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RECUPERACION Y ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO

DOCUMENTAL DE PROYECTOS ANALOGOS EN BASE A LA NORMATIVA

DEL GIT DE GEODESIA

CATHERINE ANDREA CAMACHO. CÓD. 20141031015

TRABAJO DE GRADO

Modalidad de Pasantía

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA

BOGOTA D.C- 2017

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RECUPERACION Y ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO

DOCUMENTAL DE PROYECTOS ANALOGOS EN BASE A LA NORMATIVA

DEL GIT DE GEODESIA

CATHERINE ANDREA CAMACHO DURAN. CÓD. 20141031015

DIRECTOR INTERNO

ING. RAUL ORLANDO PATIÑO PEREZ

DIRECTOR EXTERNO

ING. FRANCISCO MORA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

BOGOTÁ D.C-2017

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION..................................................................................................................... 5

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 6

3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 7

3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 7

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 7

4. METODOLOGIA ..................................................................................................................... 8

4.1 REVISION DE PROYECTOS ................................................................................................. 9

4.2 INDENTIFICACION DE TRD................................................................................................ 9

4.3 PROCESO DE DIGITALIZACION ..................................................................................... 10

4.3.1 CARPETAS (CARTERAS, FICHAS, IMÁGENES Y FOTOGRAFIAS): ............... 10

4.3.2 PLANOS .......................................................................................................................... 10

4.3.3 CD’S ................................................................................................................................. 10

4.3.4 DISKETTES .................................................................................................................... 11

4.4 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA ....................................... 11

4.5 ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL ................................ 12

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................. 13

6. ANALISIS DE RESULTADOS ............................................................................................. 14

6.1 CANTIDAD DE PROYECTOS DIGITALIZADOS ........................................................... 14

6.2 INFORMACION DIGITALIZADA ...................................................................................... 15

6.3 DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES DURANTE LA PASANTIA ................................. 16

7. ALCANCES DEL PROYECTO ............................................................................................ 17

8. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS .......................................... 18

9. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 19

10. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 20

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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Etapas de la actualización del inventario único documental .................................. 8

Ilustración 2 Formato del rotulo ...................................................................................................... 9

Ilustración 3 Formato para crear la carpeta del proyecto .......................................................... 11

Ilustración 4 Información contenida en los proyectos ................................................................. 12

Ilustración 5 Formato del inventario único documental ............................................................. 12

Ilustración 6 Porcentaje de Proyectos Digitalizados .................................................................... 14

Ilustración 7 Porcentaje de información recuperada .................................................................. 15

Ilustración 8 Tiempo de inversión en las etapas más importantes del proyecto........................ 16

TABLA DE TABLAS

Tabla 1 Clasificación de TRD ........................................................................................................ 10

Tabla 2 Cronograma de actividades .............................................................................................. 13

Tabla 3 Cantidad de proyectos digitalizados ................................................................................ 14

Tabla 4 Información digitalizada ................................................................................................... 15

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1. INTRODUCCION

Con los avances tecnológicos, el ser humano se ha visto en la obligación de mejorar los

recursos que tiene a su alcance, para brindar el mejor servicio posible a los usuarios.

El IGAC (Instituto Geográfico Agustín Codazzi) por ser una empresa pública tiene el deber

de brindar cierta información a personas internas o externas de la entidad. Es por eso que

existe un programa de Gestión Documental en donde se busca la organización de todo tipo

de información a nivel nacional.

En el presente trabajo busca exponer la pasantía llevada a cabo en la Subdirección de

Cartografía y Geodesia, dentro del GIT (Grupo Interno de Trabajo) de Geodesia en donde se

brinda el apoyo al grupo de Gestión documental. Cuyo propósito de este trabajo es la:”

recuperación y actualización del inventario único documental de proyectos análogos en base

a la normativa del GIT de geodesia”

Teniendo en cuenta el objetivo a alcanzar, el trabajo como pasante involucra tareas como la

revisión, digitalización y organización de los proyectos análogos para llevar a cabo la

recuperación de la información de los mismos en un formato digital y brindar la actualización

del inventario único documental del GIT de geodesia.

Para ello se tendrá el apoyo de los funcionarios de la entidad quienes indicarán y darán a

conocer los requisitos y procedimientos para la recuperación de archivos análogos, según la

normativa de la entidad. Con el fin de satisfacer las labores pactadas con anterioridad.

