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AECOC RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA (RAL) PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN Junio de 2001

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AECOC

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA(RAL)

PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN

Junio de 2001

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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA(RAL)

PARTE I

NORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN

Junio de 2001

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Normalización de la Entrega - RecepciónParte: II

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RAL DISPONIBLES

RAL GENERALES

Unidades de Cargas Eficientes.

Funcionamiento de los Pools de Paletas.

Especificaciones Técnicas de las cajas reutilizables de Transporte yFuncionamiento de los Pools.

Elementos Reutilizables de Transprte: Criterios de Compatibilidad Estándar

Cadena de Transporte “Carga Completa”.

Cadena de Transporte “Carga Fraccionada”.

Código de Buenas Practicas.

Acuerdos de Transporte.

Calidad Concertada.

RAL SECTORIALES

Distribución de Productos de Ferretería y Bricolaje.

Distribución de Productos Frescos.

Distribución de Frutas y Hortalizas.

Distribución de Productos Congelados.

Distribución de Productos Electrodomésticos.

Distribución de Productos Textiles.

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INDICE

PARTE INORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN

Introducción ................................................................................................... 3

Definición Entrega-Recepción y Descarga .................................................. 4

1. Recomendaciones sobre la planificación de la Entrega-Recepción ........................................................................... 5

2. Recomendaciones sobre condiciones técnicas de la Entrega-Recepción ........................................................................... 6

3. Recomendaciones sobre administración de la Entrega-Recepción ........................................................................... 8

4. Calidad concertada en los suministros ................................................... 10

5. Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada ................................................................ 11

Explicación de la ficha logística ................................................................... 15

Albarán de entrega......................................................................................... 17

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadaspor Clientes, Proveedores, y Operadores Logísticos representados en el Grupode Trabajo "Normalización de la Entrega-Recepción" del Comité de Logísticade AECOC.

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INDICE

PARTE IIEnvases, embalajes y manipulación de productos en la

cadena distributiva

Introducción ................................................................................................... 3

Definiciones.................................................................................................... 4

1. Unidades de carga y sistema modular..................................................... 5

2. Altura de unidades de carga paletizada................................................... 6

3. Identificación: EAN-128 ............................................................................. 10

4. Beneficios................................................................................................... 11

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadaspor Clientes y Proveedores, representados en el Grupo de Trabajo "Envases,embalajes, y manipulación de productos" de AECOC.

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INTRODUCCIÓN

La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) se fundó en el año1977 con el objetivo de promover y difundir sistemas de gestión que favorezcanlas relaciones comerciales entre las empresas y permitan mejorar los aspectostécnicos y organizativos de la cadena de suministros. Conjuntamente, empresasde la Fabricación, Distribución y Operadores Logísticos han cooperado en eldesarrollo de este documento y consensuado las Recomendaciones AECOC quecontiene el mismo.

El resultado de este trabajo conjunto son Especificaciones cuyo cumplimiento serecomienda a todas las empresas vinculadas con el tema, tanto de la Fabricacióncomo de la Distribución comercial. Acuerdos de este tipo sólo pueden alcanzarsemediante un espíritu de compromiso por ambas partes: el equilibrio entreprestación y contra-prestación, así como entre ventajas e inconvenientes, formala base de todos los convenios.

Esta iniciativa plantea los nuevos criterios de mejora que requieren Proveedores yClientes en sus transacciones comerciales, y ha supuesto en primer lugar elanálisis de todos aquellos puntos que deben optimizarse en la cadena desuministro. En el trabajo han participado los interlocutores de la cadena desuministro -Fabricantes, Distribuidores y Operadores Logísticos-, que hanseñalado las incidencias más comunes que suelen producirse en la Entrega -Recepción. En segundo lugar, se ha realizado una labor de concreción de losprocedimientos que deben asegurar la mejora de la cadena de suministro en estepunto.

El Consejo Directivo de AECOC ha aprobado este Documento de lasRecomendaciones AECOC para la Logística, y recomienda su uso paraobtener la eficiencia en el ámbito de las empresas que participan en el Sistemade Suministros.

AECOC expresa su agradecimiento a todas las empresas que han colaborado enla realización de estas Recomendaciones, y a todas aquellas que con su crítica yobjeciones han contribuido a perfeccionarlas y acercarlas a la práctica diaria.

