Recomendaciones al manual de gestión de programas conjuntos del

MDG-F

Oficiales de Coordinación ALC

Primer Taller MDG-F Cartagena de Indias

Junio 2009

Comentarios generales

• Es necesario un manual de referencia para los programas conjuntos, pero que sea flexible de acuerdo a la realidad de cada país.

• El manual debe plasmar los mínimos de los JP. • Falta homologar terminología en el texto. CGP

ó EGP??• Inclusión de un glosario de términos.• Hubiera sido mejor un ejercicio de revisión de

un borrador completo del manual y no por partes.

Estructura de Gobernanza

• Aclarar atribuciones del comité directivo y comité de gestión.

• El texto no subraya la importancia del rol del CR en el comité directivo nacional.

• Clarificación del rol de la oficina del CR en la implementación/gestión del JP.

Modelos de Gestión 1

• Mejor definición de la composición/estructura del comité de gestión. En especial los roles de NNUU y Gobierno.

• Se proponen dos niveles del comité de gestión: uno ampliado y otro más técnico del Gobierno y NNUU que se reúne más frecuentemente.

• Comité Directivo es co-presidido por CR y Gobierno y el Comité de Gestión debe avalar el Coordinador.

Modelo de Gestión 2• Simplificación de la estructura. • “Comisión coordinadora” debería ser “comité de gestión<2 del

programa. • Mejorar canales de coordinación en esa estructura. • Quitar lo de los equipos operativos por efecto • Establecer periodicidad de las reuniones• Definir supervisión del coordinador del programa para que la

agencia/institución líder asuma la responsabilidad del mismo. • Actas/minutas de las reuniones como documento legal de

accountability. • Incluir representantes de las agencias en el comité de gestión para

lograr mayor compromiso de las agencias. • OSC debería tener representación en el comité de gestión.

Modelo de Géstion 3

• Se propone quitar el comité interagencial. La agencia líder debe tener en sus funciones espacios de debate interagencial para no agregar otro elemento a la estructura.

• Se sugiere no tener agencia lider por efecto. • Definir criterios para la selección de una

agencia líder.• Agregar roles y responsabilidades de la

agencia líder.

TOR Unidad de Coordinación• Unidad de coordinación debe tener un rol técnico y dejar

rol político a otras instancias.• M&E podría/debería ser externo a la unidad de

coordinación. • Necesidad de incluir mapa conceptual en la planificación. • Seguimiento realidad política y social del país en

implementación. • Asegurar traspaso de conocimiento entre funcionarios de

Gobierno. • Plan de comunicación sostenible y redes de comunicación

interna.• Movilización de recursos debería estar a cargo de otra

dependencia jerarquicamente más alta.

Próximos Pasos luego de aprobado el programa

• Comunicación oficial de la aprobación al CDN y actores participantes (agencias y asociados).

• La agencia líder y a la institución líder coordinan y facilitan el proceso de ajuste del PC de acuerdo a las observaciones y sugerencias del MDGF.– Realizar las revisiones necesarias para el doc del Prog conjunto– Revisar y ajustar el plan anual de trabajo. – Completar y adecuar el Plan de S y E vinculado a la rendición de cuentas,

presentación de informes. – Revisión y definición de líneas de base– Desarrollar una estrategia y plan de comunicación. – Revisar el modo de gestión y procesos administrativos. – Asegurar la armonización en los criterios sobre los rubros de gastos de las

Agencias

Próximos Pasos luego de aprobado el programa

• Organización del lanzamiento oficial para asegurar las firmas del documento del PC.

• Preparación de las solicitudes de fondos para el primer desembolso.• Envío al MDGF el documento firmado y al MDTF los formularios para el

primer desembolso.• Enviar documentos firmados a los jerarcas de las agencias e instituciones y

socios participantes.• El o la Coordinador (a) Residente convocan al comité de gestión o comité

directivo ampliado para oficializar el arranque del programa.• La agencia líder y la institución líder convocan a las instancias operativas

que acompañan la implementación del programa.• Establecer los procesos de contratación de los Coordinadores, personal de

M&E y administrativo, definir mecanismos de selección común, tabla de honorarios homologada y definición de los TOR.

• Definición de infraestructura y equipo necesario para la ejecución.• Inicio del proceso de implementación del programa conjunto