre sí, originalmente se trasmite por izadas,semáforas, correo electrónico con [email protected], destellos y mensajero.

mailto:[email protected],


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4. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACiÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones oficiales generales para uso de la Institución son:

~ Oficio~ Pase con Apoyo~ Memorando~ Circular~ Directivas~ Actas~ Radiograma~ Navagrama (Oficio Naval Rápido)~ Clavegrama~ Señal

INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACiÓN DE DOCUMENTOS:

La producción de los documentos debe estar sustentada en la satisfacción de las necesidades,directrices y normatividad vigente descrita en cumplimiento de los procesos, procedimientos yfunciones propios de la institución.

Aspectos a tener en cuenta:

~ Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad, para la aplicación eimplementación del Programa de Gestión Documental deberán elaborarse, implementarse, controlarsey actualizarse de conformidad con la norma NTC GP1000:2009.

~ El Comando de la Armada Nacional, debe adoptar las recomendaciones y parámetrosestablecidos en la Guía Técnica Colombiana GTC 185 Documentación Organizacional. Esta guía tieneen cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cadatipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos establecidosen los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.

~ Cada proceso, procedimiento o instrucción documentada debe tener relación con sus formatos yplantillas, los cuales serán aprobados y controlados por los encargados de liderar el Sistema deGestión de Calidad.

~ La elaboración de plantillas y formatos debe centrarse en el usuario, facilitando sudiligenciamiento y acceso.

~ En cuanto a la elaboración de la hoja de transmisión por telefax, es preciso seguir lasrecomendaciones de la Norma Técnica Colombiana NTC No. 3580 de 1993


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ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones oficiales generales para uso de la institución, como son: Oficio, Pase con Apoyo,Memorando, Circular, Actas, Directivas, Señal, Radiograma, Navagrama (Oficio Naval Rápido), yClavegrama se caracterizan por tener tres (03) zonas u espacios que facilitan la ubicación de unconjunto de datos predeterminados o escritos propios de la institución, estos son:

• Zona 1• Zona 2• Zona 3

Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye la razón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo oNIT. El tipo de letra del membrete debe ir en letra arial tamaño 10. La ubicación de la información esla siguiente:

Alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, con dimensiones de 2cm. x 2cm., seguidoen la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL", en mayúscula sostenida ysin negrilla, en la segunda línea se escribe "COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES", enmayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea la identificación de la Institución "ARMADANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla y en la cuarta línea el nombre de la Jefatura,Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) de quien firma el documento, NO de quien loorigina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sin negrilla y debe ser consecuente con el cargo delfuncionario que firma el documento, alIado derecho se ubica ellogo de todos por un nuevo país. Parael caso de los Batallones, donde las secciones cumplen una función semejante a la de losDepartamentos en una Brigada, se debe reflejar el nombre de la sección en el encabezado, el cualdebe coincidir con el cargo del funcionario que firma el documento.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESARMADA NACIONALAYUDANTiA GENERAL COMANDO ARMADA

./ Escudo de la institución alineado a la izquierda

./ En la primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

./ En la segunda línea: COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES

./ En la tercera línea: Nombre de la Institución (ARMADA NACIONAL)





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./ En la cuarta línea: Nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (seccionesno) de quien firma el documento, NO de quien lo origina, aliado derecho se ubica el lago deProsperidad para todos .

.. NO» ..: EI 'Ogo '...•,.dE:l .. '.••..'..T 0. d,9S. po..r u.o N.Qf)Je~tr_itQtlc~ntm~:m .'''-'''.'.- .'{ ,- .,--,", > • ..;;

Zona 2

VO PAIS~.es 4.0 lema Qrde.oadOpor eLgQ!:¡". táVR>¡\~t~~~~;'~o' •..

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Este espacio está conformado por la siguiente información:

./ En la primera línea se ubica el lema Institucional.

./ En la segunda linea se ubica la línea anticorrupción .

./ En la tercera línea se ubica la dirección, teléfono, ciudad y país que expide el documento .

./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y el correo electrónico institucional de la dependenciao funcionario que produce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros del documento. Los lagos de calidad soncomplementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unasmedidas de 1.30 cm. x 4 cm, el código del documento debe ubicarse de forma centrada encima de loslagos de calidad, dicha información debe registrarse como se relaciona a continuación:

EJEMPLO:

Protegemos el azul de la Bandera"Línea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, Colombia

[email protected]

Zona 3

GEDOC-FT -001-AYGAR-V06~e(N'SCS466.~ N'GPO<I(i-l

Espacio superior derecho destinado para al registro y radicación del documento, es complementariode la zona 1.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES

RMADA NACIONALAYUDANTíA GENERAL COMANDO ARMADA

,y TODOS POR UNNUEVOpAíst~í: lQU'IP~O £'O\!O:.tH'lU

Zona 3Uso Exclusivo para

Registro y Radiación

mailto:[email protected]

•INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES



Los márgenes deben guardar los siguientes espacios:

• Margen superior (4) centímetros.• Margen inferior (2) centímetros.• Margen derecho (3) centímetros.• Margen izquierdo (3) centímetros

Las comunicaciones oficiales se elaborarán en original y una copia:

• Original para el destinatario.• Copia para la dependencia de origen• Se debe imprimir a doble cara.• Usar letra Arial, tamaño 10.

CARACTERISTICAS INTERNAS O DE CONTENIDO

• Redacción sencilla, clara, concreta, breve y cortés.• En lo posible un solo asunto o tema por comunicación.• Es recomendable tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida.• Se debe utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato sin exagerar su uso.• Se deben escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas,

nombres de cargos y dependencias. Los nombres genéricos (Sustantivos comunes como lapalabra "banco", etc.) no se distinguen con mayúscula.

• Para trascripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a laderecha.

• La trascripción del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con comillas. Se puedenincluir puntos suspensivos dentro del texto trascrito que indica que la existencia del texto en eseaparte no es necesario transcribirlo.

• En las comunicaciones oficiales es incorrecto usar abreviaturas y por tanto deben escribirse laspalabras completas exceptuando de las que forman parte del nombre o razón social de unaempresa que las tenga registradas, como Cía., Ltda. y los Radiogramas, Señales, Clavegramas ylos Navagramas.

• Si en una comunicación oficial se requiere que vaya un visto bueno, el mismo se ubica contra elmargen izquierdo con la abreviatura (Vo.Bo.), seguida del grado, nombre y cargo del funcionarioque debe dar el visto bueno. Estará identificado dentro de las Líneas Especiales

• La letra a utilizar para la elaboración de las comunicaciones oficiales, debe ser letra tipo arialtamaño diez (10), de color negro.

• Empleo de papel Bond color blanco para el original y copia.• Empleo del papel tamaño carta 21,5 x 28 centímetros.• Redacción sencilla, terminología clara, concreta y precisa, ceñida a las sintaxis y a la ortografía del

idioma español.• Se debe escribir a una (1) interlínea o espacio entre renglones y a una (1) interlínea libre entre

párrafos.• Si la comunicación oficial tiene más de una hoja o página, la calidad, el color y el tamaño del papel

deben ser los mismos en todas las hojas;

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o La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.o En caso que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan dos (2)

interlíneas libres en la primera página y una (1) interlinea libre de la página subsiguiente.o Se debe firmar con esfero de tinta negra insoluble y no de otros colores, puesto que cuando el

documento es sometido a proceso de microfilmación difícilmente se ve la firma, así mismo no sedeben utilizar micro puntas o esfero de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes ysolventes que contienen, aun en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentarperdida de legibilidad en la información.

• El funcionario responsable de firmar los documentos, debe firmar encima del nombremecanografiado.

• En el caso de dos firmantes, para los oficios sus datos se pueden distribuir en pareja, en caso demás de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra, así:

EJEMPLO:

S1 EDUARDO ANTONIO ROCHA NIETOAdministrador Hogar de Paso

CF ADRIANA LOPEZ LEALDirector de Prensa Comando Armada

SJ JHONNIER GRAJALES AGUDELOJefe Registro y Correspondencia

CN JOSE FERNANDO BETANCUR GARCIADirector de Personal Armada Nacional

CALM EDUARDO RAMIREZ VI DALJefe Desarrollo Humano

o Únicamente se aceptarán firmas por ausencia cuando estén debidamente autorizadas por actoadministrativo, esto es en los casos de ausencias por vacaciones, por licencias, entre otras.

o La línea especial Lista de Distribución será utilizada únicamente en las Circulares y Directivas.o Si la persona que firma, es la misma que elabora y revisa la comunicación; no necesita la

identificación. Las líneas especiales que no ameriten ser diligenciadas deben ser omitidas y por lotanto no se deben escribir en el documento

Cuando los documentos tengan páginas subsiguientes

Se identifica el tipo de comunicación oficial que se está elaborando, se ubica en la parte superiorizquierda, se escribe a una (1) interlinea libre después de los dos (2) centímetros del borde superiorde la hoja.

Con el fin de identificar los documentos a partir de la segunda página esta debe contener el tipo decomunicación oficial y el número de página. Se escribe en mayúscula sostenida (OFICIO,CIRCULAR, DIRECTIVA, ... ), seguido el número de la comunicación oficial, y las siglas de la línea de




Rige a partir de: 12/12/2014 Página 9 de 81JOLA-V01mando en orden JerárqUico hasta identificar finalmente la dependencia que produce el documento,finalizando con el código de la serie o subserie, la abreviatura y el número de página se relaciona almargen derecho de la hoja, el tipo de letra a utilizar es arial 8.

Impresión del Documento

La utilización de papelería con respecto al gramaje debe ser entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido yexento de lignina cuyo valor de PH este en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectoscontemplados en la NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia ydurabilidad" (Acuerdo 060/2001 del AGN).

La marca de agua se debe emplear solo en aquellos documentos que por su grado de Clasificaciónasí lo amerite. Esta marca de agua debe coincidir con la sigla de la oficina o dependencia que generael documento.

La impresión de documentos atiende la Directiva Presidencial NO.04 de 2012 - Cero Papel, teniendocomo principios el uso racional de los servicios de impresión y reprografía.

Firmas Autorizadas

Cuando un miembro de la Armada Nacional emita un acto administrativo, una comunicación u ordenescrita, instructivo, política o cualquier tipo de pronunciamiento dentro de su órbita legal, deberánfirmar de manera completa, acompañando a su firma con la antefirma, cuando por razones delservicio se ausente, podrá autorizar a otro funcionario de la manera que se explica a continuación:

./ Por delegación de Autoridad:

Cuando obre orden de autoridad competente se podrá firmar por DELEGACiÓN, esto es, cuandoquien delega tiene facultades para ello, en cuyo caso, se asume una competencia y una función legal;en estos casos no se requiere hacer ningún tipo de aclaración antes o después de la FIRMA yANTEFIRMA. Si es un Acto Administrativo formal, se hará en el epígrafe o en la parte motiva.

EJEMPLO:

POR DELEGACION DE AUTORIDAD:

(En este caso, el señor Director de Operaciones Navales es quien suscribe el documento pordelegación formal (Acto Administrativo) del señor Jefe de Operaciones Navales, este último esquien originalmente tenía la facultad, competencia y función legal para la firma de laComunicación Oficia!.)(Firma)Capitán de Navío FELIPE ARIAS ROJASDirector de Oceraciones Navales

Es importante aclarar que la delegación procede cuando quien delega tiene la función asignada poruna norma superior (Constitución, Ley, Decreto, etc.,).

Un empleado al que se le han asignado funciones con un acto administrativo de delegación, no puededelegarlas a su vez a otro funcionario.





Autoridad: AYGAR

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./ Cuando se actué por encargo:

Cuando se actué por encargo, por precisa disposición legal, se debe dejar tal circunstancia con laabreviatura (E) antecedida del cargo.

EJEMPLO:

(Firma)Coronel de I.M. ROBERTO CARLOS GONZALEZ GONZALEZComandante Brigada de I.M. No 2 (E)

./ Cuando se actué por traspaso de funciones:

Cuando se actué por traspaso de funciones Administrativas y de Comando, igualmente se deberádejar constancia legal de esta condición, y la firma deberá ser antecedida de la siguiente leyenda(Encargado de las funciones Administrativas y de Comando de ... )

EJEMPLO:

Coronel de I.M. JOHN MARTIN BELTRAN GOMEZJefe de Estado Mayor Brigada de I.M. No 2Encargado de las Funciones Administrativas y delComando de la Brigada de I.M. No 2

CLASIFICACION y NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES

Las Comunicaciones Oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de lasfunciones asignadas legalmente a la Institución, independientemente del medio utilizado. Seconsideran Comunicaciones Oficiales: Oficios, Memorandos, Actas, Circulares, Directivas, Facsímil ymensajes como Navagramas, Radiogramas, Señales, Clavegramas, Correos Electrónicos entre otras,además de cualquier otra aceptada por la ley en desarrollo de las aplicaciones tecnológicas futuras;las Comunicaciones Oficiales se clasifican en externas e internas, enviadas y recibidas.

Para la administración de las comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta el Acuerdo NO.060del 30 de octubre de 2001.

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Son las comunicaciones que se producen o elaboran en cualquier dependencia de la estructuraorgánica de la Armada Nacional, con destino a las dependencias internas de una misma Unidad;corresponden a las enviadas y recibidas entre funcionarios o empleados de distintas dependencias





Autoridad: AYGAR

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,/ Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.,/ Para nosotros es un gusto servirle.

Remitente: El nombre se sitúa a cuatro (4) interlíneas libres de la despedida, escribiendo el gradocon mayúscula inicial, el nombre del remitente en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1)interlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Estas líneas parten delmargen izquierdo.

Líneas Especiales: Se detallan al final de la comunicación, van contra el margen izquierdo, enmayúscula inicial y el tamaño a utilizar es de arial 8, está conformado por:

,/ Vistos Buenos,/ Anexos .,/ Copias,/ Datos del Transcriptor,/ Datos del revisor

a. Vistos buenos: a dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe la abreviatura devisto bueno (Va. Bo.), seguido se escribe el grado y apellidos y nombre del funcionario responsable,con mayúscula inicial, a una (1) interlineación sencilla se indica el cargo.

Cuando la comunicación oficial no amerite llevar visto bueno, los campos correspondientes a: anexos,copias y datos del transcriptor deberán iniciar a dos (2) interlíneas libres después del cargo delremitente. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

b. Anexos: a una (1) interlinea libre del cargo del remitente o del visto bueno, se consigna el tipo deanexo, asunto y la cantidad de folios. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

c. Copias: a una (1) interlinea libre del Visto Bueno se escribe la palabra copia y/o a interlineaciónsencilla de la palabra anexo si lo hay. Se escribe la palabra Copia contra el margen izquierdo, sinabreviar y seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios así: grado otítulo, apellidos y nombres, cargo y empresa, con mayúscula inicial, pero si se dirige a un funcionariode la Armada Nacional, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se escribe en letra tipoArial ocho (8).

d. Datos del Transcriptor: a dos (2) interlíneas libres del remitente o del último renglón escrito, seescribe la palabra Elaboró con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos (:).y en letra tipo Arialocho (8). A un espacio se relaciona el grado en siglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial,no se coloca el cargo.

A interlineación sencilla se escribe la palabra Digitó, con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos(:), y en letra tipo Arial ocho (8). A un espacio se relaciona el Grado en siglas, primer nombre yapellido con mayúscula inicial.





EJEMPLO:

I Asunto: Actualización tablas de retención documental 2014.

Cuerpo y Texto: Es la parte principal del documento en el que se expone el asunto de forma lógica,ordenada y concreta del tema por tratar. El contenido no debe relacionar más de un asunto.

El cuerpo o texto puede estar precedido del saludo o vocativo que es opcional. En caso de usarse elsaludo este debe escribirse a dos (2) interlíneas libres del destinatario, el texto debe ir escrito a una(1) interlínea libre del saludo y a cinco (5) interlíneas libres de los datos del destinatario cuando no lohay.

Para elaborar el cuerpo o texto del documento se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

• Redacción sencilla, terminología clara, concreta y precisa, ceñida a las sintaxis y a la ortografía delidioma español.

• Se debe escribir a una (1) interlínea o espacio entre renglones y a (1) interlinea libre entrepárrafos.

Si la comunicación oficial tiene más de una hoja o página debe seguir las siguientes reglas:

• La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas;

• La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida;

• En caso que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan dos (2)interlíneas libres en la primera página y una (1) interlinea libre de la página subsiguiente.

Final o Despedida: Es la parte final del oficio, se escribe a dos (2) interlíneas libres del texto, con unaexpresión de cortesía que puede ser breve. Se presentan dos alternativas:

Ejemplo de despedida breve seguida de coma (,):

./ Atentamente,

./ Cordialmente,

./ Respetuosamente,

Ejemplos de despedida con frases de cortesía terminada en punto (.)

./ Agradecemos su gentil colaboración .

./ Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta





Autoridad: AYGAR

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• Nombre de la ciudad: se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de documentaciónlocal, Unidad Militar o Guarnición de la Armada Nacional, se escribe en la línea siguiente a ladirección.

• País: Si la comunicación va dirigida al exterior se escribe el nombre del país en la misma línea dela ciudad o en la línea siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

EJEMPLO: (para personal militar)

No. 001 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA 38.1

Bogotá D.C., 16 de junio de 2014

Señor ContralmiranteCESAR AUGUSTO GOMEZ PINILLOSJefe Jefatura Desarrollo y familiaCarrera 54 No. 26-25 CANBogotá D.C.

EJEMPLO: (para personal civil)

No. 001 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA 38.1

Bogotá D.C., 20 de abril de 2013

SeñorLUIS FERNANDO CASTAÑEDA LONDOÑOJefe de ProyectosConstrucción Ltda.Carrera 65 No. 135-85 (o el apartado)Bogotá D.C.

Asunto: Es la síntesis de la comunicación oficial y se recomienda expresarla en un máximo de cuatropalabras. Se escribe contra el margen izquierdo a dos (2) interlíneas libres, a partir del último dato deldestinatario seguido de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se omiten artículos, conjunciones opreposiciones sin que se afecte el sentido.




