Realice un mejor control del proceso para mejorar su bienestar

1 QUALITY PROGRESS │ Noviembre 2007 │ www.asq.org │www.cnp.org.co

egar a los 40 puede ser un llamado de alerta para quien no haya invertido seriamente en su propio bienestar.

Después de todo, “el bienestar es positivamente un diario acercamiento a una vida larga, saludable y activa. Un principio crucial es el que la prevención de las enfermedades es mucho mas importante que su tratamiento, especialmente cuando muchas de las enfermedades crónicas resultan incurables.” Esto debería ser una llamada de atención para quienes practican la calidad: Una onza de prevención bien vale una libra de curaciones, especialmente en nuestro campo. EN CINCUENTA PALABRAS O MENOS El cuerpo humano puede ser mirado como un sistema de procesos en el cual el rendimiento de un proceso es un gasto para otro. Un practicante de calidad aplicó los conceptos de sistemas reflexivos, procesos reflexivos y la administración de procesos para mejorar su propia salud, prevenir futuras dolencias y mantener un estilo de vida saludable.

¿Existe algo más importante que poner las herramientas de nuestra empresa y nuestra pasión por la calidad para su mejor utilización? Si nosotros podemos contribuir por el bienestar organizacional con estas herramientas y nuestra pasión, ¿porque no vamos a ser capaces de cuidarnos nosotros de igual manera? Alcanzar un estilo de vida saludable — y mantenerlo - es razón suficiente para explorar nuevas formas para desarrollar habilidades profesionales bien elaboradas para mejorar nuestra propia calidad de vida. Primero, debemos demostrar como el sistema de pensamiento (reflexión) es esencial para el entendimiento de los procedimientos personales. Entonces necesitamos verificar la aplicabilidad de la estadística reflexiva en este contexto antes de girar hacia el procedimiento de administración basado en la evidencia. Finalmente, debemos considerar como enfocar los proyectos de mejoramiento y perfeccionar los procedimientos personales.

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CONCEPTOS (REFLEXIONES) DE SISTEMAS Y PROCESOS Los practicantes de calidad comprenden que una organización es un sistema de procesos en el cual el rendimiento del mismo es absorbido por otro. No es una exageración decir que el cuerpo humano es un sistema semejante (Verse “La Diabetes como un Problema de Control de un Proceso Complejo”. Pág.6). La figura 1 describe una posible representación de los procesos de una persona. Comer y beber (proceso uno y dos del sistema) requieren alimentos, bebidas y tiempo productivo como entradas del sistema. Esto produce energía y tiene un impacto en la salud. El último afecta nuestra reserva de salud y disposición o aptitud (Proceso C), el cual aumenta nuestro suplemento de tiempo productivo. (Proceso B). Podemos deducir que es necesario encausar nuestras vidas personales y profesionales (procesos tres y cuatro), ejecutar (proceso cinco), comer (proceso uno), dormir (proceso seis) o cualquier otra ocupación. Los procesos de alto nivel, tal como “dirigir la vida profesional” (proceso tres), consisten en muchos procesos de bajo nivel, tal como el “agendar visita” o “revisión del plan ISO 9001” (no se muestran en la Figura 1). Estos procesos operan como un sistema porque los cambios en ellos pueden tener impactos amplios del sistema a través de curvas de realimentación positivas y negativas. Mientras cambian los objetivos de vida de cada persona, asumamos que el objetivo es para maximizar la satisfacción personal y profesional. La salud y aptitud o disposición (proceso C) son intenciones decisivas para tal fin. CONCEPTOS (REFLEXIONES) ESTADÍSTICOS A medida que ocurren cambios en las variables de los conceptos, el rendimiento de cualquier

