Destrezas de redacción y correo electrónico

Guillermo E. Mora G.

McGraw-Hill Interamericana

INTRODUCCIÓN

A nosotros nos ha correspondido la fortuna de ser testigos del “Octavo Día de la Creación”. ● La computadora con todas las novedosas y sorprendentes herramientas de la cibernética hacen parte del “Octavo Día de la Creación”. ● La computadora, la internet y las redes sociales han convertido el mundo en una pequeña aldea.

MENSAJE EN TIEMPO REAL

● Actualmente, los mensajes son recibidos en tiempo real, esto es, mientras tienen vigencia. ● Gracias al correo electrónico, el contenido del mensaje posee una nueva certidumbre: “esto es lo que pienso, creo y siento en este instante”.

CREACIÓN PERSONAL

● La técnica del “copiar y pegar” es un procedimiento que en todos los casos resulta poco convincente. ● Nada más significativo que un mensaje preparado personalmente, para un destinatario en particular. ● Carece, en cambio, de fuerza aquel mensaje que un cliente recibe y sabe que fue copiado de un modelo preexistente que él mismo ha utilizado.

CREACIÓN PERSONAL ● Para que un mensaje tenga la marca personal y pueda firmarse como signo de la propia autoría, es necesario desarrollar las destrezas redacción. ● Incluso aquel mensaje resumido en una sola frase, para ser enviado por correo electrónico, necesita cumplir con ciertas características que garanticen: - Fácil y plena comprensión. - Respuesta inmediata, acorde con el propósito del mensaje.

CARACTERÍSTICAS DE UN MENSAJE ELECTRÓNICO INTELIGENTE

● Muchos usuarios del correo electrónico reciben varias decenas de mensajes cada día. ● Para no acumular los correos pendientes, los destinatarios tienen la necesidad de responder con prontitud; a veces, inmediatamente. ● Con ese propósito, los destinatarios requieren que cada mensaje recibido, en sí mismo, contenga todos los datos necesarios para ser respondido sin tener que recurrir a otros mensajes.

CARACTERÍSTICAS DE UN MENSAJE ELECTRÓNICO INTELIGENTE

● Tanto los mensaje internos como externos, en términos generales tienen propósitos similares: - informar - motivar - solicitar - responder ● Para que el mensaje pueda considerarse efectivo debe cumplir con el propósito para el cual fue enviado. ● Tal cometido es mucho más fácil cuando la comunicación electrónica es inteligente.

LA COMUNICACIÓN INTELIGENTE

ASERTIVA

CONCISA

AUTO-SUFICIENTE

PROACTIVA

CORRECTA

COMUNICACIÓN ASERTIVA

El tono y las expresiones utilizadas deben ser amistosas y positivas, de tal manera que despierten, igualmente, sentimientos cordiales, favorezcan la imagen de la empresa y motiven a actuar de acuerdo con el propósito del remitente.

COMUNICACIÓN ASERTIVA

● Una felicitación puede ser mejor recibida que una información.

● Una disculpa puede tener más sentido que una explicación.

● Por más breve que sea el mensaje, debe expresar cordialidad: Me complace informarle, lamento comunicarle.

COMUNICACIÓN ASERTIVA

● Conviene ser muy generoso en la utilización de expresiones como: gracias, por favor, disculpe, felicitaciones.

● Es mejor no enviar un mensaje electrónico cuando se está enojado.

● Tampoco es conveniente utilizar términos muy familiares ni expresiones coloquiales.

SALUDOS ASERTIVOS

DESPEDIDAS ASERTIVAS

Cordial saludo, señor Pérez.

Atento saludo, doctor Castro.

Afectuoso saludo, amigo Pablo.

Hasta pronto.

Hasta otra ocasión.

Hasta tener sus noticias.

Agradeceré su apoyo.

Agradeceré su gestión.

Muchas felicidades.

COMUNICACIÓN CONCISA

● Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo que se necesita expresar con el mínimo de palabras requeridas. ● Un mensaje recargado de datos y palabras ocasiona confusión y únicamente logra que el lector se pierda y no identifique el verdadero mensaje. ● La concisión tampoco se consigue con abreviaturas ni siglas, ni con mensajes incompletos, sino con el uso adecuado de la palabra y la buena redacción.

