Recepción · Ver 2.2.1 Registro de Huéspedes • Check out: Al seleccionar esta función INNSIST...

Recepción

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RecepciónRecepciónRecepciónRecepción

Guía de UsuarioGuía de UsuarioGuía de UsuarioGuía de Usuario

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II.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de Recepción ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 4444

II.1.1 PreII.1.1 PreII.1.1 PreII.1.1 Pre----asignación de Habitacionesasignación de Habitacionesasignación de Habitacionesasignación de Habitaciones ............................................................................................................................................................................................................................................................................................ 7777

II.2 Registro IndividualII.2 Registro IndividualII.2 Registro IndividualII.2 Registro Individual ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9999

II.3 Registro de GruposII.3 Registro de GruposII.3 Registro de GruposII.3 Registro de Grupos ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 13131313

Manejo de FoliosManejo de FoliosManejo de FoliosManejo de Folios

II.4.1 Transacciones a Huéspedes ......................................................................... 15

II.4.2 Apertura de Crédito Folios ............................................................................. 18

II.4.3 Salidas de Huéspedes ................................................................................... 21

II.5 Estado de CasaII.5 Estado de CasaII.5 Estado de CasaII.5 Estado de Casa ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 24242424

ReportesReportesReportesReportes

II.6.1 Tarjetas de Registro ...................................................................................... 25

II.6.2 Estados de Cuenta ........................................................................................ 27

II.6.3 Huéspedes en Casa ...................................................................................... 29

II.6.4 Discrepancias ................................................................................................ 31

II.6.5 Saldos de Folios ............................................................................................ 34

Llegadas y Salidas

II.6.6.1 Llegadas Esperadas ................................................................................ 36

II.6.6.2 Llegadas Efectivas .................................................................................. 38

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II.6.6.3 Salidas Esperadas ................................................................................... 40

II.6.6.4 Salidas Efectivas ..................................................................................... 42

II.6.6.5 Salidas- Búsqueda Avanzada.................................................................. 44

Cierre de Turno

II.6.7.1 Transactions Review ............................................................................... 46

II.6.7.2 Listado de Transacciones ........................................................................ 48

II.6.7.3 Reporte de Cajero ................................................................................... 51

II.6.7.4 Revisión de Totales ................................................................................. 53

II.6.8 Listado de Habitaciones ................................................................................ 55

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II.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de RecepciónII.1 Panel de Recepción

El Panel de Recepción muestra en pantalla todas las habitaciones considerando el tipo

de habitación, número de habitación y el status de las habitaciones representado con

los siguientes colores:

• Azul marino representa un cuarto ocupado, mostrando la información del

huésped.

• Azul claro representa un cuarto pre-asignado.

• Rojo representa a los cuartos que están fuera de servicio o en mantenimiento.

• Blanco indica que el cuarto está disponible.

En el lado izquierdo de la pantalla aparecen puntos de colores: rojo (Habitaciones No

Disponibles), verde (Habitaciones Disponibles) y amarillo (Habitaciones Sucias) los

cuales indican el status en el que se encuentra la habitación donde se podrá filtrar con

solo seleccionar y después oprimir la tecla “Search” para refrescar la pantalla del Rack

de habitaciones. De esta manera solo aparecerán las habitaciones que tengan el status

que se haya seleccionado.

En esta misma pantalla presenta cinco días antes del día en curso el cual se presenta

en una columna de color gris a partir de esa fecha muestra dieciocho días de

pronostico en cuanto a todos los status de huéspedes y habitaciones.

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En este Rack se puede filtrar habitaciones por sección de camaristas (configurada

previamente), por tipo de habitación (en caso de que se quiera ver desplegados las

habitaciones que pertenecen al tipo de habitación deseado) o en caso de que sea

necesario buscar a un huésped por nombre solo con escribirlo en el campo de “Nombre

Huésped” y oprimir el botón “Posicionar”, INNSIST presentara en la pantalla el primer

huésped que cumpla con esa condición; para buscar un numero de habitación en

especifico se escribirá dicho número de habitación en el campo “Habitación” y oprimir el

botón “Posicionar”.

Poniendo el cursor sobre el nombre de algún huésped ya sea en casa o pre-

registrados mostrará una “Ventana emergente” donde viene el status en el que se

encuentra el huésped, el nombre del huésped, la agencia, la compañía, el nombre del

grupo, fecha de llegada y fecha de salida, el código del contrato, el número de

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personas, el segmento de mercado, la tarifa, y la forma de pago con la que se garantiza

la estancia, también muestra los huéspedes que vienen compartiendo.

Con un click derecho, usted puede realizar lo siguiente desde el Panel de Recepción:

• Desasignar: Desasignar: Desasignar: Desasignar: Des-asignar una habitación (Registro en Azul Claro)

• Check in: Check in: Check in: Check in: Al seleccionar esta función presentará la pantalla de registro con los

datos previos de la reservación para ingresar los datos faltantes al registro y al

grabar el registro cambiará el status a “En Casa”. Ver 2.2.1 Registro de

Huéspedes

• Check out:Check out:Check out:Check out: Al seleccionar esta función INNSIST solicitará clave de autorización

para utilizar esta opción, una vez validada la clave presentará la pantalla de

Salida de Huéspedes.

• Estado de Cuenta:Estado de Cuenta:Estado de Cuenta:Estado de Cuenta: Esta función mostrará la pantalla de estado de cuenta del

registro seleccionado.

• Modificar:Modificar:Modificar:Modificar: Esta opción permite ingresar a la pantalla de Registro de Huéspedes

para agregar, borrar o modificar datos de un huésped en casa (Registro en Azul

Marino).

