1

RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA USAR UNA PLATAFORMA DE E-LEARNING

1. Planeación

2. Invitación a usuarios

3. Seguimiento de experiencia

4. Sobre los contenidos de un curso

2

3

7

9

12

ÍNDICE GENERAL

Recomendaciones básicas para usar una plataforma de e-learning

3

1. PLANEACIÓN

Recomendaciones básicas para usar una plataforma de e-learning

1. Planeación

4

Hacer el cambio de un proyecto formativo analógico a uno en línea o blended (mezclando la parte en línea con la presencial) es un proceso que requiere de mucha planeación y atención a los detalles, por lo que es necesario tener en cuenta una serie de factores que inciden en que las personas tengan una mejor experiencia en el proceso de adaptación a una plataforma en línea. En ese sentido es recomendable tener una respuesta clara (y de ser posible documentada) sobre lo siguiente:

¿Cuál es el nivel de uso de tecnología que tienen los usuarios de plataforma? El hecho de que las personas que van a usar la plataforma sean usuarios recurrentes de correo electrónico, redes sociales, Google Drive y/o smartphone NO  es condición suficiente para suponer que sabrán cómo llevar a cabo un proceso formativo en línea. Si bien tienen mejores condiciones que otras personas, definitivamente tener una experiencia de aprendizaje en línea es distinto.

¿Cuál es la experiencia que tienen en el uso de plataformas de e-learning? ¿Alguien está familiarizado con Moodle? Es recomendable saber cuántos de los usuarios ya se han enfrentado a usar plataformas de e-learning. De ser así es muy posible que conozcan Moodle (porque es una de las más utilizadas), sin embargo las diferencias de versiones e interfaz podrían suponer algún pequeño obstáculo. La importancia de tener experiencia en el uso de plataformas e-learning es en varios sentidos: ¿Qué fue lo que más se les dificultó? ¿Su experiencia en general es positiva o negativa? ¿Se enfrentan de nuevo a una plataforma de e-learning con agrado, miedo, angustia, alivio, escepticismo?

¿Cuáles son las condiciones en las que esperamos que los usuarios lleven a cabo el proceso formativo? Es deseable saber desde qué tipo de dispositivos esperamos que los usuarios se conecten y los tiempos en los que estarán trabajando. Esto puede ser importante para definir por ejemplo los horarios de entrega de actividades, considerar si pueden surgir mensajes de ayuda o apoyo en fines de semana o periodos nocturnos.

5

Por otra parte es importante reconocer que para los nuevos usuarios de la plataforma es algo completamente nuevo dentro de la institución. En ese sentido, si bien para ti o los tomadores de decisiones este proyecto es conocido y tienes mucha información disponible sobre lo que implica usar una plataforma o las condiciones de operación de la misma, ellos no tienen esa información disponible. Como es de suponerse este proyecto provocará cambios tanto en cosas que se hacen actualmente a través de otras herramientas, como incorporar nuevas actividades que antes no existían. En ese sentido es muy importante que tengas claro:

¿Qué procesos que se llevan a cabo actualmente en la organización serán transformados e integrados en la plataforma? Define claramente cuáles son y cuándo se llevan a cabo para identificar los tiempos en los que necesitas estar lista. Por ejemplo: El envío de planeaciones y metas para el semestre 2 actualmente es a través de Google Drive. A partir de enero 2018 será una actividad dentro del semestre 2 de la plataforma.

¿Qué herramientas van a ser sustituidas por la plataforma? Define las herramientas y lo que se hace en ellas para que sea sustituido. Por ejemplo: “A partir de enero 2018 toda la comunicación relacionada con los contenidos de Liderazgo y Aprendizaje será a través de la plataforma de Enseña Por México”.

¿Qué procesos nuevos se van a integrar en el proceso formativo a partir del uso de la plataforma? Una vez que ya has navegado en la plataforma seguramente has visto que puedes hacer nuevas cosas que antes no tenías disponibles. Por ejemplo: De manera mensual habrá un Chat general de preguntas y respuestas sobre pendientes e información del Liderazgo y Aprendizaje con los PEMS para solventar dudas sobre su proceso formativo.

¿Cómo vas a comunicar el cambio a la organización? Define qué información necesitan las personas para acceder a la plataforma y entender para qué es, por qué la estás integrando y qué se espera de ellos a partir de los próximos meses es clave para lograr el cambio que vas a implementar. Si tienes clara la información, entonces puedes definir cuál es la mejor manera de comunicar esta información. Puede ser una campaña interna a través de correo electrónico, reuniones estratégicas, aprovechar algún evento específico donde tengas a los usuarios reunidos, entre otros.

