Red de Ex Alumnos USM10 años de evolución positiva y un ejemplo hoy para otras Instituciones de Educación Superior

IntroducciónEn diciembre del año 1939, un grupo de 39 exalumnos se reunió en el Auditorio Principal de la Casa Central de la Universidad Técnica Federico Santa María para formar la primera Asociación de Ex Alumnos de la Institución o mejor conocida hoy como AEXA. En ese entonces se sentaron bases que posiblemente fueron bastante anticipadas a su tiempo si es que se le compara con lo acontecido en otras casas de estudio nacional, sin embargo, los valores que en si misma fundaron esta asociación, no eran desconocidos por otras Instituciones de renombre internacional, en donde han sido precisamente los propios exalumnos y amigos, quienes han hecho grandes a esas Universidades.Conocidos son los casos de las Universidades ubicadas año a año dentro de los primeros lugares en los rankings internacionales de las mejores universidades en el mundo, en donde la variable “apoyo de los exalumnos” ha sido una de las ¡más importantes! Y no sólo por el financiamiento que estas casas de estudio recolectan desde sus propios egresados a través de programas de fundraising, sino que también, por la constante inyección de prestigio aportada por sus mismos egresados, a través del ejercicio de la profesión.Las instituciones de educación chilenas hoy son llamadas a mantener contacto constante con sus egresados por cuestiones tan prácticas como los procesos de acreditación (ya sea de las carreras o a nivel institucional) o porque sirven como punto de consulta para procesos de mejora continua, actualización de planes de estudio, entre otros. Y es en este mismo sentido que dentro de los últimos 10 años, a pesar de lo mucho que creemos que aún nos falta por hacer, nuestra organización se ha convertido en una de las más prestigiosas redes de exalumnos en Chile, reconocida por otras casas de estudio y visitada incluso por instituciones extranjeras que han visto en nuestro modelo, una forma interesante de hacer gestión con los exalumnos.Reconocemos si, que la política de compartir nuestra experiencia ha sido de hecho muchísimo más bidireccional de lo esperado, pues mientras otras casas de estudio se han acercado para aprender de nuestros logros, también nos han permitido aprender otras formas de mirar a los exalumnos, hacer nuestros otros retos que antes no habiamos visto, y también mejorar aquello en donde aún no eramos tan buenos.En este capítulo, recordaremos la evolución de la Red de Ex Alumnos USM, poníendo especial foco desde el año 2004 al 2014, periodo en el cual un cambio importante en la orgánica misma, permitió a la Red de Ex Alumnos USM ser lo que hoy es considerada como una de las organizaciones de exalumnos referente en el medio nacional en Chile.

Breve Historia de la Red de Ex Alumnos USMInicios fundacionales: En diciembre de 1939 se fundó en Valparaíso la “Asociación de Ex Alumnos de la Universidad Técnica Federico Santa María”, organización sin fines de lucro que a través de la aspiración de los mismos valores que fundaron la Universidad, anhelaba:

a) Mantener lo sentimientos de amistad y compañerismo que existieron durante los años de estudios en la Universidad, con todos los Ex-Alumnos de la misma;

b) Relacionar a todos los Ex-Alumnos con los Organismos de la Universidad Técnica Federico Santa María;

c) Elevar en lo posible el bienestar de todos sus asociados, mediante una cooperación mutua;

d) Contribuir al desarrollo de la industria y en general de la técnica chilena. Bajo este aspecto será un centro de divulgación y consulta, alcanzando sus beneficios no sólo a sus asociados, sino también a cualquier persona que solicite su cooperación en este sentido;

e) Contribuir y cooperar en lo posible para dar y obtener ayuda económica en favor de la Universidad Técnica Federico Santa María y sus organismos, y en favor del alumnado de la misma, estimulando a éste en sus estudios e iniciativas, aparte de la ayuda económica que se le pueda proporcionar.