• Mover a:Mover a:Mover a:Mover a: Habilitará una pantalla gris de lado derecho donde se podrá arrastrar el

registro seleccionado a esa parte gris, para después hacer la búsqueda de la

habitación destino y nuevamente se arrastrará el registro al nuevo número de

habitación.

• Cancelar Mover a: Cancelar Mover a: Cancelar Mover a: Cancelar Mover a: Esta opción deshabilitará el proceso del cambio del “Move to”

para continuar con el cambio.

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II.1.1 PreII.1.1 PreII.1.1 PreII.1.1 Pre----asignación de Habitacionesasignación de Habitacionesasignación de Habitacionesasignación de Habitaciones

Esta opción tiene como función asignarle una habitación a un huésped antes de su

llegada de acuerdo a sus requerimientos especiales, con el objeto de cumplir con las

peticiones especiales de este. Cuando una reservación ya tiene pre asignada la

habitación se dice que el huésped está PRE-REGISTRADO o PRE-ASIGNADO, Para

realizar este proceso, deberá de dar la opción Preasignación de Habitación del Menú

de Recepción y Caja. El sistema le mostrará la siguiente ventana de captura, en donde

primero deberá indicar la fecha con la que va a trabajar y después INNSIST le mostrará

las tres diferentes opciones para que seleccione con cuál status de registro desea

trabajar: 1.- Reservaciones, 2.- Pre-Registro, ó 3.- Los dos anteriores:

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Descripción de campos:Descripción de campos:Descripción de campos:Descripción de campos:

Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: La fecha de llegada del huésped.

Incluir: Incluir: Incluir: Incluir: Si desea incluir las reservaciones, registros de recepción o ambas.

Buscar por:Buscar por:Buscar por:Buscar por: Si desea que la búsqueda sea hecha por tipo de habitación, código de

mercado, tipo de huésped, mensajes de recepción o nombres de grupo.

Ordenar por: Ordenar por: Ordenar por: Ordenar por: Si desea ordenar el reporte por nombre de huésped, tipo de huésped,

segmento de mercado, fecha de salida, tipo de habitación, número de habitación,

nombre de grupo o asignación automática..

Buscar Registro: Buscar Registro: Buscar Registro: Buscar Registro: Especificar los parámetros de búsqueda..

El reporte muestra la siguiente información:El reporte muestra la siguiente información:El reporte muestra la siguiente información:El reporte muestra la siguiente información:

• Nombre de huésped

• Tipo de huésped

• Tipo de habitación

• Número de habitación

• Hora de Llegada

• Fecha de Salida

• Compañía

• Tarifa

• Número de adultos

• Número de niños

• Nombre de Grupo

• Status

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II.2 Registro IndividualII.2 Registro IndividualII.2 Registro IndividualII.2 Registro Individual

Esta opción es de las más recurrentes para la operación del hotel, ya que aquí se registra toda la información del huésped para su ingreso. Una vez que se ha asignado una habitación al huésped y se ha abierto un folio para sus consumos, se sigue actualizando la información desde los diferentes Módulos de Operación.

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DescripciDescripciDescripciDescripción de Campos:ón de Campos:ón de Campos:ón de Campos:

Clave de Reservación:Clave de Reservación:Clave de Reservación:Clave de Reservación:

Este campo se encuentra compuesto por tres segmentos, en el primero debe especificar si la reservación es Individual o de Grupo, cuando se registra una reservación individual, deberá capturar una "I", cuando se consulta una reservación de grupo se capturará una "G"; el segundo es el contador automático de reservaciones recibidas, y el tercero es un campo de extensión, el cual se usa cuando a una reservación se le asignará más de una habitación.

“Si es un walk-in mostrará la pantalla de histórico de huéspedes donde se podrá obtener la información del huésped si ya hubiera estado registrado en días pasados ya que INNSIST crea in histórico de huéspedes llevando la estadística de los huéspedes que por lo menos hayan estado registrados una vez en el hotel.”

Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: Fecha de Llegada: Fecha de llegada del huésped.

Fecha de Salida: Fecha de Salida: Fecha de Salida: Fecha de Salida: Fecha de salida del huésped.

Noches: Noches: Noches: Noches: Número de noches de estancia del huésped.

Adultos: Adultos: Adultos: Adultos: Número de adultos.

Niños: Niños: Niños: Niños: Número de niños.

Tarifa Diaria: Tarifa Diaria: Tarifa Diaria: Tarifa Diaria: Tarifa diaria que aplicará por la estancia del huésped.

Tarifa Estancia: Tarifa Estancia: Tarifa Estancia: Tarifa Estancia: Tarifa total de la estancia.

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Tipo de Habitación: Tipo de Habitación: Tipo de Habitación: Tipo de Habitación: Tipo de habitación en la que se hospedará el huésped.

Habitación: Habitación: Habitación: Habitación: Número de habitación en la que se hospedará el huésped.

Número de Folio: Número de Folio: Número de Folio: Número de Folio: Número de folio que se le asigna al huésped.

Datos del huéspedDatos del huéspedDatos del huéspedDatos del huésped

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre del huésped.

Dirección: Dirección: Dirección: Dirección: Dirección del huésped.

Compañía: Compañía: Compañía: Compañía: Compañía del huésped.

Correo Electrónico: Correo Electrónico: Correo Electrónico: Correo Electrónico: Correo electrónico del huésped.

Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de huésped; normal o VIP.

GruGruGruGrupo: po: po: po: Grupo al que pertenece el huésped, si es que pertenece a alguno.

Placas: Placas: Placas: Placas: Placas del vehículo del huésped.

Clave Central: Clave Central: Clave Central: Clave Central: Clave Central de Reservación; si hizo su reservación por internet.