1. PLANEACIÓN

6

¿Cuándo vas a comunicar el cambio a la organización? Esto depende de varios factores: lo primero es contar con la información precisa a comunicar. Pero además es necesario comunicar esto una vez que el comienzo de la implementación esté cerca. Para comenzar la implementación, es importante que cuentes con una parte significativa de los contenidos listos, y coordinar la creación de cuentas de usuario. De lo contrario, podrías enviar a los usuarios los accesos a una plataforma de la que nunca han oído hablar y no saben para qué es y pueden ignorar los datos de acceso, o generar confusión que te hará más difícil generar una expectativa positiva sobre la plataforma y los beneficios que traerá para todos como organización.

Es recomendable contar con una fecha de kickoff que involucra a todos de alguna manera. Tanto a ti y al equipo que está preparando la plataforma para los usuarios, como para el resto de la organización y que esté atenta del tema durante su lanzamiento e inicio de implementación.

¿Qué mecanismos tendrás disponibles para apoyar a la gente en ese cambio? ¿Por cuánto tiempo? Dependiendo de la información que tengas sobre tus usuarios y su experiencia, debes definir qué mecanismos tendrás disponibles para apoyar el proceso de apropiación de la plataforma. Es ideal tener una serie de actividades en el calendario en el que puedas definir:

• Cuándo verificar quiénes no han accedido a la plataforma. Cómo los vas a contactar. Por ejemplo: Agendar la revisión de acceso a la plataforma una semana después de haber enviado las contraseñas. Reenviar un mensaje de recordatorio.

• A través de qué medio estarás tu y/o el equipo encargado disponible para dar seguimiento a los problemas que pudieran tener los usuarios para acceder o entender qué sigue en su uso de la plataforma. Por ejemplo: Crear un correo a los que no han entrado a la plataforma por parte de sistemas. Poner un mensaje de atención y apoyo   técnico con horarios y fechas.

• Cuánto tiempo tendrás sesiones específicas para apoyar a los usuarios Por ejemplo: Sesión semanal de chat para problemas técnicos en enero-febrero 2018, lunes a las 4 pm

1. PLANEACIÓN

7

2. INVITACIÓN A USUARIOS

Recomendaciones básicas para usar una plataforma de e-learning

2. Invitación a usuarios

8

Es común que algunas personas vean con escepticismo el uso de estas plataformas, sea por experiencias previas o por desconocimiento en su uso. En cualquier caso, es recomendable utilizar un lenguaje positivo sobre los beneficios de la plataforma, la inversión que representa para la organización y el paso adelante que significa que como equipo cuenten con una plataforma de este tipo. Entender y comunicar esta integración de tecnología en la organización como crecimiento es clave para favorecer la adopción de sus usuarios.

Si bien este primer paso puede ser muy importante para contar con más usuarios que apoyen a sus compañeros en el proceso, no lo es todo. Es de vital importancia que en el transcurso de la experiencia en el uso de la plataforma cuenten con condiciones muy concretas que les permitan confiar en su uso, reconocer su valor al interior de la organización y mantener una perspectiva positiva sobre su integración.

9

3. SEGUIMIENTO DE EXPERIENCIA

Recomendaciones básicas para usar una plataforma de e-learning

3. Seguimiento de experiencia

10

En un principio es importante contar con mecanismos de comunicación abiertos y eficientes entre el equipo que coordina la implementación de la plataforma y los usuarios finales para garantizar el acceso y comprensión de uso de la plataforma. Pero existen otros elementos que son importantes durante el uso de la plataforma a mediano y largo plazo también:

a. Lleva siempre a cabo las actividades programadas de comunicación y colaboración que vayas creando en la plataforma. En caso de que no se puedan llevar a cabo por algún imprevisto, comunica lo más oportunamente posible la cancelación o reprogramación de la actividad, así como la nueva fecha en la que se llevará a cabo la actividad. El no llevar a cabo estas actividades programadas y no dar información al respecto a los usuarios, es el equivalente a “dejar plantadas” a las personas, y hacer esto en las plataformas en línea, genera frustración y/o decepción entre los usuarios.

b. Clarifica toda la información lo más posible. Las indicaciones, los elementos a tomar en cuenta, las expectativas, la retroalimentación, etc. es información que estarás dando a través de la plataforma en la mayor parte de las ocasiones de manera escrita. En este sentido es muy importante que la información sea clara y concreta. Evita grandes párrafos explicativos (porque rápidamente la gente deja de leer), sintetiza y puntualiza lo que consideres de mayor importancia. Qué hay qué hacer, cómo hay que hacerlo, cuándo hay que hacerlo y cómo se evaluará, es información clave y necesaria siempre.

c. Aprovecha los medios disponibles. Recuerda que en la mayor parte de los recursos y actividades, puedes dar información con recursos visuales y multimedia. Puedes crear infografías, audios, videos de manera sencilla y subirlos a la plataforma. Esto le da un ambiente más personal a la plataforma, permite que la gente se sienta cercana y fomenta el interés en las actividades en mayor medida que el texto plano.