La metodología empleada para la elaboración y cumplimiento de las tareas asignadas se

divide en 5 etapas: Revisión de proyectos, identificación de TRD-Tabla de retención

documental-, proceso de digitalización, organización de la información digitalizada y la

actualización del inventario único documental. Es importante tener en cuenta los

conocimientos aprendidos a lo largo de la carrera para que estos puedan ser empleados

manera productiva en las actividades a cumplir.

Este proyecto se ejecutó durante un periodo de 192 horas, iniciando el 15 de mayo de 2017

y dando por finalizado el 28 de Julio de 2017.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con el avance de la tecnología y así mismo el almacenamiento de toda la información en ella

se ha visto la disminución de documentos y archivos en físico. Es por ello que el IGAC como

entidad pública tiene el deber de almacenar gran cantidad de información la cual debe estar

disponible y organizada de tal forma que su acceso sea factible para usuarios tantos internos

como externos.

La recopilación de dicha información se encuentra supervisada gracias al equipo de Gestión

Documental, en este caso el GIT de geodesia almacena gran cantidad de archivos análogos

(carpetas, CD’s y Diskette) de proyectos geodésicos que se han llevado a cabo en diversos

años.

Para asegurar la conservación y recuperación de estos archivos es necesario la

implementación de un inventario (único documental) con el cual se pueda identificar las

características y contenido de cada uno de los proyectos y así mismo el estado en el que se

encuentran.

Por consiguiente, se lleva a cabo el desarrollo de los objetivos mostrados a continuación para

mirar la importancia y el impacto de la Gestión Documental en la recuperación de los

archivos análogos.

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Recuperar, clasificar y digitalizar la información de los proyectos Geodésicos existentes

en el archivo (físico y magnético) del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Geodesia del

Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC).

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Extraer la información de los proyectos que se encuentran en carpeta, CD y Diskette

Clasificar la información de los proyectos Geodésicos según la TRD, en donde se

identifica la serie y subserie al cual corresponden.

Digitalizar los proyectos que se encuentran almacenados dentro del archivo del GIT

(Grupo Interno de Trabajo) de geodesia.

Actualizar el inventario único documental con base a la información almacenada en

el archivo (proyectos análogos).

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4. METODOLOGIA

Durante el tiempo que se llevó a cabo la pasantía, se efectuaron diferentes procesos para

satisfacer los objetivos anteriormente planteados. A continuación, se exponen las etapas del

trabajo realizado en la entidad.

Ilustración 1 Etapas de la actualización del inventario único documental

Revision de proyectos

Identificacion de TRD

Proceso de digitalizacion

Organizacion de la informacion digitalizada

Actualizacion del inventario unico

documental

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4.1 REVISION DE PROYECTOS

Esta etapa tiene objetivo mirar el estado en el que se encuentran las carpetas, con el fin de

generar un nuevo rotulo (actualizado) y generar el cambio de la carpeta para tener una

mejor presentación de esta, puesto que el desgaste por el tiempo daña el archivo.

Ilustración 2 Formato del rotulo

Siendo:

1. CODIGO: Identificador del proyecto.

2. SERIE Y SUBSERIE: Es el enfoque del proyecto.

3. IDENTIFICADOR: Es el número de la carpeta a la cual pertenece el proyecto.

4. CANTIDAD DE CARPETAS: Es el número de carpetas contenidas dentro del

mismo proyecto

5. NOMBRE Y FECHA: Es el título del proyecto y el año en el cual se llevó a cabo.

4.2 INDENTIFICACION DE TRD

Es importante identificar las TRD que se encuentran en los archivos pues es en ella donde

encontramos la información a la cual pertenece dicho archivo para facilitar la

organización y ubicación de los documentos.

Es necesario saber identificar la relación entre los códigos y las subseries , teniendo en

cuenta su procedencia.

