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RADURIADELAiCION
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR LOSINSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y EN APOYO ALFORTALECIMIENTO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN-PGN
JULIO 2018
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR LOSINSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y EN APOYO ALFORTALECIMIENTO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN-PGN.
1. INTRODUCCIÓN
En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, Artículo 25, Numerales 7 y 12 modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de2011, la Ley 1150 de 2007, La Ley 1882 de 2018 y el Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.1.2.1.1, los siguientes son los estudiosy documentos previos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, el pliego de condiciones yel contrato del proceso de contratación que tiene por objeto CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA ELABORARY ACTUALIZAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL YEN APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN-
2. DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica Lostérminos definidos son los utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizadosOtros términos deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en el Decreto 1082 de 2015. Los términos nodefinidos a continuación deben entenderse con su significado natural y obvio.
DEF
ACTA DE INICIO
ACTA DE CIERRE DEL
EXPEDIENTE
ACTO ADMINISTRATIVO
DE ADJUDICACIÓN
ADENDA
ADICIÓN
CDP (Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal)
CLÁUSULA
CONTRATISTA
CONTRATO
INICIONES GENERALES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se dejaconstancia de que se han cumplido los requisitos de ejecución del contrato y se estipula lafecha de inicio del plazo pactado. Será obligatoria cuando así se establezca en la minutacorrespondiente.
Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o lascondiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, laEntidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso deContratación.
Es el documento por el cual la Entidad manifiesta su voluntad inequívoca de adjudicar odeclarar desierto el proceso de selección. Para las licitaciones públicas se expedirá unaResolución, para las demás modalidades de selección dicha voluntad se expresará en elacta correspondiente, salvo en la contratación directa, en la que se proferirá el acto
administrativo de justificación o el correspondiente documento de estudios previos.
Este acto es definitivo y no admite recurso, de manera que solo puede impugnarse ante lajurisdicción contenciosa administrativa.
El acto de adjudicación es irrevocable, salvo que dentro del plazo comprendido entre laadjudicación del contrato y su suscripción sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad osi se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso
en el cual, la Entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo30 de la Ley 80 de 1993.
Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia públicaDocumento por medio del cual la Entidad modifica los pliegos de condiciones
Modificación al contrato que consiste en la ampliación a su valor.
Es el documento que deja constancia de la asignación de recursos de un determinadorubro del presupuesto de la Entidad con el fin de destinarla a la selección de un contratistaen un proceso determinado, y cuya función o propósito es reservar recursos
presupuéstales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto
o un programa específico, con el cual dicho proyecto o proqrama se pueda llevar a cabo
Estipulación plasmada dentro de una minuta de un contrato que hace referencia a las
prestaciones, obligaciones o disposiciones a cargo de las partes para dar cumplimiento alobjeto del negocio celebrado.
Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, quesuscribe un contrato estatal.
Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que
celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derechoprivado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de lavoluntad.
CONTRATO DE
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
CLASIFICADOR DE
BIENES Y SERVICIOS
ENTIDAD ESTATAL
ESTUDIOS PREVIOS
GARANTÍAS
INFORME DE EVALUACIÓN
INFORME DEL
INTERVENTOR 0
SUPERVISOR
INTERVENTORA 0
SUPERVISIÓN
MINUTA
MIPYME
OFERTA
PGN
PAC
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES (PAA)
PLAZO DE EJECUCIÓN
PLIEGO DE CONDICIONES
PROPONENTE
REGISTRO
PRESUPUESTAL(RP)
RESOLUCIÓN DE
APERTURA
Son los celebrados por la Entidad para desarrollar actividades relacionadas con laadministración o funcionamiento de la Entidad.
Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios,conocido por las siglas UNSPSC.
Cada una de las entidades: a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; b) a
las que se refiere los artículos 10,14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y c) aquellas entidades
que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las
normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Son los estudios, análisis y trámites, debidamente documentados, que sirven de soporte
para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, pliegos definitivos y del
contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, pueda
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.1
Mecanismos de cobertura del riesgo, expedidas en los términos de la normatividad
vigente, otorgada por los eferentes o por el contratista a favor de la Entidad contratante.
Documento en el que los miembros del comité o comités designados, consignan el
resultado de la verificación de la capacidad de los oferentes y de ponderación de las
propuestas recibidas en el trámite de los procesos de selección adelantados por laEntidad.
Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un contrato da cuenta a la
Entidad sobre la ejecución material y financiera del negocio jurídico, pudiendo dar a
conocer situaciones irregulares o dificultades que ameriten la adopción de medidas
administrativas o judiciales para salvaguardar los intereses de la Entidad y el erariopúblico,
Figura jurídica establecidas para que las entidades públicas cumplan el deber de
vigilancia, control y seguimiento de la ejecución de los contratos estatales que propende
por la satisfacción del interés general y la salvaguarda de los recursos públicosinvolucrados.
Documento que suscriben las partes para dejar constancia de las condiciones de
ejecución de un contrato (tales como objeto, valor, plazo, forma de pago, obligaciones,
garantías, sanciones, domicilio, responsables de seguimiento y control, información
presupuestal, requisitos de perfeccionamiento y legalización, entre otras) o de las
modificaciones que se efectúan a su contenido original (adición, prorroga, otrosí,modificación).
Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
Es la propuesta presentada a al PGN por el interesado en ser el Contratista del Proceso
de Contratación objeto de los presentes estudios previos
Procuraduría General de la Nación
Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través
de un periodo de tiempo anual que se deba tener para cumplir unos compromisos
adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.
Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan
de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de
planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar
en los términos del título 1 del Decreto 1082 de 2015.
Es el tiempo específico en el que se debe ejecutar el objeto del contrato, fuera del cual
ello ya no será posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contratarse desde
la fecha en la cual se cumplan los requisitos de ejecución, o desde aquella en que se
suscriba el "acta de inicio", para el efecto, el contrato correspondiente señalará la
condición para iniciar su contabilización.
Es el acto administrativo que contiene los requisitos objetivos de participación en un
proceso de contratación cuando implica convocatoria pública, en el que se definen, entre
otros aspectos, las reglas de verificación de capacidad de los oferentes y de evaluación
de las ofertas, las causales de rechazo de los ofrecimientos, el cronograma del proceso,
los mecanismos de comunicación con la administración, las condiciones del contrato a
celebrar etc. Hacen parte del pliego de condiciones y de la invitación pública las adendas,
aclaraciones y respuesta a observaciones.
Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta
(unión temporal, consorcio y promesa de sociedad) que aspira a celebrar contratos con la
PGN y presentar para ello, de manera formal, una oferta.
Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el
perfeccionamiento y legalización del contrato.
Es un acto administrativo mediante el cual se da inicio al proceso de contratación, cuando
se requiera la convocatoria pública, señala el término del proceso de selección.
Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación - Versión 1
RIESGO
RUP
SECOP
SIIF
SUPERVISOR
VEEDURÍAS CIUDADANASEN LA CONTRATACIÓN
ESTATAL
TRM
Evento que se puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
Registro Único de Proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los
interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley
1150 de 2007
Sistema Integrado de Información Financiera
Servidor público responsable de efectuar el seguimiento integral, es decir, técnico,
administrativo, financiero, contable y jurídico de un contrato, cuando no se requieren
conocimientos especializados.
Son organizaciones sociales, establecidas conforme la ley, que pueden adelantar la
vigencia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso
de contratación.
TRM es un indicador económico que revela el nivel diario de la tasa de cambio oficial en
el mercado spot de divisas colombiano. Corresponde al promedio aritmético de las tasas
promedio ponderadas de compra y venta de divisas de las operaciones interbancarias y
de trasferencias desarrolladas por los intermediarios del mercado cambiario que se
encuentran autorizados en el Estatuto Cambiario. La Superintendencia Financiera de
Colombia tiene la obligación de calcular y certificar la TRM y divulgarla al mercado y al
público en general, conforme a lo dispuesto en el articulo 80 de la Resolución Externa No.
08 de 2000 expedida por la Junta Directiva de Banco de la República, modificada por la
Resolución Externa No. 20 de 2015, la metodología establecida por el Banco de la
República mediante Circular Reglamentaria DODM-146, Artículo 93 del Decreto 4327 del
25 de Noviembre de 2005, Resolución No. 0416 del 03 de marzo de 2006 de la
Superintendencia Financiera de Colombia.
DEFINICIONES TÉCNICAS2
BANCO TERMINOLÓGICO -BT
CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
INVENTARIO
DOCUMENTAL-ID
MODELO DE REQUISITOS
PARA G.D.E. -MR
PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS - PINAR
PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL-PGD
TABLAS DE CONTROL DE
ACCESO-TCA
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL-TRD
Instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series,
subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras
terminológicas.
Instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una
institución.
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.
Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de
la gestión de documentos electrónicos de la entidad.
Instrumento que sirve para la planeación de la función archivística, el cual se articula con
los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplica
a los documentos.
Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PRETENDE SATISFACERCON LA CONTRATACIÓN.
El Decreto Ley 262 de 2000 establece en el artículo 7, numerales 7 y 49 respectivamente, que son funciones del Procurador
General de la Nación: "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarias para el
funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley" y "Administrar los bienes y recursos destinados
al funcionamiento de la Procuraduría General de la Nación". Asimismo, establece en el Artículo 19, numeral 5 como función de la
División de Documentación: "Elaborar y difundir mecanismos y procedimientos para la aplicación de normas técnicas actualizadas
en procesamiento de información y en la utilización de recursos tecnológicos adecuados para su almacenamiento y recuperación".
Mediante Resolución No. 264 de 13 de julio de 2000, se adoptó la Tabla de Retención Documental como directriz a nivel nacional
para la producción, recepción, trámite, conservación y disposición final de los documentos, de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional prevista en la Ley 201 de 1995.
2 Definiciones tomadas de http://www.archivoqeneral.qov.co/politica/instrumentos-archivisticos. consulta del 24 de julio de 2018 a las
8:33 am
Con las Resoluciones No.093 de 2008 y No. 593 de 2017, fueron actualizadas las Tablas de Retención Documental de la Entidad,
encontrándose vigente el acto administrativo del 2017.
La Resolución No. 361 de 2006 establece el Sistema de Gestión de Control y Calidad Documental de la entidad, como una
herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir, facilitar, verificar y conservar los fondos documentales
desde el momento de su generación, utilización y posterior conservación. El sistema está enfocado a garantizar la búsqueda de la
documentación de una manera rápida, establecer el control de utilización y evitar el deterioro o pérdida de la información, vital
para el cumplimiento de los fines misionales y apoyo de la institución.
En el marco de la Ley 594 del 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".,
así como lo establecido en el Decreto 2609 de 2012 en su articulo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental:
"La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los instrumentos archivísticos", la Ley 1712 de 2014
"Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones", y el Plan Estratégico de la PGN 2017-2021, "por una procuraduría ciudadana", se requiere disponer de
instrumentos de administración documental, en aras de mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión documental,
procedimientos, planes, objetivos y demás acciones que garanticen el fortalecimiento de la gestión institucional.
Los Instrumentos archivísticos se constituyen en una herramienta administrativa que permite la gestión de la información y
documentación definiendo su vida útil con relación a los valores administrativos, legales, de reserva e históricos, contenidos enestos.
Por lo anterior la Procuraduría busca a través del proceso de contratación elaborar los instrumentos archivísticos que se requieran
y actualizar los ya existentes en la PGN, para su aplicación en todas las dependencias a nivel central y territorial, con el fin de
garantizar la conservación y acceso a la información de manera, integra, autentica y oportuna; así como la preservación de la
memoria institucional.
En consideración a la normatividad anteriormente mencionada, los instrumentos archivísticos a elaborar y/o actualizar son lossiguientes:
a. Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD)
b. Elaboración del Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
c. Elaboración del Plan Institucional de Archivos -PINAR
d. Elaboración del Banco terminológico de series, subseries y tipos documentales.
e. Elaboración de Tablas de control de acceso para identificación de condiciones de acceso a los documentos.
Las entrevistas o visitas que se requieran para la construcción o actualización de los instrumentos se realizarán de manera
presencial en la ciudad de Bogotá y de forma virtual a funcionarios ubicados en las dependencias territoriales.
En desarrollo del principio de selección objetiva y transparencia, la Procuraduría a efectos de satisfacer la necesidad planteada
adelantará el proceso a través de Selección Abreviada de Menor Cuantía, expedida el 30 de julio de 2018una vez verificados los
perfiles de los empleos que integran la planta de personal de la Entidad que se encuentran en el "Manual de Funciones y Requisitos
por Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de
Estudios del Ministerio Público" y la planta de cargos, estos son inexistentes para atender la necesidad de contar con los servicios de
No. (3) profesionales en Ciencias de la Información y la documentación y/o Bibliotecología y Archivística con experiencia profesional
mínima de tres (3) años en proyectos de gestión documental, hayan tenido por objeto o hayan incluido en su alcance la elaboración
de Instrumentos Archivísticos, para dar cumplimiento a las necesidades de elaboración y/o actualización de los instrumentos
archivísticos de la PGN a nivel Nacional, con el fin de garantizar la conservación y acceso a la información de manera íntegra,
auténtica y oportuna.
3.1. CLASIFICACIÓN UNSPSC
El objeto del presente Proceso de Contratación está codificado en el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (Versión
14 del UNSPSC)3 con el tercer nivel, como se indica a continuación:
CLASiFICADOR DE SIENES Y SERVICIOS
GRUPO
T-"s"ERvTcibs~
SEGMENTO
80~ "Servicios de Gestión, Servicios
Profesionales de Empresa y Servicio!
Administrativos
FAMILIA CLASE
8010
Servicios de asesoría
en gestión
801016
Gerencia de
Proyectos
PRODUCTOS
80101604
Planificación o
administración de
proyectos
3 https://www.colombiacompra.qov.co/clasificador-de-bienes-v-servicios
801015
Servicios de
consultaría de
negocios y
administración
corporativa
80101505
Desarrollo de
políticas u
objetivos
empresariales
3.2. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
La Contratación del servicio para elaborar y/o actualizar los instrumentos archivísticos en el marco de la política de gestióndocumental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivística en la Procuraduría General de la Nación-PGN Seencuentra enmarcado en el Plan Estratégico Institucional «Poruña Procuraduría Ciudadana» para el periodo 2017-2021, de la
EJE
3. Gestión para un "Estado Moderno yen Paz
" |" OBJETIVO ESTRATÉGICO,cm,uun_ | OBJETIVO ESTRATEG!CO_ i OBJETÍVOESPECÍFICO
un Estado Moderno v 3. Loarar una oraani7arinn~artiniiiaHa u T^ñir^Tñw r ~zr~xr.—jr~"~:rr-
"l
3. Lograr una organización articulada y
fortalecida con liderazgo, transparencia,
sinergia territorial y gestión inteligente
para recuperar la confianza ciudadana
Implementar 1 modelo de gobierno
corporativo con transparencia, basados
en la comunicación multinivel e
inteligente y en los principios de estadoabierto.
El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios y la ciudadanía en general en el linkhttp://www.Drocuraduria.aov.co/portal/Dlaneacion/control/aestionestrateaica/Dlanestrateaicoinstitiicinnal
ria uZlV Pro9raHmadetGestiókn Documental de la PGN, la alta dirección está comprometida con el mejoramiento de todos yk>s ciudadanos prOCedimientos archlvlstlc°s Y documentales de la Entidad, mediante los cuales se busca brindar satisfacción a
ESPECFICACONES TÉCNICAS, ACTMDADES ESPECÍFICAS
4.1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
Contratar la prestación de servicios, para elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos en el marco de la política de gestióndocumental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivística en la Procuraduría General de la Nación-PGN.
4.1.1. ESPECIFICACIONES ESCENCIALES O CONDICIONES MÍNIMAS
Para efectos del cumplimiento del contrato, se debe tener en cuenta que el proponente seleccionado se obliga a cumplir, ademásde las obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato, las derivadas de las disposiciones legales vigentes que regulan su
actividad y las condiciones técnicas establecidas en el Anexo Técnico, documento que hace parte integral del presente estudio.
4.1.2. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
Conforme con la descripción del objeto, el tipo de contrato que se pretende celebrar es de Prestación de Servicios el cual sedefine en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y consiste en "Son contratos de prestación de servicios los quecelebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidadEstos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal deplanta o requieran conocimientos especializados.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamenteindispensable".
5. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOSJURÍDICOS:
La determinación de la modalidad de selección del contratista se establecerá en razón a las características y naturaleza del bien oservicio, o en razón a su cuantía, atendiendo a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la AdministraciónPública.
En desarrollo de lo previsto en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y teniendo en cuenta la necesidadque se pretende satisfacer, la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a la modalidad de Selección Abreviada deMenor Cuantía conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015
Teniendo en cuenta que el servicio para elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos en el marco de la política de gestióndocumental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivística en la Procuraduría General de la Nación-PGN, se ajusta a las
necesidades propias de la Entidad, en aras de mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión documental,
procedimientos, planes, objetivos y demás acciones que garanticen el fortalecimiento de la gestión institucional, se estima que el
presupuesto calculado para la contratación es de TRECIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y
SIETE MIL DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS M/CTE. ($392.697.238), IVA incluido, monto que no supera la menorcuantía de contratación, de acuerdo con el presupuesto de la Procuraduría General de la Nación para el año 2018 (650 SMLV)
equivalentes a QUINIENTOS SIETE MILLONES OCHOCIENTOS SIETE MIL TRECIENTOS PESOS M/CTE. ($507.807.300)Valor que incluye todos los gastos, y todos los tributos que se generen con ocasión a la celebración, ejecución y liquidación del
contrato; por lo tanto no procede la aplicación de ninguna de las causales señaladas para las modalidades de concurso de
méritos, contratación directa o contratación de mínima cuantía, razón por la cual la modalidad de contratación a aplicar es la de
selección abreviada de menor cuantía, de acuerdo con lo consagrado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 Ley 1882 de 2018y el Decreto 1082 de 2015.