proceso repetitivo varía. Algunos cambios son significativos y proporcionan importantes muestras de cómo trabajar el proceso. Otros cambios no son importantes y pueden ser engañosos. Por lo tanto, son esenciales mediciones rigurosas y variaciones en análisis para entender un proceso y tratar de mejorarlo. El concepto (reflexión) estadístico es el reflejo que desarrollamos para interpretar variación de antecedentes en términos probabilísticos. Sin el concepto estadístico, es fácil llegar a conclusiones, con resultados interminables sin importancia para el proceso. Un profesional en calidad trabajando para la 3M utilizó el concepto estadístico para ayudar a su esposa a controlar su condición diabética - un desafiante problema de control del proceso. El esposo de esta persona midió la variación en el nivel de glucosa y la correlacionó con variabilidades que se sabia lo afectaban. Las variables fueron tanto como controlables e incontrolables, tales como cambios de alimentos, ejercicios, enfermedades, infecciones y especialmente el estrés (tensión) emocional. Desde allí, él pudo obtener un mejor entendimiento de los factores que afectaban el nivel de glucosa de su esposa. Como resultado, se le permitió a la esposa ejercer mayor control de su condición. Esto condujo a disminuir los exámenes, menos insulina, mejor salud y una mayor calidad de vida. Es posible lograr tales resultados solamente cuando uno mantiene un cuidado activo y riguroso, activo, haciéndose cargo de su propia salud. “El valor real de las gráficas de control y concepto estadístico es el de ayudarnos a aprender sobre nuestros procesos”, escribió el esposo. “La falla para introducir las gráficas garantiza esencialmente que uno continuará siendo ignorante de cómo controlar el proceso”.


ADMINISTRANDO LA INFORMACIÓN SOBRE SALUD - RIGUROSAMENTE La información es poder, y la información sobre salud es poder en su salud. Esto aplica primero a la información genérica sobre salud, tales como que es lo que probablemente le mantiene saludable y que es lo que probablemente curara la enfermedad. Tal como en los negocios, encontrar la información correcta se realiza a través del la minería de datos de antecedentes (solo los relacionados con su salud) y extractando información útil de el. Porque perderse nuevos e importantes conocimientos sobre salud (por ejemplo, noticias de que un medicamento que usted. ha venido recibiendo tiene efectos secundarios imprevistos) puede ser perjudicial, el proceso personal que dirige este paso (proceso nueve en la Figura 1) es crítico. Lamentablemente, pocas personas manejan esto sistemáticamente.

Considérese el siguiente ejemplo: En el 2005, un estudio publicado en una prestigiosa revista médica concluyó en que tener un poco de sobrepeso estaba asociado con alguna baja proporción de muerte. Esto incitó a un escritor editorial del New York Times a sacar precipitadamente conclusiones, descartando décadas de investigación medica. “Para aquellos de nosotros que nos faltan seis ediciones de la ABS, estas semanas reportan que los sobrepasados de peso viven mas, es una de las noticias médicas más grande en la historia.” El estudio fue conducido por el “U.S. Centers for Disease Control” y estuvo basado en informes epidemiológicos abarcando unos 30 años. Extractar información útil de tales puntos detallados requiere hacer preguntas a practicantes de calidad, quienes están familiarizados con ellas, tales como:


LISTO PARA EMPEZAR

No existe un modo correcto para empezar a poner atención al bienestar personal. Si usted no lo ha hecho, hay una regla sobre la señal de cuando empezar, mientras más pronto, mucho mejor. Aquí tenemos un modo de empezar: 1. Establezca metas de alto nivel, realísticas y personales (por ejemplo, “las grandes Y's” en Sigma Seis que refiere resultados de negocios en este asunto). Decida como va a monitorear el progreso hacia estos objetivos. 2. Trate de mirar sus actividades como procesos con un inicio discreto y puntos finales. Use verbos de acción para nombrarlos. 3. Trace un modelo simple de proceso, tal como el mostrado en la Figura 1(Pág. 3). No hay una respuesta correcta. Todos somos diferentes. Pruébelo. Siempre habrán grietas e incoherencias. Déjelo que sea así.

4. Diseñe un proceso sistemático para monitorear las noticias sobre salud. Manténgalo simple al principio. Asegúrese de que no consuma excesivo tiempo y que se acomode con su plan. Mantenga el habito de ir mas allá de los titulares y explorando la fuente y la validez de los antecedentes. Cuando alguna pieza informativa atraiga su atención, busque otras fuentes. Gradualmente decida en que fuentes puede confiar. Mantenga una lista vigilante de noticias sobre la salud que considere pertinentes (Los Hilos RSS proporcionan una forma conveniente para hacerlo).

