(R.A.811) 21010102sda702 IDENTIFICAR EL FLUJO DE INFORMACIN.bvn

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SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENACENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TICTECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA No. FICHA: 467168REGIONAL DISTRITO CAPITALCAJICA2013

1. Presente un diagnstico de la Cadena de Abastecimiento que ha definido en el proyecto de Aula.Bueno en nuestro proceso de almacenamiento, se presentan muchas novedades, ya que hay muchos repuestos los cuales fsicamente son similares pero de caractersticas internas diferentes. Al momento de realizar inventarios, con lo que se marca o se usa para identificar los materiales se ha borrado, y se tiende a confundir estos materiales. Al realizar el inventario surgen bastantes novedades las cuales requieren de mayor tiempo, posteriormente se identifica que estn cruzadas la diferencias, hay faltantes o hay sobrantes, generando problemas con en las requisiciones internas. Se busca tener un inventario controlado con el mnimo de novedades y as tener informacin veraz, puesto que la confiabilidad es importante, ya que el inventario fsico debe coincidir con el inventario del sistema puesto que es un trabajo mancomunado teniendo en cuenta que los encargados de rea confan en los datos que arroja el sistema.a) COMPRAS1) Solicitud de Pedido: Se debe mejorar en las solicitudes automticas que genera el sistema SAP R/3 cuando se realiza el MRP2) Orden de compra: Mejorar en los precios que tiene las rdenes ya que muchas veces son diferentes a los de las facturas ocasionando retrasos en la aceptacin de la mercanca. 3) Cotizaciones; Debe exigir al proveedor que sean reales ya muchas son los promediadas y cuando facturar cambian los precios a los montados en las Ordenes de Compras. 4) Autorizacin al proveedor: Mejorar respuesta por parte de los solicitantes.5) Pedido: Es Excelente, ya que una vez generada la Orden de Compra enva corro al proveedor para que proceda a traer el material solicitado.6) Cita Programada: Mejorar fechas.7) Prestacin servicio: Mejorar tiempos de respuesta del proveedor ante la generacin de la Orden de Compra.

b) RECEPCION DE MERCANCIAS1) Radicacin documentos: Mejorar la organizacin y recepcin en el almacn de los documentos, as como en portera para indicar a cual almacn deben ir si al de la MP6 o MP7. 2) Verificacin de rdenes de compra: Se realiza de forma correcta, buen tiempo de ejecucin. 3) Recepcin del vehculo: En la Zona Franca se debe mejorar en la entrada y verificacin de carga por parte del Usuario Operador y Dian, en la MP6 est bien ejecutado. 4) Descargue de mercanca: Falta de montacargas para realizar descargues de materiales pesados (ms de 30 kg.)5) Entrega de documentacin: Bien ejecutado.

c) INFORMACION EN ALMACENAMIENTO1) Estibado: Ejecucin correcta. 2) Identificacin: Buscar mejoramiento, alternativa impresin de stickers o rtulos por medio de impresora cebra (Especializada para rtulos)3) Muestreo: Ejecucin correcta. 4) Ubicacin: Ejecucin correcta, se puede mejorar mediante la utilizacin de dispositivos mviles conectados a SAP, como PDAs.

d) INFORMACION EN ALISTAMIENTO1) Facturacin: Ejecutado de forma correcta, se puede mejorar mediante vales con cdigos de barras que permitan la lectura con los PDAs mejorando procesos de descargues y cargues en el sistema, todo de forma automtica. 2) Picking: Mejorar tiempos de desplazamiento, reubicacin de estanteras. 3) Packing: Ejecucin correcta. 4) Rotulacin: Implementacin de impresora para stikers.

e) INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA1) Zonificacin: Reubicacin de materiales para permitir una mejor zonificacin de estos, mejorando tiempos y movimientos de repuesta. 2) Cargue: Es necesario la asignacin de una montacargas solo para el almacn ya que los tiempos para esta labor son muy demorados ocasionando quejas y reclamos de las distintas reas. 3) Remesa: Cargas y descargues automticos en el sistema mediante lectura de cdigos de barras en la documentacin, generacin de vales por Work Flow.

f) INFORMACION EN LOS INVENTARIOS1) Inventario cclico: Utilizacin de dispositivos mviles para la lectura de stikers y cdigos de barras de materiales mejorando los tiempos en la realizacin de estos inventarios. 2) Inventario Fiscal: Implementacin de PDAs y dispositivos mviles para su realizacin.