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Autoridad: AYGARARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT -001-JOLA-V01

EJEMPLO:

I No. 001 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA-48

• Lugar y Fecha: Se refiere al lugar y fecha donde se origina el documento. La estructura de lainformación es la siguiente: el lugar (sitio geográfico) donde se encuentra la Unidad o dependenciaque origina el documento, seguido de una coma la fecha, así: el día en número, luego el mes enletra minúscula y año en número. Se escribe a dos (2) interlíneas libres del código.

EJEMPLO:

I Bogotá D.C., 16 de junio de 2014

Datos del Destinatario y Lugar de Destino: Los datos del destinatario se dirigen en formapersonalizada es decir, a un servidor público específico o a una persona natural determinada. Segúnla extensión de la comunicación oficial, estos datos pueden ocupar hasta seis líneas en interlineaciónsencilla sin sobrepasar la mitad del escrito. Se escribe a dos (2) interlíneas libres del Lugar y fecha.

Los datos del destinatario y lugar de destino, se implementaran de la siguiente forma:

• Tratamiento: Se ubica en la primera línea se escribe el tratamiento o título académico conmayúscula inicial.

• Nombre del Destinatario: Se ubica en la segunda línea, se escribe nombre completo deldestinatario en mayúscula sostenida y no se utiliza negrilla.

• Cargo del destinatario: se escribe en la tercera línea, con mayúscula inicial, si el cargo es muyextenso se puede repartir en la siguiente línea, no se efectúa separación silábica.

• Entidad o empresa a la que pertenece el destinatario: se escribe en la línea siguiente al cargocon la denominación más ampliamente conocida. En caso de nombre completo de la empresa seescribe con mayúscula inicial.

• Dirección o apartado del Destinatario: se utiliza una de la dos. Se escribe en la línea siguiente ala entidad o empresa destinataria, de la siguiente manera, primero el número de la calle, avenida ocarrera, seguido del número de la puerta y sólo se usa la abreviatura (No). No se abrevian laspalabras calle, carrera, avenida y demás.

• El apartado: se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección.


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- R. rt. d . 12/12/2014 Página 12 de 81JOLA-V01 Ige a pa Ir e.

las comunicaciones, para lo anterior se debe utilizar el formato de Planilla Entrega ComunicacionesOficiales Internas y Externas enviadas.

El número de las Comunicaciones Oficiales con destino externo será único y se asignara de formacentralizada; dicha labor se podrá realizar a través de sistemas automatizados y será supervisadopor el Gestor Documental y/o por el funcionario al que se haya fijado dicha función, se controlaramediante el formato de Planilla para Registro y Control del Consecutivo de las ComunicacionesOficiales, por cada vigencia se iniciará partiendo de uno (1) Y este número será único, el trámite ycontrol lo realizara el mismo sistema.

Caso particular cuando dicha labor se realice de forma manual, la numeración, el trámite y control delas comunicaciones oficiales internas, se realizara a través de las unidades de correspondencia, lascuales deberán implementar los formatos que se encuentran establecidos mediante instructivo.

EJEMPLOS DE USO:

• COMANDO ARMADA NACIONAL al COMANDO EJERCITO NACIONAL• DIRECCION DE ABASTECIMIENTOS ARMADA NACIONAL al COMANDO FUERZA NAVAL DEL

SUR.• COMANDO INFANTERIA DE MARINA a la FISCALlA GENERAL DE LA NACION .• JEFATURA FORMACION INTRUCCION Y EDUCACION NAVAL al SERVICIO NACIONAL DE

APRENDIZAJE (SENA)• COMANDO ARMADA NACIONAL al Señor José Martínez.

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE OFICIOS

El oficio es un tipo de comunicación oficial escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje;se empleará para responder y presentar solicitudes, suministrar información fuera y dentro de laInstitución. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. El oficio sedebe elaborar en papel bond tamaño carta. El tipo de letra a utilizar es arial tamaño 10.

Su elaboración debe ser: Estilo Bloque Extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo, (VerModelo Formato Oficio).

Elementos Esenciales de las Comunicaciones Oficiales (Oficio)

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo del uno (1).

• Código y/o Línea de mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subserie documental.Este responde al sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defe~saNacional mediante el Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de RetenciónDocumental de la oficina productora. Se escribe a dos (2) interlinea libre del logotipo o membrete.Iniciando en el margen izquierdo de la siguiente manera:


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Autoridad: AYGAR


Proceso: SERVICIOS DE APOYOARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001-JOLA-V01

por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas, pero teniendo en cuenta que seencuentren en la misma ciudad o sitio geográfico.

La numeración de las comunicaciones oficiales internas, entre dependencias de una misma unidad, yque cuenten con sistemas automatizados, podrán realizarlo a través de la herramienta que utiliza lainstitución, dicha labor será supervisada por el Gestor Documental y/o por el funcionario al que se lehaya fijado la función, se controlaran mediante el Formato planilla para registro y control delconsecutivo de las comunicaciones oficiales, por cada vigencia se iniciará partiendo de uno (1), yeste número será único, el trámite y control lo realizará el mismo sistema.

Caso particular cuando, en una unidad dicha labor se realice de forma manual, la numeración, eltrámite y control de las comunicaciones oficiales internas, se realizará a través de las unidades decorrespondencia, las cuales deberán implementar los formatos que se encuentran establecidosmediante instructivo.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS

Son las comunicaciones que ingresan a través de las Unidades de Correspondencia, dirigidas a laArmada Nacional y a sus funcionarios o empleados, a través de las redes de correos (Servientrega,472, etc.), o por personas naturales, entregadas en las unidades de correspondencia autorizadaspara tal fin, para ello se debe aplicar Formato Planilla Registro y Radicación de 'lasComunicaciones Oficiales Externas (Recibidas).

EJEMPLOS:

• FISCALlA GENERAL DE LA NACION a la ARMADA NACIONAL.• COMANDO FUERZA NAVAL DEL SUR al COMANDO FUERZA NAVAL DEL CARIBE.• COMANDO FUERZA AEREA al COMANDO AVIACION NAVAL.• MOTOBORDA S.A. al COMANDO ARMADA NACIONAL.• SEÑOR JUAN VALDEZ a la ARMADA NACIONAL.

COMUNICACIONES OFICIALES CON DESTINOS EXTERNOS O ENVIADA

Son las dirigidas a entidades públicas o privadas, otras Guarniciones de la Armada Nacional, otrasFuerzas o personas naturales y/o jurídicas, que registran y tramitan los Servidores Públicos (Militareso Civiles), responsables en cada dependencia y se remiten fuera de la guarnición o Institución através de las Unidades de Correspondencia.

Este tipo de comunicaciones solo pueden ser tramitadas cuando están firmadas por funcionarioautorizado; atribución que debe constar en el respectivo manual de funciones o procedimientos o serautorizado mediante orden del día de la unidad y además ser informada mediante documento escritoa la Unidad de Correspondencia.

Para ejercer el control de estas comunicaciones las Unidades de Correspondencia deberán contarcon los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar de manera oportuna el trámite de





Autoridad: AYGAR

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e. D~tos del revisor: .A, interlin.eación sencilla de los datos del transcriptor, con mayúscula inicial see~cnbe la palabra Re~lso, seguida, de do~ ~2) puntos (:): A un espacio se relaciona el grado en siglas,pnmer nombre y apellido con mayuscula iniCial. Se escnbe en letra tipo Arial ocho (8).

EJEMPLO:

Capitán de Navío GUSTAVO ADOLFO CAMACHO GUERREROAyudante General Comando Armada

Vo. Bo. S1 Edward CalderónJefe Oficina de Registro y Correspondencia

Ane~o: Circular No. 128 MD~-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGACA-48 del11 de junio de 2014 en dos (02) foliosCopia: Capitán de Navio David Piña Sabahg, Jefe Dirección de Personal

Elaboró: AS08 Geidy ArroyoRevisó: S3 Johana Almeida

GEDOC-FT -001-AYGAR-V06

"Protegemos el azul de la Bandera"Linea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 69 69 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, Colombiawww.armada.mjl.co, [email protected]íl,co

Paginas Subsiguientes:

Consiste en identificar el tipo de comunicación oficial que se está elaborando, se ubica en la partesuperior izquierda, se escribe a una (1) interlinea libre después de los dos (2) centímetros del bordesuperior de la hoja.

Con el fin de identificar los documentos a partir de la segunda página esta debe contener el tipo decomunicación oficial y el número de página. Se escribe en mayúscula sostenida (OFICIO,CIRCULAR, DIRECTIVA, ... ), seguido el número de la Comunicación Oficial, y las siglas de la'líneade mando en orden jerárquico hasta identificar finalmente la dependencia que produce el documento,

http://www.armada.mjl.co,

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LASe COMUNICACIONES OFICIALES.::;~:-


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JOLA-V01finalizando con el código de la serie o subserie, la abreviatura y el número de página se relaciona almargen derecho de la hoja, el tipo de letra a utilizar es arial 8.

EJEMPLO:

Margen Izquierdo

OFICIO No. 001 MDN-CGFM-CARMA-A YGAR-JAGCA-48

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE PASES CON APOYO

Margen Derecho

PáQ. 2 de 2

Los pases con apoyo son un tipo de Comunicación oficial, su trámite es de tipo interno y se hace deun Comando a otro con el fin de elevar solicitudes de carácter personal, que normalmente tiene unaleyenda invariable. Este documento debe elaborarse en papel bond tamaño carta. El tipo de letra autilizar es arial tamaño diez (10).

Su elaboración debe ser: Estilo Bloque Extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo. (VerFormato Modelo Pase con Apoyo)

Elementos Esenciales de las Comunicaciones Oficiales (Pase con Apoyo).

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia. utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo del uno (1).

• Código y/o Línea de mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este respondeal sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional medianteel Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficinaproductora. Se escribe a dos (2) interlinea libre del logotipo o membrete. Iniciando en el margenizquierdo de la siguiente manera:

• Lugar y Fecha: Se refiere al lugar donde se origina el documento y la fecha de producción. Laestructura de la información es la siguiente: el lugar (sitio geográfico) donde se encuentra laUnidad o dependencia que origina el documento, seguido de una coma, la fecha, así: el día ennúmero, luego el mes en letra minúscula y año en número. Se escribe a dos (2) interlíneas libresdel código.

• Datos del Destinatario y Lugar de Destino: Los datos del destinatario se dirigen a un servidorpúblico específico. Según la extensión de la comunicación oficial, estos datos pueden ocuparhasta ocho líneas en interlineación sencilla sin sobrepasar la mitad del escrito. Se escribe a dos(2) interlíneas libres del Lugar y fecha.

Los datos del destinatario y lugar de destino, se implementaran de la siguiente forma:

• Tratamiento: Se ubica en la primera línea se escribe el tratamiento con mayúscula inicial.


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- Página 19 de 81JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

• Nombre del Destinatario: Se ubica en la segunda línea se escribe; nombre completo deldestinatario en mayúscula sostenida y no se utiliza negrilla.

• Cargo del destinatario: se escribe en la tercera línea, con mayúscula inicial, si el cargo es muyextenso se puede repartir en la siguiente línea, no se efectúa separación silábica.

• Nombre de la Jefatura a la que pertenece el destinatario: se escribe con mayúscula inicial en lalínea siguiente al cargo con la denominación más ampliamente conocida.

• Dirección del Destinatario: Se escribe con mayúscula inicial en la línea siguiente, del nombre dela Jefatura a la que pertenece el destinatario, dejando cuatro espacios verticales entre el númerode la calle y el número de la puerta y sólo se usa abreviatura de (No). No se abrevian laspalabras calle, carrera, avenida y demás.

• Nombre de la ciudad: se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de documentaciónlocal, una Unidad o Guarnición de la Armada Nacional (militar), se escribe en la línea siguiente ala dirección.

• Apoyada: Se escribe la palabra APOYADA a cuatro (4) interlíneas libres contra el margenizquierdo después de los datos del destinatario, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos ysin negrilla. Los apoyos se emplean fundamentalmente cuando las solicitudes son de carácterpersonal, por ejemplo en los casos de solicitud para cambio de especialidad, cambio de armás ocambio de fuerza; su aprobación será apoyada o negada (SI o NO).

El apoyo implica el pronunciamiento del comandante respectivo, sobre la incidencia del asunto enel funcionamiento de la Unidad o Dependencia.

• Observaciones: Se escribe la palabra OBSERVACIONES a cuatro (4) interlíneas libres contra elmargen izquierdo después de la palabra apoyada en mayúscula sostenida seguida de dos puntosy sin negrilla, a dos (2) espacios se inicia y el tema en mayúscula inicial, se debe redactar el textoen forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

• Remitente: El nombre se sitúa a cuatro (4) interlíneas libres del texto, escribiendo el grado conmayúscula inicial y el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1)interlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Estas líneas partendel margen izquierdo.

• Líneas Especiales: Se detallan al final de la comunicación, para el caso del Pase con Apoyo nose utiliza el Visto Bueno. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8) .

./ Anexos

./ Copias

./ Datos del Transcriptor

./ Datos del Revisor

a. Anexos: después de dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente, se consigna el tipo deanexo, asunto y la cantidad de folios. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).




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JOLA-V01b. Copias: después de dos (2) interlíneas libres del remitente o de la línea de anexos si la hay. Seescribe la palabra Copia contra el margen izquierdo, sin abreviar y seguida de dos (2) puntos (:). A unespacio se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo Y empresa, pero si se dirige aun funcionario de la Armada Nacional, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Seescribe en letra tipo Arial ocho (8).

c. Datos del Transcriptor: después dos (2) interlíneas libres del remitente o del último renglónescrito, se escribe la palabra Elaboró con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos (:). A unespacio se relaciona el Grado en siglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribeen letra tipo Arial ocho (8).

d. Datos del revisor: A interlineación sencilla de los datos del transcriptor, con mayúscula inicial seescribe la palabra Revisó, seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relaciona el Grado en siglas,primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE MEMORANDOS

Es un tipo de comunicación oficial escrita, que tiene como objetivo principal transmitir información,orientaciones y pautas de estricto carácter interno que se utilizan entre Jefaturas, Departamentos,Divisiones o Secciones del mismo Comando o Dirección. El memorando debe elaborarse en papelbond tamaño carta, el tipo de letra a utilizar es Arial tamaño diez (10).

Su elaboración debe ser: Estilo Bloque Extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo ..(VerFormato Modelo Memorando)

Elementos Esenciales de las Comunicaciones Oficiales (Memorandos)

Denominación del Documento: Se escribe la palabra MEMORANDO a dos (2) interlíneas libres dellogotipo o membrete en mayúscula sostenida, sin negrilla y centrada.

EJEMPLO:

MEMORANDO

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo del uno (1). al sistema de clasificación documental establecidopor el Ministerio de Defensa.

• Código ylo Linea de mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este respondeal sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional medianteel Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficinaproductora. Se escribe a dos (2) interlíneas libres de la palabra MEMORANDO. Iniciando en elmargen izquierdo de la siguiente manera:

•





Autoridad: AYGAR

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EJEMPLO:

I No. 001 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-33

• Lugar y Fecha: Se refiere al lugar y fecha de donde se origina el documento. La estructura de lainformación es la siguiente: el lugar (sitio geográfico) donde se encuentra la Unidad o dependenciaque origina el documento, seguido de una coma, la fecha, así: el día en número, luego el mes enletra minúscula y año en número. Se escribe a dos (2) interlíneas libres del código.

EJEMPLO:

I Bogotá D.C., 10 de marzo de 2013

ENCABEZAMIENTO

Está conformado por las palabras (PARA, DE Y ASUNTO).

PARA: a dos (2) interlíneas libres de la fecha, en mayúscula sostenida y sin negrilla contra el margenizquierdo seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra PARA. Luego de dos tabulaciones en frentese escribe el grado en mayúscula inicial, a un espacio o tabulación se escribe el nombre y apellido enmayúscula sostenida y a interlineación sencilla el cargo del destinatario en mayúscula inicial y sinnegrilla.

DE: a dos (2) interlíneas libres de la palabra PARA, en mayúscula sostenida, sin negrilla y contra elmargen izquierdo seguido de dos puntos (:) se escribe la palabra DE. Luego de dos tabulaciones enfrente se escribe el grado, en mayúscula inicial, a un espacio o tabulación se escribe el nombre yapellido en mayúscula sostenida y a interlineación sencilla el cargo del remitente en mayúscula inicialy sin negrilla.

ASUNTO: a dos (2) interlíneas libres de la palabra DE, en mayúscula inicial, sin negrilla y contra elmargen izquierdo seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ASUNTO. Luego de una tabulaciónen frente se escribe en un máximo de cuatro palabras la síntesis del tema del documento.

EJEMPLO:

MEMORANDO

No. 001 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-33

Bogotá D.C., 10de marzode2013

PARA: Capitán de Fragata CAROLINA GOMEZ DEL CASTILLOJefe Oficina de Planeación Desarrollo Humano y Familia

DE: Capttán de Navio GUSTAVO ADOLFO CAMACHO GUERREROAyudante General Comando Armada

ASUNTO: Actualización manual de funciones





Autoridad: AYGAR

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Cuerpo y Texto: Es la parte principal del documento en el que se expone el asunto de forma lógica,ordenada y concreta del tema por tratar. El contenido no debe relacionar más de un tema.




• Debe iniciar a dos (2) interlíneas libres de los datos del ASUNTO.

Final o Despedida: Es la parte final del memorando, se escribe a dos (2) interlíneas libres del texto,con una expresión de cortesía que puede ser breve. Se presentan dos alternativas:


./ Atentamente,

./ Cordialmente,

./ Respetuosamente,


./ Agradecemos su gentil colaboración .

./ Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta

./ Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción .

./ Para nosotros es un gusto servirle.

Remitente: El nombre se sitúa a cuatro (4) interlíneas libres de la despedida, escribiendo el gradocon mayúscula inicial y el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. Ainterlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Estas líneas parten delmargen izquierdo.

a. Vistos buenos a dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe la abreviatura de vistobueno (Vo. Bo.), seguido se escribe el grado y nombre del funcionario responsable, con mayúsculainicial, a una (1) interlineación sencilla se indica el cargo.