5. Formule un objetivo específico, medible, confiable, pertinente y puntual (EMCPP) cuando aparezca un factor principal preocupante, el cual resalte una brecha entre la forma en que hace las cosas y lo que se requiere para llegar mas cerca de su objetivo. El triunfo no es lo más importante. Asegúrese de que el proyecto inicial sea un éxito, y los triunfos futuros vendrán con seguridad.

6. Observe su plan del proceso e identifique el culpable más importante o el punto de influencia. Mientras hace esto, perfeccione su modelo de proceso. 7. Comience a medir rigurosa y sencillamente el desempeño del proceso. Utilice variaciones como una guía para aprender sobre los procesos. Piense estadísticamente. Una página abierta o su control estadístico preferido de procesos (software) podría serle útil. 8. Escoja una o dos herramientas sencillas del juego de herramientas para el mejoramiento del proceso, tales como un mapa del proceso, análisis de los efectos de fallas modulares o análisis de valor agregado. Utilice herramientas que considere las más apropiadas para el trabajo y empiece a trabajar por el mejoramiento del proceso. Cuando el proceso es corregido y alcanzado el objetivo, piense antes sobre las lecciones aprendidas sobre el mejoramiento de su proceso. Esto se llaman aprendizaje doble - vuelta: Si cada vez mejora un proceso (aprendizaje vuelta - simple) encontrará un medio para hacerlo mejor la próxima vez (aprendizaje doble - vuelta), y pronto lo superará. Capture las lecciones que ha aprendido en la página abierta y revísela cada vez que se embarque en un nuevo proyecto. J.H.


• ¿Fué válido el sistema de medición? Tal vez no. El índice de masa corporal (IMC) utilizado en el estudio no es buen indicador de la obesidad corporal en personas de edad mayor. Ser delgado para un adulto podría significar ser musculoso. Esto probablemente significa ser flaco para una persona de edad madura, a medida que perdemos musculatura con el paso de los años. La relación entre la cintura y las caderas de uno, podría haber sido un mejor indicador de la obesidad del cuerpo en la madurez, pero eso es también más difícil medirlo correctamente.

• ¿Podría ser la correlación falsa? ¿Por

ejemplo, podrían ser los fumadores o las personas enfermas dos factores asociados frecuentemente con una duración de vida mas corta? — ¿y también ser más delgadas que otras? ¿Es su número lo suficiente para explicar la correlación observada?

• ¿Cual es la exposición razonada

fundamental que podría explicar la conclusión del estudio? Los resultados del estudio saltan a la vista de todo lo conocido en las ciencias de la salud actualmente, impulsando a un experto a preguntar, “¿Qué factor falta todavía por ser descubierto y que sea tan poderoso que el no solo contrarreste los altos riesgos de la diabetes, las enfermedades cardiovasculares y el cáncer en los obesos, pero que también hace ser el sobrepeso beneficioso?” Nadie podría proporcionar una respuesta satisfactoria.”

Basados en la credibilidad de sus autores y la firmeza general del método el estudio es muy serio para ser tirado a un lado. Una persona se vera comprometida con el aumento de peso y podría prestarle alguna atención a este estudio para preservarlo a futuro. Sin embargo, basado en la discusión anterior, el o ella considerarían el estudio como dudoso y no tomarían ninguna acción inmediata.

Información sobre su propio estado de salud (por ejemplo, resultados de pruebas comunes tales como el nivel de colesterol) también son vitales. Mediciones corrientes de otros parámetros importantes sobre salud, tales como la presión de sangre y el peso, pueden ser interpretadas utilizando cuadros con procesos estadísticos de control apropiado (PEC) y pueden permitir descubrimientos tempranos de cambios significativos, impulsándonos a investigar por su raíz de origen y la acción correctiva apropiada. HACIENDO LO CORRECTO: APLICANDO PROYECTOS DE MEJORA PERSONAL El Economista John Maynard Keynes fue entrevistado una vez y contestó a un periodista su pregunta directa con cierta mofa: “Cuando los factores cambian, yo cambio mi mente. ¿Qué hace Usted señor?” Una vez que concluya que los factores pertinentes como usted lo sabe han cambiado, es el momento de actuar. Esta acción primero debe ser dirigida por una declaración especifica, mesurable, apropiada y oportuna, tal como “Tengo una cintura de 38 pulgadas, debería ser de 36. Llegaré a este objetivo antes de que vaya a la playa el próximo verano.” El objetivo se refiere a algo importante y esta bien fundamentado en la evidencia medica. La declaración anterior puede proporcionar un espacio de tiempo y crea una sensación de urgencia. El curso hacia la meta puede ser medible y le ayuda a aprender que está dando resultado y que no.