2. Mediante una matriz (tabla) identifique y describa el flujo de informacin que contempla cada proceso logstico (Ej. Compras: orden de compra, solicitud de cotizacin con proveedores, seleccin de proveedores, negociacin, etc.).FLUJO DE COMPRAS

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Solicitud de PedidoUna solicitud de pedido es una peticin u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. La solicitud de pedido pasa por una estrategia de liberacin que consiste en la aprobacin por parte del ingeniero del rea y del gerente de la planta.

Orden de compraEs un documento el cual nos da la autorizacin para realizar la entrega de la mercanca, O de recibirla de algn proveedor en nuestros almacenes. Todas las facturas que se reciben deben ir con su respectiva Orden de Compra y se debe verificar que vaya para el centro correspondiente en este caso corresponde a l CO06 para la planta Cjica y CO05 para la planta Zona Franca Cjica.

CotizacionesEs un documento en el cual los diferentes proveedores envan los precios de un material especfico o un servicio, para ser evaluados por el rea de Compras y seleccionar un proveedor. En el caso de familia las cotizaciones son enviadas a los Jefes de rea quienes seleccionan el proveedor deseado y lo establecen en la solicitud de pedido.

Autorizacin al proveedorEs al cual se le da el visto bueno para hacer la entrega del pedido con su respectiva orden de compra. La autorizacin llega al proveedor por correo electrnico automticamente al generar la orden de compra.

PedidoPeticin de compra que un cliente hace a un proveedor para que ste le suministre los bienes o servicios solicitados. Este es generado por el comprador por medio de SAP R/3, permitiendo llevar un control de los materiales recibidos y faltantes por pedido.

Cita ProgramadaEs la fecha en la cual el proveedor debe hacer entrega del pedido en el almacn general. Esta fecha generalmente lo define la persona que hace la solicitud, donde establece la fecha adecuada de recepcin de materiales teniendo en cuenta sus necesidades.

Prestacin servicioEl proveedor se dispone a cumplir con la entrega de nuestra orden de compra en el plazo de tiempo acordado previamente. Generalmente el proveedor tiene mximo 7 das hbiles para cumplir con la entrega del pedido en las compras nacionales y 45 das mximo en las compras de importados.

FLUJO EN RECEPCION DE MERCANCIAS

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Radicacin documentosProceso por el cual hacen entrega de los diferentes documentos, para la aceptacin del pedido y hacer el respectivo pago al proveedor. Siempre se debe recibir facturas, solo los quimios mayores (Perxido, Soda Caustica y cido Sulfrico) se reciben con remisiones. La entrega de facturas se realiza el mismo da de la entrega donde se verifica segn la Orden de Compra, las facturas de qumicos mayores se radican en administracin documental y luego se enva por medio de Work Flow (sistema interno de mensajera de SAP) por donde se les da aceptacin.

Verificacin de rdenes de compraProceso en el cual se compara la informacin contenida en las facturas, remisiones y otros documentos contra la orden de compra en sistema para verificar que es la mercanca que se est solicitando. Se verifica la Orden del sistema versus factura, se comparan precios y cantidades, si todo est de acuerdo a la Orden se recibe, si los precios son diferentes se informa a compras donde autorizan la recepcin o no del producto.

Recepcin del vehculoEs cuando se verifica el estado del vehculo, precintos o sellos de seguridad y que el vehculo este en muy buenas condiciones. En el caso de compras nacionales son vehculos del proveedor de los cuales se descargan materiales previo pesaje, en el caso de importaciones se realiza verificacin de la mercanca y del estado en que llega, as como referencias y pesos.

Descargue de mercanca Proceso en el cual se verifica el estado de la mercanca, debe estar en ptimas condiciones, bien embaladas y protegidas. En el caso de las importaciones si tiene novedad se realiza la toma de evidencias fotogrficas, y se informa al Ingeniero que solicito dicho material quien da autorizacin o no para el descargue, en el caso que se autorice el descargue se proceder y se deja aislado donde ser revisado por personas del rea que solicita y darn su veredicto sobre el estado del material, en el caso que el dao no afecte el material se ingresa al stock del almacn y da aceptacin, si el dao es muy grave y no permite el manejo del material se informara al comprador de importados quien informara la novedad al proveedor y se proceder a evaluar el proceso a seguir.

Entrega de documentacin Despus que se verifica la mercanca se procede a sellar y entregar los respectivos documentos como facturas, remisiones, certificados de calidad que soporten al proveedor la recepcin de la mercanca. Al proveedor solo se le entrega una copia de la factura sellada y firmada, No se le firmara ningn otro documento.

