(R.A.81) 21010102sda702 IDENTIFICAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN.

PRESENTADO POR:

PRESENTADO A:

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENACENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TIC

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA No. FICHA: 467168REGIONAL DISTRITO CAPITAL

CAJICA2013

1. Presente un diagnóstico de la Cadena de Abastecimiento que ha definido en el proyecto de Aula.

Bueno en nuestro proceso de almacenamiento, se presentan muchas novedades, ya que hay muchos repuestos los cuales físicamente son similares pero de características internas diferentes. Al momento de realizar inventarios, con lo que se marca o se usa para identificar los materiales se ha borrado, y se tiende a confundir estos materiales. Al realizar el inventario surgen bastantes novedades las cuales requieren de mayor tiempo, posteriormente se identifica que están cruzadas la diferencias, hay faltantes o hay sobrantes, generando problemas con en las requisiciones internas. Se busca tener un inventario controlado con el mínimo de novedades y así tener información veraz, puesto que la confiabilidad es importante, ya que el inventario físico debe coincidir con el inventario del sistema puesto que es un trabajo mancomunado teniendo en cuenta que los encargados de área confían en los datos que arroja el sistema.

a) COMPRAS1) Solicitud de Pedido: Se debe mejorar en las solicitudes automáticas que genera el sistema SAP R/3 cuando se realiza el MRP2) Orden de compra: Mejorar en los precios que tiene las órdenes ya que muchas veces son diferentes a los de las facturas ocasionando retrasos en la aceptación de la mercancía. 3) Cotizaciones; Debe exigir al proveedor que sean reales ya muchas son los promediadas y cuando facturar cambian los precios a los montados en las Ordenes de Compras. 4) Autorización al proveedor: Mejorar respuesta por parte de los solicitantes.5) Pedido: Es Excelente, ya que una vez generada la Orden de Compra envía corro al proveedor para que proceda a traer el material solicitado.6) Cita Programada: Mejorar fechas.7) Prestación servicio: Mejorar tiempos de respuesta del proveedor ante la generación de la Orden de Compra.

b) RECEPCION DE MERCANCIAS1) Radicación documentos: Mejorar la organización y recepción en el almacén de los documentos, así como en portería para indicar a cual almacén deben ir si al de la MP6 o MP7. 2) Verificación de órdenes de compra: Se realiza de forma correcta, buen tiempo de ejecución. 3) Recepción del vehículo: En la Zona Franca se debe mejorar en la entrada y verificación de carga por parte del Usuario Operador y Dian, en la MP6 está bien ejecutado. 4) Descargue de mercancía: Falta de montacargas para realizar descargues de materiales pesados (más de 30 kg.)5) Entrega de documentación: Bien ejecutado.

c) INFORMACION EN ALMACENAMIENTO1) Estibado: Ejecución correcta.

2) Identificación: Buscar mejoramiento, alternativa impresión de stickers o rótulos por medio de impresora cebra (Especializada para rótulos)3) Muestreo: Ejecución correcta. 4) Ubicación: Ejecución correcta, se puede mejorar mediante la utilización de dispositivos móviles conectados a SAP, como PDA´s.

d) INFORMACION EN ALISTAMIENTO1) Facturación: Ejecutado de forma correcta, se puede mejorar mediante vales con códigos de barras que permitan la lectura con los PDA´s mejorando procesos de descargues y cargues en el sistema, todo de forma automática. 2) Picking: Mejorar tiempos de desplazamiento, reubicación de estanterías. 3) Packing: Ejecución correcta. 4) Rotulación: Implementación de impresora para stikers.

e) INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA1) Zonificación: Reubicación de materiales para permitir una mejor zonificación de estos, mejorando tiempos y movimientos de repuesta. 2) Cargue: Es necesario la asignación de una montacargas solo para el almacén ya que los tiempos para esta labor son muy demorados ocasionando quejas y reclamos de las distintas áreas. 3) Remesa: Cargas y descargues automáticos en el sistema mediante lectura de códigos de barras en la documentación, generación de vales por Work Flow.

f) INFORMACION EN LOS INVENTARIOS1) Inventario cíclico: Utilización de dispositivos móviles para la lectura de stikers y códigos de barras de materiales mejorando los tiempos en la realización de estos inventarios. 2) Inventario Fiscal: Implementación de PDA´s y dispositivos móviles para su realización.

2. Mediante una matriz (tabla) identifique y describa el flujo de información que contempla cada proceso logístico (Ej. Compras: orden de compra, solicitud de cotización con proveedores, selección de proveedores, negociación, etc.).

