Rafael Jiménez-Molina | 24 de octubre de 2014 Taller de Otoño

Asociación de Administadores de Asistencia Económica Estudiantil de PR (PRASFAA)

Trasfondo histórico Lo básico del “Clery Act” Violencia contra la mujer – Acta de reautorización

(VAWA) ¿Qué usted puede hacer para ayudar? Ayudas / Buenas prácticas Recursos Disponibles Preguntas

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Requisitos de Seguridad en el “Higher Education Act” ◦ La seguridad se añade con el “Crime Awareness and Campus

Security Act” en el 1990. ◦ En el 1992 de enmienda para incluir en los informes anuales actos delictivos u ofensas de índole sexual. ◦ En el 1998 se vuelve a enmendar. Se añaden nuevos

requisitos y se cambia el nombre a “Jeanne Clery Disclosure of Campus Security Policy and Campus Crime Statistics Act (Clery Act).

◦ En el 2008, el HEOA (“Higher Education Opportunity Act”) vuelve a añadir requisitos.

◦ 2013 – Se anuncia que se añadirán los delitos contra la mujer del Acta de la Violencia contra la Mujer (VAWA)” en Octubre de 2014.

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El Departamento de Ayuda Económica a Estudiantes (FSA) monitorea y sanciona faltas al “Clery Act” y conduce revisiones en sus “program reviews”.

Posibles consecuencias de los hallazgos: • Multas - hasta $35,000 por ofensa (aumentado

recientemente). • Limitación, suspensión, o terminación de la elegibilidad a

los programas de asistencia económica para estudiantes; denegación de la recertificación o la cancelación total de un “Program Participation Agreement (PPA)” provisional.

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El “Clery Act” le requiere que todas las instituciones: • Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas de los

actos delictivos en los predios de la Institución. • Publicar y distribuir activamente un Informe Anual de

Actos Delictivos que contenga toda las estadísticas y políticas institucionales respecto a actos delictivos en los predios.

• Suministrar al Departamento anualmente las estadísticas recopiladas.

• Emitir avisos de alerta y de emergencias.

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Requisito: Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas de actos delictivos en los predios. ◦ Actualmente hay tres categorías (VAWA será la cuarta) Ofensas criminales, crímenes de odio, arrestos y referidos

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◦ “Reportar” = llevar a la atención de un oficial de seguridad del “campus” o a la policía local ◦ Los actos delictivos pueden ser reportados de forma

anónima, pero el “Personally Identifiable Information (PII)” no será incluido en las estadísticas contabilizadas y reportadas por la Institución. ◦ Hay que incluir los actos intentados y perpetrados. ◦ Hay que hacer un esfuerzo razonable y de buena fe por

obtener las estadísticas de las agencias policiales locales con jurisdicción en su área geográfica. ◦ Instituto de Estadísticas de PR -

www.estadisticas.gobierno.pr Delitos Tipo 1 – Regiones y Pueblos (2013)

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Recopilar datos, divulgar y clasificar estadísticas de los actos delictivos en o cerca del campus. ◦ Los crímenes de odio son motivados por diversas

categorías de prejuicios:

◦ **A ser añadidos basado en el “Matthew Shephard Act,

2009) ◦ Arrestos y referidos para acciones disciplinarias son

basados en violaciones a las leyes sobre armas, drogas y bebidas alcohólicas, no a políticas institucionales.

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• Raza • Genero • Religión • Orientación sexual

• Origen nacional • incapacidad • Género percibido** • Identidad de genero**

Requisito: Publicar y distribuir un Informe Anual ◦ Hay que publicar y distribuir un Informe Anual sobre la

Seguridad no más tarde del 1 de octubre de cada año. ◦ En informe debe estar contenido en un solo documento. ◦ Debe incluir: Estadísticas de los actos perpetrados en los últimos tres anos Todas las políticas y procedimientos de seguridad del “campus”.

Crímenes, hostigamiento, agresiones, robos, protocolos de emergencias, planes de desalojo, etc.

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◦ El informe debe serle distribuido a todos los estudiantes

activos y a los empleados. ◦ Distribución por correo, a la mano, correo electrónico o, Publicarse en el Internet o un “intranet” que sea

razonablemente accesible por estudiantes y empleados* ◦ *Si el informe es publicado en línea, para el 1 de octubre

de cada año debe anunciarse la disponibilidad del Informe, su dirección electrónica, una breve descripción de su contenido y la disponibilidad del mismo en forma impresa de ser requerido.