LA DIABETES COMO UN PROBLEMA DE CONTROL DE UN PROCESO COMPLEJO

Nuestro cuerpo es un sistema de procesos. Por ejemplo, comer implica tomar alimentos de un plato, proceso llevado a cabo a través de las manos, boca y esófago, y entrega de la comida masticada al estomago. El tracto gastrointestinal toma esto como una entrada de energía, la digiere y entrega varios tipos de nutrientes a la sangre. Por ejemplo, la sangre transporta glucosa a varios sistemas del cuerpo que la almacenan o la queman como combustible, el que a su turno produce la energía que necesita el cuerpo. Para que el cuerpo funcione bien, el nivel de glicemia o la cantidad de glucosa en la sangre, debe mantenerse dentro de un grado de tolerancia especificado. Para los diabéticos, mantener y controlar este proceso resulta un desafió permanente. Este sistema produce realimentación, la cual ellos pueden utilizar como asistencia para esa practica. El exceso de azúcar produce síntomas tales como visión nublada, fatiga y pérdida de peso. La falta de azúcar produce diferentes síntomas tales como fuerte sudoración, temblores, dolores de cabeza y dificultad para hablar. Los diabéticos deben aprender a interpretar estos síntomas y decidir que acción correctiva es requerida y cuando actuar. Inyectar insulina aumenta el rendimiento de la glucosa y su entrada de la sangre a las células del cuerpo, por lo tanto se reduce el nivel de glicemia. Beber jugo de naranja también levanta rápidamente la entrada de azúcar a la sangre - J.H.

Entonces debe identificar el proceso o los procesos que se deben cambiar para arreglar el problema. Procesos tales como “coma el postre” (un proceso substituto dentro del proceso uno en la Figura 1, Pág. 3”), “tome bebidas alcohólicas” (parte del proceso dos) o “ejecute el trabajo” (proceso cinco), son todos candidatos potenciales basados en que se sabe sobre el efecto que ellos tienen sobre el colesterol y la medida de cintura. Claro que, la elección depende del funcionamiento actual de estos procesos y una contribución del muy personal y subjetivo nivel de esfuerzo requerido para modificar los hábitos arraigados profundamente. A medida que adquiera el habito de aplicar y arreglar procesos personales, la Figura 1 puede hacerse mas personalizada, y la descripción de los procesos personales pueden hacerse mucho más específicos y acertados. A medida que los perfiles discretos emergen, lo que inicialmente aparece como una corriente revuelta de actividades indefinidamente relacionadas, van tomando forma gradualmente. Así como cada negocio debe involucrar su propio modelo de proceso, así debe hacer cada individuo. Para asegurarse de que el suyo es real y significativo, comience con una representación sencilla y permita que el modelo de los procesos emerjan con el tiempo. A medida que aprenda a reconocer diferentes procesos y a tratar con ellos como unidades distintas interactuando con cada otra, es mejor trazar un modelo explícito. El dibujo lo obligara a reconocer incoherencias y a clarificar su conocimiento. A medida que la resolución del modelo de su proceso personal aumenta, se hace más fácil señalar con precisión lo que conviene hacer cuando emerjan nuevos y alterantes factores de bienestar.