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CÓDIGO SERIE - SUBSERIE

831.1.1 Red Geodésica

831.1.2 Red Nivelación

831.1.3 Red Gravimétrica

831.5 Fronteras

831.6.1 Proyectos/Convenios

831.3 Clasificación de campo

Tabla 1 Clasificación de TRD

4.3 PROCESO DE DIGITALIZACION

En el proceso de digitalización se busca recopilar toda la información del archivo análogo

para conservarlo en un formato digital, esto con el propósito de llevar a cabo la

recuperación de los proyectos y facilitar el almacenamiento de los mismos. Para ello se

busca digitalizar los siguientes formatos:

4.3.1 CARPETAS (CARTERAS, FICHAS, IMÁGENES Y FOTOGRAFIAS):

Cosiste en el escaneo del archivo como tal, es decir, los informes y todo formato en papel

que se encuentre en la carpeta. También las carteras, hojas de campo e imágenes que

pertenezcan al proyecto.

4.3.2 PLANOS

Como se busca la mayor recuperación de información de los archivos es necesario

escanear los planos, puestos contienen un resumen detallado de lo que ha sido el proyecto.

4.3.3 CD’S

Al guardar toda la información del proyecto en el CD es importante generar una copia o

backup para garantizar una recuperación mayor del proyecto.

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4.3.4 DISKETTES

Debido a la antigüedad de los proyectos se ve que la información fue guardada en

diskettes, debido a que los equipos actuales no posees una entrada para este tipo de

formato la información de esto no pudo ser recuperada.

4.4 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA

Una vez extraída la información de las carpetas se crea una carpeta en el ordenador

(computador) donde se especifique el código, serie o subserie, nombre del proyecto, año

e identificador.

Ilustración 3 Formato para crear la carpeta del proyecto

Posteriormente dentro de este se guardan los archivos ya digitalizados con el nombre del

proyecto y la cantidad de información a guardar.

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Ilustración 4 Información contenida en los proyectos

4.5 ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

Una vez organizados los archivos digitalizados se lleva a cabo el control del inventario

único documental en donde se actualiza la información de cada proyecto, esto con el fin

de tener presente los datos que pudieron ser o no recuperados en el momento de la

digitalización.

Ilustración 5 Formato del inventario único documental

Registro de entrada: fecha

Número de transferencia

No.

ORDENCÒDIGO SERIE O SUBSERIE

CANT.

FOLIOS

SOPORT

EOBSERVACIONES

NOMBREPALABRAS

CLAVES

CANT.

CARP.INICIAL FINAL CAJAS CARP. TOMOS OTRO

1

2

3

PARA USO EXCLUSIVO DEL

ARCHIVO CENTRAL

Oficina Productora: Código Oficina:

Objeto del Inventario:

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ASUNTOFECHAS

EXTREMASUNIDAD DE CONSERVACIÓN

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5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla 2 Cronograma de actividades

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

INDENTIFICACION DE TRD

PROCESO DE DIGITALIZACION

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION DIGITALIZADA

ACTUALIZACION DEL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

15-may-17 22-may-17 30-may-17 05-jun-17 12-jun-17 20-jun-17 27-jun-17 04-jul-17 10-jul-17 17-jul-17 24-jul-17

19-may-17 26-may-17 02-jun-17 09-jun-17 16-jun-17 23-jun-17 30-jun-17 07-jul-17 14-jul-17 19-jul-17 28-jul-17

SEMANASETAPA

REVISION DE PROYECTOS

DURACION DE LA PASANTIA 192 HORAS

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6. ANALISIS DE RESULTADOS

Durante la duración de la pasantía y el estudio de los procesos llevados en cada etapa, se

obtienen los siguientes resultados:

6.1 CANTIDAD DE PROYECTOS DIGITALIZADOS

Tabla 3 Cantidad de proyectos digitalizados

Ilustración 6 Porcentaje de Proyectos Digitalizados

SERIE Y SUBSERIE PROYECTOS DIGITALIZADOS

FOTOCONTROL 5

FRONTERAS 9

IDENTIFICACION 1

INTERVENTORIA 2

PERITAZGO 1

PLANO 1

POSOZ PETROLEROS 1

PROYECTOS 12

PUNTO DE CONTROL 1

RED DE NIVELACION 4

RED GEODESICA 173

SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA 5

TOTAL 215

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De un total de 215 proyectos digitalizados, se obtiene un valor del 80% para los proyectos de

la red geodésica puesto que estos contienen mayor información a nivel nacional de varias

actividades topográficas, llevadas a cabo alrededor de hace 20 años, o revisadas y

recalculadas nuevamente hace 10 años aproximadamente.