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DEFINICIÓN DE ENTREGA-RECEPCIÓN YDESCARGA

Dentro del Proceso de relación Comercial Cliente-Proveedor, la Entrega-Recepción es el acto de materialización del compromiso, adquirido por elProveedor, de poner a disposición del Cliente la mercancía solicitada a travésdel pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legalesacordadas.

Comprende por tanto todas las gestiones de Planificación, Movimiento Físico, yControl Administrativo del flujo de producto entre Proveedor y Cliente.

La Descarga es el acto puntual físico del proceso Entrega-Recepciónconsistente en trasladar las mercancías desde el vehículo que la hatransportado hasta el punto donde el Receptor esté en disposición derecepcionarla. Este punto de recepción debe ubicarse cerca del muelle, deforma que el Receptor pueda proceder a la identificación de la mercancía, y elDescargador a mantener el control hasta el momento en el que el Receptor dala conformidad de la misma.

La responsabilidad sobre la ejecución de la Descarga se indicará en la FichaLogística y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuación:

1º Entrega sobre camión:Implica la accesibilidad directa a la mercancía por loselementos de manutención disponibles.

2º Entrega sobre muelle:Implica el acto de la descarga

El proveedor deberá transmitir al operador de transporte los acuerdos RAL dela ficha logística.En ambos casos el Receptor pondrá a disposición del descargador loselementos de manutención apropiados.

La Entrega-Recepción, como actividad que materializa el compromiso decompra-venta, para llevarla a buen fin, tanto operativa como económicamente,es responsabilidad compartida por ambas partes y, en consecuencia, debeestar sujeta a unas reglas estándares suficientemente estrictas para asegurarsu aplicación.

Por otra parte dichas reglas, deben ser lo más adecuadas posibles a las leyesgenerales del Comercio, de forma que minimice la solicitud departicularizaciones.

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1. RECOMENDACIONES SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN

RAL 1.1PLAZOS DEENTREGA

Debe fijarse en el pedido la fecha concreta de laentrega. Si procede deberán confirmarlo las partes conla suficiente antelación al acto de entrega.Se recomienda establecer programas de recogidasregulares de envíos.

RAL 1.2HORARIOS DE

DESCARGA

Se recomienda acordar entre receptor y cargador unahora de entrega.Se recomienda ampliar los horarios de recepción porparte del cliente, así como la adecuación a estos de loshorarios de servicios o reparto por parte del proveedor,con el fin de evitar las ineficiencias en las operacionesde entrega y recepción, producidas por la excesivaconcentración horaria para realizar dichas entregas.

RAL 1.3COMUNICACIÓN

ENTRE CLIENTE YPROVEEDOR

Se recomienda ampliar y agilizar el sistema decomunicación entre clientes y proveedores, con el finde conseguir por ambas partes una mayorcoordinación en las actividades generales ypromocionales.

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2. RECOMENDACIONES SOBRECONDICIONES TÉCNICAS DE LAENTREGA-RECEPCIÓN

RAL 2.1TURNOS DEDESCARGA

En el caso de no existir hora convenida de descarga,se asignará un turno de descarga en función de lahora de llegada del vehículo al recinto de recepción.El vehículo una vez dentro del recinto se desplazarápor los distintos puntos de descarga sin necesidad deguardar nuevos turnos de descarga.

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RAL 2.2ENTREGAS

PALETIZADAS,PARQUE DE PALETASY ESPECIFICACIONES

DE USO

1º se establece la posibilidad de entregar, paletasremontadas hasta un máximo de 1.35 m. (ver RALUnidad de Carga Eficiente)

2º la mercancía debe estar empaquetada y paletizadade forma que pueda almacenarse en los más variadossistemas de almacenaje ajustados a las dimensionesrecomendadas por AECOC sobre paletización yembalajes.

3º por razones de los medios de manutención actualesy futuros, y por razones de protección del medioambiente, no deben emplearse las paletas de un solouso.

