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Capítulo 4

Descripción y Especificación de

Puestos de Trabajo

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En el apartado anterior hemos abordado aspectos relativos al diseño de cargos, sin embargo este proceso consta de dos aspectos importantes: La descripción de cargos y la especificación de los mismos. De modo que ambos concluyen finalmente en lo que viene a ser el “Perfil de un Cargo”.

4.1 Descripción de Cargos o PuestosConsiste en una relación escrita de lo qué hace el ocupante del cargo, cómo lo hace, en qué condiciones, por qué lo hace. En síntesis debe contener:

Objetivos del Cargo

Metas y resultados por alcanzar.

Funciones

La serie de asignaciones o atribuciones que se realizan de manera sistemática, repetitiva y coordinada.

Tareas

Actividades individualizadas.

Atribuciones

Autoridad inherente al cumplimiento de las tareas más diferenciadas.

Posición Jerárquica

Es el conjunto de tareas y/o atribuciones dentro de la empresa formal, por lo general definida en el organigrama. Por cuanto, se establece de quién depende y si tiene subalternos o no.

Por otro lado, los documentos finales de la descripción de cargos han de incluir al menos, los siguientes parámetros:

• Denominación del cargo o puesto.

Consiste en una relación escrita de lo qué hace el ocupante del cargo, cómo lo hace, en qué condiciones, por qué lo hace.

DISEÑO DE CARGOS

Descripción de Cargos oPuestos.

Especificación de Cargoso Puestos

Se concentra en el contenidodel cargo.

Exigencias y requisitos que elcargo impone al ocupante.

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• Departamento o área donde se encuentra ubicado el cargo.

• De que cargo depende y a que cargo supervisa.

• Objetivo del cargo.

• Función General.

• Tareas específicas: Diarias, semanales, mensuales.

• Relaciones con otros cargos.

4.2 Especificación de Cargos o PuestosConsiste en describir lo que demanda el cargo o puesto en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de forma adecuada.

Es así que estudia y define los requisitos calificativos, las responsabilidades que le corresponden así como las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño.

Mondy y Noe, (1997): “La especificación del puesto es un documento que contiene las capacidades mínimas aceptables que debe tener una persona a fin de desempeñar un puesto

¿Qué hacer?

¿Cuándo lo hace?

¿Cómo lo hace?

¿Dónde lo hace?

¿Por qué lo hace?

Contenido delCargo

Tareas y deberespor ejecutar

Periodicidad: Diaria,semanal, mensual, anual.

A través de: Personas,máquinas, materiales,datos e información.

Sitio y ambientede trabajo

Objetivo del cargo

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específico. Los aspectos que se suelen incluir en este documento son los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de la personalidad y las habilidades físicas”.

Por medio de este proceso se define los requisitos mínimos que debe reunir la persona que va a ocupar un cargo, como: Los intelectuales, físicos, responsabilidades y las condiciones de trabajo.

Factores de Especificación

Los documentos finales de la descripción de cargos deberán incluir, al menos, los siguientes parámetros:

1. Requisitos Intelectuales: Incluye los siguientes factores de especificaciones:

Requerimientos Educacionales:• Comprende la educación formal mínima, cursos especiales o el entrenamiento técnico considerado necesario.

Experiencia:• Refiere a la mínima cantidad y tipo de experiencia demandada para que un trabajador ocupe un puesto, por lo general puede expresarse en términos objetivos y cuantitativos.

Requerimientos de Conocimientos Específicos:• Es posible la inclusión de ciertos asuntos particulares, que no pueden cubrirse con los requerimientos educacionales o la experiencia.

Adaptabilidad al Cargo:• Refiere a la habilidad requerida en un individuo para encajar en una situación particular y para trabajar armoniosamente con otros. Iniciativa necesaria.

Aptitudes Necesarias.•

RequisitosIntelectuales

Requisitos Físicos

Responsabilidades

Condiciones detrabajo

Factores deAnálisis de Cargo

Instrucción necesariaExperiencia anterior

Iniciativa

Esfuerzo FísicoConcentración Intel y VisualDestrezas o habilidades

Supervisión de personasMaterial, equipo o herramientadinero, titulos o documentos

Ambiente físico de trabajoRiesgos de accidentes

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2. Requisitos Físicos:

Esfuerzo Físico Necesario:• Incluye la cantidad de esfuerzo físico requerido para desempeñar un puesto, el tipo de esfuerzo y la duración en tiempo en que debe mantenerse tal esfuerzo.