Adicionalmente, no se trata de bienes con características técnicas uniformes teniendo en cuenta que son servicios que no se
prestan en igualdad de condiciones a quienes los requieren, ya que estos dependen del que demanda el servicio; es por estarazón, que se requiere de la ponderación de factores de calidad y precio.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.4.2.2., en los procesos de licitación pública,selección abreviada y concursos de méritos, cuyo valor sea inferior a CIENTO VEINTICINCO MIL DÓLARES (US$125.000) DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos (2) años elMinisterio de Comercio, Industria y Turismo, la convocatoria se podrá limitar a Mipymes y se seguirán las reglas del citadoartículo, en cuanto a número de manifestaciones y plazos para presentarla.
En virtud de la información reportada en la página www.colombiacompra.Qov.co". el umbral para convocatorias limitadas aMypimes es de $377.079.000,00, según datos suministrados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, vigente hasta el31 de diciembre de 2019.
Teniendo presente lo anterior y en atención a que el presupuesto de este proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantíaequivale a TRECIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS TREINTA Y
OCHO PESOS M/CTE. ($392.697.238), no se encuentra dentro del umbral antes mencionado, la convocatoria no es susceptiblede ser limitada a Mipymes.
Para la selección del contratista, la Entidad aplicará los principios de economía, transparencia, responsabilidad contenidos en laLey 1150 de 2007 los postulados que rigen la función administrativa.
5.2. VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA RESPECTIVA CONTRATACIÓN
Para determinar el presupuesto oficial de la presente contratación, la División de Documentación procedió a realizar un estudio demercado, solicitando a las siguientes empresas, la cotización del servicio requerido, para lo cual se les remitieron lasespecificaciones técnicas y el formato de oferta económica con el fin de diligenciar los valores de la respectiva oferta.
EMPRESA
NACIONAL DE ARCHIVOS
DOCUFILE S.A.S
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SERVICIOSSYSFOTEC
INFORMÁTICA EL CORTE INGLES
CONTROL ONLINE
SKAPHE TECNOLOGÍA
CONTACTO/CORREO ELECTRÓNICO
Fredy Camacho Guerrero - [email protected]
Carolina Pérez Hurtado - docufilesas(a)gmail.com
Rubén Darío Yaima - [email protected]
Yenny A. Celeita - [email protected]
Diana Contreras - [email protected]
6. ANÁLISIS DEL SECTOR
6.1. ASPECTOS GENERALES
Este proceso está orientado a seleccionar un CONTRATISTA que preste servicios para elaborar y actualizar los instrumentosarchivísticos en el marco de la política de gestión documental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivística en laProcuraduría General de la Nación-PGN, existiendo una amplia variedad de organizaciones privadas que ofertan dichos servicios.
Dando continuidad al esfuerzo permanente de modernización y fortalecimiento institucional, la División de Documentación de laPGN, realizó el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal,
4 https://www.colombiacompra.aov.co/compradores/comprador-publico. consulta del 24 de julio de 2018, 11:41 am
comercial, financiera, organizacional, técnica y de riesgo, así como el conocimiento de los posibles oferentes.
Para la vigencia 2017-2021 la PGN en su Plan Estratégico Institucional; eje N° 3: Gestión para un Estado Moderno, establece unameta para Implementar un modelo de gobierno corporativo con transparencia, el cual contribuirá al logro de una orqanizaciónfortalecida. En atención a estos criterios se actualizarán los instrumentos archivísticos de la PGN.
6.1.1. ANÁLISIS COMERCIAL Y ORGANIZACIONAL
Para el análisis de la perspectiva comercial y organizacional y teniendo en cuenta los elementos a contratar en el presenteproceso, se toma como base información del Ministerio de Comercio Industria y Turismo5 y el DAÑE." Una caracterizacióngeneral del sector de servicios, es que dentro de las economías y en particular en casos como el de la colombiana tienden aíf Cfewc""'fnt°y Acrecimiento incidiendo sobre el resto de la economía, ya que cumple el rol de ser intermediario en laproducción de otros bienes. Asi en un contexto de globalización, donde priman acuerdos comerciales sobre productos o bienesderiva en un crecimiento y en una líberalización de los mismos".
™H!? ?',abt°rdM eieStUdi° del SectOr Servicios está determinada P°r s" ¡ntangibilidad, la particularidad, la importancia de lacapacidad intelectual, la dependencia que mantiene de las tecnologías y el tipo de mano de obra que actúa, puesto que demandael mejoramiento de la calidad de la educación en los países para realizar una medición adecuada, un buen manejo transaccional ylo mas importante una excelente relación entre prestador y cliente. Como elementos a tener en cuenta dentro del sector deservicios, es oportuno poner de presente algunas consideraciones generales que aplican al mismo, las cuales se ven reflejadasen los párrafos subsiguientes permitiendo señalar algunas características del sector de servicios de gestión documental enColombia. A diferencia de los bienes, los servicios tienen particularidades, en cuanto a su producción, regulación y comercio.
Las políticas públicas en Colombia están encaminadas a la aplicación intensiva de las TIC's mediante la masificación a nivelcuantitativo y también mediante el desarrollo de competencias a nivel de la comunidad, sector productivo y del Estado Lapresencia cada vez mayor de la tecnología de las comunicaciones, tiende a hacer más eficiente la gestión documental en todoslos ámbitos del sector privado y público. Al tener la gestión documental que sufrir un rediseño e imponiéndose la necesidad desurtirse un proceso de adaptación, revisión y ajustes de lo que es la gestión documental en la entidades públicas y privadas losproveedores de' bienes y servicios han venido imponiéndose al cambiar su objeto tradicional, diversificando su portafolio einvolucrando más herramientas archivísticas y TIC's.
Así como elementos gobernantes del sector se pueden adicionalmente señalar algunos. La producción comercialización yprestación de servicios de gestión documental, se enmarca en la automatización de los procesos y procedimientos de lasorganizaciones, orientados a la eficiencia, trayendo como consecuencia la vitalización y la necesaria accesibilidad a la misma apartir de soluciones flexibles y de gran movilidad, en un marco general que garantice la seguridad y respeto a la normatividad.
En este sentido el objeto de esta contratación hace parte del sector de servicios de la economía, el cual incluye todas aquellasactividades que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el funcionamiento de la economía Comoejemplos de ello tenemos el comercio, los restaurantes, los hoteles, el transporte, los servicios financieros, las comunicacioneslos servicios de educación, los servicios profesionales, el Gobierno, etc. Este sector se considera no productivo, puesto que no'produce bienes tangibles pero, sin embargo, contribuye a la formación del ingreso nacional y del producto nacional.6
Dentro del mercado se encuentra que el servicio de elaboración o actualización de Instrumentos archivísticos así como procesosde gestión documental bajo lineamientos archivísticos, es prestado por personas naturales o jurídicas, quienes a través deprofesionales en ciencias de la información, bibliotecología y archivística, Ingenieros de Sistemas, Administradores, abogadosespecializados en temas de gestión documental, realizan la respectiva elaboración o actualización de las herramientas'requeridasbajo la normatividad vigente.
6.1.2. ANÁLISIS TÉCNICO
Para la buena consecución del objeto déla presente contratación se hace necesario tener en cuenta la normativa vigente quedeterminan el tratamiento técnico de los documentos públicos, en procura garantizar su organización, preservación y acceso.
La Procuraduría General de la Nación ha expedido actos administrativos con el fin de definir lineamientos generales de gestióndocumental y archivo, debido a su amplio acervo documental en lo que archivos centrales y de gestión se refiere, toda vez queviene produciendo en todas las regiones documentación de carácter disciplinaria y administrativa de muchos años atrás,documentos que requieren de tratamiento e intervención. Para llevar a cabo estos procesos, se requiere contar con herramientasy/o instrumentos archivísticos adecuados.
En este sentido, es necesario elaborar algunos instrumentos archivísticos que se requieren de manera prioritaria, así comoavanzar en la actualización de otros a saber:
Instrumentos archivísticos a actualizar y elaborar:
5 http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?íd=180336http://encicloped¡a.banrepcultural.org/index.php?title=Sectores_econ%C3%B3micos
1. Actualizar el Programa de Gestión Documental - PGD: En desarrollo de la Ley 1712 de 2014, en el Programa de Gestión
Documental se deben establecer los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución,
organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
2. Elaborar el Plan Institucional de Archivos-PINAR: Instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se
articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
3. Elaborar el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos en la PGN: Instrumento en el que se formulan
los requisitos funcionales y no funcionales para la gestión de documentos electrónicos de las entidades.
4. Elaborar el Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales: Instrumento Archivístico que permite la
normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
5. Elaborar las Tablas de control de acceso de la PGN: Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y
restricciones que aplican a los documentos.
6.1.3. ANÁLISIS REGULATORIO
Toda la regulación aplicable a la actividad de los proveedores y compradores asociados al tipo de proceso contractual están
definidos de manera general en la siguiente normatividad:
De acuerdo con la Ley 592 de 2000 (Ley General de Archivo) y sus decretos reglamentarios, el cual es concordante con la
normatividad vigente la cual se cita a continuación:
• Ley 527 de 1999: por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Acuerdo 060 de 2001 AGN: por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
• Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de
los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
• Ley 1437 de 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 103 de 2015: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones"
• Decreto 2609 de 2012: 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Normatividad
Reglamentación
Ley 80
Ley 590
Ley 850
Ley 1150
Ley 1474
Ley 1882
Decreto 4170
CONPES 3714
Decreto 019
Decreto 1082
Fecha
28 de octubre de 1993
10 de julio de 2000
18 de noviembre de 2003
16 de julio de 2007
12 de julio de 2011
15 de enero de 2018
03 de noviembre de 2011
01 de diciembre de 2011
10 de enero de 2012
26 de mayo de 2015
Denominación
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública
Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo
de las micro, pequeñas y medianas empresas.
Por medio del cual se reglamentan las veedurías ciudadanas
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones
orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la
Ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública
-Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y su
estructura.
Del riesgo previsible en el marco de la política de contratación
pública.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la Administración Pública.
Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de Planeación Nacional.
Manual de contratación de la PGN
Asimismo, el análisis de las retenciones e impuestos aplicables a este tipo de contratos son7:
- Retención en la fuente: Por Honorarios, Valor Base (100% del valor del contrato). Si el Contratista es Persona Jurídica
persona jurídica o asimilada, tarifa 11%. DUR 1625 Art. 1.2.4.3.1. Si es Persona Natural No declarante, tarifa 10%. (Art. 392
7 Consulta realizada 12 de junio de 2018 Grupo de cuentas
Inc. 3). Será tarifa 11%, para contratos que se firmen en el año gravable o que la suma de los ingresos con el agenteretenedor supere 3.300 UVT ($105.134.700 -UVT año 2017). DUR 1625 Art. 1.2.4.3.1. (Excepto, Autorretenedores).
- Retención de IVA, tarifa 15% (sobre el valor del 19% del IVA facturado). (Excepto Gran contribuyente).
- Retención de ICA en la ciudad de Bogotá, Código Actividad CIIU 9609, tarifa 0,966%, del valor antes de IVA.- No se aplica retención por estampilla a contratos realizados en el Distrito Capital
6.1.4 OTROS, COMPORTAMIENTO FINANCIERO E INDICADORES FINANCIEROS:
Para el análisis se incluye la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2017, Obtenida del Registro Único Empresarialy Social, Cámaras de Comercio RÚES8 de algunos proveedores identificados en el estudio de mercado.
Seguidamente se consolidó la información financiera la cual servirá de base para la determinación de los requisitos financieroshabilitantes, teniendo en cuenta la mayor o menor probabilidad de riesgo para la entidad, así como la relación de dependenciaentre el indicador y la ejecución del contrato.
NOMBRE
¡NFORMATlCA
DOCUMENTAL SAS
MACRO PROYECTO SAS
INDENOVA
GLOBAL TECHNOLOGY
SERVICES GTS SAS
COMPAÑÍA DE SERVICIOSARCHIVISTICOS Y
TECNOLÓGICOS SAS
IBISCOM LTDA
PROCESOS Y SERVICIOSSAS
CERTICAMARA S.A.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN YSERVICIOS SYSFOTEC
SKAPHE TECNOLOGÍA SAS
DOCUFILE S.A.S.
INFORMÁTICA EL CORTE
INGLES
SOLUCIONES EN REDES YSISTEMAS LTDA
SOLREDES LTDA
NEGOCIOS OPORTUNOSLTDA
INFORMÁTICA
DOCUMENTAL
IBM DE COLOMBIA
CONTROL ONLINE SAS
COMPAÑÍA COLOMBIANA
DE SERVICIOS DE VALOR
AGREGADO Y
TELEMÁTICOS COLVATEL
S.A. E.S.P.
SERTISOFT SAS
INFORMÁTICA
DOCUMENTAL
JARAMILLO PÉREZ Y
CONSULTORES
AOSCIADOS
SERVICIOS Y SISTEMAS
DE ARCHIVO E IMÁGENESCÍA SAS
GESCAD SAS
w
830083523
830033498
900696027
830060020
830080727
830107607
830102216
830084433
900069990
900234554
900306534
900387076
830045204
900146548
830083523
860002120
830041538
800196299
830015840
830083523
830041027
830103325
900772208
i
LIQUIDEZ
2,32
3,16
1,5
1,67
1,75
1,8
4,96
1,67
3,09
2,37
3,25
1,32
4,07
11,66
2,32
1,12
2,51
.2,28
2,37
2,32
2,66
7,69
3,5
EPDEUDAIMItNTO
45%
45%
61%
68%
62%
63%
47%
22%
20%
42%
30%
73%
91%
5%
45%
89%
49%
42%
69%
45%
51%
37%
39%
1 RAZÓN DECOBERTURA D£
IN~£RESES
5,43
12,53
4,25
31,42
4,86
3,67
5,05
72,85
2024
72,62
16,09
18,69
5,54
26,66
5,43
2,36
24,03
2002
2,01
5,43
5,82
17,27
25,69
RENTABILIDAD
SOBRE EL
PATRIMONIO
7%
45%
13%
13%
98%
10%
37%
13%
20%
58%
72%
17%
66%
36%
7%
72%
34%
16%
50%
7%
16%
10%
81%
RENTABILIDAD
SOBRE EL
ACTiVO
4%
24%
5%
4%
37%
4%
19%
10%
16%
33%
50%
4%
5%
34%
4%
7%
17%
9%
15%
4%
7%
6%
49%
' http://www.rues.orq.co/RUES Web/Consultas#: consulta realizada el día 8 de junio de 2018.
INGENIEROS CON
SOLUCIONES ÓPTIMASISSD LIMITADA
HELP FILE SAS
ZUCOM SAS
MANEJO TÉCNICO DE
INFORMACIÓN SA
TCHL CONSULTORIA YSERVCIOS SAS
GRUPO ASD SAS
DITOCORP SAS
IRON MOUNTAIN SAS
KOYAL TECHNOLOGIES
SAS
CARVAJAL TECNOLOGÍA YSERVICIOS SAS
804015297
900099225
900239761
900011545
900434060
860510031
900589969
860054781
800104772
890321151
PROCGEK
1,69
2,74
2,14
1,32
2,72
2,2
1,92
0,71
2,26
1,08
NDHUiDELAMN
45%
35%
46%
58%
50%
34%
40%
64%
42%
54%
8,35
6,49
1,59
4,59
279,87
4,44
2,83
-1
-0,08
24
29%
7%
15%
39%
21%
17%
27%
-5%
0%
1%
15%
4%
8%
16%
10%
11%
16%
-2%
0%
0%
Algunos proveedores identificados en e
NOMBRE
SISCORP DE
COLOMBIA SAS
NACIONAL DE
ARCHIVOS S.A.S.
SEARCHIVA
ADMINISTRACIÓN Y
ALMACENAMIENTO
TÉCNICO DE
ARCHIVOS LIMITADA
PROIGEST SAS
CONSULTORES
NACIONALES
ASOCIADOS
ARCHIVOS MICRO
ÓPTICOS
TECNOIMAGENES SA
ARCHIVISTICOS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
NIT
90008310
900101605
800205480
830022874
900481606
860091178
811003678
830049724
900400125
estudio de mercado no han renovado el RUP, como se evidencia en la siguiente tabla:
LINK
nttp.v/versíonanterior.rues.ors.co/RUES Web/c
onsultas/DetalleRUP?cod¡eo cámara orooonent
e=04&¡nscriDC¡on=000000041392
http://versionanterior.rues.org.co/RUES Web/c
onsultas/DetalleRUP?codigo_camara_proponente=04&¡nscripc¡on=000000045957
http://versionanter¡or.rues.org.co/RUES_Web/Consultas
http://versionanterior.rues.org.co/RUES_Web/c
onsultas/DetalleRUP?codigo_camara_proponent
e=04&inscr¡pcion=000000017380
http://vers¡onanter¡or.rues.org.co/RUES_Web/Consultas
http://vers¡onanterior.rues.org.co/RUES_Web/c
onsultas/DetalleRUP?cod¡go_camara_proponent
e=04&inscripc¡on=000000001985
http://versionanter¡or.rues.org.co/RUES_Web/Consultas
http://versionanter¡or.rues.org.co/RUES_Web/c
onsultas/DetalleRUP?codigo_camara_proponent
e=04&inscr¡pc¡on=000000022425
http://versionanterior.rues.org.co/RUES_Web/c
onsultas/DetalleRUP?cod¡go_camara_proponent
e=05&¡nscr¡pc¡on=000000012847
T~
CONSULTA
junio 7,
10:07 a.m.