Cuando la comunicación oficial no amerite llevar visto bueno, los campos correspondientes a: anexos,copias y datos del transcriptor deberán iniciar a dos (2) interlíneas libres después del cargo delremitente. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

b. Anexos: a dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente o del visto bueno, se consigna el tipode anexo, asunto y la cantidad de folios. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

c. Copias: a una (1) interlínea libre del Visto Bueno se escribe la palabra copia y/o a interlineaciónsencilla de la palabra anexo si lo hay. Se escribe la palabra Copia contra el margen izquierdo, sinabreviar y seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios así: tratamiento,


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Autoridad: AYGAR



nombre, cargo y empresa pero si se dirige a un funcionario de la Armada Nacional, se omite laempresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

d. Datos del Transcriptor: a dos (2) interlíneas libres del remitente o del último renglón escrito, seescribe la palabra Elaboró con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio serelaciona el Grado en siglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipoArial ocho (8).

e. Datos del revisor: A interlineación sencilla de los datos del transcriptor, con mayúscula inicial seescribe la palabra Revisó, seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relaciona el Grado en siglas,primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE CIRCULARES

Es una Comunicación Oficial de carácter general, informativa o normativa, que se utiliza para dar aconocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos de interés común en laInstitución; la circular debe elaborarse en papel bond tamaño carta, letra Arial10.

Su elaboración debe ser: Estilo Bloque Extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo. (VerFormato Modelo Circular).

Elementos Esenciales de las Comunicaciones Oficiales (Circulares)

• Denominación del Documento: Se escribe la palabra CIRCULAR a dos (2) interlíneas libres dellogotipo o membrete en mayúscula sostenida, sin negrilla y centrada.

EJEMPLO:

CIRCULAR

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia. utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo de uno (1).

• Código ylo Línea de mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este respondeal sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional medianteel listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de

Retención Documental de la oficina productora. Se escribe a dos (2) interlíneas libres de la palabraCIRCULAR. Iniciando en el margen izquierdo de la siguiente manera:

EJEMPLO:

I No. 037 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA 50.1






EJEMPLO:

I Bogotá D.C., 17 de febrero de 2014

• Destinatarios: Está conformado por las palabras Para, y Asunto.

Para: contra el margen izquierdo a dos (2) interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra "Para"seguida de dos puntos (:). Aun especio o tabulación en mayúscula sostenida y sin negrilla se registrael grupo destinatario de la circular.

Asunto: contra el margen izquierdo a dos (2) interlíneas libres de la palabra Para, se escribe enmayúscula inicial y sin negrilla la palabra "Asunto", seguida de dos puntos (:). Luego en frente seescribe en un máximo de cuatro palabras la síntesis del tema del documento en mayúscula inicial.

EJEMPLO:

CIRCULAR

No. 037 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA-50.1

Bogotá D.C., 17 de febrero de 2014

Para:

Asunto:

JEFES DE JEFATURAS, COMANDOS DE FUERZAS NAVALES

Transferencia primaria

Cuerpo y Texto: Es la parte principal del documento en el que se expone el asunto de forma lógica,ordenada y concreta del tema por tratar. El contenido no debe relacionar más de un tema. Inicia a dos(2) interlíneas libres de los datos del Asunto.





Autoridad: AYGAR

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Final o Despedida: Es la parte final de la CIRCULAR, se escribe a dos (2) interlíneas libres del texto,con una expresión de cortesía que puede ser breve. Se presentan dos alternativas:


,/ Atentamente,,/ Cordialmente,,/ Respetuosamente,


,/ Agradecemos su gentil colaboración.,/ Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta,/ Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.,/ Para nosotros es un gusto servirle.

Remitente: El nombre se sitúa a cuatro (4) interlíneas libres de la despedida, escribiendo el gradocon mayúscula inicial y el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1)interlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Estas líneas parten delmargen izquierdo.

Líneas Especiales: Se detallan al final de la comunicación, y el tamaño a utilizar es de arial 8 estáconformado por:

,/ Lista de Distribución,/ Vistos Buenos,/ Anexos,/ Copias,/ Datos del Transcriptor,/ Datos del Revisor

a. Distribución: a dos (2) interlíneas libres de los datos de quien firma, se escribe Lista deDistribución, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos, en letra tipo Arial ocho (8).

La información contenida en el cuadro se ubica a una (1) interlinea libre del vocablo Lista deDistribución, se escribe la sigla en letra tipo Arial seis (6), en mayúscula sostenida y respetando lajerarquía de acuerdo a la antigüedad. El original será archivado por la dependencia que elabora eldocumento.

$ INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- Rige a partir de: 12/12/2014

Página 26 de 81JOLA-V01b. Vistos buenos a dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe la abreviatura devisto bueno (Vo. Bo.), seguido se escribe el grado y nombre del funcionario responsable, conmayúscula inicial, a una (1) interlineación sencilla se indica el cargo.

Cuando la comunicación oficial no amerite llevar visto bueno, los campos correspondientes a: anexos,copias y datos del transcriptor deberán iniciar a dos (2) interlíneas libres después del cargo delremitente. Se escribe en letra tipo Arial y tamaño ocho (8).

c. Anexos: a una (1) interlínea libre del cargo del remitente o del visto bueno, se consigna el tipo deanexo, asunto y la cantidad de folios. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

d. Copias: a una (1) interlínea libre del Visto Bueno se escribe la palabra copia y/o a interlineaciónsencilla de la palabra anexo si lo hay. Se escribe la palabra Copia contra el margen izquierdo, sinabreviar y seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios así: tratamiento,nombre, cargo y empresa pero si se dirige a un funcionario de la Armada Nacional, se omite laempresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

e. Datos del Transcriptor: a dos (2) interlíneas libres del remitente o del último renglón escrito, seescribe la palabra Elaboró con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio serelaciona el Grado en siglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipoArial ocho (8).

f. Datos del revisor: A interlineación sencilla de los datos del transcriptor, con mayúscula inicial seescribe la palabra Revisó, seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relaciona el Grado en siglas,primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipo Arial ocho (8).

EJEMPLO:

Capitán de Navío GUSTAVO ADOLFO CAMACHO GUERREROAyudante General Comando Armada

Vo. Bo.

Lista de Distribución

JEPLANJEMAT

JEMFTCO

612

Anexo: Cronograma Transferencia Primaria en un (01) folio.

Elaboro: ASOS Geidy ArroyoReviso: S3 Johana Almeida

Paginas Subsiguientes:

Consiste en identificar el tipo de comunicación oficial que se está elaborando, se ubica en la partesuperior izquierda, se escribe a una (1) interlinea libre despuéS de los dos (2) centímetros del bordesuperior de la hoja.


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- .. Página 27 d 81JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014 e

Con el fin de identificar los documentos a partir de la segunda página esta debe contener el tipo decomunicación oficial, se escribe en mayúscula sostenida (Oficio, Circular, Directiva, ... ), seguido elnúmero de la Comunicación Oficial, y las siglas de la línea de mando en orden jerárquico hastaidentificar finalmente la dependencia que produce el documento, finalizando con el código de la serieo subserie, el número de página se relaciona al margen derecho y el tipo de letra a utilizar es arial 8.

EJEMPLO:

Margen Izquierdo

CIRCULAR No. 037 MD-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA 50.1

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE DIRECTIVAS

Definición

Margen Derecho I

Pág. 2 de 2

Es un acto administrativo emitido por la Institución para fijar pautas, directrices, lineamientos uobjetivos de carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de responsabilidadesy recursos, que faciliten el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y demás normas del ordenconstitucional, legal o reglamentario. Con base en la Directiva, las Unidades subordinadas debencumplir las órdenes emitidas en la misma. Su elaboración es en papel bond tamaño carta, el tipo deletra a utilizar es arial tamaño diez (10).

Su elaboración debe ser: Estilo Bloque Extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo,(Ver Formato Modelo Directiva).

Clases de Directiva:

,/ Directiva Permanente: su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que sedetermina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale comoiniciación de su vigencia. Las Directivas Permanentes pueden ser modificadas o derogadas medianteotro acto administrativo, de acuerdo a la evaluación de los resultados obtenidos con su aplicación.

,/ Directiva Transitoria: cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechasprecisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprendedirectrices para conducir actividades antes, durante y después del hecho que la originó.

Elementos esenciales de las comunicaciones oficiales (Directiva Permanente o Transitoria)

• Denominación del documento: Contra el margen izquierdo, a dos (2) interlíneas libres dellogotipo o membrete en mayúscula sostenida y sin negrilla se escribe la palabra DIRECTIVATRANSITORIA o PERMANENTE.




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JOLA-V01

EJEMPLO:

I DIRECTIVA TRANSITORIA

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia. utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo del uno (1).

• Código y/o línea de mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subseries. Este respondeal sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional medianteel Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficinaproductora. Se escribe a dos (2) interlíneas libres de la palabra DIRECTIVA PERMANENTE Ycontra el margen izquierdo.

EJEMPLO:

I No. MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA-40.4


EJEMPLO:

I Bogotá D.C., 01 de agosto de 2013

• Asunto: es la síntesis de la comunicación oficial, se escribe la palabra ASUNTO con mayúsculasostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Seescribe a dos (2) interlíneas libres del lugar y fecha. Se recomienda expresarlo en un máximo decuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.

• Para: hace referencia al grupo de destinatario, se escribe la palabra PARA con mayúsculasostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Seescribe a dos (2) interlíneas libres del asunto.



EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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DIRECTIVA TRANSITORIA (PERMANENTE O TRANSITORIA)

No. MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA-40.4

Bogotá D.C., 01 de agosto de 2013

ASUNTO: Plan de capacitación año 2014

PARA: ACUERDO LISTA DE DISTRIBUCION

1. OBJETIVO Y ALCANCE: A una (1) interlínea libre del grupo y/o destinatario se escribe enmayúscula sostenida, sin negrilla y contra el margen izquierdo la palabra OBJETIVO YALCANCE demarcándola con el número uno seguido de punto (1.) y está conformado por lafinalidad, referencias y vigencia de la directiva.

a. Finalidad: Expresa de manera concreta el propósito de la emisión del documento, además dedirectrices para los diferentes Comandos mediante órdenes a corto plazo y de formapermanente. Se escribe a una (1) interlínea libre de la palabra OBJETIVO Y ALCANCE,demarcándola con la letra a seguida de un punto (a.), en minúscula y sin negrilla. Se anota elvocablo finalidad con mayúscula inicial. A una (1) interlínea libre se anota cada ordinalmarcándolo con números arábigos iniciando desde uno, seguido de un paréntesis 1), el textose escribe a interlineación sencilla y a dos (2) interlíneas entre párrafos. Puede contener unoo varios ordinales.

b. Referencias: Demarcándola con la letra b seguida de un punto (b.), se anota el vocabloreferencia con mayúscula inicial. Se escribe a una (1) interlínea del último texto del ordinal dela palabra finalidad y a dos (2) interlíneas por texto.

Se registran las disposiciones y órdenes relacionadas con la directiva, incluyendo sudenominación, número, fecha y epígrafe (título de la norma), ordenadas cronológicamente ynumeradas comenzando con el número uno, seguido de un paréntesis 1), dando inicio por lamás antigua y de acuerdo con la jerarquía de las normas. Puede contener uno o variosordinales.

*INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LAS





c. Vigencia: Se escribe contra el margen izquierdo a una (1) interlínea libre del último renglón delas referencias, y demarcándolo con la letra c. Se anota el vocablo vigencia con mayúsculainicial, indica el tiempo durante el cual tiene efecto el documento y determina el carácter depermanencia o transitoriedad.

A dos interlíneas se escribe si es PERMANENTE, se registra "A partir de la fecha de suexpedición", y si es TRANSITORIA se anota "Del al de 2015".

EJEMPLO:

1. OBJETIVO Y ALCANCE

a. Finalidad.(Puede contener uno o vanos ordinales)

1)

b. Referencias:

1)

2)

C. Vigencia:

2. INFORMACiÓN: A dos (2) interlíneas libres del último texto del vocablo vigencia se anota lapalabra INFORMACiÓN en mayúscula sostenida y sin negrilla demarcándola con el número dosseguido de punto 2.

Se expone en forma global los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relaciona con el temade la directiva, así mismo los concernientes con el que, donde, cuando, como, con que, teniendoen cuenta, participantes, lugar, fecha, hora recursos, procedimientos, técnicas y definiciones.Cuando las circunstancias asi los determinen, puede subdividirse en: Antecedentes yGeneralidades.





Autoridad: AYGAR

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a. Antecedentes: El vocablo Antecedentes se escribe a una (1) interlínea libre de la palabraInformación, con mayúscula inicial, sin negrilla y demarcada con la letra a., los textos seubican a dos (2) interlíneas libres, e interlineación sencilla y dos entre párrafos.

b. Generalidades: El vocablo Generalidades se escribe a una (1) interlínea libre de la últimalínea del texto de Antecedentes, con mayúscula inicial, sin negrilla y se demarca con la letrab., los textos se ubican a dos (2) interlíneas libres, e interlineación sencilla entre renglones ydos entre párrafos.

EJEMPLO:

2. INFORMACIóN

a. Antecedentes.

b. Gen e ralkiades.1

3. EJECUCiÓN: A dos (2) interlíneas libres de la última línea del texto de Generalidades se anotala palabra EJECUCiÓN en mayúscula sostenida y sin negrilla, demarcándola con el número tresseguido de punto 3., y se divide en: Misión General y Misiones Particulares.

a. Misión General: Describe en forma breve y precisa la misión de la Entidad, frente a la filosofíainstitucional, relacionada con el tema de la directiva. El vocablo de Misión General se escribecon mayúscula inicial a una (1) interlínea libre de la palabra EJECUCiÓN Y se demarca con laletra a. en minúscula, a dos (2) interlíneas libres se escribe el texto, a interlineación sencilla ydos entre párrafos.

b. Misiones Particulares: Asigna las responsabilidades directas a cada una de las dependenciasde la Institución comprometidas y determina los recursos necesarios para el cumplimiento dela misma. El vocablo de Misiones Particulares se escribe a una (1) interlínea libre de la últimalínea del texto de la Misión General, y se demarca con la letra b. en minúscula, a dos (2)interlíneas libres se escribe el texto a interlineación sencilla y dos entre párrafos. Cadadependencia se enumera iniciando con el número 1), y cada misión que se le asigna semarca con letras minúsculas seguidas de paréntesis así: a), b).

Cuando se requiera emitir más órdenes hacia los niveles Direcciones o UnidadesSubordinadas, se deberá utilizar el esquema descrito dentro de lista de numeración y viñetas,de conformidad con el esquema presentado en el ejemplo.




REPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT -001- Rige a partir de: 12/12/2014


EJEMPLO:

1 ~JECuaÓN

3. Misión GeneraL

(Misión General que debe cumplir el Comando que emite la directiva)

b. Misiones Particulares.

(Contiene la misión de cada uno de los Comam:!antes y Orglmismos Implicados)

1) Segundo Comando Armada Nacional

a) _

b) _

2) Jefatura de Operaciones Navales

A través de la Dirección de Acción Integral

a) _

(1) _

(2) _

(a)(b) _

•• -----------------• -----------------





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4. INSTRUCCIONES GENERALES DE COORDINACiÓN: Incluye instrucciones complementariasnecesarias para la ejecución de la misión, así como los criterios que limitan o enmarcan elalcance de la ejecución. Se escribe a dos (2) interlíneas libres de la última línea del texto deMisiones Particulares, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1) interlínea libre sedemarca con el número cuatro seguido de punto 4. y cada instrucción que se asigna se demarcacon letras minúsculas, a., b., c.; se escriben a interlineación sencilla y dos (2) entre párrafos,como se ejemplifica a continuación.

EJEMPLO:

4. INSTRUCCIONES GENERALES DE COORDINACIÓN

a. ----------------------b.

(Incluye instrucciones complementarias necesarias para la ejecución de la misión,así como los criterios que limitan o enmarcan el alcance de la ejecución).

5. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS: Se insertan normas e instrucciones sobre presupuestosy utilización o empleo de los servicios técnicos y administrativos. Se escribe a dos (2) interlíneaslibres de la última línea del texto de las INSTRUCCIONES GENERALES DE COORDINACiÓN,con mayúscula sostenida y sin negrilla demarcándola con el número cinco seguido de punto 5. Eltexto inicia a una (1) interlínea libre, se escribe a interlineación sencilla y dos (2) entre párrafos.

EJEMPLO:

5. DISPOSICIONESADMINISlRATlVAS

(Se insertan 1l0!l11(1S e instrucciones sobre presupuestos y utilización o empleO' delos servicios técnicos y administrativos).

_______________ lIIIIIIlli 'L5II......"...!l!:!!!l. !I!I. l!:Il""",~"!!!:l. =- •..,......'TZ•••" •••-=..,"'-'..~"'~"-".-w~~-~~--~-.-~~-





Despedida: Es la parte final de la directiva, se escribe a dos (2) interlíneas libres de la última línea deltexto de DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS, contra el margen izquierdo y con una expresión decortesía breve seguida de coma (,).

EJEMPLO:

./ Atentamente,

./ Cordialmente,

./ Respetuosamente,

Firma: Se escribe a cuatro (4) interlíneas libres de la despedida, los datos del responsable de emitirlas órdenes se escriben contra el margen izquierdo, el grado en mayúscula inicial, nombres yapellidos en mayúscula sostenida y sin negrilla. El cargo se registra en la siguiente línea conmayúscula inicial.

EJEMPLO:

Atentamente,

Vicealmirante RODOtFO AMAYA KERQUELÉNSegundo Comandante Armada Nacional

Autentica: a cuatro (4) interlíneas después de los datos de quien firma y contra el margen izquierdo seanota la palabra AUTENTICA en mayúscula sostenida sin negrilla, y a cuatro (4) interlíneas, sincentrar el nombre de quien produce la Directiva. Se escribe el grado con mayúscula inicial, nombre yapellidos en mayúscula sostenida y sin negrilla. El cargo se registra en la siguiente línea conmayúscula inicial.