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• Debe notificarse también a los estudiantes y empleados

prospectos la disponibilidad del Informe. El aviso debe incluir una breve descripción y como puede obtenerse una copia impresa.

Debe poderse proveer una copia impresa a petición. Si es publicado en el Internet, debe notificarse la dirección

electrónica exacta.

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• Las instituciones tienen que reportar al Departamento la estadística de los actos delictivos en los últimos tres anos en el formato requerido (en línea).

• Los datos deben coincidir con los publicados en el Informe Anual de Seguridad distribuido en el campus.

• La fecha límite para radicar en línea es determinada por el Secretario cada año – por lo general, es a mediados de Octubre

• Los datos recopilados son publicados en el “OPE’s Data Analysis Cutting Tool” (direccionado con el “College Navigator”) para uso del público en general.

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Requisito: Emitir alertas y avisos de emergencias a tiempo. ◦ Ante eventos de emergencia, las instituciones tienen que

emitir alertas con la información necesaria para que las personas en el campus puedan tomar decisiones inteligentes relacionadas a su salud y seguridad. ◦ Hay dos tipos de alertas: Avisos de actos delictivos que podrían representar riesgo a

la seguridad de los estudiantes y empleados. Notificaciones de emergencias en que se ha confirmado un

peligro inminente para los personas en el campus.

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Requisitos Adicionales: • Las instituciones con guardias o un departamento de

seguridad tienen que mantener una Diario de Incidencias de Actos Delictivos dentro de los predios del campus.

• Las instituciones con facilidades de hospedaje en los predios, además tienen que: Divulgar los procedimientos para notificar estudiantes

residentes que han desaparecids. Evidenciar que las instalaciones cumplen con los

requerimientos o permisos del Departamento de Bomberos y publicar un Informe de Incendios Anual.

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Requisito: Diario de Actos Delictivos Tiene que estar disponible en los predios (escrito o electrónico) Disponible para inspeccionar por publico en general durante horas

laborables (información de los últimos 60 días debe estar disponible de inmediato; más de eso, en dos días laborables)

No debe ser requisito que sea solicitado sólo por escrito ni tener algún costo.

• Mantenimiento del Diario (Bitácora) Debe actualizarse al menos cada dos días. Cada incidencia reportada debe “cerrarse” al menos en 60 días. Debe guardarse por 7 años.

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Requisito: Para facilidades de hospedaje en el campus. Estadísticas de incendios • 4 componentes: Publicar y distribuir anualmente un Informe de Seguridad de Incendio

al Departamento (en línea). Mantener un diario (bitácora) de los incendios reportados Realizar simulacros Incluir procedimientos en casos de incendio

Este informe puede publicarse junto con el de Actos Delictivos.

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Reautorización del Acta de Violencia contra la Mujer del 2013 (VAWA)(Pub. Law 113-4) • En vigencia desde el 7 de marzo de 2013 • Enmienda el “Clery Act” • Requiere que la institución recopile estadísticas de

ciertos actos delictivos reportados a las autoridades policiales locales o de la seguridad interna del campus.

• Requiere que las instituciones incluyan políticas, procedimientos y programas relacionados a estos crímenes en sus informes anuales sobre la seguridad en el campus.

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Los delitos informados en estas categorías nuevas que debieron aparecer en el Informe Anual para este año son de la buena fe (“Good Faith”) por parte de la Institución en lo que el Departamento de Educación Federal trabaja las nuevas guías.

El DE aun esta en el proceso de implementar cambios y se espera

que las regulaciones finales se publiquen el 1 de julio del 2015.

No afectó directamente el Informe sobre Seguridad en el Campus reportado “en línea” al DE de este Otoño 2014. • Dear College Letter – 14 de julio de 2014

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Itinerario de Implementación • Inicios del 2014 – Reuniones del “Negotiated Rulemaking

Committee” • Octubre 2014 – Las instituciones completan su Informe

de Seguridad Anual y lo distribuyen haciendo un esfuerzo de buena fe por cumplir con el estatuto.