Fueron estos los fundamentos que generaron la Asociación (y que a partir de ese momento fue conocida como AEXA). A su vez, y por la propia naturaleza de ubicación geográfica de sus asociados, fueron naciendo en el tiempo diferentes “Juntas Locales”, algunas de las cuales incluso se formalizaron como nuevas AEXAs, por ejemplo, AEXA USM Santiago, AEXA USM Estados Unidos, AEXA USM Concepción, AEXA USM El Loa, entre otras.Sin embargo, en todas ellas habían algunos factores comunes: La mayoria de los participantes activos eran egresados de la Casa Central de la UTFSM y en la mayoria de los casos, el valor más cultivado era la camaradería en eventos sociales en distintas ciudades de Chile, algunas de las cuales aún se recuerdan en folletos y boletines informativos mecanografiados por los mismos exalumnos y entregadas por mano en los mismos encuentros de exalumnos realizados. Hoy estos recuerdos forman parte de la Biblioteca de la Universidad y de la memoria colectiva de los exalumnos de mayor edad.El movimiento de los exalumnos de la Universidad Técnica Federico Santa Maria, fue muy voluminoso de participantes hace algunas decadas y de hecho varios aún recuerdan algunos eventos pasados, como cenas de camaradería, encuentros de exalumnos, ceremonias para entrega de premios a profesores y funcionarios destacados, ceremonias de becas para estudiantes, entre otros. Pero con el tiempo, apareció uno de los primeros problemas importantes, y que fue la falta de tiempo de los mismos exalumnos para poder mantener activas las redes de contacto con el cada vez más creciente grupo de exalumnos que la USM producía año a año, y la evidente falta de apoyo de la misma institución para colaborar en la mantención del vinculo entre los exalumnos y de ellos hacia la Universidad pero no solo en acciones ocasionales, sino que con actividades y servicios de valor y constantes en el tiempo.

Con el tiempo se produjo un decaimiento en la cantidad de exalumnos participantes a la misma razón que los exalumnos ganaron edad y a su vez se produjo un cambio generacional que no fue cuidadosamente inclusivo con los nuevos exalumnos jóvenes, los cuales al egresar, comenzaron a ver a las AEXAs como organizaciones socialmente cerradas y que tenían poco atractivo práctico, dadas sus propias necesidades como exalumnos jóvenes. En general este fue uno de los factores comunes en todas las agrupaciones existentes, manteniéndose hoy en dia solo dos de ellas con actividades vigentes: AEXA USM Santiago, quienes aún realizan una cena de camaradería mensual el primer jueves de cada mes en el Club Manquehue ubicado en Vitacura – Santiago; y AEXA USM Estados Unidos, quienes realizan un Picnic Sansano en la primavera de cada año en ese mismo país (principalmente cerca de Newark, DE – Estados Unidos).

Sin embargo de los esfuerzos de algunos exalumnos por mantener vigentes sus actividades y proyectos con la Universidad, para las instituciones de educación superior de hoy en día, tener menos del 0,2% de sus exalumnos como “socios activos” entre todas sus asociaciones de exalumnos, era ciertamente decidor acerca de lo que pasaba hacia el año 2006 (sobre todo considerando que la cantidad de egresados hasta ese año fácilmente superaba los 25.000 egresados), lo cual terminó por ser el puntapié para la creación de una nueva organización, concevida pero ya no dependiente únicamente de lo que los propios exalumnos y exalumnas podían hacer en sus “tiempos libres”, sino que con apoyo y financiamiento de la propia Institución, llendo en sus primeros inicios a colaborar principalmente con las actividades de las AEXAs hasta lo que hoy en dia es el equivalente a una Red de Ex Alumnos de acuerdo a estándares muy diferentes, más atractivos que antaño y que es “mucho más inclusiva”, por ejemplo, con becas, actividades y beneficios para los estudiantes que después serán los exalumnos de la Universidad.

Inicios orgánicos:En marzo de 2003 se crea por decreto de Rectoría la “Oficina de Enlace USM-AEXA”, a través de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, dada la necesidad de motivar y fortalecer la vinculación de la Universidad con sus Ex Alumnos, y así mejorar las relaciones con éstos. Sin embargo, su formalización como unidad administrativa y oficina física fue creada recién en enero del año 2007 bajo la rectoria del Dr. José Rodríguez Pérez, con la misión de Coordinar las actividades entre la USM y los miembros de AEXA; contribuir al desarrollo de la misión de AEXA; contribuir a desarrollar la misión de la USM y apoyar la creación de la red de valor para los exalumnos, mismos objetivos que por primera vez fueron incluidos además en el Plan Estratégico de la UTFSM 2007-2012 con un eje completo relacionado al tema de exalumnos.

