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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANEJO DE CAJA MENOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Cód. P20600-01/14.V6

Fecha Dic. de 2014

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TABLA DE CONTENIDO

No. de Pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA DIRECCIÓN GENERAL 1

3.2. DE LA SECRETARÍA GENERAL – 1

3.3. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 1

3.4. DE LA COORDINACIÓN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1

3.5. DEL GIT DE TESORERÍA 1

3.6. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD 1

4. GLOSARIO 1

5. NORMAS 2

5.1. LEGALES 2

5.2. DE PROCEDIMIENTO 3

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 6

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 7

7.1. CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR 7

7.2. ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS O SERVICIOS 8

7.3. LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR 9

7.4. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA Y CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. 10

8. ANEXOS 11

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 11




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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para reglamentar el manejo y control de la caja menor.

2. ALCANCE

Este manual está dirigido a los funcionarios facultados mediante resolución para el manejo de la caja menor a los funcionarios de la entidad que requieran en determinado momento hacer uso de estos recursos para atender gastos considerados como prioritarios y urgentes.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA DIRECCIÓN GENERAL

° Suscribir la resolución por la cual se constituye y fija el monto de la caja menor y asignar los funcionarios responsables de la Caja menor.

3.2. DE LA SECRETARÍA GENERAL –

Ordenar el gasto para la adquisición de bienes o servicios con los recursos de la caja menor

3.3. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

° Evaluar y verificar las operaciones realizadas mediante el sistema de caja menor, las legalizaciones correspondientes y en general el cumplimiento de las disposiciones en la materia.

3.4. DE LA COORDINACIÓN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

° Proyectar la resolución de constitución de la caja menor, indicando los rubros del presupuesto que han de conformarla, la cuantía autorizada, la disponibilidad presupuestal que respalda los gastos, y la fecha de legalización definitiva y designar al funcionario responsable de su manejo.

° Ejercer control al manejo de los recursos de la caja menor aplicando lo establecido en el presente manual.

3.5. DEL GIT DE TESORERÍA

° Realizar arqueos periódicos y sin previo aviso, con el fin de garantizar el normal y adecuado funcionamiento de los fondos de caja menor.

3.6. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

° Cumplir con el proceso establecido para solicitar el anticipo de los recursos por caja menor, así como de su legalización.

4. GLOSARIO

Anticipo Cantidad recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Confirmación de la disponibilidad presupuestal para adquirir nuevos compromisos. Documento expedido por el coordinador del GIT de Presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

Gastos Erogaciones que afectan el presupuesto (y forman la ejecución presupuestal.) Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos necesarios en la realización de las actividades financieras, económicas o sociales del ente público.




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Imputación Codificación de los rubros presupuestales que aparecen identificados en el anexo del Decreto de Liquidación de Presupuesto.

Ingresos propios Están compuestos por las rentas propias o ingresos corrientes generados por la actividad para la cual se crea el órgano respectivo.

IVA asumido Valor del impuesto causado por la adquisición de bienes o servicios gravados a que se refiere la Ley 788 de 2002, de personas naturales no comerciantes que no se hayan inscrito en el régimen común del Impuesto sobre las ventas. En este caso, el valor del impuesto causado en la operación deberá ser asumido por el comprador o adquiriente del régimen común aplicando la retención en la fuente prevista en el artículo 437-1 del Estatuto Tributario. El impuesto así retenido deberá ser declarado y consignado en el mes correspondiente a la fecha del pago o abono en cuenta, y podrá ser tratado como impuesto descontable en la declaración bimestral respectiva, en la forma prevista en los artículos 485, 485-1, 488 y 490 del Estatuto Tributario.

Legalización Documento mediante el cual se formaliza los gastos realizados con cargo al anticipo concedido y se reintegran los recursos no gastados.

Reembolso de caja menor

Legalizar los gastos para provisionar nuevamente los recursos asignados a la caja menor.

Rubro Título con el cual se designa un grupo de partidas o de cuentas.