11

d. Sé amable y cercano. Las personas que usan plataformas de elearning tienen en general mucha dificultad para sentirse acompañadas en su proceso formativo. El lenguaje que utilices en tus comunicaciones dentro de la plataforma puede hacer una diferencia en ese sentido. Puedes modificar los textos de retroalimentación para poner cosas divertidas, personalizadas, curiosas, etc. Diviértete y recuérdales a los usuarios que del otro lado también están personas ( y no nada más una máquina con respuestas automáticas).

e. Evalúa el desempeño de tu implementación. Una vez que las personas ya están familiarizadas con la plataforma, las actividades y la nueva manera de trabajar, genera formularios o encuestas que te permitan tener una retroalimentación de calidad por parte de tus usuarios. Este es un trabajo continuo, porque no importa cuánta experiencia tengas en usar la plataforma, siempre habrá cosas que pueden mejorar. Asegúrate de que estas evaluaciones les permiten a los usuarios ser sinceros sobre sus comentarios y toma en cuenta los cambios que puedes implementar de manera continua para mejorar la experiencia de todos.

3. SEGUIMIENTO DE EXPERIENCIA

12

4. SOBRE LOS CONTENIDOS DE UN CURSO

Recomendaciones básicas para usar una plataforma de e-learning

4. Sobre los contenidos de un curso

13

Un curso en línea debe de tener algunos elementos básicos que son de lo más importantes para que los usuarios encuentren la información necesaria cuando acceden para realizar las actividades. Recuerda que al entrar a la plataforma están solos y fácilmente pueden sentirse perdidos si no encuentran la información que necesitan. En términos generales estos elementos deberían estar siempre disponibles

Elementos Básicos de un Curso

Presentación Contiene información relacionada con el curso, así como los aspectos legales en el que se soporta el mismo. Es una manera sencilla de lograr captar el interés y motivación de los participantes.

Guía de Estudio Material instruccional que permite a los participantes tener una visión clara de los diferentes aspectos relacionados con el Curso.

Descripción General En este aparte se proporciona al usuario una descripción general del curso en aspectos relacionados con objeto de aprendizaje, propósito, resultados esperados, y cómo serán estos logrados.

Objetivos o Competencias Contienen tanto el objetivo o competencia general como los objetivos específicos que se persiguen lograr una vez culminado el curso. Estos deben estar redactados en términos de conductas observables (resultados o productos). Contenidos Lista estructurada de los contenidos a desarrollar a lo largo del curso, a fin de lograr los objetivos propuestos. Se recomienda organizarlos por unidades o temas.

14

Estrategias Informa sobre las diferentes estrategias pedagógicas a implementar para desarrollar cada uno de los contenidos propuestos que faciliten el logro de los objetivos, las cuales deben guardar relación con los diferentes estilos de aprendizaje de los estudiantes/participantes.

Metodología Indica la metodología a seguir a durante el desarrollo del curso (presencial, mixta o a distancia).

Actividades Señala las distintas actividades que deben realizar cada uno de los participantes durante el curso a fin de desarrollar los diferentes contenidos previstos.

Evaluación Indica las diferentes estrategias de evaluación formativa y sumativa a aplicar durante el desarrollo del curso, así como los instrumentos, medios o recursos mediante los cuales será administrada y/o entregada.

Cronograma Señala en el tiempo los distintos momentos (fechas) en los cuales se desarrollarán las diferentes actividades planificadas en el curso.

Materiales Proporciona un listado de materiales y o recursos Web que el participante deberá utilizar para lograr el éxito del curso. Se considera de importancia el que su organización responda a la de los contenidos previstos para el desarrollo del curso.

Cartelera Proporciona un lugar de carácter informativo, donde el participante encontrará información interés relacionado con las diferentes actividades a realizar durante el desarrollo del curso (recordatorio de las fechas de entrega de trabajos, evaluaciones, cambios de última hora, entre otros).

Foros Indica la normativa a seguir en el desarrollo de los foros de discusión programados, la manera cómo se desarrollarán los mismos y el enlace al sitio del foro.

4. SOBRE LOS CONTENIDOS DE UN CURSO

15

4. SOBRE LOS CONTENIDOS DE UN CURSO

Referencias Indica las referencias bibliográficas y las referencias Web a ser utilizadas para el desarrollo de los contenidos del curso. Se recomienda que estén divididas por unidad y/o tema específico.

Enlaces de Interés Proporciona una lista de referencias de interés relacionadas con el tema al cual el participante puede acudir para ampliar los conocimientos en un área o tema específico.

Contacto Indica una dirección de oficina, teléfono o dirección de correo electrónico a la cual el participante debe dirigirse para realizar cualquier consulta o planteamiento que considere pertinente relacionado con el curso.

16

Recomendaciones básicas para usar una plataforma

de e-learning