• Meta – Las regulaciones finales deben ser publicadas el 1 de noviembre de 2014. Se hacen efectivas al 1 de julio de 2015 En Octubre de 2015 – las instituciones completarán su

Informe de Seguridad Anual y reportarán sus estadísticas al DE utilizando las regulaciones finales.

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Nuevos requisitos: • Estadísticas adicionales Asaltos sexuales Violencia domestica (esposos, parejas consensuales,

parejas con hijos en común, etc.) Violencia de “noviazgo” (social, romántica, intima) Acoso (“Stalking”)

• Programas de prevención y campañas de alerta • Carta de derechos de las victimas • Revisar y atemperar las políticas institucionales a los

requisitos nuevos.

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Asegúrese que su institución cumple con el Informe Anual de Seguridad y de los Actos Delictivos.

¿Esta completo y correcto? ¿Fue distribuido apropiadamente? ¿Fueron reportadas las estadísticas al DE?

Revise las políticas institucionales sobre la seguridad en el campus.

• ¿Parecen estar bien? • Aplique lo que ya sabe sobre lo estándar en el desarrollo de

políticas del DE

Échele un vistazo al Diario de Incidencias de los Actos Delictivos, si es que se le requiere a su institución tenerlo.

¿Esta accesible al publico?

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Nombre y de autoridad a un Oficial que vele por el cumplimiento del “Clery Act”.

Defina claramente lo que son sus predios o “área geográfica”

Adiestre a su personal de seguridad Informe a sus estudiantes y empleados como

reportar delitos y emergencias. Compare sus estadísticas con las de otras

instituciones similares utilizando el “Campus Safety and Security Data Analysis Cutting Tool”

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The Handbook for Campus Safety and Security Reporting (revised February 2011) • http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/handbook.pdf

Handbook Help Desk • Clarifications – see 3/26/12 communication

https://surveys.ope.ed.gov/security/HelpDeskEmailView.aspx

• 1-800-435-5985 or HandbookQuestions@ed.gov

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ED Campus Safety website (includes a training video) • http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/campus.html

Federal Student Aid Self-Assessment of Clery Compliance • http://ifap.ed.gov/qahome/qaassessments/consumerinfor

mation.html Federal Student Aid Data Center – Clery Act

Reports (see compliance reviews) • http://federalstudentaid.ed.gov/datacenter/cleryact.html

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Rafael Jiménez-Molina | 24 de octubre de 2014 Taller de Otoño

Asociación de Administadores de Asistencia Económica Estudiantil de PR (PRASFAA)

TEMAS

Notificación de cambios Añadir programas nuevos

¿Cómo radicar actualizaciones?

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Acceso en eligcert.ed.gov: Electronic Application for Approval to Participate in

the Federal Student Financial Aid Programs (E-App)

Eligibility and Certification Approval Report (ECAR) Program Participation Agreement (PPA)

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Code of Federal Regulations (CFR) 600.2 – Definitions 600.10 – Extent of Eligibility 600.20 – Application Procedures 600.21 – Update Application Information 668.8 – Eligible Program 668.10 – Direct Assessment 668.14 – Program Participation Agreement (PPA) 668.230 – 668.233 – Comprehensive Transition and

Postsecondary Program Federal Student Aid Handbook, Volume 2,

Chapter 5

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Notificaciones de Cambios

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Notificar y esperar por la aprobación—tiene que recibirse la aprobación antes de desembolsar fondos.

Notificar y..¡listo! —no tiene que esperar por una aprobación antes de desembolsar fondos. • Debe notificarse el cambio al Departamento en los 10 días

laborables próximos al cambio por medio del E-app.

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All schools must report and wait for approval before disbursing funds when the following occur

(The number in parentheses refers to the number of the question on the Application.) A change in accrediting agency (notify the Department, when you begin making any change that deals

with your school’s institution-wide accreditation) (#15); a change in state authorizing agency (#17); a change in institutional structure (#18); an increase in the level of educational programs beyond the scope of current approval (#26); the addition of nondegree programs beyond the scope of current approval (#27); Note: For schools subject to the two-year rule, during the school’s initial period of participation in the

FSA programs, the Department will not approve additional programs that would expand the institution’s eligibility.the addition of short-term (300-599 clock hour) programs (#27);

changes to the FSA programs for which the school is approved (Approvals from your accrediting agency and state authorizing agency are not required for this change.) (#37);

a change in the type of ownership (#22); a change in ownership (#24); and adding a location (#30) The school must apply to the Department for approval of the change via the electronic application

within 10 calendar days of the change. As soon as the school has received approvals for the change from its accrediting agency and state authorizing agency, it must send to the Department: ◦ copies of the approval for the change, ◦ any required documentation, and ◦ Section L of the Application containing the original signature of the appropriate person.