4º En el caso de que el proveedor use un Pool depaletas, el receptor facilitará y realizará la clasificaciónde las mismas, así como proveerá de los mediosnecesarios a la hora de su recogida. Tanto proveedorcomo cliente se comprometen en el control del buenuso del Pool. (ver RAL Funcionamiento de los Pool dePaletas)

En su caso, el Pool de paletas garantizará losacuerdos de servicios de recogida con el envío de losvehículos necesarios en cada punto de entrega que sesolicite.

En caso de intercambios de paletas, este será objetode acuerdo entre las partes e indicado en la fichalogística.

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RAL 2.2ENTREGAS

PALETIZADAS,PARQUE DE PALETASY ESPECIFICACIONES

DE USO

5º se recomienda la utilización de todos los mediostécnicos que dentro del respeto al entorno permitanmantener la estabilidad de las mercancías sobre lapaleta, con el fin de cumplir las recomendaciones deAECOC sobre paletización. (Ver RAL Unidades deCarga Eficientes)

6º se recomienda de forma general y para todos lospedidos, con un número de cajas inferior a la quecontiene la paleta estándar, la compra por capas deproductos completas, con el fin de conseguirtécnicamente la optima manipulación de los productos.

Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior alde la capa de paletización, estos se entregarán juntoscon otros productos con las mismas características decompra (paleta multiproducto). En este últimosupuesto, el receptor aportará las paletas en los casosque sea necesaria la repaletización del producto.

RAL 2.3INCIDENCIAS EN LAS

ENTREGAS

1º las deficiencias de las mercancías observadas en larecepción deberán indicarse en el albarán de entrega,recabándose la firma del transportista en todas lascopias del documento de entrega.

2º se realizará la descarga y el tratamiento de lamercancía en mal estado en función de los acuerdosreflejados sobre esta materia en la ficha logística.

RAL 2.4PRODUCTOS CON

TEMPERATURACONTROLADA

La temperatura controlada o de congelación para laconservación de productos debe indicarse en la fichalogística.

RAL 2.5FECHAS DE CONSUMO

La diferencia de tiempo entre la fecha de consumopreferente y/o fecha de caducidad y la fecha derecepción se acordará entre clientes y proveedores, yse reflejará en la ficha logística.

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3. RECOMENDACIONES SOBREADMINISTRACIÓN DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN

RAL 3.1DEVOLUCIÓN DE

MERCANCÍAS

La recepción de mercancía no debe estarcondicionada por la retirada de otra mercancíapendiente de recogida. Las condiciones de lasretiradas de estas mercancías se recogerán en la fichalogística.

RAL 3.2FICHA DE PRODUCTO

Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichasde productos según la norma EANCOM y suactualización permanente. Se recomienda el uso delmensaje PRICAT y del catalogo de productos AECOCDATA.

La identificación de las unidades de envío debecorresponderse con los datos de la ficha de producto(PRICAT).

El proveedor debe comunicar con la suficienteantelación al cliente cualquier cambio que afecte a laficha de producto (PRICAT).

RAL 3.3COMPROBACIÓN DELAS MERCANCÍAS

ENTREGADAS

Se recomienda la utilización del Lenguaje ComúnEANCOM y los Identificadores de Aplicación EAN-128para evitar las incidencias entre lo entregado y losolicitado.

RAL 3.4EL ALBARÁN DE

ENTREGA

Los albaranes de entrega deben contener todos losdatos necesarios para la cadena total de suministro,siguiendo el modelo RAL propuesto por AECOC. Entodos los casos la documentación de la entrega debeentregarse en mano junto con el albarán delproveedor.

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RAL 3.5CONFORMIDAD A LA

RECEPCIÓN

El Receptor dará conformidad a la Recepción demercancía mediante la aplicación de un sello con firmay fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacerconstar el texto "Conforme salvo examen decontenido".

RAL 3.6DATOS Y

CONFIRMACIÓN DELRECHAZO DEMERCANCÍAS

En caso de rechazo de mercancía por parte delcliente, este aplicará un sello identificativo de rechazoen el albarán de entrega, incluyendo el nombre delcentro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firmade la persona responsable de la recepción.

RAL 3.7CONTROL DEL TIEMPO

DE RECEPCIÓN

El receptor de la mercancía indicará en el albarán deentrega la información de la hora de entrada acordadapor el cliente, hora de llegada y hora de salida.