EJEMPLO:

Atentamente,



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Vicealmirante RODOLfO AMAYA KERQUELENSegundo Comandante Armada Nacional

AUTEtmCA

Capitán de Navío GERMÁN HUMBERTO LOCARNO BLANCOAyudante General Comando Armada Nacional

Líneas Especiales: Se detallan al final de la comunicación, van contra el margen izquierdo, enmayúscula inicial, sin negrilla y en tipo de Arial, tamaño ocho (8). Estas líneas están conformadas por:

a. Lista de Distribuciónb. Vistos Buenosc. Anexosd. Copiase. Datos del Transcriptorf. Datos del Revisor

a. Lista de distribución: A dos (2) interlíneas libres de los datos de quien firma, se escribe Lista dedistribución, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos, en letra tipo Arial, tamaño ocho (8).

La información contenida en el cuadro se ubica a una (1) interlínea libre del vocablo Lista dedistribución, se escribe la sigla en letra tipo Arial, tamaño seis (6), en mayúscula sostenida yrespetando la jerarquía de acuerdo a la antigüedad. El original será archivado por ladependencia que elabora el documento.

EJEMPLO:

Lista de distribución

ORIGINAL

AYGAR

1713

SECARJEDHUCESYP

2 JONA 38 CFNP 914 CFTCN-72 15

JEPLANJEMAT

JEMFTCO

410

511

CIMARJINEN

612

IGARCFNO

________________ '""'''''''''='15'=''=''''"'''''''"''''''=.'''''"'': ••••"' ~.~ ~~~-~~,-----~


ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT -001-JOLA-V01



Autoridad: AYGAR

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b. Vistos buenos: A dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe la abreviatura devisto bueno (Vo,Bo.), seguido se escribe el grado y nombre del funcionario responsable, conmayúscula inicial, a una (1) interlínea sencilla se indica el cargo. Cuando la comunicación oficialno amerite llevar visto bueno, los campos correspondientes a: anexos, copias y datos deltranscriptor deberán iniciar a dos (2) interlíneas libres despuéS del cargo del remitente. Seescribe en letra tipo Arial y tamaño ocho (8).

Not~ Cuando la [)irectiva no amerite llevar visto b!.!enp, los camposcorrespondientes ¡a: anexos,copi~s y datos del, rdebe~án¡niy~:$ cos (2J ill'~Jl~r d~P\lª$ d~~¡Frg:,deqUi~:al.lj~nt¡~.E1Vist9~~Ue,~0sep¡Ji~e~\$trib~iren

c. Anexos: A dos (2) interlíneas libres del cargo del remitente o del visto bueno, se consigna el tipode anexo, asunto y la cantidad de folios. Se escribe en letra tipo Arial y con tamaño ocho (8).

d. Datos del Transcriptor: a dos (2) interlíneas libres del remitente o del último renglón escrito, seescribe la palabra Elaboró, con mayúscula inicial seguida de dos (2) puntos (:). A un (1) espaciose relaciona el grado en siglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe enletra tipo Arial, tamaño ocho (8).

e. Datos del revisor: A interlineación sencilla de los datos del transcriptor, con mayúscula inicial seescribe la palabra Revisó, seguida de dos (2) puntos (:). A un espacio se relaciona el grado ensiglas, primer nombre y apellido con mayúscula inicial. Se escribe en letra tipo Arial, tamañoocho (8).

Páginas subsiguientes:

Consiste en identificar el tipo de comunicación oficial que se está elaborando, se ubica en la partesuperior izquierda, se escribe a una (1) interlínea libre después de los dos (2) centímetros del bordesuperior de la hoja.

Con el fin de identificar los documentos a partir de la segunda página esta debe contener el tipo decomunicación oficial, se escribe en mayúscula sostenida (OFICIO, CIRCULAR, DIRECTIVA, ... ),seguido el número de la comunicación oficial, y las siglas de la línea de mando en orden jerárquicohasta identificar finalmente la dependencia que produce el documento, finalizando con el código de laserie o subserie, el número de página se relaciona al margen derecho y el tipo de letra a utilizar esArial, tamaño ocho (8).

Se permite el empleo de las abreviaturas D.T. para el caso de Directiva Transitoria y D.P. para el casode las Directivas Permanentes, ello en razón a que pueden presentarse líneas de mando deidentificación del documento muy extensas que terminan imposibilitando la incorporación del númerode radicación del documento.

EJEMPLO:

Margen Izquierdo

DIRECTIVA TRANSITORIA No. MDN-CGFM-CARMA-A YGAR-JAGCA-40.4

Margen Derecho

Pág. 2 de 3





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DESCRIPCION PARA LA ELABORACION DE ACTA GENERAL

Es una Comunicación Oficial que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyoobjetivo es relacionar o dejar constancia escrita de lo que sucede, se debate y/o se acuerda en unareunión. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico y/o histórico. Para suefecto la elaboración debe ser en papel bond tamaño carta. El tipo de letra a utilizar de Arial tamañodiez (10).

Existen muchos tipos de actas que por su contenido el titulo cambia para cada caso, pero se requiereutilizar el modelo indicado. Si alguno de los apartes contemplados en el formato no son necesariosteniendo en cuenta el tipo de acta que se va a realizar, estos se omitirán. (Ver Formato Modelo ActaGeneral)

Partes del Acta

./ Encabezado o Preámbulo

./ Cuerpo o Texto

./ Final

ENCABEZADO O PREAMBULO:

Se encuentra conformado por las tres primeras filas del formato.

a. Línea de identificación del formato: es el nombre de la primera línea superior del formato, lacual se divide en dos (02) columnas:

• La columna de la parte superior izquierda, es el espacio destinado para el membrete que incluye larazón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial10. Ocupa los primeros cuatro (4) cm. desde el borde superior, damos tres (3) interlineadossencillos, luego ubicamos alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, :condimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe COMANDOGENERAL FUERZAS MILITARES, en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea laidentificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, yenla cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) dequien firma el documento, NO de quien lo origina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sinnegrilla y debe ser consecuente con el cargo del funcionario que firma el documento.

Tipo letra: ArialTamaño letra: 10Posición: Margen izquierda

• La columna superior derecha se encuentra reservada para la denominación del documento, eneste caso hace referencia al tipo de acta que se elabora.

• •• IIIIWl''''''''''''''''!!II!l!l!..ll!!!ll'm!€=------- ••WW"''TI-..''''- •••my•••- •••..=..,=."=----~~~-~..~.



EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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MlNISTERtO DE DEFENSA NACiONALCOMANDO GENERAL FUERZAS M1UTARESARMADA NACIONALDIRECCIÓN DE PERSONAL

ACTA GENERAL

CUERPO Y TEXTO

Es la parte central del acta en el que se expone completamente un tema a tratar, está conformadopor:

• Denominación del documento y Número: Contra el margen izquierdo en mayúscula inicial y sinnegrilla se ubica la palabra Acta, a un espacio el número consecutivo, este es un número único ylo asignará en forma centralizada la Unidad de Correspondencia, utilizando sistemas manuales oautomatizados. Para cada vigencia se iniciará una nueva numeración, partiendo del uno (1),posteriormente la línea de mando que identifica la dependencia productora y separado con unguión (-). El código de la serie o subserie documental.

a. Asunto: la palabra asunto es la síntesis de la comunicación oficial (ACTA) del tema que trata, serecomienda expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones opreposiciones sin que se afecte el sentido. Se ubica al margen derecho.

b. Lugar y Fecha: contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Lugar y Fecha, en mayúsculainicial, sin negrilla y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizadola reunión y la fecha completa (día, mes, año).

c. Hora Inicio y Finalización: Contra el margen izquierdo en mayúscula inicial y seguida de dospuntos (:) se escribe Hora Inicio, en la misma fila contra el margen derecho en mayúscula inicialy seguida de dos puntos (:) se escribe Hora Finalización.

d. Participantes: Contra el margen izquierdo se escribe la palabra Participantes, en mayúsculainicial, sin negrilla y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación del grado, enmayúscula inicial, nombres y apellidos, en mayúscula sostenida, el cargo se escribe ainterlineación sencilla y en mayúscula inicial. Se sigue el orden jerárquico establecido para lareunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. Cuando hay variosasistentes, se escriben a dos interlíneas entre nombre y nombre, todo debe ir sin negrilla.

En reuniones o comités internos es necesario aclarar cuando una persona lleva larepresentación de otra, dicha persona se anota como representante y/o delegado.

Teniendo en cuenta el tipo de reunión, puede ir relacionada la lista de asistencia del personal.

e. Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:) seescribe la palabra Ausentes. Si los hay, se escriben los nombres y apellidos con mayúsculasostenida de los integrantes que no asistieron a la reunión. A interlineación sencilla se escribe el


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cargo que ocupa el integrante en mayúscula inicial. Se debe indicar si la ausencia es justificada ono.

EJEMPLO:

Acta No. '001 Mot.J..CGFM-CARMA-SECAR-JEOHU-2.21 I Asunto: Acta Entrega de JefaturaLugar y Fecha:Hora Inicio: I Hora Finalización IParticipantes:Ausentes:

f. Orden del Día: contra el margen izquierdo, sin negrilla, en mayúscula inicial y seguida de dospuntos (:), se escribe la palabra Orden del Día. A dos (2) interlíneas libres de este enunciado ycontra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,identificándolos con números arábigos.

g. Desarrollo: contra el margen izquierdo, sin negrilla, en mayúscula inicial y seguida de dospuntos (:), se escribe la palabra Desarrollo. A dos (2) interlíneas libres de este enunciado ycontra el margen izquierdo, se inicia el desarrollo del primer tema identificándolo con númeroarábigo.

Para el caso del Acta de Entrega de Cargo, en el campo designado para el Desarrollo del formatoestablecido para tal fin, a una (1) interlínea libre se inicia con el texto o cuerpo del documento comose indica a continuación:

EJEMPLO:

1 FUNDAMENTO LEGAL2. Nor,,1BRE DE LA UNIDAD IDEPENDENCIAlCOMANOO3. MISION y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPENA

a. Misiónb. Funcione.s

4. ORGANiZACiÓN tHa(;,A~l"c1a{,;ión die k..s ,fHWXOS .(1elacta .•)S. PERSONAL6. OOCUMENTACtON:(Documentos eS'f)ecmJesque se ent,-e,gan ManuaJe,s, Hbros. (l!tc~)7. SITUACION FISCALB. INVENTARIOS FISCALES9. TRABAJOS EN DESARROLLO

a. ArChivo' - (Srt,t,u:H;1,án ,~r-Gh¡voG.£>.."tii.m, M{:,t¡.W'() Centr""","b. S.istema Gestión de Calidad {Estado d:e la tnlPk'Jrn-enta-t::'K}t] y/o S<.n:¡;tentrrü'entodel Stste:rn;¡wde

Cri~stU1cn de r.;Hld:;I':H1~,A-C y AP.}

"""=~'E!!l __ !:S" __ '~,",~~.<:~t,",.~se<:,'~.c-~:(=t..,n'l'.-:;-.~~ ~¥'!'oo<:>.~-¡:~~ C~= .•.~=H~.,,~..s,=~=~Q,~.=--""M'A' ••..=tt,,= eo .•.•..••.-.0""0"1 •••=..,.,..........".~,

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LASé COMUNICACIONES OFICIALES';.lo ..' ..




Para el caso del Acta de Transferencia Documental, en el campo designado para el Desarrollo delformato establecido para tal fin, a una (1) interlínea libre se inicia con el texto o cuerpo del documentocomo se indica a continuación: (Ver Formato Modelo Acta Transferencia Documental).

EJEMPLO

Orden del Día:

Desarrollo:

En Bogotá, D.C., a los (veintiséisl (26) días del mes de (abríl) de (2014), siendo las (10:00R). se reunieron (el 5€riorErnesto Riano Tovar) en representación del Archivo General del Comando Armada y la (seií<:>FaOian¡¡ LUflO. enr0¡:nesentación de la División de Persona!, identificados como aparece al pie de SllS firmas). Con el fin de realizarla entrega de los documentos cuyas fechas oscilan entre los años (2"005 'i 2Ci10) contenidos en (10 cajas y 50 carpetas},como unidades de conservación acompañados de los siguientes instrumentos de co.ntrol y recuperación:

Inventarios

Ficheros

indices

Catálogos

Guíac=:J

El ingreso de estos fondos se hace por:

Transferencias

Donación

Expropiación de documentos por razones de utilidad pública o interés social.

Deposito Voluntario

Adquisición

".~:emoe el: azú da fa 5arldeta"""1.JOSa~ ~~C18:>Xl"'1S59-24Ha:a5Carera :54:NlO.26-25 CA~- ~ ~ ~ 10210..~ota, CQ"omtti'fIIW*.at~..m@,co- .•~.mIif,m

Para el caso del Acta de Eliminación Documental, en el campo designado para el Desarrollo delformato establecido para tal fin, a una (1) interlínea libre se inicia con el texto o cuerpo del documentocomo se indica a continuación: (Ver Formato Modelo Acta de Eliminación Documental).



EJEMPLO:

Orden del Día:

Desarrollo:



Autoridad: AYGAR

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Teniendo en cuenta Io dispuesto en el AC1Jerdo042 de 2002 GPorel C1Jalse establecen los criterios para la organizaciónde los archivos de gestión y lo cootemplado en el artículo 4 Parágrafo; queála letra dice "lós documentos de apoyo nose consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y parlo tanto pueden ser eliminados cuandopierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe dé dependencia",

Con toda atención envió para su aval y conocimiento la relación de documentos a eliminar, las cuales corresponden alas siguientes vigencias: ( Se 11Ú¡¡;cionaen anos las vigencias 'f se anexan los inv~ntaf¡os documentales)

'Pr<l'<3;errK6S W ~!J! _O"U!>2a antT~~ ~1{~~01 a'1OO116969-Z,~Catl'Ea •• No.25-2SCA".~ 3S9ZJOO~ 1Q210,&Jgmac~_'".arma1a.mll.oo > ¡¡iBarlf¡a!!!'!;!KIa;m!!.v)





Autoridad: AYGAR

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h. Páginas subsiguientes: Contra el margen izquierdo sin negrilla y en mayúscula sostenida seubica la palabra Acta, seguida del número consecutivo que le corresponde. posteriormente lalínea de mando que identifica la dependencia productora y separada con un guión (-). El códigode la serie o subserie documental.

EJEMPLO:

ACTA No. 001 MDN-CGFM-CARMA-SECAR-JEDHU-2.21 Pág. 2 de 2

10. TRABAJOS PENDIENTES11. CONSTANCIA DEL SALIENTE12. CONSTANCIA DEL ENTRANTE13. CONSTANCIA DEL INTERVENTOR

Actividades a Realizar:Actividad Responsable Fecha de Entrega

i. Actividades a Realizar: Contra el margen izquierdo sin negrilla y en mayúscula inicial sedescribe una a una las actividades pendientes por realizar, se nombra un responsable y se daun plazo moderado para entregar la información.

j. Final: El final en un acta comprende las firmas y datos del secretario de la reunión y de quien lapreside, además de las líneas especiales para dejar constancia de la identificación deltranscriptor. En este caso para el Acta de Entrega UNIDAD I DEPENDENCIA I COMANDOquienes firman son: Funcionario entrante, saliente y el interventor.

Para el caso de las firmas, estas se escriben contra el margen izquierdo. escribiendo el grado conmayúscula inicial, el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1)interlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Se dejan dos (2)espacios libres entre el saliente, el entrante y el interventor.



EJEMPLO:

Firma



Autoridad: AYGAR

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Contralmirante BENJAMIN CALLE MESAJefe Jefatura Desarrollo Humano y Familia(Saliente)

Contralmirante CESAR AUGUSTO GOMEZ PINILLOSJefe Jefatura Desarrollo Humano y Familia(Entrante)

Vicealmirante CÉSAR AUGUSTO NARVÁEZ ARCINIEGASSegundo Comandante Armada Nacional(1nterventor)

Elaboro: TS14 Lorena MartínezReviso: JT Juan Carlos Torres

"Protegemos el azul de la Bandera"Línea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, [email protected]






Autoridad: AYGAR

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k. Líneas Especiales: Hace referencia a la línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.A 2 espacios libres de la última firma que se registre. Se registra la palabra anexo, conmayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entreparéntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continuahorizontalmente y separados por coma, (,).

EJEMPLO:

Vo. Bo.

Anexo: (Cuando Aplique)Copia: (Cuando Aplique)

Elaboro: TS Lorena MartínezReviso: JT Juan Carlos Torres

Nota: Si la persona que firma es la misma que elabora, digita y revisa la comunicación; no necesita la identificación. Las1\{Was esp~,liiiale$}:¡l)en() ame~ten ser dil\genciaQ4 deben'~rrroroltiª@~ y porl!l,tantOl)()~e detletlescripiií?,gel d~cumentQ.

(;-,~.;_*._ :::. ",;. -_p~, "~, ."": ~'~:~_ , >:'\: .,'. "'~-ii:, :s: ',' <Z>\." - --F'.' ",.i~'~~... .

Para el caso del Acta de Entrega

Las actas de entrega de cargo, se reglran por la forma indicada o si alguno de los apartescontemplados en el formato no contiene asuntos por relacionar, se escribirá el título y se colocara lapalabra omitido.

Para la elaboración de Actas de entrega de una Unidad o Departamento se deben tener en cuenta lasnormas generales para la elaboración de actas establecidas en el presente instructivo y además seimplementaran los siguientes lineamientos.

a. se elaborará un anexo demarcado con letras mayúsculas ("A", "B","C") para cada una de lasdependencias subordinadas y si estas tienen subdivisiones, para cada una se empleará unapéndice demarcado con número arábigo.

b. Reunidos todos los anexos, se elaborará un acta general de acuerdo con lo indicado en la quese relacionara cada una de las dependencias subordinadas, indicando el anexo que lacontempla.

c. El acta será firmada por quien entrega y por quien recibe y llevará el visto bueno de la autoridadinmediatamente superior y la del interventor cuando sea el caso.

d. Los anexos del Acta de Entrega de Unidad y/o Jefatura serán firmados por los respectivos jefesde Dirección, Departamento y/o Sección y los apéndices al Anexo serán firmados únicamentepor el responsable de la División, Sección y/o Subsección. Cuando el caso sea de entrega deDirección, Departamento y/o Sección, se añadirán al acta los respectivos apéndices comoanteriormente se indicó debidamente diligenciados y firmados.