Tarjeta Casa: Tarjeta Casa: Tarjeta Casa: Tarjeta Casa:

Agencias y TarifasAgencias y TarifasAgencias y TarifasAgencias y Tarifas

Agencia: Agencia: Agencia: Agencia: Cliente o agencia de viajes que realizó la reservación.

Tipo de Tarifa: Tipo de Tarifa: Tipo de Tarifa: Tipo de Tarifa: Tipo de tarifa que aplica para dicha agencia.

Tarifa: Tarifa: Tarifa: Tarifa: Cantidad del tipo de tarifa que aplica.

Segmento de Mercado: Segmento de Mercado: Segmento de Mercado: Segmento de Mercado: Segmento de mercado de la agencia.

Moneda: Moneda: Moneda: Moneda: Tipo de moneda que se utiliza.

Tipo de Pensión:Tipo de Pensión:Tipo de Pensión:Tipo de Pensión: Tipo de pensión que aplica.

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Mensajes:Mensajes:Mensajes:Mensajes: Al oprimir la opción Mensajes de esa sección muestra estos campos son para registrar mensajes relacionados con la reservación, para los diferentes Módulos de Operación.

Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Se llenan los siguientes campos referentes a la forma de pago que utilizará el huésped.

Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de pago en la que se liquidará el total del huésped por rentas o servicios.

Tarjetahabiente: Tarjetahabiente: Tarjetahabiente: Tarjetahabiente: Nombre del dueño de la tarjeta.

Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de la tarjeta con la que se liquidará o garantizará la reservación.

Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta.

Reservación Garantizada: Reservación Garantizada: Reservación Garantizada: Reservación Garantizada: Si la reservación es garantizada o no.

Fecha Límite de Garantía: Fecha Límite de Garantía: Fecha Límite de Garantía: Fecha Límite de Garantía: Fecha límite en la que se respetará la garantía.

Límite de Crédito: Límite de Crédito: Límite de Crédito: Límite de Crédito: Límite de crédito autorizado por el tarjetahabiente.

Huéspedes que comparten: Huéspedes que comparten: Huéspedes que comparten: Huéspedes que comparten: Aquí se teclean los nombres de las personas que comparten la habitación donde si llegaran a tener entradas o salidas diferidas las presenta en los reportes de llegadas esperadas o salidas esperadas. Cabe hacer mención que al ingresar huéspedes que comparten las fechas solo pueden ser iguales a las del titular de la reserva o en su caso que entre después y salga antes más nunca lo contrario.

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II.3 II.3 II.3 II.3 Registro de GruposRegistro de GruposRegistro de GruposRegistro de Grupos

Esta opción es útil para hacer Check-in de los grupos que han reservado. Empezando por hacer una búsqueda del grupo deseado; se pueden ingresar los huéspedes uno por uno o seleccionar todos los huéspedes registrados en el grupo e ingresarlos juntos.

Información dInformación dInformación dInformación del grupo:el grupo:el grupo:el grupo:

• Nombre del huésped

• Número de Adultos

• Número de menores

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• Acción:

o Si ingresa.- Se hará Check-in en la habitación pre-asignada a los

huéspedes que tengan como acción “Si ingresa” al momento de ingresar

a todos los huéspedes del grupo.

o No ingresa.- los huéspedes que tengan como acción “No ingresa” se

quedarán sin movimiento alguno al ingresar a todos los huéspedes del

grupo.

o Cancelación.- Se cancelarán las reservaciones de los huéspedes que

tengan “Cancelación” como la acción a realizar al momento de ingresar a

todos los huéspedes del grupo.

o Des-preasignación.- Si se tiene la acción de “Des-preasignación”; se

removerá la pre-asignación de habitación que el huésped tiene, para

permitir el cambio de tipo de habitación o número de habitación que se le

había pre-asignado al huésped seleccionado.

• Código de grupo

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II.4.1 Transacciones a HuéspedesII.4.1 Transacciones a HuéspedesII.4.1 Transacciones a HuéspedesII.4.1 Transacciones a Huéspedes

Esta opción se utiliza para realizar todos los cargos relacionados con los diferentes servicios brindados por el hotel al huésped. Se requiere validar al usuario de Innsist para poder realizar las transacciones a huéspedes.

Descripción de Campos:Descripción de Campos:Descripción de Campos:Descripción de Campos:

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha en la que se realizó la transacción.

Transacción: Transacción: Transacción: Transacción: Número de Transacción el cual el sistema brindará consecutivamente al oprimir [Enter] en el campo.

Habitación: Habitación: Habitación: Habitación: Número de habitación del huésped que realizó la transacción.

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre del huésped que realizó la transacción.

Folio: Folio: Folio: Folio: Número de folio asignado al huésped en su registro.

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Código: Código: Código: Código: Teclear el número de código de la transacción y aparecerá automáticamente su descripción, o bien presione la tecla “?” para consultar el código de las transacciones con sus debidos códigos.

Cheque: Cheque: Cheque: Cheque: El número de papeleta para llevar el correlativo de los movimientos realizados en INNSIST

Comentarios: Comentarios: Comentarios: Comentarios: Comentarios sobre la transacción.

Importe: Importe: Importe: Importe: Cantidad del importe generado por la transacción.

Impuesto: Impuesto: Impuesto: Impuesto: Impuesto del monto del importe.

Propina: Propina: Propina: Propina: Propina generada por la transacción.

Información Adicional:Información Adicional:Información Adicional:Información Adicional:

En la parte inferior de la pantalla de Transacciones a Huéspedes se muestra datos informativos del folio al cual se realizara el movimiento, como es las fechas de vigencia, el balance del folio seleccionado, e indicaciones respecto al folio que se está manejando.

Transferencia:Transferencia:Transferencia:Transferencia:

Para realizar una transferencia de un folio de un huésped a otro huésped o la transferencia de una extensión a otro del mismo folio, pueden ser realizadas en esta misma opción de Transacciones a Huéspedes.