Vigencia fiscal Período durante el cual se ejecuta el presupuesto. El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Ley 1474 de julio de 2011 Estatuto anticorrupción “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

° Ley 734 de febrero 5 de 2002. Código Disciplinario Único.

° Ley 489 de diciembre 29 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

° Ley 734 de febrero 5 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, Artículo 34 “Deberes de todo servidor público”.

° Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa”.

° Decreto número 53 de enero 30 de 1996 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, por medio del cual se reglamenta el sistema de retenciones para el impuesto de industria y comercio en la Sede Central.

° Decreto 2768 de 2012 Por la cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores

Acuerdo número 28 de 1995 del Distrito Capital, sobre retención de industria y comercio ICA en la Sede Central.

Circular externa 055 de septiembre 21 de 2011 del Ministerio de Hacienda legalización de gastos realizados por caja menor.

Resolución de caja menor vigente expedida por la Dirección General del IGAC.




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5.2. DE PROCEDIMIENTO

5.2.1. Generales

Todos los movimientos que se realicen periódicamente se deben registrar ante el Ministerio de Hacienda por medio del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)

La constitución y reembolso de la caja menor, debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

El manejo del dinero de caja menor se hará en efectivo o a través de una cuenta corriente, de acuerdo con las normas legales vigentes.

Los recursos entregados para la constitución de la caja menor se deben utilizar para atender gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación como de carácter urgente e imprescindible. Se pueden atender gastos por los conceptos que estipula la resolución vigente.

En el programa general de Seguros se debe tener en cuenta el amparo o constitución de las garantías por el valor de la Caja Menor.

El GIT de Tesorería del Instituto debe girar el anticipo para el manejo de la caja menor sin afectación presupuestal; para su primera legalización se afectarán los rubros presupuestales según el concepto del gasto.

Todos los gastos efectuados por el sistema de caja menor deben legalizarse dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la entrega del anticipo. No se deben entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto se haya legalizado el gasto anterior.

En la resolución de constitución debe quedar establecido el funcionario responsable por el manejo de la misma y su reemplazo en los eventos de vacaciones, licencias o comisión del titular, a quien se le entregaran los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y entrega de la caja menor, así como la clave correspondiente de la caja fuerte, si es el caso, dejando constancia en el libro respectivo y quien adicionalmente deberá estar debidamente afianzado para su desempeño.

Una vez el funcionario titular se reintegre a sus funciones debe solicitar inmediatamente el cambio de clave de la caja fuerte, si es el caso, gasto que se atenderá con cargo a la caja menor, en la medida en que los recursos así lo permitan.

Cuando sea necesario cambiar al responsable de la caja menor, debe hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

El libro reglamentario debe estar debidamente foliado y en él debe detallarse y relacionarse cada registro en orden numérico y cronológico. No debe presentar tachaduras, enmendaduras, ni estar diligenciado a lápiz; no se deben dejar espacios en blanco que permitan su alteración.

El responsable por el manejo de la caja menor debe registrar diariamente en el SIIF las operaciones, a medida que se efectúen los movimientos y en el libro destinado para tal fin, indicando: fecha, nombre del beneficiario y valor de la factura y saldo, según los comprobantes que respalden cada operación.

Para cada pago realizado se debe registrar: el rubro presupuestal y cuenta contable correspondiente; el monto bruto; las deducciones practicadas por concepto y valor; el monto líquido pagado, la fecha del pago; nombres y apellidos del beneficiario y el NIT.

Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal cada vez que el funcionario encargado de la Caja Menor requiera legalizar los rubros que están por agotarse. mensualmente el funcionario encargado de la caja menor debe legalizar, los gastos realizados mediante Caja menor o cuando se haya consumido más del 70%, excepto para el mes de diciembre por cuanto ésta debe cancelarse antes de terminar la vigencia fiscal.




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En la legalización de los gastos para efectos del reembolso se cumplirán los siguientes requisitos:

- Los gastos se agruparán por rubros presupuestales en relación anexa y corresponderán a los autorizados en la resolución de constitución.