JUNIO 6.
2:04 p.m.
junio 7,
10:14 a.m.
junio 7,
10:20 a.m.
junio 7,
11:29 a.m.
junio 7,
11:30 a.m.
junio 7,
11:31 a.m.
junio 7,
11:33 a.m.
unió 8, 8:33
a.m.
TESTADO
RUP
NO
RENOVADO
NO
RENOVADO
NO
INSCRITO
NO
RENOVADO
NO
NSCRITO
NO
RENOVADO
NO
NSCRITO
NO
RENOVADO
NO
ENOVADO
ANAYA &
CASTELLANOS
CONSULTORIAS SAS
ACAPELLA SAS
RADAR
INFORMACIÓN Y
CONOCIMIENTO EU
900434762
900503661
900255663
OEUNAGON
http://versionanterior.rues.org.co/RUES Weh/ronsurtas/DetalleRUP?cori¡sn cámara prnpnngnt
e=04&inscripcion=000000Q575Q3
http://vers¡onanterior.rues.org.co/RUES_Web/c
onsultas/DetalleRUP?cod¡go_camara_proponente=04&inscr¡pcion=000000054849
http://versionanter¡or.rues.org.co/RUES_Web/Consultas
junio 8, 8:39
a.m.
junio 8, 9:51
a.m.
junio 8, 9:52
a.m.
NO
RENOVADO
NO
RENOVADO
NO
RENOVADO
tíÜíSSfhT afPtable'6Ste índÍCe SUp°ne' Una solüción de h0'9ura financiera e indi<* el grado en el cuallos derechos de los acreedores a corto plazo se encuentran cubiertos por activos que se espera que se conviertan en
£n f ? "" P?n°?°,ma,S ° men°S ¡gUal al del vencimient0 de las obligaciones. La liquidez dHospSSresidentificadosenelestudiodemercadoseubicaenunrangocomprendidoentreel1.12y1166. Proveeaores
El nivel de endeudamiento señala la proporción en la cual participan los acreedores sobre el valor total de la empresaA mayor índice de endeudamiento mayor es la posibilidad que el contratista incumpla sus obligaciones la muestraseleccionada presenta un nivel promedio de endeudamiento del 49%.
de
íÜS'S 6 f3?" detc°bertura de lntereses. es el resultado de la utilidad operacional dividida por los gastos deo L? ilPara U? Pr°VeedOr ?far 3l día C°n SUS °bligaciones financieras- Particularme'tfcon aP 9 ?S6S financieros' Una comPañía puede encontrarse en dificultades financieras y
ZZZ f y ^T!1 91ir° °rdÍnari° de SUS neg0C¡0S por un buen tiemP° en la medida en que sea capaz depagar sus intereses de deuda, la razón mínima de cobertura positiva se es 1,59.
En cuanto a los indicadores de Rentabilidad, se observa que la mayoría de los proveedores identificados en el estudiode mercado es positiva, lo cual indica que los proveedores están pasando por un buen momento financiero y cuentancon la capacidad organizacional para cumplir con el objeto contractual, en donde la rentabilidad mínima promedio esdel 29% para el patnmomo y 13% para el activo.
Frente a la capacidad financiera de los Consorcios y/o Uniones temporales, es preciso anotar que pese a que la figurade la Unión Temporal permite que los miembros determinen las actividades que desarrollaran en el marco de laejecución del contrato y fijen su alcance para efectos de las sanciones que puedan ser impuestas por laadministración, tanto en la Unión Temporal como en el consorcio, todas las personas jurídicas o naturales que losconformen RESPONDEN SOLIDARIAMENTE por la ejecución de todas y cada una de las obligaciones pactadas porello, de forma individual deben contar con la fortaleza financiera necesaria para asumir dicha responsabilidad.
Se destaca que estas figuras no se crearon legalmente para que unieran capacidades sino esfuerzos de gestión ypara que asumieran riesgos en la ejecución de un determinado proyecto. Sobre el particular la Corte Constitucionalen su sentencia C 414 de 1994, Magistrado Ponente ANTONIO BARRERA CARBONELL, al revisar la exequibilidaddel parágrafo del artículo 7 de la Ley 80 de 1993, precisó:
"El Estatuto de contratación permite que los consorcios y las uniones temporales puedan contratar con el Estado, lo cual significaque la ley les reconoce su capacidad jurídica a pesar de que no les exige como condición de su ejercicio, la de ser personasmorales. El consorcio es una figura propia del derecho privado, utilizado ordinariamente como un instrumento de cooperaciónentre empresas, cuando requieren asumir una tarea económica particularmente importante, que les permita distribuirse de algúnmodo los riesgos que pueda implicar la actividad que se acomete, aunar recursos financieros y tecnológicos, y mejorar ladisponibilidad de equipos, según el caso, pero conservando los consorciados su independencia jurídica.
Se tiene de lo anterior que, según la ley, el consorcio es un convenio de asociación, o mejor, un sistema de mediación quepermite a sus miembros organizarse mancomunadamente para la celebración y ejecución de un contrato con el Estado, sin quepor ello pierdan su individualidad jurídica, pero asumiendo un grado de responsabilidad solidaria en el cumplimiento de lasobligaciones contractuales.
Lo que se ha expresado para el consorcio puede aplicarse del mismo modo para la "unión temporal", si se tiene en cuenta eltexto del numeral segundo del mismo artículo 7o. Sin embargo, la norma en cita introdujo a la figura una variante que justifica ladiferencia con el consorcio y explica de paso su razón de ser.
La exposición de motivos al proyecto de ley, explica dicha diferencia de la siguiente manera:
En, cuanto a a unión temporal, definida igualmente en el artículo 7o., puede decirse que se trata de una figura que reúne todaslas características genéricas del consorcio, siendo su diferencia específica la posibilidad de que quienes la integrar determinencual ha de ser el alcance y contenido de la participación de cada uno en la ejecución del objeto contratado deSaneZTsinperjuicio de la responsabilidad solidaria por el cumplimiento de la propuesta y del contrato, los eSS^k^^SSlZZrecaigan exclusivamente sobre la persona que incurrió en la falta o en el incumplimiento de que se trate De 12 fZTse buscafacilitar la participación conjunta de oferentes nacionales y extranjeros o de personas con capacidades ecTnSasTemtes"
SS ZT^fTr* *"** ^ ** M ** d°S mil SeÍS ™'radicación n*meroCUant° a l0S Consorcios ° Uniones Temporales señalo lo siguiente: El decreto 679
de la ley Tdeimenlí In' h^V" *"*? *' qUe "** con*>m*MC0" elnumeral5° »terala)' del^ulo 24deban cuíJrVnlí 2J2/ÍT de condiciones o términos de referencia podrán establecerse los requisitos objetivos quedeban cumplirse para efectos de la participación de consorcios o de uniones temporales". Esta disposición permite entoncesque el operador administrativo SEÑALE en los pliegos de condiciones REQUISITOS OBJETIVOS parabSDacTdeTos^cíosLafínalidadd^^
SSS? TIOneS temPOra'^ n° SÓ'° 6S la de haCer factible la Prestación de un servici° 'a ejecución de una obra etcbrindando cada uno mayor calidad y eficiencia en razón de su especialidad, y evitando así los mayores costos v efectos
3tísean'oto1; íat^11V*" ?** V^^de aCt¡VÍdadeS reSpeCt0 de las c=™*'^S ÍJJ h C°nfeS°' S'n° qUe t3mbién la finalidad es la de ase9urar a la Administración contratante
^ ° * "NB08 TEMPORALMENTE respecto ai
!LnÍ TU* C3da C?nS°fr0Í?d0 y Cada U"° de l0S unidos temP°ral™»te t^ne una capacidad real individual, que no tienealcance real de garanta efectiva sobre la solidaridad fijada en la ley a favor del contratante, precisamente porque en esas fo mal
CONSOrZ'v¡TJTMrffSSSí 'aCdPaCldadde'C°nSOrCÍOyde'aUn¡Óntemporal> resulta^CIA*££™£™°y* la ^/0W TEMPORAL, se aprecia la real capacidad de cada uno de sus miembros, por razones obviasS2E S t f aS°>mCm' P°rconsorcio ° P°r»»ió" temporal. La solidaridad fijada en la ley para los consorciadosy7r,ZZ f temporalmente' se9un e/caso' Puede dar lugar al requerimiento administrativo o a la declaración judicial de exigíÍZfJTi r° míem'laom' sefun el event0- y ™y seguramente en la realidad materia!, la previsión legal de solidaridadno tendrá la efícacia buscada por el legislador, en la medida que acrezca el número de participantes, pues si bien a mayor
r PT!elm7V! CdpaCÍdad dd C0n$0r0i0 ° de la unión temP°ral>tarnbién a ™y°r°liro de parteantedertQS£ P°r^ aU"qUe 'a 'ey Predica la SOlÍdaridad< *uees indisc*ible> larealiSadd
que la capacidad de cada consorciado y de cada una de ias
Teniendo en cuenta la anterior información y de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.211 1 5 3 del Decreto 1082 de2015, se recomienda para medir la capacidad financiera y de organización para el presente proceso los siguientes indicadores:
INDICADOR
LIQUIDEZ ~~ ~(Activo corriente/Pasivo corriente)
ENDEUDAMIENTO
(Pasivo total/ Activo total)*10Ó
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES
(Utilidad Operacional/ gastos de intereses)
RENTABILIDAD DEL ACTIVO
(utilidad operacional /activo)*100
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO
(Patrimonio utilidad operacional/patrimonio)*100
REQUERIDO
Mayor o igual a
1,0%
Menor o igual a
70%
Mayor o igual a
1
Mayor o igual a
3%
Mayor o igual a
5%
índice de Liquidez: Dado que el interés de La Procuraduría General de la Nación es que los Oferentes tengan uníndice de liquidez mínimo que les permita cumplir con sus obligaciones financieras, tomó la razón mínima deliquidez del sector, fijándolo para el proceso en mayor o igual a 1,0.
índice de Endeudamiento: Es el resultado de dividir el pasivo total por el activo total.
Se tomó como referencia el nivel promedio de endeudamiento de los proveedores identificados en el estudio de
mercado, dejando un margen amplio en aras de garantizar la pluralidad de oferentes, quedando definido en menoro igual al 70%.
Razón de cobertura de intereses: Este indicador es el resultado de la utilidad operacional dividida por los gastosde intereses.
■ Si el Oferente tiene gastos de intereses derivados de la deuda la razón mínima de cobertura de intereses debe ser
mayor o igual 1,0 puesto que es importante contar con Oferentes que puedan solventar sus obligacionesfinancieras.
» Rentabilidad de! Activo: Se determinó, que la rentabilidad del activo debe ser mayor o igua! a 3%, tomando comoreferencia ei límite inferior de los proveedores identificados en el estudio de mercado.
■ Rentabilidad del Patrimonio: Se determinó, que la rentabilidad de! patrimonio debe ser mayor o igual a 5%,tomando como referencia el límite inferior de los proveedores identificados en el estudio de mercado.
Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, los índices de Liquidez, Endeudamiento, Razón de Cobertura de Intereses,
rentabilidad sobre el patrimonio y sobre el activo, cada uno de los integrantes deberá cumplir con ei mínimo requerido. Lo mismo
aplica, para quienes presenten su propuesta bajo la promesa de Sociedad Futura, cada uno de los integrantes ya sea personanatural o jurídica, deberá cumplir con el mínimo requerido para cada indicador.
Registro Único Tributario
El proponente debe allegar fotocopia del Registro Único Tributario RUT, en el que indique a qué régimen pertenece.
En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento.
6.2. ANÁLISIS DE LA DEMANDA
6.2.1. Contrataciones de ia Entidad:
La Procuraduría General de la Nación, no ha realizado contratos con objetos similares al que actualmente se está adelantandocon estos estudios previos.
6.2.2. Contrataciones de otras Entidades:
Una vez revisada la página del SECOP, con el fin de buscar contratos comparables conforme a otros procesos de selecciónadelantados por otras entidades, se encontró lo siguiente:
ENTIDAD
Modalidad
de
contratación
Na Contrato
Fecha
Objeto
RAMA JUDICIAL - COMSEJO
SUPtRiOR DíJ LA JUCIÍÍA1URA
Licitación Pública
LP 02 de 2018
2018
Elaborar y/o actualizar los
instrumentos archivisíicos necesarios
para el desarrollo de la gestión
documental en todos los despachos
judiciales y dependencias
administrativas de la Rama Judicial.
r D.VENSA CIVIL. CGMLOMSiAÑA
Selección Abreviada Menor Cuantía
361-2017 prestación de servicios
2017
Realizar el diagnóstico integral de los
procesos de gestión documental y
elaborar y actualizar los instrumentos
archivlsticos de conformidad con las
exigencias establecidas por el
Archivo General de la Nación y las
normas correspondientes.
SUPE?. INTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
Selección Abreviada de Menor
Cuantía
373-2015 (PSAMC01/2015)
prestación de servicios
2015
Actualización, ajustes de las
tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración
documental (TVD) de la SNR
teniendo en cuenta la estructura
orgánico funcional, sede central,
regionales y las oficinas de
registro de instrumentos públicos
(ORIP) que operan a nivel
nacional, elaboración e
implementación de instrumentos
archivísticos que incluye puesta
en marcha programas pilotos
para su implementación y
capacitaciones
Valor
MIL DOSCIENTOS SETENTA Y
SEIS MILLONES CIENTO
VEINTISÉIS MIL DIECIOCHO
PESOS M/CTE ($1.276.126.018) IVA
incluido
NOVENTA Y CINCO MILLONES
DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE
($95.200.000) IVA incluido
Oferentes
Contratista
■ Compañía de servicios archivísticosy tecnológicos.
■ Colvatel
1 Dacartec
1 Tendem
■ Consorcio Gestión Documental CJS
1 Sistemas y Archivos SIAR
Manejo Técnico de InformaciónHelp File
Consorcio CSJ 2018
1 Consultoría Integral de ProcesosArchivísticos.
Gescad S.A.S
Docufile S.A.S
Giar Ltda.
DOSCIENTOS SESENTA Y
CUATRO MILLONES CIENTO
NOVENTA MIL PESOS M/CTE
($264.190.000) IVA incluido
1 Iron Mountain
1 Unión temporal Certicamara •Colvista
Analítica LTDA
PY2 Servicios LTDA
Dlazo
Forma de
pago
Compañía de servicios archivísticos
y tecnológicos.
Hasta el 19 de diciembre de 2018
1. Un primer pago equivalente al
veintitrés por ciento (23%) del valor
del contrato, a la entrega de los
siguientes productos: a. Tablas de
Retención Documental elaboradas
para el Consejo Seccional de la
Judicatura de Bogotá, la Dirección
Ejecutiva Seccional de Bogotá y
Cundinamarca, las Oficinas
Adscritas, la Sala Jurisdiccional
Disciplinaria Seccional y los
despachos de la Jurisdicción
Ordinaria: Tribunal Superior de
Bogotá y Juzgados. (79 TRD con sus
respectivos soportes), b. Tabla de
Valoración Documental (TVD) para la
Unidad de Registro Nacional de
Abogados del Consejo Superior de la
Judicatura. (1 TVD con sus
respectivos soportes).
2. Un segundo pago equivalente al
treinta y ocho por ciento (38%) del
valor del contrato, a la entrega de los
siguientes productos: a. Tablas de
Retención Documental elaboradas
para el Consejo Superior de la
Judicatura y sus unidades y la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y sus
unidades. (63 TRD con sus
respectivos soportes), b. El Plan
Institucional de Archivos - PINAR de
la Rama Judicial, c. El Modelo de
requisitos para la gestión de
documentos electrónicos.
3. Un tercer pago equivalente al
treinta y nueve por ciento (39%) del
valor del contrato, a la entrega de los
GESCAD S.A.S
Hasta el 31 de diciembre de 2017
1. Un primer pago equivalente al 30%
del valor del contrato, a la entrega del
Diagnóstico integral.
2. Un segundo pago equivalente al
20% del valor del contrato, a la
entrega del Programa de Gestión
Documental.
3. Un tercer pago equivalente al 20%
del valor del contrato, a la entrega de
las Tablas de Retención Documental.
4. Un cuarto pago equivalente al 30%
del valor total del contrato, a la
convalidación por parte del Archivo
General déla Nación.
Analítica LTDA
7 meses
La Superintendencia de
Notariado y Registro cancelará el
valor del contrato en siete (7)
pagos, de acuerdo con los
productos o entregables que se
relacionan a continuación:
1 acta de inicio 0% entrega del
cronograma de trabajo.
-primer mes 10% análisis de la
estructura organizacional de
superintendencia de notariado y
registro, regionales y oficinas de
registro de instrumentos
públicos.
-segundo mes 10% entrega y
aprobación, por parte de la
supervisión, de los cuadros de
clasificación documental, de los
estudios de unidad documental y
de la caracterización de las
series documentales de las
dependencias de la sede central
de la superintendencia de
notariado y registro, regionales y
oficinas de registro de
instrumentos públicos.