Los datos necesarios para realizar una transferencia son:

Transacción la cual se oprime [Enter] para que INNSIST muestre el consecutivo del movimiento a realizar.

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Se selecciona la Habitación de origen junto con el folio y la extensión donde se encuentra de la transacción(es) a transferir. Después pasar a la pestaña de Transferencias.

INNSIST puede agrupar las transacciones para una búsqueda más exacta de transacciones.

Una vez que se eligió la agrupación, se continúa con la selección del código de la transacción, se pude elegir uno o varios códigos para hacer la transferencia. Después en el campo de habitación se ingresa el número de habitación a la cual se pasara la transacción(es) y se elige la extensión del folio al cual se hará la transferencia, INNSIST mostrará como referencia los cargos que tenga la habitación destino.

Ya que se tenga seleccionado las transacciones y la habitación destino se oprime “Transferir a” y las transacciones pasaran a la habitación seleccionada.

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II.4.2 Apertura de Crédito FoliosII.4.2 Apertura de Crédito FoliosII.4.2 Apertura de Crédito FoliosII.4.2 Apertura de Crédito Folios

En esta opción es donde se concede a los huéspedes crédito y donde se abren las extensiones de los folios para los huéspedes también se crean los folios maestros y permanentes.

Descripción de CamposDescripción de CamposDescripción de CamposDescripción de Campos

Tipo de Folio: Tipo de Folio: Tipo de Folio: Tipo de Folio: El tipo de folio que se desea ingresar; puede ser de huésped, maestro o

permanente.

HaHaHaHabitación: bitación: bitación: bitación: Número de habitación a la que se desea asignar el folio.

Folio: Folio: Folio: Folio: Número de folio y extensión.

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Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre del huésped o persona que comparte.

Indicaciones: Indicaciones: Indicaciones: Indicaciones: Notificar algún comentario importante acerca del folio.

Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Manera de pago que respaldará al folio; en caso de ser tarjeta los

siguientes dos campos registran su información.

Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de Tarjeta: Número de tarjeta con la que se pagará.

Vencimiento: Vencimiento: Vencimiento: Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta.

Límite de Crédito: Límite de Crédito: Límite de Crédito: Límite de Crédito: Cantidad que se autoriza o la cantidad del abono realizado para

poder efectuar los cargos a la habitación y otros servicios.

Acepta rentas: Acepta rentas: Acepta rentas: Acepta rentas: Se valida si se aceptan cargar rentas en el folio que se está

manipulando

Extras: Extras: Extras: Extras: Si se desean cargar conceptos diferentes a las rentas.

Carga TeléCarga TeléCarga TeléCarga Teléfonos: fonos: fonos: fonos: Se acepta o rechaza que el folio acepte cargos telefónicos.

Renta CompartidaRenta CompartidaRenta CompartidaRenta Compartida: Cantidad que se quiere compartir de la tarifa y en el folio con el cual

se está compartiendo (este debe ser una extensión del folio de una misma

habitación) se captura el resto de la cantidad de la tarifa (la suma de ambas

debe ser el Total de la tarifa del registro) La función de Renta Compartida solo

aplica para Rentas de Habitación.

Folio MaestroFolio MaestroFolio MaestroFolio Maestro: El folio y la extensión a la cual se quiera mandar los cargos de este folio

hacia otro, ingresando en el campo Folio maestro en número de folio al cual se

quiere mandar los cargos.

Recepción

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ClienteClienteClienteCliente: Código de cliente al que pertenece el huésped.

Código GrupoCódigo GrupoCódigo GrupoCódigo Grupo: El código de Grupo muestra si es el huésped viene con algún grupo.

Moneda: Moneda: Moneda: Moneda: Tipo de moneda con el que se pagarán los cargos.

Fecha Vigencia: Fecha Vigencia: Fecha Vigencia: Fecha Vigencia: Fecha en la que se vence el folio; normalmente es la misma que la

fecha de salida del huésped.

Información de RecepciónInformación de RecepciónInformación de RecepciónInformación de Recepción: En la parte de información de recepción muestra datos

relevantes del folio en consulta, estos muestran el total de cargos y el total de

abonos realizados al folio, muestra en código de reservación, el status y el tipo

de folio.

Información EstadísticaInformación EstadísticaInformación EstadísticaInformación Estadística: Al final se encuentra la información estadística sobre la

apertura del folio y las modificaciones hechas en el mismo.

Recepción

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II.4.3 Salidas de HuéspedesII.4.3 Salidas de HuéspedesII.4.3 Salidas de HuéspedesII.4.3 Salidas de Huéspedes

En esta opción es donde se da salida al folio del huésped, la salida de huéspedes presenta el acumulado de la estancia junto con el total de sus cargos para así realizar el pago de la misma.


HabitaciónHabitaciónHabitaciónHabitación: número de la habitación o el código del folio maestro al cual se le quiere

dar salida.

Folio: Folio: Folio: Folio: Se llenará automáticamente al ingresar el número de la habitación para

seleccionar la extensión a la cual se le dará salida.

Nombre de Huésped: Nombre de Huésped: Nombre de Huésped: Nombre de Huésped: Nombre del huésped que se encuentra en la habitación.

Llegada: Llegada: Llegada: Llegada: Fecha de llegada.

Recepción

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Salida: Salida: Salida: Salida: Fecha de Salida.

Agencia: Agencia: Agencia: Agencia: Nombre de la agencia.

Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de Pago: Forma de pago con el que se liquidará el folio.

Tarjeta de Crédito: Tarjeta de Crédito: Tarjeta de Crédito: Tarjeta de Crédito: Número de tarjeta.