- Los gastos que se realicen deben estar acompañados de su respectivo soporte (Cuenta de Cobro, factura) originales debidamente firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

- Los documentos presentados deben ser originales que cumplan con la reglamentación expedida por la DIAN.

- Las fechas de los comprobantes deben corresponder a la vigencia fiscal y período que se está legalizando.

- Debe elaborarse la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

La legalización definitiva de la caja menor constituida durante la vigencia fiscal, se realizará cuando el GIT de Gestión Financiera indique según instrucción del Ministerio de Hacienda, fecha en la cual se debe reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante debe responder por el incumplimiento de su legalización fuera de esta fecha y del manejo del dinero a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el titular legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió, en cuyo caso se debe saldar la cuenta corriente

Para cada arqueo de Caja Menor se debe revisar la planilla de control de anticipos y verificar que los gastos se legalicen durante el siguiente día hábil a la entrega del anticipo

Solicitar la cancelación de la caja menor y/o el cambio o remoción del funcionario encargado si se Comprueba que se ha incumplido la finalidad o, si se comprueba que reiteradamente se han encontrado irregularidades en la operación de arqueos o en la legalización de gastos. De ocurrir esto último se debe solicitar la investigación administrativa y fiscal a que haya lugar.

5.2.2 De las Prohibiciones

No se pueden fraccionar compras de un mismo elemento.

No se pueden realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

No se pueden reconocer y pagar gastos por conceptos diferentes a los establecidos en la normatividad vigente expedida por el Ministerio de Hacienda y en la regulada por la resolución de Caja Menor de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

No se pueden cambiar cheques o efectuar préstamos.

5.2.3 De las solicitudes

Previamente al inicio del trámite de solicitud del elemento o servicio por caja menor, se debe consultar al responsable de la misma con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, de manera que se haga efectiva la adquisición correspondiente.

Los gastos no deben superar en ningún caso el porcentaje o máximo valor fijado en la resolución de constitución de la caja menor.

Toda adquisición de elementos o servicios debe justificarse debidamente, indicando las razones que lo configuran como una necesidad que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que tengan el carácter de urgente.

Solamente se pueden adquirir elementos cuya inexistencia esté comprobada por el Almacén de la Sede Central mediante el sello que así lo indique y/o Vo.Bo. del almacenista en el formato de solicitud de elementos o servicios de caja menor vigente.




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La compra de elementos devolutivos realizada con fondos de la caja menor debe ingresar al Almacén General

Toda solicitud de caja menor debe acompañarse de la respectiva cotización donde el proveedor especifique el régimen al cual pertenece y el código de la actividad económica que desarrolla cuando haya lugar, así como los requerimientos establecidos por el Ministerio de Hacienda.

Los únicos autorizados para solicitar un gasto por caja menor en la Sede Central son: El Director General, el (la) Secretario(a) general, los Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo quienes deben designar a un funcionario de su dependencia para el trámite y recibo del anticipo.

Sólo se entregarán los recursos necesarios con el completo y correcto diligenciamiento del formato vigente de solicitud de elementos o servicios por caja menor, debidamente firmado por la persona autorizada y por el ordenador del gasto.

Los viernes, después de las 2:00 p.m. no se darán anticipos por ningún concepto.

Evitar dar anticipos los tres últimos días hábiles de cada mes para que la caja menor pueda quedar contabilizada en el mes correspondiente

Si después de dos (2) días hábiles de aprobada una solicitud de adquisición por caja menor no se reclama el correspondiente anticipo, el funcionario responsable en la Sede Central debe anular dicha solicitud. Por esta razón, antes de solicitar el anticipo se debe tener la certeza de que el proveedor tiene existencias del bien a adquirir o la disponibilidad de prestar el servicio de forma inmediata.

5.2.4 De las legalizaciones

No se deben aceptar legalizaciones de gastos que correspondan a períodos diferentes al que se está legalizando.

Los documentos originales de soporte presentados para la legalización correspondiente no deben mostrar ningún tipo de enmendadura.