-tercer mes 20% entrega y
aprobación, por parte de la
supervisión, de la caracterización
de cada una de las series y
subseries documentales,
caracterización del
procedimiento para la
organización de archivos y
transferencias documentales,
manual para la organización de
siguientes productos: a. Tablas de
Retención Documental actualizadas
para las dependencias de la Corte
Suprema de Justicia, la Corte
Constitucional, la Unidad de Registro
Nacional de Abogados y Auxiliares
de la Justicia, la Sala Jurisdiccional
Disciplinaria y los despachos de la
Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo: Tribunal
Administrativo de Bogotá y Juzgados
Administrativos. (40 TRD con sus
respectivos soportes), b. El
Programa de Gestión Documental
(PGD) de la Rama Judicial, c. El
Banco terminológico de tipos, series
y sub - series documentales de la
Rama Judicial, d. Las Tablas de
Control de Acceso para el
establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.
archivos y transferencias
documentales, guía para la
organización de archivos y
transferencias documentales,
formatos para la organización de
archivos y transferencias
documentales, archivo con las
actas de seguimiento y control,
archivo con las actas y listados
de asistencia a reuniones de
trabajo, archivo con las actas de
validación propuestas sobre las
tablas de retención documental y
tablas de valoración suscritas por
los funcionarios responsables de
las dependencias. Entrega de las
TRD y TVD a la supervisión para
revisión y ajustes.
-cuarto mes 20% presentación
de las tablas de retención
documental ante el comité
institucional de desarrollo
administrativo de la entidad para
su aprobación y posterior
convalidación e inscripción ante
el archivo general de la nación.
-quinto mes 10% entrega del
documento de programa de
gestión documental institucional
alineado con el decreto 2609 del
2012 ministerio de cultura, ley
1712 del 2014 del congreso de la
república y decreto 103 del 2015,
decreto 1515 del 2013 del
ministerio de cultura.
Elaboración de cuadros de
clasificación, banco
terminológico, elaboración
política de gestión documental y
de archivo, elaboración del
reglamento de archivo decreto
2609 del 2012, diagnóstico
integral de archivo y gestión
documental de la entidad,
elaboración del plan institucional
de archivístico pinar, política de
conservación
-sexto mes 20% sustentación
ante el comité de desarrollo
administrativo los instrumentos
archivísticos para su aprobación
-séptimo mes 10% piloto en una
dependencia de la sede central y
una oficina de registro principal y
una seccional, capacitaciones
por video conferencia
Condiciones
de
experiencia
mínimas
exigidas al
oferente
Solicita a los proponentes, sean
personas naturales o jurídicas,
presentar el Registro Único de
Proponentes (RUP), de acuerdo con
el Clasificador de Bienes y Servicios
de la UNSPSC, dónde se verifique
una experiencia mínima requerida en
el tercer nivel, conforme con el
numeral 1 del artículo 2.2.1.1.1.5.3
del Decreto 1082 de 2015.
Como experiencia general del
proponente la acreditación de
contratos suscritos y ejecutados por
el proponente, que sumen por lo
menos el 100% del presupuesto
oficial expresado en SMMLV
(Salarios Mínimos Mensuales
Legales Vigentes)
Para los Consorcios, Uniones
Temporales o Promesas de
Sociedad Futura, la experiencia
general es la sumatoria de la
experiencia de sus integrantes.
El valor de los Contratos se evalúa
en SMMLV (Salarios Mínimos
Mensuales Legales Vigentes) a la
fecha de su terminación y debe estar
incluido dentro del Registro Único de
Proponentes (RUP).
Cualquier experiencia obtenida en el
extranjero, se comprueba con el
documento equivalente en el país
respectivo.
T Máximo dos (02) copias de contratosy/o certificaciones y/o facturas para
acreditar experiencia en el objeto del
presente proceso, ejecutadas con
entidades públicas o privadas, en los
últimos tres (3) años anteriores a la
fecha de cierre, cuya sumatoria sea
igual o superior al presupuesto
establecido (No se aceptan auto
certificaciones). Las certificaciones
deben especificar razón social,
objeto, dirección, teléfono y firma del
representante legal o delegado de la
firma que expide la certificación,
fecha de inicio y terminación del
mismo, así mismo especificar la
calidad del servicio (excelente, bueno
o regular). Estos contratos deben
estar inscritos en el Registro Único
de Proponentes RUP.
La experiencia requerida para
persona natural o jurídica,
consorcio o unión temporal en el
presente proceso contractual
debe estar relacionada con el
objeto del contrato a celebrar y
sus actividades, para lo cual
deberán presentar hasta tres (3)
certificaciones o copias de
contratos celebrados cuyo objeto
sea experiencia en elaboración,
adecuación y/o aplicación de
Tablas de Retención y/o
Valoración Documental en
entidades del estado y/o
privadas o mixtas y que hayan
sido desarrollados con
posterioridad al 1 de Enero de
2009 y cuyo suma del valor
facturado sea igual o superior al
presupuesto oficial.
Aspectos
evaluables
La propuesta más favorable para la
entidad es aquella que presente la
oferta con la mejor ponderación de
los elementos de calidad y precio.
Incluido IVA.
Calidad: Personal adicional al
mínimo requerido se le otorgará 300
puntos.
Apoyo a la industria nacional 100
puntos.
Propuesta económica 600 puntos
La oferta que ofrezca el MENOR
VALOR EN EL TOTAL, se le otorgará
200 puntos, las demás ofertas se
evaluaran de la siguiente manera:
PUNTAJE OFERTA A EVALUAR =
Valor Oferta a Evaluar X 200
Menor Valor ofertado, el puntaje
máximo que es posible obtener en la
calificación de precios es de 200
puntos. Sin requerirse de un puntaje
mínimo para la elegibilidad de la
oferta
Estímulo a la industria nacional
Factor económico: 400 puntos
Factor calidad: 200 puntos a
quien cumpla con todas las
especificaciones técnicas
Servicios agregados: 300 puntos:
software o aplicativo con las
tablas de retención documental,
garantía de seguimiento sobre la
implementación de la tabla por 6
meses y garantía sobre la
aplicación de la tabla.
Protección a la industria
nacional: 100 puntos
Garantías
exigidas
Sanciones
Link
Cumplimiento: 10% del valor del
contrato, con una vigencia igual al
plazo de ejecución del contrato y
cuatro (4) meses más.
Calidad de servicio: 10% del valor del
contrato, con una vigencia de un (1)
año a partir de la entrega de los
bienes y/o servicios.
Calidad y correcto funcionamiento de
los bienes suministrados: 20% del
valor del contrato con una vigencia
de un (1) año a partir de la
terminación del contrato.
Pago de salarios y prestaciones
sociales: 10% del valor de contrato,
con una vigencia igual al plazo de
ejecución del contrato y tres (3) años
más.
NO
https://www.contratos.aov.co/consult
as/detalleProceso.do?numConstanci
a=18-1-190953
Cumplimiento: 20% del valor del
contrato, con una vigencia igual al
plazo de ejecución del contrato y
cuatro (4) meses más.
Calidad de los servicios: 50% del
valor del contrato, con una vigencia
de mínimo cinco (5) años a partir de
la entrega del objeto del contrato.
Salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones: 5% del valor del
contrato, con una vigencia igual al
plazo de ejecución del contrato y tres
(3) años más.
Responsabilidad civil
extracontractual: Doscientos (200)
SMMLV, con una vigencia igual al
plazo de ejecución del contrato
NO
https://www.contratos.aov.co/consulta
s/detalleProceso.do?numConstancia
=17-11-7098952
a. cumplimiento: en cuantía
equivalente al veinte por ciento
(20%) del valor total del
Contrato, por el término de
ejecución del mismo y seis (6)
meses más, contados a partir de
la fecha de expedición de la
póliza.
b. calidad: en cuantía
equivalente al veinte por ciento
(20%) del valor total del contrato,
con una vigencia igual a la del
contrato y seis (6) meses más,
contados a partir de la fecha de
expedición de la póliza.
c. del pago de salarios y
prestaciones sociales: Para
garantizar el pago de salarios,
prestaciones sociales y demás
obligaciones inherentes a la
previsión social del personal que
emplee durante el desarrollo del
contrato, por un valor igual al 5%
del valor total del mismo, por el
plazo de ejecución del contrato y
tres (3) años más, contados a
partir de la fecha de expedición
de la póliza.
NO
https://www.contratos.qov.co/con
sultas/detalleProceso.do?numCo
nstancia=15-11-3615754
uei análisis de la demanda anterior se puede concluir:
3.
4.
5.
6.
7.
Los contratos examinados corresponden a prestación de servicios.
Las modalidades de selección para la escogencia del contratista son:a. Licitación Pública
b. Selección Abreviada de menor cuantía
Los objetos de los procesos de selección están relacionados con el desarrollo de actividades orientadas a la elaboración oactualización de instrumentos archivísticos.
Como criterios de selección, en el proceso adelantado por menor cuantía se calificó el menor precio en los tres procesosanalizados; asimismo se le otorgo puntaje como factor calidad al proceso técnico, al personal adicional y a aplicativo paraTRD.
La forma de pago se pactó para los tres procesos de forma parcial, contra entrega de productos.
En los tres procesos de selección se exige experiencia, en el primero esta se acredita con contratos suscritos y ejecutadosque sumen por lo menos el 100% del presupuesto oficial expresado en SMMLV, con vigencias del 2013 a 2017, los otros
dos contratos, hasta con 3 contratos, cuyo valor facturado sea igual o superior al presupuesto oficial del contrato.
Para las garantías solicitadas los tres contratos, exigen garantía de cumplimiento y pago de salarios y prestaciones sociales
e indemnizaciones laborales, en los tres exigen calidad de servicio, en 1 exige adicionalmente garantía de responsabilidadcivil extracontractual. Respecto del amparo de cumplimiento los tres contratos exigen el 20% del valor total del contrato convigencias de 4 y 6 meses. Para el amparo de Calidad exigen el 10%% el 50% y el 20% del valor total del contrato convigencias de 1 año, 3 años y 6 meses más. Adicíonalmente el primer contrato solicita amparo en calidad y correctofuncionamiento de bienes suministrados, por el 10% del valor total del contrato con vigencia de 3 años más.
Para el proceso que solicita responsabilidad civil extracontractual, solicitan cobertura de (200) SMMLV, con una vigenciaigual al plazo de ejecución del contrato.
En este contexto, los procesos de selección analizados son comparables desde la perspectiva de la elaboración
^^%2Lr^r£ ^ ia~difcren en
«r s imilares para las
6.3 ANÁLISIS DEL MERCADO
En cumplimiento del artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, para efectos de la presente contratación v con el fin dedeterminar el presupuesto oficial estimado, la Procuraduría General de la Nación, realizó efShteHSSí?tS£ Se»tee»m presentadas por diferentes proveedores del servicio, requeridas por ¡a entidad, la uáes se anexan ai presentedocumento, lo cual permitió determinar las variables consideradas para calcular el presupuesto de la presente contratación
Slde.este ejercici0' f remitió solicitud de cotización mediante correo electrónico a seis (6) firmas especializadas que prestaneste tipo de servicios en el mercado nacional, y que se relacionan a continuación: «*Buaizaaas que prestan
■ NACIONAL DE ARCHIVOS
■ DOCUFILE S.A.S
■ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SERVICIOS SYSFOTEC■ INFORMÁTICA EL CORTE INGLES■ CONTROL ONLINE
• SKAPHE TECNOLOGÍA
T i"' ? de.establehfr un PresuPuesto oficial estimado, necesario para el cumplimiento del objeto a contratare planificación se obtuvo respuesta positiva y oportuna de cinco (5) de las seis (6) firmas invitadas a cotizar
De los cinco (5) proveedores que cotizaron solo cuatro (4) están acorde con las especificaciones requeridas incluyendo IVA y todos
írT^C?3'90 * C°ntrÍbUCÍ°neS QUe P°r ley la PGN debe descontar: en este ca*° "a firma s7sf?TEC no Szó
toa? COtÍzadones Presentadas P°r 'as empresas que contestaron el requerimiento de la Entidad, se puede
PRODUCTO 0 SERVICIO
Elaboración y/o aclualización de los instrumentos archivisícos correspondientes a: Elaboración del Plan Institucional deArchivos - PINAR, elaboración del Modelo de Requisitos G.D.E., elaboración Tablas de Control de Acceso, elaboracióndel Banco Terminológico de Series y subseries documenfales y Aclualización del Programa de Gesíón Documental. Losprecios reflejados se encuentran cofzación con IVA (19%)
FIRMA
NACIONAL DE ARCHIVOS S.A.S.
DOCUFILE S.A.S.
CONTROL ONLINE S.A.S.
SKAPHE TECNOLOGÍA S.A.S
Valor Total
sin IVA
$ 385.000.000
$ 423.000.000
$ 361.200.000
$ 150.790.717
IVA
(19%)
$ 73.150.000
$ 80.370.000
$ 68.628.000
$ 28.650.236
TOTAL
PROMEDIO
Valor Total
con IVA
$ 458.150.000
$ 503.370.000
$ 429.828.000
$ 179.440.953
$ 1.570.788.953
$ 392.697.238
iSwsS^SS!." 'f TOt™es, SOlÍC¡tadaS induyen IVA| en el anterior análisis' se evidencia <*» la suma de$392.697.238 pesos, refleja el promedio de las cotizaciones del análisis del mercado para este tipo de contratación.
6.3.1 CONOCIMIENTO DE LOS COTIZANTES
La División de Documentación invitó a las firmas especializadas, relacionadas en el cuadro anterior a cotizar, a través de lasolicitud de cotización con los requerimientos técnicos de la Entidad.
Las empresas cuentan con los siguientes tiempos de existencia, experiencia general y específica, tamaño de lar6Qim6n tnbutdrio.
empresa y
COTIZANTE
Tiempo de
existencia del
oferente (años)
Calidad de
MYPIME
Experiencia
general
Experiencia
específica
Régimen
tributario
NACIONAL OE
ARCHIVOS
12
SI
Servicios de
gestión documental
y archivo
12
COMÚN
CONOCIMIENTO DE LOS COTIZANTES
DOCUFILE
9
SI
Gestión
documental
9
COMÚN
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN-SYSFOTEC
12
SI
Bibliotecas y
archivos,
procesamiento de
datos
12
COMÚN
CONTROL
ONLINE
20
SI
Prestación de
servicios de
gestión
documental
20
COMÚN
SKAPHE
TECNOLOGÍA
10
SI
Tecnologías de
la información y
gestión
documental
COMÚN
7. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El presupuesto oficial destinado para el presente proceso de selección será hasta por la suma de TRESCIENTOS NOVENTA YDOS MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS M/CTE. ($392.697.238)incluido IVA y demás impuestos, gastos a que haya lugar.
a. FINANCIACIÓN, SOPORTES PRESUPUÉSTALES Y PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
La necesidad de esta contratación está prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2018, de conformidad con elcertificado 2018-202 del 3 de julio de 2018. Así mismo, el proceso de selección se encuentra amparado presupuestalmente conformeal CDP No. 58318 del 3 de julio de 2018, expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la DivisiónFinanciera de la Procuraduría General de la Nación.
Se debe tener en cuenta que para efectos del valor del contrato será ajustado acorde con el valor resultante de la evaluación de laoferta económica que se realizará dentro del proceso de selección.
8. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
8.1. REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS PARA ACREDITARLOS
Los requisitos habilitantes que deberán acreditar los proponentes son: la capacidad jurídica, financiera, organizacional,experiencia y cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas. Estos requisitos serán verificables por los integrantes de losdiferentes comités, analizando si los proponentes quedan HABILITADOS o NO HABILITADOS con los requisitos yespecificaciones mínimos exigidos por la Entidad.
En virtud de lo establecido por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, el cumplimiento de los requisitos habilitantes sedemostrará con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. No obstante, lo anterior, en caso
RADURIADE LA KÁCION
de requerirse la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer talverificación en forma directa.
En el proceso de selección podrán participar personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, en consorcio unióntemporal cuyo objeto social o actividad comercial les permita cumplir con el objeto del contrato. La figura jurídica a través de lacual se presente el oferente, debe tener una duración igual al plazo del contrato y un (1) año más.
Los proponentes interesados en la presente convocatoria deberán acreditar los requisitos habilitantes que a continuación sedescriben.
8.1.1 CAPACIDAD JURÍDICA
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, artículo 6, pueden celebrar contratos con las entidades estatales laspersonas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes.
La capacidad jurídica es la facultad de una persona para celebrar contratos con una Entidad Estatal, es decir (i) obligarse acumplir el objeto del contrato; y (ii) no estar incursa en inhabilidades o incompatibilidades que impidan la celebración delcontrato.9
Las personas naturales mayores de 18 años son capaces jurídicamente a menos que estén expresamente inhabilitadas pordecisión judicial o administrativa, como la interdicción judicial, y que no estén incursas en inhabilidades, incompatibilidades oprohibiciones para contratar derivadas de la ley. 10
La capacidad jurídica de las personas jurídicas está relacionada con: (i) la posibilidad de adelantar actividades en el marco de suobjeto social; (ii) las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesariode acuerdo con sus estatutos sociales; y (iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratarderivadas de la ley. 11
El objeto social de las personas jurídicas integrantes de un proponente plural debe permitir adelantar las actividades del procesode contratación, bien por ser parte de su objeto social principal o ser una actividad conexa a este. Los representantes legales delas personas jurídicas integrantes del proponente plural deben estar plenamente facultados para comprometer a la personajurídica en el cumplimiento de la totalidad del objeto del contrato puesto que la responsabilidad es solidaria frente a laProcuraduría General de la Nación. 12
El objeto social de la persona jurídica será verificado con la información que conste en el RUP y el certificado de existencia yrepresentación o el que haga sus veces, donde se verificará la persona que ejerce la representación legal, las facultades de lamisma, el objeto social, dentro del cual se debe hallar el objeto del proceso y la duración de la sociedad.
En el caso de uniones temporales o consorcios, sus miembros deberán acreditar que dentro de su objeto social se encuentraregistrada la actividad que se comprometen a desarrollar en el acuerdo de conformación correspondiente. En todo caso elconsorcio o la unión temporal deberán en conjunto, acreditar que sus objetos sociales comprenden el objeto del procesocontractual.