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4. CALIDAD CONCERTADA EN LOSSUMINISTROS *

4.1OBJETIVO

Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepción

Poner a disposición del cliente (entrega) el productosolicitado en el pedido:- en la cantidad,- en el lugar,- en la fecha y hora,- y en las condiciones acordadas.

asegurando la repetibilidad y racionalización de losprocesos.

4.2PUNTOS CLAVES

- establecer acuerdos con el cliente en un marco deconfianza,

- alineamiento de ficheros maestros (AFM),- seguimiento de las Especificaciones de Codificación

EAN,- aplicación de herramientas facilitadoras que

incrementen la eficiencia en los procesos,- enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo.

4.3MEJORAS

POTENCIALES

- menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal,- reducción de las incidencias en las entregas y

procesos de facturación,- incremento en los niveles de información y

trazabilidad,- menor coste de entrega.

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* Ver RAL Calidad Concertada

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5. COMPROMISOS, OPERACIONES YPROCEDIMIENTOS CON ACUERDO DECALIDAD CONCERTADA *

5.1COMPROMISOS

- Un Contrato de Calidad Concertada comporta que elProveedor esté evaluado y homologado por el cliente.

- La homologación siempre se establece por la libreiniciativa de las partes para asegurar la calidadreferida a productos y servicios logísticos.

5.2OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS EN LA ENTREGA Y RECEPCIÓN

5.2.1ABRIR LAS CAJAS DEL

ENVÍO

RAL: En un entorno de Calidad Concertada no seabrirán las unidades de carga durante la entrega con elobjeto de verificar determinados atributos de loscontenidos.

A continuación se detallan las RAL que contribuyen a lano-apertura de las cajas:- Se entiende que abrir cajas para comprobar el

Código EAN de la Unidad de Consumo es unapráctica que permite conocer si se ha producido uncambio improcedente e ineficiente de código delproducto.

- El receptor debe determinar el nivel de garantía quedebe ofrecer el proveedor para evitar las aperturasde las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particularesque establezca con el proveedor.

Se califica de práctica ineficiente y denunciable:- No garantizar el mantenimiento del Código EAN

asignado ni avisar de los cambios procedentes deCódigo EAN.

- Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel degarantía que precisa para no abrir cajas.

*Ver RAL Calidad Concertada

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5.2.2ABRIR LAS CAJAS DEL

ENVÍO

RAL: El receptor siempre debe disponer previamente ala entrega de la siguiente información de los contenidosde las unidades de carga (primarias, secundarias yterciarias):

4 Descripción de las unidades contenidas4 Formato de las unidades contenidas4 Cantidad de las unidades contenidas4 Fecha de Caducidad4 Código EAN de las unidades contenidas.

RAL: Se acepta el contenido de las unidades de cargasecundarias y terciarias multireferencia según criterio deconfianza de calidad concertada establecido entrecliente y proveedor.

RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobreCodificación EAN de promociones contempladas en lasprácticas de la Optimización de la Expedición yRecepción.

RAL: El proveedor comunicará con la suficienteantelación al cliente el cambio de código EAN deproducto o bien el nuevo código EAN que se asigna a unnuevo producto. Los cambios de código EAN estánjustificados entre otros, por los cambios de formato ycontenidos que afectan a la gestión logística.

El formato lo definen:4 Dimensiones del envase4 Volumen4 Peso4 Unidades contenidas4 Cambio de diseño.

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5.2.3EMISIÓN DE

DOCUMENTOPARALELO ALALBARÁN DELPROVEEDOR

- En todos los casos el proveedor debe presentar enmano el albarán de la entrega.

- El albarán de proveedor debe tener un formato dedocumento estándar RAL.

- En los casos que no existan acuerdos de calidadconcertada y se presenten diferencias de lasmercancías que se entregan con respecto al dato delalbarán, éstas se reflejarán en el albarán delproveedor firmado y sellado por el distribuidor.

5.2.4PALETAS

MULTIREFERENCIA

RAL: La presentación de las unidades de cargamixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactosque subscriben proveedor y distribuidor. En todos loscasos debe aplicarse el análisis de costes basado enlas actividades con el fin de conocer lasrepercusiones que tienen las formas de presentaciónsobre el transporte, las manipulaciones, las esperasdel transporte, y las operaciones post-recepción.

