DIRECCIN NACIONAL

OFICINA DE TELEMATICA

MANUAL DE USUARIO RADICAR DAR RESPUESTA A DOCUMENTOS PENDIENTES

PROCESO PARA USUARIOS FINALES

El usuario final que tiene asignado una comunicacin oficial para dar respuesta debe elaborar el oficio y enviarlo fisicamente a el encargado o que tiene la facultad de realizar y producir respuestas a comunicaciones oficiales salidas, debe realizar en RADICAR el siguiente proceso:

1. Efectuar e imprimir el oficio de respuesta:

2. en el sistema RADICAR el usuario que tiene el documento asignado en su bandeja DOCUMENTOS PENDIENTES USUARIO debe hacer clic sobre el radicado a contestar o el que desea descargar.

Al final se debe colocar el nmero radicado de entrada al cual se le est dando respuesta

1. Se abre el documento y si es un usuario final, es decir que no es responsable del manejo de la correspondencia en su GRUPO, AREA, SECRETARIA PRIVADA GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL debe hacer un comentario en el campo INFORMACIN COMPLEMENTARIA.

2. En el campo DEPENDENCIA/ENTIDAD DESTINO se seleciona la dependencia encargada de correspondencia segn sea el caso y presiona la tecla TAB CLIC sobre el campo INFORMACION COMPLEMENTARIA del teclado para que muestre el responsable de correspondencia asignado de cada Grupo, Area, Sepri o Gestion Documental.

HACER COMENTARIO PARA REDIRECCIONAR A RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA

3. Una vez diligenciado los campos DEPENDENCIA/ENTIDAD DESTINO, RESPONSABLE EN DEPEDENCIA e INFORMACION COMPLEMENTARIA el usuario debe hacer clic sobre el boton REDIRECCIONAR.

Con este ejercicio el documento desaparece de la bandeja DOCUMENTOS PENDIENTES USUARIO y le va a llegar o aparecer en la bandeja del destinatario para que radique el oficio de respuesta impreso anteriormente y lo digitalize.

PROCESO PARA RESPONSABLES DE CORRESPONDENCIA SECRETARIAS

Como Utilizar el nuevo BOTON de DAR RESPUESTA

El usuario encargado o que tiene la facultad de realizar y producir respuestas a comunicaciones oficiales salidas y despues de firmado el oficio fisico, lo debe registrar en RADICAR, asi:

1. Buscar el numero de radicado impreso en el oficio fisico al que se le dara respuesta VER EJEMPLO,

Ir por la opcion de la bandeja DOCUMENTOS PENDIENTES USUARIO y digitar el numero de radicado y hacer clic en el campo BUSCAR.

2. Si el documento es encontrado aparece un solo registro de radicacion y se debe hacer doble clic sobre el radicado, luego ir al boton DAR RESPUESTA

3. El sistema muestra automaticamente la ventana RADICAR PRODUCIDAS (SALIDAS), donde el usuario debe registrar la informacion del oficio impreso.

4. Una vez terminado el registro del documento de respuesta se da clic sobre el botn RADICAR y el sistema genera el numero de radicado.

5. Despus de radicar el oficio el usuario debe digitalizar el documento de salida, para este caso en cada GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL de las DIRECCIONES, OFICINAS ASESORAS, las cuales cuentan con un escner para realizar este proceso.

MANUAL DE USUARIO RADICARDAR RESPUESTA A DOCUMENTOS PENDIENTES