La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más (artículo 6 Ley 80 de 1993)
Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el oferente deberá allegar lacorrespondiente autorización la cual debe ser impartida por ¡a Junta de Socios o el estamento de la sociedad que tenga esafunción.
En el evento que del contenido del RUP, del certificado de existencia y representación o el que haga sus veces se haga la
remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia
de la parte pertinente de dichos estatutos; y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto asu monto se deberá igualmente allegar la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de Socios o elestamento de la sociedad que tenga esa función.
Respecto de la capacidad jurídica, se verificarán adicionalmente los siguientes aspectos:
8.1.1.1. OFERTA DEBIDAMENTE FIRMADA
Requisito que se cumple con la firma de la carta de presentación de la oferta por parte de la persona legalmente facultada, la cualdebe allegarse con la propuesta que se presenta dentro del plazo y en el sitio fijado.
9 Manual para determinar verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente10 Manual para determinar verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente11 Manual para determinar verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente12 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente.
representar~a iaAntecediendo a la tona, se debe indicar en forma clara el nombre de la persona que suscribe la oferta
8.1.1.2. Documento de conformación del consorcio o unión temporal
a. Indicar en forma expresa si su participación es a título de CONSORCIO o UNIÓN TEMPORAL
b. Designar la persona, que para todos los efectos representará el consorcio o la unión temporal
'°S mÍembr0S del Consorcio °la unión temP°ral Y ««respectivas
. la UNIÓN TEMPORAL señalar en forma clara y precisa, los términos y extensión de la participación en lair» n«ip.' h JeCUCI°nll^ °bl'9aciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato (ACUIDADESlos cuales no podran ser modificados sin el consentimiento previo de la Entidad contratante. viuAUtb),
e. Señalar la duración del mismo que no deberá ser inferior a la del contrato y un año más.
f" H™nCÍÓnHa '° dTeSt° TJ* arííCUl° 11 del Decret0 3050 de 1997'los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en eldocumento de constitución deben manifestar para efectos del pago en relación con la facturación:
la unión temporai uno de sus integrantes- cas°ennH ít T te,mpOral COn Sü propio NIT' hecho ^e se debe ¡"dicar en el documento den. Ademas, se debe señalar el porcentaje o valor del contrato que corresponda a cada uno de los integrantes
tT£l°raT°nhS?Cial 11 m ?e C3da ün° de e"0S- En este caso' para efectos de la inscr¡Pcion / actualización en e¡Registro Único Tributario deberán tener en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente
• El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el Consorcio o Unión Temporal, deberá ser distribuidoa cada uno de sus miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuestopara efectos de ser declarado. K '
• En cualquiera de las alternativas anteriores, las facturas deberán cumplir los requisitos establecidos en las disposicioneslegales. r
g. Suscribir por todos sus integrantes y el representante del mismo.
8.1.1.3 Certificado de existencia y representación legal y/o documento lega! idóneo
El proponente, persona jurídica, debe allegar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara deComercio respectiva, dentro de los quince (15) días hábiles anteriores al cierre del proceso, donde conste quién ejerce larepresentación legal, las facultades del mismo, la duración de la sociedad y el objeto social dentro del cual se debe hallarcomprendido el objeto del proceso de selección.
Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio debe allegar eldocumento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica con fecha deexpedición dentro de los quince (15) días hábiles anteriores al cierre del proceso contractual.
En ofertas conjuntas, cuando los integrantes del consorcio o unión temporal, o uno de ellos, sea persona jurídica cada uno deellos o el integrante respectivo, debe aportar el citado certificado, cumpliendo además con todos los requisitos señalados conantelación. De igual forma, cada uno de los miembros deberá acreditar que dentro de su objeto social se encuentra comprendidoel objeto de proceso de selección o la actividad que se compromete a desarrollar en el acuerdo de conformación correspondienteEn todo caso el consorcio o la unión temporal deberá en conjunto, acreditar que sus objetos sociales comprenden la totalidad delobjeto del proceso de selección.
RADURIADE LA NACIÓN
La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más (Ley 80 de 1993, artículo 6o).
Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el oferente allegará lacorrespondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de Socios o el estamento de la sociedad que tenga esafunción.
En el evento que del contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente se haga la remisióna los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la partepertinente de dichos estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto,
se deberá igualmente allegar la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de socios o el estamento dela sociedad que tenga esa función.
Si la propuesta se presenta a nombre de una Sucursal, se deberán anexar los Certificados tanto de la Sucursal como de la Casaprincipal.
8.1.1.4 Certificado de inscripción en el registro único de proponentes (RUP), acorde con lo establecido por la Parte 2,Titulo 1, Sección 1, Subsección 5, Sección del Decreto 1082 de 2015.
El proponente debe aportar el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara deComercio del domicilio del oferente, expedido dentro de los quince (15) días hábiles anteriores al cierre de la presente selección.
Se tendrá en cuenta la información que se encuentre registrada en el RUP y que esté en firme para la fecha de la adjudicación delproceso, relacionada con la inscripción, actualización o renovación hecha bajo el régimen del Decreto 1082 de 2015 y acorde conlo establecido por Decreto 019 de 2012.
Tanto en el evento de presentación de la oferta en forma individual como conjunta (consorcios o uniones temporales), el oferentey cada uno de los integrantes de dicha persona, debe estar inscrito en el RUP.
En caso de prórroga del plazo del proceso, el certificado RUP tendrá validez con la primera fecha prevista para la entrega de lapropuesta.
8.1.1.5 Garantía de seriedad de la oferta
De conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.3,1.2., los proponentes podrán otorgar paraasegurar el cumplimiento de sus obligaciones, una de las siguientes garantías:
- Contrato de seguro contenido en una póliza
- Patrimonio autónomo
- Garantía bancaria
Para evaluar la suficiencia de la garantía se aplicarán las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.3.1.9 del referido Decreto.
Cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal o Consorcio, la garantía debe ser otorgada portodos sus integrantes.
La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:
i) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribirel contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.
¡i) El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas,
iii) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
iv) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, dentro del plazo señalado en el Contrato, de la garantía decumplimiento del contrato.
La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de
cumplimiento del contrato (3 meses) y su valor debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial.
Las cifras del valor de la garantía deben expresarse en pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil
inmediato, teniendo en cuenta reducir al valor inferior sí el decimal es de 1 a 49 y aproximar al siguiente superior, si el decimal esde 50 a 99.
Dicha garantía debe estar constituida a favor de la Procuraduría General de la Nación y en caso de que la fecha de cierre de la
selección se amplíe, debe tenerse en cuenta la nueva fecha para efecto de la vigencia de la garantía.
0no estar reWda ai ■"-*prrao de "■"*•■i e** *8.1.1.6 Certificación expedida sobre pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscal.
El proponente deberá' cumplir con las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales conforme a lo previstoen las normas aplicables sobre la materia. El cumplimiento de esta obligación se acredl, cuando esÍ^Sta. meSecertificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso y cuando es Se^ía egando copia de la planilla PILA debidamente pagada. En el evento que el oferente se em^S^en^causales de exoneración previstas en las leyes citadas, deberá hacer esta manifestación en la respectiva certificación
írnte Se PreSHnte baj° 'a fTa de COnSOrCÍO ° unión temporal'cada uno de los inte9ra"tes deberá cumplirlas mismas condiciones señaladas con antelación dependiendo de si es persona natural o jurídica.
^Ja!ÓaíSe r6SerVa 6l d?re?h° de Verificar con las resPectivas Encades la información que suministran los proponentes Si seadvierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada
ZZTf í° a"egUe C°?U °ferta 'a Certificación de que trata este numeral ° la misma «M«a aclaraciones lase lo solicitara, quien contara con el término establecido en el cronograma del proceso para allegarla.
|reSP°n$ableS fiSCal6S y antecedentes disc¡P|inar¡°s Y registro de medidas correctivas de la
La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar si el proponente o cualquiera de los integrantes delconsorcio o unión temporal, se encuentra (n) reportado (s) en el último boletín de responsables fiscales de la Contrataría General
fnhllr?!! S??T6? T° ÍnhabÍIÍtad° Para COntratar en el Sistema de lnformación de Registro de Sanciones y Causas denhablidad SIRI de la Entidad o si se encuentra habilitada para contratar con el estado, en razón a que no se encuentra
rTan?ema *' * ***** C°rreCtÍVaS *NMC de ta ***■ NaC¡°nal de Co'°mb¡a COmo infractora de
En caso de que el proponente o alguno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, se encuentre relacionado en elboletín, se encuentre inhabilitado o aparezca inscrito en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC de la PolicíaNacional de Colombia, no podrá contratar con la Procuraduría General de la Nación.
8.1.1.8. Certificaciones para acreditar la condición de discapacidad y de Mipyme.
Para efecto de los factores de desempate relacionados con la condición de discapacidad, en el caso de empresas que en susnominas por lo menos un diez por ciento (10%) de sus empleados se encuentren en las condiciones de discapacidad enunciadasen la Ley 361 de 1997, deberán acreditar con la oferta el certificado expedido por la Oficina del Trabajo de la respectiva zona ycon las constancias firmadas por el representante legal y/o por el revisor fiscal de la contratación en las que conste la contratacióndel personal por lo menos con un (1) año de anterioridad y la condición de mantenerlo por un lapso igual al de la contratación.
En el caso de consorcios o uniones temporales cada uno de los integrantes que tenga esta condición, debe acreditarla.
La condición de Mipyme se verificará directamente con la información que obre en el RUP.
8.1.1.9. Formato único hoja de vida
Los proponentes deben allegar el formato único de hoja de vida adoptado por el Departamento Administrativo de la FunciónPública.
8.1.2. REQUISITOS FINANCIEROS
8.1.2.1. CAPACIDAD FINANCIERA
Los requisitos financieros para participar en el presente proceso de selección, serán verificados a partir de la información sobrecapacidad financiera con corte a diciembre 31 de 2017 que obra en el Certificado de Inscripción RUP.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el RUP será presentado por cada uno de los integrantes con el lleno de losrequisitos exigidos en el pliego de condiciones; la PGN verificará la información financiera, de acuerdo a lo certificado por laCámara de Comercio.
13 Ley 1882 de 2018, Artículo 5, parágrafo 3
efoeaeto ****** '3Capaddad finandera' de acuerdocon la prevista
Se verificará con HABILITADO o NO HABILITADO los siguientes indicadores financieros:
• índice de Liquidez
• índice de Endeudamiento• Razón de cobertura de intereses
INDICADOR"
Liquidez (Activo corriente/Pasivo corriente)
Endeudamiento (Pasivo total/ Activo total)*100
Razón de cobertura de Intereses
(Utilidad Operacional/ gastos de intereses)
VALOR REQUERIDO
Mayor o igual a 1
Menor o igual a 70%
Mayor o igual a 1
El proponente que no tenga pasivos corrientes queda habilitado respecto del índice de liquidez.
de ÍntereSeS y CUya Ut¡lidad °peracional sea P°sitiva- *-*» habilitados respecto e,
tot^linnT? ° u"io"esktemP°ral"l 'os índices de Liquidez, Endeudamiento y Razón de Cobertura deintereses, cada uno de los integrantes deberá cumplir con el mínimo requerido.
Registro Único Tributario
El proponente debe allegar fotocopia del Registro Único Tributario RUT, en el que indique a qué régimen pertenece.
En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento.
8.1.2.2 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
La Capacidad Organizacional se verificará con base en la información financiera con corte a diciembre 31 de 2017 reportada en elRUP respecto de los siguientes indicadores financieros.
(a) Rentabilidad del Activo
El rendimiento de los activos se verificará de acuerdo al porcentaje que resulte de dividir la utilidad operacional por el activo total.
El proponente deberá acreditar una rentabilidad del activo mayor o igual a 3,0%.
(b) Rentabilidad del Patrimonio
El rendimiento del patrimonio se verificará de acuerdo al porcentaje que resulte de dividir la utilidad operacional por el patrimonio
El proponente deberá acreditar una rentabilidad del patrimonio mayor o igual a 5,0%.
Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, los Indicadores de Rentabilidad del Activo y Rentabilidad delPatrimonio, cada uno de los integrantes deberá cumplir con el mínimo requerido.
| INDICADOR
Rentabilidad del Activo
(utilidad operacional /activo)*100
Rentabilidad del Patrimonio
(utilidad operacional/patrimonio)*100
!_ REQUERIDO
Mayor o igual a
3%
Mayor o igual a
5%
8.1.2.2. CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL PROPONENTE EXTRANJERO
De conformidad con el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.2, los estados financieros de las sociedadesextranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país en el que son emitidos juntocon sus notas explicativas, estos deber ser firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal si lapersona jurídica está obligada a tenerlo.
홣o?Í«e la verificacion de los indicadores de capacidad financiera y de organización, deberá anexar el formatoCERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL.
8.1.2.3 OTROS
Adicionalmente el proponente deberá aportar los siguientes documentos:
• Registro Único Tributario: Las personas naturales y jurídicas colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal enColombia, deberán aportar copia legible del Registro Único Tributario RUT actualizado.
La Procuraduría General de la Nación, tendrá la facultad de solicitar a los oferentes cualquier aclaración, información odocumento adicional y podra hacer cruce de información con las entidades que ejerzan supervisión y vigilancia sobre lospropon6nt6S.
8.1.3. CONDICIONES DE EXPERIENCIA
La acreditación de la experiencia se verificará sobre la información que obra en el Registro Único de Proponentes en el cual sedebe evidenciar hasta tres (3) contratos celebrados por el proponente y registrados en cualquiera de los códigos y cuya sumatoriadebe ser igual o superior a 505.66 SMLMV que es el equivalente al presupuesto oficial
CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
GRUPO " SEGMENTO
F-SERVICIOS
80
Servicios de Gestión, Servicios
Profesionales de Empresa y ServiciosAdministrativos
FAMILIA
8010
Servicios de asesoría
en gestión
CLASE
801016
Gerencia de
Proyectos
ÜUlUIJ
Servicios de
consultaría de
negocios y
administración
corporativa
Nota: La Procuraduría aceptará la inscripción de la experiencia de los proponentes en cualquier otro código, siempre ycuando, el objeto del contrato que se registre sea el requerido por la Entidad en el presente numeral.
Teniendo en cuenta que en el RUP se registra solamente información del contratista, contratante, valor del contrato ejecutado,porcentaje de participación en el valor ejecutado en caso de consorcio o uniones temporales y el contrato identificado con elclasificador de bienes y servicios en el tercer nivel y que la Entidad requiere verificar otros aspectos relacionados con cada uno delos contratos que el oferente registra en el RUP con los cuales acreditará a la Entidad el cumplimiento de la experiencia elProponente debe diligenciar el Anexo 2. EXPERIENCIA PROPONENTE, con la siguiente información:
- Número consecutivo que obra en el RUP del reporte del contrato relacionado para acreditar experiencia.- Nombre de la entidad o empresa contratante, dirección, teléfono, ciudad y contacto de correo electrónico.- Número y fecha de la suscripción del contrato.
- Objeto del contrato: el cual debe estar relacionado con el objeto del presente proceso de contratación, es decir,elaboración y actualización de Instrumentos de Administración Documental
- Fecha de iniciación
- Fecha de terminación
- Valor de los contratos: La sumatoria del valor de los contratos debe ser igual o superior a 505,66 SMLMV. Sumaequivalente al presupuesto oficial estimado.
- Porcentaje de participación si el contrato fue ejecutado en consorcio o unión temporal.
En el caso de propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes debe acreditar elcumplimiento de por lo menos un (1) contrato con el lleno de requisitos establecidos en este numeral. Salvo lo relativo al valor delcontrato, ya que éste se puede acreditar en conjunto.
Con el fin de corroborar el cumplimiento del requisito de experiencia, con respecto a la información que se solicita y que no estárelacionada en el RUP, el oferente deberá suministrar certificaciones expedidas, de los contratos ejecutados, por las entidadesbeneficiarías, en la que conste el cumplimiento de los requisitos aquí solicitados. Se acepta también la presentación de las copiasde los contratos y/o actas de liquidación y/o actas de terminación, etc., siempre y cuando en tales documentos se encuentreregistrada la información que requiere verificar la Entidad.
En caso que los documentos que soportan la información solicitada, no contenga el valor del componente expresado en SMMLV,
la entidad lo calculará teniendo en cuenta el valor del salario para el año de terminación del contrato, en razón a lo dispuesto en el
numeral "1.2.2.1.1." de la Circular Externa No. 2 del 31 de enero de 2014, emanada de la Superintendencia de Industria y
LDEUU
Comercio, por medio de la cual se imparten instrucciones a las Cámaras de Comercio "...sobre la función de llevar el Registro
Único de Proponentes, su inscripción, renovación, actualización, cancelación o la revocación de alguno de los actos inscritos ydefinir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámaras de Comercio
sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades en firme", para adelantar la función de
verificación de los requisitos habilitantes del proponente y su clasificación, para efecto de la experiencia, las Cámaras deComercio deben tener en cuenta entre otras, la fecha de terminación de los contratos
En los contratos que fueron ejecutados en consorcio o unión temporal, deberá indicarse el porcentaje de participación de cadauno de ellos en dicho contrato, valor que debe discriminarse en pesos colombianos y será el que se aplique al proponente paraverificar la experiencia teniendo en cuenta lo señalado en este numeral. Así mismo, en caso de personas jurídicas cuando notengan más de tres (3) años de constituidas, se les podrá acumular la experiencia de los accionistas, socios o constituyentes deacuerdo con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.2, numeral 2.5.