Tarifa: Tarifa: Tarifa: Tarifa: Tarifa diaria.

Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de Huésped: Tipo de huésped; si es normal o VIP.

Clave Reservación: Clave Reservación: Clave Reservación: Clave Reservación: Clave de reservación del huésped.

Grupo: Grupo: Grupo: Grupo: Grupo al que pertenece el huésped.

SalidaSalidaSalidaSalida: Una vez ingresada(s) las formas de pago y que el saldo de la cuenta este en

ceros ($ 0.00) se puede cerrar el folio de la habitación oprimiendo Salida Normal

después INNSIST validara la persona que está realizando el proceso.

Después el sistema informará que la salida ha sido realizada correctamente. Si la

habitación tiene más de un folio asignado el sistema notificará que la habitación no ha

sido libera ya que aun tiene folios pendientes que deben ser cerrados.

FacturaciónFacturaciónFacturaciónFacturación: Una vez que se cerró la cuenta del huésped, se pasa al proceso de

facturación. En esta área se capturan los datos de facturación de la cuenta a cerrada.

Una vez ingresados los datos de facturación se presiona el botón de [Facturar] se

habilitara el campo de Formato de Factura, en cual se elegirá el formato en el que se

Recepción

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desea imprimir la cuenta. INNSIST puede manejar varios tipos de Formatos de

Facturas.

Transferencia de FoliosTransferencia de FoliosTransferencia de FoliosTransferencia de Folios: Desde Salida de Huéspedes se puede efectuar transferencias

de la misma manera que en Transacciones a Huéspedes. Las transferencias se

efectúan antes de cerrar la cuenta del huésped.

Estado de cuenta:Estado de cuenta:Estado de cuenta:Estado de cuenta:

Antes de realizar un pago se puede consultar estado de cuenta del huésped oprimiendo [F5-Review] y mandarlo imprimir para mostrarlo al huésped. INNSIST cuenta con un formato de cuenta predeterminado configurado para las necesidades del hotel y este estado de cuenta se puede mandar a imprimir oprimiendo [F9-Folio Review], después se seleccionara el formato en que sea desea imprimir (configurado previamente) y dar [Enter].

Recepción

24 | P a g e

II.5 Estado de CasaII.5 Estado de CasaII.5 Estado de CasaII.5 Estado de Casa

El reporte de Estado de Casa se realiza en base a las reservaciones y los huéspedes

que se tienen en casa, se obtiene el reporte respecto a la ocupación pronosticada para

un día en específico y la ocupación real.

El reporte muestra un resumen del inventario total del hotel actual y el pronosticado

para el día consultado; tomando en cuenta las habitaciones ocupadas y las disponibles,

llegadas y salidas efectivas y esperadas, status de ama de llaves, tarifas promedio y

más.

Recepción

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II.6.1 Tarjetas de RegistroII.6.1 Tarjetas de RegistroII.6.1 Tarjetas de RegistroII.6.1 Tarjetas de Registro

Este proceso se utiliza para imprimir los datos en tarjetas de registro, agilizando de esta manera, el tiempo de registro del huésped, ya que sólo se concentrará en revisar que los datos aquí impresos sean correctos.


Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: En este campo proporcione la fecha de la cual desea imprimir sus

tarjetas de registro.

Imprime Tarifa: Imprime Tarifa: Imprime Tarifa: Imprime Tarifa: Este campo sirve para seleccionar si desea o no que salga

impresa la tarifa a cargar de la renta Habitación. En algunas ocasiones no es

Recepción

26 | P a g e

recomendable que aparezca dicha tarifa; si fuera necesario que se imprimiera en

el campo Imp-Tfa poner que SI de lo contrario poner “NO”

Sólo Garantizadas: Sólo Garantizadas: Sólo Garantizadas: Sólo Garantizadas: Para indicar si desea imprimir sólo las reservaciones

garantizadas ingrese la letra “S”, si desea todas las reservaciones, entonces

deje la letra “N” de NO.

PPPPersona o Habitación: ersona o Habitación: ersona o Habitación: ersona o Habitación: En este campo puede indicarle al sistema si desea que se

impriman las tarjetas de registro por Persona o por Habitación, de tal manera

que si le selecciona “Persona” INNSIST le imprimirá tantas tarjetas de registro

como número de personas registradas haya en cada reservación. Si por el

contrario, le selecciona por “Habitación”, sólo imprimirá UNA tarjeta por

habitación reservada.

Una vez que ha llenado estos campos, INNSIST le preguntará por el formato de

impresión que desee para la tarjeta de registro:

Al terminar de seleccionar este formato, se procede a pulsar F7 o en su defecto,

seleccionar el botón que tenga como etiqueta [Continuar], después de haber hecho

esto, se desplegará en la ventana el nombre de todas las reservaciones del día

seleccionado.

NOTA: Si selecciona la tecla de función F2-Imp para imprimir sus tarjetas de registro

ya que esta función lo que hace es imprimir sus reservaciones pero en forma de listado.

NO distribuye la información como se supone la debe hacer en una tarjeta de registro,

a menos que lo que en realidad desee es imprimir estas reservaciones en forma de

listado.

Recepción

27 | P a g e

II.6.2 Estados de CuentaII.6.2 Estados de CuentaII.6.2 Estados de CuentaII.6.2 Estados de Cuenta

El Estado de Cuenta es un reporte de todas las transacciones que los huéspedes

realizaron durante su estancia en el hotel. Estas transacciones son generadas desde la

opción Transacciones a Huésped, centros de consumo existentes en el hotel o de la

tarificación automática de teléfonos, si el hotel cuenta con alguna. El Estado de Cuenta

se puede obtener diariamente o desde su ingreso a la fecha.