Logo AEXA USM Santiago Logo AEXA USM Estados Unidos

Para funcionar el Sr. Rector José Rodríguez estimó que se debía crear un Directorio ad-honorem al cual se invitaría a participar a distintos exalumnos y amigos de la Universidad (desde miembros internos como profesores o autoridades, hasta miembros externos como exalumnos representantes de las Asociaciones de exalumnos o representantes del mundo privado), tratando de hacer funcionar este nuevo proyecto como una empresa sin fines de lucro y que generara con el tiempo, mejores resultados tanto para los exalumnos como para la propia Universidad. Desde ese entonces, la Red de Ex Alumnos USM ha contado con cuatro equipos Directivos, siendo el actual en 2014, el que mayor cantidad de exalumnos participantes tiene con 13 miembros.

En 2008 partió la primera planificación estratégica para el periodo 2008-2012. Este primer plan incluyó a cientos de exalumnos (a través de diferentes estudios de opinión vía encuestas electrónicas y/o presenciales), a decenas de profesores y autoridades universitarias y además una búsqueda de lo que otras Universidades habían con sus propios exalumnos. Esta práctica se ha mantenido constante de forma anual desde 2008 hasta la actualidad y ha servido para medir la satisfacción de los exalumnos sobre las diferentes actividades y acciones que se desarrollan para los sansanos en distintos lugares de Chile1.En 2009, y después de un largo análisis de marca la “Oficina de Enlace USM-AEXA” migró su nombre a “Red de Ex Alumnos USM”, en el entendido de que la macro agrupación de exalumnos de la Universidad debía ser “inclusiva hacia todos los exalumnos de la Universidad” y no sólo hacia los socios de las asociaciones de exalumnos ya existentes. Lo anterior fue un cambio de paradigma importante por cuanto gatilló lo que más adelante sería el crecimiento hacia los exalumnos de todos los Campus y Sedes de la Universidad, acto que se formalizó con la apertura de oficinas de la Red de Ex Alumnos USM en Marzo de 2009 en la UTFSM Campus San Joaquín (gracias al apoyo de la DGPD USM y el Campus Santiago), en Abril de 2010 en la UTFSM Sede Viña del Mar (gracias al apoyo del Director de la Sede Sr. Guido Almagià) y en Enero de 2012 en la UTFSM Sede Concepción (gracias al apoyo del Director de la Sede Sr. Hernán Paredes). Adicionalmente y como punto fundamental, en Noviembre de 2009 y gracias a fondos del Ministerio de Educación adjudicados por la Red de Ex Alumnos USM, se inician las actividades del hoy “Centro de Desarrollo Profesional USM”, un proyecto de la Red de Ex Alumnos USM, que tiene como focos principales, mejorar las condiciones de empleabilidad de todos los exalumnos de la Universidad, indistinto de la Carrera, Campus y Sede de egreso. A la fecha

1 Este estudio mide desde la calidad y cantidad de correos electrónicos, la calidad del contacto vía telefónica cuando se invita a participar como socio activo, la percepción de calidad de las actividades y/o eventos realizados y hasta la exploración de nuevos servicios que pueden no estar siendo explotados aún. Algunos de estos resultados están disponibles en: www.exalumnos.utfsm.cl/estudios

Marzo – 2009: Inauguración Oficina de Exalumnos + OAI - UTFSM Campus

Santiago

Directorio, Red de Ex Alumnos USM

2014-2016

son miles los exalumnos al año, quienes se han beneficiado de las actividades de la Red de Ex Alumnos USM en temas laborales a través de su Centro de Desarrollo Profesional USM.

Resultados de la Red de Ex Alumnos USMHacia 2007, la UTFSM recibía donaciones en dinero de apenas 56 exalumnos entre todas las Asociaciones de Exalumnos de la Universidad. Hoy, la asociación mantiene cerca de 1500 socios activos anualmente2. Dichos fondos son utilizados principalmente en becas y beneficios para los estudiantes de más escasos recursos de la Universidad, indicador que también ha crecido en ayuda desde los 57 becados en 2007 hasta los 250 estudiantes que la Red de Ex Alumnos USM espera becar antes de fines de 2014. Por supuesto, estas becas no serían posible solamente con el aporte de los socios y amigos de la UTFSM agrupados en la Red de Ex Alumnos USM, sino que también al aporte solidario realizado por empresas y organizaciones amigas. Las que hasta el año 2014 permanecen vigentes son:

2 Un socio activo es un exalumno o amigo de la USM, que realiza una donación a la Red de Ex Alumnos USM para apoyar a financiar sus programas y actividades, muchas de ellas relacionadas principalmente con la ayuda de estudiantes de la USM.