Los descuentos de ley deben hacerse efectivos al valor de la adquisición, antes de la aplicación del impuesto al valor agregado IVA.

Si la compra o servicio suministrado causa IVA, y si el proveedor es régimen simplificado, la Entidad asume el valor del IVA y no se especifica en el documento de cobro del mismo.

En la Sede Central el GIT de Tesorería deben encargarse de efectuar los pagos por concepto de descuentos de ley, valores que le serán indicados por el funcionario encargado del manejo de la caja menor en la relación del reembolso.

Los gastos se deben registrar en el libro presupuestal inmediatamente se legalizan y las facturas, recibos y comprobantes deben quedar inutilizados con un sello de PAGADO.

Los recibos o facturas y los comprobantes de gastos presentados deben ir firmados por el funcionario que realiza la adquisición del elemento o servicio como prueba de recibido del bien o servicio adquirido.

En los recibos y facturas debe figurar claramente el concepto, fecha, lugar del respectivo gasto y NIT. o cédula de ciudadanía del proveedor y todos los requerimientos exigidos por la DIAN

Cuando se trate de legalizar el gasto por concepto de la publicación en el Diario Oficial de contratos celebrados por el Instituto, se aceptará copia del recibo de pago ya que el original de dicho recibo deberá formar parte del perfeccionamiento del contrato quedando anexo a él.

Cuando se trate de fotocopias expedidas en juzgados o entes jurídicos u otros documentos de tipo judicial que generen gasto, se aceptará para su legalización algún documento que evidencie que los recursos entregados serán utilizados en tales rubros.




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5.2.5 Del cierre de la Caja Menor

Tanto para el cierre como para la legalización de Caja Menor se debe elaborar resolución indicando los rubros afectados, en la cual se especifican los gastos con el fin de que se realice el cierre en los dos últimos días del mes, según el calendario del SIIF

5.2.6 Del Arqueo de caja menor

El GIT de Tesorería o el funcionario en quien delegue efectuarán como mínimo y en forma sorpresiva un arqueo de caja menor cada año ó cuando lo considere conveniente, teniendo en cuenta lo siguiente:

- Verificar que las facturas y todos los comprobantes de gastos estén debidamente diligenciados de acuerdo con las normas vigentes.

- Verificar que los gastos han sido autorizados por la Secretaría General.

- Solicitar a la entidad bancaria (si hay lugar) el saldo debidamente certificado para su conciliación y/o el efectivo que se encuentra depositado en la cajilla de seguridad y constatar que es igual al saldo que figura en el libro; también constatar que la suma de los comprobantes de gastos, más los valores de los anticipos pendientes de legalizar, más lo que hay en banco (si hay lugar), es igual al monto autorizado.

- Verificar el registro oportuno en el libro presupuestal de la totalidad de las operaciones de ingresos por reembolsos y egresos que afectan el movimiento, especificados de la siguiente manera:

• No. de la Solicitud

• Nombre del beneficiario que aparece en la factura

• Valor de la factura

• Valor del saldo diario disponible

- Revisar la planilla control de anticipos y verificar que los gastos se legalizan durante el siguiente día hábil a la entrega del anticipo.

- Elaborar la respectiva acta de diligencia practicada, con la anotación de los resultados obtenidos y las observaciones y recomendaciones a que haya lugar. Dicha acta debe ser firmada por el responsable del manejo y por el funcionario que practica la diligencia. El resultado de la misma será de conocimiento de la Secretaría General

- Si se presenta algún faltante o sobrante, registrar tal situación en el acta y exigir el reintegro inmediato del faltante o la consignación del sobrante en la cuenta de Recursos Propios.

- Comunicar por escrito a la Secretaría General si el faltante hallado en el arqueo no es cubierto al momento de la diligencia y constatar que se tomen las medidas del caso, dentro de un término improrrogable de tres días hábiles a partir de la fecha del recibo de la comunicación.

- Mientras subsistan las anomalías encontradas en la diligencia de arqueo, no se refrendan los gastos de la caja menor.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F20600-06 Solicitud de elementos o servicios por caja menor.