FLUJO DE INFORMACION EN ALMACENAMIENTO

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EstibadoLa mercanca que recibamos la debemos estibar en pallets de madera o plstico segn sea el tipo de carga y basndonos en los pictogramas de las cajas. Generalmente la mercanca ya viene estiba y politizada, los qumicos vienen en canecas las cuales se estiban y en izo tanques.

IdentificacinEl pallet se debe identificar con un rotulo donde describa nombre del producto, lote, fecha de vencimiento bsicamente. Para cada material del almacn (repuestos, qumicos, material de empaque, materia prima) existe un sticker especial para marcarlo segn su tipo y origen.

MuestreoEl departamento de calidad a travs de su proceso calcula una determinada cantidad de mercanca para el estudio y as asignarle el status de calidad respectivo (cuarentena, aprobado o rechazado). Una vez llegan los qumicos calidad hace un muestreo y da su aprobacin si el qumico se puede utilizar, en el caso de materias primas el muestreo se hace en el mismo descargue si es aprobado se acepta e ingresa al inventario en el caso contrario se devuelve el vehculo con todo el material originando un acta de rechazo, este mismo procedimiento se realiza con los qumicos, en el caso de los repuestos los verifica el solicitando y da su aprobacin si es rechazado simplemente se devuelve al proveedor.

UbicacinLa persona encargada de la ubicacin de la mercanca debe tener un formato especial ya estipulado y haciendo uso de los recursos ubica fsica y virtualmente la carga en estantera. Cuando un material es aprobado se da aceptacin en el sistema y se procede a dar ubicacin en el sistema segn ubicacin fsica; la ubicacin fsica se da de acuerdo a la maquina en que va instalado y al rea que solicita el material.

FLUJO DE INFORMACION EN ALISTAMIENTO

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FacturacinProceso por el cual nuestros clientes nos generan pedidos para abastecimiento. En el almacn de repuestos, qumicos, material de empaque y materias primas se realiza mediante un vale de requisicin el cual debe ir completamente diligenciado y con una firma autorizada del team leader del rea o ingeniero. Con este vale se realiza en el sistema la descarga o cargue de materiales a cada rea, logrando actualizar el inventario.

PickingAlistamiento de pedidos. Se da cuando se obtiene el vale y se procede a buscar en el sistema y luego se va a la ubicacin fsica para retirarlo y entregarlo a quien lo solicita.

PackingEs el proceso por el cual se revisan y empacan los pedidos alistados, teniendo en cuenta las caractersticas de los productos. Los productos en su recepcin ya tienen embalaje o empaque e ingresan as al stock del almacn, por lo tanto a la hora de su despacho no se hace necesario realizar un empaque.

RotulacinProceso final de este flujo donde se generan unos rtulos de acuerdo a la cantidad de cajas de cada pedido los cuales deben llevar informacin tales como direccin del destinatario, ciudad, nombre de contacto, numero de cajas del pedido etc.

FLUJO DE INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA

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ZonificacinSe alistan los pedidos de acuerdo al destino, zona geogrfica, departamento o cuidad al cual van dirigidos. En el almacn se alistan segn el rea o dependencia que la solicita, una forma de verificar para que rea es por la visualizacin de la ficha tcnica del material en SAP R/3.

CargueSe evala el vehculo para que cumpla con las condiciones ptimas para el traslado de la mercanca. Se tiene presente la capacidad del vehculo. A excepcin de los repuestos livianos, los dems materiales se movilizan con montacargas.

RemesaEs un documento en el cual se relacionan los materiales enviados en el vehculo de transporte. Esto se hace mediante el cargue o descargue del material en el sistema SAP R/3, es importante la actualizacin diaria del sistema para evitar novedades en los inventarios.

FLUJO DE INFORMACION EN LOS INVENTARIOS

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Inventario cclicoEs un inventario realizado semanalmente en el cual solo se realiza inventario a un grupo especfico de materiales o categora y con ms frecuencia en artculos de alta rotacin. Se realizan teniendo en cuenta los materiales que han tenido movimientos, esto se sabe de acuerdo a los descargues en el sistema donde nos informan los materiales que han sido modificados en su cantidad por da, semana o mes. Los inventarios de qumicos y material de empaque se realizan a diario, por ser crticos para los procesos de la empresa por sus puntos de pedido.

Inventario FiscalEs el inventario que se realiza una vez al ao para evaluar las perdidas y costos de los materiales. Este inventario generalmente es realizado a finales de mayo y se realiza el cruce con SAP por parte del rea de costos.