EJEMPLO:

./ JEFATURADIRECelONDIVISION

,f" BATALLONS ECClONSUBSECCION

,f' BRIGADADEPARTAMENTOS ECClON



(ACTA GENERAL)(ANEXO)(APENDlCE)

(ACTA GENERAL)(ANEXO)(APEND!CE)

{ACTA rr",r" ••_}

(ANEXO)(APENDlCE)

Autoridad: AYGAR

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e. La máxima autoridad que figura en el acta, no firmará ésta, hasta cuando esté totalmenteorganizada, para facilitar la confrontación exacta de lo allí relacionado haciéndose responsablecon su firma de que todos 105 detalles formales se cumplan,

f. Antes de pasar un acta para la última firma, es decir de la autoridad que da el visto bueno, debeestar debidamente organizada en sentido que estén legajados en forma separada 105 originalesy cada una de las copias en que fue elaborada,

g. Para el caso de los Anexos se tendrá en cuenta lo siguiente: (Ver Formato Modelo Anexo alActa de Entrega).

EJEMPLO:

ANEXOMB~AL ACTA No, 001 MDN~CGfM-CARMA-SECAR-JEOHU ..221Lugar y Fecha: I Asunto: EntreQu DIRECClON 1 SEC{]()N 1DEPAHfAME NIOHora Inicio: I Hora Finalización IParticipantes:Ausentes:

h. El punto desarrollo del anexo al acta, se realizara de la siguiente manera. Contra el margenizquierdo, sin negrilla, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), se escribe la palabraDesarrollo, A una (1) interlínea libre después de este enunciado y contra el margen izquierdo, seinicia el desarrollo del primer tema identificándolo con número arábigo,



EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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1. FUNDAMENTO LEGAL2. NOMBRE DE.LA UN 1DADlDEPENDENClAfOOMAN 003. MISIONY FUNCIONESQUENORMAUv'IENTEDESEMFENA

a.,I\'1isiónb. FuncIones

4 O-RG,;".N1Z.e...CIOt'-J{H¡,Jce n:l'ta~::.ón 3' t,osap't;'~n!::ttces <:k?lanexo}5. PEHSO~.JP..L-6 DOCUI\lE!'-lT.A.C!ON iDr.7C::lHT~~n:to~ <:HifW{;:j;atA-squ.e SB: er.tlr.ef.~ln~M,,"H1Ul.'l::W:':.'>, Llt~r(.~s.etc.}7. SITU,ACIQt ....J FISCAL8 IN'VEr~JTA.RIOS FISC,A.LES9. TRAE!A.JOS EH DESARROLLO

o .. A:rchivo- (SttH'ac:~&n A.<:hw'1.,){"*1!I<Ik.n,.AJf';hi-voCfH11ra¡}.b- S¡stern~ Gestion ,Je Ca:lid.3d{r'.st,"'tlt"){~.(,~tu l~nf.)JDrrH:!{H;.\'\n(!<nyk:~ 5c"31{,,,rHrnh"1'Ht<.',~t S!.SU"),-!O'C"!l:-drí>,~(_A~~$U;ón {:r~.;

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Las paginas subsiguientes del anexo se escribirán, contra la margen izquierda sin negrilla y enmayúscula sostenida, como se relaciona a continuación: (Ver Formato Modelo Anexo al Acta deEntrega).

EJEMPLO:

ANEXO "'BU AL ACTA NO ..OOi MON'-CGFM-CARIIIIA-SECAR...JE OHU-2. 21 Pág. 2 de 2

10. TRABAJOS PENDIENTES11 CONSTANCIA DEL SALlEf'ilTE12. CONSTANCIA DEL ENTRANTE

Actividades a Realizar:Actividad Responsable Fecha de Entrega

Para este caso, que tomamos como ejemplO, quien entrega el cargo es la Jefatura de DesarrolloHumano y Familia, quien firma el anexo, al acta es la Dirección de Personal.


ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001-JOLA-VOl

EJEMPLO:

Firma



Autoridad: AYGAR

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Capitán de Navfo DAVID PINASABAHGDirector de Personal Armada Nacíonal

E:iab<o:RJ',: TS14 Ain:s f<l:tuñoz.Reviso-: ,JT R>oge<r :Díaz:

i. Para el caso de los Apéndices se tendrá en cuenta lo siguiente: (Ver Formato ModeloApéndice).

EJEMPLO:

APENDlGE 3 DEL ANEXO "6" Al ACTA No. 001 MDN-CGFM~RMA-SEGAR-JEDHU-2.21,lu gar y Fecha: I Asunto: EntmQa DIVISION ¡SUBSECCION ¡ SECCIONHora Inicio: I Hora Finalización IParticipantes:Ausentes:

j. El punto desarrollo del apéndice de los anexos al acta, se realizara de la siguiente manera.Contra el margen izquierdo, sin negrilla, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), seescribe la palabra Desarrollo. A dos (2) interlíneas libres de este enunciado y contra el margenizquierdo, se inicia el desarrollo del primer tema identificándolo con número arábigo.

EJEMPLO:

e'sar,.otlo~

1, FUNDAMENTO LEGAL2. NO,JloflBRE D:E. LA-U-NIDAD lOEPENDENCtA .•.•cor ...4A't<J.DO3. M1SION y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPENA

3. "'líSlónb. Fu-nclone.s

4. ORGAf'\lIZAC-¡'ON5, PERSONAL6. DOCUMENTACJON H):'('J>C.Wfl4.Hl1.<,M>'¡ ~~:H.>e(;;iaJ.e'~'quese en:tr'e'.g-ao~M;;lnl;N')tW!.S-,. l ..ibr"{,:,"s•.~t,(;:~}7. StTUACON FISCAL8, INVENTARIOS FISCALES9. TRABAJOS EN DESARROLLO

a. Arctüvo - {Srt,ua-cron Arct'lJvo <ioe-stlón •. Al:c-hiVO Ce-ntran~b_ Sistema Gestión de C,'UIK;1.ud(Esta<.k> de ta 1~!fl'plel1:¡entaci6n yJo _S_o!,ji:te,'úr:nw_f,lt.o del S.ist«."UH,) de

~'$<-tlión d;,e C.a.Hdeu:f~ Ac- y Al:'}

"II"~ _a:r.d,"''"'' _.~_~t..~e _~r"" ~ ~~l!$Ol VOOO.~"l E1t~-~ .•._C~ ~Nc_:.&"'%.-S- C"I.N.C~ ~~ l!.""t:==;=-.~Q.;'~O.~.~""eMW -=CA,.?'Y'r" - ""'""CO





Autoridad: AYGAR

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Las páginas subsiguientes del apéndice se escribirán, contra la margen izquierda sin negrilla y enmayúscula sostenida, como se relaciona a continuación: (Ver Formato Modelo Apéndice).

EJEMPLO:

APENDICE 3 DEL ANEXO OS"' Al ACTA No ..001 MDN-CGFM-GARMA-SECAR-JEDHU-221 Pág ..2.de 2

10_ TRABAJOS PENDIENTES11. CONSTANCIAS DElSAUENTE12 CONSTANCIAS DEL ENTRANTE

Actividades a Realizar:Actividad Responsable Fecha Entreqa

Para este caso, que tomamos como ejemplo, quien entrega el cargo es la Jefatura de DesarrolloHumano y Familia, quien firma el apéndice del anexo, al acta es la División de Personal.

n set~!11il~daS¥Pº\t~. taoto~~~ d,"";.;;.,*,

EJEMPLO:

Firma

Capitán de Fragata JUAN MANUEL BAYONAJefe División de Personal Armada Nacional

Anexo: (Cuando aplique)Copia. (Cuando aplique)

Elaboro: TA17 Alexandra CarreraReviso: JT Roger Díaz

"Protegemos el azul de la Bandera"Línea anticerrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, [email protected]

GEDOC-FT -012-AYGAR-V07

~et ~






Autoridad: AYGAR

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Para el caso del Acta General que se tomó como ejemplo la Jefatura de Desarrollo Humano, se debetener en cuenta que el ENCABEZADO va a variar acuerdo a quien corresponda el ANEXO yAPENDICE de una misma Jefatura.

EJEMPLO

JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO (ACTA GENERAL)

EJEMPLO:

MINISTERIO DE DEFENSA NActONAlCOMANDO GENERAl fUERZAS MIUTARESARMADA NACIONALJEFATURA DEOESARROILO HUMANO

ACTA GENERAL

DIRECCION DE PERSONAL (ANEXO)

MINISTERIO DE DEFENSA NActONAlCOMANDO GENERAL FUERZAS MilITARESARMADA NACIONALDIRECCION DE PERSONAL

ACTA GENERAL

EJEMPLO:

DIVISION DE PERSONAL (APENDICE)

MfNlSTERIO DE DEFENSA NAOONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESARMADA NACIONALDlVISION DE PERSONAL

ACTA GENERAL

Como toda Comunicación oficial, el formato termina con el espacio destinado para la impresión deleslogan de calidad, el lema institucional, la línea anticorrupción, la dirección, teléfono, fax, ciudad,país de la dependencia que expide el documento y correo electrónico de la dependencia o funcionarioque produce el documento, y que son menciones obligatorias según las disposiciones legalesvigentes. Las letras del pie de página deben ser en Arial 6, la información se debe relacionar comose indica a continuación:



Zona 2



Autoridad: AYGAR

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./ En la primera línea se ubica el Lema Institucional

./ En la segunda línea se ubica la línea anticorrupción


./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y correo electrónico de la dependencia o funcionarioque produce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros del documento. Los logos de Calidad soncomplementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unasmedidas de 1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debe ubicarse de forma centrada encima delos logos de calidad, dicha información debe registrarse como se cómo se relaciona a continuación.

"Protegemos el azul de la Bandera"Línea anlicorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, [email protected]

DESCRIPCION PARA LA ELABORACION DE MENSAJES

Los tipos de mensajes en la Armada Nacional son: RADIOGRAMA, SEÑALES, OFICIO NAVALRAPIDO O NAVAGRAMAS y CLAVEGRAMA. Los radiogramas son documentos distribuidos otramitados mediante los sistemas de comunicaciones en las Centrales y Estaciones de Radio, para elcaso de los Clavegramas su trámite es a través de la guardia de criptografía en las secciones sextas,los navagramas a través de valijas o estafetas y las señales entre dependencias internas y externas através de correo electrónico y estafetas. Sus formatos se describen a continuación.

NOTA: Para la elaboración de los Radiogramas, Clavegramas, señales y Oficio Naval Rápido o Navagramas, se tendránen cuenta la abreviación de los meses, como a continuación se relaciona:

,;{:,:,:"l':.,',:

't+j:'1.'0' "

Este tipo de Comunicación Oficial es producida o elaborada por determinada dependencia, para sertramitada a través de las centrales y estaciones de radio en las diferentes guarniciones de la ArmadaNacional. Cuando la información sea dirigida entre interdependencias se utilizarán los medios demensajería autorizados por el mando.




EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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Desde la guarnición de Bogotá se origina un radiograma cuya ACCiÓN es CFNS y el INFOse encuentra dirigido a DITEL - DIABA, estas últimas serán tramitadas por la dependenciaproductora.

Normas Generales para Elaboración de Radiogramas

Para efecto de trazabilidad y control de este tipo de Comunicaciones Oficiales, deben observarse lassiguientes normas: (Ver Formato Modelo Radiograma).

a. Las solicitudes de transmisión realizadas ante las Estaciones de Radio, deben hacerse enOriginal y una copia. El original del Radiograma recibido por las Estaciones de Radio o Centrales,deberá ser archivado en el proceso que corresponde; haciendo este parte del consecutivo deRadiogramas Transmitidos, siendo esta la única oficina donde deberá existir dicho consecutivo,con su respectivo inventario de radicación. La copia quedará en la Oficina originadora, y seráarchivado acuerdo a la serie o subserie, que se le asigne para su respectivo trámite.

,

Así mismo, para el trámite de los radiogramas ante las Estaciones de Radio o Centrales se realizaramediante las planillas, asignadas para tal fin, como es la Planilla entrega Comunicaciones OficialesEnviadas (internas y externas), estas pueden ser manuales o automatizadas.

b. Los Radiogramas para su transmisión deben elaborarse de acuerdo con los formatosestablecidos y autorizados.

c. Las siglas que se utilicen para la elaboración de los Radiogramas, deben estar autorizadas por elmando superior mediante un acto administrativo o documento con el cual hayan sido creadas.

d. Los Radiogramas transmitidos y recibidos se elaboraran en letra mayúscula, empleando el tipo deletra arial, tamaño 10 desde el originador del mensaje (DE) incluyendo la precedencia hasta el XBT., de igual forma, para la elaboración del texto se debe tomar como referencia 60 palabras, seexceptúan los de tipo operacional.

e. El texto se elaborará en lengua castellana, eliminando palabras innecesarias y utilizandoabreviaturas como: PERMISOL (permítome solicitar), PERINFO (permítome informar), SOLAUTO(solicito autorización), REFSURAD (referente su radiograma) y otras similares, con el propósitode reducir palabras en el mensaje, pero dejando claro lo que se quiere comunicar.

f. Cuando en el texto de un Radiograma haga referencia a un documento (oficio, radiograma, entreotros) se debe colocar el número del documento, quien lo origina, el mes y el año; así mismo; lascantidades que represente valores monetarios se les debe anteponer el signo monetario quecorresponda (S, USS, €, etc.) y separados por centavos, pesos, miles y millón.


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Autoridad: AYGAR



g. Cuando se indiquen fechas en un mensaje, éstas se expresarán mediante dos números quecorrespondan al día seguido de las tres primeras letras del mes y los dos últimos números delaño así, 10 ABR/05.

h. El Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) en los mensajes se expresarán con seis cifras seguidas de la letraque corresponda a la zona horaria. El primer par de cifras indica el día, el segundo la hora military el tercer par los minutos seguida de la letra que corresponda a la zona horaria. Ejemplo:231400R. El Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) Este número será asignado por la oficina y/odependencia productora.

i. El mes, año y grupo-fecha-hora del mensaje deben corresponder con el día, mes y año en que sele dará trámite.

j. En los Radiogramas no deben haber enmendaduras, correcciones a manuscrita, ni términos quegeneren confusión o que presenten incoherencia con la información que se quiere dar a conocer.

k. En los Radiogramas las frases y oraciones que expresan una idea completa se separan con unaX (x-ray).

1. El Radiograma debe estar firmado por la persona que tiene la potestad para autorizar latransmisión del mensaje o en su defecto por quien haya sido designado para tal fin, en ausenciadel titular o por orden superior; para lo cual las centrales y estaciones de radio suministraran elformato correspondiente de firmas autorizadas.

m. Todo mensaje clasificado que contenga información sobre movimiento de tropa, armamento,apoyo logístico para el combate, posición relativa de las unidades y desplazamiento defuncionarios del nivel ejecutivo debe ser CODIFICADO y llevar su respectivo sello declasificación.

Al igual que el resto de las Comunicaciones Oficiales, el Radiograma se encuentra constituido por treszonas; ENCABEZADO o PREAMBULO, TEXTO y FINAL, para su elaboración se deben tener encuenta los siguientes lineamientos:

"ENCABEZADO O PREÁMBULO"

Se encuentra conformado por las primeras cinco líneas del formato así: línea de identificación,líneade mando, línea originadora (DE y PRECEDENCIA) Y línea de destino (ACCION y INFO).

a. Línea de Identificación del Formato: sé le denomina así a la primera línea superior delformato, la cual se divide en tres (03) columnas:

• La columna de la parte superior izquierda, es el espacio destinado para el membrete que incluye larazón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial10. Ocupa los primeros cuatro (4) cm. desde el borde superior, damos tres (3) interlineadossencillos, luego ubicamos alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, condimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe COMANDOGENERAL FUERZAS MILITARES, en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea laidentificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, yenla cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) de


ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- " Pá . a 53 d 81JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014 gln e

quien firma el documento, NO de quien lo origina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sinnegrilla y debe ser consecuente con el cargo del funcionario que firma el documento. '

Tipo letra:Tamaño letra:Posición:

Arial sin negrilla10Margen izquierda

• La columna central se utiliza para la denominación y/o nombre del formato, se escribe la palabraR A DIO G R A M A, a un espacio entre letras y de acuerdo con las siguientes características:


Arial sin negrilla10Centrado

• La columna de la parte superior derecha está destinada para el No. de Radicado del documento,el cual será asignado mediante sistema manual o automatizado.

EJEMPLO: (Sistemas automatizados)

MINISTERIO DE DEFENSA NAOONAlCOMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES R A D lO G R A M AARMADA NACIONAL

AYUDANTiA GENERAL COMANDO ARMADA

e::ti&dI'G0' litaeic>an:l-o

IIllt IIII!iU!tlrtlllHIl'l~QQ"C!.~:::ti~.~~4

EJEMPLO: (Sistemas manuales)

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL USO Exdusí;,'ú para.COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES R A O , O G R A M A Registro y Rndhld6rnARlv1ADA NACIONALAYUDANTIA GENERAL COfvlANDO ARMADA

• Número Consecutivo y Línea de Mando: este es un número único y lo asignará en formacentralizada la Unidad de Correspondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Paracada vigencia se iniciará una nueva numeración, partiendo del uno (1). La línea de mando es unsistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, División y/o Sección que produce eldocumento, seguido de su respectiva serie o subserie.

Este responde al sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de DefensaNacional mediante el Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de Retención Documentalde la oficina productora.