Recepción

28 | P a g e


Habitación:Habitación:Habitación:Habitación: En este campo se ingresa el número de habitación del huésped al cual

se desea consultar su estado de cuenta.

Folio: Folio: Folio: Folio: Se selecciona la extensión de los huéspedes registrados bajo el mismo folio

maestro y el sistema desplegará el nombre del huésped a analizar.

Cargos: Cargos: Cargos: Cargos: Total de cargos a la cuenta del huésped.

Abonos: Abonos: Abonos: Abonos: Total de abonos a la cuenta del huésped.

Saldo: Saldo: Saldo: Saldo: Saldo con el que cuenta el huésped.

Descripción del Reporte: Descripción del Reporte: Descripción del Reporte: Descripción del Reporte:

• Fecha

• Trans� Número de transacción; es otorgado por el sistema.

• Código

• Cheque

• Importe

• Observaciones

• Usr� usuario que registró la transacción.

• Hora

Recepción

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II.6.3 Huéspedes en CasaII.6.3 Huéspedes en CasaII.6.3 Huéspedes en CasaII.6.3 Huéspedes en Casa

Esta opción muestra un reporte de todos los huéspedes que están registrados en el

hotel en este momento.

Puede buscar por algún filtro si busca algún huésped en específico, o dejar en blanco

los campos para obtener un listado de todos los huéspedes en casa.


Filtro: Filtro: Filtro: Filtro: Filtro por el cual desea hacer la búsqueda; puede ser: por nombre de huésped,

número de habitación, compañía del huésped, tipo de huésped, código de grupo,

código de agencia, segmento de mercado o todos.

Buscar por: Buscar por: Buscar por: Buscar por: Especificaciones de la búsqueda.

Recepción

30 | P a g e

Descripción del reporte:Descripción del reporte:Descripción del reporte:Descripción del reporte:

• Nombre

• Hsp� tipo de huésped

• C� Si comparte habitación o no

• T.Hab� Tipo de habitación

• A � Número de adultos

• N � Número de niños

• F.Llda � Fecha de llegada

• F.Sda � Fecha de salida

• Folio

• Plan

• Pe � Pensión

• Cod.Grupo � Código de grupo

• C.Reserva � Clave de

reservación

• Agencia

• F.Pago � Forma de pago

• Seg � Segmento de mercado

• Alt � Segmento alterno de

mercado

• En � Tipo de entrada; Walk-in o

pre-registro.

• Compañía

Recepción

31 | P a g e

II.6.4 DII.6.4 DII.6.4 DII.6.4 Discrepanciasiscrepanciasiscrepanciasiscrepancias

Esta opción permite obtener reportes en forma de listado sobre las habitaciones y el

status manejado tanto para recepción como para el ama de llaves, y conociendo

las opciones de búsqueda de cada campo de captura se puede obtener diferentes

combinaciones de éstas, por ejemplo: Se puede pedir un reporte por un tipo de

habitación en específico o por todos, por un status en específico o por todos, ya sea de

Recepción y Ama de Llaves, por las habitaciones disponibles o no disponibles, por

las discrepancias entre Recepción y Ama de Llaves, por las habitaciones bloqueadas

por días o por horas, entre otras.

Recepción

32 | P a g e


Tipo Habitación: Tipo Habitación: Tipo Habitación: Tipo Habitación: Tipo de habitación que desea consultar.

Status de Recepción: Status de Recepción: Status de Recepción: Status de Recepción: El Status de la habitación que recepción otorgó; puede

ser: ocupado, disponible, pre-registrado o todos los status.

Status Ama de LlavStatus Ama de LlavStatus Ama de LlavStatus Ama de Llaves: es: es: es: El status de la habitación que ama de llaves otorgó;

puede ser: fuera de servicio por el día, fuera de servicio por horas, ocupada

sucia, ocupada con entrada hoy, ocupada limpia, en proceso de limpieza,

disponible limpia o todos los status.

Status de HStatus de HStatus de HStatus de Habitación: abitación: abitación: abitación: El status actual de la habitación; puede ser: con

discrepancia, disponibles, no disponibles o todas las habitaciones con cualquier

status.

Número de Piso: Número de Piso: Número de Piso: Número de Piso: El número de piso que desea consultar, o en el que se

encuentra la habitación que busca.

Recepción

33 | P a g e

Información en el reporte:Información en el reporte:Información en el reporte:Información en el reporte:

• N.Hab � Número de habitación.

• T.Hab � Tipo de habitación.

• Rec. � Status de Recepción

• Ama � Status de Ama de Llaves

• H. Comp � Número de habitación con la que se comunica.

• Dis � Habitación discrepante o disponible.

• Status � Status actual

• Fecha � Fecha del último cambio en el status.

• Hora � hora del último cambio en el Status.

• Fecha Fin � Fecha en que termina el bloqueo (en caso que su Status sea este

Recepción

34 | P a g e

II.6.5 Saldos de FoliosII.6.5 Saldos de FoliosII.6.5 Saldos de FoliosII.6.5 Saldos de Folios

Es un reporte que muestra los saldos de los folios que se encuentran abiertos, estos

pueden ser de Huéspedes, al Margen o Maestros. Los filtros de búsqueda ayudan a

hacer una búsqueda más específica.

Recepción

35 | P a g e


Saldos de: Saldos de: Saldos de: Saldos de: El tipo de saldo que desea buscar; puede ser de huéspedes, Margen,

Maestro o Todos.

Filtro: Filtro: Filtro: Filtro: El filtro de búsqueda que desea utilizar. La búsqueda puede realizarse

por: Nombre del huésped, Folio, Número de Habitación, Grupo, Fecha de

Llegada, Fecha de Salida o utilizar todos los filtros.