F20600-07 Control de anticipos y legalizaciones de caja menor.

F20400-01 Comprobante de gastos.

Los registros reposan en el archivo de gestión y su tiempo de retención y disposición final se encuentra establecida en las Tablas de Retención Documental -TRD vigentes.




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7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

GIT de Gestión de Servicios Administrativos

1. Proyecta las resoluciones mediante las cuales se constituye y fija el monto de la Caja Menor

Al iniciar la vigencia fiscal la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe expedir la resolución que reglamenta la constitución y funcionamiento de la Caja Menor. Adicionalmente éstas se registraran en el SIIF

Secretaria General

2. Revisa y aprueba las resoluciones para posterior firma del Director General.

Dirección General

3. Verifica y aprueba las resoluciones.

4. Envía al GIT de Gestión de Servicios Administrativos.

GIT de Gestión de Servicios Administrativos

5. Entrega copia de la resolución de la caja menor al GIT Gestión Financiera para el respectivo asiento contable, la imputación presupuestal y el giro del valor correspondiente.

Comprobar que los fondos de la caja menor se conservan en efectivo guardados en caja fuerte y/o en cuenta corriente oficial asignada para tal fin, si es del caso.

Funcionario responsable por el manejo de la caja menor

6. Realiza la apertura de libro correspondiente.

7. Tiene disponible el formato de control de anticipos y legalizaciones de caja menor para iniciar la entrega de los mismos cuando sean requeridos y autorizados previamente.

Verificar la correcta apertura del libro presupuestal

Utilizar siempre la versión vigente de los formatos.




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7.2. ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS O SERVICIOS


Dependencia interesada

1. Identifica la necesidad de un gasto que según la norma se puede efectuar por caja menor.

2. Solicita el sello y/o Vo. Bo. del Almacén General certificando la no existencia de los elementos, tanto de consumo como devolutivos.

3. Solicita la adquisición del bien o servicio al funcionario responsable de la caja menor

Mediante el formato solicitud de elementos o servicios por caja menor F20600-06, acompañada de la cotización correspondiente.

Para el caso de gastos de transporte, se justifica en el formato de solicitud, adicionalmente diligencia el formato Comprobante de gastos.

Funcionario responsable por el manejo de caja menor.

4. Recibe y verifica que la solicitud esté completa y correctamente diligenciada.

5. Revisa la disponibilidad de fondos de acuerdo al rubro presupuestal a afectar.

6. Si no existe disponibilidad comunica inmediatamente al solicitante.

7. Si existe la disponibilidad coloca su firma avalando la solicitud.

El gasto debe corresponder a una necesidad prioritaria y urgente, el valor no debe exceder el límite establecido, la firma debe ser la autorizada y la fecha corresponde al día de la solicitud.

Secretaría General

8. Autoriza solicitud el desembolso necesario para adquirir el elemento o servicio y Entrega la solicitud al funcionario responsable por el manejo de la caja menor.

El servicio o elemento solicitado debe cumplir con los requerimientos de compra por caja menor


9. Previa recepción de solicitud firmada por el ordenador del gasto comunica y entrega el dinero a quien debe tramitar la compra.

10. Hace firmar el recibido del anticipo en el formato de solicitud de elementos o servicios y en el formato de control de anticipos y legalizaciones de caja menor.

Funcionario de la dependencia interesada

11. Recibe el dinero y realiza la compra o adquiere el servicio solicitando al proveedor la correspondiente factura debidamente diligenciada con los datos pertinentes.

12. Firma con su número de identificación en la factura, en su defecto en el respaldo de la misma, o en la parte indicada en el formato comprobante de gastos como constancia de recibo.

13. Legaliza el gasto dentro de las veinticuatro horas siguientes a la entrega del anticipo.

Si se trata de un elemento devolutivo adelanta el proceso de ingreso al Almacén General




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7.2. ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS O SERVICIOS



14. Recibe y revisa la legalización.

15. Realiza los descuentos de ley correspondientes.

16. Ingresa la información de cada gasto en el aplicativo SIIF y Elabora la resolución para legalizar los gastos.

17. Numera y archiva temporalmente los comprobantes para su posterior legalización.

Realizar la revisión de la información de la factura y solicitar el comprobante de ingreso al almacén si hay lugar a ello.