EJEMPLO:



ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- R' rt' d . 12/12/2014 Página 54 de 81JOLA-V01 Ige a pa Ir e.

b. Línea del Originador: esta línea está compuesta por tres (3) columnas en las que se consigna,la sigla de la autoridad que ordena el trámite del Radiograma la precedencia y el tipo de mensajeasí:

DE: en esta casilla se escribe el vocablo DE en mayúscula sostenida y sin negrilla y en la siguientecasilla se escribe la sigla (debidamente autorizada) de la oficina o dependencia que autoriza el trámitey remite el mensaje.

EJEMPLO:

~AYGAR

Para los funcionarios de instrucción se deberá colocar "F.I AlB UNIDAD QUE CORRESPONDA"

EJEMPLO:

I DE I F.I AlB BN1

PRECEDENCIA: Es el orden de prioridad con la que se deberá manipular y entregar un mensaje y laacción que deberá tomar su destinatario para cumplir con lo requerido. La precedencia es asignadapor el originador basándose en el contenido del mensaje y en el tiempo que deberá recibirlo.

Para los Radiogramas en la Armada Nacional se han definido cinco (05) precedencias cuyo orden deprioridad es el siguiente:

1. Precedencia OC (Contacto Enemigo): es la máxima que se le puede otorgar a un mensaje. Debeser utilizada cuando se tenga contacto con el enemigo, en tráfico especial de emergencia de carácteroperativo-táctico proveniente de altos mandos específicamente designados o de unidades afectadasdirectamente. Estos mensajes deben ser tramitados de forma inmediata.

2. Precedencia O (Operacional): es reservada para los informes detallados de los contactos inícialescon el enemigo y para otros mensajes que puedan afectar los planes en desarrollo. Deben por lotanto tramitarse entre cinco (05) y diez (10) minutos.

3. Precedencia OP (Prioridad de Operación): ésta precedencia se reserva para mensajes relativosa operaciones tácticas en progreso, movimiento inmediato de buques, aviones o fuerzas de tierra.Esta precedencia se debe asignar solamente al tráfico operativo. Los mensajes OP se tramitaránantes que cualquier otro tráfico que no sea inmediato o urgente. Deben por lo tanto tramitarse entrediez (10) y quince (15) minutos.

4. Precedencia P (Prioridad): esta precedencia se asigna a los Radiogramas de carácteradministrativo, los cuales no se les puede dar una precedencia más alta, pero que son apremiantes yrequieren atención inmediata. Deben por lo tanto tramitarse entre quince (15) y veinte (20) minutos.

5. Precedencia R (Rutina): se asigna ésta precedencia a los Radiogramas que no precisan deentrega inmediata o urgente pero que de todas maneras debe llegar a su destinatario en la forma másexpedita posible. Debe por tanto tramitarse durante el mismo día de su recibo.



EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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~ I PRECEDENCIA (R)

TIPO: La Dirección de Telemática, con el fin de ejercer un mejor control de las comunicaciones a nivelnacional ha establecido cuatro (04) tipos de radiogramas para el manejo de la información así:

1. Administrativo (ADMVO): se considera un radiograma administrativo, todo aquel que no esoperativo.

2. Operativo (OPRVO): es aquel cuyo contenido involucra información sensible que afecte laseguridad ciudadana e institucional. Mencionada información no se debe transmitir sin seguridad através de los circuitos de radio tales como:

o Desplazamientos, visitas y actividades de funcionarios que pertenezcan al poder ejecutivo,legislativo y judicial, asimismo, aquellas personalidades del orden nacional e internacional yaltos mandos Militares.

o Desplazamiento y posición de unidades Militares (marítimas, fluviales, aeronavales, terrestreso submarinas).

o Reporte o informe donde se relacione información que tenga que ver con material reservado(armamento, comunicaciones, etc ...), asimismo, el abastecimiento de combustible o lorelacionado con la logística de la unidad, en la que se pueda determinar capacidad operativade la misma.

o Reporte logístico

o Operaciones aéreas.

o Operaciones de inteligencia, entre otras.

1. Servicio (SVC): son mensajes de servicio aquellos que se emplean únicamente para efectuar lascorrecciones en los mensajes, así como anular los mismos. Estos por su finalidad ameritan que seanenviados en un tiempo no mayor a 24 horas, después de haber transmitido el mensaje que requiereser corregido o anulado.

2. Ejercicio (EJER): son aquellos utilizados para el adiestramiento del personal en las maniobras quese realicen para la preparación de algún evento táctico. Durante el desarrollo del ejercicio, el operadordeberá prever un sistema alterno para que este (ejercicio) no interfiera en el desarrollo del tráficonormal de la central o estación de radio; ningún mensaje de ejercicio podrá superar la precedencia"R".

EJEMPLO:I I TIPO (ADMVO)----------





Autoridad: AYGAR

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d. Datos del destinatario: Para establecer los datos, el formato se clasifica en dos líneas, laprimera para los destinatarios de acción y la segunda para los destinatarios de información y se tieneen cuenta lo siguiente.

ACCiÓN: Hace referencia a la autoridad (es) encargada de la dependencia que tomará la acciónrequerida por el remitente u originador, ésta puede ir dirigida a una o más autoridades. Cabe resaltarque el destinatario CIRCULAR COMANDOS no se utilizará, es responsabilidad de la dependenciaproductora del mensaje de identificar a quien debe ir dirigido el documento, si la información requiereque sea conocida por todas las unidades cada comando deberá dar a conocer la mismas entre susunidades subalternas.

INFO: Autoridad (es) a quien (es) el originador o remitente considera necesario informar, el contenidodel mensaje.

EJEMPLO:

1'10.021 MDN'-CGFM-CARMA-AYGAR-J'AGCA-48DE AYGAR PRECEDENCIA { R } I TIPO ( ADMVO )

ACCION CFNOINFO

Es el contenido del radiograma, donde se da a conocer la información que el originador deseacomunicar a los destinatarios, la cual debe ser clara y breve; el texto iniciará con un BT.- y finalizarácon X BT.-

BT.-

X BT.-

Cuando el originador del radiograma es un F.1. en el texto después del 8T.- se iniciará como F.IGRADO APELLIDOS Y NOMBRE AlB UNIDAD QUE CORRESPONDA X Y se continúa con elrequerimiento.

EJEMPLO:

BT.- F.I CCESP SAOLOMON BASTIDAS VICTOR FNP X PERMITOME SOLICITAR X



FINAL



X BT.-

Autoridad: AYGAR

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Esta línea se encuentra conformada por cuatro (04) casillas para la identificación de quien da laautorización, dependencia originadora, mes-año y G.F.H. como se describe a continuación.

AUTORIZACiÓN: ésta casilla corresponde a la autoridad que ordena con su firma la transmisión delradiograma. Para ello se debe registrar el grado abreviado, la posfirma y firma.

DEPENDENCIA: aquí se registra la sigla de la dependencia que elabora o produce el radiograma,dejando clara la sigla de la Dependencia, División u Oficina, la cual debe estar debidamenteautorizada. Para continuar con el trámite la casilla debe tener el autógrafo del Jefe de laDependencia, División u Oficina.

MES-AÑO: en ella se debe registrar las tres (03) primeras letras del mes y los dos (02) últimos dígitosdel año correspondiente a la elaboración del mensaje.

GRUPO FECHA HORA (G.F.H): se registra el día, la hora militar y los minutos, seguido de la letraque corresponda a la zona horaria.

EJEMPLO:

AUTORIZACIONCN GUSTAVO ADOLFO CAMACHO GUERRERO

ELABOROJAGCA

MES-AÑOJUN/14

G.F.H010705R

MEDIO DE TRANSMISiÓN: Este espacio se encuentra destinado para identificar a través de quémedio se envió el radiograma, el tipo de letra a utilizar es Arial y con tamaño 8.

EJEMPLO:

I MEDIO DE TRASNMlsloN UTILIZADO I foNJA O OTS:Hf O OTs:EMAlL O cw el MENsAJERO DComo toda Comunicación oficial, el formato termina con el espacio destinado para la impresión deleslogan de calidad, el lema institucional, la línea anticorrupción, la dirección, teléfono, fax, ciudad,país de la dependencia que expide el documento y correo electrónico de la dependencia o funcionarioque produce el documento, y que son menciones obligatorias según las disposiciones legalesvigentes. Las letras del pie de página deben ser en Arial 6, la información se debe relacionar comose indica a continuación:

Zona 2









./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y electrónico de la dependencia o funcionario que produceel documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros del documento. Los lagos de Calidad soncomplementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unasmedidas de 1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debe ubicarse de forma centrada encima delos lagos de calidad, dicha información debe registrarse como se cómo se relaciona a continuación

EJEMPLO:

Protegemos el azul de la Bandera"Linea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, [email protected]

GEDOC-FT -007 -AYGAR-V04

~A r~~ ~ '-._/ b;J

A diferencia de los demás formatos, que se encuentran identificados como Tipos de Mensajes, elRadiograma, cuenta con un espacio que será diligenciado única y exclusivamente por las Centralesde Radio.

EJEMPLO

ESPAOO PARA SER DlUGENC!ADO POR LA CENTRAL o ESTAaoN DE RADIO L

No IHD.E

Medidas

Los radiogramas se deben elaborar en papel bond para garantizar la conservación del mismo, suimpresión se debe hacer en tinta negra, utilizando letra tipo arial, tamaño 10 sin negrilla, para elespacio final (estándar de calidad y eslogan) el tamaño de la letra será de arial 8. De igual forma, sedebe tener en cuenta la siguiente medida y márgenes: (Ver Formato Modelo Radiograma).

Para su elaboración la medida del formato será de 18.5 cm. de ancho por 20 cm. de largo

Márgenes: Superior 2,5cm Inferior 2,5 cm




Izquierdo



2,0 cm Derecho 1,5 cm

Autoridad: AYGAR

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DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DEL OFICIO NAVAL RÁPIDO O NAVAGRAMA

El Oficio Naval Rápido o más conocido como NAVAGRAMA es una Comunicación oficial, la cual esproducida o elaborada por determinada dependencia o unidad, para ser tramitada entre sí, sucontenido es usualmente de naturaleza administrativa y su medio de envío debe hacerse a través devalijas o estafetas. Su impresión se debe hacer en tinta negra, utilizando letra tipo arial, tamaño diez(10). Para el espacio final (estándar de calidad y eslogan) el tamaño de la letra será de arial8.(Ver Formato Modelo Oficio Naval Rápido o Navagrama).

Nota: En ciudades donde existan varias unidades subordinadas a una de mayor jerarquía y en las cuales no se tengafofh'l .. 'a.lse o 000 00 o 00 oo. •

Normas Generales para Elaboración del Oficio Naval Rápido o Navagrama

a. El Navagrama debe elaborarse de acuerdo con el formato establecido y autorizado.

b. El texto del Navagrama se elaborará en letra mayúscula, empleando el tipo de letra arial, tamaño10.

c. El texto se elaborará en lengua castellana, eliminando palabras innecesarias y utilizandoabreviaturas como: PERMISOL (permítome solicitar), PERINFO (permítome informar), SOLAUTO(solicito autorización), REFSURAD (referente su radiograma) y otras similares, con el propósito dereducir palabras en el Navagrama, pero dejando claro lo que se quiere comunicar.

d. Cuando en el texto de un Navagrama se haga referencia a un documento (Oficio, Navagrama,Radiograma, entre otros) se debe colocar el número del documento, quien lo origina, el mes y elaño; así mismo, las cantidades que representen valores monetarios se les debe anteponer el signoque corresponda ($, US$, €, etc.) y separados por centavos, pesos, miles y millón.

e. Cuando se indiquen fechas en un Oficio Naval Rápido o Navagrama, éstas se expresaránmediante dos números que correspondan al día, seguido de las tres primeras letras del mes y losdos últimos números del año por ejemplo 25 ENE/13.

f. Los Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) en los Oficios Naval Rápido o Navagramas se expresarán conseis cifras seguidas de la letra que corresponda a la zona horaria. o

El primer par de cifras indica el día, el segundo la hora militar y el tercer par los minutos seguidade la letra que corresponda a la zona horaria. Ejemplo: 231400R. El Grupo-Fecha-Hora (GFH)será asignado por la dependencia que elabora el Oficio Naval Rápido o Navagrama.

g. Los Navagramas no deben tener enmendaduras, correcciones a manuscrita, ni términos :quegeneren confusión o que presenten incoherencia con la información que se quiere dar a conocer.





Página 60 de 81JOLA-V01h. En los navagramas las frases y oraciones que expresan una idea completa se separan con una X

(x-ray).

i. El Oficio Naval Rápido o Navagrama debe estar firmado por la persona que tiene la potestad paraautorizar el envío del Navagrama, o en su defecto por quien haya sido designado para tal fin, pordelegación de autoridad, por encargo de funciones o por traspaso de funciones.

El Oficio Naval Rápido o NAVAGRAMA se encuentra constituido por tres zonas; ENCABEZADO oPREAMBULO, TEXTO Y FINAL, para su elaboración se deben tener en cuenta los siguienteslineamientos:

ENCABEZADO O PREÁMBULO

Se encuentra conformado por las primeras cinco líneas del formato así: Línea de Identificación, líneade Clasificación, Código y Línea de Mando, Línea de Acción y Medio de Envío.

a. Línea de Identificación del formato: sé le denomina así a la primera línea superior del formato,la cual se divide en tres (03) columnas:

• La columna de la parte superior izquierda, es el espacio destinado para el membrete que incluye larazón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial10. Ocupa los primeros cuatro (4) cm. desde el borde superior, damos tres (3) interlineadossencillos, luego ubicamos alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, condimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe COMANDOGENERAL FUERZAS MILITARES, en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea laidentificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, yenla cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) dequien firma el documento, NO de quien lo origina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sinnegrilla y debe ser consecuente con el cargo del funcionario que firma el documento.



• La columna central se utiliza para la denominación y/o nombre del formato, se escribe la palabraOFICIO NAVAL RAPIDO o NAVAGRAMA, de acuerdo a las siguientes características:





MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MilITARESARMADA NACIONALAYUDANTlA GENERAL COMANDO ARMADA

OFICIO NAVALRAP1DO

~;o(). rt~I~Jl-£:~O

flllitUll1 RIDl1l1l1liUtL1'2f)o.¡); ••.1:Z~-:2~.






Autoridad: AYGAR

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MILITARESARMADA NACIONALAYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA

OFICIONAVAL

RÁPIDO

b. Línea Clasificación: Aquí se establece la clasificación del documento de acuerdo con el Manualde Contrainteligencia "MACI".

EJEMPLO:

CLASIFICACION

c. Línea Originadora: está constituida por tres columnas así: Número Consecutivo y Línea deMando, Grupo Fecha Hora y Mes - Año.

• Número consecutivo: este es un número único y lo asignará en forma centralizada la Unidad deCorrespondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Para cada vigencia se iniciaráuna nueva numeración, partiendo del uno (1).

• Código y/o Línea de Mando: Sistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, Divisióny/o Sección que produce el documento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este respondeal sistema de clasificación documental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional medianteel Listado de Series y Subseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficinaproductora

• Grupo-Fecha-Hora: se registra el día, la hora militar y los minutos, seguido de la letra quecorresponda a la zona horaria.

• Mes y Año: es la columna final de la línea y se escribe en minúscula el mes y el año en númeroen el que fue elaborado el documento.

EJEMPLO:

I No. 023 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-29.1 I G.F.H 180905R I MES-AÑO MAY/14

d. Línea de Acción: hace referencia e identifica el grado, nombre-apellidos, cargo Y ubicación de launidad o la dependencia que tomará la acción requerida por el remitente u originador, esta solodebe ir dirigida a una unidad. En la siguiente columna se hace referencia al documento sobre elcual se responde (si aplica). Se escribe en letra tipo arial tamaño 10.

________________ CIW1.""..,.,.1lIIIC,l'l"w""'==-p.r¡;;;;¡.J""'l""J"Pi! r'.•••,.i""="r=-.~..••=T ~~~~" __ ~~O'. --~~



EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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Señor Contralmirante En respuesta a:

AL HECTOR ALFONSO MEDINA TORRES Oficio No. 003Comandante Fuerza Naval del Oriente MDN-CGFM-SECAR-Carrera 20 - Calle 19 Esquina CIMAR-CBRIM2-29.1Puertocarreño, Vichada FEB/14

e. Medios de Envío: nos permite identificar el medio utilizado por el cual se envía la información.

EJEMPLO:

I Medio de envió:

TEXTO

I Correo Nacional el Correo Aéreo o Otros

Es el contenido del Oficio Naval Rápido o el contenido del mensaje, donde se da a conocer lainformación que el originador desea comunicar al destinatario, la cual debe ser clara y breve; tratandosólo un asunto por Oficio Naval Rápido, el texto iniciará con un BI.- y finalizará con X BI.

Despedida: es la parte final del Oficio Naval Rápido o Navagrama, se escribe una expresión, decortesía contra el margen izquierdo a dos (2) interlíneas libres del texto.


Atentamente,Cordialmente,Res etuosamente,

Remitente: a dos (2) interlíneas libres de la despedida y centrado, se escribe el grado con mayúsculainicial, el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1) interlineación sencillase relaciona el cargo, con mayúscula inicial.

EJEMPLO:

BT.-

XBT.

Respetuosamente,

CN GUSTAVO ADOLFO CAMACHO GUERREROAvudante General Comando Armada



FINAL



Autoridad: AYGAR

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Se encuentra conformado por cinco (5) filas:

1. Líneas Especiales: Esta fila se encuentra conformada por tres (03) columnas las cuales nospermite registrar información sobre Anexos, No de Folios y Con Copias. Es lo que se conocedentro de las Comunicaciones Oficiales como Líneas Especiales

./ Anexos

./ No Folios

./ Con Copia

a. Anexos: En la casilla de la primera fila, parte inferior y contra el margen izquierdo se escribe lapalabra Anexo, con mayúscula inicial, sin negrilla y seguida de dos puntos (:), a un espacio seenuncia el tipo de documento que se está anexando.

b. No. Folios: En la casilla del centro, de la misma fila y contra el margen izquierdo, con mayúsculainicial y sin negrilla se escribe la abreviatura número, seguida de un punto (No.) y a un espaciocon mayúscula inicial la palabras Folios.

c. Copia: En la última casilla de la misma fila, al lado derecho, y contra el margen izquierdo seescribe la palabra Con Copia, en mayúscula inicial, sin negrilla y seguida de dos puntos (:).