COMUNICACIÓN AUTOSUFICIENTE

● La comunicación autosuficiente permite que cada frase, cada párrafo y cada mensaje puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro párrafo.

● No es necesario que el lector tenga que devolverse en la lectura y mucho menos recurrir a mensajes de fechas anteriores.

COMUNICACIÓN PROACTIVA

● La comunicación debe anticiparse a responder las posibles inquietudes y dudas del interlocutor. ● Las decisiones solamente serán posibles si el destinatario cuenta con la suficiente información. ● Los anexos y la secuencia de mensajes son una excelente herramienta para proveer información adicional.

COMUNICACIÓN CORRECTA ● Hace referencia a la aplicación de todos los preceptos del lenguaje, la ortografía, la puntuación y la acentuación. ● Un mensaje con errores produce una impresión muy negativa en el lector. ● Antes de enviar un mensaje, el redactor debe resolver cada subrayado con azul o rojo que aparezca en la pantalla.

ESCOLLOS LINGÜÍSTICOS MÁS COMUNES

SOLECISMO

DEQUEÍSMO

LEÍSMO

QUE GALICADO

MAL USO DEL GERUNDIO

REDUNDANCIA

FALTA DE PROPIEDAD

COTEJO Y EDICIÓN DE MENSAJES ELECTRÓNICOS

Antes de enviar un mensaje electrónico es necesario que el redactor verifique la corrección y propiedad.

Cuando ha sido necesario escribir la dirección electrónica del destinatario, verificar carácter por carácter que está correcta.

Si la dirección se seleccionó del directorio, verificar que corresponde a la persona a la que se desea enviar el mensaje y no a otra con el mismo nombre o apellido.

Cuando el mensaje se envía con copias, ser muy cuidadoso en enviarlas solamente a las personas a quienes realmente puede interesar el mensaje.

COTEJO Y EDICIÓN DE MENSAJES ELECTRÓNICOS

Si nuestro mensaje es respuesta a uno recibido, verificar si se envió con copia a otras y determinar si a todas ellas puede interesar nuestra respuesta.

Colocar un título sugestivo y breve a nuestro mensaje, para evitar que sea borrado antes de leerse.

Conservar el nombre o título del correo recibido, a no ser que sea absolutamente necesario cambiarlo.

Mantener el consecutivo de correos o expediente al contestar un mensaje recibido.

COTEJO Y EDICIÓN DE MENSAJES ELECTRÓNICOS

Verificar que se anexan todos los documentos ofrecidos.

Resolver cada subrayado azul o rojo que aparezca en el texto. Los rojos generalmente se refieren a palabras mal escritas; los azules al uso inadecuado de genero y número.

La computadora muchas veces hace cambios automáticos incorrectos, debido al manejo de los dos idiomas.

Verificar la corrección y exactitud en la información ofrecida.

ETIQUETA ELECTRÓNICA No utilizar el correo de la empresa para mensajes personales.

No curiosear en buzones de colegas cuando los dejan abiertos.

Vaciar el buzón periódicamente para dejar espacio disponible para otros mensajes.

En la respuesta, incluir el mensaje recibido o citar el mensaje que se responde con mucha precisión.

ETIQUETA ELECTRÓNICA

No dejar mensaje activos en la pantalla mientras se atiende a los clientes.

Contestar los mensajes recibidos con prontitud, sin descuidar la calidad de la respuesta.

Hacer referencia a los archivos que se anexan.

Ser siempre cordiales. La cordialidad no compite con la tecnología.

ETIQUETA ELECTRÓNICA

Firmar el documento e incluir el nombre de la empresa y la ciudad de origen en el caso de los correos externos e internacionales.

Preferir la letra minúscula y no abusar de las negritas ni las itálicas.

No mezclar diversos tipos de letras o fuentes y no utilizar más de dos colores.

Por consideración al destinatario, no enviar archivos demasiado pesados, sin su consentimiento.

ETIQUETA ELECTRÓNICA

Antes de imprimir un correo electrónico, verificar si realmente es necesario hacerlo. Cada hoja de papel que se economice es un aporte al medioambiente.

Si es necesario enviar un documento con membrete, este debe enviarse como un anexo. En caso de ser necesaria la firma, esta puede escanearse. Y cuando se requiere la firma en original, la opción es enviar el documento por correo regular o postal.