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Cambios comunes que requieren aprobación • Aumento del nivel de los programas autorizados.

Ejemplos: Certificado a GA o GA a BA

• Añadir programas bajo ciertas circunstancias

• Añadir locales bajo ciertas circunstancias

• Cambio de dueño que resulta un cambio de control (25%)

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Changes not requiring the Department’s written approval All schools must report the following information to the Department ◦ change to name of school* (#2) ◦ change to the name of a CEO, president, or chancellor (#10) ◦ change to the name of the chief fiscal officer or chief financial officer (#11) ◦ change in the individual designated as the lead program administrator for the FSA

programs (#12) ◦ change in governance of a public institution (#24) ◦ a decrease in the level of program offering (e.g., the institution drops all its graduate

programs) (#26) ◦ change from or to clock hours or credit hours (#27) ◦ address change for a principal location* (#29) ◦ name change for other locations* (#30) ◦ address change for other locations* (#30) ◦ the closure of a branch campus or additional location that the institution was required to

report (#30) ◦ adding a location unless the school meets the conditions specified in 34 CFR 600.20(c)(1)

(#30) ◦ change to the school’s third-party servicers that deal with the FSA program funds (#58)

* As soon as it has received approvals for the change from its accrediting agency and state authorization agency, a school must send the Department copies of the approvals for the change.

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Cambios comunes que NO requieren de la aprobación del DE pero hay que notificarlos; • Cambio en el nombre de la institución o de uno de sus

centros adicionales. • Cambio de dirección del recinto principal o uno de sus

centros adicionales. • Cambio en la conversión de hora-reloj a hora-crédito • Reducción de nivel de programas académicos. • Cambios en los proveedores externos de servicios • (“third-party servicers”) • Añadir programas bajo ciertas circunstancias • Añadir locales bajo ciertas circunstancias • Cambio del Director de Asistencia Económica

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Mi consejo: Si está en el más reciente

ECAR y cambió…actualice y notifique (Submit)

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En el ECAR aparece una lista de los programas elegibles.

La elegibilidad institucional no hace elegibles a programas nuevos automáticamente En algunos casos, la Institución es quien toma la

determinación de si un programa nuevo es elegible luego de ser notificado al Departamento. En algunos casos, la institución tiene que esperar la

aprobación del DE.

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Hay dos instancias en que la Institución puede determinar la elegibilidad de un programa nuevo (luego de notificar) sin esperar por la aprobación del Departamento:

1. El nuevo programa es conducente a un grado asociado, bachillerato, grado profesional o graduado; la Institución ya ha sido autorizada a ofrecer programas al nivel correspondiente y el PPA de la escuela no requiere de aprobación, o…

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2. Una institución totalmente certificada (“fully certified PPA”) añade un programa que es de al menos: 10-semanas de instrucción

Y… De 8 horas-semestre, 12 horas-trimestrales o 600 horas contacto (clock-hours)

Y…

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El programa prepara estudiantes para empleo remunerado en una ocupación reconocida que es igual o relacionada a la de otros programas que ya son elegibles. “Ocupación Reconocida” según se define en

34 CFR 600.2, con fecha del 29 de octubre de 2010 SOC = Standard Occupational Classification

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Si la Institución hace esa determinación Tiene que ya haber recibido autorización del

estado y su agencia acreditadora. Debe incluir el programa en el E-app para la

próxima re-certificación o antes (en un “Update”).

Será responsable de devolver los fondos desembolsados si luego se determina que la auto-deteminación no fue correcta.

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La aprobación del DE (previo a cualquier desembolso) es requerida si se añade: Cualquier programa de menos de 600 horas-contacto,

independientemente de la elegibilidad institucional (short term program). Cualquier programa en que el PPA sea provisional. Cualquier programa no conducente a grado,

independientemente de la elegibilidad institucional, en que el programa de estudio es diferente o no-relacionado a programas ya elegibles.