EJEMPLO:

Anexo: Oficio No. 048 MDN- No. Folios: 01 Folio Copia: CBRIM5CFGM-CARMA-SECAR-JONA-29.1 FEB/14

2. Datos del Remitente y del Remisorio

Esta fila se encuentra constituida por dos columnas:

./ Contra el margen izquierdo en la columna inferior se escribe en mayúscula inicial, sin negrilla yseguida de dos (:) puntos la Dirección del Remitente. A interlineación sencilla y contra el margenizquierdo en mayúscula sostenida, sin negrilla y seguida de dos puntos (:) se escribe el correoinstitucional de la dependencia o funcionario que produce el documento .

./ En la columna inferior derecha se escribe en mayúscula inicial, sin negrilla y seguida de dos (:)puntos los datos del destinatario, debe ser clara y concisa, lo cual contribuye a que lainformación llegue su destino.



EJEMPLO:

Dirección del Remitente:



Datos del Destinatario:

Autoridad: AYGAR

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Carrera 54 No. 26-25 CANBogotá D.C.,

[email protected]

Carrera 20 -Calle 19 EsquinaPuerto Carreño, Vichada.

3. Nuevamente se establece la clasificación del documento, de acuerdo con el Manual deContrainteligencia "MACI".

EJEMPLO:

CLASIFICACION

ZONA 2

4. Esta fila se destinada para la impresión del eslogan de calidad, el lema institucional, la líneaanticorrupción, la dirección, teléfono, fax, ciudad, país de la dependencia que expide el documento ycorreo electrónico de la dependencia o funcionario que produce el documento, y que son mencionesobligatorias según las disposiciones legales vigentes. Las letras del pie de página deben ser en Arial6, la información se debe relacionar como se indica a continuación:


../ En la primera línea se ubica el Lema Institucional

../ En la segunda línea se ubica la línea anticorrupción

../ En la tercera línea se ubica la dirección, teléfono, ciudad y país que expide el documento .

../ En la cuarta línea se ubica el sitio web y correo electrónico de la dependencia o funcionario queproduce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo. Los logos de Calidad son complementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie depágina, parte inferior derecha con unas medidas de 1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debeubicarse de forma centrada encima de los logos de calidad, dicha información debe registrarse comose cómo se relaciona a continuación

EJEMPLO:

"Protegemos el azul de la Bandera"Linea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 69 69 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210. Bogotá, [email protected]




ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001- .. Página 65 de 81JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

5. Esta última fila es el espacio que se destina para la Nota del formato, contra el margen izquierdo,en mayúscula inicial, sin negrilla y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra Nota, el tipo de letraa utilizar es arial tamaño 8, como se relaciona a continuación:

EJEMPLO:

riiN-.::::o¡:;:ta::-:--------------------------------------,

1.Este tipo de documento se us.ará solamente para información urgente y tendrá prioridad sobre cual ql1i er otrod ocum ento, d e acuerdo con 5u9 rado de cJaS'ifh::adon.2.R edaedón esti:l0 men saje o informal p erm ítida., pued e usars econ anexos. 3. Este tipo de documento no podrá tramitar5e a través de la oficina de telecomunicaciones.

Los navagramas se deben elaborar en papel bond para garantizar la conservación del mismo, suimpresión se debe hacer en tinta negra, utilizando letra tipo arial, tamaño 10 sin negrilla, para elespacio final (estándar de calidad y eslogan) el tamaño de la letra será de arial 8. De igual forma, sedebe tener en cuenta la siguiente medida y márgenes: (Ver Formato Modelo Oficio Naval Rápido oNavagrama).

Para su elaboración la medida del formato será de 18.5 cm de ancho por 20cm. de largo

Márgenes: SuperiorIzquierdo

2,5cm2,0 cm

InferiorDerecho

2,5 cm1,5 cm

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACION DE CLAVEGRAMAS

Es una comunicación oficial, con grado de clasificación de seguridad "SECRETO" producida oelaborada por determinada dependencia cuyo contenido debe ser estrictamente operacional, la cualdebe ser tramitada a través de las Guardias de Criptografía de las diferentes unidades de la ArmadaNacional mediante el uso de los equipos y programas seguros autorizados.

El objetivo principal del Clavegrama es tramitar información operacional hacia unid~des ubicadasfuera de la guarnición en donde se encuentre la oficina originadora, es decir la "ACCION" en ningúnmomento podrá ser para unidades ubicadas en la misma guarnición ya que para este caso aplicaría eluso de otro tipo de documentos como lo son; Navagramas y oficios. Lo que si es viable es que en elespacio "INFO" se le entere del contenido del documento a aquellas unidades o dependenciasubicadas en la misma guarnición.

Los Clavegramas deben ser tramitados única y exclusivamente por las Guardias de Criptografía decada unidad, se prohíbe el trámite de los mismos a través de medios no autorizados como fax, mail,líneas telefónicas o cualquier otro medio que no garantice la integridad y seguridad de la información,lo anterior con el fin de evitar la fuga de información.





Autoridad: AYGAR

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Las solicitudes de transmisión deben hacerse en Original y una copia. La copia del Clavegramarecibido por las Guardias de Criptografía de cada Unidad, deberá ser archivada en el proceso quecorresponde; El Original quedará en la oficina de guardia de criptografía, el cual hace parte delconsecutivo de Clavegramas Transmitidos, siendo esta la única oficina donde deberá existir dichoconsecutivo, con su respectivo inventario de radicación. Debe mantenerse con las seguridades quecorresponde.

Así mismo, los Clavegramas recibidos, deben quedar registrados debidamente y obtener laconstancia de su entrega, las cuales pueden ser manuales o automatizadas y deben recopilarse aligual en los departamentos de contrainteligencia.

Normas Generales para Elaboración de Clavegramas

a. Los Clavegramas para su transmisión deben elaborarse de acuerdo con el formatoestablecidos y autorizado. (Ver Formato Modelo de Clavegrama).

b. Las siglas que se utilicen para la elaboración de los Clavegramas, deben estar autorizadas por elmando superior mediante un acto administrativo o documento con el cual hayan sido creadas.

c. Los Clavegramas transmitidos y recibidos se elaboraran en letra mayúscula, empleando el tipode letra arial 10 desde el originador del mensaje (DE) incluyendo la precedencia hasta el X BT.,de igual forma, para la elaboración del texto se debe tener en cuenta la claridad de lo que sedesea dar a conocer evitando extenderse en términos innecesarios.

d. El texto se elaborará en lengua castellana, eliminando palabras innecesarias y utilizandoabreviaturas como: PERMISOL (permítome solicitar), PERINFO (permítome informar), SOLAUTO(solicito autorización), REFSUCLAV - RAD - OF (según sea el caso y obviamente se trate deinformación operacional), lo anterior con el propósito de reducir palabras en el mensaje, perodejando muy claro lo que se quiere comunicar.

e. Cuando en el texto de un Clavegrama se haga referencia a un documento (oficio, radiograma,entre otros) se debe colocar el número del documento, quien lo origina, el mes y el año; asímismo, las cantidades que representen valores monetarios se les debe anteponer el signomonetario que corresponda ($, US$, €, etc.) y separados por centavos, pesos, miles y millón.

f. Cuando se indiquen fechas en un mensaje, éstas se expresarán mediante dos números quecorrespondan al día seguido de las tres primeras letras del mes y los dos últimos números delaño. Por ejemplo, 11 MAR/14.

g. Los Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) en los mensajes se expresarán con seis cifras seguidas de laletra que corresponda a la zona horaria. El primer par de cifras indica el día, el segundo la horamilitar y el tercer par los minutos seguida de la letra que corresponda a la zona horaria. Ejemplo:231400R. El Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) Este número será asignado por la oficina y/o estación deRadios o centrales de radio.





El mes, año y grupo-fecha-hora del Clavegrama deben corresponder con el día, el mes y año en quese le dará trámite al mismo.

Las guardias de criptografía no darán tramite a Clavegramas con dates de días anteriores oposteriores, el date debe ser actualizado y reciente.

h. En ninguna parte de los Clavegramas deben haber enmendaduras, correcciones a manuscrita, nitérminos que generen confusión o que presenten incoherencia con la información que se quieredar a conocer.

i. En los Clavegramas las frases y oraciones que expresan una idea completa se separancon una X (x-ray).

j. El Clavegrama debe estar firmado por la persona que tiene la potestad para autorizar latransmisión del mensaje o en su defecto por quien haya sido designado para tal fin.

ELABORACiÓN DE CLAVEGRAMAS

La información operativa para el trámite de Clavegramas se ha clasificado de la siguiente manera asímismo lo que se encuentre por fuera de ésta clasificación se deberá tramitar por otro medio decomunicación:

Información Operacional: es aquella cuyo contenido involucra información sensible que afecte laseguridad ciudadana e institucional. Mencionada información no se debe transmitir sin seguridad através de cualquier medio de comunicación, entre este tipo de información se encuentra:

• Desplazamientos, visitas y actividades de funcionarios que pertenezcan al poder ejecutivo,legislativo y judicial, asimismo, aquellas personalidades del orden nacional e internacional y altosmandos Militares.

• Desplazamiento y posición de Unidades Militares (marítimas, fluviales, aeronavales, terrestres,submarinas).

• Reporte o informe donde se relacione información que tenga que ver con material reservado(armamento, comunicaciones, etc.), asimismo, el abastecimiento de combustible o lo relacionadocon la logística de la unidad, en la que se pueda determinar capacidad operativa de la misma.

• Reporte logístico de las Unidades a flote.

• Operaciones aéreas, terrestres y fluviales.

• Reportes de resultados operacionales y todo lo relacionado a órdenes de operaciones.

• Operaciones de inteligencia. entre otras.





Autoridad: AYGAR

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Como todas las Comunicaciones Oficiales, el Clavegrama se encuentra constituido por tres zonas;ENCABEZADO o PREÁMBULO, TEXTO Y FINAL, para su elaboración se deben tener en cuenta lossiguientes lineamientos:


Se encuentra conformado por las primeras cinco líneas del formato así: línea de identificación, Códigoy/o línea de mando, línea originadora (DE y PRECEDENCIA), línea de destino (ACCION Y INFO).


• La columna de la parte superior izquierda, es el espacio destinado para el membrete que incluye larazón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial10. Ocupa los primeros cuatro (4) cm. desde el borde superior, damos tres (3) interlineadossencillos, luego ubicamos alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, condimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe COMANDOGENERAL FUERZAS MILITARES, en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea laidentificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, yenla cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) dequien firma el documento, NO de quien lo origina.

Esta debe ir en mayúscula sostenida y sin negrilla y debe ser consecuente con el cargo delfuncionario que firma el documento.



• La columna central se utiliza para la denominación y/o nombre del formato, se escribe la palabraC L A V E G R A M A, a un espacio entre letras y de acuerdo con las siguientes características:



• La columna de la parte superior derecha está destinada para el No. de Radicado del documento,el cual iniciara desde 1 por cada vigencia, será asignado mediante sistema manual oautomatizado.





Autoridad: AYGAR

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MINISTERIO DE DEFENSA NACtoNALCOMANDO GENERAL FUERZAS MlUIARESARMADA NACIONAl CLAVE GRA MAAYUDANTiA GENERAL COflilANDO ARMADA


MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOf'AAt'lDO GENERI.l,l FUERZAS MILITARESARtvtADA NACIONAL e L A V E G R A M AAYUDANTiA GENERAL COMANDO ARMADA

Uso bn::if1sfvopara Registro

b. Número Consecutivo y Línea de Mando: este es un número único y lo asignará en formacentralizada la Unidad de Correspondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Paracada vigencia se iniciará una nueva numeración, partiendo del uno (1). La línea de mando es unsistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, División y/o Sección que produce eldocumento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este responde al sistema de clasificacióndocumental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional mediante el Listado de Series ySubseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficina productora.

c. Línea del Originador: esta línea está compuesta por tres (3) columnas en las que se consigna,la sigla de la autoridad que ordena el trámite del Clavegrama y su precedencia así:

DE: En esta casilla se escribe el vocablo DE en mayúscula sostenida y sin negrilla y en la siguientecasilla se escribe la sigla (debidamente autorizada) de la oficina o dependencia que autoriza el trámitedel Clavegrama.

PRECEDENCIA: Es el orden de prioridad con el que se deberá manipular y tramitar un Clavegramaasí como el tiempo que deberá tomar su destinatario para cumplir con lo requerido. La precedencia esasignada por el originador basándose en el contenido del mensaje y en el tiempo disponible pararecibir la respuesta o para tomar alguna acción al respecto.

Para los Clavegramas en la Armada Nacional se han definido cinco (05) precedencias, idénticas a lasmanejadas en los radiogramas y cuyo orden de prioridad es el siguiente:

1. Precedencia OC (Contacto Enemigo): es la máxima clasificación de precedencia que se lepuede otorgar a un Clavegrama. Debe ser utilizada cuando se tenga contacto con el enemigo,en tráfico especial de emergencia, de carácter operativo-táctico proveniente de altos mandosespecíficamente designados o de unidades afectadas directamente. Estos mensajes deben sertramitados de forma inmediata.

2. Precedencia O (Operacional): es reservada para los informes detallados de los contactosiníciales con el enemigo y para otros mensajes que puedan afectar los planes en desarrollo.Deben por lo tanto tramitarse entre cinco (05) y diez (10) minutos.





Autoridad: AYGAR

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3. Precedencia OP (Prioridad de Operación): ésta precedencia se reserva para mensajes relativosa operaciones tácticas en progreso, movimiento inmediato de buques, aviones o fuerzas detierra, informaciones de inteligencia y contrainteligencia con alto nivel de credibilidad ypertinencia. Esta precedencia se debe asignar solamente al tráfico operativo. Los mensajes OPse tramitarán antes que cualquier otro tráfico que no sea inmediato o urgente. Deben por lotanto tramitarse entre diez (10) Y quince (15) minutos.

4. Precedencia P (Prioridad): esta precedencia se asigna a los mensajes cuyo contenido requierese tome una acción rápida y oportuna para el planeamiento de operaciones tácticas,movimiento de buques, aviones o fuerzas de tierra, informaciones de inteligencia ycontrainteligencia para prevenir que ocurran actos terroristas. Deben por lo tanto tramitarseentre quince (15) y veinte (20) minutos.

5. Precedencia R (Rutina): se asigna ésta precedencia a los mensajes que no precisan deentrega inmediata o urgente, pero que de todas maneras debe llegar a su destinatario en laforma más expedita posible. Debe por tanto tramitarse durante el mismo día de su recibo.

d. Datos del destinatario: Para establecer estos datos, dentro del formato en las dos filassiguientes se especifica lo siguiente: ACCION y INFO.

ACCiÓN: en esta línea se escribe con mayúscula sostenida y sin negrilla el vocablo ACCiÓN, estehace referencia a la dependencia y/o autoridad encargada de tomar la acción requerida por elremitente u originador, ésta puede ir dirigida a una o más autoridades. Cabe resaltar que eldestinatario CIRCULAR COMANDOS no se utilizará, es responsabilidad de la dependenciaproductora del mensaje de identificar a quien debe ir dirigido el documento, si la información requiereque sea conocida por todas las unidades, cada comando deberá dar a conocer la mismas entre susunidades subalternas.

INFO: en esta segunda línea se escribe con mayúscula sostenida y sin negrilla el vocablo INFO, estehace referencia a la Autoridad (es) a quien (es) el originador o remitente considera necesario informaro dar a conocer el contenido del mensaje.

EJEMPLO:

No. 059 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-38.1DE PRECEDENCIA ( R )ACCIONINFO



TEXTO



Autoridad: AYGAR

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Es el contenido del CLAVEGRAMA, donde se da a conocer la información que el originador deseacomunicar a los destinatarios, solo debe tratarse un solo tema por cada CLAVEGRAMA, lainformación debe ser clara, breve y tratando de omitir en lo posible los artículos (la, las, los, él, de,por, para) con el fin de disminuir el tamaño del texto sin que se altere el sentido del mensaje que sedesea dar a conocer; el texto iniciará con un BT.- y finalizará con X BT. Se escribirá en letra tipo Arialcon tamaño 10.

EJEMPLO:

BT.- PERINFO ACTIVASE ORDOP X SECTOR XXXXXXX COORDENADAS XXXXX ...

X BT.

FINAL

Esta línea se encuentra conformada por cuatro (04) casillas para la identificación de quien da laautorización, dependencia originadora, mes-año y G.F.H. como se describe a continuación.

AUTORIZACiÓN: ésta casilla corresponde a la autoridad que ordena con su firma la transmisión delClavegrama. Para ello se debe registrar el grado en siglas, la posfirma y firma, en concordancia conla línea DE. Se escribe sin negrilla.

ELABORA: aquí se registra la sigla de la dependencia que elabora o produce el Clavegrama, dejandoclara la sigla de la Dependencia, División u Oficina, la cual debe estar debidamente autorizada. Paracontinuar con el trámite esta casilla debe tener el autógrafo del Jefe de la Dependencia, División uOficina.

MES-AÑO: en ella se debe registrar las tres (03) primeras letras del mes y separado con un guion (-)los dos (02) últimos dígitos del año correspondiente a la elaboración del mensaje.

GRUPO FECHA HORA (G.F.H): se registra el día, la hora militar y los minutos, seguido de la letraque corresponda a la zona horaria. Este número será asignado por la dependencia originadora.


ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-001~JOLA-V01

EJEMPLO:



Autoridad: AYGAR

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AUTORIZACIONGRADO (SIGLAS POSTFIRMA Y FIRMA

Medidas

ELABORADIONA

MES-AÑOMAY/14

GFH011505R

Los Clavegramas se deben elaborar en papel bond para garantizar la conservación del mismo, suimpresión se debe hacer en tinta negra, utilizando letra arial, tamaño 10 sin negrilla, para el espaciofinal (estándar de calidad y eslogan) el tamaño de la letra será de 8. De igual forma, se debe tener encuenta la siguiente medida y márgenes:

Para su elaboración la medida del formato será de 17.5cm de ancho por 12cm de largo


3,0 cm2,0 cm

InferiorDerecho

3,Ocm2,Ocm

Se deben colocar los sellos de clasificación de acuerdo con el Manual de Contrainteligencia "MACI".