7.3. LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR


Funcionario responsable por el manejo de la caja menor.

1. Elabora la resolución de reembolso de Caja menor para legalización de gastos

Secretaria General y Coordinación del GIT de

Gestión de Servicios Administrativos

2. Revisan y aprueban la resolución.

Funcionario responsable por el manejo de la caja menor.

3. Registra en el SIIF la solicitud de reembolso y entrega al GIT de Contabilidad los soportes de gastos para iniciar el trámite de provisión nuevamente de los recursos presentando:

La relación de los gastos realizados dentro del período que se está legalizando.

Todas las facturas.

Comprobantes de gastos.

Formato de solicitud de elementos o servicios por caja menor.

Se debe legalizar mensualmente cuando se ha gastado como mínimo el 70% del monto total de la caja menor o de algunos de los rubros presupuestales.

La relación debe discriminar los gastos por rubro presupuestal, detallar el número consecutivo de los recibos, fecha, nombre de quien vendió el elemento o prestó el servicio, concepto del gasto y valor. Así mismo presenta la resolución de reconocimiento firmada por el ordenador del gasto correspondiente y el listado de retenciones.




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7.3. LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR


GIT de Contabilidad

4. Revisa que cada egreso esté debidamente tramitado y soportado.

5. Imputa contablemente tanto la legalización como el reembolso, hace la causación de la cuenta. Una vez registrada la información contablemente, se entrega a Tesorería para el giro.

Los soportes son: facturas, comprobantes de ingreso en el caso de elementos devolutivos, comprobantes de gastos y el formato diligenciado de solicitud de elementos o servicios por caja menor.

Verificar que cada uno de los desembolsos efectuados no exceda el porcentaje autorizado según resolución.

GIT de Presupuesto.

6. Registra en el SIIF la solicitud de CDP de reembolso y elabora compromiso presupuestal por el valor del reembolso. Entrega al GIT de Contabilidad el registro presupuestal.

Verificar que los gastos efectuados corresponden a los autorizados

Constatar que la fecha que contempla el comprobante o factura corresponde al período que se reembolsa o legaliza.

GIT de Contabilidad

7. Aprueba la Cuenta por pagar y realiza una obligación donde se apliquen los gastos en los egresos de Caja Menor que soporten la solicitud de reembolso.

GIT de Tesorería

8. Registra y autoriza orden de pago en el SIIF para que se aprueben los recursos por parte de la Dirección de Tesoro Nacional para el pago de Cuenta bancaria de pago autorizada.

9. Recibe, suma los comprobantes y confronta con el total que arroja la relación por cada rubro presupuestal.

10. Gira el valor correspondiente al reembolso.

Verificar que los comprobantes contengan todos los datos necesarios y estén debidamente soportados.

Cerciorase que se efectúen los registros en el libro correspondiente.

7.4. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA Y CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR.



1. Al finalizar la vigencia fiscal o cuando se decida la cancelación de la caja menor, su titular rinde la cuenta ante el GIT de Contabilidad Consigna en la cuenta corriente correspondiente el dinero no utilizado cualquiera que sea su cuantía y elabora la resolución de reconocimiento de gasto.

Se presentan todos los comprobantes debidamente legalizados




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7.4. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA Y CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR.


GIT de Contabilidad

2. Se hace nota contable para cerrar la Caja menor.

Comprobar que la imputación contable de cada uno de los gastos corresponde al plan de cuentas vigente.

GIT de Tesorería

3. Genera el ingreso en el aplicativo correspondiente.

Coordinación del GIT de Gestión de Servicios

Administrativos

4. Verifica que el libro de caja menor se haya cerrado.

8. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma del Procedimiento

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

5.