En caso que el proponente haya participado en procesos de fusión o escisión empresarial, debe tomar para estos efectosexclusivamente los contratos o el porcentaje de los mismos, que le hayan asignado en el respectivo proceso de fusión o escisión'para ello debe aportar el certificado del contador público o del revisor fiscal (si la persona jurídica tiene revisor fiscal) que así lo'acredite.
LAS CERTIFICACIONES DEL CONTRATANTE, COPIAS DE CONTRATOS, ACTAS DE LIQUIDACIÓN ACTAS DETERMACION ETC. SE ACEPTARÁN COMO DOCUMENTOS ACLARATORIOS DE LA INFORMACIÓN RELACIONADA.
La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. En caso de requerirse aclaracionessobre datos contenidos en el anexo Experiencia del proponente la Procuraduría podrá solicitarlas al proponente porescrito, quien contará con el término establecido en el cronograma del proceso para suministrarlas.
En el periodo de verificación de las propuestas y hasta el término del traslado del informe de evaluación, los eferentes podránallegar el formato e incluir nuevos contratos para acreditar este requisito siempre y cuando cumplan con los requerimientosexigidos por la Entidad en este numeral y los contratos se encuentren concluidos antes de la fecha del cierre del proceso Seránrechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicita por laEntidad hasta el plazo anteriormente señalado.14
Justificación del requerimiento de experiencia
Para garantizar la idoneidad y capacidad del oferente en los servicios objeto de esta contratación se considera que lascondiciones exigidas en cuanto a acreditar la experiencia de hasta tres (3) contratos, es adecuada y proporcional al contrato quese pretende suscribir. M
Teniendo en cuenta la especialidad del servicio que se pretende contratar, es necesario que los proponentes demuestren a travésde contratos ejecutados en los que hayan tenido dentro de su objeto el servicio de actualización y elaboración de InstrumentosArchivísticos, bajo la normatividad vigente en la materia, con los cuales demostrarán a la entidad experiencia y garantizará laescogencia de un contratista idóneo y el cumplimiento a satisfacción del contrato que se llegue a suscribir.
No se aceptan contratos en ejecución, pues por la importancia del objeto del presente proceso, se requiere que los contratosestén concluidos, minimizando los riesgos de incumplimiento.
Se constató además que de acuerdo con el estudio del sector y lo manifestado por las empresas que cotizaron para el estudio del
mercado, los posibles oferentes cumplen con estos requerimientos. Según la verificación realizada en el estudio del sector, a
otros procesos de contratación de características similares, se observa que exigen certificaciones de experiencia con ejecución
del 100%. Además, en los proceso de selección verificados en el estudio del sector se pudo determinar que las entidades
solicitan entre 2 o tres contratos ejecutados y en todos los casos sumados deben corresponder al valor del presupuesto oficial.
En consecuencia, del análisis efectuado se concluye que las estipulaciones no limitan la libre concurrencia y garantizan laidoneidad requerida por la entidad.
9. REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DEPROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS
Cuando se trate de proponentes extranjeros no obligados a estar inscritos en el Registro Único de Proponentes, por no tenerdomicilio o sucursal en el país, la Procuraduría General de la Nación, verificará directa y únicamente la información sobre lacapacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes bien seaindividuales o integrantes de una unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura.
14 Ley 1882 de 2018, Artículo 5, Parágrafo 1
Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a estar inscritas en elRUP, por lo cual las Entidades Estatales deben verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes.
De acuerdo con el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación, la capacidadjurídica de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia se acredita mediante los documentos previstos por lalegislación del país de origen, los cuales deben aportarse al Proceso de Contratación.
De conformidad con lo establecido en el inciso del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, las sucursales de sociedadextranjera sin domicilio o sucursal en el país deben presentar para registro la información contable o financiera de su casa matriz.
9.1. CapacidadJurídica.
Se deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera en el país deorigen. Así mismo, su decisión de establecer negocios en Colombia deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 472del Código de Comercio, que indica:
"ARTÍCULO 472. La resolución o acto en que la sociedad acuerda conforme a la ley de su domicilio principal establecer negociospermanentes en Colombia, expresará:
1) Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad yconcreción del objeto social;
2) El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere;3) El lugar escogido como domicilio;
4) El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos;
5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios quese proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos ios actos comprendidos en elobjeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, y6) La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia."
9.2. Experiencia.
Se aplicarán las mismas reglas establecidas para las personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal enColombia.
9.3. Capacidad Financiera y Capacidad Organizacional
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, los estados financieros de las sociedades extranjerasdeben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país donde son emitidos.
El proponente extranjero debe adjuntar con su propuesta, los Estados financieros de la sociedad, con sus notas explicativas,estos deben ser firmados por el Representante Legal, el contador y Revisor Fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo.
Para efectos de la verificación de los indicadores de capacidad financiera y de organización, deberá diligenciar el formato Anexo4. CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL.
9.4. CONSULARIZACIÓN.
De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, "los documentos otorgados en el exterior seautenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez porel cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionalessobre el régimen de los poderes. Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existela sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país."
Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de RelacionesExteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.
9.5 Apostille
Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de1998, no se requerirá del trámite de consularización señalado en este numeral, siempre que provenga de uno de los paísessignatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentospúblicos extranjeros, aprobada por la Ley 455 de 1998. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en elcertificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento yque se surte ante la autoridad competente en el país de origen.
Atendiendo las recomendaciones dadas por Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitoshabilitantes en los Procesos de Contratación la siguiente información es relevante para la presentación de ofertas por parte deproponentes extranjeros:
1AD»DEUiffl
Idioma - Los documentos con los cuales el proponente acredite sus requisitos habilitantes que hayan sido escritos originalmenteen una lengua distinta al castellano, deben ser traducidos al castellano y ser presentados en su lengua original junto con la
traducción al castellano. El proponente puede presentar una traducción simple al castellano. Si el proponente resulta adjudicatario
para firmar el contrato debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados en idioma extranjero. Latraducción oficial debe ser el mismo texto presentado para acreditar los requisitos habilitantes.
Legalización de documentos - Los documentos presentados por los proponentes no requieren legalización alguna salvo losdocumentos otorgados en el exterior y los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante Notario Público.
Los proponentes pueden entregar con su oferta los documentos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización.Para firmar el Contrato, el oferente que resulte adjudicatario debe presentar los documentos otorgados en el extranjero,legalizados de conformidad con la Convención de la Apostilla15 o legalizados ante cónsul colombiano.
Fecha de corte de los Estados Financieros - Los oferentes extranjeros deben presentar sus estados financieros a la fecha decorte establecida en los países de origen o en sus estatutos sociales.
Moneda - Los oferentes deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y
adicionalmente en pesos colombianos. El proponente y la Entidad Estatal para efectos de acreditar y verificar los requisitoshabilitantes tendrán en cuenta la tasa representativa del mercado vigente en la fecha en la cual los estados financieros fueronexpedidos. Para el efecto, el proponente y la Entidad Estatal tendrán en cuenta las tasas de cambio certificadas por laSuperintendencia Financiera.
10. CRITERIOS PARA EVALUAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
El procedimiento de selección del contratista está sometido al deber de selección objetiva y a los principios de transparencia eigualdad de derechos y oportunidades de los que se deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas
condiciones definidas en la ley y en el pliego de condiciones. Los estudios previos y el pliego de condiciones forman parteesencial del contrato; es la fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su interpretación e
integración, pues contiene la voluntad de la administración a la que se someten los proponentes y el futuro contratista.
La Ley 1474 de 2011, artículo 88, que modifica el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 estipula que;
"La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación
precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para
la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos deobra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el
cotejo de los ofrecimientos ofrecidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la
entidad o de tos organismos consultores o asesores designados para ello. En ios procesos de selección en los que se tenga en
cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientesalternativas:
a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o formulas señaladas en el pliego decondiciones; o
b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para laentidad."
Con base en lo anterior, en concordancia con el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, y atendiendo el objeto de la
contratación, se considera que para seleccionar la oferta más ventajosa para la entidad se debe aplicar la ponderación de ios
elementos de calidad y precio, teniendo en cuenta que a mayor calidad se alcanzan mayores niveles de eficiencia y buen uso de
los dineros de la Entidad. Esta ponderación está soportada en puntajes, así:
1. El precio, buscando obtener un mayor beneficio para la entidad al calificar con el mayor puntaje al que ofrezca el menor
precio, optimizando los recursos presupuéstales.
Teniendo en cuenta el artículo 420 del Estatuto Tributario, el objeto del contrato se encuentra gravado por el impuesto al valor
agregado IVA, tarifa que corresponde al 19%. En consecuencia, en la propuesta se debe discriminar la base gravable, la tarifa del
impuesto y el valor total de la oferta presentada de conformidad con el Anexo 3. Formato Oferta Económica adjunto al presente
estudio.
2. El factor de calidad. Las condiciones a evaluar por este aspecto se entienden adicionales a los requerimientos mínimos
exigidos al proponente. En este sentido, los ofrecimientos que por este aspecto de calidad formule por escrito el oferente no
tendrán ningún costo adicional para la Procuraduría.
15 Ley 455 de 1998
Al contar con capacitación y transferencia del conocimiento sobre la aplicación de las tablas de retención documental
actualizadas, se logrará que el recurso humano responsable en la entidad en la implementación de los productos obtenidos de la
ejecución del contrato, lo realice en mejores condiciones, actualizando el conocimiento que ya tienen sobre la materia.
Esta ponderación está soportada en los siguientes criterios:
No.
1
2
3
FACTOR
FACTOR PRECIO
FACTOR DE CALIDAD DEL PRODUCTO OFRECiDO
(Capacitación y transferencia de conocimiento adicional a! minimo requerido
a usuarios finales de mínimo 8 horas para 8 personas)
FACTOR DE APOYO A LA ¡NDUSTRiA NACIONAL COLOMBIANA
PUNTAJE TOTAL
PUNTAJE
609 Puntos
300 Puntos
100 Puntos
1000 Puntos
10.1. FACTOR PRECIO (600 puntos)
FACTOR PRECIO: Oferta económica (puntaje máximo de 600 puntos):
El valor total de la propuesta económica tendrá una asignación de 600 puntos como máximo.
La asignación del puntaje se hará teniendo en cuenta los valores totales de la propuesta, incluido IVA de las propuestas hábiles,
donde el mayor puntaje se asignará a la propuesta que presente el MENOR VALOR incluido el IVA. A las demás propuestas se
les asignará el respectivo puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula:
Puntaje = MVP * 600/VPE
Dónde:
MVP= Menor Valor Presentado incluido IVA
VPE= Valor de la propuesta evaluada incluido IVA
Para efecto del señalamiento del precio ofrecido, el proponente debe tener en cuenta la totalidad de las especificaciones técnicas
indicadas por la Entidad en los estudios previos y en el Anexo. Formato Oferta Económica y todos los costos, gastos,
desplazamientos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios
para la fijación de la propuesta económica.
La propuesta económica debe elaborarse con base en el Anexo Formato oferta económica, el cual se debe diligenciar de
manera clara y en forma completa, indicando valor unitario de cada actividad.
Será causal de rechazo de la propuesta la no presentación con ésta del Anexo Formato Oferta Económica diligenciado
totalmente y la no cotización de todos los ítems allí descritos. Así mismo se rechazará la propuesta que sobrepase el
valor del presupuesto oficial.
Con relación al impuesto al valor agregado (IVA) se aplicará un 19%.
Los proponentes que pertenezcan al régimen simplificado deben presentar sus propuestas sin Impuesto al Valor Agregado - IVA;
consecuentemente, de ser seleccionado un proponente de ese régimen, el valor del contrato no debe incluir dicho tributo. En las
evaluaciones económicas la comparación deberá realizarse por el valor total de la propuesta, que corresponde al costo para la
Procuraduría General de la Nación.
Así mismo, los oferentes deberán tener en cuenta que el Artículo 499 del Estatuto Tributario define quienes pertenecen al régimen
simplificado y en el Parágrafo 1 precisa: "Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios
gravados por cuantía individual y superior a 3.300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente
en el Régimen Común."
La Entidad verificará las operaciones aritméticas de los componentes de los valores. En caso de presentarse error de ésta índole
y/o de la multiplicación de los valores unitarios, la Entidad en el anexo 3. Formato Oferta económica, los corregirá y se tendrá
en cuenta el valor corregido para efectos de la adjudicación. En caso de diferencia prevalecerán los valores unitarios, sobre
subtotales y totales y a partir de los precios unitarios se efectuarán todas las correcciones que corresponda.
No se aceptarán propuestas complementarias o propuestas de modificaciones presentadas con posterioridad a la fecha y hora del
cierre del proceso contractual.
Dentro de la evaluación económica la Entidad verificará que los proponentes no ofrezcan precios artificialmente bajos dentro delos parámetros establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015, según el cual cuando de conformidad con lainformación a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo requerirá al oferente para queexplique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor evaluadorrecomendará el rechazo o la continuidad de la oferta explicando sus razones.
Así mismo, si durante la evaluación económica se evidencia que el precio que excede el rango admisible estimado por la Entidadse requerirá al oferente para que sustente los motivos a los que obedece el valor propuesto. Analizados los mismos el comitéasesor evaluador, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta, explicando sus razones.
La propuesta económica debe elaborarse de manera clara y en forma completa, indicando valor unitario de cada ítem Si existiesediscrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabrastenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los párrafos antesmencionados.
El no diligenciamiento del precio de algún ítem será causal de RECHAZO de la propuesta.
LA PROPUESTA DEBERÁ PRESENTARSE EN FORMA TOTAL Y ASÍ IGUALMENTE SERÁ LA ADJUDICACIÓN.
10.2 FACTOR CALIDAD DEL PRODUCTO OFRECIDO (300 PUNTOS)
Las condiciones a evaluar por este aspecto se entienden adicionales a los requerimientos mínimos exigidos al proponente Eneste sentido, los ofrecimientos que por este aspecto de calidad formule por escrito el oferente no tendrán ningún costoadicional para la Procuraduría.
La estipulación de estos factores responde al estudio de mercado de posibles oferentes, en tal sentido garantiza la libreconcurrencia, así mismo, su valor no afecta el equilibrio económico del futuro contrato.
A la propuesta que ofrezca calidad del producto adicional se le asignará un puntaje máximo de 300 puntos y su ponderación serealizará de la siguiente manera:
10.2.1. CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO (300) puntos
El proponente que ofrezca sin costo para la PGN, 8 horas de capacitación y transferencia de conocimiento adicionales al mínimorequerido, para usuarios finales (8 personas) sobre la elaboración, actualización y aplicación de los instrumentos archivísticoscon el fin de incluirlos como parte integral del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN. El total de las horas de capacitación séencuentra distribuidos de la siguiente manera: 3 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 4 personas de laDivisión de Documentación, 2 horas de capacitación y transferencia de conocimiento 2 personas de la Oficina de Sistemas y 3horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas del Grupo de Gestión Electrónica de Documentos - GED
Criterio
uapacitacion y transferencia de conocimiento a usuarios finales
sobre la elaboración, actualización y aplicación de los
instrumentos archivísticos, así: 3 horas de capacitación y
transferencia de conocimiento para 4 personas de la División de
Documentación, 2 horas de capacitación y transferencia de
conocimiento 2 personas de la oficina de Sistemas y 3 horas de
capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas
del Grupo de Gestión Electrónica de Documentos - GED.
NO OFRECE
Tiempo / D&dicación
8 horas para 8 personas
0
Puntaje
300
0
Se otorgará al proponente que ofrezca sin costo adicional para la Entidad, un puntaje de TRECIENTOS (300) puntos por mínimo8 horas de capacitación y transferencia de conocimiento sobre la elaboración, actualización y aplicación de los instrumentosarchivísticos a usuarios finales. (Máximo 300 puntos). El valor de las 8 horas a realizar corresponde a UN MILLÓN QUINIENTOSSETENTA MIL OCHOCIENTOS PESOS M/TE ($1.570.800), que equivale al 0,40% del presupuesto total del contrato, valor quese obtiene de las cotizaciones recibidas para determinar el presupuesto oficial de la presente contratación.
Nota: Las capacitaciones se realizarán en las instalaciones de la PGN, no requieren de un título o certificación especial. Sedeberá incluir el plan de capacitación dentro del cronograma inicial y el ofrecimiento deberá realizarse de manera expresa dentrode la propuesta.
10.3 FACTOR DE APOYO A LA INDUSTRIAL NACIONAL (100 PUNTOS)
Para la calificación de este aspecto se asignará un puntaje máximo de cien (100) puntos y se tendrá en cuenta lo establecido enla Ley 816 de 2003, artículo 1, parágrafo, modificado por el Decreto 19 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.3.1,
que define los servicios nacionales, disponiendo que "(...) son los servicios prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana (...)" y artículo
2.2.1.2.4.1.3 que indica la existencia de trato internacional asi"(...) La Entidad Estatal debe conceder trato nacional a: (a) los
oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos
establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un
Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales eí Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios
nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación
pública de dicho Estado; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en
cuenta la regulación andina aplicable a la materia.
El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el
literal (b) anterior en relación con un Estado en particular, lo cual no es requerido para acreditar las situaciones a las que se
refieren los literales (a) y (c) anteriores. Para constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional
en un Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación
pública del respectivo Estado para lo cual puede solicitar apoyo técnico del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o de
Colombia Compra Eficiente, dentro de sus competencias legales.
Los certificados para acreditar la condición a la que se refiere el literal (b) anterior deben ser publicados en la forma y oportunidad
que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La vigencia de los certificados será de dos años contados a partir de su
expedición, sin perjuicio de que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o Colombia Compra Eficiente puede determinar vía
circular la forma como el Ministerio de Relaciones Exteriores debe constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales
gozan de trato nacional y de revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública para la expedición del
certificado".