HACIENDO LAS COSAS BIEN: HACIENDO QUE EL PROCESO FUNCIONE Desde un punto de vista técnico, esta es probablemente la parte más fácil para que un profesional de calidad se encamine hacia el bienestar. Cualquiera que sea su proceso de control favorito - los métodos y técnicas de apoyo, la rueda Deming (planear, hacer, verificar, actuar o PHVA.), el Seis Sigma Seis para el mejoramiento (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) y diseño (definir, medir, analizar, diseñar, y verificar), las 5’S, - esto puede ser transferido rápida y fácilmente a los procesos personales. Dependiendo de su situación y necesidad, puede decidir mejorar en forma incrementada su forma de comer o innovar e ir por un cambio radical. Mientras que el contexto personal no requiere el mismo grado de formalidad como el contexto de los negocios, este si requiere disciplina como un componente esencial. Esto es particularmente desafiante para muchas personas, como algunos de los divertidos y perspicaces personajes en ¿Who Moved my Cheese?. El articulo aparte “Desde trotar a caminar - Un desgaste”, detalla un cambio de proceso personal que se llevó a cabo durante un periodo de seis meses. Este da a conocer los cambios básicos de fuerzas requeridas para sobreponerse a la resistencia: motivación, visión, sentido de urgencia y medios. Otro autor del mejoramiento de calidad, escribió una vez sobre como él utilizó un mejor control basado en el proceso para cambiar de la conducción de una mini camioneta (Minivan) al manejo de una bicicleta de la casa al trabajo y su regreso. Él alcanzó mejoras en su salud mientras aseguraba ganancias financieras. Diagramó el flujo de su proceso en detalle y utilizó el ciclo PHVA, cambiando la ruta del recorrido e instalando llantas nuevas a la bicicleta, para clausurar gradualmente todas las brechas en el desempeño entre el rendimiento planeado y el actual.

“Si esta Espartana, aun altamente sofisticada, herramienta para la administración de calidad fue tan exitosa para ayudarle a mejorar mi conexión al trabajo, quizás ella beneficiará a otros que quieran hacer mejoras en sus negocios o también en su vida cotidiana”, escribió el Autor. NO ESPERE UNA CATASTROFE Así como algunos líderes de organizaciones piensan en los procesos de calidad como un último recurso antes de vencerse, las tan frecuentes y dramáticas circunstancias de salud - tales como un ataque al corazón o un cáncer - proporcionan la motivación y sentido de urgencia para realizar un cambio. Mejor tarde que nunca, por supuesto. El liderazgo en calidad, sin embargo, requiere la formación y comunicación de una visión que impulse a la gente a la acción en vez de esperar por eventos catastróficos para decidirse a tomar la iniciativa. Una visión de la excelencia personal desempeña el mismo servicio por el bienestar. En vista de que muchas enfermedades no pueden ser curadas completamente, la prevención y mantenerse en pro de la actividad, son principios centrales del bienestar personal. Usted no es solo lo que come, también es lo que hace. Decidirse por mirar esto a través de los lentes del mejoramiento del proceso es una asociación natural para que lo hagan los practicantes de calidad. Ellos no deberían estar solamente entre la gente mas estricta, también deberían ser partidarios del rigor personal. Esto puede ser divertido y recompensado de una manera muy especial. También puede transformar un simple trabajo en una pasión para toda la vida.


