Radicación de contenido de entrada

Nombrar los contenidos Para facilitar la recuperación de los diferentes contenidos se recomienda mantener un formato

uniforme a la hora de nombrarlo, a continuación se indica la manera correcta de hacerlo:

Carga, tipo y estructura de contenido Para radicar contenidos ingresar al panel lateral y ubicar el espacio “ Espacio de empresa”, al

encontrarse en ese espacio de desplegaran todos los demás espacios con�gurados, dar clic en

el espacio de “ Cargados”, y cargar el contenido, para ello se deberá dar clic en

ubicado en la barra de navegación

Tipo Factura/cuenta de cobroComunicación de

entradaComunicación de salida

CamposNombre proveedor/Nombre persona No de factura/No de cuenta

Nombre de remitente Asunto del contenido

Nombre del destinatario Asunto del contenido

Ejemplo Radar 3453Radar Informe de avance

Radar Solicitud de informe de avance

Se debe seleccionar el contenido a cargar, previamente nombrado según la regla del numeral

4.1.

En el panel de propiedades generales se debe Identi�car el tipo de contenido que se va a

cargar , los demás campos los trae el sistema de manera automática.

Los tipos de contenido con�gurados son:

Entrada: agrupa todos los tipos de contenidos que ingresan al colegio por la recepción

Salida: agrupa todos los tipos contenidos que salen del colegio

Interno: agrupa todos los tipos de contenidos que se generan para trámite e información

interna del colegio

Nota contable: registro de las operaciones contables (uso exclusivo de contabilidad)

Comprobante de pago: registro de las transacciones de pago (uso exclusivo de tesorería)

Al ser contenidos que ingresan el tipo de contenido que se elige es 001 - Entrada

Dar clic en “ Aceptar” para continuar con el proceso o “ Cancelar” para �nalizar el proceso, al

continuar con el proceso se debe tener en cuenta que todos los campos indicados para cada

tipo de contenido se deben diligenciar en su totalidad y en mayúscula inicial.

A continuación se indica la agrupación de campos y la manera de diligenciar en cada caso:

Propiedades: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Nombre: tomado de manera automática según el nombre dado al contenido

Titulo: tomado de manera automática

Descripción: el usuario podrá hacer una breve descripción del contenido a cargar

Autor: tomado de manera automática según las propiedades del contenido

Datos de radicación: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

No. de radicación entrada: corresponde al consecutivo asignado al contenido

Fecha de radicación: corresponde a la fecha de radicación del contenido

Estos campos son asignados automáticamente por el sistema y aparecen al �nalizar el proceso

de radicación.

Datos del remitente: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Empresa: nombre de la empresa que emite el contenido.

Nombre: nombre de la persona que �rma el contenido o emite.

Asunto: asunto del contenido.

No. de radicado externo: consecutivo asignado por la empresa o persona que emite

el contenido.

Datos del documento: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Tipo documental: indica los tipos de contenidos identi�cados en el colegio

Comunicación oficial de entrada: Comunicaciones, solicitudes, incapacidades,

derechos de petición, tutelas, permisos, certi�caciones, etc.

Factura de servicios públicos: Agrupa las facturas de los servicios públicos (Ibal,

Enertolima, Movistar, etc.) Factura de servicios: Agrupa las facturas emitidas por los diferentes proveedores

de servicios y compras (caramelos, Tamisuelos, editorial aguas claras, etc)

Destinatario: área encargada del trámite

Docente: nombre del docente encargado del trámite (si su trámite no depende de

ningún docente, el campo se deja en limpio)

Número de folios: cantidad de hojas que trae el contenido

Observaciones: aclaraciones o información a tener en cuenta sobre el contenido

Datos de facturas: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Empresa/Nombre: nombre de la empresa o persona que emite la factura o

cuenta de cobro

NIT/CC: número de identi�cación de la empresa o persona que emite la factura o

cuenta de cobro, sin puntos ni rayas.

No de factura: número consecutivo de la factura o cuenta de cobro de la

empresa o persona que emite

Concepto: descripción del servicio o producto por el cuál se esta emitiendo

factura o cuenta de cobro

Valor: costo en números sin puntos ni signos por el servicio o producto adquirido.

Centro de costos: indica el centro de costos que asume el costo del servicio o

producto adquirido.

Datos de facturas de servicios públicos: Estos campos solo se diligencian en conjunto con

los datos de facturas, únicamente para el caso de las facturas de servicios públicos. E ste

grupo esta conformado por los siguientes campos:

Periodo facturado: indica el periodo de facturación del servicio público

Fecha de vencimiento: indica la fecha de vencimiento del servicio público

Impresión de etiqueta: Indica el espacio para realizar la impresión o reimpresión de

etiqueta.

Para carga de contenido tipi�cado como “ Comunicación de Entrada” se deben diligenciar

los siguientes conjuntos de campos:

Datos del remitente

Datos del contenido

Para carga de contenido tipi�cado como “ Facturas de servicios” se deben diligenciar los

siguientes conjuntos de campos:

Datos del contenido

Datos de facturas

Para carga de contenido tipi�cado como “ Facturas de servicios públicos” se deben

diligenciar los siguientes conjuntos de campos:

Datos del contenido

Datos de facturas

Datos de facturas servicios públicos

Al momento de �nalizar el diligenciamiento de los datos se da clic en “ Aceptar” ubicado en la

parte superior derecha de la sección, el contenido se traslada automáticamente al espacio de

“Radicados“ ubicado en el panel lateral.

Para continuar con el proceso de radicación del contenido se debe ingresar al panel lateral y

ubicar el espacio “ Radicados”, en él se ubica el contenido cargado.

Para ver los detalles del contenido y generar la etiqueta de impresión se debe dar clic en

que indica “ Ver los detalles”, ubicado en la parte inferior del nombre del contenido.

Al dar clic en la parte indicada, la vista son los datos diligenciados de acuerdo al tipo de

contenido, en ese momento ya son visibles los “Datos de radicación”

Para la impresión de la etiqueta se debe dar clic en “ Impresión de Etiqueta” ubicado en la

parte inferior de la imagen anterior.

La etiqueta es:

Datos de la etiqueta La etiqueta de radicación esta conformada por los siguientes campos:

Dígitos de verificación para radicación Los dígitos de veri�cación se clasi�can de la siguiente manera:

Distribución de contenidos

Para distribuir los contenidos, se ingresa al espacio “ Radicados” ubicado en el panel lateral,

en la barra de navegación ubicada al interior del espacio en la parte superior derecha, se

ubica al dar clic en esta opción se elige

al encontrarse en ese espacio se da clic nuevamente en y posteriormente en

Después de ejecutar la acción “ Reaplicar reglas en espacio e hijos”, el contenido se moverá

automáticamente al espacio del área o docente encargado del trámit e. El espacio “Radicados”

debe permanecer sin ningún contenido, si después de ejecutadas las reglas, los contenidos no

se trasladan, se debe veri�car que todos los campos al momento de radicar el contenido se

hayan diligenciado en su totalidad, si el caso persiste se debe informar al administrador del

sistema.