FLUJO DE COMPRAS

PROCESO DESCRIPCION

Solicitud de Pedido

Una solicitud de pedido es una petición u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. La solicitud de pedido pasa por una estrategia de liberación que consiste en la aprobación por parte del ingeniero del área y del gerente de la planta.

Orden de compra

Es un documento el cual nos da la autorización para realizar la entrega de la mercancía, O de recibirla de algún proveedor en nuestros almacenes. Todas las facturas que se reciben deben ir con su respectiva Orden de Compra y se debe verificar que vaya para el centro correspondiente en este caso corresponde a l

CO06 para la planta Cájica y CO05 para la planta Zona Franca Cájica.Cotizaciones Es un documento en el cual los diferentes proveedores envían los precios de un

material específico o un servicio, para ser evaluados por el área de Compras y seleccionar un proveedor. En el caso de familia las cotizaciones son enviadas a los Jefes de área quienes seleccionan el proveedor deseado y lo establecen en la solicitud de pedido.

Autorización al proveedor

Es al cual se le da el visto bueno para hacer la entrega del pedido con su respectiva orden de compra. La autorización llega al proveedor por correo electrónico automáticamente al generar la orden de compra.

Pedido Petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que éste le suministre los bienes o servicios solicitados. Este es generado por el comprador por medio de SAP R/3, permitiendo llevar un control de los materiales recibidos y faltantes por pedido.

Cita Programada

Es la fecha en la cual el proveedor debe hacer entrega del pedido en el almacén general. Esta fecha generalmente lo define la persona que hace la solicitud, donde establece la fecha adecuada de recepción de materiales teniendo en cuenta sus necesidades.

Prestación servicio

El proveedor se dispone a cumplir con la entrega de nuestra orden de compra en el plazo de tiempo acordado previamente. Generalmente el proveedor tiene máximo 7 días hábiles para cumplir con la entrega del pedido en las compras nacionales y 45 días máximo en las compras de importados.

FLUJO EN RECEPCION DE MERCANCIAS

PROCESO DESCRIPCION

Radicación documentos

Proceso por el cual hacen entrega de los diferentes documentos, para la aceptación del pedido y hacer el respectivo pago al proveedor. Siempre se debe recibir facturas, solo los quimios mayores (Peróxido, Soda Caustica y Ácido Sulfúrico) se reciben con remisiones. La entrega de facturas se realiza el mismo día de la entrega donde se verifica según la Orden de Compra, las facturas de químicos mayores se radican en administración documental y luego se envía por medio de Work Flow (sistema interno de mensajería de SAP) por donde se les da aceptación.

Verificación de órdenes de compra

Proceso en el cual se compara la información contenida en las facturas, remisiones y otros documentos contra la orden de compra en sistema para verificar que es la mercancía que se está solicitando. Se verifica la Orden del sistema versus factura, se comparan precios y cantidades, si todo está de acuerdo a la Orden se recibe, si los precios son diferentes se informa a compras donde autorizan la recepción o no del producto.

Recepción del vehículo

Es cuando se verifica el estado del vehículo, precintos o sellos de seguridad y que el vehículo este en muy buenas condiciones. En el caso de compras nacionales son vehículos del proveedor de los cuales se descargan materiales

previo pesaje, en el caso de importaciones se realiza verificación de la mercancía y del estado en que llega, así como referencias y pesos.

Descargue de mercancía

Proceso en el cual se verifica el estado de la mercancía, debe estar en óptimas condiciones, bien embaladas y protegidas. En el caso de las importaciones si tiene novedad se realiza la toma de evidencias fotográficas, y se informa al Ingeniero que solicito dicho material quien da autorización o no para el descargue, en el caso que se autorice el descargue se procederá y se deja aislado donde será revisado por personas del área que solicita y darán su veredicto sobre el estado del material, en el caso que el daño no afecte el material se ingresa al stock del almacén y da aceptación, si el daño es muy grave y no permite el manejo del material se informara al comprador de importados quien informara la novedad al proveedor y se procederá a evaluar el proceso a seguir.

Entrega de documentación

Después que se verifica la mercancía se procede a sellar y entregar los respectivos documentos como facturas, remisiones, certificados de calidad que soporten al proveedor la recepción de la mercancía. Al proveedor solo se le entrega una copia de la factura sellada y firmada, No se le firmara ningún otro documento.