DESDE TROTAR A CAMINAR - UN DESGASTE

Hechos: ¿Por qué cambiar? Después de 25 años de estar trotando un promedio de cinco horas cada semana, mis rodillas me estaban comenzando a doler. Aunque he venido leyendo noticias sobre esto, fue un ortopedista quien obtuvo finalmente mi atención. “Otros cinco años de este régimen y hasta resultará doloroso”, me dijo el ortopedista. Visión: ¿Cambiar para qué? La portada de la revista Time (La Ciencia de Mantenerse Saludable”) hace varios años me puso en marcha, buscando una imagen mental de una realidad atractiva y diferente. Específicamente, un articulo titulado “Camine No Corra”, junto con antecedentes serios y un soporte sólido, me convenció de que existían mejores y más sostenibles maneras de alcanzar mis objetivos, Empecé a buscar una mayor información leyendo artículos, conversando con expertos y comparando notas (Benchmarking) con amigos y relacionados. Sentido de Urgencia: ¿Cuándo debería cambiar? A medida que me acercaba a mi cumpleaños 50 y buscaba modos para celebrar el evento, me prometí que no volvería a correr después de ese día. Prometerse uno mismo forma parte de lo que se trata la administración del proceso personal. Esto me dejó seis meses para experimentar con varias alternativas sobre estrategias en entrenamiento y asegurarme de que tendría un programa viable de entrenamiento listo para el “el día después”. Medios: ¿Cómo debo cambiar? Ahora que ya estaba motivado, tenia una visión y sentía la presión para comenzar, todo lo que faltaba era un plan de acción y los medios—el tiempo, el equipo y el conocimiento—para empezar. Encontré la información suficiente en la red para contestar preguntas como, “¿Cómo hace una caminata corriendo?” y “¿Qué hace trabajar mejor a un modelo de banda rotatoria (caminador eléctrico)?” Estos son los ingredientes para el cóctel deportivo que yo había visualizado. Con el tiempo, experimenté con muchos deportes en varias mezclas y dosificaciones. Terminé con una mezcla ecléctica de caminatas variadas, biciclismo, biciclismo estacionario, natación y caminata en una pista con un 15% de inclinación. Establecí una norma de una hora diaria (la cual puedo fraccionar como sea necesario) señalada en mi agenda diaria y la transferí al programa (software) de mejoramiento del proceso cada mes. El nuevo proceso es mucho más flexible y estimulante que el anterior. Los indicadores claves (presión de sangre, peso y colesterol) no se movieron, los cuales son guías importantes para la efectividad del programa. Discutí esto con un experto en negocios, quien respondió que él intencionadamente rehusó introducir cualquier clase de estructura en su vida personal como una reacción a lo que había sentido que era una vida profesional sobrestructurada. Respete eso. Por cierto, también guarde muchas partes de mi vida espontánea e intuitivamente. Sin embargo, conocimientos sistemáticamente descuidados sobre el bienestar y la habilidad, tienen un precio. Como quiera que las elecciones de vida personal son buenas, una persona razonable podría decidir privarse de estos beneficios a cambio de su inmediata libertad de cuidados. Me sorprende esto, no obstante, que muchas personas actúan sin poner atención las verdades incomodas. Los practicantes de calidad, no deberían incluirse en este número. - J. H. Referencia: 1. “The Sience of Staying Healthy”, Sección de Salud y Medicina del Time, Enero 21, 2002.


REFERENCIAS 1. Berkley Wellness Newsletter. ¿“What is Wellness?” www.wellnessletter.com/html/wl/wlabout.html.O

2. Tom Pohlen, “Statistical Thinking: A Personal Application”, ASQ's Annual Quality Congress Proceeding, 1999, pp.230-236. 3. Ibid. 4. Katherine M. Flegal, Barry I. Groubard, David F. Williamson y Mitchell H. Gail, “Excess Deaths Associated With Underweight and Obesity”. The Journal of the American Medical Assn, Vol. 293, No.15, 2005, pp. 1,861/1,867. 5. John Tierney, “Fat and Happy”, The New York Times, Abril 23, 2005.

6. Bonnie Liebman, “The Weight Debate”, Nutrition Action Healthletter, Vol. 32, No.8, Octubre 2005.

7. Citas por John Maynard Keynes, www.groups.decs.st- and.ac.uk/~history/quotations/Keynes.html.

8. Jean Harvey, “Scoping Improvement Projects in Professional Service-A 10-step Approach,” Quality Progress”, Agosto 2004, paginas 64/72. 9. Jean Harvey, Managing Service Delivery Processes: Linking Strategy to Operations, ASQ. Quality Press, 2006. 10. Jean Harvey, “Switching from Improvement to Innovation – On The Fly”, Quality Progress, Enero 2007, paginas 53/63. 11. Spencer Jonson y Keneth Blanchard, “Who moved My Cheese?” Putman Publisher, 2000.

12. J.M. La Lopa con R.F.Marecki, ”Quality Management Hit the Road”, Quality Progress, Abril 2000, paginas 59/64. 13. Ibid.

JEAN HARVEY es un profesional de la Universidad de Québec en Montreal. Tiene un doctorado en Negocios de la Universidad de Ontario Oeste en Londres, Harvey es miembro de la ASQ.

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