Como toda Comunicación oficial, el formato termina con el espacio destinado para la impresión deleslogan de calidad, el lema institucional, la línea anticorrupción, la dirección, teléfono, fax, ciudad,país de la dependencia que expide el documento y correo electrónico de la dependencia o funcionarioque produce el documento, y que son menciones obligatorias según las disposiciones legalesvigentes. Las letras del pie de página deben ser en Arial 6, la información se debe relacionar comose indica a continuación:

Zona 2





./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y correo electrónico de la dependencia o funcionario queproduce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros del documento. Los logos de Calidad soncomplementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unasmedidas de 1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debe ubicarse de forma centrada encima delos logos de calidad, dicha información debe registrarse como se cómo se relaciona a continuación.



EJEMPLO



Autoridad: AYGAR

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"Protegemos el azul de la Bandera'Línea anticorrupción Armada Nacional 01 800011 6969 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, [email protected]

GEDOC-FT -{)09-AYGAR-V04

~

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"'_0'''''''1 I - " ;r- tltM!~,~¡io!:~

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE SEÑALES

Es una Comunicación Oficial interna y externa establecida en un formato, la cual es producida' pordeterminada dependencia o unidad, para ser tramitada entre diferentes guarniciones de la ArmadaNacional, originalmente se trasmite por izadas, semáforas, correo electrónico con [email protected], destellos y mensajero. Para el trámite se clasifica y se registra según losparámetros para las comunicaciones internas y externas. Actualmente se usa en medio físico odigital.

Normas Generales para la Elaboración de Señales

Las normas generales para la elaboración de señales, son las siguientes:

1. Las Señales deben elaborarse de acuerdo con el formato establecido y autorizado, el cual seencuentra anexo en el presente instructivo. (Ver Formato Modelo Señal).

2. Las siglas que se utilicen para la elaboración de las Señales, deben estar autorizadas por el mandosuperior mediante un acto administrativo o documento con el cual hayan sido creadas.

3. Las Señales se elaborarán en letra mayúscula, empleando el tipo de letra arial, tamaño diez (10).

4. Cuando en el texto de una Señal se haga referencia a un documento (oficio, radiograma, entreotros) se debe colocar el número del documento, quien lo origina, el mes y el año; así mismo" lascantidades que represente valores monetarios se les debe anteponer el signo que corresponda ($,US$, E, etc.) y separados por centavos, pesos, miles y millón.

5. Cuando se indiquen fechas en una Señal, éstas se expresarán mediante dos números quecorrespondan al día, seguido de las tres primeras letras del mes y los dos últimos números del año,ejemplo: 11 FEB/12.

6. Los Grupo-Fecha-Hora (G.F.H.) en las Señales se expresaran con seis cifras seguidos de laletra que corresponda a la zona horaria. El primer par de cifras indica el día, el segundo lahora militar y el tercer par los minutos seguida de la letra que corresponda a la zona horaria.Ejemplo: 150805R. El Grupo-Fecha-Hora (GFH) será asignado por la dependencia queelabora la Señal.


mailto:@armada.mil.co,





Autoridad: AYGAR

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7. Las Señales no deben tener enmendaduras, correcciones a manuscrita, ni términos que generenconfusión o que presenten incoherencia con la información que se quiere dar a conocer.

8. En las Señales las frases y oraciones que expresan una idea completa se separan con una X (x-ray).

9. Las Señales deben estar firmadas por la persona que tiene la potestad para autorizar latransmisión del mensaje o en su defecto por quien haya sido designado para tal fin, en ausencia deltitular o por orden superior.


Se encuentra conformado por las primeras cinco líneas del formato así: línea de identificación, Códigoy/o línea de mando, línea originadora (DE y PRECEDENCIA), línea de destino (ACCION Y INFO).


• La columna de la parte superior izquierda, es el espacio destinado para el membrete que incluyela razón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir enarial 10. Ocupa los primeros cuatro (4) cm. desde el borde superior, damos tres (3) interlineadossencillos, luego ubicamos alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, condimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe COMANDOGENERAL FUERZAS MILITARES, en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea laidentificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, yenla cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) dequien firma el documento, NO de quien lo origina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sinnegrilla y debe ser consecuente con el cargo del funcionario que firma el documento.



• La columna central se utiliza para la denominación y/o nombre del formato, se escribe la palabraS E Ñ A L, a un espacio entre letras y de acuerdo con las siguientes características:


Arial sin negrilla10

Centrado






Autoridad: AYGAR

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MfNISTERtO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL FUERZAS MfillARESARMADA NACIONALAYUDANTIA GENERAL COMANDO ARMADA


SEÑAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALCOMANDO GENERAL fUERZAS MILITARESARMADA NACIONALAYUOAI'.JTIA GENERAL COMANDO ARMADA

SEÑALu~{) E/;,c!wá'i0 fl3n:1.

Renistm y Radia.ción

a. Número Consecutivo y Línea de Mando: este es un número único y lo asignará en formacentralizada la Unidad de Correspondencia, utilizando sistemas manuales o automatizados. Paracada vigencia se iniciará una nueva numeración, partiendo del uno (1). La Ifnea de mando es unsistema convencional que identifica la Jefatura, Dirección, División y/o Sección que produce eldocumento, seguido de su respectiva serie o subserie. Este responde al sistema de clasificacióndocumental establecido por el Ministerio de Defensa Nacional mediante el listado de Series ySubseries y reflejado en la Tabla de Retención Documental de la oficina productora.

b. Línea del Originador: esta línea está compuesta por tres (3) columnas en las que se consigna,la sigla de la autoridad que ordena el trámite del mensaje y su precedencia así:

c. DE: en esta casilla se escribe el vocablo DE en mayúscula sostenida y sin negrilla y en lasiguiente casilla se escribe la sigla (debidamente autorizada) de la oficina o dependencia queautoriza el trámite de la mensaje.

PRECEDENCIA: Es el orden de prioridad con la que se deberá manipular y entregar un mensaje yla acción que deberá tomar su destinatario para cumplir con lo requerido. La precedencia esasignada por el originador basándose en el contenido del mensaje y en el tiempo que deberárecibirlo.

Para las Señales en la Armada Nacional se han definido dos (02) precedencias cuyo orden deprioridad es el siguiente:

1. Precedencia P (Prioridad): esta precedencia se asigna a las Señales de carácter administrativo,los cuales no se les puede dar una precedencia más alta, pero que son apremiantes y requierenatención inmediata. Deben por lo tanto tramitarse entre quince (15) y veinte (20) minutos.

2. Precedencia R (Rutina): se asigna esta precedencia a las Señales que no precisan de entregainmediata o urgente, pero que de todas maneras debe llegar a su destinatario en la forma másexpedita posible.

'="~'~~"~-------- ~=~~ __ ••••• •••v=rZ="='T •••r •••r=' ==.....•_





Autoridad: AYGAR

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d. Datos del destinatario: Para establecer estos datos, dentro del formato en las dos filas siguientesse especifica lo siguiente: ACCION y INFO,

ACCiÓN: en esta línea se escribe con mayúscula sostenida y sin negrilla el vocablo ACCiÓN, hacereferencia a la dependencia y/o autoridad encargada tomar la acción requerida por el remitente uoriginador, esta puede ir dirigida a una o más autoridades. Cabe resaltar que el destinatarioGENERAL CARMA no se utilizará, es responsabilidad de la dependencia productora de la Señal deidentificar a quien debe ir dirigido el documento, si la información requiere que sea conocida por todaslas unidades cada Jefatura o Dependencia deberá dar a conocer la mismas entre sus unidadessubalternas.

INFO: en esta segunda línea se escribe con mayúscula sostenida y sin negrilla el vocablo INFO, estehace referencia a la Autoridad (es) a quien (es) el originador o remitente considera necesarioinformar, el contenido del mensaje.

EJEMPLO:

No. 125 MDN-CGFM-CARMA-AYGAR-JAGCA-48DE AYGAR PRECEDENCIA ( R )ACCION DISEGINFO

TEXTO

Es el contenido del mensaje, donde se da a conocer la información que el originador deseacomunicar a los destinatarios, solo se debe tratar un solo asunto por cada señal la cual debe ser claray sin dar cabida a términos que generen dudas; el texto iniciará con un B1.- y finalizará con X BT. Seescribirá en letra tipo Arial tamaño 10.

EJEMPLO:

BT.- CON TODA ATENCION PERMISOL APOYO TRANSPORTE X FIN RECOGER 300 CAJAS X200 CON DOCUMENTACION X DESDE BNMP70 HASTA EL DEPOSITI DEL ARCHIVO GENERALDE LA NACION UBICADO EN LA CALLE 18 SUR No. 28-59 BARRIO SANTANDER DIA 30 qEAGOSTO DE 2013 XB1.



FINAL



Autoridad: AYGAR

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Esta línea se encuentra conformada por cuatro (04) casillas para la identificación de quien da laautorización. dependencia originadora. mes-año y G.F.H. como se describe a continuación.

AUTORIZACiÓN: ésta casilla corresponde a la autoridad que ordena con su firma el trámite de laSeñal. Para ello se debe registrar el grado en siglas, la posfirma y firma. en concordancia con la líneaDE. Se escribe sin negrilla.

ELABORA: aquí se registra la sigla de la dependencia que elabora o produce la Señal. dejando clarala sigla de la Dependencia. División u Oficina. la cual debe estar debidamente autorizada. Paracontinuar con el trámite esta casilla debe tener el autógrafo del Jefe de la Dependencia, División uOficina.

MES-AÑO: en ella se debe registrar las tres (03) primeras letras del mes y los dos (02) últimos dígitosdel año correspondiente a la elaboración de la Señal.

GRUPO FECHA HORA (G.F.H): se registra el día. la hora militar y los minutos. seguido de la letraque corresponda a la zona horaria. Este número será asignado por la dependencia originadora.

EJEMPLO:

AUTORIZACIONGRADO SIGLAS) POSTFIRMA Y FIRMA

ELABORAJAGCA

MES-AÑOJUN/14

GFH101105R

MEDIO DE TRANSMISiÓN: Este espacio se encuentra destinado para identificar a través de quémedio se envió la Señal, el tamaño y tipo de la letra a utilizar es de arial 7. .

EJEMPLO:

I MeoJoo£"ffiAASlilJS101íluTJuZAtlA 1oEStelWS D SEMAFOflÁ O lZAtlAS O IilB\lSAJeiRo D ors []

Como toda Comunicación oficial. el formato termina con el espacio destinado para la impresión deleslogan de calidad. el lema institucional, la línea anticorrupción, la dirección, teléfono, fax, ciudad,país de la dependencia que expide el documento y correo electrónico de la dependencia o funcionarioque produce el documento, y que son menciones obligatorias según las disposiciones legalesvigentes. Las letras del pie de página deben ser en Arial 6, la información se debe relacionar comose indica a continuación:

Zona 2




./ En la tercera línea se ubica la dirección. teléfono, ciudad y país que expide el documento .

./ En la cuarta línea se ubica el sitio web y correo electrónico de la dependencia o funcionario queproduce el documento.





Autoridad: AYGAR

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El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser BloqueExtremo. Los logos de Calidad son complementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie depágina, parte inferior derecha con unas medidas de 1.30 cm. x 4 cm. Y el código del documento debeubicarse de forma centrada encima de los logos de calidad, dicha información debe registrarse comose cómo se relaciona a continuación.

EJEMPLO:

GEDOC-FT -01 Q-AYGAR-V04

'Protegemos el azul de la Bandera"Línea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 69 69 - 24 HorasCarrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, Colombia

.armada.mil.co- [email protected]

MEDIDAS

Las Señales se deben elaborar en papel bond para garantizar la conservación del mismo, suimpresión se debe hacer en tinta negra, utilizando la letra con los tipos y tamaños específicos, para elespacio final (estándar de calidad y eslogan) el tamaño y tipo de la letra será arial 6.

De igual forma, se debe tener en cuenta la siguiente medida y márgenes:

Para su elaboración la medida del formato será de 18.5cm. de ancho por 13cm. de largo


2,5cm2,0 cm

InferiorDerecho

2,5cm1,5 cm

Nota: La Dirección de Telemática es la autorizada para presentar ante el mando, cualquier tipo de modificación que seidíld ílJíl Ayuda~Ua ~~n~!fJldelCor:nandoAl)jlad,r

'. Alijel1Mal!!.at~~QmtmiCa9~"'~tyÍ~~1

DESCRIPCiÓN PARA LA ELABORACiÓN DE NOTA INTERNA

Nota Interna: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivoes transmitir comunicaciones breves y de inmediato tramite, entre las dependencias de la Institución ysus funcionarios. (Ver Modelo Formato Nota Interna).

PARTES DE LA NOTA INTERNA

1. No. de Documento: Hace referencia al número consecutivo que se le asigna a la Comunicaciónoficial (Oficio, Memorando, Circular, Directiva Permanente, Señal etc.)

EJEMPLO:







Autoridad: AYGAR

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2. No. de Radicado y Fecha: Se refiere al número consecutivo que es asignado a la ComunicaciónOficial (Oficio, Memorando, Circular, Directiva Permanente, Señal etc.) una vez realizado el registrode los datos básicos del documento para su posterior identificación dentro del sistema manual oautomatizado y la fecha del radicado del documento.

EJEMPLO:

Sistema Automatizado

~1111~tj~I~IIII~íl¡I~lmli~1111111

Sistema Manual

(UNIDAD)FECHA I HORA I RADiCADO

Recibido por.Grado, Nombre y Firma

8cm

3. De: Se escribe en mayúscula sostenida y sin negrilla, la sigla de la oficina o dependenciaencargada de direccionar el mensaje a su lugar de destino.

EJEMPLO:

I De: AYGAR

4. Para: Se escribe en mayúscula sostenida y sin negrilla, la sigla de la oficina o dependenciaencargada de dar cumplimiento a la Orden Interna que haya sido seleccionada.

I Para: OFJUR

5. Cuadro de Opciones: En este campo encontramos unas órdenes de nivel interno, donde laoficina o dependencia que direcciona la Nota Interna, puede seleccionar para su respectivotrámite, como son:

Urgente De CumplimientoLo de su cargo Tratar conmigoEstudie y Recomiende Su controlAutorizado Elaborar respuestaSu conocimiento y decisión ArchivarOtro:

6. Observaciones: En este campo se puede describir de forma breve las observaciones que laoficina o dependencia remitente de la Nota Interna, considere pertinentes para el respectivotrámite del documento.





Autoridad: AYGAR

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7. Firma: Se debe registrar el Grado y Nombre del funcionario que emite la orden mediante elformato de Nota Interna; el grado en siglas y el nombre y apellido en mayúscula sostenida y sinnegrilla, esta debe coincidir con la sigla que se registra como oficina o dependencia remitente .

•:. Fecha: Se registra la fecha en la que se da la orden o instrucción, por parte de la oficinay/o dependencia que la direcciona .

•:. Hora: Se registra de forma clara, la hora en que se da la orden o instrucción, por parte de laoficina y/o dependencia que la direcciona.

EJEMPLO:

I FIRMA

Medidas

I

FECHA:

HORA: _

Para su elaboración la medida del formato será de 17.5 cm de ancho por 12.5 cm de largo.

Márgenes: Superior 0.5 cmIzquierdo 2.0 cm

Inferior 0.5 cmDerecho 2.0 cm

Recomendaciones:

1. Este formato no podrá ser modificado, cada uno de sus campos tendrán que serdiligenciados; cuantas veces un mismo documento sea direccionado a oficinas y/odependencias distintas que tengan relación con un mismo trámite.

2. La Nota Interna será un documento anexo al documento que se registra en el campode No. de Radicado.

3. La Nota Interna reemplaza el uso de sellos en las comunicaciones oficiales, porque:

• Se imprime a doble cara, y al mismo tiempo sirve,• para evitar el rayar o manchar documentos con el fin de propender por su

valor probatorio.



5. REGISTROS



Autoridad: AYGAR

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./ GEDOC-FT-001-AYGAR (OFICIO)

./ GEDOC-FT-002-AYGAR (PASE CON APOYO)

./ GEDOC-FT-003-AYGAR (MEMORANDO)

./ GEDOC-FT-004-AYGAR (CIRCULAR)

./ GEDOC-FT-005-AYGAR (DIRECTIVA)

./ GEDOC-FT-006-AYGAR (ACTA GENERAL)

./ GEDOC-FT-007-AYGAR (RADIOGRAMA)

./ GEDOC-FT-008-AYGAR (OFICIO NAVAL RAPIDO)

./ GEDOC-FT-009-AYGAR (CLAVEGRAMA)

./ GEDOC-FT-010-AYGAR (SEÑAL)

./ GEDOC-FT-011-AYGAR (ANEXO AL ACTA GENERAL)

./ GEDOC-FT-012-AYGAR (APÉNDICE DEL ANEXO)

./ GEDOC-FT-021-AYGAR (NOTA INTERNA)

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

./ MANUAL DE ESTADO MAYOR NAVAL

./ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTIONGENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlclA NACIONAL.

7. NORMATIVIDAD

./ CONSTITUCION POLlTICA

ARTICULOS 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 112, 313, 212 .

./ LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otrasdisposiciones" .

./ DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000,parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones enmateria de Gestión Documental para todas las entidades del Estado" .

./ ACUERDO 060 DE 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de lascomunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcionespúblicas" .

./ GUiA TÉCNICA COLOMBIANA "GTC 185 Tiene como propósito brindar herramientas quefaciliten la gestión documental en las organizaciones, presenta recomendaciones paraelaborar los diferentes tipos de documentos producidos de acuerdo a las característicasinternas de la organización .

./ CIRCULAR No. 165 MD-CGFM-CARMA-SECAR-GCOMES 23.2 de fecha 23 de Diciembrede 2014. Interiorización del AZUL DE LA BANDERA.

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