El puntaje se asignará en cada uno de los casos será el siguiente:
PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACiCNAL
Servicios nacionales o con trato nacional
Servicios' extranjeros que incorporen componente colombiano de bienes y servicios profesionales,
técnicos y operativos
Servicios extranjeros
Puntaje máxime
100 puntos
50 puntos
00 puntos
11. FACTORES DE DESEMPATE
Con el fin de dirimir un empate cuando respecto del puntaje total se llegue a presentar esta situación en la puntuación de dos o
más ofertas de manera que una y otra queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se aplicarán las siguientes reglas:
A.- Se seleccionará la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación del factor de precio.
B.- Si persiste el empate, se seleccionará la oferta que haya obtenido mayor puntaje en el factor calidad.
C- En caso de persistir el empate, la Entidad aplicará las reglas señaladas en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.9 y en
el Manual para el manejo de los incentivos en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente16, así:
1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a ¡a oferta de bienes o servicios extranjeros.
2. Preferir la oferta presentada por una Mipyme; o, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura constituida por
exclusivamente por Mipyme17.
3. En caso en que dentro del Proceso de Contratación no existan ofertas presentadas por Mipyme o proponentes plurales
constituidos exclusivamente por Mipyme, preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de
sociedad futura siempre que:
a) esté conformado por al menos una Mipyme que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento;
b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento de la experiencia acreditada en la oferta;
c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros
del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.
16 https://www.colombiacompra.aovco/sites/cce public/files/cce documents/manual manejo incentivos esp.pdf - consulta del 16 de septiembre de
2017 a las 12:54 p.m.
17 En caso en que sean preferidas las ofertas presentadas por Mipyme y proponentes plurales constituidos en su totalidad por Mipyme, la siguiente regla
a aplicar es la contenida en el numeral 4, y no en el numeral 3.
4, Preferir la propuesta presentada por ei oferente que acredite en ias condiciones establecidas en la ley que por lo menos el
diez por ciento de su nómina está en condición de discapacidad según ¡as reglas contenidas en la Ley 361 de 1997. Si la
oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, ei integrante dei oferente que acredite
que el diez por ciento de su nómina está en condición de discapacidad, debe tener una participación de por lo menos ei
veinticinco por ciento en el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por
ciento de la experiencia acreditada en la oferta.
5. Si continúa e! empate éste se dirimirá entre los proponentes que estuvieron en igualdad de condiciones, mediante sorteo de
balota que se efectúe en el momento de la adjudicación.
Cuando en la evaluación de ias ofertas sea aplicable un Acuerdo Comercia!, no es posible aplicar los factores de desempate
previstos en los numerales 2 y 3 del literal C anterior.18
12. ANÁLISIS DE RESGQ Y FORMA DE MITIGARLO (ARTS. 2.2,1.1.2.1.1- 2.2.1.1.1.6.3 Y 2.2.1,1.1.6.1 DECRET01082 DE
2015)
De acuerdo con la evaluación del riesgo que el proceso representa para el cumplimiento de ias metas y objetivos de acuerdo con
el manual y guías de Colombia Compra Eficiente, se elaboró la matriz que se incluye a continuación:
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Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en e! presente numeral y como principio general, EL
CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todos aquellos sucesos
previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de ía presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los
riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su
8 rrttDs://www.colombiacompfa.gov.co/sites/cce public/files/cce documente/manual manejo incentivos esp.pdf -
MÍAOELJUttSÜ
actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado yla sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas alcontratista en la presente distribución de riesgos de la contratación, LA PROCURADURÍA no estará obligada a reconocimientoeconómico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por elcontratista.
No obstante lo anterior, hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posiblesoferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento quetienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedanafectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio según elcual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuiciosque se causen. r '
En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afectendicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en tal plazo.
NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato permiten mantener las condiciones económicas yfinancieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente estándiseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993 enconcordancia con el Decreto 1082 de 2015.
13. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual derivados del incumplimiento del contrato el contratista debepresentar a la Oficina Jurídica de la entidad, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la firma del contratocualquiera de las garantías que señala el artículo 2.2.1.2.3.1.2 y siguientes del Decreto 1082 de 2015 a favor de laPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN que cubra los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones leqaleso contractuales del contrato, con los siguientes amparos:
AMPARO
Cumplimiento
Calidad del servicio
Pago de Salarios, Prestaciones
Sociales e Indemnizaciones laborales
' PORCENTAJE (%) SOBRE EL VALORTOTAL DEL CONTRATO
30%
20%
5%
VIGENCIA
Tiempo de ejecución del contrato y ocho (8)
meses más, contados a partir de la
suscripción del contrato.
Tiempo de ejecución del contrato y ocho (8)
meses más, contados a partir de la
terminación del contrato.
Tiempo de ejecución del contrato y tres (3)
años más, a partir de la suscripción del
contrato.
Se estima la inclusión de estos amparos, en los porcentajes y vigencias antes señalados, ya que teniendo en cuenta la naturalezadel contrato a celebrar y las obligaciones a cargo del contratista, la Entidad debe estar cubierta de los perjuicios derivados por elincumplimiento total o parcial a cargo del contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del mismo- el pago del valor de lasmultas y de la cláusula penal pecuniaria; el cumplimiento de las obligaciones laborales derivadas de la contratación de personalpara la ejecución del contrato y los perjuicios derivados por la deficiente calidad del servicio prestado.
14. INDICACIÓN SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN SE ENCUENTA COBIJADO POR ACUERDO COMERCIAL
De conformidad con el Manual para el manejo de los acuerdos Comerciales en proceso de contratación versión M-MACPC-13actualizado por Colombia Compra Eficiente el 29 de enero de 2018^, el presente proceso de selección se encuentra cobijado porlos siguientes Acuerdos comerciales.
https://www.colomh¡acornpra.aov,co/sites/cce public/files/cce documents/r9(11 R 3-13nm2018, 3:43 p.m.
:e manual - consulta del 21 de marzo de
ACUERDO COMERCIAL
1
r
ALIANZA
PACÍFICO
CANADÁ
CHILE
OUREA
COSTA RICA
ESTADOS AELC
(Islandia,
Liechtenstein,
Noruega y Suiza)
ESTADOS UNIDOS
MÉXICO
TRIÁNGULO
NORTE
UNIÓN EUROPEA
COMUNIDAD
ANDINA
CHILE
MÉXICO
PERÚ
EL
SALVADOR
GUATEMALA
HONDURAS
GSi
T
ENTIDAD
ESTATAL
CUBIERTA
SI/NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
N/A
SI
SI
N/A
SI
N/A
ERALDELAMN
VALOR DEL
PROCESO DE
CONTRATACIÓN
SUPERIOR AL
UMBRAL DEL
ACUERDO
COMERCIAL
SI/NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
N/A
SI
SI
N/A
NO
N/A
EXCEPCIÓN
APLICABLE AL
PROCESO DE
CONTRATACIÓN
SI/NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
N/A
NO
NO
N/A
NO
NO
PROCESO DE
CONTRATACIÓN
CUBIERTO POR
EL ACUERDO
COMERCIAL
SI/NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
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NO
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SI
NO
NO
SI
i
i
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íit
3
i
1
Teniendo en cuenta que al presente proceso le aplican Acuerdos Comerciales y la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de laCAN, la Procuraduría General de la Nación le dará a los servicios ofrecidos por proponentes de los citados países y de la CAN elmismo trato que da a los servicios Colombianos, y establecerá los plazos mínimos en ellos requeridos.
15. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
15.1. FIRMA DEL CONTRATO
El proponente a quien se adjudique el proceso de selección, deberá firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientesa la fecha de realización de la adjudicación, previa suscripción del mismo por parte del Jefe de la entidad o su delegado.
En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá diligenciar el formulario Beneficiario cuenta en el cual indicará elnúmero de la cuenta corriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del contrato, cuenta quedebe figurar a nombre y con el NIT del contratista y en caso de consorcios o uniones temporales a nombre y con el NIT de quien(es) va (n) a facturar.
Igualmente, en el momento de la firma del contrato y para el registro de las cuentas bancarias, el contratista debe anexar unacertificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del cuentahabiente, su número de identificación, número de lacuenta, tipo de la cuenta y si a la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato.
! ?rÍarÍ° y, nÚfm? de identificación debe ser el mismo en el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta en ladel banco y en las facturas que posteriormente se presenten.
15.2. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El contrato, se entiende legalizado con la suscripción y expedición del registro presupuestal correspondiente.
Para la ejecución, el contrato debe estar legalizado y aprobada la garantía de cumplimiento.
15.3 LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN
CONTRAT%fAC?n ^ contra!°,serátde cuatro <4> mese*. atados a partir del acta de inicio, ia cual debe suscribirse por elCONTRATISTA y el supervisor del contrato a los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del mismo, previo cumplimiento de osrequisitos de legalización y ejecución. En todo caso, el plazo de ejecución no podrá superar el 31 de diciembre de 20^8
í eJetCUdÓn felc°ntrat0 será la Sede Central de 'a PGN y en las Procuradurías Regionales que se requiera No££S'n Sr V ten'end0 eTenta qUS deSde la Sede principal de la Procuraduría General de la Nación ubicada en lacarrera 5 No. 15-80 se supervisará la ejecución del contrato, en ésta se coordinará la ejecución del mismo.
Para todos los efectos legales se tomará como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C.
15.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO
La Procuraduría General de la Nación, pagará al proponente favorecido del contrato resultante del proceso de selección en trespagos previa presentación de la factura, el recibo a satisfacción de los entregables descritos en el Anexo Técnico por parte de la
Supervisión del contrato y de los servicios recibidos a satisfacción por la entidad de conformidad con las entregas realizadas deacuerdo con los porcentajes establecidos así:
Pagos Descripción ¡ Productos a Entregar
Un primer pago del 40% del valor
total del contrato, al cumplimiento de:
Cronograma detallado con las actividades a desarrollar dentro de laejecución del contrato. Este cronograma deberá ser presentadoprevio a la suscripción del acta de inicio y estará sujeto a
aprobación por parte de los supervisores del contrato.
> Documento con el Programa de Gestión Documental de la PGNActualizado, y aprobado por los supervisores del contrato.
■ Documento con el Plan Institucional de Archivos-PINAR de la PGNelaborado y aprobado por los supervisores del contrato.
■ Documento guía para la implementación del PINAR, aprobado porlos supervisores del contrato.
Un segundo pago del 40% del valor
total del contrato, al cumplimiento de:
■ Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicosde la PGN, aprobado por los supervisores del contrato.
■ Tablas de control de Acceso para el establecimiento de categoríasadecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridadaplicables a los documentos, elaboradas y aprobadas por lossupervisores del contrato.
■ Banco terminológico de tipos de series y subseries documentalesde la PGN.
Un tercer y último pago del 20% del
valor total del contrato, al
cumplimiento de:
■ Planillas de asistencia a capacitaciones, presentaciones, ayudas dememoria y/o material utilizado en las sesiones de capacitación ytransferencia de conocimiento.
■ Un documento guía para la aplicación y/o implementación delModelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos,aprobado por la supervisión del contrato
1 Un documento guia para la implementacíón de las Tablas deControl de Acceso, aprobado por la supervisión del contrato.
■Un documento guía para la implementación del BancoTerminológico de series y subseries, aprobado por la supervisión decontrato
LÓELA»
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en la División Financiera - Grupo de
2SL vt i JB ■ i'3 aTPañada de ia Certificadón que al efect0 exP¡da el interventor del intrato, del acta^^^Z^^S^Z^cotizaciones al Sistema de Se9uridad social lntegral *Parafiscales<
por el
En caso de consorcios o uniones temporales cada uno de sus integrantes debe allegar estos documentos.
En todo caso, el pago estará sujeto a la aprobación del PAC (Programación Anual Mensualizado de Caja).
Cuando la Entidad no cancele al contratista la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato yteniendo en cuenta la fecha en que la Entidad.cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al contratista col Esesde mora el incremento mensual promedio del índice de Precios al Consumidor certificado por el DAÑE entre el 1o de enero y el 31de diciembre del ano anterior. '
15.5 GASTOS DEL CONTRATISTA
CUeHnta. de! «f^sta, todos los gastos, derechos e impuestos que se causen con ocasión de la confección y
^^AST"1"del contrato> y que se reqüieran cancelar para dar cumplimient0 a las disposiciones15.6 SUPERVISIÓN
No se requiere de interventoría externa: En cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011la Entidad considera que no se requiere de interventoría externa debido a que se cuenta con personal de planta idóneo ysuficiente para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del contrato.
La coordinación del contrato será ejercida por la Jefe de la División de Documentación o quien haga sus veces La supervisión delpresente contrato será ejercida por funcionarios adscritos a la citada dependencia, que tengan conocimiento en instrumentosarchivista* o ley de archivo o gestión documental, que pueda verificar el cumplimiento de las características solicitadasEl o los funcionarios designados como supervisores deberán llevar a cabo el seguimiento y control del contrato de conformidadcon lo dispuesto por la Ley 1474 de 20112" y el Manual de Contratación de la Entidad, sin perjuicio de las responsabilidades quele asisten al coordinador en relación con la supervisión de la contratación solicitada.
15.7 CLÁUSULA DE INDEMNIDAD
EL CONTRATISTA está en la obligación de mantener a la PROCURADURÍA libre de cualquier daño o perjuicio originado enreclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
15.8 CLÁUSULA DE SUBCONTRATACIÓN
En caso que EL CONTRATISTA subcontrate con terceros la ejecución de actividades relacionadas con el objeto del presentecontrato, EL CONTRATISTA responde directamente a la Entidad por el cumplimiento del contrato y la mantendrá indemne decualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sussubcontratistas o dependientes. LA PROCURADURÍA no tendrá ninguna vinculación con el subcontratista.
15.9 RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE
El proponente y posterior contratista responderá por haber ocultado inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por habersuministrado información falsa (numeral 7 artículo 26 de la ley 80 de 1993).
15.10 LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EXPEDIENTE
La liquidación del contrato que surja como consecuencia del proceso de selección que se adelante, se llevará a cabo bajo losparámetros establecidos en los artículos 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012 y 11de la Ley 1150 de 2007. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses siguientes a la fechade terminación del plazo de la vigencia establecido en el contrato. En aquellos casos en que el contratista no se presente a laliquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, laentidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuestoen el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Los amparos de la garantía única que seconstituyan, relacionados con las obligaciones a cargo del contratista, que queden pendientes a la fecha de la suscripción del actade liquidación y la garantía técnica, deberán permanecer vigentes hasta la satisfacción total de las mismas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 vencidos los términos de las garantías de
20 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad delcontrol de la gestión pública
calidad (...), se procederá a suscribir el acta de cierre del expediente del proceso contractual.
GARCÍA
é División de Documentación (E)
Proyectó: Angela Viviana Ruiz A.
euu
anexo técnico
LA ACEPTACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS SE ENCUENTRA CUMPLIDA CON LASUSCRIPCIÓN DE LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA.
1. Objeto:
Contratar la prestación de servicios, elaborar y actualizar los instrumentos archivistas en el marco de la política de qestióndocumental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivística en la Procuraduría General de la Nación-PGN.
1.1. Alcance:
El objeto a contratar incluye:
1. La actualización del Programa de Gestión Documental de la PGN, con base en los lineamientos y normatividad vigente.
2. Elaboración del Plan Institucional de Archivos - PINAR para la PGN, con base en los lineamientos y normatividad vigente.
3. Elaboración del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de la PGN con base en loslineamientos y normatividad vigente.
4. Elaboración de las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos yrestricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, elaboradas y aprobadas por los supervisores delcontrato.
5. Elaboración del Banco Terminológico de tipos de series y Subseries documentales de la PGN con base en loslineamientos y normatividad vigente.
6. Realizar capacitación y transferencia de conocimiento para funcionarios de la PGN correspondiente a ocho (8) horas para10 personas asi: 3 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 4 personas de la División deDocumentación, 2 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas de la Oficina de Planeación y 2personas de la Oficina de Sistemas y 3 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas del Grupode Gestión Electrónica de Documentos - GED.
Nota: Las capacitaciones se realizarán en las instalaciones de la PGN, no requieren de un título o certificación especialSe deberá incluir el plan de capacitación dentro del cronograma inicial.
Consideraciones a tener en cuenta:
■ La Procuraduría General de la Nación-PGN, cuenta con licénciamiento de la aplicación SIGDEA Para la qestión dedocumentos electrónicos.
■ La PGN cuenta con personal titulado en Bibliotecología y Archivística que apoyará el proceso de qestión de losInstrumentos archivísticos.
■ La PGN entregará al contratista la información que se requiera del proceso de Gestión Documental para la ejecución delobjeto del contrato.
El contrato a ejecutar no incluye:
2. La implementación de los instrumentos archivísticos a actualizar y elaborar.
3. Instrumentos archivísticos adicionales a los solicitados en la oferta económica
2. Especificaciones Técnicas:
2.1. Plazo de ejecución del contrato
Se tiene previsto que el objeto y las obligaciones contractuales se ejecuten en un plazo de cuatro (4) meses, contados a partirde la suscripción del acta de inicio. En todo caso el plazo de ejecución no puede superar el 31 de diciembre de 2018.
2.2. Lugar de prestación del servicio
El lugar de ejecución del contrato será la Sede Central de la PGN y en las Procuradurías Regionales que se requiera Noobstante, lo anterior y teniendo en cuenta que desde la sede principal de la Procuraduría General de la Nación ubicada en lacarrera 5 No. 15-80 se supervisará la ejecución del contrato, en ésta se coordinará la ejecución del mismo.