Encabezado

Se actualizó la codificación del manual de procedimientos de P231-04/2007.V4 al P20600-01/11.V5 según la resolución 379 del 9 de junio del 2009.

Diciembre de 2011

3.

Se ajustó y modificó las responsabilidades de las diferentes dependencias que intervienen en el proceso según la resolución 379 del 9 de junio del 2009.

5. Se organizó la normatividad relacionada con el marco legal vigente.

6. Se actualizó el formato de solicitud de elementos o servicios por caja menor y el de control de anticipos y legalizaciones de caja menor.

9. Se ajustó el paso a paso del procedimiento organizando las actividades con mayor descripción de los elementos.

6 General

El manual se ajusta en su totalidad, eliminando todas las responsabilidades que tiene que ver con las Direcciones Territoriales.

Se incluye el SIIF como medio de reporte de los movimientos que se hagan en la caja menor.

Diciembre de 2014




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COPIA NO CONTROLADA

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

6

Encabezado

Se ajusta según la nueva guía de presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI

Se cambia el nombre de “Manejo de Caja menor a nivel nacional” a “Manejo de Caja menor”

Diciembre de 2014

1 y 2 Se limita el Objetivo y Alcance de este manual a nivel central.

5 Dentro de este capítulo se incluyen las normas generales para el cierre de caja menor y arqueo de caja menor, este ultimo incluido dentro del capítulo de controles,

7

Se elimina el capito de Recursos teniendo en cuenta la nueva guía de presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI.

Se reemplaza por el capitulo Procedimiento Paso a Paso

Se modifica el capitulo 7.4. Legalización y cierre definitivo de Caja menor

Se incluye dentro del procedimiento paso a paso, los controles y aspectos relevantes contenidos en el anterior capitulo 10.

8

Se elimina el capítulo de Medidas de Seguridad teniendo en cuenta la nueva guía de presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI

Dentro de los anexos se incluyen los flujogramas del procedimiento

10

Se elimina el capítulo de Controles teniendo en cuenta la nueva guía de presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI, estos se incluyen dentro del paso a paso en la parte de Controles y aspectos relevantes

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS – SECRETARÍA GENERAL

Alexander Guarnizo Lozano

Adriana Carolina Campo Fuentes

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO PRESUPUESTO – CUENTAS POR PAGAR

Salfa Yamile Velandia

Villalobos Diana Maria Jurado Parra

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Monica Becerra Ortega

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Elizabeth Garcia Gonzalez

VALIDÓ Y APROBÓ SECRETARÍA GENERAL

Diana Patricia Ríos García

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (E)

Martha Patricia Camacho Hernandez

ANEXO 1

CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR


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Fecha Dic. de 2014

GIT de Gestión de Servicios

AdministrativosSecretario General Director General


Administrativos

Funcionario responsable por el

manejo de la caja menor


AdministrativosSecretaría General Dirección General


Administrativos


Administrativos

Proyectar las resoluciones mediante las cuales se constituye y fija el monto

de la Caja Menor

1

Enviar al GIT de Gestión de Servicios Administrativos.

4

Realizar la apertura de libro correspondiente

6Revisar y aprobar las resoluciones para posterior firma del Director

General

2

Inicio

3

Verificar y aproba las resoluciones

Fin

Tener disponible el formato de control de anticipos y legalizaciones de caja

menor para iniciar la entrega de los mismos cuando sean requeridos y

autorizados previamente.

7

Entregar copia de la resolución de la caja menor al GIT Gestión Financiera

para el respectivo asiento contable, la imputación presupuestal y el giro del

valor correspondiente

5

ANEXO 1

ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS O SERVICIOS


Pág. 2 de 5

Fecha Dic. de 2014


Administrativos


manejo de la caja menorDependencia interesada

Funcionario responsable por el manejo

de caja menor.Secretario General



Funcionario de la dependencia

interesada

Todos los procesosGIT de Gestión de Servicios

AdministrativosSecretaría General


AdministrativosTodos los procesos

Identificar la necesidad de un gasto que según la norma se puede efectuar

por caja menor.