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FICHA LOGÍSTICA (RAL)

DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDORCLIENTE PROVEEDOR

RAZÓN SOCIAL:DOMICILIO SOCIAL:TEL.FAX

RAZÓN SOCIAL:DOMICILIO SOCIAL :TEL.FAX

INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOSCENTRO LOGÍSTICO CLIENTE Nº :DIRECCIÓN :PERSONAS DE CONTACTO :TEL. : TEL. :FAX : FAX :

CENTRO LOGÍSTICO PROVEEDOR Nº :DIRECCIÓN :PERSONAS DE CONTACTO :TEL. : TEL. :FAX : FAX :

INFORMACIÓN DE ENTREGASRECEPTOR / CLIENTE PROVEEDOR

DÍAS DE RECEPCIÓN X HORARIO DE RECEPCIÓN PLAZOS DE ENTREGA MÍNIMOS :

PETICIÓN / CONFIRMACIÓN HORA PREVIA DESCARGA ARECEPTOR / CLIENTE SI NO (Marcar con circulo)

PETICIÓN / CONFIRMACIÓN PREVIA DE ENTREGA DEPROVEEDOR SI NO (Marcar con circulo)

ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA

ESTIPULACIONES INFORMACIÓN

MODALIDAD DE ENTREGA X PARQUE DE PALETAS ENTREGA SOBRE CAMIÓN POOL DE PALETAS ENTREGA SOBRE MUELLE PALETAS INTERCAMBIABLES

OTROSDESCARGA POR CUENTA DE X CLIENTE MATERIAL CONSIGNADO PROVEEDOR

OTRA INFORMACIÓNACUERDOS ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR SOBREINCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS

LIMITACIONES EN TIPO DE VEHÍCULOS

INFORMACIÓN TÉCNICA DE LA MERCANCÍA

ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS CONDEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL MOMENTO DE LAENTREGA

TEMPERATURA CONTROLADA O DE CONGELACIÓN

SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA TEMPERATURA EN LARECEPCIÓN

ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍASDETECTADAS POSTERIORMENTE A LA ENTREGA

DIFERENCIAS ENTRE LA FECHA DE CONSUMIRPREFERENTEMENTE Y LA FECHA DE RECEPCIÓN

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EXPLICACIÓN DE LA FICHA LOGÍSTICA

1. FICHA LOGÍSTICA

Documento diseñado para contener los datos y acuerdos relacionados con lasoperaciones de la Entrega- Recepción.

2. INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS

Centro logístico del Cliente :

Lugar físico de las instalaciones del Cliente donde se realiza la Entrega-Recepción de las mercancías.

Centro logístico del Proveedor :

Lugar físico de las instalaciones del Proveedor donde están las personas decontacto.

Personas de contactos :

Cargos responsables del Cliente y Proveedor que atienden consultas y aspectosrelacionados con las operaciones de la Entrega-Recepción.

3. INFORMACIÓN DE ENTREGAS

Días de recepción:

Días de la semana que dispone el Cliente para que el Proveedor pueda efectuarla Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido.

Horarios de recepción:

Horario disponible del Cliente para que el proveedor pueda efectuar la Entrega dela mercancía correspondiente a un pedido.

Plazo de entrega mínimo:

Periodo de tiempo mínimo que transcurre desde el instante en el que se acuerdaun pedido hasta el instante en el que la mercancía del pedido estará disponible enlas instalaciones del Cliente.

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4. ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA

Descarga por cuenta del cliente:

Descarga que corre a cargo del Cliente.

Descarga por cuenta del proveedor:

Descarga que corre a cargo del Proveedor.

Pool de paletas:

Parque de paletas utilizado por la cadena logística y gestionado por empresasprivadas especializadas.

Material consignado:

Cualquier material que acompaña o forma parte del producto motivo de latransacción, que es recuperable por el proveedor para posteriores transacciones.

Limitaciones en tipo de vehículos:

Son aquellos condicionantes de cualquier tipo que limitan la utilización devehículos de transporte estándares.

Información técnica de la mercancía

Información que describe aspectos técnicos necesarios de la presentación delproducto relacionados con el transporte y almacenamiento del mismo.