6.2 INFORMACION DIGITALIZADA

INFORMACION DIGITALIZADA

DESCRIPCION CANTIDAD

CARPETAS 273

FOTOGRAFIAS E IMÁGENES 193

PLANOS 254

CARTERAS 14

FICHAS DE COORDENADAS 72

CD 1132

Tabla 4 Información digitalizada

Ilustración 7 Porcentaje de información recuperada

Esta fue la de mayor tiempo de cobertura puesto que se debía realizar la mayor

recuperación posible de cada proyecto, esto nos dio como resultado una 14% de proyectos

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digitalizados y la información de los CD’s con un 58% recuperado. Generando así una

mayor cobertura de la información almacenada en cada carpeta.

6.3 DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES DURANTE LA PASANTIA

En base a las actividades planteadas en el cronograma este fue el porcentaje de tiempo

invertido en 3 etapas con mayor relevancia en el proceso de recuperación de los proyectos

análogos y su organización.

Ilustración 8 Tiempo de inversión en las etapas más importantes del proyecto

Para tener un mejor resultado fue importante organizar la metodología, ya que gracias a esta

se obtuvo un total del 28% para el proceso de digitalización donde se abarcaron todos los

archivos faltantes en el inventario único documental. Un 32% en la organización de la

información digitalizada, en donde se dejó cada proyecto con su carpeta (plano, CD, carteras,

etc.) debidamente organizada y un 40% en la actualización del inventario.

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7. ALCANCES DEL PROYECTO

La finalidad del proyecto consistió en recuperar toda la información de los archivos análogos

(carpetas, CD’s, planos y diskettes) que se encontraban en el GIT de Geodesia. Gracias al

programa de Gestión Documental y las capacitaciones brindadas por la entidad se logró la

reintegración de los archivos geodésicos a una base digital.

IMPACTO:

Para el IGAC es importante preservar la información que se guarda en los archivos y así

mismo darle un uso, ya sea para los usuarios internos o externos que la soliciten. Es por eso

que este tipo de proyectos de recuperación, brindan a la entidad la posibilidad de actualizar

y ampliar sus bases digitales, ya que la información análoga con el pasar de los años se va

deteriorando.

En cuanto al impacto para los pasantes, las ventajas de trabajar en la Gestión Documental es

que se adquiere experiencia para la lectura de proyectos análogos, de la forma en la cual se

deben presentar y los parámetros para presentarlos ante la entidad.

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8. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Al finalizar la pasantía se puede observar que el objetivo de esta fue llevado a cabo en su

totalidad, ya que el trabajo realizado como apoyo en la Gestión Documental consistió en la

recuperación y complementación de los proyectos faltantes en el inventario único

documental. Para garantizar que la información de cada uno de estos estuviera disponible en

un formato digital, con el fin de facilitar su acceso al público (usuarios internos y externos).

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9. CONCLUSIONES

Se logró extraer la información contenida en los proyectos faltantes del inventario

(Carpeta, Planos y CD’S), pero debido a que los equipos no contaban con la entrada

para Diskettes, estos quedaron sin digitalizar.

Gracias a la información contenida tanto en los rótulos como en la TRD de los

proyectos, se clasifica de manera exitosa cada archivo. Brindando así la posibilidad

de identificar las características del proyecto digitalizado.

Una de las etapas más importantes de la pasantía fue la digitalización de los proyectos

que se encontraban en el archivo del GIT de geodesia, debido a que debían estar en

formato digital para organizarlos en el ordenador y generar un backup de esta

información análoga.

Una vez recuperada la información de los proyectos, se generó la actualización del

inventario único documental, mostrando anteriormente la recopilación de los archivos

faltantes en este. Sin algunos archivos faltantes en el inventario no fue posible su

localización.

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10. RECOMENDACIONES

A lo largo de la pasantía se vieron reflejados varios aspectos a mejorar para tener una mayor

productividad en el proceso para la recuperación de los proyectos, a continuación, se

mencionan algunas recomendaciones:

Es importante mantener comunicación con los demás integrantes del equipo de

trabajo puesto que todos debían hacer el mismo trabajo.

Tener organización en cuento a los proyectos y el orden en el que se llevara a cabo el

inventario para garantizar un mejor manejo de la información.