Empresas Solidarias que aportan con el fondo de Becas de la Red de Ex Alumnos USM reciben agradecimiento de

parte del Sr. Rector José Rodríguez

Pero no sólo becas de estudio o complementarias entrega la Red de Ex Alumnos USM a los estudiantes de la USM, sino que también ha colaborado financiando iniciativas y proyectos estudiantiles en todos los Campus y Sedes de la Universidad.Anualmente son aproximadamente 30 proyectos los que se ven financiados gracias a aportes en dinero de los exalumnos. Estos fondos son concursables entre las ideas que solicitan apoyo a nivel institucional. Se desarrollan dos concursos al año y buscan que los estudiantes puedan adquirir a través del desarrollo de sus proyectos, otras importantes competencias y habilidades que les harán mejores exalumnos (sobre todo si potencian los valores de la Universidad Técnica Federico Santa María).

Tabla resumen: Cantidad de socios, cantidad de becas y cantidad de iniciativas estudiantiles en el tiempo

Fuente: Red de Ex Alumnos USM

En el contexto laboral, el Centro de Desarrollo Profesional de la Red de Ex Alumnos USM, realiza decenas de cursos para estudiantes y exalumnos en distintas ciudades de Chile, en los cuales se desarrollan de manera práctica y entretenida, de forma grupal o personalizada, las diferentes competencias laborales escenciales para ingresar (o reingresar) al mundo laboral.Estos cursos cubren temáticas por nivel dependiendo de la necesidad de desarrollo profesional de los estudiantes y exalumnos, y muchas de

ellas son adaptadas al grupo etario o la necesidad profesional del curso (la cual es detectada tras la aplicación de diferentes pruebas psicológicas y de assesment, tal cual como ocurre en los procesos de reclutamiento actuales).Adicionalmente, el Centro de Desarrollo Profesional es la unidad institucional encargada del contacto con empresas para gestionar requerimientos de recursos humanos. Como unidad el objetivo es atraer una amplia gama de oportunidades exclusivas para los sansanos y tejer adicionalmente, redes de contacto y colaboración que hagan a las empresas pensar primero en la UTFSM y sus exalumnos. Anualmente se gestionan requerimientos profesionales de entre 800 a 900 analistas de selección y encargados de reclutamiento en empresas.

Empresas y Organizaciones Solidarias USMColaboradoras con el fondo de Becas de Excelencia Académica de la Red de Ex Alumnos USM

Entrega de certificados a exalumnos participantes de

talleres de inserción laboral en Rancagua

Cifras del Centro de Desarrollo ProfesionalFuente: Red de Ex Alumnos USM

Durante los últimos 10 años también aumentó la cantidad de actividades y eventos en Chile y el extranjero, encuentros de exalumnos, charlas de importantes empresas nacionales e internacionales en la USM, ferias laborales para exalumnos con hasta 5 años de experiencia, encuentros de networking, charlas de exalumnos y autoridades empresariales y de gobierno entre muchas otras. Un largo detalle de cada una (tanto pasadas y por venir) puede encontrarse en la página de los exalumnos de la UTFSM:

www.exalumnos.usm.cl/calendario-de-actividadesPor último y no por eso menos importante, se ha avanzado muchísimo en cuanto al contacto digital entre la USM y los exalumnos, superando los más de 20.000+ contactos en la red Linkedin, 16.000+ fans de la Red de Ex Alumnos USM en Facebook y más de 200.000 visitas únicas al año a los portales de la Red de Ex Alumnos USM (portal institucional y Revista Sansanos). Para saber más de los medios de comunicación de la Red de Ex Alumnos USM, visita: www.sansanos.cl En el último proceso de acreditación institucional, la Red de Ex Alumnos USM fue reconocida como una fortaleza de la Universidad, opinión que a su vez se ha repetido de diversas formas y en varias oportunidades durante las visitas de seguimiento a los proyectos adjudicados por la Red de Ex Alumnos USM con el Ministerio de Educación, en los encuentros con otras Universidades y empresas; y también por parte de nuestro público más importante: los exalumnos de la USM.Más información en: www.exalumnos.usm.cl - Contacto: exalumnos@usm.cl – (32) 265 4542

Encuentro de exalumnos químicosUSM Sede Concepción