Buscar por: Buscar por: Buscar por: Buscar por: La especificación de lo que desea encontrar por medio del filtro de

búsqueda.

Saldo: Saldo: Saldo: Saldo: El mínimo valor del saldo que desea encontrar.

Información del reporte:Información del reporte:Información del reporte:Información del reporte:

• Nombre

• Folio

• Ext � Extensión

• N.Hab � Número de habitación

• Apertura

• Vigencia

• F.Pago � Forma de pago

• Saldo

• Límite Crédito

• Indicaciones a Caja

• Agencia

Recepción

36 | P a g e

II.6.6.1 Llegadas EsperadasII.6.6.1 Llegadas EsperadasII.6.6.1 Llegadas EsperadasII.6.6.1 Llegadas Esperadas

Este reporte tiene el propósito de mantener informado al departamento de recepción,

sobre las llegadas esperadas en base a las reservaciones que se tienen, para que éste

a su vez, pueda efectuar un pronto registro de los huéspedes.

Este reporte, en el departamento de reservaciones, sirve para tener un control de las

reservaciones que se espera lleguen en determinada fecha.

Recepción

37 | P a g e

Información del reporteInformación del reporteInformación del reporteInformación del reporte::::

• Código de reservación

• Nombre del Huésped

• Comparte habitación

• Tipo de Huésped

• Grupo

• Segmento de mercado

• Número de Habitación

• Tipo de Habitación

• Número de Huéspedes

• Plan

• Pensión

• Número de Adultos

• Número de Menores

• Fecha de salida

• Forma de Pago

• Agencia


• Compañía

Recepción

38 | P a g e

II.6.6.2 II.6.6.2 II.6.6.2 II.6.6.2 Llegadas EfectivasLlegadas EfectivasLlegadas EfectivasLlegadas Efectivas

Este reporte muestra un listado de las llegadas de los huéspedes al hotel en la fecha

seleccionada.

Recepción

39 | P a g e


• Número de Folio

• Número de Extensión

• Nombre del Huésped

• Tipo de Huésped

• Segmento de Mercado



• Número de personas

• Agencia

• Hora de llegada

• Fecha de salida

• Código de reservación

• Forma de pago

• Entrada: Walk-in o pre-registro


• Compañía

Recepción

40 | P a g e

II.6.6.3 Salidas EsperadasII.6.6.3 Salidas EsperadasII.6.6.3 Salidas EsperadasII.6.6.3 Salidas Esperadas

En este reporte INNSIST le muestra los huéspedes que están pendientes de salir a

la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos como por

ejemplo reservaciones, ya que con este reporte, podrá ver que personas faltan

por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de

contingencia a aplicar.

Recepción

41 | P a g e

Información del ReporteInformación del ReporteInformación del ReporteInformación del Reporte::::

• Clave de Reservación

• Comparte habitación



• Si la reservación es garantizada

o no





• Plan

• Fecha de Entrada

• Folio

• Tarifa

• Agencia

• Grupo

• Compañía

Front Desk

42 | P a g e

II.6.6.4 Salidas EfectivasII.6.6.4 Salidas EfectivasII.6.6.4 Salidas EfectivasII.6.6.4 Salidas Efectivas

Este reporte es una lista de los huéspedes, con toda su información, que tienen

registrada la salida en la fecha seleccionada.

Front Desk

43 | P a g e

Información delInformación delInformación delInformación del reportereportereportereporte::::

• Clave de reservación

• Nombre

• Tipo

• Si la reservación es garantizada



• Total de habitaciones

• Tipo de plan

• Salida postergada


• Fecha de llegada

• Forma de pago

• Tarifa diaria

• Número de folio

• Número de extensión

• Grupo

• Compañía

• Agencia

Recepción

44 | P a g e

II.6.6.5 SalidasII.6.6.5 SalidasII.6.6.5 SalidasII.6.6.5 Salidas---- Búsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda AvanzadaBúsqueda Avanzada

En este reporte se muestra una lista de los huéspedes con todos sus datos de acuerdo

a los parámetros de búsqueda seleccionados por el usuario. La búsqueda avanzada de

huéspedes se puede hacer por:


• Compañía del huésped

• Código de la central de

reservaciones

• Nombre del grupo

• Agencia

• Número de Habitación

• Fecha de llegada

• Fecha de salida

Recepción

45 | P a g e






• Fecha de entrada

• Fecha salida

• Plan


• Agencia


• Forma de pago

• Compañía

• Código de grupo.

Recepción

46 | P a g e

II.6.7.1 II.6.7.1 II.6.7.1 II.6.7.1 Revisión de TransaccionesRevisión de TransaccionesRevisión de TransaccionesRevisión de Transacciones

El reporte de Revisión de Transacciones emite un listado de todos los cargos

ejecutados por el cajero de Recepción o algún punto de venta del hotel. Este reporte

puede ser mostrado para un rango de fechas o buscar una transacción en específico

de algún cajero.

Desde: Desde: Desde: Desde: Fecha inicial del rango de fechas que desea consultar.

Hasta: Hasta: Hasta: Hasta: Fecha final del rango de fechas que desea consultar.

Departamento: Departamento: Departamento: Departamento: Departamento dónde se realizaron las transacciones que desea

consultar; puede ser recepción, departamental o todos.

Ordenar por: Ordenar por: Ordenar por: Ordenar por: Cómo desea ordenar los resultados de la búsqueda.

Recepción

47 | P a g e

Código: Código: Código: Código: El código de transacción en específico que desea consultar.

Caja: Caja: Caja: Caja: El número de caja en específico que desea consultar.