1

Recibir y verificar que la solicitud esté completa y correctamente diligenciada

4

Revisar la disponibilidad de fondos de acuerdo al rubro presupuestal a afectar

5

Solicitar el sello y/o Vo. Bo. del Almacén General certificando la no

existencia de los elementos, tanto de consumo como devolutivos.

2

Inicio

3

Solicitar la adquisición del bien o servicio al funcionario responsable de

la caja menor

Comunicar inmediatamente al solicitante

6

Colocar firma avalando la solicitud.

7

Autorizar solicitud el desembolso necesario para adquirir el elemento o

servicio y entregar la solicitud al funcionario responsable por el manejo

de la caja menor.

8

Recibir el dinero y realizar la compra o adquiere el servicio solicitando factura

debidamente diligenciada con los datos pertinentes

11

Firmar con su número de identificación en la factura

12

Legalizar el gasto dentro de las veinticuatro horas siguientes a la

entrega del anticipo

13

Comunicar y entregar el dinero a quien debe tramitar la compra, previa

recepción de solicitud firmada por el ordenador del gasto

9

Hacer firmar el recibido del anticipo en el formato de solicitud de elementos o

servicios y en el formato de control de anticipos y legalizaciones de caja menor

10

Recibir y revisar la legalización

14

Realizar los descuentos de ley correspondientes

15

Ingresar la información de cada gasto en el aplicativo SIIF y elaborar la resolución

para legalizar los gastos

16

Numerar y archivar temporalmente los comprobantes para su posterior

legalización.

17

Fin

¿Existe disponibilidad?

SI

NO

ANEXO 1

LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR


Pág. 3 de 5

Fecha Dic. de 2014



Secretario General y Coordinación del


Administrativos

Funcionario responsable por el manejo

de la caja menorGIT de Contabilidad GIT de Presupuesto


Administrativos

Secretaría General / GIT de Gestión de

Servicios Administrativos


AdministrativosGIT de Contabilidad GIT de Presupuesto

Elaborar la resolución de reembolso de Caja menor para legalización de

gastos

1

Revisar que cada egreso esté debidamente tramitado y soportado

4

Imputar contablemente tanto la legalización como el reembolso, hace

la causación de la cuenta y entregar a Tesorería para el giro

5

Revisar y aprobar la resolución

2

Inicio

3

Registrar en el SIIF la solicitud de reembolso y entrega al GIT de

Contabilidad los soportes de gastos el trámite respectivo

Registrar en el SIIF la solicitud de CDP de reembolso y elaborar compromiso

presupuestal por el valor del reembolso. Entrega al GIT de Contabilidad el

6

P/2

ANEXO 1

LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR


Pág. 4 de 5

Fecha Dic. de 2014

GIT de TesoreríaGIT de Contabilidad

GIT de Contabilidad GIT de Tesorería

Aprobar la Cuenta por pagar y realizar una obligación donde se apliquen los

gastos en los egresos de Caja Menor que soporten la solicitud de reembolso

7

Girar el valor correspondiente al reembolso

10

Registrar y autorizar orden de pago en el SIIF para que se aprueben los

recursos

8

9

Recibir, sumar los comprobantes y confrontar con el total que arroja la

relación por cada rubro presupuestal

Fin

P/1

ANEXO 1

LEGALIZACIÓN DEFINITIVA Y CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR


Pág. 5 de 5

Fecha Dic. de 2014


manejo de la caja menorGIT de Contabilidad GIT de Tesorería

Coordinación GIT Servicios

Administrativos


AdministrativosGIT de Contabilidad GIT de Tesorería


Administrativos

Al finalizar la vigencia fiscal o cuando se decida la cancelación de la caja

menor y consignar en la cuenta corriente correspondiente el dinero no utilizado y elaborar la resolución de

reconocimiento de gasto.

1

Verifica que el libro de caja menor se haya cerrado.

4

Se hace nota contable para cerrar la Caja menor

2

Inicio

3

Genera el ingreso en el aplicativo correspondiente

Fin

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