PROCEDIMIENTO

PARA LA

RECEPCIÓN DE COMPROBANTES

DE PAGO

SF-P-005.00

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO 05/03/2013 1

I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la recepción de comprobantes de pago de proveedores de bienes, servicios y obras de SERPOST S.A. para el trámite de pago.

II. ALCANCE

El procedimiento alcanza al personal de Logística, Contabilidad y Tesorería de la Gerencia de Administración de Recursos.

III. BASE LEGAL

a. Decreto Legislativo No. 685. Ley de creación de SERPOST S.A b. Estatuto de SERPOST S.A. c. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG Normas de Control Interno d. Normativa interna

IV. PROCEDIMIENTO

1. Todo comprobante de pago presentado por un proveedor deberá ser ingresado por la ventanilla de Trámite Documentario de SERPOST S.A., para lo cual dicho personal será capacitado por el Departamento de Contabilidad para efectuar dicha función.

2. Para efectuar el numeral precedente se deberá seguir el siguiente procedimiento:

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

2.1. Verificará que el expediente de pago esté completo según se detalla:

Compras por procesos:

a. Orden de Compra b. Guía de remisión c. Acta de recepción d. Nota de ingreso al almacén

Compras directas:

a. Guía de remisión b. Nota de ingreso al almacén

Contratación de servicios (procesos o directa)

a. Orden de servicio b. Conformidad del servicio

2.2. Comunicará al proveedor que entregue su factura en la ventanilla de Trámite Documentario, en el horario establecido por el Departamento de Contabilidad para la recepción de facturas.

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2.3. Remitirá el expediente de contratación al Departamento de Contabilidad para su revisión y trámite de pago correspondiente.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

2.4. Revisará que el expediente esté completo.

2.5. Recibirá del proveedor los siguientes documentos, los cuales deben estar relacionados con los documentos del expediente:

a. Orden de Compra o Servicios original (según corresponda)

b. Comprobante de pago, en el caso de Factura: Adquiriente y Sunat

2.6. En caso que el proveedor no presente los documentos indicados en el numeral anterior o no coincidan con los documentos del expediente, se rechazará la recepción de los mismos.

2.7. Ingresará en el Sistema la información para efectuar la contabilización.

2.8. Adjuntará al expediente los documentos entregados por el proveedor y se remitirán al Departamento de Tesorería.

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

2.9. Recibirá el expediente y verificará que el importe a pagar se encuentre debidamente provisionado para el trámite de pago a proveedores de acuerdo a las condiciones pactadas.

2.10. Efectuado el pago al proveedor, el Departamento de Tesorería devolverá al Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales el expediente, adjuntando el comprobante de pago para el cierre definitivo del expediente.

V. AUTORIZACIÓN

El presente procedimiento queda aprobado por Gerencia General y entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción.

Lima, 20 de febrero de 2013

Original firmado por Jorge Calmet Aranguren Gerente General (e)

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ANEXO N° 1

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