FLUJO DE INFORMACION EN ALMACENAMIENTO

PROCESO DESCRIPCION

Estibado La mercancía que recibamos la debemos estibar en pallets de madera o plástico según sea el tipo de carga y basándonos en los pictogramas de las cajas. Generalmente la mercancía ya viene estiba y politizada, los químicos vienen en canecas las cuales se estiban y en izo tanques.

Identificación El pallet se debe identificar con un rotulo donde describa nombre del producto, lote, fecha de vencimiento básicamente. Para cada material del almacén (repuestos, químicos, material de empaque, materia prima) existe un sticker especial para marcarlo según su tipo y origen.

Muestreo El departamento de calidad a través de su proceso calcula una determinada cantidad de mercancía para el estudio y así asignarle el status de calidad respectivo (cuarentena, aprobado o rechazado). Una vez llegan los químicos calidad hace un muestreo y da su aprobación si el químico se puede utilizar, en el caso de materias primas el muestreo se hace en el mismo descargue si es aprobado se acepta e ingresa al inventario en el caso contrario se devuelve el vehículo con todo el material originando un acta de rechazo, este mismo procedimiento se realiza con los químicos, en el caso de los repuestos los verifica el solicitando y da su aprobación si es rechazado simplemente se devuelve al proveedor.

Ubicación La persona encargada de la ubicación de la mercancía debe tener un formato especial ya estipulado y haciendo uso de los recursos ubica física y virtualmente la carga en estantería. Cuando un material es aprobado se da aceptación en el sistema y se procede a dar ubicación en el sistema según ubicación física; la

ubicación física se da de acuerdo a la maquina en que va instalado y al área que solicita el material.

FLUJO DE INFORMACION EN ALISTAMIENTO

PROCESO DESCRIPCION

Facturación Proceso por el cual nuestros clientes nos generan pedidos para abastecimiento. En el almacén de repuestos, químicos, material de empaque y materias primas se realiza mediante un vale de requisición el cual debe ir completamente diligenciado y con una firma autorizada del team leader del área o ingeniero. Con este vale se realiza en el sistema la descarga o cargue de materiales a cada área, logrando actualizar el inventario.

Picking Alistamiento de pedidos. Se da cuando se obtiene el vale y se procede a buscar en el sistema y luego se va a la ubicación física para retirarlo y entregarlo a quien lo solicita.

Packing Es el proceso por el cual se revisan y empacan los pedidos alistados, teniendo en cuenta las características de los productos. Los productos en su recepción ya tienen embalaje o empaque e ingresan así al stock del almacén, por lo tanto a la hora de su despacho no se hace necesario realizar un empaque.

Rotulación Proceso final de este flujo donde se generan unos rótulos de acuerdo a la cantidad de cajas de cada pedido los cuales deben llevar información tales como dirección del destinatario, ciudad, nombre de contacto, numero de cajas del pedido etc.

FLUJO DE INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA

PROCESO DESCRIPCION

Zonificación Se alistan los pedidos de acuerdo al destino, zona geográfica, departamento o cuidad al cual van dirigidos. En el almacén se alistan según el área o dependencia que la solicita, una forma de verificar para que área es por la visualización de la ficha técnica del material en SAP R/3.

Cargue Se evalúa el vehículo para que cumpla con las condiciones óptimas para el traslado de la mercancía. Se tiene presente la capacidad del vehículo. A excepción de los repuestos livianos, los demás materiales se movilizan con montacargas.

Remesa Es un documento en el cual se relacionan los materiales enviados en el vehículo de

transporte. Esto se hace mediante el cargue o descargue del material en el sistema SAP R/3, es importante la actualización diaria del sistema para evitar novedades en los inventarios.

FLUJO DE INFORMACION EN LOS INVENTARIOS

PROCESO DESCRIPCION

Inventario cíclico

Es un inventario realizado semanalmente en el cual solo se realiza inventario a un grupo específico de materiales o categoría y con más frecuencia en artículos de alta rotación. Se realizan teniendo en cuenta los materiales que han tenido movimientos, esto se sabe de acuerdo a los descargues en el sistema donde nos informan los materiales que han sido modificados en su cantidad por día, semana o mes. Los inventarios de químicos y material de empaque se realizan a diario, por ser críticos para los procesos de la empresa por sus puntos de pedido.

Inventario Fiscal

Es el inventario que se realiza una vez al año para evaluar las perdidas y costos de los materiales. Este inventario generalmente es realizado a finales de mayo y se realiza el cruce con SAP por parte del área de costos.