El reporte muestra la siguiente informaciónEl reporte muestra la siguiente informaciónEl reporte muestra la siguiente informaciónEl reporte muestra la siguiente información::::

• Código de transacción

• Número de cajero


• Número de Cheque

• Número de Folio

• Número de Extensión

• Importe

• Transacción

• Observaciones

• Fecha

• Impuestos

• Propina

• Centro de consumo

• Tarifa

• Hora

• Hora cancelación

• Caja cancelación

• Fecha cancelación

• Cancelado

Recepción

48 | P a g e

II.6.7.2 Listado de TransaccionesII.6.7.2 Listado de TransaccionesII.6.7.2 Listado de TransaccionesII.6.7.2 Listado de Transacciones

Muestra las transacciones de recepción como las de caja departamental de acuerdo a

los filtros de búsqueda. Se puede elegir qué área se desea consultar y elegir el tipo de

cargo que se quiera mostrar, se puede ver por determinado rango de fechas y en una

búsqueda más detallada entre un rango de horas. Se manda ordenar de la manera más

conveniente para su consulta.

Recepción

49 | P a g e

Descripción de campos:Descripción de campos:Descripción de campos:Descripción de campos:

Departamento: Departamento: Departamento: Departamento: Departamento dónde se capturaron las transacciones;

Recepción, Departamental o Todos.

Tipo de Movimiento: Tipo de Movimiento: Tipo de Movimiento: Tipo de Movimiento: Tipo de movimientos que deseamos consultar; Cargos,

Abonos o Todos.

CódigoCódigoCódigoCódigo: Código de la transacción que deseamos buscar. Dejar en blanco para

consultar todas las encontradas en el rango de fechas establecido.

Caja: Caja: Caja: Caja: Número de caja dónde se capturó la transacción.

Folio:Folio:Folio:Folio: Número de folio que realizó la transacción.

Rango Fechas: Rango Fechas: Rango Fechas: Rango Fechas: Fecha inicial y fecha final del rango de fechas que deseamos

consultar.

Hora Inicial: Hora Inicial: Hora Inicial: Hora Inicial: Hora inicial del rango de horas que deseamos consultar.

Hora Final: Hora Final: Hora Final: Hora Final: Hora final del rango de horas que deseamos consultar.

Ordenar pOrdenar pOrdenar pOrdenar por: or: or: or: Los resultados de la búsqueda serán ordenados por: Transacción,

Folio Maestro, Número de Habitación, Código de Transacción, Cargo/Abono,

Referencia, Cantidad o Impuesto.

Recepción

50 | P a g e


• Trans � Número de transacción

• Folio

• Ext � Número de extensión

• Hab � Número de Habitación

• Código

• Car/Abo � Cargo o Abono

• Refer � Referencia

• Monto

• Impuesto

• Observaciones


• Usr Mod � Usuario que modificó

• CC� Código de caja

• Hora

• Factura

Recepción

51 | P a g e

II.6.7.3 Reporte de CajeroII.6.7.3 Reporte de CajeroII.6.7.3 Reporte de CajeroII.6.7.3 Reporte de Cajero

Esta opción muestra al cajero las transacciones que realizo en el día de consulta.


Cajero: Cajero: Cajero: Cajero: Número de cajero del cual desea consultar las transacciones.

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha que desea consultar.

Recepción

52 | P a g e


• Fecha

• Trans � Número de transacción

• Folio

• Ext � Número de Extensión

• Habit � Número de habitación

• Nombre

• Código

• Refer � Referencia

• Monto

• Observaciones

• Usr Mod � Usuario que modificó

Recepción

53 | P a g e

II.6.7.4 Revisión de TotalesII.6.7.4 Revisión de TotalesII.6.7.4 Revisión de TotalesII.6.7.4 Revisión de Totales

Este es un proceso de consulta de los movimientos contables realizados en los departamentos de Caja Recepción y Caja Departamental en forma resumida de la fecha que se está consultando teniendo múltiples aplicaciones, entre ellas, poder cotejarlo contra su sobre de concentración de efectivos enviados a caja general, así como todos los movimientos involucrados en el corte de caja.

Recepción

54 | P a g e


Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha qué desea consultar.

Departamento: Departamento: Departamento: Departamento: Departamento de origen de las transacciones; Recepción,

Departamentales, Todas.

Cajero: Cajero: Cajero: Cajero: Clave corta del cajero que registró la transacción.


• Código de transacción

• Abonos

• Cargos

• Impuestos

• Subtotal � total de cargos sumados sin impuestos y total de abonos sumados

sin impuestos

• Total� total de cargos sumados con impuestos y total de abonos sumados con

impuestos

• Total General � Total de cargos menos total de abonos.

Recepción

55 | P a g e

II.6.8 Listado de HabitacionesII.6.8 Listado de HabitacionesII.6.8 Listado de HabitacionesII.6.8 Listado de Habitaciones

Este reporte emite un listado de todas las habitaciones del hotel, con los status de recepción y ama de llaves, con el fin de facilitar la pre-asignación o tener una idea del status general del hotel.

Descripción de CamposDescripción de CamposDescripción de CamposDescripción de Campos

Tipo habitación: Tipo habitación: Tipo habitación: Tipo habitación: Tipo de habitación que desea consultar.

Status Recepción: Status Recepción: Status Recepción: Status Recepción: Status que recepción ha otorgado a las habitaciones que desea

consultar.

Status Ama de Llaves:Status Ama de Llaves:Status Ama de Llaves:Status Ama de Llaves: Status de Ama de Llaves de las habitaciones que desea

consultar.

Recepción

56 | P a g e

Información del reporte:Información del reporte:Información del reporte:Información del reporte:



• Descripción

• Status de Recepción

• Status de Ama de llaves

• Habitación con la que comparte

• Discrepancia

• Status de habitación

Recepción · Ver 2.2.1 Registro de Huéspedes • Check out: Al seleccionar esta función INNSIST...

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