3. Obligaciones generales del contratista:
Para efectos del cumplimiento del contrato, EL CONTRATISTA se obligará a cumplir, además de las obligaciones inherentes a lanaturaleza del mismo y a las actividades derivadas de las disposiciones legales vigentes sobre la materia las siquientesobligaciones generales entre otras:
1. Cumplir con el objeto del contrato en los términos y condiciones establecidos en este documento, en el pliego decondiciones y sus anexos, especificaciones, la oferta presentada por EL CONTRATISTA y los términos de la adjudicación vel contrato. '
2. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca o que llegue a conocer por causa o conocasión de la prestación del servicio.
3. Realizar los ajustes a los documentos, entregables, productos entre otros según las observaciones formuladas por elsupervisor del contrato.
4. Adelantar todas las gestiones necesarias para la ejecución del contrato en condiciones de eficiencia y calidad, y de acuerdoa las especificaciones exigidas por la Procuraduría en el pliego de condiciones y en el contrato.
5. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilataciones que puedan presentarse y en generalse obliga a cumplir con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y las otras disposiciones aplicables a la contratación estatal
6. Programar en coordinación con el Supervisor del contrato las reuniones o mesas de trabajo que se requieran y asistir a lasmismas.
7. Poner a disposición de la Procuraduría General de la Nación su capacidad intelectual, conocimientos y experiencia paralograr el cumplimiento del objeto contratado en la forma y oportunidad pactada.
8. Presentar al supervisor del contrato los comprobantes de pago de las obligaciones parafiscales y aportes al Sistema deSegundad Social Integral, de conformidad con la Ley N°789 de 2002 y la Ley N° 1150 de 2007, según corresponda
9. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio prestado10. Acatar las instrucciones dadas por el supervisor del contrato para que se desarrolle a cabalidad el objeto contractual y se
obtengan los resultados esperados.
11. Informar oportunamente al supervisor de todo error o deficiencia que observe en la ejecución del contrato de tal forma queno se afecten los intereses de la Procuraduría.
12. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos, así comosufragar los gastos que legalmente haya lugar para la legalización y ejecución del contrato.
13. Presentar al momento de la firma del contrato, el formulario beneficiario/cuenta, en el cual informará el número de la cuentacorriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del contrato, cuenta que debe figurar anombre y con el documento de identificación del CONTRATISTA.
14. Anexar una certificación vigente de la entidad bancaria en el que conste el nombre del cuentahabiente, su número deidentificación, número de la cuenta, tipo de cuenta y si a la fecha está activa.
15. Presentar la información solicitada por el supervisor en el momento de realizar la supervisión, seguimiento y control delcontrato.
16. Las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual.
COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: Con la suscripción del contrato el Contratista, se obliga a prestar apoyo a la acción delEstado Colombiano, para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas y en este contexto, asumeexplícitamente entre otros, los siguientes compromisos, sin perjuicio de la obligación de cumplir la Ley Colombianaespecialmente la Ley 1474 de 2011:
a. No ofrecer ni dádivas o sobornos y ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario público en relación con sucontrato.
b. No celebrar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto la colusión en el presente proceso contractual
4. Obligaciones técnicas del contratista
1. Entregar un cronograma detallado con las actividades a desarrollar dentro de la ejecución del contrato. Este cronogramadeberá ser presentado previo a la suscripción del acta de inicio y estará sujeto a aprobación por parte de los supervisoresdel contrato.
2. Realizar la actualización del Programa de Gestión Documental de la PGN, actualizado y aprobado por los supervisores deicontrato.
3. Elaborar el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la PGN, articulado con los demás planes y proyectos estratégicosprevistos por la entidad.
4. Crear el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de la PGN, en el cual se formule los requisitosfuncionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la Entidad.
5. Elaborar las Tablas de Control de Acceso en las cuales se establezca las categorías adecuadas de derechos y restriccionesde acceso y seguridad aplicables a los documentos.
6. Crear el Banco Terminológico que normalice los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través delenguajes controlados y estructuras terminológicas.
7. Realizar capacitación y transferencia de conocimiento para funcionarios de la PGN correspondiente a ocho (8) horas, para
diez (10) personas así: 3 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 4 personas de la División de
Documentación, 2 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas de la Oficina de Planeación y 2
personas de la Oficina de Sistemas y 3 horas de capacitación y transferencia de conocimiento para 2 personas del Grupode Gestión Electrónica de Documentos - GED.
8. Realizar los documentos guía que orienten la implementación de los instrumentos archivísticos elaborados y actualizados,objeto de la presente contratación.
9. Realizar las reuniones que se consideren necesarias con el supervisor, para evaluar el avance del contrato y las eventualesdificultades que se lleguen a presentar, lo anterior acorde con el cronograma del contrato.
5. OBLIGACIONES DE LA PGN
9.
Mantener una comunicación permanente con el CONTRATISTA para la atención de requerimientos del servicio.Suministrar la logística para los eventos de capacitación y sensibilización programados.Suministrar los recursos requeridos.
Generar los espacios de trabajo requeridos por el CONTRATISTA.
Facilitar al CONTRATISTA el desarrollo del objeto contractual.
Cancelar el valor del contrato en la forma y oportunidad pactada.
Ejercer la supervisión del contrato para efectos de lograr la correcta ejecución del mismo.
Tener a disposición todos los funcionarios de las áreas que estén involucrados en el proceso a desarrollar.
Facilitar oportunamente la información solicitada por el CONTRATISTA con el fin de facilitar el debido desarrollo del objetocontractual.
10. Realizar todos los requerimientos necesarios al CONTRATISTA para lograr la debida ejecución del contrato.
11. Informar oportunamente al CONTRATISTA sobre las dificultades que se presenten en la ejecución del contrato para que elCONTRATISTA pueda solucionarlos en forma oportuna.
12. Solicitar los informes acordados sobre el desarrollo del contrato.
13. Atender oportunamente las solicitudes o recomendaciones del CONTRATISTA a través del supervisor.
6. Horario de Ejecución
Para el desarrollo de las actividades previstas en este anexo técnico, se debe considerar que el horario normal en que funciona laProcuraduría General de la Nación es de 8:00 am a 5:00 pm.
■ En días hábiles: el horario de trabajo será entre 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
■ De requerirse trabajos en horarios diferentes a los estipulados, deberá contar con la autorización previa de la División deDocumentación y División de Seguridad de la entidad.
■ El contratista deberá realizar las acciones oportunas, continuas y permanentes, dirigidas a prever y garantizar la operación yfuncionalidad de la entidad.
7. Personal mínimo que debe ofrecer el proponente
El contratista dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, allegará a la entidad la documentación
relacionada con el personal mínimo requerido conforme a las condiciones señaladas, para lo cual deberá diligenciar el formato
Anexo5., denominado PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE TRABAJO. Dicha información será verificada y aprobadapor los supervisores del contrato, previo a la suscripción del acta de inicio.
Personal requerido:
Cargo
Coordinador
del proyecto
Perfil Profesional21
Profesional en: Ciencias de la
información o Bibliotecología y
Archivística o Ingeniería Industrial o
Administrador de Empresas o
Administración Pública, con
especialización en ciencias de la
Información o Archívística o gerencia
de Documentos o Gerencia de
Proyectos.
DedicaciónExperiencia Cantidad
50%
Experiencia profesional mínima de
cinco (5) años, certificada en
proyectos de Gestión Documental, de
los cuales debe tener experiencia
específica de por lo menos tres (3)
años como, director, o coordinador de
proyectos de gestión documental.
Profesional Profesional en: Ciencias de la 100% Experiencia profesional mínima de tres
21 Consulta realizada en el SNIES el 30 de julio de 2018
Cargo
Universitario
Profesional
Universitario
Perfil Profesional- oÜZSL Experiencia
Información y la documentación
Bibliotecología y Archivística.
Un profesional en Ingeniería de
Sistemas.100%
(3) años, en proyectos de gestión
documental, que hayan tenido por
objeto o que hayan incluido en su
alcance la elaboración de
Instrumentos Archivísticos.
Experiencia profesional mínima de tres
(3) años, en proyectos de gestión
documental.
i
Cantidad
1
7.1 Parámetros de verificación requisitos del personal
Para la verificación correspondiente, los proponentes deberán anexar a su propuesta una carta de intención de vinculación delpersonal en caso de resultar favorecidos con la adjudicación, y la hoja de vida de cada uno de ellos que contenga todos los
documentos que acrediten su formación académica y experiencia profesional, de conformidad con lo perfiles establecidosanteriormente.
Adicionalmente, el proponente debe aportar fotocopia del Diploma o el Acta de Grado y de la respectiva Tarjeta o MatrículaProfesional y su certificado de vigencia de la misma que expide el correspondiente Consejo Profesional, o autoridad competente,para acreditar el perfil y ejercicio legal de la profesión del personal que ofrece.
La experiencia se acreditará con las certificaciones correspondientes en las que se señale como mínimo: tipo de vinculación,cargo u objeto del contrato, funciones u obligaciones, tiempo de vinculación o término de duración del contrato, fecha de inicio yterminación del vínculo contractual o laboral.
Este personal deberá mantenerse durante la ejecución del contrato y sólo podrá ser reemplazado previa autorización de laProcuraduría General de la Nación, por uno de iguales o superiores calidades. En este caso, el contratista deberá proceder apresentar la hoja de vida de un profesional que cumpla con los requisitos exigidos, con una antelación de por lo menos cinco (5)días hábiles, a la fecha de reemplazo del personal.
EL CONTRATISTA se obliga a que los profesionales exigidos en el presente proceso, estén disponibles cada vez que LAPROCURADURÍA los requiera, so pena de incurrir en incumplimiento de las obligaciones a su cargo y hacerse acreedor a lassanciones contractuales consagradas en la Ley.
LA PROCURADURÍA se reserva el derecho de verificar la información contenida en la hoja de vida de los profesionales ofrecidosy/o en las certificaciones que acrediten su idoneidad y experiencia. En el evento en que efectuadas las verificaciones se adviertaninconsistencias en la información y/o documentación aportadas, la oferta será rechazada.
El contratista estará obligado a conformar los equipos de trabajo con el personal mínimo aquí señalado, así como a reemplazarparte de él o su totalidad, cuando la supervisión se lo solicite, garantizando en todo momento su presencia y resultados dentro dela ejecución contractual. Por otra parte, el contratista dispondrá de todo el recurso humano adicional que requiera para cumplircon el objeto contratado.
ANEXO No.l
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Ciudad y Fecha
Señores
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN-PGNCarrera 5 No. 15-80 Torre B piso 1.
Bogotá D. C.
?noúE,? DE SELECCI0N ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA PARA ELABORAR Y/O ACTUALIZAR INSTRUMENTOSARCHIVÍSTICOS EN LA PGN.
El suscrito, obrando en representación de ofrezco contratar con la Procuraduría General de laNación de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones.
1. De conformidad con los documentos de este proceso, me comprometo a ejecutar el siguiente objeto- ELABORAR Y/OACTUALIZAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL YEN APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA
2. VALOR DE LA PROPUESTA:
El valor de la propuesta básica, asciende a la suma de _____ ($ )
3. MANIFESTACIÓN EXPRESA:
• Manifiesto no encontrarme incurso en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad según lo señalado en los artículos127 de la Constitución Política y 8o de la Ley 80 de 1993.
■ Manifiesto no estar reportado en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la Repúblicani ser deudor moroso de acuerdo con el parágrafo 3o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001.
■ Manifiesto expresamente haber leído y conocer el pliego de condiciones, así como las comunicaciones escritas expedidaspor la PGN y en consecuencia me someto a las condiciones en ellas establecidas.
■ La vigencia de la propuesta corresponde a lo exigido en los pliegos, vale decir noventa (90) días calendario contados apartir del cierre del proceso.
■ Aceptamos que la PGN, no está obligada a adjudicar al oferente que presente el precio más bajo, si ella no cumple conlos requisitos del proceso.
■ Esta oferta, una vez aceptada y notificada su adjudicación, me obliga a su cumplimiento hasta la liquidación del contrato.
De ser favorecido, suscribiré contrato en el término establecido en el cronograma del proceso.
La dirección de la empresa es:
NIT: 'Teléfono:
Fax:
Mail o correo electrónico:
(Cuando el proponente no esté domiciliado en Bogotá, deberá indicar un domicilio en esta ciudad para efectos de comunicación ynotificación.)
A continuación, relaciono la tabla de contenido de la propuesta.
Atentamente,
ANEXO. 2
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
1
2
3
RELACIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS
No. consecutivo
que obra en el
RUP del reporte
de contrato
relacionado para
acreditar
experiencia
Contrato
N"
Contratante
Dirección,
Teléfono,
ciudad,
correo
electrónico
Objeto Valor del
contrato
Fecha de
inicio
Fecha de
terminación
% de participación si
fue ejecutado en
consorcio o unión
temporal
ACEPTO QUE CON EL DILIGENCIAMIENTO DE ESTE ANEXO AUTORIZO LA VERIFICACIÓN DE LAINFORMACIÓN CONTENIDA.
ANEXO 3.
FORMATO DEOFEKTA ECONÓMICA
OBJETO: Contratar la prestación de servicios, para elaborar y actualizar los Instrumentos archivisticos en el marco de la polcade gestión documental y en apoyo al fortalecimiento de la función archivísíca en la Procuraduría General de la Nación-PGN.
[NOMBRE 0 RAZÓN SOCIAL:
1
2
i
4
5
6
ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PGD
oun udbe en ei desarrollo sistemático de los
procesos archivisticos encaminados a la gestión de la
ELABORACIÓN-PINAR
Plan Institucional de archivos para la PGN
ELABORAR MODELO DE REQUISITOS G.D E.
Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos
Electrónicos de la PGN, con base en el aplicativo
SIGDEA de gestión documenta! de la PGN
ELABORAR TABLAS DE CONTROL DE ACCFSO
Identificación de las condiciones de acceso y
restricciones que aplican a los documentos
BANCO TERMINOLÓGICO
Normalización de series, subseries y tipos
documentales bajo lenguajes controlados y
estructuras terminológicas
JCAPACITACIÓN NIVEL NACIONAL
Capacitación y transferencia de conocimiento para
funcionarios de la PGN correspondiente a ocho (8)
horas, para diez (10) personas
"t
VALOR UNIDAD
$
V/.:.ORLNIDA3
$
va..or unidad
$
'«A-OR LNIDAD
$
VALOR UNIDAD
$
VALOR UNIDAD
$
IVA
IVA
IVA
IVA
IVA
IVA
VALOR TOTAL SIN IVA
VALOR IVA
VALOR TOTAL CON IVA
VALOR TOTAL
INCLUIDO IVA
$
VALOR TOTAL
INCLUIDO ¡VA
$
VALOR TOTAL
INCLUIDO IVA
$
VALOR TOTAL
INCLUIDO IVA
VALOR TOTAL
INCLUIDO IVA
VALOR TOTAL
INCLUIDO IVA
$
NOTA: EL VALOR DE LA PROPUESTA INCLUYE EL VALOR DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
ANEXO No.4
CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA YORGANIZACIONAL A DICIEMBRE 31 nF 9ni7
^^ EXTRANJERAS NQ INSCRITAS RN EL REGISTRO ÚNICOPROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO Q SUCURSAL EN EL PAfs
OFERENTE:
CUENTA
INFORMACIÓN FINANCIERA A
DICIEMBRE 31 DE 2017
OFERENTE
INDIVIDUALOFERENTE PLURAL
Participante No. 1 Participante No. 2 j Participante
Valor en Pesos Colombianos
Activo Corriente
Activo Total
Pasivo Corriente
Pasivo Total
Utilidad Operacional
Gastos de intereses
Fecha de corte de los estados
financieros
CAPACIDAD FINANCIERA
■' 1- 1
índice de
índice de
Razón de
INDICADOR
Liquidez
Endeudamiento
Cobertura Intereses
índice del
Oferente
Individual
r ■ -
índice del ParticipanteNo. 1
OFERENTE PLURAL
índice del
Participante No. 2
índice del
Participante No. i
CAPACIDAD
Rentabilidad
Rentabilidad
ORGANIZACIONAL
INDICADOR
sobre activos
sobre patrimonio
índice del
Oferente
Individual
índice del Particípame
No. 1
OFERENTE PLURAL
índice del Participante
No. 2
índice del Pjrticipante
No. 3
Firma Representante Legal del
Oferente
Nombre:
Identificación:
Firma del Contador y/o
Auditor y/o Revisor
Fiscal
Nombre:
Identificación
Tarjeta Profesional:
RADURIADE U NACIÓN
ANEXO 5.
PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE TRABAJO
Cargo
Coordinador
del proyecto
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Perfil Profesional
Profesional en
Ciencias de 1
información
Bibliotecología
Archivística
Ingeniería Industria
o Administrador d
Empresas
Administración
Pública, con
especialización en
ciencias de la
Información o
Archivísticos o
gerencia de
Documentos o
Gerencia de
Proyectos.
'rofesional en:
Ciencias de la
nformación y la
ocumentación
Bibliotecología y
Archivística.
n profesional en
ngeniería de
istemas.
Tiempo Exnprienria rant;«,n Persona ProfesiórDedicación Experiencia Cantidad Propue8tB
50%
100%
100%
hxpenencia
profesional mínima d
cinco (5) años
certificada e
proyectos de Gestió
Documental, de lo
cuales debe teñe
experiencia específic
de por lo menos tre
(3) años como
director, o coordinado
de proyectos de
gestión documental.
Experiencia
)rofesional mínima de
res (3) años, en
proyectos de gestión
ocumental, que
ayan tenido por
bjeto o que hayan
ncluido en su alcance
a elaboración de
nstrumentos
Archivísticos.
xperiencia
rofesional mínima de
es (3) años, en
royectos de gestión
ocumental.
1
3
1
Experiencia