Capacidad Visual.•

Destreza o Habilidad:• Pueden tener que definirse en términos de cantidad, calidad o naturaleza del trabajo que debe desempeñarse, o en términos de la puntuación mínima que debe ser alcanzada en ciertas pruebas.

Complexión Física Necesaria.•

3. Responsabilidades Implícitas: Representan los diferentes tipos de responsabilidades que el empleado puede requerir:

Supervisión de personal.•

Material, herramientas o equipos.•

Dinero, título o documentos.•

Contactos internos o externos.•

Información confidencial.•

4. Condiciones de Trabajo:

Ambiente de Trabajo:• Concerniente al medio físico dentro del cual debe desempeñarse el puesto.

Riesgos:• Refiere a enumerar los riesgos que pudieran causar daño físico. Por cuanto, la especificación de los riesgos puede asistir a asegurar que las personas asignadas a puestos peligrosos cuenten con las calificaciones mentales y físicas necesarias para desempeñar el trabajo en forma segura.

4.3 Métodos de Recolección de Datos para el Diseño de Cargos o PuestosPodemos encontrar variados métodos para obtener datos sobre los cargos o puestos para su posterior diseño, mencionamos algunos:

Observación Directa.•

Método del Cuestionario.•

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Método de Entrevista.•

Métodos Mixtos.•

Observación Directa

Reside en la observación directa del trabajador en tanto efectúa las tareas y funciones propias de su puesto.

Características

• Utilización en tareas repetitivas.

• Período de adaptación.

• Comunicación al trabajador de que va a ser observado.

Ventajas

Procedimiento objetivo y empírico-Registro sistemático y homogéneo de datos.

Inconvenientes

El hecho de observar interfiere el comportamiento.

• Se demanda tiempo y esfuerzo, costoso.

• No se utiliza en puestos no manuales.

• La persona observada no participa de forma activa.

Método de Entrevista

Reside en reunir información del puesto a través de una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto. Conviene que la entrevista esté estructurada.

Ventajas

• Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el Titular.

• Método personalizado, mayor riqueza informativa.

• Interacción directa permite eliminar posibles reticencias.

Inconvenientes:

Demanda hacer uso de grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

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Método del Cuestionario

Registro por medio del cual se procura el recojo de información de todos los aspectos relacionados con el puesto.

Características:

• Sencillo y fácil de comprender.

• Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato.

• Sólo un cuestionario por puesto (no personas).

• Cuestionario puede ser abierto o cerrado.

Ventajas:

• Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior.

• Participación activa de los titulares.

Inconvenientes:

• No usar en puestos bajos.

• Supone un trabajo de análisis.

• Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

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CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE CARGO

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1. IDENTIFICACIÓN:

Nombre del Cargo: _____________________________________________________

Lugar de Trabajo: ______________________________________________________

División: _____________________________________________________________

Departamento: ________________________________________________________

Cargo inmediato superior: _______________________________________________

Cargos supervisados: ___________________________________________________

Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.). _______________________________________

2. RESUMEN DEL CARGO:

Resuma en forma general las funciones principales del cargo)

3. DESCRIPCIÓN:

(Asegúrese de incluir todas las actividades que realiza el trabajador indicando:

¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?)

FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Tareas y/o actividades

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ESPECIFICACIÓN DEL CARGO

4. REQUERIMIENTOS FÍSICOS:

En caso de otros especificar: _______________________

5. REQUERIMIENTOS INTELECTUALES:

Indicar sólo aquéllos requerimientos indispensables para desempeñar el cargo:

PlanearControlarOrganizarDirigirAnalizarCalcularDeducirConcentraciónCoordinarTomar decisionesOtros

CaminarEstar de pieDarse vuelta frecuentementeAgacharseArrodillarse o encuclillarseTenderseDestreza de pies o piernasTrabajar rápidamenteAtención auditivaDistinción de colores o formas

Levantar _________ kilos promedio

Manejar palancas, pedales o timón

Sentido del olfato

Tirar _______ kilos promedioTransportar _______ kilo promedio

otros

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6. CONDICIONES AMBIENTALES:

7. RIESGOS:

De enfermedad profesional

De accidente del trabajo No

No

sí

Sí

Cortadoras

Confusiones

Quemaduras

Pérdida del conocimiento

Choques eléctricos

Fracturas. Accidentes por conducir vehículos o maquinaria

Afecciones a los oídos

Asfixias

Pérdidas de los miembros

Caída de altura

Otros

OCASIONAL PERMANENTE

Trabaja en:

- Oficina

- Taller- Intemperie

Expuesto a:

- Calor ambiental

- Frío ambiental- Temperatura adecuada

- Cambios bruscos temperatura

- Humedad ambiental

- Ambiente seco- Lugar polvoriento

- Suciedad

- Ruido intenso

- Vibraciones

- Emanaciones tóxicas

- Ventilación adecuada

- Mala iluminación

- Materiales explosivos

- Lugar aislados

- Otros

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8. CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO:

Conocimientos especiales necesarios:

9. EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO:

(A) Experiencia previa necesaria:

(B) Entrenamiento:

(C) Otras características del entrenamiento: ______________________________

____________________________________________________________________

De 3 a 12 meses De 12 a 18 meses De 12 o más meses

No requiere entrenamiento

Sí ¿De qué tipo?TeóricoPráctico ¿en qué?

No se requiere experiencia

Sí, en qué cargo y/o campos

Idiomas ¿Cuáles?

Estudios ¿Cuál?

Administración y Finanzas

Contabilidad

Computación

Comercialización y ventas

Otros

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10.SUPERVISIÓN Y RELACIONES:

Ejerce supervisión: SI: _____ NO: _____

Extensión de la supervisión:

Tipo de controles necesarios:

Frecuencia de los controles:

Permanente. __________

Diarios. __________

Mensuales. __________

Semanales. __________

Cargos con los que se relaciona (que no supervisa): ____________________________

Tipos de relaciones:

Naturaleza del cargo:

- Administrativo

- De ventas

- Otros

- Técnico

- De servicio

Cargos supervisados Nº de personas

- Verificación de resultados

- Verificación de instrucciones especìficas- Verificación de procedimientos

- Otras formas de control

AsesoraForma parte de equipo o comitécolabora con tareas específicasotros

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RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO:

1. Por Maquinaria y Equipo: (Nombre, características y grado de responsabilidad).

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

2. Por Materiales: (Nombre, características y grado de responsabilidad).

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

3. Por Custodia de Valores y/o Información Confidencial:

4. Por Seguridad de Otros: El cargo implica tomar precauciones por la seguridad de otras personas.

_________________ ____________________________

Firma del trabajador Firma y nombre del Jefe Inmediato

Dinero, estampillas u otros valores hasta qué monto: $ ----------------.

Cheques y/o letras de cambio hasta qué monto: $ ----------------------.

Registro contable

Archivos contables, documento, correspondencia

Información confidencial ¿qué tipo? -----------------------------------

----------------

----------------

----------------

----------------

----------------

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Ejemplo de Diseño de un Cargo

Perfil del Cargo de: Ayudante de Ventas

Descripción del Cargo

1. Nombre del cargo: Ayudante de ventas.

2. Área a la que pertenece: Gerencia de ventas.

3. Denominación del superior inmediato: Supervisor de ventas.

4. Supervisa a: Nadie.

5. Objetivo del Puesto: Es responsable de atender con rapidez y cortesía a los clientes, a fin de maximizar las ventas y el servicio al cliente, así como promocionar una imagen de la empresa de calidad profesional.

6. Funciones específicas / Claves del puesto:

- Maximizar las ventas y el servicio al cliente

- Mantener el mostrador de mercaderías

- Registrar todas las transacciones en caja.

- Realizar todo el trabajo por escrito.

- Realizar las actividades de mantenimiento necesarios.

7. Responsabilidad funcional:

- Volumen promedio de ventas de 3,000.00 nuevos soles mensuales

- número de transacciones promedio 25 diarias.

8. Relaciones:

- Tratar directamente con los clientes.

- Promover el trabajo en equipo.

- Orientar a asociados de ventas con menor experiencia.

9. Naturaleza y entorno del trabajo: En oficina:______________

En almacén: ____________

Otros: ____x________

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10. Esfuerzo: Debe estar de pie durante todo el tiempo de trabajo.

El entorno se mueve a un ritmo rápido con muchas interrupciones.

Especificación del Cargo: Calificación mínima requerida para ocupar el cargo.

1. Estudios: Profesional Técnico en Administración,

2. Especialidad: Ventas.

3. Experiencia general: Un año en otros trabajos administrativos.

4. Experiencia en el trabajo afín: Mínimo un año en ventas.

6. Otros estudios: Idioma inglés, Microsoft Office.

7. Habilidades: Excelente capacidad de comunicación, trabajo en equipo.

8. Personalidad. Extrovertido, sociable y proactivo.

9. Edad: Mínima 20 años.