42

Un programa de “Direct Assessment” en que el progreso académico se mide mediante “competencias”, no en hora-crédito ni hora-reloj.

Un programa de “transición postsecundaria

comprensiva” (incapacidades intelectuales).

43

En le caso de instituciones sujetas a la regla de los dos años, el Departamento no hará elegible un programa nuevo hasta que la Institución demuestre que el mismo ha estado operando por más de dos años. En el caso de instituciones certificadas

provisionalmente, el Departamento no hará elegible a un programa nuevo hasta que la causa de la condición provisional sea resuelta.

44

El Departamento evaluará el programa. El Departamento evaluará la capacidad administrativa y

financiera de la institución. Si se autoriza el programa, el Departamento emitirá un

ECAR revisado y una carta de autorización. Las instituciones solo podrán desembolsar fondos luego de recibir la carta de elegibilidad.

Si el programa no es aprobado, se emitirá una carta de denegación. La institución podrá solicitar reconsideración.

45

El Departamento revisará el programa y lo añadirá a su ECAR si este cumple con los requisitos de elegibilidad.

El Departamento emitirá una notificación de revisión completada.

La institución puede desembolsar fondos antes de recibir la notificación.

46

Si el programa no reúne todos los requisitos de

elegibilidad, el programa será denegado, y La institución tendrá que devolver todos los

fondos desembolsados correspondientes al programa (34 CFR 668.8)

47

El nombre del programa y su duración coinciden en la carta de autorización del estado, la carta de autorización de la agencia acreditadora y el nombre entrado en el E-app.

El CIP* corresponde al nombre del programa Es conducente a una ocupación reconocida (SOC

code) Cumple con el máximo de semanas de instrucción y

horas-crédito o horas-reloj, según corresponda. La conversión de hora-reloj a crédito es la permitida. CIP = “Classification of Instructional Program”

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Si es un “short program” (menos de 600 horas), se verifica si este cumple con las tasas de terminación y colocación mínimas requeridas (67%) y se ha estado ofreciendo por mas de un año.

Si este no excede por más de un 50% el número de horas de instrucción (contacto) mínimas establecidas por alguna agencia del estado para los adiestramientos en la ocupación para la cual prepara al estudiante.

Los desembolsos de la ayudas tienen que calcularse en horas-contacto (clock-hours) si el estado requiere un mínimo de horas de instrucción para ser elegibilidad a una licencia ocupacional.

49

Si el programa está basado en “Direct Assessment”, este debe cumplir con todos los requisitos contenidos en DCL GEN-13-10 Si el programa es uno de transición

postsecundaria comprensiva, este debe cumplir con todos los requisitos contenidos en CTP Program - DCL GEN-11-01

50

• Usar el E-App para radicar cambios o actualizaciones • www.eligcert.ed.gov • Nombre de Usuario = ED + 8-digitos de su OPE ID • Password = ED + 9-digitos de su “Taxpayer ID”.

• En la Sección A, Pregunta 1, seleccionar “Update

Information” • Describir el tipo de actualización de la lista provista,

si no aparece el que busca, seleccione “Other,” y escriba el propósito en el espacio provisto.

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Complete la información que va a actualizar de cada pregunta y la “Sección L” of the E-App. • La aplicación le llevará por las partes que hay que

actualizar basada en lo que marcó como propósito. • Para entrar información adicional (que desee incluir),

use la Sección Section K, Pregunta 69

Envíe por correo la página de la firma (Sección L) y los documentos de apoyo contenidos en la Sección M a la dirección que se indica.

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Eventualmente, un E-mail le indicará ir a la pagina del PPA/ECAR del E-App para ver el “Approval or Acknowledgement Letter”

La institución debe imprimir copia de la carta y el

ECAR al momento de revisarlo. Por E-mail también puede proveerse información

de contacto sobre preguntas relacionadas a los cambios o actualizaciones.

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No olvide oprimir “SUBMIT” No olvide enviar la pagina de la firma por correo No olvide enviar copias de las cartas de

autorización del estado y de su agencia acreditadora

Si va a reportar mas de un cambio, marque una encasillado para CADA propósito.

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Rafael Jiménez-Molina

• Teléfono: 787-525-8139 • E-mail: rafael.jimenez.1957@gmail.com

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